Desain Ulang Pekerjaan di Perusahaan Asuransi Staf eksklusif dari perusahaan asuransi yang relatif kecil sedang mempertimbangkan suatu proposal untuk menginstalasi sistem data pemrosesan elektronik. Proposal yang telah dipresentasikan oleh seorang asisten kepada pimpinan puncak. John Skully. Ia telah mempelajari kelayakan peralatn sesudah konsultan manajemen merekomendasi suatu pembongkaran menyeluruh pekerjaan yang ada di perusahaan. Konsultan manajemen telah diminta pihak perusahaan untuk mendiagnosa sebab terjadinya turnover yang tinggi dan absensi. Sesudah meninjau situasi dan berbicara dengan kelompok karyawan, konsultan menyarankan struktur organisasi agar diubah dari bentuk fungsional kepada bentuk orientasi klien. Perubahan dalam bentuk b entuk departemental akan memungkinkan manajemen mendesain ulang pekerjaan guna mengurangi biaya manusia akibat tugas yang terlalu spesialis. Organisasi sekarang merupakan departemen-departemen yang terpisah atas isu politik, pengumpulan premi, pengubahan ahli waris, dan proses penerapan pinjaman. Karyawan dalam departemen ini mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan, tidak berarti dan monoton. Mereka menyatakan bahwa alasan utama mengapa mereka tinggal adalah karena mereka senang dengan suasana perusahaan kecil. Mereka merasa bahwa manajemen mempunyai perhatian serius pada kesejahteraan tetapi bahwa hal-hal yang sepele dari pekerjaan mereka menunjukkan kontradiktif. Ketika salah seorang karyawan berkata : “perusahaan ini cukup kecil untuk mengenal hampir setiap orang. Tetapi pekerjaan yang saya lakukan begitu membosankan sehingga saya heran mengapa mereka meminta saya melakukan hal tersebut.” Hal ini dan komentar yang sama harus diubah untuk memberikan motivasi yang lebih besar. Mengamati bahwa peluang desain ulang dibatasi oleh struktur organisasi, yang menyarankan perusahaan diubah atas dasar klien. Dalam struktur tersebut, masing-masing karyawan menangani setiap transaksi sesuai berkaitan dengan pemegang kebijakan tertentu. Ketika konsultan menyampaikan pandangan mereka kepada staf eksekutif, mereka sangat tertarik. Kenyataannya, mereka setuju bahwa rekomendasi mereka terlihat sangat baik. Mereka mencatat, bahwa peruahaan kecil harus memperhatikan efisiensi dalam penanganan transaksi. Dasar fungsional memungkinkan organisasi mencapai derajat spesialisasi yang diperlukan untuk operasi yang efisien. Manajer operasi internal menyatakan. “Kalau “Kalau kita beralih dari spesialisasi, tingkat efisiensi akan turun karena kita kehilangan manfaat dari upaya spesialisasi. Satu-satunya cara kita bisa menyesuaikan desain ulang seperti yang disarankan adalah mempertahankan efisiensi kita; kalau tidak, tidak akan ada pekerjaan untuk didesain ulang karena kita akan bangkit.” Manajer operasi internal menjelaskan kepada staf eksekutif bahwa meskipun absensi diluar batas dan turnover, kita dapat mempertahankan produktifitas. Rentang yang sempit dan kedalaman pekerjaan mengurangi waktu pelatihan sampai batas minimum. Juga mungkin menarik petugas temporer untuk membantu menangani saat beban puncak dan menggantikan pekerja yang absen.
