Compras - MANUAL SAP.pdf

Documentación del producto SAP Business ByDesign 1302

Compras

PU B L IC

Tabla de contenidos

1

Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

2

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2. 5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11

Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Compras operativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprovisionamiento de activos en compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Automatización de Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Reem Re emb bol olso so de im imp pue uest sto o so sobr bree el va valo lorr añ añad adiido a emp mpre resa sari rios os loca calles en el ext xtra ran nje jero ro . . . . . . . . . . Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Asignación de costes en Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tiempo y gastos de proyecto entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Traslado de stock entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de pedido de terceros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Traslados de stock dentro de la empresa: India . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 15 16 19 22 23 28 29 34 38 43

3

Compra por autoservicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44

3.1

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de carritos de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Crear un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Crear un carrito de compra a nombre de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Añadir una posición con límite a un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Retirar de aprobación un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cancele un artículo solicitado en un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Confirmar una entrega de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Confirmación rápida de entrega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Confirmar la entrega de una posición límite de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cancelar una entrada de mercancías y servicios de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . Crear una devolución de mercancías para un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cancelar una devolución de mercancías para un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44 44 46 46 48 50 52 53 54 55 57 58 60 61 63

4

Solicitudes de compra y pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

65

4.1

Vista Solicitudes de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rápida de solicitudes de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rápida Pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2

4.2

SAP Business ByDesign 1302 Tabla de contenidos

P U B L I C • © 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos

65 65 68 73 76 76 3

4.3

4.4

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Supervisión de creación automática de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Pedidos por mes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Seguimiento de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Entregas previstas por semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Pedidos por asignación de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Seguimiento de solicitud de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Solicitudes de compra por asignación de costes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Tareas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Configuración: Creación automática de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

5

Entradas de mercancías y servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

5.1

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Proc Pr oces esam amie ient nto o de en entr trad adaa de me merc rcan ancí cías as y se serv rvic icio ioss y dev devol oluc ució ión n de me merc rcan ancí cías as . . . . . . . . . . . 125 125 Cant Ca ntid idad ades es en en entr trad adas as de me merc rcan ancí cías as y se serv rvic icio ioss y de devo volu luci cion ones es de me merc rcan ancí cías as . . . . . . . . . . . 12 128 8 Seguimiento de documento de aduana: México . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Vista productos a entregar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Guía rápida para pedidos para entregar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 Vista Entradas y devoluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Guía rápida Entradas y devoluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Seguimiento de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Entregas previstas por semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Pedidos por asignación de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

5.2

5.3

5.4

6

Facturación de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.1

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tipos de factura de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verificación de factura de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Determinación de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Detalles de Determinación de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Determinación de retención de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Proceso de aplazamiento de impuestos para fact ctu uraci ció ón de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos • P U B L I C

151 151 151 154 156 162 178 181


6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

6.7

6.8

Determinación de cuentas automática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Flujo de documentos a contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Asientos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anulación de asientos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista entrada de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rápida para Entrada de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista facturas y abonos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía Gu ía rá ráp pida pa para ra Fac actu tura rass y not otaas de de cré crédi dito to (e (en n Fa Fact ctur uraaci ción ón de pro provvee eed dor orees) . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista Autofacturaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rá rápida pa para Au Autofacturación (e (en Fa Facturación de de pr proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista Factura periódica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rá rápida pa para Fa Facturas pe periódicas (e (en Fa Facturación de de pr proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Facturas con excepciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Estadísticas de pagos: Descuento por pronto pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seguimiento de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas co comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


182 183 184 186 187 187 192 194 205 205 210 218 245 245 24 5 247 256 256 260 269 272 272 275 279 279 280 282 284 285 285


5

1 Compras Resumen El área empresarial Compras le permite gestionar el ciclo de vida de las compras operativas. Esto cubre las actividades para controlar y gestionar de manera centralizada los pedidos, la colaboración de pedidos y las entradas de mercancías y servicios para la entrega de productos. Puede integrar y automatizar las tareas de compras, como la creación de pedidos, la recepción de confirmaciones de pedidos y la verificación de facturas de proveedor, lo que reduce errores y simplifica el proceso de aprovisionamiento en su totalidad. Además, el aprovisionamiento por autoservicio permite a los empleados crear, supervisar y controlar sus propios carritos de compra de modo descentralizado, lo que otorga a los compradores más tiempo para concentrarse en otras tareas.

Relevancia El área empresarial Compras es relevante si necesita comprar stock para la fabricación o para la venta directa a los clientes. También es relevante si necesita comprar servicios o materiales que no son de almacén para las operaciones diarias de la empresa y si desea gestionar los costes de compras de manera centralizada. Los siguientes paquetes empresariales están asociados al área empresarial Compras: ●

Gestión de pedidos y solicitudes de compra (obligatorio)

●

Aprovisionamiento por autoservicio (opcional)

●

Facturación de proveedor (obligatorio)

Beneficios ●

●

●

6

Intercambio de información mejorada entre los negocios y con los socios La solución del sistema soporta la integración de los procesos de compras con otros procesos empresariales fundamentales, como la gestión de la cadena logística, los proyectos y la contabilidad financiera. Esto significa que los empleados de todos los departamentos pueden acceder y monitorizar la información apropiada relacionada con las compras. Por ejemplo, cuando un empleado crea una solicitud de los materiales necesarios para un proyecto, el comprador y el jefe de proyectos responsable disponen de la información al instante. Del mismo modo, los empleados y los compradores pueden pedir productos en línea de catálogos actualizados de proveedores externos. Mayor eficacia mediante la automatización de los procesos empresariales El sistema le ayuda a automatizar los procesos, lo que significa que se requiere de una participación mínima de los empleados para realizar tareas rutinarias. Por ejemplo, el software puede determinar automátic amente la fuente de aprovisionamiento y puede crear y enviar el pedido. Con la verificación de facturas integrada, el sistema permite a los empleados crear facturas con o sin referencia a un pedido. El sistema une automáticamente las referencias y detecta las excepciones, como los duplicados y las variaciones en las facturas electrónicas. Los empleados sólo tendrán que participar cuando ocurran estas excepciones. Además, el sistema contabiliza las facturas y gestiona el pago una vez que se reciben las mercancías. Mayor enfoque en las tareas y los proyectos estratégicos La solución ofrece a los empleados y directores de compras una visión priorizada de sus tareas diarias. Las listas de trabajo, con alertas y excepciones, permiten a los empleados saber exactamente las actividades de compras que deben realizar. Además, el soporte para el aprovisionamiento por autoservicio del sistema permite a los compradores simplificar y acelerar los procesos de compra y reducir el volumen de tareas de compras rutinarias.


SAP Business ByDesign 1302 Compras

2 Conceptos básicos 2.1 Gestión de relación con proveedores Resumen La gestión de relación con proveedores le permite consolidar sus relaciones con los proveedores, para mejorar los procesos de aprovisionamiento, reducir costos y convertir su relación con los proveedores en una ventaja competitiva. La gestión de relación con proveedores integra por completo los procesos de aprovisionamiento operativo y estratégico –desde generación de demanda y aprovisionamiento de materiales y servicios nuevos hasta negociación de contratos y supervisión de documentos de compra, incluidas las facturas– con el resto de los procesos empresariales, como logística, gestión de proyectos y gestión financiera. En consecuencia, puede colaborar con sus proveedores de forma más eficiente, automatizar procesos y evaluar continuamente la eficacia de las actividades de aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores. Además, la gestión de relación con proveedores proporciona poderosas herramientas para informes que permiten un alto grado de transparencia del proceso y proporcionan una mejor perspectiva del rendimiento de las compras operativas y estratégicas para ayudarlo a obtener ahorros considerables. Los informes estándar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, analizar el desarrollo de precios y gastos, además de hacer seguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.

Compras La gestión de relación con proveedores asiste a su proceso de compras para que el proceso de aprovisionamiento sea automatizado mediante, por ejemplo, la supervisión y la gestión centralizada de las compras en toda la empresa, lo cual reduce el volumen de tareas de compra habituales. La verificación de facturas automatizada también está incluida en el proceso de aprovisionamiento, además de la notificación automática a Finanzas de datos relevantes para contabilidad, de pagos e impuestos que están vencidos, y de pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente.

SAP Business ByDesign 1302 Conceptos básicos


7

Figura 1: Proceso de compra

El proceso de compra estándar se produce de la siguiente manera: 1.

De acuerdo con la configuración, se crea una demanda de una de las siguientes maneras: Para pedir materiales o servicios no de almacén, se puede crear un carrito de compra con catálogos que sirva como solicitud de autoservicio, en el centro de trabajo Página principal. Para obtener más información, consulte Procesamiento de carritos de compra [página 44] .

●

●

●

8

Para pedir materiales de almacén, se puede crear una propuesta de compra en el centro de trabajo Planificación de aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Iniciar producción y compras. Para solicitar servicios externos para un proyecto, se puede liberar una solicitud de compra en el centro de trabajo Gestión de proyectos. Para obtener más información, consulte Guía rápida de proyectos.

2.

El sistema crea automáticamente una solicitud de compra basada en la demanda ingresada. Para obtener más información, consulte Procesamiento de solicitud de compra [página 68] .

3.

El sistema busca automáticamente fuentes de aprovisionamiento, como contratos o precios de lista, y, si está disponible, las asigna a la demanda. Si es necesario, un comprador también puede asignar manualmen te una fuente de aprovisionamiento o datos de un pedido existente. Si no hay una fuente de aprovisionamiento disponible para un producto específico, un comprador puede hacer que el sistema cree una solicitud de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, la cual inicia el proceso de solicitud de oferta. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento.

4.

Según la configuración, el sistema puede crear automáticamente un pedido basado en una solicitud de compra. Un comprador también puede crear un pedido manual o directamente de una solicitud de c ompra. Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedido [página 80] .

5.

Si el sistema creó una solicitud de compra automáticamente, también la envía automáticamente al proveedor o a una impresora local. Si un comprador creó un pedido manualmente, el sistema lo envía automáticamente al proveedor una vez que el comprador hace el pedido manualmente.

6.

Según la configuración, el sistema puede enviar el pedido como un formulario estándar, un formulario interactivo o por intercambio de datos electrónicos (EDX), que puede automatizar completamente la creación de la confirmación de pedido y actualizar el proceso en el sistema. En el resto de los casos, el comprador ingresa manualmente la confirmación de pedido en el sistema. Para obtener más información, consulte Confirmaciones de pedido [página 91] .

7.

Según el origen de la demanda, la entrega de materiales y servicios se maneja de las siguientes formas:



●

●

●

Para los materiales o servicios no de almacén, un comprador o el empleado solicitante pueden confirmar la entrega de materiales o la finalización de servicios (entrada de mercancías y servicios). Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 125]. Para los materiales de almacén, un empleado de almacén puede confirmar la entrega de materiales (entrega entrante). Para obtener más información, consulte Procesamiento de entregas entrantes. En el caso de los servicios provistos para los proyectos, según las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automáticamente una entrada de mercancías y servicios en la hoja de horas de trabajo completada por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los jefes de proyecto). Si es necesario, una persona responsable también puede crear entradas de mercancías y servicios manualmente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de trabajo de proyecto.

8.

Para las autofacturaciones y las facturas periódicas, el sistema crea automáticamente una factura de proveedor. En el resto de los casos, un contable ingresa manualmente una factura de proveedor con o sin referencia a documentos anteriores. El contable también puede escanear facturas en el sistema. Además, un contable puede también procesar solicitudes de anticipo de proveedores antes de la entrega o suministro de los materiales o servicios que se han pedido. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia. El sistema verifica automáticamente una factura del proveedor y, si es necesario, genera excepciones por inconsistencias, como variación de precio o factura duplicada. Luego, se puede transmitir la excepción a la parte correspondiente para que la aclare o la acepte. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192].

9.

Si no hay excepciones o una vez que se resuelven todas las excepciones, el sistema contabiliza automáticamente la factura del proveedor para desencadenar el proceso de pago. El sistema notifica a la gestión financiera de: Datos relevantes para contabilidad ●

●

Pagos e impuestos que están vencidos

●

Pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente.

Para obtener más información, consulte Pagos salientes.

Aprovisionamiento La gestión de relación con proveedores asiste sus actividades de aprovisionamiento al determinar, negociar y documentar fuentes de aprovisionamiento para sus demandas. Además, gestiona el ciclo de vida completo del contrato y proporciona a los empleados y proveedores información actualizada y precisa sobre los precios. Tamb ién puede hacer un seguimiento del rendimiento del proveedor y supervisar su rendimiento mediante la identificación de proveedores más y menos eficientes, productos y categorías de productos. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento.



9

Figura 2: Proceso de aprovisionamiento

El proceso de aprovisionamiento estándar se produce de la siguiente manera: 1.

Se identifica una demanda de aprovisionamiento en una de las siguientes maneras: El sistema no puede encontrar ninguna fuente de aprovisionamiento existente para materiales o servicios que están contenidos en solicitudes de compra.

●

●

Vence un contrato de compra existente y es necesario renovarlo.

2.

El sistema crea automáticamente una solicitud de aprovisionamiento basada en una solicitud de compra que es necesario aprovisionar o en un contrato de compra que vence.

3.

Un comprador puede crear manualmente una solicitud de oferta y enviarla a uno o varios ofertantes. El sistema también puede crear, automáticamente, una solicitud de oferta basada en una solicitud de aprovisionamiento y enviarla el proveedor.

4.

El sistema recibe ofertas de uno o varios ofertantes. Un comprador puede comparar, adjudicar o rechazar ofertas.

5.

El sistema crea un pedido o un contrato de compra como documento siguiente basado en la oferta ganadora.

Para obtener más información, consulteProcesamiento de solicitud de compra [página 68] , Procesamiento de contrato de compra y Procesamiento de solicitud de oferta.

Características clave de Gestión de relación con proveedores Para simplificar el proceso de aprovisionamiento operativo y estratégico de su empresa, la gestión de relación con proveedores lo ayuda a integrar y automatizar procesos y evaluar continuamente la eficiencia de las actividades de aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.

Integración La gestión de relación con proveedores integra completamente los procesos de aprovisionamiento operativo y estratégico con lo siguiente: ●

Gestión de cadena logística Para materiales de almacén, la gestión de relación con proveedores interactúa con la gestión de cadena logística mediante: La recepción de solicitudes de compra por medio de planificación de aprovisionamiento ○

○

○

10

La recepción de datos de especificación de productos para ser usados en las solicitudes de compra y los pedidos La notificación a planificación de aprovisionamiento sobre los pedidos creados y sus cambios



○

○

○

●

La recepción de información de entregas y devoluciones entrantes al proveedor, que, luego, actualiza automáticamente los pedidos dentro de la gestión de relación con proveedores La gestión de relación con proveedores también transfiere, a Facturación de proveedores en Gestión de relación con proveedores, información de entregas y devoluciones entrantes al proveedor confirmadas. La reconciliación de la cantidad entregada en facturas de proveedores contabilizadas y entregas entrantes confirmadas La anexión de documentos de inspección de calidad, definidos dentro de planificación de calidad, a pedidos o contratos de compra, y su envío a proveedores para ayudar a garantizar que se lleven a cabo las inspecciones de calidad que correspondan

○

La creación de facturas de proveedores basadas en pedidos de terceros

○

La creación de documentos de compra basados en traslados de stock entre empresas

Gestión de relación con clientes Para el aprovisionamiento de terceros, Gestión de relación con proveedores interactúa con Gestión de relación con clientes de la siguiente manera: Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una posición de pedido o de orden de servicio como asignación de costes en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancías y servicios o la factura del proveedor. ○

○

●

Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una dirección de cliente como dirección de entrega en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancías y servicios o la factura del proveedor.

Gestión de proyectos Para los servicios proporcionados para proyectos, Gestión de relación con proveedores interactúa con Gestión de proyectos de la siguiente manera: Recibe solicitudes de compra de proyectos con asignación de costes a proyectos ○

○

○

○

○

●

Crea carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, y facturas de proveedores con asignación de costes a proyectos Envía información acerca de la creación de carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, y facturas de proveedores a Gestión de proyectos Asigna proyectos a solicitudes de oferta y contratos para hacer el seguimiento de proyectos de compra, y de solicitudes de oferta y contratos de compra relacionados con cualquier otro tipo de proyecto Crea entradas de mercancías y servicios basadas en hojas de horas de trabajo aprobadas, para proyectos, que están completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto en su nombre

Gestión financiera Al usar documentos de compra, por ejemplo, pedidos, entradas de mercancías y servicios contabilizadas o facturas de proveedores contabilizadas, Gestión de relación con proveedores notifica a Gestión financiera de lo siguiente: Asignación de costes (centros de coste, proyectos, pedidos de cliente, órdenes de servicio) ○

○

Información del libro mayor (basada en la categoría del producto o el grupo de determinación de cuenta)

○

Impuestos

○

Gastos

Automatización Al automatizar el proceso de aprovisionamiento, la gestión de relación con proveedores minimiza la intervención de empleados necesaria para completar las tareas. La siguiente es una descripción de la automatización que se puede llevar a cabo en los pasos individuales en un proceso de aprovisionamiento estándar: ●

Ingreso de demanda



11

○

○

●

Un empleado puede ingresar una demanda directamente en el sistema mediante el autoservicio. Si un empleado añade productos de catálogos a un carrito de compra, el sistema determina automáticamente el precio y el proveedor, y también puede crear el pedido automáticamente. En la planificación de aprovisionamiento, el sistema puede crear propuestas de compra automáticamente y liberarlas en solicitudes de compra.

Aprobación El sistema puede transferir automáticamente documentos de compra, como carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, contratos de compra o facturas de proveedores, para su aprobación. ○

○

●

●

Al usar de límites de aprobación, los autorizadores pueden controlar automáticamente el gasto.

Determinación de fuente de aprovisionamiento Si está disponible, el sistema asigna automáticamente fuentes de aprovisionamiento adecuadas basadas en contratos o precios de lista. Si existen varios contratos para un producto, el comprador puede utilizar regulaciones por cuota para poder determinar qué proveedor suministra qué cantidad del producto, o el comprador puede definir un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento fija. Según el volumen de compras y a la importancia de las mercancías y servicios que se deben comprar, es posible que no negocie contratos con su proveedor. En este caso puede usar precios de lista como alternativa simplificada para actualizar los datos maestros de precio y automatizar el proceso de compra. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento. Negociación de contrato de compra con el proveedor actual Una vez que un comprador decide renegociar un contrato existente directamente con el proveedor actual, el sistema crea automáticamente una solicitud de aprovisionamiento en la que se basa para crear, además, una solicitud de oferta. El sistema envía automáticamente la solicitud de oferta al proveedor actual. ○

○

Cuando un comprador acepta una oferta, el sistema crea automáticamente un contrato de c ompra basado en la oferta.

Para obtener más información, consulte Negociación de un contrato. ●

●

●

●

●

12

Determinación de impuestos El sistema determina automáticamente los impuestos según el país de la empresa, el proveedor y el tipo de producto suministrado. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación de retención de impuestos [página 178] . Creación de pedido Si el sistema determina automáticamente la fuente de aprovisionamiento, también puede crear automáticamente un pedido según las parametrizaciones definidas. Para obtener más información, consulte Pedidos creados automáticamente [página 89] . Envío de pedidos El sistema envía automáticamente los pedidos a los proveedores mediante los canales de salida definidos, como fax, formularios de impresión o formularios interactivos por correo electrónico o por intercambio de datos electrónicos (EDX). Confirmaciones de pedido Si el sistema envía un pedido a un proveedor por medio de un correo electrónico con un formular io interactivo anexo o intercambio de datos electrónicos (EDX), el sistema crea automáticamente una confirmación de pedido en el sistema basada en la respuesta del proveedor, y notifica al comprador sobre las desviaciones del pedido. Entradas de mercancías y servicios para proyectos Según las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automáticamente entradas de mercancías y servicios para proyectos basadas en hojas de horas de trabajo que fueron completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los prestatarios de servicios).



●

Facturas de proveedor El sistema puede recibir facturas electrónicas de proveedores por medio de EDX sin necesidad de realizar ningún esfuerzo manual. ○

○

○

○

Mediante la autofacturación, el sistema crea automáticamente facturas de proveedores basadas en entradas de mercancías y servicios, y entregas entrantes contabilizadas. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones [página 260] . Mediante el uso de facturas periódicas, por ejemplo, los pagos periódicos de alquileres, leasing o seguros, el sistema crea automáticamente facturas de proveedores en fechas de vencimiento definidas según la información que su empresa ha introducido en plantillas del sistema. Para obtener más información, consulte Facturas periódicas para facturas de proveedor. Un contable puede escanear facturas en papel en vez de introducirlas manualmente. El sistema busca automáticamente el número de pedido y lo añade como referencia a la factura del proveedor. El sistema crea una propuesta de factura basada en el número de pedido. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Entrada de facturas (en Facturación de proveedores) [página 205] y Cargar facturas de proveedor escaneadas mediante el servicio de carga automática.

Para obtener más información acerca de la automatización del proceso de aprovisionamiento, consulte Automatización de Gestión de relación con proveedores [página 19] .

Análisis Varios informes de gastos de Gestión de relación con proveedores, como Gastos totales por categoría de gasto, Gastos por proveedor, Gastos por producto o Gastos por categoría de producto proporcionan una perspectiva del rendimiento de las actividades de compra y aprovisionamiento, proporcionan transparencia a los gastos de compras y a las categorías de gastos como gastos de contratos o de compras irregulares, y le permiten identificar oportunidades de reducción de costes. Los informes estándar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, como la fiabilidad de precios, analizar el desarrollo de precios y gastos, y hacer seguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.

Determinación de precios El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra, solicitudes de oferta, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también le permite definir condiciones de precio. Estas condiciones representan factores que se aplican cuando se calcula el precio: por ejemplo, cantidad, fecha, producto, descuentos o recargos, etc. Estos factores variables tienen influencia en el valor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. Para obtener más información, consulte Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores [página 23] .

Función organizativa Las funciones organizativas se usan para establecer autorizaciones para los procesos en los centros de trabajo. Estas funciones limitan las autorizaciones de unidades y empleados a acceder a ciertos documentos, como pedidos, devoluciones de mercancías, contratos de compra o facturas. Las autorizaciones se determinan de acuerdo a la asignaciónorganizativa de los empleados, que se define en las categorías de trabajo correspondiente. En el sistema, Gestión de tareas empresariales hace referencia a las categorías de trabajo definidas para las funciones organizativas, para determinar los destinatarios de las tareas. Para obtener más información acerca de funciones organizativas y categorías de trabajo relevantes para Gestión de relación con proveedores, consulte Compras estratégicas, Compras operativas y Facturación de proveedores.



13

Escenarios empresariales con Gestión de relación con proveedores Ciclo de aprovisionamiento (stock) El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisito que puede generarse de un sistema de planificación como, por ejempl o, un sistema de planificación de la necesidades de material (MRP). Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de la demanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática o manual de fuentes de aprovisionamiento, el envío del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación de facturas y el pago. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).

Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos. Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de proyecto en contabilidad financiera. Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crear automáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar los proveedores apropiados. Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente u órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

Ciclo de aprovisionamiento (servicios) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoría y la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o, directamente por el comprador mediante un pedido. Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente de suministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado. Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Aprovisionamiento estratégico Los escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratégico le permiten identificar y seleccionar nuevos proveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir las necesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definición de las necesidades de un producto

14



hasta la identificación y selección de los proveedores más adecuados y, finalmente, la negociación y creación de un contrato de compra con el proveedor seleccionado. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento estratégico.

Gestión de catálogos de productos El escenario empresarial Gestión de catálogos de productos permite que su empresa utilice catálogos para gestionar de manera centralizada los materiales no de almacén requeridos para utilizarse, como los materiales de oficina, los materiales de muestra para ingeniería, sistemas informáticos o máquinas. Este escenario no se utiliza para productos que se almacenarán ya que se pueden obtener directamente a partir de una asignación de cuenta. Los compradores pueden gestionar un catálogo. Estos crean sus propios catálogos internos y acceden a los catálogos externos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI). Este escenario también permite a su empresa especificar los proveedores y las categorías de productos estándar para los catálogos. Los catálogos publicados se pueden utilizar en otros escenarios de aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Gestión de catálogos de productos.

2.2 Compras operativas Resumen La solución SAP Business ByDesign hace que las compras operativas sean más rápidas y eficaces al integrar procesos de compras operativas en los centros de trabajo, tales como Solicitudes de compra y pedidos o Facturación de proveedores, haciendo posible un proceso simplificado y sin problemas. La solución comprende todas las funciones y procesos que como comprador necesite planificar, gestionar y evaluar con respecto al aprovisionamiento de productos de sus proveedores. Le permite actualizar solicitudes de compra, asignar fuentes de aprovisionamiento y transferir datos de las solicitudes de compra a los pedidos, utilizando opciones de creación predefinidas. Puede supervisar, actualizar o cancelar pedidos e iniciar procesos subsiguientes, como la confirmación de confirmaciones de pedidos, la recepción de mercancías y el tratamiento de excepciones en las facturas de proveedores. En la solución, los procesos de compras operativas están incorporados a los siguientes paquetes de configuración empresarial.

Aprovisionamiento de material en stock El aprovisionamiento de material en stock soporta a su empresa en la compra eficiente de productos para cumplir con los requisitos, por ejemplo, para producción o ventas. En este escenario intervienen numerosas funciones de gestión de la empresas, desde la planificación de aprovisionamiento, las compras, la gestión de inventario y la creación de facturas hasta la gestión de pagos y la c ontabilidad financiera.

Aprovisionamiento de servicios y materiales que no están en stock El aprovisionamiento de material y servicios ajeno al almacén le permite aprovisionar productos independientemente de los procesos de ejecución de producción y almacén, de manera que simplifica considerablemente el aprovisionamiento de productos para uso interno. En este escenario intervienen numerosas funciones empresariales dentro de la compañía, desde la compra, la gestión de entregas y la gestión de facturas hasta la contabilidad de pagos y la contabilidad financiera. El aprovisionamiento de servicios se admite como una variación.

Gestión de pedidos y solicitudes de compra La Gestión de pedidos y solicitudes de compra le permite aprovisionar materiales o servicios de proveedores externos. La automatización del proceso de aprovisionamiento, como agrupar las solicitudes de compra en pedidos, SAP Business ByDesign 1302 Conceptos básicos


15

reduce el margen de error y el tiempo empleado en las tareas rutinarias. La Gestión de pedidos y solicitudes de compra abarca: ●

●

●

●

Solicitudes de compra Las solicitudes de compra le permiten gestionar las demandas de la planificación de necesidades de material, los carritos de compra o los proyectos que han de ser aprovisionados externamente. Las solicitudes de compra no se pueden crear manualmente. Pedidos Puede gestionar y supervisar los pedidos para obtener los productos pedidos a tiempo, en la ubicación correcta y en la cantidad solicitada. Los pedidos se pueden crear automática o manualmente. Confirmaciones de pedido Se suelen utilizar las confirmaciones de pedido para controlar el aprovisionamiento de las posiciones adquiridas necesarias para la producción. Pueden ser creadas manualmente por el c omprador o ser enviadas automáticamente por el proveedor. Si han sido enviadas por el proveedor, el comprador solo deberá ocuparse de las confirmaciones de pedido divergentes. El comprador también puede recordarle al proveedor las confirmaciones de pedido que faltan. Entradas de mercancías y servicios Puede contabilizar entradas de mercancías y servicios, y puede recordarle al proveedor que faltan entregas. Si necesita devolver un material ya registrado en el sistema, puede contabilizar una devolución de mercancías. Si necesita cancelar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías, puede crear una cancelación de la entrada de mercancías y servicios o una cancelación de la devolución de mercancías en el sistema.

Aprovisionamiento autoservicio El aprovisionamiento por autoservicio le ayuda, como comprador, a gestionar eficazmente el aprovisionamiento de servicios externos planificados y no planificados, así como de materiales que no están en stock, desencadenados por empleados (utilizando carritos de compra) o por solicitudes de compra de los proyectos. Los servicios también pueden aprovisionarse directamente mediante la creación manual de pedidos. En este escenario intervienen numerosas funciones empresariales dentro de la compañía, desde la compra, la confirmación de servicios y la gestión de facturas hasta la contabilidad financiera y de pagos y la gestión de proyectos.

Consulte también Procesamiento de solicitud de compra [página 68] Procesamiento de pedidos [página 80] Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 125]

2.3 Aprovisionamiento de activos en compras Resumen Existe una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles varias variantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto a aprovisionar. Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador suele trabajar de antemano en estrecha colaboración con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antes de pedir mercancías y servicios con una asignación de cuenta a este activo fijo.

16



Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador portátil nuevo), el activo fijo se suele crear automáticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancías. Por ese motivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creación de activos fijos en la Gestión financiera.

Requisitos previos ●

●

●

Los materiales individuales nuevos sólo pueden crearse en el pedido para materiales no de stock o bien al introducir la entrada de mercancías y servicios. En el pedido, solo se pueden crear materiales individuales siempre que no se haya contabilizado ninguna entrada de mercancías y servicios para esta posición. Se puede asignar un nuevo material individual a un material individual existente en la columna Pertenece a material individual de la ficha Posiciones . Esto crea una referencia Pertenece a entre estos dos materiales individuales. Si asigna un material individual a otro material individual, este material individual debe hallarse en preparación (la entrada de mercancías y servicios aún no ha sido contabilizada, pero existe el material individual) o debe ser activo (ya se ha contabilizado la entrada de mercancías y servicios). Si el material individual al que se hace referencia utilizando la referencia Pertenece a es parte de otro documento, asegúrese de que el material individual se procesa primero en Gestión financiera (después de que se haya contabilizado una entrada de mercancías y servicios) antes de asignarlo a otro material individual. Asegúrese también de que se toma el material individual con el valor más alto como referencia Pertenece a a fin de garantizar que se procese primero en Gestión financiera y se cree un activo fijo (si se cumplen los criterios para la creación de activos fijos). La relación Pertenece a se tendrá entonces en cuenta correctamente y todos los materiales individuales asignados se asignarán al mismo activo fijo.

●

Si desea asignar un nuevo material individual a otro material individual nuevo, el otro material individual deberá ser guardado primero y tener su propio ID. Se pueden crear hasta 100 materiales individuales para una posición de pedido.

Flujo de proceso El aprovisionamiento de activos ofrece variantes diferentes:

Creación de nuevos materiales individuales en el pedido 1.

En el pedido, el comprador crea materiales individuales de forma manual utilizando Materiales individuales nuevos . En este caso, será obligatorio contabilizar también una entrada de mercancías y servicios para este pedido.

2.

El sistema crea a continuación una cantidad de materiales individuales, en función de la cantidad pedida.

3.

A continuación, el comprador puede añadir una descripción del material individual y asignar un material individual existente como referencia Pertenece a. A continuación, Gestión financiera verificará y evaluará la asignación. El material individual se asigna al mismo activo fijo que el material individual que se utiliza como referencia Pertenece a.



17

Se hace un pedido de un monitor nuevo para un PC de sobremesa existente. Utilizando la referencia Pertenece a, se asigna este monitor al PC de sobremesa. En Gestión financiera, el monitor se asignará al mismo activo fijo que el PC de sobremesa. Una vez el usuario grabe el pedido, se visualizará el ID del material individual. 4.

Después de haber creado el pedido, el contable puede crear manualmente activos fijos relacionados con los nuevos materiales individuales. En caso contrario, los activos fijos se crean automáticamente en cuanto se contabiliza la entrada de mercancías y servicios basándose en las reglas que dependen de la empresa, la categoría de producto y el límite de activación. La creación manual de activos fijos se utiliza generalmente en casos más complejos.

5.

El comprador o el operador de almacén contabiliza una entrada de mercancías y servicios cuando se han entregado las mercancías pedidas. En muchos casos se asignan IDs de inventario a las mercancías recibidas. Si se hace un pedido de un monitor nuevo y un PC de sobremesa nuevo al mismo tiempo, se asignará la referencia Pertenece a una vez se confirme la recepción de mercancías y servicios.

6.

Si un activo fijo se ha creado automáticamente, se creará una tarea para que el contable verifique que el activo fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.

Creación de nuevos materiales individuales en una entrega de mercancías y servicios Si se han creado materiales individuales en un pedido, se visualizarán y podrán ser actualizados en la entrada de mercancías y servicios que se crea para confirmar la entrega de las posiciones pedidas. En caso contrario, también se pueden individualizar materiales cuando se entregan los materiales y se contabiliza la entrada de mercancías y servicios: 1.

El comprador crea una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega de las posiciones pedidas. Al hacer clic en Nuevos materiales individuales , el comprador desencadena la creación de materiales individuales para las posiciones confirmadas en la entrada de mercancías y servicios.

2.

El sistema crea las posiciones de material individual. El número de posiciones creadas es igual a la cantidad entregada confirmada en la entrada de mercancías y servicios, que, por defecto, es la cantidad pedida de la posición de pedido.

3.

A continuación, el comprador puede actualizar una descripción del material individual, un ID de inventario o asignar un material pedido a un material individual existente. Así, Gestión financiera utiliza esta asignación para crear activos fijos de forma correspondiente.

4.

Los activos fijos se crean automáticamente en cuanto se contabiliza la entrada de mercancías y servicios.

5.

Si un activo fijo se ha creado automáticamente, se creará una tarea para que el contable verifique que el activo fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.

Creación de materiales individuales y activos previa al proceso de compra Este escenario se utiliza generalmente en casos empresariales más complejos. 1.

El contable crea manualmente los nuevos activos fijos necesarios y los correspondientes materiales individuales después de la alineación con el comprador responsable.

2.

El comprador crea entonces un pedido con asignación de cuenta a estos materiales individuales.

3.

El comprador o el operador de almacén contabiliza una entrada de mercancías y servicios cuando se han entregado las mercancías pedidas. Los ID de inventario pueden asignarse en la pantalla correspondiente del material individual que se utiliza para la asignación de cuentas.

4.

18

El contable introduce la factura y verifica la asignación de cuenta antes de que se contabilice.



Aprovisionamiento de activos mediante una factura de proveedor sin referencia de pedido El contable crea una factura de proveedor sin referencia de pedido. Es posible asignar las posiciones de factura a materiales individuales existentes o crear materiales individuales nuevos. Los activos fijos de estos materiales individuales se crean en función de las reglas actualizadas una vez se ha contabilizado la factura de proveedor. La referencia Pertenece a no se soporta en la factura de proveedor. En el caso en el que un activo fijo se corresponda con diversos materiales individuales, el activo fijo y los materiales individuales deberán crearse manualmente y la factura de proveedor necesitará contabilizarse con una asignación de cuenta a dichos materiales creados manualmente.

Consulte también Aprovisionamiento de un activo fijo

2.4 Automatización de Gestión de relación con proveedores Resumen Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestión de relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta func ionalidad automatizada puede requerir que haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir las configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas y procesa las transacciones automáticamente.

Creación automática de pedido En el sistema, la opción de creación estándar está predeterminada como creación manual de pedidos. Si es necesario, se puede modificar esta opción de creación estándar. Las normas pueden definirse o con el ajuste preciso o mediante el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra. Puede seleccionar una de las siguientes parametrizaciones para cada categoría de producto: ●

●

Crear pedido manualmente El comprador crea manualmente pedidos desde la solicitud de compra. Crear pedido automáticamente Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los pedidos manualmente. Cuando se ha asignado una fuente de aprovisionamiento, el sistema crea pedidos automáticamente. Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre asigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.

Determinación de fuente Cuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permite determinar automáticamente la fuente en base al criterio siguiente: ●

Regulación por cuotas



19

Usted define un número de cuota (participación de necesidades proporcionadas) y el sistema distribuye la necesidad en el ratio de número de cuota asignada mediante múltiples fuentes de aprovisionamiento (múltiples contratos para el producto). El sistema hará el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadas para cada fuente de aprovisionamiento. El sistema decide sobre la secuencia de asignación calculando la valoración de cuota para cada fuente de aprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor más bajo de la valoración de cuota. ●

Fuentes de aprovisionamiento fijas Puede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempre selecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra.

Si también existe una regulación por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridad máxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulación por cuotas no se utiliza para determinar la fuente. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento.

Determinación de cuentas de pedidos con texto libre Puede definir un grupo de determinación de cuentas para los materiales y los servicios para cada ID de categoría de producto durante la actividad de ajuste preciso. El sistema hará referencia a estos datos y automáticamente asignará un grupo de determinación de cuentas cuando los pedidos se realicen para artículos con texto libre usando la categoría de producto designada. Para más información, consulte Definir clasificación fiscal para artículos con texto libre [página 122] .

Autofacturaciones Puede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el proceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significa que estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre. Cada ejecución de autofacturación crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturación. La asignación de los pedidos a la autofacturación es automática, si se ha seleccionado la autofacturación para dicho proveedor. Puede deseleccionar la autofacturación para un pedido específico, si desea excluir dicho pedido de la ejecución de autofacturación planificada. El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturación necesarios para la factura. El sistema crea facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor. Para obtener más información, consulteGuía rápida Autofacturaciones (en Facturación de proveedores) [página 256].

Facturas periódicas Para algunos procesos de facturación, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facture varias veces en intervalos periódicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas periódicas ayudan a su empresa a crear dichas facturas periódicas de forma automática y sin recibir las facturas correspondientes de los proveedores para iniciar la creación de facturas. Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas periódicas no solo aumenta la eficiencia del proceso de facturación, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Las facturas periódicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soporta su empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditoría.

20



Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso de aprobación definido, no pueden crearse mediante las facturas periódicas. Para obtener más información, consulteGuía rápida Facturas periódicas (en Facturación de proveedores) [página 272].

Usar formularios interactivos Esta automatización permite a sus proveedores poder responder electrónicamente. Los proveedores utilizan el formulario interactivo, por ejemplo, pedidos, para en viarle la respuesta, como el comprador responsable. Cuando el sistema recibe este fichero del formulario interactivo por parte del proveedor, el sistema actualiza el documento relevante con los datos confirmados y cambia el estado. La actualización del formulario interactivo está disponible para: ●

Confirmación de pedido

●

Oferta de proveedor

●

Clarificación de factura de proveedor Debe contactar con SAP para establecer los requisitos técnicos. El proveedor con el que desea comunicarse mediante el formulario interactivo debe tener Adobe Reader™ o Adobe Acrobat™ instalados.

Entrada y salida de documentos usando el intercambio de datos electrónico Esta automatización le permite aceptar documentos de forma electrónica de sus socios comerciales con un servicio de la empresa. El intercambio de datos electrónico le permite comunicarse con sus socios comerciales mediante los mensajes XML. El intercambio de mensajes entre Ud. y sus socios comerciales requiere una configuración inicial que debe realizarse individualmente para cada socio comercial. SAP debe realizar la configuración necesaria del sistema. Probablemente también habrá requisitos previos para su socio comercial, según el tipo de documentos que quiera intercambiar.

Liberación automática de propuestas de compra En el centro de trabajo Control de aprovisionamiento en la parte de la solución Gestión de la cadena logística, el sistema libera las propuestas de compra generadas por la planificación para crear solicitudes de compra en el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra . El sistema lo consigue llevando a cabo una ejecución de datos en masa en intervalos de tiempo fijados para ejecutar este proceso. Esta automatización se ha prestablecido durante la configuración y puede desactivarse o modificarse durante el ajuste preciso, o en el centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Pueden crearse múltiples ejecuciones para los parámetros tales como, artículo, recurso, categoría de producto y área de planificación. Para obtener más información, consulteGuía rápida para Entrada de facturas (en Facturación de proveedores).

Consulte también Pedidos creados automáticamente [página 89] Aprovisionamiento Tratamiento de excepciones [página 192]



21

2.5 Reembolso de impuesto sobre el valor añadido a empresarios locales en el extranjero Resumen En ciertos casos, los empresarios locales que reciben entregas u otros servicios en el extranjero pueden reclamar reembolsos del impuesto al valor añadido (IVA soportado) en el extranjero que se le ha cobrado. Este procedimiento también se conoce como procedimiento de reembolso de IVA soportado. Sin embargo, la oficina fiscal federal de Alemania (Bundeszentralamt für Steuern - BZSt) no es responsable del reembolso. Los reclamos de reembolsos de IVA se deben realizar, con toda la documentación necesaria, en la autoridad del país donde se pagó el IVA. Cada autoridad extranjera proporciona su propio formulario de solicitud en su idioma. Para reclamar en la UE, también puede usar el formulario USt 1 T(EG). Este formulario respeta el patrón de la Sexta Directiva del consejo (77/388/CEE). Sin embargo, algunos países requieren que los formularios estén en su idioma nacional.

Enviar un reclamo de reembolso del impuesto al valor añadido Para determinar en el sistema el IVA soportado acumulado en el extranjero, siga los siguientes pasos: 1.

En la vista Informes del centro de trabajo Gestión fiscal, seleccione el informe Posiciones de impuestos sobre producto: Pendientes.

2.

En la Entrada variable, introduzca el período por el que solicita una lista del IVA soportado devengado en el extranjero en el campo Fecha de vencimiento de impuestos y seleccione OK.

3.

Luego seleccione Filtrar e introduzca las parametrizaciones que se indican a continuación: 1.

En la lista desplegable de País, seleccione Editar.

2.

En la lista desplegable Mostrar herramienta: seleccione Rango

3.

Seleccione las siguientes parametrizaciones y, luego, confirme sus entradas con Añadir y OK: Signo: Excluir

de valores.

●

4.

●

Operador: igual

●

Desde: por ejemplo, DE para Alemania, si usted y su empresa están ubicados en Alemania.

4.

Si es necesario, puede limitar las posiciones que se van a visualizar según los eventos fiscales pertinentes para el IVA soportado. Para esto, seleccione Editar en la lista desplegable de Tipo de evento fiscal, y limitar su informe a eventos fiscales usados para realizar compras.

5.

Puede calcular los totales según la residencia fiscal para determinar la fecha de vencimiento del IVA soportado por país.

El sistema no soporta, actualmente, el proceso de reembolso de IVA soportado. Puede usar los resultados del informe para completar el formulario pertinente para la autoridad fiscal responsable.

Contabilización del reembolso de IVA soportado El IVA soportado en el extranjero se contabiliza en el sistema de la siguiente manera: 1.

22

La factura entrante se contabiliza en débitos: EUR 19 IVA soportado en el extranjero



EUR 100 Combustible neto a EUR 119 Débitos a acreedor

Miller

2.

Entonces, se reclama el IVA soportado de la autoridad fiscal extranjera, y la cuenta bancaria recibe el pago entrante que no se puede asignar en este paso: EUR 19 Banco a EUR 19 Asignación de pagos

3.

La cuenta Asignación de pagos se debe corregir de forma manual, y el pago entrante se contabiliza en Otros ingresos: EUR 19 Asignación de pagos en EUR 19 Otros ingresos

4.

La cuenta de ingresos se debe compensar con la cuenta IVA soportado en el extranjero: EUR 19 Otros ingresos con EUR 19 IVA soportado en el extranjero

2.6 Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores Resumen La determinación de precios se refiere a calcular precios y valores totales, costes normales de productos y servicios. La determinación de precios se implementa centralmente en el sistema y se conecta a todos los procesos empresariales relevantes. Para facilitar su uso, todos los parámetros necesarios se definen previamente en el sistema.



23

La determinación de precios está disponible en todos los documentos empresariales relacionados con el proceso de aprovisionamiento. El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra, solicitudes de oferta y ofertas, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también le permite definir condiciones de precio. Estas condiciones de precio representan factores que se aplican cuando se calcula un precio, por ejemplo, descuentos o recargos, entre otros. Estos factores variables tienen influencia en el valor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. La determinación del precio determina qué necesidades para una condición de precio en particular se tienen que cumplir antes que el sistema tenga en cuenta el componente de precio. Por ejemplo, el porte no se toma en consideración en posiciones de servicio. La determinación del precio contiene la secuencia en la que el sistema tiene en cuenta las condiciones de precios. Calcula los impuestos y precios netos y brutos. La determinación del precio determ ina qué totales parciales se toman en consideración y hasta qué punto dicha determinación se puede procesar manualmente. La determinación del precio determina qué método utiliza el sistema para calcular los porcentajes de descuentos y recargos. Cuando documentos de un sistema hereditario migran al sistema, éste no realiza cálculos adicionales de precios. Así se garantiza que los precios sean los mismos en ambos sistemas.

Condiciones del precio El sistema contiene las siguientes condiciones de precio:

Descuentos Un descuento es una reducción del precio de un producto especificado por el proveedor. Los siguientes descuentos se pueden introducir de forma manual: ●

●

●

Descuento manual (valor) Puede bajar el precio por un valor establecido. Descuento manual (porcentaje) Puede bajar el precio en un porcentaje establecido. Descuento manual (valor/cantidad) Puede bajar el precio según la cantidad.

Los siguientes descuentos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores: ●

●

●

Descuento (valor) Baja el precio según un valor especificado. Descuento (porcentaje) Baja el precio según un porcentaje especificado. Descuento (valor/cantidad) Baja el precio según la cantidad.

Recargos Un recargo es una tasa adicional para un producto o un propósito específico. Los siguientes recargos se pueden introducir de forma manual: ●

●

24

Recargo manual (valor) Puede aumentar el precio por un valor establecido. Recargo manual (porcentaje) Puede aumentar el precio por un porcentaje establecido.



●

Descuento manual (valor/cantidad) Puede aumentar el precio según la cantidad.

Los siguientes recargos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores: ●

●

●

Recargo (valor) Aumenta el precio según un valor especificado. Recargo (%) Aumenta el precio según un porcentaje especificado. Recargo (valor/cantidad) Aumenta el precio según la cantidad.

Escalas Puede establecer descuentos por cantidad. La escala que defina determina cómo se calculan los valores. Por ejemplo, define una escala de precios de manera que una sola caldera cuente 500 dólares pero, si compra al menos 10 calderas, el precio baja a 450 dólares cada una.

Descuentos, recargos y escalas de precios Dependiendo del precio que se utilice, se pueden definir los siguientes descuentos, recargos y escalas: ●

●

●

●

●

Catálogos Solamente puede cargar y actualizar los catálogos de los proveedores y los catálogos personalizados en los que estén disponibles los precios netos. No puede crear y actualizar descuentos, recargos y escalas. Contrato de compra Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios. Ofertas Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios. Pedidos Puede definir descuentos y recargos de valor o porcentaje. Precios de lista Puede determinar el precio de un producto entregado o un servicio prestado por un proveedor con o sin escala de precios.

Condiciones del precio adicionales Las diferencias de redondeo pueden ocurrir según la cantidad de decimales que se usa como dato maestro de precio para la cantidad base y la moneda. Las diferencias de redondeo también ocurren para las monedas que no tienen monedas de baja denominación, por ejemplo, francos suizos o dólares australianos. Para estas monedas, el sistema hace un redondeo hacia el valor más cercano, por ejemplo, 0 centavos o 5 centavos. Para compensar las diferencias de redondeo, puede: ●

●

Modificar el importe manualmente en el documento, por ejemplo, en los pedidos. Actualizar los datos maestros del precio correspondientemente. Este es el caso de los contratos y los precios de lista. Para compensar, puede modificar la cantidad base en los datos maestros de precio del producto. Pedro crea un pedido para un artículo que cuesta 0,008 USD c ada uno. El sistema redondea el precio a 0,1 USD. Para compensar esta inexactitud, Pedro modifica la cantidad del pedido a 100 unidades, lo cual resulta en un precio de 0,80 USD cada 100 unidades.



25

Durante el cálculo de precio, se produce la conversión de moneda según los tipos de cambio actualizados en los datos maestros si la moneda de los datos maestros de precio es diferente a la moneda del documento. Cuando se convierten las monedas, puede ocurrir una inexactitud debido al redondeo en el cálculo de precio. La reconversión de moneda es necesaria solamente para la aprobación de carritos de compra. También puede ocurrir una inexactitud si se vuelve a convertir a la moneda que se usa como fuente de aprovisionamiento. Para compensar, el sistema verifica si existen descuentos o recargos y los aplica según corresponda. Si no existe ningún descuento o recargo, no se vuelve a convertir la moneda. Pedro crea un carrito de compras con dos artículos. El primer artículo está en dólares estadounidenses. El segundo artículo, tomado de un contrato, tiene un precio de 10 CNY. La moneda del primer artículo que aparece listado en el documento es la moneda que utiliza el sistema como moneda del documento. Como la moneda del documento es USD, el sistema convierte la moneda del segundo artículo en un tipo de cambio de 0,14608, lo que resulta en un precio de 1,4608 USD. El sistema redondea el precio a 1,46 USD. Si el precio del segundo artículo se vuelve a convertir a CNY, el resultado es 9,99 CNY. Entonces el sistema verifica si existe un recargo. Si existe un recargo, el sistema lo aplica al resultado determinado de forma correspondiente. Si no existe ningún recargo, el sistema no convierte el precio, lo cual resulta en el precio original de 10 CNY.

Se calcula sumando todos los valores netos de la posición. No es posible modificar este valor. Esta condición del precio cubre el importe del transporte de mercancías. Por ejemplo, se le carga un importe fijo de porte o el cargo depende del peso neto de las mercancías recibidas. El sistema distribuye los costes de porte en posiciones de facturas de proveedores. La distribución es proporcional a los valores netos de las posiciones de la factura del proveedor. La condición de precio cubre requisitos impositivos. Todos los impuestos se calculan según requisitos legales. Para obtener más información, consulte: ●

Cálculo de impuesto de país extranjero para servicios

●

Determinación de impuestos [página 156]

●

Determinación de retención de impuestos [página 178]

Esquema de determinación de precios Para determinar qué precio se debe usar si hay varios precios disponibles, el sistema sigue una secuencia definida. Los precios están listados en prioridad ascendente. ●

●

●

26

Precio histórico El precio histórico es un precio anterior en un pedido. Los precios históricos se utilizan en compras ocasionales. Precio de catálogo Se utilizan los precios de catálogo para artículos que compran con frecuencia los empleados en escenarios de autoservicio sin crear datos maestros sin crear datos maestros para los productos. Precio de lista



Los precios de lista se usan, por ejemplo, cuando no hay ningún catálogo o contrato disponible de un proveedor, para productos de importancia media (sin contrato) pero que se compran con gran frecuencia. Con los precios de lista, puede automatizar sus procesos de compra. ●

●

Precio de contrato Los contratos de compra se crean para productos o categorías de productos que se compran con frecuencia a proveedores con los que se anticipa una relación a largo plazo. Precio manual/precio manual del proveedor Un precio manual es el precio que se introduce manualmente en un documento de aprovisionamiento. Los precios manuales se usan generalmente cuando se recibe un precio del proveedor que difiere de los precios anteriores. Un precio manual del proveedor es el que ingresa el proveedor.

Aunque el sistema determina el precio, usted puede sustituir la propuesta que determina el sistema. Susana crea un pedido de un producto que está disponible. El precio de lista es el precio más adecuado y el sistema utiliza al proveedor del precio de lista como fuente de aprovisionamiento. Si un precio manual o un contrato se encuentran disponibles, Susana puede sustituir el sistema y utilizar al proveedor del contrato, o puede introducir un precio manual y el proveedor que corresponde como fuente de aprovisionamiento.

¿Qué precios están disponibles para qué tipo de documento? Los precios que están disponibles dependen del tipo de documento que desea crear. ●

Precio de catálogo

●

Precio de lista

●

Precio manual

●

Precio histórico

●

Precio de catálogo

●

Precio de contrato

●

Precio manual

●

Precio de proveedor manual

●

Precio histórico

●

Precio de catálogo

●

Precio de contrato

●

Precio manual

●

Precio de proveedor manual Los precios de proveedor manual se usan solamente en confirmaciones de pedidos.

●

Precio de lista

●

Precio de contrato

●

Precio de proveedor manual



27

●

●

Precio de lista Los precios de lista se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una excepción de precio. Precio de contrato Los precios de contrato se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una excepción de precio.

2.7 Asignación de costes en Compras Resumen Al crear un carrito de compra, un pedido, una entrada de mercancías y servicios o una factura de proveedor para gastos, servicios o materiales que no están en stock, debe introducir una asignación de costes en la que se agrupen los costes incurridos para la transacción empersarial. Los documentos subsiguientes heredan la asignación de costes especificada.


●

Cuando desee utilizar posiciones de pedido de cliente, posiciones de orden de servicio o proyectos como asignaciones de objetos, deberá seleccionar las áreas empresariales relevantes durante la definición del alcance seleccionada. Para seleccionar una posición de pedido de cliente o una posición de orden de servicio para la asignación de costes, el pedido relevante debe estar liberado en el sistema.

Tipos de asignación de cuenta En general, los siguientes tipos de asignación de cuenta son posibles: ●

Centros de coste

●

Contrato de cliente

●

●

●

●

28

Materiales individuales Únicamente las posiciones de materiales, de servicios o con límite de los pedidos, las entrada s de mercancías y servicios y las facturas de proveedor pueden ser asignadas a los materiales individuales. El sistema contabiliza la posición asignada al activo fijo que se encuentra asignado al material individual. Las posiciones de pedido y las posiciones de entrada de mercancías y servicios únicamente pueden contabilizarse en materiales individuales ya existentes. Para obtener más información, consulte Materiales individuales y Materiales y adquisiciones individuales. También puede crear un nuevo registro para facturas de proveedor si no hay ningún registro del material individual en su sistema. Cuando se crea un nuevo material individual, puede crearse automáticamente un nuevo activo fijo en el centro de trabajo Activos fijos. Tareas de proyecto Pueden utilizarse distintos tipos de proyecto, por ejemplo, proyectos de desarrollo, eventos o recopilación interna de costes. Posiciones de pedido de cliente Únicamente los carritos de compra, los pedidos, las entradas de mercancías y servicios y las facturas de proveedor avanzados pueden ser asignados a las posiciones de pedido de cliente. Posiciones de orden de servicio



Únicamente los carritos de compra, los pedidos, las entradas de mercancías y servicios y las facturas de proveedor avanzados pueden ser asignados a las posiciones de orden de servicio. El sistema SAP Business ByDesign proporciona varios informes para analizar la asignación de costes, por ejemplo: ●

Pedidos por asignación de costes [página 116]

●

Solicitudes de compra por asignación de costes [página 118]

●

Gastos por asignación de costes

Proceso de aprobación La persona responsable del objeto de coste (por ejemplo, el jefe de proyectos o el jefe del centro de coste) tiene que aprobar los carritos de compra asignados a este objeto contable (pero no el superior directo del solicitante). Según las parametrizaciones de la configuración empresarial, el superior directo o la persona responsable del objeto de coste estará a cargo de la aprobación de pedidos.

Ejemplos Tarea de proyecto Akron Heating Technologies Inc. crea un nuevo proyecto para gestionar un evento próximo de un cliente. Por motivos de supervisión, todos los costes relacionados deben ser asignados a este proyecto directamente. Cuando Peter Greene, el comprador de Akron, solicita un servicio de catering para el evento, crea un pedido y elige la tarea de proyecto para la asignación de costes.

Pedido del cliente Akron Heating Technologies Inc, vende piezas para sistemas de c alefacción a su cliente, Lyon Heating Inc. Kate Jacob crea un pedido de cliente para dichas piezas. Sin embargo, Akron no cuenta con la técnica relevante o el personal calificado para ensamblar las piezas. Kate se comunica con un proveedor de servicios externo y lo contrata para llevar a cabo la instalación, e incluye esta tarea en el pedido de cliente. Peter Greene, el comprador de Akron, crea un pedido para el trabajo del proveedor de servicios externo y elige la posición de pedido de cliente relevante para la asignación de costes.

Orden de servicio Akron vendió un sistema de calefacción a Lyon Heating Inc. hace un tiempo atrás, el mismo año. El cliente informó una falla mecánica y solicitó la reparación. Jeffrey Goldman crea una orden de servicio para el servicio de reparación. Akron no cuenta con técnicos de servicio que tengan las habilidades necesarias para reparar la falla dentro de las cercanías del cliente. Jeffrey, entonces, contrata un proveedor de servicios externo para realizar la tarea e incluye este trabajo en el pedido de cliente. Peter crea un pedido para el trabajo del proveedor de servicios externo y elige la posición de orden de servicio relevante para la asignación de costes.

2.8 Tiempo y gastos de proyecto entre empresas Resumen Tiempo y gastos de proyecto entre empresas les permite a las empresas adociadas que pertenecen al mismo grupo corporativo y que están trabajando técnicamente en el mismo sistema SAP Business ByDesign que trabajen eficientemente de forma conjunta en los proyectos. En la industria de servicios profesionales, una empresa que ejecuta un proyecto para un cliente o internamente no debería tener la c apacidad de ocupar el proyecto solo con sus empleados. Sin embargo, una empresa asociada SAP Business ByDesign 1302 Conceptos básicos


29

podría ser capaz de proporcionar los empleados necesarios. Si es así, la empresa dueña del proyecto (empresa compradora) le pide los servicios necesarios a la empresa asociada (empresa vendedora), que automáticamente crea un pedido ed cliente y un proyecto interno. Los empleados de la empresa vendedora, con los que se ocupa el proyecto de cliente en la empresa compradora, registran sus tiempos y notifican sus gastos directamente al proyecto de la empresa compradora. Además, dichos tiempos y gastos se asignan automáticamente al proyecto entre empresas en la empresa vendedora, y las entradas de mercancías y servicios se crean automáticamente en la empresa compradora. Entonces, los procesos de facturación se desencadenan automáticamente entre dos empresas. Utilizando procesos de ventas, de compras y de facturación estándar, pero ocultando la relación de la empresa con los empleados cuando se trata del registro de tiempos y notificación de gastos, Tiempos y gastos de proyecto entre empresas les permite a las empresas ejecutar proyectos de forma eficiente ocupándolos con empleados de varias empresas asociadas.

Requisitos previos La empresa compradora y la vendedora trabajan en el mismo sistema SAP Business ByDesign y se han registrado como cliente y proveedor en el sistema respectivo. Los datos de ventas para lso servicios requeridos también se han registrado. Para garantizar el procesamiento correcto de pedidos de cliente, la empresa vendedora debería crear una organización de ventas aparte para ventas entre empresas para almacenar los precios de venta específicos entre empresas y para estandarizar todos sus servicios como basados en proyecto de tiempo y material. Los precios de ventas entre empresas deberían estar en línea con los precios de compra entre empresas.

Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Las siguientes funciones deben estar activadas en su solución. Para hallar estas opciones empresariales, vaya al centro de trabajo Configuración empresarialy seleccione su proyecto de implementación. Seleccione Editar alcance de proyecto , y luego el área empresarial relevante, además de la casilla de selección para cada uno de los conceptos empresariales: ●

Ventas Vender productos y servicios basados en proyecto

●

Compras Aprovisionamiento de material fuera de stock y de servicios

●

Compras Compras de servicios entre empresas asociadas

30



Flujo de proceso

Tiempo y gastos de proyecto entre empresas

1. a.

La empresa compradora crea un proyecto de cliente que está ocupado parcial o totalmente con empleados de la empresa vendedora. Como alternativa, la empresa compradora puede ejecutar un proyecto interno. En ambos casos, la empresa compradora libera los proyectos.

b.

La empresa compradora solicita servicios basados en tiempos a la empresa vendedora.

c.

En la empresa compradora, el representante de ventas crea una pedido de cliente para un cliente y fija un enlace al proyecto de cliente a nivel de posición. Esta etapa no es relevante para los proyectos internos.

2. a.

El comprador operativo prepara un pedido consistente que contiene servicios y gastos para el proyecto en la empresa compradora. Una posición de límite de gastos debe indicarse manualmente en el pedido para permitir que los gastos se notifiquen. Esto se realiza seleccionando una posición (no una posición ) y añadiéndoble un producto de gastos. De forma ideal, debería crearse una posición de límite de gastos por proyecto. Además, el indicador Se requiere registro de tiempos se fija automáticamente en el pedido o debe fijarse manualmente (si el pedido se crea manualmente). El pedido puede crearse automáticamente desde una solicitud de compra basada en un proyecto o manualmente por el comprador después de él y el contacto de proyecto hayan acordado qué servicios deben ofrecerse. Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedidos [página 80] . Utilizando el intercambio de datos electrónicos (EDX), la empresa compradora envía el pedido a la empresa vendedora.



31

b.

En la empresa vendedora, el sistema crea automáticamente un pedido mediante comunicación B2B (Business to Business). Este pedido de cliente está enlazado con un proyecto entre empresas. ●

●

Tiene un plan de facturación. Esta se desencadena mediante la actividad de ajuste preciso Plantilla de plan de facturación para pedidos de cliente entre empresas. En casos excepcionales, un pedido de cliente debe revisarse manualmente y la generación del proyecto entre empresas también debe desencadenarse manualmente. Este es el caso, por ejemplo, si una posición tiene un precio fijo en vez de un tipo de tiempo y de material. Entonces, el tipo de posición debe cambiarse a tiempo y material y el proyecto entre empresas debe generarse manualmente haciendo clic sobre Crear proyecto en el pedido de cliente. Si un superior directo de la unidad de ventas en cuestión no está disponible, el empleado responsable del pedido del cliente es asignado automáticamente como jefe de proyecto. Este paso garantiza que se libere el pedido del cliente y se cree un proyecto.

3. a.

Los empleados de la empresa vendedora pueden registrar tiempos en la tarea de proyecto de la empresa compradora en la hoja de tiempos de Self-Service de empleados. La posición de pedido, incluidos el servicio y la tarea, está disponible para registrar tiempos en la hoja de tiempos del empleado. Cuando se liberan los tiempos de proyecto, se envían automáticamente para su autorización, si es que esta es necesaria. Para obtener más información, consulte Editar hoja de tiempos.

b.

Los empleados de la empresa vendedora pueden notificar gastos directamente en la tarea de proyecto de la empresa compradora en el Self-Service del empleado. Todas las tareas de proyecto a las que el empleado está asignado directa o indirectamente están automáticamente disponibles para su selección. Cuando se selecciona una tarea de proyecto de la empresa compradora, el sistema encuentra inmediatamente el proyecto entre empresas correspondiente, el pedido y la posición de pedido, y los muestra a título informativo. Para obtener más información, consulte Crear nuevo informe de gastos.

c.

El gestor de proyecto de la empresa compradora autoriza los tiempos registrados y el informe de gastos. En caso de que una pedido contenga más de una posición de límite de gastos y, por tanto, que haya más de una posición de pedido de cliente con un producto de gastos, el sistema propone una de las posiciones de pedido de cliente.

d.

En base a los tiempos registrados y a los gastos notificados, el sistema crea entradas de mercancías y de servicios, que incluyen la información de contabilidad especifica en los tiempos registrados y en los informes de gastos, así como una referencia al pedido y a la tarea de proyecto correspondientes.

a.

Utlizando las entradas de mercancías y de servicios, la empresa compradora puede crear solicitudes de factura de proyecto. Para obtener más información, consulte Facturación de proyecto.

4.

Esta etapa no es relevante si se ejecutan proyectos internos. b.

Los empleados de la empresa compradora crean una ejecución de factura que convierte las solicitudes de factura de proyecto en facturas y las activa. Después, programan la ejecución de factura para crear facturas de cliente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de ejecuciones de factura. Esta etapa no es relevante si se utilizan proyectos internos en la etapa 1a.

32



c.

El sistema crea solicitudes de factura de proyecto según el plan de facturación de las posiciones de pedido de cliente para tiempos y gastos entre empresas. Las solicitudes de factura de proyecto se liberan automáticamente de forma que las solcitudes de factura de cliente se creen en el centro de trabajo Facturación de cliente. El sistema factura automáticamente dichas solicitudes de facturas de cliente y las facturas se liberan automáticamente. Para obtener más información, consulte Plan de facturación.

d.

