TATAP MUKA KE-3
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN) (PEMERINTAHAN) Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi
Effective communication in the team is vital for organization. Effective communication helps team build its solidity. The Solidity in team cooperation is very important needed to accomplishment of organization goals.
A. URGENSITAS URGENSITAS KOMUNIKASI KOMUNIKASI DALAM DALAM ORGANISAS ORGANISASII Manajemen Manajemen merupakan serangkaian aktivitas untuk melakukan suatu pekerjaan pekerjaan melalui orang lain secara secara bersama-sa bersama-sama ma untuk mencapai mencapai tujuan yang yang telah telah diteta ditetapkan pkan.. Organi Organisasi sasi adalah adalah kerangk kerangka, a, struktu strukturr atau atau wadah wadah orang-o orang-orang rang yang yang bekerj bekerjasam asama. a. FungsiFungsi-fung fungsi si manaje manajeme men n (Peren (Perencan canaan, aan, peng pengor orga gani nisa sasi sian an,, peny penyus usun unan an pers person onil il,, pem pembim bimbing bingan an,, koor koordi dina nasi si,, pelapo pelaporan, ran, pengan penganggar ggaran an dan penge pengendal ndalian) ian) diarah diarahkan kan untuk untuk pencap pencapaian aian tujuan organisasi yang bersangkutan. Organi Organisasi sasi sebagai sebagai wadah wadah dari dari kumpul kumpulan an orangorang-or orang ang yang yang bekerj bekerja a bersama-sama dalam suatu tim menuntut teamwork yang baik. Salah satu komponen penting dalam membangun sebuah teamwork yang baik adalah adanya komunikasi yang efektif dalam tim. Komunikasi dapat memperkuat ataupun memperlemah memperlemah bahkan menghancurkan sebuah tim. Good communication can build up a team, bad one can break Kapa Kapan n dan dan di mana mana pun pun oran orang g bers bersam ama-s a-sam ama, a, atau atau bera berada da dalam dalam kebe kebers rsam amaan aan untuk untuk meny menyel eles esai aikan kan su suat atu u peke pekerj rjaan aan,, itul itulah ah sebu sebuah ah tim. tim. Prioritas utama sebuah tim apapun adalah untuk belajar berfungsi seefektif dan seefisien mungkin, sehingga secara individu dan bersama-sama, anggota tim itu dapat meraih sasaran yang tepat. Tidak ada seorang pun di dunia ini yang dapat meraih kesuksesan tanpa bekerjasama dengan orang lain. Dapat Dapat digamb digambark arkan an secara secara skema skematik tik arti arti pentin penting g komuni komunikasi kasi dalam dalam organisasi sebagai berikut : ORGANIZATIO N
FUNCTIONS OF MANAGEMENT PLANNING
CO MM UNI CAT ION
ORGANIZIN STAFFING DIRECTING
TEAM COORDINAT
ORGANIZATIO N
REPORTING CONTROLLI
1
GOALS OF ORGANI ZATION
HAKEKAT DAN CIRI ORGANISASI SEBAGAI TIM Tim adalah suatu kelompok kelompok yang memiliki memiliki keikatan dan intereaksi yang harmonis harmonis memacu memacu terjadiny terjadinya a perubahan perubahan pertumbuh pertumbuhan an dan perkemban perkembangan gan pribadi maupun organisasi . Keikatan dan interaksi yang harmonis tersebut muncul dalam wujud keterpaduan pola pikir (way (way of thinking), thinking), pola emosi dan motivasi (way (way of feeling) feeling) dan pola tindak (way (way of action) action) Prajudi Atmosodirdjo, 1989). Adanya keterpaduan pola pikir, pola emosi, motivasi dan persepsi serta pola tindak memudahkan terjadinya titik temu berbagai keinginan dan minat (interest ) ke dala dalam m tuju tujuan an bers bersam ama a (commo common n goal goal). Soli Solidi dita tas s tim tim dalam dalam beker bekerjasa jasama ma adalah adalah sangat sangat pentin penting g dibutu dibutuhkan hkan dalam dalam pencap pencapaian aian sukses sukses tujuan-tujuan organisasi. Tidak ada manusia manusia yang sempurna, sempurna, oleh karena itu manusia manusia perlu perlu melaks melaksana anakan kan kegiat kegiatan an bersam bersama a secara secara efektif efektif sehing sehingga ga peker pekerjaan jaan akan berjalan dengan efektif, oleh karena itu diperlukan sebuah tim yang efektif (Adman, t.t). Team (tim (tim)) atau atau TEA TEAM, buka bukanl nlah ah seke sekeda darr kata kata,, melai elaink nkan an juga juga merup merupakan akan akroni akronim m untuk untuk suatu suatu kebena kebenaran ran yang yang dahsya dahsyat, t, yaitu yaitu Together Everyone Achieve More. More . Konsep dari tim ini terbentuk dari kata yang sering kita dengar berulang kali, yaitu sinergi. Kata sinergi ini berasal dari bahasa Yunani sunergos, sunergos, ”sun” berarti berarti bersama bersama dan ”ergon” ”ergon” berarti berarti bekerja. bekerja. Sinergi Sinergi berarti inte nteraks aksi dari ari dua individu atau lebih atau kekuat uatan yang memungkinka memungkinkan n kombinasi kombinasi tenaga mereka melebihi melebihi jumlah jumlah tenaga tenaga individu individu mereka. Kerja tim adalah kemampuan untuk bekerja sama menuju satu visi yang sama, sama, kem kemampu ampuan an meng mengar arahk ahkan an penc pencap apaia aian n indiv individ idu u ke arah arah sasa sasaran ran organi organisasi sasi.. Itulah Itulah rangsang rangsangan an yang yang memu memungki ngkinkan nkan orang orang biasa biasa menca mencapai pai hasil yang luar biasa. Mengenai prinsip sinergi dapat kita lihat dalam kontes kuda penghela dalam kontes kuda penghela di suatu pekan raya kota. Kuda juara dalam kontes kontes terseb tersebut ut mampu mampu menghe menghela la geroba gerobak k sebera seberatt 2.250 2.250 kilogra kilogram. m. Juara Juara kedua sanggup menarik beban sebesar 2.000 kilogram. Dalam teori, berarti kedua kedua kuda terseb tersebut ut secara secara bersam bersama-sa a-sama ma harus harus mampu mampu mengge menggerak rakkan kan maksimum 4.250 kilogram. Untuk uji coba teori tersebut, pemilik kedua kuda memadukan kedua kuda dan membebaninya dengan gerobak. Semua orang yang yang melih melihat at terper terperang angah. ah. Kedua Kedua kuda kuda terseb tersebut ut mamp mampu u menar menarik ik beban beban seber seberat at 6.000 6.000 kilogram kilogram,, atau 1.750 1.750 kilogra kilogram m lebih lebih berat berat diband dibanding ing jumlah jumlah upaya upaya yang yang mampu mampu merek mereka a lakuka lakukan n sendir sendiri-se i-sendi ndiri. ri. Sinerg Sinergii dapat dapat dipakai dipakai untuk untuk menyat menyatukan ukan tenaga tenaga indivi individu, du, menut menutup up keterb keterbata atasan san individ individu, u, untuk untuk menggandakan upaya individu, supaya sasaran yang lebih banyak dan lebih besar dapat dicapai. (Adman, t.t). B.
C.MEMBANGUN TIM EFEKTIF Robert B. Maddux dalam bukunya Team Building mengatakan bahwa manfaat membangun tim yang efektif adalah sebagai berikut: 1. Dengan Dengan adanya adanya tim maka maka sasara sasaran n yang realisti realistis s ditentu ditentukan kan,, dan dan dapat dicapai secara optimal 2
2. Anggo nggota ta tim dan dan pem pemimpi impin n tim tim memilik ilikii kom komitm itmen unt untuk sal saling ing mendukung satu sama lain agar tim berhasil. 3. An Anggo ggota ta tim tim mema memaha hami mi prio priori rita tas s angg anggot ota a lainn lainnya ya dan dapa dapatt salin saling g membantu satu sama lain 4. Komunikasi Komunikasi bersifat bersifat terbuka, terbuka, diskusi cara cara kerja baru baru atau memperbai memperbaiki ki kinerja lebih berjalan secara baik, karena anggota tim terdorong untuk lebih memikirkan permasalahannya. 5. Peme emecahan ahan masal asalah ah lebi lebih h efekt fektif if kare karena na kem kemampu ampuan an tim leb lebih memadai. 6. Umpan Umpan balik kinerja kinerja lebih memadai memadai karena karena anggota anggota tim mengetah mengetahui ui apa yang diharapkan dan dapat membandingkan kinerja mereka terhadap sasaran tim. 7. Konf Konfli lik k dite iterim rima seba sebaga gaii hal hal yang ang wajar ajar,, dan dan dian diangg ggap ap seba sebaga gaii kesem kesempat patan an untuk untuk menye menyeles lesaika aikan n masal masalah. ah. Melalui Melalui diskusi diskusi terseb tersebut ut konflik bisa diselesaikan secara maksimal. 8. Kese Keseim imba bang ngan an terc tercap apai ainy nya a prod produk ukti tiv vitas itas tim tim deng dengan an pem pemenuh enuhan an kebutuhan pribadi. 9. Tim dihargai dihargai atas atas hasil yang yang sangat baik, dan setiap setiap anggota anggota dipuji dipuji atas kontribusi pribadinya. 10. Angg nggota kel kelompok pok termotivasi asi untuk mengel geluar uarkan ide ide-id -idenya dan mengujinya serta menularkan dan mengembangkan potensi dirinya secara maksimal. 11. Anggota kelompok menyadari pentingnya disiplin sebagai kebiasaan kerja dan menyesuaikan perilakunya untuk mencapai standar kelompok. 12. Anggota kelmpok lebih berprestasi dalam bekerjasama dengan tim dan tim lainnya. Dari Dari uraia uraian n di atas atas dapat dapat disi disimp mpul ulkan kan bahw bahwa a bany banyak ak keun keuntu tung ngan an bekerja dalam tim dibandingkan dengan kerja individu, oleh karena itu sangat disarankan untuk bekerja dalam tim agar hasilnya lebih maksimal.
KOMUNIKASI DALAM TIM Untuk dapat membangun kerjasama dalam sebuah tim di dalam suatu organi organisasi sasi,, diperl diperlukan ukan komuni komunikasi kasi antar antar anggot anggotany anya a agar tujuan tujuan bersam bersama a dapat tercapai. Pernahkah kita membayangkan apa yang terjadi dalam suatu tim apabila setiap anggota tim tidak dapat berkomunikasi dengan baik dengan anggot anggota a tim lainny lainnya? a? Seber Seberapa apa pun hebatn hebatnya ya kemamp kemampuan uan indivi individu du dalam dalam suatu tim, mereka tidak akan ada gunanya apabila tidak dapat berkomunikasi anta antara ra yang yang satu satu deng dengan an lainn lainnya ya.. Mere Mereka ka hany hanya a akan akan menj menjad adii sebu sebuah ah kelompok yang tidak tahu ke mana arah yang akan dituju. Keahlian mereka akan menjad menjadii sia-sia sia-sia apabila apabila merek mereka a tidak tidak dapat dapat mengko mengkomu munik nikasik asikanny annya a dengan orang lain. Seperti yang telah dikatakan oleh William Shakespeare : D.
