Base de datos. Daniel Coronado S. Tecnología aplicada a la contabilidad y finanzas Instituto IACC 10.12.17
INSTRUCCIONES: De acuerdo con los contenidos estudiados esta semana y sobre la base de una breve investigación que usted efectúe en Internet, responda lo siguiente: 1. Explique cuáles son las diferencias de trabajar con una base de datos versus la utilización de planillas Excel cuando se trata de procesos contables. 2. Entregue ejemplos para cada caso.
3. ¿Cuáles son las características con las que debe contar una base de datos y por qué esas características son importantes?
Desarrollo 1. Explique cuáles son las diferencias de trabajar con una base de datos versus la Utilización de planillas Excel cuando se trata de procesos contables.
Son muchas. Excel es una hoja de cálculo, lo que significa que es un programa que te permite usarlo de muchas formas para presentar y almacen ar información. Una base de datos es un programa que te permite almacenar de manera "ordenada y clasificada" la información contable. Debes definir en una base de datos la estructura de la información que deseas almacenar previamente, y eso te da la ventaja de que sabes exactamente donde está tal o cual información. Adicionalmente las bases de dat os te permiten almacenar un número muy grande de registros de información, mientras que Excel está limitado por la cantidad de celdas u hojas que puedas tener.
Las bases de datos son programas especializados en almacenar y consultar información, por lo cual las hace ideales para el manejo de grandes volúmenes de información, además de permitir gracias a su orden el análisis de datos. 2. Entregue ejemplos para cada caso.
Supongamos que estamos utilizando una hoja de cálculo EXCEL y que se necesita cambiar la ciudad y dirección de algunas personas de esta planilla EXCEL. Para realizar esta ta rea en la planilla de cálculo se tendría que repetir la operación todas las veces que estas personas estén en la planilla, siendo un problema si olvidamos o pasamos por alto una de estas personas, y por tanto sus datos perderán integridad. Además, no hay una forma sencilla de eliminar una única persona de la tabla, porque tiene que borrar todas las filas relativas a esa persona. En una base de datos esto es mucho más sencillo, es decir podemos usar una función REPLACE por ejemplo en algún lenguaje de programación para reemplazar todo de una vez.
3. ¿Cuáles son las características con las que debe contar una base de datos y por qué esas características son importantes?
Las características de la base de datos son: -Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos. -Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios.
-Seguridad. Una base de datos debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos. -Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario. -Permite realizar un listado de la base de datos. -Permiten la programación a usuarios avanzados. Las bases de datos son digámoslo así, el lugar en donde se encuentra concentrada y almacenada toda la información con referencia a el programa que lo utilice, esto es, si existe un programa para la producción, en la base de datos hay un campo para los números de parte, su descripción, en que línea se produjo que usuario realizo cada operación que se hizo con cada uno de los datos, la hora, etc. y es súper importante porque de ahí se extraen variados reportes e indicadores de producción y también los errores y quien los comete, en si una base de datos es el historial completo y detallado de acuerdo a las especificaciones, de un componente.
Bibliografía
Contenido de la semana 3 de tecnología aplicada a la contabilidad y finanzas (IACC 2017)