En la empresa compradora, el sistema crea una factura de proveedor en base a los datos enviados por la empresa vendedora, verifica los datos respecto a las posiciones de entradas de mercancías y de servicios y contabiliza la factura de proveedor si no hay excepciones. El contable del emisor de la faactura puede visualizar la factura de proveedor contabilizada en la vista Facturas y notas de crédito del centro de trabajo Facturación de proveedor. Si hay alguna excepción, el sistema graba la factura en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedor. El contable clarifica las excepciones y contabiliza la factura manualmente. Para obtener más información, consulte Guía rápida para trabajo (en facturación de proveedor) [página 187].

a.

: Las contabilizaciones son iguales que con los proyectos del cliente. Los registros de tiempos acreditan el centro de coste y debitan la posición de pedido de cliente como el primer objeto de asignación de gastos; el segundo es el proyecto entre empresas. Los gastos de viaje se cargan en la cuenta de deudas y en el proyecto entre empresas. La factura de cliente se contabiliza en débitos, mientras que los beneficios se contabilizan en una cuenta de beneficios de ventas. Como en los gastos, para beneficios, el primer objeto de asignación de beneficios es la posición de pedido de cliente, mientras que el segundo es el proyecto entre empresas. Para obtener más información, consulte Proyectos de cliente.

b.

: Para proyectos internos, los gastos se contabilizan en el proyecto. Para proyectos de cliente, se contabilizan en la combinación de pedido de cliente/proyecto. Los gastos de servicios se contabilizan en la cuenta de gastos y en la cuenta de compensación . Si el proyecto es de cliente, la factura de cliente se contabiliza para créditos, mientras que los beneficios se contabilizan en la cuenta de beneficios. El objeto de asignac ión de cuenta es la combinación de pedido de cliente/proyecto. Las facturas de proveedor se contabilizan en la cuenta de deudas y en la cuenta de compensación . El objeto de asignación de cuenta es el proyecto. Cuando los servicios se confirman y la factura de proveedor se registra en el sistema, las cuentas de compensación deben compensarse respecto a las otras con una ejecución de compensación GR/IR. Para obtener más información y un ejemplo de contabilización, consulte Compensación GR/IR.

5.

Si una empresa y sus subsidiarias se tratan como una empresa única para la declaración tributaria, los impuestos solo los declara la empresa principal (de notificación) del grupo. Los balances de las cuentas subsidiarias de e se transfieren a las cuentas de la empresa declarante e . Los balances de las cuentas de la empresa declarante e se transfieren a la cuenta de . Para obtener más información y un ejemplo de contabilización, consulte Grupo de declaración de impuestos.

Consulte también Procesos entre empresas en SAB Business ByDesign Tiempos y gastos de proyecto entre empresas (escenario empresarial) SAP Business ByDesign 1302 Conceptos básicos


33

2.9 Traslado de stock entre empresas Resumen Puede utilizar el traslado de stock entre empresas para transferir stock de o a empresas asociadas con el fin de cumplir las exigencias de los clientes. Cuando los productos pedidos no están en stock en la empresa receptora, pueden solicitarse de la empresa emisora asociada. Siempre que sea posible, el sistema soporta y acelera este proceso automatizando la creación de los documentos comerciales implicados. Este escenario también se soporta en un escenario externoo logístico. es decir, uno de los almacenes — el almanacén emisor o receptor — no pueden ser gstionados por la empresa asociada, si no solo por un proveedor de almacén. este documento también proporciona un ejemplo del flujo de procesos si la empresa asociada emisora y/o receptora ha externalizado sus actividades de almacenaje a un proveedor de almacén.

Requisitos previos Debe tener, como mínimo, dos empresas asociadas para realizar traslados de stock entre empresas. Ambas empresas deben utilizar el mismo sistema Business ByDesign y deben estar conectadas por líneas de transporte. Ambas empresas asociadas deben ser creadas durante la definición de la gestión organizativa. Para cada empresa, el sistema crea automáticamente un socio comercial correspondiente con los roles Cuenta y Proveedor. ●

●

Definición del alcance: Debe seleccionar el concepto empresarial Compras entre empresas asociadas durante la definición de alcance. Esto activa todos los requisitos previos de definición de alcance para el intercambio automático de los documentos comerciales relacionados. Datos maestros: En el maestro de productos, se deben activar las fichas Compras y Ventas. ○

○

●

34

Se deben actualizar por igual, para ambas empresas, los precios y otras condiciones (como descuentos por pronto pago) a fin de evitar excepciones durante el proceso de facturación de proveedor, por ejemplo, desviaciones de precio.

Datos maestros para pedidos de cliente: Para permitir la creación de un pedido de cliente mediante un mensaje A2A, se deben actualizar los siguient es datos y las responsabilidades: 1.

Determine un "Empleado responsable - ventas" como contacto para el cliente corporativo en el centro de trabajo Gestión de clientes, en la vista Clientes de la ficha Contactos en la sección Responsabilidades.

2.

Defina los datos maestros relevantes para el cliente en el centro de trabajo Gestión de clientes, en la vista Clientes de la ficha Datos de ventas. Asigne la cadena de distribución relevante (organización de ventas y canal de distribución) al cliente y actualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la moneda, las condiciones de pago, las condiciones de entrega y la prioridad de entrega para este cliente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de clientes.

3.

Determine los datos maestros relevantes para el producto en el centro de trabajo Portafolio de productos y servicios o en el centro de trabajo Datos de producto, en la vista Productos de la ficha Ventas. Asigne la cadena de distribución relevante (organización de ventas y canal de distribución) al producto y actualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la unidad de medida para este producto.



4. ●

Asegúrese que la distribución del trabajo para ventas esté actualizada correctamente en el centro de trabajo Gestión organizativa, vista Distribución de trabajo en Ventas y marketing.

Canal de comunicación: En el escenario

, se debe fijar el canal de salida Intercambio de datos electrónicos interno dentro del centro de trabajo Datos de socio comercial, en la ficha Comunicación en Colaboración para los siguientes documentos comerciales: Para el proveedor creado automáticamente para la empresa emisora en la vista Proveedores: Pedido ○

○

○

Para el cliente creado automáticamente para la empresa receptora en la vista Clientes: Confirmación del pedido de cliente ○

●

○

Notificación de envío saliente

○

Factura de cliente/nota de crédito

Este documento también contiene información sobre el flujo del proceso si la empresa asociada emisora y/ o receptora trabaja con un proveedor de almacén. Para obtener más información sobre las parametrizaciones adicionales que deben efectuarse en caso de trabajar con proveedores de almacén, consulte Procesamiento de entregas en logística por medio de terceros — Requisitos previos y características. La utilización del escenario Logística por medio de terceros está sujeta al acuerdo de licencia de un add-on de comunicación del proveedor de almacén a través del SAP Store. Tenga en cuenta que el acuerdo de licencia del add-on de comunicación del proveedor de almacén puede estar sujeto a tasas adicionales.

Flujo de proceso

A continuación se detalla el flujo de procesos asociado con el traslado de stock entre empresas: 1.

El comprador de la empresa receptora crea un pedido para los productos necesarios en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y lo envía a la empresa emisora. La empresa emisora se identifica mediante el socio comercial de tipo "proveedor" que corresponde. Para obtener más información, consulte Guía rápida de pedidos [página 76] .

2.

De acuerdo con este pedido, se crea automáticamente un pedido de cliente en la empresa emisora. Para este pedido de cliente, el sistema realiza automáticamente una verificación ATP con el objetivo de comprobar si las cantidades solicitadas se pueden proporcionar en el tiempo de entrega solicitado.



35

3.

Si los pedidos de cliente se configuran para la liberación automática, el sistema libera el pedido de cliente y envía automáticamente una confirmación de pedido a la empresa receptora una vez se ha creado el pedido de cliente y es consistente con el precio solicitado en el pedido. De lo contrario, el agente comercial debe liberar manualmente el pedido de cliente e iniciar una confirmación de pedido. A continuación, se crea automáticamente la confirmación de pedido que corresponde. Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedidos de c liente.

4.

En el centro de trabajo Control de logística de salida, vista Demanda de cliente, el planificador de aprovisionamiento de la empresa emisora libera la demanda de cliente que corresponde.. El planificador de logística verifica que los pedidos se cumplan en función de su prioridad. A continuación, se crea automáticamente una propuesta de entrega. Para obtener más información, consulte Guía rápida de demanda de cliente.

5.

Este paso depende de si la empresa asociada emisora gestiona un almacén interno o si ha externalizado sus actividades de almacén a un proveedor de almacén. ●

En el centro de trabajo Logística de salida, vista Control de entrega, lista de trabajo Propuestas de entrega, el responsable de almacén verifica la propuesta de entrega y contabiliza una salida de mercancías mediante el botón Contabilizar salida de mercancías. Esto da como resultado la creación automática de una entrega de salida. Para obtener más información, consulte Guía rápida de control de entrega. La entrega de salida se puede ver en el centro de trabajo Logística de salida, vista Entregas salientes. Si los artículos están en tránsito, de manera que hay una diferencia de tiempo entre la contabilización de las mercancías y la entrada de mercancías, éstas no aparecen visibles en los inventarios de la empresa emisora ni receptora. Para verificar las entregas en el tránsito entre empresas, utilice la tarea Entregas en tránsito entre empresas en Tareas comunes. Estas entregas en tránsito entre empresas se basan en la información de traslado de stock entre empresas. Para obtener más información, consulte Contabilizaciones de inventario. Continúe con el paso 6. ●

a.

Procesamiento de las propuestas de entrega y creación de solicitudes de logística por medio de terceros: En el centro de trabajo Logística por medio de terceros, en la subvista Propuestas de entrega, el jefe de la cadena logística verifica las propuestas de entrega y crea solicitudes de logística por medio de terceros —si no se han creado automáticamente en una ejecución automática. Esta información se envía al proveedor de almacén mediante un mensaje B2B.

b.

Recepción de la información de entrega saliente: Una vez el proveedor de almacén ha procesado la solicitud de entrega y enviado las mercancías a la empresa asociada receptora, la información de entrega saliente se envía mediante un mensaje B2B a la empresa asociada emisora. El jefe de la cadena logística puede verificar la entrega saliente en la subvista Entregas salientes del centro de trabajo Logística por medio de terceros.

Para obtener más información, consulte Procesamiento de entregas salientes en logística por medio de terceros.

36



Si los artículos están en tránsito, de manera que hay una diferencia de tiempo entre la contabilización de las mercancías y la entrada de mercancías, éstas no aparecen visibles en los inventarios de la empresa emisora ni receptora. Para verificar las entregas en el tránsito entre empresas, utilice la tarea Entregas en tránsito entre empresas en Tareas comunes. Estas entregas en tránsito entre empresas se basan en la información de traslado de stock entre empresas. Para obtener más información, consulte Contabilizaciones de inventario. Continúe con el paso 6. 6.

Cuando se libera la entrega saliente, la empresa receptora recibe automáticamente una notificación de envío en forma de notificación de entrega entrante. El procedimiento a seguir ahora depende de si la empresa asociada receptora gestiona un almacén interno o si ha externalizado sus actividades de almacén a un proveedor de almacén. ●

El responsable de almacén de la empresa receptora verifica la notificación de entrega entrante en el centro de trabajo Logística de entrada, en la vista Notificaciones de entrega entrante. El responsable de almacén puede contabilizar directamente una entrada de mercancías con el botón Contabilizar entrada de mercancías en esta vista. Tenga en cuenta que la opción de contabilizar la entrada de mercancías en la vista Pedidos se ha fijado en inactiva para este escenario, para evitar la posibilidad de contabilizar por partida doble la entrada de mercancías. Esto es, para el proceso de transferencia de estocs entre empresa, el responsable de almacén de la empresa receptora debe contabilizar siempre la entrada de mercancías en la vista Notificaciones de entregas entrantes. Para obtener más información, consulte Guía rápida de entregas entrantes. Si la dirección de la empresa receptora no es la misma que la dirección del cliente que pidió las mercancías, y si sus canales de comuncación se han configurado adecuadamente, el sistema enviará dos notificaciones de envío; una a la parte que recibe las mercancías físicamente (destinatario de las mercancías) y otra a la parte que pidió las mercancías (cliente). Continúe con el paso 7. ●

El jefe de la cadena logística de la empresa receptora puede supervisar la notificación de entrega entrante en el centro de trabajo Logística por medio de terceros, en la subvista Notificaciones de entrega entrante. Esta notificación de entrega entrante también se envía al proveedor de almacén de forma automática mediante un mensaje de B2B para informarle acerca de la recepción esperada. Una vez el proveedor de almacén ha recibido las mercancías y procesado la entrega, la información de entrega entrante se envía mediante un mensaje B2B a la empresa receptora, lo que desencadena la creación de una entrega entrante. Este documento contiene una referencia a la notificación de entrega entrante. El jefe de la cadena logística puede verificar entonces la entrega entrante en la subvista Entregas entrantes del centro de trabajo Logística por medio de terceros. Al recibir el mensaje B2B, el sistema libera la entrega entrante de acuerdo con las parametrizaciones estándar del sistema siempre que los datos sean consistentes. En caso de existir inconsistencias, se creará con el estado No liberado. Para obtener más información, consulte Procesamiento de entregas entrantes en logística por medio de terceros. Continúe con el paso 7. 7.

Cuando se cumple un pedido de cliente, el agente comercial de la empresa emisora abre la vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturación a clientes, selecciona las posiciones relevantes y crea la factura con el botón Acción de seguimiento. A continuación, se envía la factura de cliente a la empresa



37

receptora y los datos de facturación de cliente se transfieren a contabilidad para la recepción de pagos. Los datos son visibles en la vista Asientos contables del centro de trabajo Libro mayor. Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura. Durante todo este proceso, puede revisar, en cualquier momento, el estado de cumplimiento de pedido del pedido de cliente. Si desea comprobar el estado de cumplimiento de pedido, abra el pedido relevante en el centro de trabajo Pedido de cliente y verifique el flujo de documentos que muestra todos lo documentos que fueron creados. 8.

Cuando se contabiliza la factura de cliente, la factura de proveedor se contabiliza automáticamente en la empresa receptora y se puede verificar en el centro de trabajo Facturación de proveedores, en la vista Facturas y notas de crédito. El sistema envía la información a la gestión financiera. Puede ver esta información como asientos contables en el centro de trabajo Libro mayor.

9.

A continuación, se comunica el importe de pago a contabilidad financiera para iniciar el proceso de pago. Para obtener más información acerca de los procesos de pago, consulte Pagos salientes automáticos iniciados internamente y Pagos salientes manuales iniciados internamente.

2.10 Procesamiento de pedido de terceros Resumen Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempeña como coordinador de procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de órdenes de terceros para que un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envío directo de un producto a un cliente. El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso típico basado en los escenarios empresariales Gestión de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona el producto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo envíe a la dirección del cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Según la información de envío del proveedor, la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso. Para obtener más información, consulte los escenarios empresariales: ●

Gestión de pedidos (Procesamiento de pedido de terceros — material)

●

Gestión de pedidos (venta de stock)

●

Ciclo de aprovisionamiento (stock)

Requisitos pre vios Opción de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Está permitida la gestión de pedidos de terceros en su configuración de solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vistaProyectos de implementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . Para este ejemplo de proceso empresarial, se ha llevado a cabo la configuración para los escenarios empresariales Gestión de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Además, para la gestión de pedidos de terceros, se ha definido lo siguiente:

38



●

●

●

●

El concepto empresarial Vender productos estándar en el paquete empresarial Portafolio de productos y servicios para ventas. El concepto empresarial Pedido de cliente en el paquete empresarial Vender productos y servicios. El concepto empresarial Gestión de pedidos de terceros en el paquete empresarial Solicitud de compra y gestión de orden. En el concepto empresarial Solicitudes de compra del paquete empresarial Solicitud de compra y gestión de orden, la pregunta sobre definición de alcance ¿Desea que los pedidos se creen automáticamente a partir de solicitudes de compra? se ha respondido con Sí .

Si su empresa no tiene productos en stock pero siempre entrega directamente a través de proveedores, tiene que deseleccionar el concepto empresarial Envío en el concepto empresarial Logística de salida. Este concepto empresarial se selecciona automáticamente si se seleccionan los conceptos empresariales Vender productos estándar y Pedido de cliente. ●

●

●

En el maestro de productos, el producto está definido como un producto de compra y venta, lo que significa que tanto el estado de la ficha Compras como el estado de las organizaciones de ventas en la ficha Ventas están fijadas como Activo. Esto se hace en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto. Se ha creado un contrato de compra o una lista de precios para uno o más proveedores cuyo producto puede ser entregado en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación. El producto se asigna a una categoría de producto para la cual se ha activado una creación automática de pedido. En este caso, el pedido, se crea automáticamente cuando se envía el pedido de cliente. Esto se lleva a cabo en el centro de trabajo Gestión de pedidos y solicitudes de compra (tarea común Definir creación automática de pedido de cliente).



39

Flujo de proceso

Procesamiento de pedido de terceros

1. En la vista Pedido de cliente del centro de trabajo Pedidos de cliente el representante de ventas crea un pedido de cliente para una cuenta e introduce una posición para un producto. ●

●

40

Efectúa una determinación de fuente de aprovisionamiento para determinar un origen. Para los objetivos de este escenario, este producto se puede suministrar por un proveedor. Por eso, el sistema fija el indicador Cumplimiento en Externo y propone automáticamente un proveedor. El representante de ventas puede modificar el proveedor asignando un nuevo origen del aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Guía rápida de pedidos de cliente. Desencadena una verificación de disponibilidad que se basa en el tiempo de procesamiento del proveedor. Si tiene un contrato de compra con el proveedor, el tiempo de procesamiento del proveedor se toma de este contrato. En caso contrario, el tiempo de procesamiento del proveedor se toma del maestro de productos donde puede ser definido específicamente para el proveedor. Por ejemplo, si la fecha de entrega confirmada es posterior a la fecha de entrega solicitada a causa del tiempo de procesamiento del proveedor, se visualiza un semáforo ATP en ámbar. La cantidad solicitada se ha confirmado para la fecha de entrega solicitada o una fecha posterior dependiendo del tiempo de aprovisionamiento del proveedor.



Para obtener más información, consulte Verificación de disponibilidad en escenarios de gestión de pedidos de terceros. ●

Solicita una valoración del producto para determinar el previo de venta específico para el proveedor y calcula el margen de beneficio del pedido de cliente. Para obtener más información, consulte Margen de beneficio.

2. El representante de ventas graba y libera los pedidos de cliente y envía una confirmación de orden al cliente. Dependiendo de las configuraciones de salida, utiliza el correo electrónico, el fax o la impresión para hacerlo o se envía un mensaje B2B automáticamente al cliente. ●

●

●

●

Fija el estado del pedido de cliente y el estado de entrega en el pedido de cliente a En ejecución. Crea una demanda del cliente con el tipo de entrega Terceros en la vista Demanda de cliente del centro de trabajo Control de logística de salida. El estado de liberación de la demanda de cliente se fija en Liberado y el estado de entrega en No iniciado. Después de que haya liberado el pedido de cliente ya no puede cambiar el proveedor en el pedido de cliente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de demanda de cliente. Crea una solicitud de compra y un pedido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos se ha definido como objetico de este escenario la creación automatizada de pedidos. El pedido tiene el tipo de proceso Terceros. El estado de este pedido se fija en Enviado lo que significa que el proveedor ha sido informado. Para obtener más información, consulte Guía rápida de pedidos [página 76] . Muestra el pedido del tipo de proceso Terceros, en la vista Supervisión de pedidos del centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Aquí el planificador de aprovisionamiento no puede supervisar e l progreso del pedido desde una perspectiva de planificación y logística. Para obtener más información, consulte Guía rápida de supervisión de pedidos.

3. Una vez que el proveedor ha respondido al pedido, el comprador crea un pedido o una confirmación de registro de la cantidad entregada y la fecha de entrega confirmada por el proveedor. Esto se hace en la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. Para obtener más información, consulte Crear un pedido de confirmación [página 101]. ●

●

●

Cambia el estado del pedido de Enviado a Confirmación recibida. Actualiza la demanda del cliente con repartos que contienen datos de cantidades y entregas basados en la confirmación del proveedor. Crea un pedido de terceros en la vista Pedidos de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de órdenes de terceros. El pedido de terceros tiene el estado Pedido.

4. Una vez que el proveedor ha enviado el producto al cliente y le ha enviado una copia de la nota de entrega, el comprador o el representante de ventas la registra yendo a la vista Pedido de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de orden de tercero y creando una notificación de entrega de terceros. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Pedidos de terceros. El comprador o el representante de ventas graba y libera la notificación de entrega de terceros. ●

Crea una entrega entrante con el estado Liberada.

●

Crea una entrega saliente con el estado Liberada.

●

Crea una confirmación de mercancías y actividad basada en el información en la entrega de salida de terceros. Esta confirmación se envía a Contabilidad financiera. Basándose en la entrega saliente, el



41

sistema crea una solicitud de factura de la entrega de salida. Esto es visible en la vista Solicitud de factura del centro de trabajo Facturación de cliente con el estado Para ser facturado. Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura. ●

●

●

●

Actualiza la cantidad total de entrada de mercancías en el pedido. La posición aparece en la vista Posiciones de documento de compras del centro de trabajo Valoración de inventarios. Para obtener más información, consulte Guía rápida de documentos de compras. Cambia el estado del pedido a Siguiente documento creado y el estado de entrega a Entregado completamente y lo actualiza con la cantidad total de entrega. Actualiza la fecha final de entrega en el pedido de cliente. La posición aparece en la vista Posiciones de documento de ventas del centro de trabajo Gastos e ingresos. Para obtener más información, consulte Guía rápida Posiciones de documento de ventas. Cambia el estado de entrega en el pedido de cliente a Finalizado y actualiza la cantidad entregada. El estado global del pedido de cliente permanece en En proceso.

●

Cambia el estado de entrega de la demanda de cliente en a Finalizado.

●

Actualiza el reparto de la demanda de cliente con las cantidades cumplidas y la fecha de envío.

●

Informa a la facturación de proveedores que se puede verificar una factura para el pedido.

5. Una vez el proveedor le ha enviado la factura, el contable crea y contabiliza una nueva factura del proveedor con referencia al pedido de terceros en la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturación de proveedores. Para obtener más información, consulte Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos precedentes [página 218]. ●

●

●

Graba el documento en la vista Facturas y notas de crédito del centro de trabajo Facturación de proveedores. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en facturación de proveedores) [página 245]. Envía los detalles de la transacción al libro mayor. El sistema crea un asiento para la factura del proveedor, contabiliza la factura del proveedor como pagable en el libro mayor y libera la factura para su pago. Para obtener más información, consulte Guía rápida de asientos. Actualiza el estado del pedido a Finalizado y fija el estado completado de la factura a Facturado.

6. Basándose en la solicitud de factura de entrega de salida, el contable crea y libera la factura del cliente en la vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturación a clientes. O bien el contable espera hasta la próxima ejecución de factura programada cuando el sistema procesa automáticamente las solicitudes de factura y libera la factura. Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura. ●

●

42

El sistema crea un asiento para la factura para el cliente y contabiliza la factura del cliente como ingresos y créditos como partida individual en el libro mayor. Además, crea una posición abierta en la cuenta del cliente. Cuando se recibe el pago, esta posición abierta se compensa. El pago se contabiliza como un cobro en el libro mayor. Actualiza el estado del pedido de cliente a Acabado. Si no existen otras posiciones el sistema fija el estado del pedido de cliente en Completado.



2.11 Traslados de stock dentro de la empresa: India

Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione . Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.



43

3 Compra por autoservicio 3.1 Conceptos básicos 3.1.1 Procesamiento de carritos de compra Resumen En los procesos de autoservicio, los empleados pueden utilizar carritos de compra para adquirir servicios y materiales que no están en stock. Pueden crear carritos de compra para ellos mismos y realizar un seguimiento de ellos en nombre de otros empleados o para proyectos. Pueden seleccionar los productos que desean pedir de catálogos, de listas de artículos pedidos anteriormente o de artículos sugeridos por el sistema. Si los productos necesarios no están disponibles, también pueden proporcionar manualmente descripciones de estos productos, de manera que el departamento de compras pueda intentar encontrar un proveedor para ellos. La validación de productos para catálogos es posible en carritos de compra. Esto le asegura que, si copia un artículo de una cesta de la compra antigua a una nueva y dicho artículo fue seleccionado originalmente en un catálogo, el sistema valida el artículo en el catálogo existente. Esto significa, si el catálogo se ha actualizado y, por ejemplo, el artículo ya no se encuentra en el catálogo, obtendrá un mensaje advirtiendo que el producto ya no está disponible. Si el precio del artículo se ha modificado, el sistema actualizará el precio en el carrito de la compra automáticamente. Los costes de los productos o servicios pedidos pueden asignarse, por ejemplo, a un centro de coste, un proyecto, una posición de pedido de cliente o una posición de orden de servicio. Dependiendo del valor neto total y de otras condiciones, que se pueden configurar en Gestión de aplicaciones y usuarios, el carrito de compra se envía para que sea aprobado y después se transfiere a las solicitudes de compras para el departamento de compras. Una vez se han entregado los materiales o se han completado los servicios, los empleados pueden confirmarlos utilizando entradas de mercancías y servicios. Si se ha suministrado el material erróneo o dicho material suministrado está dañado, podrán devolverlo utilizando devolución de mercancías.

Requisitos previos Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Lo siguiente debe seleccionarse durante la determinación de alcance: ●

El paquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio además de las opciones empresariales siguientes: Metabúsqueda incluidas cestas de la compra anteriores ○

○

44

Entrada descentralizada de mercancías y servicios

○

Artículos recomendados de la cesta de la compra

○

Autorización de cesta de la compra


SAP Business ByDesign 1302 Compra por autoservicio

●

Concepto empresarial Aprovisionamiento de servicios y materiales que no están en stock

Lo siguiente debe seleccionarse durante la determinación de alcance: ●

●

●

Autorización de cesta de la compra Gestión de tareas empresariales para el aprovisionamiento de autoservicio Parámetros para catálogos externos debe activarse si se desea utilizar la validación de producto para catálogos.

Integración El procesamiento de carro de la compra está integrado con lo siguiente: ●

Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la entrada manual de carros de la compra: Procesamiento de peticiones internas para una confirmación rápida y detallada de las entregas de pedidos mediante el aprovisionamiento por autoservicio y los carritos de compra. ○

○

●

Procesamiento de la gestión de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de los prestatarios de servicios mediante el registro de tiempos. También le permite, opcionalmente, la aprobación y evaluación de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectos y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realiza do por los prestatarios de servicio o confirmarlo.

Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos de seguimiento y a la finalización o cancelación de solicitudes de compra: Procesamiento de solicitudes de compras que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○

○

○

○

○

Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. Gestión de proyectos, que le permite obtener un resumen particular de los gastos de proyecto para todos los materiales, servicios y gastos vinculados, los costes asignados al proyecto. Procesamiento de entrada mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas de mercancías y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales y la finalización de servicios. Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancías y servicios correspondientes.

Flujo de proceso 1.

Un empleado/a crea un carro de la compra para sí mismo en nombre de un colega o para un proyecto. El empleado selecciona los productos solicitados de un catálogo, una lista de artículos pedida previamente o artículos recomendados, o los introduce manualmente al carro de la compra. Si aún no se ha definido los detalles exactos del material solicitado o los servicios, el empleado también puede crear un artículo límite [página 96] con un límite de valor máximo. El empleado añade información tal como la cantidad solicitada, la asignación de cuenta y los detalles de entrega, y finaliza el carro de la compra. El empleado/a puede hacer un seguimiento del estado del carro de la compra y cancelar artículos posteriormente si sucede que ya no se necesitan. Para obtener más información, consulte: Cree un carrito de compra [página 46] ●

●

Cree un carrito de compra nombre de [página 48]



45

●

Añadir una posición con límite a un carrito de compra [página 50]

●

Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra [página 52]

●

Cancelar un artículo solicitado en un carrito de compra [página 54]

2.

Si se requiere requiere una una aprobación aprobación,, el sistema sistema fijará fijará el estado estado en En aprobación aprobación y enviará enviará la tarea tarea al autorizad autorizador or designado.. El autorizador puede aceptar o rechazar el carro de la compra o volver a enviarlo a revisar. designado Para obtener más información, consulte Procesar una solicitud de aprobación.

3.

El sistema sistema convie convierte rte el carro carro de la compra compra en una o varias varias solicit solicitudes udes de de compra compra basadas basadas en la fuente fuente de aprovisionamiento. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido automáticamente y lo envía al proveedor. ●

●

4.

Si falta cualquier información en la solicitud de compra, un comprador debe añadirla manualmente, cr ear uno o más pedidos y enviarlos a los proveedores. Para obtener más información, consulte Crear un pedido manualmente [página 99] .

Cuando se ha suministrado el material o los servicios se han complet ado, el empleado que creó el carro de la compra crea una entrada de mercancías y servicios para confirmar el suministro. Una vez se ha contabilizado la entrada de mercancías y servicios, el sistema fijará el estado del carro de la compra en Entregado y Entregado y lanzará lanzará procesos de seguimiento de seguimiento en Facturación de proveedor y proveedor y Finanzas Finanzas.. Para obtener más información, consulte: Confirmar una entrega de un carrito de compra [página 55] ●

5.

●

Confirmación Confirma ción rápida de entrega [página 57]

●

Confirmarr la entrega de una posición límite de u n carrito de compra [página 58] Confirma

Si el material suministrado se ha dañado o se ha entregado el ma terial equivocado, el empleado puede crear una devolución de las mercancías para devolver el material al proveedor. Una vez se ha contabilizado la entrada de mercancías y servicios, el sistema fijará el estado del carro de la compra en Entregado parcialmente o parcialmente o Pedido Pedido y y lanzará procesos de seguimiento en Facturación de proveedor y proveedor y Finanzas Finanzas.. Para obtener más información, inf ormación, véase Crear una devolución de mercancías de un carrito de compra [página 61]. 61] .

Consulte también Procesamiento de solicitud de compra [página 68] Procesamiento de pedidos [pági na 80] Procesamiento de entrada de m ercancías y servicios y devolución de mercancías merca ncías [página 125]

3.2 Tareas 3.2.1 Crear un carrito de compra Resumen Si desea comprar materiales o servicios que necesita para su trabajo diario, por ejemplo, equipo informático o cursos de formación, puede solicitar estos productos directamente creando un carrito de compra.

46



Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Procedimiento 1.

Vaya a

Página principal Resumen de autoservicios Ir a comprar . También puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. compra . Haga clic en compra. Nuevo y seleccione Carrito de compra.

2.

En la etapa 1 Seleccionar productos, productos, seleccione materiales o servicios que desea solicitar: ●

●

●

De un catálogo: Seleccione el catálogo desde el que desea solicitar y buscar el producto necesario. Para obtener más información consulte Añadir un artículo de un catálogo. De artículos previamente solicitados o recomendados: En la lista Visualizar Visualizar seleccione Artículos eleccione Artículos previamente previamente solicitados o solicitados o Artículos Artículos recomendados recomendados y y haga clic en Ir . Seleccione el producto que desee solicitar de la lista, introduzca la cantidad y haga clic en Añadir a carrito de compra . Utilizando la búsqueda: Buscar y Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar y haga clic en Ir .

3.

compra,, revise los artículos que ha seleccionado e indique o actualice los datos En la etapa 2 Editar carrito de compra del artículo, tales como la Fecha de entrega o entrega o Cantidad Cantidad en en caso necesario.

4.

Si desea desea añadir añadir otros otros artículos artículos o producto productoss que no ha podido podido encontr encontrar ar en ningún ningún catálogo catálogo,, haga clic clic en Añadir fila , seleccione a continuación c ontinuación el Tipo de artículo, artículo, introduzca una Descripción de producto para producto para estos artículos, la Fecha de entrega y entrega y la Cantidad Cantidad necesaria. necesaria.

5.

Si desea desea elimin eliminar ar un artícul artículo o de la lista lista,, seleccion seleccionee el artícul artículo o y haga clic clic en Eliminar .

6.

En la etapa 3 Controlar, Controlar, introduzca o actualice la asignación de costes y detalles de entrega si es necesario: ●

Dependiendo de si se crea Dependiendo c rea el carrito de compra para el mismo usuario o para un proyecto, seleccione Centro de coste o coste o Proyecto Proyecto en en el campo Asignar campo Asignar.. Los valores facturados de sus compras se pagan a través del centro de coste o proyecto asignado. El centro de coste por defecto es aquél al cual pertenece el usuario. Puede modificarlo modificarlo en caso necesario.

●

Su nombre se ha introducido como Nombre de destinatario en destinatario en los datos Entregar a. a. Si usa la pantalla por primera vez, la dirección de entrega tendrá la dirección del destinatario de manera predeterminada. Si se modifica esta dirección, la dirección de entrega tendrá el valor modificado de manera predeterminada predeterminada cuando vuelva a entrar al sistema.

●

7.

Si el sistema ha determinado que se va a desencadena desencadenarr un proceso de aprobación para este carrito de compra, se visualizar visualizaráá el nombre del autorizador cuando haga clic en Visualizar detalles de aprobación.. Si fuera necesario, puede introducir información adicional para el autorizador en el campo aprobación Comentarios.. Comentarios

Graabe su Gr sus ent entra rad das as..



47

8.

Paraa solic Par solicita itarr el carri carrito to de com compra pra,, haga haga clic clic en Finalizar .

Resultado El carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobación (si aprobación (si el sistema ha iniciado un proceso de aprobación) o Solicitado Solicitado.. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado Solicitado,, se crea automáticamente una solicitud de compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo envía al proveedor. Si falta cualquier información en la solicitud de compra, un comprador debe añadirla manualmente, manualmente, crear uno o más pedidos y enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado Solicitado o o Parcialmente solicitado.. solicitado Puede seguir el estado de su carrito de compra [página 52] desde la vista Autoservicios vista Autoservicios haciendo haciendo clic en Seguimiento de mis carritos de compra. compra . Si su carrito de compra se ha creado para un proyecto, también puede acceder a él en el centro de trabajo Gestión de proyectos haciendo proyectos haciendo clic en Seguimiento de Mis carritos de compra bajo Tareas comunes. comunes.

Alternativas También puede crear un carrito de compra en nombre de un colega. Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [página 48] . Si aún no conoce los detalles exactos de los materiales o servicios que desea solicitar, también puede añadir un artículo con límite a su carrito de compra [página 50] .

3.2.2 Crear un carrito de compra a nombre de Resumen Si desea comprar materiales o servicios a nombre de un compañero, puede solicitar dichos productos creando un carrito de compra. Como asistente personal, por ejemplo, puede que tenga que pedir ciertos materiales o servicios para su gestor o sus colegas de equipo. Los costes se cargan automáticam automáticamente ente al centro de coste del empleado para el que se ha cre ado el carrito de compra. administrar, habrá ligeras Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

Procedimiento 1.

Vaya a

Página principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) . compra . Haga clic en También puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. Nuevo y seleccione Carrito de compra (avanzado). (avanzado). Si desea crear un carrito de compra para un proyecto, también puede ir a Gestión de proyectos Tareas comunes Ir de compras (siempre y cuando cuando tenga acceso a este centro de trabajo).

48



2.

En el paso 1 Definir estándares estándares,, en Comprar en nombre de, de, indique el nombre o el ID del empleado para el que realiza la compra.

3.

En Entrega Entrega,, el nombre del empleado para el que realiza reali za la compra se ha indicado como co mo Destinatario Destinatario.. Actualice este campo cuando sea requerido.

4.

Indique Entrega/Lugar de servicio y servicio y el Cliente Cliente cuando cuando sea requerido. Cliente es En los procesos de gestión de pedidos de terceros, el Cliente es el responsable para el que se ha comprado el material o servicio.

5.

Actualice los dato Actualice datoss de asig asignació nación n de coste costes, s, si es requer requerido, ido, en Cargar a. a. Según si ha creado un carrito de compra para un compañero o para un proyecto, seleccione Centro de costes, costes, Contrato de cliente, cliente, Tarea de proyecto,, Pedido de cliente, proyecto cliente, o Orden de servicio en servicio en el campo Asignado a . Los valores facturados de sus campo Asignado a . compras ser pagarán tal y como corresponde. Si selecciona Centro de coste, coste, el centro de coste por defecto es el centro de coste del Destinatario Destinatario.. Puede modificarlo en caso necesario.

6.

Indicar los detalles de asignación asignación de costes. costes. Se puede dividir dividir esta esta asignación asignación para para un carrito de compras. Por Por ejemplo, para el documento ABC, la asignación de costes se puede dividir de la siguiente manera: ●

20%: centro de coste 1

●


●


La división se puede realizar para un solo tipo de asignación de costes. Por ejemplo, se puede realizar la asignación solo para centros de coste o solo para proyectos, pero no se puede dividir entre centros de coste y proyectos. El porcentaje total de asignación de costes no debe superar el 100% ni ser menor que esa cifra. La asignación corresponderá a todos los demás documentos precedentes. 7.

envío se transfieren de Lugar de entrega/servicio. entrega/servicio. Los da datos de de Dirección de envío se Si entra al sistema por primera vez, la dirección de entrega tendrá la dirección del destinatario de manera predeterminada. Si se modifica esta dirección, la dirección de entrega modificada será el valor por defecto cuando vuelva a entrar al sistema.

8.

productos, seleccione materiales o servicios que desea solicitar: En la etapa 2 Seleccionar productos, ●

●

●

9.

De un catálogo: Seleccione el catálogo desde el que desea solicitar y buscar el producto necesario. Para obtener más información consulte Añadir un artículo de un catálogo. De artículos previamente solicitados o recomendados: Visualizar seleccione Artículos previamente solicitados o solicitados o Artículos Artículos recomendados recomendados y En la lista Visualizar eleccione Artículos previamente y haga clic en Ir . Seleccione el producto que desee solicitar de la lista, introduzca la cantidad y haga clic en Añadir a carrito de compra . Utilizando la búsqueda: Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar Buscar y y haga clic en Ir .

En la etapa 3 Editar carrito de compra compra,, revise los artículos que ha seleccionado e indique o actualice los datos entrega o Cantidad Cantidad en del artículo, tales como la Fecha de entrega o en caso necesario. ●

preferente para un artículo, puede indicar este proveedor en la Si tiene un Proveedor preferente para ficha Datos básicos .



49

●

●

Si los detalles de envío de un artículo, por ejemplo, el destinatario o la dirección de envío, divergen del resto del carrito de compra, puede especificarlos en la etiqueta Enviar a . Si desea especificar un artículo con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos .

10. Si desea añadir otros artículos o productos productos que no ha podido encontrar en ningún ningún catálogo, catálogo, haga clic en artículo, introduzca una Descripción de producto para producto para estos Añadir fila , seleccione a continuación c ontinuación el Tipo de artículo, artículos, la Fecha de entrega y entrega y la Cantidad Cantidad necesaria. necesaria. Si aún no conoce los detalles o la cantidad de los materiales o servicios que desea solicitar, también puede añadir un artículo con límite a su carrito de compra [página 50] . 11. Si desea desea elim eliminar inar un artícu artículo lo de de la list lista, a, sel sel eccione el artículo y haga clic e n Eliminar . 12. Si el sistema sistema ha determinado determinado que se va a desencadenar desencadenar un proceso proceso de aprobación aprobación para este carrito carrito de compra, se visualizará el nombre del autorizador cuando haga clic en Mostrar detalles de aprobación. aprobación. Si fuera necesario, puede introducir información adicional adicional para el autorizador en el campo Comentarios Comentarios.. 13.. Gr 13 Grab abee sus sus entr entrad adas as.. 14.. Pa 14 Para ra soli solici cita tarr el carrito de compra, haga clic en Finalizar .

Resultado El carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobación (si aprobación (si el sistema ha iniciado un proceso de Solicitado.. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado Solicitado,, se crea automáticamente una solicitud aprobación) o Solicitado de compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo envía al proveedor. Si falta cualquier información en la solicitud de compra, un comprador debe añadirla manualmente, manualmente, crear uno o más pedidos y enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado Solicitado o o Parcialmente solicitado.. solicitado autoservicios haciendo Puede seguir el estado de su s u carrito de compra [página 52] desde 52] desde Resumen de autoservicios haciendo clic en Seguimiento de mis carritos de compra. compra . Si su carrito de compra se ha creado para un proyecto, también puede acceder a él en el centro de trabajo Gestión de proyecto haciendo proyecto haciendo clic en Seguimiento de mis compras. compras.

Alternativas Si desea crear un carrito de compra para usted o para un proyecto, puede empezar con Ir de compras en compras en lugar de Ir de compras (avanzado). (avanzado). Para obtener más información, consulte Creación de un carrito de compras [página 46] .

3.2.3 Añadir una posición con límite a un carrito de compra compra Resumen Si quiere crear un carrito de compra pero no sabe los detalles exactos o las cantidades de material o servicio requeridas, puede añadir un artículo con límite [página 96] a su carrito de la compra. Por ejemplo, si un servicio, como reparación, debe realizarse pero no sabe la cantidad de horas que se necesitarán, puede añadir una posición con límite a su carrito de compra y asignar el importe máximo que puede costa r la reparación. Una vez haya finalizado la reparación, se pueden añadir los detalles al entradas de mercancías y servicios que confirma la finalización [página 58] del servicio.

50



Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Requisitos previos Ha creado un carro de compra utilizando la función Ir a comprar (avanzada). Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [página 48] .

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

En el carrito de compra, vaya al paso 3 Editar carrito de compra.

3.

Para añadir la posición de límite al carrito de compra, haga clic en Añadir fila .

4.

Seleccione Límite como Tipo de posición.

5.

Introduzca los datos siguientes en la página de ficha Datos básico .

Página principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) .

●

Una Descripción de producto que describe el servicio o el material que necesita

●

La Fecha de entreganecesaria o Período de servicio

●

Un Valor límite para especificar la cantidad máxima que puede costar el material o el servicio Si se excede el valor límite cuando el material o servicio se confirma en una entrada de mercancías y servicios, el sistema desencadena un proceso de aprobación.

●

La Categoría de producto de su posición - disponible

●

Un proveedor preferido para la posición - si tiene un proveedor

6.

Si los detalles de envío de una posición de límite, por ejemplo, el destinatario o la dirección de envío, divergen del resto del carrito de compra, puede especificarlos en la etiqueta Enviar a .

7.

Si desea especificar una posición de límite con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos .

8.

Grabe sus entradas.

Resultado La posición de límite se ha añadido a su carrito de compra. Ahora puede proceder con el pedido de su carrito de compra como lo hace habitualmente. Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [página 48]. Una vez el estado de su carrito de compra cambia a Pedido y se crea la petición de compra, un comprador debe encontrar un origen apropiado de aprovisionamiento para el ma terial o servicio descrito en la posición de límite, crear una orden de compra y enviarla al proveedor.



51

3.2.4 Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra Resumen Después de crear un carrito de compra, puede supervisar su estado para ver, por ejempl o, si ya se ha pedido, si se está procesando actualmente en el departamento de compras, o si aún se tiene que aprobar. Si un a utorizador no ha aprobado el carrito de compra pero lo ha devuelto para que lo revise, tiene que revisarlo y volver a pedirlo. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

Procedimiento 1.

Página principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra .

Vaya a

Si se ha creado el carrito de compra para un proyecto, también puede ir a Gestión de proyectos Tareas comunes Seguimiento de mis carritos de compra (siempre y cuando tenga acceso a este centro de trabajo). 2.

Se abre la vista Mis solicitudes. A partir de aquí, puede buscar su carrito de compra: ●

●

●

Carritos de compra – Abrir lista todos los carritos de compra que aún no se han pedido ( En preparación), que aún estén En aprobación, que el autorizador ha devuelto para que se revisen ( En revisión), o que actualmente se estén procesando en el departamento de compras ( Trabajo solicitado). También lista los carritos de compra en los que algunas o todas las posiciones se han pedido (Pedido o Parcialmente pedido) y los carritos de compra en los que algunas posiciones ya se han entregado y confirmado con una entrada de mercancías y servicios ( Parcialmente entregado). Carritos de compra – Abiertos para confirmación lista todos los carritos de compra en los que algunas o todas las posiciones se han pedido ( Pedido o Parcialmente pedido) y se pueden confirmar con una entrada de mercancías y servicios una vez se hayan entregado. También lista los carritos de compra en los que algunas posiciones ya se han entregado y confirmado con una entrada de mercancías y servicios (Parcialmente entregado). Carritos de compra – Finalizados lista todos los carritos de compra en los que todas las posiciones se han entregado y confirmado con una entrada de mercancías y servicios ( Entregado) y carritos de compra en los que todas las posiciones se han Cancelado.

Resultado Se visualiza una lista de carritos de compra que puede seguir procesando. Si un carrito de compra tiene el estado En preparación o En revisión, puede seleccionarlo y hacer clic en Editar para realizar las modificaciones necesarias. Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra [página 46] y Crear un carrito de compra en nombre de [página 48] . También puede borrar el carrito de compra (consulte Borrar un carrito de compra).

52



Si un carrito de compra ya no está en preparación ni en revisión puede, por ejemplo, retirarlo de la aprobación, cancelar los artículos solicitados en el carrito de compra o confirmar la entrega. Para obtener más información, consulte: ●

Retirar de aprobación un carrito de compra [página 53]

●

Cancele un artículo solicitado en un carrito de compra [página 54]

●

Confirmación rápida de entrega [página 57]

●

Confirmar una entrega de un carrito de compra [página 55]

●

Confirmar la entrega de una posición límite de un carrito de compra [página 58]

●

Cancelar una entrada de mercancías y servicios de un carrito de compra [página 60]

●

Crear una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 61]

●

Cancelar una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 63]

3.2.5 Retirar de aprobación un carrito de compra Resumen Si, después de haber creado un carrito de compra, resulta que ya no necesita los artículos solicitados, y el carrito de compra está actualmente en aprobación, puede retirar de aprobación el carrito de compra. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Requisitos previos El carrito de compra aún no ha sido solicitado. Su estado es En aprobación.

Procedimiento 1.

Vaya a

Página principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra . Si se ha creado el carrito de compra para un proyecto, también puede ir a Gestión de proyectos Tareas comunes Seguimiento de mis carritos de compra (siempre y cuando tenga acceso a este centro de trabajo).

2.

Se abre la vista Mis solicitudes. Busque su carrito de compra.

3.

Seleccione un carrito de compra y haga clic en Retirar de la aprobación . Además, si desea revisar el carrito de compra antes de retirarlo, también puede abrirlo haciendo clic en el ID de carrito de compra, luego en Ver todos y en Retirar de la aprobación .



53

Resultado El estado del artículo del carrito de compra vuelve a ser En preparación. Puede editarlo de nuevo y eliminar cualquier artículo que ya no necesite.

3.2.6 Cancele un artículo solicitado en un carrito de compra Resumen Si, después de crear un carrito de compra, resulta que ya no necesita un artículo solicitado en el carrito, podrá cancelar la cantidad solicitada de ese artículo. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

Requisitos previos El estado del artículo que desea cancelar es Solicitado, Pedido, Pedido parcialmente o Entregado parcialmente. Si actualmente el carrito de compra está En aprobación, no será posible cancelar un artículo. Sin embargo, puede retirar el carrito de compra de la aprobación [página 53] y a continuación eliminar los artículos del carrito de compra.

Procedimiento 1.

Vaya a

Página principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra . Si se ha creado el carrito de compra para un proyecto, también puede ir a Gestión de proyectos Tareas comunes Seguimiento de mis carritos de compra (siempre y cuando tenga acceso a este centro de trabajo).

2.

Se abre la vista Mis solicitudes. Busque su carrito de compra.

3.

Haga clic en ID de carrito de compra. Se abre el carrito de compra.

4.

Haga clic en Visualizar todo .

5.

Seleccione el artículo que desea cancelar y haga clic en Cancelar cantidad solicitada . En lugar de acceder al artículo desde el carrito de compra (haciendo clic en ID de carrito de compra), también puede cancelarlo directamente desde la lista de Detalles del artículo en la vista Mis solicitudes. Para ello, seleccione el carrito de compra de la lista, después seleccione el artículo que desea cancelar de la lista Detalles del artículo debajo de la lista de carritos de compra y haga clic en Cancelar cantidad solicitada .

54



Resultado El estado del artículo del carrito de compra se modifica a Cancelado. El sistema cancela la cantidad abierta de este artículo en la solicitud de compra relacionada. Ya no son posibles más pedidos o entregas de este artículo. Sin embargo, si el artículo ya se ha pedido parcialmente, la entrega de la cantidad que ya se ha pedido todavía será posible. Si ya se ha creado el pedido para el artículo que se ha cancelado ahora, el comprador deberá cancelar el correspondiente artículo del pedido manualmente y actualizar cualquier documento siguiente como, por ejemplo, las entradas de mercancías y servicios o las facturas de proveedor. El comprador debe realizar un seguimiento con el proveedor para cancelar cualquier entrega o la devolución de cualquier artículo ya entregado. También puede devolver los artículos directamente en el carrito de compra creando una devolución de mercancías. Para obtener más información, consulte Crear una devolución de mercancías de un carrito de compra [página 61] .

3.2.7 Confirmar una entrega de un carrito de compra Resumen Una vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayan completado, puede crear una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega.

Procedimiento 1.

Diríjase a

2.

Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmación .

3.

Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.

4.

Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .

5.

Seleccione los artículos que desee confirmar y haga clic en Confirmación rápida de entrega para crear una entrada de mercancías y servicios.

Página principal

Resumen de autoservicios

Confirmar entregas .

El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos del carrito de compra se transfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios. 6.

Introduzca la Información general sobre la entrada de mercancías y servicios: ●

●

●

7.

8.

El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos. La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. En caso necesario puede modificarla a una fecha más temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior. El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.

Introduzca los datos del artículo: ●

Detalles de artículo

●

Cantidades [página 128]

●

Detalles de entrega

●

Detalles de asignación de cuenta

Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artículo y haga clic en Materiales individuales nuevos .



55

Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos básicos. Puede actualizar la Descripción de material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual (Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizará. Para obtener más información, véase Aprovisionamiento de activos en compras [página 16] . Si hace clic en Materiales individuales nuevos , la cantidad de posiciones de mercancías y servicios de entrada creada es igual a la cantidad suministrada confirmada de mercancías y servicios de entrada. Si desea crear materiales individuales para una posición, la cantidad suministrada no debe ser superior a 100. 9.

Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en las fichas Notas y Anexos .

10. Si no desea confirmar un artículo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artículo y haga clic en Eliminar . 11. Grabe sus entradas. 12. Haga clic en Contabilizar . Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe las entradas. El estado del carrito de compra no varía, y los bienes y los servicios recibidos están disponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía esté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .

Resultado Una vez contabilizada la entrada de mercancías y servicios, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas y devoluciones con uno de los estados siguientes: ●

●

Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en En aprobación y enviará la tarea al autorizador designado. Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente a Liberado. Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien aLiberados, su estado cambia a Rechazado.

El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192] . También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia. Cuando se han confirmado todos los artículos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a Entregado y el carrito de compra se añade a la lista Carrito de compra – Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aún hay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmación, la cesta de la compra permanecerá en la lista Carrito de compra – Abrir para confirmación con el estado Parcialmente entregado.

56



Alternativas Si los materiales que ha pedido ya han sido entregados o ya se han completado los servicios y todos los artículos han sido entregaods, también puede confirmar el pedido haciendo doble clic. Para obtener más información, consulte Entrega de confirmación rápida [página 57] . Si desea confirmar la entrega de un artículo con límite, consulte Confirmar la entrega de un artículo con límite para un carrito de compra [página 58] .

3.2.8 Confirmación rápida de entrega Resumen Una vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayan completado, puede crear una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega. Si se ha entregado un artículo como se había solicitado, puede confirmarlo haciendo un par de clics.

Requisitos previos El artículo del carrito de compra para el que desea confirmar la entrega se ha entregado exactamente como se había solicitado.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.


3.


4.


5.

Seleccione el artículo que desee confirmar y haga clic en Confirmación rápida de entrega para crear una entrada de mercancías y servicios.

Página principal



En lugar de acceder al artículo desde el carrito de compra (haciendo clic en ID de carrito de compra), también puede confirmarlo directamente desde la lista de detalles del artículo en la vista Mis solicitudes. Para hacerlo, seleccione el carrito de compra de la lista, seleccione después el artículo que desee confirmar de la lista de Detalles del artículo debajo de la lista de carritos de compra y haga clic en Confirmación rápida de entrega . El sistema genera y contabiliza una entrada de mercancías y servicios. Los datos del carrito de compra se transfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.

Resultado Si la entrada de mercancías y servicios está contabilizada, se añade a la lis ta de entradas en la vista Entradas y devoluciones con estado Liberada. Una vez liberada la entrada de mercancías y servicios, el sistema envía dicha entrada a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, tratamiento de excepciones y procesos de pago. Para obte ner más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones. Esto también transfiere los datos a Finanzas y contabiliza aquí la entrada de devolución de mercancías. SAP Business ByDesign 1302 Compra por autoservicio


57

Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia. Cuando se han confirmado todos los artículos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a Entregado y el carrito de compra se añade a la lista Carrito de compra – Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aún hay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmación, la cesta de la compra permanecerá en la lista Carrito de compra – Abrir para confirmación con el estado Parcialmente entregado.

Alternativas También puede crear una entrada de mercancías y servicios si el artículo que ha solicitado no se ha entregado como se ha solicitado, por ejemplo, si sólo se ha entregado la mitad de la cantidad de artícu lo solicitada o si desea confirmar varios artículos de una vez. Para obtener más información, consulte Confirmación de una entrega de un carrito de compra [página 55].

3.2.9 Confirmar la entrega de una posición límite de un carrito de compra Resumen Si no conoce los detalles del material o servicio que quiere o la cantidad que necesita cuando cree un carrito de la compra, puede añadir un artículo con límite al carrito de la compra [página 50] , que tenga un límite de valor asignado, más que un precio concreto. Una vez entregado el material o finalizado el servicio, conocerá dichos detalles, por tanto, los podrá confirmar en la entrada creando una entrada de mercancías y servicios.

Procedimiento 1.

Diríjase a

2.


3.


4.


5.

Seleccione los artículos que desee confirmar y haga clic en Confirmación rápida de entrega para crear una entrada de mercancías y servicios.

Página principal



El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos del carrito de compra se transfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios. 6.


●

●

7.

58

El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos. La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. Si fue ra necesario, puede cambiarlo. El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.

Los artículos con límite están enumerados en la tabla superior en la sección Artículos de la pantalla.



Los artículos con límite se han transferido desde el carrito de la compra. Cuando se creó el c arrito de la compra, los detalles de los artículos y las cantidades todavía no estaban definidos. Ahora conoce los detalles de los materiales entregados o de los servicios finalizados, de manera que los puede especificar en la entrega de mercancías y servicios. Seleccione artículo con límite en la tabla superior en la sección Artículos y haga clic en Añadir línea . Se añade un artículo nuevo a la lista de artículos en la parte inferior de la sección Artículos. 8.



●


●

Detalles de entrega

●

Detalles de asignación de cuenta Como alternativa también puede añadir artículos de un catálogo.

9.

Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos .

10. Si no desea confirmar un artículo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artículo y haga clic en Eliminar . 11. Grabe sus entradas. 12. Haga clic en Contabilizar . Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe las entradas. El estado del carrito de compra no varía, y los bienes y los servicios recibidos están disponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía esté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .


●

Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en En aprobación y enviará la tarea al autorizador designado. Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente a Liberado. Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien aLiberados, su estado cambia a Rechazado.

El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192] . Esto también transfiere los datos a Finanzas y contabiliza aquí la entrada de devolución de mercancías. Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.



59

Cuando se han confirmado todos los artículos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a Entregado y el carrito de compra se añade a la lista Carrito de compra – Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aun hay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmación, la cesta de la compra permanecerá en la lista Carrito de compra – Abrir para confirmación con el estado Parcialmente entregado.

3.2.10 Cancelar una entrada de mercancías y servicios de un carrito de compra Resumen Después que haya contabilizado una entrada de mercancías y servicios para un carrito de compra [página 55] , puede que sea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento. Puede cancelar posiciones de entrada de mercancías y servicios completas o posiciones individuales. Aún así, no es posible cancelar sólo una cantidad parcial de una posición.

Requisitos previos El carrito de compra para el cual desea cancelar la entrada de mercancías y servicios ya se ha confirmado, por lo que el estado es Entregado o Parcialmente entregado.

Procedimiento 1.

Diríjase a

2.

Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.

Página principal



Se visualizarán todos los carritos de compra que ya se han confirmado. 3.

Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear la entrada de mercancías y servicios.

4.


5.

Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la entrada de mercancías y servicios y haga clic en Entradas y devoluciones .

6.

Seleccione la entrada de mercancías y servicios y haga clic en Cancelar documento . El sistema genera una cancelación de entrada de mercancías y servicios. Los datos de la entrada de mercancías y servicios se transfieren automáticamente a la cancelación.

7.

Introduzca la Fecha de contabilización: La Fecha de contabilización se fijará automáticamente en la fecha en la que se ha contabilizado la entrada de mercancías y servicios. Podrá ajustarla si es necesario.

8.

Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, selecciónelas y haga clic en Eliminar .

9.

Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos.

10. Haga clic en Contabilizar .

60



Resultado Una vez se contabiliza la cancelación, se añade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios con el estado Liberado. La entrada de mercancías y servicios original, además, permanece en el sistema, pero su estado se actualiza como Cancelado (si todas las posiciones fueron canceladas) o Parcialmente cancelado (si solo algunas posiciones fueron canceladas). El estado del carrito de compra vuelve a Pedido o Parcialmente pedido (si todas las posiciones fueron canceladas) o Parcialmente entregado (si solo algunas posiciones fueron canceladas). El sistema envía la cancelación de la entrada de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192] . También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener más información sobre los materiales individuales, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16] . Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

Alternativas También puede cancelar una entrega de mercancías y servicios desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios. Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías [página 141] .

3.2.11 Crear una devolución de mercancías para un carrito de compra Resumen Si un material que ha pedido en un carrito de compra está dañado o se ha entregado un material erróneo, lo puede devolver al proveedor. Si ya ha confirmado la entrega [página 55] , podrá crear y contabilizar una devolución de mercancías con referencia a la entrada de mercancías y servicios que se ha creado para ese material.

Requisitos previos El carrito de compra para el que desea crear una devolución de mercancías tiene el estado Entregado o Entregado parcialmente.

Procedimiento 1.

Diríjase a

2.

Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.

Página principal



Se visualizarán todos los carritos de compra que ya se han confirmado. 3.

Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear una devolución de mercancías.



61

4.


5.

Seleccione la posición que desea devolver y haga clic en Entradas y devoluciones .

6.

Haga clic en Nueva devolución de mercancías . El sistema genera una devolución de mercancías. Los datos de la entrada de mercancías y servicios se transfiere automáticamente a la devolución de mercancías.

7.

Introduzca la Fecha de contabilización: La Fecha de contabilización se fijará automáticamente en la fecha en la que se ha contabilizado la entrada de mercancías y servicios. Podrá ajustarla si es necesario.

8.

Si en la lista hay posiciones para las que no desea crear una devolución de mercancías, selecciónelas y haga clic en Eliminar .

9.

Si la cantidad devuelta de una posición difiere de la cantidad propuesta por el sis tema, actualice la Cantidad devuelta para visualizar la cantidad que se devuelve realmente. Si se ha asignado un material individual a un elemento, la cantidad siempre es modificar.

1 y no se puede

10. Si la fecha de devolución de una posición difiere de la fecha propuesta por el sistema, actualice el campo Fecha de devolución para visualizar cuando se devuelve realmente la posición. 11. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en las fichas Notas y Anexos . 12. Grabe sus entradas. 13. Haga clic en Contabilizar . Si no desea contabilizar la devolución de mercancías de forma inmediata, grabe sólo las entradas. De esta manera, la devolución de mercancías estará disponible en la vista Entradas y devoluciones con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla más tarde. Mientras la devolución de mercancías todavía esté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrega después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .

Resultado Si la devolución de mercancías está contabilizada, se añadirá a la lista de devoluciones en la vista Entradas y devoluciones con el estado Liberada. El estado de la correspondiente entrada de mercancías y servicios se modificará a Mercancías devueltas. El carrito de compra se añadirá a la lista Carritos de compra: Abrir para confirmación con el estado Pedido o Pedido parcialmente. El sistema envía la cancelación de la entrada de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192] . También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Si, por ejemplo, crea una devolución de mercancías para un elemento para el que se ha creado un material individual, el estado del material individual cambia a Bloqueado cuando se contabiliza la devolución de mercancías. El material individual ya no se podrá asignar a otro material individual, y tampoco se podrá utilizar en un activo fijo. Para obtener más información sobre los materiales individuales, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16] .

62



Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

Alternativas También puede crear la devolución de mercancías desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios. Para obtener más información, consulte Creación de una devolución de mercancías [página 140].

3.2.12 Cancelar una devolución de mercancías para un carrito de compra Resumen Después que haya contabilizado una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 61] , puede que sea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento. Puede cancelar posiciones de devolución de mercancías o posiciones individuales completas . Aún así, no es posible cancelar sólo una cantidad parcial de una posición.

Requisitos previos El carrito de compra para el que desea cancelar la devolución de mercancías ya se confirmó y posteriormente se devolvió, por lo que el estado de dicho carrito se volvió a fijar como Pedido o Parcialmente pedido.

Procedimiento 1.

Diríjase a

2.

Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra — Abierto para confirmación.

Página principal



Se visualizan todos los carritos de compra que aún se tengan que confirmar. 3.

Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea cancelar la devolución de mercancías.

4.


5.

Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la devolución de mercancías y haga clic en Entradas y devoluciones .

6.

Seleccione la devolución de mercancías y haga clic en Cancelar documento . El sistema genera una cancelación de devolución de mercancías. Los datos de la devolución de mercancías se transfieren automáticamente a la cancelación.

7.

Introduzca la Fecha de contabilización: La Fecha de contabilización se fijará automáticamente en la fecha en la que se ha c ontabilizado la devolución de mercancías. Podrá ajustarla si es necesario.

8.

Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, selecciónelas y haga clic en Eliminar .



63

9.

Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos.

10. Haga clic en Contabilizar .

Resultado Una vez se contabiliza la cancelación, se añade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios con el estado Liberado. El estado de la devolución de mercancías cambia a Cancelado. El estado del carrito de compra se modifica a Entregado o Parcialmente entregado. El sistema envía la cancelación de devolución de mercancías a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192] . También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener más información sobre los materiales individuales, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16] . Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

Alternativas También puede cancelar una devolución de mercancías desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios. Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías [página 141] .

64



4 Solicitudes de compra y pedidos 4.1 Vista Solicitudes de compra 4.1.1 Guía rápida de solicitudes de compra Como comprador, tiene que gestionar todo tipo de demandas de productos de los que debe proveerse de manera externa. La vista Solicitudes de compra en el centro de trabajo Solicitudes y órdenes de compra le permite procesar y monitorizar todas las solicitudes de compra recibidas basadas en proyectos de la gestión de proyectos, proposiciones de compra de planificación de necesidades de material (MRP) y carritos de compra por autoservicio. Al recibir una solicitud de compra, el solicitante puede haber asignado una fuente de aprovisionamiento a cada producto. Si una fuente de aprovisionamiento no está asignada a un producto, habrá que asignarla de forma manual. Dependiendo de la configuración que ha seleccionado para la creación automát ica de compras, si toda la información está completa el sistema crea automáticamente una orden de compra y la envía a continuación al proveedor o se la envía manualmente desde la vista Órdenes de compra. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Gestionar y controlar proyectos, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente en gestionar y controlar proyectos. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Conceptos básicos Procesamiento de solicitud de compra El procesamiento de solicitudes de compra le permite actualizar y transferir los datos de las solicitudes de compra a los pedidos. Las solicitudes de compra se liberan de otras áreas de dentro de su empresa a su departamento de compras y pueden basarse en lo siguiente: ●

Propuestas de compra de la planificación de materiales

●

Carritos de compra de la compra por autoservicio

●

Proyectos de la gestión de proyectos

Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad específica dentro de un tiempo determinado. Estos productos pueden ser: ●

Materiales de estoc, como piezas de recambio o materia s primas

SAP Business ByDesign 1302 Solicitudes de compra y pedidos


65

●

Material no de almacén, como ordenadores portátiles o impresoras

●

Servicios, como consultoría o servicios de limpieza

●

Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado o los servicios aún se desconocen.

Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] y Posiciones con límite [página 96]. El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automáticamente; el usuario sólo recibirá excepciones en su lista de trabajo, c omo resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere, algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo de solicitudes de compra con el mismo proveedor. Para transferir automáticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente de aprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puede asignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, para iniciar el proceso de solicitud de oferta. Para obtener más información, consulte Procesamiento de solicitud de compra [página 68] .

Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en asignar fuente de aprovisionamiento Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras: ●

●

Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente. Puede asignar la misma fuente de aprovision amiento a múltiples solicitudes de compra dentro del pool de trabajo de las solicitudes de compra.

El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de aprovisionamiento. La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la c ategoría de producto. La lista ranking siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuada al final. Para obtener más información, consulte Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de aprovisionamiento [página 71] .

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos. Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que c rean carritos de compra, equipos de proyecto que necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de proyecto en contabilidad financiera. Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crear automáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar los proveedores apropiados. Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente u órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

66



Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoría y la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o, directamente por el comprador mediante un pedido. Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente de suministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado. Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock) El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisito que puede generarse de un sistema de planificación como, por ejempl o, un sistema de planificaci ón de la necesidades de material (MRP). Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de la demanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática o manual de fuent es de aprovisionamiento, el envío del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación de facturas y el pago. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).

Tareas Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 73].

Asignar una fuente de aprovisionamiento Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 74].

Cancelación de una cantidad pendiente en una solicitud de compra Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 75].



67

4.1.2 Conceptos básicos 4.1.2.1 Procesamiento de solicitudes de compra Resumen El procesamiento de solicitudes de compra le permite actualizar y transferir los datos de las solicitudes de compra a los pedidos. Las solicitudes de compra se liberan de otras áreas de dentro de su empresa a su departamento de compras y pueden basarse en lo siguiente: ●

Propuestas de compra de la planificación de materiales

●

Carritos de compra de la compra por autoservicio

●

Proyectos de la gestión de proyectos

Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad específica dentro de un tiempo determinado. Estos productos pueden ser: ●

Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas

●


●


●

Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado o los servicios aún se desconocen.

Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] y Posiciones con límite [página 96]. El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automáticamente; el usuario sólo recibirá excepciones en su lista de trabajo, como resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere, algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo de solicitudes de compra con el mismo proveedor. Para transferir automáticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente de aprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puede asignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, para iniciar el proceso de solicitud de oferta.

Requisitos previos La activación del paquete empresarial Gestión de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo en la configuración empresarial. Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. En la empresa se ejecutan uno o más de los siguientes procesos empresariales: ●

●

68

Procesos de aprovisionamiento básico Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestión de inventario (planificación de necesidades de material)



●

Aprovisionamiento de servicios externos (gestión de proyectos)

●

Aprovisionamiento por autoservicio electrónico por parte de los empleados (compras por autoservicio)

Según los procesos empresariales, el grado de integración necesario en las áreas empresariales relacionadas y el nivel de automatización que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresariales adicionales en las siguientes áreas: ●

●

●

●

●

●

●

Planificación y control de cadena logística Paquete empresarial Control de aprovisionamiento y logística, concepto empresarial Transferencia a compras. Gestión de configuración de cadena logística Paquete empresarial Diseño de cadena logística. Gestión de proyectos Paquete empresarial Planificación y ejecución de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento del proyecto. Aprovisionamiento Paquete empresarial Aprovisionamiento y contratación. Compras Paquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio Soporte y servicios integrados Paquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Cálculo de impuestos. Determinación de precios de productos y servicios Paquete empresarial Determinación de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios de lista.

Integración El procesamiento de solicitud de compra está integrado con: ●

Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creación de solicitudes de compra: Procesamiento de gestión de proyectos, el cual lo mantiene informado acerca del rendimiento del proyecto y le permite controlar el trabajo, los costes y las programaciones del proyecto. ○

○

○

●

Procesamiento de aprovisionamiento por autoservicio, el cual permite a sus empleados crear y realizar un seguimiento de las solicitudes internas de productos, para ellos mismos o en nombre de otros empleados. Procesamiento de planificación de requisitos de materiales, el c ual permite planificar y controlar la demanda de los materiales de almacén y su entrega.

Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos de seguimiento y a la finalización o cancelación de solicitudes de compra: Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○

○

Procesamiento de aprovisionamiento y procesamiento de solicitud de oferta, el cual le permite crear y enviar solicitudes de oferta, comparar ofertas de proveedor y determinar ofertas ganadoras, las cuales pueden transferirse luego a un pedido.

Etapas de proceso 1.

El solicitante introduce datos en el sistema La creación automática de una solicitud de oferta está basada en la información que introduce un solicitante en un documento precedente del sistema para el producto, incluida la cantidad, el precio y la fecha de entrega.



69

●

●

●

2.

Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestión de inventario En el centro de trabajo Planificación de aprovisionamiento, el planificador de aprovisionamiento crea una propuesta de compra, ya sea manualmente o mediante la planificación de necesidades de material si un producto se debe aprovisionar externamente. Cuando se libera la propuesta de compra, el sistema la envía al departamento de compras. Para obtener más información, consulte: Disponibilidad de fuente de aprovisionamiento para propuestas de compra. Aprovisionamiento de servicios externos En el centro de trabajo Gestión de proyectos, el jefe de proyectos selecciona y abre un proyecto de la lista que se encuentra en la vista Proyectos. En la vista Trabajo y solicitudes del editor Proyecto, el jefe de proyectos crea una solicitud de compra, completa la información relevante y luego envía la solicitud de compra al departamento de compras. Aprovisionamiento por autoservicio de materiales o servicios no de almacén Los empleados pueden solicitar productos mediante la creación de carritos de c ompra en la vista Autoservicios del centro de trabajo Página principal. Los empleados también pueden comprar en nombre de otro empleado. Una vez liberado el carrito de compras, el sistema crea una solicitud de compra en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.

El sistema crea la solicitud de compra El sistema crea una solicitud de compra basada en la planificac ión de necesidades de material, en las compras por autoservicio o en la gestión de proyectos. Puede cancelar la cantidad abierta de una posición en una solicitud de compra, es decir, la cantidad que todavía no se ha transferido a un pedido. También puede volver a abrir la cantidad cancelada

3.

El sistema propone una fuente de aprovisionamiento (si está disponible) Para las propuestas de compra, se utiliza la fuente de determinación de propuesta de compra pero es posible sustituirla manualmente. La fuente de aprovisionamiento asignada se transfiere a la solicitud de compra. La determinación de fuente siempre intenta asignar una fuente de aprovisionamiento válida mediante los criterios de determinación de fuente de aprovisionamiento del motor de aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento. Únicamente cuando no hay una fuente de aprovisionamiento disponible, aparecerá una solicitud de compra sin asignar en la lista de trabajo. Se debe asignar manualmente una fuente de aprovisionamiento.

4.

Si corresponde, el sistema envía un mensaje acerca de la información que falta. El sistema envía un mensaje si los datos en una solicitud de compra son inconsistentes o están incompletos. Esto crea una tarea para el comprador, en la vista Solicitudes de compra del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.

5.

El comprador completa la solicitud de compra manualmente si fuera necesario. El comprador asigna manualmente una fuente de aprovisionamiento de una lista de proveedores. Para obtener más información, consulte: Asignar una fuente de aprovisionamiento [página 74] Si no hay fuentes de aprovisionamiento disponibles, el comprador solicita al sistema que cree una solicitud de aprovisionamiento en la vista Solicitudes de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación. En función de la solicitud de aprovisionamiento, se crea una Petición de oferta para el pedido y se envía a proveedores potenciales que pueden enviar sus ofertas. El comprador puede así seleccionar el proveedor que más le convenga y crear el pedido basado en la oferta ganadora. Para obtener más información, consulte Procesamiento solicitud de oferta y Procesamiento de oferta de proveedor.

6.

70

El sistema convierte solicitudes de compra en pedidos. Dependiendo de las parametrizaciones de la creación automática de pedidos, el sistema puede convertir los datos de una solicitud de compra individual en un pedido dentro del centro de trabajo Solicitudes de compra



y pedidos. Si la solicitud de compra no se ha convertido automáticamente en un pedido, también puede agrupar manualmente varias solicitudes de compra asignadas a la misma fuente de aprovisionamiento y hacer un solo pedido para reducir costes, por ejemplo, al reducir los costes de entrega. Puede ver todos los pedidos a continuación, en la vista Pedidos. Para obtener más información, consulte: Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido [página 73] El sistema envía automáticamente a los proveedores todos los pedidos completos que se crean a partir de solicitudes de compra. . Éstos aparecen enumerados en la vista Pedidos con el estado Enviados. Los pedidos que se deben procesar manualmente se enumeran con el estado En preparación.

Consulte también Procesamiento de pedidos [página 80] Pedidos creados automáticamente [página 89]

4.1.2.2 Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en asignar fuente de aprovisionamiento Resumen Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras: ●

●

Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente. Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a múltiples solicitudes de compra dentro del pool de trabajo de las solicitudes de compra.

El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de aprovisionamiento. La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista ranking siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuada al final. La lista se clasifica mediante el método "Olympic". Esto sig nifica, por ejemplo, que si hay dos proveedores que son igualmente apropiados, ambos se enumeran en primer lug ar, el siguiente proveedor más apropiado se enumerará tercero y así sucesivamente. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un árbol de criterios inflexible y previamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en función del primer criterio. Si esto no da como resultado una única fu ente más adecuada, se utiliza el siguiente criterio para decidir cuál es el proveedor más adecuado y así s ucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles.

Criterios de clasificación Los criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes: 1.

Fuentes de aprovisionamiento fijas



71

En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede asignar un contrato o un precio de lista a un producto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente de aprovisionamiento fija asignada tiene la clasificación más alta. 2.

Tipo de fuente a.

b.

Contratos Si los proveedores están actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posición más alta dentro de la clasificación de fuente de aprovisionamiento. La clasificación de los contratos está determinada por las siguientes reglas en orden descendente: 1.

Regulación por cuotas Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales. Si existe una regulación por cuotas para dos o más contratos para un determinado producto, es posible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.

2.

Precio Este criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.

3.

Cumplimiento Este criterio sólo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio. Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.

4.

Retraso Si ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, se compararán los contratos disponibles en función del tiempo que toma a los proveedores entregar los productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.

Precios de lista Estos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista se clasifican únicamente en orden ascendente. Un contrato siempre siempre tiene prioridad más alta que un precio de lista, a menos que se haya fijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.

Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automáticamente pedidos existentes, los cuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como un indicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar una fuente de aprovisionamiento, el único criterio utilizado para clasificarlos es el precio.

Consulte también Aprovisionamiento Determinación de fuente de aprovisionamiento Precios de lista Procesamiento de contrato de compra Procesamiento de pedidos [página 80]

72



4.1.3 Tareas 4.1.3.1 Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido Resumen Puede agrupar manualmente varias solicitudes de compra con el mismo proveedor y crear un solo pedido. Puede seguir agrupando las solicitudes de compra si utiliza el proveedor más uno de los datos siguientes: ●

Fecha de entrega

●

Fecha y dirección de entrega Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Requisitos previos Los pedidos de compra que quiere agrupar son consistentes y no tienen estado de seguimiento.

Procedimiento 1.

Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.

2.

Para filtrar la lista de solicitudes de compra, seleccione Solicitudes de compra asignadas de la lista Visualizar.

3.

Para seleccionar varias solicitudes de compra, mantenga pulsada la tecla CTRL y seleccione las líneas de las solicitudes de compra que desea agrupar. Los conflictos de datos de producto en un pedido pueden producirlos cualquiera de los siguientes factores: ●

●

●

4.

La unidad de procesamiento de compras del maestro de productos no se ha actualizado para el producto especificado en la solicitud de compra. Tiene que verificar el maestro de productos y añadir la unidad de compra de procesamiento si fuera necesario. El estado de compra que se encuentra en los datos maestros del producto no permiten que se compre. Tiene que verificar el estado de compra en el maestro de productos y permitir la compra del producto si fuera necesario. La solicitud de compra no contiene una categoría de producto. Debe registrar la categoría de producto en la solicitud de compra.

Haga clic en Agrupar y ordenar


y seleccione la opción apropiada.


73

Puede agrupar solicitudes de compra Por proveedor o por proveedor y más criterios, como fecha de entrega o dirección de entrega. 5.

El sistema genera automáticamente una lista de uno o varios pedidos en función de los criterios seleccionados y visualiza la lista en la actividad rápida Agrupación y pedido. Si es necesario, puede realizar las siguientes modificaciones en los pedidos: ●

●

Para eliminar una solicitud de compra de un pedido, seleccione un pedido de compra. En Detalles, seleccione una solicitud de compra y haga clic en Eliminar de la agrupación . Para editar un pedido, selecciónelo y haga clic en Editar para abrir eleditorPedido de compra. Una vez finalizada la edición, haga clic en Volver a Agrupación y pedido . Si quiere agrupar muchos pedidos de compra y uno de estos contiene una dirección gestionada externamente, la dirección de entrega sirve como criterio de agrupación. Esto significa que se crea un pedido de compra distinto por cada solicitud de pedido con una dirección de entrega distinta.

6.

Para verificar qué aspecto tendrá el documento de pedido, selecciónelo y haga clic en Previsualizar .

7.

Grabe el pedido y envíelo al proveedor. ●

Para grabar un borrador de pedido, selecciónelo y haga clic en Grabar .

●

Para grabar y enviar el pedido al proveedor, selecciónelo y haga clic en Pedido .

Resultado El nuevo pedido se graba en el sistema. Puede ver el pedido en la vista Pedidos.

4.1.3.2 Asignar una fuente de aprovisionamiento Resumen En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, puede asignar manualmente fuentes de aprovisionamiento disponibles a solicitudes de compra.

Procedimiento 1.

Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.

2.

En la lista Visualizar, seleccione Solicitudes de compra no asignadas.

3.

Seleccione una o más solicitudes de compra.

4.

Haga clic en Asignar fuente de aprovisionamiento . También puede asignar una fuente de suministro a una posición de solicitud de compra individual. Seleccione la solicitud de compra y haga clic en Editar para abrirla. Seleccione la ficha Posiciones y la ficha Fuente de aprovisionamiento , y haga clic en Asignar fuente de aprovisionamiento para abrir la actividad rápida.

5.

74

En la actividad rápida Asignar fuente de aprovisionamiento, verifique las fuentes de aprovisionamiento disponibles y asigne una a cada solicitud de compra.



a.

En la tabla Solicitudes de compra, seleccione una o varias solicitudes de compra.

b.

En la tabla Fuentes de aprovisionamiento disponibles, seleccione una fuente de aprovisionamiento de la lista y haga clic en Asignar a solicitud de compra seleccionada . El sistema introduce automáticamente el Proveedor y Precio bruto para la solicitud de compra seleccionada. También puede asignar una fuente de aprovisionamiento a todas las solicitudes de compra de la lista con el mismo producto a la vez haciendo clic en Asignar a todas las solicitudes de compra . Puede eliminar una fuente de aprovisionamiento de una solicitud de compra seleccionando esa solicitud de compra y haciendo clic en Eliminar fuente de aprovisionamiento . El sistema elimina automáticamente el Proveedor y el Precio bruto para la solicitud de compra seleccionada. Si no hay ninguna fuente de aprovisionamiento disponible para una solicitud de compra, puede hacer clic en Solicitud de aprovisionamiento rápido . El sistema crea automáticamente una solicitud de aprovisionamiento en la lista de trabajo de la vista Solicitudes de aprovisionamiento del centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación. La persona responsable utiliza la solicitud de aprovisionamiento para crear una solicitud de oferta, que envía a los ofertantes. La oferta de proveedor ganadora se utilizará para crear un pedido para el producto solicitado. Para obtener más información, consulte Crear una solicitud de oferta.

6.

Grabe la solicitud de compras con la fuente de aprovisionamiento asignada.

Resultado La solicitud de compra con la fuente de aprovisionamiento asignada queda grabada en el sistema. Puede ver la solicitud de compra en la vista Solicitudes de compra. En este punto se visualiza en la lista Visualizar en Solicitudes de compra asignadas.

4.1.3.3 Cancelación de una cantidad pendiente en una solicitud de compra Procedimiento 1.

Ir a

2.

Seleccione la solicitud de compra que desee cancelar y haga clice en Editar .

3.

Vaya a la ficha Posiciones.

4.

Seleccione las posiciones que desea cancelar.

5.

Haga clic en Acciones

Solicitudes y pedidos de compra

Solicitudes de compra

y seleccione Cancelar cantidad abierta.

Resultado Ha cancelado la cantidad abierta. También puede reabrir la cantidad para una posición si es necesario. Para hacerlo, haga cliec en Acciones y seleccione Volver a abrir cantidad



75

4.2 Vista de pedidos 4.2.1 Guía rápida Pedidos Como comprador debe gestionar todo tipo de demandas de productos y asegurar que los productos se entregan a tiempo y en las cantidades solicitadas. Los pedidos se pueden crear manualmente en la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos o el sistema genera automáticamente pedidos a partir de las ofertas del proveedor adjudicadas o de las solicitudes de compra. Las solicitudes de compra se crean desde la planificación de necesidades de material (MRP) o la gestión de proyectos o por empleados que utilizan la compra por autoservicio. La vista Pedidos le permite crear, procesar y supervisar todos los pedidos y documentos relacionados, tales como confirmaciones de pedidos. Puede visualizar un pool de trabajo de todas las tareas relacionadas con los pedidos, las confirmaciones de pedidos y las entregas, especialmente aquellas que traten con alertas y excepciones. En la vista Pedidos, puede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra. Complete los detalles del pedido, seleccione los productos y fuentes de aprovisionamiento necesarios y envíe el pedido al proveedor seleccionado. Si no encuentra el producto que desea en los catálogos del proveedor, puede introducir una posición de texto libre. Puede sea necesario crear una solicitud de aprovisionamiento para encontrar una fuente de aprovisionamiento. Puede crear una posición límite cuando desconozca los datos exactos de los materiales, servicios o gastos relacionados que se van a necesitar. En lugar de introducir información específica del producto en el pedido, puede fijar el límite de valor de la posición límite en el pedido en el valor máximo que pueden costar los materiales, servicios o gastos relacionados que no estén planificados. En el caso que desee solicitar una posición por segunda vez, pero que tenga otra fecha de entrega o asignación de costes, puede copiar la posición de pedido. Si copia una posición de pedido, la referencia a documentos anteriores (por ejemplo, carritos de la compra, proyectos o solicitudes de compra) también se copia. Si no desea que se copie esta referencia, y la posición todavía no se ha enviado al proveedor, podrá borrarla en el flujo de documentos de esta posición. Si copia un pedido completo, la referencia a documentos anteriores no se copia (por ejemplo, para pedidos de materiales en stock o pedidos de terceros). Si copia un pedido con subposiciones, estas también se copian. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Gestionar y controlar proyectos, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente en gestionar y controlar proyectos. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

76



Conceptos básicos Procesamiento de pedidos El tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener: ●


●


●


●

Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos

●

Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos relacionados aún se desconocen.

Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [págin a 89] y Posiciones con límite [página 96]. Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedido [página 80] .

Pedidos creados automáticamente La creación automática de pedidos le permite definir si un pedido se crea automáticamente o manualmente a partir de una solicitud de compra. El uso de la creación automática de pedidos es importante si desea automatizar parte del proceso de aprovisionamiento. Esto ahorra tiempo, puesto que sólo tiene que crear pedidos manualmente en casos en los que no se haya asignado ninguna fuente de aprovisionamiento a la solicitud de compra. Se puede acceder a esta actividad mediante la tare a automática Definir creación automática de pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y mediante el centro de trabajo Configuración empresarial. Las parametrizaciones de configuración generalmente las realiza un administrador. Si no cuenta con la autorización necesaria, contáctese con un administrador. Para obtener más información, consulte Pedidos creados automáticamente [página 89] .

Confirmaciones de pedido Una confirmación del pedido (PO) es una confirmación de un proveedor para entregar cantidades especificadas de productos a precios también especificados dentro de cierto tiempo. Una confirmación de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviaciones del pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como comprador, puede aceptar o rechazar las desviaciones. En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmación de la PO, el sistema actualiza el pedido original. Para obtener más información, consulte Confirmaciones de pedido [página 91] .

Recibir y procesar confirmaciones de pedidos En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, cuando un proveedor confirma un pedido (PO), el sistema creará automáticamente una confirmación de pedido o bien deberá crearla el usuario manualmente. Una confirmación de pedido de un proveedor se puede recibir e introducir en el sistema de las siguientes maneras: ●

De forma automática, por formulario interactivo o por business-to-business (BSB) Cuando un proveedor envía electrónicamente la confirmación de un pedido, el sistema crea automáticamente una confirmación de pedido.



77

●

Manualmente mediante formulario de impresión como fax, correo o adjunto de correo electrónico. Cuando un proveedor envía una confirmación de pedido por fax, correo convencional o correo electrónico, puede crear manualmente una confirmación de pedido utilizando la actividad rápida Nueva confirmación de pedido.

Para obtener más información, consulte Entrada y procesamiento de confirmaciones de pedido [página 94] .

Aprovisionamiento de activos en compras Existe una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles varias variantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto a aprovisionar. Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador suele trabajar de antemano en estrecha colaboración con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antes de pedir mercancías y servicios con una asignación de cuenta a este activo fijo. Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador portátil nuevo), el activo fijo se suele crear automáticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancías. Por ese motivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creación de activos fijos en la Gestión financiera. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16] .

Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de aprovisionamiento Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras: ●

●


El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de aprovisionamiento. La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la c ategoría de producto. La lista ranking siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuada al final. Para obtener más información, consulte Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de aprovisionamiento [página 71] .

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos. Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de proyecto en contabilidad financiera. Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crear automáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar los proveedores apropiados. Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente u órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.

78



Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoría y la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o, directamente por el comprador mediante un pedido. Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los coste s se transfieren directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente de suministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adec uado. Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock) El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisito que puede generarse de un sistema de planificación como, por ejempl o, un sistema de planificación de la necesidades de material (MRP). Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de la demanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática o manual de fuentes de aprovisionamiento, el envío del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación de facturas y el pago. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).

Tareas Crear un pedido manualmente Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 99].

Añadir condiciones del precio Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 101].

Crear una confirmación de pedido Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 101].

Crear una confirmación de pedido con programa de reparto Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 103].

Cancelar un pedido Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 104].



79

Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o más pedidos Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 104].

Supervisar comunicación empresarial Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí.

4.2.2 Conceptos básicos 4.2.2.1 Procesamiento de pedidos Resumen El tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener: ●


●


●


●

Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos

●

Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos relacionados aún se desconocen.

Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] y Posiciones con límite [página 96]. Los materiales o servicios se pueden seleccionar de catálogos de proveedores internos o externos o añadir al pedido como descripciones de texto libre. Los costes de estos productos se pueden asignar a un centro de coste, un proyecto, una posición de pedido de cliente, una posición de s ervicio, un contrato de cliente o un material individual. Los documentos anteriores a un pedido pueden ser solicitudes de compra u ofertas de proveedor. El sistema puede tratar automáticamente la mayoría de las etapas del proceso de pedidos. . Transfiere las solicitudes de compra a pedidos. El comprador solamente recibirá excepciones (como resultado de datos inconsistentes o faltantes) en la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. También puede crear manualmente un pedido sin documento precedente. Según la configuración, el pedido se integra directamente con la planificación de gestión de proyectos, compras de autoservicio y necesidades de material. Se puede necesitar una aprobación si el valor neto total de una posición de pedido supera las tolerancias pred efinidas o si se supera el valor máximo de una posición con límite. Un proyecto o una tarea de proyecto que existe en la gestión de proyectos se puede añadir como cuenta asignada para un material, servicio o gasto no de almacén en una posición de pedido. El sistema verifica si existe un proyecto o una tarea de proyecto y si está disponible para añadirla como una referencia en el pedido. Puede asignar la posición de pedido al proyecto o a la tarea de proyecto. Una vez que se asigna la tarea d e proyecto, el sistema almacena los detalles de la posición de pedido en el proyecto o tarea de proyecto que corresponde. Si se selecciona, el procesamiento de pedidos también proporciona funciones para tratar las c onfirmaciones de pedido de los proveedores que correspondan. Una confirmación de pedido comprueba si los servicios o materiales pedidos se pueden entregar conforme a la fecha, la cantidad y el precio solicitados. Para los materiales o servicios no de almacén, puede decidir si se necesita, o no, de una entrada de mercancías y servicios para el pedido. También puede decidir confirmar la entrada de mercancías y servicios para un servicio mediante la Gestión de tiempos de personal (TLM). 80



Las condiciones de precio, incluidos los descuentos y recargos, se pueden aplicar al precio que se cobra por un producto en un pedido o contrato de compra. Las condiciones de precio se basan en los contratos, las listas de precios o la información de proveedor y producto y pueden tener un período de validez fijo. Además del precio regular del producto, se puede añadir un recargo debido a costes de entrega adicionales, por ejemplo. Un descuento puede ser resultado de un descuento comercial, de cantidad, o de efectivo. Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos y facturación de proveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no se registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamente el impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor. Para obtener más información consulte: Cálculo de impuesto de país extranjero para servicios

Requisitos previos La activación del paquete empresarial Gestión de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo en la configuración empresarial. Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. En la empresa, están en ejecución uno o más de los siguientes procesos empresariales: ●

●

Procesos de aprovisionamiento básico Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestión de inventario (planificación de necesidades de material)

●

Aprovisionamiento de servicios externos (gestión de proyectos)

●

Aprovisionamiento por autoservicio electrónico por parte de los empleados (compras por autoservicio)

Según los procesos empresariales, el grado de integración necesario en las áreas empresariales relacionadas y el nivel de automatización que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresariales adicionales en las siguientes áreas: ●

●

●

●

●

●

●

Planificación y control de cadena logística Paquete empresarial Control de aprovisionamiento y logística, concepto empresarial Transferencia a compras. Gestión de configuración de cadena logística Paquete empresarial Diseño de cadena logística. Gestión de proyectos Paquete empresarial Planificación y ejecución de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento del proyecto. Aprovisionamiento Paquete empresarial Aprovisionamiento y contratación. Compras Paquetes empresariales Aprovisionamiento por autoservicio y Facturación de proveedores. Soporte y servicios integrados Paquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Cálculo de impuestos. Determinación de precios de productos y servicios Paquete empresarial Determinación de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios de lista.



81

Integración El procesamiento de pedidos se puede integrar con: ●

Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creación de pedidos: Procesamiento de solicitudes de compra, en las que usted o el sistema pueden transferir solicitudes de compra finalizadas a pedidos según la categoría de producto. ○

●

Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y a la finalización o cancelación de pedidos: Procesamiento de entrada de mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas y devoluciones de mercancías y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales no de almacén y la finalización de servicios. ○

○

○

○

○

Procesamiento de la gestión de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de los prestatarios de servicios externos mediante el registro de tiempos. También le permite, opcionalmente, la aprobación y evaluación de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectos y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los prestatarios de servicio o confirmarlo. Procesamiento de entregas entrantes que le permite crear, actualizar o cancelar entregas y devoluciones. También le permite verificar que las entregas entrantes sean consistentes con los pedidos correspondientes. Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancías y servicios correspondientes. Procesamiento de débitos, que le permite tratar salidas de pagos y todas las actividades asociadas con estos pagos.

Flujo de proceso 1.

Crear pedido Según las parametrizaciones definidas en el ajuste preciso, una vez que finaliza la solicitud de compra (o cuando finaliza una solicitud de oferta y se adjudique la oferta) el sistema crea automáticamente un pedido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. El pedido requiere información acerca de: Comprador ●

●

●

Proveedor Posiciones de pedido, tales como tipo de posición (material, servicio, gasto, límite), tipo de proceso, ID de producto o descripción, ID de categoría de producto, cantidad, fecha de entrega, precio y lugar de entrega/servicio, destinatario y asignación de cuenta (solo para materiales que no están en stock y servicios).

El sistema propone automáticamente un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento, si está disponible. Puede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra en la vista Pedidos o desde Tareas comunes en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. También puede crear un pedido a partir de una solicitud de compra existente en la vista Solicitudes de compra. Un pedido puede estar compuesto de varias solicitudes de compra, si tienen el mismo proveedor. Otros criterios para agrupar varias solicitudes de compra en un pedido surgen de la combinación del proveedor y uno de los siguientes: fecha de entrega; o fecha y lugar de entrega.

82



Es posible abrir un pedido antiguo y copiar los detalles para crear un nuevo pedido. También puede especificar los pedidos como entregados por completo o facturados por completo haciendo clic en Finalizar Entrega o Finalizar Factura. Si no desea especificar un precio fijo para un servicio o material no gestionado en almacén, puede asignar un límite de valor superior con el tipo de posición Límite. Para obtener más información consulte: Crear un pedido manualmente [página 99] 2.

Enviar pedido Si definió la creación automática de pedidos en el ajuste preciso, el sistema envía automáticamente el pedido finalizado al proveedor y actualiza el estado a Enviado. Los pedidos con datos incompletos aparecerán en la lista de trabajo para el procesamiento manual en la vista Pedidos. Cuando crea manualmente un pedido que contiene todos los datos necesarios, incluida la fuente de aprovisionamiento, haga clic en Pedido para enviar el pedido al proveedor El sistema fija el estado en Enviado. El sistema envía automáticamente la siguiente información: El pedido al proveedor ●

●

Información relevante para contabilidad al Libro mayor

●

Una notificación de vencimiento de factura a Facturación de proveedores

●

Una notificación de pedido a Control de aprovisionamiento o Gestión de proyectos (si se configuró) Si el pedido hace referencia a un contrato, el sistema genera automáticamente liberaciones respecto a este contrato. El canal de salida para el pedido se puede fijar desde el centro de trabajo Base de proveedores en la vista Proveedores. Seleccione el proveedor y marque Editar . El canal de salida se actualiza desde la ficha Comunicación en Colaboración. Si no se actualiza ningún canal de salida para el proveedor, el sistema fija el canal de salida en el estándar del sistema. En este caso, una vez que se solicita el pedido, el mensaje de confirmación está incompleto ya que falta el canal de salida. Luego de que se envió el pedido, este canal de salida se muestra en la ficha Historial de salida

3.

Autorizar pedido (opcional) Según las parametrizaciones de aprobación de su solución, es posible que el pedido necesite ser aprobado por un gerente o autorizador designado. Si se supera el valor neto total del pedido, el aprobador puede aceptar o rechazar el pedido o reenviarlo para la revisión en el centro de trabajo Mi área de responsabilidad. Para más información, véase la documentación sobre los procesos de aprobación.

4.

Crear confirmación de pedido (opcional) Una vez que el proveedor confirma el pedido, utilice el sistema para crear una confirmación de pedido, ya sea de manera automática o manual. Si recibe confirmaciones de pedidos de los proveedores mediante fax, carta o como anexo de correo electrónico, es necesario procesar las confirmaciones de pedido manualmente. Si el proveedor acepta el pedido en su totalidad como fue solicitado, puede hacer clic en Confirmación rápida de pedido en la vista Pedidos y el sistema crea la confirmación de pedido automáticamente. De otro modo, puede utilizar la actividad rápida Nueva confirmación de pedido en la vista Pedidos para crear y procesar las confirmaciones de pedido en detalle.



83

Si el proveedor utiliza Adobe Interactive Forms, puede automatizar completamente la creación de la confirmación de pedido y actualizar el proceso en el sistema. El sistema verifica automáticamente si la cantidad y la fecha de entrega de esta confirmación de pedido coinciden con la cantidad y la fecha del pedido. Únicamente las excepciones dan como resultado etapas de procesamiento manual. Para obtener más información consulte: Confirmaciones de pedido [página 91] El sistema ahora está listo para tratar la entrega de los productos solicitados. Los procesos de entrada de mercancías y servicios se inician para materiales que no están en stock o servicios, los procesos de entrada de almacén para materiales en stock.

Consulte también Pedidos creados automáticamente [página 89] Confirmaciones de pedido [página 91] Determinación de impuestos [página 156] Determinación de retención de impuestos [página 178] Parametrizaciones de documento de seguimiento Procesamiento de solicitud de compra [página 68] Gestión de pedidos de terceros [página 38]

4.2.2.2 Procesamiento de pedido de terceros Resumen Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempeña como coordinador de procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de órdenes de t erceros para que un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envío directo de un producto a un c liente. El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso típico basado en los escenarios empresariales Gestión de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona el producto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo envíe a la dirección del cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Se gún la información de envío del proveedor, la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso. Para obtener más información, consulte los escenarios empresariales: ●

Gestión de pedidos (Procesamiento de pedido de tercer os — material)

●

Gestión de pedidos (venta de stock)

●

Ciclo de aprovisionamiento (stock)

Requisitos previos Opción de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador.

84



Está permitida la gestión de pedidos de terceros en su configuración de solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vistaProyectos de implementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . Para este ejemplo de proceso empresarial, se ha llevado a cabo la configuración para los escenarios empresariales Gestión de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Además, para la gestión de pedidos de terceros, se ha definido lo siguiente: ●

●

●

●

El concepto empresarial Vender productos estándar en el paquete empresarial Portafolio de productos y servicios para ventas. El concepto empresarial Pedido de cliente en el paquete empresarial Vender productos y servicios. El concepto empresarial Gestión de pedidos de terceros en el paquete empresarial Solicitud de compra y gestión de orden. En el concepto empresarial Solicitudes de compra del paquete empresarial Solicitud de compra y gestión de orden, la pregunta sobre definición de alcance ¿Desea que los pedidos se creen automáticamente a partir de solicitudes de compra? se ha respondido con Sí .

Si su empresa no tiene productos en stock pero siempre entrega directamente a través de proveedores, tiene que deseleccionar el concepto empresarial Envío en el concepto empresarial Logística de salida. Este concepto empresarial se selecciona automáticamente si se seleccionan los conceptos empresariales Vender productos estándar y Pedido de cliente. ●

●

●

En el maestro de productos, el producto está definido como un producto de compra y venta, lo que significa que tanto el estado de la ficha Compras como el estado de las organizaciones de ventas en la ficha Ventas están fijadas como Activo. Esto se hace en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto. Se ha creado un contrato de compra o una lista de precios para uno o más proveedores cuyo producto puede ser entregado en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación. El producto se asigna a una categoría de producto para la cual se ha activado una creación automática de pedido. En este caso, el pedido, se crea automáticamente cuando se envía el pedido de cliente. Esto se lleva a cabo en el centro de trabajo Gestión de pedidos y solicitudes de compra (tarea común Definir creación automática de pedido de cliente).



85

Flujo de proceso

Procesamiento de pedido de terceros

1. En la vista Pedido de cliente del centro de trabajo Pedidos de cliente el representante de ventas crea un pedido de cliente para una cuenta e introduce una posición para un producto. ●

●

86

Efectúa una determinación de fuente de aprovisionamiento para determinar un origen. Para los objetivos de este escenario, este producto se puede suministrar por un proveedor. Por eso, el sistema fija el indicador Cumplimiento en Externo y propone automáticamente un proveedor. El representante de ventas puede modificar el proveedor asignando un nuevo origen del aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Guía rápida de pedidos de cliente. Desencadena una verificación de disponibilidad que se basa en el tiempo de procesamiento del proveedor. Si tiene un contrato de compra con el proveedor, el tiempo de procesamiento del proveedor se toma de este contrato. En caso contrario, el tiempo de procesamiento del proveedor se toma del maestro de productos donde puede ser definido específicamente para el proveedor. Por ejemplo, si la fecha de entrega confirmada es posterior a la fecha de entrega solicitada a causa del tiempo de procesamiento del proveedor, se visualiza un semáforo ATP en ámbar. La cantidad solicitada se ha confirmado para la fecha de entrega solicitada o una fecha posterior dependiendo del tiempo de aprovisionamiento del proveedor.



Para obtener más información, consulte Verificación de disponibilidad en escenarios de gestión de pedidos de terceros. ●

Solicita una valoración del producto para determinar el previo de venta específico para el proveedor y calcula el margen de beneficio del pedido de cliente. Para obtener más información, consulte Margen de beneficio.

2. El representante de ventas graba y libera los pedidos de cliente y envía una confirmación de orden al cliente. Dependiendo de las configuraciones de salida, utiliza el correo electrónico, el fax o la impresión para hacerlo o se envía un mensaje B2B automáticamente al cliente. ●

●

●

●

Fija el estado del pedido de cliente y el estado de entrega en el pedido de cliente a En ejecución. Crea una demanda del cliente con el tipo de entrega Terceros en la vista Demanda de cliente del centro de trabajo Control de logística de salida. El estado de liberación de la demanda de cliente se fija en Liberado y el estado de entrega en No iniciado. Después de que haya liberado el pedido de cliente ya no puede cambiar el proveedor en el pedido de cliente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de demanda de cliente. Crea una solicitud de compra y un pedido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos se ha definido como objetico de este escenario la creación automatizada de pedidos. El pedido tiene el tipo de proceso Terceros. El estado de este pedido se fija en Enviado lo que significa que el proveedor ha sido informado. Para obtener más información, consulte Guía rápida de pedidos [página 76] . Muestra el pedido del tipo de proceso Terceros, en la vista Supervisión de pedidos del centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Aquí el planificador de aprovisionamiento no puede supervisar e l progreso del pedido desde una perspectiva de planificación y logística. Para obtener más información, consulte Guía rápida de supervisión de pedidos.

3. Una vez que el proveedor ha respondido al pedido, el comprador crea un pedido o una confirmación de registro de la cantidad entregada y la fecha de entrega confirmada por el proveedor. Esto se hace en la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. Para obtener más información, consulte Crear un pedido de confirmación [página 101]. ●

●

●

Cambia el estado del pedido de Enviado a Confirmación recibida. Actualiza la demanda del cliente con repartos que contienen datos de cantidades y entregas basados en la confirmación del proveedor. Crea un pedido de terceros en la vista Pedidos de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de órdenes de terceros. El pedido de terceros tiene el estado Pedido.

4. Una vez que el proveedor ha enviado el producto al cliente y le ha enviado una copia de la nota de entrega, el comprador o el representante de ventas la registra yendo a la vista Pedido de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de orden de tercero y creando una notificación de entrega de terceros. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Pedidos de terceros. El comprador o el representante de ventas graba y libera la notificación de entrega de terceros. ●

Crea una entrega entrante con el estado Liberada.

●

Crea una entrega saliente con el estado Liberada.

●

Crea una confirmación de mercancías y actividad basada en el información en la entrega de salida de terceros. Esta confirmación se envía a Contabilidad financiera. Basándose en la entrega saliente, el



87

sistema crea una solicitud de factura de la entrega de salida. Esto es visible en la vista Solicitud de factura del centro de trabajo Facturación de cliente con el estado Para ser facturado. Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura. ●

●

●

●

Actualiza la cantidad total de entrada de mercancías en el pedido. La posición aparece en la vista Posiciones de documento de compras del centro de trabajo Valoración de inventarios. Para obtener más información, consulte Guía rápida de documentos de compras. Cambia el estado del pedido a Siguiente documento creado y el estado de entrega a Entregado completamente y lo actualiza con la cantidad total de entrega. Actualiza la fecha final de entrega en el pedido de cliente. La posición aparece en la vista Posiciones de documento de ventas del centro de trabajo Gastos e ingresos. Para obtener más información, consulte Guía rápida Posiciones de documento de ventas. Cambia el estado de entrega en el pedido de cliente a Finalizado y actualiza la cantidad entregada. El estado global del pedido de cliente permanece en En proceso.

●

Cambia el estado de entrega de la demanda de cliente en a Finalizado.

●

Actualiza el reparto de la demanda de cliente con las cantidades cumplidas y la fecha de envío.

●

Informa a la facturación de proveedores que se puede verificar una factura para el pedido.

5. Una vez el proveedor le ha enviado la factura, el contable crea y contabiliza una nueva factura del proveedor con referencia al pedido de terceros en la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturación de proveedores. Para obtener más información, consulte Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos precedentes [página 218]. ●

●

●

Graba el documento en la vista Facturas y notas de crédito del centro de trabajo Facturación de proveedores. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en facturación de proveedores) [página 245]. Envía los detalles de la transacción al libro mayor. El sistema crea un asiento para la factura del proveedor, contabiliza la factura del proveedor como pagable en el libro mayor y libera la factura para su pago. Para obtener más información, consulte Guía rápida de asientos. Actualiza el estado del pedido a Finalizado y fija el estado completado de la factura a Facturado.

6. Basándose en la solicitud de factura de entrega de salida, el contable crea y libera la factura del cliente en la vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturación a clientes. O bien el contable espera hasta la próxima ejecución de factura programada cuando el sistema procesa automáticamente las solicitudes de factura y libera la factura. Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura. ●

●

88

El sistema crea un asiento para la factura para el cliente y contabiliza la factura del cliente como ingresos y créditos como partida individual en el libro mayor. Además, crea una posición abierta en la cuenta del cliente. Cuando se recibe el pago, esta posición abierta se compensa. El pago se contabiliza como un cobro en el libro mayor. Actualiza el estado del pedido de cliente a Acabado. Si no existen otras posiciones el sistema fija el estado del pedido de cliente en Completado.



4.2.2.3 Tipos de procesos de posiciones de pedido Resumen El tipo de proceso clasifica el tipo de proceso de aprovisionamiento para una posición de pedido en la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos . Según el tipo de posición, están disponibles distintos tipos de procesos.

Características Para posiciones de material, son posibles los siguientes tipos de procesos: ●

●

●

No gestionado en stock Para el aprovisionamiento de materiales ne cesarios para el consumo más que para ser almacenados en stock, por ejemplo ordenadores portátiles o impresoras, el tipo de proceso es No gestionado en stock. En stock Para el aprovisionamiento de aquellos materiales que se supone que van a añadirese al almacén y contabilizase en la cuenta de inventario, por ejemplo piezas de recambio o materiales primarios, el tipo de proceso es En stock. A terceros Para el aprovisionamiento de materiales suministrados a un tercero, el tipo de proceso es A terceros.

Para posiciones de servicio, posiciones con limitación y posiciones de gasto, son posibles los siguientes tipos de procesos: ●

●

Directo Para el aprovisionamiento de posicionies de servicio, con límite y de gasto que su empresa ha pedido directamente, el tipo de proceso es Directo. A terceros Para el aprovisionamiento de posicionies de servicio, con límite y de gasto pedidos para un tercero, el tipo de proceso es A terceros.

Consulte también Procesamiento de pedidos [página 80] Procesamiento de pedido a terceros [página 38] Posiciones con límite [página 96]

4.2.2.4 Pedidos creados automáticamente Resumen La creación automática de pedidos le permite definir si un pedido se crea automáticamente o manualmente a partir de una solicitud de compra.



89

El uso de la creación automática de pedidos es importante si desea automatizar parte del proceso de aprovisionamiento. Esto ahorra tiempo, puesto que sólo tiene que crear pedidos manualmente en casos en los que no se haya asignado ninguna fuente de aprovisionamiento a la solicitud de compra. Se puede acceder a esta actividad mediante la tarea automática Definir creación automática de pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y mediante el centro de trabajo Configuración empresarial. Las parametrizaciones de configuración generalmente las realiza un administrador. Si no cuenta con la autorización necesaria, contáctese con un administrador.

Opción de creación estándar En el sistema, la opción de creación estándar establece, inicialmente, la creación manual de pedidos en todos los casos. Si es necesario, se puede modificar esta opción de creación estándar. ●

●

Crear pedido manualmente En todos los casos, el comprador crea manualmente los pedidos a partir de solicitudes de pedido. Crear pedido automáticamente Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los pedidos manualmente. En el resto de los casos, el sistema crea pedidos automáticamente. Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre asigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.

Opciones de creación adicionales Además de la opción de creación estándar, el comprador también puede fijar opciones de creación para categorías de producto específicas. Estas opciones de creación son las mismas que las que pueden seleccionar se para la opción de creación estándar. Al configurar las opciones de creación para categorías de producto específicas, puede utilizar rangos y conjuntos de valores en lugar de indicar cada categoría de producto de manera individual.

Requisitos previos Se requiere lo siguiente: ●

●

Usted tiene asignado el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos o Configuración empresarial a fin de poder actualizar las parametrizaciones para la creación automática de pedidos en la actividad Creación automática de pedidos. Las categorías de producto para las cuales el comprador desea definir opciones de creación fueron actualizadas en el centro de trabajo Datos de producto.

Integración La creación automática de pedidos está integrada con los siguientes centros de trabajo: ●

Solicitudes de compra y pedidos

●

Portafolio de productos

●

Datos de producto

Consulte también Añadir una opción de creación de pedido para una categoría de producto específica Automatización de Gestión de relación con proveedores [página 19] 90



4.2.2.5 Confirmaciones de pedido Resumen Una confirmación del pedido (PO) es una confirmación de un proveedor para entregar cantidades especificadas de productos a precios también especificados dentro de cierto tiempo. Una confirmación de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviaciones del pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como co mprador, puede aceptar o rechazar las desviaciones. En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmación de la PO, el sistema actualiza el pedido original.

Creación de una confirmación de pedido La confirmación de pedido permite a los proveedores responder a sus pedidos. Con esta respuesta, el proveedor puede aceptar los términos y condiciones del pedido, proponer modificaciones para determinados aspectos del pedido o rechazarlo. Se puede crear una confirmación de pedido: ●

●

Automáticamente Los proveedores pueden enviar su respuesta a un pedido en formato XML de forma electrónica mediante el intercambio de datos electrónicos (EDX) o como formulario interactivo. El sistema utiliza la información del archivo XML o del formulario interactivo para crear una confirmación de pedido de manera automática. Si el proveedor utiliza Adobe Interactive Forms, puede automatizar completamente la creación de la confirmación de pedido y actualizar el proceso en el sistema. El sistema verifica automáticamente si la cantidad y la fecha de entrega de esta confirmación de pedido coinciden con la cantidad y la fecha del pedido. Únicamente las excepciones dan como resultado etapas de procesamiento manual. Manualmente Alternativamente, los proveedores pueden comunicar los detalles de la confirmación de pedido en un formulario de impresión por fax o por correo electrónico como anexo. Como el comprador, usted introducirá estos detalles manualmente en el sistema. Antes de guardar una nueva confirmación de pedido, puede ejecutar una verificación de sistema para verificar que los datos estén correctos. El sistema compara la confirmación de pedido con el correspondiente pedido para verificar la existencia de desviaciones. En caso de existir desviaciones, la confirmación de pedido deberá pasar un proceso de aprobación en el que deberá decidir, si aceptar o rechazar las modificaciones. Si rechaza las modificaciones, el pedido permanecerá sin modificaciones. Si acepta las modificaciones, el sistema actualizará el pedido en consecuencia. Para un pedido confirmado sin desviaciones por un proveedor, en la vista Pedidos puede hacer clic en Confirmación rápida de pedido para crear la confirmación de pedido en un solo paso.

Para obtener más información, consulte: Crear una confirmación de pedido [página 101] y Crear una confirmación de pedido con programa de entrega [página 103] .



91

Creación de subposiciones para posiciones con límite Si se selecciona una posición con límite, se puede crear una subposición para esta posición con límite al hacer clic en el botón Especificar posiciones para límite . Luego, puede introducir posiciones de servicio o material detalladas para esta posición con límite.

Creación de posiciones nuevas En la confirmación de pedido, puede crear posiciones nuevas al seleccionar una posición y hacer clic en el botón Añadir fila .

Eliminación de posiciones o subposiciones Se pueden eliminar posiciones nuevas sin referencia a un pedido con el botón Eliminar . Si una posición ya tiene una referencia a un pedido, ya no se puede eliminar.

Límite de valor Para las posiciones con límite sin subposiciones, el Límite valor reconocido es la cantidad límite reconocida por el proveedor. El límite puede estar detallado por posiciones de material o servicio específicas en recibos y/o facturas de mercancías y servicios más adelante en el proceso de aprovisionamiento. Para las posiciones con límite con subposiciones, la Memoria intermedia para posiciones adicionales es la cantidad límite restante que todavía no se detalla en la confirmación de pedido pero que se puede detallar en posiciones de material o servicio específicas en recibos y/o facturas de servicios y mercancías más adelante en el proceso de aprovisionamiento.

Consulte también Recibir y procesar confirmaciones de pedidos [página 94] Procesamiento de pedidos [página 80] Automatización de Gestión de relación con proveedores [página 19]

4.2.2.6 Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en asignar fuente de aprovisionamiento Resumen Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras: ●

●


El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de aprovisionamiento.

92



La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista ranking siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuada al final. La lista se clasifica mediante el método "Olympic". Esto significa, por ejemplo, que si hay dos proveedores que son igualmente apropiados, ambos se enumeran en primer lugar, el siguiente proveedor más apropiado se enumerará tercero y así sucesivamente. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un árbol de criterios inflexible y previamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en función del primer criterio. Si esto no da como resultado una única fuente más adecuada, se utiliza el siguiente criterio para decidir cuál es el proveedor más adecuado y así sucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles.

Criterios de clasificación Los criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes: 1.

Fuentes de aprovisionamiento fijas En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede asignar un contrato o un precio de lista a un producto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente de aprovisionamiento fija asignada tiene la clasificación más alta.

2.

Tipo de fuente a.

b.

Contratos Si los proveedores están actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posición más alta dentro de la clasificación de fuente de aprovisionamiento. La clasificación de los contratos está determinada por las siguientes reglas en orden descendente: 1.

Regulación por cuotas Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales. Si existe una regulación por cuotas para dos o más contratos para un determinado producto, es posible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.

2.

Precio Este criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.

3.

Cumplimiento Este criterio sólo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio. Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.

4.

Retraso Si ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, se compararán los contratos disponibles en función del tiempo que toma a los proveedores entregar los productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.

Precios de lista Estos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista se clasifican únicamente en orden ascendente. Un contrato siempre siempre tiene prioridad más alta que un precio de lista, a menos que se haya fijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.

Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automáticamente pedidos existentes, los cuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como un indicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar una fuente de aprovisionamiento, el único criterio utilizado para clasificarlos es el precio. SAP Business ByDesign 1302 Solicitudes de compra y pedidos


93

Consulte también Aprovisionamiento Determinación de fuente de aprovisionamiento Precios de lista Procesamiento de contrato de compra Procesamiento de pedidos [página 80]

4.2.2.7 Recibir y procesar confirmaciones de pedidos Resumen En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, cuando un proveedor confirma un pedido (PO), el sistema creará automáticamente una confirmación de pedido o bien deberá crearla el usuario manualmente. Una confirmación de pedido de un proveedor se puede recibir e introducir en el sistema de las siguientes maneras: ●

●

De forma automática, por formulario interactivo o por business-to-business (BSB) Cuando un proveedor envía electrónicamente la confirmación de un pedido, el sistema crea automáticamente una confirmación de pedido. Manualmente mediante formulario de impresión como fax, correo o adjunto de correo electrónico. Cuando un proveedor envía una confirmación de pedido por fax, correo convencional o correo electrónico, puede crear manualmente una confirmación de pedido utilizando la actividad rápida Nueva confirmación de pedido.

Flujo de proceso A continuación se describen los distintos métodos para recibir y procesar una confirmación de pedido:

Recibir confirmaciones de pedido por formulario interactivo (entrada automática del sistema) Un proveedor recibe un pedido como formulario interactivo y devuelve electrónicamente la confirmación de pedido correspondiente. Si el proveedor: ●

●

●

Acepta el pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automáticamente al crear una confirmación de pedido y modificar el estado del pedido a Confirmado. Acepta el pedido con desviaciones, en las que se han llevado a cabo modificaciones a la cantidad pedida o la fecha de entrega, el sistema lo confirma automáticamente al crear una confirmación de pedido y modificar el estado del pedido a Desviación en la confirmación. Rechaza el pedido, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla, lo que cancela el pedido y modifica el estado a Rechazado.

Recibir confirmaciones de pedido por comunicación B2B (entrada automática del sistema) Un proveedor envía una confirmación de pedido por comuni cación B2B. El sistema registra automáticamente la confirmación de pedido y confirma todas o algunas de las posiciones del pedido, según la respuesta del proveedor. Si el proveedor:

94



●

●

Acepta todo el pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automáticamente al crear una confirmación de pedido y modificar el estado del pedido a Confirmado. Acepta determinadas posiciones del pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automáticamente al crear una confirmación de pedido y cambiar el estado del pedido en el sistema a Parcialmente confirmado. Si el proveedor acepta las posiciones restantes, el sistema lo confirmará automáticamente al crear confirmaciones de pedido adicionales y al modificar el estado de las posiciones de pedido a Confirmado y el estado del pedido a Parcialmente confirmado. ○

○

●

Si el proveedor rechaza las posiciones restantes, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla. El sistema cancela automáticamente las posiciones restantes en el pedido. Puede crear un nuevo pedido para las posiciones restantes y enviarlo a otro proveedor.

Acepta todo el pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y resolver las desviaciones. Si acepta las desviaciones, el sistema actualiza el pedido a partir de la confirmación de pedido. El pedido actualizado se envía al proveedor automáticamente. ○

○

●

Si rechaza las desviaciones, el sistema confirma automáticamente el pedido como fue creado originalmente.

Acepta determinadas posiciones del pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y resolver las desviaciones. Si se aceptan las desviaciones, las posiciones seleccionadas se actualizan y se envía un mensaje al proveedor. ○

○

●

Si rechaza las desviaciones, el sistema confirma automáticamente el pedido como fue creado originalmente.

Rechaza el pedido, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla. El sistema cancelará automáticamente el pedido y enviará un mensaje de cancelación al proveedor.

Recibir confirmaciones de pedido por fax, correo o correo electrónico (entrada manual) Un proveedor le envía una confirmación de pedido como formulario de impresión por fax, correo o correo electrónico. Usted registra manualmente la confirmación de pedido en el sistema y confirma todo el pedido. Si el proveedor: ●

●

Acepta todo el pedido sin desviaciones, debe hacer clic en Nueva confirmación de pedido para aceptar el pedido y crear una confirmación de pedido o puede hacer clic en Confirmación de pedido rápida para crear la confirmación de pedido en una etapa. Acepta todo el pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, debe hacer clic en Nueva confirmación de pedido para crear manualmente una confirmación de pedido. Si acepta las desviaciones, puede actualizar el pedido. ○

○

Si graba las desviaciones, el sistema confirma automáticamente el pedido como fue creado originalmente.

Si una confirmación de pedido tiene desviaciones pero el pedido no está actualizado cuando se crea la confirmación, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo para indicar que hay una desviación. En la vista de la lista de trabajo Pedidos puede abrir el pedido en la pantalla Pedido para actualizar los campos editables, como cantidad o valor.

Actualizar confirmaciones de pedido Se puede usar la actividad rápida Modificar confirmación de pedido para actualizar una confirmación de pedido existente en el sistema.



95

Se accede a la pantalla Modificar confirmación de pedido en la lista de trabajo de la vista Pedidos haciendo clic en el enlace Confirmación de pedido en la fila del pedido seleccionado. Esto abre la lista de Confirmaciones de pedido para pedido. A continuación seleccione la confirmación del pedido que desea modificar y haga clic en Modificar confirmación de pedido . Puede modificar la cantidad confirmada, la fecha de entrega o el precio de un pedido confirmado y su pedido correspondiente si selecciona la partida individual, indica la información en el campo que corresponde y hace clic en Aceptar desviaciones .

4.2.2.8 Posiciones con límite Resumen En la solución SAP Business ByDesign, las posiciones con límite son posiciones que tienen asignado un límite de valor máximo en lugar de un precio en un documento de com pra. Las posiciones con límite se utilizan en un carrito de compras o en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere o la cantidad que necesita. Cuando crea una posición con límite en un carrito de compra o en un pedido, no se especifican los materiales, servicios ni gastos relacionados. Esta información se proporciona más adelante en la entrada de mercancías y servicios o en la factura de proveedor. Por ejemplo, si debe realizarse un servicio, como una reparación, pero no sabe la cantidad de horas que se necesitarán, puede añadir una posición con límite al pedido y asignar el importe máximo que puede costar la reparación. Una vez que se completa la reparación, puede completar los detalles en el documento de seguimiento que corresponde. Si se supera el límite de valor de una posición con límite, el documento se contabiliza pero es enviado para su aprobación al gerente o aprobador designado que corresponde.

Crear una posición con límite Cuando no conoce los detalles de un material o servicio no de almacén que necesita, puede crear una posición con límite en un carrito de compra o pedido.

Posiciones con límite en carritos de compra Cuando añade posiciones con límite a los carritos de compra, sólo debe proporcionar una descripción de producto, una categoría de producto, una fecha de entrega y un límite de valor. Los empleados que compren en nombre de colegas pueden añadir posiciones con límite a sus carritos de compra. Para ello, deben hacer clic en: ●

Ir de compras (avanzado) en la vista Autoservicios del centro de trabajo Página principal.

●

Nuevo carrito de compra en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Gestión de proyectos.

●

Ir de compras en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Equipo de proyecto.

Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [página 48] .

Posiciones con límite en pedidos Los pedidos que se crean a partir de solicitudes de compra generadas por carritos de compra pueden contener posiciones con límite previas. Sin embargo, también puede crear manualmente pedidos, con o sin referencia a solicitudes de compra, y añadir posiciones con límite. Cuando añade posiciones con límite a los pedidos, debe proporcionar una descripción de producto, una categoría de producto, una fecha de entrega y un límite de valor. Para añadir posiciones con límite, los compradores que crean pedidos pueden:

96



●

●

Seleccionar una solicitud de pedido de la lista que se encuentra en la vista Solicitudes de compra del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y luego hacer clic en Nuevo pedido Creandi un nuevo pedido de compra en la vista Pedidos de compra del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.

Para más información, consulte Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido [página 73] y Crear un pedido manualmente [página 99] .

Confirmar un material, servicio o gasto relacionado para una posición con límite Como comprador, puede confirmar detalles de posiciones con límite en las entradas de mercancías y servicios con referencia a pedidos. Si no se requiere de entradas de mercancías ni servicios, puede entonces, como contable, confirmar los detalles de posición con límite en las facturas de proveedor correspondientes.

Posiciones con límite en entradas de mercancías y servicios Cuando se entregan las posiciones de un pedido, puede crear una entrada de mercancías y servicios e incluir los detalles de la posición con límite. En este momento, conocerá las cantidades y precios finales de los materiales, servicios o gastos relacionados a la posición con límite, de manera que puede introducir los detalles en la entrada de mercancías y servicios. Aquí se introduce el tipo de posición (material, servicio, gasto), el ID de producto (si está disponible), la cantidad entregada, el precio neto, y la fecha de entrega, período de servicio o período de gasto. Si hay un contrato asignado, el sistema introduce automáticamente el precio y la descripción del contrato. Esta información no puede ser actualizada. Las entradas de mercancías y servicios son creadas por: ●

●

Compradores en el centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios. Empleados en cualquiera de los centros de trabajo Página principal, Gestión de proyectos, o Equipo de pro yecto.

Para obtener más información, consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para posiciones con límite abiertas [página 136].

Posiciones con límite en facturas de proveedor Recibirá el precio de la posición con límite junto con la factura de proveedor. Debe introducir manualmente el precio en el sistema mediante el centro de trabajo Facturación de proveedores. El sistema verifica si está incluido en el contrato asignado. Se mostrará una advertencia si el precio que introdujo es más bajo que el precio de contrato. Se mostrará un error si el precio es mayor que el precio de contrato. Si hay una entrada de mercancías o servicios, la factura de proveedor ya contendrá todos los detalles de la posición con límite.

Límites de valor El límite de valor de una posición con límite en un pedido, un carrito de compra o una entrada de mercancías y servicios es el importe máximo que se puede gastar en la compra de productos dentro de esa posición con límite. Si un contrato está asignado a la posición con límite, el campo Valor límite muestra el importe máximo que se puede gastar en ese contrato. Sólo se puede asignar un contrato por posición con límite.



97

Por lo general, el campo Otro límite de valor muestra el importe máximo adicional que puede gastar en la compra de productos sin contrato pero también puede incluir productos de otros contratos distintos del asignado a la posición con límite. En ese caso, el límite de valor es el total de los límites del contrato asignados más cualquier otro límite de valor. Esto puede incluir otro contrato pero ese contrato no se adjunta a la posición con límite y se trata como posición sin contrato. El campo Otro límite de valor sólo puede ser utilizado si especificó un contrato para la posición (el límite de valor). Cuando un contrato ya está asignado a la posición con límite, se incluye Otro límite de valor y no debe exceder el Límite de valor.. Si no especifica el otro límite de valor, el sistema le permite gastar tanto como desee.

Límites de valor en detalle Cuando crea una nueva posición con límite del pedido, sólo los campos ID de contrato y Límite de valor están preparados para la entrada. Si únicamente especifica un límite de valor, las posiciones introducidas en la entrada de mercancías y servicios con referencia a esa posición con límite del pedido se cubren hasta el límite de valor especificado. Si se especifica un ID de contrato o se lo asigna a ese límite de valor en la posición con límite del pedido, el límite de valor total se relaciona a ese contrato y a todas las posiciones sin contrato. Una vez que introduce un ID de contrato para el límite de valor en el pedido, también podrá especificar Otro límite de valor en el pedido para posiciones sin contrato o posiciones de otros contratos distintos del asignado al campo Límite de valor. El valor de Otro límite de valor debe ser menor o igual al Límite de valor y se incluye en el Límite de valor, el cual equivale al total del límite de valor y el otro límite de valor. Cuando introduce posiciones en la entrada de mercancías y servicios con referencia a la posición con límite del pedido, el sistema verifica el Límite de valor y el Otro límite de valor. Si se exceden estos límites, se muestra un mensaje de advertencia. Si se exceden los límites, aún puede contabilizar la entrada de mercancías y servicios pero se la envía al gerente o al aprobador designado para su aprobación. Se crea la factura de proveedor con una excepción y se la envía para su aprobación. Si no especifica un contrato, puede introducir el precio que desee para la posición con límite. Si especifica un contrato en el pedido, cuando introduce los detalles en la entrada de mercancías y servicios o en la factura de proveedor, el sistema verifica si el producto es parte del contrato y verifica el precio. ●

●

En la entrada de mercancías y servicios, el sistema introduce automáticamente la descripción y el precio del producto, si los encuentra. No puede modificar estos detalles. En la factura de proveedor, debe introducir manualmente el precio. El sistema verifica si el producto es parte del contrato especificado. Se mostrará una advertencia si el precio es más bajo que el contrato. Se mostrará un error si el precio es mayor que el contrato.

SI el producto no es parte del contrato especificado, debe introducir manualmente el precio. El sistema acepta el precio sin realizar una verificación. Si el producto es parte de otro contrato, el sistema no verifica el precio respecto a ese contrato.

Ejemplos Límite de valor = 1000 (cuando hay un contrato asignado) Otro límite de valor = 200

98



Esto significa que el límite de valor para las posiciones de contrato es igual a 1000 pero puede ser disminuido a 800 si se introducen posiciones sin contrato. Límite de valor = 1000 (cuando no hay un contrato asignado) Otro límite de valor = 0 Esto significa que 1000 es el límite de valor para todas las posiciones sin contrato. Debido a que no hay un contrato asignado, no se puede introducir un importe para Otro límite de valor y se utiliza cero como importe estándar.

4.2.3 Tareas 4.2.3.1 Crear un pedido manualmente Resumen En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, puede crear manualmente un nuevo pedido y especificar sus detalles.

Procedimiento 1.

Inicie la tarea común Nuevo pedido de, que pertenece al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. También puede ir a Solicitudes de compra y pedidos continuación, seleccionar Pedido.

2.

Pedidos , hacer clic en Nuevo y, a

Introduzca el Proveedor. Por otro lado, también puede introducir primero un artículo. Si una fuente de aprovisionamiento se asigna al artículo, el Proveedor se completará automáticamente.

3.

