Iniciación a la Contabilidad
Introducción Como su mismo nombre indica: “Curso de iniciación a la Contabilidad”, la materia que vamos a desarrollar va dirigida a todas aquellas personas interesadas en iniciarse en la ciencia contable sin conocimiento alguno de esta especialidad. Iniciaremos la temática desde los aspectos más elementales para proseguir adentrándonos en las diferentes técnicas y procedimientos. Utilizaremos para ello numerosos ejemplos y ejercicios para dar al lector los elementos básicos con los que entender de la mejor manera posible la técnica contable. Buscamos, en definitiva, que el alumno/a que finalice el curso obtenga la base fundamental fundame ntal para proseguir adentrándose en la materia a través de otras acciones a cciones formativas más complejas que desarrollaremos en el futuro. Las materias que se reflejarán en el mismo están adaptadas a las normas contables actualmente vigentes.
Origen y definición de contabilidad Desde el inicio de los tiempos los individuos tenemos necesidades que deseamos sean cubiertas. Necesitamos alimentarnos, vestirnos, relacionarnos, etc. Hay determinadas necesidades que entran dentro del ámbito económico del individuo y otras no. Por ejemplo, la necesidad de vestirnos o alimentarnos se incluye en dicho d icho ámbito económico mientras que la necesidad de relacionarnos y tener vínculos de amistad no. Para comer necesito dinero, para tener amigos no. En la prehistoria el hombre cubría sus necesidades con la caza de animales o recolectando, no existía actividad económica. El hombre tomaba de la naturaleza lo que necesitaba. La primera actividad económica surgió por el trueque trueque.. Es decir el cambio de un elemento por otro. Desde el momento en que un individuo entrega a otro un animal cazado a cambio de frutas, está desarrollando una actividad económica básica llamada trueque. La incomodidad del trueque, hace que surja un medio transaccional, llamado moneda moneda.. En ese momento valorábamos en unidades de moneda los diferentes elementos que deseábamos. Ahí se encuentra el inicio de la contabilidad. Una vez explicado sus inicios, vamos a definir la contabilidad como contabilidad como la ciencia que estudia el patrimonio y las posibilidades de realizar
transacciones económicas con él. Cubre también la necesidad de información para la toma de decisiones, no solo de los titulares de las empresas, también de terceros como inversores, proveedores, clientes y la propia Administración Pública.
El patrimonio Podemos definir el patrimonio patrimonio como como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de un individuo/empresa en un momento dado. Resulta importante recalcar lo de "...en un momento dado", ya que el patrimonio suele variar con el tiempo. Definamos a continuación qué son bienes, derechos y obligaciones: obligaciones :
Bienes: elementos de nuestra propiedad. Bienes: Derechos:: capacidad de cobro a terceras personas. Derechos Obligaciones:: obligación de pago a terceras personas. Obligaciones A continuación vamos a ver una serie de ejemplos ejemplos de de los conceptos anteriores, ya que su entendimiento resulta fundamental para la contabilidad:
1. Juan Pérez es propietario de una vivienda valorada en 100.000 100.00 0 €, tiene una Hipoteca sobre ella por la que debe aún 80.000 €, posee un vehículo valorado en 5.000 € y su primo prim o le debe 300 € que le prestó
la semana pasada. 2. La empresa Fran, S.L. es propietaria de una furgoneta que adquirió por valor de 35.000 €. 3. La empresa Gutiérrez, S.L. tiene mobiliario valorado en 1.200 € y tiene una deuda con proveedores por valor de 600 €. €.
4. La empresa Contable, S.L. tiene que pagar las nóminas mensuales a sus trabajadores, que ascienden a 10.000 €. Además, tiene clientes que aún no le han pagado por valor de 5.000 €. 5. José Rodríguez tiene una vivienda en alquiler, por la que paga 500 € mensuales. Además, su hermano le debe 150 € que le prestó la semana pasada, tiene en su cuenta bancaria 7.000 € y un vehículo que adquirió por valor de 9.000 €.
Bienes
Derechos
Obligaciones
1. Juan Pérez
Vivienda Vehículo
Cobro al primo
Hipoteca
2. Fran, S.L.
Furgoneta
3. Gutiérrez, S.L. 4. Contable, S.L. 5. José Rodríguez
Deuda con proveedores
Mobiliario
Dinero en Banco Vehículo
Deuda de clientes
Pagar nóminas
Deuda del hermano
Pago del alquiler
Cabe destacar que como se ha indicado anteriormente, el patrimonio suele variar a lo largo del tiempo, por lo que se debe analizar en un momento concreto. Para este caso lo hemos reflejado por ejemplo a fecha 31/12/2014. Iniciémonos en la contabilidad y reflejemos el patrimonio de José Rodríguez debidamente valorado, a esto se le llama inventario inventario:: Patrimonio de José Rodríguez a 31/12/2014
Bienes Derechos
Concepto
Importe
Dinero en Banco
7.000 €
Vehículo
9.000 €
Deuda del hermano
150 €
Total 16.000 € 150 €
Obligaciones Pago del alquiler 500 € 500 € Obsérvese que José Rodríguez, el día 31/12/2014 31/12/2 014 tiene bienes valorados en 16.000 €, derechos por 150 € y obligaciones por valor de 500 €. Teniendo en cuenta que tanto los bienes como los derechos son
aspectos positivos (incrementan el patrimonio) y que las obligaciones son aspectos negativos (disminuyen el patrimonio), podemos obtener por diferencia entre los mismos el concepto de patrimonio neto. neto. Bienes + Derechos - Obligaciones = Patrimonio Neto Por lo tanto, el valor del Patrimonio Neto del ejemplo que estamos viendo de José Rodríguez será el siguiente: 16.000 € + 150 € - 500 € = 15.650 € Patrimonio Neto = 15.650 €
El Patrimonio Neto podrá ser positivo, negativo o nulo en función del valor que tengan los bienes, derechos y obligaciones. Cuanto mayor sea el patrimonio neto del individuo mejor será su situación económica.
Ejercicios sobre el patrimonio En esta lección vamos a realizar ejercicios para poner en práctica la lección anterior. Comenzaremos con los enunciados de los ejercicios y posteriormente con sus respuestas. Los enunciados son los siguientes: - Ejercicio 1: 1: Indica si se trata de Bienes, Derechos u Obligaciones los siguientes casos: 1. Los clientes me deben dinero. 2. Debo dinero a los proveedores. 3. Tengo dinero en Banco. 4. Tengo un préstamo bancario. 5. Mercancías para la venta. 6. Tengo que pagar a Hacienda. 7. Tengo que pagar la nómina de mi trabajador. 8. Tengo en caja dinero de la venta del día. 9. La Junta de Andalucía me debe una subvención. 10. Tengo que pagar la factura de la luz. - Ejercicio 2: 2: Calcula el Inventario y Patrimonio Neto del caso "Juan Pérez" de la lección anterior.
Las respuestas respuestas son son las siguientes: Ejercicio 1 resuelto: resuelto: 1. Los clientes me deben dinero --> Derecho. 2. Debo dinero a los proveedores --> Obligación. 3. Tengo dinero en Banco --> Bien. 4. Tengo un préstamo bancario --> Obligación. 5. Mercancías para la venta --> Bienes. 6. Tengo que pagar a Hacienda --> Obligación. 7. Tengo que pagar la nómina de mi trabajador --> Obligación. 8. Tengo en caja dinero de la venta del día --> Bien. 9. La Junta de Andalucía me debe una subvención --> Derecho. 10. Tengo que pagar la factura de la luz --> Obligación.
Ejercicio 2 resuelto: Recordemos de la lección anterior... "Juan Pérez es propietario de una vivienda valorada en 100.000 €, tiene una Hipoteca sobre ella por la que debe aú n 80.000 €, posee un vehículo valorado en 5.000 € y su primo le debe 300 € que le prestó la
semana pasada."
Tras recordar lo anterior, procedemos a realizar el inventario de Juan Pérez: Concepto
Importe
Vivienda
100.000 €
Vehículo
5.000 €
Derechos
Cobro al primo
300 €
300 €
Obligaciones
Hipoteca
80.000 €
80.000 €
Bienes
Total 105.000 €
Y posteriormente, calcularemos su patrimonio neto: Patrimonio Neto= Bienes + Derechos - Obligaciones Patrimonio Neto = 105.000 € + 300 € - 80.000 €
Patrimonio Neto = 25.300 €
Las masas patrimoniales: el activo Podemos distinguir tres masas patrimoniales en la contabilidad: Activo, Pasivo y Patrimonio Neto. El entendimiento de estos conceptos es fundamental para el conocimiento de la materia, por ello vamos a dedicar una lección para cada una de las masas patrimoniales. Además, después de ver cada una de estos conceptos vamos a realizar una lección más con ejercicios resueltos (lección 8). Comencemos a explicar la primera de las masas patrimoniales: El Activo. Llamamos contablemente Activo a aquellos bienes y derechos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos
pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro. Partiendo de la ecuación de la lección 3, la cual recordamos: Bienes + Derechos - Obligaciones = Patrimonio Neto Obtenemos que, si hemos dicho en el concepto de Activo que el mismo está compuesto por bienes y derechos controlados por la empresa, podemos resumir la anterior ecuación a la siguiente: Activo - Obligaciones = Patrimonio Neto A continuación vamos a ver una serie de bienes y derechos de una empresa y que por lo tanto forman parte del activo de la misma: 1. Un vehículo --> bien. 2. Un ordenador --> bien. 3. Dinero en el banco/caja --> bien. Se trata del dinero que la empresa tiene en su cuenta corriente o en su caja. 4. Mobiliario --> bien. 5. Clientes pendientes de cobro --> derecho de cobro. 6. Vivienda --> bien. 7. Ropa en almacén para su venta --> bien. 8. Un terreno que tiene la empresa --> bien. 9. Un local que tiene la empresa --> bien. 10. Hacienda reconoce que tiene que devolver a la empresa determinados impuestos --> derecho de cobro.
Las masas patrimoniales: El pasivo Llamamos contablemente Pasivo a obligaciones actuales con terceros surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro. Partiendo de la ecuación de la lección anterior: Activo - Obligaciones = Patrimonio Neto Obtenemos que, si hemos dicho en el concepto de Pasivo que el mismo está compuesto por obligaciones de la empresa, podemos resumir la anterior ecuación a la siguiente: Activo - Pasivo = Patrimonio Neto
A continuación vamos a ver una serie de ejemplos de pasivos de una empresa: 1. Una deuda con el proveedor: supone una obligación para la empresa pagarle a su proveedor y para ello tendrá que desprenderse de recursos (dinero), por ello es un pasivo de la misma. 2. Un préstamo concedido: dicho préstamo supone la obligación de devolverlo mes a mes. Para ello la empresa tendrá que desprenderse de recursos (dinero), por ello es un pasivo de la misma. 3. Una deuda con Hacienda: al igual que la deuda con el proveedor, supone una obligación para la empresa pagar a la Administración. Para ello tendrá que desprenderse de recursos (dinero), por ello es un pasivo de la misma.
Las masas patrimoniales: el patrimonio neto. Igualdad fundamental de la contabilidad En la lección anterior hemos visto la siguiente ecuación: Activo - Pasivo = Patrimonio Neto A esta ecuación se le conoce como "Ecuación Fundamental del Patrimonio" y la misma sugiere que el Patrimonio Neto (o Neto simplemente) son todos los bienes y derechos de la empresa una vez deducidas todas sus obligaciones con terceros; o lo que es lo mismo, que el Patrimonio Neto de la empresa es igual a su activo menos su pasivo. También podremos definirlo como las obligaciones de la empresa con los propietarios de la misma. Tal como dijimos en la lección 3, el Patrimonio Neto podrá ser positivo, negativo o nulo en función del valor que tengan los bienes, derechos y obligaciones. Cuanto mayor sea el patrimonio neto del individuo mejor será su situación económica. El Patrimonio Neto está formado básicamente por:
Capital Social: dinero que depositaron los propietarios para la constitución de la empresa. Reserva legal: cuando se constituye una empresa hay que destinar por Ley a reserva legal una cuantía económica del beneficio obtenido.
Reservas voluntarias: tal y como su nombre indica, son las reservas constituidas libremente por la empresa. Mientras que la reserva legal es obligatoria, las reservas voluntarias no lo son. Obviamente, como la reserva legal se detrae del beneficio económico que haya obtenido la empresa. Resultado del ejercicio: constituye la diferencia entre ingresos y gastos del ejercicio. Este importe diferencial formará parte del Patrimonio Neto de la empresa. Más adelante veremos una lección sobre ingresos y gastos. Igualdad fundamental de la contabilidad Despejando en la ecuación anterior obtenemos la siguiente igualdad: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto Siendo esta la igualdad fundamental de la contabilidad, donde activo, pasivo y neto, son las masas patrimoniales. El activo es la estructura económica, compuesta por bienes y derechos, y el pasivo y neto son la estructura financiera: Estructura económica = Estructura financiera ¿Y qué significa esto? Esta es la igualdad fundamental del patrimonio, y la igualdad contable básica, y significa que todo lo que el individuo o entidad posee (bienes y derechos, también llamados estructura económica), se ha conseguido por la existencia de una fuente de financiación ajena (obligaciones) y propia (neto). Es decir que tendremos estructura económica siempre que tengamos estructura financiera por el mismo valor. De ahí surge lo que contablemente se llama el cuadre, todo debe cuadrar y el debe será siempre igual que el haber. Pero eso lo veremos más adelante. En la lección 9 veremos varios ejemplos de la igualdad fundamental del patrimonio/cuadre contable.
Ejercicio de activo, pasivo y patrimonio neto En esta lección determinaremos a qué masa patrimonial (Activo, Pasivo o Patrimonio Neto) pertenecen los siguientes supuestos:
1- Un cliente debe a una empresa las facturas de los últimos 3 meses. El importe total de la deuda es de 5.490 €.
2- Los socios de la empresa "A.T.V., S.A." tuvieron que aportar 10.000.000 € de Capital para fundarla.
3- La empresa "Piser, S.L." que se dedica al transporte de mercancías, ha adquirido para el ejercicio de su actividad 5 camiones valorados en total en 75.000 €.
4- La sociedad ABC, S.L. está pasando por problemas financieros y tiene pendiente de pago 12.150 € a sus proveedores.
5- Una empresa que se dedica al sector de la construcción tiene actualmente 3 hipotecas, de las que aún tiene pendiente de pago la cantidad de 500.000 €.
6- La empresa 123, S.L. ha tenido que destinar del beneficio obtenido 5.000 € a reserva legal y además ha decidido destinar también 1.000 €
del beneficio a reservas voluntarias.
7- La empresa Mila, S.L. debe las nóminas del mes de Diciembre de los trabajadores. Dicha cuantía asciende a 11.000 €. 8- Una empresa compra ordenadores por valor de 2.500 € para utilizarlos en sus oficinas. 9- Finalizado el ejercicio económico, el contable de la empresa
determina que el beneficio obtenido por la misma es de 3.000 €.
10- Una empresa recibe un documento de la Comunidad Autónoma a la que pertenece concediéndole una subvención para las compras de mercaderías por valor de 10.000 €.