”No man is lord of anything, though in and of him there be much consisting, till he communicate his part to other .” .” 3
Komunikasi Komunikasi yang yang berlangsung berlangsung antar antar manusia manusia (Human Communication) di dalam organisasi ataupun dalam konteks organisasi sering disebut sebagai Komunikasi Organisasi. Organisasi merupakan satu wadah dimana berkumpul orang-o orang-orang rang yang yang bekerj bekerjasam asama a melaku melakukan kan suatu suatu aktivi aktivitas tas guna guna menca mencapai pai tuju tujuan an-t -tuj ujua uan n tert terten entu tu,, yang yang mana mana di dala dalam m satu satu defi defini nisi si juga juga diar diarti tikan kan sebagai su suat atu u kum kumpul pulan atau atau sist siste em ind individ ividua uall yang ang melal lalui su suat atu u hira hirark rki/ i/je jenj njan ang g dan dan pemb pembag agia ian n kerj kerja, a, beru berupa paya ya menc mencapa apaii tuju tujuan an yang yang ditetapkan. Dari batasan tersebut diatas dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan : 1. Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkink memungkinkan an semua semua individu individu dalam organisasi tersebut tersebut memiliki memiliki perbed perbedaan aan posisi posisi yang yang jelas, jelas, sepert sepertii pimpin pimpinan, an, staff staff pimpin pimpinan an dan karyawan. 2. Ad Adan anya ya pemb pembag agian ian kerj kerja, a, dalam dalam arti arti seti setiap ap oran orang g dala dalam m sebu sebuah ah instit institusi usi baik yang yang komers komersial ial maupu maupun n sosial, sosial, memi memiliki liki satu satu bidang bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya. Uraian diatas dapat dikemukakan 2 (Dua) macam arus komunikasi di dalam organisasi sebagai berikut (Surdjana, 2005; 28) : a. Komunikasi vertikal yaitu komunikasi antara atasan dan bawahannya. b. Komunikasi horisontal yaitu komunikasi diantara individu-individu di dalam organisasi. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang ang sang sangat at tega tegas. s. Rona Ronald ld Adler ler dan dan Geo George rge Rodm Rodman an dala dalam m buku uku Under Understa standi nding ng Human Human Commun Communica icatio tion n, menco encoba ba mengu engura raik ikan an masin asinggmasing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut: communication nication, yaitu 1. Downward commu yaitu komuni komunikasi kasi yang yang berlan berlangsu gsung ng ketika orang-or -orang yang ang ber berada ada pada ada tata ataran mana anajem jemen mengirim mengirimkan kan pesan kepada bawahannya. bawahannya. Fungsi Fungsi arus komunikasi komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampai Penyampaian an informasi informasi mengenai mengenai peraturan-pe peraturan-peratur raturan an yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. Upward rd com communi municati cation on, yait 2. Upwa yaitu u komun komunika ikasi si yang yang terj terjad adii keti ketika ka bawahan bawahan (subordinate) (subordinate) mengirim mengirim pesan kepada atasannya. atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informasi tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan 4
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. 3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama. TATAP MUKA KE-4
KOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN) Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi
Keberhasila Keberhasilan n suatu organisasi dalam mewujudkan mewujudkan tercapainy tercapainya a tujuan organisasi organisasi secara secara efesien efesien dan efektif efektif tergantung tergantung kepada kepada berbagai berbagai macam macam faktor, salah satunya yang penting dan strategis adalah komunikasi. Komu Komuni nikas kasii (Hub (Hubung ungan) an) antar antara a pimpi pimpina nan n deng dengan an bawah bawahan an (Sta (Staff) ff) adalah masalah komunikasi komunikasi mengenai mengenai segala keputusan keputusan yang menyangku menyangkutt karyaw karyawann annya ya (Staff) (Staff),, dimana dimana fihak fihak pimpin pimpinan an pada satu fihak fihak menen menentuk tukan an kebijakan yang terkait dengan kepentingan organisasi dan di satu fihak yang lain, karyawan (Staff) mempunyai kepentingan yang berbeda dengan fihak pert pertam ama a (Pim (Pimpi pina nan) n).. Masal Masalah ah komu komuni nikas kasii ini ini yang yang seri sering ng meni menimb mbul ulkan kan kete keteng ngan anga gan n anta antara ra dua dua fiha fihak k yang yang sali saling ng berl berlai aina nan n kepe kepent ntin inga gann nnya ya,, sehing sehingga ga menim menimbul bulkan kan apa yang yang disebut disebut sebagai sebagai perselisihan perselisihan atasan dan bawahan. Pimpinan
Upward communicatio
Downward communication
Staf
Staf
Horizontal communicatio
5
1. 2.
Setiap Setiap hari hari di dalam dalam organi organisasi sasi berlan berlangsun gsung g berbag berbagai ai kegiat kegiatan an yang yang dila dilaku kukan kan mela melalu luii hubu hubung ngan an timb timbale ale bali balik k (Kom (Komun unika ikasi si)) dian dianta tara ra atasa atasan n dengan bawahan (Staff), antara bawahan dengan atasan serta diantara orangorang yang ada di dalam organisasi. Bentuk komunikasi yang berlangsung dinyatakan dalam 2 (Dua) bentuk komunikasi yaitu (Sudjana, 2005; 28) : Komunikasi yang bersifat lisan (Oral (Oral Communication) Communication) Komunikasi yang bersifat tertulis (Written ( Written Communication) Communication )
Kelebi Kelebihan han dan kelem kelemahan ahan masing masing-m -masin asing g bentuk bentuk komuni komunikasi kasi diatas diatas adalah sebagai berikut : 1. Komunikasi yang bersifat lisan (Oral (Oral Communication) Communication) : 1.1. Kelebihan : 1.1. .1.1. Fihak ber berkom komunikas kasi berhadap adap--hadapan muka muka sec secara ara lang langsu sung ng sehi sehing ngga ga dapa dapatt menila nilaii ting tingka katt penerimaan dan pengertian terhadap orang yang diajak bicara; 1.1.2. Dapat langsung menanyakan apa yang belum difahami; 1.1.3. Dapat mengetahui secara pasti apa yang dimaksud oleh si penyampai pesan; 1.1.4. 1.2.
Kelemahan : 1.2.1 .2.1.. Peng Pengam amat atan an kata kata-k -kat ata a yan yang g diu diuc capka apkan n kad kadan anggkadang kadang kurang kurang teliti teliti dibandi dibandingk ngkan an dengan dengan pengam pengamatan atan kata-kata yang tertulis; 1.2. .2.2. Ruang ang lingkup dariko rikom muni unikas kasi sec secara lisa isan itu terbatas dalam siatuasi dan waktu tertentu; 1.2.3.
(Written Communication) Communication) : 2. Komunikasi yang bersifat tertulis (Written Kelebihan : 2.1.1. 2.1.1. Bahwa Bahwa apa yang telah telah dilakuk dilakukan an itu didokume didokumenta ntasik sikan an secara teliti 2.1.2. Pada umumnya individu-individu alan lebih mengerti secara jel jelas apa yang ang tertulis dar daripad pada bila hany anya mendengar 2.1.3. Segala yang tertulis atau tercetak dapat diulang 2.1.4. ………………………………… 2.2. Kelemahan : 2.2.1. Pemeliharaan atau penyimpanan penyimpanan yang bersifat bersifat up to date 6
2.2.2. Usaha untuk secara cepat mendapatkan kembali dokumen itu jika diperlukan di kemudian kemudian hari 2.2.3. Dapat Dapat pula menjadi sumber perselisihan karena sistem formalitas dan legalitas (Prosedur pengaturan) 2.2.4. …………………………
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Dala Dalam m su suat atu u orga organi nisas sasi, i, komu komuni nikas kasii dala dalam m orga organi nisas sasii atau atau lemb lembag aga a tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: 1. Fungsi informatif
sistem pemros pemrosesa esan n Orga Organi nisa sasi si dapat apat dip dipanda andang ng sebag bagai su suat atu u sistem informasi (information-processing system). system). Maksudnya, Maksudnya, seluruh seluruh anggota anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih past pastii info inform rmas asii pada pada dasa dasarn rnya ya dibu dibutu tuhk hkan an oleh oleh sem semua oran orang g yang yang mempunyai mempunyai perbedaan perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. organisasi. Orang-oran Orang-orang g dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organi organisasi sasi.. Sedang Sedangkan kan karyawa karyawan n (bawah (bawahan) an) memb membutu utuhkan hkan inform informasi asi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu: 1. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu
mere mereka ka yang yang memi memili liki ki kewe kewena nang ngan an untu untuk k menge mengend ndal alika ikan n semu semua a informasi informasi yang disampaikan. disampaikan. Disamping Disamping itu mereka juga mempunyai mempunyai 7
kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (pos (posit itio ion n of auth author orit ity) y) su supa paya ya peri perinta ntahh-pe peri rint ntahn ahnya ya dila dilaksa ksana nakan kan sebagai sebagaima mana na semest semestiny inya. a. Namun Namun demiki demikian, an, sikap sikap bawaha bawahan n untuk untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: 1. Keabsahan Keabsahan pimpinan pimpinan dalam dalam penyam penyampaikan paikan perintah perintah.. 2. Kekuatan Kekuatan pimpinan pimpinan dalam memberi memberi sanksi. 3. Keper percayaan baw bawahan terhad hadap atasan san sebagai gai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi. 4. Tingkat kredi kredibilitas bilitas pesan pesan yang yang diterim diterima a bawahan. bawahan. 2. Berkait Berkaitan an dengan dengan pesan pesan atau messag message. e. Pesan-p Pesan-pesa esan n regulat regulatif if pada dasarny dasarnya a berori berorient entasi asi pada pada kerja. kerja. Artiny Artinya, a, bawaha bawahan n memb membutu utuhkan hkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 3. Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa membawa hasil sesuai sesuai dengan yang yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, ini, maka aka bany banyak ak pimpi impina nan n yang yang lebi lebih h su suka ka untu untuk k mempers persu uasi asi bawahannya daripada memberi memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar besar diband dibanding ing kalau kalau pimpin pimpinan an sering sering mempe memperli rlihat hatkan kan kekuas kekuasaan aan dan kewenangannya. 4. Fungsi Integratif Setiap Setiap organi organisasi sasi berusah berusaha a menye menyediak diakan an saluran saluran yang yang memu memungki ngkinka nkan n karyawan karyawan dapat dilaksanakan dilaksanakan tugas dan pekerjaan pekerjaan dengan dengan baik. Ada dua saluran saluran komuni komunikasi kasi forma formall seper seperti ti penerb penerbita itan n khusus khusus dalam dalam organi organisasi sasi terse tersebu butt (new (newsl slet ette ter, r, bule buleti tin) n) dan dan lapo lapora ran n kema kemaju juan an orga organi nisas sasi; i; juga juga saluran saluran komuni komunikasi kasi inform informal al sepert sepertii perbinc perbincanga angan n antarp antarprib ribadi adi selam selama a masa asa istiraha ahat kerja, pertandingan olahraga ataupun keg kegiata atan darmawisat darmawisata. a. Pelaksanaan Pelaksanaan aktivitas aktivitas ini akan menumbuhkan menumbuhkan keinginan keinginan untu untuk k berp berpar arti tisip sipasi asi yang yang lebi lebih h besar besar dalam dalam diri diri karya karyawa wan n terh terhad adap ap organisasi.
Memahami Komunikasi dalam Organisasi Gaya Gaya kom komunik unikas asii atau atau comm ommunic unicat atio ion n styl style e akan akan memberi berika kan n penget pengetahua ahuan n kepada kepada kita kita tentan tentang g bagaim bagaimana ana perilak perilaku u orangorang-ora orang ng dalam dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan 8
gagasan. gagasan. Sementara Sementara pada pengaruh pengaruh kekuasaan dalam dalam organisasi, organisasi, kita akan mengka mengkaji ji jenis-j jenis-jen enis is kekuasa kekuasaan an yang yang diguna digunakan kan oleh oleh orangorang-ora orang ng dalam dalam tataran manajeme manajemen n sewaktu sewaktu mereka mereka mencoba mencoba mempengar mempengaruhi uhi kemampua kemampuan n berk berkom omun unik ikas asii dala dalam m orga organs nsas asi, i, kita kita akan akan diaj diajak ak untu untuk k memik emikir irka kan n bagaim bagaimana ana mende mendefini finisika sikan n tujuan tujuan kita kita sehubu sehubunga ngan n dengan dengan tugas tugas dalam dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya Ko Gaya Komu muni nika kasi si (com (commu munic nicati ation on styl style) e) dide didefin finis isik ikan an seba sebaga gaii seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation). situation). Masi Masing ng-m -mas asin ing g gaya gaya kom komunik unikas asii terd terdir irii dari dari seku sekum mpula pulan n peri perila laku ku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver). Gaya Komunikasi yang akan kita pelajari adalah sebagai berikut :
1.