Si es necesario, escriba o actualice la información general asociada al pedido, como las condiciones de pago e Incoterms.

4.

Para añadir un artículo, haga clic en Añadir fila . También puede añadir un artículo de un catálogo de proveedores. Para obtener más información consulte Añadir un artículo de un catálogo.

5.

En la lista Tipo de artículo, seleccione el tipo de artículo para el producto: material, servicio, gasto o límite.

6.

En la lista Tipo de proceso, seleccione el tipo de proceso de aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] .

7.

Introduzca el ID de producto. También es posible crear un artículo de texto libre indicando la descripción y la categoría del producto. La información del producto relacionada debe especificarla manualmente. Para pedidos con artículos de texto libre, debe indicarse el grupo de determinación de cuentas para la categoría de producto.

8.

Introduzca la cantidad requerida del producto.



99

Normalmente, un contrato o precio de lista está asociado al pedido o a un artículo, así que el sistema visualizará automáticamente el precio bruto. El sistema calculará y visualizará el valor neto esperado. Si no hay ningún contrato o precio de lista asociado con el pedido o el artículo, podrá especificar el precio bruto manualmente. 9.

Indique el ID de lugar de entrega o servicio.

10. Dependiendo del tipo de artículo, en la sección Detalles, introduzca la fecha de entrega, período de servicio o período de gastos. Si no introduce una fecha de entrega manualmente, el sistema propondrá una fecha de entrega automáticamente (hoy + 7 días). 11. Indicar los detalles de asignación de costes. Se puede dividir esta asignación para una partida individual de pedido. Por ejemplo, para la partida individual ABC, la asignación de costes se puede dividir de la siguiente manera: ●


●


●


La división se puede realizar para un solo tipo de asignación de costes. Por ejemplo, se puede realizar la asignación solo para centros de coste o solo para proyectos, pero no se puede dividir entre centros de coste y proyectos. El porcentaje total de asignación de costes no debe superar el 100% ni ser menor que esa cifra. La asignación corresponderá a todos los demás documentos precedentes. 12. Indique otra información que se le solicite. Los detalles de asignación de cuenta sólo pueden introducirse si el tipo de proceso es No gestionado en stock oExternalizado. Para obtener más información, consulte Asignación de costes en Compras [página 28]. 13. Repita estos pasos para añadir información sobre otros productos relacionados con este pedido. Puede crear un pedido de productos gratuitos, es decir, libres de gastos, modificando manualmente el precio a cero y desmarcando la casilla de selección Factura obligatoria. En el pedido haga clic en Visualizar todo que abre el editor. La casilla de selección Factura obligatoria está en la ficha Datos básicos de la vista Artículos. El impuesto de país extranjero es aplicable cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros. Es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no se registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamente el impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor. En todos los documentos de compra, como pedidos o facturas de proveedor, el sistema verifica el país del proveedor. Cuando hace clic en la ficha Impuestos, el sistema introduce automáticamente el código de impuesto y la residencia fiscal. Esto ayuda a hacer el cálculo de impuestos. Para obtener más información consulte: , Cálculo de impuesto de país extranjero para servicios 14. Grabe el pedido. ●

●

100

Para grabar un borrador de pedido, haga clic en Grabar . A continuación, podrá editar o completar el pedido si lo selecciona y lo abre en el editor Pedido. Para grabar y enviar el pedido completo al proveedor, haga clic en Pedido .



También puede especificar los pedidos como entregados por completo o facturados por completo haciendo clic en Finalizar Entrega o Finalizar Factura. Si fija este estado para un pedido límite con subposiciones, ese estado se trasladará a todas las subposiciones.

Alternativas En lugar de crear el pedido de forma manual, también puede agrupar varias solicitudes de compras y crear el pedido de compras basado en dichas solicitudes. Para obtener más información, consulte Agrupar solicitudes de compras y crear un pedido [página 73] .

4.2.3.2 Añadir una condición de precio Resumen Puede añadir una condición de precio, como un descuento o un recargo, a una posición de pedido para influir en el valor total cuando se está calculando el precio. La asignación de condiciones de precio puede depender, por ejemplo, del volumen de compras, la relevancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores.

Requisitos previos Se está creando un nuevo pedido (manual o de una solicitud de compras) o se está editando un pedido existente.

Procedimiento 1.

Seleccione la ficha Posiciones y luego la ficha Precios en la parte inferior de la pantalla. Cuando esté creando un nuevo pedido, haga clic en Visualizar todo para visualizar la etiqueta Posiciones .

2.

Haga clic en Añadir fila .

3.

Seleccione el Precio/Componente de precio e introduzca la información requerida. Puede especificar el descuento o el recargo como un porcentaje, un valor o un valor por cantidad. Para obtener más información, consulte Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores [página 23].

4.2.3.3 Crear una confirmación de pedido Resumen En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos puede crear una confirmación de pedido basándose en la respuesta de un proveedor a un pedido enviado por usted.



101

Procedimiento 1.

Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Pedidos.

2.

En la lista Mostrar, seleccione Pedidos sin confirmar (por completo) y, a continuación, seleccione el pedido que desee confirmar.

3.

Haga clic en Confirmación de oferta nueva . Si el pedido es confirmado por el proveedor sin desviaciones, haga clic en Confirmación rápida del pedido para aceptar de inmediato todo el pedido. El sistema informa en un mensaje de que la confirmación del pedido se ha grabado y actualiza el estado del pedido.

4.

Si hay desviaciones del pedido original (resaltadas en rojo), indique las modificaciones de cantidad, fecha de entrega o precio en la confirmación del pedido. Si no hay desviaciones, vaya a la etapa siguiente.

5.

Fije el estado del proveedor. Existen los estados siguientes: ●

Aceptado

●

Pendiente

●

Rechazado El estado de proveedor indica si el proveedor ha aceptado o rechazad o alguna o todas las posiciones del pedido o si la respuesta todavía está pendiente.

6.

Grabe la confirmación del pedido y actualice el pedido original en caso necesario. ●

●

●

●

Si no hay desviaciones del pedido original, haga clic en Grabar . El sistema crea la confirmación del pedido. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Pedidos. Si hay desviaciones del pedido original, y las desea aceptar directamente, haga clic en Aceptar desviaciones . El sistema actualiza el pedido con las modificaciones introducidas en la etapa previa. Si existen divergencias y hace clic en Grabar , se creará la tarea Verificar confirmación de pedido divergente en la vista Pedidos. Para obtener más información, véase Tarea: Verificar confirmación de pedido divergente. Si una confirmación de pedido se crea sin referencia a un pedido pero se basa en una posición de pedido de cliente nueva, se creará la tarea Verificar confirmación de pedido de cliente divergente. Si la tarea se acepta, se creará una partida nueva en el pedido con referencia a esta posición y fecha de confirmación de pedido. Si el comprador rechaza la confirmación de pedido en la tarea Verificar confirmación de pedido divergente, se creará una confirmación de pedido y el pedido se confirmará completamente tal y como se ha ordenado.

Resultado La confirmación del pedido se graba en el sistema. Si hay desviaciones en la confirmación de pedido y las ha aceptado, el sistema actualizará el pedido de forma correspondiente.

102



En la vista Pedidos, puede observar confirmaciones de pedidos para un pedido seleccionado haciendo clic en el enlace en la columna Confirmación de pedido. Esto abre la lista de Confirmaciones de pedido para pedido. También puede editar la confirmación de un pedido haciendo clic en la actividad rápida Modificar confirmación de pedido .

4.2.3.4 Crear una confirmación de pedido con programa de reparto Resumen Si un proveedor no puede enregar la cantidad completa de un producto pedido en la fecha solicitada, el proveedor puede crear una confirmación de pedido con programa de reparto que refleje las cantidades de entrega y fechas posibles en el centro de trabajo Solicitudes y pedidos de compra.

Procedimiento 1.

El comprador crea un pedido para una cantidad de posiciones específica para una fecha concreta.

2.

El proveedor envía una confirmación de pedido mediante correo electrónico, XML o formulario interactivo. Si el proveedor no puede entregar la cantidad total del pedido en la fecha solicitada, puede confirmar múltiples repartos con relación a la fecha de entrega. El comprador envía un pedido para 10 posiciones que deberían entregarse el 10 de diciembre. El proveedor envía una confirmación de pedido con tres números de reparto. Tres posiciones pueden entregarse el 1 de diciembre, tres posiciones pueden entregarse el 12 de diciembre y cuatro pueden entregarse el 15 de diciembre.

3.

El comprador recibe una tarea de notificación acerca de esta desviación. El comprador puede tanto aceptar como rechazar este programa de reparto. Si la cantidad total y la fecha de entrega son idénticas en el pedido y la confirmación de pedido, pero la confirmación de pedido contiene números de reparto adicionales, se genera una tarea de notificación.

4.

Si el comprador acepta el programa de reparto, el pedido se actualiza con esos números de reparto. La información por tanto se envía a planificación de aprovisionamiento y se utiliza como los datos más actuales para la planificación y para la entrada de mercancías y servicios. Si existen múltiples números de reparto para una confirmación de pedido, se visualiza un icono activo en la tabla Posiciones. Cuando se haya actualizado el pedido, el icono se visualizará también en el pedido si existe más de un número de reparto. Asimismo, la ficha Programa de reparto solo se visualiza en el pedido si existe más de un número de reparto.



103

4.2.3.5 Cancelar posición de pedido Resumen Si no necesita más una posición de pedido después de haver enviado el pedido al proveedor, puede cancelarla e informar al proveedor sobre esta cancelación.

Requisitos pre vios El estado del pedido es Enviado. Si el estado del pedido todavía es En preparación, simplemente puede eliminar la posición de pedido o elmininar todo el pedido.

Procedimiento 1.

Ir a Solicitudes y pedidos de compra y seleccionar Pedidos de compra.

2.

Seleccione la solicitud de compra que desee cancelar y haga clice en Editar .

3.

Vaya a la ficha Posiciones .

4.

Seleccione el artículo que desea cancelar y haga clic en Cancelar cantidad solicitada . También puede cancelar todas las posiciones de pedidos haciendo un solo clic en Cancelar pedido .

Resultado El proveedor recibe una notificación de cancelación. Si desea solicitar estas posiciones canceladas en otro momento, puede copiar los datos del pedido cancelado para crear otro de nuevo. Si se ha cancelado un pedido, pero se ha recibido y aceptado la entrega entrante correspondiente, no será posible crear la factura de proveedor con referencia a este pedido. En este caso, deberá contabilizar una factura de proveedor sin referencia a pedido. Más tarde, deberá cargar el valor de la factura de proveedor en la cuenta de inventario de materiales.

4.2.3.6 Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o más pedidos Resumen Puede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stock o la finalización de servicios. La entrada de mercancías y servicios se puede crear en relación con uno o más pedidos.

104



Requisitos previos Deben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artículos del pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para más de un pedido, deberán tener el mismo proveedor.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

Seleccione Mostrar: Pedidos pendientes o Mostrar: Pedidos atrasados.

Entradas de mercancías y servicios Pedidos para entregar

Mostrar por documentos .

Los Pedidos pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios que aún no se han completado. Los Pedidos atrasados se refieren al material que no fue suministrado hasta la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en este período. También puede restringir la visualización de materiales (pendientes o retrasados) o solo los servicios. 3.

Seleccione los pedidos para los que desea crear una entrada de mercancías y servicios y haga clic en Nueva entrada de mercancías y servicios . El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes se transfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.

4.


●

●

5.

6.




●


●

Detalles de entrega

●


Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artículo y haga clic en Materiales individuales nuevos . Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos básicos. Puede actualizar la Descripción de material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual (Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizará. Para obtener más información, véase Aprovisionamiento de activos en compras [página 16] . Si hace clic en Materiales individuales nuevos , la cantidad de posiciones de mercancías y servicios de entrada creada es igual a la cantidad suministrada confirmada de mercancías y servicios de entrada. Si desea crear materiales individuales para una posición, la cantidad suministrada no debe ser superior a 100.

7.


8.

Grabe sus entradas.



105

9.

Haga clic en Contabilizar . Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe las entradas. De esta manera, la entrada de mercancías y servicios estará disponible en la vista Entradas y devoluciones con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía esté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .


●

Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en Aprobación y enviará la tarea al autorizador designado. Si no se requiere ninguna aprobación, el estado se cambiará automáticamente a Liberado. Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a Liberados, su estado cambia a Rechazado.

Si el estado de entrada de mercancías y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiará a Documento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artículos o un comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado. El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos precedentes [página 218] y Tratamiento de excepciones [página 192]. También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

Alternativas También puede crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes. Para obtener más información, consulte Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes [página 134].

4.3 Vista informes 4.3.1 Documentos liberados por contrato Resumen Muestra todos los documentos que se han retirado en relación con un contrato especificado. Muestra al comprador la intensidad de uso de un contrato en cuanto a documentos liberados por contrato.

106



Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*).

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los documentos liberados por contrato. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

El Estado del contrato se limita a Liberado.

●

El Estado de vencimiento se limita a No vencido y A punto de vencer.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede navegar hasta: ●

Pedidos por proveedor [página 114]

●

Pedidos por producto [página 113]

●

Seguimiento de contratos

●

Seguimiento de pedidos [página 111]

●

Contratos con vencimiento

Consulte también Vista Informes Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores

4.3.2 Historial de precios por producto y proveedor Resumen Este informe muestra el historial de precios por producto y proveedor suministrador a lo largo de los últimos 12 meses en base a un precio promedio calculado basado en los valores de factura. También puede verificar las cantidades facturadas para ver la importancia del producto comprado para la empresa.

Características Ejecución de informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*).



107

Análisis de informe Este informe muestra las cantidades aprovisionadas y los precios medios por proveedor para productos, en función de la unidad de medida en base mensual para un período de tiempo determinado. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

Ejercicio/Mes de la factura se restringe a los últimos 12 meses.

●

Estado de contabilización se limita a Contabilizado.


Gastos por proveedor

●

Gastos por producto

●

Fiabilidad de precio

Consulte también Vista Informes Resumen de informes en gestión de relación con proveedores Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores

4.3.3 Supervisión de creación automática de pedidos Resumen Visualiza el porcentaje de pedidos creados de forma automática por unidad de c ompras durante los últimos 12 meses y su correspondiente valor de compras y subtotales. En este informe, puede verificar el grado de automatización de compras para una sola unidad de compras o para todas. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posici ón.

Vistas Con este informe están disponibles las siguientes vistas: ●

●

108

Supervisión de creación automática de pedidos Muestra el número y porcentaje de pedidos creados de forma automática por unidad de compras durante los últimos 12 meses así como el importe y el porcentaje correspondientes del valor de compras y el subtotal en formato de tabla o como gráfico. Tasa de creación automática de pedidos por mes Muestra el porcentaje de los pedidos creados de forma automática y el porcentaje correspondiente del valor de compras en formato de tabla o como gráfico. Usted, como comprador, puede verificar el grado de automatización de compras para la unidad de compras a la que está asignado.



Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●

●

●

Trimestre/Año del pedido Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos en un trimestre o año detrminado. Unidad de compras Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una unidad de compras. Estado de pedido Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de procesamiento de un pedido. Los estados incluyen: En preparación ○

○

Finalizado

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○

Confirmación recibida

○

Cancelado

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos creados de forma automática por unidades de compras. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

El Estado de cancelación excluye Solicitud de cancelación y Cancelado.

●

El Estado de cancelación de posición excluye Solicitud de cancelación y Cancelado.

●

Fecha de los pedidos se restringe al último año.

●

El Estado del pedido se limita a Pedido.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede desplazarse hacia Seguimiento de pedidos [página 111] .




109

4.3.4 Pedidos por mes Visualiza el volumen de pedidos, el número de pedidos y el número de posiciones de pedido por unidad de compras durante los últimos 12 meses, cuatro trimestres o tres años. El comprador puede visualizar la carga de trabajo del departamento de compras a lo largo de un período de tiempo especificado. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.


●

●

Pedidos por mes Muestra el volumen de pedidos y el número de posiciones de pedido por unidad de compras y como total de todas las unidades de compras de los últimos 12 meses. Posiciones de pedido por mes Muestra el número de posiciones de pedido por mes en una vista gráfica en el resumen del centro de trabajo. Volumen de pedidos por mes Muestra el valor neto de pedidos por mes en una vista gráfica en el resumen del centro de trabajo.

Características Ejecución de informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada: ●

Estado de pedido Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido. Los estados incluyen: En preparación ○

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○


○

Documento de seguimiento creado

○

Finalizado

Análisis de informe Este informe muestra un análisis del valor neto de los pedidos por mes. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

110

Estado de cancelación excluye Cancelado.



●

Estado de cancelación de posición excluye Cancelado.

●

Año de los pedidos se restringe a los últimos 12 meses.



●


●

Documentos liberados por contrato [página 106]

●



4.3.5 Seguimiento de pedidos Resumen Este informe muestra todos los pedidos que se han creado durante los últimos siete días. No obstante, puede modificar el período de tiempo. Es posible verificar el valor, el precio, la cantidad y el estado del pedido. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición. Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto con uno o varios de los campos siguientes: ●

ID de pedido de cliente

●

Cliente

●

ID de pedido del cliente

●

Proceso siguiente

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada: ●


○

En aprobación

○

En revisión



111

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○


○

Cancelado

○


○

Finalizado

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos según el estado. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede navegar hacia: ●


●


●


●



4.3.6 Entregas previstas por semana Resumen Visualiza las entregas esper adas de posiciones de pedido por semana para la s próximas ocho semanas. Si desea ver detalles de pedido, añada ID de pedido a su informe y haga clic con el botón derecho del ratón en ID relevante, seleccione Ir a y elija Visualizar detalles.


112

Estado de pedido Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para un estado de pedido específico.



Los estados incluyen: Enviado ○

●

○


○


Semana de entrega (próximas 8 semanas) Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para las posiciones de pedido. De manera estándar, el valor se establece como las próximas 8 semanas, incluida la semana actual.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de las entregas previstas de posiciones de pedido según el número de posiciones de pedido previstas por semana natural. Este informe también muestra el número total de posiciones de pedido para el período especificado. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●


●


●

Semana de entrega está restringido a los últimos siete días.

●

Estado de procesamiento de entrega excluye Finalizado y No relevante.

●

Estado de entrega excluye Entregado y No relevante.



4.3.7 Pedidos por producto Resumen Este informe muestra todos los pedidos por producto que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puede modificar el período de tiempo. Puede verificar el estado del pedido, por ejemplo, si ha sido autorizado o se ha enviado al proveedor. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:



113

●


○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○


○


○

Finalizado

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos por producto. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●


●

La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos siete días, inclusive hoy.

●

El Estado de cancelación de posición excluye Cancelado.



●


●



4.3.8 Pedidos por proveedor Resumen Este informe muestra todos los pedidos por proveedor que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puede modificar el período de tiempo. Es posible verificar la cantidad, el valor y el estado del pedido. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.

114



Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●

Estado de pedido Muestra los datos relevantes para el estado de un pedido. Los estados incluyen: En preparación ○

●

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○


○


○

Finalizado

Fecha de creación de un pedido (últimos 7 días) Visualiza los datos relevantes para los pedidos creados en o desde una fecha determinada. Por defecto, el valor se establece como los últimos 7 días, incluida la fecha actual.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos por proveedor en función de la cantidad pedida y el valo neto/límite. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●


●


●




●


●





115

4.3.9 Pedidos por asignación de cuenta Resumen Este informe muestra todos los pedidos por asignación de costes que se han creado a lo largo de los últimos 7 días. Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar los valores totales por asignación de costes y el estado de los pedidos. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición. Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto con uno o varios de los campos siguientes: ●

ID pedido de cliente

●

Cliente

●

ID pedido del cliente

●

Proceso siguiente


●

●

●

Pedidos por centro de coste Muestra todos los pedidos por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro de coste y el estado de los pedidos. Pedidos por proyecto Visualiza todos los pedidos por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el estado de los pedidos. Pedidos por pedido de cliente Visualiza todos los pedidos por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido de cliente y el estado de los pedidos. Pedidos por orden de servicio Visualiza todos los pedidos por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden de servicio y el estado de los pedidos.

Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). ●

Estado de cabecera Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido. Los estados incluyen: En preparación ○

○

116

En aprobación



●

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○


○


○

Finalizado

Fecha de creación de un pedido (últimos 7 días) Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos creados en los últimos 7 días. De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificar el valor.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos por asignación de cuenta, de acuerdo con la cantidad pedida, el valor neto y el valor neto en moneda de empresa, permitiéndole analizar los pedidos a un nivel más operativo por asignación de cuenta. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

El E stado de cancelación excluye Rechazo de cancelación y Cancelado.

●


●

El Estado de cancelación de posición excluye Rechazo de cancelación y Cancelado.



●


●



4.3.10 Seguimiento de solicitud de compra Resumen Este informe muestra todos las solicitudes de compra que se han creado durante los últimos siete días. No obst ante, puede modificar el período de tiempo. Es posible verificar el valor de la solicitud de compra, el precio, la cantidad y el estado de la solicitud de compra. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición. Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto con uno o varios de los campos siguientes: ●


●

Cliente



117

●


●

Proceso siguiente


Estado posterior Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más estados posteriores. Los estados incluyen: No asignado ○

●

○

Sin actividad siguiente

○

Pedido creado

○

Solicitud de aprovisionamiento creada

○

Contrato creado

○

Plan de entregas

Fecha de creación de solicitud de compra Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para solicitudes de compra creadas en los últimos 7 días. De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificar el valor.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de las solicitudes de compra según los estados posteriores. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

La Fecha de creación de solicitud de compra está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.


Solicitudes de compra por asignación de costes [página 118]


4.3.11 Solicitudes de compra por asignación de costes Resumen Este informe muestra todas las solicitudes de compra por asignación de costes que se han creado a lo largo de los últimos 7 días. Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar 118



los valores totales por asignación de costes y el estado de las solicitudes de compras (por ejemplo, si ya se ha asignado una fuente de aprovisionamiento o si se han creado documentos de seguimiento). El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición. Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto con uno o varios de los campos siguientes: ●


●

Cliente

●


●

Proceso siguiente


●

●

●

Solicitudes de compra por centro de coste Muestra todas las solicitudes de compra por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro de coste y el estado de las solicitudes de compra. Solicitudes de compra por proyecto Visualiza todas las solicitudes de compra por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el estado de las solicitudes de compra. Solicitudes de compra por pedido de cliente Visualiza todas las solicitudes de compra por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido de cliente y el estado de las solicitudes de compra. Solicitudes de compra por orden de servicio Visualiza todas las solicitudes de compra por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden de servicio y el estado de las solicitudes de compra.


Estado posterior Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado posterior de un pedido. Los estados incluyen: Sin actividad siguiente ○

●

○

Pedido creado

○

Solicitud de aprovisionamiento creada

○

Contrato creado

○

Plan de entregas

Fecha de creación de la solicitud de compras Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para solicitudes de compra creadas en los últimos 7 días. De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificar el valor.



119

Análisis del informe Este informe visualiza un análisis de las solicitudes de compra por tipo contable. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

La Fecha de creación de solicitud de compra está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.


Seguimiento de solicitud de compra [página 117]


4.4 Tareas comunes 4.4.1 Configuración: Creación automática de pedidos Resumen Este documento contiene detalles e instrucciones en función de las parametrizaciones de configuración. Normalmente un administrador selecciona tal configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con el administrador. Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad de la lista de actividades. Esta actividad permite a los compradores definir si un pedido se crea automáticamente o manualmente a partir de una solicitud de compra. Un comprador puede fijar una opción de creación estándar que cubra todas las categorías de producto que no poseen su propia opción de creació n específica. La opción de creación define si los pedidos: ●

●

Deben crearse siempre manualmente a partir de solicitudes de compra. Ésta es la opción de creación estándar predefinida con la categoría de producto *. Deben crearse manualmente en los casos en los que no existen fuentes de aprovisionamiento asignadas a la solicitud de compra. En el resto de los casos, se crea automáticamente un pedido. Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre asigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.

Además de la opción de creación estándar, el comprador también puede fijar opciones de creación para categorías de producto específicas. Estas opciones de creación son las mismas que las que pueden seleccionar se para la opción de creación estándar. Al configurar las opciones de creación para categorías de producto específicas, puede utilizar rangos en lugar de indicar cada categoría de producto de manera individual. Para utilizar rangos, seleccione el operador Contiene patrón (CP) e indique el inicio de la categoría de producto junto con un asterisco. Por ejemplo, CP 10-* fija una opción de creación para todas las categorías de producto que comienzan con 10-.

120



Requisitos previos Se actualizaron las categorías de producto para las que desea definir opciones de creación.

Procedimiento 1. a.

Para definir nuevas parametrizaciones de una opción de creación, haga clic en: Añadir fila para añadir una nueva fila en la parte inferior de la lista.

●

●

Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte específica de la lista. El sistema añade la

nueva fila sobre el registro seleccionado en la lista. También puede copiar una opción de creación existente y sobrescribir la copia con diferentes entradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en Pegar para insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores. b.

En la columna Categoría de producto, seleccione la categoría de producto para la que desea definir una opción de creación. Debe definir una opción de creación estándar, la cual debe ser la entrada más genérica. La opción de creación estándar tiene la Categoría de producto *. Asegúrese de que la opción de creación estándar sea la última entrada en la lista, ya que el sistema siempre utiliza la primera entrada que encuentra. La entrada más específica debe encontrarse siempre en la parte superior de la tabla y la más genérica en la parte inferior de la tabla, por ejemplo: 10-10-10 ●

c.

●

CP 10-10-*

●

CP 10-*

●

*

En la columna Opciones de creación, seleccione una de las siguientes opciones de creación para la categoría de producto: Crear pedidos manualmente Esta opción determina que el sistema no crea automáticamente los pedidos. El comprador responsable debe crear siempre los pedidos manualmente a partir de las solicitudes de compra. Ésta es la opción de creación estándar predefinida. Es posible modificarla. ●

●

Crear pedidos automáticamente Esta opción determina que el comprador siempre debe crear manualmente los pedidos para las posiciones sin fuente de aprovisionamiento. El sistema crea automáticamente el pedido para las posiciones con fuente de aprovisionamiento.

d.

Haga clic en Grabar y activar para grabar las entradas. El sistema asigna un número de secuencia interno a cada opción de creación definida.

a.

Para modificar parametrizaciones existentes de la opción de creación, sobrescriba los datos que desea modificar. Puede modificar la categoría de producto, la opción de creación de una categoría de producto específica o ambas.

b.

Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.

2.



121

3. a.

Para eliminar parametrizaciones existentes de la opción de creación, seleccione la fila que desea eliminar y haga clic en Eliminar . Si elimina la parametrización estándar de la opción de creación, asegúrese de definir una nueva entrada estándar.

b.


Ejemplo Existen tres solicitudes de compra: ●

5001 para consultoría sin fuente de aprovisionamiento

●

5002 para consultoría con fuente de aprovisionamiento

●

5004 para servicios de asesor con fuente de aprovisionamiento

Categoría de producto

Opción de creación

3456 – Consultoría

Crear pedidos automáticamente

* (Opción de creación estándar)

Crear pedidos manualmente

El sistema convierte automáticament e la solicitud de compra 5002 en un pedido porque existe una fuente de aprovisionamiento, y la opción de creación permite la creación automática del pedido. El comprador responsable recibe las solicitudes de compra 5001 y 5004 para continuar el procesamiento. La solicitud de compra 5001 contiene una posición con una categoría de producto que posee una opción de creación específica, pero para la cual no existe ninguna fuente de aprovisionamiento. La solicitud de compra 5004 contiene una posición para la cual es relevante la opción de creación estándar. El comprador debe crear manualmente los pedidos para estas dos solicitudes de compra.

4.4.2 Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre Este documento contiene detalles e instrucciones en función de las parametrizaciones de configuración. Normalmente un administrador selecciona tal configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con el administrador. Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad de la lista de actividades. Esta actividad permite definir los atributos para las posiciones de documentos de compras que no tienen un ID de producto, sino una entrada con texto libre. Las parametrizaciones se utilizan para determinar factores influyentes, como los tipos de tasa de impuesto, los motivos de exención y los puntos de servicio imponibles de acuerdo con los requisitos legales del país que corresponde. La clasificación fiscal es necesaria, por ejemplo, si desea utilizar la autofacturación. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

122



Pasos 1.

Para definir una nueva parametrización de clasificación fiscal, haga clic en: Añadir fila para añadir una nueva fila en la parte inferior de la lista.

●

●

Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte específica de la lista. El sistema añade la nueva fila

sobre el registro seleccionado en la lista. También puede copiar una parametrización existente y sobrescribir la copia con diferentes entradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en Pegar para insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores. 2.

Para cada parametrización que desee definir, realice lo siguiente: a.

En la columna Categoría de producto, seleccione la categoría de producto.

b.

En la columna Tipo de tasa de impuesto, seleccione el tipo de tasa de impuesto. Algunos ejemplos de tipo de tasa de impuesto son: Estándar, Porte, Reducida. Por ejemplo, una tasa de impuesto reducida puede ser válida para ciertas c ategorías de producto en un país determinado.

c.

Para cualquier posición que esté exenta de impuestos, seleccione el motivo de exención fiscal en la columna Motivo de exención fiscal. Por ejemplo, un motivo de exención fiscal puede deberse a un producto exento de impuestos, al estado o gobierno local o al movimiento de mercancías entre estados miembros de la Unión Europea. Para el resto de las posiciones, deje el campo en blanco.

d.

Para los servicios, en la columna Punto de servicio imponible, seleccione: Verdadero - Si el servicio está sujeto al pago de impuestos en el lugar donde se realiza.

●

●

Falso - Si el servicio está sujeto al pago de impuestos en la empresa del prestatario de servicios.

e.

En la columna País, seleccione el país para el cual las parametrizaciones son válidas, por ejemplo, UU..

f.

Para aquellos países que cuentan con impuestos específicos de región o estado, introduzca la región para la cual las parametrizaciones son válidas en la columna Región. Por ejemplo, Utah.

g.

En la columna Tipo de impuesto, seleccione el tipo de impuesto, por ejemplo, ventas.

EE.

Impuesto sobre

3.

Haga clic en Grabar y activar para grabar las entradas. El sistema asigna un número de secuencia interno a cada parametrización definida.

1.

Para modificar una parametrización existente, sobrescriba los datos que desea modificar. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.

1.

Para eliminar una parametrización existente de la tabla, seleccione la fila que desea eliminar y haga clic en Eliminar .

2.


Tareas de seguimiento Si estableció un Punto de servicio imponible, asigne la clasificación en la ficha Evento fiscal de la actividad Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios para el país relevante. SAP Business ByDesign 1302 Solicitudes de compra y pedidos


123

Ejemplo ●

Clasificación fiscal en EE. UU., categoría de producto: hardware para PC.

Nombre del campo

Valor


Hardware para PC

Tipo de tasa de impuesto

Estándar

Motivo de exención fiscal

en blanco

Punto de servicio imponible

en blanco

País

EE. UU.

Región

Todas

Tipo de impuesto

Impuestos de EE. UU. e impuestos sobre ventas

Resultado: Susan Ladier reside en Estados Unidos. Crea un carrito de compra con una posición de la categoría de producto Hardware para PC. La posición no tiene un ID de producto. El pedido creado contiene esta posición con una tasa de impuesto conforme a la clasificación antes mencionada.

124



5 Entradas de mercancías y servicios 5.1 Conceptos básicos 5.1.1 Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías Resumen La entrada de mercancías y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar lo siguiente: ●

Entrega de materiales

●

Cierre de servicios

●

Gastos relacionados con un pedido

●

Entrega de artículos con límite [página 96] (en la entrada de mercancías servicios, pueden especificarse los detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se hayan entregado).

Los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para confirmar la entrega de artículos que ellos u otros empleados han pedido mediante pedidos. Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada de mercancías y servicios para sus carritos de compra. Puede que sea necesaria una aprobación si la cantidad de la entrada de mercancías y servicios excede ciertas tolerancias. En los casos en los que se hayan completado los servicios y se hayan proporcionado las hojas de horas de trabajo por parte de los prestatarios de servicios, el sistema crea automáticamente entradas de mercancías y servicios de las entradas de las hojas de horas de trabajo una vez que estas hayan sido aprobadas. Las entradas de mercancías y servicios creadas desde Gestión de tiempos de personal (GTP) no necesitan aprobación. Los procesos de entrada de mercancías y servicios no admiten la entrada de materiales de almacén. Parte de la solución de la gestión de cadena logística admite la entrada de materiales de almacén en su almacén mediante los procesos de entrada. Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrega del proveedor. La devolución de mercancías puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo, porque éste esté en mal estado o se haya entregado el material equivocado.

Requisitos previos Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador.

SAP Business ByDesign 1302 Entradas de mercancías y servicios


125

●

●

Para habilitar la funcionalidad del tratamiento de entradas de mercancías y servicios y de devolución de mercancías, los conceptos empresariales Entrada de mercancías y servicios y materiales que no están en stock y Aprovisionamiento de servicios en Solicitud de compra y gestión de pedidos deben seleccionarse durante la definición de alcance de su solución. Para habilitar la funcionalidad del tratamiento del carrito de compra, el paquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio debe seleccionarse durante la definición de alcance de la solución.

Integración El tratamiento de la entrada de mercancías y servicios y la devolución de mercancías se integra en lo siguiente: ●

Procesos de entrada relacionados con documentos que conducen a la creación manual entradas de mercancías y servicios: Procesamiento de peticiones internas para una confirmación rápida y detallada de las entregas de pedidos mediante el aprovisionamiento por autoservicio y los carritos de compra. ○

○

○

●

Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. Procesamiento de la gestión de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de los prestatarios de servicios mediante el registro de tiempos. También le permite, opcionalmente, la aprobación y evaluación de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectos y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los prestatarios de servicio o confirmarlo.

Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y a la finalización o cancelación de la entrada de servicios y mercancías o devoluciones de mercancías: Gestión de proyectos, que le permite obtener un resumen particu lar de los gastos de proyecto para todos los materiales, servicios y gastos vinculados, los costes asignados al proyecto. ○

○

○

Procesamiento de aprovisionamiento por autoservicio, el cual permite a sus empleados crear y realizar un seguimiento de las solicitudes internas de productos, para ellos mismos o en nombre de otros empleados. Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancías y servicios correspondientes.

Flujo de proceso 1.

Una vez el distribuidor ha entregado un material o finalizado un servicio solicitado en un pedido, el comprador crea y contabiliza una entrada de mercancías y servicios para todos o algunos de los artículos, según si se han entregado todos los artículos. Para obtener más información, consulte: Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o más pedidos [página 104] ●

●

Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de uno o más pedidos [página 134]

●

Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de límite abierto [página 136] Si el material entregado o el servicio finalizado fue solicitado en un carrito de compra, el empleado que creó el carrito de compra también puede confirmar el pedido. Para más información, consulte Confirmar la entrega de un artículo con límite de un carrito de c ompra [página 55] , Confirmación rápida de entrega [página 57] , y Confirmar la entrega de un artículo con límite de un carrito de compra [página 58].

126



2.

Para determinar si es necesaria una aprobación, el sistema compara la cantidad entregada o el valor de los productos en la entrada de mercancías y servicios con la cantidad pedida o con el valor en el pedido o el carrito de compra: Si la cantidad entregada o el valor es inferior o igual a la cantidad o valor pedido, el sistema no inicia un proceso de aprobación. ●

Para los artículos con límite, si el total del valor neto de todos los artículos es inferior o igual al límite de la posición de pedido referenciada, no es necesaria ninguna aprobación. ●

Si la cantidad o el valor entregado es mayor que la cantidad o valor pedido, el sistema envía una tarea solicitando la aprobación de la entrada de mercancías y servicios a la persona responsable de los objetos contables actualizados en el recibo o al responsable del centro de coste o al jefe de proyectos. El responsable del centro de coste o el jefe de proyecto puede aprobar, entregar o devolver la entrega de mercancías y servicios para que sea revisada. Para los artículos con límite, si el total del valor neto de todos los artículos es inferior o igual al límite de la posición de pedido referenciada, no es necesaria ninguna aprobación.

Para obtener más información, consulte Procesar una solicitud de aprobación. 3.

El sistema fija el estado de la entrada de mercancías y servicios en Liberado, cambia el estado del pedido correspondiente a Documento de seguimiento creado. Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a Liberados, su estado cambia a Rechazado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artículos o un comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado. Si la entrada de mercancías y servicios fue creada para un carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a Entregado (si se han entregado todos los artículos) o Parcialmente entregado (si solo se han entregado algunos artículos). El sistema desencadena procesos posteriores en Facturación de proveedores y Finanzas.

1.

Si un comprador comete un error cuando crea una entrada de mercancías y servicios, puede corregirlo cancelando algunos o todos los artículos en la entrada contabilizada.

2.

El sistema crea una cancelación de la entrada de mercancías y servicios con la información acerca de los artículos cancelados.

3.

La entrada de mercancías y servicios existente permanece en el sistema, pero su estado cambia a Cancelado (si todas los artículos fueron cancelados) o Parcialmente cancelado (si solo algunos artículos fueron cancelados).

Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías [página 141]. 1.

Si algunos o todos los artículos entregados tienen que ser devueltos al proveedor después de que se haya contabilizado la entrada de mercancías y servicios, ya sea porque se ha entregado el material equivocado o está defectuoso, el comprador crea y contabiliza una devolución de mercancías. Para obtener más información, consulte Creación de una devolución de mercancías [página 140] . Los procesos de devolución de mercancías no admiten la devolución de servicios, posiciones de gastos o materiales de almacén. Parte de la solución de la gestión de cadena logística admite la devolución de materiales de almacén en su almacén mediante los procesos de salida. Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrega del proveedor y Procesamiento de devolución al proveedor.



127

2.

El sistema fija el estado de la devolución de mercancías en Liberado, cambia el estado de la entrada de mercancías y servicios correspondiente a Mercancías devueltas y el estado del pedido o carrito de compra correspondiente a Documento siguiente creado, y desencadena procesos siguientes en Facturación de proveedores y Finanzas.

1.

Si el comprador comete un error cuando crea una devolución de mercancías, puede corregirlo cancelando algunos o todos los artículos en la devolución de mercancías contabilizada.

2.

El sistema crea una cancelación de la devolución de mercancías con la información acerca de los artículos cancelados.

3.

La devolución de mercancías existente permanece en el sistema, pero su estado cambia a Cancelado (si todas los artículos fueron cancelados) o Parcialmente cancelado (si solo algunos artículos fueron cancelados).

Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías [página 141].

Consulte también Cantidades en entradas de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías [página 128] Aprovisionamiento de activos en compras [página 16] Reparación de terceros

5.1.2 Cantidades en entradas de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías Resumen Las siguientes cantidades son relevantes en los procesos de entrada de mercancías y servicios y de devolución de mercancías [página 125]: ●

Indica la cantidad que se pidió para una posición. Se transfiere del pedido que corresponde y se muestra cuando el usuario crea o cancela una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías. Por ejemplo: Arthur Major pide tres ordenadores portátiles para su departamento. La Cantidad pedida es igual a 10. ●

Indica la cantidad que se confirmó para una posición en una entrada de mercancías y servicios. Por defecto, el campo Cantidad entregada en la entrada de mercancías y servicios está prerrellenado con la Cantidad pedida del correspondiente pedido y el usuario lo puede actualizar. Si el usuario introduce una Cantidad entregada que es superior a la Cantidad pedida se debe aprobar la entrada de mercancías y servicios antes de que pueda ser liberada. A continuación, Se transfiere a los documentos de seguimiento y se muestra allí si el usuario cancela una entrada de mercancías y servicios o si crea o cancela una devolución de mercancías. Por ejemplo: Al día siguiente, se entregan seis de los diez ordenadores portátiles que Arthur pidió. Arthur crea una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega. La Cantidad entregada es igual a 6.

128



Si se ha definido un programa de entrega para un pedido, la cantidad entregada propuesta en la entrada de mercancías y servicios se reduce a la cantidad que se ha pedido para el reparto actual. Para más información, véase Crear una confirmación de pedido con programa de entrega [página 103]. Si una entrada de mercancías y servicios se crea automáticamente basada en un informe de gastos, la Cantidad entregada también se puede quedar vacía. En ese caso, solo se visualiza el Valor neto, por ejemplo, 55,00 USD. ●

Indica la suma de las cantidades que ya se confirmaron para una posición mediante entradas de mercancías y servicios. Se muestra cuando el usuario crea o cancela una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías. Por ejemplo: Una semana después, se entregaron dos ordenadores portátiles más. Arthur crea otra entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega. La Cantidad entregada de esta entrada de mercancías y servicios es igual a 2. La Cantidad entregada total ahora es 8. ●

Indica la cantidad que todavía esta pendiente para una posición, es decir, que todavía no se confirmó en una entrada de mercancías y servicios. El sistema calcula la cantidad y la muestra cuando el usuario crea una entrada de mercancías y servicios: Cantidad pendiente = Cantidad pedida – Cantidad entregada total Por ejemplo: Arthur ahora confirmó la entrega de ocho ordenadores portátiles. Aún no se entregaron dos ordenadores. Por lo tanto, la Cantidad pendiente es 2. ●

Indica la cantidad devuelta al proveedor si el usuario crea una devolución de mercancías para una posición. Por ejemplo: Uno de los ordenadores entregados está roto, entonces Arthur debe devolvérselo al proveedor. Arthur crea una devolución de mercancías. La Cantidad devuelta es igual a 1. ●

Indica la cantidad cancelada cuando el usuario cancela una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías. Se transfiere de la entrada de mercancías y servicios o de la devolución de mercancías que está siendo cancelada. Únicamente puede cancelar posiciones de devolución de mercancías o de entrada de mercancías y servicios completas. No es posible cancelar sólo una cantidad parcial de una posición. Por lo tanto, la cantidad cancelada de una posición equivale a la cantidad entregada o devuelta de esta posición en la entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías que corresponde y no se puede modificar en la cancelación. En las cancelaciones de entrada de mercancías y servicios: Cantidad cancelada = Cantidad entregada En las devoluciones de mercancías: Cantidad cancelada = Cantidad devuelta Por ejemplo: Arthur se dio cuenta de un error en el documento de devolución de mercancías que creó. Por lo tanto, cancela la devolución de mercancías. La Cantidad cancelada es igual a 1.

Consulte también Pedidos para entregar [página 130] Entradas y devoluciones [página 138]



129

5.1.3 Seguimiento de documento de aduana: México Este documento contiene texto relevante para México. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione . Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.

5.2 Vista productos a entregar 5.2.1 Guía rápida para pedidos para entregar Todos los pedidos que requieran una entrada de mercancías y servicios aparecen enumerados en la vista Pedidos para entregar, en la que los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para ellos. Los pedidos permanecen en esta vista hasta que se hayan entregado por completo o se concluyan manualmente. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios. La vista consta de las siguientes subvistas:

Mostrar por documentos Aquí puede acceder a los pedidos pendientes y atrasados y crear entradas de mercancías y servicios para ellos.

Mostrar por artículos Aquí puede acceder a los artículos de pedidos pendientes y atrasados y a los artículos de límite abierto y crear entradas de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

Conceptos básicos Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías La entrada de mercancías y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar lo siguiente: ●


●

Cierre de servicios

●


130



●

Entrega de artículos con límite [página 96] (en la entrada de mercancías servicios y pueden especificarse los detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se han entregado)

Los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para confirmar la entrega de artículos que ellos u otros empleados han pedido mediante pedidos. También pueden individualizar la mercancía entregada, asignarla a otra mercancía individual y a activos fijos. Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada de mercancías y servicios para sus carritos de compra. La devolución de mercancías puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo, porque éste esté en mal estado o se haya entregado el material equivocado. Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 125].





131

Tareas Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o más pedidos Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 104].

Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de uno o más pedidos Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 134].

Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de límite abierto Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 136].

5.2.2 Tareas 5.2.2.1 Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o más pedidos Resumen Puede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stock o la finalización de servicios. La entrada de mercancías y servicios se puede crear en relación con uno o más pedidos.

Requisitos pre vios Deben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministr ado algunos o todos los artículos del pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para más de un pedido, deberán tener el mismo proveedor.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

Seleccione Mostrar: Pedidos pendientes o Mostrar: Pedidos atrasados.


Mostrar por documentos .

Los Pedidos pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios que aún no se han completado. Los Pedidos atrasados se refieren al material que no fue suministrado hasta la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en este período. También puede restringir la visualización de materiales (pendientes o retrasados) o solo los servicios. 3.

132

Seleccione los pedidos para los que desea crear una entrada de mercancías y servicios y haga clic en Nueva entrada de mercancías y servicios .



El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes se transfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios. 4.


●

●

5.

6.




●


●

Detalles de entrega

●



7.


8.

Grabe sus entradas.

9.



●

Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en Aprobación y enviará la tarea al autorizador designado. Si no se requiere ninguna aprobación, el estado se cambiará automáticamente a Liberado. Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a Liberados, su estado cambia a Rechazado.



133


Alternativas También puede crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes. Para obtener más información, consulte Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes [página 134].

5.2.2.2 Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de uno o más pedidos Resumen Puede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stock o la finalización de servicios. El recibo de bienes y servicios puede crearse para las posiciones pertenecientes a distintos pedidos.

Requisitos previos Deben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministr ado algunos o todos los artículos del pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes, deberán tener el mismo proveedor.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

En el campo Mostrar, seleccione si desea mostrar posiciones de pedido pendientes o atrasadas.


Mostrar por posiciones .

LasPosiciones de pedido pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios que aún no se han completado. Los Artículos de pedidos atrasados se refieren al material que no fue suministrado hasta la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en este período. También puede restringir la visualización de materiales (pendientes o retrasados) o solo los servicios. 3.

134

Seleccione los artículos del pedido para los que desea crear una entrada de artículos y mercancías y haga clic en Nueva entrada de artículos y servicios .




Introduzca la Información general sobre la entrada de mercancías y servicios.: ●

●

●

5.

6.




●


●

Detalles de entrega

●



7.


8.

Grabe sus entradas.

9.



●

Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en Aprobación y enviará la tarea al autorizador designado.. Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente el estado a Liberado. Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a Liberados, su estado cambia a Rechazado.



135


Alternativas También puede crear un recibo de bienes y servicios para uno o más pedidos. Para obtener más información, consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para artículos de uno o más pedidos [página 104] .

5.2.2.3 Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de límite abierto Resumen Puede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stock o la finalización de servicios. La entrada de mercancías y servicios puede crearse para artículos con límite [página 96], es decir, artículos que tienen asignados un límite de valor máximo en lugar de un precio en un pedido. Los artículos con límite se utilizan en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere o la cantidad que necesita. Una vez entregado el material o finalizado el servicio, conocerá dichos detalles, por tanto, los podrá introducir en la entrada de mercancías y servicios.

Requisitos previos Deben haberse enviado uno o varios pedidos con artículos con límite al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artículos del pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para artículos con límite abierto de pedidos diferentes, deberán tener el mismo proveedor.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

Seleccione Mostrar: Artículos con límite abiertos para pedido.

3.

Seleccione los artículos con límite para los que desea crear una entrada de artículos y mercancías y haga clic en Nueva entrada de artículos y servicios .


Mostrar por posiciones .



136

El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos.



●

●

5.

La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. En caso necesario puede modificarla a una fecha más temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior. El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.

Los artículos con límite están enumerados en la tabla superior en la sección Artículos de la pantalla. Los artículos con límite se han transferido desde los pedidos correspondientes. Cuando se crearon los pedidos, los detalles de los artículos y las cantidades todav ía no estaban definidos. Ahora conoce los detalles de los materiales entregados o de los servicios finalizados, de manera que los puede especificar en la entrega de mercancías y servicios. Seleccione artículo con límite en la tabla superior en la sección Artículos y haga clic en Añadir línea . Se añade un artículo nuevo a la lista de artículos en la parte inferior de la sección Artículos.

6.


Detalles de artículo, por ejemplo, ID de producto o Descripción de producto

●


●

Detalles de entrega

●

Detalles de asignación de cuenta Como alternativa también puede añadir artículos de un catálogo.

7.


8.

Grabe sus entradas.

9.



●

Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en Aprobación y enviará la tarea al autorizador designado. Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente el estado a Liberado. Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a Liberados, su estado cambia a Rechazado.

Si el estado de entrada de mercancías y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiará a Documento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artículos o un comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado. El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Crear una factura o SAP Business ByDesign 1302 Entradas de mercancías y servicios


137

nota de crédito con referencia a documentos precedentes [página 218] y Tratamiento de excepciones [página 192]. Esto también transfiere los datos a Finanzas y contabiliza aquí la entrada de devolución de mercancías. Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

5.3 Vista Entradas y devoluciones 5.3.1 Guía rápida Entradas y devoluciones La vista Entradas y devoluciones proporciona un resumen de todos los materiales entregados, servicios realizados y gastos relacionados. Desde aquí, los compradores pueden visualizar, actualizar y cancelar entradas de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios. La vista consta de las siguientes subvistas:

Mostrar por documentos Aquí puede acceder a las entradas existentes de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías, crear devoluciones de mercancías para mercancías liberadas y entradas de servicios y c ancelar entradas completas de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías.

Mostrar por artículos Aquí puede acceder a las posiciones de las entradas existentes de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías, crear devoluciones de mercancías para posiciones de entradas de mercancías y servicios liberadas y cancelar entradas de mercancías y servicios o posiciones de devoluciones de mercancías individuales. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

Conceptos básicos Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías La entrada de mercancías y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar lo siguiente: ●


●

Cierre de servicios

●


●

138

Entrega de artículos con límite [página 96] (en la entrada de mercancías servicios y pueden especificarse los detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se han entregado)



Los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para confirmar la entrega de artículos que ellos u otros empleados han pedido mediante pedidos. También pueden individualizar la mercancía entregada, asignarla a otra mercancía individual y a activos fijos. Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada de mercancías y servicios para sus carritos de compra. La devolución de mercancías puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo, porque éste esté en mal estado o se haya entregado el material equivocado. Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 125].



Tareas Crear una devolución de mercancías Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 140].



139

Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 141].

5.3.2 Tareas 5.3.2.1 Crear una devolución de mercancías Resumen Si necesita devolver un material a un proveedor, podrá crear y contabilizar una devolución de mercancías con referencia a la entrada de mercancías y servicios que se ha creado para ese material.

Requisitos previos La entrada de mercancías y servicios para los que quiere crear una devolución de mercancías tiene el estado Liberada. Sólo puede devolver una cantidad de materiales que sea igual o inferior a la cantidad suministrada en la entrada de mercancías y servicios referenciada.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

Seleccione la entrada de mercancías y servicios para la que desea crear una devolución de mercancías.

Entradas de mercancías y servicios

Entradas y devoluciones

Visualizar por documentos

Si quiere crear una devolución de mercancías para un artículo concreto en una entrada de mercancías y servicios, también puede ir a la subvista Mostrar por artículos de la vista Entregas y devoluciones y seleccionar el artículo allí. 3.

Haga clic en Nueva devolución de mercancías . El sistema genera una devolución de mercancías. Los datos de la entrada de mercancías y servicios se transfiere automáticamente a la devolución de mercancías.

4.

Introduzca la Fecha de contabilización. La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. Podrá ajustarla si es necesario.

5.

Si en la lista hay posiciones para las que no desea crear una devolución de mercancías, selecciónelas y haga clic en Eliminar .

6.

Si la cantidad devuelta de una posición difiere de la cantidad propuesta por el sistema, actualice la Cantidad devuelta para visualizar la cantidad que se devuelve realmente. Si se ha asignado un material individual a un elemento, la cantidad siempre es modificar.

140


1 y no se puede


7.

Si la fecha de devolución de una posición difiere de la fecha propuesta por el sistema, actualice el campo Fecha de devolución para visualizar cuando se devuelve realmente la posición.

8.


9.

Grabe sus entradas.

10. Haga clic en Contabilizar . Si no desea contabilizar la devolución de mercancías de forma inmediata, grabe sólo las entradas. De esta manera, la devolución de mercancías estará disponible en la vista Entradas y devoluciones con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla más tarde. Mientras la devolución de mercancías todavía esté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrega después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .

Resultado Si la devolución de mercancías está contabilizada, se añadirá a la lista de devoluciones en la vista Entradas y devoluciones con el estado Liberada. El estado de los pedidos relacionados vuelve a cambiar de Documento creado terminado para revisión (si todas las entregas y facturas se han contabilizado) o sigue siendo Documento de seguimiento creado (si aún quedan cantidades abiertas para entregar o facturar). El sistema envía la devolución de mercancías a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos precedentes [página 218] y Tratamiento de excepciones [página 192]. También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza la devolución de mercancías y actualiza el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Si, por ejemplo, crea una devolución de mercancías para un elemento para el que se ha creado un material individual, el estado del material individual cambia a Bloqueado cuando se contabiliza la devolución de mercancías. El material individual ya no se podrá asignar a otro material individual, y tampoco se podrá utilizar en un activo fijo. Para obtener más información sobre los materiales individuales, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16] . Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

Alternativas También puede crear una devolución de mercancías en relación con una entrada de mercancías y servicios para posiciones que se encuentren en un carrito de la compra. Para obtener más información, consulte Crear una devolución de mercancías de un carrito de compra [página 61] .

5.3.2.2 Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías Resumen Después de contabilizar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías, puede que sea necesario cancelarla, por ejemplo, porque ha encontrado un error en una entrada de datos del documento.



141

Puede cancelar el documento completo o posiciones individuales. Sin embargo, no se puede cancelar solo una cantidad parcial de un artículo. Una vez que ha cancelado una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías, no puede volver a liberarla. Si desea restaurar la entrada de mercancías y servicios o la devolución de mercancías, debe volver a crear el documento en la vista Pedidos para entregar.

Requisitos previos La entrada de mercancías y servicios o la devolución de mercancías que desea cancelar tiene el estado Liberada.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

Seleccione la entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías que desea cancelar.

Entradas de mercancías y servicios

Entradas y devoluciones

Visualizar por documentos

Si quiere cancelar un artículo concreto en una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías, también puede ir a la subvista Mostrar por artículos de la vista Entregas y devoluciones y seleccionar el artículo allí. 3.

Haga clic en Cancelar documento. Si desea editar el documento antes de cancelarlo, también puede seleccionar el documento en la lista y hacer clic en Editar . Una vez editado el documento, haga clic en Cancelar la entrada de mercancías y servicios o Cancelar devolución de mercancías . El sistema genera una cancelación de entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías. Los datos de la entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías correspondiente se transfieren automáticamente a la cancelación.

4.

Introduzca la Fecha de contabilización para la cancelación. La Fecha de contabilización se fija automáticamente en la fecha actual. Podrá ajustarla si es necesario.

5.

Si en la lista hay artículos que no desea cancelar, selecciónelas y haga clic en Eliminar . Esos artículos permanecerán en la entrada de mercancías y servicio o la devolución de mercancías original.

6.


7.

Haga clic en Contabilizar .

Resultado Una vez contabilizada la cancelación, se añade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones con el estado Liberada. La entrada de mercancías y servicios o la devolución de mercancías original permanece en el sistema, pero su estado se actualiza como Cancelada (si todos los artículos fueron cancelados) o Parcialmente cancelada (si solo algunos artículos fueron cancelados). El sistema envía la cancelación de la entrada de mercancías y servicios o de la devolución de mercancías a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener

142



más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192]. También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y sevicios y actualiza el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener más información sobre los materiales individuales, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16] . Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

Alternativas También puede cancelar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías que ha sido contabilizada para los artículos de un carrito de compra. Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 60] yCancelar una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 63] .



Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los documentos liberados por contrato. Los siguientes datos se filtran para este in forme: ●


●

El E stado de vencimiento se limita a No vencido y A punto de vencer.



●


●


●


●




143


5.4.2 Seguimiento de pedidos Resumen Este informe muestra todos los pedidos que se han creado durante los últimos siete días. No obstante, puede modificar el período de tiempo. Es posible verificar el valor, el precio, la cantidad y el estado del pedido. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición. Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto con uno o varios de los campos siguientes: ●

ID de pedido de cliente

●

Cliente

●

ID de pedido del cliente

●

Proceso siguiente

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada: ●


○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○


○

Cancelado

○


○

Finalizado

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos según el estado. 144



Los siguientes datos se filtran para este informe: ●




●


●


●



5.4.3 Entregas previstas por semana Resumen Visualiza las entregas esperadas de posiciones de pedido por semana para las próximas ocho semanas. Si desea ver detalles de pedido, añada ID de pedido a su informe y haga clic con el botón derecho del ratón en ID relevante, seleccione Ir a y elija Visualizar detalles.


Estado de pedido Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para un estado de pedido específico. Los estados incluyen: Enviado ○

●

○


○


Semana de entrega (próximas 8 semanas) Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para las posiciones de pedido. De manera estándar, el valor se establece como las próximas 8 semanas, incluida la semana actual.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de las entregas previstas de posiciones de pedido según el número de posiciones de pedido previstas por semana natural. Este informe también muestra el número total de posiciones de pedido para el período especificado. SAP Business ByDesign 1302 Entradas de mercancías y servicios


145



●


●

Semana de entrega está restringido a los últimos siete días.

●

Estado de procesamiento de entrega excluye Finalizado y No relevante.

●

Estado de entrega excluye Entregado y No relevante.



5.4.4 Pedidos por producto Resumen Este informe muestra todos los pedidos por producto que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puede modificar el período de tiempo. Puede verificar el estado del pedido, por ejemplo, si ha sido autorizado o se ha enviado al proveedor. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable sele ccionada: ●


146

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○


○




○

Finalizado

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos por producto. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●


●

La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos siete días, inclusive hoy.

●

El Estado de cancelación de posición excluye Cancelado.



●


●



5.4.5 Pedidos por proveedor Resumen Este informe muestra todos los pedidos por proveedor que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puede modificar el período de tiempo. Es posible verificar la canti dad, el valor y el estado del pedido. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.


Estado de pedido Muestra los datos relevantes para el estado de un pedido. Los estados incluyen: En preparación ○

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado



147

●

○

Sin confirmar

○

Enviado

○


○


○

Finalizado

Fecha de creación de un pedido (últimos 7 días) Visualiza los datos relevantes para los pedidos creados en o desde una fecha determinada. Por defecto, el valor se establece como los últimos 7 días, incluida la fecha actual.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos por proveedor en función de la cantidad pedida y el valo neto/límite. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●


●


●




●


●



5.4.6 Pedidos por asignación de cuenta Resumen Este informe muestra todos los pedidos por asignación de costes que se han creado a lo largo de los últimos 7 días. Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar los valores totales por asignación de costes y el estado de los pedidos. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición. Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto con uno o varios de los campos siguientes: ●


●

Cliente

●


●

Proceso siguiente

148




●

●

●

Pedidos por centro de coste Muestra todos los pedidos por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro de coste y el estado de los pedidos. Pedidos por proyecto Visualiza todos los pedidos por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el estado de los pedidos. Pedidos por pedido de cliente Visualiza todos los pedidos por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido de cliente y el estado de los pedidos. Pedidos por orden de servicio Visualiza todos los pedidos por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden de servicio y el estado de los pedidos.

Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias obligatori as se indican con un asterisco (*). ●

Estado de cabecera Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido. Los estados incluyen: En preparación ○

●

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○


○


○

Finalizado

Fecha de creación de un pedido (últimos 7 días) Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos creados en los últimos 7 días. De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificar el valor.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos por asignación de cuenta, de acuerdo con la cantidad pedida, el valor neto y el valor neto en moneda de empresa, permitiéndole analizar los pedidos a un nivel más operativo por asignación de cuenta. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

cancelación excluye Rechazo de cancelación y cancelación y Cancelado Cancelado.. El Estado de cancelación excluye



149

●

La Fecha de creación de pedido está pedido está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.

●

El Estado de cancelación de posición excluye posición excluye Rechazo de cancelación y cancelación y Cancelado Cancelado..



●


●



150



6 Facturación de proveedores 6.1 Conceptos básicos 6.1.1 Tipos de factura de proveedor Resumen proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales para En el centro de trabajo Facturación de proveedores pueden registrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturación de proveedores puede basarse en la documentación subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, así como las transacciones independie independientes. ntes. Dependiendo de sus necesidades empresariales, la Facturación de proveedor le proveedor le proporciona características para crear los siguientes tipos de facturas de proveedor: ●

●

●

●

●

●

Facturas Para mercancías o servicios; se pueden introducir las facturas recibidas de los proveedores manualmente, con o sin referencia a un pedido u otro documento anterior. Las facturas también se pueden crear automáticamente automáticame nte para ciertos proveedores seleccionados utilizando utilizando la autofacturación y las facturas periódicas. Notas de crédito Para mercancías devueltas o diferencias de determinación de precios; cuando la empresa devuelve mercancías o reclama servicios, el proveedor normalmente emite una nota de crédito con un importe igual o inferior a la factura original y reembolsa el dinero a la empresa. Como contable, puede indicar notas de crédito con referencia a la factura o pedido anterior. También puede indicar los debes y los créditos posteriores con referencia a la factura o la nota de crédito anterior. Facturas de aduana Para las mercancías facturadas que necesitan un impuesto de aduana o de importación, la autoridad aduanera puede ejecutar una factura de aduana que obliga a la empresa a pagar impuestos o derechos de aduana para importar o exportar mercancías. Debes y créditos posteriores Para ajustar el valor de una factura o una nota de crédito que ya se ha contabilizado. Normalmente, Normalmente, se indica un debe o un crédito posterior cuando posteriormente ocurre una modificación del precio, por ejemplo, para los productos con precios que se modifican con frecuencia; o cuando otros costes se tienen que cobrar o abonar, por ejemplo, los costes de porte para mercancías que ya se han facturado. Cancelación de factura Para cancelar una factura o una nota de crédito que ya se ha contabilizado. Se cancelará la contabilización en gestión financiera y se anulará el pago. Anticipos Para algunos procesos de facturación, un ratio del importe de pago bruto que se tiene que fijar para cubrir un conjunto definido de mercancías y servicios pedidos se tien e que pagar antes de la entrega de estas mercancías o de la provisión de estos servicios.

Los impuestos sobre materiales materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos y facturación de proveedores. proveedor es. El impuesto de país extranjero es v álido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros extranjeros incluso si la empresa no se SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


151

registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáti camente el impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor. Para obtener más información, consulte Cálculo de impuestos en el extranjero para servicios, Determinació Determinación n de impuestos [página 156], 156] , y Determinació Determinación n de retención de impuestos [página 178] .

Facturas de proveedor Una factura de proveedor registra regist ra la obligación del destinatario de las mercancías mercancí as o de los servicios para el proveedor y normalmente se crea al finalizar el servicio o al entregar las mercancías. La factura de proveedor registra los detalles de la transacción y contabiliza la transacción financiera en los pasivos de la empresa destinataria. destinataria. La factura se verifica con el pedido colocado con los proveedores y cualquier variación o discrepancia se registra como una excepción. Todas las excepciones se tienen que resolver o aclarar para contabilizar la factura. Una vez que la factura se ha contabilizado, los detalles detalles de la transacción se transfieren a finanzas, se indican en un libro y la factura se libera para su pago. Puede liberar una factura para su pago sin especificar los detalles en un libro de contabilidad si así lo desea, por ejemplo, para pagar la factura cuando los detalles de la transacción estén incompletos con el fin de beneficiarse de un descuento del proveedor por pronto pago. Si una factura ya se ha contabilizad contabilizado o y pagado, se puede cancelar en el sistema. La cancelación anula la factura y crea automáticamente automáticame nte una cancelación de factura en su sistema. Si la factura ya se ha pagado, puede crear un abono con referencia al pedido original. Si una factura se ha introducido en el sistema pero no se ha contabilizado todavía y no tiene un estado de borrador, ésta se puede invalidar. La anulación de una factura significa que la información información de la factura se ha retenido en su sistema aunque la factura fact ura no puede enviarse a la siguiente etapa de procesamiento. proces amiento. No se puede borrar una factura que se ha grabado en el sistema, aunque solo se haya grabado como borrador. Cuando se ha grabado una factura, solo se puede invalidar. En la mayoría de casos, las facturas creadas contienen referencias a documentos de compra. En estos casos, se reutilizan los datos relevantes relevantes para la facturación de una entrega entrante, una entrada de mercancías y servicios o un pedido confirmados para el proceso de facturación. Las facturas se crean: ●

●

Manualmente al introducir directamente las facturas en el sistema, con o sin referencia a documentos de Manualmente compras anteriores. Automáticamente Automáticame nte a partir de los documentos de compra anteriores utilizando autofacturaciones.

