1. menentukan aktivitas kerja khusus yang diperlukan untuk mengimplementasikan rencana dan mencapai tujuan.
2. mengelompokkan aktivitas kerja ke dalam pola logis atau struktur
3. menyerahkan aktivitas ke posisi dan orang yang spesifik serta mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan
4. mengkoordinasikan aktivitas dari kelompok dan individu yang berbeda
5. mengevaluasi hasil dari proses pengorganisasian
PEMILIK
ASISTEN
Bagian Keuangan
Bagian Pengemasan
Bagian Produksi
Bagian SDM
T.Hani Handoko, Manajemen, BPEE-YOGYAKARTA, Yogyakarta, 2011, hal 77
Hadi Hartono, Cara Terbak Memulai Usaha dari Nol, Andi Yogyakarta, Yogyakarta,2009, hal 56-58
George R. Terry, Prinsip-Prinsip Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta, 2011, hal 60-61
T.Hani Handoko, Manajemen, BPEE-YOGYAKARTA, Yogyakarta, 2011, hal 94-98
George R. Terry, Prinsip-Prinsip Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta, 2011, hal 73
H.Buchari Alma, Pengantar Bisnis, Alfabeta, Bandung, 2012, hal 118
1
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Keberadaan usaha mikrio, kecil dan menengah di Indonesia, atau lazim disebut dengan UMKM, seperti halnya menjadi bagian tak terpisahkan dari nafas ekonomi masyarakat Indonesia secara umum. Bahkan sektor ini telah lolos uji krisis ekonomi terdahsyat yang melanda Indonesia pada penghujung rezim orde baru, yakni krisis ekonomi 1998. Hampir semua sektor perekonomian di tanah air terpuruk. Namun sektor UMKM kokoh berdiri, meskipun jalannya terseok-seok.
UMKM dilihat dari wujudnya, merupakan usaha skala kecil yang dijalankan oleh masyarakat dengan kemampuan modal yang sangat terbatas, bahkan cenderung kurang. Tata kelola UMKM, mulai dari perencanaa, proses produksi, manajemen perusahaan dan pasca produksi dijalankan secara tradisional dan sederhana. Sebagian besar para pelaku disektor ini praktis hanya mengandalkan keuletan dan kerja keras. Di luar itu, keilmuan tentang tata kelola (manajerial sistem) yang baik, sentuhan teknologi maupun inovasi belum diterapkan dengan baik. Dengan kondisi apa adanya tersebut, sektor UMKM rata-rata hanya mampu jalan ditempat atau dengan istilah lain hanya mampu bertahan hidup dan tidak berkembang.
Dalam makalah ini penulis akan menguraikan beberapa hal mengenai proses tata kelola manajerial sistem bagi bisnis atau UMKM yang akan terurai seperti dalam fungsi-fungsi manajemen, yaitu fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atau yang lebih dikenal dengan istilah POAC (Planning,Organizing, Actuating, Controling).
Rumusan Masalah
Beberapa hal yang menjadi rumusan dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
Bagaimana proses perencanaan UMKM ?
Bagaimana proses pengorganisasian UMKM ?
Bagaimana fungsi pengarahan (directing/actuating) dalam UMKM ?
Bagaimana fungsi pengawasan (controling/evaluating) dalam UMKM ?
Tujuan
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut :
Untuk mengetahui proses perencanaan UMKM
Untuk mengetahui proses pengorganisasian UMKM
Untuk mengetahui fungsi pengarahan (directing/actuating) dalam UMKM
Untuk mengetahui fungsi pengawasan (controling/evaluating) dalam UMKM
BAB II
PEMBAHASAN
PROSES PERENCANAAN (PLANNING)
Merencanakan tindakan menjadi sangat penting untuk membuka usaha baru. Tindakan-tindakan yang perlu kita rencanakan adalah mempersiapkan segala sesuatunya sampai usaha siap dioperasikan.