Respuestas: 1- Las deudas de los clientes con la empresa forman parte del ACTIVO de la misma, ya que es un derecho de cobro por importe de 5.490 €. Derecho de cobro (clientes) --> ACTIVO -- > 5.490 €. 2- Para fundar una empresa, los socios tienen que aportar una cuantía dineraria de 10.000.000 €. A esta cuantía dineraria se le llama Capital
Social y forma parte del PATRIMONIO NETO de la empresa, ya que es una obligación de la empresa con sus propietarios. Capital Social --> PATRIMONIO NETO -- > 10.000.000 €.
3- La empresa ha adquirido camiones para utilizarlos en su actividad por cuantía de 75.000 €, por tanto, estos camiones son bienes de la
empresa y formarán parte de su ACTIVO. Bienes (camiones) --> ACTIVO --> 75.000 €. 4- En este caso, la empresa tiene pendiente una obligación de pago frente a sus proveedores por cuantía de 12.150 €, por lo tanto, esta obligación forma parte de su PASIVO. Obligación de pago (proveedores) --> PASIVO --> 12.150 €. 5- En este caso, las hipotecas suponen una obligación de pago por importe de 500.000 € que debe afrontar la empresa. Por lo tanto,
forman parte del PASIVO de la misma. Obligación de pago (hipotecas) --> PASIVO --> 500.000 €.
6- Tanto la reserva legal como la voluntaria, tal como vimos en la lección anterior, son beneficios no distribuidos entre los socios y ya hemos explicado que el beneficio forma parte del PATRIMONIO NETO, por lo tanto, la reserva legal y voluntaria también. Reserva legal --> PATRIMONIO NETO -- > 5.000 €. Reserva voluntaria --> PATRIMONIO NETO -- > 1.000 €. 7- La empresa tiene una obligación de pago a sus trabajadores por valor de 11.000 €, por lo tanto, esta cantidad formará parte del PASIVO de la misma. Obligación de pago (Nóminas Diciembre) --> PASIVO --> 11.000 €. 8- La empresa ha comprado ordenadores por valor de 2.500 €. Estos ordenadores son bienes de la empresa y por tanto forman parte de su ACTIVO. Bienes (ordenadores) --> ACTIVO --> 2.500 €. 9- La empresa ha tenido un beneficio de 3.000 €, ya explicamos que el beneficio es un derecho de los propietarios con la empresa y que el mismo forma parte del PATRIMONIO NETO. Beneficio --> PATRIMONIO NETO -- > 3.000 €. 10- La empresa tiene un derecho de cobro por 10.000 € debido a la subvención aprobada, por lo tanto forma parte del ACTIVO. Derecho de cobro (Subvención aprobada) --> ACTIVO -- > 10.000 €
Ejercicios de igualdad fundamental de la contabilidad Para poner en práctica la igualdad fundamental de la contabilidad de la lección 7 (Activo = Pasivo + Neto) vamos a realizar los siguientes ejercicios:
Ejercicio 1: La empresa AYUDA, S.L. a 31/12/2014 es propietaria de una vivienda valorada en 200.000 €, tiene una Hipoteca sobre ella por la que debe aún 89.000 €, posee un vehículo valorado en 15.000 €, tiene en el banco 3.500 €, tiene mobiliario por valor de 25.000 € y además debe un préstamo personal por valor de 1.000 € y sus clientes le deben 100 €.
Determinar las masas patrimoniales ACTIVO, PASIVO y NETO, de la empresa Ayuda, S.L. a 31/12/2014 y lo que aportó el propietario para fundar la empresa para que se cumpla la igualdad fundamental de la contabilidad (Activo = Pasivo + Neto). Respuesta: ACTIVO
PASIVO Y NETO
Concepto
Importe
Concepto
Importe
Vivienda
200.000 €
Hipoteca (pasivo)
89.000 €
Vehículo
15.000 €.
Préstamo personal (pasivo)
1.000 €
Dinero en banco
3.500 €
Mobiliario
25.000 €
Clientes
100 €
TOTAL
243.600 €
Propietario (neto)
TOTAL
¿?
90.000 €
Como se ve en la tabla anterior, el total de activo (243.600 €) no coincide con el total de pasivo + neto (90.000 €).
Para que se cumpla la igualdad patrimonial (ACTIVO = PASIVO + NETO) debemos calcular lo que aportó el propietario (neto). Vamos a calcularlo: en este caso el ACTIVO es 243.600 € y el PASIVO es 90.000 €. Para que se cumpla la igualdad fundamental de la contabilidad
únicamente despejamos en la ecuación:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO Despejamos: PATRIMONIO NETO = ACTIVO - PASIVO PATRIMONIO NETO = 243.600 € - 90.000 €
PATRIMONIO
NETO
=
153.600
€
=
Propietario
Veamos cómo queda la situación patrimonial de la empresa incluyendo el neto: ACTIVO
PASIVO Y NETO
Concepto
Importe
Concepto
Importe
Vivienda
200.000 €
Hipoteca (pasivo)
89.000 €
Vehículo
15.000 €.
Préstamo personal (pasivo)
1.000 €
Dinero en banco
3.500 €
Propietario (neto)
153.600 €
Mobiliario
25.000 €
Clientes
100 €
TOTAL
243.600 €
TOTAL
243.600 €
Podemos comprobar que se cumple la igualdad fundamental de la contabilidad: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO 243.600 € = 243.600 €
El Neto se obtiene aplicando la igualdad patrimonial (Activo = Pasivo + Neto). Ha de concluirse que todos los bienes y derechos que AYUDA, S.L. posee: vivienda, vehículo, etc..., que conforman su ACTIVO, los tiene por haber obtenido financiación ajena (hipoteca y préstamo --> PASIVO) y por lo que su propietario ha aportado para fundar la sociedad: 153.600 €, que es en definitiva su patrimonio neto.
Ejercicio 2: La empresa BCD, S.A. posee a 31/12/2014 varias construcciones por un valor total de 150.000 €, tiene en su cuenta corriente 90.000 € y tiene una hipoteca aún pendiente de pago por valor de 125.000 €. Además hay clientes que no le han pagado y le deben un total de 5.000 € y a su
vez la empresa tiene pendiente el pago de las últimas facturas a los proveedores, las cuales ascienden a un total de 8.500 €.
Determinar las masas patrimoniales ACTIVO, PASIVO y NETO, de la empresa BCD, S.A. a 31/12/2014 y lo que aportó el propietario para fundar la empresa para que se cumpla la igualdad fundamental de la contabilidad (Activo = Pasivo + Neto). Respuesta: ACTIVO
PASIVO Y NETO
Concepto
Importe
Concepto
Importe
Construcciones
150.000 €
Hipoteca (pasivo)
125.000 €
Dinero en banco
90.000 €
Deuda proveedores (pasivo)
8.500 €
Deuda clientes
5.000 €
Propietario (neto)
TOTAL
245.000 €
TOTAL
¿? 133.500 €
Observamos que no se cumple la igualdad patrimonial. En este caso el ACTIVO es 245.000 € y el PASIVO es 133.500 €. Para que se cumpla la
igualdad patrimonial debemos calcular lo que aportó el propietario para fundar el negocio (neto). Únicamente despejamos en la fórmula de la ecuación fundamental, tal y como hemos hecho en el ejercicio 1: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO Despejamos: PATRIMONIO NETO = ACTIVO - PASIVO PATRIMONIO NETO = 245.000 € - 133.500 € PATRIMONIO
NETO
=
111.500
€=
Propietario
Veamos como queda la situación patrimonial de la empresa incluyendo el neto: ACTIVO
PASIVO Y NETO
Concepto
Importe
Concepto
Importe
Construcciones
150.000 €
Hipoteca (pasivo)
125.000 €
Dinero en banco
90.000 €
Deuda proveedores (pasivo)
8.500 €
Deuda clientes
5.000 €
Propietario (neto)
111.500 €
TOTAL
245.000 €
TOTAL
245.000 €
Podemos comprobar que se cumple la igualdad fundamental de la contabilidad: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO 245.000 € = 245.000 €
Ejercicio 3: La empresa ROPA S.L. se dedica a la venta de ropa al por mayor y con fecha 01/01/2015 presenta la siguiente situación patrimonial: a) Local que se adquirió hace dos años por 150.000 €. b) Furgoneta valorada en 34.000 €.
c) Obtuvo un préstamo bancario de 10.000 € que a 01/01/2014 debe 8.520 €. d) Un cliente debe a la empresa 24.000 €. e) Un ordenador por valor de 680 €. f) Muebles de oficina por 18.000 €. g) Ropas en almacén para su venta por valor de 58.000 €. h) Ropas en tienda por 12.000 €.
i) Tiene material de oficina valorado en 4.000 €. j) Los propietarios aportaron a la empresa 250.000 € para fundarla.
k) La empresa le debe dinero al proveedor TEJIDOS RAMIREZ S.A. Se pide determinar las masas patrimoniales de la empresa a 01/01/2015 y calcular el importe que la empresa debe a TEJIDOS RAMIREZ S.A. para que se cumpla la igualdad fundamental de la contabilidad (Activo = Pasivo + Neto).
Respuesta: ACTIVO
PASIVO Y NETO
Concepto
Importe
Concepto
Local
150.000 €
Préstamo (pasivo)
8.520 €
Furgoneta
34.000 €
Capital Social (neto)
250.000 €
Cliente
24.000 €
Deuda Proveedor (pasivo)
Ordenador
680 €
Mobiliario
18.000 €
Ropa en almacén
58.000 €
Ropa en tienda
12.000 €
Material de oficina
4.000 €
TOTAL
300.680€
TOTAL
Importe
¿?
258.520€
En la tabla anterior observamos que no se cumple la igualdad contable entre activo y pasivo + neto. En este ejercicio, a diferencia de los dos anteriores, nos dan la cuantía que el propietario aportó a la sociedad para su fundación (Capital Social= 250.000 €), y nos piden calcular la
deuda con el proveedor para que se cumpla la igualdad. Por lo tanto, tendremos que calcular un pasivo de la empresa y no un elemento del patrimonio neto. Aún así, se calculará de la misma forma: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO 300.680 € = PASIVO + 250.000 €
En este caso el pasivo está formado por dos cuantías: la desconocida (deuda con el proveedor) y los 8.520 € del préstamo. Para calcular el
importe desconocido desarrollamos la ecuación:
300.680 € (Activo) = 8.520 € (pasivo conocido) + X (pasivo desconocido) + 250.000 € (Patrimonio Neto)
Tras resolver la ecuación vemos que X= 42.160 €, por lo tanto esa es la cuantía que la empresa debe a su proveedor a fecha 01/01/2015 para que se cumpla la igualdad fundamental de la contabilidad. Veamos como queda la situación patrimonial de la empresa incluyendo el pasivo que acabamos de calcular: ACTIVO Concepto
PASIVO Y NETO Importe
Concepto
Importe
Local
150.000 €
Préstamo (pasivo)
8.520 €
Furgoneta
34.000 €
Propietario (neto)
250.000 €
Cliente
24.000 €
Deuda proveedor (pasivo)
42.160 €
Ordenador
680 €
Mobiliario
18.000 €
Ropa en almacén
58.000 €
Ropa en tienda
12.000 €
Material de oficina
4.000 €
TOTAL
300.680€
TOTAL
300.680€
Podemos comprobar que se cumple la igualdad fundamental de la contabilidad: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO 300.680 € = 300.680 €
Ingresos y gastos Nuestro patrimonio se modifica con el tiempo, incrementando o disminuyendo nuestros bienes, derechos u obligaciones. La propia actividad económica de los individuos lo varía. Obsérvese por tanto, la importancia del tiempo, ya que el mero transcurso de éste ligado con una actividad económica, hace que nuestro patrimonio se modifique. Contablemente surge, por tanto, la necesidad de cortar el tiempo en intervalos de meses, trimestres o años, para ver y analizar las variaciones de nuestro patrimonio y poder compararla, con objeto de saber si nuestra actividad económica funciona adecuadamente o por el contrario no funciona bien y hay que tomar medidas. El intervalo de tiempo que se suele emplear comúnmente es el año natural, es decir del 1 de enero al 31 de diciembre. En este periodo tendremos ingresos y gastos, y al final podremos saber lo bien o mal que nos ha ido económicamente hablando. Y lo sabremos por la diferencia entre ambos. Definamos cada concepto: Ingresos.- Dinero o derechos de cobro obtenidos en un periodo de tiempo, generalmente un año, por la venta de nuestros productos o
servicios. Los ingresos suponen un incremento en el patrimonio neto de la empresa. Gastos.- Dinero u obligaciones de pago necesarias de ejecutar en un periodo de tiempo, generalmente un año, para obtener los ingresos. Los gastos suponen una disminución en el patrimonio neto de la empresa. A la diferencia entre los ingresos y los gastos se le conoce contablemente como Resultado del Ejercicio. Se pueden obtener dos tipos de resultados del ejercicio: 1. Si ingresos > gastos: beneficio (incremento del patrimonio). 2. Si gastos > ingresos: pérdida (disminución del patrimonio).
Ejemplos de ingresos y gastos Para poder realizar un ejemplo claro de Ingresos y Gastos tendremos que determinar primero qué tipo de empresa o actividad económica se desarrolla. Pongamos por ejemplo una empresa que se dedica al transporte: - Ingresos: serían las cantidades que cobramos por prestar servicios de transporte a nuestros clientes. - Gastos: sería por ejemplo el gasto de carburante de nuestros vehículos. Ahora hagamos lo mismo, pero con otra empresa que se dedica a la venta de material deportivo: - Ingresos: serían las cantidades que cobramos por la venta de los productos a nuestros clientes. - Gastos: sería por ejemplo el gasto comprar la mercancía a los proveedores. Vamos a poner varios ejemplos de los Ingresos y Gastos más habituales: 1. La nómina de un trabajador: gasto. 2. Lo que la empresa debe pagar por los seguros sociales de sus trabajadores: gasto. 3. La venta de mercancía a clientes: ingreso. 4. Las facturas de agua y luz: gasto.
5. 6. 7. 8.
La prestación de servicios a nuestros clientes: ingreso. La gasolina necesaria para realizar el trabajo: gasto. La indemnización por despido de un trabajador: gasto. Beneficio obtenido por la venta de una maquinaría de la empresa: ingreso. 9. Factura del asesor fiscal: gasto. 10. Comisiones bancarias: gasto.
El resultado del ejercicio Tal como dijimos en la lección número 10, el "Resultado del Ejercicio" es la diferencia entre los ingresos y los gastos de un periodo en concreto, generalmente un año (del 01 Enero al 31 Diciembre). Procederemos a la realización de dos ejercicios para su mayor entendimiento: Ejercicio nº 1: Calcula el Resultado del Ejercicio del año 2014 de la empresa "INV, S.L." sabiendo que ha tenido los siguientes gastos/ingresos en ese periodo:
La empresa INV, S.L. ha prestado servicios a sus clientes durante el año 2014 por valor de 100.000 €.
Ha pagado las nóminas y los seguros sociales de sus trabajadores. El total de ambas cuantías asciende a 80.000 €. Ha pagado la factura del teléfono que asciende a 500 €.
Ha vendido un elemento de transporte que poseía en su activo. Ha
obtenido un beneficio de 3.000 € por el mismo. La factura anual de su abogado asciende a 15.000 €.
Ha pagado en concepto de comisiones e intereses bancarios un total de 6.000 €.
Le han concedido una subvención para la explotación de su negocio por valor de 20.000 €. Total Gastos= 80.000 € + 500 € + 15.000 € + 6.000 € =101.500 € Total Ingresos= 100.000 € + 3.000 € + 20.000 € =123.000 €.
