Manual Activos Fijo Version 7 02 00 20130618

ZEUS ZEUS ACTIVO FIJO SQL Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGÍA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6655515 Fax 6655375 Cartagena de Indias Colombia

TABLA DE CONTENIDO 1. MAESTROS 1.1.  ARTÍCULOS INVENTARIO INVENTARIO 1.2. CÓDIGOS DE FALLAS 1.3. CATEGORIZAR CÓDIGOS DE FALLAS 1.4. GRUPOS 1.5. TIPOS DE ADQUISICIÓN 1.6. CAUSALES DE BAJAS 1.7. CIAS. ASEGURADORAS ASEGURADORAS 1.8. LOCALIZACIONES 1.9. PERSONAL 1.10. CLASIFICACIONES 1.11. CUENTAS POR CENTROS DE COSTOS 1.12. PÓLIZAS DE SEGUROS 1.13. PLANTILLAS PARA CREACIÓN DE ACTIVOS 1.14. MAESTROS CONTABLES 1.14.1. TERCEROS 1.14.2. CENTROS DE COSTO 1.14.3. PROVEEDORES 1.14.4. CLIENTES 1.14.5. PLAN DE CUENTAS 1.14.6. FUENTES 2. OPERACIONES 2.1. ENTRADA ACTIVOS FIJOS 2.2. MEJORAS DE ACTIVOS 2.3.  VENTA DE ACTIVOS 2.4. BAJA DE ACTIVOS 2.5. TRASLADO DE ACTIVOS 2.6. PRÉSTAMO DE ACTIVOS 2.7. ENTRADA DE ACTIVOS EN PRÉSTAMO 2.8. TOMA FÍSICA DE ACTIVOS 2.9. CLONACIÓN DE ACTIVOS 2.10.COPIA 2.10. COPIA DE ACTIVOS POR LOCALIZACIÓN 2.11. RECLASIFICACIÓN DE CÓDIGOS 2.12.MANTENIMIENTO 2.12. MANTENIMIENTO 2.12.1. SALIDA A MANTENIMIENTO 2.12.2. ENTRADA DE MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO 2.12.3. PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO 3. MOVIMIENTOS 3.1. SIMULACIÓN PROCESO DEPRECIACIÓN 3.2. DEPRECIACIÓN MENSUAL 3.3. REPORTE MOVIMIENTO UNIDADES 4. CONSULTAS 4.1. CONSULTA INTEGRAL DE ACTIVOS

Pag. 4 5 5 6 8 9 10 11 12 14 15 16 18 19 24 26 31 36 43 46 58 61 63 64 67 68 70 71 73 75 76 78 79 81 81 82 83

TABLA DE CONTENIDO 1. MAESTROS 1.1.  ARTÍCULOS INVENTARIO INVENTARIO 1.2. CÓDIGOS DE FALLAS 1.3. CATEGORIZAR CÓDIGOS DE FALLAS 1.4. GRUPOS 1.5. TIPOS DE ADQUISICIÓN 1.6. CAUSALES DE BAJAS 1.7. CIAS. ASEGURADORAS ASEGURADORAS 1.8. LOCALIZACIONES 1.9. PERSONAL 1.10. CLASIFICACIONES 1.11. CUENTAS POR CENTROS DE COSTOS 1.12. PÓLIZAS DE SEGUROS 1.13. PLANTILLAS PARA CREACIÓN DE ACTIVOS 1.14. MAESTROS CONTABLES 1.14.1. TERCEROS 1.14.2. CENTROS DE COSTO 1.14.3. PROVEEDORES 1.14.4. CLIENTES 1.14.5. PLAN DE CUENTAS 1.14.6. FUENTES 2. OPERACIONES 2.1. ENTRADA ACTIVOS FIJOS 2.2. MEJORAS DE ACTIVOS 2.3.  VENTA DE ACTIVOS 2.4. BAJA DE ACTIVOS 2.5. TRASLADO DE ACTIVOS 2.6. PRÉSTAMO DE ACTIVOS 2.7. ENTRADA DE ACTIVOS EN PRÉSTAMO 2.8. TOMA FÍSICA DE ACTIVOS 2.9. CLONACIÓN DE ACTIVOS 2.10.COPIA 2.10. COPIA DE ACTIVOS POR LOCALIZACIÓN 2.11. RECLASIFICACIÓN DE CÓDIGOS 2.12.MANTENIMIENTO 2.12. MANTENIMIENTO 2.12.1. SALIDA A MANTENIMIENTO 2.12.2. ENTRADA DE MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO 2.12.3. PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO 3. MOVIMIENTOS 3.1. SIMULACIÓN PROCESO DEPRECIACIÓN 3.2. DEPRECIACIÓN MENSUAL 3.3. REPORTE MOVIMIENTO UNIDADES 4. CONSULTAS 4.1. CONSULTA INTEGRAL DE ACTIVOS

Pag. 4 5 5 6 8 9 10 11 12 14 15 16 18 19 24 26 31 36 43 46 58 61 63 64 67 68 70 71 73 75 76 78 79 81 81 82 83

4.2. CONSULTA GENERAL DE DEPRECIACIONES 4.3. CONSULTA GENERAL DE MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO 4.4. CONSULTA GENERAL DE ACTIVOS 5. REPORTES 5.1. MAESTROS 5.1.1. ARTÍCULOS 5.1.1. ARTÍCULOS INVENTARIOS INVENTARIOS 5.1.2. ASEGURADOR 5.1.2. ASEGURADORAS AS 5.1.3. CATÁLOGO Y COSTOS DE ACTIVOS 5.1.4. FALLAS 5.1.5. GRUPOS 5.1.6. IMPRESIÓN DE ETIQUETAS 5.1.7. LISTADO GENERAL DE ACTIVOS 5.1.8. LISTADO GENERAL DE ACTIVOS VALORIZADO 5.1.9. LOCALIZACIONES 5.1.10. PERSONAL 5.2. MOVIMIENTO 5.2.1. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE ACTIVOS 5.2.2.LISTADO 5.2.2. LISTADO GENERAL BAJAS DE ACTIVOS 5.2.3.LISTADO 5.2.3. LISTADO GENERAL DE ACTIVOS EN PRÉSTAMO 5.2.4.LISTADO 5.2.4. LISTADO GENERAL DE MANTENIMIENTO MANTENIMIE NTO 5.2.5.LISTADO 5.2.5. LISTADO GENERAL DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS 5.2.6.LISTADO 5.2.6. LISTADO GENERAL ENTRADA ACTIVOS EN PRÉSTAMO 5.2.7.LISTADO 5.2.7. LISTADO GENERAL TOMA FÍSICA 5.2.8.LISTADO 5.2.8. LISTADO GENERAL TRASLADOS DE ACTIVOS 5.2.9.LISTADO 5.2.9. LISTADO GENERAL VENTA DE ACTIVOS 5.3. OTROS 5.3.1. REGISTRO DE ACTIVOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS 5.4. ZEUS OTRAS CATEGORÍAS 5.4.1. LISTADO DE PERFILES DEL SISTEMA 5.4.2.LISTADO 5.4.2. LISTADO DE PERMISOS POR USUARIO 5.4.3.LISTADO 5.4.3. LISTADO DE USUARIOS DEL SISTEMA 5.4.4.LISTADO 5.4.4. LISTADO DE USUARIOS POR CADA OPCIÓN DEL SISTEMA 5.4.5.LISTADO 5.4.5. LISTADO MENÚS POR PERFIL DE USUARIO 6. SISTEMAS 6.1. DISEÑADOR DE VARIABLES 6.1.1. DEFINICIÓN DE VARIABLES 6.1.2. VALORES 6.1.2. VALORES A CONSTANTES CONSTANTES 6.1.3. HABILITAR DOCUMENTO/TRANSACCIONES DOCUMENTO/TRANSACCIONES 6.1.4. ASIGNACIÓN 6.1.4. ASIGNACIÓN DE DE VARIABLES 6.1.5. VENTANAS 6.1.5. VENTANAS PERSONALIZADA PERSONALIZADASS 6.1.6. PARÁMETROS DE BUSCADORES GENÉRICOS 6.1.7. MAESTROS ADICIONALES

84 85 87 89 89 90 92 92 93 94 96 98 98 99 100 101 103 104 105 107 108 109 111 112 112 113 113 114

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1. MAESTROS. 1.1.  ARTÍCULOS INVENTARIO Esta opción del sistema permite al usuario crear y mantener los códigos de Inventarios que serán utilizados al momento de realizar la entrada de un Activo que este asignado a un grupo que este parametrizado que maneja inventario sin costo, asi mismo estos códigos podrán ser utilizados en la entrada de partes de aquellos activos cuyo grupo así lo tenga definido.

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite su código y su nombre y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique su nombre y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.2. CÓDIGOS DE FALLAS Esta opción del sistema permite al usuario crear y mantener los códigos de fallas que serán utilizados en las salidas a mantenimiento de los activos, con el fin de poder tipificar las diferentes situaciones de fallas que se presenten en los activos.

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite su código y su nombre y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique su nombre y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.3. CATEGORIZAR CÓDIGOS DE FALLAS 1.4. GRUPOS Esta opción del sistema permite al usuario definir una estructura jeraquica que permita agrupar los activos que deban tener un tratamiento homogéneo, es decir, se debe crear un grupo puntual cuando se necesite que el sistema exija o maneje información que dependa de los parámetros utilizados en la creación de estos códigos.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CODIGO: Digite en este campo la codificación asociada a la localidad que se esté ingresando, es un campo de libre definición y su característica es alfanumérica. NOMBRE: Digite en este campo el nombre que corresponde a la localidad que se esté ingresando al sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. TIPO: Escoja en este campo “General”, cuando se trate de un código de nivel superior del cual van a depender otros códigos o escoja “Detalle” cuando este definiendo un código de ultimo nivel, el cual será utilizado cuando se requiera información referente a localización, los códigos de tipo general no pueden ser utilizados como códigos de movimiento. DEPENDE: Siempre que se esté alimentando en el sistema una estructura jerárquica, el sistema de manera automática mostrara en este campo cual es el código de nivel superior del cual depende. DEPRECIABLE: Escoja una “S” para indicar que todos los activos que pertenezcan a este grupo se deben tener en cuenta en el proceso de depreciación, en caso contrario escoja “N”.

ENTRADA POR PARTES: Escoja una “S” para indicar que todos los activos que pertenezcan a este grupo se deben reportar discriminado por partes, en caso contrario escoja “N”. DEPRECIACION POR PARTES: Escoja una “S” para indicar que todos los activos que pertenezcan a este grupo y que su entrada se hizo por partes, su depreciación también se hará por cada parte individualmente, en caso contrario escoja “N”. INVENTARIO SIN COSTO: Escoja una “S” para indicar que todos los activos que pertenezcan a este grupo van a manejar inventario sin costo, en caso contrario escoja “N”.

Inventario sin costo son todos aquellos elementos que hacen parte o se asignan a un activo, cuyo valor no afecta el costo histórico de este, solamente se relacionan como mecanismo de control, por ejemplo podemos citar: el gato, la cruceta y las herramientas que viene con un  vehiculo. CLASIFICACION: Digite en este campo el código que corresponda a la categoría del grupo que se está digitando, esta codificación permitirá clasificar los grupos de activos y filtrar información por estos criterios en algunos reportes. DESCRIPCION DETALLADA : Escoja una “S” para indicar que todos los activos que pertenezcan a este grupo podrán manejar una descripción detallada que permitirá al usuario detallar toda aquellas características que considere relevante para el activo, en caso contrario escoja “N”. MANEJA SERIE: Escoja una “S” para indicar que todos los activos que pertenez can a este grupo al momento de su creación el usuario debe indicar el número de serie asociado a este activo, en caso contrario escoja “N”. MANEJA PLACA : Escoja una “S” para indicar que todos los activos que pertenezcan a este grupo al momento de su creación el usuario debe indicar el número de la placa asociado a este activo, en caso contrario escoja “N”. SEGUROS: Escoja una “S” para indicar que todos los activos que pertenezcan a este grupo al momento de su creación el usuario debe indicar el número de la Póliza de Seguro que ampara el activo, en caso contrario escoja “N”.  VIDA UTIL: Reporte en este campo el valor por defecto que será colocado al momento de crear un activo que pertenezca a este grupo, campo numérico cuyo valor debe estar en concordancia con el tiempo definido para el tipo de activo que pertenezca a este grupo. CUENTAS CONTABLES: Defina en esta sección los diferentes códigos contables que serán utilizados al momento de generar el movimiento contable para las operaciones propias del modulo tales como Entrada de Activos, Bajas, Ventas, Depreciación, etc. (Ver Cuentas Contables).

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique la información que requiera cambiar y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”.

No podrá modificar información o eliminar un grupo si los activos pertenecientes a este han tenido algún tipo de movimiento. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.5. TIPOS DE ADQUISICIÓN. Esta Opción del sistema permite al usuario definir las diferentes maneras por las cuales se puede adquirir un Activo Fijo, estas incluyen Compra, Comodato, Leasing, Donación, Renting, etc, este tipo de clasificación va a permitir al usuario poder listar u obtener información agrupada por cada uno de estos indicadores.

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite su código y su nombre y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique su nombre y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.6. CAUSALES DE BAJAS Esta opción del sistema permite al usuario crear y mantener la codificación de las causales de bajas, esta categorización permitirá al usuario poder obtener información de los activos dados de baja, brindando la posibilidad de agrupar y consolidar información por cada una de estas categorías.

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite su código y su nombre y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique su nombre y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.7. CIAS. ASEGURADORAS Esta opción del sistema permite al usuario del sistema crear y mantener la lista de las posibles compañías aseguradoras donde se podrán adquirir las pólizas de seguros para el cubrimiento de los activos de la compañía.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: IDENTIFICACION: Digite en este campo la codificación asociada a la aseguradora que se esté ingresando, es un campo de libre definición y su característica es alfanumérica. NOMBRE: Digite en este campo el nombre de la compañía aseguradora que se esté ingresando al sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. DIRECCION: Digite en este campo la dirección de la compañía aseguradora que se esté ingresando en el sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. CIUDAD: Digite en este campo la ciudad donde esta establecida la compañía aseguradora que se esté ingresando en el sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. TELEFONO: Alimente el sistema digitando en este campo el teléfono corporativo asociado a la compañía aseguradora, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. FAX: Reporte en este campo el número de teléfono correspondiente al Fax de la compañía aseguradora que se esté reportando al sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. EMAIL: Reporte en este campo el correo electrónico correspondiente a la compañía aseguradora que se esté reportando al sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica.

DATOS GERENTE: Digite en este sección los datos correspondientes al nombre, dirección, teléfono y email del gerente de la compañía aseguradora que se esté reportando..

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique la información que requiera cambiar y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.8. LOCALIZACIONES Esta opción del sistema permite al usuario del sistema crear y mantener la lista de las posibles localidades donde pueden estar asignados activos, estas localidades generalmente corresponderán a los departamentos, secciones, ciudades, etc, donde estén ubicados los responsables de los activos, código de libre definición, su característica es alfanumérica y se pueden crear como una estructura basada en niveles, donde el nivel inferior depende del superior, por ejemplo en la siguiente estructura de 4 niveles, “Ciudad-OficinaDepartamento-Seccion” , el nivel inferior “Seccion” depende del código “Departamento”, este a su vez depende del código “Oficina” y todos a su vez dependen del código superior “Oficina”, este tipo de codificación permitirá al usuario en algunos informes poder agrupar información al nivel que se requiera, es decir, poder listar los activos que pertenezcan a una oficina, a un departamento, a una ciudad o a una sección específica.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CODIGO: Digite en este campo la codificación asociada a la localidad que se esté ingresando, es un campo de libre definición y su característica es alfanumérica. NOMBRE: Digite en este campo el nombre que corresponde a la localidad que se esté ingresando al sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. TIPO: Escoja en este campo “General”, cuando se trate de un código de nivel superior del cual van a depender otros códigos o escoja “Detalle” cuando este definiendo un código de ultimo nivel, el cual será utilizado cuando se requiera información referente a localización, los códigos de tipo general no pueden ser utilizados como códigos de movimiento. DEPENDE: Siempre que se esté alimentando en el sistema una estructura jerárquica, el sistema de manera automática mostrara en este campo cual es el código de nivel superior del cual depende. BU: Digite en este campo el código de Unidad de Negocio o Bussines Unit asociado al funcionario que se esté alimentando en el sistema, , campo de libre definición y su característica es alfanumérica, este campo se utilizara en el movimiento contable que se genere cuando se parametrice que el código BU se tomara del responsable. ITEM: Digite en este campo el código del item asociado al funcionario que se esté alimentando en el sistema, , campo de libre definición y su característica es alfanumérica, este campo se utilizara en el movimiento contable que se genere cuando el código contable que se esté utilizando este parametrizado que requiere “Item”.