Definisi Perencanaan
Perencanaan terjadi di semuatipe kegiatan, termasuk dalam memulai atau menjalankan sebuah bisnis. Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Dalam perencanaan, manajer memutuskan "apa yang harus dilakuakan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya". Jadi, perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Perencanaan Usaha
Perencanaan yang perlu dibuat terdiri dari rencana organisasi, rencana pemasaran dan remcana keuangan. Perencanaan dibuat dengan bahasa yang sederhana agar mudah dimengerti, singkat dan padat, tetapi mampu dipahami oleh orang lain.
Berikut uraian-uraian dari perencanaan organisasi, pemasaran dan keuangan.
Rencana Organisasi
Rencana organisasi memuat :
Gambaran singkat perusahaan
Idenitas usaha (nama perusahaan, visi, misi)
Bentuk atau model usaha
Strategi jangka pendek,, menengah, dan panjang
Risiko bisnis
Perizinan yang dimiliki
Produk/jasa yang dijual beserta proses perolehannya atau produksinya
Struktur organisasi
Deskripsi jabatan
Rencana Pemasaran
Rencana pemasaran memuat:
Analisis pemasaran
Tren bisnis
Situasi persaingan
Analisis SWOT
Sasaran dan target pemasaran
Strategi pemasaran, terdiri dari strategi bauraan pemasaran:
Produk/Jasa
Tempat/Lokasi
Promosi
Harga
Pelayanan
Program pemasaran:
Nama kegiatan
Jadwal pelaksanaan
Anggaran program
Penanggung jawab
Monitoring dan evaluasi program
Rencana Keuangan
Ringkasan kebutuhan Dana
Rencana sumberr dana
Rencana penggunaan dana
Proyeksi laporan keuangan
Asumsi proyeksi keuangan
Laporan arus kas
Laporan laba/rugi
Neraca
Analisis proyeksi laporan keuangan
Analisis peluang pokok
Analisis rasio, likuiditas, profitabilitas dan return on investment (ROI)
Menyusun SOP (Standar Operasional Prosedur)
Standar Operasional Proseur (SOP) merupakian suatu sistem kerja yang menguraikan tata aturan yang sistematis atas operasional perusahaan baik secara parsial aspek manajeman usaha maupun secara keseluruhan. SOP berfungsi sebagai bentuk panduan untuk dijadikan kerangka acuan kerja bagi personal yang bertugas menangani fungsi pokok masing-masing sehingga SOP harus ditulis secara detail mudah dimengerti dan dijalankan oleh siapapun yang bertugas.
Bila SOP disusun secara parsial, maka terdiri dari Sistem Kepegawaian, Sistem Operasional/Pelayanan, Sistem Pemasaran, dan Sistem Keuangan. Berikut uraian mengenai ke-empat sistem tersebut.
Sistem Kepegawaian
Proses seleksi dan rekruitmen
Persyaratan minimal dan penempatan
Sistem orientasi/pelatihan
Standar gaji dan tunjangan
Standar penilaian Kinerja
Standar pemutusan hubungan kerja
Standar pengembangan karir
Standar penghargaan
Sistem Operasional/Pelayanan
Waktu operasional harian
Jadwal petugas pelayanan
Sistem pelayanan
Prosedur perolehan/produksi
Standar pakaian kerja
Standar perlengkapanperalatan
Standar outlet/kantor
Sistem Pemasaran
Sistem penjualan
Standar promosi
Standar harga
Standar lokasi
Standar produk/jasa
Sistem Keuangan/Administrasi
Prosedur pencatatan pendapatan
Prosedur pencatatan pengeluaran
Prosedur pengeluaran dan penerimaan uang
Standar biaya administrasi dan umum
Standar biaya penyusutan dan amortisasi
Sistem penyusunan laporan keuangan
Prosedur pemeriksaan keuangan
Jenis-Jenis Perencanaan
Perencanaan telah diterapkan pada semua jenis kegiatan dan sesungguhnya terdapat berbagai jenis perencanaan. Beberapa rencana meliputi kegiatan yang sangat luas, sedangkan ada juga yang meliputi kegiatan terbatas saja.
