8
BAB II LANDASAN TEORI
A. Konsep Konsep Manaj Manajeme emen n Logisti Logistik k 1. Penge Pengert rtian ian Mana Manaje jemen men Logi Logist stik ik
Kata manajemen berasal dari bahasa Italia yaitu manneggiare yang berarti “mengendalikan”, atau dalam bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda, dalam bahasa Prancis yang mengadopsi kata dari bahasa Inggris menjadi management yang yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Banyak para ahli yang mendefinisikan istilah manajemen secara umum diantaranya yaitu: . !efi !efini nisi si Klasi Klasik k dari dari "ery "ery Park Parker er #oll #ollet et meny menyeb ebut utka kan n mana manajem jemen en adalah suatu seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. 2. $eorge $eorge %erry menyatakan menyatakan bah&a pada dasarnya dasarnya manajemen manajemen terdiri dari planning, dari planning, organizing, organizing, actuating, dan controlling 'P()*+. 'P()*+. toner er mend mendefi efini nisk skan an mana manajem jemen en adala adalah h pros proses es pere perenca ncana naan an,, 3. ton pengorganisasian, memimpin dan menga&asi usaha-usaha dari anggota organisasi dan dari sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 4. onge ongest st menyat menyataka akan n bah&a bah&a manajem manajemen en adalah adalah suatu suatu proses proses yang yang melib melibatk atkan an hubu hubung ngan an inter interpe perso rsona nall dan dan tekno teknolo logi gi,, yang yang akan akan digunakan untuk mencapai seluruh atau setidaknya sebagian tujuan organi organisasi sasi dengan dengan menggu menggunak nakan an tenaga tenaga manusia manusia yang yang ada serta serta sumber daya lain.
9
5. "enurut (rd&ay %ead, mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses dan perangkat yang mengarahkan dan membimbing kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan. 6. "enurut /ohn !. "illet manajemen adalah proses memimpin dan melanc melancark arkan an pekerja pekerjaan an dari dari orang orang yang yang terorga terorganis nisir ir secara secara formal formal untuk mencapai tujuan. '#ebria&ati, 012: 0+ edang edangkan kan yang yang dimaksu dimaksud d dengan dengan ogisti ogistik k berdas berdasark arkan an Kamus Kamus 3mum Bahasa Indonesia '4/ Poer&aodarminto, Balai Pustaka,567+, adalah
pengadaaan,
distribusi,
pemeliharaan
dan
penggantian
( penyed penyediaa iaan n untuk untuk mengga mengganti nti)) materil materil dan person personil. il. !ari pengertian pengertian diatas diatas,, maka maka ada beberap beberapaa aspek aspek yang yang terkand terkandung ung dalam dalam pengert pengertian ian logistik, yakni aspek pengadaan, aspek distribusi dan aspek pemeliharaan dan penggantian. /adi yang dimaksud dengan logistik ternyata tidak hanya mempunyai mempunyai pengertian sekedar perlengkapan perlengkapan semata dan yang bersifat benda padat, atau barang-barang in8entaris kantor seperti meja, kursi dan lain sejenisnya. Kalau disimak pada definisi logistik 8ersi kamus 3mum Baha Bahasa sa Indo Indone nesi siaa diat diatas, as, maka maka peng pengert ertian ianny nyaa secar secaraa umum umum adala adalah h perbekalan, yakni dari mulai mengadakan, mendistribusikan, memelihara dan mengganti jika ada yang rusak. !alam konteks logistik rumah sakit, maka mengandung pengertian suatu perbekalan dari sebuah rumah sakit untuk dapat beroperasi. /adi tidak hanya barang in8entaris saja, tetapi lebih kepada seluruh sumber daya digunakan guna kepentingan beroperasinya sebuah rumah sakit tersebut. terse but. 'Imron, 011:9+
10
ogistik merupakan bagian dari instansi yang tugasya adalah menyediakan
barangbahan
yang
dibutuhkan
untuk
kegiatan
operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada &aktu yang
tepat
'sesuai
kebutuhan+ dengan harga
serendah mungkin.