The Controlling style
Gaya komunikasi komunikasi yang bersifat mengendalikan mengendalikan ini, ditand ditandai ai deng dengan an adanya adan ya sat satu u keh kehend endak ak ata atau u ma maksud ksud unt untuk uk me memb mbatas atasi, i, me mema maksa ksa dan mengatur meng atur perilaku, perilaku, pikiran dan tanggapan tanggapan orang lain. Orang Orang-orang -orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap berharap pesan. Mereka Mereka tidak mempunyai mempunyai rasa ketertarikan ketertarikan dan perhatian untuk be berbagi rbagi pesan. Mereka tidak mempunyai mempunyai rasa ketertarikan ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. mereka. Para komunikator komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya. Pesa Pesann-pe pesa san n yag yag bera berasa sall dari dari kom komunik unikat ator or satu satu arah arah ini, ini, tida tidak k berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha usaha menj menjel elas askan kan kepad kepada a orang orang lain lain apa apa yang yang dila dilakuk kukan anny nya a. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam dalam bentu bentuk k kritik. kritik. Namun Namun demkia demkian, n, gaya gaya komuni komunikasi kasi yang bersif bersifat at 9
mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
2.
The Equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equal equalitaria itarian n style of com communic munication ation ini ditand ditandai ai dengan berl berlakunya akunya arus pen penyeb yebara aran n pes pesan-p an-pesa esan n ve verba rball sec secara ara lisa lisan n mau maupun pun ter tertul tulis is yan yang g bersifat dua arah (two-way (two-way traffic of communication communication). ). Dalam Dalam gaya gaya komun komunika ikasi si ini, ini, tind tindak ak komu komuni nikas kasii dila dilakuk kukan an seca secara ra terb terbuk uka. a. Arti Artiny nya, a, seti setiap ap angg anggot ota a orga organi nisa sasi si dapa dapatt mengu engung ngka kapk pkan an gaga gagasa san n atau ataupu pun n pend pendap apat at dala dalam m su suas asan ana a yang yang rile rileks ks,, sant santai ai dan dan informal. informal. Dalam suasana suasana yang demikian, demikian, memungkink memungkinkan an setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. OrangOrang-ora orang ng yang yang mengg menggunak unakan an gaya gaya komuni komunikasi kasi yang yang berma bermakna kna kesamaan kesamaan ini, adalah orang-orang orang-orang yang memiliki memiliki sikap kepedulian kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equali equalitar tarian ian style style ini ini akan akan memud emudah ahka kan n tind tindak ak kom komunik unikas asii dala dalam m organi organisasi sasi,, sebab sebab gaya gaya ini efekti efektiff dalam dalam meme memeliha lihara ra empat empatii dan kerja kerja sama, sama, khususn khususnya ya dalam dalam situas situasii untuk untuk mengam mengambil bil keputu keputusan san terhad terhadap ap suatu suatu perma permasala salahan han yang yang komple kompleks. ks. Gaya Gaya komu komuni nikas kasii ini ini pula pula yang yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi. organisasi.
3. The Stru Structu cturin ring g style style Gaya kom Gaya komuni unikasi kasi yan yang g be berst rstruk ruktur tur ini, me meman manfaat faatkan kan pe pesansan-pes pesan an verbal ver bal sec secara ara te tertu rtulis lis ma maupun upun lisa lisan n gun guna a me meman mantap tapkan kan pe perin rintah tah yan yang g harus har us di dila laksa ksana naka kan, n, pe penj njadw adwal alan an tu tuga gas s da dan n pe peke kerj rjaa aan n se sert rta a st stru rukt ktur ur orga or gani nisas sasi. i. Pe Peng ngir irim im pe pesan san (s (sen ende der) r) le lebi bih h me memb mber erii pe perh rhat atia ian n ke kepa pada da keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University , menem menemukan ukan dimens dimensii dari dari kepem kepemim impin pinan an yang yang efektif efektif,, yang yang mereka mereka beri nama Struktur Inisiasi Inisiasi atau Initiating Structure Structure.. Stogdill Stogdill dan Coons Coons menje menjelask laskan an mere mereka ka bahwa bahwa pemraka pemrakarsa rsa (initi (initiato ator) r) strukt struktur ur yang yang efisie efisien n adalah adalah orangorang-ora orang ng yang yang mampu mampu meren merencan canakan akan pesanpesan-pes pesan an verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
10
4. The Dynam Dynamic ic style style Gaya komunikasi yang dinam dinamis is ini mem memiliki iliki kece kecenderu nderungan ngan agres agresif, if, kare ka rena na pe peng ngir irim im pe pesa san n at atau au se send nder er mem emah aham amii ba bahw hwa a li ling ngku kung ngan an pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen (sal esmen atau saleswomen). Tujuan utama gaya komunikasi komunikasi yang agresif agresif ini adalah mestimul mestimulasi asi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi komunikasi ini cukup efektif digunakan digunakan dalam mengatasi mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karya karyawa wan n atau atau bawa bawaha han n memp mempuny unyai ai kem kemampu ampuan an yang yang cukup cukup untu untuk k mengatasi masalah yang kritis tersebut.
5. The Relingui Relinguishing shing style Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memb me mberi eri per perint intah, ah, me meskip skipun un pen pengir girim im pe pesan san (se (sende nder) r) me memp mpunya unyaii hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesa pesan n atau atau send sender er seda sedang ng beke bekerj rja a sam sama deng dengan an oran orangg-or oran ang g yang yang berp berpen enge geta tahu huan an luas luas,, berp berpe engal ngalam aman an,, teli teliti ti sert serta a bers bersed edia ia untu untuk k bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The With Withdra drawa wall style style Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya gaya ini untuk untuk berkom berkomuni unikasi kasi dengan dengan orang orang lain, lain, karena karena ada beber beberapa apa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini” . Pernyataan ini bermakna bahwa bahwa ia menc mencob oba a mele melepa paska skan n diri diri dari dari tang tanggu gung ng jawa jawab, b, teta tetapi pi juga juga meng mengin indi dikas kasika ikan n su suat atu u kein keingi gina nan n untu untuk k meng menghi hind ndar arii berk berkom omun unika ikasi si dengan dengan orang lain. lain. Oleh Oleh karena karena itu, gaya ini tidak tidak layak dipakai dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. ideal. 11
Sem Sementa entara ra tiga tiga gaya gaya kom komunik unikas asii lain lainny nya: a: st stru ruct ctur uring ing,, dy dyna nami mic c da dan n relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunya mempunyaii kecenderu kecenderungan ngan men menghalang ghalangii berl berlangsun angsungnya gnya interaksi yang bermanfaat
TATAP MUKA KE-5
KOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN) Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi
Peran Manajer (Pimpinan) Dalam Komunikasi Organisasi Sebagai Sebagaima mana na telah telah diketah diketahui ui dan diakui diakui bahwa bahwa keberh keberhasil asilan an suatu suatu organisasi dalam mewujudkan tercapainya tujuan organisasi secara efesien dan efektif tergantung kepada berbagai macam faktor, salah satunya yang penting dan strategis adalah komunikasi. Manaje Manajerr di dalam dalam apapun apapun organi organisasi sasi adalah adalah seseo seseoran rang g yang yang bekerj bekerja a dengan dan melalui orang lain, mengkoordinir aktifitas kerja mereka untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Peranan manajer dalam suatu organisasi itu sangatlah penting karena keberadaan manajer yaitu menjadi palang pintu atau menjadi salah satu ujung tombak dari keberhasilan dalam berorganisasi. Untuk mengorgani mengorganisir, sir, mengerahk mengerahkan an dan menggerak menggerakkan kan sekelompo sekelompok k orang (Tim (Tim)) di dalam dalam organ organis isasi asi dala dalam m rang rangka ka penc pencap apai aian an tuju tujuan an orga organi nisas sasi, i, manaje manajerr ditunt dituntut ut leade leaders rshi hip p abilit ability y and and skil skills ls yang yang dimil dimilik ikin inya ya yait yaitu u 12
kem kemamp ampuan dan ketramp ampilan untuk mempenga ngaruhi (to infl influe uenc nce e), berkomuni berkomunikasi kasi (to comm commun unic icat ate e the the mess messag age/ e/id idea ea to othe otherr peop people le)) dan mengambil keputusan (make (make a decision). decision). Di dalam dalam organi organisasi sasi,, seoran seorang g manaje manajerr (Pimp (Pimpinan inan)) setida setidakny knya a harus harus memiliki tiga kemampuan khusus yakni : Kemampuan analitis (analytical skills), yakni kemampuan untuk menilai ting ingkat kat pengalam laman dan motivasi bawaha ahan dalam alam melaksanakan tugas. Kemampuan Kemampuan untuk fleksibel fleksibel (flexibilit (flexibility y atau adaptability adaptability skills), skills), yaitu yaitu kemamp kemampuan uan untuk untuk mener menerapk apkan an gaya gaya kepem kepemimp impinan inan yang yang paling tepat berdasarkan analisa terhadap situasi. Kemamp Kem ampuan uan ber berkom komuni unikasi kasi (comm commun unic icat atio ion n skil skills ls)), yakni kemampuan untuk menjelaskan kepada bawahan tentang kebijakan, kepu keputtus usan an,, pere perenc ncan anaa aan n organ rganis isas asii dan dan pen pengorg gorgan anis isas asiian sumberdaya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. •
•
•
Konflik Dalam Organisasi Apabila dalam perjalanannya, komunikasi antara pimpinan dan bawahan tidak berlangsung efektif, demikian juga diantara bawahan dengan bawahan dari beberapa bidang/ bagian yang selevel maka justru yang timbul adalah gesekan-gesekan hingga perselisihan (Conflict (Conflict ). ).
Menur Menurut ut Rahma Rahman n Faisal Faisal mengut mengutip ip pendap pendapat at Baden Baden Eunson Eunson (Conflict Management , 20 2007 07,, diad diadap apta tasi) si),, terd terdapa apatt bera beragam gam jeni jenis s konfl konflik ik di dalam dalam organisasi : a)
Konflik vertikal yang terjadi antara tingkat hirarki, seperti antara manaj anajem emen en punc puncak ak dan dan manaj anajem emen en menen enenga gah, h, manaj anajem emen en mene menenga ngah h dan dan peny penyel elia ia,, dan peny penyel elia ia dan dan su subo bord rdin inasi asi.. Bent Bentuk uk konfli konflik k bis bisa a berupa berupa bagaim bagaimana ana menga mengalok lokasi asi sumber sumberday daya a secara secara optimu optimum, m, mende mendeskri skripsik psikan an tujuan, tujuan, pencap pencapaian aian kinerj kinerja a organis organisasi, asi, manajemen kompensasi dan karir dan semacamnya.
Konflik Horisont Horisontal, al, yang b) Konflik yang terj terjad adii di anta antara ra oran orangg-or oran ang g yang yang bekerja pada tingkat hirarki yang sama di dalam organisasi. Contoh bentuk konflik ini adalah tentang perumusan tujuan yang tidak cocok, tent tentan ang g alok alokas asii dan dan efisi fisien ensi si peng penggu guna naan an su sum mberd berday aya, a, dan dan sebagainya. c)
Konflik di antara staf lini, yang terjadi di antara orang-orang yang yang memil emilik ikii tuga tugas s berb berbed eda. a. Cont Contoh oh misal isalny nya a anta antara ra Divi Divisi si 13
pemasaran membutuhkan produk yang beragam sesuai permintaan pasar. Sementara divisi produksi hanya mampu memproduksi jumlah produk produksi si secara secara terbat terbatas as karena karena langkany langkanya a sumber sumberday daya a manusi manusia a yang yang ahli ahli dan teknol teknologi ogi yang yang tepat. tepat. Antara Antara bagian keuangan keuangan dan bagi bagian an pela pelaya yana nan, n, yang yang mana mana bagi bagian an pela pelaya yana nan n memb membut utuh uhkan kan berbaga berbagaii perlen perlengka gkapan pan dan peralat peralatan an untuk untuk memb membuat uat pelaya pelayanan nan menjad njadii nyam nyaman an teta tetapi pi bagi bagian an keua keuang ngan an sang sangat at kebe kebera rattan mengingat anggaran keuangan yang terbatas.