Cuando se crea una factura de proveedor, los datos se comparan con los datos de c ompras que se han reunido en el documento de compra anterior. Se verifica que la factura sea exacta y consistente. El análisis consiste en verificacioness de los datos de facturación de proveedor, como el valor total, asignaciones de cuentas, tolerancias verificacione de cantidades y de impuestos y además busca facturas duplicadas. El procesamiento posterior de la factura de proveedor depende de los resultados de la verificación: ●

●

Si las verificaciones de una factura de proveedor tienen éxito, la factura se procesa automáticamente. Se puede pagar la factura o importe de factura de derechos de aduana pendiente o se puede crear la nota de crédito. Si fallan las verificaciones de una factura de proveedor, se asignan tipos de excepción predefinidos a la factura. Antes de procesar la factura, se tienen que solucionar los errores que causaron las excepciones. Una vez que los usuarios autorizados hayan resuelto las excepciones, se puede pagar la factura o importe de factura de derechos de aduana pendiente o se puede crear la nota de crédito. Las facturas que contengan excepciones se resuelven en la vista Tareas Tareas del del centro de trabajo Facturación de proveedores. proveedores.

Notas de crédito Las notas de crédito son facturas que registran un valor de crédito para una transacción en lugar de un debe y se crean con referencia a una transacción de debe anterior. Las notas de crédito se crean cuando ya se han liquidado

152


SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores

las mercancías o los servicios pedidos con anterioridad anterioridad,, aunque estas mercancías y estos servicios todavía no se hayan entregado o prestado o se hayan devuelto al proveedor. Las notas de crédito se crean: ●

●

Manualmente al introducir directamente las notas de crédito en el sistema, con o sin referencia a documentos de compras anteriores, como una devolución de mer cancías. Automáticament Aut omáticamentee a partir de documentos de compras anteri ores.

Las notas de crédito se introducen, verifican y contabilizan del mismo modo que las facturas. En la contabilidad, una nota de crédito cr édito se trata como una factura de pr oveedor y también se la denomina factura de proveedor.

Facturas de aduana Las facturas de aduana son facturas que se crean cuando un transportista por separado importa mercancías y servicios pedidos de un proveedor externo. El importe total a pagar consiste en el impuesto de importación o el derecho de aduana pagado solo a la autoridad aduanera. Se paga el precio de las mercancías o de los servicios utilizando una factura por separado emitida por el proveedor. Se introducen las facturas de aduana directamente en el sistema, con o sin referencia a documentos de compras anteriores. Se introducen, verifican y contabilizan las facturas de aduana del mismo modo que las facturas y las notas de crédito.

Débito posterior y crédito posterior Los débitos posteriores son facturas que se introducen posteriormente posteriormente para un valor de débito adicional en una factura o nota de crédito que ya se ha contabilizado. Un débito posterior aumenta la deuda en la factura contabiliza contabilizada da a la que se refiere o reduce el crédito en la nota de crédito contabilizada a la que se refiere. La contabilización de un débito posterior no afecta a la cantidad de la factura o la nota de crédito a la que se refiere. Los créditos posteriores son notas de crédito que se introducen posteriormente para un valor de crédito adicional en una factura o nota de crédito c rédito que ya se ha contabilizado. Un crédito posterior reduce la deuda en la factura contabilizada contabiliza da a la que se refiere o aumenta el crédito en la nota de crédito contabilizada a la que se refiere. La contabilización contabiliza ción de un crédito posterior no afecta a la cantidad de la factura o la nota de crédito a la que se refiere. Se introducen, verifican y contabilizan los débitos y créditos del mismo modo que otras facturas y notas de crédito.

Cancelación de factura Las cancelaciones de facturas son facturas que se crean automáticamente en el sistema cuando el usuario cancela una factura o nota de crédito contabilizada desde la vista Facturas y notas de crédito. crédito. Al hacer esto, el sistema abre la pantalla Nueva cancelación de factura. factura. La cancelación de factura cancela el valor de la deuda en el sistema que creó la factura original o cancela el valor del crédito en el sistema que creó una nota de crédito original. Cuando el sistema crea una cancelación de factura, la factura o nota de crédito original a la que se refiere obtiene el estado Cancelado Cancelado..

Consulte también Verificación de factura de proveedor [página 154] Guía rápida para trabajo [página 187] Guía rápida para entrada de factura [página 205] Guía rápida para facturas y notas de crédito [página 245] Guía rápida para autofacturaciones [página 256] SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


153

Guía rápida para facturas periódicas [página 272]

6.1.2 Verificación de factura de proveedor Resumen Al inicio del proceso de verificación de facturas, el sistema recoge los datos de la factura de proveedor y realiza las verificaciones en los cálculos, por ejemplo, de los importes de impuestos, de la información interna o externa que falta y de posibles facturas duplicadas. Si la factura de proveedor contiene referencias a documentos precedentes, el sistema, siempre que sea posible, recoge los datos relevantes para la facturación de estos documentos y los compara con los datos de una factura de proveedor entrante. La comparación se aplica si la factura de proveedor contiene una referencia a uno o más documentos precedentes, como puede ser un pedido, una entrada de mercancías y servicios, una entrega entrante, un precio de lista o un contrato de compra. El sistema efectúa las verificaciones tras enviar la factura de proveedor para contabilizarla. Si los datos son correctos y están completos, el sistema envía la factura de proveedor para pagarla o para liberarla para abonarla. Si los datos contienen errores, como, por ejemplo, desviaciones, duplicados o información o documentos que faltan, el sistema inicia un proceso de tratamiento de excepciones antes de que se pueda contabilizar la factura de proveedor. El proceso de verificación de facturas es relevante para los siguientes tipos de factura de proveedor: ●

Facturas y facturas de autofacturación creadas por autofacturación, como las facturas periódicas.

●

Notas de crédito

●

Facturas de aduana

●

Carga posterior

●

Descargo posterior

●

Anticipos La cancelación de facturas no es relevante para la verificación de facturas. El sistema crea automáticamente la cancelación de facturas cuando se cancela un documento de facturación. No están registradas por el usuario y por consiguiente, no están sujetas al proceso de verificación de factura o al tratamiento de excepciones resultante.

Requisitos previos En la actividad de ajuste preciso Excepciones de factura de proveedor, se han configurado parametrizaciones de criterios de excepción y tratamiento de excepciones para determinados tipos de excepciones. Ha iniciado uno de los siguientes procesos: ●

Procesamiento de factura de proveedor con referencia

●

Procesamiento de factura de proveedor sin referencia

●

Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones

Flujo de proceso 1.

154

Seleccione Contabilizar En la tarea correspondiente del centro de trabajo Facturación de proveedores, seleccione Contabilizar para el documento de facturación que desea liberar para pago o crédito.



2.

Se verifica el documento de facturación El sistema inicia la verificación de factura. El análisis consiste en verificaciones de los datos de facturación, como el valor total, asignaciones de cuenta, variaciones de impuestos y verificaciones de posibles duplicados. Si el documento de facturación hace referencia a un documento anterior (por ejemplo, un pedido), el sistema también realiza verificaciones de los datos del documento anterior, como variaciones de precio o cantidad, y si se espera una entrada o entrega de mercancías y servicios. Si su empresa no especifica los pedidos o la entrada de mercancías y servicios en el sistema, el proceso automatizado de verificación de facturas no podrá comparar las facturas con sus documentos correspondientes. Para obtener más información sobre las distintas verificaciones que están definidas en la configuración empresarial, consulte Excepciones de factura de proveedor.

3.

Se contabiliza el documento de facturación Si los datos son consistentes, el documento de facturación se actualiza en la vista Facturas y notas de crédito y el sistema establece el estado en Contabilizado. Los datos del documento de facturación son consistentes si se cumple las siguientes condiciones: Los datos de facturación coinciden con los datos de los documentos anteriores, toda la información es correcta y está disponible, y todos los documentos anteriores requeridos existen ●

●

Los datos de facturación son distintos a los datos de los documentos anteriores dentro de las tolerancias (por ejemplo, variaciones de precio, impuestos o cantidad) definidas en la configuración empresarial. Para obtener más información, consulte Excepciones de factura de proveedor.

Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia. Para obtener más información, consulte Contabilizaciones operativas tardías. El sistema transfiere el documento de facturación a Finanzas para que se libere para pago o crédito. 4.

Las excepciones se envían para aclaración Si los datos no son consistentes, el sistema crea excepciones de factura y las envía como tareas que requieren aclaración. De acuerdo a las parametrizaciones de la configuración empresarial, las excepciones de facturación se envían para su aclaración. (Las excepciones de facturación se definen en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades. En el paso de Ajuste preciso, seleccione Excepciones de factura de proveedor). Transferencia manual El sistema envía tareas de aclaración a los contables responsables, los cuales pueden aclarar las excepciones ellos mismos en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores o transferirlas a otras personas responsables para su aclaración. ●

●

Transferencia automática Según el tipo de excepción, el sistema envía las tareas de aclaración a la persona pertinente, por ejemplo a un comprador o a un proveedor.

Para obtener más información acerca de las parametrizaciones de configuración, consulte Excepciones de factura de proveedor. 5.

El documento de facturación está Contabilizado Una vez que todas las excepciones relacionadas con un documento de facturación están aclaradas y aceptadas, puede enviar el documento para su contabilización. El documento de facturación se actualiza en la vista Facturas y notas de crédito y el sistema establece el estado en Contabilizado. El contable responsable también puede aceptar una excepción sin aclaración y contabilizar el documento de facturación para pago o crédito. Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.



155

Dependiendo de las parametrizaciones de configuración, el sistema podría iniciar un proceso de aprobación en el que su jefe debe aprobar la factura.

Consulte también Tipos de factura de proveedor [página 151] Tratamiento de excepciones [página 192] Guía rápida para trabajo [página 187] Guía rápida para entrada de factura [página 205] Guía rápida para autofacturaciones [página 256] Guía rápida para facturas periódicas [página 272]

6.1.3 Determinación de impuestos 6.1.3.1 Determinación de impuestos Resumen El sistema proporciona un evento fiscal y utiliza los números resultantes para generar informes de impuestos. Este informe creado automáticamente no sustituye la calificación fiscal del cliente o del propio usuario. SAP no asume responsabilidad por la exactitud del informe creado automáticamente o el informe de impuestos generado. Como regla, las empresas tienen la obligación legal de calcular los impuestos sobre los productos que compran o venden, o sobre los servicios que utilizan, y de recaudar estos impuestos, que deben pagar sus clientes. Después de que se proporcionaron los productos o servicios, los impuestos se deben declarar y pagar a las autoridades fiscales relevantes. Los impuestos se calculan para documentos comerciales como pedidos, facturas, notas de crédito o anticipos. Debido a que las leyes de cálculo de impuestos son diferentes en cada país, su empresa enfrenta el desafío de calcular el impuesto correcto para cada transacción comercial. El sistema le ayuda calcula ndo de forma automática el impuestos para los s iguientes tipos: ●

●

●

Impuesto sobre el valor añadido (IVA) Este impuesto es recaudado en muchos países, en especial en los de la Unión Europea. Hay muchas diferencias regionales. Por ejemplo, en algunos países, como Canadá y Australia, el impuesto sobre el valor añadido se recauda como "Impuesto sobre mercancías y servicios". Impuesto sobre ventas y consumo Este impuesto se recauda, por ejemplo, en los Estados Unidos y, de manera similar, en Canadá (impuesto provincial sobre ventas). Retención de impuestos Este impuesto se recauda de diferentes maneras e n varios países. El sistema puede calcular la retención de impuestos para los Estados Unidos.

Además, el sistema ofrece una herramienta de gestión de informes que le brinda un control efectivo sobre la declaración obligatoria de estos impuestos.

156




Ha creado los Datos maestros para determinación de impuestos [página 162] .

●

Las siguientes actividades son necesarias para definir el alcance de la solución para el cálculo de impuestos: El alcance de la solución para el cálculo de impuestos está especificado en el sistema en la Configuración empresarial, debajo de Soporte y servicios integrados. El concepto empresarial Cálculo de impuestos está ubicado en el paquete empresarial Entorno empresarial. ○

○

Si, además, necesita calcular los impuestos en sus ofertas, active la opción relevante en Alcance. En el paso Preguntas, navegue hasta el área empresarial Ventas y seleccione Nueva operación > Ofertas con cálculo de impuestos.

Elementos El sistema recopila los datos relevantes de los documentos comerciales disponibles para calcular correctamente los impuestos aplicables. Como usuario, debe configurar su sistema con la información necesaria para sus casos empresariales. SAP ha preconfigurado una gran cantidad de casos empresariales pero, en algunos casos, deberá ampliar su sistema. Para obtener más información sobre la determinación de impuestos y c ómo el sistema fusiona y clasifica datos, consulte Elementos para determinación de impuestos [página 164] .

Determinación de número de identificación fiscal En los siguientes casos, se determina de nuevo el número de identificación fiscal: ●

Se ha modificado la fecha del impuesto

●

Se ha modificado el grupo de declaración de impuestos, comprador o vendedor

●

El número de identificación fiscal es incorrecto

●

Se ha modificado el país del impuesto

Números de impuesto sobre el valor añadido (IVA) Para obtener la exención fiscal para entregas dentro de la comunidad, debe registrar, entre otras cosas, el número de IVA del receptor del servicio, que se va a utilizar para recibir las mercancías. Si hay varios números de IVA asignados al registro maestro del cliente, el sistema selecciona el número de IVA según los siguientes criterios: ●

●

●

El número de IVA del país en el que está ubicado el destinatario de las mercancías. Si no se introduce el número de IVA del país de entrega en los datos maestros, el sistema busca otros números introducidos en los datos maestros y selecciona un número diferente del número del país desde el cual se envían las mercancías. Si sólo hay un número de IVA para el país en el que se inicia el envío de las mercancías, o si no hay ningún número, los requisitos previos para una entrega dentro de la comunidad no se han cumplido y la entrega debe ser gravada a la tasa de impuestos relevante.



157

Si el número de IVA se introdujo en los datos maestros, se mostrará automáticamente en la factura. Puede sobrescribirlo en la ficha Impuestos en el documento. De todos modos, sólo puede sobrescribir utilizando los números que ha introducido previamente en el registro maestro de cuentas.

Según la directiva de la UE 2008/8/CE y la legislación fiscal específica de país, existe una regulación nueva, en particular, para comisiones B2B relacionadas con el lugar en que se realizan los servicios. Por lo general, el lugar en que se suministran los servicios sirve como dirección de destinatario del servicio. Si el país donde se encuentra la dirección del destinatario difiere de la dirección de la cuenta, se entiende que la dirección del destinatario es la ubicación donde se realiza el servicio. Esto influye directamente en cómo se determinan los impuestos, por el hecho de que la dirección del destinatario se utiliza para determinar el lugar en que se gravarán los servicios. Por ejemplo, se puede consultar el art. 3a (2) de la Ley de IVA en Alemania. Si esto no es correcto para todos los casos, los d atos de impuestos aplicables se deben adaptar manualmente, principalmente la residencia fiscal y el código de impuesto. Para distinguir entre las empresas y los individuos como destinatarios del servicio, el sistema (árbol de decisión de impuestos) verifica si se ha introducido un número de IVA en los datos maestros de la cuenta. Si falta el número de IVA, el caso comercial se trata como un servicio que se ha realizado para un individuo. Por lo tanto, es importante recordar incluir el número de IVA al introducir los datos maestros de la cuenta.

Mecanismo de inversión del sujeto pasivo Mecanismo de inversión del sujeto pasivo significa, en algunos casos, que el cliente es, por ley, responsable del IVA, y está obligado a pagarlo a la autoridad fiscal correspondient e. En este caso, el empresario emite una factura sin IVA, pero con una notificación indicando que la deuda fiscal se transfiere al cliente. El cliente debe calcular y pagar el IVA a la autoridad fiscal, y normalmente puede reclamar la deducción de IVA soportado. La transferencia de la deuda fiscal al receptor del servicio se llama mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos con mecanismo de inversión de sujeto pasivo [página 170].

Impuestos en la gestión de pedidos para terceros En escenarios de ventas típicos, las transacciones tienen lugar directamente entre una empresa y un cliente, ambos socios comerciales están ubicados en el mismo país y la empresa produce y entrega una mercancía o servicio directamente al cliente. En tales escenarios no se necesitan regulaciones de impuestos especiales. Pero en el evento en que uno o más parámetros de este escenario empresarial difieren de la situación típica, por ejemplo, dirección del cliente y direcciones de entrega no son iguales, se aplican regulaciones especiales dependiendo de la complejidad de los escenarios. Para obtener más información, consulte Impuestos en la gestión de pedidos para terceros y transacciones en cadena [página 173].

Fecha relevante para la declaración de IVA La fecha utilizada para la declaración de IVA depende del documento comercial. Por ejemplo, en la factura del proveedor, se utiliza la Fecha de recepción y, en la factura del cliente, la Fecha de contabilización. Pero si lo desea, también puede introducir una Fecha de vencimiento de impuestos.

158



Para obtener más información sobre la fecha de vencimiento del impuesto, consulte Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuesto.

Introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientos contables Puede introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientos contables de la siguiente forma: ●

Vaya al centro de trabajo Pedidos de cliente y seleccione Nuevo pedido de cliente o uno existente para su tratamiento. Seleccione Visualizar todos. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiqueta Impuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición seleccionada en Código de impuesto. ●

Vaya al centro de trabajo Facturación de cliente y seleccione Nueva factura manual o una factura o nota de crédito existente para su tratamiento. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiqueta Impuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición de factura seleccionada en Código de impuesto. ●

Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione Nuevo pedido o uno existente para su tratamiento. Seleccione Visualizar todos Posiciones . En la etiqueta Datos básicos, en Impuestos seleccionar el código de impuesto correspondiente para la posición de pedido seleccionada. ●

Vaya al centro de trabajo Factura de proveedor y seleccione Nueva factura sin pedido o una factura existente para su tratamiento. En la etiqueta Resumen seleccione el código de impuesto correspondiente para la posición de factura seleccionada.

Árbol de decisión de impuestos El sistema utiliza el árbol de decisión de impuestos para determinar correctamente un evento fiscal. El árbol de decisión de impuestos consta de una secuencia de preguntas lógicamente conectadas que el sistema determina como verdaderas o falsas después de compararlas con los datos introducidos en los documentos. De esta manera, los hechos se limitan hasta que el evento fiscal y el método de cálculo de impuestos correcto se ha determinado. Las preguntas se comparan con los datos introducidos en el documento y se responden; el proceso subyacente puede ser representado como flujo de proceso. Las preguntas del siguiente ejemplo se utilizan para determinar el evento fiscal “Exportación a tercer país” para una empresa radicada en Alemania.

Cada país tiene asignado un árbol de decisión de impuestos. SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


159

Flujo de proceso

El flujo del proceso para determinación de impuestos describe una muestra de cómo se determina un evento fiscal para una factura: 1.

El agente comercial crea y graba una factura manual.

2.

Una vez introducidos los datos necesarios, el sistema transfiere datos relevantes para impuestos para la determinación de impuestos, como: Ubicación del proveedor o el comprador ●

●

●

Atributos fiscales del socio comercial Uno de estos atributos es el motivo de exención fiscal que depende de ciertas leyes específicas de cada país. Atributos fiscales de los productos El tipo de tasa de impuesto y el motivo de exención fiscal pueden ser diferentes para cada país, región y tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no están sujetos a impuestos, de manera que el motivo de exención fiscal debe ser asignado en los datos maestros de los productos. Normalmente, los productos se gravan a tasa de impuesto estándar, y no se necesitan otras entradas.

3.

El sistema utiliza los datos relevantes para impuestos a fin de activar la determinación de impuestos, y los datos se procesan automáticamente en un árbol de decisión de impuestos.

4.

El sistema calcula los impuestos en base a los siguientes componentes: Evento fiscal

●

160

●

Tipos de impuestos

●

Tipos de tasas de impuestos como tasa estándar de impuesto sobre el valor añadido



5.

●

Tasa de impuesto como un porcentaje

●

Importe gravable

El sistema incluye el resultado de la determinación y el cálculo de impuestos en el pedido. El impuesto calculado se visualiza en la ficha Determinación de precios y en la ficha Impuestos de la ficha Posiciones . Todos los detalles de impuestos determinados por el sistema se muestran en la ficha Impuesto. Por ejemplo: Residencia fiscal ●

●

Código de impuesto

●

Código de domicilio fiscal en caso de que la reside ncia fiscal sea Estados Unidos

●

Región fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Canadá

●

Fecha de impuesto

●

En una tabla con una fila para cada tipo de impuesto se enumera lo siguiente: Base gravable ○

○


○

Tasa de impuesto

○

Motivo de exención fiscal, si es necesario

○

Importe del impuesto

○

Tipo de deducibilidad (sólo para documentos de compra)

○

Parámetros específicos de cada país (si es necesario), como indicadores para impuesto diferido (en Francia o la India), código de jurisdicción fiscal (Estados Unidos) o región (Canadá). Sin embargo, no todas las transacciones relevantes para impuestos pueden ser reconocidas automáticamente y con exactitud por el sistema. Por lo tanto, recomendamos sobrescribir los datos manualmente en el documento, en caso de que el sistema no determine la residencia fiscal correcta o el código de impuesto correcto para la transacción. Si debe modificar manualmente la residencia fiscal en el documento, la ayuda para entradas muestra sólo los países para los que se crea una autoridad fiscal y los acuerdos fiscales se actualizan para su empresa. Sin embargo, también puede introducir otra residencia fiscal en el que las ventas se deben informar por motivos fiscales. Luego, el sistema muestra los códigos de impuestos específicos para este país. Recuerde que debe cr ear la autoridad fiscal para este país. Luego, debe volver a activar la determinación de impuestos en el documento, de manera que se pueda encontrar el número de identificación fiscal correcto para la transacción. Para países que tienen tasas de impuesto múltiples, puede introducir el criterio de cálculo de impuestos manualmente. Tenga en cuenta que si los datos relevantes para impuestos, como el país donde se presta el servicio o donde se encuentra el receptor de las mercancías fue modificado en un documento siguiente de una transacción comercial, no se determinan la Residencia fiscal ni el Código de impuesto. Esto afecta, por ejemplo, a modificaciones en datos de dirección en una confirmación de servicio creada para una orden de servicio, o modificaciones en una factura de proyecto creada para un pedido de cliente.

Consulte también Procesamiento de parte Determinación de impuestos — EE.UU. [página 177] (Este documento cubre conceptos específicos para los Estados Unidos, tales como el cálculo de impuestos de entregas en Tejas y California, nexo.)



161

6.1.3.2 Detalles de Determinación de impuestos 6.1.3.2.1 Datos maestros para la determinación de impuestos Para asegurar que la determinación de sus procesos de ventas se ejecuta correctamente, ha creado los siguientes datos maestros:

Autoridad fiscal En el centro de trabajo Gestión fiscal ha creado un registro de datos maestros de cada autoridad fiscal responsable de la empresa.

Acuerdos fiscales de la empresa Ha asignado un acuerdo fiscal de la empresa en el registro e datos maestros para la autoridad fiscal. Introduce un número de identificación fiscal para el tipo de impuesto para confirmar que su empresa está registrada y que ha declarado los impustos a la autoridad relevante.

Certificado de exención fiscal en los datos maestros de cuenta En países como Estados Unidos, Francia e Italia, cuentas como las de las organizaciones si ánimo de lucro pueden estar exentas del pago de impuestos durante un cierto período de tiempo. Para estas cuentas se define un número de certificado de exención apropiado y la fecha de validez en los datos maestros de la cuenta. Los se consideran en las transacciones de ventas y se requieren para determinar tanto el pago de cliente correcto como el pago correcto a las autoridades fiscales correspondientes. Si el certificado de exención fiscal es válido a la , entonces no se calcula ningún impuesto. El número de certificado de exención se indica automáticamente en el documento de pago. Se debe indicar un motivo para la exención de impuestos en los datos maestros del cliente.

Código de domicio fiscal en las daots maestros de la cuenta para Estados Unidos Ha creado un domicilio fiscal en los datos maestrs de la cuenta.

Empresa Los datos de la empresa, como la empresa, la dirección y el código de domicilio fiscal se indican en la gestión organizativa.

Productos Si no indica otra información en un registro maestro de producto, el producto se grava con la tasa de impuestos estándar. Si queire modificar la tasa de impuesto estándar de varios países, debe asignar el tipo de tasa de impuesto y, si es necesario, el motivo de exención de impuestos del producto relevante en los datos maestros.

162



Servicios Para impuesto, debe especificar qué tipos de servicios ofrece y como se deben gravar o quien está sujeto a impuesto en una transacción comercial concreta, de forma que el sistema determine el código fiscal relevante. Indique sus servicios en la vista Servicios del centro de trabajo Portafolio de productos y servicios dentro de la ficha Descripción del servicio y, de ser preciso, asígnelos en el motivo de exención fiscal relevante dentro de la ficha Impuesto o bien especifique si se debe gravar el servicio en la ubicación donde se presta: Si se instala o implementa una pieza de repuesto, entonces la implicación de impuesto puede ser prestación o realización de trabajo. El sistema no puede determinar estos casos automáticamente. En cada caso individual, verifique el código impositivo correspondiente en la ficha Impuestos para el servicio y la pieza de repuesto.

●

●

●

Algunos servicios siempre se gravan en la oficina central de la empresa que proporciona el servicio, incluso si se proporcionan para un cliente radicado fuera de los límites de la oficina central. En los registros de datos maestros de estos servicios, asegúrese de que no se indicado nada en el campo Motivo de exención fiscal de la ficha Impuestos , y de que no se ha fijado el indicador Sujeto a impuestos en destino. Según la Directiva 2008/8/EC y su implementación en el Acta anual de impuestos 2009, a partir del 1 de enero de 2010, esta es la regla básica para servicios que se proporcionan para un consumidor particular final radicado fuera de los límites del país donde se encuentra la oficina central. Algunos servicios siempre deben estar gravados en la ubicación donde se proporcionan, como los trabajos de construcción o edificación. Para tales servicios, establezca el indicador Sujeto a impuestos en destino en la ficha Impuestos . En este punto, el sistema controla que se haya prestado el servicio. La tansacción no se grava a nivel nacional si la ubiación donde se proporciona el servicio es el extranjero. Si se selecciona este indicador, entonces se usa la dirección de la ubicación del servicio para determinar si se gravarán los servicios. En este caso, la empresa que proporciona las mercancías o servicios debe gravar la transacción comercial en el país de destino y registrarla también allí. Según la Directiva 2008/8/EC y su implementación en el Acta anual de impuestos 2009, a partir del 1 de enero de 2010. Un ejemplo es el trabajo realizado sobre propiedades muebles tangibles de un consumidor particular en el extranjero. Para garantizar que la determinación de impuestos funcione correctamente, debe establecer los indicadores e indicar los motivos para la exención de impuestos en todos los países relevantes. Esto resulta particularmente necesario para actualizar el indicador Sujeto a impuestos en destino para tanto el país emisor como para el receptor. En comparación, si las mercancías o los servicios están sujetos a impuesto en destino, el vendedor debe calcular y pagar el impuesto del país de destino. Por lo tanto, no basta con actualizar los detalles impositivos solo para el país de origen, sino que también se deben actualizar los datos de los países de destino. Sin embargo, algunas circunstancias pueden derivar en desgravación o en imposición doble. La desgravación se produce cuando se indica que un servicio está sujeto a impuestos en destino en el país de origen, pero no en el de destino. La imposición doble se produce cuando se indica que un servicio está sujeto a impuestos en destino en el país de destino, pero no en el de origen. Estas inexactitudes legislativas también se dan en casos reales. De todos modos, el sistema no admite la doble imposición. Para los servicios que no están sujetos a impuesto en el país de origen (concretamente, aquellos indicados como Sujeto a impuestos en destino), se debe controlar cuidadosamente la configuración para los países de destino, a fin de evitar una desgravación accidental. El indicador Sujeto a impuestos en destino solo se emplea en transacciones relacionadas con CRM, y con SRM.



163

●

●

Otros servicios como los proporcionados por una empresa situada en el extranjero o trabajos específicos se gravan según el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Para obtener más información, consulte Mecanismo de inversión del sujeto pasivo [página 170] . Desde el punto de vista del vendedor, la transacción se debe informar, pero el impuesto adeudado se transfiere a la cuenta. Si este motivo de exención de impuesto se indica en el registro maestro de servicios, el sistema aplica la regla de inversión del sujeto pasivo a la transacción de ventas correspondiente. La nota que hace referencia a la invesión del impuesto adeudado (mecanismo de inversión del sujeto pasivo) se imprime en la factura. El motivo relevante de exención de impuesto se debe indicar para el servicio en la ficha Impuestos . De acuerdo con la Directiva 2008/8/ED y su implementación en el Acta anual de impuestos 2009, desde el 1 de enero de 2010, esta es la regla básica para servicios que se proporcionan para una empresa en el extranjero. La regla básica determina automáticamente si la central de la empresa que brinda las mercancías o los servicios se encuentra en cualquier estado miembro de la UE. En el caso de las cuentas nacionales, sin embargo, el sistema no reconoce automáticamente la regla de de inversión del sujeto pasivo. Cuando sea aplicable, el usuario debe sobrescribir manualmente el código de impuestos en los documentos de ventas (§13b (1) N. 2 - 5). Para ello puede crear su propio código de impuestos y la frase legal en la configuración empresarial. Para más información, véase Impuesto sobre mercancías y servicios: Guía de configuración [página 174]. El evento fiscal y el código del motivo de exención fiscal correpondientes ya están disponibles en el sistema. La ubicación del servicio se emplea siempre para la determinación de impuestos para servicios en EE. UU. El indicador Sujeto a impuestos en destino no es relevante para este país.

Consulte también Impuestos sobre mercancías y servicios: Guía de configuración [página 174] Determinación de impuestos [página 156]

6.1.3.2.2 Elementos de la determinación de impuestos Resumen Las secciones siguientes le ofrecen un resumen de los elementos de la determinación de impuestos y sus relaciones:

Tipo de impuesto y tipo de tasa de impuesto Todo tipo de impuesto en un evento fiscal tiene un tipo de tasa de impuesto y una tasa de impuesto que se aplica a la base imponible (en la ma yoría de los casos, el impor te neto) para calcular el importe de impuesto para el tipo de impuesto pertinente. Las tasas de impuesto están representadas en el sistema por tipos de tasa de impuesto – en el ejemplo de Alemania, la tasa de impuesto del 19% para el impuesto sobre el valor añadido corresponde al tipo de tasa de impuesto estándar. De esta forma, es fácil representar dependencias temporales. Si la tasa de impuesto para este tipo de impuesto cambia debido a una nueva ley, se puede definir una tasa de impuesto nueva en el sistema para una fecha de validez específica sin tener que crear un nuevo código de impuesto. ●

164



Para jurisdicciones fiscales como India y Canadá, donde existe más de un tipo de impuesto, se pueden utilizar los campos siguientes: Tipo de tasa de impuesto y Motivo de exención fiscal, así como Tipo de deducibilidad para documentos de compras. ●

El tipo de tasa de impuesto estándar se calcula para el impuesto sobre el valor añadido sobre la base del importe neto. Esto significa que, si la tasa de impuesto es el 19%, se calcula un importe de impuesto de 19 euros para un importe neto de 100 euros.

Tasa de impuesto ●

Para Canadá, los impuestos se configuran previamente para cada provincia y territorio en Canadá, y para cada estado en los Estados Unidos. No obstante, antes de utilizar el sistema, se tiene que verificar si estas tasas de impuesto aún son válidas, de acuerdo con las modificaciones legislativas recientes.

Evento fiscal En el evento fiscal, el sistema determina el método de tasación a utilizar para la transacción comercial de acuerdo con: ●

los tipos de impuesto que son aplicables

●

si la transacción comercial es imponible o no

●

si la transacción comercial está sujeta a impuestos o no

●

la tasa de impuesto que es aplicable

Para transacciones comerciales transnacionales, el sistema utiliza un árbol de decisiones de impuestos tanto para el país de salida como para el país receptor con el fin de determinar el método de tasación utilizado en el evento fiscal para cada país. Los árboles de decisiones relevantes se determinan por los países introducidos en el documento, en particular por los países del proveedor y del destinatario de mercancías. Otras jurisdicciones fiscales pueden ser la: ●

ubicación de la residencia fiscal del vendedor que proporciona un servicio

●

ubicación de la residencia fiscal del comprador para el que se proporciona un servicio

●

ubicación en la que se tiene que proporcionar el servicio

Implicaciones del evento fiscal para otras áreas: ●

Para calcular el impuesto, el evento fiscal considera lo siguiente: tipo de impuesto vencido ○

●

○

procedimiento para cálculo de impuestos

○

motivos de exención fiscal, si es necesario

Para determinar el impuesto, el evento fiscal especifica lo siguiente: criterios de asignación para los informes de impuestos ○

○

●

el campo en el que se visualiza el impuesto en la declaración de impuestos: puede asignar eventos fiscales a los campos del formulario de la declaración de impuestos para el país relevante. Para obtener más información, consulte Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios.

En contabilidad, el evento fiscal controla la determinación de cuentas.

Naturalmente, existen más eventos fiscales en el sistema para otras transacciones comerciales habituales. No obstante, no puede crear sus propios eventos fiscales. SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


165

●

Ejemplos de eventos fiscales 10: Adquisición nacional 1) ○

○

100: Adquisición intracomunitaria

○

310: Aprovisionamiento nacional de mercancías y servicios

○

400: Aprovisionamiento intracomunitario (§4 Nr. 1b Ley del IVA)

De acuerdo con la Directiva 2008/8/CE y su implementación bajo el Acta anual de impuestos 2009, el aprovisionamiento de servicios intracomunitario también se tiene que declarar en las declaraciones del IVA a partir del 1 de enero de 2010. Con este fin, se han introducido campos nuevos en la declaración del IVA: campos 21, 46 y 47. Para utilizar estos campos para servicios prestados en un estado miembro extranjero de la Unión Europea, existen dos eventos fiscales nuevos para Alemania y todos los demás miembros UE válidos a partir del 1 de enero de 2010. Venta 455 "Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo" ○

○

155 "Compra de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo"

Se pueden producir errores si se utilizan estos eventos fiscales con una fecha del impuesto anterior.

Tipo de deducibilidad Además de la tasa de impuesto, también cuenta el porcentaje en el que el IVA soportado es deducible. Dependiendo del tipo de empresa o el tipo de volumen de negocios saliente en el que se ha incorporado un determinado volumen de negocios entrante, el IVA soportado se puede deducir en un porcentaje del 100%, 0% o un porcentaje determinado específicamente para la empresa. Con este fin, se definen tipos de deducibilidad que representan el porcentaje. Los dos tipos de deducibilidad utilizados con mayor frecuencia son Totalmente deducible (100%) y No deducible (0%).

Código fiscal El método adecuado para calcular impuestos viene determinado por una combinación de tipo de impuesto, evento fiscal y tipo de tasa de impuesto, y por el tipo de deducibilidad para el IVA soportado del volumen de negocios. Puede definir el código fiscal en el sistema para evitar errores cuando estos parámetros se introduzcan de forma manual. Cada código fiscal representa una combinación unívoca de los parámetros siguientes: ●

En ventas Evento fiscal ○

●

○

Tipos de impuesto

○

Tipos de tasa de impuesto correspondientes

En compras Evento fiscal ○

○

Tipos de impuesto

○

Tipos de tasa de impuesto correspondientes

○

Tipos de deducibilidad

Esto hace posible definir todos los parámetros representados por un código fiscal en el documento seleccionando un código fiscal, sin tener que introducir cada parámetro de forma individual. Los impuestos se pueden calcular de forma automática solo para los productos del maestro de productos. Esto es porque, a veces, tiene que introducir el código fiscal manualmente, especialmente en compras. Como alternativa,

166



puede introducir una categoría de producto, de manera que el tipo de tasa de impuesto para esta categoría se pueda utilizar y, así, permitir el cálculo de impuestos automático. El sistema utiliza un código fiscal unívoco para un evento fiscal solo para los países que tienen un tipo de impuesto. ●

En ambos países se pueden considerar varios tipos de impuesto para un evento fiscal. India, por ejemplo, utiliza varios tipos de impuesto y cada tipo de impuesto tiene varios tipos de tasa de impuesto y tipos de deducibilidad, El número de combinaciones posibles que pueden resultar hace que sea imposible trabajar de forma eficiente con códigos fiscales. En estos países, el código fiscal corresponde al evento fiscal. ●

De acuerdo con la Directiva 2008/8/CE y su implementación bajo el Acta anual de impuestos 2009, el aprovisionamiento de servicios intracomunitario también se tiene que declarar en las declaraciones del IVA a partir del 1 de enero de 2010. Con este fin, se han introducido campos nuevos en la declaración del IVA: campos 21, 46 y 47. Para utilizar estos campos para servicios prestados en un estado miembro extranjero de la Unión Europea, existen dos códigos fiscales nuevos para Alemania y todos los demás miembros UE válidos a partir del 1 de enero de 2010: Compras: 430 "Compra de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo, tasa estándar, c ompletamente deducible ○

○

○

Ventas: 530 "Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo" Excepción para Italia: En Italia, el código fiscal para ventas es: 540 "Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo"

Región exenta En muchos países existen regiones y áreas que tienen un estado especial en la legislación fiscal. Por ejemplo, Büsingen y Helgoland están exentas del impuesto sobre el valor añadido alemán. En la configuración empresarial, puede definir las regiones exentas de las normativas impositivas nacionales o que tienen un estado especial. Estas regiones pueden corresponder a regiones políticas, comunidades o zonas libres de impuestos y se derivan directamente del código postal.

Código de domicilio fiscal Los niveles de domicilio fiscal se consideran en el cálculo de impuestos si los impuestos son a nivel de estado, condado y ciudad pero no a niveles nacionales de gobierno. Los diferentes niveles de un código de domicilio fiscal representan diferentes niveles administrativos. El ajuste preciso de esta actividad garantiza que el sistema utiliza todos los niveles administrativos para determinar la tasa de impuesto para cada autoridad. En algunos países, no obstante, otros niveles de gobierno tienen jurisdicción fiscal. En estos casos, puede adaptarlos. Defina tasas de impuesto después de haber actualizado el código de domicilio fiscal. ●

En los Estados Unidos, los impuestos los recaptan no solo los estados, sino también los condados y las ciudades; para ventas nacionales, la tasación, por lo tanto, depende del estado, del condado y de la ciudad en la que su empresa y el destinatario de mercancías se encuentren. Con este fin, puede introducir un código de domicilio fiscal en los datos maestros de la empresa y del cliente. El código de domicilio fiscal representa la ubicación de su empresa, de su cliente o de su proveedor en una estructura jerárquica, de manera que un país puede tener varios estados que, a su vez, pueden tener varias ciudades y municipios.



167

El código de domicilio fiscal se estructura como sigue: 2 caracteres alfanuméricos para el primer nivel; es el código de estado estándar ○

○

6 caracteres alfanuméricos para el segundo nivel; por ejemplo, el condado

○

6 caracteres alfanuméricos para el tercer nivel; por ejemplo, la ciudad

○

1 carácter alfanumérico para el cuarto nivel, por ejemplo, la ubicación o el área

No es necesario utilizar los cuatro niveles. El número de niveles utilizados depende del estado. Esta función actualmente se utiliza solo en los Estados Unidos. Para los Estados Unidos, los códigos de domicilio fiscal se han preconfigurado en el sistema en el nivel de estado de EE.UU. Tiene que introducir más niveles, según sea necesario. Si un código de domicilio fiscal no se ha asignado a un cliente, el sistema utiliza el estado de los EE.UU. de la dirección como código de domicilio fiscal. Ejemplo Código de domicilio fiscal - Descripción

Código de domicilio fiscal

Tasación en %

Estado de Nueva York

NY

4%

Condado de Albany

NYAL0181

4%

Condado de Allegany

NYAL0221

4,5%

En el código de domicilio fiscal NYAL0181, NY es Estado de Nueva York, AL0181 es Condado de Albany en el Estado de Nueva York. Para el Condado de Albany, se consideran dos niveles de código de domicilio fiscal, y se impone un 8% (4% + 4%) de impuesto. Para el Condado de Allegany, se impone un 8,5% (4% + 4,5%). ●

Otros países como Canadá tienen tasas de impuesto que dependen de regiones. Es debido a que Canadá Región.. está dividido en provincias y territorios. En estos casos, utilice el campo Región

Exención fiscal La exención fiscal es una exención de todos los impuestos o de determinados que se imponen en un país. En la mayoría de los casos, la base de la exención fiscal viene determinada por requerimientos legales. En algunos casos, se pueden aplicar sin tener que considerarlos considerarlos.. Para garantizar la transparencia, muchos legisladores requieren requieren que el motivo de la exención fiscal se especifique en los documentos relevantes, relevant es, como facturas. Los motivos moti vos de exención fiscal se facilitan en el sistema, no se pueden modificar y se asignan a un tipo de impuesto. Los certificados de pago directo de un cliente y de organización exenta son aplicables hasta que se revoquen. Los certificados de exención fiscal se determinan automáticamente en un documento de ventas. Puede asignar motivos de exención fiscal relevantes a los datos maestros de producto y cliente, seleccionando la entrada relevante en los campos Motivo de exención fiscal. fiscal. Para obtener más información, consulte Procesamiento del certificado de exención fiscal [página 169] . ●

Para los Estados Unidos, están disponibles varios tipos de certificado de exención fiscal: Certificado de pago directo - continuo ○

168

○

Certificado de organización exenta - continuo

○

Certificado de uso exento - continuo

○

Certificado de uso exento - individual



○

Certificado de reventa - continuo

○

Certificado de reventa - individual

También hay que añadir el estado. Solo se pueden encontrar automáticamente los siguientes tipos de certificados de exención fiscal, dado que solo en estos casos es seguro que siempre se aplican los certificados de exención: Certificado de pago directo – continuo c ontinuo ○

○

Certificado de organización exenta – continuo

Para todos los demás tipos de certificados necesitará la información del cliente de si se puede utilizar el certificado para la transacción actual. A continuación, deberá asignar los tipos manualmente en una transacción de venta.

Información del texto legal La información de texto legal es una explicación textual de los motivos de exención impresos en facturas. Estos textos explican la razón por la cual determinadas transacciones están exentas de impuestos, lo que le permite cumplir con los requisitos legales. La información de texto legal está impresa en una factura de c liente, si, por ejemplo, es aplicable una exención fiscal. No obstante, si los textos no están disponibles en el idioma requerido, el sistema el texto en inglés para la factura.

6.1.3.2.3 Procesamiento de certificado de de exención fiscal fiscal Resumen Una exención fiscal es una exención de todos o determinados impuestos estatales o nacionales por la que parte de los impuestos que normalmente se recolectarían de un individuo o una organización no se cobran. Un certificado de exención fiscal es un certificado que envía un cliente a una empresa para reclamar la exención del impuesto sobre las ventas. En este sistema, el certificado de exención fiscal contiene la siguiente información: ●

Indica el período de tiempo durante el cual se pueden aplicar las exenciones fiscales.

●

Indica Ind ica si las exenciones fiscales se aplican a una sola transacción de ventas o a varias.

●

Indica si el importe exento (acumulado) (acumulad o) supera el importe máximo cuando las exenciones se aplican en varias transacciones de ventas. Esto se aplica a los Certificados de exención fiscal para Francia solamente.

●

Indica el motivo de la exención fiscal En Francia, un cliente puede solicitar la exención del IVA a las autoridades. Si se le concede, el cliente recibe una carta de confirmación que incluye un número de licencia y el período por el cual está exento de IVA. El cliente envía esta carta a un proveedor que deberá tener en cuenta la exención fiscal cuando le emita facturas. El proveedor no puede incluir impuestos en las facturas del cliente durante el período de validez de la licencia de exención.



169

Requisitos previos El cliente ha solicitado la exención fiscal a la autoridad fiscal y ha recibido un certificado de exención fiscal. Este certificado se ha asignado a la cuenta.

Flujo de proceso Los siguientes pasos explican el flujo de procesos típico para el Certificado de exención fiscal de cliente en la facturación a clientes. 1.

Cuando crea un pedid Cuando pedido o de cliente, cliente, una orden orden de servi servicio cio o una factura factura de client cliente, e, el sistema sistema busca busca certific certificados ados de exención existentes y asigna uno válido automáticamente. Puede rechazar la propuesta y evitar que la exención se aplique en el nivel de cabecera o partida individual. Puede asignar en forma manual un certificado existente y el motivo de la exención relevante en el nivel de cabecera o partida individual. Al crear o ver un pedido de cliente, una orden de servicio o una factura de cliente, puede observar un conjunto de elementos (campos, enlaces, botones, casillas de verificación). Estos elementos sólo son visibles si la empresa vendedora está ubicada en EE. UU. o Francia.

2.

También puede También puede crear crear un certifica certificado do nuevo nuevo si no existe existe y asignarlo asignarlo de de inmediat inmediato o al document documento o de ventas ventas o facturación. El sistema le permite introducir la información de exención fiscal relevante enviada por el cliente directamente en el documento comercial. Para obtener más información, consulte Crear certificados de exención fiscal

3.

El certificad certificado o registra registra y muestra muestra el total de los import importes es exentos. exentos. El importe importe exento exento de cada certifi certificado cado que surge de durante el proceso de facturación se acumula en el certificado correspondiente. En Francia, puede fijar un importe máximo de impuestos que no puede superarse. El sistema evita que el importe acumulado supere el límite durante el proceso de creación de factura si un certificado sólo permite que haya un importe limitado exento. La cancelación de facturas de facturas que incluyen certificados anula la acumulación realizada anteriormente.

En el centro de trabajo Gestión de clientes, clientes, en la vista Informes Informes,, puede supervisar en tiempo real los certificados c ertificados de exención fiscal creados en el sistema y enviados a la empresa.

6.1.3.2.4 Determinación de impuestos impuestos con mecanismo mecanismo de inversión del sujeto pasivo Resumen Al impuesto sobre el valor añadido (IVA) se le cargan ingresos de la venta de mercancías y servicios. Esto significa que un empresario emite una factua que incluye el IVA a un cliente (como receptor del servicio) y paga el IVA a la autoridad fiscal responsable. En consecuencia, el empresario es el sujeto a IVA. En algunos casos, no obstante, el cliente es, por ley, responsable del IVA, y está obligado a pagarlo a la autoridad fiscal correspondiente. correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura IVA, pero con c on una notificación indicando que la deuda fiscal se ha transferido al cliente. El cliente debe calcular y pagar el IVA a la autoridad fiscal, y normlamente puede reclamar reclamar la deducción de IVA soportado. La transferencia de la deuda fiscal al receptor del servicio se llama e invierte la responsabilidad responsabilidad fiscal.

170



Determinación automática de impuestos con mecanismo de inversión del sujeto pasivo A algunos servicios, como los ofrecidos por una empresa ubicada en el extranjero, o los servicios ofrecidos para un receptor de servicios ubicado en el extranjero, se les aplican los impuestos según el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Desde la perspectiva del vendedor, hay que informar de la transacción, pero la deuda fiscal se transfiere al cliente. Según la directiva 2008/8/EC y su implementa implementación ción de acuerdo con la Ley Anual de Impuestos de 2009, a partir del 1 de enero de 2010, esta es la regla básica para servicios prestados a una empresa extranjera. Esta regla básica se determina automáticamente si la central de la empresa que proporciona las mercancías o los servicios está en un Estado miembro de la UE. No hay que introducir ningún código de exención fiscal en el maestro de servicios. Para Alemania, el sistema actualmente solo cubre la transferencia de la deuda fiscal para otros serevicios proporcionados proporcionad os por un empresaraio ubicado en el extranjero si estos servicios se proporcionan en el propio país (Apart.13b pár.1 nº 1 Ley IVA), o si una empresa alemana proporciona proporciona unos tales servicios a un receptor de servicios ubicado en el extranjero. El flujo de proceso para la determinación de impuestos describe el evento de determinación de impuestos 240 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo Ap.13b II 1 nº 1 UStG, evento fiscal 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo, y las anomalías a tener en cuenta: 1.

Crear Cre ar un un pedid pedido o de clie cliente nte,, un pedi pedido do o una una fact factura ura..

2.

Mientras se está Mientras está procesando procesando el docume documento, nto, el sistema sistema transfi transfiere ere los datos datos fiscales fiscales relevan relevantes tes para para la determinación determinac ión de impuestos. Son ejemplos de datos fiscales relevantes del mecanismo de inversión del sujeto pasivo: Ubicación del proveedor o el comprador Venta de un servicio La empresa vendedora debe estar ubicada en Alemania. La dirección del vendedor se utiliza como base, y el sistema normalmente utiliza la dirección estándar de su empresa a menos que haya sobreescrito la dirección el el pedido de cliente, en la ficha Partes implicadas . ●

○

○

○

○

El receptor del servicio debe estar ubicado en el extranjero. La ubicación donde se realiza la prestación del servicio se utiliza y debe estar en Alemania. Si el receptor de un sevicio es un particular, el servicio solo está sujeto al mecanismo de inversión del sujeto pasivo si este se presta en la Unión Europea (UE). Si las posiciones de una factura contienen servicios prestados en distintas ubicaciones (según la dirección del receptor de las mercancías o servicios en la ficha Partes implicadas ),esas direcciones se utilizan primero.

Compra de un servicio El proveedor debe estar ubicado en el extranjero. La dirección del proveedor se utiliza como base, y el sistema utiliza la dirección estándar. ○

○

●

El receptor del servicio debe estar ubicado en Alemania. La ubicación de prestación del servicio es decisiva. También es posible que posiciones individualess de factura contengan distintas ubicaciones en las que se han prestado servicios individuale (según la dirección del receptor de servicios). En este caso se utiliza como prioridad.

Atributos fiscales de los productos El tipo de tasa de impuesto y el motivo de exención fiscal pueden ser diferentes para cada país, región y tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios están sujetos a



171

impuestos, de manera que el motivo de exención fiscal debe ser asignado en los datos maestros de los productos. Introduzca las siguientes opciones para el mecanismo de inversión del sujeto pasivo en los datos maestros de servicios en las fichas Ventas > Impuestos y Compras > Impuestos , según sea necesario: Motivo de exención fiscal: fiscal: Comprador responsable del IVA ○

○

La casilla Sujeto a impuestos en destino

debe estar seleccionada.

3.

El sistema sistema proces procesaa todos todos los datos datos fiscales fiscales releva relevantes ntes para para la determin determinació ación n de impuesto impuestos. s.

4.

El sistem sistemaa calcula calcula el el impuest impuesto o utilizan utilizando do los los siguien siguientes tes compon componente entes: s: Evento fiscal, por ejemplo 240 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo Ap. 13b II 1 nº 1 UStG para comprar o 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo para ventas

●

●

Códigos de impuestos

●

Tipo de impuesto

●

●

5.

Tipo de tasa de impuesto, como la tasa completa del impuesto sobre el valor añadido con la que se determina la tasa del impuesto como porcentaje, por ejemplo el 19%. Importe gravable

El sistema sistema introdu introduce ce el resultado resultado de la determ determinaci inación ón del impuest impuesto o y el cálculo del impues impuesto to en el documento documento que se está procesando actualmente. El impuesto calculado se visualiza en la ficha Determinación de precios.Todos precios .Todos los detalles del impuesto determinado por el sistema se visualizan en la ficha Detalles del impuesto,, como Residencia fiscal y impuesto fiscal y Código del impuesto de impuesto de la residencia fiscal. Si se determina la inversión del sujeto pasivo para un pedido de cliente o una factura manual, en la factura impresa se visualiza una nota de que el cliente debe pagar el impuesto.

Puede encontrar más información sobre el proceso general de la determinación de impuestos en Determinación de impuestos [página 156]. 156] . El sistema procesar otros escenarios de mecanismo de inversión del sujeto pasivo en la determinación automática de impuestos, por tanto se deben verificar de forma manual.

Control manual del mecanismo de inversión del sujeto pasivo En algunos países hay también otros procesos de venta o compra que están sujetos a la inversión de sujeto pasivo, pero el sistema no los puede determinar automáticamente, como por ejemplo en Alemania ventas según la §13b (5) UStG o compras según §13b (2). ●

Para las unidades de radio móviles y los circuitos integrados con una fecha de impuestos a 1 de julio de 2011 y un importe de factura de como mínimo 5000 euros, la inversión del sujeto pasivo se aplica según el pár.13b (2) nº 10 UStG. En este caso tiene que modificar manualmente el código de impuesto por uno de los siguientes: 15 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG ○

○

●

●

172

515 — Suministro de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG

Para estos procesos, el sistema proporciona los eventos fiscales 313 — Suministro de inversión de sujeto pasivo §13b V UStG y 50 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 4, 6 - 9 UStG, 11 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 2 UStG, 12 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 3 UStG, 13 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 5 UStG y 240 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 1 UStG. Pero debe crear su propio código fiscal en su sistema. Si obtiene sus ingresos de ventas según la §13b (5) UStG, debe introducir manualmente el código fiscal.



Eventos fiscales grabados en el sistema Los siguientes eventos fiscales están actualmente grabados en el sistema y se pueden utilizar para crear códigos de impuestos para Alemania: ●

Compras: 11 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 2 UStG ○

●

○

12 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 3 UStG

○


○

50 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 4, 6 – 9 UStG

○


○


Ventas: 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo ○

○

313 — Suministro de inversión del sujeto pasivo § 13b V UStG

○

315 — Suministro de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG

El sistema proporciona los siguientes códigos de impuestos y combinaciones de eventos fiscales y los determina automáticamente: ●

●

El código de impuesto 504 — No imponible (mecanismo de inversión del sujeto pasivo) está vinculado al evento fiscal 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo El código de impuesto 530 — Venta de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo vinculada al evento fiscal 455 — Venta de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo

Para compras, código fiscal 430 — Compra de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo, tasa estándar, totalmente deducible con el evento fiscal 155. Si necesita más códigos de impuestos, puede crearlos en Definir códigos de impuestos de la actividad Impuestos sobre mercancías y servicios en Configuración empresarial Proyectos de implementación Lista de actividades Ajuste preciso . Cuando crea un código de impuesto, asegúrese de que proporciona el tipo de impuesto en Detalles.

6.1.3.2.5 Tasación del procesamiento de pedidos de terceros Resumen Los escenarios del procesamiento de pedidos de terceros involucra como mínimo tres partes: Vendedor, cliente y proveedor. Un procesamiento de pedido de terceros es una transacción de ventas efectuada por varias partes para una posición, en la que la posición se envía directamente desde el proveedor al cliente o al destinatario de las mercancías. Para más información respecto al proceso general en el sistema, véase Procesamiento de pedido de terceros [página 38].



173

La transacción en cadena significa aprovisionamiento de mercancías entre tres o más entidades legales, en la que las obligaciones contractuales de todas las partes en la cadena se descargan por un movimiento individual de mercancías del primer proveedor en la cadena hasta el cliente final. Desde un punto de vista de tasación, son de interés los escenarios en los que las transacciones de ventas cruzan fronteras y se deben determinar las sujetas a impuestos. Esto también tiene un impacto dentro del país en el que se deben pagar las tasas. En los procesos siguientes, el sistema soporta al usuario visualizando mensajes de advertenci a y lanzando una verificación de los códigos de tasas: ●

●

El usuario es un proveedor en una transacción en cadena e introduce una parte del destinatario de las mercancías distinta a la cuenta. El sistema visualiza el mensaje si las oficinas centrales del destinatario de la mercancía y la empresa están en países diferentes. En un trato con terceros, el usuario es la empresa que crea un pedido de cliente al que se ha asignado un proveedor externo. El proveedor externo suministra la mercancía directamente al cliente. Estas transacciones no suelen facturarse automáticamente durante una ejecución de factura. en el caso de que el vendedor y el proveedor sean diferentes:

●

Estas transacciones no se facturan automáticamente durante una ejecución de factura si la oficina central de su empresa está en Alemania.

El impuesto sobre el valor añadido para las transacciones en cadena se trata de forma distinta, especialmente si la posición se transporta más allá de la frontera. Es necesario decidir sobre la base de caso por caso a qué c ompañía implicada se le permite emitir una factura exenta de impuestos. Si la tasa no se ha calculado automáticamente de forma correcta en esta transacción, o si la tasa se ha calculado incluso si la transacción está exenta de tasas, modifique el código de tasa y, en caso necesario, el país de la tasa en la etiqueta Tasas de forma correspondiente.

Acuerdo triangular intracomunitario Un acuerdo triangular intracomunitario es un procesamiento especial de pedido a terceros en el que todos los participantes se encuentran en distintos estados miembros de la UE. En determinadas circunstancias, una simplificación se puede aplicar en los acuerdos triangulares intracomunitarios. Los requisitos previos para la aplicación de este proceso son: ●

●

Las tres empresas de la transacción empresarial para el mismo artículo. Todas las empresas participantes se registran en estados miembros de la UE con fines de impuestos sobre el valor añadido.

●

El artículo pasa directamente desde el primer proveedor al cliente final.

●

El artículo pasa de un estado miembro de la UE a otro.

●

El primer proveedor de la primera empresa es responsable del transporte del artículo.

●

Si se puede aplicar la simplificación a la transacción triangular, entonces el código fiscal 512 Transacción triangular puede introducirse manualmente en la factura.

6.1.3.2.6 Impuestos sobre mercancías y servicios: Guía de configuración En esta actividad de configuración puede crear y modificar parámetros necesarios para la determinación de impuestos en procesos de ventas, compras y servicios, como por ejemplo, domicilios fiscales, conversiones de moneda, regiones con tratamiento fiscal especial, información de texto legal y códigos de impuestos. Estos parámetros los requiere el sistema para determinar impuestos exigibles de un documento empresarial. 174



Para cumplir con los requisitos legales específicos de un país, se necesitan los tipos de conversión c onversión de moneda. Esto incluye la clase de tipo de cambio y las c lases de conversión que deben utilizarse utilizarse para convertir los importes de impuesto de la moneda del documento a la moneda del informe. implicadas, vaya al centro de trabajo Configuración Para acceder a la actividad de configuración Actualizar configuración Actualizar partes implicadas, empresarial y empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste fase Ajuste preciso y preciso y a continuación, la actividad Impuesto sobre mercancías y servicios de servicios de la lista de actividades.

Requisitos previos compras de los procesos de compras. Ha finalizado la actividad Opciones de impuestos para compras de empresarial y seleccione la vista Proyectos Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y de implementación. implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste fase Ajuste preciso y preciso y a continuación, la actividad Opciones de impuestos para compras de compras de la lista de actividades.

Conceptos básicos Determinación de impuestos Como regla, las empresas están obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran o venden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Después de que se hayan suministrado los productos, los impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. respectivas. El sistema le permite proporcionar un cálculo automático de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor añadido (IVA), impuesto sobre ventas y consumo, retención de impuestos. El sistema también proporciona una herramienta de gestión de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] .

Datos maestros para la determinación de impuestos Para obtener más información, consulte aquí [página 162]. 162] .

Tareas Definir tipo de conversión de moneda


1.

Paraa crear Par crear una una nueva nueva conve conversi rsión ón de mon moneda eda,, haga haga clic clic en Añadir fila .

2.

Seleccion Sele ccionee el país para el cual cual el el tipo tipo de camb cambio io es es válido. válido.

3.

Introduzca la Introduzca la fecha para para el fin fin del perío período do de valide validezz para el el tipo de de cambio cambio y el tipo tipo de conversión.

4.

Introduzca la Introduzca la clase clase del tipo tipo de cambio cambio utilizad utilizado, o, por ejempl ejemplo, o, el tipo tipo de cambio cambio históric histórico o y el tipo de cambio fijado por la normativa de la UME.

5.

SI es neces necesario ario,, modifiqu modifiquee el tipo tipo de de conversi conversión ón que que tiene tiene por defect defecto o en Valor medio oferta o bien Valor vendedor. vendedor. a o bien Valor de la oferta o

6.

Grab Gr abee las las en entr traada das. s.


175

Definir regiones con tratamiento fiscal especial 1.

Para defi definir nir una una región región con tratam tratamiento iento fisca fiscall especia especial,l, haga haga clic clic en Añadir fila .

2.

Seleccion Sele ccionee el país de la la región región con tratam tratamient iento o fiscal fiscal espe especial. cial.

3.

Introduzca Intro duzca un código código para la región región con tratam tratamient iento o fiscal fiscal espec especial. ial.

4.

Introd Int roduzc uzcaa una una descr descripc ipción ión par paraa la reg región ión..

5.

Seleccion Sele ccionee el esta estado do de de la regi región ón con con tratami tratamiento ento fisca fiscall especia especial.l.

6.

Opci cio onal: Ba Bajo Detalles Detalles,, introduzca el Código postal. postal.

7.

Graabe las Gr las entr trad adaas.

Definir los esquemas de tipo impositivo 1.

Para defi definir nir tasa tasass de impu impuesto esto y fechas fechas de valid validez, ez, haga haga clic en Añadir fila .

2.

Seleccion Sele ccionee un país país para para el que que desea desea crear crear un un esquema esquema de de tipo tipo imposit impositivo. ivo.

3.

Seleccionee los tipos Seleccion tipos de impues impuestos tos aplica aplicables bles de de los impues impuestos tos que que deben deben declarars declararsee y pagarse a las autoridades fiscales respectivas, como el impuesto sobre el valor añadido, el impuesto sobre ventas y consumo, y la retención de impuestos.

4.

Seleccionee el Seleccion el tipo tipo de tasa de impu impuesto esto;; por por ejempl ejemplo, o, estándar estándar,, reducida reducida o o tasa de exención.. exención

5.

Introduzca Intro duzca la fecha fecha a partir partir de la cual la la tasa tasa de impue impuesto sto es es válida. válida.

6.

Introd Int roduzc uzcaa la la tasa tasa com como o un un porc porcent entaje aje..

7.


Definir frases estándar para información de textos legales Se recomienda que cree una frase estándar específica de un país, ya que los motivos de exención pueden cambiar según el país. Si una frase estándar no está disponible en el idioma requerido, en las facturas se imprime el texto en inglés. En esta vista se visualizan todos los idiomas. Para introducir los textos legales para un idioma específico, debe iniciar la sesión en el sistema en el idioma correspondiente. 1.

Para defin definir ir frases frases están estándar dar para para la info informaci rmación ón de texto texto lega legal,l, haga haga clic en Añadir fila .

2.

Seleccion Sele ccionee el país país para para el el cual la inform informació ación n de texto texto legal legal es es válida. válida.

3.

Seleccionee el tipo de impue Seleccion impuesto sto aplicabl aplicablee para el cual cual se necesit necesitan an textos textos legales legales,, como por ejemplo, el impuesto sobre el valor añadido, el impuesto sobre ventas y consumo, y la retención de impuestos.

4.

Sele Se lecc ccio ione ne el nú núme mero ro de dell motivo de exención fiscal. fiscal.

5.

Verifi Veri fiqu quee la sel selec ecci ción ón del del cam campo po Idioma Idioma.. Este campo está preconfigurado según el idioma en el que ha iniciado la sesión y debe corresponder al idioma del texto legal.

6.

Introduzca el texto Introduzca texto legal legal expl explicand icando o la base lega legall de la exenció exención. n. Este texto se incluirá en las facturas cuando sea necesario.

7.


Definir códigos de impuesto Para obtener más información, consulte aquí.

176



Actividades siguientes Una vez finalizadas estas tareas, le recomendamos revisar las tareas de las actividades específicas de país que sean necesarias para los países definidos en el alcance.