“Lebih lanjut” menurutnya, “mengubah pekerjaan orang kami berarti juga harus mengubah pekerjaan manajer. Mereka ahli didalam fungsi mereka, tetapi kami tidak pernah melatih mereka melakukan lebih dari dua operasi. Mayoritas staf eksekutif percaya bahwa saran konsultan perlu ditanggapi serius. Pada sudut ini, kelompok yang dipimpin John Skully mengevaluasi data pemerosesan eleketronik (DPE) sebagi suatu pendekatan untuk memperoleh operasi yang efisien digabungkan dengan desain ulang pekerjaan. Ia telah menuntaskan studi dan sedang menyampaikan laporannya kepada staf eksekutif. “Lini bawah,” demikian kata Skully, “adalah bagian dimana DPE akan memungkinkan kita menjaga efisiensi sekarang, tetapi kita tidak akan memperoleh hasil dari desain ulang pekerjaan. Kalau analisis saya tepat, kita akan menghabiskam biaya peralatan dan kehilangan penghasilan, karena kita tidak akan menghemat biaya. Jadi sampailah pada beberapa harga yang kita akan kehendaki dan dapat membayar guna meningkatkan kepuasan karyawan kita. Pertanyaan Diskusi : 1. Jelaskan karakterisitik inti mana dari pekerjaan karyawan yang akan diubah, bila saran dari konsultan diterima. 2. Alternatif strategi desain ulang mana yang dipertimbangkan? Misalnya : rotasi kerja dan perluasan kerja dimungkinkan menjadi alternatif. Apakah pertimbangan yang relevan bagi hal ini dan desain lain dalam konteks peruahaan? 3. Apa yang akan menjadi keputusan anda dalam kasus ini? Apa yang harus diperhatikan manajemen bagi kepuasan karyawan jelaskan jawaban anda? PEMBAHASAN
1. Karakteristik Inti Perusahaan yang Dirubah Untuk mengetahui karakteristik kerja perusahaan yang harus dirubah terlebih dahulu harus diketahui bagaimana isi kerja yang dirasakan karyawan. Isi kerja yang dirasakan adalah penilaian tentang aktifitas pekerjaan secara khusus dan karakteristik pekerjaan yang berlaku secara umum oleh setiap individu yang melaksanakan pekerjaan. Ukuran isi kerja yang dirasakan adalah berupa persepsi yang bisa berbeda pada setiap individu; perbedaan kondisi sosial juga mempengaruhi persepsi atas pekerjaan. Lebih dari satu riset menyatakan bagaimana seseorang menilai suatu pekerjaan sangat dipengaruhi oleh apa yang dikatakan orang lain terhadap pekerjaan tersebut. Setelah ditinjau dan dilakukan wawancara pada kelompok karyawan ditemukan bahwa kondisi perusahaan saat ini berupa departemen-departemen dengan kerja yang terspesialisasi. Karyawan dalam departemen ini mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan, tidak
berarti dan monoton.karyawan juga mengemukakan bahwa alasan utama mengapa mereka tinggal adalah karena mereka senang dengan suasana perusahaan kecil. Untuk merubah isi kerja yang dirasakan karyawan perlu dilakukan pengukuran terlebih dahulu isi pekerjaan yang ada. Dengan menggunakan Indeks Karakteristik Pekerjaan (IKP) persepsi pemegang kerja diukur dalam enam karakteristik yaitu; varietas, otonomi, identitas tugas, umpan balik, berhubungan dengan pihak lain dan peluang persahabatan. Untuk itu dengan berdasarkan pada informasi yang didapat dari peninjauan konsultan kita dapat mengukur IKP dan menentukan karakteristik mana yang harus dirubah dan bagaimana perubahannya nanti agar isi kerja yang dirasakan karyawan menjadi lebih baik. Karakteristik Varietas
Otonomi
Identitas Tugas
Umpan Balik Berhubungan dengan pihak lain Peluang Persahabatan
Keadaan di Perusahaan Perusahaan terpisah dalam departemen-departemen yang spesifik. Manajer operasional mengatakan bahwa perusahaan memiliki manajer yang tidak pernah dilatih untuk menangani lebih dari dua operasi. Hal ini menyimpulkan bahwa rentang varietas kerja yang sempit. Salah seorang karyawan berkata “pekerjaannya terlalu membosankan sehingga saya bingung mengapa mereka meminta saya melakukan hal tersebut”, hal ini menunjukkan bahwa desain pekerjaan terbentur struktur organisasi sehingga otonomi karyawan dalam mendesain pekerjaannya terbatas atau hampir tidak ada. Karyawan bahkan tidak mengetahui kenapa perusahaan meminta mereka melakukan pekerjaan tersebut. Karyawan juga megungkapkan bahwa pekerjaan mereka tidak berarti Itu berarti karyawan tidak dapat mengidentifikasi hasil kerja mereka. Karyawan merasa bahwa manajemen mempunyai perhatian serius terhadap kesejahteraan. Keadaan perusahaan yang terdiri dari departemen yang terspesialisasi membuat departemen-departemen tertentu akan jauh dari hubungan dengan pihak lain. Karyawan berpendapat bahwa perusahaan cukup kecil untuk memungkinkan setiap karyawan saling mengenal.