'#ebria&ati, 012:9+ 2. Kegiatan an T!j!an "ogistik R!ma# Sakit Kegiatan logistik adalah pengembangan operasi yang terpadu dari
kegiatan pengadaan atau pengumpulan bahan, pengangkutan atau transportasi dari pengumpulan bahan tersebut, kemudian penyimpanan bahan yang baru datang maupun untuk kebutuhan. '#ebria&ati, 012:7+ )dapun kegiatan logistik menurut ;enni #ebria&ati '012:7+ adalah: . 0. 2. <. 9.
Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku cadang, barang jadi Penggunaan fasilitas yang tersedia dari organisasi yang bersangkutan Penyiapan transportasi serta alat pengangkutan barang "asalah pembukuan dan pencatatan Pelaksanaan komunikasi yang persuasi8e sebagai penyampaiaan ide konsep, gagasan, informasi dari indi8idu satu atau bagian-bagianlain
dalam organisasi perusahaan 7. Kegiatan pengurusan sebagai kegiatan untuk mengelola bahan baku, suku cadang, barang jadi yang yang disesuaikan dengan jenis spesifikasi 6. Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk menahan bahan baku suku cadang, serta barang sampai pada batas &aktu tertentu tanpa mengurangi kualitas barang yang bersangkutan. edangakan tujuan logistik menurut ;enni #ebria&ati '012:7+ adalah:
11
. %ujuan operasional )gar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai. 0. %ujuan keuangan 3paya operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah rendahnya. =ilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di dalam sistem akuntansi. 2. %ujuan pengamanan )gar persediaan tidak
terganggu oleh kerusakan, pemborosan,
penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak &ajar. %ujuan khusus manajemen logistik yang dijelaskan oleh ;ifni )fiyandri '01<: "akalah+ dimaksudkan untuk :
. "ampu menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan berkaitan dengan
jenis
dan
spesifikasinya,
jumlah,
&aktu
dan
yang
membutuhkanya dalam keadaan dapat digunakan, dari sumber yang dapat dipertanggung ja&abkan dengan harga yang sesuai.
0. "ampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan logistik dan dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan penga&asan dan pengendalian logistik serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan pengadaan, distribusi dan penghapusan logistik. 2. "ampu menyediakan logistik yang siap pakai ' ready for use+ ke unit kerja sehingga menjamin kelangsungan aktifitas maupun tugas setiap unit kerja
12
<. "ampu menjaga dan mempertahankan kondisi tehnis daya guna dan daya hasil logistik baik secara pre8entif maupun represif secara optimal 9. "ampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit organisasi , dan mampu
membangun
budaya
penggguanaan
logistik
secara
bertanggungja&ab. 7. "ampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam pengelolaan maupun penggunaan logistik serta mampu melakukan fungsi logistik dengan pertimbangan dan argumentasi yang dapat dipertanggung ja&abkan.
