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Excel 2016 Módulo I

Excel 2016 Excel Módulo I

Créditos

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Excel 2016 - Módulo I Coordenação Geral Marcia M. Rosa

Revisão Ortográfica e Gramatical Fernanda Monteiro Laneri

Coordenação Editorial Henrique Thomaz Bruscagin

Diagramação Bruno de Oliveira Santos

Autoria Fernando de Carvalho Navarro

Edição nº 1 | 1786_2_WEB Abril/ 2016

Este material constitui uma nova obra e é uma derivação da seguinte obra original, produzida por TechnoEdition Editora Ltda., em Set/2013: Excel – Módulo I Autoria: Guilherme Yuji Kinoshita

Sumário Informações sobre este treinamentos ............. ........................... ............................. ............................. ............................. ..................... ...... 12 Capítulo 1 - Trabalhando com planilhas ............... ............................. ............................. ............................. ............................. ................. 13 1.1. Introdução Introd ução ................. ................................... .................................... .................................... ................................. ............... 14 1.2. Conceitos e definições ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......16 16 1.3. Dimensões de uma planilha ........ ................. .................. .................. .................. .................. ................17 .......17 1.4. Trabalhando com planilhas ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................18 .......18 1.4.1. Inserindo planilhas........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...18 18 1.4.2. Excluindo planilhas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 19 1.4.3. Renomeando planilhas ........ ................. .................. .................. .................. .................. ................... ............... .....20 20 1.4.4. Selecionando planilhas ........ ................. .................. .................. .................. .................. ................... ............... .....20 20 1.4.5. Trabalhando simultaneamente com diversas planilhas ......... .................. ........... ..22 22 1.4.6. Movendo planilhas ......... .................. ................... ................... .................. .................. .................. .................. ........... 23 1.4.7. Copiando planilhas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 24 1.4.8. Ocultando e reexibindo planilhas ........ ................. .................. .................. .................. .................26 ........26 1.4.9. Aplicando cores às guias das planilhas........ ................. .................. .................. ..................27 .........27 1.4.10. Comentários em células ......... .................. .................. ................... ................... .................. .................. ........... ..28 28 Pontos principais ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... .............. .....31 31 Teste seus conhecimentos.... conhecimentos.................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. .......................... ........... 33 Mãos à obra! .................................. ................................................ ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................ ......... 37 Capítulo 2 - Melhorando a aparência das planilhas .............. ............................ ............................. ....................... ........ 43 2.1. Introdução ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....44 44 2.2. Formatação de fonte ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................45 .........45 2.2.1. Formatando a fonte pela faixa de opções e por atalhos ........ ................. ........... ..45 45 2.2.2. Formatando a fonte pela caixa Formatar Células ......... .................. .................. ........... ..48 48 2.3. Formatação de alinhamento ........ ................. .................. .................. .................. .................. ................49 .......49 2.3.1. Formatando o alinhamento pela faixa de opções ......... .................. .................. ........... ..49 49 2.3.2. Formatando o alinhamento pela caixa Formatar Células ......... ..................53 .........53 2.4. Formatação de número ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....55 55 2.4.1. Formatando o número pela faixa de opções e por atalhos ......... ...............55 ......55 2.4.2. Formatando o número pela caixa Formatar Células ........ ................. .................57 ........57 2.5. Formatação de bordas........ bordas................. .................. .................. .................. .................. .................. ................62 .......62 2.5.1. Formatando bordas pela faixa de opções ......... .................. .................. .................. ............. ....63 63 2.5.2. Formatando bordas pela caixa Formatar Células ......... .................. .................. ........... ..64 64 2.5.3. Desenhando bordas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................65 .........65 2.6. Formatação do preenchimento da célula ........ ................. .................. .................. ...............67 ......67 2.6.1. Formatando o preenchimento pela faixa de opções ........ ................. .................67 ........67 2.6.2. Formatando o preenchimento pela caixa Formatar Células ........ ..............68 ......68 2.7. Trabalhando com cores......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....69 69 2.7.1. Temas do Office......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......70 70 2.7.2. Esquemas de cores ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 71 2.7.3. Escolhendo cores ........ ................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... ............. ....72 72 2.8. Copiando formatos ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 75 2.9. Limpando a formatação ......... .................. ................... ................... .................. .................. .................. ........... ..76 76 2.10. Estilos de células células.............................................................................77 .............................................................................77 2.11. Ocultando e reexibindo linhas e colunas ........ ................. .................. .................. ...............79 ......79 2.11.1. Ocultando linhas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................... .............. ....80 80 2.11.2. Reexibindo linhas ocultas ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 81

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2.11.3. Ocultando colunas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..82 82 2.11.4. Reexibindo colunas ocultas ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................83 ........83 Pontos principais ........ ................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. ............... ......84 84 Teste seus conhecimentos.. conhecimentos................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................... ............. 85 Mãos à obra! ................................... ................................................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 89 Capítulo 3 - Ferramentas de edição ............... ............................. ............................. ............................. ............................. ......................... .......... 93 3.1. Introdução ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. ............. ....94 94 3.2. Limpando células ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....94 94 3.3. Indo para locais especiais ......... .................. .................. .................. .................. .................. ..................95 .........95 3.4. Facilidades na digitação ........ .................. ................... .................. .................. .................. .................. ............ ...96 96 3.4.1. Inserindo a mesma informação em várias células ......... .................. .................. ........... 96 3.4.2. AutoCompletar ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................98 .......98 3.4.3. Preenchimento relâmpago......... .................. .................. .................. .................. .................. ..................99 .........99 3.5. Criando sequências......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 101 3.5.1. Alça de preenchimento ......... .................. .................. .................. .................. ................... ................... ............ ...102 102 3.5.2. Sequências simples ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 102 3.5.3. Arrastando pelo botão direito do mouse ......... .................. .................. .................. ..............108 .....108 3.5.4. Sequências de dois ou mais valores ......... .................. .................. .................. ................... ............ ..110 110 3.5.5. Preenchendo séries ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 111 3.5.6. Outras considerações para o preenchimento de sequências ........ ............114 ....114 3.5.7. Justificando texto ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....119 119 3.6. Listas personalizadas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................121 .......121 3.6.1. Adicionando uma lista personalizada ......... .................. .................. .................. .................. ........... 122 3.6.2. Usando a lista criada ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................126 ........126 3.6.3. Editando uma lista personalizada ......... .................. .................. .................. .................. ................126 .......126 3.6.4. Excluindo uma lista personalizada ........ ................. .................. .................. .................. ...............127 ......127 Pontos principais ........ ................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. ............... ......128 128 Teste seus conhecimentos.. conhecimentos................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................... ............. 129 Mãos à obra! ................................... ................................................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 133 Capítulo 4 - Cálculos básicos ........................................ ...................................................... ............................. ............................. ........................... ............. 137 4.1. Introdução ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. ............. ....138 138 4.2. Cálculos simples ........ ................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. .............. .....138 138 4.2.1. Operadores matemáticos ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..138 138 4.2.2. Ordem de cálculo ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....139 139 4.2.3. Exemplos de cálculos ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................141 .......141 4.3. Cálculos com porcentagem ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................141 ........141 4.3.1. Porcentagem sobre um valor ........ ................. ................... ................... .................. .................. ............. ....142 142 4.3.2. Descontoss ................. Desconto ................................... ................................... ................................... ................................... ................. 143 4.3.3. Acréscimoss ................. Acréscimo ................................... .................................... .................................... ................................ .............. 144 4.3.4. Variação percentual ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 145 4.3.5. Cálculo da participação ......... .................. ................... ................... .................. .................. .................. ............ ...146 146 4.4. Cálculos com valores acumulados ......... .................. .................. .................. .................. ...............148 ......148 Pontos principais ........ ................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. ............... ......150 150 Teste seus conhecimentos.. conhecimentos................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................... ............. 151 Mãos à obra! ................................... ................................................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 155

Sumário

Capítulo 5 - Referências de células ............. ........................... ............................. ............................. ............................ ............................ .............. 159 5.1. Introdução ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....160 160 5.2. Tipos de endereços ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 160 5.3. Operadores de referência ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 162 5.4. Intervalos nomeados ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................163 .........163 5.4.1. Criando um intervalo nomeado ......... ................... ................... .................. .................. ..................164 .........164 5.4.2. Criando vários intervalos de uma vez ......... .................. .................. .................. .................. ........... 166 5.4.3. Usando o nome criado ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......167 167 5.4.4. Localizando um nome criado ......... .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....169 169 5.4.5. Gerenciando nomes ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................170 .........170 5.5. Referências 3D ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................172 ........172 5.6. Eliminando fórmulas e problemas com referências ......... .................. .................174 ........174 Pontos principais ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. .............. .....176 176 Teste seus conhecimentos.... conhecimentos.................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. .......................... ........... 177 Mãos à obra! .................................. ................................................ ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................ ......... 181 Capítulo 6 6.1. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.2.3. 6.2.4. 6.2.5. 6.2.6. 6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.3.4. 6.3.5. 6.4. 6.4.1. 6.4.2. 6.4.3. 6.4.4. 6.4.5. 6.4.6. 6.4.7. 6.4.8. 6.4.9. 6.4.10. 6.5. 6.5.1. 6.5.2. 6.5.3. 6.5.4. 6.5.5.

Funções básicas ............... ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ....................... ......... 185 Introdução ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....186 186 Digitando funções......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...186 186 Digitação direta ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......187 187 Usando o Assistente de Função .......... ................... .................. .................. .................. ..................189 .........189 Pela Faixa de Opções ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................191 .......191 Pela Caixa de Nome ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................192 .........192 Funções aninhadas...... aninhadas................ ................... .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....192 192 Obtendo ajuda ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................193 ........193 Funções matemáticas básicas..... básicas.............. .................. .................. .................. .................. .................194 ........194 Função ABS ................ .................................. .................................... ................................... ................................. ................ 194 Função INT INT......................................................................................194 ......................................................................................194 Função ARRED........ ARRED.......................... .................................... .................................... .................................... .................... 195 Função TRUNCAR ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ................... .............. ....196 196 Função RAIZ ................. ................................... .................................... .................................... ............................... ............. 197 Funções estatísticas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................197 .........197 Função SOMA .................. .................................... .................................... .................................... ............................ .......... 198 Função MÉDIA ................. ................................... .................................... .................................... ............................ .......... 198 Função MÁXIMO ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......199 199 Função MÍNIMO ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................200 ........200 Função CONT.VALORES ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....201 201 Função CONTAR.VAZIO ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....201 201 Função CONT.NÚM CONT.NÚM..........................................................................202 ..........................................................................202 Função SUBTOTAL......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...203 203 Funções automáticas........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................206 .........206 Funções estatísticas condicionais ........ ................. .................. .................. .................. .................208 ........208 Funções e cálculos com data e hora ......... .................. .................. .................. .................. ............ ...215 215 Digitando datas e horas ......... .................. .................. .................. ................... ................... .................. ........... ..215 215 Formatando datas e horas ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 216 Função HOJE ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..218 218 Função AGORA ................ .................................. .................................... .................................... ............................ .......... 218 Cálculos com datas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 219


6.5.6. Cálculos com horas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 220 6.6. Funções lógicas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......221 221 6.6.1. Testes lógico lógicoss ................ .................................. .................................... .................................... ............................. ........... 222 6.6.2. Função SE ................. ................................... .................................... ................................... .................................. ................. 223 6.6.3. Função E ................ .................................. .................................... .................................... ................................... ................... ..227 227 6.6.4. Função OU ................ .................................. ................................... ................................... ................................... ................. 230 6.6.5. Função XOR ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...232 232 6.6.6. Função NÃO ................ .................................. .................................... .................................... ................................ .............. 234 6.6.7. Múltiplas funções SE ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................235 ........235 6.7. Funções de procura e referência referência......... .................. .................. .................. .................. ..................238 .........238 6.7.1. Função PROCV ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................238 .........238 6.7.2. Função PROCH .................. .................................... .................................... .................................... .......................... ........ 244 Pontos principais ........ ................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. ............... ......248 248 Teste seus conhecimentos.. conhecimentos................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................... ............. 249 Mãos à obra! ................................... ................................................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 253 Capítulo 7 - Bancos de dados ............... ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ...................... ........ 259 7.1. Introdução ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. ............. ....260 260 7.2. Banco de dados de exemplo......... .................. .................. .................. .................. .................. ...............262 ......262 7.3. Classificação de dados ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....263 263 7.3.1. Classificação por uma única coluna ......... .................. .................. .................. .................. ............. ....264 264 7.3.2. Classificação por múltiplas colunas ......... .................. .................. .................. .................. ............. ....265 265 7.3.3. Classificação por cores ou ícones ......... .................. .................. .................. .................. ................268 .......268 7.3.4. Classificação por Listas Personalizadas ......... .................. .................. .................. ................270 .......270 7.4. Filtragem de dados ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 273 7.4.1. Filtro básico ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...274 274 7.4.2. Botão de filtragem e classificação...... classificação............... .................. .................. .................. .................. ........... 274 7.4.3. Personalizando a filtragem ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................276 ........276 7.4.4. Limpando os filtros ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 278 7.4.5. Filtrando textos ......... .................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. .............. .....279 279 7.4.6. Filtrando números......... ................... ................... .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..280 280 7.4.7. Filtrando datas ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................281 .........281 7.4.8. Filtrando por cores......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..282 282 7.4.9. Atualização de dados ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................284 .......284 7.5. Introdução à formatação condicional......... .................. .................. .................. .................. ........... ..284 284 7.5.1. Aplicando e limpando regras......... .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....284 284 7.5.2. Realçar Regras das Células ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................285 ........285 7.5.3. Regras de Primeiros/Últimos ......... .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....288 288 Pontos principais ........ ................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. ............... ......291 291 Teste seus conhecimentos.. conhecimentos................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................... ............. 293 Mãos à obra! ................................... ................................................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 297 Capítulo 8 - Gráficos ............. ............................ ............................. ............................. ............................. ............................ ............................. ............................ ............. 301 8.1. Introdução ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. ............. ....302 302 8.2. Inserindo um gráfico ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................302 ........302 8.2.1. Pela Faixa de Opções ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................303 .......303 8.2.2. Pelo botão de gráficos recomendados ........ ................. .................. .................. .................. ........... 305 8.2.3. Por outros atalhos ......... .................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. ........... ..305 305 8.2.4. Reposicionando o gráfico ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..306 306 8.2.5. Guia Ferramentas de Gráfico ......... .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....307 307 8.3. Elementos de um gráfico 308

Sumário

8.4. Tipos de gráficos ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....309 309 8.4.1. Gráficos de colunas......... .................. .................. .................. ................... ................... .................. ..................309 .........309 8.4.2. Gráficos de barras horizontais ........ ................. .................. .................. .................. .................. ............ ...312 312 8.4.3. Gráficos de linhas ........ ................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... ............ ...313 313 8.4.4. Gráficoss de área .................. Gráfico .................................... .................................... .................................... ........................ ...... 314 8.4.5. Gráficos de pizza ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................... ............. ...315 315 8.4.6. Gráfico de rosca ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................317 .......317 8.4.7. Gráficos de dispersão dispersão......................................................................317 ......................................................................317 8.4.8. Gráficos de ações......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....319 319 8.4.9. Gráficos de superfície ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ...............320 ......320 8.4.10. Gráficos de radar ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................... ............. ...321 321 8.4.11. Gráficos de combinação ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...322 322 8.4.12. Gráficos de cascata (waterfall) ......... .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...324 324 8.4.13. Histogramas ........ ................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. .................. ........... ..325 325 8.4.14. Gráficos de Pareto ........ ................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. ............ ...325 325 8.4.15. Gráficos de hierarquia (mapa de árvore) ......... .................. .................. .................. ...............326 ......326 8.4.16. Gráficos de hierarquia (explosão solar) ........ ................. .................. .................. .................327 ........327 8.4.17. Gráficos de caixa (boxplot) ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................327 .......327 8.5. Guia Design ................ .................................. .................................... ................................... ................................ ............... 328 8.5.1. Grupo Layout de Gráfico ......... .................. .................. .................. ................... ................... .................. ........... 328 8.5.2. Grupo Estilos de Gráfico......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...330 330 8.5.3. Grupo Dados .................. .................................... ................................... ................................... .............................. ............ 332 8.5.4. Grupo Tipo ................. ................................... .................................... .................................... ................................ .............. 335 8.5.5. Grupo Local ................ .................................. ................................... ................................... ................................. ............... 336 8.6. Guia Formatar ......... ................... ................... .................. .................. .................. .................. .................. .................337 ........337 8.6.1. Grupo Seleção Atual ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................337 .........337 8.6.2. Grupo Inserir Formas ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................339 ........339 8.6.3. Grupo Estilos de Forma ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....339 339 8.6.4. Grupo Estilos de WordArt ........ ................. .................. ................... ................... .................. .................. ........... 341 8.6.5. Grupo Organizar ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....342 342 8.6.6. Grupo Tamanho ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................342 .......342 8.7. Trabalhando com elementos gráficos ......... .................. .................. .................. ...................343 ..........343 8.7.1. Filtrando pontos e séries......... .................. .................. .................. .................. ................... ................... ........... 343 8.7.2. Título do gráfico ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....344 344 8.7.3. Títulos dos eixos ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....345 345 8.7.4. Eixos ................ .................................. .................................... .................................... .................................... ......................... ....... 345 8.7.5. Linhas de grade .................. .................................... .................................... .................................... ........................ ...... 347 8.7.6. Rótulos de dados ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... ............ ...348 348 8.7.7. Tabelas de dados ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................... ............. ...349 349 8.7.8. Legendas ................. ................................... .................................... .................................... ................................... ................. 349 8.7.9. Gráficos de colunas e barras ........ ................. .................. .................. .................. .................. ...............350 ......350 8.7.10. Gráficos de pizza ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................... ............. ...350 350 8.7.11. Aplicando um plano de fundo ......... .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...352 352 8.8. Trabalhando com modelos de gráficos ......... .................. .................. .................. .................353 ........353 8.9. Minigráficos ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. ........... ..355 355 8.9.1. Criando minigráficos ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................357 ........357 8.9.2. Personalizando os minigráficos ......... .................. .................. .................. .................. .................. ........... 358 Pontos principais ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......363 363 Teste seus conhecimentos... conhecimentos................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................... ............ 365 Mãos à obra! ................................... .................................................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ...................... ........ 369


Capítulo 9 - Imagens e ilustrações ..................................................................................... 373 9.1. Introdução ......................................................................................374 9.2. Imagens ..........................................................................................374 9.3. Imagens on-line ..............................................................................378 9.4. Formas ...........................................................................................380 9.5. SmartArt .........................................................................................381 9.6. Instantâneo ..................................................................................... 383 9.7. WordArt ..........................................................................................386 9.8. Organizando objetos gráficos .........................................................389 9.8.1. Comandos de organização ..............................................................389 9.8.2. Exemplos de organização de objetos ..............................................391 Pontos principais ................................................................................................393 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 395 Mãos à obra! .................................................................................................................................. 399 Capítulo 10 - Trabalhando com janelas ........................................................................... 403 10.1. Introdução ......................................................................................404 10.2. Modos de Exibição de Pasta de Trabalho .........................................404 10.2.1. Modo Normal .................................................................................. 405 10.2.2. Modo Visualização da Quebra de Página .........................................405 10.2.3. Modo Layout da Página ...................................................................406 10.2.4. Modos de Exibição Personalizados ..................................................407 10.2.5. Criando um modo de exibição personalizado ..................................408 10.2.5.1. Visualizando um modo de exibição personalizado ..........................409 10.2.5.2. Excluindo um modo de exibição personalizado ...............................410 10.3. Mostrando e ocultando elementos de uma janela ............................410 10.4. Aplicando zoom à planilha ..............................................................412 10.5. Trabalhando com múltiplas janelas .................................................412 10.5.1. Criando uma nova janela.................................................................413 10.5.2. Organizando janelas .......................................................................413 10.5.3. Congelando painéis ........................................................................414 10.5.4. Dividindo painéis ............................................................................416 10.5.5. Ocultando e reexibindo janelas .......................................................417 10.5.6. Trabalhando com janelas lado a lado ..............................................417 10.5.7. Alternando entre janelas .................................................................418 10.5.7.1. Alternando pelo nome.....................................................................418 10.5.7.2. Alternando pela barra de tarefas do Windows..................................419 10.5.7.3. Alternando por atalhos de teclado...................................................419 10.5.8. Exibição em tela inteira ...................................................................420 Pontos principais ................................................................................................422 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 423 Mãos à obra! .................................................................................................................................. 427

Sumário

Capítulo 11 - Configuração de página, impressão e modelos ............................... 431 11.1. Introdução ......................................................................................432 11.2. Guia Layout da Página .....................................................................433 11.2.1. Grupo Configuração de Página ........................................................433 11.2.2. Grupo Dimensionar para Ajustar .....................................................435 11.2.3. Grupo Opções de Planilha ...............................................................435 11.3. Caixa de diálogo Configurar Página ................................................435 11.3.1. Guia Página .....................................................................................436 11.3.2. Guia Margens ..................................................................................437 11.3.3. Guia Cabeçalho/rodapé...................................................................438 11.3.4. Guia Planilha ...................................................................................440 11.4. Personalizações para cabeçalhos e rodapés.....................................441 11.4.1. Grupo Cabeçalho e Rodapé .............................................................442 11.4.2. Grupo Elementos de Cabeçalho e Rodapé........................................442 11.4.3. Grupo Navegação ............................................................................443 11.4.4. Grupo Opções ................................................................................. 443 11.5. Impressão ....................................................................................... 444 11.5.1. Visualização da impressão ..............................................................447 11.5.2. Ajustando a configuração do documento ........................................449 11.5.3. Imprimindo o documento................................................................450 11.6. Modelos ..........................................................................................452 11.6.1. Criando um modelo ........................................................................452 11.6.2. Criando uma pasta baseada em um modelo ....................................456 11.6.3. Excluindo um modelo .....................................................................457 Pontos principais ................................................................................................460 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 461 Mãos à obra! .................................................................................................................................. 465

Informações sobre este treinamento

Para o melhor aproveitamento do curso Excel 2016 – Módulo I, é imprescindível ter participado do curso Excel 2016 – Fundamentos, ou possuir conhecimentos equivalentes.

Trabalhando com planilhas 9 9 9

Conceitos e definições; Dimensões de uma planilha; O trabalho com planilhas.


1.1. Introdução O Excel é parte integrante do pacote Microsoft Office, o qual contém outros programas, como o Word para criação de documentos, o PowerPoint para criação de apresentações audiovisuais, o Outlook para e-mail e gerenciamento de contatos, o Access para criação de bancos de dados, entre outros, dependendo da versão comprada. O Excel é um programa de computador que manipula planilhas eletrônicas, ou folhas de cálculo. Uma planilha é uma grande matriz onde podem ser colocadas informações como textos, números e, principalmente, fórmulas. São as fórmulas que dão inteligência ao conteúdo e fazem com que ele seja atualizado dinamicamente enquanto você trabalha na planilha. Além disso, você pode armazenar grandes quantidades de informações em bancos de dados, gerar relatórios e criar gráficos para que os seus relatórios sejam precisos e o conteúdo transmitido da melhor forma possível. Após iniciado o programa, o Excel mostrará uma tela para que você escolha como deseja trabalhar com ele: a partir de um arquivo vazio sem nome ou a partir de um modelo predefinido. Para iniciar o Excel com um arquivo vazio, clique no ícone do programa em sua Área de Trabalho do Windows, por meio de um atalho criado ou pelo menu Iniciar. Depois, clique em Pasta de trabalho em branco:

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Trabalhando com planilhas

1

A imagem a seguir mostra as principais áreas da tela do Excel 2016:

1. Barra de ferramentas de acesso rápido; 2. Guia selecionada da Faixa de Opções; 3. Guia não selecionada da Faixa de Opções; 4. Barra de Título; 5. Faixa de Opções; 6. Botões de controle da janela e da Faixa de Opções; 7. Célula ativa (cursor); 8. Ponteiro do mouse; 9. Caixa de Nomes; 10. Divisor móvel entre Caixa de Nomes e Barra de Fórmulas; 11. Botões de inserção e edição de fórmulas e funções; 15


12. Barra de Fórmulas; 13. Grupo de comandos na Faixa de Opções; 14. Botão iniciador de caixa de diálogo do grupo; 15. Títulos de colunas; 16. Títulos de linhas; 17. Botões de navegação para as planilhas; 18. Guia da planilha ativa; 19. Guia de planilha não ativa; 20. Botão para inserção de nova planilha; 21. Barra de Status (mensagens); 22. Divisor móvel entre as guias de planilha e a barra de rolagem; 23. Barra de rolagem horizontal; 24. Botões para diferentes modos de visualização e zoom; 25. Barra de rolagem vertical.

1.2. Conceitos e definições Para o Excel, um arquivo é uma pasta de trabalho que contém uma coleção de folhas de planilha, sobre as quais as informações são inseridas. Uma planilha é uma grande matriz composta de linhas e colunas, identificadas por números e letras, respectivamente. O cruzamento de uma linha com uma coluna é chamado de célula. A célula que possui um contorno mais grosso é chamada de célula ativa e é ela que receberá o que for digitado no teclado. Uma pasta de trabalho do Excel pode conter qualquer quantidade de planilhas; o único fator limitante é a capacidade do seu computador (memória e espaço em disco). 16


1

1.3. Dimensões de uma planilha Uma planilha é uma grande matriz, formada por linhas e colunas. Os rótulos (títulos) das linhas e colunas aparecem, respectivamente, à esquerda e na parte superior da área da planilha:

Cada folha de planilha contém 16.384 colunas, identificadas por letras do alfabeto, partindo de A até XFD. Essa mesma planilha possui 1.048.576 linhas numeradas. O cruzamento de uma linha com uma coluna é chamado de célula. A célula é identificada por um endereço (ou referência), o qual combina a letra da coluna com o número da linha. Exemplos: célula A1, célula H20, célula XY2000, etc. Os endereços de células são usados para compor as fórmulas, como você verá nos capítulos posteriores.

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Quando a célula está selecionada (contorno mais espesso), ela é chamada de célula ativa. Qualquer inserção de conteúdo pelo teclado será feita nesta célula, até que outra seja selecionada.

1.4. Trabalhando com planilhas Em um trabalho um pouco mais elaborado no Excel, é comum você manusear mais de uma planilha simultaneamente na pasta de trabalho. Isso geralmente acontece, por exemplo, com relatórios mensais, nos quais cada mês reside em uma planilha diferente. Com isso você pode ter outra planilha com os totais dos meses ou com um resumo, a qual busca valores importantes nas planilhas mensais.

1.4.1. Inserindo planilhas Quando iniciado, o Excel 2016 mostra uma única planilha vazia com o nome de Planilha1. Não há limite para a quantidade de planilhas que você pode manipular simultaneamente; depende apenas da capacidade do seu computador com relação a processamento e espaço de armazenamento. Para inserir uma planilha, use um destes métodos: •

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Na guia Página Inicial, grupo Células, clique na seta  do botão Inserir e escolha o comando Inserir Planilha. Uma nova planilha será inserida à esquerda da planilha ativa. Se mais de uma planilha estiver selecionada em sequência, a ação irá inserir a mesma quantidade de planilhas novas;


•

•

1

Clique com o botão direito do mouse sobre uma das guias (abas) de planilha e selecione o comando Inserir.... Na caixa de diálogo Inserir, selecione Planilha e clique em OK. Uma nova planilha será inserida à esquerda da planilha ativa. Se mais de uma planilha estiver selecionada em sequência, a ação irá inserir a mesma quantidade de planilhas novas; Ao lado das guias de planilhas, clique no botão Nova Planilha, representado por um sinal de mais (+) dentro de um círculo. Uma nova planilha será inserida à direita da planilha ativa.

1.4.2. Excluindo planilhas Para excluir uma ou mais planilhas, selecione as planilhas desejadas e use um dos métodos a seguir: •

•

Na guia Página Inicial, grupo Células, clique na seta  do botão Excluir e escolha o comando Excluir Planilha. Se houver algum conteúdo nas planilhas que estão sendo excluídas, o Excel mostrará um alerta para que você confirme a operação, uma vez que ela será definitiva; Clique com o botão direito do mouse sobre uma das guias (abas) de planilha e selecione o comando Excluir. Se houver algum conteúdo nas planilhas que estão sendo excluídas, o Excel mostrará um alerta para que você confirme a operação, uma vez que ela será definitiva.

A exclusão de planilha é um processo definitivo. Não é possível desfazer a ação com o atalho CTRL + Z (Desfazer). Se você tiver excluído uma planilha sem querer, o melhor é fechar o arquivo sem salvá-lo e abri-lo novamente.

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1.4.3. Renomeando planilhas Ao inserir planilhas, o Excel usa nomes predefinidos: Planilha1, Planilha2 e assim por diante. Esses nomes são genéricos e é interessante que você atribua nomes significativos às suas planilhas. Para mudar o nome de uma planilha rapidamente, siga estes passos: 1. Aplique um duplo-clique na guia da planilha que será renomeada. (Alternativamente, clique sobre a guia da planilha com o botão direito do mouse e escolha o comando Renomear.) A guia da planilha entra no modo de edição e exibe um cursor piscando;

2. Modifique o nome da planilha e tecle ENTER.

1.4.4. Selecionando planilhas Algumas ações podem ser feitas sobre várias planilhas simultaneamente. Para isso, você precisa selecionar as planilhas desejadas.

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1

Na parte inferior da tela do Excel você verá as guias de planilhas ocupando a maior parte dessa área. À esquerda, está o navegador de planilhas e, à direita, a barra de rolagem horizontal. Você pode redistribuir o espaço entre as guias e a barra de rolagem horizontal, arrastando um divisor para a esquerda ou para a direita.

No navegador de planilhas, clique nos botões de seta ( | e }) para rolar a visualização das guias para a esquerda ou para a direita. Segure a tecla CTRL e clique nos botões de seta (| e }) para rolar a visualização das guias para o início ou para o final. Veja, a seguir, um resumo a respeito de como selecionar planilhas rapidamente usando o teclado e o mouse: •

•

•

•

•

Para selecionar uma planilha, dê um clique na guia ou use os atalhos CTRL + PAGE UP (planilha anterior) e CTRL + PAGE DOWN (planilha seguinte); Para selecionar várias planilhas em sequência, selecione a primeira planilha, mantenha a tecla SHIFT pressionada, clique na última planilha da seleção e solte a tecla SHIFT; Para selecionar planilhas de forma alternada, selecione a primeira planilha, mantenha a tecla CTRL pressionada, clique nas demais planilhas que farão parte da seleção na ordem que desejar e solte a tecla CTRL; Para selecionar todas as planilhas da pasta de trabalho, clique com o botão direito do mouse sobre uma das guias de planilha e escolha o comando Selecionar Todas as Planilhas; Para retirar a seleção atual das planilhas, clique em qualquer planilha fora da seleção ou clique em qualquer guia de planilha com o botão direito do mouse e escolha Desagrupar Planilhas.

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1.4.5. Trabalhando simultaneamente com diversas planilhas Ao selecionar diversas planilhas, você verá, na barra de títulos do Excel, a indicação [Grupo].

Quando planilhas estão selecionadas em grupo, o efeito de tudo o que você fizer em uma delas será aplicado em todas do grupo. Sem dúvida, uma economia de tempo, já que você não precisa copiar conteúdo e formato entre planilhas.

O agrupamento de planilhas é um ótimo recurso, porém, você precisa desfazer o agrupamento assim que terminar de manipular o grupo, senão você pode acabar alterando ou excluindo conteúdo sem querer. Para desagrupar as planilhas, veja o item anterior.

22


1

1.4.6. Movendo planilhas Você pode alterar a ordem em que se encontram as planilhas dentro da pasta de trabalho para melhorar a organização, caso necessário.

1.4.6.1.Pelo mouse Para trocar uma ou mais planilhas de posição pelo mouse, siga estes passos: 1. Selecione as planilhas que serão movidas; 2. Arraste a guia de uma das planilhas selecionadas para a esquerda ou para a direita. Enquanto você movimenta o ponteiro do mouse, um ícone de página aparece junto à seta e um pequeno triângulo  aponta os locais onde você pode soltar a seleção;

3. Quando você chegar no ponto onde a seleção deve ser inserida, solte o botão do mouse.

1.4.6.2.Pelo comando Mover ou Copiar Para trocar uma planilha de posição, siga estes passos: 1. Selecione uma ou mais planilhas que serão movidas;

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2. Clique sobre uma delas com o botão direito do mouse e escolha Mover ou copiar...;

3. Na lista suspensa Para pasta, escolha a pasta para onde deseja mover as planilhas selecionadas; 4. Na lista Antes da planilha, escolha a planilha de referência para que as planilhas selecionadas sejam movidas e posicionadas antes dela; 5. Clique em OK para completar a ação.

1.4.7. Copiando planilhas O método mais prático para copiar todo o conteúdo de uma planilha para outra é criar uma cópia da própria planilha. Isso faz com que todas as configurações de linhas, colunas e impressão sejam também copiadas.

1.4.7.1.Pelo mouse Para duplicar uma ou mais planilhas pelo mouse, siga os passos adiante: 1. Selecione as planilhas que serão copiadas; 2. Segure a tecla CTRL;

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1

3. Arraste a guia de uma das planilhas selecionadas para a esquerda ou para a direita. Enquanto você movimenta o ponteiro do mouse, um ícone de página com um sinal de mais (+) aparece junto à seta e um pequeno triângulo  aponta os locais onde você pode soltar essa planilha ou seleção de planilhas;

4. Quando você chegar no ponto onde a seleção deve ser inserida, solte o botão do mouse e depois a tecla CTRL. Uma duplicata da planilha (ou das planilhas) será inserida no local.

1.4.7.2.Pelo comando Mover ou Copiar Para copiar uma ou mais planilhas, siga este procedimento: 1. Selecione uma ou mais planilhas que serão copiadas; 2. Clique sobre uma delas com o botão direito do mouse e escolha Mover ou copiar...;

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3. Na lista suspensa Para pasta, escolha a pasta para onde deseja mover as planilhas selecionadas; 4. Na lista Antes da planilha, escolha a planilha de referência para que as planilhas selecionadas sejam copiadas e posicionadas antes dela; 5. Marque a caixa þ Criar uma cópia; 6. Clique em OK para completar a ação.

1.4.8. Ocultando e reexibindo planilhas Algumas planilhas podem não ser necessárias durante a manipulação da pasta de trabalho. Dados sigilosos, planilhas auxiliares e bancos de dados são informações típicas que podem (ou devem) ficar ocultas. Para ocultar uma ou mais planilhas rapidamente, siga estes passos: 1. Selecione as planilhas que ficarão ocultas; 2. Clique em uma delas com o botão direito do mouse e escolha o comando Ocultar. Para voltar a editar uma planilha oculta, é necessário exibi-la primeiro. Siga os passos adiante: 1. Clique em uma das planilhas visíveis com o botão direito do mouse e escolha o comando Reexibir...;

2. Na caixa Reexibir, selecione a planilha desejada e clique em OK. 26


1

1.4.9. Aplicando cores às guias das planilhas Para alterar rapidamente a cor da guia de uma ou mais planilhas, siga os passos adiante: 1. Selecione as guias de planilhas que você deseja colorir; 2. Clique na guia de uma das planilhas selecionadas com o botão direito do mouse e escolha o comando Cor da Guia;

3. Escolha uma cor entre os grupos Cores do Tema ou Cores Padrão. Opcionalmente, clique em Mais Cores... para compor uma nova cor.

Para remover a cor da guia, repita os passos anteriores, porém escolha Sem Cores.

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1.4.10. Comentários em células Além das cores nas guias, você pode colocar, nas planilhas, pequenas anotações, como se fossem aqueles papeizinhos autoadesivos que você gruda nas coisas para que você se lembre de ações ou assuntos importantes. Você encontrará o grupo Comentários na guia Revisão. Quando não houver comentários na planilha, você verá os seguintes comandos:

Quando já existirem comentários na planilha e você estiver em uma célula com um comentário, verá os seguintes comandos:

Para inserir um comentário em uma célula, siga os passos adiante: 1. Selecione a célula que receberá o comentário; 2. Na guia Revisão, grupo Comentários, clique em Novo Comentário (alternativamente use o atalho SHIFT + F2). Uma caixa de texto aparecerá, juntamente com um cursor piscando;

28


1

3. Escreva o texto do comentário. Você também pode editar o título dele, que mostra inicialmente o nome do usuário;

4. Clique fora da célula. Ela exibe, agora, uma marca vermelha no canto superior direito;

5. Opcional. Modifique o tamanho do comentário arrastando suas alças de redimensionamento (pequenos quadrados brancos) ao redor da caixa de texto; 6. Clique fora do comentário para encerrar sua edição; 7. Para que o comentário apareça, leve o ponteiro do mouse sobre ela. Veja, a seguir, as ações de cada comando do grupo Comentários: Comando

Descrição Insere, na célula ativa, um novo comentário Novo Comentário e habilita a edição do texto. Editar Inicia a edição do texto do comentário Comentário existente na célula ativa. Exclui todos os comentários do intervalo Excluir selecionado.

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Comando Anterior Próximo Mostrar/Ocultar Comentário Mostrar Todos os Comentários Mostrar à Tinta

Descrição Exibe o comentário anterior. Exibe o próximo comentário. Liga ou desliga a visualização permanente do comentário na célula ativa. Liga ou desliga a visualização permanente de todos os comentários na planilha. Exibe as anotações feitas à tinta na planilha (somente para determinados equipamentos com tela touchscreen).

Os comentários são anotações visuais na planilha e, em princípio, não são impressos. Se você desejar que os comentários sejam impressos, clique na guia Arquivo, comando Imprimir. No final da tela Imprimir, clique no link Configurar Página para abrir a caixa de diálogo correspondente. Na guia Planilha, caixa Comentários, escolha como deseja imprimir os comentários: No final da planilha ou Como exibido na planilha. Essa configuração é válida apenas na planilha onde ela foi realizada.

Os principais comandos para comentários estão também no menu de contexto, acionado pelo botão direito do mouse na célula desejada. 30


1

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •

•

•

•

Um arquivo do Excel é uma pasta de trabalho que contém uma coleção de folhas de planilha. Uma planilha é uma grande matriz composta de linhas e colunas, identificadas por números e letras, respectivamente. O cruzamento de uma linha com uma coluna é chamado de célula. A célula que possui um contorno mais grosso é chamada de célula ativa e é ela que receberá o que for digitado no teclado; Você pode inserir planilhas no mesmo arquivo sempre que desejar. Para realizar alterações na pasta de trabalho, use algumas ações sobre as planilhas: selecionar, mover, copiar, excluir, renomear, ocultar, reexibir e alterar as cores das guias (abas); Várias planilhas do mesmo arquivo podem ser agrupadas para que qualquer ação aplicada em uma planilha cause o mesmo efeito sobre todas as planilhas selecionadas. Após as operações em grupo, é uma boa prática desfazer o agrupamento de planilhas; É possível incluir comentários (guia Revisão) nas planilhas, como se fossem notas autoadesivas. Elas ficam visíveis quando você passa o ponteiro do mouse sobre uma célula com comentário.

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1

Teste seus conhecimentos


1. Qual a afirmação correta? ☐

a) O arquivo do Excel tem a extensão XLSX e é chamado de “pasta de trabalho”. Cada pasta de trabalho contém “planilhas”, que são folhas de cálculo com linhas e colunas. A célula é usada para guardar um único dado.

☐

b) O arquivo do Excel tem a extensão XLSX e é chamado de “planilha”. Cada planilha contém “pastas”, que são folhas de cálculo com linhas e colunas. A célula é usada para guardar um único dado.

☐

c) O arquivo do Excel tem a extensão XLX e é chamado de “janela”. Cada janela contém “tabelas”, que são folhas de cálculo com linhas e colunas. A célula é usada para guardar qualquer quantidade de dados.

☐

d) O arquivo do Excel tem a extensão XLSX e só pode conter uma única planilha. A célula é usada para guardar um único dado.

☐

e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Qual a quantidade total de planilhas que podem ser inseridas dentro de um arquivo do Excel?

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☐

a) 1

☐

b) 10

☐

c) 100

☐

d) 256

☐



1

3. Qual a sequência correta para criar uma cópia de uma planilha pelo mouse?

☐

a) Selecionar a planilha e arrastá-la para a esquerda ou para a direita, até o ponto desejado.

☐

b) Selecionar a planilha, segurar a tecla SHIFT e arrastá-la para a esquerda ou para a direita, até o ponto desejado.

☐

c) Selecionar a planilha, segurar a tecla CTRL e arrastá-la para a esquerda ou para a direita, até o ponto desejado.

☐

d) Selecionar a planilha, segurar a tecla ALT e arrastá-la para a esquerda ou para a direita, até o ponto desejado.

☐


4. Que atalho ou comando deve usado para alternar entre diversas janelas abertas (arquivos) no Excel?

☐

a) ALT + TAB.

☐

b) CTRL + TAB.

☐

c) Barra de Tarefas do Windows, pela miniatura da janela.

☐

d) Guia Exibir, grupo Janela, botão Alternar Janelas.

☐

e) Todas as alterativas anteriores estão corretas.

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5. Qual a alternativa incorreta com relação às planilhas de uma pasta de trabalho?

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☐

a) Após excluir uma planilha, é possível desfazer a operação com o atalho CTRL + Z.

☐

b) Você pode aplicar cores às guias (abas) das planilhas para facilitar sua identificação visual.

☐

c) É possível mover ou copiar uma planilha para outra pasta de trabalho e até para uma pasta de trabalho nova.

☐

d) Uma planilha pode conter comentários em células, os quais são pequenas anotações em caixas de texto que surgem quando você passa o ponteiro do mouse sobre a célula que possui uma marca vermelha.

☐


Trabalhando com planilhas Mãos à obra!

1


Estes exercícios complementam o aprendizado em classe e devem ser feitos após a aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 1 – Trabalhando com planilhas. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Consulte os assuntos abordados no capítulo para que você tenha o conhecimento necessário para cumprir as atividades solicitadas.

Laboratório 1 A – Trabalhando com a planilha Relatório Anual Abra o arquivo Relatório Anual.xlsx, salvo na pasta de exercícios Capítulo 1 do kit apostila.

Siga os passos adiante para completar as atividades deste exercício: 1. Salve o arquivo com outro nome na mesma pasta: Relatório Anual – Filiais. xlsx; 2. Insira uma nova planilha; 3. Renomeie a Planilha1 como Capital; 4. Copie a planilha Capital para depois da Planilha2;

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1

5. Renomeie essa cópia da primeira planilha como Interior;

6. Selecione somente as duas planilhas: Capital e Interior; 7. Escreva na célula A2: Unidades Vendidas; 8. Volte à célula A2 e aplique o itálico; 9. Na célula M1, aplique negrito e alinhamento direito; 10. Selecione a linha 3 e insira uma linha; 11. Desfaça a seleção de planilhas; 12. Na planilha Capital, escreva, na célula M1, a palavra Capital; 13. Na planilha Interior, escreva, na célula M1, a palavra Interior; 14. Mova a planilha Interior para antes da planilha Capital; 15. Exclua a Planilha2; 16. Salve o arquivo; 17. Abra novamente o arquivo Relatório Anual.xlsx; 18. Alterne para a janela do Relatório Anual – Filiais.xlsx e planilha Interior; 19. Selecione a célula M1 e copie; 20. Alterne de volta para o arquivo Relatório Anual.xlsx; 21. Selecione a célula M1 e cole; 22. Organize as janelas na horizontal para visualizar os dois arquivos ao mesmo tempo; 39


23. Na janela Relatório Anual – Filiais.xlsx, selecione a célula A2 e copie; 24. Na janela Relatório Anual.xlsx, selecione a célula A2 e cole; 25. Desligue as linhas de grade de ambas as janelas; 26. Salve a pasta de trabalho Relatório Anual.xlsx e feche-a; 27. Maximize a janela Relatório Anual – Filiais.xlsx; 28. Salve o arquivo e feche-o.

Laboratório 2 A – Trabalhando com a planilha Orçamento Doméstico Abra o arquivo Orçamento Doméstico.xlsx, salvo na pasta de exercícios do Capítulo 1.

Siga os passos adiante para completar as atividades deste exercício: 1. Altere o nome da Planilha1 para Ano 2016; 2. Na célula A4 (Salários/Rendimentos) insira um comentário: Checar as variações salariais, férias e 13º; 40


1

3. Copie a planilha três vezes (serão quatro no total); 4. Renomeie cada uma, conforme a imagem a seguir:

5. Selecione as três planilhas: Ano 2017, Ano 2018 e Ano 2019; 6. Apague o conteúdo dos intervalos de valores (preserve as fórmulas);

7. Apague, também, os seis valores de Salários/Rendimentos; 8. Desmarque seleção; 9. Desagrupe (desmarque) as planilhas;

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10. Em cada uma das três planilhas modificadas, escreva na célula N1 o ano correspondente; 11. Em todas as quatro planilhas, congele os painéis, de modo que sempre permaneçam visíveis as linhas 1 a 3 e a coluna A; 12. Aplique a cada guia de planilha uma cor diferente; 13. Oculte as três planilhas dos anos 2017, 2018 e 2019; 14. Na planilha Ano 2016, visualize-a em tela inteira, ocultando a faixa de opções; 15. Saia do modo tela inteira, trazendo de volta a faixa de opções; 16. Salve a pasta de trabalho e feche-a em seguida.