Konflik lik pera peran n beru d) Konf berupa pa kesa kesala lahp hpah aham aman an tent tentan ang g apa apa yang yang seha seharu rusn snya ya dike ikerjaka jakan n ole oleh sese seseor oran ang. g. Konf Konfli lik k bisa bisa terj terjad adii antark antarkary aryawa awan n karena karena tidak tidak lengkap lengkapnya nya uraian uraian peker pekerjaan jaan,, pihak pihak karyawan memiliki lebih dari seorang manajer, dan sistem koordinasi yang tidak jelas. Penyebab Konflik Di Dalam Organisasi Konflik dapat berkembang karena berbagai sebab, antara lain sebagai berikut: 1. Batasan Batasan peke pekerja rjaan an yang yang tidak tidak jelas jelas 2. Hambat Hambatan an komuni komunikasi kasi 3. Teka Tekana nan n wak waktu tu 4. Standar, Standar, peraturan peraturan dan kebijakan kebijakan yang yang tidak masuk masuk akal 5. Pertik Pertikaia aian n antar antar pribad pribadii 6. Perb Perbed edaa aan n stat status us 7. Harapa Harapan n yang yang tidak tidak terw terwujud ujud 8. Dan Dan seba sebaga gain inya ya
Pengelolaan Konflik Di Dalam Organisasi Konflik dapat dicegah atau dikelola dengan : •
•
•
Disiplin : Mem Mempert pertah ahan anka kan n disi disipl plin in dapa dapatt digu diguna naka kan n untu untuk k mengelola dan mencegah konflik. Setiap personil harus mengetahui dan memahami peraturan-peraturan yang ada dalam organisasi. Jika belum jelas, mereka harus mencari bantuan untuk memahaminya. Pertimban Pertimbangan gan Pengalaman Pengalaman dalam Tahapan Tahapan Kehidupan Kehidupan : Konfli Konflik k dapat dikelola dengan mendukung tim untuk mencapai tujuan sesuai dengan pengalaman dan tahapan hidupnya. Komunikasi : Suatu Suatu Komuni Komunikasi kasi yang yang baik baik akan menci menciptak ptakan an lingkungan yang kondusif. Suatu upaya yang dapat dilakukan manajer untuk untuk mengh menghind indari ari konflik konflik adalah adalah dengan dengan mener menerapk apkan an komuni komunikasi kasi yang efektif dalam kegiatan sehari-hari yang akhirnya dapat dijadikan sebagai satu cara hidup. 14
•
Menden Mend enga gark rkan an se seca cara ra ak akti tif f : Mende Mendenga ngark rkan an seca secara ra aktif aktif merupakan hal penting untuk mengelola konflik. Untuk memastikan bahw bahwa a pene peneri rim maan aan seti setiap ap per personi sonill dalam alam tim tim tela telah h memilik ilikii pem pemaham ahaman an yang yang bena benar, r, merek ereka a dapa dapatt merum erumus uska kan n kem kembali bali perm permasa asala laha han n para para pega pegawa waii seba sebaga gaii tand tanda a bahwa bahwa mere mereka ka tela telah h mendengarkan.
Teknik Atau Keahlian Untuk Mengelola Konflik Ada Ad a bebe bebera rapa pa pende pendekat katan an dalam dalam reso resolu lusi si konf konfli lik k yait yaitu u terga tergant ntung ung pada : 1. Konfl Konflik ik itu itu send sendir irii 2. Karakterist Karakteristik ik orang-orang orang-orang yang yang terlibat terlibat di dalamnya dalamnya 3. Keahlian Keahlian individu individu yang terlibat terlibat dalam dalam penyele penyelesaian saian konflik konflik 4. Pentingnya Pentingnya isu yang yang menim menimbulkan bulkan konflik 5. Keters Ketersed ediaan iaan waktu waktu dan dan tenag tenaga a 6. Keterb Keterbukaa ukaan n fikira fikiran n dan sikap sikap
TATAP MUKA KE-6
KOMUNIKASI DAN KOORDINASI DI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN) Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi
Kaitan Komunikasi dan Koordinasi Seba Sebaga gaim iman ana a baga bagan n pada pada mater aterii tata tatap p muka uka ke-3 ke-3 bahw bahwa a untu untuk k merea merealis lisasik asikan an kesel keseluru uruhan han fungsi fungsi-fun -fungsi gsi manaje manajeme men n yang yang ada di dalam dalam organisasi guna pencapaian tujuan yang telah ditetapkan maka komunikasi adalah salah satu faktor terpenting yang sangat menentukan kelancaran dan kesuksesan kesuksesan berjalannya berjalannya fungsi-fungsi fungsi-fungsi manajeme manajemen n tersebut. tersebut. Demikian Demikian pula halnya dengan salah satu fungsi manajemen yaitu coordination. Koordinasi diantara unit satu dengan lainnya, bagian satu dengan yang lain tidak akan 15
berjalan tanpa adanya komunikasi yang efektif diantara personil yang ada di dalam masing-masing unit ataupun bagian. Tujuan inti inti dari adanya komuni komunikasi kasi adalah titik titik temu ataupun ataupun kesamaan kesamaan pola pola pand pandan ang g meski eskipu pun n berl berlat atar ar perb perbed edaa aan n kera kerang ngka ka fiki fikir, r, buda budaya ya,, pengetahuan, pengalaman dan sebagainya diantara satu orang dengan yang lainnya lainnya.. Di dalam dalam kehidu kehidupan pan organi organisasi sasi pun demiki demikian, an, komuni komunikasi kasi efektif efektif sangat sangat diperlukan diperlukan dan sangat sangat menentu menentukan kan bagaim bagaimana ana diantara diantara satu unit ataupun bagian yang berbeda tugas, fungsi dan wewenangnya dapat saling menyesuaikan dan menemukan titik temu dalam suatu kebersamaan untuk pencapaian tujuan organisasi (common (common purpose). purpose).
Hierarki (Jenjang Organisasi) Organisasi) Istilah Istilah jenjang jenjang organi organisasi sasi merup merupakan akan terjem terjemahan ahan dari dari istila istilah h bahasa bahasa Inggris hierarchy , level of management , ataupun scalar principle (Sutarto, 1980; 158). Dimaksudkan jenjan Dimaksudkan jenjang g organ organisasi isasi (hierarki hierarki)) adalah tata hubungan formal antara atasan dan bawahan dan sebaliknya yang lahir akibat terbentuknya susunan organisasi dan posisi tangga-tangga jabatan dalam organisasi melalui sejumlah tingkatan pertanggung jawaban yang satu sama lain berhubungan erat dan jalin-menjalin (Sudjana, 2005; 37). Terkait Terkait dengan dengan susunan dari posisi posisi tersebut, tersebut, maka masing-masing masing-masing unit organisasi organisasi sesuai sesuai dengan dengan eselonnya, eselonnya, mempunyai mempunyai wewenang wewenang dan tanggung tanggung jawab tertentu tertentu yang bertautan bertautan pada jabatan jabatan yang dimaksud, dimaksud, yang tersalur tersalur melalui tangga-tangga hierarki. Sumber-sumber dari wewenang dan tanggung jawab yang melekat pada unit unit organis organisasi, asi, pada pada umumn umumnya ya atas ketent ketentuan uan-ke -keten tentua tuan n atau peratu peraturan ran yang yang berlaku berlaku secara secara forma formall dalam dalam organis organisasi. asi. Akan Akan tetapi tetapi wewe wewenan nang g dan tanggung jawab didasarkan pula atas kemampuan dan keahlian dari pimpinan serta anggota-anggota organisasi yang bersangkutan. Ketentuan-k Ketentuan-ketent etentuan uan yang terdapat terdapat dalam organisasi dan keharusan keharusan menegakkan disiplin mengharuskan anggota-anggota organisasi untuk patuh pada pola hierarki yang ada. Dalam suatu organisasi, hierarki berfungsi antara lain sebagai berikut : 1. Saluran Saluran pemb pember erian ian perin perintah tah 2. Saluran komunikasi komunikasi dari atas ke bawah bawah 3. Saluran komunikasi komunikasi dari bawah ke atas atas 4. Mengat Mengatur ur agar setiap setiap keputu keputusan san dari tiap tiap kompon komponen en organisasi organisasi keluar secara teratur dan beruntun serta tidak saling bertentangan; 5. Untuk Untuk penela penelaahan ahan bagi persoa persoalan lan-pe -perso rsoalan alan yang sudah, sudah, sedang sedang atau akan diselesaikan; 6. Sebagai Sebagai saluran saluran penge pengenda ndalia lian; n; 7. Sebagai Sebagai saluran untuk untuk penentua penentuan n batas-batas batas-batas tanggung tanggung jawab; jawab; 8. Saluran pendelegas pendelegasian ian wewenang wewenang 16
Kesera Keserasia sian n koordi koordinasi nasi dan hierar hierarki ki merup merupakan akan tugas tugas yang yang harus harus teta tetap p dise disele leng ngga gara raka kan n dan dan dibi dibina na oleh oleh pim pimpina pinan n staf staf sehi sehing ngga ga sega segala la pekerjaan staf dapat terjalin secara sinkron, tidak ada pertentangan dan tidak melanggar prinsip adanya wewenang dan tanggung jawab yang seimbang.
a. b.