ogistik terpadu menurut %jandra >oga )ditama '0112+ yang dikutip oleh ;enni #ebria&ati '012:6+ merupakan suatu konsep yang terdiri drai 0 usaha yang berkaitan satu sama lain, yaitu operasional logistik dan koordinasi logistik. )spek operasional logistik ini adalah mengenai manajemen pemindahan dan penyimpanan material dan produk jadi perusahaan. /adi, operasi logistik dapat dipandang sebagi suatu hal yang bera&al dari pengangkutan pertama material atau komponen-komponen dari sumber perolehnya ddan berakhir pada penyerahan produk yang dibuat atau diolah itu kepada pelanggan atau konsumen. Koordinasi
logistik
adalah
mengenai
identifikasi
kebutuhan
pergerakan dan penetapan rencana memadukan seluruh operasi logistik. #ungsi koordinasi logistik adalah untuk memastikan bah&a seluruh
13
pergerakan dan penyimpanan itu diselesaikan seefektif dan seefisien mungkin. $. Peran Logistik i R!ma# Sakit ?umah sakit merupakan suatu satuan usaha dalam melakukan
kegiatan produksi. Kegiatan produksi rumah sakit adalah produksi jasa, sehingga
yang
dimaksud
dengan
kegiatan
logistik
disini
hanya
menyangkut manajemen persediaan bahan dan barang serta peralatan yang dibutuhkan dalam rangka produksi jasa tersebut. '#ebria&ati, 012:@+ Pada definisi lain yang dikemukakan oleh ;enni #ebria&ati '012:@+ dinyatakan bah&a bagian logistik adalah bagian yang menyediakan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan &aktu yang tepat dengan harga yang sesuai. !ari segi manajemen modren maka tanggung ja&ab bagian logsitik lebih diperluas lagi yaitu: . "enjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak terputus(uninterrupted). 0. "engadakan pembelian in8estasi secara bersaing 'kompetitif). 2. "enjad&al in8estasi barang pada tingkat serendah mungkin. <. "enegembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif pasokan lain. 9. "engembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian-bagian lain. 7. "emantapkan integrasi yang maksimal dengan bagian-bagian lain. 6. "elatih dan membina pega&ai-pega&ai yang kompeten dan termoti8asi dengan baik. %. &!ngsi'&!ngsi Manajemen Logistik R!ma# Sakit
#ungsi logistik merupakan suatu proses yang berkesinambungan dan saling berkaitan satu sama lainnya serta saling mendukung. Proses logistik
14
menurut subagya '557:1+ terdiri dari yang dikutip oleh )dman #uad '010: makalah+
.
#ungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan
#ungsi perencnaan mencakup akti8itas dalam menetapkan sasaransasaran, pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. ementara penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempenagruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.
etiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan logistik tersebut harus mendapat perhatian secara proposional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efekti8itas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
0. #ungsi penganggaran
#ungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar,
yakni
skala
mata
uang
dan
jumlah
biaya
dengan
memperlihatkan pengarahan dan pembatasan yang berl aku terhadapnya.
2. #ungsi pengadaan
15
#ungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan dan penganggaran.
<. #ungsi penyimpanan dan penyaluran
#ungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu
untuk
kemudian
disalurkan
kepada
instansi-instansi
pelaksana.
9. #ungsi pemeliharaan
"enurut Keith ockyer '555:@7+ “Pemeliharaan adalah suatu usaha untuk memaksimalkan umur kegunaan dari alat sehingga peralatan dapat bekerja secara memuaskan dan meminimalkan biaya kerusakan”. #ungsi pemeliharaan sendiri adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna barang in8entaris..
Batasan pengertian tersebut, menegaskan bah&a yang hendak dicapai dalam kegiatan pemeliharaan adalah menjaga dan menjamin setiap logistik yang ada tetap berfungsi sebagaimana mestinya. !isamping itu, pemeliharaan logistik diarahkan agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas &aktu yang optimal 'sesuai batas &aktu yang
16
ditetapkan+. !engan demikian pemeliharaan logistik juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi.
7. #ungsi penghapusan
Penghapusan suatu barang logistik dilakukan apabila barang telah mencapai titik akhir manfaatnya. Penghapusan logistik dapat dilakukan tergantung dari kebijakan yang diterapkan oleh instansi ataupun perusahaan.
6. #ungsi pengendalian
#ungsi pengendalian merupakan pengelolaan logistik yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. !alam fungsi pengendalian ini terdapat kegiatan-kegiatan yakni pengendalian in8entarisasi dan !pediting yang merupakan unsur-unsur utamanya.