Tingkat IKP Rendah
Rendah
Rendah
Tinggi Rendah
Tinggi
Dengan merujuk pada Indeks Karakteristik Pekerjaan yang berdasar atas hasil peninjauan konsultan terhadap karyawan perusahaan maka dapat diketahui karakteristik-karakteristik perusahaan yang perlu dirubah untuk meningkatkan isi kerja karyawan yaitu; Varietas, Otonomi, Identitas Tugas,dan Hubungan dengan Pihak Lain.
2. Alternatif Strategi yang Digunakan Dalam mengatasi masalah turn over dan absensi yang tinggi pada perusahaan perlu diidentifikasikan lebih lanjut masalah-masalah yang mendasarinya terlebih dahulu sehingga dapat diambil keputusan perubahan desain pekerjaan yang dapat diambil pihak perusahaan. Berikut akan dijelaskan beberapa alternatif yang dapat diterapkan perusahaan dalam mengatasi masalah-masalah tersebut. a) Rotasi Pekerjaan Rotasi pekerjaan merupakan praktik untuk menggerakkan individu dari pekerjaan ke pekerjaan guna mengurangi kebosanan dan meningkatkan motivasi potensial dan prestasi. Rotasi pekerjaan meningkatkan rentang pekerjaan dan persepsi atas ragam isi pekerjaan. Peningkatan keragaman tugas berkaitan dengan studi terbaru, akan meningkatkan kepuasan karyawan, mengurangi beban mental, menurunkan jumlah kesalahan karena faktor kelelahan, meningkatkan produktifitas dan efisiensi. Rotasi pekerjaan ini sekaligus akan membantu meningkatkan derajat varietas kerja dengan menambah rentang pekerjaan karyawan. Rotasi pekerjaan juga akan membuat karyawan memiliki kesempatan lebih banyak untuk berinteraksi dengan pihak luar. Ragam jenis pekerjaan dan batasan antar pekerjaan yang dilakukan karyawan akan memeberi rasa puas dalam setiap penyelesaian satu pekejaan sehingga identitas tugas masing-masing karyawan akan semakin jelas. Sedangkan dalam aspek otonomi pekerjaan juga akan lebih baik dari sebelumnya karena dengan skill dalam melakukan berbagai pekerjaan yang dimiliki karyawan dan hubungan baik antar karyawan maka karyawan dapat melakukan penjadualan kerja mereka sendiri. Dengan menerapkan rotasi pekerjaan juga akan didapatkan efisiensi kerja yang mana dikhawatirkan akan hilang akibat penghapusan sistem spesialisasi pekerjaan. Karena dengan rotasi pekerjaan karyawan akan memiliki motivasi kerja yang lebih baik. Selain itu, rentang kerja yang luas membuat karyawan dapat menggantikan posisi lain yang hilang bilamana ada karyawan absen. Hal ini tentu membuat produktifitas dan efektifitas perusahaan dapat tetap terjaga. b) Perluasan Pekerjaan Perluasan pekerjaan merupakan praktik peningkatan jumlah tugas bagi orang yang mempnyai tanggung jawab tertentu. Dengan kata lain perluasan pekerjaan meningkatkan rentang pekerjaan tapi tidak menambah kedalamannya. Strategi perluasan pekerjaan membentuk desepesialisasi atau meningkatkan jumlah tugas yang harus dilakukan oleh seorang pekerja. Seperti diketahui pada perusahaan asuransi ini karyawan mengalami kebosanan akan kerja mereka yang monoton. Dengan diberlakukannya perluasan pekerjaan maka karyawan akan memiliki rentang pekerjaan yang lebih luas yang diharapkan akan meningkatkan kepuasan dan mutu produk serta menurunkan tingkat absesnsi dan turn over. Dalam penerapan perluasan pekerjaaan akan diperlukan pelatihan keterampilan lebih lanjut sehingga