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique la información que requiera cambiar y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.9. PERSONAL Esta opción del sistema permite al usuario crear y mantener la lista de funcionarios que pueden interactuar con el sistema de activos en el rol de responsable, quien es la persona encargada de responder ante la Dirección por cada uno de los elementos que le sean asignados.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CODIGO: Digite en este campo la codificación asociada al responsable que se esté ingresando, es un campo de libre definición y su característica es alfanumérica. NOMBRE: Digite en este campo el nombre que corresponde al funcionario que se esté ingresando al sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. DIRECCION: Digite en este campo la dirección asociada al funcionario que se esté ingresando en el sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. TELEFONO: Alimente el sistema digitando en este campo el teléfono corporativo asociado a este funcionario, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. TEL. PERSONAL: Reporte en este campo el número de teléfono personal del funcionario que se esté reportando al sistema, campo de libre definición y su característica es alfanumérica. BU: Digite en este campo el código de Unidad de Negocio o Bussines Unit asociado al funcionario que se esté alimentando en el sistema, , campo de libre definición y su característica es alfanumérica, este campo se utilizara en el movimiento contable que se genere cuando se parametrice que el código BU se tomara del responsable. ITEM: Digite en este campo el código del item asociado al funcionario que se esté alimentando en el sistema, , campo de libre definición y su característica es alfanumérica, este campo se utilizara en el movimiento contable que se genere cuando el código contable que se esté utilizando este parametrizado que requiere “Item”.

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique la información que requiera cambiar y presione el botón “Grabar”;

si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.10. CLASIFICACIONES. Esta opción del sistema permitirá al usuario crear y mantener la codificación que permita clasificar los grupos de activos, brindando la posibilidad de capturar información específica cuando se trate de Terrenos, Vehículos y Maquinaria, así como tener la posibilidad de filtrar información por estos criterios.

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite su código y su nombre y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique su nombre, el ítem Datos Adicionales o la tasa de depreciación y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. El ítem Datos Adicionales permite definir para cada clasificación si se requiere capturar información adicional al momento de crear y mantener un Activo, esta información es especifica cuando se escogen los tópicos Terrenos, Vehículos y Maquinaria, para cada uno de estos atributos el sistema habilitara la captura de información puntual como por ejemplo el

numero del chasis si es un vehículo; la matricula inmobiliaria si es un terreno o el numero del motor si se escogió maquinaria. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.11. CUENTAS POR CENTROS DE COSTOS Esta opción del sistema permitirá al usuario crear y mantener la información de las cuentas contables que se utilizaran en cada uno de las operaciones propias del modulo de activos fijos como son: Entrada de activos, Bajas, Ventas, Depreciación, Traslados, etc, cuando este parametrizado en el sistema que el movimiento contable se hará por centro de costo.

Si no se tiene pensado o no se necesita realizar contabilización por centro de costos, no es necesario parametrizar esta información.

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique la información que requiera cambiar y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”.

En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.12. PÓLIZAS DE SEGUROS Esta opción del sistema permitirá al usuario crear y mantener la información correspondiente a las diferentes polizas de seguros que se tengan como amparo de riesgos para los activos de la compañía.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CODIGO ASEGURADORA : Reporte en este campo el código de la compañía aseguradora que genera la poliza de seguros, campo alfanumérico de libre definición, el sistema validara que el código que se digite ya este creado en el sistema. No. POLIZA : Digite en este campo el numero de la póliza generado por la compañía aseguradora. FECHA INICIAL: Reporte en este campo la fecha inicial del cubrimiento de la póliza de seguros, reportado en formato yyyy/mm/dd. FECHA FINAL: Reporte en este campo la fecha final del cubrimiento de la poliza de seguros, esta fecha debe ser superior a la fecha inicial, reportado en formato yyyy/mm/dd.

No. POLIZA ANTERIOR : Encaso de ser una renovación, reporte en este campo el numero de la póliza de seguros que reemplaza la nueva póliza. MODIFICAR No. POLIZA : marque esta casilla si se requiere que el sistema de manera automática reemplace el número de la póliza anterior por la nueva en la información de los activos correspondientes, si no requiere este proceso deje este campo sin marca. REVERTIR ASIGNACION ANTERIOR : Únicamente utilice este campo si está interesado en revertir el proceso de actualización del número de póliza realizado previamente, una vez se marca este campo, el sistema pedirá el numero de la póliza original para poder colocar la información como se encontraba antes e su reemplazo.

Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique la información que requiera cambiar y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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1.13. PLANTILLAS PARA CREACION DE ACTIVOS Mediante esta opción del sistema, el usuario podrá crear y mantener plantillas con información por defecto que será utilizada por el modulo de inventarios Zeus® Inventarios SQL cuando compren un elemento para activo y se realice su legalización asignándoselo al responsable correspondiente para quien se ha realizado la adquisición.

Se debe crear una plantilla con información específica, cada vez que se requiera que la información por defecto cambie. Cuando este ingresando un nuevo elemento, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere modificar un elemento, digite su código, posteriormente modifique la información que requiera cambiar y presione el botón “Grabar”; si lo que requiere es eliminar un elemento ya creado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales). En caso de querer reutilizar la información de una plantilla previamente elaborada para crear una nueva, lo puede realizar utilizando el botón superior izquierdo de la barra de herramientas “Clonar”.

Clonar

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Para ver en detalle la información que se puede registrar en esta plantilla, Ver el ítem Entrada de Activos.

1.14.

MAESTROS CONTABLES

1.14.1. BARRA DE HERRAMIENTAS Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación

1.14.2. TERCEROS

Los terceros son todas aquellas personas, Naturales o Jurídicas, que tienen relación con la empresa. Maestro de Tercero es la opción del Submenú Mantenimiento donde se definen los terceros, utilizando como código único para ellos el Nit, la cedula de ciudadanía, la cedula de extranjería, el pasaporte, la tarjeta de extranjería o el registro civil dependiendo de su naturaleza.

Para crear un tercero, digite los datos solicitados: 

Tercero:  Digite el código del tercero, este corresponde al Número de Identificación Tributaria (NIT) o cedula de ciudadanía dependiendo su naturaleza. Debe tener en cuenta que el número de caracteres permitidos en este campo depende de la longitud establecida en el parámetro “Longitud del  Tercero” y del parámetro “Tamaño del Código de Tercero igual Tamaño

   

 

indicado en Tipo de Identificación”. Si usted desea colocar letras en el código del tercero, asegúrese de que el parámetro “Permitir letras en código Tercero” se encuentre activo en (S) Deshabilitar: Indique si el tercero se encuentra o no habilitado. Digito Verificación: Indique el digito de verificación en caso que el código sea un NIT. Tipo de Tercero: Digite el tipo de tercero al cual pertenece.  J - Jurídico, N Natural. Además indique si el tercero es Nacional o Extranjero. Tipo de Identificación: Digite el tipo de identificación del tercero. Si el tipo de Tercero es Natural ( N ), digite los nombres y apellidos del o tercero además seleccione la forma en que desea que se cree la razón social. Digite la Dirección, el Teléfono y la Ciudad a la cual pertenece el tercero. Si el tipo Tercero es Jurídica (  J ) Digite el nombre de la Razón social del mismo.

Tributario

Presione clic en la pestaña tributario y digite los datos solicitados.

      

Categoría Fiscal: Digite la categoría fiscal a la cual pertenece el tercero o utilice la ayuda para seleccionarlo. Segmento: Digite el segmento al cual pertenece el tercero o utilice la ayuda para seleccionarlo. País: Digite el país al cual pertenece el tercero o utilice la ayuda para seleccionarlo. División Política: Digite la división política a la cual pertenece el Tercero o utilice la ayuda para seleccionarlo. Centro de Costo: Seleccione el Centro de costo Item: Seleccione el código del Item Cod. Ocupacion CIUU: Seleccione la actividad económica del Tercero.

Nota: Si digitó los datos solicitados en los parámetros Default (Cliente  – Proveedor) serán estos los que aparecerán por defecto en los campos de la pestaña Clientes y Proveedores del Submenú Terceros. Cliente

Si el Tercero va ser creado como cliente, seleccione la pestaña Clientes y active la opción Crear Clientes Automáticamente, en caso de haber seleccionado ( S ) en el parámetro Crear Cliente Automáticamente.      

  

Código del cliente: Digite el código que le asignará al cliente. Código Alterno: Digite el código que la compañía le asignará al cliente para manejo interno. Tipo de Cliente: Digite el tipo de cliente al que pertenece el cliente o utilice la ayuda para seleccionarlo. Zona:  Digite la zona a la cual pertenece el cliente o utilice la ayuda para seleccionarlo.  Vendedor: Digite el código del vendedor asignado al cliente o utilice la ayuda para seleccionarlo. Cuenta de Cartera: Digite el código contable al cual va estar asociado este cliente. Este se tomará por defecto, permitiéndole modificarlo cuando sea necesario. Zeus permite asignar una única cuenta de cartera por cliente. Ubicación Geográfica: Digite la ubicación geográfica a la que pertenece el cliente o utilice la ayuda para seleccionarlo. Días Plazo: Digite el número máximo de días que tendrá el cliente para cancelar una factura a crédito. Uso Libre: Digite cualquier comentario que desee colocar a cerca del cliente.

Proveedor

Si el Tercero va ser creado como Proveedor, seleccione la pestaña Proveedor y active la opción Crear Proveedor Automáticamente, en caso de haber seleccionado (S) en el parámetro Crear Proveedor Automáticamente. Digite los datos solicitados:    

  

Proveedor: Digite el código que le asignará al proveedor. Código Alterno: Digite el código que la compañía le asignará al proveedor para manejo interno. Zona: Digite la zona a la cual pertenece el proveedor o utilice la ayuda para seleccionarlo. Cuenta por Pagar: Digite el código contable al cual va estar asociado este Proveedor. Este se tomará por defecto, permitiéndole modificarlo cuando sea necesario. Teniendo en cuenta que Zeus permite asignar una única cuenta de cartera para un proveedor. Ubicación Geográfica: Digite la ubicación geográfica a la que pertenece el proveedor Cupo Crédito: Digite el valor máximo en pesos como cupo crédito asignado que le permite este proveedor. Días Plazo: Digite es el número máximo de días que tendrá la empresa para cancelar una factura a crédito al proveedor.

Otros

Presione clic en la pestaña otros y digite los datos solicitados.

          

Sexo: Indique el sexo del tercero. Fecha de Nacimiento: Indique la fecha de nacimiento del tercero. Profesión: Indique la profesión u ocupación del tercero. Hobbies: Indique los hobbies del tercero. Nombre del conyugue: Indique el nombre del conyugue del tercero. Fecha de Nacimiento conyugue: Indique la fecha de nacimiento del conyugue del tercero. Tipo de Cliente Frecuencia de Compra: Indique el tipo de cliente  –  frecuencia de compra del tercero. Estrato Social: Indique estrato social del tercero. Barrio: Indique el barrio donde vive el tercero. Teléfono 2: Indique un teléfono auxiliar del tercero. Celular: Indique el numero celular del tercero.

Presione clic en el botón Guardar  Para Modificar un tercero:   

Digite el código del tercero que desea modificar. Modifique los datos necesarios. Presione clic en el botón Guardar 

Para Eliminar un tercero:  

Digite el código del tercero que desea eliminar. Presione clic en el botón Eliminar teniendo en cuenta que los Tercero que estén asociados a un Cliente o Proveedor o con movimiento no se pueden eliminar.

Si el maestro de Tercero tiene asignado variables adicionales, presione clic en el botón Datos Adicionales y se activará la ventana de variables adicionales en la que  tendrá que

digitar el dato solicitado para la variable (Ver la opción Diseñador de Variables en el Menú Herramientas) Para salir de esta opción presione clic en el botón Salir  1.14.3. CENTROS DE COSTO

Un Centro de Costo es una unidad o subdivisión mínima en el proceso de registro contable en la cual se acumulan los gastos o ingresos en la actividad productiva de la empresa a fines de facilitar la medición de los recursos utilizados y los resultados económicos obtenidos. Los centros de costos pueden tener movimientos en distintas cuentas siempre que al momento de crearlas se les haya marcado Manejo de centros de costo. Estos pueden ser Generales o de Detalle, los generales son aquellos que no tienen relación directa con las transacciones. Su función es agrupar el saldo de los centros de costos de detalle que de ellos dependan. Los de detalle son aquellos que tienen relación directa con las transacciones. Esto para un mayor desglose de información al manejar diferentes niveles.

Para Crear un Centro de Costo, digite los datos solicitados:   

Centro de Costo: Digite el código que identificará el Centro de Costo. Nombre: Digite el nombre del Centro de Costo. Tipo: Seleccione el tipo correspondiente General o Detalle. Teniendo en cuenta que los Centros de Costo Generales son aquellos que no tienen relación directa con las transacciones, puesto que su función solo es agrupar el saldo de los centros de costos de detalle que de ellos dependan y los de detalle son aquellos que tienen relación directa con las transacciones.

Presione clic en el botón Guardar 

Para Modificar un Centro de Costo:     

Presione clic en el botón N uevo Digite el código del Centro de Costo que desea modificar. Modifique el nombre del Centro de Costo. Modifique el tipo del Centro de Costo, siempre que de este no hayan dependientes o que siendo de detalle no hayan tenido movimiento alguno. Presione clic en el botón Guardar 

Para Asociar una Cuenta Contable a un Centro de Costo:   

Presione clic en el botón N uevo Digite el código del Centro de Costo al cual le desea asociar la cuenta contable. Presione el botón Asociar Cuenta Contable . Autoriza el uso del

Restringe el uso del

centro de costo a la

centro de costo a la

cuenta

cuenta



Selecciones las cuentas contables sobre las cuales desea restringir o autorizar el uso del centro de costo.



Presione el botón Aceptar 



Presione el botón Guardar .

que se encuentra en la barra de herramientas.

Para Eliminar un Centro de Costo:   

Digite el código del Centro de Costo. Podrá eliminar centros de costo que no tengan dependientes o que no se le hayan realizado movimientos. Presione clic en el botón  Eliminar  Confirme la eliminación del Centro de Costo.

Otra forma de Crear, Modificar, Borrar y Duplicar Centro de Costos es:  

Seleccione el código del Centro de Costo en el árbol plan de Centro de Costo. Presione clic derecho sobre el Centro de Costo seleccionado.



Presione clic en la opción deseada del menú que desplegará el sistema y el sistema le permitirá realizar la acción necesaria.

 

Presione clic en el botón Guardar  Si el maestro Centro de Costo tiene asignados variables adicionales, presione clic en el botón Datos Adicionales y se activará la ventana de variables adicionales en la que tendrá que digitar el dato solicitado para la variable (Ver la opción Diseñador de Variables en el Menú Herramientas) Para salir de esta opción presione clic en el botón Salir 



1.14.4. PROVEEDORES

Personas naturales o jurídicas que venden bienes, prestan servicios o ejecutan obras; los Proveedores se pueden crear con códigos alfanuméricos asociados a un tercero, esto permite el manejo de aquellos proveedores que tienen sucursales y de los que se desea manejar la cartera en forma separada, aun cuando los registros para efectos de impuestos se apliquen a un mismo tercero o número de identificación tributaria.

Si el proveedor fue creado como Tercero y seleccionó la opción Crear Proveedor  Automáticamente en el Maestro de Tercero, los datos ahí digitados aparecerán por defecto en el Maestro Proveedores.  Así mismo si el proveedor que se está creando tiene el mismo código de un tercero que ya esta creado, el sistema muestra la información común del maestro de tercero, para que el usuario no vuelva a digitar esa información.

Para crear un proveedor, Digite los datos solicitados:    

   

Correo

Proveedor: Digite el código que le asignará al proveedor. Código Alterno: Digite el código que la compañía le asignará al proveedor para manejo interno. Tipo: Indique si el proveedor es Nacional o Extranjero. Tercero: Digite el código del tercero o utilice la ayuda para seleccionarlo. En caso que el tercero no esté creado el sistema le permitirá crearlo a partir de esta opción enviándole el mensaje de confirmación, informando “Tercero No existe...Desea Crearlo?” Confirme el mensaje enviado por el sistema y digite los datos solicitados en la ventana Tercero (Ver Maestro Terceros) De lo contrario el sistema no le permitirá crear el Proveedor. Razón Social: Digite la Razón Social del proveedor. Grupo Empresarial:  Digite el grupo empresarial al que pertenece el proveedor. Digite la Dirección, Ciudad, Teléfono y Fax la de residencia o comercial del proveedor. Deshabilitar: Seleccione este botón para Deshabilitar este proveedor. Una vez deshabilitado no se podrán realizar sobre él consultas o movimientos.

Presione clic en la pestaña Correo. Para establecer las diferentes opciones que tiene para enviar correos a su proveedor. Digite los datos solicitados:

 

 

Dirección Correspondencia:  Digite la dirección para envío de correspondencia del proveedor. Si desea que el sistema envié automáticamente un correo electrónico al proveedor cuando le realice un pago por la opción Programación y Pago a Proveedores, seleccione Enviar un mail al proveedor cuando se le realice un pago. Dirección Correo Electrónico: Digite la dirección de correo electrónico del proveedor. Sitio Web (Sitio Web):  Si el cliente tiene un sitio Web, digite el nombre del dominio con el cual podrá abrir la pagina del proveedor.

Cartera

Presione clic en la pestaña de Cartera, para ingresar la información referente a la forma como se manejara la cuenta por pagar del proveedor.

   

Zona: Digite la zona a la cual pertenece el proveedor o utilice la ayuda para seleccionarlo. Cupo Crédito: Digite el valor máximo en pesos como cupo crédito asignado que les permite este proveedor. Días Plazo:  Digite el número máximo de días que tendrá la empresa para cancelar una factura a crédito del proveedor. Cuenta por Pagar: Digite el código contable al cual va estar asociado este proveedor. Este se tomara por omisión, permitiéndole modificarlo cuando sea necesario. Zeus permite asignar una única cuenta de cartera para un proveedor. Puede definir una cuenta de cartera y de provisión por cada moneda que exista en el maestro de monedas, digite la cuenta o selecciónela presionando la tecla F4.