(. Bent!k'Bent!k Logistik i R!ma# Sakit ecara umum logistik barang non medis 'abarguna, 0119+ seperti
yang dikutip oleh Kalasuat '012:kripsi+ terdiri dari: . )lat tulis kantor *ontoh: bolpoint, kertas, penggaris, dan lain-lain 0. )lat kebersihan *ontoh: kain pel, sabun, lisol, tempat sampah, dan lain-lain edangkan yang lainnya seperti bahan dapur biasanya dikelola oleh bagian giAi dan bahan tenun oleh bagian laundry 'binatu+. ). Sik"!s Logistik R!ma# Sakit
17
ogistik dijalankankan berdasarkan suatu siklus yang terus menerus dan berkesinambungan. iklus ini dinamakan siklus logistik. !imaksud dengan siklus logistik adalah suatu perputaran dari seluruh rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan logistik dari sebuah rumah sakit. )pabila digambarkan siklus logistik dari sebuah rumah sakit yang dikemukakan oleh "oc. Imron %) '011:@+ adalah seperti tampak pada gambar diba&ah ini. *am+ar 2.1 iklus ogistik ?umah akit
!ari gambar diatas tentang siklus logistik rumah sakit, maka dapat dijelaskan hal-hal sebagai berikut: . iklus logistik ini disusun berdasarkan adanya suatu tahapan dari mulai perencanaan yang berdasarkan kebutuhan, sampai dengan tahapan terakhir yakni penghapusan.
18
0. iklus ini ternyata juga tidak hanya berlaku bagi kepentingan logistik di rumah sakit, namun juga dapat digunakan bagi kepentingan logistik dibeberapa unit organisasi. 2. Berbagai 8ersi tentang siklus logistik atau disebut pula dengan siklus perlengkapan sebenarnya adalah sama, yakni suatu putaran ditahapantahapan kegiatan perencanaan, pengadaan, penggunaan sampai kepada pemusnahan. B. Peren,anaan Logistik Non Meis R!ma# Sakit "enurut ;enni #ebria&ati '012:20+ perencanaan adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. edangkan proses perencanaan dilaksanakan oleh semua tingkatan dalam organisasi. edangkan fungsi perencanaan dalam manajemen logistik merupakan salah satu dari subsistem aktiftas perencanaan secara keseluruhan. Berikut ini merupakan siklus permintaan barang non medis di rumah sakit s&asta yang digambarkan oleh ;enni #ebria&ati '012:05+ adalah: a. 3ser 3ser akan mengajukan usulan permintaan kepada kepala bagian masing-masing unit. )dapun tugas kepala bagian logitik non medis dalam pengelolaan logistik barang non medis di rumah sakit yaitu : . Bertanggung ja&ab atas semua logistik barang non medis di rumah sakit.
19
0. "embuat order permintaan pengadaan logistik barang non medis yang di perlukan unit-unit di rumah sakit 2. "enerima dan mengecek barang yang datang dari suplayer sesuai order permintaan pembelian <. "encatat semua barang yang masuk dan keluar dari gudang penyimpanan logiatik barang non medis 9. "engeluarkan barang sesuai permintaan unit-unit di rumah sakit b. %im perencanaan )kan melakukan analisa kemudian memutuskan apakan permintaan tersebut disetujui atau tidak. Kemudian tim perencanaan akan melakukan tabulasi dan menyusun prioritas rencana kegiatan atau usulan pengadaan serta menyesuaikan dengan ?)B 'rencana anggaran belanja+ tersebut dengan dana yang tersedia kemudian diputuskan apakan usulan tersebut dapat disetujui atau tidak. ;asil analisis akan disampaikan kepada direktur. c. !irektur !isposisi tim perencanaan
tentang
usulan permintaan tersebut
kemudian disampaikan ke direktur utama untuk dibahas. d. %im pemesanan etelah memerima hasil dari perencanaan akan melakukan in8entarisasi barang-barang yang akan dibeli dan menghubungi pihak supplier untuk melakukan negosiasi barang. e. %im pembelian elaku unit yang akan melakukan pembelian setelah menerima hasil dari tim pemesanan akan melakukan pembelian. %im pembelian akan menginformasikan kembali kepada semua bidang setelah selesai melakukan pembelian dan kemudian melakukan in8entarisasi. *am+ar 2.2 iklus permintaan Barang =on "edis di ?umah aki