Ada beberapa pendapat bahwa rencana-rencana dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian sebagai berikut :
Rencana pengembangan
Rencana-rencana tersebut menunjukkan arah tujuan dari perusahaan. Cara rasional untu k mengetahui pengembangan yang diinginkan itu ialah berdasarkan sepakat para anggota manajemen yang berwenang dalam menentukan pengembangan dan perencanaan yang mendukung pencapaian pengembangan tersebut. Untuk itu diperlukan pengetahuan tentang posisi perusahaan, arah tujuannya dan sasaran yang harus dicapai; masalah-masalah yang sedang atau akan dihadapi dalam rangka pencapaian tujuannya; timing untuk melaksanakan pengembangan rencana dan kegiatan-kegiatan khusus perlu dilakukan untuk mencapainya.
Rencana laba
Jenis rencana ini biasanya difokuskan kepada laba per produk atau sekelompok produk. Dengan diarahkan oleh pembuat rencana laba maka seluruh rencana berusaha menekan pengeluaran supaya dapat mencapai laba secara maksimal. Jenjang waktu untuk rencana-rencana laba pada umumnya adalah satu hingga tiga tahun.
Rencana pemakai
Rencana tersebut dapat menjawab pertanyaan sekitar cara memasarkan suatu produk tertentu atau memasuki pasaran dengan cara yang lebih baik. Rencana-rencana seperti itu sering disebut sebagai rencana produk atau rencana pemasaran dan sudah populer di lingkungan perusahaan-perusahaan.
Rencana anggota-anggota manaemen
Rencana yang dirumuskan untuk menarik, mengembangkan dan mempertahankan anggota-anggota manajemen yang ada yang menjadi semakin hari semakin penting. Tidaklah bijaksana untuk membiarkan anggota-anggota manajeman menghadapi tantangan-tantangan tanpa adnya suatu perangcangan kebijaksanaan. Tindakan tertentu yang disesuaikan dengan kebutuhan individu dan keinginan perusahaan perlu diatur untuk menumbuhkan kepemimpinan dan untuk mengembangkan anggota-anggota manajemen.
Proses Perencanaan Strategik dan Model Perencanaan
Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan perencanaan strategik dapat diuraikan sebagai berikut :
Langkah 1 : Penentuan misi dan tujuan perusahaan
Langkah 2 : Pengembangan profil perusahaan
Langkah 3 : Analisa lingkungan eksternal (lingkunag ekonomi, teknologi, sosbud, dll)
Langkah 4: Analisa internal perusahaan ( kekuatan dan kelemahan perusahaan)
Langkah 5 : Identifikasikan kesempatan dan ancaman strategik
Langkah 6 : Pembuatan keputusan strategik.
Langkah 7: Pengembangan strategi perusahaan (strategi umum dan operasional)
Langkah 8 : Implementasi strategi
Langkah 9 : peninjauan kembali dan evaluasi
Model perencanaan sendiri ada dua tipe :
Rencana-rencana strategik (strategic plans), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan perusahaan yang lebih luas – mengimplementasikan misi yang memeberikan alasan khas keberadaan perusahaan
Rencana-rencana operasional (opertional plans), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai. Ada dua tipe rencana operasioanal, yaitu :
Rencana sekali pakai (single use plans), dikembangkan untuk mecapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila tercapai
Rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi yang dapat diperkirakan dan terjado berulang-ulang.
PROSES PENGORGANISAISIAN (ORGANIZING)
Pengorganisasian merupakan kegiatan dasar dari manajemen dilaksanakan untuk mengatur seluruh sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk unsur-unsur manusia, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan sukses. Tujuan pengorganisasian adalah untuk membimbing sumberdaya manusia yang ada bekerjasama secara efektif.