6.1.3.3 Determinación de impuestos: Estados Estados Unidos Unidos Aquí puede encontrar la información fiscal específica para los Estados Unidos.

Tributación de entregas Los impuestos sobre las entregas de materiales mater iales dentro de Estados Unidos se determinan determin an en función de la legislación del estado de destino (entrega). Solo en el caso de California y Texas los impuestos de las entregas se establecen en función del estado de origen (procedencia). Los impuestos sobre prestaciones de servicios se determinan de acuerdo con la legislación del estado de destino. Puede añadir sus propias combinaciones en la configuración empresarial y decidir qué combinación se basa en el origen o en el destino para una transacción intraestatal, lo que significa que tanto el punto de procedencia como el de destino se encuentran dentro del mismo estado de Estados Unidos. Para acceder a la actividad, diríjase al centro empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. implementación. Seleccione su proyecto de de trabajo Configuración empresarial y implementación implemen tación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste fase Ajuste preciso preciso y a continuación, la actividad Impuesto sobre mercancías y servicios: Estados Unidos de Unidos de la lista de actividades.

Enlace El enlace es una conexión entre un contribuyente y un estado donde el contribuyente tiene que pagar impuestos. Las reglas para establecer la conexión entre las dos partes varían de un estado a otro. No obstante, con este enlace el estado está obligado a recaudar el impuesto de ventas para las ventas. Por tanto, una venta dentro de un estado en particular sólo estará sujeta a impuestos en el sistema si la empresa vendedora tiene enlace en el estado. Si el vendedor no tiene enlace, no se determinará ningún impuesto sobre la venta y el sistema asignará el código de impuesto 507 impuesto 507 – Venta no sujeta a impuesto según reglas de enlace al enlace al documento de ventas. Eso significa que la compañía vendedora emite una factura sin impuestos a causa del enlace. La transacción se registra estadísticamente en el registro de impuestos. Si su empresa tiene enlace en un estado, debe tener preparadas las siguientes parametrizaciones: ●

●

●

●

Haber creado una autoridad fiscal para ese estado en el centro de trabajo Gestión fiscal. fiscal. Para obtener más información, consulte la Guía rápida para Autoridades fiscales (gestión fiscal). Haber creado entradas en el sistema para cada autoridad fiscal ante la cual se han presentado declaraciones declaraciones de impuestos. Haber creado un acuerdo fiscal de la empresa para cada autoridad fiscal que sea relevante. Haber introducido un número de registro fiscal para el acuerdo fiscal de la empresa. Eso documenta que la empresa em presa está registrada en el estado donde está situada la autoridad fiscal, y proporciona la base de la determinación det erminación del enlace en la determinación de impuestos.



177

Si el acuerdo fiscal de empresa se ha creado correctamente para un estado, y se lleva a cabo una venta en dicho estado, la determinación de impuestos funciona tal como se describe en la Determinació Determinación n de impuestos [página 156]. 156] .

6.1.4 Determinación de de retención de impuestos impuestos Resumen Una empresa u otro tipo de organización realiza pagos a varias entidades durante un período contable. Estos pagos se pueden clasificar en dos tipos básicos según el lugar donde tienen inicio dentro de la organización: ●

●

Pagos de nómina Pagos dentro de una organización, por ejemplo, a los empleados Pago de acreedores Pago a las organizaciones y los individuos externos a la empresa como proveedores, accionistas y titulares de deudas.

La retención ocurre en ambas categorías pero este documento trata únicamente las retenciones que se producen con respecto a los pagos de acreedores. Uno de los objetivos principales principales de la retención de impuestos en los pagos de acreedores es asegurar que se pague el impuesto sobre la renta a la autoridad fiscal por estos pagos que representan ingresos.

Base imponible La base imponible para la retención se encuentra determinada por leyes específicas de país. ●

En los Estados Unidos y Francia, la base imponible es el importe pagado, incluidos los descuentos y el impuesto sobre ventas y consumo o IVA.

●

En el Reino Unido, la base imponible es el importe neto pagado de descuentos e impuestos.

●

Otros países tienen reglas similares.

Imposición de retención de impuestos La retención de impuestos se recauda de los pagos a proveedores o prestatarios de servicios pero cada país tiene leyes específicas que rigen el modo y tiempo para imponer impuestos a los pagos: ●

En Francia y Estados Unidos, el proveedor sólo paga impuestos cuando no proporciona información sobre identificación identificaci ón fiscal.

●

En el Reino Unido, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se paga la factura.

●

En China, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se recibe la factura.

●

●

●

En India, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se recibe la factura o al momento del pago, según lo que ocurra primero. En todos los casos, se debe entregar a la autoridad fiscal y al proveedor un informe de los importes pagados a un proveedor por el período contable. Si se retienen impuestos, también es necesario informarlo a ambas partes. Por lo general, los proveedore proveedoress sujetos a la retención son las empresas no constituidas, las asociaciones y los trabajadores autónomos, sobre todo, los extranjeros.

Mercancías y servicios imponibles Como ocurre con la base imponible y la imposición de impuestos, la retención de impuestos sobre mercancías y servicios está determinada determ inada por reglas específicas de país. El importe umbral de impuestos y la impos ición de

178



retención de impuestos también depende de la fiscalidad de las mercancías y los servicios. Los pagos se clasifican según las mercancías y los servicios subyacentes proporcionados proporcionados por el proveedor.

Cálculo de retención de impuestos No todas las transacciones están sujetas a la retención de impuestos. La retención de impuestos se aplica si se cumplen las siguientes condiciones: ●

El comprador (la empresa de compra) está obligada por ley a aplicar la retención

●

El proveedor está sujeto a la retención

●

El producto es relevante para la retención

Como resultado, los siguientes objetos de datos maestros contienen atributos específicos para la retención de impuestos: ●

Acuerdo fiscal de empresa

●

Proveedor

●

Producto

Objeto de datos maestros

Elementos de datos maestros

Descripción

Autoridad fiscal/ Acuerdo fiscal de empresa

Indicador de retención de impuestos

Si el indicador está seleccionado, la empresa aplicará la retención de impuestos cuando corresponda.

Proveedor

Código de de pa país Código de tipo de impuesto Código de tipo de tasa de impuesto

Si no se determina ninguna entrada para un país, esto implica que el proveedor no está sujeto a la retención. Un código de tipo de tasa de impuesto puede estar asignado a un país y tipo de impuesto en particular. En este caso, el proveedor está sujeto a la retención. En la mayoría de los casos, sólo hay un código de tipo de tasa de impuesto disponible ya que las tasas de retención de impuestos no dependen del proveedor. En algunos países, existen retenciones de impuestos en las cuales la tasa está influenciada por el proveedor. En este caso, hay varios códigos de tipo de tasa de impuesto disponibles.

Producto

Código de país Código de tipo de impuesto Retención de impuestos Código de tipo de ingresos

Un producto sólo está sujeto a la retención de impuestos si se proporciona una clasificación.

●

●

Tipo de ingresos Clasifica las mercancías y los servicios a informar en las ubicaciones adecuadas de los formularios requeridos legalmente.. La tasa de retención de impuestos se puede almacenar en el tipo de impuesto sobre la renta pero legalmente también en el proveedor, según las normas del país. Árbol de decisión fiscal La funcionalidad de la solución que determina el Evento fiscal depende fiscal depende de los parámetros y los atributos recibidos por parte de las aplicacione aplicacioness de llamada, como la gestión de relación con proveedores con facturas entrantes y pagos de salida relacionados.



179

●

●

●

Código de tipo de tasa de impuesto Un código que representa el tipo de tasa de impuesto como se encuentra definido por ley para la clasificación de tasas de impuesto. Una tasa de impuesto específica deriva del Código de tipo de tasa de impuesto que está en relación con la entrada de la aplicación de llamada, por ejemplo, la factura de proveedor. Tipo de impuesto Un atributo específico del Evento fiscal determinado por el Árbol de decisión fiscal. Esto representa el tipo de impuesto que se calcula y es específico de país. La retención de impuesto s es un ejemplo de tipo de impuesto. Código de tipo de evento de retención de impuestos Se utiliza en el cálculo de impuestos para determinar el tipo y la tasa del impuesto que corresponde y determina cómo y cuándo se informan y se pagan los impuestos a las autoridades fiscales.

Requisitos previos Para que sea posible contabilizar la retención de impuestos e informar de los importes al proveedor y a las autoridades fiscales, el sistema propone un código de retención de impuestos en el documento de compras para representar el evento fiscal, el tipo de tasa de impuesto y el tipo de ingresos. El código de retención de impuestos permite al sistema calcular el importe del impuesto. Puede seleccionar un código de retención de impuestos distinto para reemplazar el propuesto por el sistema, si es necesario. Además, debe consultar las siguientes entradas y verificar si se adaptan a sus necesidades: ●

●

●

●

●

Autoridad fiscal de la empresa que está sujeta a la retención de impuestos Acuerdo fiscal de empresa Hay un indicador de retención de impuestos que debería estar indicado para la empresa en particular Se deben introducir los diversos números de identificación fiscal que se utilizan para los informes Proveedor El registro maestro de proveedor indica si el proveedor está sujeto a la retención de impuestos. En algunos países aquí también se especifica la tasa de impuesto Producto El registro maestro de producto indica si el producto está sujeto a la retención de impuestos. Aquí se almacena el código de ingresos, el cual describe los tipos de servicios o materiales. Si no fue especificado por el proveedor, sobre la base del código de ingreso, se especifica la tasa de impuesto.

Flujo de proceso El flujo de proceso para la retención de impuestos describe el proceso continuo de cálculo de impuestos, en el cual se retienen los impuestos al momento de la creación de la factura o del pago y se remite a la autoridad fiscal. Durante este proceso, usted trabaja con los centros de trabajo Facturación de proveedores y Mantenimiento socio comercial. 1.

Usted recibe una factura del proveedor, por ejemplo, para la entrega de mercancías, e introduce estos datos en el sistema.

2.

El sistema verifica en el registro de datos maestros de proveedor si se introdujo el tipo de tasa de impuesto para la retención de impuestos. Si no hay ningún tipo de tasa de impuestos , el sistema no calcula una retención de impuestos para la factura de proveedor.

3.

Luego, el sistema verifica en los datos maestros de producto si se introdujo un tipo de ingresos. Si este no es el caso, el sistema no calcula una retención de impuestos para el documento de compra. Si se actualizó un tipo de ingresos, el sistema continúa con el paso siguiente.

4.

El sistema determina el evento fiscal mediante el árbol de decisión de retención de impuestos del país relevante.

180



5.

El sistema verifica el evento fiscal para determinar si la combinación de proveedor y producto está sujeta a la retención de impuestos o no. Si la combinación está sujeta a la retención de impuestos, el sistema continúa con la siguiente etapa.

6.

En este momento, el sistema introduce el código de retención de impuestos relevante en el documento de compra. Se trata de una combinación de tipo de tasa de impuestos, tipo de ingresos y evento fiscal. El sistema calcula el importe de la retención de impuestos basado en esta combinación. La tasa de impuesto está basada en los siguientes parámetros y depende del país relevante: Tipo de ingresos y tipo de tasa de impuestos ●

●

Tipo de ingresos y porcentaje

6.1.5 Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación de proveedores Resumen Cuando recibe una factura de proveedores por servicios, parte del importe de impuestos se puede usar como crédito de impuestos para sus obligaciones fiscales. Si aplica un esquema de aplazamiento de impuestos, no puede deducir este crédito fiscal de sus obligaciones fiscales hasta que pague su factura. Este proceso de aplazamiento de impuestos se aplica a algunos países como Francia e India. Si su empresa paga solamente parte del importe de la factura, el impuesto aplazado a pagar es la proporción del importe pagado de la factura. Por ejemplo, si su empresa paga un tercio del importe bruto de la factura al proveedor, su empresa está autorizada a reclamar un tercio del importe de impuesto de esta factura como crédito fiscal. En India, no puede reclamar el crédito fiscal para un impuesto aplazado en una factura hasta que no paga toda la factura.

Requisitos previos Tiene establecida la casilla de selección Autorización para diferir impuestos para sus proveedores en Francia que tienen autorización para diferir impuestos. En el centro de trabajo Base de proveedores, seleccione la vista Proveedor, a continuación, seleccione el proveedor de la tabla y seleccione Editar General para visualizar la pantalla de edición del proveedor.

Flujo de proceso El flujo de procesos para el pago diferido de impuestos se describe a continuación. 1.

Usted recibe un documento de facturación (por ejemplo, una factura o una nota de crédito) de su proveedor.

2.

El contable introduce el documento de facturación en el sistema. El sistema propone valores estándar para el estado diferido de cada partida individual en un documento de facturación. Sin embargo, si está creando un documento de facturación partiendo de un documento anterior como un pedido, el sistema transfiere los estados de las casillas de selección de aplazamiento de impuestos del documento anterior al documento de facturación. Puede modificar estos valores si es necesario.



181

En India, el sistema marca la casilla de selección de aplazamiento de impuestos para todas las posiciones de servicios en la factura y no se puede modificar esta parametrización. Sin embargo, puede verificar el estado de esta casilla de selección en las facturas en Visualizar todo Posiciones Impuestos . 3.

El contable contabiliza el documento de facturación. El sistema contabiliza el documento de facturación en el libro mayor. Como el impuesto asociado a las posiciones diferidas no está disponible aún como crédito de IVA soportado para la empresa, el sistema no puede contabilizarlo en la cuenta de IVA soportado. Por lo tanto, por el momento, se contabiliza en una cuenta separada para impuesto diferido.

4.

El proveedor transfiere el documento de facturación a su empresa y su empresa la procesa de la siguiente manera: Para una factura, su empresa realiza un pago y el contable lo registra en el sistema. El sistema transfiere el importe del impuesto desde la cuenta de impuesto diferido a la cuenta de IVA soportado habitual. Cuando el sistema prepara la declaración de impuestos al final del período actual, los impuestos diferidos se vuelven disponibles como créditos fiscales en el período del informe actual. ●

●

En el caso de una nota de crédito, su empresa registra este importe de crédito para usarlo en pagos posteriores.

6.1.6 Determinación de cuentas automática Resumen Las cuentas de mayor para las transacciones comerciales se determinan automáticamente. Cuando registra una factura de proveedor para un pedido, debe introducir el pedido como referencia. Un grupo de determinación de cuentas se almacena en los datos maestros del material especificado en el pedido. A continuación, la cuenta de mayor se deriva del grupo de determinación de cuentas.

Requisitos previos Para habilitar la selección automática de la cuenta de mayor correcta, son obligatorias las opciones de determinación de cuentas en la configuración empresarial. Para obtener más información, consulte Definir determinación de cuentas para cada libro auxiliar.

Proceso de determinación de cuentas La manera en que se determinan las cuentas de mayor para las transacciones comerciales también define la interacción entre las diferentes asignaciones en la configuración empresarial y los datos maestros. El sistema selecciona las cuentas de mayor en función de los datos maestros, el grupo de determinación de cuentas y el perfil de determinación de cuentas. El proceso de determinación de cuentas generalmente se realiza de la siguiente manera: 1.

182



La transacción comercial se introduce manualmente se genera automáticamente. Una transacción comercial contiene siempre información sobre la , los y los relevantes. 2. Los grupos de determinación de cuentas se derivan de los datos maestros en la transacción comercial. 3. ●

Los sistemas contables se determinan en función de la empresa.

●

Los planes de cuentas se determinan en función de los sistemas contables.

●

El sistema determina qué perfiles de determinación de cuentas utiliza la empresa para los sistemas contables.

4. Los grupos de determinación de cuentas y posiblemente otros factores (como la moneda) se utilizan para determinar las cuentas de mayor almacenadas en el perfil de determinación de cuentas. 5. Para cada sistema contable, se genera un asiento contable con las partidas individuales que contienen las cuentas de mayor. Para obtener más información, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial. Existen reglas o excepciones de determinación adicionales para cada transacción comercial. Para una factura de texto libre de proveedor, por ejemplo, debe introducir el grupo de determinación de cuentas indirectamente cuando registra la transacción comercial. Para contabilizaciones salariales en centros de coste, los datos maestros no tienen ningún efecto en la determinación de cuentas. Para obtener información detallada acerca de la configuración de la determinación de cuentas para transacciones empresariales en particular, consulte Documentación sobre la determinación de cuentas especial.

6.1.7 Flujo de documentos a contabilidad Resumen Una tarea de finanzas importante es registrar, valorar y actualizar los datos de las transacciones empresariales, Esto tiene lugar mediante asientos contables. Cada transacción empresarial que afecta valores genera un asiento contable [página 184] en contabilidad. Los asientos contables siempre se generan automáticamente, no los puede crear manualmente. Los asientos contables se generan a partir de , y . La mayoría de transacciones empresariales que afectan a contabilidad se originan en las aplicaciones operativas en forma de documentos como pueden ser facturas de proveedor, confirmaciones de servicio y pagos. Dado que los asientos contables se basan en estos documentos, se les denomina documentos originales. Con el fin de realizar asientos contables de ajuste, por ejemplo, puede crear asientos contables directamente en contabilidad con documentos de asientos contables en la vista Documentos de asientos contables. Las ejecuciones de valoración (como las de depreciación) también generan asientos contables. Se crean ejecuciones de valoración en los distintos libros de contabilidad durante el cierre de fin de período.



183

La función de flujo de documentos ilustra de forma gráfica de qué modo los asientos contables están relacionados con los documentos originales, los documentos de asiento contable y las ejecuciones de valoración que los generan.

Flujo de documentos a contabilidad

6.1.8 Asientos contables Resumen Cada transacción empresarial que afecta la contabilidad genera un asiento contable automáticamente. Los asientos contables pueden basarse en documentos originales, documentos de asientos contables y ejecuciones de valoración: ●

Transacciones comerciales de registros de documentos fuente iniciados en áreas de aplicación Contabilidad financiera y de gestión como facturas de proveedor, facturas de clientes y pagos. Para visualizar documentos originales, abra la vista Doc umentos originales. ●

Las transacciones comerciales de bonos de asiento contable introducidas Contabilidad de gestión y financiera como entradas de ajuste. Para visualizar los documentos de asientos contables, abra la vistaDocumentos de asientos contables. ●

Las ejecuciones de evaluación generan asientos contables para tareas periódicas en Contabilidad de gestión y financiera como la ejecución de depreciación, la ejecución de bono de asiento contable recurrente o la ejecución del método de conversión de moneda extranjera. Para visualizar los asientos contables desde una ejecución de valoración, abra la vista asociada para la ejecución de valoración.

Lógica de contabilización El principio básico de la contabilización es que el débito debe ser igual que el crédito. Un asiento contable no se contabiliza hasta que el total de todas las entradas de débito sea igual al total de todas las entradas de crédito.

184



Para permitir la contabilidad paralela , puede crear un sistema contable para cada principio de contabilidad y asignar sus empresas al sistema contable que desean usar. Cuando se generan asientos contables, el sistema contable aparece de la siguiente manera: ●

●

●

Cuando graba un documento original en una de las aplicaciones operacionales, el sistema envía los datos contables en el documento a la contabilidad en la forma de una transacción comercial Si utiliza contabilidad paralela, se genera automáticamente un asiento contable en cada uno de los sistemas contables. Puede especificar un sistema contable al crear un documento de asiento contable. En este caso, el asiento contable se crea únicamente en ese sistema contable. Si no especifica un sistema contable particular, el sistema crea un asiento contable en cada uno de los sistemas contables de la empresa. Puede especificar un sistema contable al crear una ejecución de valoración. En este caso, los asientos contables se crean únicamente en ese sistema contable. Si no especifica un sistema contable, la ejecución de valoración se ejecuta para todos los sistemas contables. Esto significa que se generan asientos contables en cada sistema contable asignado a la empresa.

En todos los casos mencionados anteriormente, se producen derivaciones y valoraciones que puede influir parcialmente en la configuración. Para obtener más información, consulte: Creación automática de asientos contables El siguiente diagrama refleja el proceso de creación de un asiento contable.

Creación de asientos contables

Estructura de asientos contables Cada asiento contable tiene la misma estructura. Consta de una totalidad. Esto incluye lo siguiente:

que almacena la información que se aplica al asiento contable en su

●

El tipo de asiento contable clasifica el asiento contable y controla la asignación de IDs de asientos. SAP entrega los tipos de asientos contables para todos los tipos de transacciones comerciales. Para obtener más información, consulte Tipos de asiento contable y rangos de números. ●

La fecha del documento es la fecha de la transacción del documento original, como la fecha de la factura. Si no hay una fecha de disponible, se aplica la fecha de entrada. ●



185

La fecha de contabilización es la fecha para la cual se registra la información del documento original en la contabilidad. La fecha de contabilización se usa para obtener el ejercicio fiscal y el período contable. Antes de la contabilización, el sistema verifica si el período está abierto. Para obtener más información, consulte Derivación de la fecha de contabilización. Un asiento contable también contiene . Las partidas individuales son las posiciones valoradas del documento original y siempre contienen las líneas de débito y crédito, además de las cuentas. Excepción: Algunas transacciones comerciales contienen partidas individuales resumidas que no son relevantes para el libro mayor. Estas partidas individuales no aparecen en el asiento contable. Para obtener más información, consulte: Contabilizaciones no relevantes para el libro mayor.

Consulte también Documentos de asientos contables Documentos originales Ejecuciones de valoración

6.1.9 Anulación de asientos contables Resumen No es posible anular asientos contables directamente. Si desea anular un asiento contable, necesita anular el documento fuente, el documento de asiento contable o la ejecución de valoración que ha generado la entrada. Si se anula un documento fuente, un documento de asiento contable o una ejecución de valoración: ●

●

●

El documento fuente, documento de asiento contable o ejecución de valoración recibe el estado Anulado. Por cada asiento contable original se genera un asiento contable de anulación en todos los sistemas contables afectados. Cada asiento contable anulado recibe el estado Anulado y una referencia a la entrada de diario anulada.


●

●

Los tipos de asiento contable para los asientos contables de anulación están p redefinidos por SAP y no se pueden modificar. A cada tipo de asiento contable se le asigna un tipo de asiento contable de anulación. Esta asignación también está predefinida por SAP y no se puede modificar. Se han asignado rangos de números a los tipos de asientos contables para anulaciones.

Para obtener más información, consulte Tipos de asiento contable y rangos de números.

Creación automática de asientos contables de anulación El sistema genera asientos contables de anulación de forma similar a la creación automática de asientos contables. Existen las diferencias siguientes: ●

186

El tipo de asiento contable del asiento contable de anulación es el mismo que el tipo de asiento contable del asiento contable que se va a anular.



●

●

La fecha de contabilización de anulación por defecto propuesta por el sistema es la fecha de contabilización de los asientos contables que se van a anular. Puede modificar la fecha de contabilización de anulación manualmente. Por cada partida individual del asiento contable que se va a anular se genera una partida individual de anulación. El sistema se asegura que no se haya anulado ninguna partida individual. Las partidas individuales anuladas reciben la etiqueta Anulado. En las parametrizaciones para los sistemas contables y la empresa se ha especificado si se permiten las contabilizaciones negativas. Si se permiten contabilizaciones negativas, el sis tema contabilizará las partidas individuales en la misma parte de la cuenta que la partida individual que se va a anular, pero con importes negativos. ○

○

●

Si se permiten contabilizaciones negativas, el si stema contabilizará las partidas individuale s en la misma parte de la cuenta que la partida individual que se va a anular, pero con importes negativos.

La cabecera de los asientos contables de anulación c ontiene referencias a los asientos contables de anulación y datos adicionales sobre la anulación (como por ejemplo la fecha de anulación).

Consulte también Casos especiales de anulación Asientos contables [página 184]

6.2 Vista tareas 6.2.1 Guía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) La vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores le ofrece un resumen de todas las tareas de Gestión de tareas empresariales abiertas (BTM) y todos los documentos de facturación que aún no se han contabilizado. La vista siempre visualiza la carga de trabajo actual, ya que el sistema automáticamente elimina las tareas BTM finalizadas de la lista de trabajo y traslada documentos contabilizados e invalidados a la vista Facturas y notas de crédito. En Visualizar puede visualizar las listas filtradas para tareas pendientes BTM y documentos de facturación que aún deben procesarse. Las listas siguientes están disponibles: ●

Las siguientes tareas BTM existen para los documentos de facturación: Clarificar excepciones para factura de proveedor Para obtener más información, véase Clarificar excepciones de factura de proveedor [página 194] . ○

○

○

○

○

Finalizar factura de proveedor Para obtener más información, vése Completar factura de proveedor [página 195] . Revisar factura de proveedor Para obtener más información, consulte Revisar factura de proveedor [página 196] . Verificar facturas de aduana para factura de proveedor cancelada Para obtener más información, véase Verificar facturas de aduana para factura de proveedor cancelada [página 197]. Cancelar factura si es necesario; documento de c ompras anterior cancelado



187

Para más información, véase Cancelar factura en caso necesario; Documento de compra previo cancelado [página 198]. ○

Cancelar factura si es necesario; documento de compras anterior modificado o bloqueado Para más información, véase Cancelar factura en caso necesario; Documento de compra previo cancelado o bloqueado [página 199] .

●

Cuando un usuario crea un documento de facturación manualmente y hace clic en Verificar o Contabilizar , o cuando el sistema recibe un documento de facturación como mensaje B2B, el sistema verifica los datos y, en caso necesario, crea excepciones para errores en función de las parametrizaciones en la configuración empresarial. El sistema añade los documentos de facturación con errores a esta lista y crea la tarea Clarificar excepciones para la factura de proveedor. Para contabilizar una factura, en primer lugar debe clarificar todas las excepciones. Para obtener más información, véase Clarificar excepciones de factura de proveedor [página 194] . México Las facturas de México y las notas de crédito siempre se añaden a la lista Documentos con excepciones una vez se ha cargado el fichero XML con la información de su proveedor de México al sistema SAP Business ByDesign, utilizando para ello la ejecución de la entrada del fichero del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios. Los documentos de facturación siempre tienen, como mínimo, una excepción de factura (Información interna errónea/falta) ya que la asignación de cuenta no es parte del fichero XML proporcionado. Para obtener más información acerca de los documentos de facturación de México, véase Procesamiento de facturas: México. ●

Cuando un usuario graba un borrador incompleto de un documento de facturación, el sistema lo añade a esta lista y crea la tarea Factura del proveedor completa. Para obtener más información, vése Completar factura de proveedor [página 195] . ●

Cuando un usuario que no está autorizado a contabilizar documentos de facturación hace clic en Contabilizar , o bien cuando un usuario graba un documento de facturación que está finalizado y no contiene errores, el sistema añade el documento a esta lista y crea la tarea Factura del proveedor completa. Para obtener más información, vése Completar factura de proveedor [página 195] . ●

Dependiento de los parámetros de la configuración empresarial, el sistema envía un documento de facturación para autorización anterior al pago, lo añade a esta lista y crea la tarea Autorizar factura de proveedor, la cual el gestor o el autorizador alternativo recibe en la vista Autorizaciones del centro de trabajo Gestión de mi área. El sistema contabiliza los documentos aprobados e invalida los documentos rechazados de forma automática. Para obtener más información, consulte Autorizar factura de proveedor. ●

Cuando una factura examinada o nota de crédito se cre automáticamente utilizando la ventana de colaboración SAP, el documento tiene o el estado Listo para contabilizar, En Proceso o Excepción (cuando el sistema no pudo recuperar toda la información del docum ento examinado). Para que su uso sea fácil, el sistema añade el documento a esta lista y crea la tarea Finalizar factura del proveedor oClarificar excepciones para facturas del proveedor. El sistema también añade el documento a la lista Documentos listos para contabiblizar o a la lista Documentos con excepciones. Para obtener más información, véase Cargar facturas de proveedor examinadas mediante el servicio de carga automática.

188



●

Esta lista visualiza documentos con posiciones cuyas cantidades exceden la que es entregada. Algunas posibles razones son la falta de entrega, la cantidad entregada fue reducida o la entrega se canceló después de la contabilización del documento. Como resultado, el sistema crea para estos documentos las excepciones Variación de cantidad o Falta documento de entrada o devolución. Los contadores pueden aclarar las excepciones al contabilizar la entrega faltante, al cancelar el documento o al solicitar una nota de crédito al proveedor. Si no desea realizar un seguimiento de las excepciones, puede eliminar los documentos de esta lista al hacer clic en el botón Eliminar factura de las facturas contabilizadas con lista de entregas que falta en la pantalla de excepción. ●

Esta lista visualiza todos los documentos que no se han contabilizado aún. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Conceptos básicos Gestión de tareas empresariales Gestión de tareas empresariales (BTM) garantiza que las actividades relacionadas con un proceso empresarial de su organización se completen para cumplir los objetivos empresariales definidos. Mediante el uso de BTM, el sistema dirige el trabajo de los usuarios y les permite recibir, gestionar y completar de forma eficiente posiciones de la gestión de las tareas empresariales relacionadas con un proceso empresarial. El sistema crea posiciones de gestión de tareas empresariales cuando requiere información de un usuario sobre un documento comercial relacionado. Estas posiciones se crean para que los usuarios puedan verificar, modificar y poner en claro información, completar posiciones o tomar decisiones como parte del proceso empresarial. Para obtener más información, consulte Gestión de tareas empresariales.

Gestión de excepciones El centro de trabajo Facturación a proveedores permite la verificación de facturas que incluye la gestión de excepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crédito, una factura de aduana o un débito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datos con cualquier otro documento de compra anterior. La gestión de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificación a consecuencia de uno o más mensajes de error. En función del tipo de excepción, se especifica el proceso de clarificación y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepción. El proceso de clarificación siempre se registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor se puede enviar a Finanzas para su contabilización. Para obtener más información, véase Gestión de excepciones [página 192] .

Tipos de factura de proveedor En el centro de trabajo Facturación de proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales para registrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturación de proveedores puede basarse en la documentación subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, así como las transacciones independientes. Para obtener más información, consulte Tipos de factura de proveedor [página 151] . SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


189

Verificación de factura de proveedor Según sus requisitos empresariales, pueden procesarse distintos tipos de facturas de proveedor, como facturas o notas de créditos. En la mayoría de los casos, las facturas de proveedor vienen precedidas por procesos de compra y seguidas de procesos como pagos, gestión de pagos y libro mayor. Este proceso le describe cómo introducir manualmente en el sistema facturas de proveedores con referencia a documentos anteriores tales como pedidos, entradas de mercancías y servicios, entregas entrantes o contratos de compra. Si su empresa no ingresa en el sistema pedidos, entradas de mercancías y servicios, u otros documentos de compras precedentes, este proceso no es relevante para sus necesidades. Para obtener más información, consulte Verificación de factura de proveedor [página 154] .


Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos. Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de proyecto en contabilidad financiera. Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crear automáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar los proveedores apropiados. Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente u órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoría y la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o, directamente por el comprador mediante un pedido. Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente de suministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado.

190



Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Tareas Clarificar excepciones para factura de proveedor Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 194].

Finalizar factura de proveedor Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 195].

Revisar una factura de proveedor Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 196].

Verificar facturas de aduana para factura de proveedor cancelada Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 197].

Cancelar una factura si es necesario; documento de compras anterior cancelado Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 198].

Cancelar una factura si es necesario; documento de compras anterior modificado o bloqueado Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 199].

Crear una tarea, notificación o alerta Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 200].

Crear una solicitud de aclaración Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 202].

Exportar tareas y documentos a Microsoft Excel Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 204].



191

6.2.2 Conceptos básicos 6.2.2.1 Tratamiento de excepciones Resumen El centro de trabajo Facturación a proveedores permite la verificación de facturas que incluye la gestión de excepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crédito, una factura de aduana o un débito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datos con cualquier otro documento de compra anterior. La gestión de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificación a consecuencia de uno o más mensajes de error. En función del tipo de excepción, se especifica el proceso de clarificación y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepción. El proceso de clarificación siempre se registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor se puede enviar a Finanzas para su contabilización. El tratamiento de excepciones es aplicable para los siguientes tipos de factura de proveedor: ●

Facturas

●

Facturas de aduana

●

Notas de crédito

●

Solicitudes de anticipo


●

●

Durante la configuración empresarial, se seleccionó Procesamiento de excepción de factura en el paquete empresarial Facturación de proveedores. En la actividad de ajuste preciso Excepciones de factura de proveedor, se verificaron las parametrizaciones de configuración predefinidas y se ajustaron conforme a las necesidades empresariales, en caso de ser requerido. Si utiliza formularios interactivos con los proveedores, se definieron los requisitos técnicos y el proveedor instaló Adobe Reader o Adobe Acrobat.

Tipos de excepción El sistema crea una o más excepciones si una factura de proveedor contiene errores. Según las parametrizaciones en Excepciones de factura de proveedor, los errores se asignan a diferentes tipos de excepciones. Una vez que se resuelven todas las excepciones relacionadas a una factura de proveedor, esta se puede contabilizar. Todas las acciones que se llevaron a cabo en relación a una excepción se asientan en un registro de acciones. Pueden ocurrir los siguientes tipos de excepciones: ●

●

192

Falta información externa o es errónea Una factura de proveedor contiene información incompleta o errónea acerca del proveedor, por ejemplo, falta un número de factura de proveedor. Falta información interna o es errónea



Una factura de proveedor contiene información interna incompleta o errónea, por ejemplo, falta una asignación de costes. ●

●

●

●

Falta documento de entrada o devolución Una factura de proveedor contiene posiciones para las cuales no hay un documento de entrada o devolución. Referencia a pedido faltante Una factura de proveedor contiene posiciones de factura sin referencia a un pedido. El sistema busca pedidos que puedan ser utilizados como referencia mediante la información de la empresa de compra, el proveedor y el producto, como el tipo de producto, el ID, la categoría y la descripción. Si corresponde, el contable puede seleccionar uno de los pedidos propuestos como referencia, lo que facilita el procesamiento en la Gestión financiera. Falta factura o nota de crédito Una factura o nota de crédito contiene posiciones de nota de crédito cuya cantidad supera la cantidad facturada, o posiciones de crédito o débito posteriores cuya cantidad supera la cantidad facturada o acreditada. Posible duplicado Una factura de proveedor se identifica como un posible duplicado. Los criterios para verificar posibles duplicados se pueden definir durante el ajuste preciso. Si no se definen parametrizaciones, se utilizan los siguientes criterios de manera estándar: Número de factura de proveedor (similar), Fecha de facturación (hasta 7 días de diferencia), ID de proveedor (idéntico) e Importe bruto (idéntico).

●

●

●

●

Variación de precio/cantidad/impuesto Una factura de proveedor contiene una variación de precio, cantidad o impuestos que supera los límites de tolerancia de la excepción o no coincide con el precio, cantidad o importe de impuestos del documento de compras anterior al que hace referencia. Error durante simulación de asiento contable Se utiliza una factura de proveedor sin errores para simular un asiento contable en la contabilidad financiera. Se eleva la excepción si la simulación da como resultado errores. Si se contabiliza la factura de proveedor, el sistema crea tareas en la gestión financiera. Si no se contabiliza la factura de proveedor, tendrá que contabilizarla de manera manual una vez que se corrijan los errores en la contabilidad financiera. Otros Una factura de proveedor contiene errores que no se pueden asignar a ningún otro tipo de excepción. Múltiple Una factura de proveedor contiene más de uno de los tipos de excepción recién mencionados.

Resolución de excepciones Todos los documentos con excepciones se muestran en la vista Resumeno Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Las excepciones de factura se resuelven en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. En la vista Trabajo puede acceder a una lista de tareas filtrada anteriormente y relacionada con los documentos que no se pueden contabilizar. La vista Trabajo funciona como una ubicación central donde se puede resolver cualquier problema con las facturas de proveedor que la empresa recibe. Puede resolver las excepciones desde la vista Excepciones del editor Factura de proveedor o Nota de crédito. Se deben resolver o aceptar las excepciones antes de que se pueda contabilizar la factura de proveedor.



193

Transferencia de excepciones Algunas veces se debe transferir una excepción a otro usuario, por ejemplo, un gerente, para obtener más aclaraciones a fin de resolver la excepción. Existen tres maneras para aclarar excepciones: ●

●

●

Los usuarios asignados a un grupo de facturación, como los contables, tratan las excepciones. Los usuarios asignados a un grupo de facturación, co mo los contables, transfieren manualmente las excepciones a partes externas o internas. Las excepciones se transfieren automáticamente a las partes externas o internas.

Si las excepciones se transfieren a usuarios internos, como los contables, el sistema genera una tarea en la lista de trabajo del usuario. Si las excepciones se transfieren a proveedores externos o a los emisores de la factura, se envía un correo electrónic o con un formulario anexo interactivo o de sólo lectura que muestra la factura de proveedor y las excepciones. Si se envía el formulario interactivo, el destinatario del correo electrónico corrige los datos de factura de proveedor que ocasionaron la excepción y vuelve a enviar el formulario como un anexo al correo electrónico. También es posible añadir notas o anexos a la excepción para explicar más detalladamente las razones por las que se aceptó o rechazó una excepción. Si se envía el formulario de sólo lectura, el destinatario del correo electrónico lo imprime, corrige los datos de facturación que ocasionaron la excepción y vuelve a enviar el formulario por correo electrónico o fax. Si los datos que se recibieron son correctos, se resuelve la excepción.

Consulte también Guía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 187]

6.2.3 Tareas 6.2.3.1 Tarea - Clarificar excepciones para factura de proveedor Resumen La tarea se ha planteado porque la factura del proveedor tiene una o más excepciones. Se deben resolver las excepciones antes de que se pueda contabilizar la factura de proveedor. Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.

Relevancia La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturación del proveedor y los que tienen autorización para esta factura. El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores. Para obtener más información, consulteGuía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 187] .

194



Respuesta Para responder a esta tarea, abra la tarea, seleccione la ficha Excepciones y verifique las excepciones. Dependiendo de la excepción y de su proceso empresarial, tiene las siguientes opciones: ●

●

●

Corregir la excepción directamente, por ejemplo, si los datos internos se han perdido. Acepte la excepción si es posible. Por ejemp lo, puede aceptar excepciones para entradas de mercancías y servicios faltantes o devoluciones, variaciones de precio, variaciones de cantidad o variaciones fiscales. Envíe la excepción a la persona responsable de la tarea para pedir información adicional para solucionar la excepción.

Una vez se hayan resuelto todas las excepciones, el sistema completará la tarea y la eliminará de la lista de trabajo. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] .

Configuración Los atributos de esta tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar. Es posible configurar determinados elementos de las excepciones de facturas mediante la actividad de ajuste preciso Excepciones de facturas de proveedor. Para obtener más información, consulte Excepciones de factura de proveedor.

Consulte también Gestión de tareas empresariales

6.2.3.2 Tarea: Completar factura de proveedor Resumen Si un contable graba una factura borrador de proveedor o un empleado contabiliza una factura pero no se permite contabilizar documentos de facturación, el sistema asigna el estado y crea una tarea para completar la factura de proveedor. Para obtener más información, consulte Categoría de tareas de la contabilidad adicional. Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.




195

Respuesta Para responder a esta tarea, seleccione una de las siguientes medidas: ●

Abrir y completar la factura de proveedor. Cuando haya enviado la oferta de proveedor, el sistema cerrará la tarea y la eliminará de la lista de trabajo. Para completar la tarea: Abra el editor de facturas de proveedor de la lista de trabajo. ○

○

Añada los datos que falten o realice modificaciones si es necesario.

○

Para verificar la consistencia de la factura de proveedor, haga clic en Verificar .

○

●

Para liberar la factura de proveedor completada para el pago, haga clic en Contabilizar . Si hay un proceso de aprobación en curso, el sistema envía el pedido primero para su aprobación.

Invalide la factura del proveedor. Cuando haya invalidado la oferta de proveedor, el sistema cancelará la tarea y la eliminará de la lista de trabajo.

Configuración Es posible configurar determinados elementos de esta tarea mediante la actividad de ajuste preciso .

Consulte también Gestión de tareas em presariales

6.2.3.3 Tarea – revisar factura de proveedor Resumen La tarea se inicia porqué un autorizador devuelve una factura de proveedor para que el empleado responsable la revise. Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es siempre un día después de la creación.


Respuesta Para responder a esta tarea, abra la tarea y seleccione una de las siguientes medidas:

196



●

Verifique los comentarios del autorizador o contacte el autorizador directamente.

●

Si es necesario, modifique la factura de proveedor y vuelva a contabilizarla.

●

Bloquee la factura del proveedor.

●

Invalide la factura del proveedor para finalizar el proceso de facturación de proveedores.

La tarea finaliza y se elimina de la lista de trabajo cuando la factura de proveedor se contabiliza de nuevo o se invalida.

Configuración Los atributos de este tipo de tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.


6.2.3.4 Tarea: Verificación de facturas de aduana para factura de proveedor cancelada Resumen El sistema plantea esta tarea porque se ha cancelado una factura de proveedor y, como mínimo, hay una factura de aduana asignada al pedido referenciado. Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimien to es una semana después de la creación de la tarea.


Respuesta Para responder a esta tarea, abra la tarea y proceda como sigue: 1.

Abra el pedido referenciado

2.

Verifique que el flujo de documentos de la posición de pedido acceda a la factura de aduana.

3.

Decida si es necesario cancelar la factura de aduana.

4.

Elimine la tarea de la lista de trabajo, hágalo de forma manual.



197



6.2.3.5 Tarea: Cancelar factura si es necesario. Documento de compras anterior cancelado Resumen El sistema inicia esta tarea para una factura o nota de abono contabilizada de un proveedor porque uno o más artículos de un documento precedente, como por ejemplo, un pedido o una entrega de mercancías, se ha cancelado. Anular una entrega de mercancías y servicios tiene consecuencias en la contabilidad. Para obtener más información, consulte Efectos en la contabilidad por anular una entrega de mercancías y servicios. Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.


Respuesta Para responder a esta tarea, verifique el documento precedente y cancele la factura o nota de crédito asignados. Para obtener más información, consulte Cancelar un documento de facturación [página 255] . Una vez que se ha cancelado la factura o la nota de crédito o bien se ha finalizado la tarea manualmente, la tarea queda finalizada y el sistema la borra del pool de trabajo. Para obtener más información acerca de finalizar las tareas automáticamente o manualmente, consulte Trabajar con tareas, notificaciones y alertas [página 200] .


198



Consulte también Gestión de tareas empresariales Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación de proveedores) [página 245]

6.2.3.6 Tarea: Cancelar factura en caso necesario; documento de compras anterior modificado o bloqueado Resumen El sistema inicia esta tarea para una factura o nota de abono contabilizada de un proveedor porque se han modificado o bloqueado uno o más artículos de un documento precedente, como por ejemplo, una entrega entrante. Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.


Respuesta Para responder a esta tarea, verifique el documento precedente y seleccione una de las siguientes medidas: ●

Cancele la factura o nota de crédito asignada.

●

Cree una nota de crédito para la factura o c ree una factura para la nota de crédito.

Si cancela la factura o la nota de crédito o bien finaliza la tarea manualmente, la tarea queda finalizada y el sistema la elimina de la lista de trabajo.


Consulte también Gestión de tareas empresariales Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación de proveedores) [p ágina 245]



199

6.2.3.7 Trabajar con tareas, notificaciones y alertas Resumen Las tareas, notificaciones y alertas le permiten informar a otro usuario acerca de un documento comercial que requiera verificaciones o modificaciones o deba completarse. Puede crear tareas, notificaciones y alertas con referencia a posiciones de gestión de tareas empresariales y a documentos comerciales.

Tareas creadas por el sistema Cuando el sistema crea una tarea, se visualiza como Nueva en la lista de trabajo relevante. Visualizará las posiciones de gestión de tareas empresariales que estén asociadas a las vistas y derechos de acceso de centros de trabajo que tenga asignados. Puede ejecutar la tarea abriéndola, haciendo clic en el enlace, o puede acceder al documento relacionado haciendo clic en Editar . A continuación le asignarán la tarea como procesador de la misma. Si se asigna una tarea a varias personas responsables, permanece en las listas de trabajo de todas ellas hasta que se completa. Todos los responsables pueden ver quién ha transferido la tarea para su procesamiento.

Estados de posiciones de gestión de tareas empresariales Las tareas pueden tener los siguientes estados: Nueva, En curso, Completada y Cancelada. Las notificaciones pueden tener los siguientes estados: Nueva, En curso, Confirmada, Completada y Cancelada. Las alertas pueden tener los siguientes estados: Nueva, En curso, Completada y Cancelada.

Creación manual de tareas, notificaciones y alertas 1.

Seleccione la posición de gestión de tareas empresariales o el documento comercial relevante, haga clic en Nueva y seleccione la opción correspondiente: Tarea, Notificación o Alerta.

2.

Complete los campos obligatorios. En el campo Para, introduzca el ID de empleado o busque al empleado con la ayuda para entradas. Tenga en cuenta que solamente puede introducir o seleccionar empleados que tengan derechos de acceso al documento comercial relacionado para el que crea la tarea, notificación o alerta.

●

●

●

●

Para las tareas, en el campo Fecha de vencimiento, introduzca la fecha en la que espera una respuesta. Para las notificaciones, en el campo Fecha de caducidad, introduzca la fecha en la que la notificación caducará. Para las alertas, no puede introducir una fecha de vencimiento ya que requieren una acción inmediata. En el campo Asunto, introduzca el asunto de la tarea, notificación o alerta. El asunto se muestra en la entrada de trabajo del destinatario. En el campo Prioridad, establezca la prioridad en Baja, Media, Alta o Muy alta. Para las alertas, la prioridad se fija por defecto en la prioridad más alta disponible, por ejemplo Muy alta. El valor por defecto no puede modificarse. Puede introducir los detalles de la solicitud en la ficha Notas y añadir anexos relevantes en la ficha Anexos.

3.

Envíe o cancele la tarea, notificación o alerta. Para enviar la tarea, notificación o alerta, haga clic en Grabar y cerrar .

●

●

200

Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .



Puede hacer un seguimiento de sus tareas, notificaciones y alertas desde la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. En la vista Tareas delegadas, seleccione Creada por mí de la lista desplegable Mostrar.

Recepción de tareas, notificaciones y alertas Puede recibir tareas, notificaciones y alertas creadas manualmente en la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. En la subvista Bandeja de entrada, seleccione Posiciones abiertas de la lista desplegable Mostrar. También puede seleccionar Tareas abiertas, Notificaciones abiertas o Alertas abiertas como corresponda.

Procesamiento de tareas, notificaciones y alertas Para visualizar el documento comercial relacionado y para hacer alguna modificación relevante después de leer las instrucciones detalladas en el campo Descripción, haga clic en el enlace del asunto de la posición de gestión de tareas empresariales, o haga clic en Editar . Una vez que comience a procesar una tarea, notificación o alerta, el estado se fijará en En curso.

Seguimiento de tareas, notificaciones y alertas creadas manualmente Puede hacer un seguimiento del progreso de las posiciones de gestión de tareas empresariales que haya creado desde la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. En la vista Tareas delegadas, seleccione Creada por mí de la lista desplegable Mostrar. También puede ver todas las tareas completadas desde la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. Desde la lista desplegable Visualizar, seleccione Posiciones cerradas.

Detalles genéricos de las tareas Para ver los detalles de las tareas, seleccione la opción Abrir detalles del menú contextual o desde Acciones . En los detalles de la tarea introduzca información como la persona responsable, el proceso, el estado, etc. El enlace Documento relacionado inicia la pantalla del documento comercial relacionado. La ficha Notas visualiza los detalles de la posición y los comentarios introducidos por el empleado que envió la posición y por todos los procesadores anteriores. La etiqueta Anexos muestra todos los documentos anexos. También puede añadir notas y anexos. Según la tarea, están disponibles las siguientes acciones. ●

●

●

●

●

Modificar prioridad Transferir Asigna la posición a otra persona para su procesamiento Tenga en cuenta que solamente puede transferir tareas a empleados que tengan derechos de acceso al documento comercial relacionado con la tarea, notificación o alerta. Completar Confirmar Las notificaciones se confirman en lugar de completarse. Cancelar

Si necesita más información antes de procesar la posición, puede crear una solicitud de aclaración haciendo clic en Nueva y, luego, seleccionando Solicitud de aclaración.

Consulte también Gestión de tareas empresariales Trabajar con Solicitudes de aclaración [página 202]



201

6.2.3.8 Trabajar con Solicitudes de aclaración Resumen Las solicitudes de aclaración le permiten solicitar información sobre posiciones de gestión de tareas empresariales o sobre documentos comerciales de otro usuario. Puede crear solicitudes de aclaración con referencia a posiciones de gestión de tareas empresariales y a documentos comerciales. Tenga en cuenta que la creación de solicitudes de aclaración no afecta al flujo de procesos empresariales. Por ejemplo, si crea una solicitud de aclaración sobre un pedido, la solicitud de aclaración no evitará que se procese el pedido. Los destinatarios pueden abrir solicitudes de aclaración sin tener en cuenta si tienen acceso a la tarea o al documento comercial en cuestión. Cuando crea una solicitud de aclaración, ésta se visualiza como Nueva en la lista de trabajo del usuario relevante. Cuando el destinatario procesa la solicitud de aclaración, se modificará el estado de la solicitud de aclaración como En aclaración. Las solicitudes de aclaración pueden tener los siguientes estados: Nueva, En aclaración, Aclarada y Concluida.

Creación de solicitudes de aclaración 1.

Seleccione la posición de gestión de tareas empresariales o el documento comercial relevante, haga clic en Nueva y seleccione Solicitud de aclaración.

2.

Complete los campos obligatorios. En el campo Para, introduzca el ID de empleado o busque al empleado con la ayuda para entradas.

●

●

●

●

En el campo Fecha de vencimiento, introduzca la fecha en la que espera una respuesta. Por defecto es tres días a partir de la fecha actual. En el campo Asunto, introduzca el asunto para la solicitud de aclaración. El asunto se muestra en la entrada de trabajo del destinatario. Por defecto, el campo Asunto o bien se completa con el nombre de la posición de gestión de tareas empresariales para la que solicita la aclaración, o bien se deja en blanco en caso de que la solicitud de aclaración sea para un documento comercial. Sin embargo, el valor por defecto puede modificarse. En el campo Prioridad, establezca la prioridad en Baja, Media, Alta o Muy alta. Por defecto, la prioridad se establece en Media. Puede introducir los detalles de la solicitud en la ficha Notas y añadir anexos relevantes en la ficha Anexos.

3.

Envío o cancelación de la solicitud de aclaración. Para enviar la solicitud de aclaración, haga clic en Grabar y cerrar .

●

●


Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Creada por mí desde la lista desplegable Mostrar.

Respuesta a las solicitudes de aclaración Puede recibir solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. En la subvista Bandeja de entrada del centro de trabajo, seleccione Posiciones abiertas o Aclaraciones abiertas de la lista desplegable Mostrar. 202



Una vez haya iniciado el proceso de la solicitud de aclaración, el estado de la aclaración se fija en En aclaración. 1.

Para comenzar el proceso de la solicitud de aclaración, abra los detalles de la aclaración o haga clic en Editar . El enlace Documento relacionado inicia la pantalla del documento comercial relacionado. El enlace Tarea relacionada, que sólo se visualiza si el solicitante hace referencia a una tarea específica, inicia los detalles de esta tarea. La etiqueta Notas muestra los detalles de la solicitud y los comentarios introducidos por el empleado que envió la solicitud de aclaración y los procesadores anteriores. La etiqueta Anexos muestra todos los documentos anexos.

2.

Responda a la solicitud de aclaración, reenvíela o ciérrela. Para responder a una solicitud de aclaración, haga clic en Responder . En la etiqueta Notas, en Comentario interno, puede introducir cualquier información o comentario relevantes. También puede añadir anexos en la ficha Ane xos.

●

●

●

Para asignar la solicitud a otra persona para su procesamiento, haga clic en Transferir . En el campo Para, introduzca el ID de empleado o busque al empleado con la ayuda para entradas. Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Transferidas por mí desde la lista desplegable Mostrar. Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .

Recepción de respuestas a las solicitudes de aclaración La solicitud de aclaración tiene el estado Aclarada. 1.

Para visualizar la respuesta a su solicitud de aclaración, abra los detalles de la aclaración o haga clic en Editar . Si tiene más preguntas, utilice Responder para contestar al empleado que ha respondido.

●

●

Para transferir la solicitud de aclaración a otro usuario, haga clic en Acciones , luego, seleccione Transferir.

Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Transferidas por mí desde la lista desplegable Mostrar. 2.

Complete o cierre la solicitud de aclaración. Haga clic en Acciones , luego, seleccione Completar. A continuación, el sistema cierra la solicitud de aclaración. Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración cerradas desde la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. Desde la lista desplegable Mostrar, seleccione Posiciones cerradas.

●

●


Consulte también Gestión de tareas empresariales Trabajar con Tareas, notificaciones y alertas [página 200]



203

6.2.3.9 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Resumen Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Luego, puede utilizar Microsoft Excel para organizar y analizar los datos. Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.

Requisitos previos Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal para asegurarse de que se cumplen los siguientes requisitos previos: ●

●

Debe haber instalado el último Haga clic en Instalar software adicional.

.

Las parametrizaciones de su navegador se han efectuado con éxito. Haga clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC.

Procedimiento 1.

Antes de poder exportar los datos, debe estar visualizándolos. Dependiendo de los datos que desee exportar, seleccione una de las opciones. ●

●

2.

Para exportar datos de un informe, abra el informe y seleccione si desea exportar la tabla o el gráfico haciendo clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla. Para exportar datos de una lista de trabajo, abra la lista de trabajo y haga clic en Ir.

Para exportar datos desde un gráfico, una tabla o una lista de trabajo, haga clic en Exportar y, luego, en A Microsoft Excel. La lista completa de datos que visualiza en la pantalla se exportará a Microsoft Excel. Si ha personalizado la lista de trabajo mediante Personalizar Esta pantalla , las opciones de personalización que ha realizado también aparecerán en el documento de Microsoft Excel que se ha descargado. Por ejemplo, si movió alguna columna, se visualizarán en el mismo orden en el documento de Excel, y si ocultó o mostró alguna columna en el pool de trabajo, también se ocultará o mostrará en el documento de Excel.

3.

204

Seleccione el idioma o la plantilla en la ventana de diálogo que aparece.



●

●

●

Si solo hay una plantilla que tiene la variante de idioma de inicio de sesión, entonces la exportación se realizará en el idioma de inicio de sesión y no es necesaria la interacción del usuario. Si solo hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, pero la variante de idioma de inicio de sesión no está disponible, entonces la exportación se realizará en idioma inglés. Si hay más de una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo Lista de plantillas. En este diálogo, puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel que desee utilizar para la exportación. La plantilla determinará el formato que tendrán los datos exportados. Se muestra la versión de Microsoft Excel relevante para cada plantilla.

4.

Haga clic en Descargar.

5.

Aparece un mensaje que muestra que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de exportar desde el sistema SAP Business ByDesign. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer con los datos exportados. Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles: ●

●

6.

Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene un nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para organizar los datos y grabar la hoja de trabajo. Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombre apropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se complete exitosamente, aparecerá un mensaje. Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.

Para adaptar la plantilla, seleccione Editar plantilla en la barra de herramientas de SAP Business ByDesign. Se abrirá el editor de plantillas. Con el editor, podrá hacer las siguientes modificaciones en las plantillas: ●

Cambiar el nombre de una columna

●

Cambiar el orden de las columnas seleccionando Desplazar hacia arriba y Desplazar hacia abajo

●

Ocultar una columna desmarcándola en Visible

Haga clic en Generar para grabar las modificaciones en la plantilla. Asegúrese de que la plantilla adaptada de la vista Actualización de plantillas de Office se cargue en el sistema SAP Business ByDesign.

6.3 Vista entrada de facturas 6.3.1 Guía rápida para Entrada de facturas En la vista Entrada de facturas del centro de trabajo Facturación de proveedor puede crear documentos de facturación, como facturas con o sin referencia, facturas de aduana, notas de crédito y solicitudes de anticipos que ha recibido del proveedor por fax o correo electrónico. Puede crear estos documentos manualmente, escanearlos o cargarlos automáticamente al sistema. Una vez haya creado un documento de facturación, puede grabarlo como un borrador para seguir procesándolo o liberarlo para el pago contabilizándolo en gestión financiera.



205

Para crear facturas y notas de crédito con referencia a documentos anteriores, el sistema visualiza las listas siguientes en la vista Entrada de facturas:

Todos los pedidos a facturar Visualiza todos los pedidos para los que se espera una factura o una entrega faltante y que tienen el estado No facturado, Parcialmente facturado, Facturado y Parcialmente entregado o Facturado y No entregado. Los pedidos pueden tener los siguientes tipos de proceso: no gestionado en stock, en stock, a terceros. Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] .

Pedidos con importe de factura excesivo Visualiza todos los pedidos que contienen una cantidad facturada mayor que la cantidad de entrega o de pedido, y para los cuales no se esperan más entregas, devoluciones de mercancías o facturas. Por el contrario, la posibilidad de una nota de crédito sí está prevista. Los pedidos pueden tener los siguientes tipos de proceso: no gestionado en stock, en stock, a terceros. Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] . En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, un comprador puede especificar que no se esperan más entregas o facturas para una posición de pedido.

Todos los pedidos Visualiza todos los pedidos, independientemente de su estado. Los pedidos pueden tener los siguientes tipos de proceso: no gestionado en stock, en stock, a terceros. Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] .

Todas las entregas a facturar Visualiza todas las entradas de mercancías y servicios, entregas entrantes y entregas de terceros para las que se espera una factura y que tengan el estado No facturado o Parcialmente facturado.

Todas las devoluciones de mercancías a facturar Visualiza todas las devoluciones de mercancías y entregas salientes para las que se espera una nota de crédito y que tengan el estado No facturado o Parcialmente facturado. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

Conceptos básicos Procesamiento de pedido para terceros Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempeña como coordinador de procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de órdenes de terceros para que un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envío directo de un producto a un cliente. Puede tratarse de un proveedor externo o de una empresa asociada en un escenario multisociedades. Para obtener más información, véase Procesamiento de pedido para terceros [página 38] .

206



Tratamiento de excepciones El centro de trabajo Facturación a proveedores permite la verificación de facturas que incluye la gestión de excepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crédito, una factura de aduana o un débito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datos con cualquier otro documento de compra anterior. La gestión de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificación a consecuencia de uno o más mensajes de error. En función del tipo de excepción, se especifica el proceso de clarificación y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepción. El proceso de clarificación siempre se registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor se puede enviar a Finanzas para su contabilización. Para obtener más información, véase Tratamiento de excepciones [página 192] .

Determinación de impuestos Como regla, las empresas están obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran o venden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Después de que se hayan suministrado los productos, los impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un cálculo automático de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor añadido (IVA), impuesto sobre ventas y consumo, retención de impuestos. El sistema también proporciona una herramienta de gestión de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos. Para obtener más información, véase Determinación de impuestos [página 156].

Determinación de retención de impuestos Una empresa u otro tipo de organización realiza pagos a diversas entidades a lo largo de un ejercicio fiscal. Estos pagos se pueden clasificar en dos tipos básicos en función de dónde se inician dentro de la organización: ●

●

Pagos de nómina Pagos dentro de una organización, por ejemplo, a los empleados Pago de acreedores Pago a las organizaciones y los individuos externos a la empresa como proveedores, accionistas y titulares de deudas.

La retención ocurre en ambas categorías pero este documento trata únicamente las retenciones que se producen con respecto a los pagos de acreedores. Uno de los objetivos principales de la retención de impuestos en los pagos de acreedores es asegurar que se pague el impuesto sobre la renta a la autoridad fiscal por estos pagos que representan ingresos. Para obtener más información, consulte Determinación de retención de impuestos [página 178] .

Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación de proveedores Cuando recibe una factura de proveedores por servicios, parte del importe de impuestos se puede usar como crédito de impuestos para sus obligaciones fiscales. Si aplica un esquema de aplazamiento de impuestos, no puede deducir este crédito fiscal de sus obligaciones fiscales hasta que pague su factura. Este proceso de aplazamiento de impuestos se aplica a algunos países como Francia e India. Si su empresa paga solamente parte del importe de la factura, el impuesto aplazado a pagar es la proporción del importe pagado de la factura. Por ejemplo, si su empresa paga un tercio del importe bruto de la factura al proveedor, su empresa está autorizada a reclamar un tercio del importe de impuesto de esta factura como crédito fiscal. En India, no puede reclamar el crédito fiscal para un impuesto aplazado en una factura hasta que no paga toda la factura.



207

Para obtener más información, consulte Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación de proveedores [página 181].

Asientos contables Cada transacción empresarial que afecta la contabilidad genera un asiento contable automáticamente. Los asientos contables pueden basarse en documentos originales, documentos de asientos contables y ejecuciones de valoración: ●

Transacciones comerciales de registros de documentos fuente iniciados en áreas de aplicación Contabilidad financiera y de gestión como facturas de proveedor, facturas de clientes y pagos. Para visualizar documentos originales, abra la vista Documentos originales. ●

Contabilidad de Las transacciones comerciales de bonos de asiento contable introducidas gestión y financiera como entradas de ajuste. Para visualizar los documentos de asientos contables, abra la vistaDocumentos de asientos contables. ●

Las ejecuciones de evaluación generan asientos contables para tareas periódicas en Contabilidad de gestión y financiera como la ejecución de depreciación, la ejecución de bono de asiento contable recurrente o la ejecución del método de conversión de moneda extranjera. Para visualizar los asientos contables desde una ejecución de valoración, abra la vista asociada para la ejecución de valoración. Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 184].



208



Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoría y la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o, directamente por el comprador mediante un pedido. Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente de suministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado. Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este cas o, el proceso de aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Tareas Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos precedentes Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 218].

Reacción ante un pedido con cantidad de la factura en exceso Para reaccionar a un pedido facturado que contiene una cantidad facturada mayor que la cantidad de entrega o de pedido y para el cual no se esperan más entregas, devoluciones de mercancías o facturas, puede proceder con una de las acciones siguientes: ●

●


Crear una nota de crédito por cantidad de la factura en exceso. Seleccionar el pedido facturado y hacer clic en Nueva nota de crédito . Para obtener más información, consulteCrear una factura o nota de crédito con referencia a documentos precedentes [página 218] . Cancelar la factura con una cantidad en exceso y c rear una nueva factura para la cantidad de entrega o de pedido real. 1.

Copiar el ID del pedido para el que desea cancelar la factura.

2.

Para buscar la factura, seleccione la vista Facturas y notas de crédito y haga clic Avanzado.

3.

Seleccione Pedido como el Tipo de referencia e introduzca el ID de pedido en el campo ID de referencia.

4.

Haga clic en Ir y seleccione el pedido.

5.

Haga clic en Cancelar documento . Para obtener más información, consulte Cancelar un documento de facturación [página 255].

6.

Seleccione la vista Entrada de facturas y cree una nueva factura para la cantidad de entrega o pedido real seleccionando el pedido y haciendo clic en Nueva factura . Para obtener más información, consulteCrear una factura o nota de crédito con referencia a documentos precedentes [página 218] .


209

Crear una factura o nota de crédito sin un pedido Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 223].

Crear una factura de aduana Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 228].

Cree una solicitud de anticipo Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 230].

Crear una factura o nota de crédito escaneada Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 233].

Exportar documentos a facturar a Microsoft Excel Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 204].

Crear una factura o nota de crédito con Microsoft Excel Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 241].