20
User
Tim Perencanaan
Direktur
Tim Pemesanan
Tim Pembeliaan
!alam tahapan perencanaan logistik non medis, perencanaan logistik dikatan baik apabila dalam perencanaan tersebut mampu menja&ab hal-hal sebagai berikut: a. )pa yang dibuthkan'"hat + 'untuk menentukan jenis barang yang tepat b. Berapa yang dibutuhkan 'ho" much, ho" many + 'untuk menentukan jumlah yang tepat+ c. Bilamana dibutuhkan '"hen+ 3ntuk menentukan &aktu yang tepat d. !imana dibutuhkan '"here+ 3ntuk menentukan tempat yang tepat e. iapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan '"ho+ 3ntuk menentukan orang atau unit yang tepat f. Bagaimana diselenggarakan 'ho"+ 3ntuk menentukan proses yang tepat g. "engapa dibutuhkan '"hy+' 3ntuk memeriksa apakah keputusan yang diambil sudah tepat+. '#ebria&ati, 012:29+
21
"anfaat dari sebuah perencanaan menurut ;erlambang dan )nita "ur&ani '010+ dalam buku yang berjudul “"anajemen Kesehatan dan ?umah akit” yang dikutip oleh ;enni #ebria&ati '012:27+ adalah untuk mengetahui hal-hal sebagai berikut: . 0. 2. <.
%ujuan yang ingin dicapai /enis dan struktur organisasi yang diinginkan /enis dan jumlah staf yang diinginkan beserta tugasnya masing-masing ejauh mana efektifitas dan kepemimpinan dan pengarahan yang
diperlukan 9. Bentuk dan standar penga&asan yang dilakukan Berdasarkan suatu analisa yang matang, sebuah perencanaan harus dapat didasarkan pada 'Imron,011:20+: . Kenyataan akan adanya data dan informasi konkrit 0. %idak berpegang pada “bagaiman maunya kita, keinginan kita dsb 2. Pereancanaan adalah suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kemampuan untuk melihat kedepan <. Perencanaan yang baik harus dapat membuat antisipasi kedepan, apabila yang dilakukan terbentur suatu rintangan yang muncul tiba-tiba atau kesulitan lain yang mengganggu pelaksanaan Perencanaan sangat erat sekali hubungannya dengan aspek-aspek lain yang ada dalam lingkungan sebuah organisasi. )spek-aspek yang sangat berperan dalam membuat suatu perencanaan adalah 'Imron, 011:22+ . Kebijakan ' policy+ Kebijakan biasanya datang dari pimpinan oragnisasi atau direktur rumah sakit. Kebijakan ini akan menjadi dasar dan pedoman dalam setiap pemikiran dan tindakan para stafnya.
22
0. Prosedur !alam membuat perencanaan pada akhirnya akan sampai pada pemilihan suatu tindakan yang harus diambil kelak. %ahapan kegiatan ini dinamakan prosedur, sehingga perencanaan yang akan dibuat juga harus selalu memeperhitungkan prosedur kerjanya. 2. )nggaran alah satu ikhtisar yang selalu diharapkan adalah adanya pengeluaran yang dialokasikan untuk mencapai hasil yang diharapkan, dan dicatat dalam bentuk angka dan jumlah. <. Program Program ini lahir dari adanya campuran antara sbuah kebijakan dan prosedur yang akan didukung oleh anggaran, serta dilaksanakan dalam kurun &aktu tertentu Perencanaan merencanakan
didalam
pemenuhan
manajemen kebutuhan
logistik
logistik,
non yang
medis
adalah
pelaksanaannya
dilakukan oleh semua calon pemakain 'user+, kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing-masing organisasi. -. Penganggaran Logistik Non MeisR!ma# Sakit
!alam fungsi penganggaran, semua rencana fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk kemudian disesuaikan dengan besarnya dana yang tersedia. !engan kata lain fungsi penganggaran mempunyai hubungan timbal balik yang erat sekali dengan fungsi perencanaan, oleh karena itu perencanaan harus disusun secara re alistis sesuai dengan pikiran, dana yang ada dan bila perencanaan sudah disepakati ada kepastian
bah&a
anggaran
untuk
mendukungnya
terjamin.
