MINISTERIO DE HACIENDA VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURÍA UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA PÚBLICA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA
MANUAL DE USUARIO DE EJECUCIÓN DE GASTOS SIN IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA (Administración Central y Descentralizada)
Versión 9 La Paz, Junio de 2006
Propiedad del Ministerio de Hacienda Viceministerio de Presupuesto y Contaduría Programa MAFP No puede reproducirse total ni parcial el contenido del presente manual, por procedimientos electrónicos o mecánicos como fotocopias, discos o cualquier otra forma.
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
TABLA DE CONTENIDO 1
FLUJOGRAMA DE PROCESOS ..................................................................................................... 1
2
OPERADOR DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO ............................................................................. 3 2.1
2.1.1
Registrar Devengado.......................................................................................................... 4
2.1.2
Registrar Regularización .................................................................................................... 8
2.2
Documentos de Modificación................................................................................................... 12
2.2.1
Reversión.......................................................................................................................... 12
2.2.2
Corrección ........................................................................................................................ 14
2.2.3
Cambio de Imputación...................................................................................................... 15
2.3 3
Documentos Originales.............................................................................................................. 4
Impresión del Formulario ......................................................................................................... 18
APROBADOR DE EJECUCIÓN DEL GASTO .............................................................................. 21 3.1
Aprobación............................................................................................................................... 21
3.2
Reversión del Cambio de Imputación...................................................................................... 24
4
FIRMA DE DOCUMENTOS DEL GASTO...................................................................................... 27
5
CONSULTAS Y REPORTES.......................................................................................................... 29
6
5.1
Consulta de C-31, C32 y C-34................................................................................................. 29
5.2
Listado C-31 y C-34detallado .................................................................................................. 29
5.3
C-31 y C-34 pagados - Cambio de Imputación ....................................................................... 31
CONTROL DE BOLETAS DE DEPÓSITO .................................................................................... 33 6.1
Registro de excepciones.......................................................................................................... 33
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1
FLUJOGRAMA DE PROCESOS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA OPERADOR DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO APROBADOR DE LA ELABORACION VERIFICACION EJECUCIÓN DEL GASTO
FIRMA DE DOCUMENTOS
Documentos Originales
REGISTRAR Devengado
VERIFICACION Devengado
APROBAR Devengado
REGISTRAR Regularización
VERIFICACION Regularización
APROBAR Regularización
REGISTRAR Reversión
VERIFICACION Reversión
APROBAR Reversión
REGISTRAR Corrección
VERIFICACION Corrección
APROBAR Corrección
REGISTRAR Cambio de Imputación
VERIFICACION Cambio de Imputación
APROBAR Cambio de Imputación
FIRMA DE DOC.DEL GASTO
Documentos de Modificación
REGISTRAR Y APROBAR Reversión CDI
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1
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2
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2
OPERADOR DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO
Este usuario tiene
el PERFIL: Operador de Ejecución del Gasto y el PUESTO: Usuario de
Contabilidad.
Una vez realizada la conexión al sistema se despliega la pantalla de menú de opciones en cuya parte izquierda se encuentra el módulo de Ejecución del Gasto, como se muestra en la Figura 2-0.
A continuación se muestra el esquema del menú de opciones de Ejecución del Gasto. Figura 2-0
Ejecución del Gasto 9
Gastos sin Imputación Presupuestaria
Registro Devengado Regularización
Modificación Reversión • • • •
Devengado Pago Global Reversión CDI
Corrección • • •
Devengado Pago Global
Cambio de Imputación • •
Devengado Global
Consulta y Reportes Auditoria
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3
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Consulta de C-31, C-32 y C-34 Conversión de C-31 C-31 y C-34 Pagados – Cambio de Imp. C-31 y C-34 por Cuenta Origen Listado de C-31 y C-34 Detallado Reversión con Boleta de Depósito
2.1
Documentos Originales
Los documentos originales de la Ejecución del Gasto sin Imputación Presupuestaria pueden ser registrados en la etapa del Devengado o como un documento de Regularización.