Boone & Kurtz menggambarkan langkah-langkah dalam proses pengorganisasian, yaitu sebagai berikut :
Pengertian dan Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara anggota organisasi agar tujuan dapat dicapai dengan efisien.
Fungsi pengorganisasian dalam perusahaan akan membawa kebaikan seperti :
Pimpinan dengan mudah mengetahui tugas tiap bawahan
Perselisihan antara pegawai seperti saling tunjuk kesalahan atau saling lempar tanggung jawab dapat dihindari
Penghematan dalam biaya-biaya perusahaan
Pembagian kerja dapat diadakan dengan tepat dan jelas
Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai suksesnya pelaksanaan strategi. Definisi menurut R.W. Griffin (2004) bahwa struktur organisasi adalah spesifikasi pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi serta cara-cara mengaitkan pekerjaan satu dengan yang lainnya.
Struktur organisasi mengidentifikasikan tanggung jawab untuk setiap posisi. Secara rinci struktur organisasi itu menggambarkan :
Aktivitas kerja masing-masing unit dalam organisasi
Hubungan diantara masing-masing unit aktivitas
Jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan oleh masing-masing kelompok
Menentukan wewenang dan tanggung jawab masing-masing unit
Memperjelas koordinasi antara masing-masing unit
Struktur organisasi perusahaan dapat digambarkan dengan bagan organisasi yaitu suatu diagram yang memperlihatkan interaksi tanggung jawab dari para karyawan
Mengenai bentuk-bentuk organisasi formal R.W.Griffin (2004) mengemukakan tiga bentuk yaitu :
Organisasi Fungsional, adalah bentuk organisasi bisnis yang wewenangnya ditentukan oleh keterkaitan antara tugas dan aktivitas kelompok.
Kebaikannya : koordinasi lebih baik dan membantu timbulnya sistem sentralisasi.
Kelemahannya : akuntabilitas akan lebih sulit dan pada perusahaan besar justru koordinasi bisa lebih rumit.
Organisasi Divisi, adalah struktur organisasi bisnis dengan divisi-divisi korporasi beroprasi sebagai bisnis yang relatif bersifat korporasi yang lebih besar.
Organisasi Matriks, struktur organisasi yang dibentuk berdasarkan kelompok-kelompok anggota, kelompok melapor kepada dua manajer atau lebih.
Kebaikannya : fleksibilitas, sangat berfokus pada masalah tertentu atau masalah teknis yang unik serta memungkinkan inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi lain.
Kelemahannya : akuntabilitas menjadi lebih rumit, karena atasan lebih dari satu. Kesulitan dalam membentuk tim yang solid serta akan sering menimbulkan konflik antar sesama manajer.
Contoh Bagan Organisasi Untuk UKM
Dibawah ini contoh bagan kepengurusan suatu UKM yang cukup sederhana.
Dari bagan kepengurusan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
Pemilik sebagai atasan yang bertujuan untuk memimpin dan mengatur seluk beluk perusahaan.
Asisten bertugas mengawas bagian dalam perusahaan dan mewakili pemimpin jika pemilik berhalangan hadir.
Bagian keuangan bertugas mengatur aliran uang di dalam perusahaan.
Bagian pengemasan bertugas mengemas barang-barang siap jual.
Bagian produksi bertugas memproduksimembuat barang.
Bagian SDM bertugas merekrut, melatih dan membimbing karyawan agar lebih kreatif dan produktif.
FUNGSI PENGARAHAN (DIRECTING)
Sesudah rencana dibuat,strukutur organisasi dibentuk dan disusun personalianya, langkah berikutnya adlah menugaskan karyawan untuk bergerak menuju tuuan yang telah ditentukan. Fungsi pengarahan (Directing) ini, secara sederhana adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin (manaer/pemilik) perusahaan.