karyawan akan memiliki nilai lebih yang membuat karyawan merasa puas akan kinerjanya yang akan terukur lebih baik dari sebelumnya dengan rentang kerja yang lebih banyak; hal ini juga membuat karyawan merasa lebih berarti didalam kerja perusahaan sehingga tingkat absensi dan turn over dapat ditekan. Nantinya pelatihan ini juga akan berpenagruh pada peningkatan mutu produk karena keterampilan karyawan yang meningkat. c) Pemerkaya Pekerjaan Pemerkaya pekerjaan adalah praktik peningkatan keleluasaan individu sehingga bisa menyeleksi aktivitas dan hasil dari setiap pekerjaannya. Pemerkaya pekerjaan akan menambah kedalaman kerja yang berarti akan meningkatkan psikologikal (khususnya tanggung jawab, tantangan pekerjaan dan pencapaian). Secara langsung dengan menambah tingkat kedalaman pekerjaan akan meningkatkan derajat otonomi pada karakteristik pekerjaan. Pemerkaya pekerjaan membuat personil non manajerial memiliki kewenangan untuk ikut mengatur pekerejaannya sendiri sehingga dapat mengendalikan dan mengarahkan pekerjaannya sendiri, hal ini membuat manajeernya memiliki peningkatan kedalaman pekerjaan berupa peningkatan fungsi pelatihan dan konseling karyawan diluar fungsi pengendalian dan pengarahan. Pada perusahaan asuransi ini karyawan mengeluarkan statemen bahwa pekerjaan merkea tidak berarti. Pemerkaya pekerjaan ini akan memberikan implikasi langsung terhadap hal tersebut. Peningkatan kedalaman pekerjaan akan secara langsung mengubah isi kerja karyawan menjadi lebih bernilai sehigga karyawan menjadi memiliki pencapaian atas kerjanya dan tidak menyepelekan fungsinya di perusahaan. 3. Apa keputusan akhir yang harus diambil perusahaan? Perusahaan asuransi ini memiliki masalah interistik dimana pekerja merasa kurang memiliki tanggung jawab akan perkejaannya yang memang berada pada rentang dan kedalaman yang rendah. Konsultan menyarankan untuk dilakukan desain pekerjaan untuk mengatasi hal ini. Namun perusahaan ini sebelumnya mengedepankan efisiensi kerja dengan spesialisasi pekerjaan yang memungkinkan kerja perusahaan tetap produktif meski turn over dan absensi diperusahaan tinggi. Dengan kata lain perusahaan tidak menitik beratkan pada perhatian terhadap lini bawah perusahaan yaitu individu pekerja itu sendiri. Meskipun terjadi turn over perusahaan tidak perlu repot karena spesialisasi memungkinkan pekerja baru tidak perlu menjalani pelatihan intensif terlebih dahulu dan bahkan membuat perusahaan bisa menggunakan pekerja temporer untuk mengisi kekosongan disaat kebutuhan pekerja tinggi. Dalam keadaan ini maka efisiensi kerja akan berkurang jika dilakukan desain pekerjaan yang menereapkan despesialisasi pekerjaan. Tetapi, dengan diterapkannya sistem pemrosesan elektronik yang akan memangkas kerja karyawan, efisiensi itu dapat tetap dijaga. Dari data yang terkumpul diatas maka menurut kami keputusan yang harus diambil oleh perusahaaan adalah melakukan desain ulang pekerjaan untuk meningkatkan tingkat motivasi interistik pekerja. Hal ini akan sesuai dengan rekomendasi konsultan dan pertimbangan