2.1.1
Registrar Devengado
El usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal:
↵ ↵
Ejecución del Gasto Gastos
sin
Imputación
Presupuestaria
↵ ↵ A
Registro Devengado
continuación
el sistema
despliega
la
pantalla que se muestra en la Figura 2-1 donde
el
usuario
registra
un
nuevo
documento de gasto haciendo un clic con el Mouse en el icono Insertar
. Figura 2-1
En el formulario de carga, que se muestra en la Figura 2-2, el usuario ingresa lo siguiente: •
Lugar,
ciudad
encuentra
donde
ubicada
la
se
Unidad
Ejecutora. •
Unidad Ejecutora
•
Tipo
de
Registro:
Anticipo,
SIGADE, Otros.
En la pestaña Beneficiario, que se muestra Figura 2-2
4
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en la Figura 2-2, se ingresa lo siguiente: •
Nombre o Razón del Beneficiario
•
Expedido en
•
Clase de Documento
•
Nº Documento
•
Número de Cuenta Bancaria del Beneficiario
En la pestaña Doc. Respaldo, que se muestra en la Figura 2-3, se ingresa lo siguiente: •
Tipo de Documento
•
Número de Documento
•
Fecha de Recepción, se debe registrar
la
fecha
de
los
documentos de respaldo. •
Fecha de Vencimiento, se debe registrar la fecha que se realizara el pago ya que esta fecha tiene sus efectos en el momento de la priorización de pagos.
•
Código SIGADE, es obligatorio en caso de que el tipo de registro
Figura 2-3
sea un documento de Deuda Pública. Si el documento es de Anticipo, este dato es opcional y finalmente si el tipo de registro es Otro, este dato no debe registrarse. •
Código SISIN, en caso que el gasto corresponda a un Proyecto de Inversión registrado como tal
Nota: Si el Doc.de Respaldo es “Factura” se habilitan dos campos más para ser ingresados. Estos son: Código SNII y Número de Orden.
En la pestaña Totales, que se muestra en la Figura 2-4, se ingresa lo siguiente: •
Total Autorizado del Documento
Figura 2-4
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5
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En la pestaña Resumen, que se muestra en la Figura 2-5, se ingresa lo siguiente: •
Resumen o glosa de la operación comentando acerca del gasto que se va a realizar.
Figura 2-5
En el devengado se especifican los datos de la cuenta pagadora en la pestaña Cta./Mon. que se muestra en la Figura 2-6. Aquí se ingresa lo siguiente: •
Banco de la cuenta origen
•
Número de Cuenta Bancaria
•
Libreta en caso de que la cuenta sea CUT
•
Código de Moneda
Estos datos son obligatorios en todos los casos, excepto para aquellos gastos que
Figura 2-6
tengan documento de respaldo 91 o 102, que son documentos sin flujo financiero.
En la pestaña Imp. Contable, que se muestra en la Figura 2-7, se ingresa lo siguiente: •
Cuenta Contable Auxiliar
•
Importe del documento
En todos los campos en que aparece el icono el usuario puede con un clic habilitar la lista de valores posibles para dicho campo. Figura 2-7
6
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En esta misma pantalla también se puede VERIFICAR el documento con el icono Verificar
o el
botón de texto Verificar.
Una vez introducidos todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar
, y luego en el icono Salir
para volver a la pantalla anterior.
Al salir del formulario de carga, el sistema muestra el documento grabado como se muestra en la Figura 2-8.
El usuario puede borrar físicamente el documento
cuando
está
en
estado
ELABORADO, hace un clic con el Mouse en el icono Eliminar
, elimina el detalle en la
pestaña Imp. Contable y luego confirma la eliminación haciendo un clic en el icono Eliminar
de la barra de herramientas del
Figura 2-8
formulario de carga.
Para modificar el documento, el usuario hace un clic en el icono Modificar
de la barra de
herramientas.
Para imprimir el documento, el usuario hace un clic en el icono de imprimir reporte
de la barra
de herramientas. Para Verificar el documento en estado ELABORADO el usuario hace un clic en el icono Verificar Documento
o en el botón de texto Verificar. La Verificación del documento también se puede
hacer después de llenar los datos, sin necesidad de volver a la pantalla inicial como se muestra en la Figura 2-7.