Contactos

Presione clic en la pestaña Contactos, para definir los datos de referencia del proveedor.



Digite el Nombre, Teléfono, E-mail y Dirección para envío de correspondencia del contacto principal del Proveedor y del Contacto Alterno del Proveedor, para los casos en que el contacto sea imposible localizar.

Gerencia

Presione clic en la pestaña Gerencia, para ingresar los datos del gerente.



Digite el Nombre, E-mail, Teléfono, y correspondencia del Gerente de la empresa.

Dirección

para envío de

Otros

Presione clic en la pestaña Otros, e ingrese los datos solicitados

   

Segmento: Digite el segmento al que pertenece el proveedor. Ubicación Geográfica: Digite la ubicación geográfica a la que pertenece el proveedor. País: Digite el país al que pertenece el proveedor. División Política: Digite la división política a la cual pertenece el proveedor.

Uso Libre: Digite cualquier comentario que desee colocar a cerca del Proveedor. Si el usuario tiene habilitado el parámetro “Dato Adicional de Factura” debe digitar: 

 

No Serie: Digite el número de serie del proveedor. No Autorización: Digite el número de autorización del proveedor.

 Anticipos Presione clic en la pestaña Anticipos, para ingresar los datos de las cuentas utilizadas para reportar anticipos de los proveedores. Estas cuentas deben tener atributo de  Auxiliar Abierto.

Si el maestro de proveedores tiene asignado variables adicionales, presione clic en el botón Datos Adicionales y se activará la ventana de variables adicionales en la que tendrá que digitar el dato solicitado para la variable (Ver la opción Diseñador de  Variables en el Menú Herramientas) Presione clic en el botón Guardar  Para Modificar un proveedor: 



Digite el código del proveedor que desea modificar. Debe tener presente que si modifica el tercero, todas las transacciones que haga desde el momento en que lo cambie se reflejaran contablemente al nuevo tercero, los movimientos anteriores permanecerán contabilizados al tercero anterior. La información de movimientos del proveedor hasta la fecha del cambio se verá reflejada contablemente en los datos anteriores. Presione clic en el botón Guardar 

Para Eliminar un proveedor: 

 

Digite el código del proveedor que desea eliminar. Teniendo en cuenta que el sistema no permitirá que elimine un proveedor a quien le haya realizado transacciones. Presione clic en el botón  Eliminar  Para salir de esta opción presione clic en el botón Salir 

1.14.5. CLIENTES

Los clientes son las personas que habitualmente compran un producto o requieren un servicio. Los clientes se pueden crear con códigos alfanuméricos asociados a un tercero, esto permite el manejo de aquellos clientes que tienen sucursales y que desean manejar las cuentas en forma separada, aun cuando los registros para efectos de impuestos se apliquen a un mismo tercero o número de identificación tributaria.

Si el cliente fue creado como tercero y seleccionó la opción Crear Cliente  Automáticamente en el Maestro de Tercero, los datos ahí digitados aparecerán por defecto en el Maestro Clientes. Así mismo si el cliente que se está creando tiene el mismo código de un tercero que ya esta creado, el sistema muestra la información común del maestro de tercero, para que el usuario no vuelva a digitar esa información. Para crear un cliente, digite los datos solicitados:  

 

Cliente: Digite el código que le asignará al cliente. Código Alterno: Digite el código que la compañía le asignará al cliente para manejo interno. Por ejemplo: Si es un colegio el código del cliente es el código del alumno, el código alterno la identificación (Registro Civil, Tarjeta de identidad) y el código del tercero es el Padre de Familia. Tipo: Indique si el cliente es Nacional o Extranjero. Tercero: Digite el código del tercero o utilice la ayuda para seccionarlo. En caso que el tercero no esté creado el sistema le permitirá crearlo a partir de esta opción enviándole el mensaje de confirmación, informando “Tercero No existe...Desea Crearlo?” Confirme el mensaje enviado por el sistema y digite los datos solicitados en la ventana Tercero (Ver Maestro Terceros).

  

Correo

Razón Social: Digite la Razón Social del cliente. Grupo Empresarial: Digite el grupo empresarial al que pertenece el cliente. Digite la Dirección, Ciudad, Teléfono y Fax la de residencia o comercial del Cliente.

Presione clic en la pestaña Correo. Para establecer las diferentes opciones que tiene para enviar correos a su cliente.

  

Dirección Correspondencia: Digite la dirección para envío de correspondencia del cliente. Dirección Correo Electrónico: Digite el e-mail del cliente. Sitio Web (Internet): Si el cliente tiene un sitio Web, digite el nombre del dominio con el cual podrá abrir la pagina del cliente.

Cartera Presione clic en la pestañas de Cartera, para ingresar la información referente a la forma como se manejará la cuenta de cartera del cliente.

     

 

Zona: Digite la zona a la cual pertenece el cliente.  Vendedor: Digite el código del vendedor asignado al cliente. Días Plazo:  Digite el número máximo de días que tendrá el cliente para cancelar una factura a crédito. Generar Interés por Mora: % de Mora: Cuenta de cartera: Digite el código contable al cual va estar asociado este cliente. Este se tomara por omisión, permitiéndole modificarlo cuando sea necesario. Zeus permite asignar una única cuenta de cartera por cliente. Centro de Costo: Seleccione el centro de costo por defecto que utilizará este cliente. Item: Seleccione el Item por defecto que utilizará este cliente.

Contactos

Presione clic en la pestaña Contactos, para definir los datos de los contactos del Cliente, los cuales servirán de referencia del cliente.



Digite el Nombre, Teléfono, E-mail y Dirección para envío de correspondencia del contacto principal del cliente y del Contacto Alterno del cliente.

Gerencia

Presione clic en la pestaña Gerencia, para ingresar los datos del gerente.



Digite el Nombre, E-mail, Teléfono, y Dirección  del Gerente de la empresa.

Otros

Presione clic en la pestaña Otros, e ingrese los datos solicitados

     

Tipo de Cliente: Digite el tipo de cliente al que pertenece el cliente o utilice la ayuda para seleccionarlo. Segmento: Digite el segmento al que pertenece el cliente o utilice la ayuda para seleccionarlo. Ubicación Geográfica: Digite la ubicación geográfica a la que pertenece el cliente o utilice la ayuda para seleccionarlo. País: Digite el país al que pertenece el cliente o utilice la ayuda para seleccionarlo. División Política: Digite la división política a la cual pertenece el Cliente o utilice la ayuda para seleccionarlo. Uso Libre: Digite cualquier comentario que desee colocar a cerca del cliente.

Formatos

Presione clic en la pestaña Formatos, para ingresar los datos de los formatos de impresión especiales que tenga este cliente, la información que se ingresa en esta pestaña es de uso exclusivo del modulo Zeus Inventario SQL.

Digite o seleccione presionando clic sobre el cuadro que se encuentra a la derecha de cada campo el nombre del formato de impresión de Factura, Pedidos, Remisión, Factura de Remisión que se utilizará para este Cliente.  Anticipos 

Presione clic en la pestaña Anticipos, para ingresar los datos de las cuentas utilizadas para reportar anticipos de los clientes. Estas cuentas deben tener atributo de Auxiliar  Abierto.

Int Mora

Presione clic en la pestaña Int Mora para seleccionar las cuentas sobre las cuales el sistema realizará el cálculo del interés por mora.

Si el maestro de Cliente tiene asignado variables adicionales, presione clic en el botón Datos Adicionales   y se activará la ventana de variables adicionales en la que tendrá que digitar el dato solicitado para la variable (Ver la opción Diseñador de Variables en el Menú Herramientas) Presione clic en el botón Guardar  Para Modificar un cliente: 

Digite el código del cliente que desea modificar





Modifique los datos deseados. Teniendo en cuenta que si va a modificar el tercero, todas las transacciones que haga desde el momento en que lo cambie se reflejarán contablemente al nuevo tercero, los movimientos anteriores permanecerán contabilizados al tercero anterior. La información de movimientos del cliente hasta la fecha del cambio se verá reflejada contablemente en los datos anteriores. Presione clic en el botón Guardar  para que los cambios surjan efecto.

Para Eliminar un cliente: 



Digite el código del cliente que desea eliminar. Teniendo en cuenta que el sistema no permitirá que elimine un cliente a quien le haya realizado transacciones. Presione clic en el botón  Eliminar 

Para salir de esta opción presione clic en el botón Salir 1.14.6. PLAN DE CUENTAS

El Plan de Cuentas que ofrece Zeus Contabilidad SQL posee las cuentas creadas según el PUC a tercer nivel para que usted pueda seguir creando las cuentas de acuerdo a las necesidades de su empresa. Tenga en cuenta que el éxito de la contabilidad depende de la creación de un buen plan de cuentas. Las cuentas pueden ser Generales o de Detalle, las generales son aquellas cuentas que no tienen relación directa con las transacciones. Su función es agrupar el saldo de las cuentas de detalle que de ellas dependan. Las cuentas de detalle son aquellas que tienen relación directa con las transacciones.

Cuenta General

Para crear una cuenta general digite los datos solicitados:

   



Cuenta: Digite el código que identificará la cuenta. Nombre de la cuenta: Digite el nombre de la cuenta. Tipo de cuenta: Seleccione General. Cat. Financiera:  Si es el primer nivel del plan de cuentas, seleccione la categoría financiera a la que pertenece la cuenta. Del segundo nivel en adelante el sistema selecciona automáticamente la categoría financiera. Presione clic en el botón Guardar 

Para Modificar una cuenta general. 



Cuenta:  Digite el código de la Cuenta que desea modificar. Debe tener en cuenta que el sistema le permitirá modificar los datos de una cuenta general siempre y cuando no tenga cuentas dependientes, de lo contrario solo podrá modificar el Nombre de la cuenta. Si desea modificar datos adicionales al nombre de una cuenta general que tiene dependientes, primero debe borrar las cuentas que de ella dependan. Presione clic sobre el botón Guardar

Cuenta de Detalle

Las cuentas de detalle son aquellas que tienen relación directa con las transacciones. Para crear una Cuenta de Detalle, digite los datos solicitados:  

Cuenta: Digite el código que identificará la cuenta. Nombre de la Cuenta: Digite el nombre de la cuenta.

Tratamiento

Presione clic en la pestaña Tratamiento para seleccionar el tipo de cuenta a crear.  Tipo de Cuenta: Seleccione Detalle  Habilitada:  Esta opción queda seleccionada automáticamente al crear la cuenta permitiendo que esta pueda ser utilizada en las transacciones. Para inhabilitar una cuenta desmarque la opción Habilitada y el sistema no permitirá utilizarla a nivel de transacciones.  Naturaleza:  Seleccione la naturaleza de la cuenta. El sistema coloca automáticamente este valor dependiendo la categoría financiera de la cuenta; la categorías 1, 5, 6 = DB y las categorías 2, 3, 4 = CR.



Identificador: Digite el Nit de la compañía para las cuentas de caja o el Nit del banco para cuentas de banco. Este campo es necesario para el correcto funcionamiento de la opción generación de Medios Magnéticos DIAN y para el modulo de consignaciones como tercero en las transacciones de comisiones en tarjetas DB y CR.



Grupo de Cuenta: Digite el código del grupo al cual pertenecerá la cuenta. Este campo es opcional, permite agrupar de forma sencilla las cuentas con base en criterios definidos por el usuario suministrándole información contable por medio del anexo de balance.

Indicadores

Presione clic en la pestaña Indicadores para seleccionar las características que tendrá la cuenta.

 Atributos

Seleccione el atributo que le dará a la cuenta, teniendo presente que sólo podrá tener uno de los siguientes atributos: 

Detalle de Contabilidad: Las cuentas con este atributo, no llevan ninguna información adicional, sólo solicitan la descripción de la transacción al momento de afectarla. Es utilizada generalmente en las cuentas de Bancos colocando además el «Número de Banco», Cuentas de Impuesto colocando además el porcentaje de impuesto para esta cuenta, Gastos colocando además atributo de Pagos a Terceros y/o Centros de Costo, donde no se requiere un criterio de agrupación adicional.



Cuentas por Cobrar: Los códigos Contables con este atributo son los que permiten el manejo de cartera. Solicitan en las transacciones a las que se refiera el Código del cliente, número de factura, fechas de vencimiento, Referencia,  Vendedor y Zona; para posterior control y análisis de cartera, ya sea en moneda nacional o extranjera.



Cuentas por Pagar:  Los códigos Contables con este atributo son los que permiten el manejo de cartera de proveedores. Solicitan en las transacciones a las que se refiera el Código del Proveedor, número de factura, fechas de

 vencimiento, Referencia y Zona; todo esto para posterior control y análisis de cartera, ya sea en moneda nacional o extranjera. 

Inventarios:   Código contable que hará interface con el módulo de Inventarios, esta identificación permite su uso en el módulo mencionado.



 Auxiliar Abierto: Los Auxiliares Abiertos son códigos en los cuales se puede discriminar el saldo de una determinada cuenta, es decir, se puede subdividir una cuenta en subcuentas, aun cuando al nivel de plan de cuentas sólo se muestre el saldo global de la misma. Al colocarle este atributo a una cuenta Zeus® permite llevar en forma discriminada el saldo y los movimientos para cada Auxiliar Abierto. Es de anotar que un mismo auxiliar Abierto puede ser utilizado para muchas cuentas, sin que ello signifique que los datos se mezclen. Este atributo es utilizado para cuentas de anticipos.



Caja: Este atributo es utilizado en las cuentas que manejan caja, es decir, en aquellas cuentas donde desee guardar datos adicionales como moneda, # Documento, Valor del documento y Vencimiento.

Manejo De



Pagos a Terceros: Este atributo debe ser utilizado en aquellas cuentas donde se desea guardar por cada transacción el Número de Identificación Tributaria (NIT) del tercero afectado, para efectos de declaración de renta o expedición de certificados. Las cuentas de Ingresos, Gastos e Impuestos son ejemplos de cuentas que deben tener este atributo.



Centros de Costos: Este atributo debe ser utilizado cuando se desea detallar por cada transacción el centro de costo que se va afectar, para efectos de informes. Las cuentas de Ingresos y Gastos son ejemplos de cuentas que deben tener este atributo.



Cierre Anual: Este atributo se utiliza en aquellas cuentas donde se requiera cerrar o colocar en cero el saldo del tercero al terminar el periodo fiscal de diciembre de cada año.



Banco: Este atributo se utiliza en aquellos códigos contables que pertenecen a cuentas bancarias. Las cuentas que manejan este atributo solicitan en las transacciones datos adicionales como moneda, # Documento, Valor del documento, Vencimiento, Banco y Plaza.



Banco Asignado: Este campo hace referencia al código de compensación al que corresponde el banco. Este dato permitirá posteriormente diseñar los formatos de los egresos y la elaboración de cheques.



Cuenta Corriente: Digite el número de la cuenta corriente que tiene el banco.



Base Impuesto  –   Valor Cero: Seleccione esta opción si desea guardar en la transacción la Base de Impuesto, pero sin afectar monto en el valor de la transacción.



% Impuesto:  Indique el porcentaje a aplicar en caso que la cuenta esté asociada a algún impuesto porcentual. En este caso el sistema solicitará la base y el cálculo lo hará automáticamente, esto facilitará el manejo de IVA, ICA, Retención en la fuente, entre otros.



Módulo Externo: Esta funcionalidad es un control que tiene el sistema para no permitir la manipulación de esta cuenta por el sistema contable ya que solo recibirá movimientos desde un módulo externo como por ejemplo las cuentas de inventario.



Ind. Datos:  Seleccione (Sí) en esta opción, si desea tener información adicional como el tipo de documento, número de documento, fecha de  vencimiento y referencia del documento o factura al cual se le esta aplicando dicho impuestos



Moneda:  Si la cuenta seleccionada maneja además de la moneda local, moneda extranjera, digite la moneda extranjera o utilice la ayuda para seleccionarla. En este campo solo se debe colocar las monedas de tipo Efectivo Extranjero.



Cta. Ajuste Ganancia:  Digite el código de la cuenta donde se llevará la contrapartida de ajuste al cambio si existe ganancia, cuando el sistema lo realice automáticamente en Notas, Recibos de Caja, etc. O cuando se hace el ajuste en forma manual en la opción de Ajuste en moneda extranjera.



Cta. Ajuste Perdida:  Digite el código de la cuenta donde se llevará la contrapartida de ajuste al cambio si existe perdida, cuando el sistema lo realice automáticamente en Notas, Recibos de Caja, etc. O cuando se hace el ajuste en forma manual en la opción de Ajuste en moneda extranjera.



Tasa de Cambio Ajuste: Digite la tasa de cambio a utilizar para el ajuste en moneda.



Unidades Presione clic en la pestaña Unidades. En caso de requerir un manejo extracontable asociado a los movimientos contables, es decir si desea saber el saldo y movimiento de una cuenta con su respectiva cantidad asociada de lo que vende, gasta o produce la empresa, mostrando una equivalencia del dinero que ingresa o sale de la compañía. Si la cuenta va a manejar unidades, digítela o utilice la ayuda para seleccionarla. En caso de requerir calcular el valor de una unidad, deberá seleccionar la opción Valor de la Transacción Calculado. 

Seleccione la unidad que la cuenta maneja. Marque con un Clic aquí si es calculado. Escriba la fórmula en este espacio.

Para calcular el valor de las variables, presione clic en el botón Variables para   Formula y coloque la formula.