Resultado del Ejercicio= Ingresos - Gastos = 123.000 €- 101.500 € Resultado del Ejercicio= 21.500 € de beneficio Al tener en 2014 la empresa un beneficio de 21.500 € y ser la cuenta
Resultado del Ejercicio de Patrimonio Neto, el mismo aumentará por dicha cuantía.
Ejercicio nº 2: Hallemos el resultado del año 2014 obtenido por la empresa ARTURO S.L., la cual se dedica a la representación de jugadores de fútbol. El día 31 de diciembre de 2014 presenta el siguiente listado de cuentas: Servicios Profesionales Independientes
1.300
Clientes
62.050
Material de oficina
450
Gastos de Publicidad
5.000
Ordenador
1.500
Ingresos bancarios
600
Ingresos por Servicios
80.000
Sueldos y salarios
12.500
Mobiliarios
6.000
Arrendamientos y cánones
9.000
Intereses de deudas con bancos
2.100
Banco cta/cte
21.800
Suministros
1.800
Capital
36.000
Gastos extraordinarios
3.200
Deudas por Préstamos
15.000
Ingresos extraordinarios
2.700
Primas de seguros
4.300
Seguros Sociales
3.300
Lo primero que tenemos que ver es si las cuentas que aquí se reflejan son de activo, pasivo, neto, gasto o ingreso: Servicios Profesionales Independ.
1.300
GASTO
Clientes
62.050
ACTIVO
450
GASTO
Gastos de Publicidad
5.000
GASTO
Ordenador
1.500
ACTIVO
600
INGRESO
Ingresos por Servicios
80.000
INGRESO
Sueldos y salarios
12.500
GASTO
Mobiliarios
6.000
ACTIVO
Arrendamientos y cánones
9.000
GASTO
Intereses de deudas con bancos
2.100
GASTO
21.800
ACTIVO
1.800
GASTO
36.000
NETO
Gastos extraordinarios
3.200
GASTO
Deudas por Préstamos
15.000
PASIVO
Ingresos extraordinarios
2.700
INGRESO
Primas de seguros
4.300
GASTO
Seguros Sociales
3.300
GASTO
Material de oficina
Ingresos bancarios
Banco cta/cte Suministros Capital
INGRESOS: Ingresos bancarios Ingresos por Servicios Ingresos extraordinarios TOTAL INGRESOS GASTOS:
600 80.000 2.700 83.300
Servicios Profesionales Independientes
1.300
Material de oficina
450
Gastos de Publicidad
5.000
Sueldos y salarios
12.500
Arrendamientos y cánones
9.000
Intereses de deudas con bancos
2.100
Suministros
1.800
Primas de seguros
4.300
Seguros Sociales
3.300
Gastos extraordinarios
3.200
TOTAL GASTOS
42.950
Resultado: 83.300 € – 42.950 € = 40.350 € (Beneficio) Por lo tanto el patrimonio o inventario de la empresa el 31/12/2014 es el siguiente, por masas patrimoniales: ACTIVO
PASIVO
Clientes
62.050
Capital (Neto)
36.000
Ordenador
1.500
Deudas Ptmo.(Pasivo)
15.000
Mobiliario
6.000
Resultado (Neto)
40.350
Banco c/cte
21.800
TOTAL
91.350
TOTAL
91.350
Nota: A esto se le denomina balance. La cuenta capital refleja las obligaciones que tiene la empresa con sus propietarios y por tanto forma parte del neto, al igual que la cuenta resultado, que significa el beneficio obtenido por la empresa en el año,y que por tanto irán a parar a sus propietarios, por lo que también forma parte del neto. Ahondando en lo ya explicado con anterioridad, el pasivo lo conforman las obligaciones con terceros y las obligaciones con los propietarios (neto).
Cobros y pagos Para que obtengamos ingresos y cobremos hemos de realizar gastos que supondrán una obligación de pago. Por tanto, el ingreso supone un derecho de cobro, y el gasto supone una obligación de pago. Pero tanto el cobro como el pago, aunque van directamente vinculados al ingreso y al gasto respectivamente, no se tienen porqué producir en el mismo momento. Es decir, tanto los pagos como los cobros pueden producirse antes, durante o después del ingreso o gasto. Por ejemplo supongamos las siguientes situaciones: a) Vendemos una partida de material eléctrico a la empresa ELECTRO S.A. y emitimos factura con fecha 02/02/2014. El cliente nos pagará en 90 días. En este caso, el derecho al cobro y por tanto el ingreso se produce en el momento que emitimos la factura, es decir el 02/02/2014. Pero la entrada real de dinero (cobro) en nuestra empresa no sucederá hasta 90 días después.
b) Nos llega a la empresa la factura de electricidad, con fecha de emisión el 15/02/2014, la cual cargarán en nuestra cuenta corriente bancaria el 15 de marzo. El gasto se realiza el 15 de febrero con la emisión de la factura, en cambio el pago (salida de dinero) se efectúa el 15 de marzo.
c) Pagamos en efectivo una factura de compra de material de oficina. En este caso el gasto y el pago se efectúan en el mismo momento.
Definiciones:
Pago: definimos pago como la salida material de dinero de la empresa hacía el entorno donde desarrolla su actividad. Está vinculado con el gasto. Pago = Salida de dinero del banco/caja de la empresa Cobro: definimos cobro como la entrada de dinero en la empresa desde el entorno donde desarrolla su actividad. Está vinculado con el ingreso. Cobro = Entrada de dinero en el banco/caja de la empresa
Ejercicios de cobros, pagos, ingresos o gastos En esta lección vamos a realizar dos ejercicios para poner en práctica los ingresos, gastos, cobros y pagos. Ejercicio 1: La empresa NATURA, S.A. es una empresa de servicios realiza durante el año 2014 las siguientes operaciones: 1. 2. 3. 4.
Cobra mediante transferencia bancaria 7.000 € de los clientes. Factura a un cliente 30.000 € por servicios prestados. Paga en metálico la factura de la luz y el agua que asciende a 300 €. Compra material de oficina por valor de 600 €. Quedan pendientes de
pago. 5. Nos emiten una factura del alquiler de una nave. El importe es de 1.000 € y se paga en efectivo. 6. Paga por el banco el salario del personal que asciende a 9.000 €.
7. Cobra la mitad de la factura del cliente del punto 2. 8. Nos deducen de la cuenta corriente la comisión anual de
mantenimiento por importe de 12 €. 9. La empresa compra a crédito mercadería por valor de 2.400 €.
10. Compra mercadería a su proveedor el día 06/09/2014. Se acuerda que se pague dentro de 90 días, es decir, el 06/12/2014. Se pide: indicar si las siguientes operaciones suponen un cobro, pago, ingreso o gasto para la empresa. Solución ejercicio 1: 1. En este caso se produce un cobro por la cantidad de 7.000 €. El ingreso se realizó anteriormente con la emisión de la factura. 2. Se produce un ingreso por la cantidad de 30.000 €. El cobro ocurrirá cuando nos paguen la factura.
3. En esta situación se producen a la vez tanto el gasto como el pago, ya que la factura nos la emiten y se paga al mismo tiempo. Ambas cuantías son de 300 €. 4. Ocurre un gasto por valor de 600 €, ya que dejamos el material
pendiente de pago. 5. En este caso se producen a la vez tanto el gasto como el pago, ya que nos emiten la factura y se paga en efectivo. El importe de ambas cuantías es 1.000 €.
6. Cuando finaliza el mes se produce el gasto de las nóminas y se pagan. En este caso se producen tanto el gasto como el pago por importe de 9.000 €. 7. En el punto 2 había un ingreso de 30.000 €, pero ahora ya la
empresa ha cobrado la mitad, por lo que se produce un cobro por valor de 15.000 €. 8. En este caso se producen tanto el gasto como el pago por cuantía de 12 €.
9. Comprar/vender a crédito significa dejar pendiente de pago/cobro. Por lo tanto, en este caso se produce un gasto por valor de 2.400 €
pero no el pago. 10. En este último caso se produce el gasto el día 06/09/2014 y el pago el día 06/12/2014.
Ejercicio 2: De las siguientes situaciones diga si el momento de cobro/pago coincide, es anterior o posterior al de ingreso/gasto: a) Recibimos la factura de compra de un ordenador que pagaremos al suministrador el mes que viene. b) Vendemos mercancías a crédito. c) Compramos mercancías al contado. d) Realizamos una venta de mercancías que cobraremos dentro de 30 días. e) Abonamos el 15 de febrero un anticipo de la nómina del mes a nuestros trabajadores. f) Recibimos un documento relacionado con un impuesto municipal (IBI) que nos lo cargarán en cuenta a final de mes. Solución ejercicio 2:
a) El gasto sucede en el momento en que recibimos la factura y el pago sucederá el mes que viene. b) Comprar/vender a crédito significa dejar pendiente de pago/cobro. Por lo tanto en este caso, sucede el ingreso y posteriormente sucederá el cobro. c) Comprar/vender al contado significa pagar/cobrar en efectivo al momento, por lo tanto en este caso el gasto y el pago suceden a la vez. d) El ingreso ocurre antes que el cobro, ya que el ingreso sucede cuando emitimos la factura mientras que el cobro será dentro de 30 días. e) El pago ocurre antes que el gasto, ya que el pago ocurre el día 15 mientras que el gasto ocurrirá a final de mes con la emisión de las nóminas. f) El gasto se produce cuando recibimos el documento y el pago cuando nos lo carguen en la cuenta corriente.
Los hechos contables. La dualidad contable Los hechos contables son hechos económicos que se ponen de manifiesto en las relaciones de la empresa con el exterior, que afectan o pueden afectar al patrimonio de la misma de forma cuantitativa o cualitativa. Todo hecho contable es susceptible de contabilización o registro contable. Pongamos ejemplos de hechos contables: a) Comprar en efectivo un vehículo. b) Solicitar un préstamo al banco. c) Pagar la nómina de los trabajadores a través de la cuenta corriente. d) Vender mercancías. e) Cobrar una subvención. f) Pagar a Hacienda. g) Cobrar a un cliente. Todos estos hechos contables se pueden registrar en nuestra contabilidad porque todos ellos tienen un valor monetario, aunque en los ejemplos no se haya reflejado ningún importe. Una vez que se realice
cualquiera de estos hechos nuestro patrimonio se modificaría, ya que al comprar un vehículo aumentaría nuestro activo, al solicitar un préstamo aumentaría nuestro pasivo, al pagar las nóminas mediante cuenta corriente disminuiría nuestro saldo en el Banco, por lo que disminuiría nuestro activo, etc…
Pero ojo todo hecho contable debe afectar siempre, al menos a dos elementos. Vamos a explicarnos: En el primer hecho contable hemos puesto: “Comprar un vehículo”. En el momento en que compremos
dicho vehículo, el mismo formará parte de nuestro activo, pero no cabe duda que para efectuar la compra hemos tenido que entregar dinero, si ese dinero lo hemos dado en efectivo, como es el caso, nuestra caja disminuirá por el mismo importe que el valor del vehículo. Por tanto en este hecho contable participa por un lado el vehículo, y por otro lado nuestro dinero en caja. Suponiendo que el importe de la compra sea de 30.000 €, ha de observarse que los elementos que actúan (vehículo y dinero en caja), forman parte de nuestros bienes y por tanto de nuestro activo. Al aumentar uno de ellos (vehículo), el otro disminuye (caja). Este hecho contable ha variado nuestra ecuación patrimonial de la siguiente forma: Antes de la compra del vehículo: Activo = Pasivo + Neto Después de la compra del vehículo:
Incrementa el Activo en 30.000 € por la adquisición del vehículo. Disminuye el Activo en 30.000 € porque sale dinero de caja. Activo+ nuevo vehículo – dinero de caja para la compra = Pasivo
+ Neto
A pesar de que nuestro patrimonio se ha modificado, la igualdad sigue existiendo, ya que el valor del nuevo vehículo, que entra en nuestro patrimonio, es idéntico al importe de dinero de caja que sale del mismo. Por tanto, se sigue cumpliendo la igualdad que siempre comentamos: Activo = Pasivo + Neto Para cumplir la igualdad, el activo y sus variaciones debe ser igual al pasivo y neto con sus variaciones. Por tanto, si el activo es igual al pasivo más el neto, queda claro que las variaciones del activo deben ser igual a las variaciones que experimenten el pasivo y el neto. Por lo que la aplicación de fondos (Bienes y derechos) a de ser igual al origen de
los fondos (Obligaciones ajenas y propias). Lo dicho se resume en la siguiente ecuación: En todo hecho contable, formado al menos por dos elementos como ya hemos dicho, ha de haber una aplicación de fondos y un origen de dichos fondos. A esto se le llama partida doble, y tiene las siguientes características: a) Todo Hecho Contable tiene un origen y una aplicación de fondos por la misma cuantía. b) Los orígenes de fondos vienen dado por: a. Incremento de pasivo: p.e. solicitamos un préstamo. b. Incremento de neto: p.e. el propietario aporta dinero. c. Disminución de activo: p.e. vendemos un vehículo. c) Las aplicaciones de fondos vienen dado por: a. Incremento de activo: p.e. compramos un vehículo. b. Disminución de pasivo: p.e. pagamos a un proveedor c. Disminución de neto: p.e. el propietario retira dinero. d) El total de los orígenes de los fondos será igual al total de las aplicaciones de los fondos. En el ejemplo de hecho contable que vimos anteriormente, los dos elementos que actuaban eran de de activo (vehículo y caja), pero no tiene que ser siempre así, ya que pueden intervenir al menos dos de los elementos siguientes: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Ingreso y Gasto. Veremos más ejemplos de esto en la lección número 19.
La cuenta. El debe y haber La cuenta es el instrumento que se utiliza para registrar las variaciones que experimenta un elemento patrimonial a lo largo del tiempo, así como para conocer la situación del mismo en cada momento. Las cuentas se representan con una gran “T”, que a su izquierda tiene el
"debe" y a su derecha el "haber": DEBE
HABER
Aplicaciones de Fondos:
Orígenes de Fondos:
- Aumento de ACTIVO
- Disminución de ACTIVO
- Disminución de PASIVO
- Aumento de PASIVO
- Disminución de NETO
- Aumento de NETO
Como ya dijimos anteriormente las aplicaciones de fondos debe coincidir con su origen, o lo que es lo mismo: siempre el debe tiene que ser igual que el haber, si no es así, algo habremos realizado mal. mal . En la siguiente lección veremos cómo se comportan cada uno de los elementos de la contabilidad según sean colocados en el "Debe" o en el "Haber".
El comportamiento de las cuentas Esta lección es crucial a la hora de entender la materia contable, ya que veremos el comportamiento de las cuentas: cuentas : a) Cuentas de ACTIVO ACTIVO..- Son elementos patrimoniales que representan bienes y derechos. Cuando aumentan van al DEBE y si disminuyen van al HABER. HABER. b) Cuentas de PASIVO PASIVO..- Representan obligaciones de pago a terceros. Cuando aumentan van al HABER y si disminuyen van al DEBE. DEBE. c) Cuentas de NETO NETO..- Representan obligaciones con los propietarios. Cuando aumentan van al HABER y si disminuyen van al DEBE.. DEBE d) Cuentas de GASTO GASTO..- Pagos u obligaciones de pago que surgen por el desarrollo de una actividad económica. Siempre van al DEBE. DEBE. e) Cuentas de INGRESO INGRESO..- Cobros o derechos de cobro que surgen por el desarrollo de una determinada actividad económica. Siempre van al HABER.. HABER DEBE
HABER
Se puede observar que el pasivo y neto tienen el mismo comportamiento, mientras que el del activo es totalmente contrario. El conocimiento de la tabla anterior será imprescindible para confeccionar la contabilidad. Oficialmente todas las cuentas están reflejadas en una normativa denominadaPlan denominada Plan general de contabilidad. contabilidad .