Una vez verificado no se puede modificar el documento. Si por algún motivo, necesita modificar los datos, puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar Documento
o en el botón de
texto Desverificar.
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7
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Para consultar los detalles del documento el usuario hace un clic en el icono
ubicado al lado
izquierdo de la fila.
2.1.2
Registrar Regularización
El usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal:
↵ ↵
Ejecución del Gasto Gastos
sin
Imputación
Presupuestaria
↵ ↵ A
Registro Regularización
continuación
el
sistema
despliega
la
pantalla que se muestra en la Figura 2-9 donde
el
usuario
registra
un
nuevo
documento de gasto haciendo un clic con el Mouse en el icono Insertar
Figura 2-9
.
En el formulario de carga, que se muestra en la Figura 2-10, el usuario ingresa lo siguiente: •
Lugar, ciudad en donde se encuentra ubicada la Unidad Ejecutora.
•
Unidad Ejecutora
•
Tipo
de
Registro:
Anticipo,
SIGADE, Recursos de terceros u Otros.
En la pestaña Beneficiario, que se muestra en la Figura 2-10, se ingresa lo siguiente: •
Nombre o Razón del Beneficiario o Proveedor
•
Expedido en
•
Clase de Documento
•
Nº Documento
•
Número de Cuenta Bancaria del Beneficiario
Figura 2-10
En la pestaña Doc.Respaldo, que se muestra en la Figura 2-11, se ingresa lo siguiente:
8
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•
Tipo de Documento
•
Número de Documento
•
Fecha de Recepción
•
Fecha de Vencimiento
•
Código SIGADE, es obligatorio en caso de que el tipo de registro sea un documento de Deuda Pública. Si el documento es de Anticipo, este dato es opcional y finalmente si el tipo de registro es Recurso de Terceros u Otro, este dato no debe registrarse.
•
Código SISIN, en caso que el gasto corresponda a un Proyecto
Figura 2-11
de Inversión registrado como tal
Nota: Si el Doc.de Respaldo es “Factura” se habilitan dos campos más para ser ingresados. Estos son: Código SNII y Número de Orden. En la pestaña Totales, que se muestra en la Figura
2-12, se ingresa lo siguiente: •
Total Autorizado del Documento
Figura 2-12
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En la pestaña Resumen, que se muestra en la Figura 2-13, se ingresa lo siguiente: •
Resumen o glosa de la operación comentando acerca del gasto que se va a realizar.
Figura 2-13
En el devengado se especifican los datos de la cuenta pagadora en la pestaña Cta./Mon. que se muestra en la Figura 2-14. Aquí se ingresa lo siguiente: •
Banco de la cuenta origen
•
Número de Cuenta Bancaria
•
Libreta en caso de que la cuenta sea CUT
•
Código de Moneda
•
Fecha del Tipo de Cambio, en caso de que la moneda sea distinta a Bolivianos
•
Marca si el valor tomado para el tipo
de
cambio
de
moneda
extranjera será de Compra o Venta (se aclara, cuando se hace uso de una moneda diferente a
Figura 2-14
bolivianos, el monto debe registrarse en bolivianos).
Nota: Los datos referentes a la cuenta origen, son obligatorios.
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En la pestaña Imp. Contable, que se muestra en la Figura 2-15, se ingresa lo siguiente: •
Cuenta Contable Auxiliar
•
Importe del documento
En todos los campos en que aparece el icono el usuario puede con un clic habilitar la lista de valores posibles para dicho campo.
En esta misma pantalla también se puede VERIFICAR el documento con el icono Verificar
Figura 2-15
o el botón de texto Verificar.
Aclaración: para que el documento sea aprobado es necesario que el documento este en estado VERIFICADO caso contrario el sistema no le permitirá aprobarlo.
Una vez introducidos todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar
, y luego en el icono Salir
para volver a la pantalla anterior.