!engan
23
terbatasnya anggaran tidak jarang diperlukan feedback kepada pihak perencanaan dan user untuk dilakukan penyesuaian. ebelum melakukan pemesanan logistik non medis, petugas logistik membuat perencanaan pengadaan dan menentukan kebutuhan logistik, perencanaan ini dimaksud untuk menentukan jenis logistik yang dibutuhkan dan akan dipesan, berapa jumlah pemesanan, kemana akan dipesan, harga dan potongan harga yang diberikan. !alam hal ini keahlian dan ketelitian sangat dibutuhkan untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam perencanaan baik berkaitan dengan jenis, jumlah dan harga. 3ntuk merencanakan dan menentukan kebutuhan logistik dapat dilihat dari tingkat kebutuhan masing-masing bagian yang ditentukan dengan banyaknya kunjungan pengguna jasa layanan di rumah sakit. emakin besar jumlah pengguna jasa layanan kesehatan maka semakin besar kebutuhan logistik yang diperlukan. !isamping itu dalam menentukan perencanaan dan tingkat kebutuhan logistik, petugas logistik juga melihat jumlah stock akhir dari masing-masing jenis barang logistik di gudang. /ika stock logistik barang sudah mencapai batas minimal, maka petugas sudah mulai merencanakan untuk melakukan pengadaan dengan jumlah order untuk tiap jenis logistik barang yang telah ditetapkan sebelumnya. Penetapan perencanaan pengadaan dan order dimaksud agar stock yang tersedia juga tidak terlalu banyak sehingga dapat meningkatkan efisiensi. !alam membuat perencaan pengadaan, petugas mencatat namanama barang logistik yang sudah mencapai batas minimal yang dibutuhkan
24
oleh masing- masing unit kelembar permohonan pengadaan barang barang logistik sesuai jumlah batasan order yang telah ditetapkan, kemudian diajukan kepada direktur melalui bagian rumah tangga. etelah disetujui barulah dibuatkan (P 'urat (rder Pembelian+ untuk melakukan pembelian barang logistik non medis.. 'Kalasuat, 012:kripsi+ ;al-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan anggaran logistik non medis menurut ;enni febria&ati '012:26+ adalah: . 0. 2. <. 9.
Peraturan-peraturan yang terkait Perkembangan politik dan situasi ekonomi itusi sosial Kemajuan teknologi )nggaran atau dana yang tersedia
umber anggaran rumah sakit s&asta menurut ;enni #ebria&ati '012:25+ a. !ana subsidi + >ayasan 0+ !onator b. Penerimaan rumah sakit c. !an pihak ketiga !ari anggaran rumah sakit secara keseluruhan dialokasikandihitung berapa anggaran untuk: a. b. c. d.