eksekutif perusahaan. Desain ulang pekerjaan membutuhkan biaya dan waktu dalam penerapannya karena diperlukan pelatihan dan penambahan peralatan untuk membantu kerja karyawan yang rentang dan kedalaman kerjanya ditingkatkan. Penerapan desain kerja ini diharapkan akan membantu meningkatkan pencapaian kerja pada lini bawah perusahaan. Untuk meningkatkan produktifitas dan kepuasan pada lini bawah melalui desain ulang pekerjaan akan lebih baik jika menekankan pada otonomi dan umpan balik. Karena akan lebih mudah memberikan individu tanggung jawab yang lebih besar untuk total tugas daripada meningkatkan esensi dari tugas itu sendiri. Dengan kata lain hal yang harus diperhatikan perusahaan adalah kepuasan kerja itu sendiri dengan meningkatkan otonomi dan pencapaian kerja setiap individu bukan justru menambah esensi pekerjaannya. Karena dengan meningkatkan otonomi dan umpan balik maka setiap karyawan akan memiliki nilai lebih dan akan lebih merasakan pencapaian akan setiap hasil kerjanya. Kedalaman pekerjaan yang ditingkatkan akan mengurangi tingkat utrn over dan absensi karena karryawan akan merasa bahwa dirinya snagat berarti terhadap kerja perusahaan.
KESIMPULAN Perusahaaan asuransi ini mengalami kondisi dimana tingkat turn over dan absensi karyawan yang tinggi. Hal ini dikarenakan kurangnya kedalaman dan rentang kerja karyawan sehinggga motivasi interistik karyawan terhadap pencapaian perusahaan rendah. Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukan desain pekejaan yang mengedepankan kedalaman akan pekerjaan setiap karyawan atau dengan strategi pemerkaya pekerjaan. Desain ulang pekerjaan ini akan melengkapi penerapan sistem data pemrosesan elektronik yang sedang dikemukakan pada perusahaan tersebut; karena sistem ini akan membantu memangkas pekerjaan sehingga karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang lebih memiliki tanggung jawab dan skill kemampuan manusia dalam pengerjaannya. Dengan penerapan desain ulang dan sistem pemrosesan data ini maka perusahaan akan mengeluarkan biaya peralatan yang maksimal dan biaya pelatihan namun dengan hasil bahwa setiap pencapaian kerja perusahaan akan dirasakan dari lini terbawah hingga eksekutif perusahaan. Hal ini akan memberikan dampak pada jangka panjang dimana para karyawan akan bersinergi utuh dengan perusahaan. Karyawan akan mengetahui pentingnya posisi mereka dalam perusahaan dan perusahaan mengapresiasikan hal tersebut dengan memberikan tanggung jawab dan timbal balik langsugn atas setiap pencapaian kerja karyawan. Dengan begitu tanggung jawab akan pencapaian tujuan-tujuan perusahaan akan dipegang dari lini terbawah perusahaan yang berarti pencapaian perusahaan akan didukung semua sektor yang diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan kedepannya.
TUGAS PERILAKU ORGANISASI DESAIN ULANG PEKERJAAN DI PERUSAHAAN ASURANSI
OLEH : 1. Maya Agustina 2. Marlita Fitriani 3. Zohariyani 4. Reni Agustina 5. Islahul Aini Wahida 6. Siti Diah Ratnasari 7. Rosalina Frihain 8. Rosita 9. Zana Istiqomah 10. Yuli Irayanti 11. Yuhandri Sagita
A1B111160 A1B111155 A1B111275 A1B111213 A1B108288 A1B111242 A1B111225 A1B111226 A1B111274 A1B111267 A1B111268
UNIVERSITAS MATARAM FAKULTASEKONOMI PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN REGULER SORE 2014