Hubungan Kerja dan Koordinasi Hubung Hubungan an kerja kerja adalah adalah merup merupakan akan bentuk bentuk komun komunikasi ikasi admin administra istrasi si dalam bidang Pemerintahan. Pemerintahan. Hubungan kerja adalah merupakan kewajiban bagi bagi seti setiap ap inst instan ansi si pem pemerin erinta tah h agar agar tuga tugass-tu tuga gas s Peme Pemeri rint ntah ah dapa dapatt dilaksanakan tanp tanpa a adan adanya ya kesimpangsi kesimpangsiuran uran (duplication duplication), ), tanpa tanpa tumpan tumpang g tindih (overlapping (overlapping)) dan kekaburan (doubleurs (doubleurs)) (Sudjana, 2005; p.33). Hubungan kerja dapat dibagi atas : Hubungan kerja intern Hubungan kerja ekstern A. Hubungan Hubungan kerja kerja intern intern dapat dapat dibagi dibagi atas atas : a.1. Hubungan kerja vertical a.2. Hubungan kerja horizontal a.3. Hubungan kerja diagonal Hubungan Hubun gan kerja verti vertical cal ialah ialah hubung hubungan an kerja kerja antara antara pimpin pimpinan an dan bawahan dalam suatu unit kerja. Misalnya : Direktur Jenderal dengan Direktur, Sekretaris Jenderal dengan Kepala-kepala Biro, Bupati/Walikota (cq. Sekretaris Daerah) dengan Kepala-kepala Dinas dan sebebaginya. Hubung Hub ungan an ker kerja ja hor horizo izonta ntall adal adalah ah hubu hubung ngan an kerj kerja a antar antara a peja pejabat bat-pejabat atau unit/bagian dalam tingkat (Level) sama dalam suatu organisasi. Misaln Misalnya ya Direkt Direktur ur Jender Jenderal al dengan dengan Sekre Sekretar taris is Jender Jenderal, al, Sekre Sekretar taris is Jender Jenderal al dengan dengan Inspek Inspektur tur Jender Jenderal, al, dianta diantara ra KepalaKepala-kep kepala ala Dinas, Dinas, diantar diantara a kepala kepala bagian dengan kepala bagian yang lain dan sebagainya. Hubungan kerja diagonal adalah hubungan kerja antara pejabat-pejabat atau unit-un unit-unit it yang yang berbed berbeda a tingka tingkatan tannya nya (Leve (Levelny lnya) a) dan berlain berlainan an tugas, tugas, fung fungsi si dan kewe kewena nang ngan anny nya a teta tetapi pi seca secara ra fungs fungsio iona nall ada ada hubu hubung ngann annya ya.. Misalnya Biro Kepegawaian pada Sekretariat Jenderal dengan Kepala Bagian Kepegawaian pada Sekretaris Direktorat Jenderal dalam suatu Departemen. Contoh dapat dilihat pada bagan di bawah ini :
Bagan Hubungan Kerja Diagonal
17
B. Hubungan kerja ekstern : ialah hubungan kerja antara satuan-satuan organ ganisasi sasi (Depar partemen-de -departemen/Lem Lembaga Pemerintah Non Departemen/Dinas-dinas) yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja di dalam pelaksanaan pelaksanaan tugas Pemerintahan. Pemerintahan. Diantaranya Diantaranya dapat dicontohkan dicontohkan sebagai berikut : Pere Perenc ncan anaa aan n angg anggar aran an dipe diperl rluk ukan an hubu hubung ngan an kerj kerja a oleh oleh Departem Departemen-dep en-departem artemen en dan LPND lainnya dengan dengan Bappenas Bappenas dan Departemen Keuangan c.q. Direktorat Jenderal Anggaran; Kepegawaian Kepegawaian,, diperlukan diperlukan hubungan hubungan kerja oleh instansi-inst instansi-instansi ansi pemerintah dengan Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) sekarang BKN; Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) PNS diperlukan hubungan kerja dengan dengan instansi instansi pemerintah pemerintah lainnya seperti seperti Lembaga Lembaga Administra Administrasi si Negara (LAN). Peneli Penelitia tian n dan Pengem Pengemban bangan gan (Litba (Litbang) ng) Depar Departem temen en dengan dengan LPND seperti LIPI. Dan sebagainya. •
•
•
•
•
Hubungan kerja eksternal dibagi atas 3 (tiga) pula yaitu : b.1. Hubungan kerja vertical b.2. Hubungan kerja horizontal b.3. Hubungan kerja diagonal Hubungan kerja horizontal adalah hubungan kerja antara satuan-satuan organ ganisasi sasi (Depar partemen-de -departemen/Lem Lembaga Pemerintah Non Departemen/Dinas-dinas) dalam tingkat (Level) yang sama, yang mana secara fung fungsi sion onal al mempu empuny nyai ai hubu hubung ngan an kerj kerja a di dala dalam m pela pelaks ksan anaa aan n tuga tugas s Pemerint Pemerintahan. ahan. Contoh Contoh : Departem Departemen en Dalam Negeri (sekarang (sekarang Kemente Kementerian rian Dala Dalam m Nege Negeri ri)) deng dengan an Depa Depart rtem emen en Pend Pendidi idikan kan Nasio Nasiona nall terk terkait ait urusa urusan n pendidikan kedinasan. Hubu Hu bung ngan an ke kerj rja a di diag agon onal al hubu hubung ngan an kerj kerja a anta antara ra satua satuann-sat satua uan n organisasi yang berbeda tingkatannya (Levelnya) dan berlainan tugas, fungsi dan kewena kewenanga nganny nnya a tetapi tetapi secara secara fungsio fungsional nal ada hubung hubunganny annya. a. Contoh Contoh : Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN) dengan Departemen Pendidikan Nasional c.q. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti).
TATAP MUKA KE-7
KOMUNIKASI DAN KOORDINASI DI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN) Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi
18
1.
2.
Pengertian Koordinasi Terdapat Terdapat beberapa beberapa pengertian pengertian koordinasi koordinasi yang telah dikemukakan dikemukakan pakar organisasi dan manajemen, antara lain : James D. Mooney : “ the orderly arrangement of group effort, to provide unity of action in the pursuit of a common purpose “ (Principle (Principles s of Organizatio Organization, n, 1947) Leonard D. White : “ Coordination is the adjustment of the parts to each other, and of the movement and operation of parts in time so that each can make its maximum contribution to the product of the whole “ (Introduction to the Study of Administration, 1957). 3. Tjahjo Suprajogo : “ Koordinasi adalah suatu kesatuan tindakan bagaimana satu unit (Bagian) yang satu dengan yang lainnya yang berbeda-beda tugas, fungsi dan wewenangnya untuk menemukan cara pandang dan pola gera ge rak k ya yang ng sam sama a da dalam lam hu hubu bung ngan an ke kebe bers rsam amaan aan da dalam lam ra rang ngka ka mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan “ (Materi Kuliah : Komunikasi dan Koordinasi Pemerintahan, IPDN, 2010) Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan dari usaha bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan bersama pula (Sudja (Sudjana, na, 20 2005 05;; 35). 35). Koordi Koordinasi nasi adalah adalah suatu suatu proses proses yang yang menga mengatur tur agar pembagian kerja dari berbagai orang atau kelompok dapat tersusun menjadi suatu kebulatan yang terintegrasi dengan cara yang seefisien mungkin. Koordi Koordinasi nasi diperl diperlukan ukan dalam dalam pelaksa pelaksanaa naan n tugas tugas kepem kepemimp impina inan n staf staf sebagai salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi, untuk mengoreksi atu menguji kebaikan rencan atau tindakan yang diambil oleh staf, antar staf atau antara staf dengan komponen lain yang tersangkut atau akan tersangkut dalam pelaksanaan rencana yang telah disusun. Koor Koordi dinas nasii dipe diperl rluka ukan n tida tidak k saja saja sebag sebagai ai alat alat untu untuk k meny menyusu usun n dan dan menetapkan rencan dan tindakan apa yang harus dijalankan dan bagaimana cara cara menj menjala alanka nkann nnya ya.. Akan Akan tetap tetapii juga juga untu untuk k meng mengaw awasi asi agar agar tind tindaka akan n tersebut benar-benar dijalankan dengan tepat.
Alasan Perlunya Koordinasi Terdapat Terdapat beberapa beberapa alasan mengapa mengapa diperlukan diperlukan adanya koordinasi koordinasi di dalam organisasi antara lain adalah : 1. Bahwa kompleksitas kegiatan yang terdapat di dalam organisasi menuntut adanya pembagian kerja (Division (Division of Work ) yang masingmasing memiliki tugas, fungsi, dan wewenang yang berbeda. Agar tiap-t tiap-tiap iap unit unit di dalam dalam organis organisasi asi bis bisa a secara secara bersam bersama-s a-sam ama a dan salin saling g sine sinerg rgii menu menuju ju penc pencap apaia aian n tuju tujuan an bers bersam ama a maka maka perl perlu u koordinasi; 19
2. Bahw Bahwa a tiap tiap-t -tia iap p unit unit/b /bag agia ian n adal adalah ah memil emilik ikii pera peran n pent pentin ing g masi masing ng-m -mas asin ing, g, agar agar jang jangan an sampa sampaii seti setiap ap unit unit/b /bagi agian an beke bekerj rja a sendiri-se sendiri-sendiri ndiri sehingga sehingga berdampak berdampak tidak tercapainy tercapainya a pencapaian pencapaian tujuan bersama; Bahwa tiap-t tiap-tiap iap unit/b unit/bagi agian an adalah adalah memi memiliki liki tugas, tugas, fungsi, fungsi, dan 3. Bahwa wewenan nang yang ang berbeda satu atu dengan yang lai lainnya tetapi memerlukan saling hubungan dan membutuhkan antar unit/bagian yang berbeda tersebut; 4. ……………… ……………………… ……………… …………… …………. ……...
Tujuan Koordinasi Koordinasi ditujukan antara lain kepada : a. Pence Pencegaha gahan n konflik konflik dan kontra kontradik diksi si b. Pencegahan Pencegahan persaingan persaingan yang tidak sehat c. Penc Penceg egah ahan an pembo pemboro rosan san d. Pencegahan Pencegahan kekosongan kekosongan ruang dan waktu e. Pencegahan Pencegahan terjad terjadinya inya perbedaa perbedaan n pendekatan pendekatan dan pelaksanaa pelaksanaan n Manfaat Adanya Koordinasi Terdapat Terdapat beberapa manfaat manfaat apabila di dalam organisasi telah telah dilakukan koordinasi, antara lain sebagai berikut (Sutarto, 1980; 128) : Dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antara satuan1. satuan satuan orga organi nisa sasi si atau atau anta antara ra para para pejab pejabat at yang yang ada di dalam dalam organisasi; 2. Dapa Dapatt dihi dihind ndar arkan kan pera perasaa saan n atau atau suatu suatu pend pendap apat at bahw bahwa a satua satuan n organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting; 3. Dapa Dapatt dihi dihind ndark arkan an kemu kemung ngki kinan nan timb timbul ulny nya a pert perten enta tang ngan an antar antar satuan organisasi atau antar pejabat; 4. Dapat dihindarkan dihindarkan timbulnya timbulnya rebutan rebutan fasilitas; fasilitas; 5. Dapa Dapatt dihi dihind ndar arka kan n terj terjad adin inya ya peri perist stiw iwa a waktu aktu menun enungg ggu u yang yang memakan waktu yang lama; 6. Dapat dihindarkan dihindarkan kemungkina kemungkinan n terjadinya terjadinya kekembaran kekembaran pengerjaan pengerjaan terh terhada adap p sesu sesuat atu u akti aktivi vita tas s oleh oleh satua satuann-sa satu tuan an orga organi nisas sasii atau atau kekembaran pengerjaaan terhadap tugas oleh para pejabat; 7. Dapat Dapat dihind dihindarka arkan n kemung kemungkina kinan n terjad terjadiny inya a kekoso kekosongan ngan penger pengerjaan jaan terh terhad adap ap su suat atu u akti aktivi vita tas s oleh oleh satu satuan an-s -sat atua uan n orga organi nisa sasi si atau atau kekosongan pengerjaan terhadap tugas oleh para pejabat; 8. Dapat Dapat ditum ditumbuh buhkan kan kesadar kesadaran an dianta diantara ra para para pejabat pejabat untuk untuk saling saling bantu satu sama lain terutama diantara pejabat yang ada di dalam satuan organisasi yang sama; Dapat ditum ditumbuh buhkan kan kesadar kesadaran an dianta diantara ra para para pejabat pejabat untuk untuk saling saling 9. Dapat memb member erit itahu ahu masal masalah ah yang yang diha dihadap dapii bers bersam ama a sehi sehing ngga ga dapat dapat dihi dihind ndar arka kan n kem kemungk ungkin inan an terj terjad adin inya ya keba kebaik ikan an bagi bagi diri diriny nya, a, kesal kesalam amat atan an bagi bagi diri diriny nya a atas atas keru kerugi gian an atau atau keja kejatu tuhan han sesam sesama a pejabat lainnya; 10.. 10 Dapa Dapatt dijam dijamin in ada adany nya a kesat kesatua uan n lang langkah kah anta antarr para para peja pejaba bat; t; 20
