Perencanaan Perencanaan (Planning) Pere Perenc ncan anaa aan n seca secara ra garis garis besar besar diart diartik ikan an seag seagai ai pros proses es mend mendefi efini nisik sikan an tuju tujuan an organi organisasi sasi,, membua membuatt strateg strategii untuk untuk mencap mencapai ai tujuan tujuan itu, itu, dan mengem mengemban bangka gkann nn rencan rencanaa aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas atas pert pertany anyaan aan-pe -pert rtan anya yaan an apa apa (what), (what), siapa (who), (who), kapan (when), (when), diman imanaa (where), (where), mengapa (why), (why), dan bagaimana (how). (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuantujuan, tujuan, kebijaksanaa kebijaksanaan-keb n-kebijaksan ijaksanaan aan serta programpro programprogram gram yang dilakukan dilakukan.. Perencanaan Perencanaan merupa merupakan kan proses proses terpen terpentin ting g dari dari semua semua fungsi fungsi manajem manajemen en karena karena tanpa tanpa perenc perencana anaan an berjalan. Perencanaan atau plan dapat juga diartikan sebagai dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. encana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-ti tindakan-tindaka ndakan n penting penting lainnya. lainnya. encana encana dibagi dibagi berdasarkan berdasarkan cakupan, jangka jangka waktu, waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. penggunaannya. !erdasarkan kerangka waktunya, perencanaan dibagi menjadi ", yaitu # $. encan encanaa Jangka Jangka Pendek Pendek ( %nta %ntara ra $ & ' ah ahun un ) eoran eorang g manajer manajer juga juga mengem mengemban bangka gkan n suatu suatu rencan rencanaa jangka jangka pendek pendek,, yang yang memilik memilikii kerangka waktu satu tahun atau kurang. encana jangka pendek (short-range plan) sangat mempen mempengar garuhi uhi aktivi aktivitas tas seharih seharihari ari manajer manajer.. erdap erdapat at dua jenis jenis rencan rencanaa jangka jangka pendek pendek.. encana tindakan (action plan) merealisasikan semua jenis rencana. '. encana encana Jangka Jangka *enengah *enengah ( %ntara %ntara ' & + ahun ahun ) uatu rencana yang agak bersifat sementara dan lebih mudah berubah dibanding rencana jangka panjang. encana jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer menengah dan manajer lini. ". encana Jangka Panjang ( iatas + ahun ahun ) uatu rencana jangka panjang (long-range plan) meliputi banyak tahun, mungkin bahkan beberapa dekade. an rencana jangka panjang biasanya digunakan untuk menjalankan suatu proyek yang sangat besar yang mebutuhkan mebutuhkan waktu yang sangat lama. !erdasarkan bentuknya, perencanaan dibagi menjadi ", yaitu # 1. Pere Perenca ncanaa naan n Global Global (Glo (Global bal Plan Plan))
encana ini berisi tentang penentuan tujuan suatu organisai secara menyeluruh, ujuan global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi. imana dalam pengembanganya harus memperhatikan situasi dan kondisi serta perkembangan organisasi di masa mendatang. %nalisa penyusunan rencana global terdiri atas # trength, yaitu kekuatan yan dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan. eakness, eakness, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. /pportunity, /pportunity, yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki di miliki oleh organisasi. reath, yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi. 1
0ontoh rencana jangka pendek # ebuah pabrik 1issan siap untuk mengganti teknologinya, manajernya memusatkan perhatian mereka pada penggantian peralatan yang ada dengan peralatan baru secepat mungkin dan seefisien mungkin untuk meminimalkan hilangnya waktu produksi. alam banyak kasus, hal ini dapat dilakukan dalam beberapa bulan, dan produksi hanya terhenti selama beberapa minggu. engan demikian, suatu rencana tindakan mengkoordinasikan berbagai perubahan aktual pada suatu pabrik tertentu. 0ontoh rencana jangka menengah # ebuah perusahaan mobil asal 2ropa yaitu olls oyce dan 3oenisseg, membutuhkan waktu sekitar ' & " tahun untuk memproduksi mobil edisi terbatas mereka yaitu olls oyce Phantom dan 3oeniseg %gera 004 yang merupakan maha karya (masterpiece) dari perusahaan tersebut. *ulai dari perakitan hingga penyediaan material karena mereka tidak menggunakan mesin robot yang jumlahnya banyak, rata-rata produksinya hanya menggunakan tenaga manual manusia. ehingga membutuhkan waktu yang sangat lama untuk memproduksi mobil tersebut. 0ontoh rencana jangka panjang # ebuah industry pesawat terbang !/2516 membutuhkan waktu sekitar $" tahun untuk mengembangkan tipe pesawat yang diproduksinya. Pesawat !/2516 pertama melakukan produksi pada tahun $789 yaitu pesawat !oeing 9"9-$::. 3emudian dalam rentang selama $" tahun, barulah !/2516 memproduksi pesawat kembangan dari !oeing 9"9-$:: yaitu pesawat yang dikenal dengan nama !oeing 9"9-':: pada tahun $7;:.