!" Bahan langsung 'logistik+ Pemeliharaan In8estasi )lokasi anggaran logistik ?umah akit <1 C - 91 C dalam bentuk
obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang. 3ntuk penganggaran
25
logistik non medis di rumah sakit, penganggaran disediakan oleh bagian keuangan unit rumah tangga dan diketahui oleh direktur untuk dilakukan pembelian.'Kalasuat, 012:kripsi+
D. PengaaanLogistik Non Meis R!ma# Sakit
etelah membuat perencanaan logistik non medis yang dibutuhkan, maka petugas logistik melakukan pemesanan logistik non medis dengan menggunakan formulir PP 'PermintaanPembelian+ melalui bagian rumah tangga, bagian keuangan, kasie administrasi dan direktur untuk dilakukan order pembelian logistik non medis yang diperlukan. Pengadaan tidak selalu harus dilakukan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. *ara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan barang logisti non medis seperti yang dikemukakan oleh ;ifni )fiyandri '01<: "akalah+ adalah: a. Pembelian merupakan cara pengadaan logistik yang selalu dilakukan oleh suatu organisasi. "embeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau
supplier
untuk
mendapat
sejumlah
logistik
sesuai
dengan
kesepakatan. b. Penye&aan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan imbalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah
26
pihak. pemenuhan kebutuhan dengan cara menye&a ini biasanya bersifat sementara dan kontemporer. c. Peminjaman adalah cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain tanpa memberikan imbalan dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang sifatnya sementara. d. Pemberian 'hibah+ ;ibah, merupakan cara pemenuhan logistik dari pemberian atau hadiah dari pihak lain
e. Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalanmenukarkan logistik yang dimiliki dengan logistik milik organisasi lain. Pertimbangan cara ini kedua belah fihak harus saling menguntungkan, logistik yang ditukarkan harus logistik yang berlebih atau logistik yang dinilai sudah
f.
tidak berdaya gunaa dlam suatu organisasi. Pembuatan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalanmembuat sendiri yang dilakukan oleh pega&ai suatu unit kerja tertentu, pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efesiensinya
dibandingkan dengan cara pengadan lainya. g. Perbaikan. yaitu pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara memperbaiki logistik yang mengalami kerusakan. "enurut >enis utan '555+ yang dikutip oleh ;enni #ebria&ati '012:<0+ langkah-langkah dalam pengadaan logistik non medis adalah sebagai berikut: . "emilih metode pengadaan 0. "emilih pemasok dan menyiapkan dokumen kontrak
27
2. Pemantauan status pesanan, bertujuan untuk mempercepat pengiriman sehingga efisiensi persediaan dapat ditingkatkan. <. Penerimaan dan pemeriksaan, bertujuan agar barang yang diterima baik jenis dan jumlahnya sesuai dengan dokumen yang menyertainya. Proses pengadan gudang pada umumnya yang dijelaskan oleh ;enni #ebria&ati '012:<+ dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: . Perencanaan dan penentuan kebutuhan 0. Penyususnan dokumen tender 2. Pengiklananpenyampaian undangan lelang <. Pemasukan dan pembukuan pena&aran 9. D8aluasi pena&aran 7. Pengusulan dan penentuan pemenang 6. Penunjukan pemenang @. Pengaturan kontrak 5. Pelaksanaan kontrak a. Kode Dtik Pengadaan Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh $eorge 4. )ljian, antara sebagaimana dikutip oleh "ega i8ia '011:K%I+ lain: . ;ubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seoran pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan 0. %idak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun. 2. "emberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika. b. Pelelangan Pengadaan Barang etiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik =egara sebagaiman dikutip oleh "ega i8ia '011:K%I+ yang ditentukan sebagai berikut: . Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 9 orang terdiri dari unsur: Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung ja&ab keuangan, penanggung ja&ab perlengkapan, penanggung ja&ab teknis.
28
0. !ilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantorsatuan pekerjapemimpin proyek, pega&ai pada inspektorat jenderal atau unitunit yang berfungsi sebagai pemeriksa. 2. Panitia pelelangan dibentuk oleh
kepala
kantorsatuan
pekerjapemimpin proyek. <. "asa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk . E. Penimpanan an Penistri+!sian Logistik Non Meis R!ma# Sakit ;al-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang logistik non medis '#eria&ati, 012:9+ adalah:
. okasi gudang 3mumnya rumah sakit menyediakan saranabangunan yang memang digunakan untuk gudang, biasanya hanya menggunakan ruang kosong yang direno8asi menjadi gudang, sehingga kapasitas gudang yang tersedia tidak dapat memuat barang kebutuhan, selain itu alat pengangkut tidak dapat keluar masuk dan sirkulasi udara juga tidak diperhatikan dan diperhitungkan. ;al-hal yang harus diperhatikan dalam memilih lokasi gudang logistik
0. 2. <. 9.