Los clientes y proveedores Cuando se desarrolla una actividad económica, compramos y vendemos, ingresamos y gastamos, pagamos y cobramos. Centrémonos en esto último, los pagos y cobros, que ya definimos que eran salidas y entradas de dinero en la empresa. No obstante se hace necesario aclarar que dichos cobros y pagos se pueden realizar de inmediato o posponerlos en el tiempo. De aquí surge la diferencia de pagar o cobrar en efectivo o al contado con la de pagar o cobrar a crédito. Supongamos que compramos mercancías al contado por 12.000 €. En
este caso intervienen dos elementos, por un lado el gasto gas to de la compra (compra de mercancías) y por otro la caja, que es de donde sale el dinero para el pago. compra de mercancías es una cuenta de gasto y caja una cuenta de activo que disminuye, por tanto el apunte contable sería el siguiente: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
12.000 €
Compra de mercaderías
a
HABER Cuenta
Importe
Caja
12.000 €
Imaginemos por un momento que el proveedor nos suministra la mercancía pero no le pagamos en efectivo, sino que q ue le pagaremos el mes siguiente. Esto es lo que significa comprar a crédito, por lo tanto el dinero no sale de nuestra tesorería hasta dentro de un mes, pero en cambio el gasto se ha realizado y además tenemos un compromiso de pago hacia el proveedor. La cuenta que representa la obligación de tener que pagar a nuestros suministradores de mercancías la denominamos proveedores proveedores.. En este caso el apunte a realizar sería el siguiente:
DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
12.000€
Compra de mercaderías
a
HABER Cuenta
Importe
Proveedores
12.000€
Obsérvese que la cuenta de proveedores, al representar una obligación de pago es una cuenta de pasivo, que al aumentar se anota en el haber. Cuando paguemos al proveedor, actuarán dos cuentas, por un lado proveedores, que es de pasivo y disminuye, y por otro caja que es de activo y también disminuye, el apunte sería: DEBE Importe
Fecha Cuenta
a
HABER Cuenta
Importe
Proveedores Caja 12.000 € Con este apunte desaparecería de nuestro patrimonio la obligación con el proveedor y la cuenta quedaría a cero o saldada:
12.000 €
DEBE
Proveedores
HABER
12.000 €
12.000 €
A lo anterior se le denomina “Libro Mayor” de la cuenta Proveedores y
tiene saldo cero ya que debe = haber, aunque esto lo veremos con más detenimiento en las lecciones números 20 y 21. Ahora supongamos que vendemos mercancías al contado por 20.000 €. En este hecho contable intervienen dos elementos, por un lado el ingreso de la venta (venta de mercancías) mercancía s) y por otro la caja, que es donde entra el dinero del cobro. Venta de mercancías es una cuenta de ingresos y caja una cuenta de activo que aumenta, por tanto el apunte contable sería el siguiente: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
20.000 €
Caja
a
HABER Cuenta
Importe
Venta de mercaderías
20.000 €
Imaginemos por un momento que el cliente no nos paga en efectivo, sino que le cobraremos el mes siguiente. Esto es lo que significa vender
a crédito, por lo tanto el dinero no entra en nuestra tesorería hasta dentro de un mes, pero en cambio el ingreso se ha realizado y además tenemos un compromiso de cobro hacia el cliente. La cuenta que representa el derecho de cobro a los que adquieren nuestra mercancía la denominamos clientes clientes.. En este caso el apunte a realizar sería el siguiente: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
20.000 €
Clientes
HABER
a
Cuenta
Importe
Venta de mercaderías
20.000 €
Obsérvese que la cuenta de clientes, al representar un derecho de cobro es una cuenta de activo, que al aumentar se anota en el debe. Cuando cobremos al cliente, actuarán dos cuentas, por un lado l ado clientes, que es de activo y disminuirá, y por otro caja que es de activo y aumentará. El apunte sería: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
20.000 €
Caja
a
HABER Cuenta
Importe
Clientes
20.000 €
Con este apunte desaparecería de nuestro patrimonio el derecho de cobro con el cliente y la cuenta quedaría a cero o saldada: DEBE 20.000 €
Clientes
HABER 20.000 €
Igual que dijimos con el ejemplo anterior, an terior, a esto se le denomina “Libro Mayor” de la cuenta Clientes y tiene saldo cero ya que debe = haber,
aunque esto lo veremos con mayor detenimiento en las lecciones 20 y 21.
Contabilización de los hechos contables Como hemos dicho con anterioridad, todo hecho contable debe afectar siempre al menos a dos elementos. En esta lección vamos a poner varios ejemplos de contabilización de hechos contables. Para su mayor entendimiento vamos hacernos las 4 preguntas fundamentales para la contabilización de asientos contables: 1. ¿Qué cuentas contables actúan? 2. ¿Las cuentas que intervienen son de activo, pasivo, neto, ingreso o gasto? 3. ¿Incrementan o disminuyen? 4. ¿Cómo se reflejará el apunte en el Libro Diario? Ejemplo 1: Una empresa compra mobiliario por valor de 1.500 € y lo paga en
efectivo.
1- ¿Qué cuentas contables actúan? --> en este caso mobiliario y caja. 2- ¿Las cuentas que intervienen son de activo, pasivo, neto, ingreso o gasto? --> en este caso ambas cuentas son de activo. 3- ¿Incrementan o disminuyen? --> El mobiliario incrementa en 1.500 € y la caja disminuye en 1.500 €. 4- ¿Cómo se reflejará este apunte en el Libro Diario?: Mobiliario --> Activo que incrementa --> DEBE Caja --> Activo que disminuye --> HABER DEBE Importe
Fecha
Cuenta
HABER Cuenta
Importe
a Mobiliario (Aumento de Caja (Disminución de 1.500€ Activo) Activo) Como veis se cumple la igualdad que siempre debe cumplirse a la hora de registrar asientos contables en el libro diario: DEBE = HABER.
1.500€
Ejemplo 2: La empresa S.A. compra mercadería a sus proveedores por valor de 3.000 € la cual deja pendiente de pago.
1- ¿Qué cuentas contables actúan? --> en este caso compra de mercadería y proveedores (ya que se queda pendiente de pago). 2- ¿Las cuentas que intervienen son de activo, pasivo, neto, ingreso o gasto? --> en este caso proveedores es una cuenta de PASIVO y compra de mercaderías es de GASTO. 3- ¿Incrementan o disminuyen? --> El proveedor aumenta en 3.000 € porque incrementa la deuda que tenemos pendiente con él en esa cantidad y la compra de mercadería es un gasto y por lo tanto siempre va en el DEBE. 4- ¿Cómo se reflejará este apunte en el Libro Diario?: Compra de mercadería --> Gasto -->DEBE Proveedores --> Pasivo que incrementa --> HABER DEBE Importe
Fecha
HABER
Cuenta
Cuenta
Importe
a Compra de mercadería Proveedores (Aumento 3.000€ 3.000€ (Gasto) de Pasivo) Como veis se cumple la igualdad que siempre debe cumplirse a la hora de registrar asientos contables en el libro diario: DEBE = HABER. Ejemplo 3: La empresa S.A. paga la deuda anterior de 3.000 € que tenía con sus
proveedores mediante transferencia bancaria.
1- ¿Qué cuentas contables actúan? --> en este caso proveedores y banco. 2- ¿Las cuentas que intervienen son de activo, pasivo, neto, ingreso o gasto? --> en este caso proveedores es una cuenta de PASIVO y banco es de ACTIVO. 3- ¿Incrementan o disminuyen? --> El proveedor disminuye en 3.000 € porque se le paga la deuda y el banco disminuye en 3.000 € porque el dinero sale de ahí. 4- ¿Cómo se reflejará este apunte en el Libro Diario?: Proveedores --> Pasivo que disminuye --> DEBE Banco --> Activo que disminuye --> HABER DEBE Importe
Cuenta
3.000 €
Proveedores
Fecha a
HABER Cuenta
Importe
Banco (Disminución
3.000 €
(Disminución de Pasivo)
de Activo)
Como veis se cumple la igualdad que siempre debe cumplirse a la hora de registrar asientos contables en el libro diario: DEBE = HABER. Ejemplo 4: Los socios aportan en la cuenta corriente de la empresa 9.000 € para
aumentar su Capital.
1- ¿Qué cuentas contables actúan? --> en este caso banco y Capital Social. 2- ¿Las cuentas que intervienen son de activo, pasivo, neto, ingreso o gasto? --> en este caso banco es una cuenta de ACTIVO y Capital Social es de NETO. 3- ¿Incrementan o disminuyen? --> El banco aumenta en 9.000 € porque los socios aportan dinero a la cuenta corriente de la empresa para aumentar su Capital y, por lo tanto, el Capital aumenta también en esa cantidad. 4- ¿Cómo se reflejará este apunte en el Libro Diario?: Banco --> Activo que incrementa --> DEBE Capital Social --> Neto que incrementa --> HABER DEBE Importe
Cuenta
Fecha
HABER Cuenta
Importe
a Banco (Aumento de Capital Social (Aumento 9.000 € Activo) de Neto) Como veis se cumple la igualdad que siempre debe cumplirse a la hora de registrar asientos contables en el libro diario: DEBE = HABER.
9.000 €
Ejemplo 5: La empresa J.J.P vende mercaderías por valor de 5.000 € las cuales se quedan pendientes de cobro. 1- ¿Qué cuentas contables actúan? --> en este caso venta de mercaderías y clientes (ya que se queda pendiente de cobro). 2- ¿Las cuentas que intervienen son de activo, pasivo, neto, ingreso o gasto? --> en este caso venta de mercaderías es una cuenta de INGRESO y clientes es de ACTIVO. 3- ¿Incrementan o disminuyen? --> la cuenta clientes aumenta en
5.000 € porque tenemos un mayor derecho de cobro sobre el mismo por
esa cantidad, mientras que la cuenta venta de mercaderías es un ingreso y, por lo tanto, va siempre en el haber. 4- ¿Cómo se reflejará este apunte en el Libro Diario?: Clientes --> Activo que incrementa Venta de mercaderías --> Ingreso --> HABER DEBE Importe
Fecha
Cuenta
-->
DEBE
HABER Cuenta
Importe
a Clientes (Aumento de Venta de Mercadería 5.000 € Activo) (Ingreso) Como veis se cumple la igualdad que siempre debe cumplirse a la hora de registrar asientos contables en el libro diario: DEBE = HABER.
5.000 €
Ejemplo 6: El cliente de la empresa anterior paga en efectivo. 1- ¿Qué cuentas contables actúan? --> en este caso caja (porque paga en efectivo y no mediante transferencia bancaria) y clientes. 2- ¿Las cuentas que intervienen son de activo, pasivo, neto, ingreso o gasto? --> en este caso ambas cuentas son de ACTIVO. 3- ¿Incrementan o disminuyen? --> la cuenta clientes disminuye en 5.000 € porque ya el cliente ha pagado y se extingue el derecho de
cobro, mientras que la cuenta caja aumenta porque el cliente nos ha pagado su deuda en efectivo. 4- ¿Cómo se reflejará este apunte en el Libro Diario?: Caja --> Activo que incrementa Clientes --> Activo que disminuye --> HABER DEBE Importe
Cuenta
Fecha
-->
DEBE
HABER Cuenta
Importe
a Caja (Aumento de Clientes (Disminución de 5.000 € Activo) Activo) Como veis se cumple la igualdad que siempre debe cumplirse a la hora de registrar asientos contables en el libro diario: DEBE = HABER.
5.000 €
Ejemplo 7:
La empresa AULA S.L. solicita un préstamo por importe de 50.000 €, el
cual le conceden.
1- ¿Qué cuentas contables actúan? --> en este caso banco (porque le conceden un préstamo y aumenta la cuenta corriente de la empresa) y deudas con entidades de crédito (ya que surge una obligación de pago en el momento de la concesión del préstamo). 2- ¿Las cuentas que intervienen son de activo, pasivo, neto, ingreso o gasto? --> en este caso la cuenta banco es de ACTIVO y la cuenta deudas con entidades de crédito es de PASIVO. 3- ¿Incrementan o disminuyen? --> la cuenta banco incrementa en 50.000 € porque le conceden a la empresa el préstamo e incrementa su
cuenta corriente y la cuenta deudas con entidades de crédito también aumenta porque surge una nueva obligación de pago para la empresa por la misma cuantía. 4- ¿Cómo se reflejará este apunte en el Libro Diario?:
Banco --> Activo que incrementa --> DEBE Deudas con entidades de crédito --> Pasivo que aumenta --> HABER DEBE Importe
Fecha
Cuenta
HABER Cuenta
Importe
a Banco (Aumento de Deudas ent. cdto 50.000€ 50.000€ Activo) (Aumento de Pasivo) Como veis se cumple la igualdad que siempre debe cumplirse a la hora de registrar asientos contables en el libro diario: DEBE = HABER.
El libro diario y el libro Mayor La contabilización de los hechos contables se debe efectuar físicamente en dos documentos oficiales: Libro Diario y Libro Mayor. Tanto uno como otro tienen una determinada estructura y han de cumplimentarse en los mismos todos los hechos contables que acontezcan en la empresa. -
- Libro Diario: es donde se registran, día a día, los hechos contables. La anotación de un hecho contable en el libro diario se denomina “asiento”.
Su estructura es la siguiente: DEBE Importe
FECHA Cuenta
a
HABER Cuenta
Importe
€
-
xx
xx
€
Libro Mayor: mientras que los hechos contables de una empresa se registran en el libro diario de forma cronológica, en el libro mayor se recogen estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.
-
La estructura del libro mayor es en forma de "T": DEBE
Nombre de la cuenta
HABER
€
xx
€
Ahora vamos a poner un ejemplo para ver cómo se realizan las anotaciones contables en estos libros más claramente: "La empresa ALUMNOS S.A. compra a crédito el día 05/01/2015 mobiliario por valor de 500 €".
Anotación en el Libro Diario: DEBE
05/01/2015
Importe
Cuenta
500 €
Mobiliario
a
HABER Cuenta
Importe
Proveedores
500 €
Anotación en el Libro Mayor: Ponemos una “T” para cada cuenta que intervenga, en este caso
mobiliario y proveedores: DEBE 500 €
Mobiliario
HABER
DEBE
Proveedores
HABER 500 €
Como se observa, las anotaciones en el libro mayor únicamente consisten en traspasar los apuntes del libro diario, pero teniendo en cuenta no la fecha,sino las cuentas contables que intervienen. Es decir, en el libro mayor se harán tantas “T” como cuentas contables intervengan en el libro diario. "Posteriormente, el día 20/01/2015 la empresa ALUMNOS S.A. paga la deuda pendiente con su proveedor mediante transferencia bancaria". Anotación en el Libro Diario: DEBE
20/01/2015
Importe
Cuenta
500 €
Proveedores
a
HABER Cuenta
Importe
Banco
500 €
Anotación en el Libro Mayor : DEBE 500 € (anulo la deuda)
Proveedores
HABER 500
Como se observa en la “T” anterior, la deuda con el proveedor se anula
porque ya la empresa realiza el pago pendiente. En el primer hecho contable surgió una obligación de pago (incremento de pasivo) por 500 € y se anotó en el haber y posteriormente se anu la esa obligación de pago porque se ejecuta y se anota la misma cuantía pero en el debe (disminución de pasivo).