Migrar entrada de mercancías pendientes Para crear una nueva factura de proveedor en Facturación de proveedores para una entrada de mercancías pendientes migrada, siga estos pasos: ●

Para contabilizar una factura contra un pedido que aún no se migró, seleccione el indicador No migrado. El sistema asignará la factura nueva (no migrada) automáticamente a la entrada de mercancías pendientes correspondiente (migrada). ●

Cuando crea una factura de proveedor (con referencia a un pedido), puede asignarle un número de pedido. Seleccione No migrado

6.3.2 Conceptos básicos 6.3.2.1 Distribuir costes y cantidades entre posiciones de factura y nota de crédito Como contable, puede que tenga que clasificar posiciones de costes no planificados de facturas de proveedor y asignarlas a las posiciones sin costes de las mismas facturas de proveedor. Ad emás, puede que tenga que redistribuir las cantidades facturadas de una posición de pedido para varias entregas. Para satisfacerle y adaptar los procesos de facturación de la empresa, el sistema le proporciona características dentro del centro de trabajo Facturación de proveedor que soportan esta tarea. A parte de la función de distribución de costes, el sistema realiza automáticamente una primera distribución de costes para las facturas de proveedor seleccionadas; después de esto, puede distinguir más los costes i mplicados

210



para evaluarlos más adecuadamente. Los componentes de costes no planificados que se pueden distribuir son los costes de embalaje y transporte, o primas de seguros, entre otros. Utilizando las Referencias en la ficha Distribución de costes de la ficha Artículos en la parte inferior del editor de facturas de proveedor, puede supervisar todos los detalles de asignación de cuentas por separado para cada posición de factura de proveedor, incluso si existen asignaciones de múltiples cuentas en la contabilidad financiera. Además, si utiliza la Cantidad de referencia, puede visualizar la cantidad de mercancías o servicios que se pidieron o se entregaron. Dependiendo de sus necesidades empresariales, puede ●

●

Distribuir componentes de costes no planificados manualmente por separado para cada posición de factura de proveedor como sea necesario. Hacer que el sistema distribuya los componentes de costes no planificados automáticamente para todas las posiciones de facturas de proveedor de una factura de proveedor seleccionada al verificar Distribuir costes.

El principal beneficio de esta función es que, como contable, puede valorar los costes no planificados para las mercancías y los servicios obtenidos al principio del proceso de aprovisionamiento operativo; como consecuencia, los gráficos de costes están disponibles cuando el balance correspondiente se evalúe. Como parte de la función de distribución de costes, el sistema le permite distribuir las cantidades facturadas que se originen de la misma posición de pedido en diversas entregas. En la ficha Artículos de una factura de proveedor, el sistema visualiza la posición de pedido a la que se refiere la posición de factura de proveedor. La posición de pedido también se visualiza en la ficha Distribución de costes que es parte de la sección Detalles del artículo. El sistema permite procesar distintas posiciones de pedido en una factura de proveedor. Sin embargo, solo se puede procesar una posición de pedido en una factura de proveedor. Una vez llega la entrega o la primera de una serie de entregas y son visibles en el sistema, éste realiza automáticamente una primera distribución de las cantidades facturadas. El sistema distribuye de manera estándar las cantidades que se han facturado en la misma factura de proveedor del modo siguiente: ●

●

Si las cantidades facturadas se cubren en entrega. Si las cantidades facturadas se dividen en entrega que existiera primero en el sistema.

, el sistema distribuye todos los valores para esta , el sistema distribuye todos los valores a la

Puede invalidar la distribución de costes realizada por el sistema. Puede que sea necesario si, por ejemplo, las mercancías o los servicios solicitados en un pedido se facturan en dos facturas de proveedor. El sistema distribuye de modo estándar todos los valores a la primera entrega que se refiera a una factura de proveedor que esté disponible en el sistema; sin embargo, como contable, puede redistribuir los componentes de costes como sea necesario para tener en cuenta, además, una segunda factura de proveedor. El principal beneficio de esta función es que, como contable, puede decidir individualmente cómo facturar las entregas de mercancías y servicios que la empresa ha solicitado. Además, la función añade a la conformidad del sistema transparencia en los procesos de facturación de proveedores.

Flujo del proceso Distribuir costes adicionales o valores de nota de crédito La siguiente sección describe un ejemplo de flujo de procesos que incluye la distribución de costes adicionales o posiciones de nota de crédito. SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


211

1.

Un contable recibe una factura de proveedor en su lista de trabajo y la abre. Esta factura de proveedor consiste de tres posiciones de factura de proveedor normales más una cuarta posición de factura de proveedor adicional que cubre los costes de porte.

2.

Se abre la pantalla Nueva factura. En la ficha Distribución de costes de la sección Detalles de posición, el contable verifica Distribuir costes adicionales de manera proporcional para iniciar la distribución de costes de porte entre las tres posiciones de factura de proveedor normales.

3.

Por defecto, el sistema distribuye los costes de porte entre las tres posiciones de factura de proveedor normales. La distribución es proporcional a los valores netos de las posiciones de la factura del proveedor.

4.

El contable advierte que la posición de factura número tres es una posición de servicio, para la cual no se aplican costes de porte. Para excluir esta posición de la distribución de costes, el contable la selecciona y hace clic en Excluir posición de distribución de costes. El sistema ajusta la distribución de los costes de porte y los distribuye entre las posiciones número uno y dos únicamente.

5.

El contable graba la factura de proveedor para preparar su contabilización.

Distribuir cantidades facturadas La siguiente sección describe un ejemplo de flujo de procesos que incluye la distribución, entre más de una entrega, de cantidades que se originan a partir de la misma posición de pedido. 1.

Un contable recibe, en su lista de trabajo, una factura de proveedor referida a un pedido. Con este pedido se solicitó una cantidad de diez artículos. Sin embargo, la factura de proveedor sólo cubre ocho artículos.

2.

El contable abre la factura de proveedor. En el editor Nueva factura que se abre, el sistema muestra todas las posiciones de factura de proveedor que el contable debe verificar.

3.

En la ficha Distribución de costes de la sección Detalles de posición, el contable advierte que las mercancías o los servicios facturados que se solicitaron con el pedido aún no se entregaron. El pedido es el único documento que se muestra en la columna Referencia (cantidad igual a diez).

4.

En la ficha Posiciones, el contable reduce la cantidad facturada a ocho. Al mismo tiempo, el sistema propone una nueva distribución de las cantidades facturadas. Por defecto, el sistema toma en cuenta todas las entregas.

5.

El contable graba la factura de proveedor para preparar su contabilización.

1.

Llega una entrega que cubre una cantidad igual a cuatro de la posición de pedido.

2.

El sistema vuelve a distribuir automáticamente los valores y las cantidades y, como resultado, muestra dos documentos en la columna Referencia: la entrega (cantidad igual a cuatro) y el pedido (cantidad igual a cuatro).

3.

Llegan una segunda y tercera entrega que cubren una cantidad igual a dos y una cantidad igual a cuatro de las posiciones de pedido.

4.

El sistema vuelve a distribuir automáticamente los valores y las cantidades y, como resultado, muestra cuatro documentos en la columna Referencia: la primera entrega (cantidad igual a cuatro), la segunda entrega (cantidad igual a dos), la tercera entrega (cantidad igual a dos) y el pedido (cantidad igual a cero).

5.

El contable recibe una segunda factura de proveedor en su lista de trabajo referida a la misma posición de pedido que la primera factura de proveedor. Sobre esta segunda factura de proveedor, se factura la segunda entrega con una cantidad de dos artículos.

212



6.

En la ficha Distribución de costes de la sección Detalles de posición, el contable reduce a cero la cantidad de la segunda entrega que se facturó sobre la segunda factura de proveedor y ajusta la cantidades de la primera y tercera entrega a cuatro cada una.

7.

Por último, el contable contabiliza la primera factura de proveedor. Como resultado, el estado del pedido en el cual se solicitaron las mercancías o los se rvicios cambia a Facturado parcialmente. Cuando se contabiliza la segunda factura de proveedor que cubre la segunda entrega, el estado del pedido cambia a Completamente facturado.

Consulte también Procesamiento de facturas de proveedor con referencia Procesamiento de factura de proveedor sin referencia Guía rápida para entrada de factura [página 205]

6.3.2.2 Posiciones con límite Resumen En la solución SAP Business ByDesign, las posiciones con límite son posiciones que tienen asignado un límite de valor máximo en lugar de un precio en un documento de compra. Las posiciones con límite se utilizan en un carrito de compras o en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere o la cantidad que necesita. Cuando crea una posición con límite en un carrito de compra o en un pedido, no se especifican los materiales, servicios ni gastos relacionados. Esta información se proporciona más adelante en la entrada de mercancías y servicios o en la factura de proveedor. Por ejemplo, si debe realizarse un servicio, como una reparación, pero no sabe la cantidad de horas que se necesitarán, puede añadir una posición con límite al pedido y asignar el importe máximo que puede costar la reparación. Una vez que se completa la reparación, puede completar los detalles en el documento de seguimiento que corresponde. Si se supera el límite de valor de una posición con límite, el documento se contabiliza pero es enviado para su aprobación al gerente o aprobador designado que corresponde.

Crear una posición con límite Cuando no conoce los detalles de un material o servicio no de almacén que necesita, puede crear una posición con límite en un carrito de compra o pedido.

Posiciones con límite en carritos de compra Cuando añade posiciones con límite a los carritos de compra, sólo debe proporcionar una descripción de producto, una categoría de producto, una fecha de entrega y un límite de valor. Los empleados que compren en nombre de colegas pueden añadir posiciones con límite a sus carritos de compra. Para ello, deben hacer clic en: ●

Ir de compras (avanzado) en la vista Autoservicios del centro de trabajo Página principal.

●

Nuevo carrito de compra en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Gestión de proyectos.

●

Ir de compras en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Equipo de proyecto.

Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [página 48] . SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


213

Posiciones con límite en pedidos Los pedidos que se crean a partir de solicitudes de compra generadas por carritos de compra pueden contener posiciones con límite previas. Sin embargo, también puede crear manualmente pedidos, con o sin referencia a solicitudes de compra, y añadir posiciones con límite. Cuando añade posiciones con límite a los pedidos, debe proporcionar una descripción de producto, una categoría de producto, una fecha de entrega y un límite de valor. Para añadir posiciones con límite, los compradores que crean pedidos pueden: ●

●

Seleccionar una solicitud de pedido de la lista que se encuentra en la vista Solicitudes de compra del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y luego hacer clic en Nuevo pedido Creandi un nuevo pedido de compra en la vista Pedidos de compra del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.

Para más información, consulte Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido [página 73] y Crear un pedido manualmente [página 99] .

Confirmar un material, servicio o gasto relacionado para una posición con límite Como comprador, puede confirmar detalles de posiciones con límite en las entradas de mercancías y servicios con referencia a pedidos. Si no se requiere de entradas de mercancías ni servicios, puede entonces, como contable, confirmar los detalles de posición con límite en las facturas de proveedor correspondientes.

Posiciones con límite en entradas de mercancías y servicios Cuando se entregan las posiciones de un pedido, puede crear una entrada de mercancías y servicios e incluir los detalles de la posición con límite. En este momento, conocerá las cantidades y precios finales de los materiales, servicios o gastos relacionados a la posición con límite, de manera que puede introducir los detalles en la entrada de mercancías y servicios. Aquí se introduce el tipo de posición (material, servicio, gasto), el ID de producto (si está disponible), la cantidad entregada, el precio neto, y la fecha de entrega, período de servicio o período de gasto. Si hay un contrato asignado, el sistema introduce automáticamente el precio y la descripción del contrato. Esta información no puede ser actualizada. Las entradas de mercancías y servicios son creadas por: ●

●

Compradores en el centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios. Empleados en cualquiera de los centros de trabajo Página principal, Gestión de proyectos, o Equipo de proyecto.

Para obtener más información, consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para posiciones con límite abiertas [página 136].

Posiciones con límite en facturas de proveedor Recibirá el precio de la posición con límite junto con la factura de proveedor. Debe introducir manualmente el precio en el sistema mediante el centro de trabajo Facturación de proveedores. El sistema verifica si está incluido en el contrato asignado. Se mostrará una advertencia si el precio que introdujo es más bajo que el precio de contrato. Se mostrará un error si el precio es mayor que el precio de contrato. Si hay una entrada de mercancías o servicios, la factura de proveedor ya contendrá todos los detalles de la posición con límite.

214



Límites de valor El límite de valor de una posición con límite en un pedido, un carrito de compra o una entrada de mercancías y servicios es el importe máximo que se puede gastar en la compra de productos dentro de esa posición con límite. Si un contrato está asignado a la posición con límite, el campo Valor límite muestra el importe máximo que se puede gastar en ese contrato. Sólo se puede asignar un contrato por posición con límite. Por lo general, el campo Otro límite de valor muestra el importe máximo adicional que puede gastar en la compra de productos sin contrato pero también puede incluir productos de otros contratos distintos del asignado a la posición con límite. En ese caso, el límite de valor es el total de los límites del contrato asignados más cualquier otro límite de valor. Esto puede incluir otro contrato pero ese contrato no se adjunta a la posición con límite y se trata como posición sin contrato. El campo Otro límite de valor sólo puede ser utilizado si especificó un contrato para la posición (el límite de valor). Cuando un contrato ya está asignado a la posición con límite, se incluye Otro límite de valor y no debe exceder el Límite de valor.. Si no especifica el otro límite de valor, el sistema le permite gastar tanto como desee.

Límites de valor en detalle Cuando crea una nueva posición con límite del pedido, sólo los campos ID de contrato y Límite de valor están preparados para la entrada. Si únicamente especifica un límite de valor, las posiciones introducidas en la entrada de mercancías y servicios con referencia a esa posición con límite del pedido se cubren hasta el límite de valor especificado. Si se especifica un ID de contrato o se lo asigna a ese límite de valor en la posición con límite del pedido, el límite de valor total se relaciona a ese contrato y a todas las posiciones sin contrato. Una vez que introduce un ID de contrato para el límite de valor en el pedido, también podrá especificar Otro límite de valor en el pedido para posiciones sin contrato o posiciones de otros contratos distintos del asignado al campo Límite de valor. El valor de Otro límite de valor debe ser menor o igual al Límite de valor y se incluye en el Límite de valor, el cual equivale al total del límite de valor y el otro límite de valor. Cuando introduce posiciones en la entrada de mercancías y servicios con referencia a la posición con límite del pedido, el sistema verifica el Límite de valor y el Otro límite de valor. Si se exceden estos límites, se muestra un mensaje de advertencia. Si se exceden los límites, aún puede contabilizar la entrada de mercancías y servicios pero se la envía al gerente o al aprobador designado para su aprobación. Se crea la factura de proveedor con una excepción y se la envía para su aprobación. Si no especifica un contrato, puede introducir el precio que desee para la posición con límite. Si especifica un contrato en el pedido, cuando introduce los detalles en la entrada de mercancías y servicios o en la factura de proveedor, el sistema verifica si el producto es parte del contrato y verifica el precio. ●

En la entrada de mercancías y servicios, el sistema introduce automáticamente la descripción y el precio del producto, si los encuentra. No puede modificar estos detalles.



215

●

En la factura de proveedor, debe introducir manualmente el precio. El sistema verifica si el producto es parte del contrato especificado. Se mostrará una advertencia si el precio es más bajo que el contrato. Se mostrará un error si el precio es mayor que el contrato.

SI el producto no es parte del contrato especificado, debe introducir manualmente el precio. El sistema acepta el precio sin realizar una verificación. Si el producto es parte de otro contrato, el sistema no verifica el precio respecto a ese contrato.

Ejemplos Límite de valor = 1000 (cuando hay un contrato asignado) Otro límite de valor = 200 Esto significa que el límite de valor para las posiciones de contrato es igual a 1000 pero puede ser disminuido a 800 si se introducen posiciones sin contrato. Límite de valor = 1000 (cuando no hay un contrato asignado) Otro límite de valor = 0 Esto significa que 1000 es el límite de valor para todas las posiciones sin contrato. Debido a que no hay un contrato asignado, no se puede introducir un importe para Otro límite de valor y se utiliza cero com o importe estándar.

6.3.2.3 Cargar facturas de proveedores en formato XML : México

Este documento contiene texto relevante para México. Para garantizar que el sistema muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione . Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas modificaciones.

6.3.2.4 Anticipos realizados en Finanzas Resumen Antes de producir mercancías o proporcionar servicios, algunas veces es necesario hacer un anticipo del importe de factura. En estos casos, el proveedor envía una solicitud de anticipo que se introduce en el sistema. La solicitud de anticipo se visualiza en el saldo de débitos, como una posición abierta estadística. El importe de la solicitud de anticipo no se contabiliza en contabilidad inicialmente, tampoco se indica el importe impositivo. Esto ocurre posteriormente cuando se realiza el pago. Los anticipos pueden realizarse de forma manual o automática con una ejecución de pagos programada. Si el sistema crea el pago, los importes del impuesto y los de anticipos se contabilizan en las cuentas de libro mayor correspondientes. Una vez se ha recibido la factura final para el importe total, el sistema asigna automáticamente la posición de factura total a la posición de anticipo si las referencias concuerdan. Se realiza una contabilización de transferencia desde

216



la cuenta de Anticipos realizados a la de Créditos La entrada de impuestos que resulta del anticipo realizado se cancela y se registra una nueva entrada de impuestos con el importe desde la factura total. Para obtener más información acerca de contabilizaciones para anticipos, véase Contabilizaciones para anticipos (método bruto).

Requisitos previos Las cuentas de anticipos se encuentran en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de actividades la fase Ajuste preciso. Para navegar hasta este paso, seleccione Contabilidad financiera y de gestión > Plan de cuentas, estructuras de informes financieros, determinación de cuentas -> Proveedores o Clientes. Para obtener más información acerca de la determinación de cuentas, c onsulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una transacción comercial y Cuentas de reconciliación.

Flujo de proceso 1. Una solicitud de anticipo nueva se crea en el centro de trabajo Facturación de proveedores. Si un anticipo se basa en un pedido de cliente definido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, debe introducir una solicitud de anticipo con una referencia de pedido de cliente (y el número de pedido de cliente relevante). Si introduce una factura más adelante, el sistema utiliza el número de pedido de cliente para identificar automáticamente el anticipo al que se hace referencia. Para obtener más información, consulte Crear una solicitud de anticipo [página 230] . 2. En el centro de trabajo Créditos, en la vista Proveedores en Cuentas de proveedor puede visualizar la solicitud de anticipo con el estado Abierto. 3. La solicitud de anticipo se puede pagar de forma manual o automática con una ejecución de pagos. Para pagar la solicitud de anticipo de forma manual, vaya al centro de trabajo Créditos a la vistas Proveedores y Cuentas de proveedor. Su solicitud de anticipo se visualiza en el monitor de cuenta de proveedor con el estado Abierto. Puede pagar la solicitud de anticipo de forma manual con la acción Pagar manualmente por (Pagar manualmente por cheque saliente, por ejemplo). Una vez que haya liberado el cheque, puede visualizar el flujo de documentos marcando Cheque saliente -> Ver todo. Se da cuenta de que el cheque se contabilizó como anticipo realizado y que se ha indicado un importe de impuestos provisionales. Para pagar la solicitud de anticipo con una ejecución de pago automática, vaya al centro de trabajo Créditos y a la vista Pagos automáticos. Una vez realizado el pago automático, el sistema visualiza una propuesta de pago que contiene su solicitud de pago con el estado Abierto. Al programar una ejecución de pago, y en función de sus opciones de configuración, su solicitud de pago se paga en al fecha de vencimiento . No se soporta una compensación parcial para solicitudes de anticipo. Solo puede reinicializarse el importe completo. 4. En el monitor de cuenta de proveedor, puede ver el anticipo con el estado Abierto Para entrar la factura final, vaya al centro de trabajo Facturación a proveedores. Para crear la factura final, el sistema propone compensar todos los anticipos efectuados existentes al proveedor en la ficha Anticipos. Aquí, puede modificar el importe del anticipo que se debe compensar. Puede compensar los importes restantes con una factura futura del proveedor. 5.

Puede hacer una solicitud de anticipo no válida en el centro de trabajo Facturación de proveedores antes de contabilizar, siempre y cuando no se haya pagado ya. Si ya ha realizado el anticipo, primero deberá anular la SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


217

compensación en el monitor de cuenta de proveedor. Para obtener más información acerca de la anulación de compensaciones y de la compensación cuando se cancela una factura con referencia a un anticipo, véase Monitor de cuenta de proveedor y consulte la sección sobre compensación cuando se cancela una factura en relación con una factura. Durante la compensación de una factura de proveedor (por ejemplo, de 1.000 EUR) con un anticipo (por ejemplo, de 100 EUR), el sistema no contabiliza un descuento por pronto pago. Si el sistema crea el pago final durante la ejecución automática del pago, por ejemplo, calcula el descuento por pronto pago para el pago restante de la factura. En el ejemplo, serían 900 EUR. Si desea aplicar el descuent o por pronto pago al importe t otal de la factura, puede seleccionar, al procesar la propuesta de pago, las facturas de proveedor para las que ha recibido anticipos y puede ajustar el descuento por pronto pago al importe total de factura. Para visualizar y procesar una propuesta de pago, seleccione Débitos, Compensación automática. Para obtener más información, consulte Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas.

Consulte también Contabilizaciones para anticipos (método bruto) Monitor de cuenta de proveedor Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas

6.3.3 Tareas 6.3.3.1 Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos anteriores Resumen Si su empresa introduce documentos de compras o logística en el sistema, tales como pedidos, entradas de mercancías y servicios, devoluciones de mercancías, entregas entrantes y salientes o entregas para terceros, puede crear una factura o nota de crédito con referencia a uno o más de estos documentos anteriores. Al crear una nueva factura o nota de crédito con referencia, el sistema propone automáticamente los detalles de los documentos anteriores para la factura o nota de crédito. Como contador, puede crear facturas y notas de crédito de manera más eficiente, y el proceso es menos propenso a errores.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

Para visualizar una lista de documentos anteriores, vaya a la lista Visualizar y seleccionar una lista.

Facturación de proveedores Entrada de facturas .

Para obtener una descripción de cada lista, consulte la Guía rápida para la entrada de facturas (en Facturación de proveedores) [página 205]. Por otro lado, también puede buscar documentos precedentes, por ejemplo, introduciendo el ID de pedido de compra en el campo Buscar o utilizando la búsqueda Avanzada y filtrando por determinados criterios, como el estado de facturación o entrega. 3.

218

Seleccione uno o más de los documentos anteriores, y haga clic en Nueva factura o Nueva nota de crédito .



El sistema propone los detalles de los documentos anteriores en la pantalla Nueva factura o Nueva nota de crédito. Si los detalles en el pedido, tales como el código de impuesto o la asignación de costes, difieren de los detalles en la entrada de mercancías y servicios, el sistema transferirá los detalles de la entrada de mercancías y servicios a la factura o nota de crédito. Además, el sistema calcula el importe bruto total y el importe total de impuestos en base a los importes de posición y las opciones de impuestos existentes. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156]. 4. 1.

Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.

2.

Opcional: Puede añadir el campo Descuento global. Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuento neto global o Descuento bruto global y grabe.

3.

Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma manual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente una vez añadidas las posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular importes totales.

5. Verifique si los detalles de los documentos anteriores que propone el sistema coinciden con los detalles de la factura o la nota de crédito que ha recibido de su proveedor por correo electrónico o fax. Realice las modificaciones que sean necesarias. No puede modificar los detalles de asignación de costes que el sistema transf iere de los documentos anteriores. Una excepción a esta regla es la asignación de cuentas de pedidos para los que no se espera ninguna entrada de material ni servicios. En este caso, puede asignar una factura o posición de nota de crédito a más de un tipo de asignación de cuenta. Para ello, haga clic en Detalles de distribución de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (solo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el valor y el porcentaje. Para modificar la asignación de cuenta, seleccione la fila y seleccione una asignación de cuenta nueva. Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación e cuenta múltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito. El sistema deja en blanco los detalles de asignación de costes para las posiciones de material en stock, ya que no son relevantes para estas posiciones. 6. En Posiciones, haga clic en Añadir fila . Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes: ●

Introduzca un ID de producto y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] .



219

●

●

Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto, un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada código de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema, introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad, un precio neto y una cuenta de mayor. El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido) (determinación de cuentas).

7. En Asignación de costes en la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costes para cada posición. Según el tipo de asignación de costes que se seleccione, el sistema visualiza más campos para los objetos de costes.

Para asignar una posición a más de un tipo de asignación de costes, haga clic en Detalles de distribución de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (sólo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el importe y el porcentaje. Para modificar la asignación de costes, seleccione la fila y seleccione una nueva asignación de costes. Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación de costes múltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito. Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en compras [página 28]. Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido. 8. Si las posiciones en la factura o nota de crédito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferente de las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo con diferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar . Para obtener más información, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crédito. 9. Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como descuentos por pronto pago o reembolso de costes.

220

1.


2.

Introduzca el tipo de coste en la columna Descripción.

3.

Introduzca al menos el código de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de factura y nota de crédito existentes.



4.

También se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza únicamente para clasificar los gastos y para la determinación de cuentas.

5.

Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de abono de manera proporcional. El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posición adicional de coste o valor de abono entre los importes del resto de posiciones.

Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y nota de crédito [página 210] . 10. Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crédito entre las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribución de costes. En la tabla Distribución de cantidades facturadas, el sistema muestra la posición y la cantidad de la posición del documento anterior, como la entrada de mercancías y servicios, a la que se refiere la posición de la nota de crédito o factura. Esto quiere decir que la posición de la nota de crédito o factura liquida la cantidad de la posición del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posición de factura o nota de crédito. Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posición de referencia (es decir, la cantidad que aún no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posición ya facturadas o acreditadas, haga clic en Flujo de documentos . La última posición de la tabla siempre es una posición para la cual falta una referencia a un documento anterior. Para obtener más información acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Puede utilizar esta posición para añadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los documentos anteriores. 11. Si está de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retención, haga c lic en Detalles de pago. ●

1.

Para pagar la factura en plazos, haga clic en Añadir plazo . El sistema añade inicialmente dos filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales de la tabla y está resaltada en amarillo.

2.

En la segunda fila, puede introducir el primer plazo modificando el importe vencido o el porcentaje del plazo.

3.

Pulsar INTRO. Si se pulsa INTRO automáticamente, el sistema crea automáticamente una fila nueva con el importe vencido restante y el porcentaje. En caso necesario, puede añadir más plazos. El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondrá todas las fechas de vencimiento de otros plazos de forma correspondiente.

●

1.

Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como depósito de seguridad hasta que se hay a entregado todo el material o todos los servicios se hayan realizado, haga clic en Añadir retención .



221

El sistema añade inicialmente tres filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales de la tabla y está resaltada en amarillo. 2.

En la fila de la retención, puede introducir un importe o un porcentaje como el 5%.

3.

Introduzca un tipo de cuenta de reconciliación, por ejemplo, Retención de acreedores. Para obtener más información, consulteCuentas de reconciliación.

4.

Pulsar INTRO. El sistema completa la fila del plazo restante automáticamente. En caso necesario, puede añadir más plazos. Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha de vencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesita fechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.

12. Para obtener más información, consulte Introducir descuentos, reducciones y recargos en facturas de proveedor. 13. Para completar el documento, puede: ●

●

●

●

Verificar si el documento está completo y es correcto haciendo clic en Verificar . El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las excepciones, haga clic en Visualizar excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en Acciones y seleccionando Simular asiento contable. Grabar un borrador del documento, que podrá completar en otro momento, haciendo clic en Grabar . El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la visualiza en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar . Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresaria l, el sistema crea excepciones para determinados errores. Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturación hace clic en Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la factura. Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor [página 195]. ○

○

222

Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará el documento y lo añadirá a la lista Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación en curso, el sistema creará la tarea Aprobar factura de proveedor y añadirá el documento a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.



○

Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación en curso, o si ya se ha aprobado el documento, el sistema lo contabilizará y lo añadirá a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automáticamente un asiento contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago. Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 184] .

Consulte también Crear una factura o nota de crédito sin un pedido [página 223]

6.3.3.2 Crear una factura o nota de crédito sin un pedido Resumen Puede realizar esta acción cuando un proveedor envía una factura o nota de crédito por correo electrónico o fax que no contiene ninguna referencia porque, por ejemplo, no hay ningún pedido correspondiente o el pedido se creó fuera del sistema. Puede crear facturas o notas de crédito sin pedido en las ubicaciones siguientes: ●

●

Facturación de proveedores Factura nueva sin pedido de cliente Facturación de proveedores Entrada de factura Crear Factura sin pedido de compra

Procedimiento 1.

Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibió de su proveedor por correo o fax. ●

Introduzca el ID de proveedor. Si no dispone de los detalles del proveedor en el sistema, haga clic en Nuevo para crear un nuevo registro de proveedor. ●

1.


2.

Opcional: Puede añadir el campo Descuento global. Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuento neto global o Descuento bruto global y grabe. Opcional: Si introduce una factura o una nota de crédito para una empresa mexicana, introduzca el ID de factura oficial y la fecha Aprobado el . Para obtener más información, consulte Procesamiento de facturas: México.

3.


4.

Para introducir los detalles de distribución de costes para los costes de entrega, haga clic en Visualizar todo

a.


Seleccione la etiqueta Posiciones.


223

b.

Seleccione Posición de factura de costes de entrega en Tipo.

c.

Haga clic en Distribución de costes desde Detalles de posición.

d.

Seleccione la casilla para Distribuir costes adicionales de manera proporcional y haga clic en el enlace Distribuir entre otras facturas o notas de crédito.

e.

Seleccione el Tipo de documento e introduzca el ID de factura o posición en el cuadro de diálogo. Haga clic en Distribuir .

Se puede consultar la distribución de costes en Detalles de distribución de costes. Se pueden eliminar posiciones de la lista de distribución de costes al hacer clic en Excluir posición de distribución de costes . También se pueden añadir posiciones desde otros tipos de documentos a los Detalles de distribución de costes. 2. En Posiciones, haga clic en Añadir fila . Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes: ●

●

●

Introduzca un ID de producto y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto, un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada código de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en la categoría de prod ucto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema, introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad, un precio neto y una cuenta de mayor. El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido) (determinación de cuentas).


224



Para asignar una posición a más de un tipo de asignación de costes, haga clic en Detalles de distribución de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (sólo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el importe y el porcentaje. Para modificar la asignación de costes, seleccione la fila y seleccione una nueva asignación de costes. Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación de costes múltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito. Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en compras [página 28]. Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido. 4. Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como descuentos por pronto pago o reembolso de costes. 1.


2.


3.


4.

También se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza únicamente para clasificar los gastos y para la determin ación de cuentas.

5.


Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y nota de crédito [página 210] . 5.

Generalmente, son los administradores quienes realizan las parametrizaciones de configuración Si no cuenta con la autorización requerida, contáctese con un administrador. Se ha habilitado Facturación de proveedores multisociedad en la configuración de la solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance, asegúrese de haber seleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Compras y seleccione Facturación de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crédito de proveedores Entrada de facturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las empresas asociadas. Para obtener más información acerca de la definición de las reglas de contabilización entre empresas, consulte Contabilización directa a empresas asociadas: Guía de configuración. Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de factura sin referencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales. SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


225

1.

Asegúrese de haber creado una posición de factura para cada importe de factura que desea cargar a la empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo una posición de factura. Esto es necesario ya que es posible asignar posiciones que se cargan a las empresas asociadas a solo un tipo de asignación de costes.

2.

Por cada posición que se desea cargar a una empresa asociada, introduzca una empresa asociada en el campo Empresa a facturar. El sistema crea automáticamente débitos y créditos multisociedad sin contabilizar una factura separada para la empresa asociada. Esto significa que no se necesitará ninguna contabilización manual adicional en la gestión financiera. El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ahí que para Alemania se recomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaración de impuestos. Para obtener más información, consulte Grupo de declaración de impuestos.

Su empresa de telefonía le ha enviado una factura que contiene una posición de factura con un importe de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, solo desea pagar 250,00 USD de factura telefónica y desea cargar 250,00 USD a una de sus empresas asociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de factura: ●

●

: Importe 250,00 USD La posición 1 se cargará a la empresa compradora. : El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a facturar. La posición 2 se cargará a la empresa asociada B.

Para obtener más información acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entre empresas en SAP Business ByDesign. 6. Si está de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retención, haga clic en Detalles de pago. ●

1.


2.


3.


●

1.

226

Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como depósito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan realizado, haga clic en Añadir retención .



El sistema añade inicialmente tres filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales de la tabla y está resaltada en amarillo. 2.


3.


4.



●

●

●

Verificar si el documento está completo y es correcto haciendo clic en Verificar . El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las excepciones, haga clic en Visualizar excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en Acciones y seleccionando Simular asiento contable. Grabar un borrador del documento, que podrá completar en otro momento, haciendo clic en Grabar . El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la visualiza en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar . Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración e mpresarial, el sistema crea excepciones p ara determinados errores. Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturación hace clic en Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la factura. Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor [página 195]. ○

○

Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará el documento y lo añadirá a la lista Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación en curso, el sistema creará la tarea Aprobar factura de proveedor y añadirá el documento a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.



227

Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación en curso, o si ya se ha aprobado el documento, el sistema lo contabilizará y lo añadirá a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automáticamente un asiento contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago. Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 184] .

○

Consulte también Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos anteriores [página 218]

6.3.3.3 Crear una factura de aduana Resumen Cuando se importan productos de otros países, éstos pueden estar sujetos a impuestos y derechos de aduana. Para estos impuestos y derechos de aduana se crea una factura de aduana en base a la factura que recibió de las autoridades aduaneras. Puede crear facturas de aduana en las ubicaciones siguientes: ●

●

Facturación de proveedores Nueva factura de aduana Facturación de proveedores Entrada de factura Nuevo Factura de aduana

Procedimiento 1.

Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibió de la autoridad aduanera por correo o fax. ●

Introduzca el ID de la autoridad aduanera en el campo Proveedor. Si no dispone de los detalles de la autoridad aduanera en su sistema, haga clic en Nuevo para crear un nuevo registro de proveedor para dicha autoridad. ●

1.


2.


3.


2. En Posiciones, haga clic en Añadir fila . Puede utilizar los siguientes tipos de posiciones en las facturas de aduana: ●

228

Posición del Debe de IVA de importación Este tipo de posición contiene el importe del impuesto como un importe neto.



a.

Introduzca una descripción del producto y seleccione un código de impuesto que se clasifica como IVA directo.

b.

Introduzca el importe del IVA de importación en el campo Importe neto. El importe introducido se contabiliza como un importe de impuesto en la gestión financiera y se declarará en una declaración de impuestos. No tiene que introducir una información sobre la cantidad o el precio neto.

c.

Para impuestos no deducibles, seleccione una cuenta de mayor.

En los casos en que el proveedor paga los impuestos y le exige un reembolso, la posición del Debe del IVA de importación también se puede utilizar en facturas de proveedor normales. ●

Posición del Debe de derechos de aduana Este tipo de posición no es imponible. No puede introducir un código de impuesto. a.

Introduzca una descripción de producto.

b.

Introduzca un importe en el campo Importe neto. El importe introducido se contabiliza como un importe de impuesto en la gestión financiera y se declarará en una declaración de impuestos. No tiene que introducir una información sobre la cantidad o el precio neto.

c.

Seleccione una cuenta de mayor.


Para asignar una posición a más de un tipo de asignación de costes, haga clic en Detalles de distribución de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (sólo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el importe y el porcentaje. Para modificar la asignación de costes, seleccione la fila y seleccione una nueva asignación de costes. Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación de costes múltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito. Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en compras [página 28]. Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido. 4.

Para actualizar el importe total bruto y el importe total de impuestos correspondientes a las posiciones añadidas, haga clic en Acciones y seleccione, a continuación, Calcular importes totales.

5. Puede añadir una referencia a un pedido haciendo clic en Visualizar todo , seleccionando Posiciones e introduciendo el ID de pedido en la columna ID de pedido. Por consiguiente, recibirá la tarea Verificar facturas de aduanas para factura de proveedor cancelada [página 197] cuando se ha cancelado una factura o nota de crédito con referencia a este pedido. A continuación, puede verificar si también se debe cancelar la factura de aduana. El sistema solo envía esta tarea si ha añadido la referencia al pedido en la factura de aduana. El sistema no utiliza esta referencia para ningún otro objetivo. Para volver a la pantalla Nueva factura de aduana, haga clic en Vista básica . 6. SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


229

Para completar el documento, puede: ●

●

●

●

Verificar si el documento está completo y es correcto haciendo clic en Verificar . El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las excepciones, haga clic en Visualizar excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en Acciones y seleccionando Simular asiento contable. Grabar un borrador del documento, que podrá completar en otro momento, haciendo clic en Grabar . El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la visualiza en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar . Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturación hace clic en Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la factura. Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor [página 195]. ○

○

○

Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará el documento y lo añadirá a la lista Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de pod er contabilizar el documento. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación en curso, el sistema creará la tarea Aprobar factura de proveedor y añadirá el documento a la lista Documentos en aprobación en la vista T rabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación en curso, o si ya se ha aprobado el documento, el sistema lo contabilizará y lo añadirá a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automáticamente un asiento contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago. Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 184] .

6.3.3.4 Cree una solicitud de factura aduanera Resumen Para algunos procesos de compras es necesario realizar anticipos antes de la entrega de mercancías o la provisión de servicios. En la mayoría de casos, estas solicitudes de anticipo se refieren a pedidos. Cuando un contable crea una factura final, el sistema puede determinar automáticamente si se ha realizado uno o más anticipos para un pedido y reduce el importe debido de la factura final, si es necesario. Puede crear solicitudes de anticipo en las ubicaciones siguientes:

230



●

●

Facturación de proveedores Nueva solicitud de anticipo Facturación de proveedores Entrada de facturas Nuevo Solicitud de anticipo

Procedimiento 1.

Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibió de su proveedor por correo o fax. ●

Introduzca el ID de proveedor. Si no dispone de los detalles del proveedor en el sistema, haga clic en Nuevo para crear un nuevo registro de proveedor. ●

1.


2.

Opcional: Puede añadir el campo Descuento global. Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuento neto global o Descuento bruto global y grabe. Opcional: Si introduce una factura o una nota de crédito para una empresa mexicana, introduzca el ID de factura oficial y la fecha Aprobado el . Para obtener más información, consulte Procesamiento de facturas: México.

3.


4.

Para introducir los detalles de distribución de costes para los costes de entrega, haga clic en Visualizar todo

a.

Seleccione la etiqueta Posiciones.

b.

Seleccione Posición de factura de costes de entrega en Tipo.

c.

Haga clic en Distribución de costes desde Detalles de posición.

d.

Seleccione la casilla para Distribuir costes adicionales de manera proporcional y haga clic en el enlace Distribuir entre otras facturas o notas de crédito.

e.

Seleccione el Tipo de documento e introduzca el ID de factura o posición en el cuadro de diálogo. Haga clic en Distribuir .

Se puede consultar la distribución de costes en Detalles de distribución de costes. Se pueden eliminar posiciones de la lista de distribución de costes al hacer clic en Excluir posición de distribución de costes . También se pueden añadir posiciones desde otros tipos de documentos a los Detalles de distribución de costes. 2. En Posiciones, haga clic en Añadir fila . Puede añadir posiciones del siguiente modo: ●

Introduzca el ID de producto, el ID de pedido (opcional), el código de impuesto (si no se rellena automáticamente) y el importe bruto/neto. El sistema encuentra la correspondiente descripción de producto y, si es posible, el código de impuesto. Si está disponible, el sistema utilizará el ID de pedido para reducir el importe debido de la factura final en función del importe de la solicitud de anticipo. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) en base al producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor



231

(original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento contable haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Simular asiento contable una vez completada la solicitud de anticipo. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . ●

3.

Si no puede encontrar ningún producto apropiado en el sistema, introduzca la descripción, el ID de pedido (opcional), el código de impuesto (si no se ha rellenado automáticamente), el importe neto/ bruto y una cuenta de mayor para clasificar el gasto. Si está disponible, el sistema utilizará el ID de pedido para reducir el importe debido de la factura final en función del importe de la solicitud de anticipo. Además, el sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido) (determinación de cuentas).

Para actualizar el importe total bruto y el importe total de impuestos c orrespondientes a las posiciones añadidas, haga clic en Acciones y seleccione, a continuación, Calcular importes totales.


Para asignar una posición a más de un tipo de asignación de costes, haga clic en Detalles de distribución de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (sólo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el importe y el porcentaje. Para modificar la asignación de costes, seleccione la fila y seleccione una nueva asignación de costes. Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación de costes múltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito. Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en compras [página 28]. Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido. 5.

Para completar la solicitud de anticipo, puede: ●

●

●

232

Comprobar si la solicitud de anticipo está completa y es correcta haciendo clic en Verificar . El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las parametrizaciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para ciertos errores. Para aclarar las excepciones, haga clic en Mostrar excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Grabar un borrador de la solicitud de anticipo que puede completar en otro momento haciendo clic en Grabar . El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la muestra en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Liberar la solicitud de anticipo haciendo clic en Contabilizar . Antes de contabilizar la solicitud de anticipo, el sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, si es necesario. Según las parametrizaciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para ciertos errores.



Si un empleado que no tiene permitido contabilizar solicitudes de anticipo hace clic en Contabilizar , el sistema asignará el estado En proceso a la solicitud de anticipo y creará una tarea de contabilización de la solicitud de anticipo para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa. Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor [página 195]. ○

○

○

Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará la solicitud de anticipo y la añadirá a la lista de Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de que se pueda contabilizar la solicitud de anticipo. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación establecido, el sistema creará la tarea Aprobar factura de proveedor y añadirá la solicitud de anticipo a la lista Documentos en aprobación de la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación establecido, o si la solicitud de anticipo ya se ha aprobado, el sistema contabilizará la solicitud de anticipo y la añadirá a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que se ha contabilizado la solicitud de anticipo, el sistema introduce los detalles de la solicitud de anticipo en un libro y la libera para el pago. Para obtener más información, consulte aquí [página 216].

Consulte también Anticipos realizados en Finanzas [página 216] Contabilizaciones para anticipos (método bruto) Monitor de cuenta de proveedor

6.3.3.5 Crear una factura o nota de crédito escaneada Resumen Para crear una nueva factura o nota de crédito, puede escanear el documento que recibe del proveedor y cargarlo manualmente como un archivo pdf en el sistema SAP Business ByDesign. Después puede anexar el archivo cargado a la nueva factura o nota de crédito. Si el software del escáner también crea archivos txt a partir de los documentos escaneados, el sistema puede utilizar el archivo txt para proponer los detalles de la factura o nota de crédito, lo que le permite crear facturas y notas de crédito de manera más eficiente. Puede crear facturas escaneadas y notas de crédito en las ubicaciones siguientes: ●

●

Facturación de proveedores Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito escaneada Facturación de proveedores Entrada de facturas Nuevo Factura escaneada/Nota de crédito escaneada



233

Si el software del escáner crea tanto un archivo pdf como un archivo txt a partir de un documento escaneado, también puede cargar las facturas y notas de crédito escaneadas a partir de la ventana Colaboración de SAP. Para obtener más información, consulte Cargar facturas de proveedor escaneadas mediante el servicio de carga automática.


El software del escáner crea un archivo pdf a partir de una factura o nota de crédito escaneada.

●

Opcional: El software del escáner también crea un archivo txt a partir de la factura o nota de crédito escaneada.

●

Opcional: El escáner está equipado con un alimentador de documentos automático. Esto es importante al momento de escanear facturas o notas de crédito de más de una página. Sin un alimentador de documentos automático, tiene que escanear cada página de manera individual.

Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. La entrada de las facturas y las notas de crédito que utilizan un escáner está habilitada en la configuración de la solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegúrese de que se ha seleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras. En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Facturación de proveedores. Seleccione Facturas de proveedor y Notas de crédito y responda a las cuestiones relacionadas con la Entrada de facturas de proveedor vía escaneo.

Procedimiento 1. Escanee el documento que recibe del proveedor por correo electrónico o fax. El software del escáner crea un archivo pdf a partir de la factura o nota de crédito escaneada. 2.

Para cargar el archivo pdf como anexo, vaya a la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito, haga clic en Añadir y seleccione, a continuación, Archivo.

3.

En la ventana nueva, busque el archivo pdf, actualice el título del documento (opcional), seleccione Documento original como tipo de documento y haga clic en Añadir . El sistema carga el archivo pdf y lo visualiza en la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito.

4.

Si la factura o nota de crédito escaneada contiene una referencia a un pedido de compra, introduzca el ID del pedido de compra en Documentos de referencia. En base al pedido de compra, el sistema buscará la empresa compradora, el proveedor y las posiciones.

5.

234

1.


2.




3.


6. Verifique si los detalles del pedido de compra que propone el sistema coinciden con los detalles de la factura o nota de crédito escaneada. Realice las modificaciones que sean necesarias. No puede modificar los detalles de asignación de costes que el sistema transfiere desde el pedido. Una excepción a esta regla es la asignación de cuentas de pedidos para los que no se espera ninguna entrada de material ni servicios. 7. En Posiciones, haga clic en Añadir fila . Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes: ●

●

●

Introduzca un ID de producto y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema , puede simular el asiento haciendo clic en Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto, un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada código de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el s istema, puede simular el asiento haciendo clic en Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema, introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad, un precio neto y una cuenta de mayor. El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido) (determinación de cuentas).




235

Para asignar una posición a más de un tipo de asignación de costes, haga clic en Detalles de distribución de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (sólo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el importe y el porcentaje. Para modificar la asignación de costes, seleccione la fila y seleccione una nueva asignación de costes. Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación de costes múltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito. Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en compras [página 28]. Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido. 9. Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crédito entre las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribución de costes. En la tabla Distribución de cantidades facturadas, el sistema muestra la posición y la cantidad de la posición del documento anterior, como la entrada de mercancías y servicios, a la que se refiere la posición de la nota de crédito o factura. Esto quiere decir que la posición de la nota de crédito o factura liquida la cantidad de la posición del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posición de factura o nota de crédito. Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posición de referencia (es decir, la cantidad que aún no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posición ya facturadas o acreditadas, haga clic en Flujo de documentos . La última posición de la tabla siempre es una posición para la cual falta una referencia a un documento anterior. Para obtener más información acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Puede utilizar esta posición para añadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los documentos anteriores. 10. Si las posiciones en la factura o nota de crédito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferente de las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo con diferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar . Para obtener más información, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crédito. 11. Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como descuentos por pronto pago o reembolso de costes.

236

1.


2.


3.


4.




5.


Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y nota de crédito [página 210] . 12.

Generalmente, son los administradores quienes realizan las parametrizaciones de configuración Si no cuenta con la autorización requerida, contáctese con un administrador. Se ha habilitado Facturación de proveedores multisociedad en la configuración de la solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance, asegúrese de haber seleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Compras y seleccione Facturación de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crédito de proveedores Entrada de facturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las empresas asociadas. Para obtener más información acerca de la definición de las reglas de contabilización entre empresas, consulte Contabilización directa a empresas asociadas: Guía de configuración. Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de factura sin referencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales. 1.

Asegúrese de haber creado una posición de factura para cada importe de factura que desea cargar a la empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo una posición de factura. Esto es necesario ya que es posible asignar posiciones que se cargan a las empresas asociadas a solo un tipo de asignación de costes.

2.

Por cada posición que se desea cargar a una empresa asociada, introduzca una empresa asociada en el campo Empresa a facturar. El sistema crea automáticamente débitos y créditos multisociedad sin contabilizar una factura separada para la empresa asociada. Esto significa que no se necesitará ninguna contabilización manual adicional en la gestión financiera. El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ahí que para Alemania se recomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaración de impuestos. Para obtener más información, consulte Grupo de declaración de impuestos.

Su empresa de telefonía le ha enviado una factura que contiene una posición de factura con un importe de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, solo desea pagar 250,00 USD de factura telefónica y desea cargar 250,00 USD a una de sus empresas asociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de factura: ●

●


: Importe 250,00 USD La posición 1 se cargará a la empresa compradora. : El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a facturar. La posición 2 se cargará a la empresa asociada B.


237

Para obtener más información acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entre empresas en SAP Business ByDesign. 13. Si está de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retención, haga clic en Detalles de pago. ●

1.


2.


3.


●

1.

Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como depósito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan realizado, haga clic en Añadir retención . El sistema añade inicialmente tres filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales de la tabla y está resaltada en amarillo.

2.


3.


4.



●

238

Verificar si el documento está completo y es correcto haciendo clic en Verificar . El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las excepciones, haga clic en Visualizar excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en Acciones y seleccionando Simular asiento contable.



●

●

Grabar un borrador del documento, que podrá completar en otro momento, haciendo clic en Grabar . El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la visualiza en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar . Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturación hace clic en Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la factura. Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor [página 195]. ○

○

○

Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará el documento y lo añadirá a la lista Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación en curso, el sistema creará la tarea Aprobar factura de proveedor y añadirá el documento a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación en curso, o si ya se ha aprobado el documento, el sistema lo contabilizará y lo añadi rá a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automáticamente un asiento contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago. Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 184] .

Alternativas 1.

Escanee el documento que recibe del proveedor por correo electrónico o fax. El software del escáner crea a partir de la factura o nota de crédito escaneada. El sistema de SAP Business ByDesign utiliza el archivo txt para proponer todos los detalles de la factura o nota de crédito, que después usted puede verificar y editar según corresponde. Si no cuenta con el archivo txt, tiene que introducir todos los detalles de la factura o nota de crédito manualmente.

2.

Para cargar el archivo pdf como anexo, vaya a la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito, haga clic en Añadir y seleccione, a continuación, Archivo.

3.

En la ventana nueva, busque el archivo pdf, actualice el título del documento (opcional), seleccione Documento original como tipo de documento y haga clic en Añadir . El sistema carga el archivo pdf y lo visualiza en la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito.

4.

Para cargar el archivo txt, haga clic en Añadir

5.

En la nueva ventana, añada el archivo txt, actualice el título del documento (opcional), seleccione Texto de factura sin formato como el tipo de documento y haga clic en Añadir .

6.

Haga clic en Finalizar carga de documento escaneado .


y seleccione, a continuación, Archivo.


239

El sistema recupera el ID del pedido de compra, la empresa compradora, el proveedor, el ID de documento externo, la fecha de la factura o nota de crédito y las posiciones del archivo txt. 7.

Verifique si los detalles propuestos coinciden con los detalles de la factura o nota de crédito escaneada. Realice las modificaciones que sean necesarias. Por ejemplo, si el sistema no recupera correctamente el ID de pedido, puede reemplazarlo o añadir un ID de pedido adicional como referencia al hacer clic en Actualizar referencias .

8.

Para completar la factura o nota de crédito, siga los pasos 7 a 15 tal y como se describe anteriormente.

6.3.3.6 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Resumen Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Luego, puede utilizar Microsoft Excel para organizar y analizar los datos. Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.

Requisitos previos Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal para asegurarse de que se cumplen los siguientes requisitos previos: ●

●


.


Procedimiento 1.

Antes de poder exportar los datos, debe estar visualizándolos. Dependiendo de los datos que desee exportar, seleccione una de las opciones. ●

●

2.

Para exportar datos de un informe, abra el informe y seleccione si desea exportar la tabla o el gráfico haciendo clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla. Para exportar datos de una lista de trabajo, abra la lista de trabajo y haga clic en Ir.

Para exportar datos desde un gráfico, una tabla o una lista de trabajo, haga clic en Exportar y, luego, en A Microsoft Excel. La lista completa de datos que visualiza en la pantalla se exportará a Microsoft Excel. Si ha personalizado la lista de trabajo mediante Personalizar Esta pantalla , las opciones de personalización que ha realizado también aparecerán en el documento de Microsoft Excel que se ha descargado. Por ejemplo, si movió alguna columna, se visualizarán en el mismo orden en el documento de Excel, y si ocultó o mostró alguna columna en el pool de trabajo, también se ocultará o mostrará en el documento de Excel.

3.

240

Seleccione el idioma o la plantilla en la ventana de diálogo que aparece.



●

●

●

Si solo hay una plantilla que tiene la variante de idioma de inicio de sesión, entonces la exportación se realizará en el idioma de inicio de sesión y no es necesaria la interacción del usuario. Si solo hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, pero la variante de idioma de inicio de sesión no está disponible, entonces la exportación se realizará en idioma inglés. Si hay más de una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo Lista de plantillas. En este diálogo, puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel que desee utilizar para la exportación. La plantilla determinará el formato que tendrán los datos exportados. Se muestra la versión de Microsoft Excel relevante para cada plantilla.

4.

Haga clic en Descargar.

5.

Aparece un mensaje que muestra que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de exportar desde el sistema SAP Business ByDesign. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer con los datos exportados. Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles: ●

●

6.

Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene un nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para organizar los datos y grabar la hoja de trabajo. Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombre apropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se complete exitosamente, aparecerá un mensaje. Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.

Para adaptar la plantilla, seleccione Editar plantilla en la barra de herramientas de SAP Business ByDesign. Se abrirá el editor de plantillas. Con el editor, podrá hacer las siguientes modificaciones en las plantillas: ●

Cambiar el nombre de una columna

●

Cambiar el orden de las columnas seleccionando Desplazar hacia arriba y Desplazar hacia abajo

●

Ocultar una columna desmarcándola en Visible

Haga clic en Generar para grabar las modificaciones en la plantilla. Asegúrese de que la plantilla adaptada de la vista Actualización de plantillas de Office se cargue en el sistema SAP Business ByDesign.

6.3.3.7 Crear una factura o nota de crédito con Microsoft Excel Resumen En la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturación de proveedor, puede crear facturas o notas de crédito al introducirlas en una plantilla de Microsoft Excel y cargarlas en el sistema SAP Business ByDesign.

Requisitos previos Se ha adquirido e instalado el add-in para cargar facturas de proveedor utilizando Microsoft Excel en SAP Business ByDesign Store y se ha instalado. SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


241

Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal para asegurarse de que se cumplen los siguientes requisitos previos: ●

●


.


Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. La carga de facturas de proveedor y notas de crédito mediante Microsoft Excel se ha activado en su configuración de la solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegúrese de que se ha seleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras. En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Facturación de proveedores. Seleccione Facturas de proveedor y Notas de crédito y confirme la cuestión relacionada con la Entrada de facturas de proveedor vía escaneo.

Pasos En la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturación de proveedor, haga clic en Nuevo marque Importar de Microsoft Excel. 1.

y, a continuación,

Seleccione la plantilla. Seleccione la plantilla en el idioma requerido y haga clic en Descargar. Puede seleccionar cualquier idioma que haya seleccionado durante la definición del alcance. Si sólo ha seleccionado un idioma durante la definición del alcance, no obtendrá una selección de las versiones de idioma para elegir.

2.

Decida qué desea hacer con la plantilla. Seleccione una de las siguientes opciones: Si sólo desea utilizar la plantilla una vez, puede abrir la plantilla sin grabarla. Haga clic en Abrir.

●

●

Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, seleccione una ubicación para grabar el fichero, introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Después, haga clic en Abrir.

Si ha descargado y grabado previamente esta plantilla en su PC, navegue a la ubicación en la que grabó la plantilla y ábrala.

1.

En la cinta Add-In SAP en Microsoft Excel, haga clic en Entrar al sistema. Si no se visualiza la cinta Add-In SAP, verifique que se haya instalado correctamente el (consulte en este documento). Se abre una ventana de diálogo en la que podrá introducir los datos detallados de entrada al sistema. El URL del sistema se propone automáticamente. El URL del sistema es el URL del sistema SAP Business ByDesign con el que está trabajando.

2.

242

Introduzca su ID de usuario y su contraseña, y haga clic en Entrar al sistema.



Después del acceso inicial al sistema, el texto de la cinta cambia de Add-In SAP a SAP Business ByDesign.

Tenga en cuenta lo siguiente: ●

●

●

La plantilla de Microsoft Excel consta de numerosas filas en la que se pueden introducir o copiar datos. Si necesita más, añada el número de filas que sea necesario antes de empezar a introducir o copiar datos. Asegúrese de que se cumplimenten los campos obligatorios (los que aparecen marcados con un asterisco). Para ayudarle a rellenar los detalles: Algunos campos tienen listas desplegables. ○

○

En algunos campos, puede buscar datos en el sistema SAP Business ByDesign, por ejemplo, países. Coloque el cursor en el campo relevante y haga clic en Búsqueda en la cinta o barra de herramientas SAP Business ByDesign para realizar búsquedas en el sistema. Un campo de búsqueda está disponible en el cuadro de diálogo Búsqueda que aparece. Cuando comienza a escribir en el campo Buscar, se filtran las entradas relevantes en las columnas ID y Descripción con lo que no deberá desplazarse por toda la lista. Si el botón Búsqueda no está activo en la cinta o barra de herramientas, no es posible llevar a cabo la búsqueda.

Introduzca o copie la factura o la información de la nota de crédito en las filas y en las columnas adecuadas. La tabla siguiente describe columnas para las que se requiere más información:

ID de documento

No introduzca nada en este campo. El sistema asigna un ID de documento automáticamente una vez la factura o el abono se han creado en el sistema SAP Business ByDesign.

Fecha de documento, fecha de recibo, fecha de contabilización

Introduzca el formato siguiente: DD.MM.AAAA

Condiciones de pago

Introduzca un ID, como 0001.

Destinatario de factura, factura de, lugar de entrega, lugar de recogida

Introduzca un ID.

Entrada de factura

Seleccione si desea introducir el precio y el importe de cada posición selección es obligatoria.

Entrada de datos

Seleccione si desea que el sistema la factura o la nota de crédito una vez se haya cargado el fichero Microsoft Excel en el sistema SAP Business ByDesign.

Tipo de producto

Seleccione si el artículo solicitado se trata de un material o de un servicio. Esta selección es obligatoria.

Residencia fiscal

Introduzca un código de país, como DE o US.

Precio neto, precio bruto

Introduzca el precio neto o el bruto en función de su selección en la columna Entrada de factura.

Importe neto, importe bruto

Introduzca el importe neto o el bruto en función de su selección en la columna Entrada de factura.


. Esta


243

Distribuir proporcionalmente los costes adicionales

Seleccione si desea que el sistema distribuya el importe de esta posición de forma proporcional entre los importes del resto de facturas o posiciones de nota de crédito regulares, como por ejemplo para el porte y el seguro (tipo de posición: factura) o descuentos por pronto pago o reembolso de costes (tipo de posición: Abono).

Cargo a empresa

Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas y la contabilización a empresas asociadas se ha habilitado en la configuración empresarial, es posible cargar las posiciones de factura a una de las empresas asociadas, por ejemplo, para utilidades. Para ello, introduzca una empresa en esta columna. El sistema crea automáticamente acreedores y deudores entre empresas sin contabilizar una factura separada para la empresa socia. Esto significa que no se necesitará ninguna contabilización manual adicional en Gestión financiera. Sólo puede cargar una posición de factura a una empresa socia si la posición no hace referencia a una orden de cliente. El sistema no carga impuestos a las empresas Cargo a. Por eso, para Alemania se recomienda utilizar este proceso sólo dentro de un grupo de gestión de informes.

Cuenta de mayor

Introduzca un ID.

Orden de servicio, centro de coste, Introduzca un ID. material individual, tareas de Por cada posición, introduzca sólo un tipo de asignación de cuenta. proyecto o pedido de cliente Prestatario de servicios, Introduzca un ID. solicitante, receptor del producto, cliente Lugar de procedencia, lugar de destino

Introduzca un ID.

1.

Cuando termine de introducir todos los datos, grabe el fichero Microsoft Excel.

2.

Haga clic en Grabar datos en . Se abre una ventana de diálogo que le informa de que los datos se han grabado en el sistema SAP Business ByDesign. Después de la carga, un mensaje le informa de que los datos se han grabado en el sistema SAP Business ByDesign. Si no facilita toda la información solicitada o si proporciona información incorrecta, algunos de los registros no se grabarán. Los mensajes de error resaltarán los problemas para que pueda corregirlos y volver a grabar los datos.

3.

A continuación, puede desconectarse haciendo clic en Salir del sistema .

Resultado Las facturas y notas de crédito nuevas se graban o contabilizan en el sistema SAP Business ByDesign. Para visualizar las facturas y las notas de crédito que se han creado mediante la plantilla de Microsoft Excel, pase a la vista Facturas y notas de crédito del centro de trabajo Facturación de proveedor. En visualizar seleccioneTod Toduos los documentos y haga clic en Avanzado. En Introducir método, seleccione Aplicación externa y haga clic en Ir . Si necesita realizar cambios a estas facturas o notas de crédito, debe realizarlos directamente en el sistema.

244



6.4 Vista facturas y abonos 6.4.1 Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación de proveedores) La vista Facturas y abonos del centro de trabajo Facturación de proveedores le ofrece un resumen de todas las facturas, facturas de clientes, abonos y solicitudes de anticipo que se han contabilizado, pagado o cancelado. Utilizando estos documentos puede crear documentos de seguimiento, como créditos y cargas posteriores, abonos y documentos de cancelación. También puede utilizar los documentos de facturación existentes como plantillas para nuevas facturas, abonos y solicitudes de anticipo, copiándolos. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Conceptos básicos Tipos de factura de proveedor En el centro de trabajo Facturación de proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales para registrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturación de proveedores puede basarse en la documentación subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, así como las transacciones independientes. Para obtener más información, consulte Tipos de factura de proveedor [página 151] .

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock) El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisito que puede generarse de un sistema de planificación como, por ejemplo, un sistema de planificación de la necesidades de material (MRP). Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de la demanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática o manual de fuentes de aprovisionamiento, el envío del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación de facturas y el pago. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos. Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o



245

descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de proyecto en contabilidad financiera. Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crear automáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar los proveedores apropiados. Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente u órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoría y la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o, directamente por el comprador mediante un pedido. Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fu ente de suministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado. Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Tareas Crear un crédito o débito posterior Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 247].

Crear una nota de crédito para una factura Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 251].

Cancelar un documento de facturación Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 255].

Exportar documentos de facturación a Microsoft Excel Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 204].



246



6.4.2 Tareas 6.4.2.1 Crear un crédito o débito posterior Resumen Puede crear un débito o crédito posterior cuando quedan costes por cobrar o acreditar, por ejemplo, los gastos de transporte de productos que ya fueron facturados. Un débito posterior es un documento de seguimiento que hace referencia a una factura o nota de crédito contabilizada, y que aumenta la deuda en la factura o reduce el crédito en la nota de crédito. Un crédito posterior tiene el efecto contrario. Es un documento de seguimiento que hace referencia a una factura o nota de crédito contabilizada, y que reduce la deuda en la factura o aumenta el crédito en la nota de crédito. Al crear un crédito o débito posterior, el sistema solo modifica el original.

de la factura o nota de crédito

Debe crear una nota de crédito si desea modificar la cantidad y el importe de la posición de factura o nota de crédito original. Para obtener más información, consulte Crear una nota de crédito para una factura [página 251] .

Procedimiento 1.

Vaya a

Facturación de proveedores Facturas y notas de crédito .

Para visualizar una lista de todas las facturas y notas de crédito contabilizadas o pagadas, vaya a la lista Visualizar y seleccione una de las siguientes opciones: ●

Facturas - Concluidas la semana pasada

●

Notas de crédito - Concluidas la semana pasada

Como alternativa, también puede buscar una factura o nota de crédito, por ejemplo, introduciendo el ID de la factura o nota de crédito en el campo Buscar o utilizando la búsqueda Avanzada y filtrando según determinados criterios. 2.

Seleccione la factura o nota de crédito para la cual desea crear un débito o crédito posterior, haga clic en Nuevo y, a continuación, seleccione Débito posterior o Crédito posterior. El sistema propone los detalles de la factura o nota de crédito para la cual desea crear un débito o crédito posterior.

3. 1.


2.


3.




247

4.

En Posiciones, seleccione la posición que desea editar e introduzca el nuevo código de impuesto, el precio neto/bruto, el importe neto/bruto y cualquier otra información requerida.

5. Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crédito entre las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribución de costes. En la tabla Distribución de cantidades facturadas, el sistema muestra la posición y la cantidad de la posición del documento anterior, como la entrada de mercancías y servicios, a la que se refiere la posición de la nota de crédito o factura. Esto quiere decir que la posición de la nota de crédito o factura liquida la cantidad de la posición del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posición de factura o nota de crédito. Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posición de referencia (es decir, la cantidad que aún no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posición ya facturadas o acreditadas, haga clic en Flujo de documentos . La última posición de la tabla siempre es una posición para la cual falta una referencia a un documento anterior. Para obtener más información acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Puede utilizar esta posición para añadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los documentos anteriores. 6. En Posiciones, haga clic en Añadir fila . Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes: ●

●

●

248

Introduzca un ID de producto y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto, un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada código de impuesto que puede verse en Detalles f iscales. El sistema deriva la cuenta de ma yor o la cuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema, introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad, un precio neto y una cuenta de mayor. El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido) (determinación de cuentas).




