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10.2. MANUAL DE FUNCIONES JEFE DE COMPRAS Delux Ltda. Manual de Funciones
CÓDIGO RH-FO-001
VERSION 001
10.2.1. Perfil del cargo Códi Código go del del Car Cargo go Nomb Nombre re del del Car Cargo go Jefe de compras
Reporta a
Cargos que le reportan
Gerente
Jefe de inventarios
Clientes Internos
Responsabilidad
Autoridad Administrativa
Proceso de compras y temas relacionados con las adquisiciones de productos.
Ubicación
Local comercial y bodega. bodega.
10.2.2. Competencias Educación • • • • •
• • •
Cedula. Pasado judicial. Libreta militar. Titulo de Bachiller. Dipl Diplom oma a que que lo certi certifiq fique ue como como prof profes esio iona nall en el área área econ económ ómic ica a o administrativa. Acta de grado. Tarjeta profesional. 2 cartas laborales.
Habilidades Personales Liderazgo Capacidad de decisión. Iniciativa. Dinamismo Organización. Capacidad de negociación. Manejar buenas relaciones interpersonales.
Capacidad de análisis. Experiencia: 2 años en cargos Similares
10.2.3. Naturaleza del cargo Responsable de la adquisición de productos, necesarios para abastecer oportunamente los requerimientos de los clientes.
10.2.4. Funciones Funciones generales. •
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Establecer las acciones a seguir en el procedimiento de compras. Mantener buenas relaciones y contacto permanente con los proveedores. Presentar a los órganos administrativos de la Empresa, el informe financiero de los costos de las adquisiciones.
Funciones Procedimiento de Compras •
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Evaluar las buenas prácticas de los posibles proveedores. Por medio de la documentación allegada por estos. Crear un listado de proveedores para obtener información administrativa y comercial en el momento que se necesite. Reunirse con el comité de compras para determinar las políticas de compra. Revisar el stock para determinar que productos se van a adquirir. Realizar el listado de consumos promedios y revisarlo para determinar que cantidad de productos se van a adquirir.
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Crear un listado para definir los productos que se van a adquirir.
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Definir si es necesaria la compra de productos, de baja rotación.
•
Emitir la orden de compra para realizar el pedido a los proveedores.
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Contactar los proveedores para hacer 3 cotizaciones con base en el listado de los productos que se van a adquirir. Diligenciar el formato de cotizaciones.
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Escoge el proveedor que tenga el menor precio considerando la oportunidad del envío. Emitir la orden de compra ya sea por medio físico o electrónico, para concretar la transacción de la compra.
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Firmar la factura para que el proveedor pueda concretar su cobro.
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Encargado de aplicar el procedimiento de compras.
Funciones Procedimiento de Recepción •
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Contactar a los proveedores para gestionar la devolución de producto no conforme por especificaciones técnicas. Emitir y diligenciar el formato de devoluciones a proveedores, en donde quede constancia de si se hizo por correo registrando el numero de guía o directamente con el proveedor registrando la firma de quien recogió los productos que van a ser cambiados. Recibir la nota crédito enviada por el proveedor e ingresarla al sistema Ayudar a diligenciar el formato de calificación a proveedores con el fin de evaluar la actuación de estos con relación a Delux Ltda.
FIRMA DE RECIBIDO:___________________________________________