Contable

Presione clic en la pestaña Contable. Si la cuenta maneja ajuste por inflación o si seleccionó el atributo Cierre Anual a una cuenta en la pestaña Indicadores. Es importante tener en cuenta que las cuentas de categoría financiera Ingresos y Gastos se deben cerrar.

Digite aquí la cuenta de  Ajuste

Digite aquí la cuenta de ajuste en Contra. Digite aquí contra que cuenta cierra.



 Ajuste Por Inflación:  Digite el código contable al cual se le cargará automáticamente el valor correspondiente al ajuste por inflación o utilice la ayuda para seleccionarlo.



Contrapartida Ajuste Por Inflación:  Digite el código contable de contrapartida para los ajustes por inflación o utilice la ayuda para seleccionarlo.



Cuenta de Cierre:  Digite el código de la cuenta a la que se debe llevar el asiento de cierre que genera automáticamente el sistema al efectuar el cierre del último periodo del año o utilice la ayuda para seleccionarlo.



Presione el botón Guardar 

Para Modificar una cuenta de detalle: 

 

Digite el código de la cuenta a modificar y realice los cambios deseados. Debe tener presente que el sistema no permite modificar atributos a cuentas que tienen movimientos. Presione clic en el botón Guardar  Si desea Eliminar una cuenta con movimiento, debe tener presente que ésta solo puede ser deshabilitada y no eliminada de la contabilidad.

Otra forma práctica de Crear, Modificar, Borrar y Duplicar cuentas es:   

Seleccione el código de la cuenta en el árbol del plan de cuenta Presione clic derecho sobre la cuenta seleccionada. Presione clic derecho en la opción deseada del menú que desplegará el sistema y el sistema le permitirá realizar la acción necesaria.





Si el maestro Plan de Cuentas tiene asignados variables adicionales, presione clic en el botón Datos Adicionales  y se activará la ventana de variables adicionales en la que tendrá que digitar el dato solicitado para la variable (Ver la opción Diseñador de Variables en el Menú Herramientas) Para imprimir las cuentas del Plan de Cuentas, presione clic en el botón Imprimir



Para salir de esta opción presione clic en el botón Salir 

1.14.7. FUENTES

Las fuentes son códigos por medio de los cuales se agrupa un determinado tipo de documento. Cada fuente maneja sus propias series y consecutivos, brindando una organización automática de las transacciones registradas. Los tipos de documentos pueden tener N fuentes relacionadas a él.

Para crear una fuente, digite los datos solicitados:    

Fuente: Digite el código que identificará la fuente, este consta de 2 caracteres alfanuméricos, es decir, puede realizar combinaciones de letras y números. Nombre: Digite el nombre que le dará a la Fuente. Tipo de Documento:  Digite el código del tipo de documento que le va asignar a la fuente que se está creando. Nombre Formato de Impresión : Digite o seleccione presionando clic sobre el cuadro que se encuentra a la derecha de este campo, el nombre del archivo de formato de impresión con el cual desea que el sistema imprima el documento de la Fuente que está creando (cuando va a ser entregado a terceros).

La principal diferencia entre los tipos de impresión consiste en la en la presentación del informe.

En la siguiente tabla se muestra el nombre de formato de impresión que debe tener asignado cada tipo de documento que se utiliza en contabilidad.

Tipo Documento

Nombre Formato de Impresión

Descripción

001

RECIBO DE CAJA

002

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

003

COMPROBANTE DE EGRESO

004

NOTA A CLIENTE

IMPRIDCTO_PROF.rpt

005

NOTA A PROVEEDOR

IMPRIDCTO_PROF.rpt

006

FACTURA DE COMPRAVENTA

011

COMPROBANTE COMPRAS A CREDITO

IMPRIDCTO_PROF.rpt

012

CONSIGNACIONES

IMPRIDCTO_PROF.rpt

046

CAUSACION INTERESES CORRIENTES

IMPRIDCTO_PROF.rpt

047

CAUSACION INTERESES DE MORA

IMPRIDCTO_PROF.rpt

049

AJUSTES POR INFLACION

IMPRIDCTO_PROF.rpt

050

COMPRAS A CREDITO POR CONCEPTOS

FACTURACOMPRA.rpt

051

ORDENES DE SERVICIO

052

DOCUMENTO SOPORTE DE FACTURA

053

CAUSACION DE VALERAS

IMPRIDCTO_PROF.rpt

054

CONCILIACION DE VALES

IMPRIDCTO_PROF.rpt

055

DEVOLUCION EN COMPRA –  CONTABILIDAD

056

DEVOLUCION EN VENTA CONTABILIDAD



RECICAJA.rpt IMPRIDCTO_PROF.rpt EGRECH

FACTURA.rpt

ORDENCOMPRA.rpt FACTURAPROFORMA.rpt

DEVOLUCIONCOMPRA.RPT DEVOLUCIONVENTA.RPT

Nombre Reporte Contable: Es importante tener en cuenta que algunos documentos se imprimen de diferente forma cuando son para uso interno, que cuando son para uso externo, especialmente cuando reflejan costos o cifras que no conviene que sean conocidas por terceros. Digite o

seleccione presionando clic sobre el cuadro que se encuentra a la derecha de este campo, por defecto indique IMPRIDCTO_PROF.  



Reporte Profesional:  Seleccione (S) si desea un estilo de reporte profesional o (N) en caso contrario. Módulo Externo: Esta funcionalidad permite controlar el ingreso de información desde el módulo contable y solo acepta movimientos desde la recepción de movimiento externo, por ejemplo las fuentes utilizadas en el inventario, Nomina, etc. Deshabilitar: Permite desactivar una fuente para que esta no pueda ser utilizada.

COMPLEMENTOS

En la pestaña de complementos indique si desea que el sistema ejecute un procedimiento especial (store procedure) en la creación, reutilización, reversión, apertura o cierre de comprobantes. Requiere Autorización: Indique si desea que el sistema solicite autorización en la ejecución de los procedimientos de complemento. Requiere cierre de documento: Indique si desea que el sistema solicite cierre de documento en la ejecución de los procedimientos de complemento. 



Si el maestro de Fuentes tiene asignado variables adicionales, presione clic en el botón Datos Adicionales y se activará la ventana de variables adicionales en la que tendrá que digitar el dato solicitado para la variable (Ver la opción Diseñador de Variables en el Menú Herramientas) Presione clic en el botón Guardar 

Para Modificar una fuente:   

Digite el código de la fuente que desea modificar. Modifique los datos necesarios Presione clic en el botón Guardar  para validar los cambios.

Para Eliminar una fuente: 

Digite el código de la fuente que desea eliminar. Podrá eliminar Fuentes que no se les hayan realizado movimientos.

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Presione clic en el botón  Eliminar  Para salir de esta opción presione clic en el botón Salir 

2. OPERACIONES 2.1. ENTRADA ACTIVOS FIJOS Esta opción del sistema le permitirá al usuario crear y mantener toda la información referente a los activos fijos de la compañía, cada vez que se adquiera un elemento o propiedad que haga parte o este clasificada dentro de esta categoría, debe ser reportada al sistema por esta opción, sin embargo en caso de tener interface con el modulo Zeus® Inventarios SQL, es posible desde ese modulo realizar la creación del activo de manera automática, utilizando la información de la compra y combinándola con la información de la plantilla que utilice y que previamente ha debido ser creada en este modulo.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CODIGO: Reporte en este campo la información correspondiente al código asignado al activo que se pretende Crear, Consultar, Modificar o Eliminar, es un código alfanumérico de libre definición que se recomienda se estructure utilizando un estándar que permita al usuario reconocerlo muy fácilmente con solo mirar el código o parte de el. DESCRIPCION: Reporte en este campo la descripción abreviada o nombre que representa el activo, es un campo alfanumérico de libre definición. TIPO DE ADQUISICION: Escoja en este campo el ítem que representa la manera como se obtuvo ese actvo por la compañía, las opciones disponibles para su escogencia son: “Propio”,

para los casos de compra, “Comodato”, “Leasing”, “Renting”, “Donación”, para cada caso respectivamente. DATOS GENERALES :

La pestaña “Datos Generales”  del Sistema permite ingresar o consultar la siguiente información: LOCALIZACION: Reporte en este campo el código correspondiente a la localización don de esta asignado el activo, generalmente es el mismo sitio donde está asignado el responsable del activo, campo alfanumérico de libre definición que debe haber sido creado previamente en el sistema. GRUPO: Reporte en este campo el código del grupo al que se quiere pertenezca este activo, la selección del grupo debe corresponder al tipo de información y a las diferentes características que se requiera se maneje con este activo, por ejemplo si se está tratando de ingresar un elemento que no se deprecia, el grupo que se escoja debe tener definido dentro de sus características que no se deprecia. PROVEEDOR : Reporte en este campo el código del Proveedor a quien se le realizo la compra o suministro el activo, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, este código alfanumérico será validado en la base de proveedores del sistema contable. No. FACTURA : Reporte en este campo el numero de la factura emitido por el proveedor. COMPRA : Registre en este campo la fecha que corresponda al documento de compra de recibo del elemento, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema.

FECHA ENTRADA : Registre en este campo la fecha en la cual este elemento comienza a ser parte del sistema de activos y que servirá de base para el primer proceso de depreciación que se realice, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema así como tampoco inferior a la fecha de compra o de recibo. TIPO DEPRECIACION: Escoja en este campo el tipo de depreciación que se aplicara a la mejora, las opciones disponibles son: “Linea Recta”, “Linea Recta Acelerada”, “Suma de Digitos del Año”, “Reducción de Saldos” y “Unidades/Horas”. PLACA : Reporte en este campo el numero de la placa asignada al activo, es un código alfanumérico de libre definición y sirve como característica adicional de identificación de este; este campo solo será exigido por el sistema si el grupo al que se asigno el activo esta parametrizado que maneja “Placa”. SERIE: Reporte en este campo el numero de la serie asignada al activo, es un código alfanumérico de libre definición que por lo general ya viene asignado al elemento por el fabricante y sirve como característica adicional de identificación de este; este campo solo será exigido por el sistema si el grupo al que se asigno el activo esta parametrizado que maneja “Serie”. DESCRIPCION DETALLADA : Reporte en este campo toda la información que requiera para identificar clara y precisa este elemento, solamente estará disponible para reportar información si el grupo al que este asignado el activo esta parametrizado para que se exija esta información.  VENCIMIENTO GTIA : Si el activo que está reportando al sistema tiene garantía, registre en este campo la fecha de vencimiento de la misma, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser inferior a la fecha de compra.

 VIDA UTIL: Reporte en este campo el numero de meses en que se va a depreciar el activo, si el reporte esta parametrizado para reportarse en horas, entonces debe registrar aquí el número de horas o unidades producidas que se requieren cumplir para que el elemento quede totalmente depreciado. DEPRECIACION ACELERADA : Si se escoge como tipo de depreciación “Depreciación  Acelerada”, el sistema activara la captura de los campos “ % de Depreciación” y “Tiempo  Acelerado”, estos campos le indicaran al sistema que % del valor del activo se depreciara de manera acelerada en el tiempo reportado como acelerado. CODIGO DE BARRAS : Reporte en este campo el código de barras que representa el activo que se está ingresando, este código alfanumérico de libre definición, puede corresponder al mismo código del activo, al asignado por el proveedor o a uno propio definido por el usuario.

COSTO HISTORICO: Reporte en este campo el valor por el cual se registrara en el sistema el activo, este valor menos su valor de salvamento será el que se utilizara para el cálculo de la depreciación.  VR. DE SALVAMENTO: Registre en este campo el valor por el cual quedara registrado en el sistema el activo una vez se finalice su vida útil y quede totalmente depreciado. SALDOS INICIALES: En caso de estar reportando al sistema información que se origino en periodos anteriores a la fecha de corte en la que se encuentra el sistema, se debe indicar aquí los valores correspondientes a “Tiempo Depreciado”, “Valor Depreciado”, “Ajuste por Inflación” y “Ajuste a la Depreciación”, estos valores deben corresponder a l tiempo trascurrido entre la fecha de entrada del activo y la fecha de corte. INFORMACION ADICIONAL:

La pestaña “Información Adicional” del Sistema solamente esta activa cuando el grupo al que pertenezca el activo utilice una clasificación que este definida que maneja información adicional para “Terrenos”, “Vehículos” o “Maquinaria”, en esta pestaña se ingresa información puntual para este tipo de activos. En caso de estar parematrizado que se maneja información adicional para “Maquinaria”, la siguiente es la información disponible para ingresar al sistema: MARCA : Reporte en este campo la marca del elemento categorizado como maquinaria, campo alfanumérico de libre definición por el usuario y que corresponde a una información propia del proveedor o fabricante. MODELO: Registre en este campo el modelo o año de fabricación el elemento.

SERIE: Registre en este campo el número de serie asignado por el fabricante a este elemento. PARTES DEL ACTIVO:

La pestaña “Partes del Activo” solamente estará activ a cuando el grupo al que pertenece el activo en curso esta paramatrizado que maneja “Partes”, esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información: MARCA : Reporte en este campo la marca del elemento que se está reportando, campo alfanumérico de libre definición por el usuario y que corresponde a una información propia del proveedor o fabricante. MODELO: Reporte en este campo el modelo del elemento que se está reportando, campo alfanumérico de libre definición por el usuario y que corresponde a una información propia del proveedor o fabricante. SERIE: Reporte en este campo el número de la serie asignada al activo, es un código alfanumérico de libre definición que por lo general ya viene asignado al elemento por el fabricante y sirve como característica adicional de identificación de este. FECHA ENTRADA : Registre en este campo la fecha en la cual este elemento está siendo asignado como parte del activo y servirá de base para el primer proceso de depreciación que se realice, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema así como tampoco inferior a la fecha de compra o de recibo.

 VENCIMIENTO GTIA : Si la parte que se está reportando al sistema tiene garantía, registre en este campo la fecha de vencimiento de la misma, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser inferior a la fecha de compra. TIPO DEPRECIACION: Escoja en este campo el tipo de depreciación que se aplicara a la mejora, las opciones disponibles son: “Línea Recta”, “Línea Recta Acelerada”, “Suma de Dígitos del Año”, “Reducción de Saldos” y “Unidades/Horas”. DEPRECIACION ACELERADA : Si se escoge como tipo de depreciación “Depreciación  Acelerada”, el sistema activara la captura de los campos “ % de Depreciación” y “Tiempo  Acelerado”, estos campos le indicaran al sistema que % del valor del activo se depreciara de manera acelerada en el tiempo reportado como acelerado.  VIDA UTIL: Reporte en este campo el número de meses en que se va a depreciar la parte que se está registrando, si el reporte esta parametrizado para reportarse en horas, entonces debe registrar aquí el número de horas o unidades producidas que se requieren cumplir para que el elemento quede totalmente depreciado. COSTO HISTORICO: Reporte en este campo el valor por el cual se registrara en el sistema la parte que se está reportando, este valor menos su valor de salvamento será el que se utilizara para el cálculo de la depreciación.  VR. DE SALVAMENTO: Registre en este campo el valor por el cual quedara registrado en el sistema la parte que se está reportando una vez finalice su vida útil y quede totalmente depreciado. SALDOS INICIALES: En caso de estar reportando al sistema información que se origino en periodos anteriores a la fecha de corte en la que se encuentra el sistema, se debe indicar aquí los valores correspondientes a “Tiempo Depreciado”, “Valor Depreciado”, “Ajuste por Inflación” y “Ajuste a la Depreciación”, estos valores deben corresponder al tiempo trascurrido entre la fecha de entrada de la parte y la fecha de corte. NOTA : Si el Grupo al que pertenece el activo esta parametrizado que la depreciación no se hace por partes, la información de “Tipo de Depreciación”, “Vida Útil”, “Depreciación  Acelerada” y “Saldos Iniciales” no se habilitara y se tomaran de la información general del activo.

CENTROS DE COSTOS:

La pestaña “Centros de Costos” permite al usuario ingresar en esta área los datos correspondientes a los centros de costos a los cuales está asignado el activo y cuya información se utilizara para distribuir los costos o gastos por conceptos de depreciación que se generen para este elemento; esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información: CENTRO DE COSTO: Reporte en este campo el código del centro costo a reportar, código alfanumérico que debió ser creado previamente y que identifica el área donde presta sus servicios el activo y que será objeto del cargo de costos o gastos. % DE DISTRIBUCION: Reporte en este campo el % de costo o gasto que será cargado al centro de costo que se esta reportando. PRINCIPAL: Como un activo puede estar asignado a varios centros de costos, solamente a uno se le debe indicar que es el centro de costo principal, esto le indicara al sistema que los reportes que deban salir agrupados o filtrados por centro de costo, utilizaran este código.

Presione el botón “Aceptar” para asignar la información y reflejarla en la grilla inferior de la pantalla, solamente los códigos relacionados en esta grilla serán actualizados en el sistema al momento de grabar la información del activo.

RESPONSABLES:

La pestaña “Responsables” permite al usuario ingresar en esta área los datos correspondientes a las personas que estarán asignados como responsables del activo; esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información: CODIGO: Reporte en este campo el código de la persona que será asignada como responsable del activo, es un código alfanumérico de libre y debió ser creada previamente utilizando la entidad “Personal”. PRINCIPAL: Como un activo puede tener asignado a varios responsables, solamente a uno se le debe indicar que es el principal, esto le indicara al sistema que los reportes que deban salir agrupados o filtrados por Responsable, utilizaran este código.

Presione el botón “Aceptar” para asignar la información y reflejarla en la grilla inferior de la pantalla, solamente los códigos relacionados en esta grilla serán actualizados en el sistema al momento de grabar la información del activo.