Al salir del formulario de carga, el sistema muestra el documento grabado como se muestra en la Figura 2-16.
El usuario puede borrar físicamente el documento
cuando
está
en
estado
ELABORADO, hace un clic con el Mouse en el icono Eliminar
, elimina el detalle en la
pestaña Imp. Contable y luego confirma la eliminación haciendo un clic en el icono Eliminar
de la barra de herramientas del
formulario de carga. Figura 2-16
Para modificar el documento, el usuario hace un clic en el icono Modificar
de la barra de
herramientas.
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11
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Para Verificar el documento en estado ELABORADO el usuario hace un clic en el icono Verificar o en el botón de texto Verificar. La Verificación del documento también se puede
Documento
hacer después de llenar los datos, sin necesidad de volver a la pantalla inicial como se muestra en la Figura 2-15.
Una vez verificado no se puede modificar el documento. Si por algún motivo, necesita modificar los datos, puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar Documento
o en el botón de
texto Desverificar.
Para consultar los detalles del documento el usuario hace un clic en el icono
ubicado al lado
izquierdo de la fila.
2.2
Documentos de Modificación
Los documentos de modificación pueden ser de Reversión, Corrección o Cambio de Imputación. Cada una de estas modalidades afecta a la etapa del Devengado, al Pago o a las dos simultáneamente.
Para acceder a las pantallas de los Documentos de Modificación, siga el esquema de menú mostrado al inicio del capítulo 2.
2.2.1
Reversión
Al hacer clic en la opción de menú “Reversión”, dentro del grupo de los “Documentos de Modificación”, el usuario elige la etapa del gasto que abarca la reversión y el sistema despliega la pantalla de aplicaciones en donde se registra un nuevo documento, como se muestra en la Figura 2-17.
El
usuario
puede
hacer
la
reversión
independiente del Devengado y Pago o en su defecto simultáneamente.
La operativa de carga de este tipo de Figura 2-17
12
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documento es la misma que ya se mencionó en el capítulo 2.1.1. A continuación se resaltan las diferencias con relación a la carga del documento original.
Nota: No existe Reversión de sólo Pago a C-31’s de Regularización.
En la pantalla de la Figura 2-18 el usuario elige el documento original al cual se le aplica la reversión haciendo un clic con el Mouse en la fila correspondiente y luego presionando el botón de texto Seleccionar.
Aclaración: para que el documento sea revertido es necesario que el documento este en estado APROBADO, caso contrario el sistema no le permitirá revertirlo. Figura 2-18
A continuación se habilita el formulario de carga de datos, que se muestra en la Figura 2-19, donde el usuario ingresa lo siguiente: •
Tipo de Doc.de Respaldo
•
Nro.de Documento
•
Fecha de Recepción
•
Fecha de Vencimiento
•
Totales en negativo
•
Imputación contable Auxiliar
con
importes en negativo Figura 2-19
Para Verificar el documento en estado ELABORADO el usuario hace un clic en el icono Verificar Documento
o en el botón de texto Verificar. La Verificación del documento se puede hacer
después de llenar los datos, en la pantalla de la Figura 2-19 o en la pantalla inicial de la Figura 2-17.
Una vez verificado no se puede modificar el documento. Si por algún motivo, necesita modificar los datos, puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar Documento
o en el botón de
texto Desverificar.
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Para consultar los detalles del documento el usuario hace un clic en el icono
ubicado al lado
izquierdo de la fila.
2.2.2 Al
Corrección
hacer
clic
“Corrección”,
en
la
dentro
opción
del
de
grupo
“Documentos de Modificación”,
menú
de
los
el usuario
elige la etapa del gasto que abarca la Corrección y el sistema despliega la pantalla de aplicaciones en donde se registra un nuevo documento, como se muestra en la Figura 2-20.
La operativa de carga de este tipo de documento es la misma que ya se mencionó en el capítulo 2.1.1. A continuación se
Figura 2-20
resaltan las diferencias con relación a la carga del documento original.
En la pantalla de la Figura 2-21 el usuario elige el documento original al cual se le aplica la corrección haciendo un clic con el Mouse en la fila correspondiente y luego presionando el botón de texto Seleccionar.