Para asignar una posición a más de un tipo de asignación de costes, haga clic en Detalles de distribución de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (sólo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el importe y el porcentaje. Para modificar la asignación de costes, seleccione la fila y seleccione una nueva asignación de costes. Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación de costes múltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito. Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en compras [página 28]. Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido. 8. Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como descuentos por pronto pago o reembolso de costes. 1.


2.


3.


4.


5.


Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y nota de crédito [página 210] . 9. Si está de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retención, haga c lic en Detalles de pago. ●

1.


2.


3.

Pulsar INTRO.



249

Si se pulsa INTRO automáticamente, el sistema crea automáticamente una fila nueva con el importe vencido restante y el porcentaje. En caso necesario, puede añadir más plazos. El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondrá todas las fechas de vencimiento de otros plazos de forma correspondiente. ●

1.

Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como depósito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan realizado, haga clic en Añadir retención . El sistema añade inicialmente tres filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales de la tabla y está resaltada en amarillo.

2.


3.

Introduzca un tipo de cuenta de reconciliación, por ejempl o, Retención de acreedores. Para obtener más información, consulteCuentas de reconciliación.

4.



●

●

●

250

Verificar si el documento está completo y es correcto haciendo clic en Verificar . El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las excepciones, haga clic en Visualizar excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en Acciones y seleccionando Simular asiento contable. Grabar un borrador del documento, que podrá completar en otro momento, haciendo clic en Grabar . El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la visualiza en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar . Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores.



Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturación hace clic en Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la factura. Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor [página 195]. ○

○

○

Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará el documento y lo añadirá a la lista Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación en curso, el sistema creará la tarea Aprobar factura de proveedor y añadirá el documento a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación en curso, o si ya se ha aprobado el documento, el sistema lo contabilizará y lo añadirá a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automáticamente un asiento contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago. Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 184] .

6.4.2.2 Crear una nota de crédito para una factura Resumen Si devuelve mercancías entregadas para las cuales ya se había contabilizado o corregido una factura contabilizada el proveedor le enviará una nota de crédito por correo electrónico o fax. Puede, entonces, crear en el sistema la nota de crédito para la factura contabilizada. Al crear una nota de crédito para una factura, el sistema modifica la cantidad y el importe de la factura original. Si

desea modificar el

de la factura original, cree un crédito posterior.

Para obtener más información, consulte Crear un crédito o débito posterior [página 247] .

Procedimiento 1.

Vaya a

Facturación de proveedores Facturas y notas de crédito .

Para visualizar una lista de facturas contabilizadsa y pagadas vaya a la lista Mostrar y seleccione Facturas — Acabadas la semana pasada. Si aún no se contabilizó la fac tura, vaya a la lista Mostrar y seleccione T odos los documentos. Por otro lado, también puede buscar una factura, por ejemplo, al introducir el ID de factura en el campo Buscar o al utilizar la búsqueda Avanzada y filtrar por ciertos criterios, como el estado de facturación. 2.

Seleccione una factura, haga clic en Crear

y después seleccione Nota de crédito.

El sistema propone los detalles de la factura contabilizada o pagada en la pantalla Nueva nota de crédito.



251

3.

4.

1.


2.


3.


Verifique los detalles y modifique los datos necesarios, como, por ejemplo, la cantidad, de acuerdo con la nota de crédito que recibió del proveedor.

5. Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantida des de la factura o nota de crédito entre las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribución de costes. En la tabla Distribución de cantidades facturadas, el sistema muestra la posición y la cantidad de la posición del documento anterior, como la entrada de mercancías y servicios, a la que se refiere la posición de la nota de crédito o factura. Esto quiere decir que la posición de la nota de crédito o factura liquida la cantidad de la posición del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posición de factura o nota de crédito. Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posición de referencia (es decir, la cantidad que aún no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posición ya facturadas o acreditadas, haga clic en Flujo de documentos . La última posición de la tabla siempre es una posición para la cual falta una referencia a un documento anterior. Para obtener más información acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Puede utilizar esta posición para añadir una cantidad pa ra la cual no exista una cantidad pendiente en los documentos anteriores. 6. En Posiciones, haga clic en Añadir fila . Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes: ●

●

252

Introduzca un ID de producto y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto, un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio. El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada código de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en



Acciones

y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota

de crédito. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . ●

Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema, introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad, un precio neto y una cuenta de mayor. El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido) (determinación de cuentas).


Para asignar una posición a más de un tipo de asignación de costes, haga clic en Detalles de distribución de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (sólo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el importe y el porcentaje. Para modificar la asignación de costes, seleccione la fila y seleccione una nueva asignación de costes. Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación de costes múltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito. Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en compras [página 28]. Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido. 8. Si las posiciones en la factura o nota de crédito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferente de las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo con diferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar . Para obtener más información, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crédito. 9. Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como descuentos por pronto pago o reembolso de costes. 1.


2.


3.


4.


5.




253

Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y nota de crédito [página 210] . 10. Para completar el documento, puede: ●

●

●

●

Verificar si el documento está completo y es correcto haciendo clic en Verificar . El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las excepciones, haga clic en Visualizar excepciones . Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en Acciones y seleccionando Simular asiento contable. Grabar un borrador del documento, que podrá completar en otro momento, haciendo clic en Grabar . El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la visualiza en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar . Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturación hace clic en Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la factura. Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor [página 195]. ○

○

○

Si el sistema detecta ex cepciones, no contabilizará el documento y lo añadirá a la lista Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación en curso, el sistema creará la tarea Aprobar factura de proveedor y añadirá el documento a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación en curso, o si ya se ha aprobado el documento, el sistema lo contabilizará y lo añadirá a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automáticamente un asiento contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago. Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 184] .

Consulte también Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos anteriores [página 218] Crear una factura o nota de crédito sin un pedido [página 223]

254



6.4.2.3 Cancelar un documento de facturación Resumen Puede cancelar las facturas o notas de crédito contabilizadas o pagadas, y las solicitudes de anticipo contabilizadas. El sistema crea automáticamente un documento de cancelación para cada documento de facturación cancelado. El documento de facturación original permanece en el sistema y tiene el estado Cancelado. Para cancelar un documento de facturación que fue documento de facturación una vez que se contabiliza.

, invalídelo. Sólo es posible cancelar un

No puede cancelar los siguientes tipos de documentos: ●

●

Solicitudes de anticipo pagadas Se recomienda contabilizar las notas de crédito sin referencias, ya que no es posible crear una referencia a una solicitud de anticipo. Documentos de cancelación Se recomienda copiar el documento de facturación original que se cancela y contabilizar la copia.

Procedimiento 1.

Para visualizar una lista de documentos de facturación contabilizados o pagados, en la vista Facturas y notas de crédito del centro de trabajo Facturación de proveedores, vaya a la lista Mostrar y seleccione una de las siguientes opciones: ●

Facturas - Concluidas la semana pasada

●

Notas de crédito - Concluidas la semana pasada

●

Solicitudes de anticipo - Concluidas la semana pasada

●

Facturas de aduana - Concluidas la semana pasada

Por otro lado, también puede buscar un documento de facturación al introducir el ID en el campo Buscar o al utilizar la búsqueda Avanzada y filtrar por ciertos criterios, como el tipo de documento. 2.

Para cancelar una factura o nota de crédito que ya fue , primero debe anular la compensación en el centro de trabajo Débitos. Para obtener más información, consulte Cancelar una factura de proveedor.

3.

Seleccione un documento de facturación y haga clic en Cancelar documento . El sistema propone los detalles del documento de facturación en la actividad rápida Nueva cancelación.

4.

Verifique los detalles del documento de facturación para el cual desea crear un documento de cancelación.

5.

Si es necesario, introduzca una descripción y modifique la fecha de contabilización sugerida del documento de cancelación.

6.

Para completar el documento de cancelación, puede: ●

●

Grabar un borrador del documento de cancelación, que puede completar en otro momento al hacer clic en Grabar . El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la muestra en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Liberar el documento de cancelación al hacer clic en Contabilizar .



255

Si un empleado que no tiene permitido contabilizar documentos de cancelación hace clic en al documento y crea Contabilizar , el sistema asigna el estado una tarea de contabilización de documento de cancelación para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contadores adicionales de la unidad organizativa. Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor [página 195]. Si hay un proceso de aprobación establecido, el sistema crea la tarea Aprobar factura de proveedor y añade el documento de cancelación a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Si no hay ningún proceso de aprobación establecido o el documento ya fue aprobado, el sistema contabiliza el documento y lo añade a la lista ubicada en la vista Facturas y notas de crédito. El documento de facturación original que cancela también permanece en la lista ubicada en la vista Facturas y notas de crédito y tiene el estado . Una vez que se contabiliza el documento de cancelación, el sistema genera un asiento contable de anulación para cada asiento contable original en todos los sistemas contables afectados. Para obtener más información, consulte Anular asientos contables [página 186] . Si el documento de cancelación se crea para una factura o nota de crédito de autofacturación, se lo envía al proveedor mediante el canal de publicación definido.

6.5 Vista Autofacturaciones 6.5.1 Guía rápida para Autofacturación (en Facturación de proveedores) En la vista Autofacturación del centro de trabajo Facturación de proveedor puede programar ejecuciones de autofacturación (AF) para crear automáticamente facturas y abonos en nombre de sus proveedores, lo que quiere decir que sus proveedores ya no tendrán que enviarle facturas o abonos nunca más. La vista también le proporciona un resumen de todas las ejecuciones finalizadas y de sus estados, así como las facturas y abonos que el sistema haya creado durante la ejecución. Además de programar nuevas ejecuciones, también puede reprogramar o cancelar próximas ejecuciones y mostrar el log de aplicacíon, que es donde el sistema graba toda la información acerca de una ejecución AF. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

256



Conceptos básicos Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones Puede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el proceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significa que estos proveedores no necesitan enviarle facturas de proveedor; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios o las entregas entrantes para crear y contabilizar las facturas automáticamente en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura o nota de crédito creada en su nombre. Si su empresa no ingresa en el sistema pedidos, entradas de mercancías y servicios, u otros documentos de compras precedentes, este proceso no es relevante para sus necesidades. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones [página 260].

Ejecución de datos en masa (EDM) La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. Para obtener más información, consulte aquí) [página 263].

Automatización de Gestión de relación con proveedores Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestión de relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta func ionalidad automatizada puede requerir que haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir las configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas y procesa las transacciones automáticamente. Para obtener más información, consulte aquí [página 19].




257



Tareas Configurar para Autofacturaciones Una vez que haya acordado con su proveedor utilizar ejecuciones de autofacturación para crear facturas y abonos en su nombre, deberá establecer la siguiente configuración:

258

1.

Vaya al centro de trabajo Base de proveedores > vista Proveedores y seleccione un proveedor de la lista.

2.

Haga clic en Editar , elija General > Compras, y seleccione Autofacturación. El sistema creará automáticamente facturas y abonos para todos los pedidos del proveedor seleccionado por medio de una ejecución AF.



Para excluir un pedido concreto de una ejecución de autofacturación programada, puede desmarcar la autofacturación en el pedido. También puede seleccionar un pedido individual para autofacturación sin seleccionar el proveedor para autofacturación.

Una vez que el sistema haya creado facturas y abonos en una ejecución de autofacturación, es necesario enviar los documentos a su proveedor para que los verifique. Para definir cómo quiere enviar los docuemntos al proveedor, deberá establecer la siguiente configuración: 1.

Vaya al centro de trabajo Base de proveedores > vista Proveedores y seleccione un proveedor de la lista.

2.

Haga clic en Editar , seleccione General > Comunicación > Colaboración. Tiene las siguientes opciones: Enviar facturas y abonos por correo electrónico, fax o correo ordinario En Factura de autofacturación , seleccione Correo electrónico, Fax, o Impresora. Introduzca la dirección electrónica o el número de fax del proveedor, o introduzca el número de copias que quiere imprimir. Entonces puede enviarse la impresión a su proveedor por correo ordinario. ●

●

Enviar facturas y abonos por XML Haga clic en Actualizar configuración XML . Para obtener más información acerca de la configuración, consulte la Guía rápida de acuerdos de comunicación.

Programar un proceso de autofacturación 1.

Para abrir la actividad rápida Programar ejecución , haga clic en Programar .

2.

En Programar, seleccione una de las siguientes opciones de programación: Iniciar inmediatamente

●

●

●

●

3.

Ejecutar después de job Elija una ejecución existente. El sistema ejecutará el proceso de forma inmediata después de que se haya concluido la función especificada. Ejecución individual Fije una fecha y una hora para el proceso. Periodicidad Elija una periodicidad para la ejecución, como por ejemplo, diariamente, semanalmente o mensualmente.

Haga clic en Grabar y cerrar . La ejecución de autofacturación programada crea facturas y abonos basados en entradas de mercancías o devoluciones de mercancías para todos los pedidos seleccionados para autofacturación y, si es posible, también los contabiliza. Antes de contabilizar los documentos, el sistema verifica los datos y crea excepciones para ciertos errores, de ser necesario. Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará la factura o el abono y los añadirá a la lista de Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de que el documento se pueda contabilizar. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . ●



259

●

●

Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación establecido, el sistema crea la tarea Aprobar factura de proveedor y añade la factura o nota de crédito a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación establecido, o si el documento ya fue aprobado, el sistema contabiliza la factura o nota de crédito y la añade a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que el documento se contabiliza, el sistema crea automáticamente un asiento contable para ese documento, actualiza la cuenta de mayor y libera la factura o nota de crédito para su pago. Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 184] . Dependiendo del canal de comunicación que haya definido para su proveedor, el sistema envía la factura o el abono al proveedor por XML, correo electrónico o fax, o bien lo envía a una impresora.

La vista Autofacturaciones muestra una lista de todas las ejecuciones finalizadas y de sus estados. Para visualizar las facturas y abonos que el sistema ha creado durante una ejecución, seleccione la ejecución de la lista.

Visualizar un log de aplicación Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 269].

6.5.2 Conceptos básicos 6.5.2.1 Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones Resumen Puede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el proceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significa que estos proveedores no necesitan enviarle facturas de proveedor; en su lugar, el sistema utiliza los pre cios en los pedidos y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios o las entregas entrantes para crear y contabilizar las facturas automáticamente en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura o nota de crédito creada en su nombre. Si su empresa no ingresa en el sistema pedidos, entradas de mercancías y servicios, u otros documentos de compras precedentes, este proceso no es relevante para sus necesidades.

Requisitos previos Estos son los requisitos: ●

●

260

Solicitudes de compra y pedidos, Entradas de mercancías y servicios, Entregas entrantes, Facturación de proveedores y Liquidaciones automáticas están configurados en su sistema. Se acordaron las autofacturaciones entre su empresa y el proveedor.



●

●

●

En la vista Compras del editor Proveedor, la casilla Autofacturaciones está marcada. El sistema asigna automáticamente todos los pedidos para ese proveedor a Autofacturaciones. En la vista Comunicación del editor Proveedor, se selecciona el canal de salida para las facturas de autofacturación y, si corresponde, se actualizan las parametrizaciones XML. Los siguientes documentos de compra que corresponden a la ejecución de autofacturación para un proveedor están disponibles en el sistema y todavía no se facturaron todos en su totalidad. Pedidos marcados para la autofacturación y uno de los siguientes para cada pedido: Entrada de mercancías y servicios ○

○

○

Entrega entrante confirmada

Integración ●

Procesos de entrada relacionados con documentos que conducen a la entrada manual o la creación automática de facturas de proveedor: Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○

○

○

●

Procesamiento de entrada mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas de mercancías y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales y la finalización de servicios. Procesamiento de entregas entrantes que le permite crear, actualizar, cancelar o borrar entregas y devoluciones. También le permite verificar que las entregas entrantes sean consistent es con los pedidos correspondientes.

Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y al pago o la cancelación de una factura de proveedor: Procesamiento de pedidos, en los que el sistema compara los valores de la factura de proveedor creada con los valores del pedido correspondiente, por motivos de verificación. ○

○

○

○

Procesamiento de débitos, que le permite tratar pagos salientes y todas las actividades asociadas con estos pagos. Procesamiento de gestión de pagos, que le permite hacer un seguimiento de todos los aspectos de sus pagos salientes y de sus modalidades de pago. También le permite realizar asignaciones de pagos, y visualizar y procesar sus estados de cuentas bancarias. Contabilidad general, que le permite gestionar su estructura contable y realizar taras contables imprescindibles como arrastre de saldos, ajustes de contabilización, informes y actualizaciones de tipos de cambio de monedas extranjeras.

Flujo de proceso 1.

Programar ejecución de autofacturación En la vista Autofacturaciones del centro de trabajo Facturación de proveedores, puede especificar, por ejemplo, la fecha y frecuencia de la programación de ejecución.

●

●

2.

En cada ejecución de autofacturación, el sistema crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturación. Para excluir un pedido de una ejecución de autofacturación programada, puede desmarcar la autofacturación en el pedido relevante.

Datos de facturación enviados por los documentos precedentes



261

●

El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturación necesarios para la factura. El sistema utiliza un contrato de compra, si está implicado en el proceso, y los pedidos marcados para la autofacturación junto con uno de los siguientes documentos de compra: Entrada de mercancías y servicios ○

○

●

●

Entrega entrante confirmada

El sistema crea facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor. La asignación de los pedidos a la autofacturación es automática, si se ha seleccionado la autofacturación para dicho proveedor. Puede deseleccionar la autofacturación para un pedido específico, si desea excluir dicho pedido de la ejecución de autofacturación planificada. El sistema utiliza los precios de los pedidos relevantes y las cantidades de las entradas de mercancías y servicios o entregas entrantes relevantes para crear y contabilizar facturas en nombre de los proveedores.

3.

Se verifica la factura El sistema verifica la consistencia de la factura de proveedor. Para obtener más información, consulte Verificación de factura de proveedor [página 154] .

4.

Se contabiliza la factura Una vez que se verifica la factura, el sistema la contabiliza. El sistema notifica: La compra de los valores y las cantidades de una factura que hace referencia a: Contrato de compra ●

○

○

Pedido con una posición con límite de un contrato de compra para el que no hay entrada de mercancías

●

Datos relevantes para contabilidad

●

Pagos e impuestos que están vencidos

●

Pagos a proveedores no residentes, cuando sean relevantes

Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos y facturación de proveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no se registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamente el impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor. Para obtener más información, consulte Cálculo de impuestos en el extranjero para servicios, Determinación de impuestos [página 156] , y Determinación de retención de impuestos [página 178] . Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia. 5.

Se notifica al proveedor Según el formato de factura mediante el cual se notificará al proveedor, el sistema envía uno de los siguientes mensajes al sistema de facturación externo del proveedor: Factura de autofacturación mediante intercambio de datos electrónicos de SAP, enviada en formato XML ●

●

Factura de autofacturación enviada como correo electrónico con la factura de autofacturación adjunta en modo de sólo lectura.

La factura de autofacturación también puede ser enviada al proveedor por correo o fax. Si se cancela una factura de autofacturación, también se notifica al proveedor sobre la cancelación. 6.

262

El proveedor crea la factura de cliente en el sistema externo. El proveedor recibe la factura de proveedor generada por autofacturación y crea una factura de cliente basada en los datos recibidos.



Consulte también Guía rápida para autofacturaciones [página 256] Guía rápida Tareas [página 187] Guía rápida para facturas y notas de crédito [página 245] Verificación de factura de proveedor [página 154] Tratamiento de excepciones [página 192] Gestión de relación con proveedores [página 7]

6.5.2.2 Ejecución de datos en masa Resumen La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. La ejecución en proceso de fondo de volúmenes de datos empresari ales menores está gestionada mediante las tareas automáticas de Gestión de tareas empresariales.

Características de Ejecución de datos en masa ●

●

●

●

Un usuario final puede crear, actualizar y programar la ejecución de datos en masa. La programación se puede hacer una sola vez, con un patrón de repetición (con la ayuda de un calendario de fábrica), o basada en eventos como una actividad subsiguiente después de una Ejecución de datos en masa. También puede iniciar una ejecución desde el centro de trabajo para que comience inmediatamente. Con las ejecuciones de datos en masa, puede automatizar tareas o actividades empresariales repetitivas, por ejemplo, las tareas de fondo que se ejecutan de noche cuando hay actividad reducida en el sistema. Las ejecuciones de datos en masa son útiles para definir trabajos asincrónicos, largos, que consumen recursos, como las ejecuciones de un día y las impresiones en masa. Puede definir el grado de control y automatización de las ejecuciones de datos en masa. Por ejemplo, puede liberar solicitudes salientes de forma automática para ciertos cl ientes, mientras que para otros, puede verificar manualmente la información antes de liberarlas. El sistema programa, de forma automática, los paquetes de trabajo para acelerar el tiempo de procesamiento en una ejecución de datos en masa.



263

Flujo del proceso de una ejecución de datos en masa Los usuarios finales pueden crear ejecuciones de datos en masa en los centros de trabajo individuales. Los siguientes pasos explican los procesos típicos para crear una ejecución de datos en masa y programarla como un trabajo. Durante este proceso, debe acceder al centro de trabajo y al Programador de tareas. 1.

El usuario crea y programa una nueva ejecución de datos en masa en su centro de trabajo mediante la introducción de un nombre exclusivo en el campo ID de ejecución de datos en masa, y la definición de parámetros para la ejecución. Por ejemplo, en el centro de trabajo Logística de salida, el usuario selecciona Liberación automatizada y, entonces, crea una nueva ejecución de datos en masa.

2.

En el programador de tareas genérico, el usuario puede iniciar la ejecución de datos en masa inmediatamente o programarla para que se ejecute en un horario específico, o que la desencadene un evento determinado: Basada en el tiempo: se puede programar para que se ejecute inmediatamente de fondo, para que se ejecute una sola vez en una fecha y hora particular o para que se ejecute como un evento periódico. ●

●

Basada en un evento: se desencadena una vez que se completa otra tarea.

3.

En cualquier momento, puede supervisar, reprogramar o cancelar la tarea de fondo relacionada con la ejecución de datos en masa desde la vista Tareas de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios. La vista Tareas de fondo le permite ver todas las tareas en el sistema.

4.

El usuario puede ir al Registro de aplicación de cualquier ejecución de datos en masa para ver el tiempo y el estado de cada ejecución, y para verificar si hay errores, advertencias o mensajes. Cuando se produce un error durante una ejecución de datos en masa, es posible que se produzca un impacto empres arial. El usuario puede consultar los mensajes del registro de la aplicación para encontrar la causa exacta del error. Para más información consulte: Registro de la aplicación [página 269]

Ejecución de datos en masa En la siguiente tabla se pueden ver algunas de las muchas ejecuciones de datos en masa que se pueden definir en el sistema y los centros de trabajo en los que se definen. Centro de trabajo

Vista del centro de trabajo

Subvista

Ejecución de datos en masa

Gestión de aplicaciones y usuarios

Consistencia de datos comerciales

Ejecuciones de verificación del flujo de datos

Ejecución de verificación del flujo de datos

Gestión de aplicaciones y usuarios

Gestión de entradas y salidas Entrada de archivos

Ejecución de entrada de archivos

Gestión de caja y liquidez

Posición de caja y previsión de Ejecuciones de previsión de efectivo liquidez

Ejecución de previsión de liquidez

Gastos e ingresos

Tareas periódicas

Distribución de gastos generales

Ejecución de distribución

Gastos e ingresos

Tareas periódicas

Proyectos de costes directos: Ejecución de gastos Absorción de gastos generales para proyectos de generales costes directos

Gastos e ingresos

Tareas periódicas

Proyectos de gastos generales: Absorción de gastos generales

Ejecución de gastos generales para proyectos de gastos generales

Gastos e ingresos

Tareas periódicas

Órdenes de servicio: Absorción de gastos generales

Ejecución de gastos generales para órdenes de servicio

Gastos e ingresos

Tareas periódicas

Reconocimiento de ingresos

Ejecución de reconocimiento de ingresos

264



Centro de trabajo


Subvista


Facturación a clientes

Ejecuciones de facturas

Ejecución de factura


Ejecución de autorización de tarjeta de crédito

Ejecución de autorización de tarjeta de crédito

Planificación de la demanda

Acciones automatizadas

Ejecución de previsión




Ejecución de preparación

Ejecución de preparación



Ejecución de liberación




Ejecución continua

Ejecución continua

Comercio electrónico

Ejecuciones de exportación de clientes

Ejecuciones de exportación de clientes

Comercio electrónico

Ejecuciones de borrado de pedidos de Internet

Ejecuciones de borrado de pedidos de Internet

Activo fijo

Tareas periódicas

Depreciación

Ejecución de amortización

Libro mayor

Tareas periódicas

Arrastre de saldos

Ejecución de arrastre

Libro mayor

Tareas periódicas

Contabilizar documentos de Ejecución de documento de asientos contables periódicos asiento contable periódico

Libro mayor

Tareas periódicas

Informes legales

Ejecución de informe de asiento contable

Logística interna


Proceso de corrección de nivel de inventario


Valoración de inventarios

Tareas periódicas

Compensación EM/RF

Ejecución de compensación EM/RF


Tareas periódicas

Absorción de gastos generales en lotes de producción

Ejecución de gastos generales para lotes de producción


Tareas periódicas

Compensación WIP

Ejecución de compensación de trabajo en proceso


Ejecución de cambio de coste de unidad en inventario

Control de logística de salida Acciones automatizadas

Ejecución de actualización de confirmación

Control de logística de salida Acciones automatizadas

Ejecución de liberación de entregas pendientes

Débitos

Tareas periódicas

Ejecuciones de confirmación Ejecución de confirmación de de saldos saldos

Débitos

Tareas periódicas

Conversión de moneda extranjera

Ejecución de conversión de moneda extranjera

Débitos

Tareas periódicas

Ejecuciones de pago

Ejecución de pago

Débitos

Tareas periódicas

Reclasificación de débitos

Ejecución de reclasificación de débitos

Gestión de pagos

Tareas periódicas

Ejecuciones de liquidación de Ejecución de liquidación de tarjeta de crédito tarjeta de crédito

Gestión de pagos

Tareas periódicas


Conversión de moneda extranjera para caja

Gestión de pagos

Tareas periódicas

Medios de pago

Ejecuciones de medios de pago

Control de producción



Ejecución de cierre de lotes en masa


265

Centro de trabajo


Subvista




Ejecución de creación de órdenes en masa



Ejecución de liberación de órdenes en masa

Gestión de proyectos

Gestión de modificaciones

Definiciones de ejecución de Definiciones de ejecución de instantánea instantánea

Créditos

Tareas periódicas

Ejecuciones de confirmación Ejecución de confirmación de de saldos saldos

Créditos

Tareas periódicas

Ejecuciones de reclamación

Ejecución de reclamación

Créditos

Tareas periódicas


Nueva conversión de moneda extranjera para ejecución de créditos

Créditos

Tareas periódicas

Ejecuciones de pago

Ejecución de pago

Créditos

Tareas periódicas

Reclasificación de créditos

Ejecución de reclasificación de créditos

Facturación de proveedores

Autofacturación

Facturación de proveedores

Facturas periódicas

Autofacturación Facturas periódicas

Facturas periódicas: Ejecuciones

Control de aprovisionamiento Liberación automatizada

Ejecución de propuesta de producción

Ejecución de liberación de propuestas de producción

Control de aprovisionamiento Liberación automatizada

Ejecución de propuesta de compra

Liberar ejecuciones de propuestas de compras

Planificación del aprovisionamiento

Planificación automatizada

Ejecución de actualización de Ejecución de actualización de confirmación confirmación

Planificación del aprovisionamiento

Planificación automatizada

Ejecución de planificación

Nueva ejecución de planificación

Gestión fiscal

Tareas periódicas

Ejecuciones de informes de declaración recapitulativa

Ejecución de informes de declaración recapitulativa

Gestión fiscal

Tareas periódicas

Ejecuciones de declaración de Ejecución de declaración de impuestos sobre ventas y impuestos sobre ventas y consumo consumo

Gestión fiscal

Tareas periódicas

Ejecuciones de declaración de Ejecución de declaración de IVA IVA

Gestión fiscal

Tareas periódicas

Declaraciones de retención de impuestos

Ejecución de declaración de retención de impuestos

Gestión fiscal

Tareas comunes

Nueva ejecución de declaración de impuestos

Ejecución de declaración de impuestos

Administración de tiempos

Cierres del día

Ejecución de cierre del día

Ejecución período cierre valoración tiempos empleado

Consulte también Registro de la aplicación [página 269]

266



6.5.2.3 Automatización de Gestión de relación con proveedores Resumen Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestión de relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta func ionalidad automatizada puede requerir que haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir las configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas y procesa las transacciones automáticamente.

Creación automática de pedido En el sistema, la opción de creación estándar está predeterminada como creación manual de pedidos. Si es necesario, se puede modificar esta opción de creación estándar. Las normas pueden definirse o con el ajuste preciso o mediante el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra. Puede seleccionar una de las siguientes parametrizaciones para cada categoría de producto: ●

●

Crear pedido manualmente El comprador crea manualmente pedidos desde la solicitud de compra. Crear pedido automáticamente Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los pedidos manualmente. Cuando se ha asignado una fuente de aprovisionamiento, el sistema crea pedidos automáticamente. Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre asigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.

Determinación de fuente Cuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permite determinar automáticamente la fuente en base al criterio siguiente: ●

●

Regulación por cuotas Usted define un número de cuota (participación de necesidades proporcionadas) y el sistema distribuye la necesidad en el ratio de número de cuota asignada mediante múltiples fuentes de aprovisionamiento (múltiples contratos para el producto). El sistema hará el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadas para cada fuente de aprovisionamiento. El sistema decide sobre la secuencia de asignación calculando la valoración de cuota para cada fuente de aprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor más bajo de la valoración de cuota. Fuentes de aprovisionamiento fijas Puede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempre selecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra.

Si también existe una regulación por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridad máxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulación por cuotas no se utiliza para determinar la fuente. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento.



267

Determinación de cuentas de pedidos con texto libre Puede definir un grupo de determinación de cuentas para los materiales y los servicios para cada ID de categoría de producto durante la actividad de ajuste preciso. El sistema hará referencia a estos datos y automáticamente asignará un grupo de determinación de cuentas cuando los pedidos se realicen para artículos con texto libre usando la categoría de producto designada. Para más información, consulte Definir clasificación fiscal para artículos con texto libre [página 122] .

Autofacturaciones Puede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el proceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significa que estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre. Cada ejecución de autofacturación crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturación. La asignación de los pedidos a la autofacturación es automática, si se ha seleccionado la autofacturación para dicho proveedor. Puede deseleccionar la autofacturación para un p edido específico, si desea excluir dicho pedido de la ejecución de autofacturación planificada. El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturación necesarios para la factura. El sistema crea facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor. Para obtener más información, consulteGuía rápida Autofacturaciones (en Facturación de proveedores) [página 256].

Facturas periódicas Para algunos procesos de facturación, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facture varias veces en intervalos periódicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas periódicas ayudan a su empresa a crear dichas facturas periódicas de forma automática y sin recibir las facturas correspondientes de los proveedores para iniciar la creación de facturas. Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas periódicas no solo aumenta la eficiencia del proceso de facturación, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Las facturas periódicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soporta su empresa al cumplir con los mecanismos de control financi ero y de auditoría. Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso de aprobación definido, no pueden crearse mediante las facturas periódicas. Para obtener más información, consulteGuía rápida Facturas periódicas (en Facturación de proveedores) [página 272].

Usar formularios interactivos Esta automatización permite a sus proveedores poder responder electrónicamente. Los proveedores utilizan el formulario interactivo, por ejemplo, pedidos, para enviarle la respuesta, como el comprador responsable. Cuando el sistema recibe este fichero del formulario interactivo por parte del proveedor, el sistema actualiza el documento relevante con los datos confirmados y cambia el estado. La actualización del formulario interactivo está disponible para: ●

Confirmación de pedido

●

Oferta de proveedor

●

Clarificación de factura de proveedor

268



Debe contactar con SAP para establecer los requisitos técnicos. El proveedor con el que desea comunicarse mediante el formulario interactivo debe tener Adobe Reader™ o Adobe Acrobat™ instalados.

Entrada y salida de documentos usando el intercambio de datos electrónico Esta automatización le permite aceptar documentos de forma electrónica de sus socios comerciales con un servicio de la empresa. El intercambio de datos electrónico le permite comunicarse con sus socios comerciales mediante los mensajes XML. El intercambio de mensajes entre Ud. y sus socios comerciales requiere una configuración inicial que debe realizarse individualmente para cada socio comercial. SAP debe realizar la configuración necesaria del sistema. Probablemente también habrá requisitos previos para su socio comercial, según el tipo de documentos que quiera intercambiar.

Liberación automática de propuestas de compra En el centro de trabajo Control de aprovisionamiento en la parte de la solución Gestión de la cadena logística, el sistema libera las propuestas de compra generadas por la planificación para crear solicitudes de compra en el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra . El sistema lo consigue llevando a cabo una ejecución de datos en masa en intervalos de tiempo fijados para ejecutar este proceso. Esta automatización se ha prestablecido durante la configuració n y puede desactivarse o modificarse durante el ajuste preciso, o en el centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Pueden crearse múltiples ejecuciones para los parámetros tales como, artículo, recurso, categoría de producto y área de planificación. Para obtener más información, consulteGuía rápida para Entrada de facturas (en Facturación de proveedores).

Consulte también Pedidos creados automáticamente [página 89] Aprovisionamiento Tratamiento de excepciones [página 192]

6.5.3 Tareas 6.5.3.1 Registro de la aplicación Resumen Los registros de aplicación se crean como resultado de procesos empresariales que requieren registrar los pasos empresariales, por ejemplo, las ejecuciones de datos en masa. El Registro de aplicación visualiza información detallada acerca de pasos empresariales y sus resultados, lo cual le permite revisarlos más adelante. Dentro del centro de trabajo en el que se inicia el proceso, no se proporciona feedback directo excepto el estado general del proceso. Durante la ejecución de un proceso los resultados se registran en un registro de aplicación con un ID de registro de aplicación único. Una vez que termina el proceso, puede ir al centro de trabajo pertinente y hacer clic en el ID de registro de aplicación, que generalmente se encuentra en la ficha Detalles de ejecución, para ver los resultados detallados. El registro de aplicación le permite realizar un seguimi ento de los pasos de procesos y verificar si hay errores, advertencias o mensajes. Los mensajes del registro de aplicación detallan información empresarial específica sobre los tiempos de inicio y fin de ejecución, los pasos del proceso incluidos y su éxito, y mensajes que detallan los resultados. SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


269

No todas las ejecuciones de datos en masa muestran resultados en el registro de aplicación, particularmente las ejecuciones relacionadas con finanzas que visualizan información de registro de aplicación en un formato diferente, por ejemplo, un registro de aplicación que resulta de un proceso de corrección. El registro de aplicación no es lo mismo que un registro de tareas para ejecuciones de datos en masa, que contiene información técnica de una cierta tarea de fondo, como el tiempo de inicio, finalización, y las interrupciones.

Información en el registro de aplicación La interfaz de usuario del Registro de aplicación consiste de tres vistas diferentes. La información acerca de la ejecución está visible una vez que la ejecución de datos en masa ha terminado. Puede exportar los mensajes del registro de aplicación a Microsoft Excel desde cualquiera de las vistas. El Resumen contiene información acerca del éxito general de la ejecución, indicado por el icono de semáforo, la cantidad total de mensajes que aparece en el registro de aplicación, y la cantidad de errores y mensajes de advertencia. El semáforo indica verde para éxito, amarillo para advertencia y rojo para error. También puede ver datos administrativos sobre la ejecución. La tabla contiene mensajes resumidos sobre la cantidad de documentos comerciales que se generaron durante la ejecución por estado. Ejemplos de mensajes Centro de trabajo


Ejemplo de mensaje en el resumen


Ejecución de facturación a clientes

Cantidad de facturas de clientes creadas: 2 Importe bruto total de facturas de clientes contabilizadas en USD: 649, 82

Créditos

Ejecución de pago exigible

2 pagos exigibles creados

La vista Parametrizaciones contiene los criterios de selección y los parámetros de control que se especifican en la ejecución de datos en masa, por ejemplo, si en el pasado se permitía la creación de recibos. Puede revisar estas parametrizaciones para garantizar que la ejecución incluya todos los documentos empresariales que desea. La vista Resultados contiene una lista de todos los mensajes y sus estados recolectados durante la ejecución de datos en masa o el proceso. Cada mensaje contiene información sobre una acción realizada y el icono de semáforo del estado del mensaje indica si la acción fue exitosa o no. Según el tipo de ejecución de datos en masa, es posible que pueda desglosar información detallada acerca de cada paso del proceso, por ejemplo, los ID de los documentos comerciales y sus componentes. Puede usar estos mensajes para identificar la causa de un error específico en la ejecución, que le permita realizar alguna acción para solucionarlo. Ejemplos de mensajes Centro de trabajo


Ejemplo de mensaje en los resultados

Procesamiento de nómina

Ejecución de creación de etapa de nómina

Empleado 5121281 procesado exitosamente


Ejecución de facturación a clientes

No se permite solicitud de factura 6444 posición 30; factura de referencia cancelada

270



Centro de trabajo


Ejemplo de mensaje en los resultados



Error al liberar producto MCU-0051SL01 en área de planificación MC64000

Borrar registros de aplicación Una vez publicadas las posiciones del registro en el registro de aplicación, un usuario no las puede borrar o actualizar. Los registros de aplicación que se deben grabar por razones legales nunca se pueden borrar. Si no tienen requisitos legales, algunos registros de aplicación se borran automáticamente después de un tiempo, según las reglas del sistema. La tabla muestra las reglas por las cuales los registros de aplicación que no son necesarios mantener se borran automáticamente. Reglas para borrar automáticamente registros de aplicación Ejecución de datos en masa o proceso

Un registro de aplicación se borra:

Transacción comercial para contabilidad

4 semanas después de que el estado pasa a obsoleto

Ejecución de actualización de confirmación

Si ha existido por 28 días o más o su el estado es obsoleto

Ejecución de cierre del día

1 mes después de creada

Ejecución de solicitud de entrega


Ejecución de liberación de plan de demanda






Ejecución de cierre de lotes


Sección de planificación de requisitos de materiales

4 semanas después de creada

Vista de aprovisionamiento y demanda de material


Ejecución de creación de órdenes


Ejecución de liberación de órdenes


Vista de planificación de cumplimiento del pedido


Ejecución de entrega saliente

Si ha existido por 28 días o más, o si su el estado es obsoleto

Ejecución de modificaciones pendientes


Ejecución de planificación


Diseño del producto

6 meses después de la última modificación o 1 semana después de que el estado pasa a obsoleto

Ejecución de creación de instantánea de proyecto


Ejecución de creación de pedido

1 día después de que el estado pasa a obsoleto

Ejecución de liberación de propuesta de producción


Ejecución de liberación de propuestas de compra


Ejecución de plan continuo


Ejecución de autorización de tarjeta de pago de ventas y servicios


Colección de datos de servicio SAP

El día en que el estado cambia a obsoleto

Excepción de verificación de factura de proveedor

1 día después de que el estado pasa a obsoleto

Ejecución de creación de actividad de marketing para grupo objetivo

90 días después de creada



271

Ejecución de datos en masa o proceso

Un registro de aplicación se borra:

Tarea

4 semanas después de que el estado pasa a obsoleto

La eliminación automática de registros de aplicación que se han registrado para ser borrados se realiza una vez a la semana en un horario especificado.

Ejemplo Un usuario crea una ejecución de factura en el centro de trabajo Facturación a clientes y lo programa para que se ejecute para el día siguiente. Al día siguiente revisa los Detalles de ejecución para ver si finalizó la ejecución. Luego, hace clic en el ID de registro de aplicación. En la interfaz del Registro de aplicación, en la vista Resumen, puede ver que hay 37 facturas correctas y 4 errores. En la vista Parametrizaciones revisa los detalles de los parámetros que especificó para la ejecución de facturas. Luego va a la vista Resultados y puede ver los pasos del proceso que se realizó. Puede ver los pasos que fallaron porque tienen la luz roja del semáforo. Hace clic en la flecha para desplegarlos y ver más información acerca de la falla. Toma nota del ID de de la factura de cliente ara poder revisarla en el centro de trabajo Facturación a clientes más tarde.

Consulte también Ejecución de datos en masa [página 263]

6.6 Vista Factura periódica 6.6.1 Guía rápida para Facturas periódicas (en Facturación de proveedores) En la vista Facturas periódicas del centro de trabajo Facturación de proveedores puede crear automáticamente facturas para pagos regulares, como por ejemplo un alquiler, un leasing o un seguro. Normalmente estos costes no implican pedidos, entradas de mercancías y servicios u otros documentos anteriores y, en consecuencia, no se pueden crear utilizando la autofacturación. Las ejecuciones de facturas periódicas están programadas para que se ejecuten una vez al día (por defecto, a las 7:00 p.m. CET). Es posible definir la recurrencia, por ejemplo, de forma semanal o mensual. Durante una ejecución se crean facturas basadas en la información introducida en la factura periódica. Además de crear nuevas facturas periódicas, también puede editar, bloquear y borrar facturas existentes. La subvista Facturas periódicas muestra una lista de todas las facturas periódicas existentes y los documentos de factura que creó el sistema durante una ejecución. La subvista Ejecuciones muestra una lista de todas las ejecuciones finalizadas y de sus estados. También puede ver el log de aplicación, en el que el sistema registra toda la información acerca de una ejecución de factura periódica. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

272



Conceptos básicos Ejecución de datos en masa (EDM) La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales, por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos. Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance es posible proporcionar variantes estándar de MDRs. Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas. En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo. Para obtener más información, consulte aquí) [página 263].

Automatización de Gestión de relación con proveedores Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestión de relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta func ionalidad automatizada puede requerir que haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir las configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas y procesa las transacciones automáticamente. Para obtener más información, consulte aquí [página 19].

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock) El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisito que puede generarse de un sistema de planificación como, por ejempl o, un sistema de planificación de la necesidades de material (MRP). Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de la demanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática o manual de fuentes de aprovisionamiento, el envío del pedido a un proveed or, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación de facturas y el pago. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos. Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que necesitan materiales sin stock para proyectos, com pradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de proyecto en contabilidad financiera. Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crear automáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar los proveedores apropiados. Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente u órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock). SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


273


Tareas Crear una factura periódica Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 275].

Verificar una ejecución finalizada y editar facturas no registradas 1.

Vaya a la subvista Ejecuciones. El sistema muestra todas las ejecuciones finalizadas con sus estados.

2.

Para ver los detalles de una ejecución finalizada, seleccione una ejecución y haga clic en Mostrar log . En Resumen , el sistema muestra el número de facturas que creó durante la ejecución de factura periódica y si pudo contabilizarlas o no. Para obtener más información acerca del log de aplicación, consulte aquí [página 269].

3.

Para editar y contabilizar facturas que el sistema no pudo contabilizar durante la ejecución, vaya a la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores , elija Todos los documentos en proceso, haga clic en Avanzados, elija Factura periódica como método de entrada e introduzca, por ejemplo, la fecha en la que se ejecutó la ejecución en Creada el. Como alternativa, también puede ir a la su bvista Factura s periódicas , seleccionar la ejecución de la lista y elegir Facturas . Una vez que una factura se ha contabilizado, el sistema la añade a la vista Facturas y notas de crédito .

Crear un resumen factura o nota de crédito Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 279].

Exportar facturas periódicas a Microsoft Excel Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 204].

274





6.6.2 Tareas 6.6.2.1 Crear una factura periódica Resumen Puede crear una factura periódica para pagos fijos y regulares, como pagos de alquiler, de leasing o de seguros. Una vez haya creado y liberado una factura periódica, el sistema crea automáticamente facturas a partir de la factura periódica en una ejecución de factura periódica.

Procedimiento 1.

Vaya a Facturación de proveedores Facturas periódicas , haga clic en Nuevo seleccione Factura periódica.

y, a continuación,

2. Escriba los detalles de la factura periódica: ●

●

●

Introduzca el ID de proveedor en Proveedor. En Información general puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma manual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular importes totales después de haber añadido posiciones a la factura periódica. Opcional: Introduzca un motivo de pago. Posiciones En Posiciones, haga clic en Añadir fila . Puede añadir posiciones de factura o nota de crédito de las formas siguientes: Introduzca el ID de producto, la cantidad y el precio. El sistema encuentra la categoría y la descripción del producto y el código de impuesto correspondientes. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) en base al producto. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] . ○

○

Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca la categoría de producto, el tipo de producto, la descripción de producto, la cantidad y el precio. El sistema encuentra el código de impuesto correspondiente. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación automática de cuentas [página 182] .



275

Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto apropiados en el sistema, introduzca el tipo de producto, la descripción de producto, el código de impuesto, la cantidad, el precio y una cuenta de mayor. El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas. Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido) (Determinación de cuentas).

○

●

En la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costes para cada posición. Según el tipo de asignación de cuenta que se seleccione, el sistema visualiza más campos para los objetos de costes. Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de cuentas, véase Asignación de cuenta en compras [página 28] .

●

Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como descuentos por pronto pago o reembolso de costes. 1.


2.


3.


4.


5.


Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y nota de crédito [página 210] . ●

Generalmente, son los administradores quienes realizan las parametrizaciones de configuración Si no cuenta con la autorización requerida, contáctese con un administrador. Se ha habilitado Facturación de proveedores multisociedad en la configuración de la solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance, asegúrese de haber seleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras. En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Compras y seleccione Facturación de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crédito de proveedores Entrada de facturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las empresas asociadas. Para obtener más información acerca de la definición de las reglas de contabilización entre empresas, consulte Contabilización directa a empresas asociadas: Guía de configuración. Si su empresa es parte de un grupo de empresas as ociadas, puede cargar las posiciones de factura sin referencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales. 1.

276

Asegúrese de haber creado una posición de factura para cada importe de factura que desea cargar a la empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo una



posición de factura. Esto es necesario ya que es posible asignar posiciones que se cargan a las empresas asociadas a solo un tipo de asignación de costes. 2.

Por cada posición que se desea cargar a una empresa asociada, introduzca una empresa asociada en el campo Empresa a facturar. El sistema crea automáticamente débitos y créditos multisociedad sin contabilizar una factura separada para la empresa asociada. Esto significa que no se necesitará ninguna contab ilización manual adicional en la gestión financiera. El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ahí que para Alemania se recomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaración de impuestos. Para obtener más información, consulte Grupo de declaración de impuestos.

Su empresa de telefonía le ha enviado una factura que contiene una posición de factura con un importe de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, solo desea pagar 250,00 USD de factura telefónica y desea cargar 250,00 USD a una de sus empresas asociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de factura: : Importe 250,00 USD La posición 1 se cargará a la empresa compradora. ●

●

: El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a facturar. La posición 2 se cargará a la empresa asociada B.

Para obtener más información acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entre empresas en SAP Business ByDesign. ●

Para ir a la siguiente pantalla de la actividad guiada, haga clic en Siguiente .

3. Introduzca los detalles requeridos para programar la periodicidad de la factura periódica: ●

En Información general, introduzca una descripción para la factura periódica y seleccione si las facturas creadas durante la ejecución se tienen que confirmar antes de contabilizar. El sistema no incluye esta descripción en las facturas creadas durante dicha ejecución. Una vez que haya liberado la factura periódica, el sistema automáticamente crea un ID de documento y lo visualiza en la subvista Facturas periódicas. El sistema incluye este ID de documento como un documento de referencia en las facturas creadas durante la ejecución de facturas periódicas.

●

En Definir frecuencia, especifique el tipo de frecuencia de la factura periódica seleccionando o un patrón de periodicidad o fechas individuales. Si selecciona fechas individuales, introduzca las fechas en particular para la factura periódica. ○

○

Si selecciona un patrón de repetición, introduzca los detalles de dicho patrón, por ejemplo, las fechas de inicio y fin, la frecuencia y el día del mes.

Para ir a la siguiente pantalla de la actividad guiada, haga clic en Siguiente . 4. Verifique los detalles de previsión e historial de la factura periódica. Para ir a la siguiente pantalla de la actividad guiada, haga clic en Siguiente . 5. SAP Business ByDesign 1302 Facturación de proveedores


277

Puede adjuntar ficheros a la factura periódica. El sistema no visualiza anexos en las facturas que se crean a partir de la factura periódica. Para ir a la siguiente pantalla de la actividad guiada, haga clic en Siguiente . 6. Verifique los detalles que se han introducido en las pantallas previas. Para finalizar la factura periódica, puede: ●

●

●

Verificar si la factura periódica está completa y es co rrecta haciendo clic en Verificar . El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Grabar un borrador de la factura periódica que puede completar en otro momento al hacer clic en Grabar . Para liberar la factura periódica completa y cambiar a la pantalla Confirmación, haga clic en Liberar .

7. Para finalizar con la creación de la factura periódica, haga clic en Cerrar . En Qué desea hacer a continuación, puede proceder del modo siguiente: ●

●

8.

Edite más detalles de facturas periódicas, acción que le lleva a la versión completa de la factura periódica donde puede hacer más modificaciones. Añada otra factura periódica.

El sistema crea facturas a partir de la factura periódica en intervalos de tiempo regulares como se define en el patrón de periodicidad. Para ello, el sistema verifica si las facturas se tienen que crear y luego crea aquellas facturas en una ejecución. ●

●

●

●

El sistema determina que el empleado que creó la factura periódica es el responsable de todas las facturas creadas durante la ejecución de facturas periódicas. Si este empleado no está asignado a una unidad organizativa de facturación de proveedores ni definido como un contable adicional, el sistema utiliza las reglas definidas en la categoría de tareas Facturas de proveedores para determinar el empleado responsable. Para obtener más información, consulte Categoría de tareas Facturas de proveedores. Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará la factura y la añadirá a la lista de Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Para indentificar las facturas con excepciones que el sistema creó durante una ejecución de facturas periódicas, haga clic en Avanzado y en Factura periódica como método de entrada. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192] . Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación establecido, el sistema crea la tarea Aprobar factura de proveedor y añade la factura de aduana a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Para indentificar las facturas en aprobación que el sistema creó durante una ejecución de facturas periódicas, seleccione Documentos con excepciones, haga clic en Avanzado y seleccione Factura periódica como método de entrada. Si no hay excepciones y no se encuentra en funcionamiento ningún proceso de aprobación, o si ya se aprobó la factura, el sistema contabilizará la factura y la añadirá a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que la factura se contabiliza, el sistema crea automáticamente un asiento contable para ella, actualiza la cuenta de mayor y libera la factura para su pago. Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 184].

Para visualizar las facturas que el sistema creó durante una ejecución y los estados correspondientes, vaya a la subvista Facturas periódicas, seleccione una factura periódica de la lista y elija Facturas .

278



6.6.2.2 Crear un resumen factura o nota de crédito Resumen Ahora puede crear resúmenes de facturas y pagos y notas de crédito para un período especificado para las facturas periódicas. Un resumen de facturas y pagos generalmente se crea como un extracto anual de electricidad, gas u otro servicio, y contiene los pagos realizados previamente (facturas creadas a partir de una factura periódica. Este resumen de facturas y pagos liquida el balance de los pagos realizados anteriormente e incluye la cantidad total real que se pagará por el período de facturación dado. Puede crear una factura de resumen o nota de crédito de resumen desde el centro de trabajo Facturación de proveedores, la vista Facturas periódicas y la subvista Facturas periódicas.

Requisitos previos Creó una factura periódica.

Procedimiento 1.

Vaya a la subvista Factura periódica y desde Crear , seleccione Factura de resumen o Nota de crédito de resumen

2.

Ingrese los detalles necesarios en l a pestaña General y haga clic en Visualizar todo Puede ver la lista de facturas creadas por el sistema desde la factura periódica. Esta lista se puede encontrar en la pestaña Historial de facturas en Información general





279

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los documentos liberados por contrato. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●


●

El Estado de vencimiento se limita a No vencido y A punto de vencer.



●


●


●


●



6.7.2 Facturas con excepciones Resumen Este informe muestra las facturas con excepciones y el valor de la factura por proveedor, junto con los valores de la factura correspondientes, el porcentaje de facturas y valores de la factura con excepciones y el número de excepciones, así como el tipo de excepción. Para detectar problemas de proceso o fraudes potenciales, puede verificar la frecuencia con la que se produce una excepción específica en comparación con el resto de excepciones de facturas.

Características Vistas Con este informe están disponibles las siguientes vistas: ●

Excepciones de factura por proveedor

●

Facturas con excepciones por proveedor

Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que de sea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●

280

Tipo de excepción



Muestra los datos relevantes para un tipo de excepción. Los tipos de excepción incluyen: Falta información externa o es errónea Una factura de proveedor contiene información incompleta o errónea acerca del proveedor, por ejemplo, falta un número de factura de proveedor. ○

○

○

○

○

○

○

○

○

●

Falta información interna o es errónea Una factura de proveedor contiene información interna incompleta o errónea, por ejemplo, falta una asignación de costes. Falta entrada de mercancías Una factura de proveedor para la cual aún no se entregaron las mercancías ni se prestaron los servicios que fueron pedidos. Referencia a pedido faltante Una factura de proveedor contiene posiciones de factura sin referencia a un pedido o pedido de envío directo. El sistema busca pedidos que puedan ser utilizados como referencia mediante la información de la empresa de compra, el proveedor y el producto, como el tipo de producto, el ID, la categoría y la descripción. Si corresponde, el contable puede seleccionar uno de los pedidos propuestos como referencia, lo que facilita el procesamiento en la gestión financiera. Falta factura o nota de crédito Una factura o nota de crédito contiene posiciones de nota de crédito cuya cantidad supera la cantidad facturada, o posiciones de crédito o débito posteriores cuya cantidad supera la cantidad facturada o acreditada. Posible duplicado Una factura de proveedor se identifica como un posible duplicado. Variación de precio/cantidad/impuesto Una factura de proveedor contiene una variación de precio, cantidad o impuesto que supera el límite de tolerancia del proveedor. Error durante simulación de asiento contable Se utiliza una factura de proveedor sin errores para simular un asiento contable en la contabilidad financiera. Se eleva la excepción si la simulación da como resultado errores. Si se contabiliza la factura de proveedor, el sistema crea tareas en la gestión financiera. Si no se contabiliza la factura de proveedor, tendrá que contabilizarla de manera manual una vez que se corrijan los errores en la contabilidad financiera. Otras excepciones Una factura de proveedor contiene errores que no se pueden asignar a ningún otro tipo de excepción.

Estado de excepción Muestra los datos relevantes para el estado de una excepción de factura. Los estados incluyen: Pendiente ○

●

○

Transferido

○

Aceptado

○

Rechazado

○

Obsoleto

Fecha de factura Por defecto, el valor se establece como los últimos 3 meses, incluido el mes actual.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de las facturas con excepciones por características, por ejemplo, el número de facturas con excepciones, el valor total de factura y la cuota de facturas con excepciones.



281


Ejercicio/Mes de la factura se restringe a los últimos tres meses, incluido el mes actual.


Seguimiento de facturas [página 284]


6.7.3 Estadísticas de pagos: Descuento por pronto pago Resumen El informe muestra un resumen de todos los descuentos por pronto pago que su empresa ha tomado o perdido al realizar pagos durante un período determinado. También se muestran todos los descuentos por pronto pago que su empresa todavía puede usar. Las posiciones canceladas

están incluidas.

Vistas ●

Muestra todos los descuentos por pronto pago, incluyendo aquellos disfrutados o no, en un período de tiempo determinado, así como los descuentos por pronto pago que están disponibles actualmente. El valor por defecto para este período es 365 días. ●

Muestra los diez importes del descuento más altos que no utilizaron durante los últimos 365 días.

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias están marcadas con un asterisco (*). Puede encontrar más información para las siguientes variables seleccionadas: ●

Puede restringir la visualización de pagos que se c ompensaron dentro del período de tiempo especificado, como el mes actual o los últimos 14 días. El valor por defecto para esta variable es 365 días. ●

Este informe se muestra en la moneda de la empresa como estándar. No obstante, también puede ejecutar el informe en una moneda diferente. ●

282



Si desea ejecutar este informe en una moneda que no sea la moneda de la empresa, puede especificar la fecha de conversión. En general, se toma la fecha actual como la fecha de conversión. Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera

Analizar el informe Este informe muestra el importe de los descuentos por pronto pago que su empresa ha disfrutado, perdido o aún puede usar para cada proveedor. Puede encontrar más información para los siguientes ratios: ●

Muestra el descuento por pronto pago que puede o podía utilizar para un pago en particular. ●

Muestra el descuento por pronto pago que podría utilizar según su proveedor y que ha disfrutado. ●

Muestra el descuento por pronto pago que ha efectuado además del importe que podría disfrutar según su proveedor. Esto significa que es la diferencia entre el importe del descuento por pronto pago total disfrutado y el importe por pronto pago permitido. ●

Muestra el importe por pronto pago que podría haber disfrutado pero no lo hizo. Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ●

●

●

●

Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, haga clic en el símbolo de filtro y seleccione los valores requeridos. Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Puede utilizar proveedores individuales mostrados para navegar directamente a un resumen de sus datos maestros. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente. Si desea visualizar más importes por pronto pago que los mostrados en la vista estándar, proceda del siguiente modo: En Columnas, seleccione la lista desplegable Ratios y después Gestionar condiciones. En la ventana de diálogo seleccione Editar. En la pantalla Editar condiciones, en la columna Valor de origen sobreescriba el valor visualizado e introduzca el número de filas necesario. Puede grabar las modificaciones y fijar la vista modificada como su estándar.

Desde este informe, puede navegar hasta: ●

Resumen de socio comercial

●

Detalles para todas las posiciones - Proveedores

●

Estadísticas de pagos: Proveedores Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ●

Tipo de documento original

●

Número de documento y/o Referencia externa

Tiene que insertar el Tipo de documento original a la externa.

del Número de documento y la Referencia

A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la Referencia externa.



283

Consulte también ●

Vista Informes

●

Resumen de informes en Gestión financiera

●

Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera

6.7.4 Seguimiento de facturas Resumen Este informe muestra las facturas y las facturas de anticipo por proveedor, junto con el estado de la factura. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición. Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto con uno o varios de los campos siguientes: ●


●

Cliente

●


●

Proceso siguiente

Características Vistas Con este informe están disponibles las siguientes vistas: ●

●

●

Seguimiento de facturas Visualiza todas las facturas por proveedor, producto o asignación de cuenta de acuerdo con el estado de la factura. En este informe, puede verificar el precio de la factura por unidad de precio, cantidad facturada, valores netos y brutos de la factura e importe del impuesto de los últimos siete días. Seguimiento de solicitud de anticipo Visualiza todos las solicitudes de anticipo por proveedor. El contable puede verificar el valor del anticipo y el estado de la factura (por ejemplo, si se ha contabilizado o pendiente de aprobación) de los últimos siete días. Facturas potencialmente relevantes para la retención de impuestos Muestra todas las facturas con un proveedor que está sujeto a la retención de impuestos, aunque las facturas en sí no contengan ninguna información de retención de impuestos. Los ratios relevantes son: Valor de factura (neto) - Relevante para la retención de impuestos ○

○

Valor de factura (bruto) - Relevante para la retención de impuestos

○

Importe de impuestos - Relevante para la retención de impuestos

Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:

284



●

Estado de factura Muestra los datos relevantes para el estado de un pedido. Los estados incluyen: Entrada de datos en curso ○

●

○

Solicitud de anulación

○

Partida vencida parcialmente cancelada

○

Partida vencida eliminada

○

En corrección de errores

○

Preparación finalizada

○

En aprobación

○

En revisión

○

Aprobación finalizada

○

Invalidado

○

Contabilizado

○

Cancelado

Fecha de creación de factura Visualiza los datos aplicables a facturas creadas durante los últimos siete días.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis del seguimiento de factura mediante caracter ísticas tales como el precio de factura, valor de la factura, importe de impuesto y anticipo. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

La Fecha de creación de factura está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.


Facturas con excepciones [página 280]


6.8 Tareas comunes 6.8.1 Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre Este documento contiene detalles e instrucciones en función de las parametrizaciones de configuración. Normalmente un administrador selecciona tal configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con el administrador.



285

Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a continuación, la actividad de la lista de actividades. Esta actividad permite definir los atributos para las posiciones de documentos de compras que no tienen un ID de producto, sino una entrada con texto libre. Las parametrizaciones se utilizan para determinar factores influyentes, como los tipos de tasa de impuesto, los motivos de exención y los puntos de servicio imponibles de acuerdo con los requisitos legales del país que corresponde. La clasificación fiscal es necesaria, por ejemplo, si desea utilizar la autofacturación. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcanc e relevante.

Pasos 1.

Para definir una nueva parametrización de clasificación fiscal, haga clic en: Añadir fila para añadir una nueva fila en la parte inferior de la lista.

●

●

Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte específica de la lista. El sistema añade la nueva fila

sobre el registro seleccionado en la lista. También puede copiar una parametrización existente y sobrescribir la copia con diferentes entradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en Pegar para insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores. 2.

Para cada parametrización que desee definir, realice lo siguiente: a.

En la columna Categoría de producto, seleccione la categoría de producto.

b.

En la columna Tipo de tasa de impuesto, seleccione el tipo de tasa de impuesto. Algunos ejemplos de tipo de tasa de impuesto son: Estándar, Porte, Reducida. Por ejemplo, una tasa de impuesto reducida puede ser válida para ciertas c ategorías de producto en un país determinado.

c.

Para cualquier posición que esté exenta de impuestos, seleccione el motivo de exención fiscal en la columna Motivo de exención fiscal. Por ejemplo, un motivo de exención fiscal puede deberse a un producto exento de impuestos, al estado o gobierno local o al movimiento de mercancías entre estados miembros de la Unión Europea. Para el resto de las posiciones, deje el campo en blanco.

d.

Para los servicios, en la columna Punto de servicio imponible, seleccione: Verdadero - Si el servicio está sujeto al pago de impuestos en el lugar donde se realiza.

●

●

3.

286

Falso - Si el servicio está sujeto al pago de impuestos en la empresa del prestatario de servicios.

e.

En la columna País, seleccione el país para el cual las parametrizaciones son válidas, por ejemplo, UU..

f.

Para aquellos países que cuentan con impuestos específicos de región o estado, introduzca la región para la cual las parametrizaciones son válidas en la columna Región. Por ejemplo, Utah.

g.

En la columna Tipo de impuesto, seleccione el tipo de impuesto, por ejemplo, ventas.

EE.

Impuesto sobre

Haga clic en Grabar y activar para grabar las entradas.



El sistema asigna un número de secuencia interno a cada parametrización definida. 1.

Para modificar una parametrización existente, sobrescriba los datos que desea modificar. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.

1.

Para eliminar una parametrización existente de la tabla, seleccione la fila que desea eliminar y haga clic en Eliminar .

2.


Tareas de seguimiento Si estableció un Punto de servicio imponible, asigne la clasificación en la ficha Evento fiscal de la actividad Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios para el país relevante.

Ejemplo ●

Clasificación fiscal en EE. UU., categoría de producto: hardware para PC.

Nombre del campo

Valor


Hardware para PC


Estándar

Motivo de exención fiscal

en blanco

Punto de servicio imponible

en blanco

País

EE. UU.

Región

Todas

Tipo de impuesto

Impuestos de EE. UU. e impuestos sobre ventas

Resultado: Susan Ladier reside en Estados Unidos. Crea un carrito de compra con una posición de la categoría de producto Hardware para PC. La posición no tiene un ID de producto. El pedido creado contiene esta posición con una tasa de impuesto conforme a la clasificación antes mencionada.



287

Compras - MANUAL SAP.pdf

Recommend Documents