Como se paga mediante transferencia bancaria surge una nueva cuenta contable (banco), por lo que añadimos su “T” correspondiente con su
importe traspasado del libro diari o.
DEBE
Banco
HABER 500
Al tener la “T” de proveedores la misma cuantía en el debe y en el haber
se dice contablemente que la cuenta tiene saldo cero. Esto lo veremos más detenidamente en la siguiente lección.
Saldo deudor o saldo acreedor Dado que ya hemos explicado lo que es una cuenta y que existe un libro oficial denominado Libro Mayor donde se anotan en “debe” o “haber” los
diferentes movimientos contables, vamos a explicar a continuación el significado de saldo deudor y saldo acreedor.
Saldo es el resultado de cantidades que se suman y/o restan. Si las cantidades positivas son mayores que las negativas hablaremos de un saldo positivo, en cambio si las cantidades positivas son menores que las negativas hablaremos de saldo negativo. Dicho esto, trasladamos las cantidades positivas a la parte izquierda del libro mayor (que llamamos “debe”) y las negativas a la parte derecha del libro mayor (que llamamos “haber”). Por tanto si la suma de cantidades del “debe” es
superior al haber hablaremos de saldo deudor, mientras que si la suma de cantidades del “haber” es superior al “debe” hablaremos de saldo acreedor. SUMATORIO DEL DEBE > SUMATORIO DEL HABER --> SALDO DEUDOR SUMATORIO DEL HABER > SUMATORIO DEL DEBE --> SALDO ACREEDOR
Cabe señalar que normalmente las cuentas de Activo y Gasto tienen saldo deudor mientras que las cuentas de Pasivo, Neto e Ingreso tienen saldo acreedor. Veamos lo anterior con unos ejemplos: Suponemos que el Libro Mayor de la cuenta "mobiliario" es el siguiente: DEBE 500 €
Mobiliario (Activo)
HABER 500 €
1.000 € 200 € En este caso la suma del debe es igual a 1.700 €mientras que la suma del haber es igual a 500 €. Por lo tanto 1.700 – 500 =1.200 €, por lo que el saldo de esta cuenta es 1.200 €, pero ¿saldo deudor o acreedor?.
En este caso saldo deudor porque el sumatorio del “debe” supera al del “haber”.
Ahora vamos a proceder a saldar la cuenta, esto significa que el saldo de la cuenta sea cero y que por tanto “debe” y “haber” sumen lo mismo:
DEBE
Mobiliario (Activo)
HABER
500 €
500 €
1.000 € 200 €
S.d. (saldo deudor)= 1.200 €
En el mayor de la cuenta mobiliario se observa como la cuenta está saldada, ya que debe y haber suman lo mismo (saldo = debe - haber = 0). Ahora suponemos que el Libro Mayor de la cuenta "proveedores" es el siguiente: DEBE
Proveedores (Pasivo)
HABER
1.500 €
1.500 €
300 €
5.000 €
En este caso la suma del debe es igual a 1.800 € mientras que la suma del haber es igual a 6.500 €. Por lo tanto 6.500 – 1.800 =4.700 €, por lo que el saldo de esta cuenta es 4.700 €, pero ¿saldo deudor o
acreedor?.
En este caso es saldo acreedor porque el sumatorio del “haber” supera al del “debe”.
Ahora vamos a proceder a saldar la cuenta, tal y como hicimos en el primer ejemplo:
DEBE
Proveedores (Pasivo)
HABER
1.500 €
1.500 €
300 €
5.000 €
S.a. (Saldo acreedor)= 4.700 €
En el mayor de la cuenta proveedores se observa como la cuenta está saldada, ya que debe y haber suman lo mismo (saldo = debe - haber = 0). Por último, señalamos que el saldo deudor se suele referenciar contablemente como S.d. (saldo deudor) y el saldo acreedor como S.a. (saldo acreedor).
Contabilización de los gastos de personal Las empresas necesitan trabajadores para desarrollar su actividad económica. El empresario precisa contratar a personas físicas que percibiendo una remuneración o sueldo, presten sus servicios a la empresa. A pesar de la existencia de empresarios sin trabajadores, la inmensa mayoría los tiene, por lo que hemos de plantearnos el procedimiento contable de dicha situación. Es necesario tener claro que la remuneración que perciben nuestros trabajadores, generalmente de forma mensual, supone un gasto para la empresa. Este gasto se refleja en un documento que se denomina nómina. Toda nómina refleja un importe bruto y otro líquido/neto. El bruto representa la suma de los conceptos del valor de los servicios del trabajador en el mes: sueldo base, plus de actividad, plus de convenio, horas extras, pagas extraordinarias, etc… Por ello la suma de todos estos conceptos en
nómina representa el brutode la nómina, este importe lo refleja la cuenta de gasto denominada: sueldos y salarios. Ahora bien, el trabajador y la empresa se deben a unas normas laborales, administrativas y fiscales. Es necesario que los trabajadores cumplan con sus obligaciones fiscales y que además coticen a la Seguridad Social. Por aplicación de la norma, a todos los trabajadores se les detrae, o descuenta mensualmente de su nómina dos conceptos:
- Por un lado la seguridad social a cargo del trabajador: importe que la empresa detrae al trabajador para posteriormente ingresarlo en las arcas de la Seguridad Social. - Por otro el IRPF: importe que la empresa detrae al trabajador para posteriormente ingresarlo en las arcas de Hacienda. Esto hace que surja otro concepto, al que llamaremos líquido o neto. El líquido de la nómina es la cantidad que el trabajador realmente cobra, ya que resulta de restar al bruto de su nómina las cantidades de seguridad social e IRPF que el empresario le detrae. Bruto de la nómina – IRPF – Seguridad Social a cargo del trabajador = LIQUIDO/NETO de la nómina
Por tanto si la empresa contabiliza y paga en efectivo de forma inmediata la nómina, el líquido de la misma será la salida de dinero de la caja. Si por el contrario la empresa no paga de manera inmediata la nómina, lo cual es lo común ya que la nómina se contabiliza antes de que se efectúe el pago de la misma, el líquido/neto de la nómina se reflejará en una cuenta que recoja la obligación de pago de la empresa con sus trabajadores. Esta cuenta se denomina remuneraciones pendientes de pago, la cual es una cuenta de pasivo. Además hemos visto que existe otra obligación, la cual es cotizar a la Seguridad Social. Por este concepto el trabajador paga lo que el empresario le detrae de la nómina, pero el empresario también debe pagar lo que se llama cuota patronal dela Seguridad Social o Seguridad Social a cargo de la empresa. Esto se debe a la obligación de la empresa, no solamente de pagar la nómina al trabajador, sino de cotizar por él. Una vez visto todo esto, vayamos con un ejemplo: La empresa ARTURO S.L. devenga a 31/03/2014 la nómina del mes de sus trabajadores con los siguientes conceptos: N ómina Bruta de los trabajadores……………………………….……200.000 € Retenciones de IRPF a trabajadores……………………………....…..3.000 € Cuota obrera Seg.Social (a cargo del trabajador)…………..….5.000 € Cuota patronal Seg.Social (a cargo de la empresa)………...42.000 €
Efectúese el asiento contable: DEBE Importe
Cuenta
200.000
Sueldos y Salarios (GASTO)
42.000
Seguridad Social a cargo de la empresa (GASTO)
HABER
a
Cuenta
Importe
Hacienda Pública Acreedora IRPF (PASIVO)
3.000
Organismos Seguridad Social acreedores (PASIVO)
47.000
Remuneraciones pendientes de pago (PASIVO)
192.000
Obsérvese que las cuentas de gastos son dos, por un lado la nómina bruta reflejada en la cuenta sueldos y salarios, y por otro la cuota patronal de la Seguridad Social reflejada en la cuenta "seguridad social a cargo de la empresa". En el "haber" aparece la deuda con Hacienda por las cantidades detraídas de las nóminas a los trabajadores, recogida en la "cuenta hacienda pública acreedora por IRPF". Luego la deuda con la Seguridad Social, la cual incluye las cantidades detraídas por dicho concepto a los trabajadores y el importe de cuota patronal que ha de pagar la empresa a la Seguridad Social, lo cual hace un total de 47.000 € (42.000 +
5.000). Este importe se refleja en la cuenta "organismos de la seguridad social acreedores". Y por último el líquido de la nómina, lo que la empresa ha de abonar a sus trabajadores (200.000 – 3.000 – 5.000= 192.000 €), que se refleja en la cuenta "remuneraciones pendientes de
pago".
Las transacciones comerciales: las letras de cambio En la lección número 18 vimos que las compras y ventas de nuestro negocio se podían realizar a crédito. Es decir, creando un derecho de
cobro o una obligación de pago, y trasladando la entrada o salida real de dinero a un futuro próximo (1 mes, 2 meses, et c…). Esta forma de operar es muy común en los negocios y por ello surge lo que llamamos letra de cambio. La letra de cambio es un documento mercantil por el que una entidad (persona física o jurídica) (librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad a favor de un tercero (tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento).
El librador es la persona que emite la letra. Si surge de una relación comercial el librador es el vendedor (debe firmarla). El librado es la persona que en condiciones normales paga la letra. Siguiendo el ejemplo anterior seria el comprador. El librado para quedar comprometido a pagar la letra tiene que aceptarla. La aceptación es un reconocimiento formal de la deuda, hace exigible la letra a cobrar o a pagar. El tenedor o tomador es la entidad a quien se ha de efectuar el pago, es decir, quien cobra en nombre del librador (intermediario financiero). Vayamos con un ejemplo de una operación de venta de mercancías: supongamos que una empresa vende mercancías a crédito por importe de 15.000 €. Realizaríamos el siguiente asiento: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
15.000 €
Clientes
a
HABER Cuenta
Importe
Venta de Mercaderías
15.000 €
La empresa que realiza la venta (librador) decide en acuerdo con el cliente (librado), emitir una letra de cambio por el importe de la venta. Por ello el compromiso de la venta se va a reflejar en un documento mercantil llamado letra de cambio, esto hace que el compromiso de cobro varíe contablemente, que desaparezca el compromiso de cobro simple, trasladándose dicho compromiso en una letra de cambio. Esto supone un hecho contable en el que actúan dos cuentas, por un lado la cuenta de clientes (que disminuye al trasladarse el compromiso de cobro a una letra de cambio) y por el otro lado la cuenta que llamaremos "clientes efectos comerciales a cobrar", que es el compromiso de cobro de la letra de cambio (que al representar un derecho de cobro es de activo y aumenta). El asiento sería el siguiente:
DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
15.000€
Clientes efectos comerciales a cobrar
HABER Cuenta
a
Importe
Clientes
15.000€
Comparando los dos asientos anteriores obsérvese que la cuenta de clientes desaparece (tiene saldo cero). Lo vemos en el Libro Mayor de dicha cuenta: DEBE
Clientes (Activo)
HABER
15.000 €
15.000 €
DEBE=HABER --> SALDO= 0 (DESAPARECE LA CUENTA CLIENTES) A su vez, aparece en nuestra contabilidad la nueva cuenta denominada clientes efectos comerciales a cobrar. Al vencimiento cobramos la letra y se ingresa su importe en nuestra cuenta corriente: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
15.000€
Bancos
a
HABER Cuenta
Importe
Clientes efectos comerciales a cobrar
15.000€
Tras el apunte anterior vemos que el saldo de la cuenta clientes efectos comerciales a cobrar tiene saldo cero y por lo tanto desaparece el derecho de cobro de la letra de cambio, ya que el mismo se ha efectuado y se ha ingresado en el Banco. El mayor de dicha cuenta quedaría así: DEBE
Clientes ef. com. a cobrar (Activo)
15.000 €
HABER 15.000 €
Saldo = Debe - Haber= 15.000 -15.000 = 0
Vayamos ahora con un ejemplo de una operación de compra de mercancías: supongamos que una empresa compra mercancías a crédito por importe de 6.000 €. Realizaríamos el siguiente asiento:
DEBE Importe
Fecha
HABER
Cuenta
Cuenta
Importe
Proveedores
6.000 €
a 6.000 €
Compra de mercaderías
La empresa que realiza la compra (librado) decide en acuerdo con el proveedor (librador), de que éste último emita una letra de cambio por el importe de la compra. Por ello el compromiso de la misma se va a reflejar en un documento mercantil llamado letra de cambio, esto hace que el compromiso de pago varíe contablemente, que desaparezca el compromiso de pago simple, trasladándose dicho compromiso en una letra de cambio. Esto supone un hecho contable en el que actúan dos cuentas, por un lado la cuenta de proveedores (que disminuye al trasladarse el compromiso de pago a una letra de cambio) y la cuenta que llamaremos "proveedores efectos comerciales a pagar", que es el compromiso de pago de la letra de cambio (que al representar una obligación de pago es de pasivo y aumenta). El asiento sería el siguiente: DEBE Importe
Fecha
Cuenta a
6.000 € Proveedores
HABER Cuenta
Importe
Proveedores efectos comerciales a pagar
6.000 €
Comparando los dos asientos anteriores obsérvese que la cuenta de proveedores desaparece, apareciendo en nuestra contabilidad la nueva cuenta denominada"proveedores efectos comerciales a pagar". Al vencimiento pagamos la letra y se carga su importe en nuestra cuenta corriente:
DEBE Importe
Fecha
Cuenta
HABER Cuenta Importe
a 6.000 €
Proveedores efectos comerciales a pagar
Bancos 6.000 €
Con el apunte anterior desaparece la cuenta proveedores efectos comerciales a pagar.
Las transacciones comerciales: los efectos comerciales a cobrar Hemos visto la importancia que tienen las letras de cambio en las transacciones comerciales y en la contabilidad. Pero las letras de cambio que figuran en nuestro activo, los llamados efectos comerciales a cobrar, pueden tener otras finalidades contables, que no tienen las letras de cambio de nuestro pasivo (efectos comerciales a pagar). Si nuestra empresa emite letras de cambio debido a una venta que hemos realizado, este documento que nace puede ser usado de diferentes formas desde un punto de vista financiero y contable. Podemos hacer cuatro actuacionescon un efecto comercial a cobrar: a) Descontarlo o negociarlo. b) Enviarlo en gestión de cobro. c) Endosarlo. d)
Simplemente
quedárnosla
en
nuestro
poder.