non medis: a. )ksesibilitas b. 3tilitas c. Komunikasi d. Bebas banjir e. "ampu menampung semua barang yang akan disimpan f. Keamanan g. Infrastruktur !esain gudang /enis barang Prosedur penyimpanan Pemakaian alat bantu
29
Barang yang yang akan disimpan di gudang logistik non medis harus dikelompokkan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut' #eria&ati, 012:9+: . Kelompokjenis barang 0. Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas 2. 3kuran berat Barang yang berat harus diletakkan dekat pintu keluar, sehingga memudahkan pada saat pengambilan. <. 3kuran 8olume Barang yang 8olumenya besar diletakkan didepan agar pada saat pengambilan tidakmengalami kesulitan. 9. #ast and mo8ing Barang yang sering digunakan atau diminta diletakkan didepandidekat pintu keluar. 7. )bjad etelah dikelompokkan menurut jenis, ukuran dan kebutuhan maka selanjutnya
baru
dilakukan
penyusunan
barang
berdasarkan
alphabetabjad. Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola
pemindahan
barang
dari
satu
tempat
ketempat
lainya
'ubagya:55<+. #aktor- faktor yang mempengaruhi penyaluran barang logistik non medis antara lain '#ebria&ati, 012: <@+: a. b. c. d. e. f.
Proses administrasi Proses penyampaian berita 'data informasi+ Proses penegeluaran fisik barang Proses angkutan Proses pembongkaran dan pemuatan Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan. )da beberapa tahap dalam pencatatan logistik non medis di rumah
sakit yang dimaksudkan untuk mengendalikan tiap jenis logistik non medis
30
agar tidak terjadi kesalahan baik jumlah, jenis logistik non medis saat masuk maupun keluar dari gudang menurut Kalasuat '012:kripsi+ yaitu: . Buku dan #ormulir Bukti Pencatatan Penerimaan Barang "erupakan buku dan formulir yang digunakan untuk mencatat logistik non medis yang masuk dengan melihat faktur penjualan dari masing-masing perubahan dengan mencatat tanggal transaksi, nomor regristrasi, nomor faktur, nama barang, dan jumlah nominal dari logistik non medis. 0. Buku dan Kartu tock Barang "erupakan Buku dan kartu yang digunakan untuk mencatat jumlah logistik non medis yang masuk dan keluar serta stock akhir dari masingmasing logistik non medis yang digunakan sebagai pedoman untuk melakukan perencanaan kebutuhan logistik non medis. Pada buku dan kartu stock dicatat nama bagianunit yang meminta, tanggal keluar, tanggal masuk dan jumlah. 2. #ormulir Permintaan Barang "erupakan formulir yang digunakan setiap bagianunit kerja di rumah sakit untuk melakukan pemesanan permintaan kebutuhan logistik non medis kepada petugas logistik non medis yang ditandatangani oleh kepala dan penerima dari unitbagian yang membutuhkan logistik non medis serta petugas logistik non medis untuk dilakukan penyediaanpenyaluran logistik non medis yang dibutukan. <. #ormulir Permintaan Pembelian
31
"erupakan lembar yang digunakan oleh petugas logistik non medis untuk mengajukan perencanaan pengadaan logistik non mediskepada direktur melalui bagian rumah tangga. 9. urat (rder PembelianPemesanan Barang "erupakan surat yang digunakan untuk melakukan pemesanan pembelian logistik non medis kepada perusahaan penyuplai. emua pencatatan logistiktermasuk
jumlah,
harga,
potongan
dan
pengeluaran
dimasukandicatat ke dalam komputer yang di gunakan sebagai bahan laporan kepada direktur dan bagian keuangan sebagai bahan pertanggung ja&aban.