2. Perencanaan Strategis (Strategic Plan)
!agian dari rencana global yang lebih terperinci. i mana dengan menyusun kerangka kerja yang akan di lakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. alam pencapaianya dilakukan dengan sistem prioritas, mana yang akan di capai terlebih dahulu. 0ontoh rencana jangka pendek # Produsen air mineral %<=% membutuhkan waktu sekitar $ tahun untuk menentukan kelayakan air mineral. %<=% membutuhkan waktu $ tahun untuk meneliti mineral-mineral apa saja yang terkandung di dalam air tersebut. !utuh penelitian yang berkesinambungan untuk dapat menentukan apakah air tersebut layak diproduksi atau tidak, apakah air tersebut layak untuk dikonsumsi atau tidak. 0ontoh rencana jangka menengah # ebuah perusahaan mobil asal Jepang yaitu oyota mengembangkan jenis produk mobilnya yaitu jenis %van>a membutuhkan waktu sekitar ' & " tahun untuk mengeluarkan generasi avan>a tipe lanjutan. *ereka mengeluarkan produk dengan nama yang sama tetapi dengan perkembangan yang berbeda yaitu mulai dari model, body, dan interiornya.
2
0ontoh rencana jangka panjang # Perusahaan kendaraan asal 6ermany yaitu !* membutuhkan waktu lebih dari + tahun untuk mengelurakan setiap model baru dari tiap tipe mobil yang diproduksinya. *ulai dari mobil serie ", serie + dan serie 9. ebagai contoh, untuk mengembangkan mobil !* "':i, !* membutuhkan waktu sekitar 7 tahun untuk merubah model dari e"8 menjadi e?8. ungguh waktu yang cukup lama untuk perubahan dari generasi sebelumnya.
3. Perencanaan Operasional (Operational Plan)
encana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. 0ontoh rencana jangka pendek # ebuah perusahaan telekomunikasi asal amerika yaitu %pple,inc tidak perlu waktu yang lama setiap mengembangkan produk produk yang diproduksi oleh mereka. ebagai contohnya perusahaan asal 0alifornia ini hanya membutuhkan waktu kurang dari 8 bulan untuk mengembangkan ponsel bernama iPhone + terdahulunya menjadi iPhone +s . 0ontoh rencana jangka menengah # ebuah perusahaan mobil oyota yang berasal dari Jepang mengeluarkan tipe mobil terbaru selama kurang lebih "-? tahun. 5a memproduksi mobil produksinya terdahulu yaitu oyota 0orolla %ll 1ew pada tahun '::$. 3emudian oyota melakukan sebuah riset untuk mengembangkan mobil tersebut selama kurun waktu "-? tahun, yang pada akhirnya pada tahun '::? dan '::+ perusahaan otomotif asal Jepang ini mengeluarkan generasi terbaru dari oyota 0orolla %ll 1ew terdahulunya menjadi oyota 0orolla %ltis. 0ontoh rencana jangka panjang # 5ndonesia merencanakan pengembangan terhadap industry perkapalan di 5ndonesia yang berlangsung sekitar $" tahun. encana ini dimulai dari tahun ':$' dan direncanakan akan selesai pada tahun ':'+. alah satu sasarannya, pada ':':, klaster industri perkapalan nasional sudah mampu memproduksi kapal berkapasitas ':: ribu ton bobot mati (dead weight tonnage@)
3
Pengorganisasian (/rgani>ing) Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal , mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. i dalam pengorganisasian erat kaitanya dengan struktur organisasi. truktur /rganisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. erdapat " bentuk struktur organisasi yang sangat penting di dalam manajemen, yaitu # 1. Organisasi Garis (Line Organization)
Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Bentuk lini uga disebut bentuk lurus atau bentuk alur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh !enry "ayol.
Gambar Struktur Organisasi Lini
2. Organisasi Garis dan Staf (Line and Staf Organization)
/rganisasi Aini dan taf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. =ntuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. ugas para staf disini adalah untuk membantu
#
memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan.