Definamos ahora cada una de estas gestiones que podemos hacer con una letra de cambio a cobrar: a) Descontarla o negociarla: significa obtener un crédito con una entidad financiera por necesidad de dinero líquido antes de la fecha de vencimiento, pagando los intereses y gastos financieros correspondientes. b) En gestión de cobro: significa enviar la letra a nuestra entidad financiera para que ella se preocupes de cobrarla a la fecha de
vencimiento e ingresarnos el dinero en cuenta. Supone unos gastos financieros de menos importe que el descuento, ya que el descuento consiste en "anticipar" el cobro. c) Endosarla: se utiliza la letra de cambio como medio de pago de una deuda, es decir, si tengo una letra a cobrar por importe de 100 € y debo
a un proveedor la misma cantidad, le entrego a éste la letra de cambio quedando saldada la deuda. A esto se le llama endoso. d) Quedárnosla en nuestro poder: nos la quedamos y cuando llegue el vencimiento nos dirigimos a una entidad financiera y la cobramos. Veamos ahora estos diferentes ejemplos y su contabilización: Ejemplo de descuento: La empresa emite letra de cambio por la venta de mercancías por importe de 8.000 € con vencimiento 15/07/2014, y la descuenta o
negocia en su banco el día 30/04/2014. El banco le cobra intereses por importe de 300 € y gastos financieros por 25 €.
Para que la empresa pueda negociar la letra, lo primero es que debe tener contabilizada la misma como parte de su activo en la cuenta CLIENTES EFECTOS COMERCIALES A COBRAR, por valor de 8.000 € (a
este importe se le llama valor nominal del efecto). Una vez que decidimos descontarla la cuenta anterior debe desaparecer para que se cree una nueva cuenta que refleje los derechos de cobro que se descuentan. Esta cuenta se denomina EFECTOS COMERCIALES DESCONTADOS. Los apuntes serían los siguientes: En el momento de la venta a crédito: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
8.000 €
Clientes (Activo)
a
HABER Cuenta
Importe
Venta de Mercaderías (Ingreso)
8.000 €
En el momento en que se emite la letra de cambio (se anula la cuenta clientes y damos de alta la cuenta del efecto comercial): DEBE Importe
Cuenta
8.000 €
Clientes efectos comerciales a
Fecha a
HABER Cuenta
Importe
Clientes
8.000 €
cobrar (Activo)
(Activo)
En el momento en que se gestiona la letra de cambio mediante descuento (anulamos la cuenta del efecto comercial y damos de alta la del descuento de la letra): DEBE Importe
Fecha
Cuenta
HABER Cuenta
Importe
Clientes efectos 8.000 € comerciales a cobrar 8.000 € (Activo) Una vez que el Banco nos ingresa el líquido de la letra, damos de alta Efectos comerciales descontados (Activo)
a
otra cuenta de nombre muy parecido llamada “Deudas por Efectos Descontados”.
El líquido de la letra es el nominal de la misma menos los gastos (8.000 – 300 – 25 = 7.675 €): DEBE Importe
Cuenta
7.675 €
Bancos (Activo)
325 €
Intereses + Gasto fro por descuento (Gastos)
Fecha
a
HABER Cuenta
Importe
Deudas por Efectos Descontados (Pasivo)
8.000 €
¿Por qué aparece una nueva cuenta llamada DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS, y no anulamos simplemente la cuenta EFECTOS COMERCIALES DESCONTADOS? Por una sencilla razón, ya que hasta que no llegue el vencimiento no sabremos si el efecto se cobra por parte del banco que nos lo ha descontado. Una vez que llegue el vencimiento y el banco nos comunique que ha cobrado la letra, en ese momento es cuando procederemos a la anulación contable del efecto mediante el asiento siguiente: DEBE Importe
Cuenta
Fecha
HABER Cuenta
Importe
a Deudas por Efectos Efectos comerciales 8.000 € 8.000 € Descontados (Pasivo) descontados (Activo) Con este apunte anterior el saldo de ambas cuentas sería cero y por lo tanto desaparecen.
Y, ¿por qué actuamos de esa forma? Pues muy sencillo debido a que el efecto pudiera resultar impagado y en ese caso el banco que nos lo descontó nos devolvería la letra y nos cargaría el total del importe ingresado el día del descuento, más los gastos financieros por el impago de la letra. La contabilización de los impagados sería tema a desarrollar en otros cursos más avanzados y por tanto en este no lo vamos a ver.
Ejemplo de gestión de cobros: La empresa emite letra de cambio por la venta de mercancías por importe de 8.000 € con vencimiento 15/07/2014, y la envía en gestión
de cobro en su banco el día 30/04/2014.
En el momento en el que enviamos las letras en gestión de cobro al banco haríamos el siguiente asiento (vamos a obviar los apuntes de la venta y de realización de la letra de cambio, ya que es igual que en el ejemplo anterior del descuento): DEBE Importe
30/04/2014
Cuenta
HABER Cuenta
Importe
Clientes efectos 8.000 € comerciales a 8.000 € cobrar Llegado el vencimiento el banco nos comunica que ha cobrado la letra, cargando en cuenta gastos financieros por 20 €. a
Efectos comerciales en gestión de cobro
DEBE Importe 7.980 € 20 €
15/07/2014
Cuenta Bancos Gastos Financieros
a
HABER Cuenta
Importe
Efectos comerciales en gestión de cobro
8.000 €
Ejemplo de endoso: La empresa emite letra de cambio por la venta de mercancías por importe de 8.000 € con vencimiento 15/07/2014. Debe a un proveedor
10.000 €, le endosa la letra anterior y le paga por banco la diferencia.
Así quedaría el asiento contable: DEBE Importe 10.000€
15/07/2014
Cuenta
HABER Cuenta
Proveedores
a
Efectos comerciales a cobrar Banco
Importe 8.000 €
2.000 €
Ejemplo si mantenemos la letra en nuestro poder: La empresa emite letra de cambio por la venta de mercancías por importe de 8.000 € con vencimiento 15/07/2014, y cuando llega el vencimiento la cobra. En este caso solo habría que hacer la contabilización del cobro, que sería: DEBE Importe
15/07/2014
Cuenta
8.000€ Caja/Banco
a
HABER Cuenta
Importe
Clientes Efectos comerciales a cobrar
8.000 €
El inmovilizado material. La amortización Vimos en su momento que el activo de nuestra empresa está compuesto por bienes y derechos. Los bienes son elementos tangibles que en su mayoría tienen un periodo de uso superior aun año. Por ejemplo: los edificios, los vehículos, las maquinarias, el mobiliario, etc. En nuestra casa si compramos un frigorífico, prevemos que el mismo lo tendremos operativo por un número de años, mientras no se averíe y sea imposible arreglarlo. Esto mismo ocurre en las empresas, se adquieren bienes que tendrán un periodo de uso superior al año. Es lo que llamamos inmovilizado material. Estos elementos, en sí mismo, son una inversión empresarial, y por tanto no suponen un gasto. Ahora bien,
al igual que le pasa a nuestro frigorífico, también se averían, se deprecian, y al cabo de los años hay que comprar uno nuevo. Esa depreciación que se produce por el mero transcurso del tiempo si supone un gasto, y hemos decontabilizarlo. Imaginemos, por un momento, que en nuestra casa compramos unfrigorífico por valor de 600 €. Si al cabo de 8 años el frigorífico se avería, hemos de comprar otro y sacar de nuestra tesorería 800 o 1.000 € que valdría el nuevo.
Esto supone que el mes en que compramos el nuevo frigorífico tendremos un problema de liquidez importante ya que tendremos que emplear un alto porcentaje de nuestros ingresos mensuales a la compra del frigorífico. Esta incidencia la contabilidad lo soluciona mediante la amortización periódica de los elementos del inmovilizado material. Imaginemos que somos propietarios de un comercio de productos congelados y adquirimos por 5.000 € un frigorífico-congelador expositor donde mantenemos nuestros productos para la venta. Lo adquirimos al contado el 01/01/2014, el asiento sería: DEBE Importe
01/01/2014
Cuenta
a
HABER Cuenta
Importe
Frigorífico (Activo) Caja (Activo) 5.000 € Cuando llegue el día 31/12/2014, trasladaremos a gasto del ejercicio la depreciación sufrida en el año 2014 del frigorífico, para ello tendremos que hacer los siguientes cálculos:
5.000 €
1.- Establecer una vida útil del frigorífico, es decir prever cuántos años va a estar operativo. Supongamos que calculamos la vida útil del frigorífico en 10 años. 2.- Calcular el gasto de amortización anual. Si hemos dicho que el frigorífico nos va a durar 10 años, esto significa que cada año se va a depreciar 500 €, que es el resultado de dividir 5.000 entre los diez años.
Por tanto el 31 de diciembre realizaríamos el siguiente apunte: DEBE Importe
Cuenta
500 €
Dotación Amortización Frigorífico (Gasto)
31/12/2014 a
HABER Cuenta
Importe
Amortización Acumulada Frigorífico (Menor Activo)
500 €
La cuenta "Dotación amortización del frigorífico" es una cuenta de gasto que recoge la depreciación anual del frigorífico. La cuenta "Amortización
acumulada del frigorífico" es una cuenta de activo pero consigno negativo o menor activo, ya que minora el valor del inmovilizado material al que se refiere. Esta cuenta refleja el ahorro del titular de la empresa para que dentro de 10 años pueda comprarse otro frigorífico. La amortización se uti liza contablemente para registrar el“desgaste” que sufren los elementos del inmovilizado con su uso a lo largo del tiempo. Obviamente no tiene el mismo valor un vehículo recién comprado que ese mismo vehículo después de 3 años de uso. Generalmente el cálculo de la amortización anual suele darse por porcentajes, es decir que al final del ejercicio los bienes del activo se amortizan un tanto por ciento. Por ejemplo, en el caso anterior, el frigorífico se amortiza al 10% anual, ya que el 10% de 5.000 € es 500 €.
Terminamos esta lección con dos preguntas: 1- ¿Cuál es el valor contable del frigorífico a fecha 31/12/2014?: El valor contable es un concepto muy importante en la contabilidad y consiste en el precio de adquisición del elemento minorado por su amortización acumulada. Valor contable (V.C.)=Precio de Adquisición (P.A.) – Amortización Acumulada (A.A.) Por lo tanto, si el frigorífico se adquirió por 5.000 € y la amortización acumulada a 31/12/2014 es 500 €, el valor contable del mismo es 4.500 €.
2- ¿Cuál es el valor contable del frigorífico a fecha 31/12/2019?: Como hemos visto, todos los años se amortizan 500 € del frigorífico, por
lo tanto el día 31/12/2019 habrán pasado 6 años desde que se adquirió (fecha adquisición 01/01/2014). Por ello la amortización acumulada sería: 500 € anuales x 6 años = 3.000 €. Por lo tanto, si el frigorífico se adquirió por 5.000 € y la amortización acumulada a 31/12/2019 es 3.000 €, el valor contable del mismo es 2.000 €.
Las existencias de mercaderías En función a su actividad económica las empresas se pueden clasificar en:
1.- Comerciales.- Son las que realizan compraventa de bienes sin que estos sean sometidos a transformación alguna, p.e.: comercios a nivel general: zapaterías, tiendas de ropa, supermercados, etc. 2.- De Servicios.- Son las que venden servicios, p.e.: de limpieza, de asesoramiento, agencias de viajes, etc. 3.- Industriales.- Son las que realizan la fabricación o transformación de elementos para su posterior venta, p.e.: empresa siderúrgica, fábrica de electrodomésticos, fábrica de muebles, etc. Aquí nos vamos a centrar en la primera, las empresas comerciales, las cuales son una mayoría importante del tejido económico de un país. La conforma desde el pequeño comercio de barrio que se dedica a la venta de caramelos, hasta el más grande supermercado. Dado que son empresas que se dedican a comprar elementos para después venderlo, obteniendo un beneficio por la diferencia entre el importe de venta y el de compra, la problemática contable fundamental que presenta es la del control de la contabilización de esa mercancía de compra y venta, llamada también mercaderías. Como ya dijimos la contabilidad se divide en periodos de tiempo, comúnmente un año, y hemos de averiguar el resultado de nuestra empresa en dicho periodo. Por ello, las existencias de mercancías que tengamos el día 1 de enero, las compras y ventas de mercancías que realicemos durante el ejercicio y las existencias de las mismas el 31 de diciembre, son datos contables fundamentales que hemos de tener para calcular el resultado de nuestro comercio. Desarrollemos con ejemplos, lo que hemos dicho: Supongamos que abrimos un comercio el día 1 de noviembre de 2012 y que compramos al contado mercaderías el día 10 de noviembre por valor de 1.000 €. El asiento contable a realizar sería el siguiente:
DEBE Importe
Cuenta
1.000 €
Compra de Mercaderías (Gasto)
10/11/2012 a
HABER Cuenta
Importe
Caja (Activo)
1.000 €
En la empresa hay un gasto por la compra de mercaderías por 1.000 € y
una salida de caja por el mismo importe.
Llegado el 31 de diciembre, observamos que no hemos vendido ninguna de las mercaderías que compramos, por lo que las mercaderías quedan en nuestro poder y las trasladamos al ejercicio siguiente para su venta. Por tanto, ¿realmente hemos tenido gasto de compra de mercaderías en el año 2012? La respuesta es NO, dado que las mercaderías siguen disponibles para su venta en el ejercicio siguiente. Por tanto lo que realmente hemos de calcular para trasladar como gasto del ejercicio es el coste de venta de nuestras mercaderías, que viene dada por la siguiente igualdad: Coste de Ventas = Existencias Iniciales + Compras - Existencias Finales En nuestro caso el coste de venta de nuestras mercaderías en 2012 sería el siguiente: Existencias iniciales =0, ya que la empresa se creó en noviembre luego el 1 de enero de 2012 las existencias eran nulas. Compras = 1.000 € Existencias finales = 1.000 € ya que no ha habido ventas, por lo que
disponemos a 31 de diciembre de toda la mercadería comprada.
Coste de Ventas = 0 +1.000 – 1.000 = 0 (Obviamente como hay ventas en 2012, no hay coste de ventas) La empresa inicia el ejercicio 2013, y durante el transcurso del mismo compra mercaderías por valor de 2.300 € y vende por valor de 3.100 €. De estas ventas las mercaderías que se venden por 3.100 € tuvieron un coste de compra de 1.150 €, por tanto en el ejercicio 2013 la variación
de existencia fue:
Existencias iniciales =1.000 €, son las mercancías que proceden del año
anterior.
Compras = 2.300 €
Existencias Finales = Existencias Iniciales + Compras - Coste de Ventas Existencias Finales =1.000 + 2.300 – 1.150 = 2.150 € Coste de Ventas = 1.000 + 2.300 – 2.150 = 1.150 € Esto significa que para poder vender por 3.100 € las mercaderías, el coste de dicha venta ha sido de 1.150 €, por lo que hemos obtenido un beneficio por la venta de la diferencia 3.100 – 1.150 = 1.950 € =
Beneficio.