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Melhorando a aparência das planilhas 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Formatação de fonte; Formatação de alinhamento; Formatação de número; Formatação de bordas; Formatação de preenchimento da célula; Trabalho com cores; Cópia de formatos; Limpeza da formatação; Estilos de células; Ocultando e reexibindo linhas e colunas.


2.1. Introdução O Excel contém inúmeras ferramentas de análises, fórmulas e funções para tornar suas planilhas mais automáticas e interativas. Para dar um "acabamento", você necessita formatar o conteúdo, aplicando destaques aos dados importantes. Tudo isso para criar planilhas e relatórios com aparência profissional. A formatação de dados cumpre exatamente esse papel e consiste na aplicação de destaques às células, que incluem alteração de tamanho e tipo de texto, cores, bordas, alinhamento e formato numérico. Praticamente tudo o que você precisa já está disponível na faixa de opções, na guia Página Inicial, separado em três grupos: Fonte, Alinhamento e Número. Para aplicar a formatação, você deve selecionar o intervalo de células e, então, escolher o botão correspondente na faixa de opções ou acionar a caixa de diálogo Formatar Células, acionada pelo botão iniciador de caixas de diálogo, localizado à direita do nome do grupo na faixa de opções:

Outra maneira de acionar a caixa é pelo atalho CTRL + 1. Após aplicar as formatações pela caixa, clique em OK para confirmar ou em Cancelar para ignorar as alterações. Os destaques mais comuns às células são referentes às cores, as quais podem ser aplicadas ao texto, às bordas ou ao preenchimento (fundo) das células.

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Melhorando a aparência das planilhas

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2.2. Formatação de fonte A fonte se refere ao tipo de letra usada para escrever textos e números nas células. É medida em pontos. Para que você tenha uma noção de medida, 1 centímetro = 28,34 pontos, 1 polegada = 72 pontos. Os realces mais comuns aos textos são: negrito, itálico e sublinhado, além da combinação entre eles. Você também pode aplicar a formatação a um trecho do texto dentro de uma célula. Nesse caso, edite a célula (tecle F2), selecione o trecho a ser formatado com o mouse e aplique o atributo. Tecle ENTER quando terminar.

2.2.1. Formatando a fonte pela faixa de opções e por atalhos Na faixa de opções, o grupo Fonte oferece estes comandos:

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2.2.1.1. Nome da fonte Para escolher o nome da fonte, clique na seta  da caixa Fonte. A lista já mostra o nome escrito no próprio estilo de letra. Clique no nome desejado para aplicar.

As famílias de fontes disponíveis no Excel estão instaladas, na verdade, no próprio Windows. A fonte padrão para os programas do pacote Office é a Calibri, com tamanho de 11 pontos. Para trabalhos feitos em Excel, procure usar fontes mais formais, como Calibri, Arial, Verdana, Tahoma, etc. As fontes mais "rebuscadas" e cheias de elementos são mais difíceis de ler, principalmente em tamanhos pequenos. Use tamanhos grandes de fonte para títulos, subtítulos ou outros destaques importantes.

2.2.1.2. Tamanho da fonte Para definir o tamanho, clique na seta  da caixa Tamanho da fonte e escolha um tamanho predefinido. Alternativamente, você pode clicar dentro da caixa, digitar o tamanho e teclar ENTER.

Para aumentar ou diminuir o tamanho em etapas, use os dois botões ao lado do tamanho: Aumentar tamanho da fonte e Diminuir tamanho da fonte.

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2

2.2.1.3.Cor da fonte Para aplicar cor ao texto digitado na célula, clique na seta  do botão Cor da fonte. Uma caixa com cores aparecerá para que você escolha uma cor do tema e suas variações, uma cor padrão ou uma cor misturada (opção Mais cores...).

2.2.1.4.Negrito, itálico e sublinhado Para ativar ou desativar esses atributos, clique no botão correspondente na faixa de opções. Alternativamente, use estes atalhos de teclado: •

CTRL + N para ativar ou desativar o negrito;

•

CTRL + I para ativar ou desativar o itálico;

•

CTRL + S para ativar ou desativar o sublinhado.

No caso do sublinhado, você pode, também, clicar na seta  ao lado do botão Sublinhado para escolher entre o sublinhado simples ou duplo.

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2.2.2. Formatando a fonte pela caixa Formatar Células Ao acionar a caixa de diálogo Formatar Células, clique na guia Fonte para ter acesso completo aos atributos de fonte:

Formatação Fonte Estilo da fonte Tamanho

Descrição

Escolha o nome da fonte. Escolha a variação de estilo da fonte. A lista de estilos pode variar, conforme a fonte escolhida. Escolha ou digite o tamanho da fonte (em pontos). Escolha o estilo de sublinhado: Nenhum, Simples, Duplo, Sublinhado Contábil simples e Contábil duplo. Escolha a cor da fonte entre as Cores do Tema, Cores Padrão Cor ou misture uma nova cor em Mais Cores.... Marque esta caixa para cancelar todos os atributos de fonte, Fonte normal como nome, estilo, tamanho e efeitos, e retornar ao estilo Normal. Tem o mesmo efeito que limpar a formatação. Selecione efeitos adicionais ao texto, como Tachado (riscado), Efeitos Sobrescrito (ex.: m2) e Subscrito (ex.: H2O). Veja uma prévia de como ficará o texto após a confirmação das Visualização alterações pelo botão OK.

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2

2.3. Formatação de alinhamento Por padrão, ao inserir um texto dentro de uma célula, ele fica alinhado à esquerda e um número, à direita. Esse alinhamento pode ser alterado a qualquer instante pelos botões do grupo Alinhamento ou pela caixa de diálogo Formatar Células. Da mesma forma, se a linha possui uma altura grande, o conteúdo da célula pode ser alinhado na parte superior, no centro ou na parte inferior. Existem, também, outras opções de alinhamento.

2.3.1. Formatando o alinhamento pela faixa de opções Na faixa de opções, o grupo Alinhamento oferece estes comandos:

2.3.1.1.Alinhamento horizontal Para alterar o alinhamento horizontal das células selecionadas, use os botões Alinhar à Esquerda, Centralizar e Alinhar à Direita.

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2.3.1.2.Alinhamento vertical Para alterar o alinhamento vertical das células selecionadas, use os botões Alinhar em Cima, Alinhar no Meio e Alinhar Embaixo.

2.3.1.3.Orientação Orientação é, na verdade, o ângulo de giro do texto dentro da célula. Isso é interessante, principalmente, para títulos de tabela que possuem várias palavras. Com a inclinação, as colunas com os valores não precisam ser tão largas. Para escolher entre uma orientação predefinida, clique na seta  do botão Orientação no grupo Alinhamento e escolha a inclinação desejada:

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2

A orientação do texto pode ser combinada com bordas nas células para efeitos interessantes em tabelas:

2.3.1.4.Recuos Se você necessitar afastar um pouco o texto das margens da célula, não é necessário ficar pressionando a barra de espaços várias vezes. Basta você aplicar um recuo ao conteúdo da célula. No grupo Alinhamento, use os botões Aumentar Recuo e Diminuir Recuo. Cada clique afasta um pouco mais o texto (equivale a um caractere), ou vice-versa.

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2.3.1.5.Quebrar texto automaticamente Quando um texto é longo demais para uma célula, o Excel "empresta" o espaço das células adjacentes para que ele seja completamente escrito em uma linha. Se as células adjacentes estão ocupadas, o texto fica truncado. Para que isso não aconteça, use o botão Quebrar Texto Automaticamente. Isso fará com que ele respeite as margens das células e não invada as células vizinhas. O Excel aumentará a altura da linha automaticamente para que ele seja completamente encaixado em uma célula.

2.3.1.6.Mesclar células A mesclagem de um intervalo de células transforma esse intervalo em uma única célula maior. Dentro dela você pode escrever e formatar como desejar. A mesclagem pode ser feita em todas as células dentro de um intervalo ou por linhas de células dentro dele. O conteúdo fica centralizado horizontalmente, porém esse alinhamento pode ser modificado a qualquer instante. Para aplicar a mesclagem a um intervalo selecionado, clique no botão Mesclar e Centralizar.

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2

Para outras opções de mesclagem ou para desfazer a mesclagem, clique na seta  do botão Mesclar e Centralizar e selecione o tipo de mesclagem.

2.3.2. Formatando o alinhamento pela caixa Formatar Células Ao acionar a caixa de diálogo Formatar Células, clique na guia Alinhamento para ter acesso completo aos comandos:

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Formatação

Horizontal

Vertical

Recuo þ

Distribuição justificada Orientação

Controle de texto

Da direita para a esquerda

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Descrição Escolha o alinhamento horizontal do texto: Geral (o Excel decide, baseado no conteúdo), Esquerda, Centro, Direita, Preencher (repete os caracteres até preencher a largura total da célula), Justificar (alinha o conteúdo em ambas as margens da célula), Centralizar seleção (centraliza o texto em relação a todas as células selecionadas com esse atributo), Distribuído (o mesmo que Justificar, porém expande, também, a última linha). Escolha o alinhamento vertical do texto: Superior, Centro, Inferior, Justificar (distribui todas as linhas de texto até preencher a célula na parte de baixo), Distribuído (o mesmo que Justificar, porém, expande, também, o conteúdo da última linha). Especifique quantos caracteres de recuo serão aplicados ao alinhamento esquerdo ou direito. Determine que os alinhamentos serão "esticados" para preencher as dimensões da célula. Escolha o ângulo de giro do texto, que vai desde -90º até 90º. Você pode arrastar o ponto vermelho no transferidor angular ou digitar o valor na caixa graus. Especifique outras opções de alinhamento: þ Quebrar texto automaticamente (permite que o texto flua ao longo da célula, sem ocupar células adjacentes); þ Reduzir para caber (força a redução visual do texto para que se mantenha em uma única linha na célula); þ Mesclar células (une as células do intervalo, como se fosse uma única grande célula). Mude a ordem de leitura e alinhamento, porém, só tem influência perceptível para versões do Windows e Office configurados para idiomas com escrita da direita para a esquerda, como o Hebraico e o Árabe.


2

Veja, a seguir, exemplos com alinhamentos horizontais e verticais menos comuns, não existentes no grupo Alinhamento na faixa de opções:

2.4. Formatação de número Este tipo de formatação é usado para modificar a exibição dos números e textos dentro das células. Conforme o tipo de valor, pode ser conveniente (ou mesmo necessário) mudar essa formatação.

2.4.1. Formatando o número pela faixa de opções e por atalhos Na faixa de opções, o grupo Número oferece um botão de lista suspensa (dropdown) com os formatos mais usados. Além dele, alguns outros botões de atalho estão disponíveis para maior praticidade:

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Ao clicar na caixa Formato de Número, escolha uma das formatações predefinidas:

Veja, adiante, teclas de atalho úteis para a formatação numérica: •

•

•

•

•

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CTRL + ~ (til) para aplicar o formato Geral; CTRL + SHIFT + % para aplicar o formato de Porcentagem sem casas decimais; CTRL + SHIFT + ! para aplicar o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos; CTRL + SHIFT + $ para aplicar o formato Moeda com duas casas decimais, separador de milhares e números negativos em vermelho; CTRL + SHIFT + ^ (circunflexo) para aplicar o formato Científico com duas casas decimais;

•

CTRL + SHIFT + # para aplicar o formato Data com dia, mês e ano;

•

CTRL + SHIFT + @ para aplicar o formato Hora com a hora e os minutos.


2

Veja, a seguir, vários exemplos com formatações diversas:

2.4.2. Formatando o número pela caixa Formatar Células Ao acionar a caixa de diálogo Formatar Células, clique na guia Número para ter acesso completo às formatações:

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Em Categoria, escolha o tipo de formatação. O painel se modifica à direita para mostrar opções relevantes à categoria escolhida. Formatação Categoria Exemplo

Descrição Escolha o tipo de formatação. Veja um exemplo com as escolhas feitas. Quando disponível, escolha a quantidade de casas decimais Casas decimais que deseja para o número. Usar separador Quando disponível e ativada, determine quais grupos de três dígitos serão separados com o ponto. de 1000 Símbolo Quando disponível, escolha o símbolo de moeda. Quando disponível, especifique a localidade (país ou região), Localidade para que os valores monetários, datas e horas sejam exibidos conforme regras locais. Quando disponível, escolha entre opções predefinidas de Tipo formato.

A tabela a seguir resume as diferentes categorias (tipos) de formatação: Categoria

Geral

Número

Moeda

Contábil

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Descrição Um número digitado no Excel, como padrão, assume o formato Geral e é exibido da mesma maneira que é digitado. O formato Geral usa notação científica (exponencial) para possibilitar a entrada de números com 12 ou mais dígitos. Quando a célula tiver largura menor que o número inserido, este formato arredonda os números com valores decimais. O formato Número disponibiliza uma exibição geral de números, sendo possível definir a quantidade de casas decimais que serão usadas, o separador de milhares e o formato de exibição para números negativos. Valores monetários podem usar a categoria Moeda, a qual exibe o símbolo da moeda que estiver definida como padrão, o número desejado de casas decimais e outras opções, como o separador de milhares e o tipo de exibição para números negativos. O formato Contábil também trabalha com valores monetários, exibindo o símbolo da moeda que estiver definida como padrão, entre outras opções já citadas na categoria Moeda. Porém, o formato Contábil alinha os símbolos de moeda à esquerda na célula, facilitando a leitura dos números.


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Categoria

Descrição No formato Data, é criado um número de série de data e hora como valores de data. Esse número de série é exibido de acordo com o tipo e o local definido pelo Painel de Controle Data do Windows. A maioria dos valores de data não é afetada por mudanças nas alterações regionais de data e hora nas configurações do Painel de Controle, porém, formatos de data que se iniciam com um asterisco (*) reagem a essas alterações. No formato Hora, é criado um número de série de data e hora como valores de hora. Esse número de série é exibido de acordo com o tipo e o local definido pelo Painel de Controle do Windows. A maioria dos valores de hora não é afetada Hora por mudanças nas alterações regionais de data e hora nas configurações do Painel de Controle, porém, formatos de data e hora que se iniciam com um asterisco (*) reagem a essas alterações. Formato que exibe o valor em forma de porcentagem, Porcentagem multiplicando o número inserido na célula por 100. É possível especificar o número de casas decimais exibidos na célula. O formato Fração apresenta o número inserido como uma Fração fração e permite que você defina o tipo de fração desejado. O formato Científico exibe um número em notação científica (exponencial). Parte do número é substituída por E+n, em que E (Expoente) multiplica o número precedente por 10 elevado à Científico potência n. É possível determinar o número de casas decimais usadas pelo valor. Por exemplo, o número 12345678901 é exibido no formato Científico da seguinte maneira: 1,23E+10, ou seja, 1,23 × 10 10. Este formato faz com que o conteúdo inserido em uma Texto célula seja considerado texto, inclusive valores numéricos e fórmulas, e seja exibido da mesma forma como foi digitado. O formato Especial é aplicado em valores numéricos especiais, Especial como um código postal (CEP), número de telefone, números de documentos (RG, CPF), entre outros valores. Com este formato, você pode modificar e personalizar uma cópia de um código de formato já existente ou criar um Personalizado completamente novo. É possível adicionar de 200 a 250 formatos de números personalizados, de acordo com a versão de idioma do Excel instalada.

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Para criar um formato personalizado, clique na categoria Personalizado. Em seguida, clique na caixa Tipo, digite os caracteres para o código de formatação e encerre com OK.

Veja, a seguir, os principais símbolos e seus significados na formatação de números: Símbolo # 0 ? , (vírgula) . (ponto) % E+ E- e+ e/ ( ) : - + espaço 60

Significado na formatação Posição de dígito numérico. Não exibe nada se não for ocupado. Posição de dígito numérico. Exibe zero se não for ocupado. Posição de dígito numérico. Exibe espaço se não for ocupado. Separador decimal. Separa a parte inteira da decimal de um número. Separador de milhares. Separa grupos de três algarismos: milhares, milhões, etc. Multiplica o número por 100 (apenas para exibição) e acrescenta o sinal %. Usados para representar o número em notação científica. Posição do separador de fração. Exibe o caractere correspondente.


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Símbolo $£¥¢€

Significado na formatação Exibe o símbolo de moeda. Repete o caractere imediatamente após o símbolo até que a * (asterisco) célula se encha. Insere um espaço vazio da largura do caractere seguinte ao _ (traço baixo) símbolo _. \ Insere (não interpreta) o caractere seguinte ao símbolo \. "texto" Insere o texto constante entre as aspas. @ Representa o texto original digitado. [Cor] Exibe o conteúdo da célula na cor especificada. Exibe o conteúdo com o formato Geral (números à direita e Geral textos à esquerda).

A tabela a seguir mostra alguns exemplos de valores digitados em células que possuem formato personalizado: Conteúdo digitado 1234,567 52,75 0,015 1/1/2017 123 12345678912

Formato

Resultado

#.##0,00 0,0 "litros" 0,0% mmm-aaaa 000000 000\.000\.000-00

1.234,57 52,8 litros 1,5% jan-2017 000123 123.456.789-12

É possível aplicar até quatro formatos à célula, baseados no tipo de valor digitado nela. Na caixa Tipo da categoria Personalizado, separe cada um deles com um caractere de ponto e vírgula (;). Cada seção na caixa Tipo segue a ordem: formato para números positivos; formato para números negativos; formato para zeros; formato para textos. Veja o exemplo: R$ #.##0,00; [Vermelho] R$ (#.###,00); ; @

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O formato indica o seguinte: •

•

Números positivos com R$, separador de milhares e duas casas decimais; Números negativos como os positivos, porém com a cor vermelha e entre parênteses;

•

Valores nulos não aparecerão na célula;

•

Textos aparecerão conforme digitados.

Observe o resultado para cada tipo de valor: Valor digitado 1234,567 -1234,567 0 Excel

Resultado R$ 1.234,57 R$ (1.234,57) Excel

2.5. Formatação de bordas Bordas são aplicadas às células para enfatizar tabelas ou delimitar intervalos importantes. As formatações de bordas incluem: cor, estilo e espessura.

Não confunda bordas com linhas de grade da planilha: As bordas são elementos de formatação e são impressas junto com o restante do conteúdo da planilha. As linhas de grade oferecem apenas um auxílio visual para localizar os endereços de células. Para ativar ou desativar as linhas de grade da planilha, na faixa de opções, clique na guia Exibir. No grupo Mostrar, ligue ou desligue a caixa Linhas de Grade.

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2.5.1. Formatando bordas pela faixa de opções Para aplicar bordas às células selecionadas, clique na seta do botão Bordas Bordas e e escolha uma das opções predefinidas da lista.

Para remover as bordas de um intervalo, escolha a opção Sem Borda. Borda.

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2.5.2. Formatando bordas pela caixa Formatar Células Ao acionar a caixa de diálogo Formatar Células, Células, clique na guia Borda Borda para para ter acesso completo às opções para bordas:

Formatação Linha Predefinições

Borda

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Descrição Escolha um Estilo Estilo de de traçado e uma Cor Cor.. De acordo com o estilo e a cor escolhidos, aplique diretamente a um conjunto predefinido de bordas: Nenhuma (limpa Nenhuma (limpa todas as bordas), Contorno Contorno ou ou Interna Interna.. Na imagem, clique nos botões ou diretamente nas linhas para indicar que aquele elemento receberá as definições de estilo e cor escolhidos. Clique novamente para desativar aquela borda específica. Use este local para ativar ou desativar bordas individualmente: superior, inferior, esquerda, direita, horizontais internas, verticais internas, diagonais subindo, diagonais descendo.


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Outra maneira de você abrir a caixa Formatar Células na Células na guia Borda Borda é é clicando na seta ao lado do botão de bordas no grupo Fonte Fonte da da Página Inicial. Inicial. No final da lista de bordas predefinidas, clique em Mais Bordas.... Bordas....

2.5.3. Desenhando bordas Além dos comandos de formatação de bordas que você aprendeu, há uma maneira de traçá-las como se tudo fosse um desenho à mão livre. Nesse modo de desenho, você poderá escolher cor, estilo e espessura para desenhar, seguindo as linhas de grade da planilha. Se você fizer um traçado errado, poderá apagá-lo com uma "borracha". Para traçar bordas à mão livre, siga os passos adiante: 1. Na guia Página Inicial, Inicial, grupo Fonte Fonte,, clique na seta do botão de Bordas Bordas.. Quase no final dos comandos, você verá o grupo de ferramentas que precisará para trabalhar com desenho de bordas; 2. Selecione a Cor da Linha; Linha; 3. De volta ao botão de bordas, selecione o Estilo da Linha; Linha;

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4. Para desenhar as bordas, selecione Desenhar Borda. Borda. O ponteiro do mouse assumirá a forma de um lápis. Na planilha, faça os traçados usando as linhas de grade como referência. Se as linhas de grade estiverem desligadas, pequenas cruzes (+) marcarão os pontos que você pode conectar;

5. Para traçar todas as bordas dentro de um intervalo, selecione Desenhar Grade da Borda. Borda. O ponteiro do mouse assumirá a forma de um lápis com uma pequena grade ao lado;

6. Para remover bordas, selecione Apagar borda. borda. O ponteiro do mouse assumirá a forma de uma borracha. Arraste o ponteiro p onteiro sobre as linhas que deseja apagar;

7. Para escolher novas cores, estilos, fazer novos traçados ou correções, repita os passos anteriores até que você tenha o desenho da forma que necessita; 8. Para sair do modo de desenho, pressione a tecla ESC. 66


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2.6. Formatação do preenchimento da célula O fundo da célula pode ser preenchido com uma cor ou um padrão de textura. t extura. Esse realce ajuda a destacar totais ou títulos importantes na planilha.

2.6.1. Formatando o preenchimen preenchimento to pela faixa de opções Clique na seta  do botão Cor do preenchimento (ícone preenchimento (ícone do balde de tinta). Uma caixa com cores aparecerá para que você escolha uma cor do tema e suas variações, uma cor padrão ou uma cor misturada (opção Mais cores...). cores...).

Para remover a cor das células selecionadas, escolha a opção Sem Preenchimento.. Preenchimento

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2.6.2. Formatando o preenchiment preenchimento o pela caixa Formatar Células Ao acionar a caixa de diálogo Formatar Células, Células, clique na guia Preenchimento para ter acesso completo às opções de formatação para o fundo da célula:

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Formatação Cor do Plano de Fundo Efeitos de Preenchimento... Mais Cores... Cor do Padrão Estilo do Padrão Exemplo

2

Descrição Escolha uma das cores do tema principal (1ª linha de cores), variações de tonalidade das cores do tema ou uma cor padrão (última linha de cores). Escolha a opção op ção Sem Cores para remover a cor do intervalo. Escolha um gradiente entre duas cores. Escolha variações das cores padrão ou crie uma cor misturada baseada no modelo RGB (valor de vermelho, verde e azul). Escolha uma cor para desenhar um padrão de textura sobre a célula. Escolha o tipo de desenho do padrão: hachuras, pontos, linhas anguladas, retículas, etc. Veja uma amostra da formatação que será aplicada à seleção.

2.7. Trabalhand Trabalhando o com cores Neste capítulo, você aprendeu maneiras diferentes de formatar diversos elementos nas células: fonte, preenchimento e bordas. Esses três atributos, bem como em outros elementos do Excel, a definição da cor é importante para causar um destaque.

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2.7.1. Temas do Office Nas versões mais recentes do pacote Office, a Microsoft adotou um meio de unificar a aparência dos diversos tipos de arquivos por meio dos Temas Temas.. Um tema é uma coleção de atributos visuais, compartilhados entre todos os programas do Microsoft Office. Esses atributos incluem esquemas (combinações) de fontes, cores e efeitos, com a finalidade de manter uma identidade e consistência entre os arquivos produzidos por cada um dos programas.

No Excel, para acessar os temas do Office, vá até a guia Layout da Página. Página. O grupo Temas Temas aparece aparece logo no início:

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A seguir, uma breve descrição de cada botão do grupo Temas Temas:: Botão Temas

Cores Fontes Efeitos

Descrição Escolha um dos temas disponíveis. O tema aplicará a todo o arquivo novas definições de fontes, cores e efeitos. É possível salvar as definições atuais como um novo tema personalizado. Modifica apenas o esquema de cores atual, mantendo inalterados os esquemas de fontes e efeitos. Modifica apenas o esquema de fontes atual, mantendo inalterados os esquemas de cores e efeitos. Modifica apenas o esquema de efeitos atual, mantendo inalterados os esquemas de cores e fontes.

2.7.2. Esquemas de cores Você pode apenas se preocupar com a alteração alt eração de cores em seus documentos. O Excel traz, como padrão, o tema Office Office e o esquema de cores chamado Office:: Office

O esquema de cores rege, inclusive, os gráficos criados no Excel. Um esquema de cores possui oito cores básicas (e mais algumas para destaques diversos) com tonalidades que são próximas ou têm alguma característica comum (quentes, frias, vibrantes, clássicas, etc.).

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No final da lista de cores, você pode selecionar o comando Personalizar Cores.... Na caixa Criar Novas Cores de Tema, defina o conjunto de cores e o nome que deseja dar ao esquema de cores para usar em suas pastas de trabalho do Excel, documentos do Word, apresentações do PowerPoint, etc.

2.7.3. Escolhendo cores Independentemente de você ter alterado o esquema de cores ou o tema, a escolha da cor está presente em diversos locais, principalmente nas formatações de elementos da planilha, como fundo da célula, fonte ou bordas. Veja, como exemplo, o botão que aplica cor ao fundo das células. Ele exibe uma paleta com algumas seções distintas:

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Se você desejar escolher uma cor que não esteja presente no tema, clique em Mais Cores.... A caixa Cores aparece, exibindo duas guias: Padrão e Personalizar:

2.7.3.1.Guia Padrão Nesta guia você pode escolher uma cor pronta. Basta clicar dentro de uma área que lembra uma colmeia para selecionar a cor. Outra área na parte inferior da caixa mostra variações entre o branco e o preto (tons de cinza). Duas caixas no lado inferior direito mostram a visualização da cor Atual (correntemente aplicada) e a cor Nova (a cor selecionada para ser aplicada).

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2.7.3.2.Guia Personalizar Nesta guia, você tem um maior controle sobre a composição das cores. Controle

Descrição

Esta área mostra uma representação das cores do arcoCores íris, vivas na parte superior e desbotadas na parte inferior. Clique no ponto que possui a cor desejada. Escolha o modelo de cores que deseja personalizar: RGB Modelo de Cores (Red-Green-Blue, ou Vermelho-Verde-Azul), HSL (HueSaturation-Luminosity, ou Matiz-Saturação-Luminosidade). Se o modelo de cores escolhido foi o RGB, defina os valores RGB (Vermelho, para cada cor básica (vermelho, verde e azul). Os valores Verde, Azul) são números inteiros positivos, variando de 0 (ausência da cor) até 255 (máximo da cor). Se o modelo de cores escolhido foi o HSL, defina os valores HSL (Matiz, Saturação, para cada parâmetro. Os valores são números inteiros Luminosidade) positivos, variando de 0 a 255. Duas caixas no lado inferior direito mostram a visualização da cor Atual (correntemente aplicada) e a cor Nova (a cor selecionada para ser aplicada).

Você pode produzir um esquema de cores com a identidade visual de sua empresa. Verifique no seu departamento de Marketing ou Comunicação a existência de um guia de identidade visual, que traz as definições gráficas para uso corporativo. Em posse dessas informações, você pode criar um tema personalizado ou apenas criar cores durante a formatação, usando definições de valores RGB.

74


2

2.8. Copiando formatos Quando você já tem um intervalo formatado na planilha e não quer perder tempo formatando outro da mesma maneira, use o Pincel de Formatação. Essa ferramenta copia formatos de maneira bastante simples: 1. Selecione o intervalo que possui o formato que você deseja copiar;

2. Acione o botão Pincel de Formatação;

3. Leve o ponteiro do mouse para o início do intervalo que receberá o formato copiado. O ponteiro ficará com um ícone de pincel preso a ele;

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4. Dê um clique para aplicar o formato.

Para colar formatos em múltiplos locais, ao acionar o Pincel de Formatação, aplique um duplo-clique para "prender" o botão. Após o uso, pressione ESC para sair da cópia de formatos.

Para copiar os formatos de toda a planilha para outra, na primeira selecione todas as células e, depois, ligue o Pincel de Formatação. Em seguida, clique na guia da planilha que receberá o formato e clique na célula A1 para que todas as linhas e colunas recebam esse formato.

2.9. Limpando a formatação Após aplicar formatações às células selecionadas, caso você queira reverter à condição de célula sem formato, na guia Pagina Inicial, grupo Edição, clique no botão Limpar (ele se parece com uma borracha) e escolha a opção Limpar Formatos. O conteúdo continua preservado.

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2

2.10. Estilos de células O Excel vem configurado com alguns estilos prontos para você aplicar às células. Um estilo é uma coleção de atributos de formatação, salvos com um nome. Para aplicar estilos a uma célula ou intervalo selecionado, na guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Estilos de Célula e escolha o estilo que desejar.

Para alterar as definições de um estilo, siga os passos adiante:

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1. Clique sobre o seu nome com o botão direito do mouse e escolha Modificar...;

2. Na caixa Estilo, marque os itens que deseja que façam parte do estilo e, em seguida, clique no botão Formatar...;

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2

3. Na caixa Formatar Células, aplique as alterações e clique em OK para finalizar; 4. Clique em OK para fechar a caixa Estilo.

Para alterar a fonte padrão para todas as planilhas de uma pasta de trabalho, o mais prático é modificar o estilo Normal, estabelecendo uma nova fonte e tamanho. O melhor é fazer isso antes de começar a inserir conteúdo e realizar formatações manuais.

2.11. Ocultando e reexibindo linhas e colunas Você pode ocultar linhas e colunas em uma planilha do Excel, tornando-as visíveis novamente quando quiser. Linhas ou colunas ocultas que possuem fórmulas continuarão a atualizar seus valores normalmente; mesmo células visíveis que se referem a células ocultas em suas fórmulas. Quando uma célula é oculta, ela não aparecerá em uma impressão. Além disso, um gráfico que se baseia em células ocultas não exibirá valores relacionados a elas. Se você quiser acompanhar as próximas ações diretamente no Excel, abra o arquivo Orçamento Corporativo.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 2.

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2.11.1. Ocultando linhas Para ocultar uma ou várias linhas, siga os passos adiante: 1. Selecione uma ou mais células pertencentes às linhas que serão ocultadas;

2. Na guia Página Inicial, grupo Células, clique no botão Formatar. Aponte para Ocultar e Reexibir e selecione Ocultar Linhas.

Você verá uma indicação de linhas ocultas nos números de linhas à esquerda da tela. Primeiro, a numeração mostra um "salto". Entre a linha acima e a linha abaixo das ocultas, você verá uma barra dupla horizontal. Isso indica que nesse trecho há linhas ocultas. Alternativamente, para ocultar linhas, selecione linhas completas pelo cabeçalho das linhas (números). Depois, em qualquer parte da seleção, clique com o botão direito do mouse e escolha Ocultar ou use o atalho CTRL + 9. 80


2

2.11.2. Reexibindo linhas ocultas Para voltar a exibir linhas ocultas, siga os passos adiante: 1. Selecione um intervalo de células que inclua as linhas ocultas;

2. Na guia Página Inicial, grupo Células, clique no botão Formatar. Aponte para Ocultar e Reexibir e selecione Reexibir Linhas.

Alternativamente, para reexibir linhas ocultas, selecione linhas completas pelo cabeçalho das linhas (números), de modo que incluam as linhas ocultas. Depois, em qualquer parte da seleção, clique com o botão direito do mouse e escolha Reexibir ou use o atalho CTRL + SHIFT + 9.

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Para reexibir todas as linhas ocultas da planilha de uma só vez, clique no botão que seleciona todas as células (no canto superior esquerdo, no encontro dos cabeçalhos de linhas e de colunas). Depois, clique com o botão direito do mouse sobre qualquer número de linha e escolha Reexibir ou use o atalho CTRL + SHIFT + 9.

2.11.3. Ocultando colunas Para ocultar uma ou várias colunas, siga os passos adiante: 1. Selecione uma ou mais células pertencentes às colunas que serão ocultadas;

2. Na guia Página Inicial, grupo Células, clique no botão Formatar. Aponte para Ocultar e Reexibir e selecione Ocultar Colunas.

Você verá uma indicação de colunas ocultas nas letras de colunas na parte superior da planilha. Primeiro, a sequência de letras mostra um "salto". Entre a coluna da esquerda e a coluna da direita das ocultas, você verá uma barra dupla vertical. Isso indica que nesse trecho há colunas ocultas. Alternativamente, para ocultar colunas, selecione colunas completas pelo cabeçalho das colunas (letras). Depois, em qualquer parte da seleção, clique com o botão direito do mouse e escolha Ocultar ou use o atalho CTRL + 0.

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2

2.11.4. Reexibindo colunas ocultas Para voltar a exibir colunas ocultas, siga os passos adiante: 1. Selecione um intervalo de células que inclua as colunas ocultas;

2. Na guia Página Inicial, grupo Células, clique no botão Formatar. Aponte para Ocultar e Reexibir e selecione Reexibir Colunas.

Alternativamente, para reexibir colunas ocultas, selecione colunas completas pelo cabeçalho das colunas (letras), de modo que incluam as colunas ocultas. Depois, em qualquer parte da seleção, clique com o botão direito do mouse e escolha Reexibir. Para reexibir todas as colunas ocultas da planilha de uma só vez, clique no botão que seleciona todas as células (no canto superior esquerdo, no encontro dos cabeçalhos de linhas e de colunas). Depois clique com o botão direito do mouse sobre qualquer letra de coluna e escolha Reexibir.

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Pontos principais

Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •

•

•

•

•

84

A formatação de células é útil para melhorar o aspecto de suas planilhas e torná-las mais elegantes e profissionais porque permite destacar títulos, totais e outros valores importantes; Você pode aplicar formatações aos seguintes aspectos: fonte, alinhamento, formato numérico, bordas e preenchimento das células; O Excel possui muitos formatos numéricos diferentes para destacar informações ou dar uniformidade e consistência aos números da planilha. Formatos personalizados podem exibir números de maneiras bem diversas, além dos formatos predefinidos na faixa de opções; Para que você não perca tempo formatando outros intervalos com a mesma aparência de uma área existente, use o Pincel de Formatação para uma cópia rápida de formatos; Você pode remover os formatos de um intervalo, atributo a atributo, mas o mais rápido é usar os comandos de limpeza, disponíveis na faixa de opções, grupo Edição, representado por uma borracha.


2



1. A guia Página Inicial possui três grupos de comandos que atendem a quase todas as necessidades de formatação nas planilhas. Quais são esses grupos?

☐

a) Área de Transferência, Fonte e Alinhamento.

☐

b) Fonte, Alinhamento e Número.

☐

c) Alinhamento, Número e Células.

☐

d) Fonte, Células e Edição.

☐


2. Quais os atalhos para os atributos Negrito, Itálico e Sublinhado, respectivamente?

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☐

a) CTRL + N, CTRL + I, CTRL + U.

☐

b) CTRL + B, CTRL + I, CTRL + U.

☐

c) CTRL + B, CTRL + I, CTRL + S.

☐

d) CTRL + N, CTRL + I, CTRL + S.

☐



2

3. Qual o tipo de formatação de alinhamento que agrupa as células de um intervalo como se fossem uma única célula maior?

☐

a) Mesclar células.

☐

b) Quebrar texto automaticamente.

☐

c) Reduzir para caber.

☐

d) Aumentar recuo.

☐


4. Quais as formatações numéricas personalizadas usadas para: (1) representar um valor monetário com separador de milhares e duas casas decimais; e (2) representar uma porcentagem com uma casa decimal?

☐

a) (1) R$ 0,00; (2) 0,0%.

☐

b) (1) R$ #.##0,00; (2) 0,0%.

☐

c) (1) R$ #.##0; (2) 0%.

☐

d) (1) #.#,00; (2) 0.0%.

☐


87


5. Qual a afirmação correta sobre a formatação de bordas na planilha?

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☐

a) Bordas são elementos de formatação que podem ser modificadas quanto às cores, tipo de traçado e espessura. São impressas junto com o restante do conteúdo da planilha.

☐

b) As bordas oferecem apenas um auxílio visual para localizar os endereços de células e não são impressas com o restante do conteúdo.

☐

c) Para aplicar bordas você deve selecionar o intervalo e, na guia Dados, grupo Formatar, clicar no botão Bordas.

☐

d) Durante a cópia de formatos pelo Pincel de Formatação, as bordas são os únicos elementos que não são copiados.

☐


Melhorando a aparência das planilhas Mãos à obra!

2


Estes exercícios complementam o aprendizado em classe e devem ser feitos após a aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 2 – Melhorando a aparência das planilhas. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Consulte os assuntos abordados no capítulo para que você tenha o conhecimento necessário para cumprir as atividades solicitadas. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório – Capítulo 2.xlsx.

Laboratório 1 A – Trabalhando com a formatação Neste arquivo, há quatro planilhas, com vendas em cada uma das regiões indicadas na célula A4.

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2

Na Planilha1, realize as seguintes atividades: 1. Modifique o estilo Normal para que use a fonte Verdana, tamanho de 10 pontos; 2. Aplique ao título na célula A1 fonte Arial Black, cor vermelha, tamanho de 14 pontos; 3. Aplique itálico ao subtítulo da célula A2; 4. Na coluna A, aplique a largura de 26 caracteres; 5. Aplique negrito aos títulos e totais das linhas 4, 9, 14, 18, 24 e 25; 6. Aumente, em 1 caractere, o recuo das células com os nomes dos produtos, logo abaixo das categorias em negrito. Os intervalos são: A5 até A8, A10 até A13, A15 até A17 e A19 até A23; 7. Aplique o formato Separador de Milhares a todos os números da planilha (células B5 até N25); 8. Remova as casas decimais de todos os números; 9. Aplique às colunas B (JAN) até M (DEZ) a largura de 8,5 caracteres; 10. Aplique à coluna N (Total) a largura de 12 caracteres; 11. Centralize os nomes dos meses do ano e o título Total (células B4 até N4); 12. Desligue as linhas de grade da planilha; 13. Selecione toda a tabela (células A4 até N25) e aplique bordas com as seguintes características: definir a cor cinza médio, depois ligar a borda superior, as horizontais internas e a borda inferior. Não ligue as bordas verticais; 14. Aplique um preenchimento em cinza médio nos títulos da linha 4 e aos totais da linha 25;

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15. Aplique um preenchimento em cinza claro nos totais das linhas 9, 14, 18 e 24; 16. Copie toda a formatação da Planilha1 para as demais; 17. Desligue as linhas de grade das outras planilhas; 18. Renomeie as planilhas: Norte, Sul, Leste e Oeste respectivamente; 19. Dê uma rápida conferida em todas as planilhas para ver se as formatações ficaram boas e consistentes; 20. Salve o arquivo. A atividade está concluída. A sua pasta de trabalho deverá ficar como a imagem a seguir:

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Ferramentas de edição 9 9 9 9 9

Limpando células; Indo para locais especiais; Facilidades na digitação; Criando sequências; Listas personalizadas.


3.1. Introdução Neste capítulo, você verá alguns recursos e ferramentas do Excel para facilitar a entrada de informações nas planilhas. Desde preenchimentos automáticos até sequências mais elaboradas, são recursos que existem para que você ganhe em produtividade em seu trabalho diário, evitando digitação desnecessária.

3.2. Limpando células As células possuem conteúdo, formatações e outros elementos vinculados, como comentários e links externos. Para efetuar limpeza nas células selecionadas, use o botão Limpar, disponível na guia Página Inicial, grupo Edição:

Os comandos disponíveis são os seguintes: Comando

Descrição

Limpa conteúdo, formato, comentários e hiperlinks. Limpaapenasoformato(fonte,preenchimento, Limpar Formatos alinhamento, bordas e formato numérico). Limpa apenas o conteúdo (equivalente ao Limpar Conteúdo pressionamento da tecla DELETE). Limpar Comentários Limpa apenas as anotações (comentários). Limpar Hiperlinks Limpa apenas os hiperlinks. Limpar Tudo

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Ferramentas de edição

3

3.3. Indo para locais especiais Você já conhece diversas maneiras de selecionar células e intervalos, tanto pelo teclado quanto pelo mouse. Há, no entanto, situações em que é necessário selecionar um grupo de células que possuem determinada característica. Para selecionar uma área especial, siga os passos adiante: 1. Na guia Página Inicial, grupo Edição, clique no botão Localizar e Selecionar. No menu que se abre, você encontrará o comando Ir para Especial... e alguns outros comandos abaixo, para um acesso mais imediato;

2. Clique em Ir para Especial.... A caixa Ir para especial será aberta;

95


3. Selecione a opção desejada e clique em OK para completar a seleção. A tabela a seguir mostra o significado de algumas das opções dessa caixa (somente as opções relevantes a este curso básico): Selecionar Comentários Constantes

Fórmulas Em branco Região atual Diferenças por linha Diferenças por coluna Última célula Somente células visíveis

Descrição Seleciona apenas células que possuem anotações (comentários). Seleciona apenas células que possuem valores digitados (fórmulas não são incluídas). Você pode especificar o tipo de valor constante marcando uma ou mais opções: Números, Texto, Lógicas ou Erros. Seleciona apenas células que possuem fórmulas. Você pode especificar o tipo de resultado gerado por elas marcando uma ou mais opções: Números, Texto, Lógicas ou Erros. Seleciona apenas as células vazias (sem qualquer conteúdo). Seleciona tudo ao redor da célula ativa (equivalente ao atalho CTRL + Ý). Seleciona todas as células que são diferentes da célula ativa, na mesma linha. (Para mudar a célula ativa sem desmarcar a seleção, use TAB). Seleciona todas as células que são diferentes da célula ativa, na mesma coluna. (Para mudar a célula ativa sem desmarcar a seleção, use TAB). Seleciona a última célula com conteúdo ou com formatação (última linha e coluna usadas). Equivale ao atalho CTRL + END. Seleciona as células que não estão em linhas ou colunas ocultas.

3.4. Facilidades na digitação Veja, neste tópico, alguns recursos que permitem economia de tempo na digitação de informações nas células e intervalos.

3.4.1. Inserindo a mesma informação em várias células Para inserir uma informação em várias células e intervalos simultaneamente, siga estes passos: 96


3

1. Selecione o intervalo. A célula ativa permanece com fundo branco (se desejar mudar a célula ativa sem desmarcar a seleção, use TAB);

2. Digite uma informação (texto, número ou fórmula). O conteúdo digitado aparece somente na célula ativa;

3. Para inserir a informação em todas as células selecionadas, encerre a digitação pressionando CTRL + ENTER.

Se o conteúdo que está sendo introduzido na célula ativa for uma fórmula, a mesma será copiada para todas as demais células e suas referências (endereços) serão ajustadas de acordo com as novas linhas e colunas. Outra grande vantagem (em vez de copiar o conteúdo posteriormente): esse preenchimento preserva a formatação previamente aplicada às células.

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3.4.2. AutoCompletar A digitação de informações ao longo de uma coluna pode ser abreviada para textos repetidos. Quando você digita uma informação que já existe na coluna, o Excel apresenta uma sugestão de conteúdo, semelhante à previsão de palavras existente nos smartphones. Cabe a você decidir se a sugestão dele é o que você espera. Se não for, apenas prossiga digitando outro conteúdo. Siga os passos adiante: 1. Vá para o final da coluna que possui valores digitados;

2. Comece a escrever o conteúdo da célula. Se já houver um texto que comece com as letras que você está digitando, o Excel irá sugerir a continuação, baseado em conteúdos anteriores;

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3

3. Se a sugestão é o que você espera, tecle ENTER para aceitar;

4. Se não for, siga digitando e tecle ENTER quando terminar.

3.4.3. Preenchimento relâmpago À medida que você digita informações ao longo de colunas, o Excel "presta atenção" ao que já foi digitado. Se ele perceber que existe um padrão no preenchimento das colunas, ele apresentará automaticamente uma lista com os preenchimentos das demais células. Para usar o preenchimento relâmpago, siga estes passos: 1. Verifique se há ao menos uma coluna com informações já digitadas;

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2. Clique na primeira célula da coluna ao lado dos dados existentes;

3. Digite o conteúdo dessa célula, baseado nas informações das colunas existentes, e tecle ENTER;

4. Comece a digitar as informações do próximo dado. Se o Excel determinar um padrão, ele apresentará uma lista. Caso necessário, forneça mais uma ou duas amostras para que o Excel perceba um padrão;

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3

5. Quando o Excel apresentar a lista com a sequência a ser preenchida, confira se a lógica é a que você esperava; 6. Se sim, tecle ENTER para aceitar a sugestão e criar a sequência pelo preenchimento relâmpago;

7. Se não, siga digitando outro conteúdo, ignorando a sugestão fornecida.

Para que o Excel forneça sugestões automáticas de forma mais eficaz, use títulos no topo das colunas e não deixe colunas em branco. Os exemplos que você estiver digitando para que o Excel perceba uma lógica devem ser inseridos desde a primeira célula da nova coluna, em sequência.