Aclaración: para que el documento sea corregido es necesario que el documento este en estado APROBADO.
Figura 2-21
Nota: El usuario puede hacer la corrección independiente del Devengado y Pago o en su defecto simultáneamente.
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A continuación se habilita el formulario de carga de datos, que se muestra en la Figura 2-22, donde el usuario ingresa lo siguiente: •
Tipo de Doc.de Respaldo
•
Nro.de Documento
•
Fecha de Recepción
•
Fecha de Vencimiento
•
Cuentas Contables Auxiliares
•
Importe a corregir en cada cuenta contable. Figura 2-22
La sumatoria de los importes en las cuentas contables utilizadas debe ser igual a 0 como se muestra en la Figura 2-22.
Para Verificar el documento en estado ELABORADO el usuario hace un clic en el icono Verificar Documento
o en el botón de texto Verificar. La Verificación del documento se puede hacer
después de llenar los datos, en la pantalla de la Figura 2-22 o en la pantalla inicial de la Figura 2-20.
Una vez verificado no se puede modificar el documento. Si por algún motivo, necesita modificar los datos, puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar Documento
o en el botón de
texto Desverificar.
Para consultar los detalles del documento el usuario hace un clic en el icono
ubicado al lado
izquierdo de la fila.
Nota: El usuario puede hacer la reversión independiente del Devengado y Pago o en su defecto simultáneamente.
2.2.3
Cambio de Imputación
Al hacer clic en la opción de menú “Cambio de Imputación”, dentro del grupo de los “Documentos de Modificación”, el usuario elige la etapa del gasto; Devengado o Global (Devengado y Pagado) que abarca el cambio de imputación, y el sistema despliega la pantalla de aplicaciones donde se registra un nuevo documento, como se muestra en la Figura 2-23.
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
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La operativa de carga de este tipo de documento es la misma que ya se mencionó en el capítulo 2.1.1. A continuación se resaltan las diferencias con relación a la carga del documento original.
Figura 2-23
En la pantalla de la Figura 2-24 el usuario elige el documento original al cual se le aplica el cambio de imputación haciendo un clic con el Mouse en la fila correspondiente y luego
presionando
el
botón
de
texto
Seleccionar.
Nota:
No
existe
cambio
de
imputación sólo para la etapa del pago.
Figura 2-24
A continuación se habilita el formulario de carga de datos, que se muestra en la Figura 2-25, donde el usuario ingresa lo siguiente:
16
•
Tipo de Doc. de Respaldo
•
Nro.de Documento
•
Fecha de Recepción
•
Fecha de Vencimiento
•
Código SIGADE, si corresponde
Figura 2-25
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•
Código SISIN, en caso que el gasto corresponda a un proyecto de inversión registrado como tal
En la pestaña Totales, que se muestra en la Figura 2-26, se ingresa lo siguiente: •
Total sin imputación en negativo
•
Total con imputación en positivo
Figura 2-26
En la pestaña Financieros, que se muestra en la Figura 2-27, se ingresa lo siguiente: •
Clase de Gasto
•
Fuente de Financiamiento
•
Organismo Financiador
Figura 2-27
En la pestaña Imput.Contable, que se muestra en la Figura 2-28, se ingresa lo siguiente: •
Cuenta Contable Auxiliar
•
Importe de la cuenta contable con signo negativo
Figura 2-28
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
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Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
En la pestaña Partidas, que se muestra en la Figura 2-29, se ingresa lo siguiente: •
Estructura presupuestaria: Programa, Proyecto, Actividad, Objeto del Gasto y Entidad de Transferencia
•
Importe correspondiente a la partida presupuestaria con signo positivo.
Figura 2-29
Para Verificar el documento en estado ELABORADO el usuario hace un clic en el icono Verificar o en el botón de texto Verificar. La Verificación del documento se puede hacer
Documento
después de llenar los datos, en la pantalla de la Figura 2-29 o en la pantalla inicial de la Figura 2-23.