11.. 11 Dapa Dapatt dij dijam amin in ada adany nya a kesat kesatua uan n tin tindak dakan an antar antar pejab pejabat at ; 12. Dapat dijamin kesatuan sikap antar pejabat; 13.. 13 Dapa Dapatt dijam dijamin in ada adany nya a kesat kesatua uan n kebi kebijak jakan an ant antar ar pej pejab abat at;;
Indikator Terjadinya Kekosongan/Kurangnya Kekosongan/Kurangnya Koordinasi Terdapat Terdapat beberapa beberapa indikator indikator yang dapat menunjukkan menunjukkan gejala-geja gejala-gejala la kekosongan atau kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi : a. Petug Petugas as atau satuan-s satuan-satu atuan an organi organisasi sasi bertengk bertengkar ar menun menuntut tut suatu suatu bidang bidang kerja kerja atau atau wewe wewenang nang yang yang masin masing-m g-masin asing g mengan menganggap ggap termasuk di dalam ruang lingkup tugasnya. Dalam hal ini sering lalu terj terjadi adi keke kekemb mbar aran an dalam dalam pela pelaksa ksana naan an su suat atu u peke pekerj rjaan aan yang yang memboroskan tenaga, waktu dan sumber s umber daya (material); b. Petugas Petugas atau satuan-satua satuan-satuan n organisasi organisasi saling melemp melemparkan arkan sesuatu sesuatu tanggu tanggung ng jawab jawab kepada kepada fihak fihak lain lain karena karena masing masing-m -masin asing g merasa merasa bahwa sesuatu pekerjaan tidak termasuk di dalam ruang lingkupnya. Pengingkaran tanggung jawab biasanya mengakibatkan kekosongan tindakan yang semestinya dijalankan; c. Penc Pencap apai aian an tuju tujuan an orga organi nisa sasi si tidak tidak berj berjal alan an seca secara ra lance lancerr karen karena a suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak serba ragu ragu dan dan pelak pelaksan sanaan aan peke pekerj rjaan aan-- peke pekerj rjaan aan serb serba a salah salah,, sali saling ng ber berbent bentu uran ran atau atau bahk bahkan an hasi hasill peke pekerj rjaa aan n yang yang satu satu seri sering ng dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari. Gambaran Gambaran pentingnya pentingnya koordinasi koordinasi diantara diantara masing-m masing-masing asing unit/bagian unit/bagian yang yang berjala berjalan n dan bekerja bekerja sendir sendiri-se i-sendi ndiri ri dapat dapat dinyat dinyatakan akan secara secara bagan bagan sebagai berikut : THE GOALS OF ORGANIZATION
S P E C I A L I Z A T I O N
Unit Unit
Unit Unit
Unit Unit
Unit
Unit
21
Unit
ORGANIZATION Sumber : Catheryn S.Hudson, Organization and Management Theory and Practice, Washington, Washington, D.C., The American University Press, 1957, p. 6 dengan sedikit modifikasi Tjahjo Suprajogo (2010)
Pencapaian tujuan secara keseluruhan organisasi dapat digambarkan sebagai berikut : THE GOALS OF ORGANIZATION
COMMUNICATION
COORDINATION
COORDINATION COORDINATION COMMUNICATION
ORGANIZATION
Sumber : Catheryn S.Hudson, Organization and Management Theory and Practice, Washington, D.C., The American American University Press, Press, 1957, p. 8, 8, dengan sedikit sedikit modifikasi modifikasi Tjahjo Suprajogo Suprajogo (2010)
Tata cara yang lazim dipergunakan dipergunakan oleh pimpinan pimpinan untuk menjamin menjamin bahwa suatu rencana dan tindakan telah terkoordinasi adalah sebagai berikut (Sudjana, 2005; 36) : 1. Melaku lakuka kan n rap rapat at de dengan gan para para peja pejab bat te terkait kait;; Melakukan br brief iefing ing sta staf f untuk untuk membe memberit ritahu ahukan kan kebija kebijakan kan 2. pimpinan kepada staf, yang dalam waktu sesingkat mungkin harus diketahui dan mendapat perumusan;
22
3. Rapa Rapatt staf staf unt untuk uk men menga gada daka kan n peng pengec ecek ekan an ter terha hada dap p kegi kegiat atan an yang yang telah telah dan sedang sedang dilaksa dilaksanak nakan an oleh oleh staf staf serta serta mengad mengadakan akan integrasi dari pokok-pokok hasil pekerjaan staf; 4. Mengumpulkan laporan-laporan mengenai pelaksanaan keputusan pimpinan organisasi; 5. Meng Mengad adak akan an kunj kunjun unga gan n sert serta a inspe inspeks ksii meng mengen enai ai pela pelaks ksan anaa aan n keputusan pimpinan organisasi serta memberikan petunjuk-petunjuk sesuai dengan pedoman atau ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan organisasi; Pemelihara araan hubung ungan dalam alam berbag bagi bentuk demi 6. menin meningkat gkatnya nya keser keserasi asian an kerja kerja dengan dengan mengad mengadakan akan pertem pertemuan uan informal antara pejabat atupun para staf; 7. Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan, demikian pula kepada para staf (Sutarto, 1980; 134) 8. Menyebar barkan kar kartu kepada para ara pej pejaba abat maupun staf staf yang ang diperlukan; 9. Meng Mengan angk gkat at koo koord rdin inat ator or dar darii suat suatu u kegi kegiat atan an/p /pek eke erjaa rjaan; n; 10.. Memb 10 Membua uatt buku buku pedom pedoman an orga organi nisas sasi, i, buku buku pedo pedoma man n tata tata kerja kerja dan buku kumpulan peraturan; 11. Selalu alu ber berkoo koordinasi bai baik sec secara langsung ung maup aupun tidak langsung langsung melalui melalui berbagai berbagai media media elektronik elektronik termasuk termasuk HP maupun maupun internet; 12. Membuat buat tand anda-tan -tand da, simbol-sim -simb bol, kode, dan bahk ahkan menyanyi bersama 13. …………………………………..
MACAM/JENIS-JENIS KOORDINASI Seca Secara ra teor teoriti itik k koor koordi dina nasi si dapa dapatt ditin ditinjau jau dari dari sisi sisi ling lingku kup p dan dan arah arah jalurnya jalurnya adalah adalah sebagai sebagai berikut berikut (Sudjana (Sudjana,, 2005; 2005; 39) 39) : a. Menurut Lingkupnya : 1.Koor 1.Koordin dinasi asi Intern Intern yaitu yaitu koordina koordinasi si antar pejabat pejabat atau antar antar unit unit di dalam suatu organisasi; 2.Ko 2.Koor ordin dinasi asi ekst ekster ern n yait yaitu u koor koordi dinas nasii anta antarr pejab pejabat at dari dari berb berbag agai ai organisasi atau antar organisasi b. Menurut Arahnya : 1. Koordinasi Koordinasi Horizontal Horizontal yaitu yaitu koordinasi koordinasi antar antar pejabat pejabat atau antar unit unit yang memp mempuny unyai ai hiera hierarki rki yang yang sama sama dalam dalam suatu suatu orga organi nisas sasi, i, dan anta antarr pejabat dari organisasi-organisasi yang sederajat atau antar organisasi yang setingkat; 2. Koordinasi Koordinasi Vertikal Vertikal yaitu yaitu koordinasi koordinasi antara pejabat-pe pejabat-pejabat jabat dan unit-unit unit-unit ting tingka katt baw bawah oleh oleh peja pejaba batt atas atasan anny nya a atau atau unit unit ting tingka katt atsn atsnya ya lang langsu sung ng,, juga juga caba cabang ng-c -cab aban ang g su suat atu u orga organi nisa sasi si oleh oleh orga organi nisa sasi si induknya; 23
3. Koor Koordi dina nasi si Diag Diagon onal al yait yaitu u koor koordi dina nasi si anta antarr peja pejaba batt atau atau unit unit yang yang berbeda fungsi dan berbeda tingkatan hierarkinya; 4. Koordi Koordinasi nasi Fungsion Fungsional al adalah adalah koordina koordinasi si antar antar pejabat pejabat,, antar antar unit atau anta antarr orga organi nisa sasi si dida didasa sark rkan an atas atas kesa kesam maan aan fung fungsi si atau atau kare karena na koordinatornya mempunyai fungsi tertentu c. Menurut Peraturan Pemerintah : 1. Koor Koordi dina nasi si Fung Fungsi sio onal nal yaitu aitu ant antara ara dua atau atau lebi lebih h inst instan ansi si yang yang mempunyai program yang berkaitan erat; 2. Koor Koordi dina nasi si Inst Instan ansi sio onal, nal, yaitu aitu terh terhad adap ap bebe beberrapa apa inst instan ansi si yang ang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan; 3. Koordinasi Terr Terriitorial rial adal dalah terhadap dua dua atau atau lebih wilayah dengan program tertentu.
TATAP MUKA KE 9 DAN 10 : MENCARI DAN MENDISKUSIKAN CONTOH-CONTOH EMPIRIK PRAKTEK KOORDINASI PEMERINTAHAN DI LAPANGAN PENYEBAB-PENYEBAB a. Faktor kepemimpinan b. Ego Ego sek sekto tora rall
KEBIJAKAN
BERBAGAI MASALAH DAN KENDALA SERTA TANTANGAN KOORDINASI PEMERINTAHAN
IMPLEMENTAS I
Ekstern/antar organisasi
Intern organisasi
TATAP MUKA KE 11 MACAM/JENIS-JENIS HUBUNGAN POLA KERJA DAN KOORDINASI DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
24