Gambar Struktur Organisasi Lini dan Staff
3. Organisasi Fungsional (Functional Organization)
/rganisasi fungsional diciptakan oleh B..aylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. truktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap a tasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
Job escription 1. Pimpinan (irektur) Pimpinan atau direktur adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan terbatas (P). irektur dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin perseroan terbatas. Penyebutan direktur dapat bermacam-macam, yaitu dewan manager, dewan gubernur, atau dewan eksekutif. ugas seorang Pimpinan atau direktur yaitu # $. memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan $
'. memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) ". menyetujui anggaran tahunan perusahaan ?. menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan yarat umum untuk menjadi seorang pimpinan (irektur) yaitu # a) *emenuhi persyaratan menurut pasal 7" == 1o. ?: ahun '::9 tentang Perseroan erbatas b) Pekerja keras, smart dan orientasi pada target, mempunyai kemampuan leadership dan komunikasi yang baik, teliti dan tegas c) *emiliki rasa tanggung jawab yang tinggi dan tidak di pengaruhi kepentingan pribadi dan golongan dalam menjalankan tugas d) *emiliki sense of business yang tinggi e) *ampu menyusun dan melaksanakan business plan secara efektif dan efisien demi perkembangan, kemajuan dan keuntungan perusahaan f) *enguasai manajemen penanggulangan resiko g) *ampu mengoperasikan komputer minimal program *icrosoft /ffice h) !ersedia menjadi ireksi minimal selama + tahun i) =sia 0alon irektur =tama maksimal +: tahun, =sia 0alon irektur Produksi dan 3euangan dan %dministrasi maksimal ?+ tahun j) *ampu berbahasa 5nggris aktif secara lisan maupun tulisan !. "anager Produksi *anager produksi adalah orang yang mempunyai peran dalam mengoordinasi kan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan. =ntuk mengatur kegiatan ini, perlu dibuat keputusankeputusan yang berhubungna dengan usaha-usaha untuk mencapai tujuan agar barang dan jasa yang dihasilkan sesuai dengan apa yang direncanakan. yarat umum untuk menjadi seorang manager adalah # • • • •
*emiliki jenjang pendidikan minimal $ uka dengan tantangan apat bekerja secara individu maupun dalam tim *emiliki pengalaman minimal selama + tahun di bidang produksi
#. $epala %&&ounting 3epala accounting adalah orang yang bertugas mengawasi dan meneliti segala kegiatan akuntansi sebuah perusahaan dan merekap serta melakukan pengecekan dari hasil kerja para akuntan di bawahnya. yarat untuk menjaadi kepala accounting adalah memiliki pendidikan minimal s$ akutansi. '. "anaer Personalia
%
*anajer personalia seorang manajer dan sebagai manajer harus melaksanakan fungsifungsi dasar manajemen tanpa memperdulikan apapun hakekat fungsi operasional. Persyaratan menjadi seorang manajer personalia yaitu # .
*emiliki jenjang pendidikan minimal $ *ampu mengatur elemen perusahaan secara sistematis *ampu bekerja sama dengan baik *emiliki wawasan yang luas dalam dunia manajerisasi perusahaan !erpenampilan menarik *+ (*uman +esour&e epartment)
C atau Cuman esource epartmen adalah suatu unit atau bagian dalam administrasi perkantoran yang bertugas untuk mengurus atau menangani segala macam urusan yang berhubungan dengan * (umber aya *anusia) dalam suatu perusahaan tertentu. yarat yang harus dimiliki untuk menjadi seorang staf C yaitu # -
*emiliki jenjang pendidikan minimal " @ $ *emiliki kemampuan analisis yang tinggi dalam menentukan baik tidaknya pelamar pekerjaan *emiliki sifat tanggung jawab yang tinggi *ampu bekerja baik individu maupun dalam tim *emiliki wawasan yang luas
,. "anaer Pemasaran *anajer pemasaran adalah seseorang yang melakukan kegiatan-kegiatan pokok yang dilakukan oleh perusahaan untuk mempertahankan kelangsungan perusahaannya, untuk berkembang, dan untuk mendapatkan laba. yarat untuk menjadi seorang manajer pemasaran yang paling essensial adalah # • • • • •
*ampu memasarakan produk perusahaan dengan baik *ampu mengawasi staf di bidang marketing dengan baik *ampu bersosialisasi dan mempunyai attitude yang baik *ampu bersikap ramah dalam menghadapi konsumen *ampu menciptakan strategi pemasaran dengan baik
-. "anaer $euangan *anajer keuangan adalah orang yang bertugas melakukan suatu kegiatan perencanaan, penganggaran, pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan. yarat yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang manajer keuanan yaitu # -
Jujur *emiliki sifat bertanggung jawab yang tinggi *ampu mengelola uang secara efektif dan efisien *ampu melakukan kegiatan administrasi perkantoran
. Staff &
taff adalah mereka yang dalam truktur /rganisasi Perusahaan menjabat jabatan yang mempunyai kewajiban, tanggung jawab dan wewenang untuk membantu memikirkan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dalam usaha mencapai dan melancarkan kemajuan perusahaan.