Una vez verificado no se puede modificar el documento. Si por algún motivo, necesita modificar los datos, puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar Documento
o en el botón de
texto Desverificar.
Para consultar los detalles del documento el usuario hace un clic en el icono
ubicado al lado
izquierdo de la fila.
2.3
Impresión del Formulario
Los documentos de ejecución del gasto sin imputación presupuestaria, es decir, los formularios C-31 y C-32, pueden ser impresos desde cualquiera de las ventanas de consulta de documentos.
El
usuario
se
posiciona
sobre
la
fila
correspondiente al documento que desea imprimir, haciendo un clic con el Mouse sobre los datos del documento. Una vez que la fila se pinta de verde hace un clic en el icono Imprimir
, de la barra de herramientas,
Figura 2-30
18
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
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como se muestra en la pantalla de la Figura 2-30. Esta operación también se la puede realizar desde la misma pantalla del formulario.
A continuación el sistema despliega el reporte en una nueva ventana, como se muestra en la Figura 2-31. En ella hace nuevamente un clic en el icono Imprimir
, para enviarlo a
impresora.
Para cerrar la ventana del reporte el usuario hace un clic en el icono.
Para finalizar el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir
Figura 2-31
.
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
19
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
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Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
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3
APROBADOR DE EJECUCIÓN DEL GASTO
Este usuario tiene el PERFIL: Aprobador de Ejecución del Gasto y el PUESTO: Jefe de Contabilidad.
Una vez realizada la conexión al sistema, se despliega la pantalla de menú de opciones en cuya parte izquierda se encuentra el módulo de Ejecución del Gasto. El usuario ingresa a las siguientes opciones hasta llegar a la pantalla que se muestra en la Figura 3-1:
↵ ↵
Ejecución del Gasto Gastos
sin
Imputación
Presupuestaria Figura 3-1
3.1 Al
Aprobación hacer
clic
en
la
opción
de
menú
“Aprobación”, dentro del grupo de los “Gastos sin Imputación Presupuestaria”,
el sistema
despliega la pantalla de aplicaciones donde se aprueban los documentos, como se muestra en la Figura 3-2.
Figura 3-2
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
21
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Para APROBAR el documento de gasto sin imputación, el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Ingresar Criterios de Consulta
,
una vez que se pinta de amarillo el primer registro, ingresa la palabra “VERIFICADO” en la columna Estado o registrar en la columna Doc. Nº el numero de comprobante y nuevamente hace un clic en el icono Ejecutar la Consulta
, como se muestra en la
Figura 3-3
Figura 3-3
El sistema retorna todos los documentos de gastos en estado VERIFICADO, es decir que están pendientes de ser aprobados, como se muestra en la Figura 3-4.
Para aprobar el documento, el usuario se posiciona en la fila correspondiente y hace un clic con el Mouse en el icono Aprobar
o
en el botón de texto Aprobar.
Figura 3-4
Seguidamente se despliega la ventana como se muestra en la Figura 3-5, en la cual se confirma la aprobación haciendo nuevamente un clic en el icono Aprobar
o en el botón
de texto Aprobar.
Figura 3-5
22
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
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En la pantalla de la Figura 3-5 el usuario dispone de otros botones de texto como son, Consolidado,
Documento
EGA
y
Doc.Asociados.
La pantalla de la Figura 3-6 muestra el Consolidado de los documentos del gasto sin imputación.
Figura 3-6
La pantalla de la Figura 3-7 muestra el documento de Gasto con imputación que fue generado automáticamente
con
el
cambio
de
imputación. Para ingresar a esta pantalla el usuario hace un clic en el botón de texto Documento EGA.
Nota: El botón de texto Documento EGA, se habilita únicamente para los documentos de Cambio de Imputación en
estado
VERIFICADO
o
APROBADO. Figura 3-7
La pantalla de la Figura 3-8 muestra la lista de documentos
relacionados,
es
decir
los
Doc.Asociados.
Figura 3-8
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
23
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
Si el documento aprobado es un Devengado, el sistema genera automáticamente el asiento contable de partida doble correspondiente.