Contablemente durante el ejercicio 2013 nuestra empresa hizo los siguientes apuntes contables: a) Por la compra de mercaderías, supongamos que a crédito: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
2.300 €
Compra de Mercaderías (Gasto)
a
HABER Cuenta
Importe
Proveedores (Pasivo)
2.300 €
b) Por la venta de las mercaderías, supongamos que a crédito: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
3.100 €
Clientes (Activo)
HABER
a
Cuenta
Importe
Venta de Mercaderías (Ingreso)
3.100 €
c) Y al final del ejercicio realizaríamos la regularización de las existencias: DEBE
31/12/2013
Importe
Cuenta
2.150 €
Mercaderías (Activo)
a
HABER Cuenta
Importe
Variación de Existencias
2.150 €
Este asiento anterior lleva una cuenta de activo denominada "Mercaderías" querefleja las existencias finales. La cuenta de "Variación de existencias" es una cuenta de ingresos o gastos, dependiendo del mayor importe de las variaciones de existencias, en este caso de ingreso al estar anotada en el HABER. DEBE Importe
Cuenta
1.000 €
Variación de Existencias
31/12/2013 a
El asiento anterior lleva una cuenta de activo
HABER Cuenta
Importe
Mercaderías (Activo)
1.000 €
denominada "Mercaderías" querefleja las existencias iniciales. La cuenta de "Variación de existencias" es una cuenta de ingresos o gastos, dependiendo del mayor importe de las variaciones de existencias. En este caso es una cuenta de gasto al estar anotada en el debe. Por tanto la variación de existencias nos da un menor gasto de 1.150 € (2.150 – 1.000). Veamos esto en su “Libro Mayor”: DEBE
Variación de Existencias (Gasto/Ingreso)
HABER
1.000 € S.a.= 1.150 €
2.150 €
Esta cuenta ya hemos dicho anteriormente que puede comportarse como gasto o como ingreso. Recordemos que las cuentas de gasto siempre se anotan en el "debe" y las cuentas de ingreso en el "haber". Por lo tanto en este caso al tener más saldo en el "haber" que en el "debe", podemos decir que la cuenta de Variación de Existencias se comporta como una cuenta de Ingreso. Es de suma importancia para saber el resultado de nuestra empresa durante un ejercicio económico (comúnmente un año) conocer el valor de las existencias de mercaderías al inicio del año y el valor de dichas existencias al final del año.
El cuadro de cuentas Todas las empresas deben seguir un criterio uniforme para contabilizar, por ello existen leyes mercantiles que establecen normas de contabilización y un Plan General Contable, donde se definen las cuentas y su funcionamiento. Dado que este curso es de iniciación a la contabilidad, hemos confeccionado un cuadro de cuentas con las cuentas contables más habituales, dejando por tanto, para otras actividades formativas más avanzadas en la materia, el uso del Plan General Contable actualmente en vigor. Lo único que si es necesario reflejar es que dicho plan de cuentas se divide en grupos que van del 1 al 7, en el caso de PYMES (Pequeña y mediana empresa), que es el que actualmente nos interesa. A continuación desarrollaremos nuestro plan de cuentas, que será el que utilizaremos en el supuesto de ciclo contable completo que refleja la última lección de este curso de iniciación. GRUPO 1. Financiación Básica.- En este grupo se encuentran todas las cuentas relacionadas con el
NETO patrimonial, y por tanto también los resultados, y las obligaciones con terceros a largo plazo. Son cuentas de PASIVO y NETO. CUENTAS
Definición contable
Capital (Neto)
Importe inicial que aportan los propietarios del negocio
Reserva (Neto)
Legal Parte de los beneficios no distribuibles establecidos por ley
Resultado del Pérdidas Ejercicio (Neto) Ejercicio Remanente (Neto)
o
ganancias
del
Beneficios o pérdidas del negocio de ejercicios anteriores, pendientes de distribuir.
Deudas a largo Préstamos recibidos a plazo con devolver en un periodo entidades de superior al año crédito (Pasivo) Deudas a largo Deudas a largo plazo no plazo (Pasivo) recogidas en el punto anterior GRUPO 2. Activo no corriente.- En este grupo se encuentran todas las cuentas relacionadas con el ACTIVO INMOVILIZADO (el que se prevé que permanezca en la empresa más de 1 año). Son cuentas de ACTIVO.
CUENTAS
Definición contable
Construcciones (Activo)
Edificios, locales, etc.
Maquinaria (Activo)
Maquinaria en general
Mobiliario (Activo) Elementos Transporte (Activo)
Mobiliario en general
de Vehículos en general
Equipos Proceso de Ordenadores Información hardwares (Activo)
y
otros
Inversiones Cantidades invertidas a largo Financieras a largo plazo en entidades plazo (Activo) financieras que aportan rentabilidad a la empresa Amortización Acumulada (MENOR Activo)
Sumatorio de la amortización anual practicada en ejercicios anteriores
GRUPO 3. Existencias.- Reflejan los elementos de activo que se emplean para la compraventa, como actividad fundamental de la empresa. Son cuentas de ACTIVO. CUENTAS
Definición contable
Mercaderías (Activo)
Importe por el que están valoradas las existencias de mercaderías
GRUPO 4. Acreedores y Deudores por Operaciones Comerciales.- Reflejan los débitos y créditos con las personas o entidades relacionadas con nuestra actividad económica, a nivel comercial. Son cuentas de ACTIVO y de PASIVO. CUENTAS
Definición contable
Proveedores (Pasivo)
Deudas con suministradores de nuestras mercaderías
Proveedores Efectos comerciales
Deudas con suministradores de nuestras mercaderías a plasmadas en letras de
Pagar (Pasivo)
cambio a pagar
Acreedores por Deudas con personas o Prestación entidades que nos prestan Servicios (Pasivo) servicios no relacionados con la actividad principal de la empresa Clientes (Activo)
Deudas que tienen nuestros compradores habituales con nosotros
Clientes Efectos Deudas que tienen nuestros comerciales a compradores habituales Cobrar (Activo) frente a nosotros, plasmadas en letras de cambio a cobrar Deudores (Activo)
Deudas de terceras personas con nosotros por otros motivos diferentes al desarrollo de nuestra actividad económica principal
Remuneraciones Deudas que tenemos con Pendientes de Pago nuestros trabajadores, por (Pasivo) deberles nóminas ya devengadas Hacienda Pública Deuda a favor que tenemos Deudora por IVA frente a la Hacienda Pública (Activo) relacionada con el impuesto IVA Hacienda Pública Deuda en contra que Acreedora por IVA tenemos frente a la Hacienda (Pasivo) Pública relacionada con el impuesto IVA Organismos Deudas que tenemos con la Seguridad Social Seguridad Social Acreedores (Pasivo) GRUPO 5. Cuentas Financieras.- Representan la tesorería de la empresa, así como sus operaciones
financieras a favor o en contra a corto plazo (menos de un año). Son cuentas de ACTIVO y PASIVO. CUENTAS
Definición contable
Caja (Activo)
Dinero en la caja de la empresa
Bancos (Activo)
Dinero de la empresa en cuentas corrientes de las entidades financieras
Inversiones Productos de inversión Financieras a financiera a corto plazo corto plazo (menos de un año) de los que (Activo) la empresa es titular y espera obtener rentabilidad Deudas a corto Préstamos recibidos a plazo con devolver en un periodo inferior entidades de al año crédito (Pasivo) Deudas a corto Deudas a corto plazo no plazo (Pasivo) recogidas en el punto anterior GRUPO 6. Gastos.- En este grupo se encuentran todas las cuentas que representan los gastos de la empresa. Todas las cuentas de este grupo 6 son de GASTO. CUENTAS Compras Mercaderías
Definición contable de Compras efectuadas mercaderías
de
Trabajos realizados Trabajos que realizan otras por otras Empresas empresas Arrendamientos Cánones
y Alquileres
Reparación Conservación
y Gastos de reparación conservación en general
Servicios
Gastos
por
servicios
y de
Profesionales Independientes
profesionales
Transportes
Gastos de transportes
Primas de Seguros
Gastos de seguros privados
Servicios Bancarios Gastos por los servicios de o similar nuestro banco Publicidad Propaganda
y Gastos de publicidad
Suministros
Gastos de electricidad o agua
Otros Servicios
Gastos internet
Otros tributos
Gastos por pagos de tributos locales
Intereses Deudas
de
telefonía
o
de Intereses de préstamos
Sueldos y salarios
Sueldo bruto de la nómina de nuestros trabajadores
Seguridad Social a Gasto de los seguros sociales cargo empresa a cargo de la empresa Dotación Amortización Inmovilizado
Importe que se lleva a gasto del del ejercicio anualmente por la depreciación de nuestro activo
GRUPO 7. Ingresos.- En este grupo se encuentran todas las cuentas que representan Ingresos de la empresa. Todas las cuentas de este grupo 7 son INGRESOS. CUENTAS
Definición contable
Ventas Mercaderías
de Ventas efectuadas mercaderías
de
Prestación
de Ingresos por prestación de
Servicios
nuestros servicios
Subvenciones explotación
de Ingresos por subvenciones a corto plazo
Ingresos Financieros
Ingresos financieros
Otros Ingresos
Otros ingresos no reflejados en los anteriores
El ciclo contable Ya vimos que la contabilidad es la ciencia que estudia el patrimonio y la variación de éste con el transcurso del tiempo para comparar si económica o financieramente nos ha ido bien. El periodo que va desde el patrimonio inicial hasta el patrimonio final, y que nos permite comparar uno con otro, se denomina ciclo contable, generalmente suele ser el año natural, es decir, va desde el 1 de enero de un año al 31 de diciembre del mismo. En ese ciclo contable hemos de hallar el resultado de nuestro negocio, es decir si hemos obtenido beneficios o pérdidas, y por lo tanto saber si nuestro patrimonio ha aumentado o disminuido. Hasta ahora sabemos que nuestro patrimonio representa nuestros bienes, derechos y obligaciones. Recordemos la siguiente igualdad: ACTIVO= PASIVO + NETO Reflejada en un balance, el cual repetimos: ACTIVO
PASIVO + PN
Clientes
62.050
Capital
36.000
Equipos de proceso de información (EPI)
1.500
Resultado del ejercicio
43.550
Mobiliario
6.000
Deudas préstamo l/p
15.000
Bancos
25.000
TOTAL
94.550
TOTAL
94.550
El BALANCE es por tanto la “fotografía” de la situación financiera de una empresa en un momento dado, o lo que es lo mismo, la fotografía de su patrimonio. Si este patrimonio es el representativo del 1 de enero de un año determinado, diremos que dicho Balance es el BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL. Por tanto todo CICLO CONTABLE se inicia con este BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL, del cual se desprende lo que se llama el ASIENTO DE APERTURA, que es el apunte contable que se efectúa el 1 de enero de cada año y es el primer asiento que se realiza en el ciclo contable. En este caso el ASIENTO DE APERTURA sería el siguiente: DEBE
HABER
Clientes
62.050 Capital
36.000
Equipos de proceso de información (EPI)
1.500
Resultado del ejercicio
43.550
Mobiliario
6.000
Deudas préstamo l/p
15.000
Bancos
25.000
Posteriormente la empresa irá registrando los diferentes hechos contables que se produzcan en el transcurso del ciclo contable, y podrá realizar lo que llamamos balances de comprobación periódicos (mensuales, trimestrales, semestrales, etc.). Dicho balance refleja el saldo de todas las cuentas, de ACTIVO, PASIVO, NETO, GASTOS e INGRESOS, en el momento o fecha en que se realiza para obtener una visión de la situación en la que se encuentra la empresa. Obsérvese, en cambio que el Balance de Situación Inicial, solo refleja cuentas de ACTIVO, PASIVO y NETO, no recoge GASTOS ni INGRESOS (ya que como vimos en la lección número 12 la diferencia entre ambos origina la cuenta Resultado del ejercicio). Una vez se llega al 31 de diciembre hemos de realizar el proceso deregularización, al objeto de saber si hemos obtenido beneficios o pérdidas, y para ello seguimos el siguiente procedimiento: 1) Regularización de Existencias de Mercaderías.- Hemos de comparar Existencias iniciales y finales para ver su variación, conforme a lo reflejado en las lecciones anteriores. 2) Amortización del Inmovilizado.- Aplicar la dotación de amortización correspondiente conforme a lo reflejado en la lección número 25.
3) Asiento de Regularización.- Consiste en saldar todas la cuentas de INGRESOS y GASTOS con la cuenta RESULTADO DEL EJERCICIO. Con el saldo que experimente esta cuenta sabremos si hemos obtenido beneficios o pérdidas. En este ejemplo obtenemos un beneficio de 43.550 €.
4) Reparto de beneficios o pérdidas.- Como su mismo nombre indica, refleja la distribución de los resultados del ejercicio. 5) Asiento de cierre.- Consiste en saldar TODAS las cuentas de ACTIVO, PASIVO y NETO. Este asiento será la base del Asiento de apertura del ejercicio siguiente.
Supuesto final La contabilidad es una especialidad eminentemente práctica. Por ello, una vez que tenemos los conceptos básicos claros y disponemos de un plan de cuentas, vamos a elaborar un supuesto contable con el fin de conocer la situación patrimonial y financiera de una empresa en el transcurso del ejercicio 2014. HIPERCERRO, S.L. es un supermercado dedicado a la venta de productos de alimentación y del hogar. El 1 de enero de 2014 presenta el siguiente Patrimonio:
Local Comercial donde desarrolla su actividad, adquirido el 31/03/2000 por importe de 200.000 €. Maquinas Frigoríficas valoradas en 10.000 €. Instalación de Aire Acondicionado por 6.000 €. Mobiliario expositor por 3.500 €. 6 Cajas Registradoras por valor de 300 € cada una. Una furgoneta por valor de 20.000 €. 3 Ordenadores de oficina por 800 € cada uno. Mobiliario de oficina por 2.500 €. La amortización acumulada del inmovilizado refleja el importe de 15.000 €. Un restaurante que le compra todos los trimestres productos de alimentación le debe 545 €. Se envió al descuento una letra de cambio con vencimiento a 28/02/2014 por importe de 3.000 €. Se envió al cobro una letra de cambio con vencimiento 15/01/2014, por importe de 1.500 €. Debe a los suministradores de mercaderías 1.800 €.
Debe un efecto por compra de mercaderías con vencimiento 30/01/2014 por importe de 1.250 € . Está pendiente de pago la nómina de los trabajadores del mes de diciembre de 2013 por 8.560 €. Está pendiente de pago la seguridad social de diciembre por 2.100 € y el IRPF por 350 €. Las existencias iniciales de Mercaderías está valoradas en 85.000 €. Dinero en caja: 15.550 €. Dinero en Bancos: 32.065 €. Se debe de la hipoteca (a 20 años) por adquisición del local 100.000 €. Tiene Reservas legales por 1.800 €. El Capital Social es de 250.000 €. Elaboremos en primer lugar el Balance de Situación Inicial a 01/01/2014 con los datos facilitados:
ACTIVO
PASIVO + PN
200.000
Construcciones
Capital Social
250.000
16.000
Maquinaria (frigorífico+aire acond)
Reserva Legal
1.800
7.800
Mobiliario (expositores+caja regist.+mob. oficina)
Préstamo a largo plazo
100.000
20.000
Elementos de transporte
Remuneraciones 8.560 ptes de pago
2.400
Equipos Procesos de Información
Proveedores efectos a pagar
1.250
85.000
Mercaderías
Proveedores
1.800
Clientes
Deudas por efectos descontados
3.000
Efectos comerciales descontados
Hacienda Pública Acreedora Conceptos Fiscales
350
545
3.000
1.500
Efectos en gestión de cobro
32.065
Bancos
15.550
Caja
-15.000
- Amort. Acumulada
368.860 TOTAL ACTIVO
Organismo Seguridad Social Acreedor
2.100
TOTAL PASIVO
368.860
A continuación anotaremos el día 01/01/2014, en nuestro diario el siguiente asiento de apertura: DEBE Importe
HABER
Cuenta
Cuenta
200.000 Construcciones 16.000 Maquinaria
Importe
Capital Social
250.000
7.800
Mobiliario
Reserva Legal
1.800
20.000
Elementos de transporte
Préstamo a largo plazo
100.000
Remuneraciones ptes de pago
8.560
2.400
Equipos de proceso de información
545
Clientes
3.000
Efectos comerciales descontados
1.500 85.000 15.550 32.065
Efectos en gestión de cobro Mercaderías Caja Bancos Amortización
a
Proveedores efectos a pagar Proveedores Deudas por efectos descontados Hda. Pública Acreedora por conceptos fiscales Organismo Seg. Social Acreedores
1.250 1.800 3.000 350 2.100
-15.000
Acumulada
Y posteriormente trasladaríamos al Libro Mayor de cada cuenta el importe que se refleja en el asiento de apertura. Se incluye el mayor del ejercicio como anexo al final. Durante el año 2014 la sociedad realiza las siguientes operaciones: La empresa compra mercaderías a crédito por importe de 16.000 €
DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
16.000 €
Compra de mercaderías
a
HABER Cuenta
Importe
Proveedores
16.000 €
El restaurante cliente de la empresa, nos compra productos de alimentación por valor de 23.000 € a crédito.
DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
23.000 €
Clientes
a
HABER Cuenta
Importe
Venta de Mercaderías
23.000 €
Se pagan al contado los sueldos pendientes de pago de los trabajadores.
DEBE Importe
Cuenta
8.560 €
Remuneraciones pendientes de pago
Fecha a
HABER Cuenta
Importe
Caja
8.560 €
Al vencimiento de los efectos descontados y de los efectos al cobro, tanto unos como otros son atendidos y cobrados sin ningún problema. El banco por la gestión del cobro nos carga 30 € de comisión.
Como vimos en el asiento de apertura habían efectos enviados al cobro por valor de 1.500 € y efectos descontados por 3.000 €. Como se han
cobrado deben de desaparecer de nuestra contabilidad. Empecemos por los efectos descontados, simplemente anulamos las dos cuentas relacionadas: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
3.000 €
Deudas por efectos descontados
a
HABER Cuenta
Importe
Efectos comerciales descontados
3.000 €
Y luego con los efectos enviados al cobro, de los cuales el banco nos carga 30 € de comisión:
DEBE
Fecha HABER
Importe
Cuenta
1.470 €
Bancos
30 €
Servicios bancarios
a
Cuenta
Importe
Efectos en gestión de cobro
1.500 €
El departamento de administración de la empresa se encuentra en unas oficinas por la que se paga un alquiler semestral. Se carga en el banco el alquiler del primer semestre por 2.500 €.
DEBE Importe
Cuenta
2.500 €
Arrendamientos y cánones
Fecha a
HABER Cuenta
Importe
Bancos
2.500 €
Emitimos a nuestros clientes efectos bancarios por importe de 10.000 €. Se envían en gestión de cobro 2.000 €, se descuenta 5.000 €, cobrándonos 400 € de intereses y 30 de comisión. Nos quedamos en cartera el resto, o sea 3.000 €.
A la emisión de los efectos: DEBE
Fecha
HABER
Importe
Cuenta
10.000 € Clientes efectos comerciales a cobrar
Cuenta
a
Importe
Clientes 10.000 €
Por los que se envían al cobro: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
2.000 €
Efectos en gestión de cobro
a
HABER Cuenta
Importe
Clientes efectos comerciales a cobrar
2.000 €
Por los que se descuentan: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
5.000 €
Efectos comerciales descontados DEBE
Importe
a
HABER Cuenta
Importe
Clientes efectos comerciales a cobrar
5.000 €
Fecha
HABER
Cuenta
Cuenta
Importe
Deudas por efectos descontados
5.000 €
Bancos 4.570 € 400 € 30 €
Gastos financieros
a
Servicios bancarios
Pagamos el débito a la Seguridad Social y a la Hacienda Pública por banco. DEBE Importe 350 €
Fecha
Cuenta Hacienda Pública Acreedora por
HABER Cuenta Importe
a
Bancos 2.450 €
conceptos fiscales 2.100 €
Organismo Seguridad Social Acreedores
Pagamos al contado la factura de la luz por 650 €, la del agua por 55 €, gastos de gasolina de la furgoneta por 850 €, la factura del teléfono por 150 € y la factura de un abogado por 860 €.
DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
705 €
Suministros (luz y agua)
1.000 €
Otros servicios (gasolina y teléfono)
860 €
Servicios Profesionales Independientes
a
HABER Cuenta
Importe
Caja
2.565 €
Una vez devengada la nómina de nuestros trabajadores, a la semana siguiente la pagamos. Los datos de la nómina son los siguientes: Salario bruto…………….........………………...6.000 Cuota obrera de la seguridad social…....…165 Cuota patronal…………………………...........2.000 IRPF………………….....................…………………..280
DEBE Importe
Fecha
HABER
Cuenta
Cuenta
6.000 €
Sueldos y Salarios
Hacienda Pública Acreedora Conceptos Fiscales
2.000 €
Seguridad Social a cargo de la empresa
a
Organismo Seguridad Social Acreedores Remuneraciones pendientes de pago
Importe 280 €
2.165 €
5.555 €
Pagamos la nómina mediante el banco: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
5.555 €
Remuneraciones pendientes de pago
HABER
a
Cuenta
Importe
Banco
5.555 €
El banco nos carga en cuenta la cuota de la hipoteca por valor de 20.500 €, de los que 10.500 corresponde a intereses y 10.000 al
principal del préstamo.
DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
10.500 €
Intereses de deuda
10.000 €
Préstamos a largo plazo
a
HABER Cuenta
Importe
Bancos
20.500 €
Cobramos por bancos deudas de clientes por importe de 9.800 €.
DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
9.800 €
Bancos
a
HABER Cuenta
Importe
Clientes
9.800 €
La empresa vende mercaderías al contado por 85.000 €
DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
85.000 €
Caja
a
HABER Cuenta
Importe
Venta de mercaderías
85.000 €
Con nuestra furgoneta prestamos un servicio de transportes de alimentos, que nos solicita una entidad pública, por el que facturamos 3.100 €, a crédito.
Estos ingresos no están relacionados con la actividad normal del negocio, que es la venta de productos alimenticios y del hogar. Por ello se trata de un servicio prestado y no de una venta de mercaderías y en lugar de ir a la cuenta de crédito clientes va a la cuenta de crédito DEUDORES. DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
3.100 €
Deudores
a
HABER Cuenta
Importe
Ingresos por prestación de servicios
3.100 €
El servicio de mantenimiento de nuestras instalaciones nos factura 1.600 €, y pagamos la prima de seguro del local por importe de 520 €.
Las dos operaciones al contado.
DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
1.600 €
Reparación y conservación
520 €
Prima de seguros
HABER Cuenta
Importe
Caja
2.120 €
a
Compramos a crédito, mediante efecto a pagar, mercaderías por valor de 20.000 €.
DEBE Importe
Cuenta
20.000
Compra de mercaderías
€
Fecha a
HABER Cuenta
Importe
Proveedores Efectos a pagar
20.000 €
Llegado el 31 de diciembre se procede a amortizar el inmovilizado de la empresa en base a los siguientes datos: - Construcciones al 2% anual. - Maquinaria al 10% anual. - Mobiliario al 15% anual. - Elementos de transportes al 20% anual. - Equipos para Proceso de Información al 25% anual. La dotación anual para la amortización sería la siguiente: Construcciones: 2% s/200.000 = 4.000 € Maquinaria: 10% s/16.000 = 1.600 € Mobiliario: 15% s/7.800 = 1.170 € Elementos de transportes: 20% s/20.000 = 4.000 €
Equipos Procesos Información: 25% s/2.400 = 600 € - TOTAL AMORTIZACIÓN AÑO 2014: 11.370 € DEBE Importe
Cuenta
11.370
Dotación Amortización del Inmovilizado
€
Fecha
HABER Cuenta Amortización Acumulada del Inmovilizado
a
Importe 11.370 €
Se valoran las existencias finales de mercadería por importe de 57.000 €.
Con el dato de las existencias iniciales regularizamos las existencias del siguiente modo, primero anulamos las existencias iniciales con la cuenta Variación de Existencias: DEBE Importe
Cuenta
Fecha
HABER
a
Cuenta
Importe
85.000 €
Variación de Existencias
Mercaderías
85.000 €
Luego damos de alta las existencias finales con la misma cuenta de Variación de Existencias: DEBE
Fecha
Importe
Cuenta
57.000 €
Mercaderías
a
HABER Cuenta
Importe
Variación de Existencias
57.000 €
Tras la realización de este procedimiento, analizaremos si la cuenta "Variación de Existencias" se comporta como Ingreso o como Gasto. Para ello vemos su Mayor: DEBE
Variación de Existencias
HABER
85.000 €
57.000 €
En este caso la cuenta tiene más saldo en el "debe" que en el "haber", por lo tanto se comporta como un gasto por la diferencia: 28.000 €.
Finalizado el ciclo contable se procede a la regularización para obtener el resultado del negocio en el ejercicio 2014. La regularización consiste, como ya dijimos en anular o saldar todas las cuentas de gastos y de ingresos con la cuenta Resultado del Ejercicio. Primero anulamos las cuentas de gastos:
DEBE Importe
31/12/2014
Cuenta
101.515 Resultado del Ejercicio
HABER Cuenta
a
Compras de mercaderías Servicios bancarios Arrendamientos y
Importe
cánones
36.000
Gastos financieros
60
Suministros
2.500
Otros servicios
400
Servicios Profesionales Independientes
705
Sueldos y salarios
1.000
Seguridad Social a cargo de la empresa
860
Intereses de deudas
6.000
Reparación y conservación
2.000
Prima de seguros
10.500
Dotación Amort. Inmovilizado Material
1.600
Variación de Existencias
520 11.370 28.000
Luego procedemos a la anulación de los ingresos: DEBE Importe
Cuenta
108.000 €
Venta de Mercaderías
3.100
Prestación de
31/12/2014
a
HABER Cuenta
Importe
Resultado del Ejercicio
111.100 €
servicios Por tanto se observa que la cuenta RESULTADO DEL EJERCICIO tiene los siguientes apuntes en el Mayor: DEBE
Resultado del Ejercicio
HABER
101.515 €
111.100 €
Estos nos refleja que hemos obtenido beneficios por la diferencia, es decir por importe de 9.585 €. En definitiva el patrimonio de la empresa se ha incrementado en esa cantidad. La empresa decide repartir el 100 % del beneficio de la siguiente forma: por un lado aporta a la cuenta RESERVA LEGAL, lo establecido por ley, es decir el 10% del beneficio, el resto se lleva a RESERVAS VOLUNTARIAS.
DEBE
31/12/2014
Importe
Cuenta
9.585 €
Resultado del Ejercicio
a
HABER Cuenta
Importe
Reserva Legal
958,50 €
Reservas Voluntarias
8.626,50 €
Hasta ahora hemos realizado la contabilización de las operaciones en lo que llamamos el LIBRO DIARIO, tal y como explicamos en lecciones anteriores. A continuación vamos a reflejar todas las cuentas utilizadas en la contabilidad una vez trasladados todos sus movimientos del ejercicio al LIBRO MAYOR: Cuentas
de
activo
(Bienes
y
Derechos)
DEBE
Construcciones
HABER
Maquinaria
HABER
Mobiliario
HABER
200.000 € (Asiento Apertura)
DEBE 16.000 € (Asiento Apertura)
DEBE 7.800 € (Asiento Apertura)
DEBE
Elementos de Transporte
HABER
20.000 € (Asiento Apertura)
DEBE
Equipos de proceso de información HABER
2.400 € (Asiento Apertura)
DEBE
Clientes
HABER
545 € (Asiento Apertura)
9.800 € (Cobro de clientes)
23.000 € (Venta de Mercaderías)
10.000 € (A efectos)
DEBE 3.000 € (Asiento
Apertura)
5.000 € (Enviado a
Efectos comerciales descontados
HABER 3.000 €
(cobrados)
descuento)
Efectos comerciales gestión de cobro
DEBE
HABER
1.500 € (Asiento
Apertura)
1.500 €
(Cobrados)
2.000 € (Enviados al
cobro)
Clientes efectos comerciales a cobrar
DEBE
HABER 2.000 € (Gestión de
cobro)
10.000 € (Emisión de
efectos)
5.000 € (A
descuento)
DEBE
Deudores
HABER
3.100 € (Por prestación de servicio)
DEBE
Mercaderías
HABER
85.000 € (Asiento Apertura) 85.000 € (Existencias
57.000 € (Existencias
Iniciales)
Finales)
DEBE 32.065 € (Asiento Apertura) 1.470 € (Efectos gestión
cobro)
4.570 € (Descuento de
Banco
HABER 2.500 € (Alquiler)
2.450 (Hacienda y Seguridad Social)
efectos)
5.555 (Sueldos)
9.800 € (Cobro clientes)
20.500 (Hipoteca)
DEBE
Caja
HABER 8.560 € (Pago Nómina)
15.550 € (Asiento Apertura) 85.000 € (Venta de mercaderías)
2.565 € (Gastos Varios) 2.120 € (Mantenimiento y seguro)
Amortización Acumulada Inmovilizado (menor activo)
DEBE
HABER
-15.000 € (Asiento Apertura) - 11.370 (Amort. 2014)
Cuentas de neto (Obligaciones con los propietarios) DEBE
Capital Social
HABER 250.000 € (Asiento Apertura)
DEBE
Reserva Legal
HABER 1.800 € (Asiento Apertura) 958,50 € (reparto de beneficios 2014)
DEBE
Reservas Voluntarias
HABER 8.626,50 € (reparto de beneficios 2014)
Cuentas de pasivo (Obligaciones con terceros)
DEBE
Préstamo a largo plazo
HABER
10.000 € (Pago
100.000 € (Asiento
recibido)
DEBE
Apertura)
Proveedores
HABER 1.800 € (Asiento Apertura) 16.000 € (Compra mercaderías)
DEBE
Proveedores efectos comerciales a pagar
HABER 1.250 € (Asiento Apertura) 20.000 € (Compra
mercaderías)
DEBE
Deudas Efectos descontados
HABER 3.000 € (Asiento
Apertura)
3.000 € (Efectos
cobrados)
DEBE
5.000 € (A descuento)
Remuneraciones pendientes de pago
HABER
8.560 € (Pago nómina
8.560 € (Asiento
5.555 € (Pago nómina)
5.555 € (Nómina)
año anterior)
Apertura)
Hacienda Pública Acreedora Conceptos Fiscales
DEBE
HABER 350 € (Asiento
Apertura)
350 € (Pago año
anterior)
280 € (Nómina)
Organismos Seguridad Social Acreedores
DEBE
HABER 2.100 € (Asiento
Apertura)
2.100 € (Pago nómina
año anterior)
2.165 € (Nómina)
De los saldos de todas estas cuentas del mayor surgiría el BALANCE FINAL de la empresa a 31/12/2014, que será el patrimonio con el que la empresa iniciará su andadura en el ejercicio 2015. BALANCE FINAL A 31/12/2014 ACTIVO
PASIVO+NETO
200.000
Construcciones
Capital Social
250.000
16.000
Maquinaria
Reserva Legal
2.758,50
7.800
Mobiliario
Reservas Voluntarias
8.626,50
20.000
Elementos transporte
Préstamo a largo plazo
90.000
2.400
Equipos proceso información
Proveedores
17.800
Clientes
Proveedores efectos a pagar
21.250
3.745