%dapun kriteria taff adalah sebagai berikut# taff yang termasuk dalam golongan jabatan tertentu adalah mereka yang memiliki tanggung jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana dan pengendali jalannya perusahaan yang waktu kerjanya tidak dapat dibatasi menurut waktu kerja yang ditetapkan perusahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. /. 0orker orker adalah mereka yang bekerja sebagai tenaga kerja langsung (buruh atau pekerja lapangan) dan mungkin bekerjanya sewaktu ada project, memang worker lebih berat kerjanya bahkan system pembayarannya pun bisa sesuai dengan kerjanya yang berat . 0iri-ciri umum knowledge worker adalah mereka haus belajar, dan terus mengembangkan pengetahuannya, sehingga kontribusi terhadap perusahaan pun terus meningkat seiring dengan meningkatnya pengetahuan. antangan utama bagi organisasi adalah bagaimana meng-identifikasi, menarik, mengembangkan dan mempertahankan (tidak hanya fisik, tetapi juga kinerja) dari para 3nowledge orker.
Pelaksanaan (%ctuating) Pelaksanaan @ implementasi adalah proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. 3egiatan dalam Bungsi Pengarahan dan 5mplementasi antara lain # *engimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan. *emberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan dan menjelaskan kebijakan yang ditetapkan. Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Pengarahkan dilakukan dengan cara memberikan informasi yang di perlukan terutama yang berhubungna denga masalah yagn dihadapi karyawan. Pengarahan semacam ini biasanya dilakukan untuk mengangani karyawan & karywayan yang barusaja diterima sebagai karyawan baru di perusahaan. %dapun pengarahan tersebut bisa mencakup tugas yang harus dilakukan, cara & cara yang digunakan, hubungan antar sesame karyawan, tugas melaksanakan kegiatan dan seaagainya
'
Pengarahan dengan cara memberikan perintah yang harus dilakukan oleh bawahan. Perintah tersebut dapat dilakukan dengan cara tertulis ataupun lisan dimana perintah tersebut perlu untuk dimengerti secara baik oleh atasan. Jadi atasan harus dapat menyesuaikan kapan atasan memberikan perintah secara pormal atau tertulis maupun perintah secara lisan dan kapan atasan harus memberikan perintah yang harus dilakukan seluruh bawahan (umum) maupun hanya bagian tertentu saja (khusus).
Pengawasan (0ontrolling) Pengawasan adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. 3egiatan dalam Bungsi Pengawasan dan Pengendalian antara lain # *engevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan. Cal ini harus secara rutin dilakukan supaya terlihat pada point mana target yang telah tercapai dan target yang belum tercapai sehingga dapat diambil langkahpenyelesaian. *engambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan. Aangkah ini harus selalu dilakukan agar setiap kesalahan yang ada dapat segera diperbaiki. *elakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis Pengawasan dapat dilakukan dengan ' cara, yaitu secara langsung maupun secara tidak langsung. Pengawasan se&ara langsung terjadi apabila pimpinan organisasi melakukan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh para bawahannya.. alam inspeksi langsung dapat dengan peninjauan pribadi yaitu mengawasi dengan jalan meninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan pekerjaan. 0ara ini mengandung kelemahan, menimbulkan kesan kepada bawahan bahwa mereka diamati secara keras dan kuat sekali. 1amun, ada yang berpendapat bahwa cara inilah yang terbaik, karena melakukan kontak langsung antara atasan dan bawahan dapat dipererat. erta, kesukaran dalam praktek dapat dilihat lansung dan tidak dapat dikacaukan oleh pendapat bawahan sebagaimana mungkin terselip dengan cara menerima laporan tertulis. Pengawasan se&ara tidak langsung terjadi apabila pengawasan dilakukan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan.
(
aftar Pustaka Candoko, . Cani. $777. "anaemen. !PB2 & Dogyakarta toner, James %.B. $778. "anaemen (eremahan). Penerbit 2rlangga & Jakarta 6riffin. '::". Pengantar "anaemen. Penerbit 2rlangga & Jakarta irjosuparto, utjipto. Seri "anaemen 1o.98# Pokok & Pokok *anajemen *odern. Jakarta# P. Pustaka !inaman Pressindo, $7;+# hlm. ?9. unarto, 3amanto. Peren&anaan Strategis bagi Organisasi Sosial. Jogjakarta# Pustaka !elajar, $777# hlm. +-8. . Cani Candoko, "anaemen Personalia dan Sumberdaya "anusia , penerbit Aiberty, $7;+ Prof. 2dwin !. 6ilippo. $7;;. "anaemen Personalia. Penerbit 2rlangga - Jakarta 6ibson, dkk. ':$'. "anaemen.Penerbit 2rlangga - Jakarta
1)