3.5. Criando sequências Uma sequência é um intervalo gerado por uma ou mais células que determinam um padrão de preenchimento para esse intervalo. Em muitos casos, uma sequência dispensa a digitação manual de dados.

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3.5.1. Alça de preenchimento A alça de preenchimento aparece na célula ativa ou no intervalo selecionado. Ela se localiza no canto inferior direito e é representada por um pequeno quadrado (§). Quando o ponteiro do mouse é levado para a alça, ele assume a forma de uma pequena cruz preta (+).

O objetivo da alça de preenchimento, quando arrastada para baixo ou para a direita, é criar uma sequência de valores ou realizar uma cópia rápida, dependendo do conteúdo da célula inicial.

3.5.2. Sequências simples Este tópico mostrará a você como criar uma sequência simples, partindo apenas de uma célula e usando a alça de preenchimento.

3.5.2.1. Números Ao arrastar a alça de preenchimento partindo de uma célula que possui um número, esse número será apenas copiado:

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3

Para preencher uma sequência de números crescentes, segure a tecla CTRL enquanto arrasta a alça de preenchimento. Durante o araste, o ponteiro do mouse em forma de cruz ficará com um pequeno sinal de mais (+) junto a ele. A sequência será criada a partir do valor inicial, aumentando de 1 em 1.

3.5.2.2.Textos Ao arrastar a alça de preenchimento partindo de uma célula que possui um texto, esse conteúdo será apenas copiado:

3.5.2.3. Textos com números Quando uma célula possui um texto e um número inteiro no começo ou no final dela, ao arrastar a alça de preenchimento, o texto se mantém, mas o número é incrementado de 1 em 1:

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Se, durante o arraste, você mantiver a tecla CTRL pressionada, o conteúdo será apenas copiado:

3.5.2.4.Dias da semana O Excel possui algumas listas predefinidas com palavras. Uma dessas listas contém dias da semana. Quando você arrasta a alça de preenchimento, o Excel escreve a sequência dos dias da semana, reiniciando caso você use mais de sete células:

Esse preenchimento de sequência também aceita variações com letras maiúsculas ou com abreviações de três letras:

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3


3.5.2.5.Nomes de meses Outra lista predefinida no Excel contém os nomes dos 12 meses do ano. Quando você arrasta a alça de preenchimento, o Excel escreve a sequência dos meses, reiniciando caso você use mais de 12 células:

Esse preenchimento de sequência também aceita variações com letras maiúsculas ou com abreviações de três letras:


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3.5.2.6. Trimestres O Excel aceita algumas combinações de textos e números que identificam os quatro trimestres do ano: basicamente, as palavras "T", "Trim" e "Trimestre". Ao arrastar a alça de preenchimento, a sequência será criada:

3.5.2.7.Datas Uma forma rápida de criar um calendário, um cabeçalho de um cronograma ou uma linha do tempo é escrever uma data completa e arrastar a alça de preenchimento da primeira data. A sequência aumentará de 1 em 1 dia:

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3

Se a sequência for composta apenas de mês e ano, então ela aumentará de 1 em 1 mês:


3.5.2.8.Horas Similarmente às datas, para criar uma lista de valores horários, escreva a hora inicial na primeira célula antes de arrastar a alça de preenchimento. O valor será aumentado de 1 em 1 hora:


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3.5.2.9. Fórmulas Quando a sequência for gerada a partir de uma célula contendo uma fórmula, esta será atualizada para as novas linhas e colunas. É a maneira mais rápida de fazer uma cópia dessa fórmula.

3.5.3. Arrastando pelo botão direito do mouse No preenchimento de sequências que iniciam por um ou mais valores, você pode arrastar a alça de preenchimento pelo botão direito do mouse. Quando você soltar o botão, surgirá um menu suspenso com opções para o preenchimento:

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3

As opções apresentadas pelo menu são estas: Comando Copiar células Preencher Série Preencher formatação somente Preencher sem formatação

Descrição Copia o conteúdo da primeira célula até a última da sequência, independente do conteúdo. Preenche a série, da mesma forma que o arraste da alça de preenchimento pelo botão esquerdo. Ignora o conteúdo e copia a formatação da primeira célula às demais células da sequência.

Preenche a série, porém ignora a formatação da primeira célula. Quando a primeira célula contém uma data completa (dia/ Preencher dias mês/ano), preenche uma sequência com dias corridos. Quando a primeira célula contém uma data completa (dia/ Preencher dias mês/ano), preenche uma sequência com dias úteis (exclui da semana apenas sábados e domingos). Quando a primeira célula contém uma data, altera apenas o Preencher meses mês, mantendo o dia e ano. Exemplo: 10/08/2016, 10/09/2016, 10/10/2016, etc. Quando a primeira célula contém uma data, altera apenas o Preencher anos ano, mantendo o dia e o mês. Exemplo: 10/08/2016, 10/08/2017, 10/08/2018, etc. Quando duas ou mais células com números estão selecionadas, cria uma tendência linear, ou progressão Tendência linear aritmética. Exemplo: 1, 3, 5, 7, 9, 11, etc. Quando duas células com números estão selecionadas, cria Tendência de uma tendência de crescimento, ou progressão geométrica. crescimento Exemplo: 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, etc. Quando há conteúdo em pelo menos uma coluna adjacente e também na primeira célula da sequência a ser criada, faz Preenchimento com que o Excel tente descobrir uma lógica para as demais Relâmpago células e usa o preenchimento relâmpago, conforme visto anteriormente neste capítulo. Abre a caixa de diálogo Série, com mais opções de Série... preenchimento.

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3.5.4. Sequências de dois ou mais valores Quando você desejar um aumento ou diminuição de valores diferente do valor padrão (geralmente 1), digite dois ou mais valores antes de preencher a sequência. Esses valores iniciais irão determinar de quanto em quanto será o aumento ou diminuição ao longo da sequência. Para criar uma sequência baseada em mais de um valor, siga estes passos: 1. Digite ao menos dois valores e selecione essas células;

2. Arraste a alça de preenchimento até o local desejado;

3. Solte o botão do mouse para criar a sequência.

O Excel usará a diferença entre os dois primeiros valores como incremento para as próximas células. O valor pode ser inteiro ou fracionário, positivo ou negativo. Se você usar mais de dois valores, o Excel preencherá uma tendência linear, calculando as demais células por interpolação linear.

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3

3.5.5. Preenchendo séries A caixa de diálogo Série possui opções adicionais para que você possa ter maior controle sobre suas sequências. Antes de abrir a caixa, selecione uma ou mais células que contenham os valores iniciais da sequência. Em seguida, na guia Página Inicial, grupo Edição, clique no botão Preencher e, depois, no comando Série....

Veja, a seguir, os controles e campos usados na caixa Série: Controle/ Campo Série em

Descrição O Excel ligará a opção automaticamente conforme o intervalo selecionado. Caso haja apenas uma célula selecionada, confirme se a sequência será criada em Linhas ou Colunas. Escolha o tipo de informação que será criada com a série: •

•

Tipo •

•

Linear: Cria uma série que é calculada pela adição do valor digitado na caixa Incremento a cada valor de célula; Crescimento: Cria uma série que é calculada pela multiplicação do valor digitado na caixa Incremento por cada valor de célula; Data: Cria uma série que preenche os valores de data de forma incremental por valor na caixa Incremento e depende da unidade especificada em Unidade de data; AutoPreenchimento: Cria uma série que produz os mesmos resultados que arrastar a alça de preenchimento. 111


Controle/ Campo Unidade de data

Tendência

Incremento Limite

Descrição Para sequências com data, especifique qual é a unidade que será usada na caixa Incremento: Dia, Dia da semana, Mês ou Ano. Se esta caixa estiver marcada, calcula uma linha de melhor ajuste (para séries lineares) ou uma curva (para séries de crescimento). O incremento para a tendência é calculado a partir das células iniciais da sequência (já digitadas na planilha). Quaisquer valores digitados nas caixas Incremento e Limite serão ignorados se esta opção estiver marcada. A sequência será criada somente dentro do intervalo selecionado. Valor que será adicionado (série linear) ou multiplicado (série de crescimento). Maior valor para a sequência. Todos os valores gerados serão menores ou iguais ao Limite.

Veja, a seguir, alguns exemplos de sequências criadas com auxílio da caixa Série.

3.5.5.1.Números em séries lineares Use o tipo Linear e preencha valores de Incremento e Limite:

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3

3.5.5.2.Números em séries de crescimento Use o tipo Crescimento e preencha valores de Incremento e Limite:

3.5.5.3.Números em séries lineares baseados em tendência Primeiro selecione todo o intervalo que receberá a sequência. Use o tipo Linear e marque a caixa Tendência:

Neste caso, os valores iniciais na planilha também foram reajustados porque todos os valores foram gerados por uma equação matemática.

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3.5.5.4. Séries com datas Use o tipo Data, selecione a Unidade de data e preencha valores de Incremento e Limite:

O exemplo mostra a criação de uma lista de datas que começa em 2/1/2017 (segunda-feira). A lista deverá incluir datas a cada três dias, porém, a data deve cair apenas em dias da semana (úteis). As que caem em finais de semana são descartadas. O calendário inclui datas de todo o mês de janeiro de 2017.

3.5.6. Outras considerações para o preenchimento de sequências Na maioria das vezes, ao arrastar a alça de preenchimento, você movimenta o mouse da esquerda para a direita ou de cima para baixo. Mas é possível preencher sequências de outras formas, como observado nas considerações a seguir.

3.5.6.1.Sentido inverso para diminuir valores Preencher da direita para a esquerda causa a diminuição dos valores:

114


3

Da mesma forma, preencher de baixo para cima também causa a diminuição dos valores. Note que, caso sua sequência parta de um único número, você precisa segurar CTRL, como instruído anteriormente.

3.5.6.2.Sentido inverso para apagar valores Se o intervalo já foi preenchido com a sequência...

...e você está usando a alça de preenchimento para retroceder, os valores serão apagados:

3.5.6.3.Opções de autopreenchimento Quando você termina o preenchimento, verá um pequeno botão no final do intervalo, chamado de Opções de autopreenchimento. Se você clicar nele, abrirá um menu suspenso que exibe outras opções de preenchimento e cópia. Clique para selecionar a opção desejada e alterar o resultado da sequência, se necessário.

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As opções são semelhantes às apresentadas quando você arrasta a alça de preenchimento pelo botão direito do mouse, conforme abordado anteriormente neste capítulo. Os itens variam, conforme o tipo de dado contido na sequência.

3.5.6.4. Preenchimento automático em colunas Quando o preenchimento é feito em colunas e você tiver pelo menos uma coluna adjacente àquela que você está preenchendo, basta aplicar um duplo-clique na alça de preenchimento. Isso causará o preenchimento automático, o qual parará quando atingir a última linha dessa coluna adjacente.

3.5.6.5.Outros tipos de sequências A criação de uma sequência não exige que o conteúdo inicial esteja em células adjacentes. É possível você usar várias linhas e colunas, inclusive células em branco. O Excel estabelecerá uma sequência lógica baseada no intervalo inicial. O exemplo a seguir mostra um intervalo com números em linhas e colunas diversas:

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3

Após arrastar a alça de preenchimento para incluir seis novas colunas, o resultado ficará assim:

Cada célula teve o seu valor aumentado, mantendo a lógica do preenchimento, incluindo as células em branco entre cada valor. Você pode ir além e criar sequências complexas, as quais também preservam a formatação. É possível, inclusive, selecionar colunas ou linhas inteiras para o preenchimento. A alça de preenchimento, nesses casos, poderá mudar de posição dentro do intervalo. Imagine que o seguinte bloco precisa ser copiado lateralmente, além de ter os seus valores e fórmulas ajustados:

O seu objetivo é criar cinco blocos iguais a esse, com uma coluna em branco entre eles. Existe uma fórmula na célula C5, a qual soma os dois valores acima dela. Selecione a coluna A (separadora) e as duas colunas com o conteúdo. A seleção deverá ser feita pelo cabeçalho das colunas (pelas letras):

117


Quando colunas completas são selecionadas, a alça de preenchimento fica no canto superior direito. Quando linhas completas são selecionadas, a alça de preenchimento fica no canto inferior esquerdo. Leve o ponteiro do mouse até a alça de preenchimento. Quando ele mudar para uma cruz preta (+), segure o botão esquerdo e arraste-a horizontalmente até a coluna O:

Quando você soltar o botão do mouse, a sequência será criada:

Observe o que aconteceu após a criação da sequência:

118

•

As larguras de todas as colunas foram replicadas;

•

As datas foram atualizadas;

•

A numeração das aulas foi ajustada;

•

As quantidades de alunos foram incrementadas;

•

A fórmula foi copiada corretamente;

•

Todas as formatações de fonte, número, borda, etc., foram preservadas.


3

De todas as alterações feitas, a única que precisa de um ajuste é referente às quantidades de alunos, que são digitadas diariamente. Após a limpeza dessas células (mantendo apenas a primeira aula), a planilha ficará assim:

3.5.6.6.Comandos da faixa de opções As principais ações relativas às sequências também estão na faixa de opções, guia Página Inicial, grupo Edição. Ao clicar no botão Preencher, você verá um menu com possibilidades de preenchimento de sequências:

Use o botão Preencher para escolher o comando desejado para criar a sua sequência.

3.5.7. Justificando texto Este comando parece um tanto fora do assunto preenchimento de sequências, mas é uma ótima ferramenta para redistribuir texto dentro de um intervalo, sem precisar digitá-lo novamente.

119


Para compreender melhor o objetivo, imagine em sua planilha um conteúdo de texto que usa várias células em linhas diferentes, como mostrado a seguir:

Cada uma dessas linhas foi escrita dentro de uma célula na coluna A. Mas, por alguma questão de reorganização interna das informações da planilha, você precisa redistribuir o texto, para que fique confinado entre as colunas A e D apenas. Se você tiver que editar cada linha, perderá tempo e terá um certo trabalho para excluir e inserir textos manualmente em cada célula. A ferramenta Justificar se presta exatamente a isso! Para redistribuir textos em várias linhas, proceda da seguinte maneira: 1. Selecione o intervalo das células que serão usadas como referência para estabelecer o limite horizontal para essa redistribuição;

2. Na guia Página Inicial, grupo Edição, clique no botão Preencher e, em seguida, no comando Justificar. Se o rearranjo necessitar de mais linhas, você verá a seguinte mensagem:

120


3

3. Ela apenas indica que mais linhas serão usadas na planilha para acomodar o texto justificado entre as colunas selecionadas. Clique em OK para fechar a caixa de mensagem e ter o texto redistribuído.

A única limitação deste comando é que cada célula que será usada na justificação do texto deverá ter, no máximo, 255 caracteres. Se possuir mais, o texto será truncado além desse comprimento.

3.6. Listas personalizadas Você viu em tópicos anteriores que o Excel reconhece nomes de meses e dias da semana, inclusive abreviações com três letras. Na realidade, essas palavras são listas prontas e disponíveis no programa. Quando você preenche uma sequência, o Excel procura nessa lista e usa os próximos valores, seguindo a ordem estabelecida, repetindo-a, se necessário. Mesmo de trás para frente. Neste tópico, você aprenderá a criar suas próprias listas personalizadas para usar em qualquer arquivo. As listas criadas por você ficam disponíveis apenas no computador que você estiver usando e apenas na sua conta de usuário (login).

Uma lista personalizada do Excel pode ser usada, também, em operações de classificação de dados, vistas em capítulo posterior neste curso. 121


3.6.1. Adicionando uma lista personalizada Imagine que você trabalha em uma empresa com as seguintes filiais: Norte, Nordeste, Leste, Sudeste, Sul, Sudoeste, Oeste, Noroeste. Você usa essa sequência, nessa ordem, diversas vezes enquanto trabalha.

3.6.1.1. Por inclusão manual de itens Siga os passos adiante para criar uma lista personalizada, digitando os itens manualmente: 1. Clique na guia Arquivo e, em seguida, em Opções;

122


3

2. Na caixa de diálogo Opções do Excel, clique em Avançado;

3. Role a barra de rolagem lateral para baixo até o final e clique no botão Editar Listas Personalizadas...;

4. Na caixa de diálogo Listas Personalizadas, clique na caixa Entradas da lista e digite os itens, um em cada linha (tecle ENTER para mudar de linha);

123


5. Clique no botão Adicionar. Seus itens foram acrescentados à caixa Listas personalizadas;

6. Clique em OK para concluir a inserção de sua lista; 7. Clique em OK para fechar a caixa Opções do Excel.

3.6.1.2.Por inclusão de itens a partir de um intervalo Siga os passos adiante para criar uma lista personalizada, aproveitando um intervalo existente na própria planilha: 1. Clique na guia Arquivo e, em seguida, em Opções; 2. Na caixa de diálogo Opções do Excel, clique em Avançado; 3. Role a barra de rolagem lateral para baixo até o final e clique no botão Editar Listas Personalizadas...;

124


3

4. Clique na caixa Importar lista das células e selecione o intervalo na planilha que contém os itens de sua lista personalizada;

5. Clique no botão Importar. Seus itens foram acrescentados à caixa Listas personalizadas;

6. Clique em OK para concluir a inserção de sua lista; 7. Clique em OK para fechar a caixa Opções do Excel.

125


3.6.2. Usando a lista criada Para testar a lista criada, escreva na planilha um dos itens. Depois arraste a alça de preenchimento para criar o restante da sequência:

3.6.3. Editando uma lista personalizada Se você precisar realizar alguma manutenção em sua lista, corrigindo, inserindo ou removendo itens, siga os passos adiante: 1. Clique na guia Arquivo e, em seguida, em Opções; 2. Na caixa de diálogo Opções do Excel, clique em Avançado; 3. Role a barra de rolagem lateral para baixo até o final e clique no botão Editar Listas Personalizadas...; 4. Na caixa Listas Personalizadas, selecione a lista que você deseja editar (não é possível editar as listas padronizadas do Excel, como dias da semana ou meses);

126


3

5. Na caixa Entradas da lista, faça as alterações necessárias aos itens;

6. Clique emAdicionar para inserir os itens alterados à mesma lista personalizada; 7. Clique em OK para concluir a manutenção em sua lista; 8. Clique em OK para fechar a caixa Opções do Excel.

3.6.4. Excluindo uma lista personalizada Se a lista personalizada criada por você não tem mais utilidade, você poderá removê-la. Siga os passos adiante: 1. Clique na guia Arquivo e, em seguida, em Opções; 2. Na caixa de diálogo Opções do Excel, clique em Avançado; 3. Role a barra de rolagem lateral para baixo até o final e clique no botão Editar Listas Personalizadas...; 4. Na caixa Listas Personalizadas, selecione a lista que você deseja excluir (não é possível excluir as listas padronizadas do Excel, como dias da semana ou meses); 5. Clique em Excluir para remover a lista da caixa Listas personalizadas. Na mensagem de alerta, clique em OK para confirmar a exclusão; 6. Clique em OK para fechar a caixa Listas Personalizadas; 7. Clique em OK para fechar a caixa Opções do Excel. 127



•

•

•

•

•

128

Existem alguns recursos do Excel que podem evitar a necessidade de digitação, muitas vezes de maneira automática: autocompletar, preenchimento relâmpago e preenchimento de sequências; O uso da alça de preenchimento é bastante simples: selecione uma ou mais células, depois arraste a alça de preenchimento horizontalmente ou verticalmente. Isso fará com que a sequência seja criada, usando as células selecionadas como valores iniciais dessa sequência; Há diversas maneiras de criar uma sequência de datas. Pode haver variação no dia, no mês ou no ano. É possível, também, que a sequência gerada tenha apenas dias úteis; Quando uma sequência possui uma fórmula, ela terá as referências de células (endereços) ajustadas automaticamente, conforme as linhas e colunas onde estarão as fórmulas replicadas. Essa é a maneira mais rápida copiar fórmulas, quando as células forem adjacentes; A caixa de diálogo Série fornece mais parâmetros para preencher séries, principalmente as numéricas. Nela você pode definir o tipo de dado, qual o valor do incremento (passo) e o valor limite. Para cálculos mais complexos com números é possível usar tendência linear (progressão aritmética) e tendência de crescimento (progressão geométrica); O Excel vem pré-instalado com quatro listas básicas que podem ser usadas para preenchimentos de sequências: nomes dos dias da semana (e suas abreviações) e nomes dos meses (e suas abreviações). Você pode criar suas próprias listas personalizadas com o mesmo propósito.


3



1. O que você precisa fazer para preencher uma sequência de datas com incremento anual? ☐

a) Digitar a data inicial em uma célula, clicar na alça de preenchimento e arrastar até a célula desejada com o botão direito do mouse e selecionar Preencher Anos.

☐

b) Não é possível montar uma sequência anual arrastando a alça de preenchimento.

☐

c) Digitar a data inicial em uma célula, clicar na alça de preenchimento e arrastar até a célula desejada.

☐

d) Digitar a data inicial em uma célula, a data final na última célula do grupo de células que se deseja preencher, clicar com o botão direito do mouse na área selecionada e pressionar ENTER.

☐


2. O que você deve fazer para criar uma lista personalizada no Excel?

130

☐

a) Usar o comando Texto para Colunas do grupo Ferramentas de Dados da guia Dados.

☐

b) Usar o comando De Outras Fontes do grupo Ferramentas de Dados da guia Dados.

☐

c) Usar o comando Conexões Existentes do grupo Ferramentas de Dados da guia Dados.

☐

d) Clicar na guia Arquivo, selecionar Opções, clicar sobre Avançado, descer a barra de rolagem vertical até o final e clicar sobre o botão Editar Listas Personalizadas.

☐



3

3. Quais são as listas que aparecem como padrão no Excel?

☐

a) Dias da semana (nomes completos e abreviados) e Meses do ano (nomes completos e abreviados).

☐

b) Somente Dias da semana (nomes completos e abreviados).

☐

c) Somente Meses do ano (nomes completos e abreviados).

☐

d) Dias da semana (nomes completos e abreviados), Meses do ano (nomes completos e abreviados) e Estados brasileiros (nomes completos e abreviados).

☐


4. Se uma célula contiver o texto “Produto 001”, ao arrastar a alça de preenchimento normalmente, quais serão os próximos valores?

☐

a) Produto 001, Produto 002, Produto 003, etc.

☐

b) Produto 002, Produto 003, Produto 004, etc.

☐

c) Produto 2, Produto 3, Produto 4, etc.

☐

d) Produto 001, Produto 001, Produto 001, etc.

☐


131


5. Qual a ferramenta do Excel que “presta atenção” às colunas já digitadas ao lado e tenta prever suas próximas inserções, baseadas em um padrão ou lógica?

132

☐

a) Autocompletar.

☐

b) Autojustificar.

☐

c) Preenchimento relâmpago.

☐

d) Pincel de formatação.

☐


Ferramentas de edição Mãos à obra!

3


Estes exercícios complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 3 – Ferramentas de edição. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Laboratório 1 A – Trabalhando com ferramentas de edição Siga os passos adiante para completar a atividade: 1. Em um arquivo vazio, digite, na célula A1, o título ESCALA MENSAL DE FOLGAS. Formate esse título como desejar; 2. Salve o arquivo em sua pasta de exercícios Capítulo 3 com o nome de Escala Mensal de Folgas.xlsx; 3. Na célula A3, digite o título DATA; 4. Na célula A4, digite a data completa que corresponde ao primeiro dia do mês atual. Aplique o seguinte formato personalizado à data: ddd, dd/mmm/aaaa; 5. Usando preenchimento de sequências, crie uma lista vertical de datas, partindo dessa data inicial, até o último dia desse mês. As datas devem incluir apenas dias úteis, excluindo os sábados e domingos. Se a primeira data caiu em um sábado ou domingo, exclua essa data da lista; 6. Ao longo da linha 3, partindo da coluna B, crie uma sequência de valores horários, iniciando às 08:00, até 22:00, a cada 2 horas;

134


3

7. Selecione as colunas B até I e aplique o alinhamento horizontal centralizado; 8. Aplique AutoAjuste na largura dessas colunas selecionadas; 9. A partir da linha 4, coloque um “X” na célula correspondente aos horários de folga. Você pode usar o atalho aprendido neste capítulo para inserir o mesmo conteúdo em várias células simultaneamente. Preencha primeiro o seguinte padrão para os quatro dias iniciais:

10. Replique o padrão dessas quatro linhas para baixo, até o último dia do calendário, usando o preenchimento de sequências, pela alça de preenchimento; 11. Formate a tabela resultante como desejar, com relação a bordas e preenchimentos; 12. Selecione a região dos horários, entre as colunas B e I e entre a linha 4 e a última data. É todo o intervalo onde estão os “X”. Em seguida, selecione somente as células em branco e aplique uma cor clara ao fundo da célula. No final, somente as células vazias ficarão pintadas; 13. Desligue as linhas de grade; 14. Salve o arquivo.

135


No final da atividade sua planilha deverá estar semelhante à seguinte imagem:

136

Cálculos básicos 9 9 9

Cálculos simples; Cálculos com porcentagem; Cálculos com valores acumulados.


4.1. Introdução O grande poder do Excel está justamente na capacidade de cálculo. Por meio das fórmulas você consegue relacionar valores que são usados em cálculos para produzir o resultado esperado. Quando um valor é alterado, as fórmulas que dependem dele também são alteradas imediatamente. Apesar de você poder escrever fórmulas usando apenas números, isso não faz muito sentido, uma vez que você pode querer modificar a fórmula. O correto é escrever esses valores (chamados de constantes) em células designadas, em outros locais da planilha. As fórmulas buscarão esses valores pelos seus endereços (ou referências). Todo cálculo no Excel deve iniciar pelo sinal de igual (=). Também é permitido iniciar uma fórmula pelo sinal de mais (+) ou de menos (-). Uma fórmula geralmente contém números, endereços de células e operadores matemáticos.

4.2. Cálculos simples Qualquer tipo de cálculo precisa ser digitado em uma célula do Excel usando apenas uma linha, mesmo que, matematicamente, esse cálculo seja representado de outra maneira (parênteses, barras de fração, etc.).

4.2.1. Operadores matemáticos As quatro operações matemáticas básicas são: adição, subtração, multiplicação e divisão. Cada operação é feita sempre entre dois valores, que podem estar previamente armazenados em células. Entre cada valor você precisa usar um operador matemático, que é um símbolo que indica a operação que será realizada entre esses dois números. No Excel (e na maioria dos programas de computador), os operadores matemáticos básicos são os seguintes:

138

•

Adição, representado pelo sinal de mais (+);

•

Subtração, representado pelo sinal de menos (-);

•

Multiplicação, representado pelo asterisco (*);

•

Divisão, representado pela barra (/);

•

Exponenciação (ou potência), representado pelo circunflexo (^).

Cálculos básicos

4

Outros operadores também são bastante usados no Excel: •

•

Negação, representado pelo sinal de menos (-) antes de um valor ou endereço de célula, causa a mudança de sinal positivo para negativo ou vice-versa; Porcentagem, representado pelo caractere de porcentagem (%) colocado no final de um número ou de uma referência de célula, causa uma divisão do número (ou do endereço da célula) por 100.

Se você desejar, use espaços entre os operadores matemáticos dentro de uma fórmula. Isso melhora a clareza na visualização dos termos dessa fórmula. Os espaços não causam qualquer interferência nos cálculos.

4.2.2. Ordem de cálculo Assim como na matemática, o Excel tenta resolver as expressões (cálculos) da esquerda para a direita. O exemplo a seguir mostra um cálculo muito simples digitado em uma célula: =2,5 + 3,7 - 1,4

O Excel calcula primeiro a soma de 2,5 com 3,7, resultando em 6,2. Em seguida, subtrai 1,4 de 6,2, resultando em 4,8. Exatamente como você faria no papel ou na calculadora. Há operadores, no entanto, que possuem prioridade de cálculo sobre outros. Se o exemplo anterior fosse este... =2,5 + 3,7 * 1,4

... então o Excel faria primeiro a multiplicação de 3,7 por 1,4, resultando em 5,18. Depois somaria o 2,5, resultando em 7,68. Existe uma ordem natural na matemática, colocando determinadas operações antes de outras.

139


Se, no exemplo anterior, você quisesse fazer a soma antes da multiplicação, deveria usar parênteses. Isso faz com que os termos entre parênteses sejam calculados primeiro, independente da ordem de cálculo. Nesse caso, a fórmula ficaria assim: =(2,5 + 3,7) * 1,4

Desta vez o Excel faz a soma primeiro (resultado 6,2) e, em seguida, multiplica esse valor por 1,4, resultando em 8,68. Quando há exponenciação, esta tem prioridade sobre os demais operadores, a menos que os parênteses sejam usados para alterar a ordem do cálculo na fórmula. Portanto, a ordem de cálculo fica desta maneira: 1. Parênteses ( ); 2. Negação (-); 3. Porcentagem (%); 4. Exponenciação (^); 5. Multiplicação (*) e divisão (/); 6. Soma (+) e subtração (-); 7. Concatenação de texto (&); 8. Operadores de comparação: = (igual), <> (diferente), < (menor que), <= (menor ou igual a), > (maior que), >= (maior ou igual a). Alguns dos operadores citados serão abordados mais adiante neste curso.

140

Cálculos básicos

4

4.2.3. Exemplos de cálculos Este tópico mostra alguns exemplos de cálculos com suas expressões, conforme representadas nos livros de matemática, seguidas de como são inseridas no Excel e o resultado do cálculo. Expressão 2 × (5,25 – 3,4) –4 × (10 – 3,75) 2 + 200

No Excel =2*(5,25-3,4)

Resultado 3,7

=-4*(10-3,75)^2+200

43,75

=4*(3,75-1,29)/(4-2,18)

5,4065934

=((2,5+1,7)-(3,2-1,6))/(5-1,7)^2

0,2387511

4.3. Cálculos com porcentagem Cálculos com porcentagens estão presentes na maioria das planilhas. O funcionamento é semelhante ao de uma calculadora; você deve usar o sinal "%" após o número que você quer representar como porcentagem. Na realidade, uma porcentagem é uma representação de um número que varia de 0 a 1 (que equivale a 100%), sendo que o número 1 representa o todo. Qualquer número inferior a 1 representa, então, a parte desse todo. Por exemplo, o número 0,5 representa metade, ou "meio". Como porcentagem, esse valor é representado por 50%. O acréscimo do sinal "%" no final do número (ou de uma célula ou cálculo) causa sua divisão internamente por 100. Quase sempre um valor de porcentagem envolve a multiplicação por um outro valor, preço, etc.

141


4.3.1. Porcentagem sobre um valor Para realizar este cálculo, use a seguinte fórmula genérica: Porcentagem sobre valor = valor × porcentagem

Exemplo 1: Quanto é 18% de 2500?

•

Fórmula no Excel: =18%*2500

Ou: =2500*18%

Ou: =0,18*2500

Resultado: 450 •

Exemplo 2: Calcular o valor do imposto ICMS sobre o valor da compra.

Em B3, basta multiplicar o valor da compra (célula B1) pelo ICMS (célula B2):

142

Cálculos básicos

4

4.3.2. Descontos Para calcular um valor com desconto, use esta fórmula genérica: Desconto = Valor – Valor × Porcentagem

Ou: Desconto = Valor × (100% – Porcentagem)

Exemplo 1: Qual o valor a pagar por um produto que custa R$ 890,00 e que possui um desconto de 12,5% se pago à vista?

•

Fórmula no Excel: =890-890*12,5%

Ou: =890*(100%-12,5%)

Resultado: 778,75 •

Exemplo 2: Na planilha, calcule o valor a pagar por um veículo que custa R$ 45.000,00 e está com 12% de desconto neste mês.

143


Aplicando o cálculo:

4.3.3. Acréscimos Para calcular um valor com acréscimo, use esta fórmula genérica: Desconto = Valor + Valor × Porcentagem

Ou: Desconto = Valor × (100% + Porcentagem)

Exemplo 1: Você vai pagar uma conta de R$ 329,00 com atraso. Após os cálculos dos dias em atraso, ao valor da conta deve ser acrescentada a taxa de 4,75% de juros e multa. Qual o valor a pagar?

•

Fórmula no Excel: =329+329*4,75%

Ou: =329*(100%+4,75%)

Resultado: 344,6275

144

Cálculos básicos

•

4

Exemplo 2: Você pretende adquirir um produto de R$ 1.250,00 (valor sem impostos). A ele será acrescentado o ICMS de 18%. Qual o valor final a pagar?


4.3.4. Variação percentual A variação percentual é útil quando você precisa saber quanto houve de aumento ou diminuição de um valor para outro (em porcentagem). Use esta fórmula: Variação percentual = (valor final – valor inicial) / valor inicial

Ou esta fórmula mais simples: Variação percentual = valor final / valor inicial – 1 •

Exemplo 1: Um imóvel estava à venda no ano passado por R$ 850.000. Este ano ele está à venda por R$ 925.000. Qual foi o aumento de valor?

Fórmula no Excel: =925000/850000-1

145


Resultado: 0,088235294117647

Ou seja, 8,82% de aumento. •

Exemplo 2: Na planilha, calcule de quanto foi a queda na venda de peças entre janeiro e fevereiro:


Ou seja, houve uma queda de 18,98% na venda de peças.

4.3.5. Cálculo da participação Este cálculo indica quanto (em porcentagem) uma parte representa no total. Use esta fórmula: Participação = Valor da parte / Valor do total •

146

Exemplo 1: Sua renda familiar é de R$ 8.650,00. Você paga R$ 2.300,00 de aluguel. Quanto o aluguel representa (em %) no seu orçamento?

Cálculos básicos

4

Fórmula no Excel: =2300/8650

Resultado: 0,265895953757225

Ou seja, seu aluguel representa 26,6% de seu orçamento familiar. •

Exemplo 2: As vendas no Brasil inteiro foram de R$ 1.210.682. A planilha a seguir mostra as vendas em cada filial. Em quanto (%) cada filial participou sobre as vendas totais do Brasil?

Aplicando o cálculo para a filial Sul:

147


De forma similar, as demais filiais podem ser calculadas:

4.4. Cálculos com valores acumulados Um cálculo bastante simples é usado com muita frequência no Excel: valores acumulados. O conceito pode ser aplicado a saldos acumulados, vendas acumuladas, etc. Para planilhas corporativas, é o famoso year to date (YTD). O conceito da fórmula é bastante simples: Valor acumulado atual = Valor acumulado anterior + Valor atual

Ou seja, cada novo valor é acrescentado ao anterior, sempre gerando um total atualizado. A única particularidade na fórmula é o primeiro valor. Como não há valor anterior, o próprio primeiro valor é usado para iniciar os cálculos. Para compreender melhor, imagine a seguinte planilha com saldos mensais durante o primeiro semestre:

148

Cálculos básicos

4

O objetivo é calcular o saldo acumulado, à medida que os meses passam. Para começar, uma vez que o saldo acumulado em dezembro do ano anterior não está à disposição, o saldo acumulado em janeiro será o próprio valor do mês:

A partir do mês de fevereiro, você já tem o saldo acumulado em janeiro, mais o saldo do mês de fevereiro. Portanto: •

O saldo acumulado até o mês anterior está na célula da esquerda;

•

O saldo do mês atual está na célula de cima.

A fórmula para fevereiro fica assim:

Após encerrar a fórmula na célula C3, basta arrastar a alça de preenchimento para a direita, até chegar ao mês de junho:

149



•

•

•

•

•

•

•

150

Para realizar cálculos no Excel você deve iniciar digitando o sinal de igual (=). Isso identifica uma fórmula. Em seguida, você deve usar números e referências de células, juntamente com operadores matemáticos, para construir a expressão matemática que será calculada; Os principais operadores matemáticos são executados numa fórmula, na seguinte ordem: parênteses, exponenciação, multiplicação e divisão, soma e subtração; Trabalhar com porcentagens no Excel é como trabalhar com porcentagens em uma calculadora. Para saber quanto representa a porcentagem de um número, você só precisa multiplicá-lo pela porcentagem que deseja conhecer; Para calcular um valor com desconto, você deve usar a seguinte fórmula genérica: Desconto = Valor – Valor × Porcentagem; Para calcular um valor com acréscimo, você deve usar a seguinte fórmula genérica: Desconto = Valor + Valor × Porcentagem; Para calcular a variação percentual entre dois valores, você deve usar a seguinte fórmula genérica: Variação % = Valor final / Valor inicial – 1; Para saber quanto um valor representa em um total (em %), você deve usar a seguinte fórmula genérica: Participação = Valor / Total; Para realizar cálculos acumulados, você deve usar a seguinte fórmula genérica: Valor acumulado atual = Valor acumulado anterior + Valor atual.

4

Cálculos básicos



1. O que é correto afirmar sobre quando você digita um valor numérico acompanhado do sinal de porcentagem (%)?

☐

a) Será necessário formatar a célula para que ela assuma a formatação correta.

☐

b) O Excel divide esse valor por 100 e formata a célula como porcentagem.

☐

c) O Excel multiplica esse valor por 100 e formata a célula como porcentagem.

☐

d) O valor será convertido em texto e não será possível usá-lo em cálculos posteriores.

☐


2. Qual é a ordem correta dos operadores matemáticos básicos usados para o Excel calcular fórmulas?

152

☐

a) Soma (+) e subtração (-), multiplicação (*) e divisão (/), exponenciação (^).

☐

b) Multiplicação (*) e divisão (/), soma (+) e subtração (-), exponenciação (^).

☐

c) Exponenciação (^), multiplicação (*) e divisão (/), soma (+) e subtração (-).

☐

d) Multiplicação (*) e soma (+), divisão (/) e subtração (-), exponenciação (^).

☐


Cálculos básicos

4

3. Qual a fórmula correta para calcular 15% de um valor que se encontra na célula B3?

☐

a) =B3*15%.

☐

b) =15%*B3.

☐

c) =B3*0,15.

☐

d) =0,15*B3.

☐

e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

4. Qual a fórmula que calcula o valor de venda com desconto de um produto, sendo que o valor original se encontra na célula B2 e a taxa de desconto se encontra na célula C2?

☐

a) =B2-B2*C2.

☐

b) =B2*C2.

☐

c) =B2+B2*C2.

☐

d) =(B2+C2)*C2.

☐


153


5. Suponha que você tenha uma planilha com saldos dos 12 meses do ano. Para obter o saldo acumulado em um determinado mês, qual é o conceito do cálculo?

154

☐

a) Somar somente os meses anteriores.

☐

b) Somar todos os meses anteriores e também o mês atual.

☐

c) Somar todos os meses anteriores e subtrair o mês atual.

☐

d) Partir do mês inicial e subtrair todos os meses até o mês atual.

☐


4

Cálculos básicos Mãos à obra!


Estes exercícios complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 4 – Cálculos básicos. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório – Capítulo 4.xlsx.

Laboratório 1 A – Trabalhando com cálculos básicos Faça os seis exercícios relativos aos cálculos com porcentagens e valores acumulados, conforme orientações a seguir. Cada exercício se encontra em uma planilha específica. •

156

Planilha1: Na coluna D, calcule o valor em R$ do ICMS (18%) sobre o valor de cada produto da coluna C;

Cálculos básicos

•

•

4

Planilha2: Na coluna D, calcule os preços de venda à vista de cada veículo, aplicando um desconto de 9,5% aos preços da coluna C (preço parcelado);

Planilha3: Na coluna D, calcule o valor final de cada fatura, acrescentando 23% de impostos e frete;

157


•

•

•

158

Planilha4: Na coluna E, calcule a variação percentual entre os dois preços de cada imóvel;

Planilha5: Na célula D16, calcule quanto (em %) as Despesas representam em relação às Receitas;

Planilha6: Na coluna F, calcule o saldo acumulado para cada dia, em função dos débitos e créditos constantes no extrato.

Referências de células 9 9 9 9 9

Tipos de endereços; Operadores de referência; Intervalos nomeados; Referências 3D; Eliminando fórmulas e problemas com referências.


5.1. Introdução Como você viu em capítulos anteriores, uma fórmula no Excel relaciona valores de células, referenciadas por seus endereços (ou referências). Dentro de uma fórmula, os números digitados são chamados de constantes e as células referenciadas são as variáveis. Dessa forma, quaisquer alterações nessas células referenciadas na fórmula imediatamente provocam o recálculo de todas as fórmulas. É possível você referenciar em uma fórmula uma célula que se encontra em outra planilha do mesmo arquivo ou até em outra pasta de trabalho do Excel. Essas referências externas são chamadas de vínculos. O estilo de referência que o Excel usa por padrão é chamado de A1. Esse estilo aponta para uma célula pela letra da coluna e pelo número da linha onde ela se encontra. Existe um total de 16.384 colunas, com letras que vão de A até XFD. As linhas são numeradas de 1 até 1.048.576. Os números são chamados de títulos de linhas (ou cabeçalhos de linha). As letras são chamadas de títulos de colunas (ou cabeçalhos de colunas). É comum copiar uma fórmula criada em uma determinada célula para as demais células da coluna ou da linha. Mas, muitas vezes, o endereço de uma determinada célula não pode variar ao mover ou copiar a fórmula para outros locais. Para evitar essa variação, a fórmula deve conter um endereço fixo.

5.2. Tipos de endereços Existem três tipos de endereços de células em fórmulas: •

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Relativo: Neste endereço, nenhum elemento (linha ou coluna) está fixo. Quando você copia uma célula contendo o endereço relativo em sua fórmula, o endereço é ajustado de acordo com a posição que será ocupada pela célula. Isso significa que, se a célula tiver a referência D3 em sua fórmula, quando você copiar essa célula para a linha de baixo, a referência passará a ser D4. Se copiar para a coluna da direita, a referência será E3;

Referências de células

•

•

5

Absoluto: É o tipo em que a linha e a coluna estão fixas, não sofrendo alteração ao copiar a célula. O endereço absoluto tem um cifrão ($) antes da referência da linha e da coluna. Por exemplo, se uma célula tiver a referência $F$1 em sua fórmula e for copiada para outra célula, essa referência sempre será $F$1; Misto: Neste tipo, somente a linha ou a coluna está fixa. O endereço misto tem um cifrão ($) antes da referência da linha ou da coluna. Por exemplo, em $G2, o cifrão fixa apenas a coluna. Já em G$2, o cifrão fixa apenas a linha.

A imagem a seguir mostra uma fórmula escrita inicialmente na célula B3. Note o que acontece com a referência D1 no final da fórmula, quando ela é copiada para a célula C6, em cada um dos tipos de referência.

Para agilizar a digitação de uma fórmula, quando precisar alterar o tipo de referência da célula que você acabou de indicar, pressione a tecla F4. Cada acionamento de F4 mudará o tipo de referência. Exemplo: A1, $A$1, A$1 e $A1.

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5.3. Operadores de referência Uma célula guarda uma única informação na planilha, que pode ser um número, um texto ou uma fórmula. Um intervalo contém diversos valores. Muitas funções e ferramentas do Excel necessitam de intervalos. As células e intervalos são referenciados por seus endereços, que indicam sua localização na planilha por meio da letra de coluna e número da linha. Assim como operadores matemáticos, uma fórmula reconhece os operadores de referência, os quais têm a finalidade de indicar células, intervalos contínuos ou intervalos não contínuos. Os operadores de referência são os seguintes: Operador

Descrição Operador de intervalo: Faz uma referência ao intervalo delimitado pelos dois endereços. Exemplo: B2:F4 se refere ao intervalo contínuo de células, desde B2 até F4.

Dois-pontos ( : )

Operador de união: Separa múltiplos intervalos de células e serve, também, como separador de argumentos para as funções do Excel. Exemplo: B2:C4; E2:F4 refere-se a dois intervalos não adjacentes. Ponto e vírgula ( ; )

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Operador

5

Descrição Operador de intersecção: Faz uma referência à área comum entre dois intervalos. Exemplo: B2:E5 C4:F7 se refere à área comum entre os dois intervalos, ou seja, C4:E5.

Espaço ( )

5.4. Intervalos nomeados Determinadas células e intervalos importantes e muito usados na planilha podem receber um nome. Esse nome será usado diretamente nas fórmulas e facilita muito a leitura dessa fórmula. Além disso, nomes podem ser usados em qualquer planilha da pasta de trabalho. Existem algumas maneiras para criar e usar esses nomes, mas, basicamente, você verá tudo o que precisa na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos:

Veja, a seguir, regras para definição de um nome de célula ou intervalo: •

•

•

•

Deve começar por uma letra. O restante pode conter letras, letras acentuadas, números, símbolos e alguns caracteres especiais; O Excel não diferencia maiúsculas de minúsculas; Não pode conter espaços. Use o caractere underline (_) para simular um separador de palavras; Máximo de 255 caracteres;

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•

•

Não use nomes que se pareçam com endereços de células. Exemplos: X25, ANO2018, TRI1, etc.; Não use nomes reservados pelo Excel, por exemplo: Criterios, Area_de_ extracao, Area_de_impressao, entre outros.