TATAP MUKA KE-12 PERATURAN PERUNDANGAN-UNDANGAN YANG YANG MENGA MENGATUR TUR KOORDIN KOORDINASI ASI ANTAR ANTAR SUSUN SUSUNAN AN PEME PEMERINT RINTAHA AHAN N PERSPEKTIF NORMATIF DAN EMPIRIK TATAP MUKA KE-13 (Lihat kaitannya dengan materi Tatap Muka Ke-6 dan Ke-7) A.Prosedur Kerja, Sistem Kerja, Tata Kerja 1. Pros Prosed edur ur Kerj Kerja a Prosedur berkaitan dengan seri langkah yang bertahap dan satu sama lain yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur bersifat deskriptif karena membantu membantu pelaksanaan pelaksanaan koordinasi koordinasi dengan dengan jalan menyediakan menyediakan petunjuk untuk tindakan para karyawan pada situasi yang y ang berulang-ulang muncul. Dipandang dari sudut ini, prosedur dianggap sebagai reaksi rutin atau yang dipr diprog ogra ramk mkan an terh terhad adap ap situ situas asii-si situ tuas asii prob proble lem m yang yang bers bersif ifat at umum umum dan dan terstruktur. Pada organisasi-organisasi public dan bisnis tipe reaksi organisatoris yan yang demi demiki kia an dis disebu ebut “p “pro rose sed dur oper operas asii stan stand dar” ar” ( Standa Standarr Operati Operating ng Prosedures=SOP) Melalui Melalui prosed prosedur ur demiki demikian an maka maka anggot anggota a organi organisas sasii memper memperole oleh h jamina jaminan n tertentu bahwa pihak lain akan berperilaku dengan cara yang dapat diramalkan sehubungan dengan tanggapan jawaban mereka. Prosedur merupakan rangkaian tata kerja yang mencakup tehnik, peralatan, formul formulir ir dan inform informasi asi yang yang diperl diperlaku akukan kan.. Prosed Prosedur ur dapat dapat dicipt diciptaka akan n untuk untuk menjamin kerjasama antar unit di dalam suatu organisasi maupun antara instansi dalam suatu proyek atau ata u pelaksanaan tugas pemerintahan tertentu. Dengan Dengan dicipta diciptakan kannny nnya a perose perosedu durr maka maka akan akan jelas jelas bagi bagi tiap pihak pihak yang yang menjadi tugasnya, jangka waktu penyelesaian serta arahan kegiatannya. Dengan bantua bantuan n suatu suatu prosed prosedur ur yang yang tepat tepat maka tiap pekerj pekerjaan aan dapat dapat dis disele elesai saikan kan dengan cukup efesien. Kerjasama akan lebih menjadi produkif pula. Efesiensi ini akan dapat dicapai karena prosedur yang dianggap tepat adalah prosedur yang telah telah dicipt diciptaka akan n melalu melaluii suatu suatu analis analisis is sehing sehingga ga langka langkah h langka langkahn hnya ya cukup cukup sederhana, tidak terjadi duplikasi, sehingga biaya juga dapat dihemat. 2. Sist Sistem em Ker Kerja ja Prosedur tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan system dan metoda, karena system merupakan rangkaian dari prosedur-prosedur, dan prosedur merupakan rangkaian daripada metoda-metoda. Sistem kearsipan dari suatu kantor umpanya akan terdiri dari prosedur-prosedur prosedur-prosedur : Penciptaan naskah-naskah dan formulir-formulir, 25
Pemilihan dan pemeriksaan (sortir) surat masuk dan keluar, serta pengelolaan naskah, Penc Pencat atat atan an dan dan peny penyam ampa paia ian n nask naskah ah/s /sur urat at masu masuk k dan dan kelu keluar ar sert serta a penyimpanan naskah dan pertinggal naskah keluar, Pengelolaan naskah masuk dan pertinggal naskah keluar, Penelitian dan pemisahan arsip (retensi), nama yang harus tetap disimpan di lemari (file) aktif/dinamis, Pemindahan arsip, Penghapusan arsip,
3. Tata Cara Cara atau atau Metod Metoda a Kerja Kerja Untuk Prosedur di atas perlu ada tata kerja atau metoda penanganan tertentu dan petuga petugas s petugas petugas tertent tertentu u yang yang bekerja bekerja secara secara terorga terorgani nisas sasii agar agar tujuan tujuan system kearsipannya, kearsipannya, penyajian penyajian dan penyimpana penyimpanan n informasi informasi dengan tepat dan cepat akan dilaksanakan. Posedur pencatatan dan penyampaian naskah masuk kepada pengelola akan merupakan rangkaian tata kerja atau metode metode sebagai berikut : Menerima naskah dari penarah dan pengindeks, Menyamp mpai aika kan n tiga tiga lemba lembarr kartu kartu kenda kendali, li, dan memas memasan ang g kerta kertas s kert kertas as Menya karbonya, Pegang naskah dengan tangan kiri, Tangan kanan kanan siap siap dengan dengan alat tulis tulis bertin bertinta ta hitam, hitam, Tangan Baca naskah, paling atas sebelah sebelah kiri pada kartu kendali, kendali, lalu Tulis kode indeks pada kolo paling coret huruf K bila yang dicatat dicat at adalah surat masuk, k artu kendali, Lalu tuliskan semua informasiseperti instruksi pada kolom0kolom kartu Tulisan harus rapi, jelas dengan dengan kecepatan kecepatan 5 menit untuk setiap kartu, atau Tulisan setiap naskah, Setiap selesai serahkan kepada pengantar, naskah dan kartu lembaran pertama dan kedua, Lembaran ketiga simpan pada kotak file, Metode berhubungan dengan cara/teknologi dengan apa aktivitas atau tugas tertentu dilaksanakan. dilaksanakan. Metoda juga di pengaruhi pengaruhi oleh prosedurprosedur-prose prosedur dur yang menunjukkan langkah-langkah sebagai bagian dari prosedur. Kita mengenal istilah metoda standar ialah sebuah metode atau cara kerja yang telah direncanakan secara sistematis dan merupakan pola peilaku umum, yang diterima oleh pihak manajemen sebagai upaya mencari efesiensi pelaksanaan tuhas. Standarisas Standarisasii dan spesialisa spesialisasi si kondisi-ko kondisi-kondisi ndisi kerja dan metode melaksanaka melaksanaka suatu pekerjaan sebagai cara untuk meningkatkan produktifitas. Dewasa ini terlihat gejala bahwa penerapan metode yang di standarisasi telah beralih beralih dari deretan deretan produk produksi si hingga hingga mencak mencakup up hampis hampis semua semua aspek aspek sesuau sesuau organisasi. 4. Mekanisme Hubungan Produser Kerja Sistem Kerja dan Tata Kerja Prosedur kerja dengan tehnik-tehnik pelaksanaannya memerlukan ketegasan mengenai siapa pelaksanaannya. Karena prosedur biasanya mempunyai tahapantahapan kerja, maka tiap tahapan ini jelas siapa penanggung jawabnya. Demikian 26
juga tentang tentang keseluruhan keseluruhan prosedur prosedur harus ada yang menjaga menjaga dan mempertaggung mempertaggung jawabkanny jawabkannya. a. Penanggung Penanggung jawab keseluruhan keseluruhan prosedur prosedur ini akan bergantung bergantung pada apa yang menjadi sasaran prosedurnya, dan penanggung jawab dari sasaran itu adalah yang seharusnya bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedu. Bahkan yang menciptakan prosedur tersebut. Dengan kata lain, dalam suatu organisasi, demi emikia kian juga dalam hubungannya deng engan kete eterlib libatan beba ebarapa organisasi/instansi, maka pemegang suatu fungsi di bidang itulah yang seharusnya menj menjad adii pena penang nggu gung ng jawa jawab b utam utaman an.. Iala Ialah h yang yang seh seharu arusnya snya memp mempun unya yaii kewe kewena nang ngan an koor koordi dina nasi si atas atas nama nama pucu pucuk k pimp pimpin inan anny nya a atau atau atas atas nama nama organisasinya. Sebaga Sebagaii contoh contoh dapat dapat diguna digunakan kan bagaim bagaiman ana a suatu suatu produk produk produ produksi ksi dapat dapat diciptakan dan dipasarkan. Memilih apa yang mau diproduksi tentunya juga harus dida didasa sark rkan an pada pada pene peneli liti tian an pasa pasar, r, atau atau kebu kebutu tuha han n kons konsum umen en,, sehi sehing ngga ga pemasarannya kelak tidak menghadapi kesulitan. Penanggung jawab dari proses ini dalam pemimpin perusahaan yang bersangkutan. Berdasakan proses tadi pemimpin perusahaan akan mencipakan rangkaian dari pada prosedur-prosedur perencanaan, pemeriksaan kualitas, produksi, pemasaran, penyediaan bahan, penyediaan pegawai dan penataan riwayat transaksinya serta pelayan pelayanan an kantor kantornya nya untuk untuk mengad mengadaka akan n komuni komunikas kasii dan dan korespo koresponde ndensi nsi.. Keseluruhan prosedur ini dinamakan system perusahaan produksi. Didalam setiap prosedur tadi (bagian dari sistem) akan di buat pula rangkaian tata kerja – tata kerja atau metoda-metoda. Setiap tata kerja inilah yang akan menjadi tanggung jawab pemegang pemegang fungsi. fungsi. Dengan kata lain, penanggun penanggung g jawab prosedurt prosedurterten ertentu. tu. Fungsi ini sekarang tinggal dicairkan kelompok orang yang menanganinya yang dipimpin oleh seorang yang disebutpimpinan kelompok atau manajer. Terciptalah kemudian unit-unti kerja tertentu dengan manajer-manajernya. Misalnya ada unit produksi, dengan Kepala Bagian Pemasarannya. Unit produksi akan bertangung jawab melaksanakan melaksanakan prosedur prosedur produksi produksi dan tata kerja pemasaran pemasaran.. Unit peroduksi peroduksi akan akan berg bergan antu tung ng jawa jawab b mela melaks ksan anak akan an pros prosed edu ur prod produk uksi si dan dan tata tata kerj kerja a pemasar pemasaran. an. Demiki Demikian an juga juga bagian bagian tiap prosed prosedur ur dan tata kerja lainnya lainnya akan dibentuk dibentuk unit-unitn unit-unitnya. ya. Setelah unti-unti terbentuk, terbentuk, maka tersusunla tersusunlah h organisasi organisasi perusahaan produksi dan pemasaran suatu barang tertentu. Bila organisasi telah terbentuk dengan adanya pengisian tiap unit dengan orang orang orang yang yang diperlu diperlukan kan,, tingga tinggalah lah tugas tugas pemimp pemimpin in harus harus perusah perusahaan aan untuk untuk mengerakkan orang orang malaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur dan tata kerja yang telah ditetapkan, dengan menyediakan semua fasilitasnya yang berupa sumber-sumber. Disamping itu pemimpin harus menjaga agar tidak ada hamb hambata atan n hamb hambat atan an pada pada seti setiap ap unit unit melal melalui ui komu komuni nika kasi si dan dan salin saling g tuka tukarr informasi sehingga unit melalui komunikasi dan saling tukar informasi sehingga unti yang satu akan menjunjung unti lainnya. Adanya kesatuan arah (memproduksi dan memasarkan barang untuk memperoleh laba ), adanya keseimbangan dalam beban tugas, serta adanya waktu penyelesain yang tepat t epat dari setiap prosedur atau adanya “timing” yang serasi, menunjukan bahwa setiap kegiatan organisasi itu terkoordinasikan. Koordinas antara fungsi atau antar unit di dalam organisasi inilah yang harus dijaga dan diciptakan oleh setiap pemimpin organisasi. Tugas setiap pemimpin pemimpin unit (Kepala Bidang Bidang atau Kepala Bagian) Bagian) adalah koordinasikan pelaksanaan tata kerja- tata kerja dalam unitnya masing-masing. Pemimpin Pemimpin unit inilah yang akan membagi membagi pekerjaan pekerjaan hinga hinga jelas pula siapa yang harus melakukan melakukan apa apa dan bagai mana mana hubunanya hubunanya dengan dengan kerabat kerabat kerjanya kerjanya , 27
deng dengan an jela jelas s urut urutan an dan dan kese kesera rasi sian an wakt waktun unya ya , deng dengan an memp memper erh hatik atika a pertimbangan tugas dalam mencapai sasaran unitnya . Prosedur dan tata kerja bagi suatu proyek akan memperjelas unit–unit mana yang harus terlibat dI dalam suatu organisasi atau organisasi-organisasi (instansiinstansi) mana yang perlu bekerjasama.jadi suatu prosedur pada akhirnya akan menentukan struktur badan kerjasama antara organisasi. Bagi suatu kerj sama anta antara ra insta instans nsi, i, peme pemega gang ng kewen kewenan anga gan n fung fungsi sion onal al di bida bidang ng itulah itulah yang yang seharusnya menjadi coordinator. Wala Walaup upun un pros prosed edur ur telah telah dici dicipt ptak akan an dan dan Oran Orangg-or oran ang g atau atau organ organis isas asiiorganisasi yang akan malaksanakan nya telah ditetapkan, namun kesulitan dalam melaksanakan mungkin saja terjadi kesulitan ini akan berbagi ragam penyebabnya. Dilihat dari segi teknis mungkin perencanaan dan prosedur peleksanaanya yang kurang sempurna, atau mungkin pula monitoring dan pengawasannya yang kurang tepat. tepat. Bukan Bukan tak mungki mungkin n pengor pengorgan ganisa isasia siann nnya ya sendir sendirii yang yang kurang kurang matang matang.. Dilihat dari segi kemanusiaan, mungkin sifat dan sikap pelaksanaanya yang belum menunjang atau belum siap melaksanakan apa-apa yang telah digarisk digariskan. an.