Una vez que el documento de gasto en la etapa del Devengado ha sido APROBADO, se puede consultar el Asiento Contable de partida doble generado automáticamente por el sistema, haciendo un clic con el Mouse en el botón de texto Mvtos.Contables del formulario como se muestra en la Figura 3-9.
Figura 3-9
La Figura 3-10 muestra el detalle del Asiento Contable generado automáticamente por el sistema.
Figura 3-10
Para finalizar, el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir
y el sistema retorna a la
pantalla anterior.
3.2
Reversión del Cambio de Imputación
Al hacer clic en la opción de menú dentro del grupo de los “Gastos sin Imputación Presupuestaria”:
↵ ↵
24
Modificación Reversión CDI
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
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El sistema despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-11, el usuario hace un clic con el Mouse en el icono de Consulta
, dos veces y el sistema desplegará todos aquellos documentos
cambio de imputación a los que es posible revertirlos. Esto se lo puede ver en la pantalla que muestra la Figura 3-12.
Figura 3-11
Figura 3-12
En esta pantalla el usuario se posiciona en la fila que corresponde al documento requerido y hace un clic en icono Reversión de Cambio de Imputación
, o en el botón de texto
equivalente Revertir CDI.
A continuación se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-13.
En esta pantalla, el usuario aún puede verificar Figura 3-13
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
25
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
o revisar la información correspondiente a revertir. Una vez que está de acuerdo con la operación, hace un clic en icono Reversión de Cambio de Imputación
, o en el botón de texto equivalente
Revertir CDI.
26
Manual de Ejecución de Gastos sin Imputación Presupuestaria
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4
FIRMA DE DOCUMENTOS DEL GASTO
Este usuario tiene el PERFIL Encargado de Firma de Documentos del Gasto y el PUESTO : Director Administrativo.
Una vez realizada la conexión al sistema, se despliega la pantalla de menú de opciones en cuya parte izquierda se encuentra el módulo de Firma de Documentos de Gasto como se muestra en la Figura
4-1.
Figura 4-1
El usuario ingresa a la opción “Firma de Documentos” y el sistema despliega la pantalla que se muestra en la Figura 4-2.
El usuario realiza una consulta para buscar los documentos APROBADOS, pendientes de ser FIRMADOS, haciendo un clic Ingresar Criterios de Consulta
en el icono , una vez
que se pinta de amarillo el primer registro, ingresa los parámetros de la consulta y a continuación hace nuevamente un clic en el icono Ejecutar la Consulta
. Figura 4-2
El usuario hace un clic en el icono Detalle
de la fila correspondiente a un documento de gasto
para ver los datos del C-31 registrado.
El usuario puede cambiar la Dirección Administrativa haciendo un clic en la tecla
, la cual despliega
la lista de valores posibles para este campo.
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El usuario hace un clic en el icono Cambiar la lista de Documentos del Gasto botón de texto Cambiar de Lista
o en el para
cambiar el tipo de documento de gasto a ser firmado.
La Figura 4-3 muestra la lista de documentos sin imputación presupuestaria.
Figura 4-3
Para cambiar el estado del documento a FIRMADO, el usuario hace un clic en la casilla blanca que se encuentra a la izquierda de cada documento, como se muestra indicado con un círculo en la Figura 4-3. Si desea firmar todos los documentos que se listan en la ventana de una sola vez, el usuario hace un clic en el botón de texto Firmar Todos.
El usuario puede también quitar la firma del documento siempre que no haya sido incluido en la Priorización de Pagos. Para quitar la firma de un documento, nuevamente se hace un clic en la casilla de verificación correspondiente a al documento en estado FIRMADO,
. Si desea quitar la firma de
todos los documentos que se listan en la ventana de una sola vez, el usuario hace un clic en el botón de texto Quitar Firma a Todos.
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5
CONSULTAS Y REPORTES
Este usuario tiene
el PERFIL: Operador de Ejecución del Gasto y el PUESTO: Usuario de
Contabilidad.