INVENTARIOS:

La pestaña “Inventario” permite al usuario ingresar en esta área los datos correspondientes a los elementos de inventarios sin costo que están asignados al activo, los cuales no afectan su costo, solamente se registran como mecanismo de control. CODIGO: Reporte en este campo el código de los elementos de inventarios que serán asignados al activo como inventarios sin csoto, es un código alfanumérico de libre y debió ser creada previamente utilizando la entidad “ Articulos Inventario”.

Presione el botón “Aceptar” para asignar la información y reflejarla en la grilla inferior de la pantalla, solamente los códigos relacionados en esta grilla serán actualizados en el sistema al momento de grabar la información del activo.

INFORMACION CONTABLE:

En esta pestaña se reportaran todos los parámetros contables que serán utilizados por el sistema cada vez que se generen comprobantes contables como soporte de las distintas operaciones que se pueden realizar en este modulo; esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información: CUENTA : Reporte en este campo el código contable al que estará asignado el activo este  valor se utilizara en los comprobantes contables que se generen en aquellas operaciones donde se utilice la cuenta contable del activo.  AUX. ABIERTO: dependiendo del parámetro “Asignación Automática del código Auxiliar  Abierto”, se podrá registrar este código o el sistema lo asignara de manera automática, este  valor se utilizara en los comprobantes contables que se generen en aquella cuentas que requieran o manejen Auxiliar Abierto. PARAMETROS DE CONTABILIZACION: Escoja en este campo la entidad de donde se tomaran los códigos contables que se utilizaran en los diferentes comprobantes contables; las opciones que se podrán escoger son: “Activo”, “Grupo” o “Centro de Costo”. SELECCIONAR ITEM: Escoja en este campo la entidad de donde se tomara el código del “Item” que se utilizara en los diferentes comprobantes contables; las opciones que se podrán escoger son: “Activo”, “Localización” o “Responsable”. SELECCIONAR BU: Escoja en este campo la entidad de donde se tomara el código del “Bu” que se utilizara en los diferentes comprobantes contables; las opciones que se podrán escoger son: “Activo”, “Localización” o “Responsable”.

ITEM: En caso de seleccionar “Activo” en el campo “SELECCIONAR ITEM”, reporte en este campo el código del “ ítem” que se utilizara en los diferentes comprobantes contables que se generen dependiendo la operación que se esté realizando BU: En caso de seleccionar “Activo” en el campo “SELECCIONAR BU”, reporte en este campo el código del “Bu” que se utilizara en los diferentes comprobantes contables que se generen dependiendo la operación que se esté realizando CUENTAS CONTABLES: Defina en esta sección los diferentes códigos contables que serán utilizados al momento de generar el movimiento contable para las operaciones propias del modulo tales como Entrada de Activos, Bajas, Ventas, Depreciación, etc. (Ver Cuentas Contables). SEGUROS:

En esta pestaña se reportara la información concerniente a las aseguradoras y el número de las pólizas que están amparando el activo que se está reportando; esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información: CODIGO: Registre en este campo el código de la Aseguradora que expidió la póliza que se está reportando y que ampara el activo que se está reportando, código alfanumérico de libre definición el cual debió haber sido creado con anterioridad. No. POLIZA : Escoja en este campo el numero de la póliza que se pretende reportar, en este campo estarán disponibles para su escogencia todas las pólizas que estén vigentes para la aseguradora reportada, una vez escogido el numero de la póliza, el sistema mostrara la fecha Inicial y Final de la vigencia.

Presione el botón “Aceptar” para asignar la información y reflejarla en la grilla inferior de la pantalla, solamente los códigos relacionados en esta grilla serán actualizados en el sistema al momento de grabar la información del activo. Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere Eliminar un activo reportado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”; en caso de estar interesado refrescar la información del código en pantalla presione el botón “Refrescar” de la barra de herramientas. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo Variables  Adicionales).

Clonar

Variables

Refrescar

Nuevo

Eliminar

Grabar

Salir

El sistema permite utilizar esta opción de Entrada de Activos para clonar o replicar la información del activo en pantalla y crear códigos nuevos con esta información, el proceso para realizar esta operación es la siguiente: Digite o escoja el código del activo que se utilizara como modelo para crear los nuevos códigos y luego presione el botón “Clonar” de la barra de herramientas, una vez realizada esta operación el sistema mostrara una ventana que permite digitar los parámetros que servirán de base para el proceso de replicación:

Para revisar el proceso de clonación en detalle (Ver. Opción “Clonación de Activos”)

2.2. MEJORAS DE ACTIVOS Esta opción del sistema le permite al usuario registrar las adiciones o repotenciaciones que se le hagan a un activo existente con el fin de prolongar su vida útil o su nivel de productividad.

Solamente se podrán registra mejoras a activos que se encuentren registrados en el sistema, así mismo cada mejora será tratada como si fuera un nuevo activo, con su propia información de costo y vida útil, aunque su proceso de depreciación se realiza de manera independiente, toda la información de la mejora está ligada y consolida en la información del activo principal.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CONSECUTIVO: Utilice este campo cuando requiera modificar o revertir una mejora previamente realizada, el consecutivo se genera de manera automática e identifica el registro de mejoras realizadas, una vez se digita este número el sistema trae la información correspondiente a esa mejora, utilice el botón “Grabar” de la barra de herramientas para actualizar la modificación realizada; utilice el botón “Revertir” de la barra de herramientas para llevar a cabo la reversión de esta mejora; mientras no se quiera realizar una modificación o una reversión este campo siempre debe estar en blanco. CODIGO ACTIVO: Reporte en este campo el código del activo que va a recibir la operación de Mejora, campo alfanumérico que será validado en el sistema y debe estar previamente creado para poder ser utilizado. CODIGO MEJORA : Reporte en este campo el código que identificara la mejora que se está reportando, valor alfanumérico de libre definición que no puede estar creado en el sistema a menos que este reportando una modificación a una operación de mejora ya realizada. PROVEEDOR : Reporte en este campo el código del Proveedor a quien se le realizo la compra o se le contrato el servicio objeto de la mejora, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, este código alfanumérico será validado en la base de proveedores del sistema contable. No. FACTURA : Reporte en este campo el numero de la factura emitido por el proveedor. COMPRA : Registre en este campo la fecha que corresponda al documento de compra o el servicio, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema. ENTRADA : Registre en este campo la fecha en la cual la mejora comienza a ser parte del sistema de activos y que servirá de base para el primer proceso de depreciación que se realice, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema así como tampoco inferior a la fecha de compra.  VENCIMIENTO GTIA : Si la mejora que está reportando al sistema tiene garantía, registre en este campo la fecha de vencimiento de la misma, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser inferior a la fecha de compra. TIPO DEPRECIACION: Escoja en este campo el tipo de depreciación que se aplicara a la mejora, las opciones disponibles son: “Línea Recta”, “Línea Recta Acelerada”, “Suma de Digitos del Año”, “Reducción de Saldos” y “Unidades/Horas”.  VIDA UTIL: Reporte en este campo el número de meses en que se va a depreciar esta mejora, si el reporte esta parametrizado para reportarse en horas, entonces debe registrar aquí el número de horas o unidades producidas que se requieren cumplir para que la mejora quede totalmente depreciada.

DEPRECIACION ACELERADA : Si se escoge como tipo de depreciación “Depreciación  Acelerada”, el sistema activara la captura de los campos “ % de Depreciación” y “Tiempo  Acelerado”, estos campos le indicaran al sistema que % del valor del activo se depreciara de manera acelerada en el tiempo reportado como acelerado. DESCRIPCION DETALLADA : Reporte en este campo toda la información que requiera para identificar clara y precisa esta mejora, solamente estará disponible para reportar información si el grupo al que este asignado el activo al que pertenece la mejora esta parametrizado para que se exija esta información. COSTO HISTORICO: Reporte en este campo el valor por el cual se registrara en el sistema la mejora, este valor menos su valor de salvamento será el que se utilizara para el cálculo de la depreciación.  VR. DE SALVAMENTO: Registre en este campo el valor por el cual quedara registrado en el sistema esta mejora una vez se finalice su vida útil y quede totalmente depreciada. SALDOS INICIALES: En caso de estar reportando al sistema información que se origino en periodos anteriores a la fecha de corte en la que se encuentra el sistema, se debe indicar aqu í los valores correspondientes a “Tiempo Depreciado”, “Valor Depreciado”, “Ajuste por Inflación” y “Ajuste a la Depreciación”, estos valores deben corresponder al tiempo trascurrido entre la fecha de entrada del activo y la fecha de corte. CUENTA DEL ACTIVO: Reporte en este campo el código contable al que estará asignado el activo este valor se utilizara en los comprobantes contables que se generen en aquellas operaciones donde se utilice la cuenta contable del activo.  AUXILIAR ABIERTO: dependiendo del parámetro “Asignación Automática del código  Auxiliar Abierto”, se podrá registrar este código o el sistema lo asignara de manera automática, este valor se utilizara en los comprobantes contables que se generen en aquella cuentas que requieran o manejen Auxiliar Abierto. PARAMETROS DE CONTABILIZACION: Escoja de este campo el ítem que representa la entidad de donde se tomaran los códigos contables que serán utilizados en los diferentes comprobantes contables que se generen dependiendo la operación que se esté realizando, las opciones a escoger son: “Activo”, “Grupo”, “Centro de Costo”, “Mejora”, de esta manera si el usuario escoge “Grupo”, los códigos contables se tomaran del grupo al que este asignado el activo. SELECCIONAR ITEM: Escoja de este campo la entidad de donde se tomara el código del item que será utilizado en los diferentes comprobantes contables que se generen dependiendo la operación que se esté realizando, las opciones a escoger son: “Activo”, “Localización”, “Mejora”, “Responsable”, de esta manera si el usuario escoge “ Localización”, los códigos contables se tomaran de la Localización a la que este asignado el activo.

ITEM: En caso de seleccionar “Mejora” en el campo “SELECCIONAR ITEM”, reporte en este campo el código del ítem que se utilizara en los diferentes comprobantes contables que se generen dependiendo la operación que se esté realizando. CUENTAS CONTABLES: Defina en esta sección los diferentes códigos contables que serán utilizados al momento de generar el movimiento contable para las operaciones propias del modulo tales como Entrada de Activos, Bajas, Ventas, Depreciación, etc. (Ver Cuentas Contables). 2.3.  VENTA DE ACTIVOS Esta opción del sistema permitirá al usuario realizar las operaciones de ventas sobre aquellos activos que la compañía considere que deban ser colocados en venta, en caso de que su entrada se haya realizado por partes, la venta se podrá realizar por una, varias o todas las partes, en cualquier otro caso la venta se realizara por el elemento en su conjunto.

El sistema calculara de manera automática el costo del activo en venta y restándolo del valor por el que se pretende vender, calculara si en esta operación existe una utilidad o una perdida y dependiendo de esta situación se realizaran los asientos contables pertinentes.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CONSECUTIVO: Utilice este campo cuando requiera revertir una venta previamente realizada, el consecutivo se genera de manera automática e identifica el registro de las ventas realizadas, una vez se digita este número el sistema trae la información correspondiente a esa  venta, utilice el botón “Revertir” de la barra de herramientas para llevar a cabo la reversión de la venta correspondiente; mientras no se quiera realizar una reversión este campo siempre debe estar en blanco.

CODIGO: Reporte en este campo el código del activo que se pretende vender, campo alfanumérico que será validado en el sistema y debe estar previamente creado para poder ser utilizado. PARTES DEL ACTIVO: Cuando el activo que se pretenda vender este reportado por partes, en esta sección se presentaran las partes que lo componen de tal manera que el usuario pueda escoger una, varias o todas las partes que harán parte de la venta. CLIENTE: Reporte en este campo el código del cliente a quien se realizara la venta, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, este código alfanumérico sera validado en la base de clientes del sistema contable. FUENTE: Reporte en este campo el código de la fuente que identifica las operaciones de  venta, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, este código alfanumérico sera validado en la base de fuentes del sistema contable, este código será enviado en el movimiento contable que se genere. DOCUMENTO: Cuando el sistema este parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, digite aquí los dos primeros números del documento que identifican la serie, a partir de esto el sistema contable se encargara de generar el consecutivo de manera automática, si no existe interface, digite aquí el número del documento que identifica la venta. FECHA: Registre en este campo la fecha con al cual se registrara la operación de venta, utilice formato yyyy/mm/dd, este fecha será validada contra la fecha de corte del sistema, garantizando que el movimiento este dentro del mes de proceso.  VALOR: Reporte en este campo el valor por el cual se efectúa la venta. OBSERVACIONES: Este campo será utilizado para registrar cualquier anotación u observación asociada con la operación de venta. UTILIDAD: En este campo el sistema reflejara de manera automática el valor que corresponda a la utilidad que se genero en el proceso de la venta, este valor es el resultado de la operación Valor de la Venta - Costo del Activo; en caso de no existir utilidad este valor se mostrara vacio o en blanco. PERDIDA: En este campo el sistema reflejara de manera automática el valor que corresponda a la perdida que se genero en el proceso de la venta, este valor es el resultado de la operación Valor de la Venta - Costo del Activo; en caso de no existir perdida este valor se mostrara vacio o en blanco.

Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere revertir la operación, digite su consecutivo y luego presione el botón “Revertir”; en caso de estar interesado en imprimir el documento soporte de la venta, digite el consecutivo y presione el botón imprimir de la barra de herramientas. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo Variables  Adicionales).

Variabless

Im rimir

Revertir

Nuevo

Grabar

Salir

2.4. BAJA DE ACTIVO Esta opción del sistema permitirá al usuario realizar las operaciones de retiro sobre aquellos activos que la compañía considere que no deban seguir en servicio o su estado no se encuentre en condiciones de seguir prestando un adecuado servicio o ya no se encuentre disponible; en caso de que su entrada se haya realizado por partes, el retiro se podrá realizar por una, varias o todas las partes, en cualquier otro caso el retiro se realizara por el elemento en su conjunto.

El sistema calculara de manera automática el costo del activo que se está retirando y ese valor se reflejara como una perdida, con esta información el sistema realizara los asientos contables pertinentes.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CONSECUTIVO: Utilice este campo cuando requiera revertir una Baja previamente realizada, el consecutivo se genera de manera automática e identifica el registro de las Bajas realizadas, una vez se digita este número el sistema trae la información correspondiente, utilice el botón “Revertir”  de la barra de herramientas para llevar a cabo la operación correspondiente; mientras no se quiera realizar una reversión este campo siempre debe estar en blanco. CODIGO: Reporte en este campo el código del activo al que se pretende darle de Baja, campo alfanumérico que será validado en el sistema y debe estar previamente creado para poder ser utilizado.

PARTES DEL ACTIVO: Cuando el activo que se pretenda retirar este reportado por partes, en esta sección se presentara las partes que lo componen de tal manera que el usuario pueda escoger una, varias o todas las partes que harán parte de la Baja. FUENTE: Reporte en este campo el código de la fuente que identifica las operaciones de Bajas, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, este código alfanumérico será validado en la base de fuentes del sistema contable, este código será enviado en el movimiento contable que se genere. DOCUMENTO: Cuando el sistema este parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, digite aquí los dos primeros números del documento que identifican la serie, a partir de esto el sistema contable se encargara de generar el consecutivo de manera automática, si no existe interface, digite aquí el número del documento que identifica la Baja. FECHA: Registre en este campo la fecha con al cual se registrara la operación de Baja, utilice formato yyyy/mm/dd, este fecha será validada contra la fecha de corte del sistema, garantizando que el movimiento este dentro del mes de proceso.  VALOR: El sistema mostrara en este campo de manera automática el valor correspondiente a la perdida en que se incurrirá por esta operación. OBSERVACIONES: Este campo será utilizado para registrar cualquier anotación u observación asociada con la operación de Baja.

Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere revertir la operación, digite su consecutivo y luego presione el botón “Revertir”; en caso de estar interesado en imprimir el documento soporte de la Baja, digite el consecutivo y presione el botón imprimir de la barra de herramientas. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo Variables  Adicionales).

Variabless

Im rimir

Revertir

Nuevo

Grabar

Salir

2.5. TRASLADO DE ACTIVOS Esta opción del sistema permitirá al usuario trasladar un activo de localización, realizar un cambio de responsable, realizar un cambio de cuenta contable y si la configuración del parámetro asignación de Auxiliar abierto lo permite, también se podrá modificar este valor en el activo seleccionado. Dependiendo de la necesidad que tenga el usuario, será posible realizar cualquiera de las operaciones antes enumeradas o realizarlas todas.

Cada vez que se grabe una operación de traslado, el sistema asignara de manera automática el consecutivo que identificara de manera única el proceso realizado, si se requiere revertir o eliminar la operación, se debe digitar el número del consecutivo y presionar en la barra de herramientas el botón “Eliminar”.