Manajer Dalam UKM (Usaha Kecil Menengah)
Manajar dalam UKM (Usaha Kecil Menengah) ini mempunyai arti yaitu sebagai seorang owner/pemilik usaha yang bekerja dengan memberdayakan orang lain dan menordinasikan kegiatam-kegiatan mereka guna mencapai tujuan perusahaan.
Kriteria Manajer
Mutu perilaku seorang eksekutif/manajer yang baik
Perilaklu yang harus dimiliki oleh seorang eksekutif ada dua yaitu managerial traits dan personal traits.
Managerial traits adalah :
Mengerti bagaimana proses manajemen dan mengapa demikian
Mengerti tentang pengaruh sosial, ekonomi, dan politik terhadap bisnis
Memiliki keterampilan konseptual untuk mengambil keputusan
Memiliki apresiasi tentang tanggung jawab bisnis terhadap peningkatan kemakmuran masyarakat
Pengetahuan tentang bagaimana pentingnya menjaga hubungan baik dengan seluruh orang dalam perusahaan
Apresiasi tentang perlunya training dan pendidikan untuk meningkatkan hasil pekerjaan
Adanya managerial traits di atas tidak menjamin menjadikan seseorang sebagai eksekutif yang kompeten. Oleh sebab itu perlu ditambahkan personal traits seperti berikut :
Kemampuan memimpin orang lain.
Keinginan untuk bekerja sama dengan orang lain.
Kemauan untuk mendengar pendapat orang lain,, dan tetap dengan pikiran terbuka.
Keinginan menerima tanggung jawab
Pendekatan yang dinamis terhadap ide, baik ide baru maupun ide lama
Menjaga moral tinggi dan etika
Kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik dalam bentuk tertulis maupun lisan
Memiliki stabilitas emosional pada setiap saat tanpa melihat apapun tekanan dari luar.
Untuk melaksanakan personal qualities ini terhadap pelaksanaannya, dalam bisnis, maka seseorang eksekutif harus :
Mencurahkan perhatian terhadap masalah besar dan menugaskan hal-hal kecil pada bawahannya.
Mau mendelegasikan tugas yang dapat dilaksanakan oleh orang lain
Mendasarkan pengambilan keputusan pada fakta dibandingkan pada prasangka atau terka-terka
Respek terhadap pendapat orang lain dan minta saran-saran
Mengkomunikasikan semua keputusan terhadap orang-orang yang berkepentingan
Selalu menunggu informasi yang menyangkut seluruh kegiatan bisnis
Sebagai akhir dari uraian ini diberikan persyaratan personil untuk karir manajemen yaitu :
Mau bekerja, ada dorongan semangat yang kuat, ambisi dan kerja keras
Kepemimpinan, yakin diri, dan mau memimpin orang lain.
Pergaulan, kemampuan bergaul dengan orang lain.
Pandangan, mempunyai imajinasi melihat apa di belakang masalah dan memproyeksi pemecahannya.
Keputusan, kemampuan membuat keputusan yang cepat dan tepat
Ekspresi, kekmampuan menyatakan sesuatu secara efektif, tertulis dan lisan
Karakter, sopan bebas tidak tergantung, dipercaya dan berani.
Tipe-tipe Manajer
Tipe-tipe manajer yang dilihat dari karakter yang dimiliki berdasarkan nilai-nilai yang dianut, sikap dalam memimpin perusahaan, perilaku dalam memimpin, dan gaya kepemimpinan yang dominan. Berdasarkan literatur, terdapat empat tipe yang diakui keberadaannya yaitu :
Tipe Otokratik
Manajemen memberi arahan kepada pekerja dengan asumsi pekerja harus mematuhi
Proses membuat keputusan hanya dibuat oleh atasan
Subordinat tidak terlihat dalam membuat keputusan dan pemimpin membuat kepur=tusan untuk seterusnya diberitaukan kepada pekerja apa yang harus pekerja lakukan.
Tipe Paternalistik
Bersifat kebapak-an yang menuntut bawahan menurut saja kepada pemimpin.