B.Pendekatan untuk memantapkan memantapkan Koordinasi Pemerintahan 1. Meneruskan Meneruskan usaha-u usaha-usaha saha yang telah telah dirintis dirintis oleh Lembaga Lembaga Admistrasi Admistrasi Negara Negara khususnya khususnya tentang (1) perumusan perumusan tugas pokok pemerintah pemerintahan an baik ditingkat ditingkat pusat pusat maupun maupun di tingka tingkatt Daerah Daerah (antar (antar sus susun unan an pemeri pemerinta ntahan han 22/1999 22/1999 jo 32/2004) (2) perumusan fungsi setiap kesatuan-kerja seluruh aparatur pemerintah termaksud. 2. Mengen Mengenai ai perumu perumusan san fungsi fungsi setiap setiap kesatu kesatuanan-kerj kerja a aparat aparatur ur pemerin pemerintah tahan, an, hendaknya: a) selu seluru ruh h tuga tugas s poko pokok k peme pemerin rinta taha han n pada pada dasa dasarn rnya ya haru harus s terba terbagi gi habi habis, s, artinya ada hal yang yang sewajarnya menjadi tugas pemerintah tidak ada yang marasa yang berkewajiban untuk memenuhi kewajiban itu’ b) mengambark mengambarkan an pelemb pelembagaan agaan tugas pokok tersebut tersebut dalam kesatuan kesatuan kerja, kerja, dimana fungsi- fungsi kesatuan-kesatuan kerja yang lebih tinggi menjadi tugas pokok kesatuan kerja yang lebih renah. 3. Dalam Dalam merumu merumusan san fungsi, fungsi, hendak hendaknya nya berpeg berpegang ang kepada kepada prinsi prinsip p fungsi fungsion onal; al; dalam arti : a) Tida Tidak k ada ada satu satu pun pun fung fungsi si yang yang tida tidak k ada ada kesa kesatu tuan an orga organi nisa sasi si yang yang melaksanakannya. b) Tidak ada satu satu fungsi fungsi pun yang secara secara fungsiona fungsionall diurus diurus oleh lebih dari satu satu instansi. Hal ini mu mutlak tlak diperlukan untuk untuk menghilangkan atau paling sedikit mengur mengurang angii duplika duplikasi si atau kekemba kekembaran ran yang yang menimb menimbulk ulkan an kekabu kekaburan ran wewena wewenang, ng, kekacau kekacauan an tanggu tanggungng-jaw jawab ab dan kewaji kewajiban ban,, serta serta sekali sekaligus gus meningkatkan efisiensi. c) Ada satu instansi instansi pemerintah pemerintah yang yang secara fungsioni fungsionill bertanggung bertanggungjawab jawab atas atas salah satu aspek dari kegiatan pemerintah baik dalam pelaksanaan tugastugas rutin maupun dalam pelaksanaan tugas-tugas pembangunan. pembangunan. d) Untuk Untuk setiap jenis jenis progra program m dan kegiatan kegiatan,, terdapa terdapatt gambar gambaran an yang jelas, instansi mana yang secara nasional bertanggungjawab atas suatu bidang tertentu, begitu juga untuk untuk tingkat regional dan tingkat local (antar (antar susunan pemerintahan)
28
4. Perlu Perlu ditetap ditetapkan kan suatu ketentua ketentuan n yang yang merupa merupakan kan jaminan jaminan bagi bagi pembin pembinaan aan kontinuitas kontinuitas pelaksanaan pelaksanaan tugas yang timbul timbul dari hubungan hubungan-- kerja fungsional. Untuk itu diperlukan adanya pedoman tata-cara kerja yang jelas bagi bagi seti setiap ap kesa kesatu tuan an kerj kerja, a, adan adanya ya foru forum m koor koordi dina nasi si,, adan adanya ya syst system em penyampaian dan pertukaran informasi melalui saluran komunikasi yang praktis dan tidak kaku, serta yang terakhir dicegah adanya ketergantungan kepada seorang pejabat . Peratur Peraturan an ketentua ketentuan n atau tata-cara tata-cara kerja itu hendak hendaknya nya sedemi sedemikia kian n rupa rupa sehi sehing nga a setia setiap p peja pejaba batt pimp pimpin inan an inst instan ansi si mera merasa sa haru harus s seca secara ra terat teratur ur mengadakan dan memelihara hubungan satu organisasi an antara organiasiorgani organisas sasii yang yang satu dengan dengan yang yang lain, lain, terutam terutama a yang yang berdek berdekata atan n bidang bidang usahanya atau ruang geraknya. Juga setiap pimpinan pimpinan kesatuan kesatuan kerja tersebut tersebut wajib hubungan hubungan terus menerus menerus dan teratur yaitu guna menyelaraskan rencana-rencana, program-program program-program dan tindak tindakanan-tin tindak dakan an masing-m masing-masi asing ng sehing sehingga ga tidak bertentan bertentangan gan,, tidak tidak men menimbu imbulk lkan an kere keren nggan gangan gan dan dan keke kekemb mbar aran an dan dan untu untuk k men mencega cegah h pembor pemborosa osan n waktu, waktu, fikiran fikiran dan biaya, biaya, malah malah sebali sebalikny knya a harus harus diusah diusahaka akan n selalu agar saling mengisi, memperoleh keuntungan tindakan-tindakan masingmasing dan saling mengamankan kebijaksanaan serta program masing-masing yang telah ditetabkan Kewajiban untuk mengadakan hubungan secara terus-menerus dan teratur itu hendaknya menyeluruh sehingga disadari dan dirasakan sebagai kewajiban yang tidak boleh dihindarkan atau diabaikan oleh setiap pejabat pimpinan dan staf dengan alasan apapun juga. 5. Meningkatka Meningkatkan n pembinaan pembinaan kader kader pimpinan pimpinan dan staf staf serta pelaksana pelaksana di bidangkepemimpinan dan bidang ketatalaksanaan di samping bidang keakhlian dan kejuruan-kejuruan.
29
KEMENTRIA N
LPL PRESIDEN
PROVINSI
KABUPATEN
KEC/DIS T
KEC/DIS T
KOTA
DESA
KEL
30
METODE DAN SARANA KOORDINASI DALAM ORGANISASI 1. METODE METODE KOORDINAS KOORDINASII A. KEWENANGAN Kewena Kewenanga ngan n (autho (authorit rity) y) menuru menurutt Miss.M Miss.M.P.F .P.Foll ollett ett bukan bukan keduduk kedudukan an (position),bukan suatu hak yang legal (menurut hukum)dan juga bukan sekedar mengepalai orangorang ataupun mengeluarkan perintah. Kewenangan (authority) adalah usaha memp mempen enga garu ruhi hi bawa bawaha han n yang yang merup merupak akan an suatu suatu integ integra rasi si atas atas dasa dasarr consensus secara suka rela. Apa bila bawahan diberikan pengertian dengan kenyataan-kenyataan yang ada dan diajak berbicara bersama dalam suatu situ situas asii yang yang baik, baik,ti tida dak k perlu perlu peri perint ntah ah selal selalu u dibe diberi rika kan, n,te teta tapi pi deng dengan an memberikan suatu prosedur kerja yang baik adalah lebih efektif dari pada selalu mengeluarkan perintah. Atas dasar teorinya ini Miss.M.P.Follet tidak hanya hanya meletakk meletakkan an asas-a asas-asas sas hubun hubungan gan antar antar manus manusia ia (human (human relatio relation) n) dalam administrasi administrasi/mana /managemen gemen,tetap ,tetapii juga dinimika dinimika dari pada kelompok kelompok pekerj pekerjaan aan dan teknik teknik dan teknik teknik dari dari pada pada hubung hubungan an perburu perburuhan han yang yang modern. Chester Chester Barna Barnard, rd,men mengat gataka akan n kewena kewenang ngan an terletak terletak pada pada persetu persetujua juan n yang mempunyai daya keku kekuat atan an (pot (poten enti tial alit ity y of asse assent nt)) yait yaitu u yang yang ters terseb ebar ar luas luas beru beruju jud d kesetiaan,kesadaran anggota tentang tujuan bersama dari pada organisasi itu. Maksud nya ialah kesetiaan dan kesadaran melaksanakan tujuan dari pada suatu program,sekalipun para pejabat yang terendah seka sekali lipu pun, n,me memp mpun unya yaii kewen kewenan anga gan n yang yang nyata nyata (actu (actual al powe power) r) untu untuk k mengambil keputusan yang terakhir dalam batas wewenang nya. Jadi jelaslah seperti hal nya Miss Follett yang menyatakn bahwa kewenangan (authority) 31
ada pada pekerjaan dan dan berada pada pekerjaan itu. (Authority belongs to the job and and stands stands out the the job). job). Peraturan Peraturan Pemerintah Pemerintah yang menyangkut menyangkut tentang tentang kewenangan kewenangan antara lain : 1. PP No. 25 25/2 /200 000 0 Tentan Tentang g kewena kewenang ngan an Pemer Pemerin intah tah dan dan kewena kewenang ngan an propin propinsi si sebaga sebagaii daerah daerah otonom otonom,, pada pada pasal pasal 3 ayat ayat (5)-kew (5)-kewena enang ngan an propin propinsi si dibida dibidang ng tertent tertentu-a u-angk ngka a 17 (bidan (bidang g politik politik dalam dalam negeri negeri dan administrasi public); angka 18 (bidang pengembangan otonomi dareah); dan angka 19 (bidang perimbangan keuangan). 2. PP No. 39/2001 39/2001 tentang tentang penyel penyeleng enggar garaan aan dekonce dekoncentr ntrasi asi.. Pada Pada pasal pasal 3 tercantum kewenangan pemerintah yang dilimpahkan kepada gubernur yang sebagian besar subtansinya menyangkut bidang pengawasan, baik explicit maupun inplisit. 3. PP No. 52/2001 tentang tentang penyeleng penyelenggaraa garaan n tugas pembantu pembantuan. an. Ketentuan Ketentuan bidang pengawasan tercantum pada pasal 14. Parad Paradig igma ma peng pengaw awas asan an yang yang terca tercant ntum um dala dalam m semua semua pertu perturan ran peru perund ndan angg-un unda dang ngan an yang yang dise disebu butka tkan n di atas atas telah telah menin meningg ggal alka kan n pendekatan finasial a auditing bergerak kea rah pendekatan kinerja. Pendekatan kinerja tidak sekedar mengukur input proses-output, tetapi juga mngukur mngukur manfaat manfaat (outcom) (outcom) dan dan dampak dari kegiatan. kegiatan. Dalam penyel penyeleng enggar garaaa aaan n pemeri pemerinta ntahan han daerah daerah,, pendek pendekatan atan konerj konerja a dilaku dilakukan kan untuk mengukur : 1. Sebera Seberapa pa besar besar urusan urusan pemerint pemerintaha ahan n yang yang dapat dapat dilaks dilaksana anakan kan menurut menurut azas desentralisasi, dekonsentrasi, dan tugas t ugas pembantuan. 2. Seberapa Seberapa jauh urusanurusan-urusa urusan n tersebut tersebut dapat mensejahte mensejahterakan rakan rakyat. rakyat. 3. Opti Optima mali lisa sasi si pemb pemban angu guna nan n semb sember er daya daya (SDM (SDM,, sumb sumber er daya daya alam alam,, infestasi) 4. Seberapa Seberapa efisien efisien proses proses pengelola pengelolaan an sumbersumber-sumbe sumberr daya. 5. Seberapa Seberapa efektif proses proses penggun penggunaan aan sumber sumber daya menghasilka menghasilkan n keluaran keluaran dalam bentuk output dan outcome. 6. Seberapa Seberapa besar besar sumber sumber daya daya yang yang dapat dimanfaatk dimanfaatkan. an. 7. Seberapa Seberapa jauh dampak dampak pemanfaa pemanfaatan tan hasil. hasil. 8. Dsb, dst
B. KEBIJAKS KEBIJAKSANAA ANAAN N ® Masalah kebijakan dan isu Kebijakan Masalah kebijakan (publik) adalah kebutuahn dan nilai yang belum terpenuhi atau kesempatan utuk mengadakan perbaikan yang hanya dapat dilakukan melalui kebijakan public (david dery). Kebiajakn akn (Publi (Publik) k) adalah adalah pandan pandangan gan yang yang berbed berbeda a tentan tentang g masala masalah h Isu Kebiaj kebikan serta cara2 untuk memecahkannya (W.N.Dunn). (W.N.Dunn). ® Identifikasi masalah kebijakan Pendekatan top-down. Masalah yang di analisis adalah masalh yang ditugaskan oleh atasan. Pendekatan Prgamatis. Analis Analis merumuskan msalah bila merasa bahwa bahwa analisis memang diperlukan karena ada perbedaan pendapat tentang bagaimana cara mengatasi suatu maslah serta terdapat bebrapa alternative untuk memecahkan masalah tersebut. Pendekatan kretia social. Analis mencoba mencoba mencari mencari ungakapn ungakapn ketidak pusan Pendekatan publik serta mencoba merumuskan maslah social yang perlu di pecahkan. 32
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
® Perumusan masalah kebijakan Pikirkan mengenai mengenai masala masalah h yang yang hendak hendak diatasi diatasi Tetapka Tetapkan n atasa atasan n dari dari masa masalah lah Kumpul Kumpulkan kan fakta fakta dan dan infor informas masii Rumusk Rumuskan an tuju tujuan an dan dan objek objektif tif Identifikasi Identifikasi paing kebijakan kebijakan (policy (policy enfelof enfelofe) e) Tunjukkan Tunjukkan biaya biaya dan manfaat manfaat dari dari masalah masalah yang hedak diatasi diatasi Tinaju kembali kembali perumusan perumusan masalah masalah yang telah disusu disusun n
33
SELAMAT BELAJAR DAN SUKSES SELALU TUNJUKKAN BAHWA KITA BISA !
34