Cuando se realice un cambio de localización y el sistema este configurado para manejar Unidades de Negocio (BU) o cuando se realice un cambio de cuenta o de Auxiliar Abierto, El sistema elaborara un comprobante contable realizando la reclasificación correspondiente.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CONSECUTIVO: Utilice este campo cuando requiera revertir una Traslado previamente realizada, el consecutivo se genera de manera automática e identifica el registro de las  Traslados realizados, una vez se digita este número el sistema trae la información correspondiente, utilice el botón “Eliminar” de la barra de herramientas para llevar a cabo la operación correspondiente; mientras no se quiera realizar una reversión este campo siempre debe estar en blanco. CODIGO: Reporte en este campo el código del activo al que se pretende realizar la operación de traslado, campo alfanumérico que será validado en el sistema y debe estar previamente creado para poder ser utilizado. SECCION ORIGEN: En esta sección el sistema mostrara de manera automática los valores que en la actualidad están configurados en el activo, estos campos estarán deshabilitados y solo podrán ser consultados. SECCION DESTINO: En esta sección el sistema mostrara de manera automática los  valores que en la actualidad están configurados en el activo y estarán habilitados para que el usuario modifique la información que se requiera (Localización, Responsable, Cuenta del  Activo, Auxiliar Abierto). OBSERVACIONES: Este campo será utilizado para registrar cualquier anotación u observación asociada con la operación de Traslado. FUENTE: Reporte en este campo el código de la fuente que identifica las operaciones de  Traslado, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL,

este código alfanumérico será validado en la base de fuentes del sistema contable, este código será enviado en el movimiento contable que se genere. DOCUMENTO: Cuando el sistema este parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, digite aquí los dos primeros números del documento que identifican la serie, a partir de esto el sistema contable se encargara de generar el consecutivo de manera automática, si no existe interface, digite aquí el número del documento que identifica la Baja. FECHA: Registre en este campo la fecha con al cual se registrara la operación de Traslado, utilice formato yyyy/mm/dd, este fecha será validada contra la fecha de corte del sistema, garantizando que el movimiento este dentro del mes de proceso.

Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere revertir la operación, digite su consecutivo y luego presione el botón “Eliminar”; en caso de estar interesado en imprimir el documento soporte de la Traslado, digite el consecutivo y presione el botón imprimir de la barra de herramientas. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo Variables  Adicionales).

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2.6. PRESTAMO DE ACTIVOS Esta opción del sistema permitirá al usuario registrar las salidas de activos en condición de préstamos, este tipo de operación no generara movimiento contable y su utilización es estrictamente como mecanismo de control.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CONSECUTIVO: Utilice este campo cuando requiera modificar información o revertir una operación de préstamo previamente realizada, el consecutivo se genera de manera automática e identifica el registro de los prestamos realizados, una vez se digita este número el sistema trae la información correspondiente a este préstamo, utilice el botón “Grabar” de la b arra de herramientas para actualizar las modificaciones realizadas o utilice el botón “Eliminar” para llevar a cabo la reversión correspondiente; mientras no se quiera realizar una modificación o una reversión este campo siempre debe estar en blanco. CODIGO: Reporte en este campo el código del activo que se pretende sacar en condición de préstamo, campo alfanumérico que será validado en el sistema y debe estar previamente creado para poder ser utilizado. TERCERO: Reporte en este campo el código del tercero a quien se entregara en calidad de préstamo el activo, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, este código alfanumérico será validado en la base de terceros del sistema contable. FECHA SALIDA: Registre en este campo la fecha en la cual se está haciendo la entrega del activo, utilice formato yyyy/mm/dd, esta fecha será validada contra la fecha de corte del sistema, garantizando que el movimiento este dentro del mes de proceso.

FECHA PROMETIDA DE LLEGADA: Registre en este campo la fecha en la cual el  Tercero se compromete a retornar el activo recibido en calidad de préstamo, utilice formato yyyy/mm/dd, este fecha será validada y no podrá ser inferior a la fecha de salida. OBSERVACIONES: Este campo será utilizado para registrar cualquier anotación u observación asociada con la operación de Préstamo.

Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere revertir la operación, digite su consecutivo y luego presione el botón “Eliminar”; en caso de estar interesado en imprimir el documento soporte del préstamo, digite el consecutivo y presione el botón imprimir de la barra de herramientas. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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2.7. ENTRADA DE ACTIVOS EN PRESTAMO Esta opción del sistema permitirá al usuario registrar la entrada de activos que se encontraban en condición de préstamo, este tipo de operación no generara movimiento contable y su utilización es estrictamente como mecanismo de control para completar el ciclo del préstamo (Salida –  Entrada).

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente:

CONSECUTIVO: Registre en este campo el numero del consecutivo correspondiente al documento de salida en préstamo al cual se le va a realizar la entrada, este consecutivo se puede digitar o se puede seleccionar de los documentos de salidas que tienen pendiente que se les realice su entrada, si el consecutivo que se digita no existe o ya se le realizo la entrada será rechazado por el sistema, una vez se valida la legalidad del consecutivo registrado, el sistema mostrara toda la información correspondiente a la operación de salida. FECHA ENTRADA: Registre en este campo la fecha en la cual se está haciendo la entrada del activo, utilice formato yyyy/mm/dd, esta fecha será validada y no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema. OBSERVACIONES: Este campo será utilizado para registrar cualquier anotación u observación asociada con la operación de Entrada de activos en Préstamo.

Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere revertir la operación, digite su consecutivo y luego presione el botón “Eliminar”; en caso de estar interesado en imprimir el documento soporte de la entrada de activos en préstamo, digite el consecutivo y presione el botón imprimir de la barra de herramientas. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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2.8. TOMA FISICA DE ACTIVOS Esta opción del sistema permite al usuario crear plantillas para toma física de acuerdo a los filtros establecidos, con el fin de validar el estado de cada uno de los activos seleccionados para su análisis. Esta opción permitirá reportar repor tar si el activo “Existe”, “No Existe”, “Por  Verificar”.

Una vez recopilada la información de la toma física, se puede listar esta información, seleccionando los criterios que permitan conocer la situación de los activos Fijos que se requieran. La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: PARAMETROS DE BUSQUEDA: En esta sección se encuentra la identificación de la toma física y los parámetros para filtrar información. La identificación de la toma física está compuesta de tres campos: Código, Descripción y Fecha, estos tres campos alfanuméricos son de libre definición e identificaran una toma física específica.

 Adicionalmente a la identificación de la toma física, encontramos un campo que nos permite definir los criterios a tener en cuenta al momento de hacer la selección de los activos a evaluar, dentro de estos criterios encontramos: “Todos los Activos”, “Grupo Especifico”, “Localización Especifica” y “Activo Especifico”, si se escoge algún parámetro di ferente al primero, en el campo que se encuentra a su lado se coloca el criterio o valor sobre el cual se hará la selección, una vez se realiza la selección, todos los elementos que cumplan con la condición definida en el criterio serán relacionados en la grilla o tabla que se encuentra en la parte inferior de esta forma. SELECCIONAR ACTIVOS: En esta sección se encuentran los campos que permiten seleccionar la información que se encuentra en la grilla y que cumpla los criterios del filtro

definido, dentro de estos criterios encontramos: “Todos los Activos”, “Grupo Especifico”, “Localización Especifica” y “Activo Especifico”, si se escoge algún parámetro diferente al primero, en el campo que se encuentra a su lado se coloca el criterio o valor sobre el cual se hará la selección, una vez definido el criterio se podrá escoger la operación que se requiere realizar sobre esta información, las operaciones disponibles son: “Existe”, “No Existe”, “Por  Verificar”, estos parámetros parámetros están representados por por los siguientes siguientes controles:

Existe

Por Verificar

No Existe

En caso de que se requiera selección individual, se puede realizar esta operación escogiendo la información en la columna “Evaluación” “Evaluación”.. Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere requiere revertir la operación, digite su identificación identificación y luego presione el botón “Eliminar”; en caso de estar interesado en imprimir el documento soporte de esta Toma Física, digite su identificación y presione el botón imprimir de la barra de herramientas, si lo que necesita es traer a pantalla una toma física previamente grabada para ser actualizada, digite su identificación y presione el botón “Procesar” de la barra de herramientas. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

Variables

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2.9. CLONACIÓN DE ACTIVOS Esta opción del sistema permitirá al usuario utilizar la información previamente registrada a un activo para crear uno o más a partir de este para luego solo modificar la información que sea diferente, de esta manera se aprovecha toda la información que es común a todos, esta opción es muy útil cuando se requiere registrar un volumen alto de activos que presentan características similares como por ejemplo tener la necesidad de registrar en el sistema 100 sillas con iguales características y no tener que realizar 100 entradas individuales.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CODIGO ORIGINAL: Registre en este campo el código del activo que se tomara como base para realizar la copia masiva, este código puede ser digitado o escogido con la lupa o el F4, el sistema validara que sea un código que exista en el sistema. CONTABILIZAR ACTIVOS CLONADOS: Marque esta casilla si se requiere que el sistema genere el movimiento contable de los elementos que se creen en el proceso.  ASOCIAR ACTIVOS CLONADOS AL ACTIVO ORIGINAL: Marque esta casilla si se requiere que el sistema mantenga referenciados los códigos creados en el proceso con el código original, de esta manera se podrá consultar en el sistema el número de elementos que existen en determinado momento, es decir si se crean 99 sillas a partir de la silla original, cuando se consulte el sistema nos mostrara que de ese tipo de sillas existen 100 en el sistema; si no se asocian los activos, estos serán tratados de manera individual y para el sistema serán 100 elementos independientes. independientes. PREFIJO: Registre en este campo los caracteres que conformaran la primera parte de los códigos de activos que se crearan de manera automática, el sistema generara la codificación utilizando la información que se registre aquí en el prefijo y le adicionara el numero consecutivo que le corresponda. CONSECUTIVO INICIAL: Reporte en este campo el número inicial a partir del cual el sistema asignara el consecutivo que corresponda a cada activo que se requiera crear, incrementando en uno cada vez que se necesite.

NUMERO DE ELEMENTOS: Reporte en este campo el numero de activos nuevos que se crearan en el sistema utilizando como información base la que se registro en el código original. LONGITUD DEL CODIGO: Registre en este campo la longitud del código que se debe generar de manera automática utilizando la figura PREFIJO + CONSECUTIVO, una vez creado el código, el sistema se asegurara de insertar entre el prefijo y el numero consecutivo, la cantidad de zeros que se requieran hasta completar la longitud parametrizada. Ejemplo: Prefijo: MYE Consecutivo Inicial: 125 Número de Elementos: 5 Longitud del Código: 10 Resultado: MYE0000125, MYE0000126, MYE0000127, MYE0000128, MYE0000129 2.10.COPIA DE ACTIVOS POR LOCALIZACIÓN Esta opción del sistema le permitirá al usuario clonar toda la información de activos registrada en una localización para ser creados de manera automática en otra localización.

Esta opción es de mucha utilidad para aquellos usuarios cuya infraestructura es homogénea y en muchas localizaciones se tienen los mismos activos asignados, por ejemplo en un piso de un hotel es posible que todas las habitaciones tengan asignados los mismos activos (Cama, Mesa, Televisor, Teléfono, etc), en este caso lo recomendable es crear todos los activos de una habitación y luego a través de esta opción replicarla en las demás habitaciones.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: LOCALIZACION DE ORIGEN: Reporte en este campo el código correspondiente a la localización que se tomara como modelo para tomar los activos registrados en ella y replicarlos en la nueva localización, campo alfanumérico que será validado contra el sistema garantizando su existencia. SELECCIONAR TODO: Marque esta casilla cuando se requiera escoger de manera automática todos los elementos que se encuentren en la grilla “Activos Pertenecientes a esta Localización”  ACTIVOS PERTENECIENTES A ESTA LOCALIZACION: En esta grilla se encuentran relacionados todos los activos que pertenecen a la localización de origen escogida, marque de manera individual o utilizando el campo “Seleccionar Todo” los activos que serán creados de manera automática en la nueva localización. LOCALIZACION DESTINO:  Reporte en este campo el código correspondiente a la localización donde serán creados de manera automática los activos escogidos que pertenecen a la localización de origen, campo alfanumérico que será validado contra el sistema garantizando su existencia. PREFIJO: Registre en este campo los caracteres que conformaran la primera parte de los códigos de activos que se crearan de manera automática, el sistema generara la codificación utilizando la información que se registre aquí en el prefijo y le adicionara el numero consecutivo que le corresponda. CONSECUTIVO: Reporte en este campo el número inicial a partir del cual el sistema asignara el consecutivo que corresponda a cada activo que se requiera crear, incrementando en uno cada vez que se necesite. No. ELEMENTOS: Reporte en este campo el número de veces que se crearan en el sistema todos los activos escogidos que pertenecen a la localización original. En caso de que este valor sea superior a uno (1), es importante tener en cuenta que todos los grupos de activos que se creen tendrán el mismo código de localización reportado en la localización de destino, posteriormente el usuario tendrá que manualmente entrar a los diferentes activos e irlos asignando a la localización que le corresponda.

Una vez reportada toda la información que se requiere suministrar en esta forma, se debe presionar el botón “Grabar” de la barra de herramientas.

2.11. RECLASIFICACIÓN DE CÓDIGOS Esta opción del sistema permitirá al usuario reasignar o modificar códigos de activos ya registrados por nuevos códigos, este proceso de manera automática hará los remplazos en toda la información registrada en el sistema de tal forma que unas vez realizado el proceso, en el sistema toda la información que se encontraba registrada en el código original ahora aparecerá con el nuevo código.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CONSECUTIVO: Utilice este campo cuando requiera consultar una reclasificación registrada. SECCION ORIGEN: Registre en esta sección el código original que se desea reclasificar, dependiendo del parámetro “Asignación Automática del código Auxiliar Abierto”, se podrá registrar este código o el sistema lo asignara de manera automática. SECCION DESTINO: Registre en esta sección el código por el cual se reemplazara el código original, dependiendo del parámetro “Asignación Automática del código Auxiliar  Abierto”, se podrá registrar este código o el sistema lo asignara de manera automática. OBSERVACIONES: Este campo será utilizado para registrar cualquier anotación u observación asociada con la operación de Reclasificación. FUENTE: Reporte en este campo el código de la fuente que identifica las operaciones de Reclasificación, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, este código alfanumérico será validado en la base de fuentes del sistema contable, este código será enviado en el movimiento contable que se genere. DOCUMENTO: Cuando el sistema este parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, digite aquí los dos primeros números del documento que identifican la

serie, a partir de esto el sistema contable se encargara de generar el consecutivo de manera automática, si no existe interface, digite aquí el número del documento que identifica la Baja. FECHA: Registre en este campo la fecha con al cual se registrara la operación de Reclasificación, utilice formato yyyy/mm/dd, este fecha será validada contra la fecha de corte del sistema, garantizando que el movimiento este dentro del mes de proceso. 2.12. SALIDA A MANTENIMIENTO Esta opción del sistema permitirá al usuario registrar las salidas de activos en condición de Mantenimiento, este tipo de operación no generara movimiento contable y su utilización es estrictamente como mecanismo de control, cada vez que se registre esta operación el sistema cambiara el estado del activo a “Mantenimiento”.

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CONSECUTIVO: Utilice este campo cuando requiera modificar información o revertir una operación de salida a mantenimiento previamente realizada, el consecutivo se genera de manera automática e identifica el registro de las salidas a mantenimiento, una vez se digita este número el sistema trae la información correspondiente a esta salida, utilice el botón “Grabar” de la barra de herramientas para actualizar las modificaciones realizadas o utilice el botón “Eliminar” para llevar a cabo la reversión correspondiente; mientras no se quiera realizar una modificación o una reversión este campo siempre debe estar en blanco. CODIGO: Reporte en este campo el código del activo que se pretende sacar en condición de Mantenimiento, campo alfanumérico que será validado en el sistema y debe estar previamente creado para poder ser utilizado. TIPO: Escoja en este campo el tipo de mantenimiento que se pretende realizar al activo, las posibilidades que brinda el sistema son “Mantenimiento” o “ Reparación”.

PROVEEDOR: Reporte en este campo el código del Proveedor encargado de realizar el mantenimiento del activo, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, este código alfanumérico será validado en la base de proveedores del sistema contable. FECHA SALIDA: Registre en este campo la fecha en la cual se está haciendo la entrega del activo, utilice formato yyyy/mm/dd, esta fecha será validada contra la fecha de corte del sistema, garantizando que el movimiento este dentro del mes de proceso. CODIGO DE FALLA: Registre en este campo el código correspondiente al tipo de falla que está presentando el activo, esta información servirá de filtro y agrupamiento en algunos reportes del sistema, el código digitado será validado en el sistema y el usuario debió crearlo con anticipación. DETALLE DE LA FALLA: Reporte en este campo de manera detallada y explicita la situación de falla que presenta el activo, esta información será tomada como base por el proveedor de servicios para realizar el mantenimiento o la reparación del elemento. OBSERVACIONES: Este campo será utilizado para registrar cualquier anotación u observación asociada con la operación de Salida a Mantenimiento.

Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere revertir la operación, digite su consecutivo y luego presione el botón “Eliminar”; en caso de estar interesado en imprimir el documento soporte de esta salida, digite el consecutivo y presione el botón imprimir de la barra de herramientas. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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2.13. ENTRADA DE MANTENIMIENTO Esta opción del sistema permitirá al usuario registrar la entrada de activos que se encontraban en condición de Mantenimiento, este tipo de operación no generara movimiento contable y su utilización es estrictamente como mecanismo de control para completar el ciclo del Mantenimiento (Salida –  Entrada).