5.1
Consulta de C-31, C32 y C-34
Al realizar la conexión al sistema, el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal:
↵ ↵ ↵ ↵
Ejecución del Gasto Gastos sin Imputación Presupuestaria Reportes y Consultas Consulta de C-31, C-32 y C-34
Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 5-1, donde el usuario ejecuta su consulta haciendo un clic con el Mouse en el ,
icono Ingresar Criterios de Consulta ingresa
los
parámetros
deseados
y
a
continuación hace nuevamente un clic en el icono Ejecutar la Consulta
Figura 5-1
.
La pantalla devuelve la lista de documentos registrados según los parámetros ingresados en la consulta. La búsqueda de documentos puede hacerse por Nro.de Documento, estado, etc.
Para ver los detalles de cada documento el usuario hace un clic en el icono
ubicado al lado
izquierdo de la fila.
5.2
Listado C-31 y C-34detallado
Al realizar la conexión al sistema, el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal:
↵ ↵
Ejecución del Gasto Gastos sin Imputación Presupuestaria
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Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA
↵ ↵
Reportes y Consultas Listado C-31 y C-34 Detallado
Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 5-2, donde el usuario ingresa los siguientes parámetros: •
Entidad desde-hasta
•
Dirección
Administrativas
desde-hasta •
Unidades Ejecutoras desdehasta
•
Fechas de movimiento desdehasta
•
Cuenta Auxiliar
•
Beneficiario,
se
deja
en
Figura 5-2
blanco si desea todos los beneficiarios •
Cuenta Origen, se deja en blanco si desea imprimir todas las cuentas
•
Marca de Orden por: Entidad, Beneficiario, Cta.Origen, Cta. Auxiliar
A continuación, el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir
y el sistema
despliega el reporte en pantalla, como se muestra en la Figura 5-3. En ella hace nuevamente un clic en el icono Imprimir
,
para enviarlo a impresora.
Para cerrar la ventana del reporte el usuario hace un clic en el icono
. Figura 5-3
Para finalizar el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir
30
.
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5.3
C-31 y C-34 pagados - Cambio de Imputación
Al realizar la conexión al sistema, el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal:
↵ ↵ ↵ ↵
Ejecución del Gasto Gastos sin Imputación Presupuestaria Reportes y Consultas C-31 Pagados, Cambio de Imputación
Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 5-4, donde el usuario ingresa los siguientes parámetros: Figura 5-4
•
Entidad desde-hasta
•
Dirección Administrativas desde-hasta
•
Unidades Ejecutoras desde-hasta
•
Fechas de movimiento desde-hasta
•
Marca de Orden por: Entidad o Beneficiario
A continuación, el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir
y el sistema
despliega el reporte en pantalla, como se muestra en la Figura 5-5. En ella hace nuevamente un clic en el icono Imprimir
, para enviarlo a
impresora.
Figura 5-5
Para cerrar la ventana del reporte el usuario hace un clic en el icono
.
Para finalizar el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir
.
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CONTROL DE BOLETAS DE DEPÓSITO
Este usuario tiene el PERFIL: Control de Boletas de Depósito (OEP).
El sistema permite excepcionalmente la reversión sin boletas de depósito, aquellos documentos C-31 sin imputación presupuestaria de regularización.
6.1
Registro de excepciones
Al realizar la conexión al sistema, el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de Menú Principal:
↵ ↵
Gastos sin Imputación Presupuestaria Control de Boletas de Depósito
Al hacer clic en esta última opción se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 6-2, donde el usuario ingresa los siguientes datos: Figura 6-1
•
Entidad
•
Dirección Administrativa
•
Número de documento
•
Pago
•
Secuencia
•
Observaciones
•
A Fecha, esta fecha indica hasta cuándo será válido este registro, es decir, la fecha límite de permiso para el usuario para registrar la reversión sin boleta de depóstio.
•
Importe
•
Vigente, indica explícitamente si el registro está o no vigente, es decir, si el permiso para
Figura 6-2
registra la reversión sin boleta de depósito está vigente o no.
Nota: Para esta operación se precisa el registro previo del C-32 en estado ELABORADO.
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