Além de intervalos nomeados, você também pode criar constantes e fórmulas nomeadas.

5.4.1. Criando um intervalo nomeado Há duas maneiras de você definir um nome para uma célula ou intervalo, conforme explicado neste tópico.

5.4.1.1.Pela caixa Novo Nome Para atribuir um nome a uma célula ou intervalo selecionado, siga os passos adiante: 1. Selecione a célula ou o intervalo; 2. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Definir Nome para abrir a caixa Novo Nome;

3. Se a célula ao lado já possuir um texto, o Excel usará esse texto como sugestão de nome, substituindo espaços pelo caractere underline (_). Caso você queira usar outro, na caixa Nome escreva o nome desejado; 164


5

4. Opcional: Na caixa Escopo, escolha a abrangência (alcance) do nome: Pasta de Trabalho ou apenas na planilha onde se encontra o intervalo; 5. Opcional: Escreva um comentário, descrevendo o nome a ser criado; 6. A caixa Refere-se a indica o endereço original do intervalo. Caso você necessite alterá-lo, clique nessa caixa e selecione outro local na planilha;

7. Clique em OK para concluir a criação do nome.

5.4.1.2.Pela Caixa de Nome na barra de fórmulas A Caixa de Nome na barra de fórmulas tem duas finalidades: definir um nome novo e listar os nomes criados para levar a célula ativa até o local. Para criar um nome por meio da Caixa de Nome, siga os passos adiante: 1. Selecione a célula ou o intervalo; 2. Clique na Caixa de Nome, à esquerda da barra de fórmulas; 3. Escreva o nome desejado, levando em conta as regras de definição dos nomes, conforme visto anteriormente neste capítulo;

165


4. Tecle ENTER para finalizar. Se você não teclar ENTER e apenas clicar fora da caixa, o nome não será criado. A Caixa de Nome pode ser redimensionada para acomodar melhor a visualização de nomes grandes. Para isso, basta arrastar a divisão entre ela e a barra de fórmulas:

5.4.2. Criando vários intervalos de uma vez A criação de nomes individuais é fácil e rápida. Porém, para uma quantidade muito grande de nomes, isso não é muito prático. Quando os nomes são derivados de intervalos existentes na planilha e bem identificados com títulos de linhas e colunas, o processo é muito simples: 1. Selecione todo o intervalo de valores, incluindo os textos usados como títulos de linhas e colunas;

166


5

2. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Criar a partir da Seleção;

3. Marque as caixas, indicando as linhas e colunas, cujas palavras serão usadas para dar nomes aos intervalos; 4. Clique em OK para encerrar. Todos os nomes foram criados de uma única vez. No exemplo anterior, cada título de linha ( Janeiro, Fevereiro, etc.) corresponde a um intervalo horizontal com três valores naquela linha. Cada título de coluna (Filial SP, Filial RJ e Filial MG) corresponde a um intervalo vertical com 12 valores naquela coluna. Em particular, o nome que se encontra no canto superior esquerdo ( Unidades) se refere a todos os 36 valores que se encontram abaixo e à direita dessa célula.

5.4.3. Usando o nome criado Após a criação do nome, usá-lo em fórmulas é bastante simples: sempre que precisar digitar o endereço da célula ou intervalo, use o nome no lugar. Ao começar a digitar, você verá uma lista com funções e intervalos nomeados por você:

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Para selecionar o nome desejado mais facilmente, use as setas do teclado para localizar o nome e, em seguida, pressione TAB para terminar sua inserção na fórmula. Alternativamente, você pode aplicar um duplo-clique no nome. Outra forma prática para inserir um nome em uma fórmula que você está digitando é usar a caixa Colar nome, acionada pela tecla F3:

Ao selecionar o nome e clicar em OK, ele aparece digitado na fórmula e você poderá dar continuidade a ela, caso existam outros termos.

A caixa Colar nome funciona, inclusive, na maioria das caixas de diálogo do Excel quando você precisa fornecer uma referência a um intervalo. O nome criado, por padrão, é uma referência absoluta. Ou seja, ele sempre se refere ao mesmo intervalo, mesmo que a fórmula seja movida ou copiada:

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5

5.4.4. Localizando um nome criado Para localizar uma célula nomeada ou intervalo nomeado em sua pasta de trabalho do Excel, pressione a tecla F5 (Ir para), selecione o nome e clique em OK:

Alternativamente, clique na seta desejado;



da Caixa de Nome e selecione o nome

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5.4.5. Gerenciando nomes Se você precisar visualizar todos os nomes criados dentro do seu arquivo, criar um novo nome, editar um nome existente ou excluir um nome criado, acesse o Gerenciador de Nomes no grupo Nomes Definidos da guia Fórmulas ou pelo atalho CTRL + F3:

Veja as opções da caixa Gerenciador de Nomes: Opção/ Botão

Descrição Clique para abrir a caixa Novo Nome para adicionar um nome à lista.

Novo...

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Opção/ Botão

5

Descrição Clique para abrir a caixa Editar Nome. Nela você poderá alterar o nome do intervalo, adicionar uma descrição ou alterar a referência das células.

Editar...

Clique para excluir um ou mais nomes selecionados. Use SHIFT para selecionar nomes em sequência e CTRL para selecionar nomes alternadamente. Um alerta solicitando a confirmação aparecerá em seguida. Excluir

Clique para aplicar um filtro à lista, reduzindo a quantidade de nomes. Você poderá filtrar por critérios de escopo, erros e tipo de nome. Use a opção Limpar Filtro para retornar todos os nomes à listagem na caixa. Filtrar

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Opção/ Botão

Descrição Clique para alterar a referência do nome sem precisar usar a caixa Editar Nome. Para aceitar as alterações clique no botão R e, para cancelar, clique no botão Q.

Refere-se a

Fechar

Clique quando terminar de trabalhar com os nomes definidos e se quiser retornar à planilha.

5.5. Referências 3D As fórmulas de uma planilha que podem fazer referência a valores de outras planilhas ou pastas de trabalho são chamadas de referências tridimensionais ou referências 3D. Com elas, você pode não apenas referenciar células, mas também referenciar diversos intervalos de células, de várias planilhas simultaneamente. A forma mais simples de fazer referência a uma célula de outra planilha, na elaboração de uma fórmula, é começar com o sinal de igual e, em seguida, clicar na célula com o valor desejado, para que o Excel insira a referência na fórmula automaticamente. Usando uma referência tridimensional ou 3D, qualquer modificação na célula referenciada vai gerar uma alteração automática de resultado. É importante saber que, quando você usa a referência tridimensional, os endereços das células de outras planilhas trazem o nome da planilha à qual pertencem com um ponto de exclamação (!), como na referência Taxas!A2. Caso o nome da planilha tenha espaço (palavras separadas), ele deverá estar entre apóstrofos, como em 'Receita Bruta'!A2. A sintaxe genérica para representar uma célula ou intervalo que está em outra planilha é a seguinte: Planilha!Intervalo

172


5

O ponto de exclamação (!) é um símbolo que separa o nome da planilha do intervalo de células. Veja, a seguir, alguns exemplos de fórmulas com referências 3D: •

A fórmula adiante simplesmente traz para a célula atual o conteúdo da célula C5 da planilha Vendas: =Vendas!C5

•

A fórmula a seguir soma três células oriundas de três planilhas diferentes: =Norte!H4 + Sul!G3 + Centro!F4

•

A próxima fórmula soma dois valores de duas planilhas diferentes, nomeadas com mais de uma palavra: =’Filial Capital’!G2 + 'Filial Interior'!G2

•

A fórmula seguinte soma um intervalo que se encontra em outra planilha: =SOMA(Planilha4!C3:C18)

•

A próxima fórmula soma todas as células B5, da planilha Janeiro até a planilha Dezembro: =SOMA(Janeiro:Dezembro!B5)

•

Esta última fórmula soma um intervalo retangular de células desde a planilha JAN até a planilha DEZ: =SOMA(JAN:DEZ!B3:H8)

Os dois últimos exemplos ilustram bem o porquê do termo 3D. De fato, o Excel se comporta como uma planilha tridimensional, ou um "cubo" de células, localizadas por sua linha, coluna e planilha. Sendo assim, você consegue efetuar cálculos "através" das planilhas.

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5.6. Eliminando fórmulas e problemas com referências Um arquivo do Excel pode conter uma enorme quantidade de fórmulas e nomes definidos. Se você excluir um nome que está em uso, poderá obter erros em fórmulas já existentes. Pode ser que você deseje eliminar um nome, porém manter os resultados nas células correspondentes. Em outra situação, imagine que alguém lhe pediu para enviar uma planilha de seu arquivo, porém não todo ele. Se você "destacar" a planilha, movendo-a para outra pasta de trabalho, as fórmulas e nomes criados ficarão com vínculo à pasta original. Quem receber o arquivo com a planilha destacada não terá acesso à pasta original e as fórmulas não atualizarão. Para prevenir essas situações, uma solução é você converter todas as fórmulas de um ou mais intervalos em valores constantes. A planilha continuará com todas as informações, porém as fórmulas serão eliminadas. Isso impede a geração de erros de vínculos ao abrir o arquivo ou erros em fórmulas porque os nomes criados não existem mais. Para converter todas as fórmulas em valores dentro de um intervalo, siga os passos adiante: 1. Selecione o intervalo que contém as fórmulas; 2. Na guia Página Inicial, grupo Área de Transferência, clique no botão Copiar (ou use o atalho CTRL + C);

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5

3. Mantenha as mesmas células selecionadas, clique na seta  do botão Colar e, depois, clique no primeiro botão do grupo Colar Valores.

O intervalo agora ficou sem qualquer fórmula, mas os resultados e os formatos foram preservados.

175



•

•

•

•

•

176

As fórmulas são necessárias para dar interatividade de cálculos à planilha. As fórmulas se iniciam pelo sinal de igual (=) e são compostas por valores, endereços de células e operadores matemáticos, operadores de referência, entre outros; O Excel possui três tipos de endereços (referências): Relativo, no qual a célula referenciada sempre ajusta sua linha e coluna quando a fórmula é copiada ou movida (exemplo: A1); Absoluto, no qual a célula referenciada nunca ajusta sua linha e coluna quando a fórmula é copiada ou movida (exemplo $A$1); e Misto, no qual a célula referenciada ajusta somente a linha ou somente a coluna quando a fórmula é copiada ou movida (exemplos: A$1 ou $A$1). Para alternar rapidamente o tipo de endereço durante a digitação de uma fórmula, use a tecla F4; Intervalos nomeados representam uma ótima ferramenta porque facilitam a leitura das fórmulas. Em vez do endereço da célula ou do intervalo, você vê um nome relevante atribuído à célula ou intervalo; É possível você criar muitos nomes de uma só vez, selecionando na planilha um intervalo com os valores e títulos para cada linha e coluna de valores. O comando Criar a partir da Seleção, disponível na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, faz essa criação rápida, economizando o tempo usado na criação manual de cada nome; O Gerenciador de Nomes (atalho: CTRL + F3) abre uma caixa na qual você pode visualizar todos os nomes criados, criar um novo nome, editar nomes existentes ou excluir nomes que você não mais precisará; Para eliminar problemas com fórmulas nas quais as células ou intervalos nomeados não existem mais, copie todo o intervalo e use o comando Colar Valores para remover todas as fórmulas do intervalo selecionado, preservando formatos e conteúdo.


5



1. Quais são os tipos de endereço (referência) usados em fórmulas?

☐

a) Absoluto ($A1$) e Relativo (A$1).

☐

b) Absoluto ($A$1), Relativo (A1) e Misto ($A1 ou A$1).

☐

c) Relativo (A1) e Misto ($A$1$).

☐

d) Relativo (A1) e Condicional (A$$1).

☐


2. Se a fórmula =(C2+C3)/$B$2 for copiada duas colunas à direita, na mesma linha, como ela vai ficar?

178

☐

a) =(E2+E3)/$B$2.

☐

b) =(E2+E3)/$D$2.

☐

c) =(C2+C3)/$B$2.

☐

d) =(C2+C3)/D2.

☐



5

3. Qual a afirmativa incorreta quanto à atribuição de nomes a células e intervalos?

☐

a) O nome deve começar com uma letra e pode ser seguido por outras letras, números e alguns caracteres especiais.

☐

b) O Excel não diferencia letras maiúsculas de minúsculas.

☐

c) O nome não pode exceder 255 caracteres de comprimento.

☐

d) Um nome pode ser composto por diversas palavras, separadas com espaços.

☐


4. Para que serve o Gerenciador de Nomes?

☐

a) Visualizar uma lista com todos os intervalos nomeados criados.

☐

b) Criar um novo nome.

☐

c) Editar um nome existente.

☐

d) Excluir nomes da lista.

☐


179


5. Para eliminar todas as fórmulas de um intervalo, porém preservar resultado e formato, quais as ações necessárias?

180

☐

a) Selecionar o intervalo, Copiar, Colar Valores.

☐

b) Selecionar toda a planilha, Copiar, Colar Valores.

☐

c) Selecionar o intervalo, Recortar, Colar Fórmulas.

☐

d) Selecionar o intervalo, Excluir, Copiar, Colar Formatos.

☐


Referências de células Mãos à obra!

5


Estes exercícios complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 5 – Referências de células. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório – Capítulo 5.xlsx.

Laboratório 1 A – Trabalhando com referências de células – Planilha1 1. Na Planilha1, observe a tabela com as regiões do Brasil e outras informações demográficas:

182


5

Na coluna G, calcule quanto (em %) a população de cada estado representa em relação à população total no Brasil.

Laboratório 2 A – Trabalhando com referências de células – Planilha2 1. Na Planilha2, há uma tabela com o preço de alguns produtos:

Calcule, para cada preço da coluna C, o preço final com acréscimo, levando em conta quatro casos de quantidades de prestações (colunas D a G).

183


Laboratório 3 A – Trabalhando com referências de células – Planilha3 1. Preencha os preços em R$ nas quatro tabelas da Planilha3, baseados na cotação do dólar na célula H1. Neste exercício, nomeie a célula H1 e use esse nome nas fórmulas de conversão para as quatro tabelas.

184

Funções básicas 9 9 9 9 9 9

Digitando funções; Funções matemáticas básicas; Funções estatísticas; Funções e cálculos com data e hora; Funções lógicas; Funções de procura e referência.


6.1. Introdução Criar fórmulas no Excel é essencial para que você possa deixar suas planilhas interativas, inteligentes e atualizadas. Os operadores matemáticos realizam alguns cálculos simples, mas, para cálculos mais complexos, você precisa usar as funções do Excel. As funções são fórmulas predefinidas que tornam os seus cálculos muito mais simples nas planilhas. Algumas funções contêm expressões matemáticas complexas, porém você usa esse cálculo apenas se referindo ao nome da função. As funções do Excel estão agrupadas em categorias, dependendo do tipo de cálculo ou do assunto: Matemática e Trigonométrica, Estatística, Financeira, Data e Hora, Lógica, Pesquisa e Referência, Banco de Dados, Texto, Informações, Engenharia, Cubo, Compatibilidade e Web. O Excel possui mais de 400 funções ativas, além de mais algumas dezenas para manter a compatibilidade com versões anteriores ou com outros programas antigos de planilhas eletrônicas.

6.2. Digitando funções A estrutura de uma função é a seguinte: NOME_DA_FUNÇÃO( argumento1; argumento2; ...)

O nome da função pode ser digitado em letras minúsculas ou maiúsculas (o Excel não diferencia os casos). Mesmo assim, após sua digitação, o Excel sempre deixa os nomes de função em letras maiúsculas. O nome é seguido de um par de parênteses, os quais embutem os argumentos. Os argumentos são os valores fornecidos à função para que ela realize os cálculos internamente e devolva apenas um resultado. Cada argumento é separado por um ponto e vírgula (;). Você pode querer incluir um espaço após cada ponto e vírgula para que a fórmula fique mais legível. Os argumentos podem ser números, textos (devem ser escritos entre aspas), referências de células, intervalos ou mesmo outras fórmulas e funções. Há funções com um argumento, com dois argumentos ou com muitos argumentos. Também há funções que não necessitam de qualquer argumento. 186

Funções básicas

6

Os argumentos podem ser: números, textos, referências de células e intervalos, intervalos nomeados, outras fórmulas ou mesmo outras funções (funções aninhadas). A sintaxe de uma função é a maneira genérica de escrevê-la, indicando o nome e os argumentos fornecidos. Algumas funções possuem argumentos opcionais, representados entre colchetes (os colchetes não devem ser digitados), como mostra a seguinte representação genérica: NOME_DA_FUNÇÃO( argumento1; [argumento2])

Na ausência do argumento, a função não usa valor algum ou usa um valor predefinido, conforme você verá nas funções ao longo deste capítulo. Quando uma função aceita uma quantidade grande de argumentos (255 no máximo), você verá uma indicação com reticências (…): NOME_DA_FUNÇÃO(argumento1; argumento2; argumento3; ...)

Depois que a função efetua os cálculos com os argumentos, ela devolve à célula o resultado, também chamado de valor de retorno. Há muitos nomes de função que usam acentuação, como MÉDIA ou INFORMAÇÃO. Se você digitar os nomes de função sem acentuação, o Excel as aceitará e acrescentará os acentos necessários quando a fórmula for confirmada na célula, porém, você não verá a caixa com a sintaxe.

6.2.1. Digitação direta Se uma célula tiver apenas uma fórmula com uma função, você também precisa começar pelo sinal de igual (=), como qualquer outra fórmula. A função só não tem o sinal de igual quando ela é usada no meio da fórmula. Para digitar uma função diretamente na célula, siga os passos adiante:

187


1. Comece a escrever a fórmula com o sinal de igual (=). Durante a digitação de uma função, uma lista tipo autocompletar aparece para que você localize a função desejada e termine sua digitação mais rapidamente;

2. Uma caixa com uma breve descrição aparece ao lado. Se a função que você deseja já está marcada com azul, basta pressionar a tecla TAB (ou aplicar um duplo-clique) para completar o nome dela e abrir parênteses;

3. Indique os argumentos por digitação ou apontando para as células ou intervalos que serão usados no cálculo;

4. Encerre a função fechando os parênteses e pressionando ENTER.

188

Funções básicas

6

Se a célula tiver apenas uma função, não é necessário fechar parênteses. Ao pressionar ENTER, o Excel fecha os parênteses para completar a função. Contudo, se dentro da fórmula você tiver outras funções ou vários níveis internos de parênteses, é necessário fechar cada um deles, senão o Excel não entenderá a fórmula e mostrará uma mensagem de erro. Enquanto você digita a função, os botões Cancelar (Q) e Inserir (R) ficam disponíveis para que você possa cancelar ou confirmar a digitação da fórmula.

6.2.2. Usando o Assistente de Função O Assistente de Função (ou caixa de diálogo Inserir função) é uma ferramenta útil quando você não tem certeza de qual função deseja usar ou gostaria de ver detalhadamente sua sintaxe e experimentar diferentes argumentos. Para usar o Assistente de Função, siga os passos adiante: 1. Selecione a célula onde a fórmula será escrita; 2. Digite a fórmula até o ponto onde você escreveria a função; 3. Na barra de fórmulas, clique no botão Inserir função (ou use o atalho SHIFT + F3);

189


4. Na caixa Inserir função, na lista Ou selecione uma categoria, escolha a categoria onde está sua função. Se não tiver certeza, escolha Tudo;

5. Alternativamente, você pode pesquisar funções por palavra-chave. Na caixa Procure por uma função, escreva uma ou mais palavras-chave e clique no botão Ir. O assistente mostrará uma lista de funções relacionadas àquelas palavras que você digitou; 6. Na lista Selecione uma função, localize o nome da função que você deseja inserir e clique nela. Observe que a sintaxe e a descrição da função aparecem logo abaixo da lista;

190

Funções básicas

6

7. Clique em OK para encerrar a escolha da função. A caixa Argumentos da função aparece, exibindo a lista de argumentos. Cada argumento possui uma descrição quando você clica na caixa correspondente. Se a função, mesmo incompleta, já puder calcular alguma coisa, o resultado parcial aparece abaixo da lista de argumentos;

8. Argumentos obrigatórios aparecem com o nome em negrito; argumentos opcionais aparecem sem negrito. Após preencher cada argumento, clique em OK para inserir a função no local indicado na fórmula.

6.2.3. Pela Faixa de Opções Você também pode encontrar a função que necessita clicando na guia Fórmulas. O grupo Biblioteca de Funções possui todas as funções do Excel separadas em categorias. No momento da digitação da função, escolha a categoria e o nome desejado:

191


Após escolhida a função, o Excel exibirá a caixa Argumentos da função para que você forneça os argumentos e encerre a função.

6.2.4. Pela Caixa de Nome Uma alternativa para a digitação de funções é usar a Caixa de Nome. Assim que você digita um sinal de igual (=) em qualquer célula vazia, a Caixa de Nome exibe uma lista com as últimas funções usadas. Um clique na seta  à direita do nome da função exibe uma lista com as últimas 10 funções solicitadas via Assistente de Função:

Selecione o nome da função desejada da lista. Caso a função que você quer usar não faça parte da lista, clique em Mais funções... para exibir a caixa Inserir função.

6.2.5. Funções aninhadas O argumento de uma função pode ser o resultado fornecido por uma segunda função, embutida na primeira no local do argumento. Observe o exemplo genérico adiante: =FUNÇÃO1( argumento1; FUNÇÃO2( argumento1); argumento3)

O Excel começa a resolver a expressão de dentro para fora, ou seja, partindo dos níveis mais internos de parênteses. No caso, resolve primeiro a expressão FUNÇÃO2(argumento1). O resultado, então, é retornado ao argumento2 da FUNÇÃO1. Finalmente, a FUNÇÃO1 será avaliada com os três argumentos dela. 192

Funções básicas

6

O Excel permite o aninhamento de funções em até 64 níveis, porém dificilmente você precisaria aninhar mais do que duas ou três funções. Você verá exemplos de aninhamento de funções ao longo deste capítulo.

6.2.6. Obtendo ajuda A qualquer instante você pode solicitar uma descrição detalhada da função que estiver digitando. Quando a sintaxe estiver em exibição, leve o ponteiro do mouse até o nome da função, o qual ficará azul e sublinhado, semelhante a um link de uma página da Web:

Quando você clicar no link azul, será aberta uma janela de ajuda para a função (é necessária uma conexão com a Internet):

Nela você verá a descrição da função, a descrição dos argumentos, diversos exemplos e observações a respeito de sua operação, mensagens de erro comuns, etc. No final da janela você poderá ter acesso a outras funções ou assuntos relacionados, artigos, vídeos, tutoriais, etc. 193


6.3. Funções matemáticas básicas Você aprenderá, neste tópico, algumas funções matemáticas simples que usam um ou dois argumentos.

6.3.1. Função ABS A função ABS retorna o valor absoluto (também chamado de módulo na matemática). Essencialmente retorna o mesmo número fornecido, porém sempre positivo. Sintaxe: ABS(número)

Argumentos: •

número: Representa o valor numérico que será usado pela função.

Exemplos: Fórmula =ABS(2,7) =ABS(5,5 – 7,8)

Resultado/Comentário 2,7 Números positivos não sofrem alteração. 2,3 Números negativos se transformam em positivos.

6.3.2. Função INT A função INT arredonda um número para o valor inteiro inferior mais próximo. Para números positivos o efeito é que a parte decimal do número será completamente descartada. Sintaxe: INT(número)

194

Funções básicas

6

Argumentos: •

número: Representa o valor numérico que será arredondado para o inteiro inferior mais próximo.

Exemplos: Fórmula

=INT(1234,567) =INT(-1234,567)

Resultado/ Comentário 1234 -1235

6.3.3. Função ARRED A função ARRED arredonda um número para uma quantidade especificada de dígitos. Sintaxe: ARRED(número; núm_dígitos)

Argumentos: •

número: Representa o valor numérico que será arredondado;

•

núm_dígitos: Representa a quantidade de casas decimais.

Exemplos: Fórmula =ARRED(1234,567; 2) =ARRED(1234,567; 1)

Resultado/ Comentário 1234,57 1234,6

195


Observações: •

•

•

•

A lógica empregada para o arredondamento é: se o dígito seguinte à quantidade de casas decimais está entre 0 e 4, então o dígito anterior a ele não sofre alteração; se o dígito seguinte à quantidade de casas decimais está entre 5 e 9, então o dígito anterior a ele é aumentado em uma unidade; Se você realizar cálculos com o resultado do arredondamento, tenha em mente que ele não é mais o número original com todas as casas decimais; Um número arredondado por formatação de casas decimais ainda preserva todos os dígitos originais. A formatação apenas "mascara" o restante dos dígitos, causando um arredondamento apenas visual; O Excel possui várias funções de arredondamento para situações mais específicas. Tais funções estão fora do escopo deste curso.

6.3.4. Função TRUNCAR A função TRUNCAR corta um número para uma quantidade especificada de dígitos, sem arredondá-lo. Sintaxe: TRUNCAR(número; [núm_dígitos])

Argumentos: •

•

número: Representa o valor numérico que será truncado; núm_dígitos: Representa a quantidade de casas decimais que serão mantidas sem arredondamento. Argumento opcional; se ausente, assume 0.

Exemplos: Fórmula =TRUNCAR(1234,567; 2) =TRUNCAR(1234,567; 1) 196

Resultado/ Comentário 1234,56 1234,5

Funções básicas

6

6.3.5. Função RAIZ A função RAIZ calcula a raiz quadrada de um número positivo. Sintaxe: RAIZ(número)

Argumentos: •

número: Representa o número do qual será extraída a raiz quadrada.

Exemplos: Fórmula =RAIZ(16)

Resultado/Comentário 4 1,48323969741913 Observe a função ABS aninhada na função RAIZ. O =RAIZ(ABS(10,5 - 12,7)) Excel calcula primeiro ABS(10,5-12,7). O resultado é usado como argumento para RAIZ.

Observações: •

•

Se o número for negativo, RAIZ retornará o valor de erro #NÚM!; Não há funções para calcular raiz cúbica, raiz quarta, etc. Use exponenciação. Por exemplo, para calcular a raiz cúbica do valor que está na célula B8, escreva a fórmula =B8^(1/3).

6.4. Funções estatísticas Funções estatísticas manipulam uma quantidade maior de valores que se localizam, geralmente, em intervalos na própria planilha. São bastante úteis para calcular informações em bancos de dados. Todas as funções apresentadas neste tópico aceitam até 255 argumentos e ignoram células vazias ou com textos.

197


Lembre-se que os intervalos podem ser digitados ou selecionados com o mouse e também podem ser intervalos nomeados, como você aprendeu no capítulo anterior.

6.4.1. Função SOMA A função SOMA é, sem dúvida, a função mais usada no Excel. Em vez de usar o operador "+" para somar muitos termos, a função SOMA simplifica o cálculo, apenas incluindo o intervalo completo e somando todas as células desse intervalo. Sintaxe: SOMA(núm1; [núm2]; ...)

Argumentos: •

núm1, núm2, etc., representam os números que serão somados ou intervalos contendo números.

Exemplo:

6.4.2. Função MÉDIA A função MÉDIA calcula a média aritmética dos valores. Sintaxe: MÉDIA( núm1; [núm2]; ...)

Argumentos: •

198

núm1, núm2, etc., representam os números ou intervalos que serão usados para o cálculo da média.

Funções básicas

6

Exemplo 1:

Exemplo 2:

Observações: •

•

A média é calculada da mesma maneira que na matemática: soma de todos os números dividida pela quantidade de números; Como células vazias ou com texto são ignoradas nas funções estatísticas, lembre-se que a quantidade de células efetivamente usadas para o cálculo da média pode ser diferente do esperado, como mostrado no Exemplo 2. Nesse caso, a função MÉDIA levou em conta apenas quatro números, uma vez que a célula C2 está vazia (não foi usada) e a célula F2 contém um texto (não foi usada). Portanto a média foi calculada sobre quatro células, não sobre seis: (125 + 180 + 220 + 100) ÷ 4 = 156,25.

6.4.3. Função MÁXIMO A função MÁXIMO retorna o maior valor entre os argumentos fornecidos. Sintaxe: MÁXIMO( núm1; [núm2]; ...)

199


Argumentos: •

núm1, núm2, etc., representam os números ou intervalos que serão usados para obtenção do maior valor.

Exemplo:

6.4.4. Função MÍNIMO A função MÍNIMO retorna o menor valor entre os argumentos fornecidos. Sintaxe: MÍNIMO( núm1; [núm2]; ...)

Argumentos: •

núm1, núm2, etc., representam os números ou intervalos que serão usados para obtenção do menor valor.

Exemplo:

200

Funções básicas

6

6.4.5. Função CONT.VALORES A função CONT.VALORES realiza uma contagem de valores entre os argumentos fornecidos. Qualquer conteúdo na célula (números, textos ou fórmulas) é contado; células vazias são ignoradas. Sintaxe: CONT.VALORES( núm1; [núm2]; ...)

Argumentos: •

núm1, núm2, etc., representam os valores ou intervalos que serão usados para a contagem das células não vazias.

Exemplo:

Observe que, no intervalo usado, A1:G2, existem 14 células. Existem 13 células preenchidas com alguma informação. Apenas a célula A1 está vazia e não foi levada em consideração na contagem.

6.4.6. Função CONTAR.VAZIO A função CONTAR.VAZIO realiza uma contagem de células vazias entre os argumentos fornecidos. Sintaxe: CONTAR.VAZIO( núm1; [núm2]; ...)

201


Argumentos: •

núm1, núm2, etc., representam os intervalos que serão usados para a contagem de células vazias.

Exemplo:

Observe que, no intervalo usado, A1:G2, existem 14 células. Existem 13 células preenchidas com alguma informação. Apenas a célula A1 está vazia e foi a única levada em consideração na contagem.

6.4.7. Função CONT.NÚM A função CONT.NÚM realiza uma contagem de células com valores numéricos entre os argumentos fornecidos. Sintaxe: CONT.NÚM( núm1; [núm2]; ...)

Argumentos: •

núm1, núm2, etc., representam os números ou intervalos que serão usados para a contagem de células com valores numéricos apenas.

Exemplo:

202

Funções básicas

6

Observe que, no intervalo usado, A1:G2, existem 14 células. Apenas as células B2 até G2 contêm números e foram as únicas levadas em consideração na contagem.

6.4.8. Função SUBTOTAL A função SUBTOTAL efetua um cálculo estatístico sobre intervalos de células. Esse cálculo é identificado por uma das funções estatísticas disponíveis internamente. Sintaxe:: Sintaxe SUBTOTAL( núm_função; ref1; [ref2]; ...)

Argumentos:: Argumentos •

•

núm_função representa o número de uma das funções estatísticas listadas núm_função representa na tabela a seguir; ref1,, ref2 ref1 ref2,... ,... representam os intervalos usados no cálculo estatístico.

Tabela de funções: funções: núm_função (incluindo valores ocultos) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

núm_função (excluindo valores ocultos) 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111

Função MÉDIA CONT.NÚM CONT.VALORES MÁXIMO MÍNIMO MULT DESVPAD.A DESVPAD.P SOMA VAR.A VAR.P

203


Há duas colunas na tabela com números de função: •

•

A primeira coluna (1 a 11) se refere às funções da última coluna da tabela, porém o resultado não é afetado quando você oculta linhas na planilha; A segunda coluna (101 a 111) se refere às funções da última coluna da tabela, porém o resultado é modificado quando você oculta linhas na planilha. Ou seja, as funções com numeração acima de 100 desconsideram células ocultas.

Exemplo 1: 1: O objetivo é gerar algumas estatísticas referentes aos valores numéricos da tabela a seguir:

Usando a função SUBTOTAL, com números de função de 1 a 11, os resultados ficam da seguinte forma:

204

Funções básicas

6

Ocultando as linhas 2 e 3 (1º semestre), as estatísticas continuam inalteradas:

Exemplo 2: 2: Sobre a mesma tabela original será usada, agora, a função SUBTOTAL, com números de função de 101 a 111:

Ocultando as linhas 2 e 3 (1º semestre), as estatísticas estatístic as desconsideram os valores ocultos e são calculadas somente sobre os valores visíveis:

205


6.4.9. Funções automáticas As principais funções estatísticas vistas até agora (entre outras) estão a um clique de distância para que sejam inseridas mais rapidamente ainda. Na guia Página Inicial, Inicial, grupo Edição Edição,, você encontrará o botão Soma Soma::

Como a função SOMA é a mais usada, o botão mostra essa função inicialmente. A ferramenta atua sobre um intervalo de valores já existentes na planilha. Ao clicar no botão, o Excel fará a inserção de fórmulas automaticamente no final de linhas e colunas, dependendo do que está selecionado. Se você desejar trocar a função, clique na seta outra função:

 ao

lado do botão e escolha

Se a função que você necessita não está na lista das principais, clique em Mais Funções... e Funções... e escolha outra pelo Assistente de Função.

6.4.9.1.Inserindo em uma linha ou coluna Se você tem poucos dados dispostos em uma coluna ou uma linha, siga os passos adiante:

206

Funções básicas

6

1. Selecione a célula que receberá a função;

2. Clique no botão de função automática (S) ou use o atalho ALT + sinal de igual (=). O Excel mostrará a função escrita na célula, apenas aguardando que você confirme o intervalo;

3. Confirme o intervalo, teclando ENTER.

6.4.9.2.Inserindo em várias linhas e/ou colunas A inserção de funções automáticas em várias linhas e/ou colunas simultaneamente é mais rápida ainda: 1. Selecione todo o intervalo de números, incluindo a linha e/ou coluna que receberá as fórmulas;

207


2. Clique no botão de função automática (S) ou use o atalho ALT + sinal de igual (=). O Excel completará todas as fórmulas necessárias.

Se o Excel perceber que já existem totais parciais dentro do intervalo, ele incluirá no total final apenas os parciais já calculados, não causando repetição de valores.

6.4.10. Funções estatísticas condicionais As funções que você aprendeu até agora atuam sobre todas as células de um ou mais intervalos. Imagine que você precisa realizar algum cálculo estatístico sobre um intervalo, porém de forma seletiva, baseada em um critério. Dessa forma o resultado será calculado somente sobre as células do intervalo que atendem àquele critério. O critério pode ser um dos seguintes: •

•

208

Um número escrito explicitamente na função, como uma data, um centro de custo, um código, etc.; Um texto escrito explicitamente na função, como um nome de região, um nome de mês, uma categoria de produto, um código alfanumérico, etc.;

•

Uma referência de célula que contenha um número ou um texto;

•

Uma fórmula que resulte em um critério válido.

Funções básicas

6

Quando você necessitar indicar uma faixa de valores ou intervalo no critério, use um dos seis sinais de comparação: = (igual), > (maior que), < (menor que), <= (menor ou igual a), >= (maior ou igual a) e <> (diferente de). Quando você incluir um desses símbolos, o critério é um texto e precisa estar entre aspas. Exemplos: ">1000", ">=0", "<>SP", etc. Para compreender melhor os conceitos, a seguinte planilha será usada como exemplo para as funções abordadas neste tópico. Se você quiser acompanhar os exemplos diretamente no Excel, abra o arquivo Funções.xlsx Funções.xlsx,, Planilha1 Planilha1,, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 6. 6.

O objetivo é realizar contagens, somas e médias sobre os valores das vendas, usando como critério um estado digitado na célula F3. Há funções estatísticas condicionais de um critério e de múltiplos critérios. Este curso aborda as funções com apenas um critério. 209


6.4.10.1.

Função CONT.SE

A função CONT.SE realiza uma contagem de ocorrências de um valor que atende a um critério, dentro de um intervalo. Sintaxe:: Sintaxe CONT.SE(intervalo; critério)


intervalo representa intervalo representa o intervalo de células que serão contadas;

•

critério representa critério representa o único critério aplicado à contagem.

Exemplo 1: 1: Quantas vendas ultrapassaram o valor de d e R$ 2.000.000? =CONT.SE(C4:C23; ">2000000")

As vendas estão no intervalo C4:C23 e o critério ">2000000" foi escrito explicitamente na fórmula. Exemplo 2: 2: Quantas vendas foram realizadas no estado BA?

210

Funções básicas

6

Na célula F3 foi digitado o estado BA e, na célula F4, a fórmula para contar as ocorrências do estado BA (critério) na lista de estados (coluna B):

A fórmula digitada em F4 ficará assim: =CONT.SE(B4:B23; F3)

Portanto a fórmula conta, no intervalo B4:B23, as ocorrências do estado que foi digitado na célula F3. Resultado: quatro ocorrências do estado BA.

6.4.10.2.

Função SOMASE

A função SOMASE compara um intervalo que atende a um critério e realiza a soma de um outro intervalo. Sintaxe:: Sintaxe SOMASE(intervalo; critério; [intervalo_da_soma])


intervalo representa o intervalo inicial de células que serão comparadas ao intervalo representa critério; 211


•

•

critério representa o único critério aplicado à soma; intervalo_da_soma representa o intervalo que será usado na soma, quando as células do intervalo inicial atenderem ao critério. Se o intervalo inicial for o mesmo que o intervalo da soma, este último não precisa entrar na fórmula (argumento opcional).

Exemplo 1: Qual a soma das vendas que ocorreram em 13/01/2017? =SOMASE(A4:A23; "13/01/2017"; C4:C23)

As datas (A4:A23) precisam coincidir com o critério "13/01/2017". Quando isso ocorrer, as vendas (C4:C23) serão somadas.

Quando uma data é escrita explicitamente dentro de uma fórmula, você precisa incluí-la entre aspas (delimitadores). Caso contrário, o Excel pensará que o valor do exemplo é 13 dividido por 1, dividido por 2017. Exemplo 2: Qual a soma das vendas no estado BA?

212

Funções básicas

6

Na célula F3 foi digitado o estado BA e, na célula F5, a fórmula para comparar os estados (B4:B23) com o critério "BA". Quando cada estado atender ao critério, as vendas correspondentes (C4:C23) serão somadas.

6.4.10.3.

Função MÉDIASE

A função MÉDIASE compara um intervalo que atende a um critério e realiza a média de um outro intervalo. Sintaxe: MÉDIASE(intervalo; critério; [intervalo_da_média])

Argumentos: •

•

intervalo representa o intervalo inicial de células que serão comparadas ao critério; critério representa o único critério aplicado à média;

213


•

intervalo_da_média representa o intervalo que será usado no cálculo da média, quando as células do intervalo inicial atenderem ao critério. Se o intervalo inicial for o mesmo que o intervalo da média, este último não precisa entrar na fórmula (argumento opcional).

Exemplo 1: Qual a média das vendas que ultrapassaram R$ 2.000.000? =MÉDIASE(C4:C23; ">2000000"; C4:C23)

As vendas (C4:C23) precisam coincidir com o critério ">2000000". Quando isso ocorrer, será calculada a média das vendas (C4:C23). Como o intervalo da média é o mesmo que o intervalo inicial (aquele que é comparado ao critério), então o terceiro argumento pode ser omitido: =MÉDIASE(C4:C23; ">2000000")

Exemplo 2: Qual a média das vendas no estado BA? Na célula F3 foi digitado o estado BA e, na célula F6, a fórmula para comparar os estados (B4:B23) com o critério "BA". Quando cada estado atender ao critério, as vendas correspondentes (C4:C23) entrarão no cálculo da média.

214

Funções básicas

6

6.5. Funções e cálculos com data e hora Valores de data e hora são muito comuns em planilha quando você precisa manter um histórico de vendas diárias ou criar uma planilha com apontamento de horas. Você verá neste tópico alguns cálculos simples com valores de data e de hora, além de duas funções de atualização automática. Datas e horas são consideradas como números pelo Excel (chamados de números seriais). Eles apenas são formatados para exibição com os elementos necessários: hora, minuto, dia, mês, ano, etc.

6.5.1. Digitando datas e horas Valores de data devem ser digitados, separando os elementos por uma barra (/) ou por um hífen (-). Não use o ponto porque ele é reservado para separador de milhares nos números grandes. Exemplos: 12/03/2002, 25/jan, mar/2017, 3-4-2010, etc. Valores de hora devem ser digitados, separando os elementos pelo caractere de dois-pontos (:). Caso você queira representar valores horários no formato norteamericano, você pode acrescentar AM/PM no final. Exemplos: 14:25, 4:37:12, 7:00 PM. Quando você digita uma data ou usa uma função que retorna uma data que seja "mais larga" que a coluna onde se encontra a fórmula, o Excel expande a coluna automaticamente (autoajuste) para acomodar o valor. Isso só não acontece se você tiver aplicado explicitamente à coluna uma largura fixa.

215


6.5.2. Formatando datas e horas Quando você digita um valor de data ou hora em uma célula o Excel já aplica a formatação adequada, dependendo dos elementos que você digitou. Independente da formatação inicial, você pode aplicar qualquer outra existente no comando Formatar Células, guia Número, categorias Data ou Hora:

216

Funções básicas

6

Caso você necessite de uma formatação específica, diferente das existentes, clique na categoria Personalizado. Escolha entre os códigos existentes de formatação ou, na caixa Tipo, escreva o seu próprio código de formatação para data ou hora. Uma área de Exemplo mostrará a data da célula selecionada, com o código que você digitou na caixa Tipo:

Veja diferentes efeitos de formato personalizado de data para 5 de dezembro de 2016: Tipo/Formato dd/mmm d-mmmm mm/aa ddd, d/m/aaaa dddd dd/mm/aaaa (ddd)

Valor formatado 05/dez 5-dezembro 12/16 seg, 5/12/2016 segunda-feira 05/12/2016 (seg)

A caixa Formatar Células já oferece os tipos mais comuns de formatação para valores horários. Dificilmente você precisaria de algo diferente.

217


6.5.3. Função HOJE Caso você necessite ter em sua planilha o valor atualizado da data, em vez de digitar uma data fixa e precisar alterar todos os dias, use a função HOJE. Ela não possui argumentos, mas precisa ser digitada com o par de parênteses: HOJE()

A função retorna como resultado a data do dia com o formato de data abreviada (dd/mm/aaaa) ou conforme a definição padrão para datas e configurações regionais no Painel de Controle do Windows.

Qualquer ação que você fizer no Excel vai causar o recálculo de todas as fórmulas. As células com funções de data serão atualizadas automaticamente.

6.5.4. Função AGORA A função AGORA exibe na célula a data e hora atuais. AGORA()

Assim como a função HOJE, qualquer alteração causada no arquivo, o Excel recalculará todas as fórmulas, atualizando também os valores horários da função AGORA.

218

Funções básicas

6

6.5.5. Cálculos com datas Observe, a seguir, alguns cálculos com datas: •

•

•

Para calcular a quantidade de dias corridos entre duas datas, basta subtrair a data inicial (mais antiga) da data final (mais recente);

Para calcular a quantidade de dias corridos entre duas datas, porém levando em conta dias completos, some 1 dia no final;

Para calcular uma data no futuro ou no passado, em relação a uma data de referência, basta somar ou subtrair a quantidade de dias. Se a data de referência for o dia atual, use a função HOJE;

219


•

Para calcular a idade de uma pessoa, assumindo que a data de nascimento está na célula D2, use a fórmula =INT((HOJE()-D2)/365,25). Observe a função HOJE aninhada na função INT. A divisão por 365,25 é para compensar os anos bissextos (a cada 4 anos o calendário tem 366 dias).

Se precisar usar uma data escrita explicitamente dentro de uma fórmula, digite-a entre aspas para o Excel não interpretar sua digitação como divisões por causa da barra (/).

6.5.6. Cálculos com horas O conceito é semelhante ao de cálculos com datas no sentido de obter diferenças ou uma hora no futuro ou no passado. •

220

Para calcular a diferença de horas, subtraia a hora mais antiga (menor) da hora mais recente (maior);

Funções básicas

•

•

6

Para somar ou subtrair uma quantidade de horas, o conceito é o mesmo. Use o valor horário entre aspas quando digitado explicitamente na fórmula;

Para somar uma quantidade de horas que ultrapasse um dia (24:00), formate a célula da soma com o formato personalizado [hh]:mm. Com esse formato, o Excel não irá zerar as horas a cada vez que for ultrapassado um dia cheio.

6.6. Funções lógicas Muitas vezes os seus cálculos não possuem sempre a mesma lógica. Dependendo de uma condição específica, pode ser que você precise usar outro tipo de cálculo. É nesse ponto que você pode usar as funções lógicas (ou condicionais) do Excel para atender às suas necessidades. Se você quiser acompanhar os exemplos com funções lógicas diretamente no Excel, abra o arquivo Funções.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 6.

221


6.6.1. Testes lógicos A principal função lógica é a função SE, a qual se baseia numa condição, ou teste lógico, para avaliar a resposta e decidir por um cálculo ou por outro. Um teste lógico é, essencialmente, uma pergunta que você faz e sempre compara um valor contra outro, usando os operadores de comparação. Os valores podem ser números, textos (entre aspas), datas (entre aspas), horas (entre aspas), referências de células ou outras fórmulas. Os operadores de comparação são: •

= (igual);

•

> (maior que);

•

< (menor que);

•

<= (menor ou igual a);

•

>= (maior ou igual a);

•

<> (diferente de).