La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CONSECUTIVO: Registre en este campo el numero del consecutivo correspondiente al documento de salida a mantenimiento al cual se le va a realizar la entrada, este consecutivo se puede digitar o se puede seleccionar de los documentos de salidas que tienen pendiente que se les realice su entrada, si el consecutivo que se digita no existe o ya se le realizo la entrada será rechazado por el sistema, una vez se valida la legalidad del consecutivo registrado, el sistema mostrara toda la información correspondiente a la operación de salida. FECHA ENTRADA: Registre en este campo la fecha en la cual se está haciendo la entrada del activo, utilice formato yyyy/mm/dd, esta fecha será validada y no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema. NUMERO DE DOCUMENTO: Reporte en este campo el número del documento entregado por el proveedor al momento entregar el activo, campo alfanumérico de libre definición, este documento puede ser una factura, un documento de remisión, un documento de soporte del proveedor dejando constancia de la entrega, etc. COSTO: Registre en este campo el valor correspondiente al servicio prestado por el proveedor para realizar el mantenimiento o la reparación del activo, campo numérico de libre definición el cual puede ser cero si el servicio no tiene costo. OBSERVACIONES: Este campo será utilizado para registrar cualquier anotación u observación asociada con la operación de Entrada de activos en Mantenimiento.

Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere revertir la operación, digite su consecutivo y luego presione el botón “Eliminar”; en caso de estar interesado en imprimir el documento soporte de la entrada de activos en Mantenimiento, digite el consecutivo y presione el botón imprimir de la barra de herramientas. En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo  Variables Adicionales).

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2.14. PLANEACION DE MANTENIMIENTO

3. MOVIMIENTOS 3.1. SIMULACIÓN PROCESO DEPRECIACIÓN Esta opción del sistema permite al usuario realizar una simulación del proceso de depreciación, de tal manera que se pueda observar los valores generados por cada uno de los métodos de depreciación y de esta manera conocer con anticipación el acumulado total por depreciación en cada método y tomar la mejor decisión al momento de escoger un método.

Los valores que se deben suministrar al sistema para llevar a cabo esta operación son los siguientes:

TIPO DE DEPRECIACION: Escoja en este campo el tipo de depreciación a utilizar : “Line Recta”, “Linea Recta Acelerada”, “Suma de digitos”, “Reduccion de Saldos”, “Unidades/Horas”. COSTO HISTORICO: Reporte en este campo el costo histórico base para los cálculos de depreciación. FECHA DE ENTRADA : Registre en este campo la fecha que se tendrá en cuenta para proyectar el proceso de depreciación.  VIDA UTIL: escoja en este campo si la vida útil será registrada en Meses o Unidades y registre su valor.  VALOR DE SALVAMENTO: Registre en este campo el valor de salvamento que se utilizara en los cálculos programados. UNIDADES: Reporte el valor de las unidades a tener en cuenta, solo si la vida útil se escoge en unidades. SALDOS INICIALES: Reporte en este campo el tiempo y valor depreciado, estos valores se utilizaran en el calculo del valor total de deperciacion. DEPRECIACION ACELERADA : Si se escoge el tipo de depreciación “Depreciación  Acelerada”, reporte en esta area el % de depreciación y el tiempo cde depreciación acelerada. GENERA DEPRECIACION CON MENOS DE 30 DIAS: reporte en este campo si se tienen en cuenta los periodos de inicio que tienen menos de 30 días.

3.2. DEPRECIACIÓN MENSUAL Esta opción del sistema, le permitirá al usuario realizar el proceso de depreciación mensual para los activos reportados en el sistema.

Cada vez que se ejecute esta opción, el sistema de manera automática determinara cual fue el último proceso de depreciación realizado y asignara de manera automática el periodo correspondiente para el presente proceso.

Para realizar el proceso de depreciación se debe suministrar la información que exige el sistema: Paag Mes y Paag Acumulado, estos valores solo se deben proveer cuando el sistema este parametrizado que maneja Ajustes por inflación; adicionalmente se debe reportar el documento y la fecha de contabilización del comprobante contable que se generara de manera automática, para comenzar el proceso presione el botón “Procesar” de la Barra de Herramientas. En caso de requerir revertir un periodo de depreciación, este se debe efectuar en orden consecutivo comenzando desde el último periodo generado hacia atrás, uno a uno; para realizar este proceso, se debe chequear el periodo a revertir y luego presionar el botón “Revertir” de la Barra de Herramientas. Dependiendo de los parámetros definidos en el Grupo al que pertenece el activo y los parámetros definidos en cada elemento que tienen que ver con el proceso, el sistema de manera automática calculara el valor de depreciación correspondiente al periodo respectivo y a partir de estos valores y teniendo en cuenta la definición contable, se generara el comprobante contable soporte de esta operación. 3.3. REPORTE MOVIMIENTO UNIDADES

Esta opción del sistema permitirá al usuario reportar el tiempo utilizado por cada activo durante el mes en el que se va a calcular la depreciación, solamente se tendrán en cuenta en esta lista los activos cuya forma de calcular la depreciación sea por Horas/Unidad, en ambientes estandarizados, por lo general las maquinas trabajan mensualmente el mismo número de horas o muy parecido, por esta razón el sistema permite importar el reporte realizado el mes anterior y modificar los activos que así lo requieran.

Una vez se ejecuta el proceso de depreciación, mientras se procesa cada activo, se verifica cual es el tipo de depreciación definido y cuando sea por Horas o Unidades, el sistema buscara la información respectiva en la plantilla que pertenezca al periodo en proceso. Y con estos  valores calculara el valor de la depreciación.

4. CONSULTAS 4.1. CONSULTA INTEGRAL DE ACTIVOS

Esta opción le permitirá al usuario consultar de manera general y muy rápida la información correspondiente a datos generales de los activos, asi como también el movimiento que se les ha realizado a través de las distintas operaciones que se manejan en el modulo, como lo son Depreciaciones, Mejoras, Mantenimientos, Seguros, etc. Una vez se digita o se escoge el código del activo que se pretende consultar, el sistema de manera automática mostrara la información almacenada en las diferentes carpetas disponibles, teniendo en cuenta que algunas solo estarán disponibles si en los parámetros del grupo al que pertenece el activo se definió, es decir, si el grupo no maneja “Inventarios sin Costo”, entonces la pestaña “Inventario” no estará habilitada.. Si el usuario necesita consultar el histórico de depreciaciones del activo, solamente debe presionar Click en la pestaña “Depreciaciones”.

 Asi mismo, dependiendo de la información que se quiera consultar, solamente se debe hacer click en la pestaña correspondiente. 4.2. CONSULTA GENERAL DE DEPRECIACIONES Esta opción del sistema le permitirá al usuario consultar el histórico de depreciaciones realizadas, esta información se puede consultar de manera general o se pude filtrar escogiendo de los diferentes parámetros en pantalla los que satisfagan nuestra necesidad.

Para filtrar información, el sistema brinda la posibilidad de escoger Rango de Activos, Rango de Grupos, Rango de Mejoras, adicionalmente se puede definir un Rango de Fechas, Rango de Localizaciones o Rango de Proveedores, así mismo esta información se podrá ordenar escogiendo de las columnas definidas en la grilla donde se muestra la información.

Opcionalmente el usuario podrá Grabar esta consulta, colocando un nombre en al campo “Consultas” y escoger en el campo adicional si es una consulta para un usuario especifico, en tal caso en al campo usuario se deberá colocar ese código, la consulta solo estará disponible para este usuario; si se escoge “Privado”, el sistema marcara la consulta con permisos solamente para el usuario que la diseño; finalmente si se escoge “Publico”, el sistema marcara la consulta como de dominio público y podrá ser utilizada por todos los usuarios del sistema. 4.3. CONSULTA GENERAL DE MANTENIMIENTO

Esta opción del sistema le permitirá al usuario consultar el histórico de Mantenimientos realizados a los activos, esta información se puede consultar de manera general o se pude filtrar escogiendo de los diferentes parámetros en pantalla los que satisfagan nuestra necesidad. Para filtrar información, el sistema brinda la posibilidad de escoger entre un Rango de  Activos, Rango de Grupos, Rango de Localización, Rango de Responsable, Rango de Proveedor y Rango de Centro de Costos.  Adicionalmente podemos escoger si queremos consultar solamente las “Salidas a Mantenimiento”, las “Entradas de Mantenimiento” o toda la información. Complementando la información para filtrar información, podemos seleccionar si queremos consultar los activos que fueron objeto de “Mantenimiento” o los que fueron objeto de “Reparación” o toda la información. Finalmente podemos escoger un Rango de Fechas de tal manera que el sistema solamente consulte las operaciones de Mantenimiento que ocurrieron en el periodo escogido. Si el usuario lo requiere, esta información se pude imprimir, utilizando el botón “Imprimir” de la barra de herramientas, de esta forma el sistema generara un listado con la misma información consultada en pantalla.

4.4. CONSULTA GENERAL DE ACTIVOS Esta opción del sistema permitirá al usuario elaborar o diseñar una consulta para tener a la mano la información general de los activos que cumplen los criterios de selección y luego desde allí poder navegar a través de la consulta con solo dar “Doble Click” sobre la línea donde este el activo que se requiere detallar.

El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos .

 Adicionalmente en la pestaña avanzado, el sistema permite al usuario complementar los filtros para seleccionar información, permitiendo escoger entre los siguientes: ESTADO: Permite que el usuario pueda filtrar escogiendo en este campo los activos cuyo estado sea “Normal”, “Baja”, “Venta”, “Mantenimiento”, “Préstamo”. TIPO DEPRECIACION: Filtrar por este estado, le indica al sistema que seleccione los activos cuyo tipo de depreciación sea “Linea Recta”, “línea Recta Acelerada” CLASIFICACION: Podemos filtrar adicionalmente por la clasificación del grupo, de tal manera que el sistema escoja entre “Terreno”, “ Vehículos” o “Maquinaria”. ENTRADA POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Entrada por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. DEPRECIACION POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Depreciación por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. TIPO DE VIDA UTIL: Podemos complementar los filtros escogiendo que solamente se consulten los activos cuyo “Tipo de Vida Útil” sea “Meses” u “Horas”.  ACTIVO DEPERCIABLE: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Activo Depreciable” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”.  ADQUISICION: Finalmente se puede utilizar este filtro para que el sistema escoja información donde el tipo de adquisición del activo sea: “Propio”, “Comodato”, “Leasing”, “Renting” o “Donación”.

Presionando “Doble Click” sobre la línea que identifique el activo que se quiere consultar en detalle, el sistema mostrara de manera automática la forma “Consulta Integral de Activos”, con toda la información concerniente al activo que se escogió. Ya en esta pantalla se podrá navegar y consultar al nivel de detalle que se desea.

5. REPORTES 5.1. MAESTROS 5.1.1. ARTICULOS INVENTARIOS Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de los códigos definidos como elementos de inventario.

5.1.2. ASEGURADORAS Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de las aseguradoras definidas en el sistema.

5.1.3. CATÁLOGO Y COSTOS DE ACTIVOS Escoja esta opción si requiere un listado general de activos tipo catalogo, donde podamos observar el número de elementos comunes y/o su costo.

El sistema permite parametrizar o filtrar la información del reporte, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos, asi mismo escoger la presentación “Catalogo” o “Costo”.

Costo:

Catalogo:

5.1.4. FALLAS Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de fallas definido en el sistema.

5.1.5. GRUPOS Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de los grupos definidos en el sistema con cada uno de sus diferentes configuraciones.

5.1.6. IMPRESIÓN DE ETIQUETAS Escoja esta opción cuando requiera imprimir las etiquetas con los códigos de barra para aquellos activos que resulten de los filtros escogidos en pantalla.

El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos.

 Adicionalmente en la pestaña avanzado, el sistema permite al usuario complementar los filtros para seleccionar información, permitiendo escoger entre los siguientes: ESTADO : Permite que el usuario pueda filtrar escogiendo en este campo los activos cuyo estado sea “Normal”, “Baja”, “Venta”, “Mantenimiento”, “Préstamo”. TIPO DEPRECIACION: Filtrar por este estado, le indica al sistema que seleccione los activos cuyo tipo de depreciación sea “Linea Recta”, “línea Recta Acelerada” CLASIFICACION: Podemos filtrar adicionalmente por la clasificación del grupo, de tal manera que el sistema escoja entre “Terreno”, “Vehículos” o “Maquinaria”. ENTRADA POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Entrada por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. DEPRECIACION POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Depreciación por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. TIPO DE VIDA UTIL: Podemos complementar los filtros escogiendo que solamente se consulten los activos cuyo “Tipo de Vida Útil” sea “Meses” u “Horas”.  ACTIVO DEPERCIABLE: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Activo Depreciable” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”.  ADQUISICION: Finalmente se puede utilizar este filtro para que el sistema escoja información donde el tipo de adquisición del activo sea: “Propio”, “Comodato”, “Leasing”, “Renting” o “Donación”.

5.1.7. LISTADO GENERAL DE ACTIVOS Escoja esta opción si requiere obtener un reporte general de activos, con los parámetros más relevantes de este. El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos.

 Adicionalmente en la pestaña avanzado, el sistema permite al usuario complementar los filtros para seleccionar información, permitiendo escoger entre los siguientes: ESTADO : Permite que el usuario pueda filtrar escogiendo en este campo los activos cuyo estado sea “Normal”, “Baja”, “Venta”, “Mantenimiento”, “Préstamo”. TIPO DEPRECIACION: Filtrar por este estado, le indica al sistema que seleccione los activos cuyo tipo de depreciación sea “Linea Recta”, “línea Recta Acelerada” CLASIFICACION: Podemos filtrar adicionalmente por la clasificación del grupo, de tal manera que el sistema escoja entre “Terreno”, “Vehículos” o “Maquinaria”. ENTRADA POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Entrada por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. DEPRECIACION POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Depreciación por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. TIPO DE VIDA UTIL: Podemos complementar los filtros escogiendo que solamente se consulten los activos cuyo “Tipo de Vida Útil” sea “Meses” u “Horas”.  ACTIVO DEPERCIABLE: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Activo Depreciable” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”.

5.1.8. LISTADO GENERAL DE ACTIVOS VALORIZADO Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de activos, valorizado en cuanto a depreciaciones tanto del activo como de sus mejoras. El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables Responsables y Centro C entro de Costos.

 Adicionalmente en la pestaña avanzado, el sistema permite al usuario complementar los filtros para seleccionar información, permitiendo escoger entre los siguientes: ESTADO : Permite que el usuario pueda filtrar escogiendo en este campo los activos cuyo estado sea “Normal”, “Baja”, “Venta”, “Mantenimiento”, “Préstamo”. TIPO DEPRECIACION: Filtrar por este estado, le indica al sistema que seleccione los activos cuyo tipo de depreciación sea “Linea Recta”, “línea Recta Acelerada” CLASIFICACION: Podemos filtrar adicionalmente por la clasificación del grupo, de tal manera que el sistema escoja escoja entre “Terreno”, “Vehículos” “Vehículos” o “Maquinaria”. “Maquinaria”. ENTRADA POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Entrada por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. DEPRECIACION POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Depreciación por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. complementar los filtros escogiendo que solamente TIPO DE VIDA UTIL: Podemos complementar se consulten los activos cuyo “Tipo de Vida Útil” sea “Meses” u “Horas”.  ACTIVO DEPERCIABLE: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Activo Depreciable” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”.

5.1.9. LOCALIZACIONES Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de las localizaciones definidas en el sistema.

5.1.10. PERSONAL Escoja esta opción si requiere obtener obtener un listado general del personal definido en el sistema.

5.2.MOVIMIENTO 5.2.1. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE ACTIVOS Escoja esta opción si requiere obtener un informe que muestre de manera consolidada las depreciaciones realizadas a los activos.

El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos.

 Adicionalmente en la pestaña avanzado, el sistema permite al usuario complementar los filtros para seleccionar información, permitiendo escoger entre los siguientes: ESTADO : Permite que el usuario pueda filtrar escogiendo en este campo los activos cuyo estado sea “Normal”, “Baja”, “Venta”, “Mantenimiento”, “Préstamo”. TIPO DEPRECIACION: Filtrar por este estado, le indica al sistema que seleccione los activos cuyo tipo de depreciación sea “Linea Recta”, “línea Recta Acelerada” CLASIFICACION: Podemos filtrar adicionalmente por la clasificación del grupo, de tal manera que el sistema escoja entre “Terreno”, “Vehículos” o “Maquinaria”. ENTRADA POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Entrada por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. DEPRECIACION POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Depreciación por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. TIPO DE VIDA UTIL: Podemos complementar los filtros escogiendo que solamente se consulten los activos cuyo “Tipo de Vida Útil” sea “Meses” u “Horas”.

 ACTIVO DEPERCIABLE: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Activo Depreciable” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”.

5.2.2.LISTADO GENERAL BAJAS DE ACTIVOS Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de bajas reportadas al sistema. El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos, Rango de número de Actas y Rango de Causales de Baja.

 Adicionalmente en la pestaña avanzado, el sistema permite al usuario complementar los filtros para seleccionar información, permitiendo escoger entre los siguientes: ESTADO : Permite que el usuario pueda filtrar escogiendo en este campo los activos cuyo estado sea “Normal”, “Baja”, “Venta”, “Mantenimiento”, “Préstamo”. TIPO DEPRECIACION: Filtrar por este estado, le indica al sistema que seleccione los activos cuyo tipo de depreciación sea “Linea Recta”, “línea Recta Acelerada” CLASIFICACION: Podemos filtrar adicionalmente por la clasificación del grupo, de tal manera que el sistema escoja entre “Terreno”, “Vehículos” o “Maquinaria”. ENTRADA POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Entrada por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. DEPRECIACION POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Depreciación por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. TIPO DE VIDA UTIL: Podemos complementar los filtros escogiendo que solamente se consulten los activos cuyo “Tipo de Vida Útil” sea “Meses” u “Horas”.  ACTIVO DEPERCIABLE: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Activo Depreciable” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”.  ADQUISICION: Finalmente se puede utilizar este filtro para que el sistema escoja información donde el tipo de adquisición del activo sea: “Propio”, “Comodato”, “Leasing”, “Renting” o “Donación”.