Apabila tipe ini mengharapkan keberhasilan, maka pemimpin haruslah seorang yang benar-benar kuat dan bijaksana, berwibawa, dan terpercaya. Karena tipe ini memberikan keputusan tanpa partisipasi orang lain, bawahan tidak diberikan kesempatan untuk mengembangkan sifat kepemimpinannya.
Tipe Laissez-faire (membiarkan)
Menyerahkan ksepenuhnya kepada karyawan untuk menetapkan tujuan mereka dan membuat keputusan-keputusan sendiri.
Karyawan menggunakan kemahiran pribadinya dalam menyelesaikan suatu masalah
Tipe Demokratik
Manajemen melibatkan pekerja dalam proses membuat keputusan tetapi keputusan final ditangani oleh atasan.
FUNGSI PENGAWASAN (CONTROLING)
Fungsi controling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan.
Fungsi Pengawasan Yang Efektif
Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya : Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar; tepat waktu; biaya yang efektif; tepat-akurat; dan dapat diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan.
Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat diperrinci sebagai berikut :
Akurat. Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat
Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilaksanakan segera.
Obyektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.
Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik.
Realistik secara ekonomis dan organisasional
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Fleksibel.
Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
Diterima para anggota organisasi.
Penggunaan Anggaran Dalam Pengawasan
Anggaran (Budget)merupakan peralatan pengawasan yang digunakan sangat meluas baik dalam dunia bisnis maupun pemerintahan. Penyiapan anggaran adalah suatu bagian integral dari proses perencanaan, dan anggaran itu sendiri adalah hasil proses perencanan, atau pernyataan rencana. Anggaran menunjukkan pengeluaran, penerimaan, atau laba yang direncanakan di waktu yang akan datang.
Pengawasan anggaran adalah suatu sistem penggunaan bentuk-bentuk sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan melakukan perbandingan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan
Proses pengawasan sedikitnya terdiri dari 5 tahap tahap-tahapannya adalah : a. Penetapan standar pelaksanaan; b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan; c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan; d. Pembandingan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; e. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu. Tahap-tahap ini akan diperrinci sebagai berikut :
Tahap 1 : Penetapan standar
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan sasaran dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), margin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.
Tahap 2 : Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai cara-cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan : berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan ? Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan – laporan tertulias, inspeksi visual, melalui telepon ? Siapa (who ) yang akan terlibat ? Pengukuran ini sebaiknya mudah dan tidak mahal serta dapat diterangkan kepada karyawan.
Tahap 3 : Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada beberapa cara untukmelakukan pengukuran pelaksanaan , yaitu 1) pengamatan (observasi), 2) laporan-laporan, baik lisan maupun tulisan, 3) metoda-metoda otomatis, 4) pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.
Tahap 4 : Pembandinagn pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan aalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.
Tahap 5 : pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunukan perlunya tindakan koreksi tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan
Apa Saa Yang Perlu Dievaluasi ?
Yang perlu dievaluasi atau diawasi dari sebuah usaha yang sedang dijalani adalah dapat dilihat dari berbagai sudut. Dari segi keuangan, sumber daya manusia, dan pemasarannya.
Keuangan
Manajemen keuangan perusahaann besar tidak cocok untuk diterapkan di perusahaan kecil sehingga tidak bisa disamakan. Kalau turn-overnya harian dan penjualan dilakukan secara kas, maka sebaiknya pembelian juga secara kas. Jangan sampai membeli barang secara kredit dan dibayar secara kredit, tapi setelah jatuh tempo tidak bisa dibayar karena hal itu akan menyulitkan pengusahanya sendiri. Jadi sebaiknay kalau mau meningkatkan penjualan dilakukan secara cash dan sebaiknya menyisihkan laba untuk melakukan pembelian lagi karena manajemen piutang itu tidak mudah, perlu mengatur waktu kapan jatuh tempo dan jjumlahnya. Jadi dilakukan secara konservatif karena usaha kecil bila menanggung risiko sedikit bsa terguncang, misalnya membeli stok dalam jumlah banyak tapi pemasaran produk kurang bagus.
Memeriksa laporan keuangan (akunting)
Memeriksa laporan pendapatan
Sumber Daya Manusia
Dalam hal usaha kecil menengah aspek sumber daya manusai juga harus diperhatikan. Karena usaha kecil biasanya hanya mempekerjakan sedikit orang. Meskipun begitu, haruslah dilakukan secara efektif dan efisien. Hal-hal yang harus diperhatikan antara lain :
Mencari tenaga kerja serta analisis jabatan
Melaksanakan seleksi, latihan (training)
Memberikan upah dan kompensasi
Motivaasi
Menjaga susana kerja dan disiplin. Dll.
Pemasaran
Aspek ini mempunyai peran yang sangat besar dalam pengembangan usaha kecil menengah. Kalau pemasaran yang dilakukan bagus dan terintegrasi maka keuntungan pun akan meningkat dan akan meningkatkan usaha yang dijalani. Banyak hal yang harus diperhatikan dalam pemasaran, sedikitnya adah sebagai berikut :
Kesesuaian dengan segmen market/ segmentasi pasar
Evaluasi hasil penualan produk atau jasa
Penggunaan strategi marketing (marketing mix, Costumer Relationship Management (CRM), Nilai pelanggan, Costumer Dependency)
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Usaha Kecil dan Menengah (UKM) mempunyai peran yang strategis dalam pembangunan ekonomi nasional. UMKM dilihat dari wujudnya, merupakan usaha skala kecil yang dijalankan oleh masyarakat dengan kemampuan modal yang sangat terbatas, bahkan cenderung kurang. Tata kelola UMKM, mulai dari perencanaa, proses produksi, manajemen perusahaan dan pasca produksi dijalankan secara tradisional dan sederhana.
Perlu diperhatikan dalam hal penata kelolaan UMKM ini untuk mengembangkan bisnis. Diantaranya adalah dengan memperhatikan fungsi-fungsi manajeman yang dikenal dengan istilah POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controling). Dalam UMKM juga fungsi-fungsi manaemen ini bisa diterapkan dan dilaksanakan agar penata kelolaannya terarah dan dapat memperkuat UKM itu sendiri dalam persaingan dengan yang lain.
Saran
Saran untuk UKM di Indonesia adalah mulailah menata kembali UKM yang dijalankan dengan sistem keilmuan atau manajerial yang baik. Untuk mahasiswa yang pasti dalam setiap diri mempunyai jiwa entrepreneurship haruslah ambil posisi dalam pengembangan UKM di Indonesia. Yakinlah dengan ilmu yang kita miliki kita dapat merubah Negara Indonesia menjadi Negara yang lebih maju dari negara – negara lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
George R. Terry. 2011. Prinsip-Prinsip Manajeme. Jakarta: Bumi Aksara.
Handoko, T.Hani. 2011. Manajemen. Yogyakarta : Penerbit BPEE-YOGYAKARTA.
Hartono, Hadi. 2009. Cara Terbak Memulai Usaha dari Nol. Yogyakarta : Penerbit Andi Yogyakarta.
H.Buchari, Alma. 2012. Pengantar Bisnis, Bandung : Penerbit Alfabeta Bandung.
PEMILIK
ASISTEN
Bagian Keuangan
Bagian Pengemasan
Bagian Produksi
Bagian SDM
1. menentukan aktivitas kerja khusus yang diperlukan untuk mengimplementasikan rencana dan mencapai tujuan.
2. mengelompokkan aktivitas kerja ke dalam pola logis atau struktur
3. menyerahkan aktivitas ke posisi dan orang yang spesifik serta mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan
4. mengkoordinasikan aktivitas dari kelompok dan individu yang berbeda
5. mengevaluasi hasil dari proses pengorganisasian