Um teste lógico tem sempre um valor de retorno: VERDADEIRO ou FALSO. Imagine a seguinte planilha:

222

Funções básicas

6

Exemplos de testes lógicos: Pergunta As vendas do Produto 1 foram inferiores às do Produto 2? As vendas do Produto 4 foram iguais ou superiores à Meta? A Meta é de 5.000.000? A média das vendas anuais dos quatro produtos fica abaixo da meta?

Teste lógico

Resposta

A4 < B4

VERDADEIRO

D4 >= D1

FALSO

D1 = 5000000

VERDADEIRO

MÉDIA(A4:D4) < D1 FALSO

6.6.2. Função SE Agora que você compreendeu a montagem de um teste lógico, já pode aprender a função SE. A função SE testa um valor lógico (teste lógico) e retorna um resultado se a resposta do teste for VERDADEIRO ou retorna outro resultado se a resposta do teste for FALSO. Sintaxe: SE(teste_lógico; [valor_se_verdadeiro]; [valor_se_falso])

Argumentos: •

•

•

teste_lógico representa o teste lógico que será avaliado como VERDADEIRO ou FALSO; valor_se_verdadeiro representa o valor de retorno, caso o teste lógico tenha sido avaliado como VERDADEIRO; valor_se_falso representa o valor de retorno, caso o teste lógico tenha sido avaliado como FALSO. 223


Observações: •

•

O segundo e o terceiro argumentos são opcionais, porém, use-os sempre para que a função não fique incompleta ou traga valores lógicos como resultado. Esses argumentos podem representar números, textos, fórmulas ou intervalos de células; Você poderá fazer testes lógicos múltiplos usando funções auxiliares, vistas mais adiante.

Exemplo 1 (arquivo Funções.xlsx, Planilha2): A seguinte planilha mostra um relatório de vendas, com o número da fatura e o valor para cada fatura. O objetivo é calcular o frete de 4% sobre o valor da venda, sendo que para valores acima de R$ 500,00 o frete não será cobrado.

Para escrever mais facilmente a função, imagine o seguinte raciocínio:

224

•

Se o valor da VENDA for menor que R$ 500,00;

•

Então o FRETE será de 4% das VENDAS;

•

Senão o FRETE será 0 (zero).

Funções básicas

6

O que você acabou de ver, na realidade, são os três argumentos da função SE. Para a primeira fórmula, na célula C4: •

B4<500;

•

4% * B4;

•

0.

Portanto:

Depois, basta copiar a fórmula para baixo e você verá que apenas as vendas inferiores a R$ 500,00 possuem valor de frete:

225


Exemplo 2 (arquivo Funções.xlsx, Planilha3): A seguinte planilha mostra as notas do 1º semestre de uma classe de 10 alunos de um curso em uma escola de idiomas. Em função da média dos dois bimestres, a coluna Situação mostrará "Aprovado" (média >= 7) ou "Reprovado" (média < 7).

Para o cálculo da média na célula D4, use a função MÉDIA. Em seguida, copie a fórmula para baixo:

226

Funções básicas

6

Para escrever a fórmula na célula E4, use o seguinte raciocínio: •

Se a Média é superior ou igual a 7;

•

Então escrever "Aprovado";

•

Senão escrever "Reprovado".

Portanto a fórmula em E4 ficará assim: =SE(D4>=7; "Aprovado"; "Reprovado").

Após a cópia da fórmula, a planilha está completa:

6.6.3. Função E Para múltiplos testes lógicos, use uma das funções lógicas auxiliares do Excel. A função E avalia até 255 testes lógicos simultaneamente. Se todos forem avaliados com o valor VERDADEIRO, então a função E retornará VERDADEIRO. Se um dos testes falhar, a função E retornará FALSO.

227


Sintaxe: E(teste_lógico1; [teste_lógico2]; ...)

Argumentos: •

•

teste_lógico1 representa o primeiro teste lógico a ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO; teste_lógico2; ... representam os demais testes lógicos a serem avaliados como VERDADEIRO ou FALSO.

Observações: •

•

Use a função auxiliar E aninhada com a função SE para criar múltiplos testes lógicos como primeiro argumento de SE; Apesar de você poder ter um único argumento, só há sentido em usar a função para dois ou mais testes lógicos.

Exemplo (arquivo Funções.xlsx, Planilha4): A seguinte planilha mostra uma tabela resumindo a quantidade de Unidades Fabricadas de um determinado produto por região do Brasil e, na coluna seguinte, de todas as unidades fabricadas, quantas foram as Unidades Vendidas. O objetivo é calcular a porcentagem de unidades vendidas sobre as fabricadas, ou seja, a porcentagem de atingimento das vendas das peças fabricadas. As colunas já estão devidamente formatadas.

228

Funções básicas

6

O cálculo na coluna D é simples: Unidades Vendidas ÷ Unidades Fabricadas. Para a célula D4, a fórmula é =C4/B4. As demais fórmulas podem ser preenchidas por uma cópia simples da primeira:

Como a operação feita na fórmula é uma divisão, pode ocorrer um erro matemático. Imagine que a região Sul não forneceu a quantidade de unidades fabricadas e a região Nordeste não entregou os números das unidades vendidas. Veja como os resultados ficariam:

No caso da região Nordeste, o cálculo pôde ser efetuado porque não houve erro matemático (o numerador da divisão pode ser zero). O resultado 0,00% não faz muito sentido, pois dá a impressão de que não houve venda nenhuma. Porém, no caso da região Sul, o cálculo não pôde ser efetuado (o denominador da divisão não pode ser zero).

229


A fórmula em D4 será corrigida, usando a seguinte lógica: •

Se Unidades Fabricadas > 0 e Unidades Vendidas > 0;

•

Então calcule Unidades Vendidas / Unidades Fabricadas;

•

Senão, exiba um texto vazio.

A fórmula em D4 ficará assim: =SE(E(B4>0; C4>0); C4/B4; "")

Um texto vazio (representado por duas aspas duplas em sequência) pode ser usado para dar a impressão de que não há nada na célula. Nesse caso, isso é melhor que mostrar um erro matemático, um valor 0,00% que dá uma falsa impressão de que nada foi calculado ou mesmo um número negativo, resultado de uma digitação errada. Após a cópia da fórmula, não há problema em deixar alguns valores faltando na tabela:

6.6.4. Função OU A função auxiliar OU (e/ou) avalia até 255 testes lógicos simultaneamente. Se pelo menos um dos testes for avaliado com o valor VERDADEIRO, então a função OU retornará VERDADEIRO. Se todos os testes falharem, a função OU retornará FALSO.

230

Funções básicas

6

Sintaxe: OU(teste_lógico1; [teste_lógico2]; ...)

Argumentos: •

•


Observações: •

•

Use a função auxiliar OU aninhada com a função SE para criar múltiplos testes lógicos como primeiro argumento de SE; Apesar de você poder ter um único argumento, só há sentido em usar a função para dois ou mais testes lógicos.

Exemplo (arquivo Funções.xlsx, Planilha5): A seguinte planilha mostra algumas vendas e os estados onde elas foram originadas. A coluna D deverá calcular o frete de 4% sobre as vendas. Porém, se o estado de origem foi SP ou RJ, não haverá frete.

231


Veja a lógica empregada para elaborar a fórmula: •

Se o ESTADO for SP ou RJ;

•

Então o FRETE será 0;

•

Senão o FRETE será 4% da VENDA.

A fórmula em D4 ficará assim: =SE(OU(C4="SP"; C4="RJ"); 0; 4%*B4)

Após copiar a fórmula para baixo:

6.6.5. Função XOR A função auxiliar XOR (ou exclusivo) avalia até 255 testes lógicos simultaneamente. Se somente um dos testes for avaliado com o valor VERDADEIRO, então a função XOR retornará VERDADEIRO. Se mais de um for VERDADEIRO, a função XOR retornará FALSO. Sintaxe: XOR( teste_lógico1; [teste_lógico2]; ...)

232

Funções básicas

6

Argumentos: •

•


Observações: •

•

•

Use a função auxiliar XOR aninhada com a função SE para criar múltiplos testes lógicos como primeiro argumento de SE; O conceito da função XOR vai um pouco além de só poder ter um teste VERDADEIRO. Na realidade, basta uma quantidade ímpar de testes com valor VERDADEIRO para a função também retornar VERDADEIRO; Apesar de você poder ter um único argumento, só há sentido em usar a função para dois ou mais testes lógicos.

Exemplo (arquivo Funções.xlsx, Planilha6): Suponha que você tenha um placar com participantes de uma competição de um determinado jogo ou esporte com três partidas e você já tem os resultados das duas primeiras.

Você precisa saber quais jogadores irão para a 3ª partida, com base nas seguintes condições:

233


•

•

•

Jogadores que ganharam as duas primeiras partidas avançarão automaticamente para o próximo nível e não precisarão jogar a partida 3; Jogadores que perderam as duas primeiras partidas já estão fora da competição e também não jogarão a partida 3; Jogadores que venceram somente a partida 1 ou somente a partida 2 deverão jogar a partida 3 para determinar qual deles irá para o próximo nível e quem sairá da competição.

Este é o caso de uso do "ou exclusivo", ou seja, ou ganhou a partida 1 ou ganhou a partida 2 (não pode ter vencido as duas e não pode ter perdido as duas):

6.6.6. Função NÃO A função auxiliar NÃO apenas inverte a resposta de um teste lógico e é usada quando você deseja fazer "perguntas negativas" nos testes. Sintaxe: NÃO( teste_lógico)

Argumento: •

teste_lógico representa o teste lógico que terá seu resultado invertido.

Observação:

234

Funções básicas

•

6

A função NÃO é de uso raro e, em quase todas as ocasiões, você pode usar outras formas de "perguntar" (teste lógico) com as funções auxiliares já vistas.

Exemplo: A fórmula... =SE(NÃO(H1>1000); "Valor muito baixo"; "Valor adequado")

...também pode ser escrita de outra forma: =SE(H1<=1000; "Valor muito baixo"; "Valor adequado")

6.6.7. Múltiplas funções SE As funções auxiliares E, OU e XOR avaliam todos os testes lógicos de uma única vez. Existem situações em que você necessita fazer vários testes lógicos, um de cada vez, para avaliar cada situação específica e então retornar um valor. Isso pode ser feito no Excel pelo uso de várias funções SE aninhadas. Há o limite de 64 funções aninhadas, mas dificilmente você usará mais do que dois ou três níveis. Lógica: A lógica consiste em você fazer a primeira pergunta (teste lógico) da função SE. Se o resultado desse teste for VERDADEIRO, então o argumento seguinte será usado e a função é encerrada. Mas, se houver outros testes para fazer, no terceiro argumento da função SE ( valor_se_falso ) coloque a próxima função SE. E assim por diante. Cada função SE terá o seu valor caso o teste seja VERDADEIRO. Quando for encontrado o primeiro teste VERDADEIRO, a função termina e os outros não serão avaliados.

235


Primeiramente, analise a lógica: Se teste_lógico1 = VERDADEIRO; Então valor1; Se não, se teste_lógico2 = VERDADEIRO; Então valor2; Se não, se teste_lógico3 = VERDADEIRO; Então valor3; ... Se não, valorN Sintaxe: Veja esta sintaxe genérica para a lógica mostrada com três níveis de testes: =SE( teste_lógico1; valor1; SE(teste_lógico2; valor2; SE(teste_lógico3; valor3; valor_se_todos_falsos)))

Ou: =SE( teste_lógico1; valor1; SE(teste_lógico2; valor2; SE(teste_ lógico3; valor3; valor_se_todos_falsos)))

Observação: •

Nesta montagem de funções SE aninhadas, tome cuidado com os parênteses: a quantidade de parênteses fechados precisa coincidir com a quantidade dos que foram abertos em cada função SE.

Exemplo (arquivo Funções.xlsx, Planilha3):

236

Funções básicas

6

Tome novamente o exemplo usado para a escola de idiomas:

As fórmulas da coluna E já foram construídas em exemplo anterior, levando em consideração apenas duas respostas: •

Se a Média é superior ou igual a 7;

•


•

Senão escrever "Reprovado".

Agora será considerada, também, a condição de quem não superou a média 7, mas passou de 5. Esses alunos farão um exame para terem nova chance de tirar uma nota melhor. A lógica agora deverá incluir duas perguntas e três respostas possíveis: •

Se a Média é igual ou superior a 7;

•


•

Se não, se a Média é igual ou superior a 5;

•

Então escrever "Exame";

•

Se não, escrever "Reprovado".

237


Agora a fórmula em E4 deverá ficar assim: =SE(D4>=7; "Aprovado"; SE(D4>=5; "Exame"; "Reprovado"))

Após a cópia das fórmulas, o quadro está completo:

6.7. Funções de procura e referência As funções de procura e referência são úteis quando você precisa localizar um determinado valor dentro de uma tabela (ou matriz). Se você quiser acompanhar os exemplos com funções de procura e referência diretamente no Excel, abra o arquivo Funções.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 6.

6.7.1. Função PROCV A função PROCV (ou procura vertical) procura um valor ao longo da primeira coluna de um intervalo (matriz). Assim que ele for encontrado, retorna o valor localizado na mesma linha, em uma coluna determinada. Sintaxe: PROCV( valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; [ procurar_intervalo])

238

Funções básicas

6

Argumentos: •

•

•

•

valor_procurado representa o valor-chave que você deseja usar para pesquisar na primeira coluna da matriz_tabela; matriz_tabela é o intervalo de células onde estão todos os dados; núm_índice_coluna é o número da coluna que se localiza dentro do intervalo usado pela função; procurar_intervalo é um valor lógico e que estabelece que a procura será feita de forma aproximada (VERDADEIRO) ou exata (FALSO). O argumento é opcional e, na ausência dele, será assumida pesquisa aproximada.

Observações: •

•

•

•

•

•

•

A matriz tabela pode conter uma linha de cabeçalho ou não. Para a função PROCV só interessam os dados; É boa prática que a matriz tabela tenha um endereço fixo (referência absoluta) ou mesmo um intervalo nomeado. Quando fórmulas com PROCV são copiadas, a localização da matriz tabela não mudará; O argumento procurar_intervalo usa valores lógicos VERDADEIRO ou FALSO. No lugar desses valores, você também pode usar 1 e 0, respectivamente; Caso o valor procurado não seja encontrado em uma pesquisa exata, o resultado #N/D (não disponível) será retornado; Caso haja mais de uma ocorrência do valor procurado na primeira coluna da matriz tabela, somente o primeiro resultado será retornado; Caso o valor procurado não seja encontrado em uma pesquisa aproximada, o valor anterior mais próximo da coluna desejada será retornado; Em uma pesquisa aproximada, a primeira coluna do intervalo usado pela função deverá estar classificada em ordem crescente.

239


Exemplo 1 (arquivo Funções.xlsx, Planilha7): A planilha seguinte mostra, à direita, uma tabela com a relação de produtos, listados pelos códigos, acompanhados de uma descrição, preço unitário e quantidade de peças em estoque. No lado esquerdo da planilha, existe uma área de pesquisa; você digitará na célula B3 o Código de um produto. Logo abaixo, há três informações que você deseja obter desse produto: Descrição, Preço unitário e Peças.

Se for procurar pela descrição de um produto manualmente na tabela (apenas olhando), você fará assim: observe o código digitado em B3. Em seguida, vá até a tabela e comece a descer com os olhos ao longo da primeira coluna, procurando por esse código. Assim que ele for encontrado, você começa a movimentar os seus olhos para a direita até a 2ª coluna da tabela, onde estão as descrições, e, finalmente, lê o que você encontra naquela posição. A função PROCV funciona exatamente assim! No exemplo aqui mostrado, você tem o seguinte: •

•

240

Você vai procurar o código do produto 1813 que está escrito na célula B3 (valor procurado); Esse código será pesquisado ao longo da primeira coluna do intervalo E4:H22 (matriz tabela);

Funções básicas

•

•

6

A informação que você busca está na coluna 2 da tabela (número de índice de coluna); Você tem interesse em pesquisar um valor exato na primeira coluna (correspondência exata).

Em posse dessas informações, a fórmula em B5 para buscar descrição do produto ficará assim: =PROCV(B3; E4:H22; 2; FALSO)

De maneira similar, a fórmula em B7 para buscar o preço unitário será esta: =PROCV(B3; E4:H22; 3; FALSO)

Finalmente, a fórmula para buscar a quantidade de peças será a seguinte: =PROCV(B3; E4:H22; 4; FALSO)

Basicamente, o que muda nessas fórmulas é só o número da coluna onde está a informação que será retornada. Se, na célula do Código, você digitar um código inexistente na primeira coluna da matriz tabela, a fórmula retornará #N/D (não disponível). Este mecanismo de criar fórmulas com PROCV se mostra muito útil quando você precisa criar uma área de busca em sua planilha para não precisar ficar rolando as informações de um lado para outro, principalmente quando são centenas ou milhares de linhas para pesquisar.

241


Exemplo 2 (arquivo Funções.xlsx, Planilha8): A planilha a seguir mostra uma relação de produtos para compra, junto a um fornecedor que desenvolve brindes corporativos. A tabela mostra os produtos selecionados, os preços unitários e as quantidades que serão encomendadas. Em função das quantidades, há descontos progressivos, baseados em uma tabela nas colunas G e H.

O objetivo é calcular os preços com desconto na coluna E em função das quantidades e o total da compra, na célula E14. No exemplo aqui mostrado, para a célula E5, você tem o seguinte: •

•

•

•

242

Para calcular o preço com desconto na célula E5, você usará esta fórmula genérica: Preço com desconto = Preço Unitário × (100% - Desconto%) × Quantidade; Na expressão anterior, Desconto% é o que será buscado na tabela de referência; A tabela de referência com os descontos foi nomeada como TabDescontos; Você vai procurar a quantidade 4.250, que está na célula D5 ( valor procurado);

Funções básicas

•

•

•

6

Essa quantidade será pesquisada ao longo da primeira coluna do intervalo nomeado TabDescontos (matriz tabela); A informação que você busca está na coluna 2 da tabela (número de índice de coluna); Você tem interesse em pesquisar um valor não exato na primeira coluna (correspondência aproximada), a qual já se encontra em ordem crescente de valores.

Neste segundo exemplo, a correspondência é aproximada porque o valor de 4.250 (linha 5) não será encontrado na primeira coluna do intervalo nomeado TabDescontos. Porém, ele se encontra entre os valores 1.000 e 5.000. Na correspondência aproximada, o valor anterior mais próximo (1.000) será usado para obtenção do resultado, no caso a taxa de desconto de 25%. Portanto, a fórmula do preço com desconto em E5 ficará assim: =C5 * (100% - PROCV(D5; TabDescontos; 2; VERDADEIRO)) * D5

Na função PROCV, o 4º argumento é opcional. Se omitido, será assumida correspondência aproximada. A fórmula pode ser abreviada como a seguir: =C5 * (100% - PROCV(D5; TabDescontos; 2)) * D5

243


Após copiar a fórmula até a linha 13 e calcular o total da compra, o resultado é o seguinte:

6.7.2. Função PROCH A função PROCH (ou procura horizontal) busca um valor ao longo da primeira linha de um intervalo (matriz). Assim que ele for encontrado, retorna o valor localizado na mesma coluna, em uma linha determinada. Sintaxe: PROCH( valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_linha; [ procurar_intervalo])

Argumentos: •

•

244

valor_procurado representa o valor-chave que você deseja usar para pesquisar na primeira linha da matriz_tabela; matriz_tabela é o intervalo de células onde estão todos os dados;

Funções básicas

•

•

6

núm_índice_linha é o número da linha que se localiza dentro do intervalo usado pela função; procurar_intervalo é um valor lógico e que estabelece que a procura será feita de forma aproximada (VERDADEIRO) ou exata (FALSO). O argumento é opcional e, na ausência dele, será assumida pesquisa aproximada.

Observações: •

•

•

•

•

•

•

A matriz tabela pode conter uma coluna de cabeçalho ou não. Para a função PROCH só interessam os dados; É boa prática que a matriz tabela tenha um endereço fixo (referência absoluta) ou mesmo um intervalo nomeado. Quando fórmulas com PROCH são copiadas, a localização da matriz tabela não mudará; O argumento procurar_intervalo usa valores lógicos VERDADEIRO ou FALSO. No lugar desses valores, você também pode usar 1 e 0, respectivamente; Caso o valor procurado não seja encontrado em uma pesquisa exata, o resultado #N/D (não disponível) será retornado; Caso haja mais de uma ocorrência do valor procurado na primeira linha da matriz tabela, somente o primeiro resultado será retornado; Caso o valor procurado não seja encontrado em uma pesquisa aproximada, o valor anterior mais próximo da linha desejada será retornado; Em uma pesquisa aproximada, a primeira linha do intervalo usado pela função deverá estar classificada em ordem crescente.

245


Exemplo (arquivo Funções.xlsx, Planilha9): O exemplo mostra uma planilha de rendimentos e gastos pessoais com o apontamento de algumas categorias de despesas. O arquivo poderia ser adaptado para um plano de contas de uma empresa, com centenas de linhas.

O objetivo é digitar um nome de mês abreviado na célula E2. Em função desse nome, as demais células da linha 2 deverão buscar informações daquele mês: Receitas, Despesas e Saldo do mês. No exemplo aqui mostrado, para a fórmula em H2, você tem o seguinte: •

•

•

•

246

Você vai procurar o nome do mês MAR que está escrito na célula E2 (valor procurado); Esse mês será pesquisado ao longo da primeira linha do intervalo C4:N14 (matriz tabela); A informação que você busca está na linha 2 da tabela (número de índice de linha); Você tem interesse em pesquisar um valor exato na primeira coluna (correspondência exata).

Funções básicas

6

A fórmula em H2 para a obtenção das Receitas (2ª linha da tabela) é a seguinte: =PROCH(E2; C4:N14; 2; FALSO)

A fórmula em J2 para obtenção das Despesas (4ª linha da tabela) é esta: =PROCH(E2; C4:N14; 4; FALSO)

Finalmente, a fórmula em L2 para obtenção do Saldo do mês (11ª linha da tabela) é exibida adiante: =PROCH(E2; C4:N14; 11; FALSO)

247



•

•

•

•

•

248

As funções são um dos recursos mais usados nas fórmulas do Excel. Para usar uma, primeiro você usa um sinal de igual (=) e o nome da função. Depois, entre parênteses, coloca os argumentos, separados por ponto e vírgula; As funções do Excel estão agrupadas em categorias, dependendo do tipo de cálculo ou do assunto: Matemática e Trigonométrica, Estatística, Financeira, Data e Hora, Lógica, Pesquisa e Referência, Banco de Dados, Texto, Informações, Engenharia, Cubo, Compatibilidade e Web; Na falta de uma, você tem várias alternativas para inserir funções em uma planilha do Excel. Você pode usar a caixa de diálogo Inserir Função, a Faixa de Opções, o recurso AutoCompletar e a Caixa de Nome, cada método com seus recursos especiais e aplicados de acordo com a necessidade; Os operadores de referência, que são os dois-pontos (:) e o ponto e vírgula (;), têm a finalidade de fazer referência a intervalos de células sequenciais ou intervalos alternados; Algumas das funções mais usadas no Excel são: SOMA, SE, MÁXIMO, MÍNIMO, HOJE, AGORA e CONT.VALORES, cada qual com funcionalidades práticas definidas; É possível inserir uma função como argumento de outra função, criando o que se chama de funções aninhadas. O Excel resolve primeiro as funções mais internas. Os resultados são, então, usados com argumentos para as funções mais externas.

6

Funções básicas



1. Das afirmações adiante, qual está incorreta?testar uma condição com ações apenas para verdadeiro e falso?

☐

a) O Excel não diferencia letras maiúsculas das minúsculas na digitação do nome de uma função.

☐

b) Os argumentos são valores fornecidos à função para que ela realize os cálculos e possa retornar um único resultado.

☐

c) A sintaxe de uma função é a maneira genérica de escrevê-la, indicando o nome e os argumentos fornecidos.

☐

d) A única maneira de digitar uma função é pela Caixa de Nome, à esquerda da barra de fórmulas.

☐


2. Qual alternativa adiante contém funções consideradas funções estatísticas?

250

☐

a) MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO.

☐

b) PROCV, PROCH.

☐

c) INT, ABS, RAIZ.

☐

d) SE, E, OU.

☐


Funções básicas

6

3. O que a fórmula =SOMA(C1:C9; E1:E9) faz?

☐

a) Soma apenas quatro células: C1, C9, E1 e E9.

☐

b) Soma as células de dois intervalos separados: C1 até C9 e E1 até E9.

☐

c) Soma as células de um único intervalo, que vai de C1 até E9.

☐

d) Retorna um erro porque “;” não é um operador válido de referência.

☐


4. Qual é a função que faz uma contagem de células contendo números, porém não levando em conta as linhas ocultas na planilha?

☐

a) CONT.SE.

☐

b) CONT.VALORES.

☐

c) CONT.NÚM.

☐

d) SUBTOTAL.

☐


251


5. Qual a sintaxe correta para a função PROCV?

252

☐

a) =PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; índice_de_ linha; [tipo_correspondência]).

☐

b) =PROCV(valor_procurado; índice_de_linha; matriz_ tabela; [tipo_correspondência]).

☐

c) =PROCV(matriz_tabela; valor_procurado; índice_de_ linha; [tipo_correspondência]).

☐

d) =PROCV(teste_lógico; [valor_se_verdadeiro]; [valor_se_ falso]).

☐


6

Funções básicas Mãos à obra!


Estes exercícios complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 6 – Funções básicas. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas do Capítulo 6, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório – Capítulo 6.xlsx.

Laboratório 1 A – Trabalhando com funções básicas – Planilha1 1. Na Planilha1, observe a tabela:

Preencha todas as somas horizontais e verticais, sem qualquer digitação, usando apenas o botão de autossoma (S). 254

Funções básicas

6

Laboratório 2 A – Trabalhando com funções básicas – Planilha2 De sua pasta com exercícios do Capítulo 6, abra o arquivo Exercícios de Laboratório – Capítulo 6.xlsx. Na Planilha2, você encontrará uma tabela com a relação de colaboradores de uma empresa e alguns dados pessoais, como data de nascimento, idade, peso e altura:

Siga os passos adiante para completar este laboratório: 1. Na coluna C, usando as fórmulas e funções aprendidas no capítulo, calcule a idade de cada colaborador, em função de sua data de nascimento (coluna B); 2. Na coluna F, calcule o IMC (índice de massa corporal) de cada colaborador, usando o peso e altura de cada um deles e a seguinte fórmula: IMC = Peso/ Altura²;

255


3. Em função dos IMCs calculados, pesquise na tabela ao lado a situação física de cada colaborador e traga o resultado correspondente na coluna G. Sugestão: nomeie a tabela como “IMC” para usá-la na fórmula mais facilmente.

Laboratório 3 A – Trabalhando com funções básicas – Planilha3 De sua pasta com exercícios do Capítulo 6, abra o arquivo Exercícios de Laboratório – Capítulo 6.xlsx. Você encontrará o seguinte na Planilha3:

256

Funções básicas

6

A tabela mostra a relação de alunos de uma escola de idiomas e o quadro completo com as notas dos quatro bimestres para cada aluno. Abaixo há, ainda, uma área reservada para algumas estatísticas relativas ao desempenho da classe:

Siga os passos adiante para completar este laboratório: 1. Calcule, na coluna F, as médias dos quatro bimestres para cada aluno; 2. Na coluna H, escreva o status referente à aprovação, baseado na seguinte regra: se a média final for maior ou igual a 7,0 e também o total de faltas for inferior a 25% do total de aulas do ano, então escreva Aprovado, senão escreva Reprovado; 3. Abaixo da tabela, na área de estatísticas, na célula B25, calcule a média geral da classe; 4. Na célula B26, faça a contagem dos alunos da sala; 5. Na célula B27, conte quantos alunos foram aprovados; 6. Na célula C27, calcule a porcentagem dos alunos aprovados; 7. Na célula B28, conte quantos alunos foram reprovados; 8. Na célula C28, calcule a porcentagem dos alunos reprovados; 9. Limpe todos os comentários das células da planilha.

257

Bancos de dados 9 9 9 9

Banco de dados de exemplo; Classificação de dados; Filtragem de dados; Introdução à formatação condicional.


7.1. Introdução O foco deste capítulo é ensinar conceitos e algumas operações básicas com bancos de dados no Excel. Um banco de dados (ou base de dados) representa uma coleção de informações sobre um determinado assunto. Seja de forma manual ou eletrônica, como uma coleção de cartões de visita dentro de um fichário, uma listagem de produtos, formulários de inscrição de um curso, agenda de telefones no seu telefone celular, fichas cadastrais de clientes e fornecedores, etc. O banco de dados é dividido em registros, que representam as informações sobre um dos itens, como um cliente, um produto, uma venda, etc. Cada registro é como se fosse um formulário ou uma ficha contendo informações em diferentes campos. Isso tudo é muito parecido com formulários preenchidos em papel ou na Internet.

260

Bancos de dados

7

No Excel, banco de dados é um intervalo da própria planilha, organizado em linhas (registros) e colunas (campos). A primeira linha (cabeçalho) é fundamental porque nomeia as colunas que podem ser usadas em cálculos por meio de funções ou de operações com esse banco de dados. Os cabeçalhos são também reconhecidos automaticamente pelas operações que serão vistas neste capítulo.

No Excel, um banco de dados consegue (dependendo da memória do computador) possuir até 16.384 colunas por 1.048.576 linhas (incluindo a linha de cabeçalho). Veja, a seguir, algumas orientações e considerações sobre a organização dos dados: •

•

•

•

Não deixe linhas em branco ou colunas em branco na área de dados. Algumas operações detectam automaticamente essa área; linhas e colunas em branco atrapalhariam a seleção; Não use células mescladas em nenhum lugar do banco de dados; A linha de cabeçalho deve ser única (uma célula por coluna). Se você necessitar de um título maior, não o quebre em várias células; use a formatação que quebra o texto em múltiplas linhas dentro da mesma célula (Quebrar Texto Automaticamente); Evite colocar conteúdo não relevante abaixo do banco de dados, pois isso atrapalharia sua expansão com o aumento das informações; 261


•

•

Uma pasta de trabalho do Excel pode ter um grande número de bancos de dados. Preferencialmente, coloque um banco em cada planilha para um melhor gerenciamento dos dados; Procure nomear todo o banco de dados, dessa forma você não precisa ir até a planilha que o contém para usar seu intervalo em fórmulas.

7.2. Banco de dados de exemplo Ao longo deste capítulo, você verá algumas operações com bancos de dados. Para que você não perca tempo digitando nada, acompanhe as atividades dos tópicos a seguir, no arquivo Bancos de Dados.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios Capítulo 7.

O arquivo possui, na Planilha1, um banco de dados com informações dos colaboradores admitidos a partir do ano de 2010, em várias cidades onde essa empresa fictícia possui um escritório: •

262

Crachá: Um número sequencial que identifica o colaborador. Números ausentes representam colaboradores que não mais estão na empresa;

•

Admissão: A data de admissão do colaborador;

•

Idade: A idade do colaborador;

Bancos de dados

•

7

Departamento: O departamento para o qual o colaborador foi contratado. As cores identificam grupos de departamentos que estão vinculados a uma determinada diretoria;

•

Cidade: A cidade para a qual o colaborador foi contratado;

•

Salário Bruto: O salário bruto atualizado do colaborador.

A base de dados é muito pequena em relação a uma corporativa que pode chegar a centenas de milhares de linhas. Mas é suficiente para que você possa compreender as ferramentas usadas neste capítulo. Você aprenderá duas das operações mais comuns em bancos de dados: classificação e filtragem. Você encontra os respectivos comandos em dois locais: •

Guia Página Inicial, grupo Editar, botão Classificar e Filtrar;

•

Guia Dados, grupo Classificar e Filtrar.

7.3. Classificação de dados O objetivo da classificação de dados é colocar um banco de dados em ordem alfabética, numérica ou cronológica. A classificação pode ser ascendente ou descendente e pode ser feita em relação a uma coluna ou a várias colunas (campos ou chaves). Os comandos de classificação expandem o intervalo de dados automaticamente até os limites do banco. Você não precisa se preocupar em selecionar tudo e não há risco em classificar apenas a coluna de referência (chave). Todos os registros serão movimentados de forma completa. 263


7.3.1. Classificação por uma única coluna Para ordenar uma base de dados, usando apenas uma coluna, siga os passos adiante: 1. Selecione uma célula qualquer da coluna que será usada como base para a classificação;

2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique em um dos dois pequenos botões de classificação, para classificar em ordem ascendente ou descendente;

3. Observe o resultado: foi aplicada ordem alfabética à lista e todas as linhas (registros) foram reorganizadas juntamente com os dados da coluna classificada.

264

Bancos de dados

7

Conforme o conteúdo dos dados na coluna, os dois botões assumem nomes diferentes. •

•

•

Se a coluna contém textos, os botões são: Classificar de A a Z para ordem alfabética ascendente e Classificar de Z a A para ordem alfabética inversa; Se a coluna contém números, os botões são: Classificar do Menor para o Maior e Classificar do Maior para o Menor; Se a coluna contém datas, os botões são: Classificar do Mais Antigo para o Mais Novo e Classificar do Mais Novo para o Mais Antigo.

7.3.2. Classificação por múltiplas colunas Para classificar usando duas ou mais colunas, siga os passos adiante: 1. Selecione qualquer célula dentro do intervalo de dados; 2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar. A caixa de diálogo Classificar aparece;

3. Se a lista de dados possuir cabeçalho, mantenha selecionada a caixa R Meus dados contêm cabeçalhos;

265


4. Preencha as informações para o primeiro nível de classificação pela lista Coluna (A); escolha de que forma deseja classificar a coluna escolhida pela lista Classificar em (B); e escolha o sentido de classificação pela lista Ordem (C);

5. Clique no botão Adicionar Nível para acrescentar uma nova chave de classificação; 6. Complete as informações para o próximo nível, conforme mostrado no passo 4;

7. Opcional: Para excluir um nível inserido incorretamente, selecione-o e clique no botão Excluir Nível; 8. Opcional: Para duplicar um nível existente, selecione-o e clique em Copiar Nível. Em seguida, modifique os campos para os valores desejados; 9. Opcional: Para alterar o posicionamento de um nível, selecione-o e clique nos botões de setas ~ e ;

266

Bancos de dados

7

10. Opcional: Clique no botão Opções... para escolher se deseja diferenciar maiúsculas e minúsculas, ou alterar a classificação para a direção horizontal; 11. Volte ao passo 5 para adicionar novos níveis ou alterar os existentes. Clique em OK para classificar a lista com as opções escolhidas.

Após as definições de classificação anteriores, o banco de dados de exemplo ficará desta forma:

A lista foi classificada primeiramente por Departamento. Dentro do mesmo departamento, a classificação seguinte foi por Cidade. Depois, dentro da mesma cidade, por Crachá. Todos em ordem ascendente. 267


7.3.3. Classificação por cores ou ícones Para classificar uma lista usando cor da célula, cor de fonte ou ícone, o procedimento é o seguinte: 1. Selecione uma célula qualquer dentro do intervalo de dados; 2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar; 3. Preencha as informações para os níveis de classificação desejados: na lista Coluna, escolha o campo a ser usado (a coluna deverá ter as cores ou ícones desejados); 4. Escolha de que forma deseja classificar a coluna pela lista Classificar em (Cor da Célula, Cor da Fonte ou Ícone da Célula); 5. Escolha a Ordem de classificação usando a cor ou o ícone desejado e posicionando aquela cor ou ícone Na Parte Superior ou Na Parte Inferior, uma vez que cores e ícones não possuem uma ordem crescente ou decrescente;

268

Bancos de dados

7

6. Use as mesmas diretrizes vistas em tópicos anteriores para incluir novos níveis ou alterar as opções de classificação;

7. Clique em OK para classificar a lista com as opções escolhidas. Pode ser que você necessite usar duas vezes uma determinada coluna: uma vez para classificar por cor, outra para classificar por valor, conforme o exemplo nos passos anteriores e que possui o seguinte resultado:

A classificação foi feita, inicialmente, pela cor da fonte na coluna Departamento. São dois departamentos com a mesma cor. Em seguida, a mesma coluna Departamento foi classificada alfabeticamente. Finalmente, dentro de um mesmo departamento, o Salário Bruto foi classificado em ordem decrescente (do maior para o menor). 269


7.3.4. Classificação por Listas Personalizadas Caso a classificação que você deseja não se encaixe somente nas opções ascendente ou descendente, você poderá criar uma lista personalizada, com as palavras na ordem que você desejar. Você pode criar listas personalizadas pela guia Arquivo, botão Opções. Na caixa Opções do Excel, categoria Avançado e, rolando as opções até o final, botão Editar Listas Personalizadas.... Você verá, neste tópico, como fazer isso diretamente dentro das opções de classificação. Para este tópico, referente à base de dados, as cidades terão outra sequência, não alfabética, mas por posição geográfica, da que está mais o Norte até a que está mais ao Sul. A lista deverá ser: Salvador, Belo Horizonte, Rio de Janeiro, São Paulo, Curitiba, Florianópolis, Porto Alegre. Para classificar dados usando uma lista personalizada, siga os passos adiante: 1. Selecione qualquer célula dentro do intervalo de dados; 2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar, como visto nos tópicos anteriores; 3. Preencha as informações para os níveis de classificação desejados: na lista Coluna, escolha o campo (coluna) a ser usado. Depois escolha de que forma deseja classificar a coluna escolhida pela lista Classificar em; 4. Escolha a Ordem de classificação como Lista Personalizada...;

270

Bancos de dados

7

5. Na caixa de diálogo Listas Personalizadas, mantenha marcado o item NOVA LISTA;

6. Na caixa de texto Entradas da lista, digite todos os itens de sua nova lista personalizada na ordem desejada, colocando cada item em uma linha (tecle ENTER para mudar de linha);

7. Clique no botão Adicionar. Observe que os itens foram acrescentados à caixa Listas personalizadas, à esquerda;

271


8. Clique em OK para encerrar a definição da lista personalizada e retornar à caixa de diálogo Classificar; 9. Preencha os demais campos de classificação e, no final, clique em OK para aplicar a classificação no intervalo.

O exemplo que você acabou de ver, aplicado ao banco de dados do capítulo, terá como resultado a seguinte classificação:

A classificação foi feita, inicialmente, pela Cidade, ordenada pela lista personalizada. Em seguida por Departamento em ordem alfabética e, dentro de cada departamento, pelo Crachá em ordem numérica ascendente.

272

Bancos de dados

7

Para remover uma lista personalizada, o procedimento é o seguinte: 1. Na guia Arquivo, clique em Opções; 2. Na caixa de diálogo Opções do Excel, selecione Avançado; 3. Role as opções para baixo, até o final; 4. Clique no botão Editar Listas Personalizadas...; 5. Selecione a lista desejada, clique em Excluir e confirme. O Excel não pode remover as listas predefinidas com nomes de meses e dias da semana;

6. Clique em OK para fechar a caixa Listas Personalizadas e clique em OK novamente para fechar a caixa Opções do Excel.

7.4. Filtragem de dados A filtragem é uma operação aplicada à base de dados que tem o objetivo de fazer uma consulta, baseada em algumas condições ou critérios. A consulta exibe apenas os registros que atendam aos critérios que você determinou. Você pode aplicar vários critérios para reduzir a quantidade de registros exibidos. Quanto mais critérios, menor a quantidade de registros visíveis. Isso facilita a visualização e impressão dos dados filtrados. Os comandos de filtragem expandem o intervalo de dados automaticamente até os limites do banco. Você não precisa se preocupar em selecionar tudo.

273


7.4.1. Filtro básico Com o filtro básico, ou AutoFiltro, você pode aplicar rapidamente uma filtragem para textos, números ou datas, baseada em valores coletados da própria coluna ou usando critérios oferecidos por cada tipo de informação. Para ativar ou desativar o filtro, siga o procedimento adiante: 1. Selecione uma célula qualquer dentro do banco de dados; 2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Filtro. Após a ativação do filtro, cada cabeçalho de coluna (campo) mostrará um botão de seta para que você possa aplicar classificações e filtragens naquela coluna:

7.4.2. Botão de filtragem e classificação Com o filtro ligado você pode realizar várias operações apenas clicando no botão de filtragem e classificação da coluna desejada:

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Bancos de dados

•

•

7

Para classificar, escolha uma das três opções de classificação conforme o tipo de dado (números, textos ou datas): ascendente, descendente ou por cor; Para filtrar os itens da coluna por um texto (ou parte de um texto), digite na caixa Pesquisar. Enquanto digita, os itens já vão sendo filtrados. Para cancelar a filtragem na caixa, clique no X à direita dela. No caso de filtro de data, há um botão de seta , por meio do qual você escolhe se o que está sendo digitado é um ano, mês ou uma data.

Após a aplicação de uma filtragem, a barra de status do Excel mostra a quantidade de registros localizados dentre os totais:

Os registros filtrados ficam com a numeração das linhas da planilha em azul e indicações de linhas ocultas. Se você realizar outras operações no Excel depois da filtragem, a barra de status desativa a mensagem. Após uma nova filtragem, essa informação retorna à barra de status.

275


7.4.3. Personalizando a filtragem Para aplicar filtros específicos a um determinado tipo de dado, na caixa de filtragem, escolha Filtros de Texto, Filtros de Data ou Filtros de Número. As opções variam conforme o tipo de dado:

As opções provavelmente já atendem a quase todas as possibilidades de filtragem para cada tipo de dado, mas, se você ainda precisar de algo mais específico, como intervalos determinados de valores, clique na última opção, Personalizar Filtro.... Na caixa Personalizar AutoFiltro, você pode especificar até dois critérios, inserindo um tipo de comparação e o valor correspondente.

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Veja, a seguir, os critérios de comparação: •

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É igual a: Exibe todos os registros que forem iguais ao valor comparado; É diferente de: Exibe todos os registros que forem diferentes do valor comparado; É maior do que: Exibe todos os registros que forem maiores do que o valor comparado; É maior ou igual a: Exibe todos os registros que forem maiores ou iguais ao valor comparado; É menor do que: Exibe todos os registros que forem menores do que o valor comparado; É menor ou igual a: Exibe todos os registros que forem menores ou iguais ao valor comparado; Começa com: Exibe os registros cujos textos são iniciados com o texto comparado; Não começa com: Ao contrário do critério anterior, exibe apenas os registros que não são iniciados com o texto comparado; Termina com: Exibe os registros cujos textos terminam com o texto comparado; Não termina com: Ao contrário do critério anterior, exibe apenas os registros que não terminam com o texto comparado; Contém: Exibe os registros que contêm, em qualquer parte, o texto comparado; Não contém: Ao contrário do critério anterior, exibe apenas os registros que não contêm o texto comparado.

Entre as duas caixas da esquerda, existem dois operadores lógicos. Quando utilizar duas classificações, você obrigatoriamente tem que usar um deles:

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•

•

E: Indica que o filtro deve exibir os dados que atendem às duas condições; OU: Indica que o filtro deve exibir os dados que atendem à primeira condição, à segunda ou a ambas.

Na caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro, você deve especificar os valores que serão comparados nas duas caixas da direita. Se desejar, clique nas setas dos campos de valores para escolher uma predefinição:

7.4.4. Limpando os filtros Veja, a seguir, alguns detalhes sobre a limpeza de filtros: •

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•

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Para limpar o filtro da coluna, clique no botão de filtragem e classificação da coluna que você deseja limpar e, depois, em Limpar Filtro de "Campo"; Para limpar todos os filtros do banco de dados, mantendo os botões de filtragem, clique no botão Limpar do grupo Classificar e Filtrar da guia Dados; Para limpar todos os filtros do banco de dados, desligando os botões de filtragem, clique no botão Filtro do grupo Classificar e Filtrar da guia Dados.

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7.4.5. Filtrando textos Você verá aqui um exemplo de aplicação de filtragem de textos sobe o banco de dados do capítulo. Para exibir todos os registros com colaboradores em Curitiba ou em Florianópolis: 1. Limpe filtragens anteriores, se existirem; 2. Clique no botão de filtragem da coluna Cidade; 3. Clique na caixa o (Selecionar Tudo) para desmarcar todas as opções; 4. Marque as cidades R Curitiba e R Florianópolis;

279


5. Clique em OK para aplicar o filtro e ver o resultado.

7.4.6. Filtrando números Para os registros já selecionados anteriormente, filtre os colaboradores que ganham mais de R$ 8.000,00. 1. Clique no botão de filtragem da coluna Salário Bruto; 2. Clique em Filtros de Número e depois em é maior do que e digite o valor 8000;

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Bancos de dados

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3. Clique em OK para aplicar o filtro.

7.4.7. Filtrando datas Para os registros já selecionados anteriormente, filtre-os exibindo os colaboradores que foram admitidos durante o ano de 2016. 1. Clique no botão de filtragem da coluna Admissão; 2. Clique na caixa o (Selecionar Tudo) para desmarcar todas as opções; 3. Marque o ano R 2016;

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4. Clique em OK para aplicar o filtro.

7.4.8. Filtrando por cores Sobre o exemplo anterior você irá limpar a filtragem de Salário Bruto e Cidade e depois aplicará uma filtragem por cor de texto, mostrando todos os departamentos verdes (Controladoria e Financeiro). No resultado final, os colaboradores mais velhos serão exibidos primeiro. Proceda da seguinte forma: 1. Clique no botão de filtragem da coluna Salário Bruto e, depois, em Limpar Filtro de "Salário Bruto"; 2. Clique no botão de filtragem da coluna Cidade e, depois, em Limpar Filtro de "Cidade";

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Bancos de dados

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3. Clique no botão de filtragem da coluna Departamento, em seguida, clique em Filtrar por Cor e, depois, clique na cor verde;

4. Clique no botão de filtragem da coluna Idade e, depois, em Classificar do Maior para o Menor;

5. Depois de analisar os resultados, limpe todas as filtragens e reclassifique o banco de dados somente pelo Crachá, em ordem ascendente (como o banco estava no início deste capítulo).

283


7.4.9. Atualização de dados Caso você tenha feito alterações no banco de dados, refaça a filtragem pela guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, botão Reaplicar.

7.5. Introdução à formatação condicional Uma ferramenta muito útil quando você trabalha com dados é poder realçá-los quando uma condição ocorrer. A formatação de dados que você conhece pela guia Página Inicial, grupos Fonte, Alinhamento e Número, atuam sobre o intervalo de maneira estática. A Formatação Condicional é aplicada ao intervalo, baseada em uma regra ou condição. Você aprendeu com a função SE sobre os testes lógicos, os quais representam condições. No caso da formatação condicional, o conceito é semelhante: se a regra estabelecida para os valores das células do intervalo for verdadeira, então a formatação é aplicada, caso contrário, a formatação não é aplicada. Neste curso, você conhecerá algumas regras básicas de formatação condicional, disponíveis na guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional: Realçar Regras das Células e Regras de Primeiros/Últimos.

7.5.1. Aplicando e limpando regras Para aplicar uma regra de formatação condicional, siga os passos adiante: 1. Selecione o intervalo que será formatado; 2. Na guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional, acione o comando de formatação desejado; 3. Na caixa de diálogo que surgir, complete as informações e escolha as formatações, conforme as opções disponíveis; 4. Clique em OK para aplicar a formatação. Para limpar todas as regras de formatação condicional de um intervalo: 1. Selecione o intervalo que terá as regras de formatação removidas; 284

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2. Na guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional, acione o comando Limpar Regras e depois em Limpar Regras das Células Selecionadas. Para limpar todas as regras de formatação condicional da planilha, o procedimento é o seguinte: •

Na guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional, acione o comando Limpar Regras e depois em Limpar Regras da Planilha Inteira. As regras de formatação condicional são cumulativas. Ou seja, se você errar a aplicação de uma regra, não aplique outra em seguida; limpe a regra existente e comece de novo.

7.5.2. Realçar Regras das Células Use este grupo de formatações quando você quiser comparar o conteúdo (valor) da célula com outros valores.

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As opções de formatação disponíveis são as seguintes: Regra

Descrição A formatação configurada será aplicada caso as células É Maior do que... selecionadas na planilha apresentem um valor maior do que você especificou para esse comando. A formatação configurada será aplicada caso as células É Menor do selecionadas na planilha apresentem um valor menor do que... que você especificou para esse comando. Permite a definição de uma faixa de valores, ou seja, um valor mínimo e um máximo a serem comparados com as Está Entre... células selecionadas na planilha. A formatação configurada será aplicada caso as células selecionadas apresentem um valor que faça parte da faixa de valores especificada. A formatação configurada será aplicada caso as células É Igual a... selecionadas apresentem um valor igual ao definido para esse comando. A formatação configurada será aplicada se as células Texto que selecionadas apresentarem parte ou todo o texto que for Contém... especificado para esse comando. Permite definir datas para a formatação condicional. A Uma Data que formatação configurada será aplicada caso as células Ocorre... selecionadas na planilha estejam dentro do prazo especificado para esse comando. Esse comando permite especificar uma formatação Valores condicional em células que apresentem valores exclusivos Duplicados... ou duplicados.

Exemplo: Como exemplo, será aplicada uma regra de formatação condicional ao banco de dados usado neste capítulo. O objetivo é realçar todos os salários brutos inferiores a R$ 3.000,00. Siga os passos adiante:

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Bancos de dados

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1. Selecione todos os valores da coluna Salário Bruto;

Você pode clicar no primeiro (célula G4), depois segurar as teclas SHIFT e CTRL e, finalmente pressionar a tecla de seta para baixo. Essa ação seleciona desde a célula ativa (G4) até o final dos dados na mesma coluna.

2. Na guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional, clique em Realçar Regras das Células e, depois, em É Menor do que...; 3. Na caixa de diálogo É Menor do que, digite o valor 3000 com Preenchimento Amarelo e Texto Amarelo Escuro;

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4. Clique em OK para aplicar a formatação.

7.5.3. Regras de Primeiros/Últimos Use este grupo de formatações quando você quiser identificar, dentro de um intervalo, quais são os maiores valores, os menores valores, os valores acima ou abaixo da média.

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Bancos de dados

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As opções de formatação disponíveis são as seguintes: Regra

Descrição Este comando é usado para aplicar uma formatação 10 Primeiros específica nos primeiros itens de uma seleção. Você pode Itens... definir a regra para formatar até os 1000 primeiros valores. Por meio deste comando, você pode definir a regra para que a formatação seja feita de 0% a 100% das células, de Primeiros 10%... maneira que os primeiros itens de uma seleção recebam uma formatação específica. Este comando é usado para aplicar uma formatação 10 Últimos específica nos últimos itens de uma seleção. Você pode Itens... definir a regra para formatar até os 1000 últimos valores. Por meio deste comando, você pode definir a regra para que a formatação ocorra em 0% até 100% das células, de Últimos 10%... maneira que os últimos itens de uma seleção recebam uma formatação específica. Este comando tem a finalidade de aplicar uma formatação Acima da Média... específica nas células selecionadas que apresentem valores acima da média da seleção. Este comando tem a finalidade de aplicar uma formatação Abaixo da específica nas células selecionadas que apresentem valores Média... abaixo da média da seleção.

Exemplo: Como exemplo, será aplicada uma regra de formatação condicional ao banco de dados usado neste capítulo. O objetivo é destacar, dentre todos os colaboradores, os 5% mais antigos. Siga os passos adiante: 1. Selecione todas as datas de Admissão;

Você pode clicar na primeira data (célula B4), depois segurar as teclas SHIFT e CTRL e pressionar a tecla de seta para baixo.

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2. Na guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional, clique em Regras de Primeiros/Últimos e depois em Últimos 10%...; 3. Na caixa de diálogo Últimos 10%, digite o valor 5 e o Preenchimento Verde e Texto Verde Escuro;

4. Clique em OK para aplicar a formatação.

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Bancos de dados

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•

•

•

Um banco de dados representa uma coleção de informações sobre um determinado assunto e é dividido em registros, que representam as informações sobre um dos itens, como um cliente, um produto, uma venda, etc. Cada registro lembra um formulário ou uma ficha contendo informações em diferentes campos, dentro dos quais residem os dados; No Excel, um banco de dados é mantido em um intervalo com linhas (registros) e colunas (campos). A primeira linha (cabeçalho) é importante porque contém os nomes dos campos. Não pode haver linhas em branco, nem cabeçalho com múltiplas linhas e nem células mescladas porque isso atrapalha a seleção automática do intervalo e o gerenciamento dos dados; O objetivo da classificação de dados é colocar um banco de dados em ordem alfabética, numérica, cronológica ou até por cores. A classificação pode ser ascendente ou descendente e pode ser feita em relação a uma coluna ou a várias colunas (campos ou chaves). Quando as ordens de classificação disponíveis não são adequadas, você pode criar suas próprias listas personalizadas para isso; A filtragem é uma operação aplicada à base de dados e que tem o objetivo de fazer uma consulta, baseada em algumas condições ou critérios. A consulta exibe apenas os registros que atendam aos critérios que você determinou, os quais atuam sobre números, textos, datas ou mesmo cores. Você pode aplicar vários critérios para reduzir a quantidade de registros exibidos. Quanto mais critérios, menor a quantidade de registros visíveis. Isso facilita a visualização e impressão dos dados filtrados;

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•

•

292

O filtro básico (ou AutoFiltro) é usado para aplicar classificações e filtragens rapidamente a uma coluna (campo) do banco de dados. Ele pode ser personalizado para que você escolha valores e até duas condições para atender às filtragens mais específicas; A formatação condicional é aplicada a intervalos de células para realçar uma informação quando o conteúdo das células atende a uma determinada regra. É possível formatar, comparando as células com outro valor de referência e testar se o valor de cada célula é maior, menor, igual, etc., ao de referência. Você também pode aplicar formatações que destacam os maiores valores, os menores valores e valores que estão acima ou abaixo da média do intervalo.

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Bancos de dados



1. Qual a afirmação correta com relação à classificação de dados?

☐

a) Só pode ser aplicada a uma única coluna (campo).

☐

b) Não pode ser aplicada somente a uma única coluna (campo).

☐

c) Só poder ser aplicada uma única vez no banco de dados.

☐

d) Só pode ser feita em ordem ascendente.

☐


2. O que deve ser selecionado antes de aplicar a classificação de dados por uma única coluna?

294

☐

a) Qualquer célula da coluna que será classificada, dentro do banco de dados.

☐

b) Qualquer célula da coluna que será classificada, fora do banco de dados.

☐

c) A tabela toda.

☐

d) Qualquer célula da tabela.

☐


Bancos de dados

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3. Qual o objetivo da filtragem de dados?

☐

a) Exibir apenas os registros que não atendem aos critérios estabelecidos.

☐

b) Exibir apenas os registros que atendem aos critérios estabelecidos.

☐

c) Colocar as datas em ordem cronológica e os textos em ordem alfabética.

☐

d) Realçar com cores os registros que atendem aos critérios estabelecidos.

☐


4. A filtragem pode ser feita por quais tipos de valores e critérios?

☐

a) Somente textos e números.

☐

b) Somente números e datas.

☐

c) Textos, números, datas e cores da fonte e da célula.

☐

d) Somente pela cor da fonte ou cor da célula.

☐


295


5. Qual a afirmação incorreta com relação à formatação condicional?

296

☐

a) Ao aplicar uma segunda formatação condicional ao intervalo, esta será acrescentada à formatação anterior.

☐

b) Ao aplicar uma segunda formatação condicional ao intervalo, a formatação anterior será descartada.

☐

c) Você pode limpar a formatação condicional de um intervalo específico ou de toda a planilha.

☐

d) Existem regras específicas de formatação condicional para realçar os maiores ou os menores valores de um intervalo.

☐


7

Bancos de dados Mãos à obra!


Estes exercícios complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 7 – Bancos de dados. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório – Capítulo 7.xlsx.

Laboratório 1 A – Trabalhando com bancos de dados Na Planilha1, observe a base de dados:

Trata-se de um histórico de vendas feitas por uma imobiliária fictícia em suas várias filiais dentro de uma grande cidade, desde o início de suas atividades em julho de 2012. Cada linha (registro) possui informações de um imóvel vendido: Venda Nº, Data da venda, Filial que efetuou a negociação, Corretor, características do imóvel (Tipo, Área, Dormitórios, Garagens, Piscina), Preço de venda e a Comissão recebida pela imobiliária (6%). 298

Bancos de dados

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A imobiliária possui nove filiais, divididas e localizadas geograficamente dentro dessa grande cidade. Cada três filiais estão sob controle de um gestor, conforme os grupos: Gestor 1 (cor laranja), Gestor 2 (cor verde) e Gestor 3 (cor azul).

Para o banco de dados apresentado, realize as seguintes atividades: 1. Classifique a lista, exibindo os imóveis com menor área primeiro; 2. Classifique a lista, exibindo os imóveis mais caros primeiro; 3. Retorne a lista para a ordem cronológica inicial (mais antigos primeiros ou ordenada por Venda Nº); 4. Faça uma classificação por várias colunas: primeiro agrupe pela Filial. Em seguida, por Corretor. Em seguida, por Tipo de imóvel. Finalmente, pelo Preço (imóveis mais caros primeiro); 5. Refaça a classificação anterior, porém, crie e use uma lista personalizada com as filiais em ordem geográfica, partindo da filial Norte, em sentido horário, deixando a filial Centro no final. A ordem completa será: Norte, Nordeste, Leste, Sudeste, Sul, Sudoeste, Noroeste, Centro; 6. Retome a classificação anterior, selecione o primeiro nível e adicione mais um nível. Reposicione-o de modo que esse novo nível passe a ser o primeiro. Nele, estabeleça a classificação por Filial; classificar em cor da fonte, usando a cor laranja na parte superior. Gere uma cópia desse primeiro nível. Nessa cópia (agora como segundo nível), mude a cor da fonte para verde. Aplique a classificação. O resultado será uma classificação primeiro pelas cores das filiais (laranja, verde, azul), depois pelos nomes de filiais usando a ordem da lista personalizada, depois por corretor, tipo e preço (descendente); 299


7. Classifique toda a lista somente pela coluna Venda Nº em ordem crescente; 8. Ligue os botões de filtragem em cada coluna; 9. Aplique uma filtragem, selecionando apenas apartamentos com até 2 dormitórios, 1 garagem e com piscina; 10. Sobre o resultado anterior, filtre os imóveis comercializados durante o ano de 2016; 11. Classifique o resultado, mantendo os imóveis mais caros primeiro; 12. Retire apenas o filtro de Data; 13. Aplique uma filtragem que exiba os imóveis com áreas entre 100 e 150 m²; 14. Desses registros selecionados, exiba somente aqueles do Gestor 3 (cor azul); 15. Limpe todas as filtragens e classificações de uma vez; 16. Classifique toda a lista somente pela coluna Venda Nº em ordem crescente; 17. Realce com preenchimento verde e texto verde escuro todas as vendas que ultrapassaram R$ 1.200.000; 18. Realce com preenchimento vermelho e texto vermelho escuro todas as áreas que se localizam entre as 5% maiores; 19. Realce com preenchimento amarelo e texto amarelo escuro as 10 menores áreas; 20. Retire a formatação somente da coluna Preço; 21. Salve a pasta de trabalho.

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Gráficos 9 9 9 9 9 9 9 9

Inserindo um gráfico; Elementos de um gráfico; Tipos de gráficos; Guia Design; Guia Formatar; Trabalhando com elementos gráficos; Trabalhando com modelos de gráficos; Minigráficos.


8.1. Introdução Quando a maioria das pessoas pensa em Excel, logo se lembra das fórmulas e ferramentas para tratamento de dados. Porém outra lembrança está diretamente relacionada a tudo isso: a criação de gráficos. O Excel é, provavelmente, o programa mais usado para a geração de gráficos. Um gráfico é a representação visual de um conjunto de dados inseridos na planilha. O Excel tem ferramentas próprias para a criação de diferentes tipos de gráficos com simplicidade e rapidez. A partir da seleção dos dados existentes na planilha, o Excel é capaz de gerar um gráfico, dentre os vários tipos existentes, sem a necessidade de definir parâmetros adicionais. E você pode editar todas as características do gráfico depois, personalizando o resultado da maneira que você quiser. Este capítulo mostrará a criação básica de gráficos, os tipos diferentes, formatação e modificação de outras características.

8.2. Inserindo um gráfico Um gráfico pode ser inserido por comandos na Faixa de Opções ou por outros botões e atalhos.

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Gráficos

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8.2.1. Pela Faixa de Opções Para criar um gráfico pelos comandos da Faixa de Opções, o procedimento é o seguinte: 1. Selecione o intervalo de células que será usado na criação do gráfico, incluindo os títulos das linhas e/ou colunas. Se você não selecionar um intervalo, o Excel pegará, por padrão, toda a região ao redor da célula ativa;

2. Clique na guia Inserir, grupo Gráficos e, depois, aponte para o botão correspondente ao tipo de gráfico que você deseja criar. Enquanto você move o ponteiro do mouse, surge uma caixa com uma rápida explicação daquele tipo de gráfico;

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3. Clique no botão desejado para abrir os subtipos de gráficos. Passe o mouse sobre os ícones para uma visualização prévia de como ficariam os seus dados selecionados naquele subtipo;

4. Clique para selecionar o subtipo. O gráfico será desenhado no centro da planilha.

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8.2.2. Pelo botão de gráficos recomendados Para obter recomendações de gráficos, siga os passos adiante: 1. Selecione o intervalo que será usado para a criação do gráfico; 2. Na guia Inserir, grupo Gráficos, clique no botão Gráficos Recomendados;

3. Clique nas miniaturas à esquerda para você visualizar previamente os dados selecionados sob forma gráfica; 4. Clique em OK para inserir o gráfico selecionado.

8.2.3. Por outros atalhos São descritas adiante outras maneiras rápidas de inserir um gráfico, quando um intervalo de dados já está selecionado: •

Pressione ALT + F1 para inserir o gráfico padrão no meio da planilha atual, como um objeto flutuante;

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•

•

Pressione F11 para inserir o gráfico em uma folha exclusiva, ocupando toda a área disponível; Clique no ícone Análise Rápida (ou use o atalho CTRL + Q) e, depois, selecione o item Gráficos. Mova o ponteiro do mouse sobre os tipos apresentados para ter uma prévia na própria planilha. Clique no tipo escolhido para inserilo.

8.2.4. Reposicionando o gráfico Após o gráfico ter sido inserido na planilha na parte central, provavelmente você precisará movê-lo para outro local ou alterar suas dimensões. •

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Para mover o gráfico, leve o ponteiro do mouse até sua moldura mais externa. Quando o ponteiro assumir a forma de uma seta branca com quatro pequenas setas pretas, segure o botão esquerdo do mouse, movimente e solte quando chegar ao local desejado;

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•

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Para redimensionar o gráfico, leve o ponteiro do mouse sobre um dos quatro cantos ou nos pontos médios das molduras, sobre os pequenos círculos (alças de redimensionamento). Quando o ponteiro assumir a forma de uma seta dupla, segure o botão esquerdo do mouse, movimente para dentro para diminuir ou para fora para aumentar sua dimensão. Solte o botão quando atingir o tamanho desejado;

Para movimentar ou redimensionar o gráfico, usando as linhas de grade da planilha como referência, segure a tecla ALT enquanto movimenta o mouse.

8.2.5. Guia Ferramentas de Gráfico A guia Ferramentas de Gráfico aparece quando um gráfico está selecionado dentro da planilha ou em uma folha exclusiva. Ela contém duas subguias: Design e Formatar, as quais serão detalhadas mais adiante neste capítulo.

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8.3. Elementos de um gráfico Depois que o gráfico foi inserido, você terá acesso a todos os elementos dele para que possa efetuar alterações e formatações. Enquanto você move o ponteiro do mouse sobre esses elementos, uma dica de tela aparece, indicando qual é aquele elemento e que valor ele possui, se aplicável.

1. Área do gráfico; 2. Título do gráfico; 3. Área de plotagem; 4. Títulos dos eixos; 5. Eixo vertical principal (valores); 6. Eixo vertical secundário (valores); 7. Eixo horizontal (categorias); 8. Série de dados; 9. Ponto de dados; 10. Rótulos de dados; 11. Legenda; 12. Linhas de grade principais e secundárias; 13. Dica de tela; 14. Marcadores para gráficos de linhas.

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Os gráficos 3D possuem alguns elementos adicionais que podem ser formatados: Base (piso), Parede Lateral, Parede Posterior (fundo) e alguns outros itens característicos. Os gráficos circulares também possuem alguns elementos e características de formatação exclusivas que serão vistas mais adiante neste capítulo, como as fatias.

8.4. Tipos de gráficos Este tópico mostrará todos os tipos de gráficos existentes no Excel 2016, porém o curso abordará detalhadamente apenas os gráficos mais comuns. Quase todos os gráficos podem exibir qualquer dado organizado em linhas ou colunas de uma planilha.

8.4.1. Gráficos de colunas Os gráficos de Colunas Agrupadas são indicados para traçar comparativos entre itens e exibir modificações de dados ocorridas em um determinado espaço de tempo.

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Em outro subtipo, Colunas Empilhadas, os valores de cada ponto da série são plotados um sobre o outro. A coluna mostra, portanto, o total (soma) para aquele ponto, e não valores separados, como no tipo anterior.

Quando você necessitar que cada ponto mostre os valores proporcionais, use o tipo Colunas 100% Empilhadas. Nesse tipo, cada ponto de dado é a soma dos valores de cada série naquele ponto, representado como 100%. Nessa coluna é possível você perceber quanto o ponto de cada série contribuiu em % para aquele total.

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Os gráficos de colunas apresentam variações 3D para cada tipo:

Evite usar gráficos 3D em suas planilhas e relatórios porque os valores são um pouco difíceis de serem lidos por causa dos ângulos de visualização e perspectiva. Eles são mais úteis para mostrar apenas tendências e são boa opção para apresentações audiovisuais.

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8.4.2. Gráficos de barras horizontais Quando você precisar comparar itens, porém não necessariamente contra o tempo, o gráfico de Barras 2D Agrupadas na horizontal representa boa alternativa para exibição desses dados.

Os gráficos de barras horizontais também possuem subtipos que incluem Barras Empilhadas, Barras 100% empilhadas e suas variações 3D:

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8.4.3. Gráficos de linhas Os gráficos de Linhas Agrupadas são excelentes para representar dados que variam com o tempo e apontar tendências nos dados. As linhas ilustram bem essa continuidade, principalmente quando há várias séries plotadas simultaneamente.

Marcadores nos pontos de dados auxiliam a leitura nas visualizações e impressões monocromáticas. Para os gráficos de linhas, também existem os subtipos Linhas Empilhadas, Linhas 100% Empilhadas e uma versão 3D.

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8.4.4. Gráficos de área O gráfico de Áreas Sobrepostas também representa conjuntos de dados que variam com o tempo, indicando uma continuidade, assim como os gráficos de linhas, porém sua visualização é um pouco confusa porque os valores de uma série que está na frente podem cobrir as séries de trás. A maneira de contornar essa situação é deixando as áreas semitransparentes ou aplicando bordas às áreas.

O gráfico de Áreas Empilhadas já é melhor em termos de visualização porque mostra, ao longo do tempo, o total das séries e quanto cada uma participou naquele total.

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Também há o subtipo Áreas 100% Empilhadas, além de algumas versões 3D:

8.4.5. Gráficos de pizza O Gráfico de pizza (ou gráfico de setores) tem a intenção de representar partes de um todo. Ou seja, quanto cada item representa no total (100%).

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A variação 3D desse gráfico também é bastante comum:

O Excel toma os dados da tabela que possui rótulos e valores e faz o cálculo de quanto cada valor representa no total, gerando tamanhos diferentes para cada fatia da pizza. Só é possível usar uma única série de dados. Esse gráfico não se torna muito viável para uma quantidade muito grande de pontos. Nessa situação, considere usar as variações Pizza de Pizza ou Barra de Pizza, onde o excesso de pontos é agrupado em uma categoria Outros:

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8.4.6. Gráfico de rosca O Gráfico de Rosca é semelhante ao gráfico de pizza no sentido de representar partes de um todo. Neste, porém, é possível a inclusão de mais séries de dados. Não há versão 3D deste tipo de gráfico.

8.4.7. Gráficos de dispersão Os Gráficos de Dispersão são usados para mostrar a relação entre duas variáveis, cujos valores são fornecidos para formarem pares XY. Cada variável usa um dos eixos do gráfico.

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Os pontos podem ficar dispersos (isolados), unidos por segmentos de reta ou por curvas. Um recurso que facilita a localização e a leitura dos pontos é a exibição das linhas de grade horizontais e verticais, incluindo as secundárias. O efeito é o de um "papel milimetrado".

Há uma variação do gráfico de dispersão chamado de Gráfico de Bolhas (2D e 3D). Nele, há um intervalo de dados a mais, o qual determina o tamanho de cada bolha.

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8.4.8. Gráficos de ações Os Gráficos de Ações possuem aplicações no mercado de ações e bolsas de valores. As ações (papéis) são negociadas durante o dia e possuem variações ou flutuações em seus valores em momentos importantes: abertura do mercado, fechamento do mercado, cotação máxima, cotação mínima e volume negociado (papéis). Há quatro tipos de gráficos de ações, combinando esses valores.

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Apesar de a aplicação principal ser o mercado de ações, esses gráficos podem ser usados com dados técnicos ou científicos.

8.4.9. Gráficos de superfície O Gráfico de Superfície é usado para plotar dados em três eixos. É ideal para analisar grandes volumes de dados e encontrar as combinações ou valores ideais. Ele lembra bastante um mapa tridimensional com o relevo de um terreno. A variação de cores é feita conforme a faixa de valores no eixo vertical, exatamente como se fossem valores de altitude em um mapa.

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Gráficos

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Há variações, mostrando somente os contornos ou os dados sobre um plano:

8.4.10. Gráficos de radar Gráficos de radar são úteis para comparar valores agregados entre as séries de dados, especialmente se for um evento cíclico ou sazonal (repetitivo). Os valores são plotados partindo do centro do gráfico. Nele é possível identificar áreas de maior concentração de dados ou com os maiores valores.

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Há variações, permitindo a exibição de marcadores ou áreas preenchidas:

8.4.11. Gráficos de combinação O Gráfico de Combinação permite a exibição de séries de dados na forma de diferentes tipos de gráficos. Os tipos mais comuns de combinação abrangem colunas e linhas, porém é possível combinar gráficos de tipos bastante diferentes.

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Quando uma ou mais séries possui um valor muito diferente dos exibidos no eixo vertical principal, é possível plotá-lo no eixo secundário, que se localiza no lado direito da área do gráfico.

Como variação, em vez de linha é possível usar uma área:

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8.4.12. Gráficos de cascata (waterfall) O Gráfico de Cascata mostra a evolução de valores de maneira acumulada. É um gráfico de ganhos e perdas. Ele parte de um valor inicial (saldo anterior) e segue acumulando novos valores de forma positiva ou negativa. Cada novo valor parte sempre do ponto em que parou o valor anterior. Há pontos intermediários de totais (ou saldos parciais). O último ponto representa o saldo final. O gráfico pode representar valores ao longo do tempo ou valores que passam por fases diferentes (cálculos intermediários), partido de um valor inicial, até o final.

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8.4.13. Histogramas O Histograma é um gráfico de distribuição de frequências bastante usado em estatística e pesquisas de mercado. É considerado uma das ferramentas da Qualidade. Ele representa em colunas um conjunto de dados tabulados, divididos em classes com valores uniformes (compartimentos). A base da coluna representa a medida da classe e a altura representa a quantidade ou frequência da ocorrência desse valor.

8.4.14. Gráficos de Pareto O Gráfico de Pareto (ou Diagrama de Pareto) também é uma ferramenta da Qualidade e é usado para estabelecer uma ordenação nas causas de perdas que devem ser sanadas. O conceito foi concebido pelo economista italiano Vilfredo Pareto no início do século XX e tem o objetivo de compreender a relação ação ↔ benefício, ou seja, prioriza a ação que trará o melhor resultado. O diagrama é composto por um gráfico de colunas que ordena as frequências das ocorrências em ordem decrescente e facilita a localização de problemas vitais com objetivo de eliminar futuras perdas. O Diagrama de Pareto está relacionado com a Lei de Pareto, também conhecida como princípio 80-20, o qual determina que 80% das consequências decorrem de 20% das causas. 325


No Excel, o Gráfico de Pareto plota também uma linha (lida no eixo secundário) com valores acumulados de porcentagem.

8.4.15. Gráficos de hierarquia (mapa de árvore) Um Gráfico de Hierarquia do tipo Mapa de Árvore cria uma visualização de um conjunto de dados sob forma de áreas retangulares. As dimensões são calculadas automaticamente por meio dos valores fornecidos. Os dados precisam estar classificados e agrupados, de modo que os grupos maiores estejam nas primeiras colunas.

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8.4.16. Gráficos de hierarquia (explosão solar) Outro Gráfico de Hierarquia, o de Explosão Solar, mostra os valores também classificados e agrupados como o tipo anterior. A diferença é que este distribui os dados de forma radial, tendo os principais grupos partindo do centro. As fatias são calculadas automaticamente em função dos valores da última coluna.

8.4.17. Gráficos de caixa (boxplot) O Gráfico de Caixa (também conhecido como boxplot) apresenta a distribuição de valores, dentro de determinadas proporções (quartis). Cada ponto de dado mostra quatro faixas de valores, e cada faixa inclui 25% da contagem obtida da tabela de dados. Outros indicadores notáveis incluem a mediana e a média dos valores para aquele ponto. Valores muito fora das faixas são indicados como "pontos fora do intervalo".

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8.5. Guia Design A guia Design é responsável pela aparência geral do gráfico, especialmente com relação aos elementos e seu posicionamento, cores, intervalos de dados (séries), alteração do tipo e movimentação do gráfico.

Você verá, a seguir, as descrições dos grupos e botões desta guia.

8.5.1. Grupo Layout de Gráfico Veja, a seguir, descrições dos botões do grupo Layout de Gráfico.

8.5.1.1.Adicionar Elemento Gráfico Este botão permite colocação, remoção ou reposicionamento de elementos do gráfico. Use o comando Mais Opções... quando quiser visualizar um painel com todas as possibilidades de alteração daquele elemento.

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Gráficos

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Você também poderá modificar os elementos pelo botão Elementos do Gráfico. Ele aparece automaticamente no lado direito de um gráfico selecionado, representado por um sinal de mais (+):

Para outras configurações e formatações, o comando Mais Opções... é exibido para que você tenha acesso ao painel de formatação do elemento selecionado:

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8.5.1.2.Layout Rápido Você pode inserir e formatar elementos individuais do gráfico, porém o botão Layout Rápido oferece uma maneira prática para você escolher combinações dos elementos mais comuns. As opções variam conforme o tipo de gráfico selecionado:

8.5.2. Grupo Estilos de Gráfico Veja, a seguir, descrições dos botões do grupo Estilos de Gráfico.

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8.5.2.1.Alterar Cores O botão Alterar Cores permite que você mantenha todos os elementos que você escolheu pelo botão Layout Rápido ou mesmo manualmente, porém modifique apenas o esquema de cores, o qual oferece seis cores básicas para os pontos de dados:

8.5.2.2.Estilos de Gráfico Este local oferece uma série de opções de formatação prontas, incluindo elementos, posicionamentos, cores, textos, etc. Basta movimentar o ponteiro do mouse sobre cada miniatura para você visualizar o efeito no gráfico selecionado. Alguns tipos de gráficos possuem muitas opções de estilos. Essa relação pode ser expandida quando você dá um clique no botão Mais.

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8.5.2.3.Botão Estilos de Gráfico Quando o gráfico está selecionado, tanto a cor como o estilo podem ser rapidamente trocados por meio do botão Estilos de Gráfico, localizado à direita do gráfico, o qual possui duas guias: Estilo e Cor:

8.5.3. Grupo Dados Veja, a seguir, descrições dos botões do grupo Dados.

8.5.3.1.Alternar Linha/Coluna O botão Alternar Linha/Coluna permite que você inverta a plotagem dos dados. As categorias que apareciam na legenda, agora ocupam os pontos de dados no eixo horizontal e vice-versa.

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8.5.3.2.Selecionar Dados Após a criação do gráfico, você pode ter a necessidade de acrescentar séries, excluir séries ou modificar os intervalos. A caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados oferece essas possibilidades.

As opções da caixa de diálogo são as seguintes: Opção/Botão Descrição Intervalo de Escolha outro intervalo que será aplicado a todo o gráfico. dados do gráfico Mesmo efeito do botão Alternar Linha/Coluna. Inverte a Alternar entre plotagem dos dados: as categorias que apareciam na legenda Linha/Coluna passam a ocupar os pontos de dados no eixo horizontal e vice-versa. Aqui você pode realizar algumas ações sobre as séries de dados: Adicionar: Acrescenta uma nova série. Forneça a célula que dá o título e o intervalo de dados; Editar: Altere o título da série ou o intervalo de dados; Entradas de Remover: Remove permanentemente a série do gráfico; Legenda (Série) Marque ou desmarque as caixas de seleção à esquerda de cada nome de série para que sejam exibidas ou não; Use os botões de setas (~ e ) para alterar a ordem da série selecionada. •

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Opção/Botão Rótulos do Eixo Horizontal (Categorias) Células Ocultas e Vazias

Descrição Altere o intervalo usado para os rótulos do eixo principal pelo botão Editar ou use as caixas de seleção para exibir ou ocultar determinados rótulos. Determina o comportamento das células que possuem valores zerados ou que fazem parte de linhas e colunas ocultas.

A seleção dos intervalos de dados também pode ser modificada diretamente na planilha. Quando um gráfico está selecionado, você pode observar na tabela original um contorno colorido em cada intervalo usado no gráfico:

Pelo mouse você pode alterar o tamanho do intervalo, arrastando os pequenos quadrados localizados nas cantoneiras:

Você também pode deslocar o intervalo, arrastando pela aresta colorida (não pelos cantos):

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8.5.4. Grupo Tipo Neste grupo, você encontra apenas o botão Alterar Tipo de Gráfico, o qual é responsável pela substituição do tipo atualmente aplicado, por outro da galeria de tipos de gráfico do Excel. Se nenhuma série estiver selecionada, o comando modifica o tipo de todo o gráfico; se uma série estiver selecionada, o comando modifica o tipo de gráfico apenas daquela série. Dessa forma é possível criar um gráfico de combinação. A guia Todos os Gráficos mostra todos os tipos e subtipos existentes. Escolha o gráfico pelo tipo à esquerda e o subtipo na parte superior. Se você passar o ponteiro do mouse sobre a miniatura do gráfico, verá uma visualização do mesmo com os dados atuais.

A guia Gráficos Recomendados mostra algumas sugestões de gráficos ideais para o conjunto de dados selecionado, conforme visto no início do capítulo. 335


8.5.5. Grupo Local Neste grupo, use o botão Mover Gráfico para alterar a localização do gráfico. Ele pode ser transferido de planilha ou movido para uma folha exclusiva de gráfico, à qual você pode atribuir um nome.

Quando dentro de uma planilha, o gráfico é considerado um objeto flutuante:

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Quando movido para uma nova planilha, essa folha contém apenas o gráfico e não é uma folha de planilha com células. Nessa configuração, o gráfico aparece bem maior e com muito mais detalhes:

8.6. Guia Formatar A guia Formatar é responsável pela formatação visual e outras configurações de elementos individuais do gráfico.

Você verá, a seguir, as descrições dos grupos e botões desta guia.

8.6.1. Grupo Seleção Atual Veja, a seguir, descrições dos botões do grupo Seleção Atual.

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8.6.1.1.Elementos do Gráfico Qualquer elemento gráfico pode ser selecionado quando você clica uma vez sobre ele, mas há outra maneira de selecionar esses elementos. No alto do grupo Seleção Atual existe uma lista com todos os Elementos do Gráfico selecionado. Essa lista é especialmente útil se o elemento que você deseja selecionar for muito pequeno ou está oculto atrás de outro objeto.

8.6.1.2.Formatar Seleção Este botão abre o painel de formatação relativo ao elemento selecionado. Alternativamente, para abrir o painel você pode aplicar um duplo-clique diretamente sobre o elemento que será formatado ou selecionar esse elemento usar o atalho CTRL + 1.

8.6.1.3.Redefinir para Coincidir Estilo Ao clicar neste botão com um elemento gráfico selecionado, ele perde toda a formatação adicional manual aplicada. Ele retorna, então, para sua formatação original, conforme definido pelo estilo de gráfico usado inicialmente.

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8.6.2. Grupo Inserir Formas As formas geométricas existentes no Microsoft Office representam maneiras de criar ilustrações diversas e criar elementos de destaque em suas planilhas e gráficos.

O botão Alterar Forma realiza modificações físicas à forma desenhada. O desenho das formas geométricas e outros tipos de ilustração serão vistos em detalhes no próximo capítulo.

8.6.3. Grupo Estilos de Forma Este grupo apresenta uma lista de Estilos de Forma. Um estilo é uma coleção de atributos: cor de preenchimento, cor de contorno e efeito especial.

8.6.3.1.Estilos de Tema e Predefinições Dentre os estilos predefinidos você encontra variações de cores, contornos e efeitos como sombra, brilho, reflexo e transparência. Você pode expandir a lista clicando no botão Mais.

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8.6.3.2.Botões de formatação O grupo Estilos de Forma também possui botões para uma formatação rápida do elemento selecionado: Preenchimento da Forma, Contorno da Forma e Efeitos de Forma:

Basta escolher uma cor de preenchimento, contorno, espessura, estilo de linha, efeitos, etc. Algumas opções remetem a outras configurações adicionais pelos painéis de formatação. Você também encontra várias dessas formatações no menu de contexto, aberto pelo botão direito do mouse:

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8.6.4. Grupo Estilos de WordArt Este grupo permite a aplicação de efeitos específicos de texto, principalmente a títulos ou objetos de WordArt inseridos de forma avulsa. A primeira opção do grupo abre uma lista com estilos predefinidos:

Você também pode formatar individualmente Preenchimento do Texto, Contorno do Texto e Efeitos de Texto:

Algumas opções de efeitos não estão disponíveis para textos nos gráficos (títulos e rótulos de dados), apenas para objetos WordArt inseridos à parte.

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8.6.5. Grupo Organizar O grupo Organizar está presente em diversas ocasiões no Excel, conforme o elemento selecionado. Este grupo é usado basicamente para promover a organização dos elementos para um melhor resultado visual. Comando Avançar Recuar

Painel de Seleção

Alinhar

Agrupar

Girar

Descrição Traz o elemento selecionado para frente de outro ou para frente de todos os objetos gráficos. Envia o elemento selecionado para trás de outro ou para trás de todos os objetos gráficos. Abre um painel lateral que permite a visualização de todos os elementos gráficos, possibilitando redefinir a ordem ou mesmo ocultar e reexibir alguns elementos para facilitar o trabalho com muitos objetos. Permite o alinhamento dos objetos selecionados em relação a um deles, pela esquerda, direita, por cima, por baixo, centralizado, etc. Também é possível aplicar uma separação uniforme entre eles. Cria um agrupamento com os elementos selecionados para que sejam tratados como um único objeto. Realiza um giro do elemento a cada 90º (ou outro ângulo qualquer), espelhamento horizontal ou vertical e permite aplicar um fator de ampliação ou redução (escala).

8.6.6. Grupo Tamanho Aqui você pode definir com precisão as dimensões em centímetros para o objeto selecionado. Use os controles de Altura e Largura.

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8.7. Trabalhando com elementos gráficos Neste tópico, você verá como modificar e formatar alguns dos elementos de um gráfico, que, conforme o tipo, podem ser diferentes. Para ativar um elemento que ainda não está visível, o botão Elementos do Gráfico se torna bastante prático. Ele aparece no canto superior direito do gráfico selecionado. O ícone é um sinal de mais (+). Quando aquele elemento possui mais opções de posicionamento, você pode clicar na seta } que aparece quando o ponteiro do mouse está sobre o item. Se houver outras configurações, o comando Mais Opções... abre o painel de formatação daquele elemento gráfico. Quando o painel de formatação do elemento está visível, ele apresenta diversas outras opções para configuração, formatação de contorno e preenchimento e efeitos.

Lembre-se de outras maneiras para abrir rapidamente o painel de formatação de um elemento gráfico ou menu de contexto: (1) aplicar um duplo-clique nele; (2) clicar uma vez e pressionar CTRL + 1; (3) clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção no menu de contexto.

8.7.1. Filtrando pontos e séries Se você precisar remover algumas informações para imprimir o relatório ou mostrar os gráficos em uma reunião, não é necessário excluir as séries ou pontos individuais para depois inseri-los novamente. Você pode apenas ocultar momentaneamente essas informações.

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Para fazer isso, selecione o gráfico. Ao lado dele, aparece um botão com ícone de filtro. Clique nesse botão, marque os elementos que deseja visualizar ou ocultar e, no final, clique em Aplicar.

8.7.2. Título do gráfico Cada gráfico possui apenas um título, colocado na parte superior. Para exibir ou remover o título rapidamente, use o botão Elementos do Gráfico.

Para escrever na área reservada, selecione o título e digite na barra de fórmulas. Alternativamente, clique dentro da caixa de título. Quando o cursor de edição começar a piscar, escreva o título e clique fora dele quando terminar ou pressione ESC.

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8.7.3. Títulos dos eixos Um gráfico de linhas, colunas, barras, dispersão e alguns outros, possuem dois eixos principais: horizontal e vertical. Quando você configura uma ou mais séries para usar o eixo secundário, ele é ativado também. O botão Elementos do Gráfico fornece uma maneira conveniente para ligar ou desligar esses títulos:

Para escrever o texto do título, selecione a caixa e digite diretamente nela ou faça a digitação pela barra de fórmulas.

8.7.4. Eixos O Excel determina os valores dos eixos automaticamente de forma que os dados sejam representados da melhor forma possível, sem perda de informação. Se você precisar modificar isso por algum motivo, aplique um duplo-clique em qualquer eixo ou rótulo de eixo para abrir o painel Formatar Eixo:

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Em Opções de Eixo você encontra as principais alterações: Opção

Descrição Representa o menor valor para o eixo. O Excel o modifica, caso os valores dos dados sejam muito altos. Para deixá-lo sempre Limite Mínimo fixo, digite o novo valor na caixa ao lado e tecle ENTER. Para retornar ao automático, clique no botão Redefinir. Representa o maior valor para o eixo. Para deixá-lo sempre Limite Máximo fixo, digite o novo valor na caixa ao lado e tecle ENTER. Para retornar ao automático, clique no botão Redefinir. Representa as principais divisões do eixo e por onde as linhas Unidade de grade principais cruzarão. Pode ser alterado pela digitação Principal na caixa ao lado. Unidade Representa as divisões quando as linhas de grade secundárias Secundária estiverem exibidas. Eixo horizontal Determine a posição do eixo horizontal. cruza em Caso os valores do eixo sejam muito grandes, é possível Unidades de determinar uma unidade, para simplificação da quantidade de exibição algarismos: Milhares, Milhões, etc. Para gráficos técnicos, matemáticos ou científicos, aplica uma Escala escala logarítmica ao eixo, determinada por uma base, digitada logarítmica na caixa ao lado. Valores em Inverte a ordem de exibição dos valores do eixo. ordem inversa

Outras opções de formatação de eixo incluem: Marcas de Escala, Rótulos e formato de Número.

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Quando o eixo incluir datas, você tem acesso a configurações específicas:

8.7.5. Linhas de grade As linhas de grade são um recurso apenas visual que auxiliam uma leitura aproximada de valores nos eixos, principalmente quando os rótulos de dados não estão presentes. Por padrão o Excel já habilita as linhas de grade principais que cruzam o eixo nas unidades principais, onde estão os rótulos do eixo. Conforme o tipo de gráfico, você pode ligar as linhas de grade secundárias para uma leitura mais precisa. As linhas de grade secundárias são mais úteis nos gráficos de dispersão, simulando um "papel milimetrado". Você pode ligar ou desligar as linhas de grade pelo botão de Elementos do Gráfico:

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Para formatar as linhas de grade, aplique um duplo-clique em alguma delas. No painel Formatar Linhas de Grade, escolha cor, espessura, tipo de traçado, transparência, etc.

8.7.6. Rótulos de dados Rótulos de dados são "etiquetas" exibidas junto aos pontos de dados. São importantes para informar o valor em cada ponto, porém causam confusão se são muito grandes ou numerosos porque acabam sobrepostos e dificultam a leitura. Você pode ligar os rótulos de dados pelo botão Elementos do Gráfico e, inclusive, determinar seu posicionamento, dependendo do tipo de gráfico selecionado. Durante a formatação você tem acesso às opções completas:

Basicamente, você consegue determinar quais informações serão representadas nos rótulos, como Valor, Nome da Série, etc. Você pode, também, determinar a Posição do Rótulo e formato para o Número. Tipos diferentes de gráficos possuem opções típicas para a formatação dos rótulos de dados, como o gráfico de pizza:

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8.7.7. Tabelas de dados Se você não puder ficar sem os valores dos pontos de dados, mas, ao mesmo tempo, os rótulos de dados ficariam congestionados, a tabela de dados é uma boa solução. É um elemento que aparece abaixo do gráfico e inclui todos os valores do intervalo original, além dos nomes das séries e códigos de legenda. Você pode ligar a tabela de dados pelo botão Elementos do Gráfico:

Você pode formatar a tabela de dados em termos de linhas de contorno e códigos de legenda.

8.7.8. Legendas As legendas estão presentes em praticamente todos os gráficos e representam as categorias, ou os nomes das séries de dados. Você pode ligar a legenda de dados pelo botão Elementos do Gráfico e também pode optar por um posicionamento diferente do local padrão (à direita):

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8.7.9. Gráficos de colunas e barras Além de você poder aplicar cores de preenchimento e linhas de contorno, conforme visto anteriormente, é possível definir outras opções para os gráficos de colunas e barras. Quando você formata uma série em colunas ou barras, verá o painel Formatar Séries de Dados:

Você pode alterar as seguintes Opções de Série: Opção Plotar Série no Sobreposição de Séries Largura do Espaçamento

Descrição Escolha se deseja visualizar os valores no Eixo Principal (esquerdo) ou Eixo Secundário (direito). Indica (em porcentagem) quanto uma série será plotada sobreposta à outra. Valores positivos indicam sobreposição; valores negativos indicam afastamento. Indica (em porcentagem) qual o espaço entre duas colunas ou barras. Um valor de 100% indica que, entre uma coluna e outra, há um espaço equivalente a 100% da largura de uma das colunas.

8.7.10. Gráficos de pizza A principal característica do gráfico de pizza é ser circular e baseado em "fatias", calculadas automaticamente conforme os dados do intervalo usado em sua construção. Para a construção são necessários dois intervalos: um com os rótulos e o outro com os valores. Os intervalos podem ter orientação vertical ou horizontal. 350

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Quando você inicia a formatação da série de dados (um duplo-clique em qualquer fatia abre o painel), verá as seguintes opções no painel Formatar Séries de Dados:

Opção

Descrição Modifica o início das medições (0º corresponde à Ângulo da posição 12:00) para outro valor de ângulo, no sentido primeira fatia horário. Explosão da Indica (em porcentagem) o afastamento das fatias da Pizza pizza em relação ao centro.

No caso particular de um gráfico de pizza 2D ou 3D, você pode dar ênfase a alguma informação, puxando uma das fatias. Para isso, selecione toda a pizza, depois selecione uma das fatias e, finalmente, puxe-a para fora:

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8.7.11. Aplicando um plano de fundo Alguns elementos gráficos, como as colunas de dados, a área de plotagem ou a área do gráfico, podem ser preenchidas com uma cor sólida, uma mistura de cores (gradiente), uma textura predefinida ou até mesmo uma imagem fotográfica. Como exemplo, tome a Área de Plotagem já selecionada de um gráfico:

Para aplicar um padrão de textura à área de plotagem, em Ferramentas de Gráfico, guia Formatar, grupo Estilos de Forma, clique em Preenchimento da Forma, Textura e escolha o padrão de textura que desejar:

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A área de plotagem recebe a textura selecionada:

8.8. Trabalhando com modelos de gráficos A inserção e modificação dos gráficos no Excel são tarefas relativamente fáceis e rápidas. Contudo, se você tiver um relatório com muitos gráficos criados e precisar realizar as mesmas formatações em cada um deles, isso se torna trabalhoso. O Excel possui a capacidade de aproveitar todas as definições de formatação de um gráfico e transformar tudo isso em um modelo salvo. Futuramente, quando você precisar criar um novo gráfico com as mesmas definições, a tarefa é tão fácil quanto escolher um tipo de gráfico existente! Para definir um gráfico como modelo, o procedimento é o seguinte: 1. Selecione o gráfico que será usado como modelo; 2. Clique dentro do gráfico com o botão direito do mouse e escolha Salvar como Modelo.... A caixa de diálogo Salvar Modelo de Gráfico apontará para uma pasta padrão do Office para armazenamento de modelos: C:\Users\Usuário\ AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts; 3. Digite o nome desejado para o modelo e clique em Salvar. A extensão usada para o arquivo de definições de modelo é .crtx.

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Para aplicar um modelo salvo a um gráfico existente: 1. Selecione o gráfico que deverá receber as formatações do modelo salvo; 2. Clique dentro gráfico com o botão direito do mouse e escolha Alterar Tipo de Gráfico.... Gráfico.... A caixa de diálogo Alterar Tipo de Gráfico mostra Gráfico mostra todos os tipos e subtipos de gráficos; 3. Na lista de tipos principais, clique em Modelos Modelos para acessar os modelos salvos;

4. Selecione o modelo desejado e clique em OK OK para aplicá-lo ao gráfico selecionado. Para excluir um modelo de gráfico, siga os passos adiante: 1. Selecione qualquer gráfico; 2. Com o botão direito do mouse, escolha Alterar Tipo de Gráfico...; Gráfico...; 3. Clique no botão Gerenciar Modelos... que Modelos... que aparece no canto inferior esquerdo da caixa Alterar Tipo de Gráfico para Gráfico para visualizar a pasta com os modelos salvos; 4. Selecione o arquivo que representa o modelo que será excluído e pressione DEL; 5. Feche a janela do Explorador de Arquivos que mostra a pasta com os modelos de gráficos. 354

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8.9. Minigráficos Use um minigráfico quando você precisar representar graficamente uma ou mais séries de dados, porém não possuir espaço para criar um gráfico completo com títulos, eixos, rótulos, etc. O minigráfico é traçado em função de valores que q ue se encontram em intervalos de células. Ao contrário dos gráficos normais, o intervalo usado para os minigráfico não inclui os títulos. O minigráfico é traçado t raçado inteiramente dentro de uma célula, a qual pode ser mesclada. Se você selecionar vários intervalos, poderá criar todos os minigráficos simultaneamente, um em cada célula. Eles farão parte de um agrupamento. Quando um minigráfico está selecionado, você tem acesso às Ferramentas de Minigráfico. Minigráfico. Essa guia fornece opções e formatações de cores e estilos diferentes. Para acompanhar as explicações deste tópico, abra o arquivo Minigráficos.xlsx Minigráficos.xlsx,, disponível na sua pasta de exercícios do Capítulo 8. 8. Você verá duas tabelas. A primeira possui valores absolutos de toneladas exportadas de produtos, para as cinco regiões do Brasil:

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A segunda tabela contém espaço para o cálculo da variação percentual de um mês para outro, ou seja, indicará ganhos e perdas ao longo do ano:

Inicialmente, complete a segunda tabela, usando o conceito de variação percentual: Variação% = Valor atual ÷ Valor anterior – 1 1. Selecione o intervalo D14:N19. O mês de janeiro não entra porque não há o valor anterior a ele (dezembro do ano anterior). Após a seleção, a célula ativa é a D14;

2. Digite a fórmula =D4/C4-1 e tecle CTRL + ENTER para inseri-la em todas as células selecionadas.

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8.9.1. Criando minigráficos Para criar um minigráfico, siga o procedimento adiante: 1. Selecione o intervalo de valores numéricos. Os títulos das linhas e colunas não devem entrar; 2. Na guia Inserir Inserir,, grupo Minigráficos Minigráficos,, clique no minigráfico desejado: Linha Linha,, Coluna e Coluna e Ganhos/Perdas Ganhos/Perdas;;

3. A caixa de diálogo Criar Minigráficos Minigráficos aparece, mostrando os dados selecionados em Intervalo de dados. dados. O cursor está piscando em Intervalo de Locais;; Locais

4. Selecione o intervalo de células que receberá o grupo de minigráficos;

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5. Clique em OK OK para para fechar a caixa de diálogo e inserir os minigráficos no intervalo indicado.

Para a tabela inferior do exemplo deste tópico, após a inserção de um minigráfico de Perdas/Ganhos Perdas/Ganhos,, o resultado é o seguinte:

O intervalo de dados usado na inserção do minigráfico foi C14:N19 e o intervalo de locais foi o O14:O19.

8.9.2. Personalizando os minigráficos Quando uma ou mais células com minigráficos estão selecionadas, você verá na Faixa de Opções a guia Ferramentas de Minigráfico: Minigráfico:

Os comandos da guia Design Design são responsáveis pela alteração do tipo de minigráfico, pela formatação e definição de opções adicionais para pontos notáveis e eixos. Veja, a seguir, os grupos e comandos usados na personalização dos minigráficos. 358

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8.9.2.1.Grupo Minigráfico Neste grupo há um único botão, Editar Dados, Dados, que possui a finalidade de modificar os intervalos originais ou definir o comportamento de células ocultas, vazias ou zeradas:

Comando Editar Localização e Dados de Grupo... Editar Dados do Minigráfico Único... Células Ocultas e Vazias...

Descrição Permite a alteração do intervalo original de dados, bem como o intervalo de desenho de todos os minigráficos do grupo. Permite a alteração do intervalo de origem para um dos minigráficos do grupo. Define como serão traçados os dados quando há células ocultas e vazias no intervalo original.

8.9.2.2.Grupo Tipo Para alterar o tipo de minigráfico, basta clicar no botão correspondente.

359


8.9.2.3. Grupo Mostrar Contém seis caixas de seleção. Destaca pontos notáveis no minigráfico, usando marcadores ou cores diferentes.

Caixa de seleção

Descrição Destaca o ponto de maior valor no minigráfico.

R Ponto

Alto Destaca o ponto de menor valor no minigráfico.

R Ponto

Baixo Destaca pontos com valores negativos.

R Pontos

Negativos Destaca o primeiro ponto no minigráfico.

R Primeiro

Ponto Destaca o último ponto no minigráfico.

R Último

Ponto Para minigráficos de linhas, exibe marcadores em todos os pontos.

R Marcadores

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8.9.2.4.Grupo Estilo Oferece estilos prontos, combinando cores para o minigráfico e para os pontos de destaque (marcadores). As opções variam conforme o minigráfico escolhido: Linha,, Coluna Linha Coluna,, Perdas/Ganhos Perdas/Ganhos..

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8.9.2.5.Grupo Agrupar Este grupo é responsável por algumas configurações adicionais aos minigráficos já con constr struíd uídos. os.

Os botões e comandos disponíveis são descritos a seguir: Botão Eixo

Agrupar Desagrupar Limpar

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Descrição Define opções adicionais para exibição de eixos ou determinação de valores fixos para os valores mínimos e máximos do eixo vertical. Agrupa minigráficos criados separadamente, para que compartilhem as mesmas formatações e opções de eixos. Remove os minigráficos selecionados do grupo principal. Permite a exclusão dos minigráficos selecionados ou grupos inteiros.

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•

O Excel tem ferramentas próprias para a criação de diferentes tipos de gráficos com simplicidade e rapidez. Os gráficos mostram visualmente séries de dados das planilhas; Se quiser, você pode adicionar os elementos de um gráfico, mas alguns são exibidos por padrão. Você pode redimensionar os elementos, mudar seu formato e sua localização no gráfico ou removê-los; O Excel oferece muitos tipos de gráficos e suas variações. Você pode escolher o tipo que seja mais adequado para representar seus dados de forma compreensível: colunas, barras, linhas, áreas, pizza, rosca, dispersão, ações, radar, superfície, combinação e outros mais especializados; Você pode plotar, em um gráfico, os dados que estão organizados em uma planilha, em linhas ou colunas. Ainda que isso seja permitido para a maioria dos gráficos, como os de colunas e de barras, sempre considere as particularidades na organização que certos tipos exigem; A guia Ferramentas de Gráfico, também localizada na Faixa de Opções, só fica ativa quando uma folha de gráfico ou um gráfico está selecionado. A manipulação dos gráficos é feita com os comandos das subguias Design e Formatar; Como o próprio nome diz, os minigráficos são gráficos bem pequenos usados para exibir e resumir tendências de dados de uma planilha do Excel. Você pode criar um único minigráfico para uma linha ou coluna de dados, ou criar múltiplos minigráficos ao mesmo tempo.

363

Gráficos

8



1. Qual a sequência para criar um gráfico a partir de um intervalo de dados? ☐

a) Selecionar os dados incluindo os títulos, ativar a guia Inserir e, no grupo Gráficos, escolher o tipo e o subtipo desejados.

☐

b) Selecionar os dados excluindo os títulos (gráficos não podem usar textos da planilha), ativar a guia Inserir e, no grupo Gráficos, escolher o tipo e o subtipo desejados.

☐

c) Ativar a guia Inserir e, no grupo Gráficos, escolher o tipo e o subtipo desejados e, por fim, selecionar os dados na planilha.

☐

d) Ativar a guia Inserir e, no grupo Ilustrações, escolher o tipo e o subtipo desejados. O Excel procurará automaticamente pelos dados na planilha.

☐


2. Qual a afirmação correta sobre gráficos?

366

☐

a) Após a criação do gráfico, não é possível alterar o tipo.

☐

b) Um gráfico pode conter até 6 séries de dados e, no máximo, 12 pontos em cada série.

☐

c) Após a criação do gráfico, você pode alterar o estilo ou definir manualmente cores, contornos e efeitos para os elementos do gráfico.

☐

d) Cada planilha com dados organizados em tabelas só comporta um único gráfico.

☐


Gráficos

8

3. Qual o melhor tipo de gráfico para representar a participação das vendas de cada produto em relação ao total das vendas?

☐

a) Gráfico de superfície.

☐

b) Gráfico de pizza.

☐

c) Gráfico de área.

☐

d) Gráfico de dispersão.

☐


4. Quais as maneiras de formatar rapidamente ou ativar o painel de formatação para o elemento selecionado em um gráfico?

☐

a) Usar o atalho de teclado CTRL + 1.

☐

b) Usar o menu de contexto pelo botão direito do mouse.

☐

c) Aplicar um duplo-clique no elemento gráfico.

☐

d) Usar o botão Elementos do Gráfico, escolher o elemento e depois clicar em Mais Opções.

☐


367


5. Qual a afirmação incorreta sobre os minigráficos?

368

☐

a) Os dados usados para a construção de um minigráfico não incluem os títulos das linhas e colunas de valores.

☐

b) O minigráfico inserido em uma célula se ajusta à largura de coluna e altura da linha e pode ser criado, também, em células mescladas.

☐

c) É possível inserir vários minigráficos em uma mesma célula, desde que sejam criados um de cada vez.

☐

d) Após a inserção dos minigráficos é possível alterar o seu tipo, bem como formatar seus elementos individuais, como linhas, colunas e marcadores.

☐


Gráficos

Mãos à obra!

8


Estes exercícios complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 8 – Gráficos. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório – Capítulo 8.xlsx.

Laboratório 1 A – Trabalhando com gráficos – Planilha1 Na Planilha1, observe a seguinte tabela:

1. Com os dados fornecidos, construa um gráfico de colunas empilhadas, exibindo as regiões no eixo horizontal e as categorias de produtos na legenda; 2. Mova o gráfico para baixo da tabela e faça o alinhamento pelas linhas de grade, de forma que ele ocupe a largura da tabela, entre as colunas B e F e entre as linhas 8 e 20; 3. Da lista de estilos para o gráfico, escolha o Estilo 10 e aplique o esquema de cores Cor 4; 4. Como título do gráfico, digite Vendas por Categoria e Região. Modifique o tamanho da fonte para 18 pontos; 5. No eixo vertical, altere as unidades de exibição dos valores para Milhares e deixe os números sem casas decimais. 370

Gráficos

8

Laboratório 2 A – Trabalhando com gráficos – Planilha2 Na Planilha2, faça as seguintes atividades baseadas dos dados:

1. Crie um gráfico de combinação de colunas para a série Receita Bruta e linhas para a série Base de Clientes, sendo que esta última usando o eixo secundário; 2. Movimente o gráfico para o lado direito da tabela e faça o alinhamento usando as linhas de grade, entre as colunas F e L e entre as linhas 3 e 15 (a mesma altura da tabela); 3. Aplique ao gráfico o Estilo 3; 4. Para o título do gráfico, escreva Receita Bruta × Base de Clientes; 5. No eixo vertical, altere as unidades de exibição para Milhões e deixe os valores formatados com a categoria Número, sem casas decimais; 6. Filtre os dados para exibir apenas os valores do primeiro semestre. 371


Laboratório 3 A – Trabalhando com gráficos – Planilha3 Na Planilha3, observe a tabela e depois faça as atividades pedidas:

1. Insira um gráfico de linhas com as cinco séries (regiões), usando os valores de Janeiro a Junho; 2. Aplique ao gráfico o Estilo 2; 3. Mova o gráfico para uma folha exclusiva (nova planilha), Gráf1; 4. Para o título do gráfico, escreva Evolução das Unidades Vendidas (em milhares); 5. Mova a legenda para a parte superior e aumente a fonte se desejar; 6. De volta à Planilha3, insira um gráfico de pizza 3D, tomando como base os nomes das cinco regiões e os cinco totais da coluna I; 7. Mova o gráfico para baixo da tabela e faça o alinhamento como desejar; 8. Para o título do gráfico, escreva Participação de Cada Região; 9. Remova a legenda e ative os rótulos de dados, exibindo as porcentagens com uma casa decimal. Exiba, também, o nome da categoria (regiões). Posicione-os na extremidade externa das fatias; 10. Insira cinco minigráficos de linhas nas células da coluna Evolução, usando como intervalos de valores os dados de Janeiro a Junho de cada linha. Formate os minigráficos como desejar. 372

Imagens e ilustrações 9 9 9 9 9 9 9

Imagens; Imagens on-line; Formas; SmartArt; Instantâneo; WordArt; Organizando objetos gráficos.


9.1. Introdução Você aprendeu no capítulo sobre gráficos que é possível formatar um elemento gráfico com uma imagem de fundo. Você verá neste capítulo como trabalhar com outros objetos gráficos inseridos na planilha para dar uma aparência mais agradável e profissional. Ao contrário do Microsoft Word, o Excel não insere objetos dentro das células. Esses objetos gráficos são soltos e posicionados sobre uma "camada de desenho" independente. O resultado final, obviamente, é uma composição de tabelas, gráficos e ilustrações. Os objetos externos são inseridos na planilha pela guia Inserir, grupos lustrações e Texto:

9.2. Imagens Imagens são arquivos gráficos produzidos por outros programas, salvos em seu computador (ou na rede) e que podem ser importados pelo Microsoft Office para ilustrar aspectos importantes de seus relatórios, como logotipos, fotografias, desenhos técnicos, diagramas, etc. Veja, na tabela a seguir, alguns formatos típicos com as extensões de arquivos de imagem que o Excel é capaz de importar: Extensão .bmp

.jpg

374

Descrição Imagem tipo bitmap produzida pelo programa Paint, que acompanha o Windows no grupo Acessórios. É um tipo de imagem que não oferece compactação e, portanto, costuma ser grande em termos de tamanho do arquivo. Extensão típica para fotografias. Arquivos criados por inúmeros programas que manipulam fotos, ou mesmo gerados pelas fotografias que você tira com sua câmera digital ou smartphone. Permite compactação de conteúdo para reduzir o tamanho do arquivo, gerando alguma perda aceitável na qualidade.

Imagens e ilustrações

9

Extensão

Descrição Arquivo de imagem de uso típico para telas capturadas ou imagens com grandes áreas com a mesma cor. Este formato compacta .png bastante as imagens nesses casos, sem perda na qualidade, e permite uma camada transparente. Arquivo de imagem que só permite 256 cores ou tons de cinza, típico de sites da Web. Usado para ícones, logotipos ou ilustrações simples. Também pode ser criado e editado em programas .gif de manipulação de imagem. Apesar de poder armazenar uma sequência de imagens, formando uma animação (GIF animado), o Excel não exibe esse recurso. Arquivos vetoriais (ilustrações ou metafiles), compostos de linhas, curvas e outros elementos geométricos. Após a importação, é .wmf e .emf possível desfazer o agrupamento, redimensionar sem perda na qualidade, acessar e modificar cada elemento que gerou a ilustração.

Para inserir uma imagem salva em disco, o procedimento é o seguinte: 1. Selecione uma célula como referência. A imagem será inserida a partir dela; 2. Na guia Inserir, grupo Ilustrações, clique em Imagens para abrir a caixa Inserir Imagem;

375


3. Navegue até a pasta onde se encontra o arquivo que você deseja inserir e selecione-o; 4. Clique no botão Inserir.

Se, no momento da inserção de uma imagem, um gráfico estiver selecionado, essa imagem fará parte do gráfico e se moverá com ele.

Após a importação da imagem, você poderá realizar tarefas comuns com ela, como mover, copiar, redimensionar e girar. Para excluí-la, pressione DELETE. Quando a imagem está selecionada, a guia Ferramentas de Imagem aparece, com a subguia Formatar:

No grupo Ajustar você pode realizar edições locais na imagem, como correções de brilho, contraste, nitidez e cor:

376


9

Em Efeitos Artísticos você pode aplicar alguns efeitos especiais, como se estivesse usando um programa de retoque de fotografias:

No grupo Estilos de Imagem você pode aplicar outros efeitos mais simples e escolher uma moldura:

Os ajustes de cores, estilos e efeitos são cumulativos: você pode aplicar um após o outro. Se quiser retornar a imagem à configuração original, clique em Redefinir Imagem.

377


9.3. Imagens on-line Também chamadas de Clip-Art, as imagens on-line necessitam de uma conexão com a Internet. Quando escolhidas, elas são baixadas e inseridas sobre a planilha. O Microsoft Office se conecta com outros serviços de imagens, armazenamento em nuvem, mecanismos de busca e redes sociais, conforme o que você tiver à sua disposição e associado a uma conta Microsoft (hotmail.com, outlook.com, live.com, msn.com). Para inserir uma imagem on-line, siga os passos adiante: 1. Selecione uma célula como referência. A imagem será inserida a partir dela; 2. Na guia Inserir, grupo Ilustrações, clique em Imagens Online para abrir a caixa Inserir Imagens;

378


9

3. Na caixa de pesquisa, escreva uma ou mais palavras-chave para fazer a busca e tecle ENTER;

4. Visualize as opções disponíveis e selecione a imagem desejada; 5. Clique em Inserir. Depois de baixar a imagem e inseri-la na planilha, é possível realizar as mesmas ações que uma imagem inserida a partir de uma pasta, conforme tópico anterior. Caso a imagem seja do tipo vetorial (composta de linhas, curvas e elementos geométricos), ela pode ser desagrupada e seus componentes editados de forma individual.

Você também pode encontrar uma imagem por meio de uma busca normal em um site da Web, usando o seu navegador predileto. Ao encontrar a ilustração desejada, use o botão direito do mouse sobre ela e escolha o comando Copiar Imagem (ou similar). De volta ao Excel, clique em uma célula de referência e acione o comando Colar. Apesar da facilidade de obter conteúdo existente, tome cuidado e não copie imagens protegidas por direitos autorais, copyright, etc.

379


9.4. Formas Com a finalidade de realçar informações, destacar algo importante ou simplesmente ilustrar sua planilha, use uma das dezenas de formas geométricas prontas no Excel. Para inserir uma forma geométrica, o procedimento é o seguinte: 1. Na guia Inserir, grupo Ilustrações, clique em Formas para expandir a relação completa de botões de formas;

2. Clique na forma desejada; 3. Sobre a planilha, clique e segure o botão esquerdo do mouse, arraste para traçar o desenho e solte quando atingir o tamanho desejado.

380


9

Enquanto desenha uma forma: 1. Segure SHIFT para manter a forma regular (todos os lados iguais); 2. Segure CTRL para desenhar de dentro para fora da forma; 3. Segure ALT para encaixar nas linhas de grade; 4. Combine as ações anteriores. Após o desenho da forma, você consegue alterar seu tamanho por meio das alças de redimensionamento, mover, copiar, girar, modificar o preenchimento, contorno e efeitos. Algumas formas possuem uma alça amarela. Use-a para modificar alguns aspectos da geometria da forma, preservando o tamanho. Qualquer forma geométrica pode conter um texto dentro. Quando ela estiver selecionada, basta digitar o conteúdo. Em seguida, aplique formatações de fonte e alinhamento, disponíveis na guia Página Inicial. Com a forma selecionada você tem à disposição a guia Ferramentas de Desenho, com várias opções de formatação e modificação:

Use as opções do grupo Tamanho para determinar uma medida precisa em centímetros para a altura e largura da forma.

9.5. SmartArt SmartArt é o nome de um elemento inteligente, composto de formas geométricas e textos e que se expande automaticamente à medida que novas informações são acrescentadas. Este tipo de ilustração permite uma comunicação eficiente de ideias e mensagens, de maneira rápida e fácil. Escolha entre diversas categorias de ilustrações e um tipo de layout adequado à mensagem que você deseja transmitir.

381


Para inserir um elemento de SmartArt, siga os passos adiante: 1. Na guia Inserir, grupo Ilustrações, clique em Inserir um Elemento Gráfico SmartArt;

2. Na caixa de diálogo Escolher Elemento Gráfico SmartArt, selecione à esquerda a categoria de ilustrações que você deseja. Na área central da caixa, selecione o ícone da ilustração. O lado direito da caixa oferece uma prévia do elemento SmartArt com uma breve explicação de sua aplicação;

3. Clique em OK para inserir o elemento de SmartArt no meio da planilha;

382


9

4. Use a janela de texto à esquerda para digitar as informações ou clique diretamente dentro da forma para isso; 5. Insira novos elementos ou novas linhas com informações. As formas e textos se ajustam automaticamente;

6. Clique fora do elemento SmartArt quando terminar. Após a inserção da ilustração, você verá na faixa de opções as Ferramentas de SmartArt, com as guias Design e Formatar, as quais oferecem opções de formatação, escolha de estilos diferentes ou troca de tipos de diagramas:

A ilustração pode ser editada novamente, movida, copiada ou excluída.

9.6. Instantâneo Um instantâneo se assemelha a uma foto da tela de um programa ou aplicativo que está em execução no Windows. Caso você necessite colar uma imagem de outro programa no Excel ou mesmo uma área recortada da tela, use o instantâneo.

383


Para capturar a tela de um aplicativo, o procedimento é o seguinte: 1. Na guia Inserir, grupo Ilustrações, clique em Tirar um Instantâneo;

2. Selecione a miniatura da janela que deseja capturar. A janela toda do aplicativo será colada sobre a planilha.

Caso você não queira capturar a janela toda do aplicativo, mas apenas uma área dela, proceda da seguinte forma: 1. Vá até a janela do programa que você deseja capturar e deixe-a maximizada, preferencialmente (você pode usar o atalho ALT + TAB); 2. Volte ao Excel, na planilha que receberá o recorte e selecione uma célula de referência; 384


9

3. Na guia Inserir, grupo Ilustrações, clique em Tirar um Instantâneo; 4. Clique em Recorte de Tela;

5. O Excel ficará oculto e a tela momentaneamente "enevoada", mostrando o programa que estava em exibição antes do Excel ocupar a tela. O cursor assume a forma de uma cruz. Clique e arraste o mouse para definir uma área de recorte;

385


6. Quando você soltar o botão do mouse, a imagem da área será colada sobre a planilha, a partir da célula selecionada.

Após a colagem da imagem sobre a planilha, você tem acesso às Ferramentas de Imagem e a todos os comandos de formatação, edição e retoques.

9.7. WordArt Este objeto gráfico também pode ser usado para destacar informações, principalmente títulos. Essencialmente, WordArt é uma caixa de texto onde você digita algo. Você pode aplicar formatações específicas para dar um destaque maior e torná-lo uma espécie de letreiro com efeitos exclusivos, dando a impressão de "movimento" a ele. Para inserir um objeto de WordArt, siga os passos adiante: 1. Na guia Inserir, grupo Texto, clique em WordArt;

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9

2. Escolha um dos estilos prontos da galeria apresentada;

3. Uma caixa grande de texto é inserida na planilha. Digite o texto desejado;

4. Quando terminar, clique fora da caixa ou pressione ESC. Após terminar a digitação, você pode movimentar o objeto e usar os comandos das Ferramentas de Desenho, mais especificamente o grupo Estilos de WordArt para definir o Preenchimento de Texto, o Contorno do Texto e Efeitos de Texto:

387


Nos Efeitos de Texto, você pode aplicar uma configuração única aos elementos de WordArt: Transformação.

Com esta formatação você consegue efeitos interessantes de movimento, giro, torção, espelhamento, etc.

388


9

9.8. Organizando objetos gráficos Você pôde perceber que as guias de ferramentas são específicas a cada tipo de objeto selecionado: Ferramentas de Gráfico, Ferramentas de Desenho, Ferramentas de Imagem, Ferramentas de SmartArt, entre outras. Uma coisa em comum todas elas possuem: o grupo Organizar. Conforme a guia de ferramentas e a resolução do seu monitor, os botões desse grupo podem aparecer condensados ou expandidos:

O objetivo dos comandos do grupo Organizar é trabalhar com diversos elementos gráficos colocados sobre a planilha e cuidar de sua sobreposição, alinhamento, agrupamento e rotação. A maioria dos comandos só funciona quando a planilha contém dois ou mais objetos gráficos.

9.8.1. Comandos de organização A tabela a seguir resume os comandos de organização dos objetos gráficos que estão posicionados sobre a planilha e atuam sobre um ou mais objetos selecionados. A maioria dos botões do grupo Organizar mostra um menu com comandos relacionados: Botão Avançar

Comando Avançar Trazer para Frente

Recuar

Recuar Enviar para Trás

Descrição Traz o objeto selecionado um nível para frente dos demais. Traz o objeto selecionado para frente de todos os objetos da planilha. Envia o objeto selecionado um nível para trás dos demais. Envia o objeto selecionado para trás de todos os objetos da planilha.

389


Botão

Descrição Abre um painel à direita com a relação dos objetos gráficos desenhados sobre a Painel de Seleção planilha. Neste painel, os objetos podem ser selecionados, rearranjados, renomeados, ocultos e reexibidos. Alinha todos os objetos selecionados pela Alinhar à Esquerda esquerda, usando como referência o objeto que já estava mais à esquerda. Centraliza horizontalmente todos os objetos Centralizar selecionados. Alinha todos os objetos selecionados pela Alinhar à Direita direita, usando como referência o objeto que já estava mais à direita. Alinha todos os objetos selecionados pela Alinhar Parte parte superior, usando como referência o Superior objeto que já estava mais acima. Centraliza verticalmente todos os objetos Alinhar ao Meio selecionados. Alinha todos os objetos selecionados pela Alinhar Parte parte inferior, usando como referência o Inferior objeto que já estava mais abaixo. Mantém fixos o objeto da esquerda e o da Alinhar Distribuir na direita e distribui os demais internamente, Horizontal aplicando o mesmo espaço horizontal entre eles. Mantém fixos o objeto de cima e o de baixo e Distribuir na distribui os demais internamente, aplicando Vertical o mesmo espaço vertical entre eles. Quando ativado, todas as movimentações e redimensionamentos usam, Ajustar à Grade obrigatoriamente, as linhas de grade como referência. Quando ativado, todas as movimentações e redimensionamentos usam também Ajustar à Forma como referência as bordas de objetos já desenhados. Este comando ativa a opção Ajustar à Grade. Exibir Linhas de Quando ativado, mantém as linhas de grade Grade em exibição na planilha.

390

Comando


Botão

Comando Agrupar

Agrupar

Reagrupar Desagrupar

Girar

Girar 90º para a Direita Girar 90º para a Esquerda Inverter Verticalmente Inverter Horizontalmente Mais Opções de Rotação...

9

Descrição Cria um grupo com os objetos selecionados para que se comportem como se fossem um único objeto. Refaz o agrupamento que foi desfeito, mantendo os mesmos objetos originais, quando possível. Desfaz o agrupamento de objetos, tornandoos acessíveis novamente de maneira independente. Rotaciona o objeto 90º no sentido horário. Rotaciona o objeto 90º no sentido antihorário. Faz um espelhamento do objeto na direção vertical. Faz um espelhamento do objeto na direção horizontal. Abre o painel de formatação do objeto selecionado, com definições mais completas de tamanho, rotação e escala.

9.8.2. Exemplos de organização de objetos Observe os exemplos a seguir, em que, partindo de um objeto selecionado, foram aplicados comandos de empilhamento (ordem) dos objetos.

391


Os exemplos a seguir mostram comandos de alinhamento e distribuição de objetos:

No próximo exemplo, agrupamento e giro dos objetos:

392


9


•

•

•

•

•

Imagens são arquivos gráficos produzidos por outros programas, salvos em seu computador (ou na rede) e que podem ser importados pelo Microsoft Office para ilustrar aspectos importantes de seus relatórios, como logotipos, fotografias, desenhos técnicos, diagramas, etc.; Alguns tipos de arquivos de imagens que o Excel pode importar são: Bitmap (extensão .bmp), fotografias (extensão .jpg), telas capturadas (extensão .png), ilustrações vetoriais (extensões .wmf e .emf ). Alguns tipos de arquivos conseguem algum grau de compactação em seu tamanho final; Imagens on-line (também chamadas de Clip-Art) são fotografias e ilustrações disponíveis em sites de armazenamento de imagens, redes sociais, etc.; Sobre as fotografias inseridas na planilha é possível aplicar correções locais de brilho, contraste e nitidez. Você também pode aplicar efeitos especiais e molduras personalizadas, semelhante a programas de retoque de fotos; O Excel possui uma coleção com dezenas de formas geométricas para criar ilustrações ou realçar pontos de interesse nas planilhas e gráficos. As formas podem ser modificadas, movidas e redimensionadas com comandos abrangentes de formatação; Formas geométricas mais inteligentes estão disponíveis por meio dos elementos de SmartArt. Eles são diagramas prontos e personalizáveis, nos quais você insere conteúdo, e as formas e os textos se ajustam automaticamente. Existem várias categorias e dezenas de layouts prontos para você inserir na planilha;

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•

•

394

Um instantâneo se assemelha a uma foto de um programa ou aplicativo que está em execução no Windows. Use-o para capturar (fotografar) a janela de um programa e colar essa imagem sobre a planilha. A captura pode ser feita sobre toda a janela ou sobre uma área recortada; WordArt é um elemento de caixa de texto flutuante, ideal para a criação de títulos, letreiros e outros destaques importantes. É possível aplicar cores, contornos e efeitos sobre as letras. Esse elemento, em especial, possui um efeito chamado Transformação, podendo o texto ficar inclinado, girado, retorcido, ondulado, etc.


9



1. Qual a afirmação correta sobre inserção de imagens no Excel? ☐

a) Uma célula é capaz de armazenar apenas uma imagem.

☐

b) Uma célula é capaz de armazenar várias imagens.

☐

c) Uma imagem não pode ser inserida em uma célula, apenas sobre a planilha.

☐

d) Uma pasta de trabalho do Excel só pode conter uma imagem.

☐


2. Qual dos elementos a seguir não é uma ilustração ou imagem colocada sobre a planilha?

396

☐

a) Minigráfico.

☐

b) WordArt.

☐

c) SmartArt.

☐

d) Formas.

☐



9

3. Qual a afirmação incorreta sobre elementos do Excel?

☐

a) Com o elemento de WordArt você consegue criar títulos e letreiros de destaque na planilha.

☐

b) Com o elemento de SmartArt você cria diagramas inteligentes, nos quais as formas e os textos são ajustados automaticamente.

☐

c) Com o elemento Instantâneo você consegue fazer o download de ilustrações prontas (Clip-Arts) obtidas de sites e redes sociais.

☐

d) Com o elemento Imagem você pode aplicar efeitos de fotografia e fazer correções de brilho, contraste e nitidez.

☐


4. Quando vários objetos gráficos estão selecionados, qual o comando que os deixa separados com a mesma distância entre eles?

☐

a) Alinhar / Trazer para Frente.

☐

b) Alinhar / Enviar para Trás.

☐

c) Alinhar / Centralizar.

☐

d) Alinhar / Distribuir na Horizontal ou Distribuir na Vertical.

☐


397


5. Qual a afirmação correta sobre imagens e ilustrações?

398

☐

a) Uma imagem inserida na planilha fica sempre no canto superior esquerdo dela e não pode ser movimentada.

☐

b) Objetos gráficos podem ser alinhados às linhas de grade enquanto são movimentados. Para isso a tecla ALT deve ser mantida pressionada durante o movimento.

☐

c) Qualquer formatação ou modificação de um objeto gráfico deve ser feito pelos grupos de comandos da guia Dados.

☐

d) Não é possível criar grupamentos de objetos gráficos na planilha.

☐


Imagens e ilustrações Mãos à obra!

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Estes exercícios complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 9 – Imagens e ilustrações. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório – Capítulo 9.xlsx.

Laboratório 1 A – Trabalhando com imagens e ilustrações – Planilha1 Na Planilha1, existe uma tabela de valores de vendas da Companhia XYZ ao longo do ano, separadas por filial. No lado direito, há um gráfico com a evolução do total das vendas no ano:

Faça as seguintes atividades para praticar os elementos gráficos: 1. Insira a imagem Logotipo XYZ.png. Reduza o tamanho e leve-a para o canto superior esquerdo da planilha;

400


9

2. Insira um elemento de WordArt e escreva VENDAS ANUAIS. Reduza um pouco o tamanho da fonte e arraste-o para que fique na parte superior da planilha, acima da tabela e do gráfico. Aplique algum efeito, se desejar; 3. Dentro do gráfico, para destacar o salto de vendas da Filial Sul no mês de Junho, desenhe uma forma geométrica (contorno somente, em vermelho escuro) ao redor da coluna amarela referente à Filial Sul; 4. Salve o arquivo. No final, a planilha ficará mais ou menos como a seguinte:

Laboratório 2 A – Trabalhando com imagens e ilustrações – Planilha2 A Planilha2 mostra uma tabela resumindo os últimos anos da Companhia XYZ. A planilha será apresentada no fechamento de uma reunião com a equipe e você gostaria de ilustrar as informações.

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Faça as seguintes atividades para ilustrar a planilha: 1. No lado esquerdo da tabela, insira a fotografia Edifício.jpg; 2. Diminua o tamanho da imagem para que fique aproximadamente com a altura da tabela; 3. Aplique à imagem o efeito artístico Esboço a Lápis; 4. Aplique à imagem um efeito de cor Sépia; 5. No lado direito da tabela, insira uma imagem on-line (Clip-Art). Busque por um tema positivo, como “crescimento”, “sucesso” ou similar; 6. Redimensione a ilustração para que fique aproximadamente com a altura da tabela; 7. Salve o arquivo. No final, sua planilha deverá ficar parecida com esta:

402

Trabalhando com janelas 9 9 9 9

Modos de Exibição de Pasta de Trabalho; Mostrando e ocultando elementos de uma janela; Aplicando zoom à planilha; Trabalhando com múltiplas janelas.


10.1. Introdução Este capítulo é dedicado à manipulação de uma ou mais janelas no Excel. Cada janela pode mostrar outro conteúdo (planilhas e visualizações) referente à mesma pasta de trabalho ou outra pasta de trabalho aberta. A guia Exibir possui recursos para a visualização da planilha, além de exibir ou ocultar determinados elementos da janela. É nela, também, que você encontra comandos para manipulação de múltiplas janelas e facilidades para visualização de conteúdo em planilhas grandes.

Você pode acompanhar as principais atividades apresentadas com o arquivo Orçamento Corporativo 2016.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 10.

10.2. Modos de Exibição de Pasta de Trabalho Este grupo possui quatro botões que alteram a maneira de você visualizar o conteúdo da planilha:

404

Trabalhando com janelas

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10.2.1. Modo Normal O Modo Normal é o modo padrão de exibição da planilha, no qual você a visualiza como sendo uma gigantesca matriz, sem interrupções:

10.2.2. Modo Visualização da Quebra de Página Este modo é muito prático para você ter uma prévia das quebras de página. O Excel mostra a planilha com um nível de zoom que proporciona uma visão mais ampla de toda a área de impressão. Somente essa área está visível; o restante está em cinza.

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As linhas tracejadas em azul indicam as quebras automáticas. Arraste-as para movimentar essas quebras e distribuir melhor o conteúdo das páginas. Após o arraste, elas ficam contínuas (não tracejadas). Cada página é visualmente identificada com uma marca d’água: "Página 1", "Página 2", etc. É possível você trabalhar nesse modo, como faria no Modo Normal.

10.2.3. Modo Layout da Página Neste modo, você "vê" as folhas de papel, com margens, cabeçalhos e rodapé. Há réguas com medidas em centímetros. Qualquer alteração nas larguras de colunas e alturas de linhas, neste modo, também será feita em centímetros.

406


10

Este é o modo ideal para inserção de conteúdo para cabeçalho e rodapé porque você visualiza o resultado imediatamente.

10.2.4. Modos de Exibição Personalizados Modo de exibição é o conjunto de configurações de exibição e de impressão estabelecido em uma pasta de trabalho. Logo, o modo de exibição corresponde à forma como uma planilha é visualizada, o que inclui linhas, colunas e guias de planilha ocultas, filtros aplicados, porcentagem de zoom, entre outros. Você pode criar diversos modos de exibição de uma mesma pasta de trabalho sem que, para isso, seja necessário salvar cópias separadas dessa pasta. Existe a opção de usar um modo de exibição personalizado para salvar configurações de exibição e de impressão específicas que poderão ser rapidamente aplicadas à planilha sempre que necessário. Além disso, você pode especificar uma área de impressão e salvá-la em um modo de exibição personalizado. Apesar de ser possível criar diversos modos de exibição personalizados para uma mesma planilha, só é permitido aplicar um desses modos à planilha que estava ativa no momento da criação do modo de exibição personalizado.

407


10.2.5. Criando um modo de exibição personalizado Para criar um modo de exibição personalizado, siga os passos adiante: 1. Defina, em uma planilha, as configurações de exibição e de impressão que deseja salvar no modo de exibição personalizado; 2. Selecione a guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho, clique em Modos de Exibição Personalizados. A caixa de diálogo Personalizar modos de exibição aparece:

3. Clique em Adicionar.... A caixa de diálogo Adicionar modo de exibição aparece:

4. No campo Nome, digite um nome para o modo de exibição. Uma opção que facilita a identificação posterior é incluir o nome da planilha ativa; 5. Na seção Incluir no modo de exibição, marque as caixas de seleção das configurações que quer incluir. Por padrão, as opções disponíveis já se encontram selecionadas; 6. Clique em OK.

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10

Não existe um limite para o número de modos de exibição criados. Essa quantidade é limitada apenas pela memória do computador.

Antes de criar vários modos de exibição para uma determinada planilha, salve o primeiro modo com as configurações atuais, para que você retome a visualização original rapidamente.

10.2.5.1. Visualizando um modo de exibição personalizado Para aplicar um modo de exibição salvo anteriormente, o procedimento é o seguinte: 1. Na guia Exibir, grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho, clique em Modos de Exibição Personalizados. A caixa de diálogo Personalizar modos de exibição aparece com os modos salvos anteriormente:

2. Selecione o modo que deseja aplicar e clique em Mostrar (ou aplique um duplo-clique no modo salvo).

409


10.2.5.2. Excluindo um modo de exibição personalizado Siga os passos adiante para excluir um modo de exibição salvo anteriormente: 1. Na guia Exibir, grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho, clique em Modos de Exibição Personalizados. A caixa de diálogo Personalizar modos de exibição aparece com os modos salvos anteriormente; 2. Selecione o modo que deseja excluir; 3. Clique em Excluir e confirme; 4. Repita os passos 2 e 3 para novas exclusões; 5. Clique em Fechar para sair da caixa Personalizar modos de exibição.

10.3. Mostrando e ocultando elementos de uma janela Com a finalidade de ganhar mais espaço na tela ou mostrar uma área mais "limpa" na planilha, use as opções do grupo Mostrar. Este grupo contém quatro caixas de seleção para que você possa ocultar ou reexibir alguns elementos da janela ativa:

410


Opção þ Régua

þ Linhas

de

Grade þ Barra

de Fórmulas

þ Títulos

10

Descrição Liga ou desliga a régua em centímetros ao redor de cada página. Comando habilitado somente se a planilha estiver sendo visualizada no modo Layout da Página. Liga ou desliga as linhas de grade da planilha. As linhas de grade facilitam a localização das células e seus endereços, porém não são mais necessárias quando a planilha já contém uma quantidade razoável de informações. Liga ou desliga a barra de fórmulas, local onde você visualiza e edita o conteúdo das células, principalmente quando são fórmulas. Liga ou desliga os títulos (cabeçalhos) de linhas e colunas.

A imagem a seguir mostra a pasta de trabalho visualizada no modo Layout da Página, o qual exibe a planilha em páginas e mostra, também, as réguas horizontais e verticais em centímetros.

411


10.4. Aplicando zoom à planilha Use os botões deste grupo para aproximar ou afastar a visualização da planilha. O zoom é expresso em porcentagem.

Botão Zoom 100% Zoom na Seleção

Descrição Abre a caixa de diálogo Zoom, onde você pode estabelecer uma porcentagem predefinida ou digitar um valor personalizado. Os valores de zoom vão de 10% até 400%. Retorna o zoom da planilha à escala normal de 100%. Amplia o máximo possível o intervalo selecionado.

Um atalho para o zoom (usado, inclusive, em outros programas) é você segurar a tecla CTRL e rolar a roda do mouse para frente para aumentar o zoom ou para trás para diminuir o zoom. O zoom aplicado à planilha não altera o tamanho físico de texto e outros objetos e não afeta a impressão dos dados.

10.5. Trabalhando com múltiplas janelas É bastante comum você trabalhar com diversas planilhas de uma pasta de trabalho ou mesmo diversas pastas de trabalho simultaneamente. Para que você possa acessar esses conteúdos diferentes, use os comandos de janela, os quais facilitam a organização e a visualização dos dados.

412


10

Uma janela exibe, tipicamente, o conteúdo de uma pasta de trabalho aberta, porém pode mostrar outras visualizações da mesma pasta. Isso é particularmente útil quando você trabalha com dois monitores ou com um monitor de alta resolução e precisa enxergar dois ou mais arquivos simultaneamente.

Cada janela parece uma execução (instância) separada do Excel e pode ser posicionada lado a lado ou colocada em monitores diferentes.

10.5.1. Criando uma nova janela O botão Nova Janela abre outra janela da mesma pasta de trabalho. Cada janela possui, na barra de título, a identificação por meio de um número. Exemplos: Vendas.xls:1, Vendas.xls:2, etc. Diferentes janelas da mesma pasta de trabalho permitem, por exemplo, que você visualize planilhas diferentes ou locais diferentes de uma planilha, simultaneamente.

10.5.2. Organizando janelas Para organizar (distribuir) as janelas na tela, clique no botão Organizar Tudo. Na caixa de diálogo Organizar janelas, escolha como as janelas abertas deverão ser organizadas e, depois, clique em OK.

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A opção Janelas da pasta de trabalho ativa, quando selecionada, considera apenas as janelas da pasta de trabalho atual, ou seja, as janelas de outras pastas de trabalho não são organizadas.

10.5.3. Congelando painéis Quando você necessita visualizar títulos de linhas e colunas ou áreas no começo da planilha, juntamente com regiões muito abaixo ou à direita, use o congelamento de painéis. Isso garante que essas áreas acima e à esquerda ficarão sempre visíveis, independente de como você rola a visualização da planilha, garantindo a perfeita identificação dos valores em exibição. O procedimento a seguir descreve como congelar painéis: 1. Defina a área a ser congelada. Essa área pode ser formada pelos seguintes elementos: •

•

•

Linhas: Basta selecionar a linha abaixo da(s) qual(is) você deseja estabelecer a divisão; Colunas: Basta selecionar a coluna à direita da(s) qual(is) você deseja estabelecer a divisão; Linhas e colunas: Basta clicar na célula que estiver abaixo da linha e à direita da coluna que você deseja estabelecer a divisão.

2. Na guia Exibir, grupo Janela, clique em Congelar Painéis; 3. Em seguida, clique em umas das três opções disponíveis, de acordo com o que você quer congelar. As opções são: Congelar Painéis, Congelar Linha Superior e Congelar Primeira Coluna. Após o congelamento de painéis, a opção Congelar Painéis é alterada para Descongelar Painéis. Dessa forma, é possível reverter a ação de congelamento das linhas e colunas.

414


10

A imagem a seguir mostra uma situação com uma tabela muito grande, visualizada no início da planilha.

Se você precisar ir até o total geral, precisará rolar até a última linha e coluna:

Nessa situação, você não consegue distinguir facilmente a qual mês cada coluna de valores pertence e nem o nome do item de cada linha. Após o congelamento de painéis pela célula B4, você verá duas linhas divisórias na planilha:

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Dessa forma, tudo o que estiver à esquerda (coluna A) e acima (linhas 1 a 3), ficará congelado, ou seja, sempre visível. Agora você pode se deslocar até o final do relatório e nunca perder de vista os títulos dos meses ou os nomes das categorias:

10.5.4. Dividindo painéis O comando Dividir divide a área da planilha em quatro partes, usando a célula ativa como referência. Isso permite que você possa rolar e visualizar partes distantes da mesma planilha simultaneamente. Essas divisões podem ser arrastadas. Para removê-las, clique novamente no botão Dividir ou aplique um duplo-clique nas barras divisórias na planilha. Observe a seguinte imagem que mostra uma planilha que foi dividida em quatro partes pelo botão Dividir, quando a célula ativa era F7. Há duas barras de rolagem horizontal independentes e duas barras de rolagem vertical independentes:

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10

10.5.5. Ocultando e reexibindo janelas O botão Ocultar Ocultar oculta oculta a janela ativa (em exibição). O botão Reexibir Reexibir mostra mostra a caixa de diálogo Reexibir Reexibir com com a relação das janelas ocultas, para que você possa escolher uma e reexibi-la.

10.5.6. Trabalhando com janelas lado a lado O botão Exibir Lado a Lado permite Lado permite colocar duas janelas em paralelo para que você possa comparar os conteúdos. Quando mais de duas janelas estão abertas no momento do acionamento deste comando, o Excel vai solicitar que você escolha apenas mais uma para exibição lado a lado. Ao clicar no mesmo botão, as janelas voltam à configuração original. Quando o modo Exibir Lado a Lado está Lado está ligado, o botão Rolagem Sincronizada também é ativado. Isso faz com que a rolagem de uma janela provoque o mesmo movimento na outra. Ideal para comparar planilhas semelhantes. Você pode desativar esse botão, porém, mantendo as duas no modo lado a lado para rolagens independentes.

417


Se, durante a exibição lado a lado, você tirar as janelas de lugar, o botão bot ão Redefinir Posição da Janela coloca Janela coloca novamente uma janela ao lado da outra.

10.5.7. Alternando entre janelas Quando várias janelas estão abertas, você poderá ir até outra para editar, visualizar ou copiar informações entre elas. Veja, aqui, métodos para você alternar entre as janelas abertas, sejam elas do mesmo arquivo ou de arquivos diferentes.

10.5.7.1. Alternando pelo nome Para ativar uma janela cujo nome você já conhece, na guia Exibir Exibir,, grupo Jane grupo Janela la,, clique em Alternar Janelas. Janelas. Em seguida, clique no nome da janela que deseja ativar ou tecle o número que aparece antes do nome de cada janela:

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10

10.5.7.2. Alternando pela barra de tarefas do Windows Todos os programas em atividade no Windows podem ser acessados quando você clica no ícone correspondente na barra de tarefas na parte inferior da tela. Quando um programa está com múltiplos arquivos abertos, ao levar o ponteiro do mouse sobre seu ícone, o Windows mostrará miniaturas das janelas abertas por ele. Basta você clicar na miniatura da janela que deseja ativar.

10.5.7.3. Alternando por atalhos a talhos de teclado Uma maneira rápida de alternar pelos aplicativos ou janelas abertas é pelo teclado, conforme os atalhos a seguir: Atalho

Ação Alterna por todos os programas e ALT + TAB janelas em execução. O mesmo que o atalho anterior, ALT + SHIFT + TAB porém em direção oposta. Alterna por todas as janelas do CTRL + TAB ou programa atual, no caso o Excel. CTRL + F6 Não passa pelas janelas abertas por outros programas. CTRL + SHIFT + O mesmo que o atalho anterior, TAB ou porém em direção oposta. CTRL + SHIFT + F6

No Windows 7, você também pode usar o atalho pela tecla Windows + TAB. Você verá a relação de janelas abertas na forma de um "fichário" tridimensional e poderá escolher o programa ou a janela por esse método.

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10.5.8. Exibição em tela inteira A exibição em tela inteira maximiza a janela e oculta as barras de ferramentas, a barra de fórmulas e a barra de status, fazendo com que você ganhe espaço na visualização da planilha. Para exibir a janela em tela inteira, basta clicar em Opções de Exibição da Faixa de Opções, Opções, localizado na barra de título da janela, ao lado esquerdo dos botões de controle, e clicar na opção Ocultar a Faixa de Opções Automaticamente: Automaticamente:

Quando em tela inteira, você pode trabalhar na planilha normalmente, inserindo conteúdo e realizando outras ações.

420


10

Para acionar algum comando da Faixa de Opções (que está oculta) leve o ponteiro do mouse para o alto da tela, até tocar t ocar o topo. Uma faixa em verde claro aparecerá. Clique nela para que a Faixa de Opções apareça momentaneamente para você selecionar algum comando. Para voltar ao normal, clique novamente no ícone Opções de Exibição da Faixa de Opções e, Opções e, depois, em Mostrar Guias e Comandos. Comandos.

421



•

•

•

422

O Excel possui alguns modos diferentes para visualizar o conteúdo das planilhas: o Modo Normal é Normal é o modo padrão de exibição da planilha, no qual você a visualiza como sendo uma gigantesca matriz, sem interrupções; o Modo Visualização da Quebra de Página é Página é muito prático para você ter uma prévia das quebras de página e poder organizá-las de forma visual; no Modo Layout da Página, você Página, você "vê" as folhas de papel, com as margens, cabeçalhos e rodapé; Modo de exibição é o conjunto de configurações de exibição e de impressão estabelecido em uma pasta de trabalho. Logo, o modo de exibição corresponde à forma como uma planilha é visualizada, o que inclui linhas, colunas e guias de planilha ocultas, filtros aplicados, porcentagem de zoom, entre outros. Você pode criar diversos modos de exibição de uma mesma pasta de trabalho sem que, para isso, seja necessário salvar cópias separadas dessa pasta; Quando há muitas informações na planilha, use o recurso Congelar Painéis para que você mantenha as primeiras linhas e colunas sempre visíveis. Dessa forma, você pode rolar a planilha para baixo e para a direita e não perder os títulos importantes de vista. Da mesma forma, o recurso Dividir também se mostra uma boa ferramenta porque divide a tela em quatro partes, permitindo que você visualize trechos distantes da mesma planilha ao mesmo tempo; Uma janela Uma jan ela pode pode mostrar o conteúdo de outro arquivo aberto ou do mesmo arquivo. O Excel é capaz de trabalhar com mais de uma janela, mostrando conteúdos de arquivos diferentes ou do mesmo arquivo. As janelas podem ser organizadas, ocultadas ou reexibidas na medida do necessário. Outros elementos podem ser ligados ou desligados, como as linhas de grade e títulos das linhas e colunas.


10



1. Quais os principais modos de exibição da pasta de trabalho?

☐

a) Normal, Rascunho e Visualização da Quebra de Página.

☐

b) Normal, Layout da Página e Apresentação.

☐

c) Normal, Visualização da Quebra de Página e Layout da Página.

☐

d) Rascunho e Congelar Painéis.

☐


2. Qual é a ferramenta que permite fixar as primeiras linhas e colunas da planilha para que os títulos importantes importa ntes fiquem sempre visíveis quando você rola para baixo e para a direita?

424

☐

a) Classificar Dados.

☐

b) Filtrar Dados.

☐

c) Visualizar Impressão.

☐

d) Congelar Painéis.

☐



10

3. Quais elementos de uma janela podem ser desativados e

☐

a) Régua.

☐

b) Linhas de Grade.

☐

c) Barra de Fórmulas.

☐

d) Títulos (cabeçalhos) de linha e coluna.

☐


4. Quantas janelas podem ser abertas simultaneamente no Excel?

☐

a) 1.

☐

b) 10.

☐

c) 256.

☐

d) Só depende da capacidade do computador, principalmente memória.

☐


425


5. Para que serve o comando Dividir do grupo Janela?

426

☐

a) Impedir que a célula ativa se mova.

☐

b) Fixar determinadas linhas acima e colunas à esquerda para que, ao rolar a planilha, você não perca de vista os títulos importantes nessas linhas e colunas.

☐

c) Criar quatro painéis na janela ativa, cada uma com suas rolagens independentes, permitindo que você visualize pontos distantes da mesma planilha. As barras divisórias dos painéis podem ser movidas.

☐

d) Exibir a janela ativa usando a tela inteira do seu monitor, ocultando a faixa de opções e outros elementos.

☐


Trabalhando com janelas Mãos à obra!

10


Estes exercícios complementam o aprendizado em sala de aula. Façaos usando os conceitos aprendidos no Capítulo 10 – Trabalhando com janelas. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Laboratório 1 A – Trabalhando com janelas Para praticar os conceitos aprendidos neste capítulo, realize as atividades a seguir: 1. Abra o arquivo Orçamento Corporativo 2016.xlsx; 2. Visualize o conteúdo nos modos Normal, Visualização da Quebra de Página e Layout da Página; 3. Volte ao modo Normal; 4. Aplique um zoom de 80% para visualizar todas as colunas da planilha; 5. Selecione o intervalo A1 até E15 e aplique um zoom somente a essa seleção de células; 6. Retorne o zoom para 100%; 7. Desligue as linhas de grade e os títulos (cabeçalhos) de linha e coluna; 8. Crie uma nova janela dessa mesma pasta de trabalho; 9. Organize as duas janelas na vertical (somente janelas dessa mesma pasta de trabalho); 10. Feche a janela 2 e maximize a janela 1;

428


10

11. Sem fechar o arquivo atual, abra o arquivo Orçamento Corporativo 2017. xlsx; 12. Alterne entre as janelas, usando os atalhos e o comando Alternar Janelas, e deixe ativa a janela do arquivo Orçamento Corporativo 2016.xlsx; 13. Ligue o modo de exibição de janelas lado a lado. Role as linhas de uma planilha para ver as mesmas linhas rolando na outra, de forma sincronizada; 14. Desligue o modo de exibição lado a lado; 15. Retorne ao Orçamento Corporativo 2017.xlsx e oculte a janela desse arquivo; 16. Exiba novamente a janela oculta do arquivo Orçamento Corporativo 2017. xlsx e feche-o; 17. Feche o arquivo Orçamento Corporativo 2016.xlsx, sem salvá-lo.

Para mais práticas relativas aos comandos de janela, como modos de impressão personalizados ou congelamento de painéis, veja o exercício de Laboratório 1 no final do Capítulo 11, depois de você ter concluído o aprendizado do mesmo.

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Configuração de página, impressão e modelos 9 9 9 9 9

Guia Layout da Página; Caixa de diálogo Configurar Página; Personalizações para Cabeçalhos e Rodapés; Impressão; Modelos.


11.1. Introdução Este capítulo é dedicado à finalização dos seus relatórios no Excel. Aqui, você aprenderá como organizar a planilha para visualizações e impressões adequadas, além de colocar nas folhas os elementos relevantes, como cabeçalhos, rodapés e títulos repetitivos. A cada dia, a quantidade de papel circulante diminui e os relatórios que antes eram apresentados em verdadeiros "livros" encadernados, hoje estão em páginas digitais, entregues em arquivos e de maneira mais sucinta. Mesmo assim, pode haver alguma ocasião em que será necessário realizar a impressão. Você conhecerá vários parâmetros importantes para otimizar suas planilhas, tanto na tela quanto no papel. As operações vistas neste capítulo concentram-se nas guias Layout da Página e Arquivo. A primeira mostra, na Faixa de Opções, comandos específicos, e a segunda abre uma tela para gerenciamento de arquivos, visualização e configurações de impressão.

Para todas as práticas deste capítulo, você poderá ter uma prévia de como a planilha seria impressa no papel. Basta acionar a guia Arquivo e Imprimir.

Você pode acompanhar as principais atividades apresentadas com o arquivo Orçamento Corporativo.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 11.

432

Configuração de página, impressão e modelos

11

11.2. Guia Layout da Página O primeiro passo antes de imprimir uma planilha é configurar a página, pois assim você garante que o trabalho será impresso de acordo com os parâmetros especificados. Na definição desses parâmetros, você pode inserir elementos, como cabeçalho e rodapé, ou executar tarefas que centralizem a planilha na página ou indiquem linhas de título, além de definir outras opções.

11.2.1. Grupo Configuração de Página Aqui, você encontra alguns comandos para alterar a forma que a página será impressa. Os comandos estão organizados para um acesso prático:

Botão

Margens

Orientação

Tamanho

Descrição

Mostra algumas configurações disponíveis para as quatro margens na folha de papel e a posição para as informações de cabeçalho e rodapé. Exibe as medidas em centímetros. Se você necessitar de valores diferentes para as margens, selecione Margens Personalizadas.... A caixa de diálogo Configurar Página será aberta na guia Margens. Estabelece a orientação para a página: Retrato (vertical) ou Paisagem (horizontal). Define o tamanho da folha sobre a qual a planilha se encontra. Na hora de imprimir, certifique-se de que o papel possui o mesmo tamanho na impressora. Se você necessitar de um tamanho personalizado, clique em Mais Tamanhos de Papel.... A caixa de diálogo Configurar Página será aberta na guia Página.

433


Botão

Descrição

A área de impressão é um intervalo usado na impressão. Todas as células que estão fora dessa área não serão impressas. Para estabelecer uma área, selecione o intervalo de células que deverá ser impresso e acione o comando Definir área de impressão; Para adicionar mais um intervalo à área, selecione esse outro intervalo e use o comando Adicionar à área de impressão; Para limpar todas as áreas de impressão, use o comando Limpar área de impressão. Permite a inserção e remoção manual das quebras de páginas. Para definir uma quebra de página, selecione na planilha uma linha ou coluna e acione Inserir Quebra de Página; Para remover uma única quebra, selecione a linha ou coluna com a quebra e acione Remover Quebra de Página; Para remover todas as quebras, use o comando Redefinir todas as quebras de página. Permite a inserção de uma imagem como plano de fundo repetitivo em toda a planilha. Esse plano não será impresso; serve apenas para visualização. Para retirar a imagem, clique em Excluir plano de fundo. Abre a caixa de diálogo Configurar Página, posicionada na guia Planilha para que você indique linhas e colunas que deverão se repetir a cada página impressa. É a maneira que você tem para fixar títulos e cabeçalhos importantes quando imprime planilhas que usam múltiplas páginas. •

Área de Impressão

•

•

•

Quebras

•

•

Plano de Fundo

Imprimir Títulos

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11

11.2.2. Grupo Dimensionar para Ajustar Permite que você estabeleça uma ampliação ou redução de tamanho para a saída impressa.

Controle Largura Altura Escala

Descrição Estabeleça a quantidade de páginas de largura que deverá ser usada para encaixar toda a área de impressão. Estabeleça a quantidade de páginas de altura que deverá ser usada para encaixar toda a área de impressão. Determine um fator de ampliação (>100%) ou redução (<100%) para a planilha que será impressa.

11.2.3. Grupo Opções de Planilha Aqui, você pode ativar ou desativar recursos na visualização e na impressão, como as Linhas de Grade e os Títulos (cabeçalhos) de linhas e colunas.

11.3. Caixa de diálogo Configurar Página Os grupos da guia Layout da Página possuem, à direita do nome do grupo, o botão iniciador da caixa de diálogo Configurar Página:

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Esta caixa de diálogo mostra configurações completas de página para impressão, em quatro guias: Página, Margens, Cabeçalho/rodapé e Planilha. Marque ou altere as opções desejadas e clique em OK para efetivá-las.

11.3.1. Guia Página

Seção/Opção Orientação

Descrição Estabelece a orientação para a página: Retrato (vertical) ou Paisagem (horizontal).

Dimensionar

Ajustar para XX% do tamanho normal: Nesta opção, você pode ajustar a escala da impressão. A faixa de variação da escala é de 10% a 400%; Ajustar para XX página(s) de largura por XX de altura: Especifica a quantidade de páginas em que a planilha será impressa. Todas as vezes que essa opção for alterada, a escala da impressão será ajustada de acordo com a quantidade de páginas determinada.

Tamanho do papel

Permite escolher o tamanho da folha que será usada na impressora para imprimir a saída da planilha.

•

•

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11

Seção/Opção

Descrição Esta opção mostra a quantidade de DPIs (pontos por polegada) da impressão, que varia de acordo com o Qualidade da modelo de impressora escolhido. Quanto maior o número impressão de DPIs, melhor será a qualidade da impressão, porém mais tinta será gasta. Número da Permite determinar o valor que dará início à numeração primeira página de páginas impressas.

11.3.2. Guia Margens

Seção/Opção Superior, Inferior, Esquerda, Direita Cabeçalho, Rodapé Centralizar na página

Descrição Margens. Medida em centímetros da borda do papel até o início do conteúdo a ser impresso. Distância da borda do papel até o ponto em que será escrito o cabeçalho ou o rodapé. Marque a caixa Horizontal para que o conteúdo fique centralizado horizontalmente. Marque a caixa Vertical para que o conteúdo fique centralizado verticalmente. 437


11.3.3. Guia Cabeçalho/rodapé

Cabeçalhos e rodapés no Excel têm a mesma finalidade que em um documento: repetir informações importantes ou relevantes em todas as páginas do arquivo, quando impressas. As áreas são predefinidas: três para cabeçalho acima da folha e três para rodapé abaixo da folha, dentro das margens superior e inferior, respectivamente. Cada área mostra o texto alinhado de maneira diferente: à esquerda, centralizado e à direita. Além de permitir elaborar os cabeçalhos e rodapés, o Excel oferece algumas combinações predefinidas. Para escolher uma das opções, basta clicar na seta drop-down localizada nas caixas Cabeçalho e Rodapé e escolher uma das opções disponíveis:

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11

É possível, também, personalizar as opções prontas, clicando no botão Personalizar cabeçalho... ou Personalizar rodapé....

Tanto a caixa de personalização do cabeçalho quanto a do rodapé possuem as mesmas opções de informações que podem ser inseridas, representadas por botões no centro da caixa. Veja, a seguir, a finalidade de cada um, seguindo a mesma ordem: •

Formatação da fonte;

•

Número da Página;

•

Número de Páginas (total de páginas do arquivo);

•

Data Atual;

•

Hora Atual;

•

Caminho do Arquivo;

•

Nome do Arquivo;

•

Nome da Planilha;

•

Imagem;

•

Formatar Imagem (formata uma imagem já inserida). 439


No Excel, você só visualiza as informações de cabeçalho e rodapé no modo Layout da Página e na visualização de impressão.

11.3.4. Guia Planilha

Seção/Opção

Descrição Permite delimitar uma determinada área para impressão, por Área de exemplo, o intervalo C2:H20. Se nenhuma área for delimitada, impressão a planilha inteira será impressa. Especifica as linhas a serem impressas na parte superior de Linhas a todas as páginas. Esse recurso traz vantagens quando, por repetir na parte exemplo, é necessário repetir os nomes dos campos de uma superior lista ou o título da planilha. Colunas a Especifica as colunas a serem impressas do lado esquerdo de repetir à todas as páginas. esquerda Quando esta opção estiver marcada, as linhas de grade serão Linhas de impressas. O comportamento padrão é que elas não sejam grade impressas. Quando esta opção estiver marcada, a planilha será impressa Preto e branco em preto e branco. 440


11

Seção/Opção

Descrição A página será impressa mais rapidamente quando você Qualidade marcar esta opção e usará menos tinta. Como consequência, rascunho a qualidade da impressão será inferior. Títulos de linha Marque esta opção quando quiser imprimir os títulos das e coluna linhas (números) e os títulos das colunas (letras). Indica se os comentários serão impressos ou não. São duas as opções disponíveis para impressão dos comentários. A opção No final da planilha determina que os comentários sejam impressos em uma nova página a ser criada, contendo Comentários as referências das células e seus respectivos comentários, enquanto a opção Como exibido na planilha determina que os comentários sejam impressos da forma como aparecem na própria planilha. Erros de célula Define como os erros de célula serão impressos. como Determina, para uma impressão em múltiplas páginas, se Ordem da elas serão impressas seguindo uma ordem vertical (Abaixo e página acima) ou horizontal (Acima e abaixo).

11.4. Personalizações para cabeçalhos e rodapés A maneira mais prática de inserir informações de cabeçalho e rodapé é pelo modo Layout da Página, em que você visualiza e trabalha como se estivesse sobre as folhas de papel. Nesse modo, você vê as margens e interage com as áreas de cabeçalho e rodapé. Você também pode chegar a esse modo de trabalho pela guia Inserir, grupo Texto, botão Cabeçalho e Rodapé.

441


Para inserir uma informação em uma das áreas, dê um clique nela. Você verá na Faixa de Opções a guia Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé e seus grupos de botões:

11.4.1. Grupo Cabeçalho e Rodapé Clique nos botões Cabeçalho ou Rodapé para escolher um conjunto de predefinições (até 3).

11.4.2. Grupo Elementos de Cabeçalho e Rodapé Este grupo apresenta informações típicas que podem ser inseridas nas áreas do cabeçalho e do rodapé: •

Número de Página;

•

Número de Páginas (total de páginas do arquivo);

•

Data Atual;

•

Hora Atual;

•

Caminho do Arquivo;

•

Nome do Arquivo;

•

Nome da Planilha;

•

Imagem;

•

Formatar Imagem (formata uma imagem já inserida).

Em princípio, você pode digitar o que quiser nas áreas reservadas, porém esses botões inserem informações codificadas, como se fossem campos atualizáveis. 442


11

Você também pode combinar textos fixos com as informações dos campos. Enquanto você edita uma área de cabeçalho ou rodapé, elas mostram códigos, por exemplo: &[Data], &[Página], etc. Quando você clica na planilha ou vai para outro local do cabeçalho ou do rodapé, essas áreas exibem as informações conforme serão impressas, incluindo imagens inseridas e formatadas.

11.4.3. Grupo Navegação Este grupo contém apenas dois botões que alternam entre as áreas de cabeçalhos e rodapés.

11.4.4. Grupo Opções Marque as caixas com as opções desejadas: Caixa de seleção Primeira Página Diferente Páginas Pares/ Ímpares Diferentes

Descrição Permite que somente a primeira página tenha um cabeçalho diferente das demais. Páginas de rosto geralmente não possuem cabeçalhos e rodapés. Especifica que os cabeçalhos serão diferentes nas páginas pares e ímpares. Isso permite margens espelhadas nas impressões frente e verso.

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Caixa de seleção

Descrição

Dimensionar com Documento

Faz com que o conteúdo do cabeçalho e do rodapé seja dimensionado proporcionalmente com a planilha, quando for aplicado um fator de escala na impressão (ampliação ou redução).

Alinhar a Margens da Página

Alinha as áreas esquerda e direita do cabeçalho e rodapé com as margens da página.

11.5. Impressão Finalmente, após todo o trabalho feito e toda a preparação com relação às páginas, é o momento de gerar o relatório impresso. Você poderá usar, neste tópico, o arquivo Orçamento Corporativo.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 11. Primeiramente, você precisa fazer algumas preparações nesse arquivo, usando os conhecimentos aprendidos nos tópicos anteriores. O arquivo não está otimizado para impressão, a qual deverá ser feita com um trimestre em cada folha de papel. Siga os passos adiante para realizar os ajustes: 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho, clique no modo Layout da Página; 2. Clique na área esquerda do cabeçalho e acesse as Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé; 3. Na área esquerda do cabeçalho, insira a imagem Logotipo XYZ.png (pasta do Capítulo 11). Formate-a e aplique uma Escala de 15% (altura e largura); 4. Na área direita do cabeçalho, insira a Data Atual; 5. No grupo Navegação das Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé, clique no botão Ir para Rodapé; 6. Na área esquerda do rodapé, insira o Nome do Arquivo;

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7. Na área central do rodapé, digite o seguinte texto: *** CONFIDENCIAL ***. Depois, selecione esse texto e aplique a cor vermelha à fonte; 8. Na área direita do rodapé, digite o texto Página, seguido de um espaço. Depois, insira o Número de Página (botão das Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé). Continue digitando: agora um espaço, a palavra "de" e mais um espaço. Finalmente, insira o Número de Páginas. Com isso você terá uma informação como "Página 1 de 6";

9. Agora, na guia Exibir, grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho, clique no modo Visualização da Quebra de Página; 10. Arraste a linha azul vertical tracejada que se encontra entre as colunas F (Abril) e G (Maio), para que fique entre as colunas E (Trim1) e F (Abril); 11. Arraste a linha azul vertical tracejada que se encontra entre as colunas M (Trim3) e N (Outubro), para que fique entre as colunas I (Trim2) e J (Julho); 12. Arraste a linha azul vertical tracejada que se encontra entre as colunas Q (Trim4) e R (Ano), para que fique entre as colunas M (Trim3) e N (Outubro); 13. Selecione a coluna R (Ano) e, na guia Layout da Página, grupo Configuração de Página, clique no botão Quebras e escolha a opção Inserir Quebra de Página;

445


14. Role a planilha para baixo. Arraste a linha azul horizontal tracejada que se encontra entre as linhas 50 (vazia) e 51 (Aluguéis) para que fique entre as linhas 43 (vazia) e 44 (Contratos); 15. Ainda no grupo Configuração de Página, clique no botão Imprimir Títulos para abrir a caixa de diálogo Configurar Página, aberta na guia Página; 16. Na guia Planilha, clique no campo Linhas a repetir na parte superior e, depois, na linha 3 da planilha; 17. Clique no campo Colunas a repetir à esquerda e, depois, na coluna A da planilha. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Configurar Página;

446


11

18. Na guia Exibir, grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho, clique no modo Normal. Agora o arquivo está pronto para impressão!

11.5.1. Visualização da impressão A visualização da impressão é importante para que você veja previamente como o conteúdo sairá no papel, antes mesmo de acionar a impressora. A visualização da impressão pode ser acionada de duas formas: •

•

Clique na guia Arquivo e selecione a opção Imprimir; Clique no botãoVisualizar ImpressãoouImprimir. Ambos estão localizados na caixa de diálogo Configurar Página, acessada a partir do iniciador de caixa de diálogo do grupo Configuração de Página da guia Layout da Página.

A visualização exibe a primeira página, exatamente como sairá no papel:

447


Na parte de baixo da tela, você encontra o navegador de páginas:

•

•

Clique nas setas | e } para voltar ou avançar nas páginas; Digite um número de página na caixa e tecle ENTER.

No canto inferior direito, há dois pequenos botões, Mostrar Margens e Aplicar Zoom à Página:

•

•

448

Mostrar Margens: Exibe pequenas marcas e linhas onde estão as margens, conforme definidas nas configurações de página. Você poderá arrastar essas linhas para um último ajuste antes da impressão;

Aplicar Zoom à Página: Permite uma aproximação na imagem da página para que você possa observar mais detalhes.


11

11.5.2. Ajustando a configuração do documento Na tela de visualização da impressão, você encontra a seção Configurações, na qual pode realizar modificações ou seleções de última hora antes de imprimir:

Veja, na tabela a seguir, os controles existentes: Nº

Descrição Escolha o conteúdo a ser impresso: •

•

1 •

•

2

3

4

Imprimir Planilhas Ativas: Imprime somente as planilhas selecionadas na pasta de trabalho ativa; Imprimir Toda a Pasta de Trabalho: Imprime todas as planilhas da pasta de trabalho ativa; Imprimir Seleção: Imprime apenas o intervalo selecionado na planilha ativa; Ignorar Área de Impressão: Desconsidera qualquer área de impressão definida nas configurações de página.

Defina o intervalo de páginas. Determine se a impressão será feita por vários documentos iguais na sequência ou por várias páginas iguais. Exemplo: um documento possui cinco páginas e serão impressas duas cópias. Na opção Agrupado, a sequência de páginas será: 1, 2, 3, 4, 5, 1, 2, 3, 4, 5. Na opção Desagrupado, a sequência de páginas será: 1, 1, 2, 2, 3, 3, 4, 4, 5, 5. Escolha a orientação Retrato (vertical) ou Paisagem (horizontal). 449


Nº 5 6

Descrição Escolha o tamanho da folha de papel que será usada na impressão. Escolha uma das margens predefinidas ou personalize, se desejar. Determine como as informações serão encaixadas nas folhas impressas: •

•

7

•

•

Sem Dimensionamento: Imprime em escala normal de 100%; Ajustar Planilha em Uma Página: Aplica um fator de redução para que todo o conteúdo caiba em uma página; Ajustar Todas as Colunas em Uma Página: Aplica um fator de redução para que todo o conteúdo caiba na largura de uma página; páginas excedentes podem ser geradas na vertical; Ajustar Todas as Linhas em Uma Página: Aplica um fator de redução para que todo o conteúdo caiba na altura de uma página; páginas excedentes podem ser geradas na horizontal.

Clique em Configurar Página, na parte inferior da tela de visualização, para configurações adicionais, conforme visto em tópicos anteriores.

11.5.3. Imprimindo o documento Na parte superior da tela de visualização da impressão, estão os principais controles que interagem com a impressora:

Siga os passos adiante: 1. Verifique se a Impressora listada é a que você deseja. Senão clique na seta e escolha outra da lista; 450


11

2. Se você quiser alterar alguma característica na impressora selecionada, como qualidade de impressão, frente e verso, etc., clique em Propriedades de Impressora; 3. Em Cópias, defina a quantidade de cópias que serão impressas; 4. Clique no botão Imprimir para realizar a impressão, conforme as configurações estabelecidas. Se você desejar imprimir várias pastas de trabalho simultaneamente, você precisa fazer isso pelo Windows: 1. Abra uma janela do Windows Explorer (ou Explorador de Arquivos). Você pode usar o atalho tecla Windows + E; 2. Navegue até a pasta onde estão os arquivos do Excel que deseja imprimir; 3. Selecione os arquivos desejados, clicando neles. Use SHIFT para marcar arquivos na sequência ou CTRL para marcar arquivos fora de ordem; 4. Sobre um dos arquivos selecionados, clique com o botão direito do mouse e escolha o comando Imprimir. As pastas de trabalho do Excel serão impressas, conforme as configurações de impressão definidas em cada arquivo.

451


Se o seu computador tiver uma impressora virtual PDF, você consegue imprimir de qualquer aplicação em um arquivo PDF. No caso do Microsoft Office, você pode salvar as planilhas diretamente em arquivos PDF, pela guia Arquivo, comando Exportar e, em seguida, clique no botão Criar PDF/XPS. Esta é uma maneira segura de distribuir planilhas de forma eletrônica, sem que seja possível modificá-la.

11.6. Modelos Com o Excel, você consegue criar modelos de planilhas e de pastas de trabalho. Os modelos simplificam seu trabalho, porque podem ser usados como base para a criação de outras planilhas ou pastas de trabalho semelhantes. Modelos promovem uma economia de tempo e estabelecem uma padronização. Os arquivos de modelo podem conter dados, formatação e até mesmo macros, caso estejam habilitados para isso. Quando você criar uma nova pasta de trabalho, tem a opção de usar os seus próprios modelos ou os modelos predefinidos, que se encontram disponíveis para download no Microsoft Office Online. Os arquivos de modelos do Excel possuem extensão .xltx ou.xltm, caso possuam macros (programas usados para automação de tarefas).

11.6.1. Criando um modelo Antes de criar um modelo, é necessário elaborar toda a pasta de trabalho. Para isso, você deve formatar as células, inserir ou excluir planilhas, criar todas as fórmulas e utilizar os mecanismos de proteção necessários.

452


11

Para ilustrar a criação de um modelo, use a pasta de trabalho Formulário de Solicitação de Compras.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 11.

O arquivo já foi totalmente trabalhado em termos de formatação, conteúdo, fórmulas, configurações de página e impressão. Execute os passos a seguir para criar um modelo a partir dessa pasta de trabalho:

453


1. Clique na guia Arquivo e em Salvar como;

2. Clique no botão Procurar para abrir a caixa de diálogo Salvar como; 3. Navegue até a pasta onde deseja salvar o modelo; 4. Na caixa Nome do arquivo, digite o nome que deseja dar ao modelo;

454


11

5. Clique na caixa Tipo e, na lista que surgir com os tipos de arquivo, escolha Modelo do Excel ou, caso a pasta de trabalho contenha macros (programas), escolha Modelo Habilitado para Macro do Excel;

6. Ao selecionar o tipo Modelo do Excel, a caixa Salvar como muda o caminho para a pasta Modelos Personalizados do Office, que é o local indicado para salvar os seus modelos. Dessa forma, na criação de um arquivo baseado em modelo, ele aparece na galeria pessoal, de forma mais prática;

455


7. Clique em Salvar para completar a operação; 8. Feche o arquivo que você usou como modelo. Depois desse procedimento, o modelo é automaticamente armazenado na pasta Modelos Personalizados do Office. Dessa forma, você tem a garantia de que o modelo estará disponível quando quiser usá-lo para criar uma nova pasta de trabalho. Além disso, você tem a opção de copiar qualquer arquivo do Excel para a pasta Modelos Personalizados do Office e usá-lo como modelo sem que seja necessário salvá-lo nos formatos .xltx ou .xltm, que são as extensões dos arquivos de modelo do Excel.

11.6.2. Criando uma pasta baseada em um modelo Para criar um novo arquivo, tomando como base um modelo criado, o procedimento é o seguinte: 1. Clique na guia Arquivo e selecione o comando Novo; 2. Clique no item PESSOAL para visualizar os modelos salvos na pasta Modelos Personalizados do Office;

456


11

3. Selecione o modelo desejado. Uma nova pasta de trabalho baseada no modelo será criada e aberta. O nome é o mesmo do arquivo de modelo, acrescentado de um dígito numérico que começa com 1;

4. Após preencher o arquivo com as informações desejadas, salve-o normalmente como Pasta de Trabalho do Excel (.xlsx) em qualquer local que desejar. O Excel oferece, ainda, uma série de modelos prontos, disponíveis em Novo, na guia Arquivo. É possível baixar novos modelos no Office.com, mas você necessita de uma conexão com a Internet para acessá-los. Para procurar um novo modelo no Office.com, basta inserir uma referência ou parte de seu nome na caixa de texto Procurar modelos online, selecionar uma categoria e, em seguida, na visualização de sua miniatura, clicar em Criar.

11.6.3. Excluindo um modelo A exclusão de um modelo salvo precisa ser feita no próprio Windows: 1. Abra uma janela do Windows Explorer (ou Explorador de Arquivos). Você pode usar o atalho tecla Windows + E;

457


2. Navegue até a pasta Modelos Personalizados do Office;

3. Selecione o arquivo e pressione DELETE ou clique com o botão direito do mouse e selecione Excluir. Confirme, caso solicitado. Se a pasta Modelos Personalizados do Office não estiver visível dentro da pasta Documentos, você precisa modificar uma configuração em seu Windows para que as pastas e arquivos ocultos fiquem visíveis. Siga os passos adiante para exibir as pastas e arquivos ocultos no Windows 7: 1. No Windows Explorer, pressione ALT para exibir a barra de menus; 2. Clique no menu Ferramentas e em Opções de pasta...; 3. Na caixa de diálogo Opções de Pasta, clique na guia Modo de Exibição;

458


11

4. Em Configurações avançadas, role a lista de opções e clique em Mostrar arquivos, pastas e unidades ocultas;

5. Clique em OK para finalizar. Para exibir itens ocultos no Windows 8.1 e Windows 10, siga o procedimento adiante: 1. No Explorador de Arquivos, clique na guia Exibir para revelar a faixa de opções; 2. Marque a caixa R Itens ocultos.

459



•

•

•

460

Uma tarefa que precisa ser feita antes de imprimir o seu trabalho é configurar a planilha. Nessas configurações, você determina medidas de margens, cabeçalhos, rodapés, orientação e tamanho da folha. Também é possível determinar linhas e colunas que se repetem a cada página impressa; Cabeçalhos e rodapés no Excel têm a mesma finalidade que em um documento: repetir informações importantes ou relevantes em todas as páginas do arquivo, quando impressas. Com as ferramentas para cabeçalhos e rodapés você pode inserir informações atualizáveis, como data, nome de arquivo, numeração de páginas e até mesmo imagens; A visualização da impressão é importante porque você confere como ficará a saída impressa, antes mesmo de acionar a impressora. Nas configurações você pode determinar quais dados serão impressos e como eles serão dimensionados nas páginas. Depois que tudo foi devidamente configurado, a impressão pode ser realizada; O Excel é capaz de trabalhar com modelos de planilhas para que você crie novos arquivos baseados nesses modelos. Eles promovem uma economia de tempo e estabelecem uma padronização. Os arquivos de modelo têm extensão .xltx e podem conter dados, formatação e até mesmo macros, caso estejam habilitados para isso. Quando você criar uma nova pasta de trabalho, tem a opção de usar os seus próprios modelos ou os modelos predefinidos, que se encontram disponíveis para download no Microsoft Office Online.

11




1. Qual a alternativa que contém configurações típicas de página para preparar o arquivo para impressão?

☐

a) Ativar/Desativar Linhas de Grade, Títulos, Barra de Fórmulas.

☐

b) Modo Normal, Modo Layout da Página, Modo de Apresentação.

☐

c) Margens, Orientação, Tamanho, Área de Impressão, Quebras de Página.

☐

d) Controles de zoom e organização de janelas.

☐


2. Que configurações típicas se encontram na tela de visualização da impressão?

462

☐

a) Escolha da impressora, número de cópias, orientação, papel, margens.

☐

b) Congelar Painéis, Dividir, Ocultar e Reexibir janelas.

☐

c) Controles de zoom.

☐

d) Modo Normal, Modo Visualização da Quebra de Página, Modo Layout da Página.

☐



11

3. O que são cabeçalhos e rodapés?

☐

a) São conteúdos configurados para serem impressos em todas as folhas, na parte de cima e na parte de baixo do papel, e podem conter textos, campos atualizáveis e imagens.

☐

b) É o conjunto de configurações de exibição e de impressão estabelecido em uma pasta de trabalho e inclui linhas, colunas e guias de planilha ocultas, filtros aplicados, porcentagem de zoom, entre outros.

☐

c) São arquivos que podem ser usados como base para a criação de outras planilhas ou pastas de trabalho semelhantes.

☐

d) São os títulos das linhas (números) e colunas (letras) de uma planilha.

☐


4. Qual é a extensão de arquivo usada para modelos do Excel?

☐

a) XLSX.

☐

b) XLTX.

☐

c) XLSM.

☐

d) XLSB.

☐


463


5. Qual a sequência para criar um modelo no Excel?

464

☐

a) Criar um arquivo comum com planilhas, formatar, configurar página e parâmetros de impressão e, por fim, salvar como Modelo do Excel.

☐

b) Criar um arquivo comum com planilhas, formatar, configurar página e parâmetros de impressão e, por fim, salvar como Pasta de Trabalho do Excel, na pasta Meus Modelos.

☐

c) Criar um arquivo com apenas uma planilha sem fórmulas e, depois, salvar como Modelo do Excel.

☐

d) Salvar o arquivo na pasta Meus Modelos e, depois, ir até a pasta e mudar a extensão do arquivo para XLSM.

☐


11

Configuração de página, impressão e modelos Mãos à obra!


Estes exercícios complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 11 – Configuração de página, impressão e modelos. Cada exercício contém as instruções necessárias para completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório – Capítulo 11.xlsx.

Laboratório 1 A – Trabalhando com configuração de página, impressão e modelos Na Planilha1, observe a planilha de orçamento e despesas domésticas, envolvendo o ano completo:

466


11

Sobre essa planilha, realize as seguintes atividades, usando os conceitos aprendidos nos capítulos 10 e 11: 1. Escreva na célula N1 o ano atual; 2. Salve um modo de exibição personalizado com o nome Visão Original, com a planilha da forma que está; 3. Nas configurações de página, guia Planilha, defina que a linha 3 será repetida em todas as páginas e a coluna A também; 4. Nas configurações de página, guia Margens, centralize o conteúdo horizontalmente na página; 5. No modo Visualização da Quebra de Página, divida a planilha em dois semestres: janeiro (JAN) a junho (JUN) na página 1, julho (JUL) a dezembro (DEZ) na página 2; 6. Visualize a impressão e verifique as duas páginas geradas. Observe que o título Orçamento Doméstico ficou truncado na página 2; 7. De volta ao modo Normal, na célula A1 aplique a formatação Quebrar Texto Automaticamente; 8. No modo de exibição Layout da Página, insira na área do lado direito do cabeçalho a informação da Data Atual; 9. No rodapé, insira no lado esquerdo o Nome do Arquivo e no lado direito o Número de Página; 10. Clique na área da planilha e volte ao modo Normal; 11. Congele os painéis, mantendo fixas as linhas 1 a 5; 12. Salve o modo de exibição personalizado com o nome Visão anual; 13. Oculte as colunas referentes aos meses do 2º semestre (H até M) e, depois, clique na célula N1; 14. Remova todas as quebras de página; 467


15. Salve o modo de exibição personalizado com o nome Visão Semestre 1; 16. Reexiba as colunas ocultas; 17. Oculte as colunas referentes aos meses do 1º semestre (B até G) e, depois, clique na célula N1; 18. Salve o modo de exibição personalizado com o nome Visão Semestre 2; 19. Reexiba as colunas ocultas; 20. Oculte todas as linhas individuais, abaixo dos nomes de categorias nas células azuis. Portanto, oculte as linhas 7 até 10, 13 até 15, 18 até 22, 25 até 30 e 33 até 37; 21. Na visualização da impressão ou nas configurações de página, rotacione a página para Paisagem e faça com que todo o conteúdo seja encaixado em uma página de largura por uma página de altura; 22. Na visualização da impressão, altere as configurações de margens para a predefinição Margens Estreitas; 23. De volta à planilha, clique na célula N1; 24. Remova o congelamento de painéis; 25. Salve o modo de exibição personalizado com o nome Visão Categorias; 26. Nos modos de exibição personalizados, ative e visualize a impressão de cada um deles. Se você tiver acesso a uma impressora, realize a impressão da planilha de orçamento e despesas, usando o modo salvo como Visão Categorias; 27. Retorne ao modo personalizado Visão Anual; 28. Salve o arquivo; 29. Salve o arquivo no formato PDF e visualize o resultado no programa que estiver atribuído atualmente para abrir arquivos desse tipo. Depois, feche o PDF e retorne à planilha de orçamento;

468


11

30. Apague todos os valores digitados para preparar o arquivo para os dados do ano seguinte. Selecione o intervalo B4 até N41. Depois, pelo comando Ir Para Especial..., selecione todas as constantes. Pressione DELETE para limpar todos os números; 31. Clique na célula N1 e apague o ano; 32. Salve o arquivo como um Modelo do Excel. Dê o nome Modelo para Orçamento Doméstico Anual.xltx; 33. Feche o arquivo e crie um novo documento baseado nesse modelo salvo.

469

Impacta Modulo I - Excel.pdf

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