5.2.3.LISTADO GENERAL DE ACTIVOS EN PRESTAMO Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de activos en préstamo, de acuerdo a los parámetros escogidos en pantalla. El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos.

 Adicionalmente en la pestaña avanzado, el sistema permite al usuario complementar los filtros para seleccionar información, permitiendo escoger entre los siguientes: ESTADO : Permite que el usuario pueda filtrar escogiendo en este campo los activos cuyo estado sea “Normal”, “Baja”, “Venta”, “Mantenimiento”, “Préstamo”. TIPO DEPRECIACION: Filtrar por este estado, le indica al sistema que seleccione los activos cuyo tipo de depreciación sea “Linea Recta”, “línea Recta Acelerada” CLASIFICACION: Podemos filtrar adicionalmente por la clasificación del grupo, de tal manera que el sistema escoja entre “Terreno”, “Vehículos” o “Maquinaria”. ENTRADA POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Entrada por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. DEPRECIACION POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Depreciación por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. TIPO DE VIDA UTIL: Podemos complementar los filtros escogiendo que solamente se consulten los activos cuyo “Tipo de Vida Útil” sea “Meses” u “Horas”.  ACTIVO DEPERCIABLE: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Activo Depreciable” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”.  ADQUISICION: Finalmente se puede utilizar este filtro para que el sistema escoja información donde el tipo de adquisición del activo sea: “Propio”, “Comodato”, “Leasing”, “Renting” o “Donación”.

5.2.4.LISTADO GENERAL DE MANTENIMIENTO Escoja esta opción si requiere obtener un listado general del mantenimiento de activos de acuerdo a los parámetros escogidos en pantalla.

Para filtrar información, el sistema brinda la posibilidad de escoger entre un Rango de  Activos, Rango de Grupos, Rango de Localización, Rango de Responsable, Rango de Proveedor y Rango de Centro de Costos.  Adicionalmente podemos escoger si queremos consultar solamente las “Salidas a Mantenimiento”, las “Entradas de Mantenimiento” o toda la información. Complementando la información para filtrar información, podemos seleccionar si queremos consultar los activos que fueron objeto de “Mantenimiento” o los que fueron objeto de “Reparación” o toda la información. Finalmente podemos escoger un Rango de Fechas de tal manera que el sistema solamente consulte las operaciones de Mantenimiento que ocurrieron en el periodo escogido.

5.2.5.LISTADO GENERAL DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de depreciaciones realizadas, imprimiendo el histórico de depreciaciones en el periodo seleccionado.

Para filtrar información, el sistema brinda la posibilidad de escoger Rango de Activos, Rango de Grupos, Rango de Mejoras, adicionalmente se puede definir un Rango de Fechas, Rango de Localizaciones o Rango de Proveedores.

5.2.6.LISTADO GENERAL ENTRADA ACTIVOS EN PRÉSTAMO Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de las entradas de activos que se encontraban en préstamo de acuerdo a los parámetros escogidos en pantalla.

El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos.

 Adicionalmente en la pestaña avanzado, el sistema permite al usuario complementar los filtros para seleccionar información, permitiendo escoger entre los siguientes: ESTADO : Permite que el usuario pueda filtrar escogiendo en este campo los activos cuyo estado sea “Normal”, “Baja”, “Venta”, “Mantenimiento”, “Préstamo”. TIPO DEPRECIACION: Filtrar por este estado, le indica al sistema que seleccione los activos cuyo tipo de depreciación sea “Linea Recta”, “línea Recta Acelerada” CLASIFICACION: Podemos filtrar adicionalmente por la clasificación del grupo, de tal manera que el sistema escoja entre “Terreno”, “Vehículos” o “Maquinaria”. ENTRADA POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Entrada por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. DEPRECIACION POR PARTES: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Depreciación por Partes” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”. TIPO DE VIDA UTIL: Podemos complementar los filtros escogiendo que solamente se consulten los activos cuyo “Tipo de Vida Útil” sea “Meses” u “Horas”.  ACTIVO DEPERCIABLE: Permitirá filtrar la información donde el parámetro “Activo Depreciable” del Grupo al que pertenezca el activo sea “S” o “N”.  ADQUISICION: Finalmente se puede utilizar este filtro para que el sistema escoja información donde el tipo de adquisición del activo sea: “Propio”, “Comodato”, “Leasing”, “Renting” o “Donación”.

5.2.7.LISTADO GENERAL TOMA FISICA Escoja esta opción si requiere obtener un listado que muestre la toma física seleccionada, filtrando en esta toma los códigos que no cumplan con los parámetros seleccionados en pantalla.

El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos,

Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos, asi mismo es posible escoger el criterio de evaluación “Todos, Existe,No Existe y por Verificar”.

5.2.8.LISTADO GENERAL TRASLADOS DE ACTIVOS Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de los traslados realizados, filtrando la información de acuerdo a los parámetros escogidos en pantalla. El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos.

5.2.9.LISTADO GENERAL VENTA DE ACTIVOS Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de las ventas de activos realizadas en el sistema, filtrando la información de acuerdo a los parámetros escogidos en pantalla.

El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos, Responsables y Centro de Costos.

5.3.OTROS 5.3.1. REGISTRO DE ACTIVOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS Escoja esta opción si requiere obtener un listado general de activos, con información general de este, pero que al mismo tiempo muestre una plantilla que refleje los saldos iniciales, los movimientos por depreciación y los saldos actuales. El sistema permite parametrizar o filtrar la información de la consulta, brindando la posibilidad de escoger entre una combinación de Rango de Fechas, Activos, Localización, Proveedores, Grupos.

5.4.ZEUS OTRAS CATEGORÍAS 5.4.1. LISTADO DE PERFILES DEL SISTEMA Escoja esta opción si requiere obtener un listado de los perfiles del sistema y los usuarios que están asignados a cada uno de estos perfiles.

5.4.2.LISTADO DE PERMISOS POR USUARIO Escoja esta opción si se requiere obtener un listado con los usuarios definidos en el sistema y el acceso a las diferentes opciones del sistema.

5.4.3.LISTADO 5.4.3. LISTADO DE USUARIOS DEL SISTEMA Escoja esta opción si se requiere obtener un listado con los usuarios definidos en el sistema y el acceso a las diferentes opciones del sistema.

5.4.4.LISTADO 5.4.4. LISTADO DE USUARIOS POR CADA OPCIÓN DEL SISTEMA Escoja esta opción si se requiere obtener un listado con los usuarios definidos en el sistema y que tengan acceso acceso a una opción específica del sistema, que será suministrada suministrada como parámetro del informe.

5.4.5.LISTADO 5.4.5. LISTADO MENUS POR PERFIL DE USUARIO Escoja esta opción si se requiere obtener un listado con los perfiles definidos en el sistema y las opciones de menú a las que tienen acceso.

6. SISTEMAS 6.1. DISEÑADOR DE VARIABLES 6.1.1. DEFINICIÓN DE VARIABLES

Definición de Variable es la opción del menú Diseñador de Variable que le permite definir las variables adicionales, adicionales, que van a ser ser utilizada en las diferentes opciones opciones de la  Aplicación.

Para definir variables, digite los datos solicitados:    

Nombre: Digite el nombre que identificará la variable que está creando. completado automáticamente automáticamente por el sistema Presentación: Este campo es completado Descripción: Digite una breve descripción que identifique la variable que está creando. Tipo Dato:  Seleccione el tipo de datos que va contener la variable que está creando.

Numeric:  Seleccione esta opción, si la variable contiene datos numéricos con decimales.  Integer:  Seleccione esta opción, si la variable contiene datos numéricos sin decimales.   Varchar: Seleccione esta opción, si la variable es de cadena, es decir contiene caracteres alfanuméricos.  Date: Seleccione esta opción, si la variable contiene datos de tipo fecha.  BIT: Seleccione esta opción, si la variable es de Falso y Verdadero. Tamaño: Digite el número de caracteres permitidos en los datos de las variables de Tipo de dato varchar. varchar. Esta opción se habilita cuando selecciona Tipos Tipos de datos Varchar. Precisión: Digite el número de decimales permitidos para las variables de Tipos de datos numéricos. Esta opción se habilita cuando selecciona Tipo de datos Numeric. Tipo de Variable: Seleccione el tipo de variable que está creando. Este campo hace referencia a las diferentes opciones donde pueden ser asignadas las  variables. 

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Constante: Seleccione esta opción si la variable que está creando se  va a comportar como un parámetro de la contabilidad. Tendrá un  valor constante. Ejemplo: Suponga que usted desea saber el valor a facturar de un carro que le fue alquilado para prestarle un servicio en su empresa y este depende de las horas de servicio y del valor de las mismas. Usted puede puede crear una variable constante que identifique el  valor de una hora de servicio. Al momento de crear el concepto usted solo debe colocar valor calculado en el tipo de reporte y colocar en la formula; que el valor a facturar de la prestación prestación del servicio es igual igual al número de horas de servicio por el valor de una hora del mismo. Siendo este ultimo el valor de la constante. Y en el momento de

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facturar el sistema calcula automáticamente el valor del servicio de acuerdo al valor que tome la variable.  Maestro: Seleccione esta opción si la variable que está creando será asignada a algunos de los maestros de la contabilidad.  Documento:  Seleccione esta opción si la variable que está creando será asignada a uno o varios documentos de la contabilidad.  Transacciones: Seleccione esta opción si la variable que está creando  va ser asignada en opciones que afecten conceptos de facturación. Default: Digite el dato predeterminado de la variable. Usar Buscador: Seleccione esta opción si desea que la variable que está creando utilice la ayuda de buscadores. Buscador: Seleccione uno de los buscadores de la aplicación Zeus Contabilidad o seleccione genérico si desea personalizar el buscador según los requerimientos de la empresa. Es importante tener en cuenta que usted tiene la opción de crear 10 buscadores, con hasta 10 campos en el mismo. Usar Lista de Valores: Seleccione esta opción si le va definir lista de valores a la variable. Es importante tener en cuenta que los valores a definir en la variable deben estar separado por comas. Requerido: Seleccione esta opción, si desea que la variable sea requerida al momento de guardar la información en la opción donde fue asignada. Bloqueada: Seleccione esta opción si desea bloquear la variable, es decir si quiere que esta solo se le muestre el valor digitado por defecto, pero no pueda ser modificada en el momento en que se esté utilizando la opción donde fue asignada. Deshabilitar: Seleccione esta opción si desea desactivar la variable. Única: Seleccione esta opción si desea que los valores que tomen las variables no se repitan.  Sencilla: Si desea que los valores que tomen la variable no se repitan en la opción (maestro, documento, transacción) donde es asignada la  variable.  Compuesta:  Si desea que la combinación de valores que tomen las  variables no se repitan (en un maestro, documento o transacción). Esto es para el caso que una opción tenga asignada más de una variable.  Global: Si desea que los valores que tome la variable no se repitan en toda la contabilidad. Presione el botón  guardar  y la variable quedará definida con los atributos que usted determinó. Si desea crear una nueva variable presione clic en el botón  Nuevo que se encuentra en la barra de herramienta Si desea eliminar una variable, selecciónela y presione clic en el botón  Eliminar  que se encuentra en la barra de herramientas. Es importante tener en cuenta que no se pueden eliminar variables que hayan tenido movimiento. Para salir de esta opción presione clic en el botón Salir 

6.1.2. VALORES A CONSTANTES

Esta es la opción del Menú diseñador de variables donde se le asignan los valores a las  variables que son definidas de tipo constante.

Para Asignar el valor a las variables definidas como constante:   

Si definió lista de valores, seleccione la variable y escoja el valor que desea asignarle. De lo contrario digítelo. Presione el botón  guardar  Para salir de la opción presione clic en el botón Salir

6.1.3. HABILITAR DOCUMENTO/TRANSACCIONES

Esta es la opción de menú Diseñador de Variables donde se habilitan las fuentes o los conceptos que van a tener asignados variables de tipo Documento y Transacciones definidas en la opción definición de Variable. Para habilitar Fuente:



Tipo Opción:  Seleccione Documento y escoja la (s) fuente (s) de los documentos donde será asignada la variable definida. Presione clic en el botón actualizar

Para habilitar Conceptos:

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Tipo Opción:  Seleccione Transacciones y seleccione el o los conceptos donde será asignada la (s) variable (s) definida. Presione clic en el botón actualizar 



Para salir de la opción presione clic en el botón Salir 

6.1.4.  ASIGNACIÓN DE VARIABLES

 Asignación de Variables es la opción del Menú Diseñador de Variables donde se les asignan las variables a las fuentes o conceptos habilitados y a los maestros.

Para asignar una variable: Si va asignar variables tipo Maestro: Presione el botón actualizar   Tipo Opción: Seleccione Maestro y el sistema mostrará en la parte inferior de la ventana la lista de los maestros creados en la contabilidad.  Seleccione el maestro al que le desea asignar variables y asígnele la (s) variables al maestro seleccionado.  Presione el botón  guardar  Si va asignar variables tipo Documento: Presione el botón actualizar  Tipo Opción: Seleccione Documentos y el sistema mostrará en la parte inferior, todas las fuentes de los documentos habilitado en la opción Habilitar Documento  Transacción. Seleccione el documento al que le desea asignar variables y asígnele la (s)  variables al documento seleccionado. Presione el botón guardar   Si va asignar variables tipo Transacciones: Presione el botón actualizar  Tipo opción:  Seleccione transacciones y el sistema mostrará en la parte  inferior, todas los conceptos habilitados en la opción Habilitar Documento/  Transacción. Seleccione el concepto al que le desea asignar variables y asígnele la (s)   variables al concepto seleccionado. Presione el botón guardar   Para salir de la opción presione clic en el botón Salir  

6.1.5. VENTANAS PERSONALIZADAS

Por medio de esta opción usted podrá personalizar la ventana de las variables creadas en cada una de las opciones.

Combo 1 Combo 2 Combo 3

Para personalizar una ventana:   

En el combo 1:  Seleccione el tipo de variable a la que le personalizará la  ventana. En el combo 2:  Seleccione la opción (Fuente del Documento, Maestro, Concepto) a la que le asignó la variable que le desea personalizar la ventana. En el combo 3: El sistema le muestra la (s) variable (s) asignadas a la opción seleccionada en el combo 2. Seleccione la variable a la que desea personalizar la ventana.

Controles Adicionales: Personalice la ventana de la variable seleccionada. Titulo Forma: Digite el nombre que desea para la ventana de la variable.  

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Titulo: Digite el titulo de la variable. Izquierda, Arriba, Ancho, Alto:  Estos campos hacen referencia a los márgenes de la ventana. La unidad de medición es píseles para cada una de las opciones.  Alineación: En este campo usted debe seleccionar la alineación que desea para la ventana

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 Visible: Este campo hace referencia a la visibilidad de la ventana, Seleccione true si desea ver la ventana de lo contrario presione false.

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Izquierda, Arriba, Ancho, Alto Til: Estos campos hacen referencia a las coordenadas del título de la ventana. La unidad de medición es píxeles para cada una de las opciones. Izquierda, Arriba, Ancho, Alto Des: Estos campos hacen referencia a las coordenadas de la descripción de la ventana. La unidad de medición es píxeles para cada una de las opciones. Bloqueado: Este campo hace referencia al estado de la variable, es decir si desea que la variable solo pueda verse pero no modificar sus valores, seleccione true, de lo contrario seleccione false.

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Orden: Este campo hace referencia al orden de tabulación de las variables, en caso que exista más de una variable en la ventana. Formato: Este campo hace referencia a la definición de los formatos en lo que desea ver los valores de la variable. Precisión: Este campo hace referencia al número de decimales permitidos para las variables que contienen datos numéricos. Default: Dato predeterminado de la variable. Tool Tip Tex: Digite la descripción inmediata de la variable.

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Si desea crear una descripción adicional a la ventana es decir una etiqueta para la  ventana, presione el botón Crear. Y coloque la descripción en el campo titulo.

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Si desea eliminar una etiqueta creada para la ventana, presione clic en el botón Eliminar. Si desea guardar la ventana personalizada, presione el botón guardar  Si desea eliminar una variable personalizada, selecciónela y presione clic en el botón Eliminar  que se encuentra en la barra de herramientas. Para salir de la opción presione clic en el botón Salir

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6.1.6. PARÁMETROS DE BUSCADORES GENÉRICOS

Esta es la opción de Menú Diseñador de Variable que le permite definir los buscadores genéricos que desee adicionar a la aplicación, además se determinan los campos que contendrán cada uno de estos buscadores. Es importante tener en cuenta que los buscadores genéricos se comportan como un maestro adicional en la contabilidad.

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  

El Modulo de Contabilidad SQL le permite crear 10 buscadores con diez campos en cada uno, dos de los cuales están creados y pertenecen a los campos Código y Nombre. Para definir los 8 campos restantes digite en las casillas Campo Opcional el nombre del campo que desea contenga el buscador, según la información requerida. Si desea guardar el buscador genérico, presione el botón guardar  Si desea imprimir el o los buscadores genéricos presione el botón imprimir Para salir de la opción presione clic en el botón Salir

6.1.7. MAESTROS ADICIONALES

Esta es la opción del Menú Diseñador de Variables que le permite alimentar los campos determinados para los buscadores genéricos definidos.

Para alimentar los campos definidos para el parámetro genérico o maestro: