PENERAPAN ERP DI BEBERAPA PERUSAHAAN DI INDONESIA TUGAS MATA KULIAH ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Disusun Oleh : Rendy Cahya Prakosa 41812120233
1. PT Unilever Indonesia PT.Unilever, Tbk. Merupakan salah satu perseroan Leading supplier terdepan kelas dunia untuk produk kategori Home Care,Personal Care, dan foods. Sebagai perusahaan Multinasional, yang tersebar lebih dari 80 negara, PT Unilever sangat membutuhkan suatu system yan terintegrasi, yang bukan hanya untuk monitoring dari setiap cabang di masing-masing Negara, tetapi juga sabagai penetuan kebijakan yang strategis, Guna mengoptimalkan proses bisnis baik di area internal maupun lintas fungsi pada setiap unit dalam PT Unilever Indonesia ,Tbk. Indonesia, sebagai Negara di asia yang memilliki wilayah geografis dan budaya yang unik, diputuskan untuk dapat memulai mega proyek ini sebagai percontohan untuk Negara-negara kawasan asia pasifik. PT Unilever Indonesia Tbk., memasuki pasar Indonesia dengan terus menerus menciptakan inovasi yang hebat sepanjang tahun pada produk yang dihasilkan untuk memenuhi kepuasan pelanggan di segala segmen. Salah satu proses yang mengambil andil besar dalam penyediaan bahan baku hingga distribusi ke end user adalah proses supply chain, PT Unilever Indonesia memiliki modul Material Management, Production Planning dan Sales Distribution dalam proses ini. Pada tahun 2007 PT Unilever Memutuskan melakukan implementasi ERP dengan menggunakan SAP R/3 sebagai implemetasi system yang terintegrasi. Tentunya dengan proses persiapan yang panjang dan cukup matang. Dimana terdapat modul-modul yang mungkin bisa diimplementasikan, diantaranya ialah: 1. Production planning (PP) 2. Warehouse Management (WM) 3. Finance and Controlling (FiCo) 4. Human Resources (HR) 5. Business Warehouse (BW) Meskipun waktu Go Live tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan, namun setiap siklus pengembangan system sangat diperhatikan. Terutama melibatkan pihak ketiga (Thrid Partied) yang selektif, yaitu menunjuk PT.Accenture sebagai konsultan, serta dengan melibatkan Negara-negara yang sudah terlebih dahulu sukses dalam penerapan ERP ini, sekalipun dengan kompleksitas yang cukup tinggi, pada 1 Januari 2009, Go live SAP pun dapat tercapai. Sistem SAP enterprise resource planning PT Unilever Indonesia yang mulai beroperasi pada bulan Januari 2009 berjalan mulus. Sistem ini akan menjadi faktor yang sangat penting dalam meningkatkan efektifi tas operasional PT Unilever Indonesia, sehingga mengurangi persediaan yang dibutuhkan sekaligus menurunkan tingkat pemborosan. Sistem ini meliputi seluruh proses IT yang dibutuhkan pada manufaktur,
perencanaan,pengiriman, logistik, dan pelaporan. Sistem SAP mencakup proses-proses PT Unilever Indonesia dari awal sampai akhir. Sistem ini merupakan sistem proses bisnis dan pelaporan yang terintegrasi seluruhnya menggantikan sistem sebelumnya,yang sudah dipakai selama hampir 14 tahun. PT Unilever Indonesia percaya bahwa sistem SAP akan menempatkan PT Unilever Indonesia dalam posisi yang baik untuk melalui fase pertumbuhan bisnis selanjutnya. Selama tahun 2009, PT Unilever Indonesia bekerja keras untuk mengimplementasikan sistem SAP. Sistem ini akan mendukung peningkatan kapabilitas perencanaan dan kemampuan PT Unilever Indonesia untuk melayani pelanggan. PT Unilever Indonesia berharap dapat mengurangi siklus waktu perencanaan dan meningkatkan efi siensi sistem secara keseluruhan, dengan demikian membantu perusahaan dapat lebih cepat merespon permintaan pasar.Penghematan biaya tetap menjadi bagian penting dari keseluruhan strategi supply chain, mulai dari pemasok,produksi hingga logistik. Dengan sistem SAP yang telah beroperasional penuh serta kerja sama tim yang tinggi, PT Unilever Indonesia siap mendukung target pertumbuhan Unilever Indonesia di 2010 dan selanjutnya. Source : https://www.unilever.co.id/id/Images/laporan-tahunan-2007_tcm1310-459595_id.pdf https://www.unilever.co.id/id/Images/laporan-tahunan-2009_tcm1310-459603_id.pdf https://www.unilever.co.id/id/Images/laporan-tahunan-2008_tcm1310-459596_id.pdf
2. PT GUDANG GARAM Tbk PT Gudang Garam Tbk merupakan produsen rokok kretek terkemuka di Indonesia yang memproduksi berbagai jenis produk berkualitas tinggi, mulai dari sigaret kretek linting (SKL), sigaret kretek tangan (SKT) dan sigaret kretek mesin (SKM) yang sudah tersebar luas di Nusantara maupun di dunia. PT Gudang Garam Tbk menyerap tenaga kerja yang sebagian besar terlibat dalam produksi dan distribusi. Eksistensi Perusahaan juga mendukung penghidupan petani tembakau dan cengkeh serta para pengecer maupun pedagang asongan yang tersebar di seluruh Indonesia.
Diukur dari jumlah aset, hasil penjualan produk, jumlah karyawan, pajak dan cukai, serta kontribusi lainnya, PT Gudang Garam Tbk adalah perusahaan rokok nasional yang memberikan kontribusi secara signifikan bagi Indonesia. Penerapan ERP PT Gudang Garam Tbk Pembangunan fondasi sistem TI di PT. GUDANG GARAM TBK. sebenarnya dimulai tahun 1992; sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN) ke wide area network (WAN) baru dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “PT. Gudang garam Tbk. memang memakai Oracle. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT. Gudang garam Tbk., penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi. Unit-unit bisnis dalam naungan PT. Gudang garam Tbk. juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di PT. Gudang Garam Tbk. juga terlihat pada sistem rantai pasokan (supply chain management). Puluhan ribu petani tembakau PT. Gudang Garam Tbk. semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. J adi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi. Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan proses di gudang. sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, PT. Gudang Garam Tbk. mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang memasok panennya buat PT. Gudang Garam Tbk.. Sebagai gambaran, per hektare kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya mengalami proses fermentasi alami. Teknologi canggih pun sudah digunakan PT. Gudang Garam Tbk. di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. Kalau memakai rasa dan penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya
mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh manusia. J adi, di PT. Gudang Garam Tbk. itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup canggih, PT. Gudang Garam Tbk mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, untuk meningkatkan keadaan. Pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung,yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi proyek untuk semua proyek TI di PT. Gudang Garam Tbk. Strategi PT. Gudang Garam Tbk. lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang digunakan oleh PT. Gudang Garam Tbk. kepada semua unit bisnis. Proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back office di PT. Gudang Garam Tbk. Sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Sekarang PT. Gudang Garam Tbk dapat melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. Gudang garam Tbk. selalu melakukan perubahanperubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. Gudang garam Tbk. tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. Gudang garam Tbk., dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer pricing sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri. Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih
fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. Gudang garam Tbk. dalam membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu langsung dapat merespon dalam Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu sudah dapat diatasi. PT. Gudang garam Tbk. berencana untuk membangun TI dalam jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun. Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional, tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM, Sigma dan Mitrais. Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih efektif, akurat dan cepat. Pengguanaan IT bisa memberikan benefit penting bagi PT. Gudang Garam Tbk., yakni adopsi tool atau teknologi baru yang sudah teruji keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di PT. GUDANG GARAM TBK. Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di level bawah bisa menyederhanakan proses. Ujung-ujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan. Source : Prism Nohan Dhini, ERP PT Gudang Garam Tbk, 11 Oktober 2015, https://www.scribd.com/doc/284406253/ERP-PT-Gudang-Garam-Tbk, 25 Maret 2016
3. PT Nestle Indonesia Nestle adalah perusahaan makanan terbesar diseluruh dunia dengan ribuan macam produk dan unit bisnis di lebih dari 84 negara. Nestle menerapkan strategi manajemen kontrol sistem yang terdesentralisasi, denagn mendelegasikan otoritas pengambilan keputusan di masing-masing unit bisnis sehingga keputusan-keputusan yang diambil sesuai dengan kondisi di masing-masing negara. Untuk mengkoordinasikan seluruh unit bisnisnya di seluruh dunia maka dibutuhkan peranan sistem teknologi informasi yang bisa mengkoordinasikan seluruh aktivitas bisnis agar diperoleh competitive advantage. Sebelumnya Nestle telah menerapkan corporate intranet pada tahun 1997, yang bertujuan mendukung lima kegiatan bisnisnya yaitu purchasing, marketing, business
intelligence, teknologi, dan manajemen sumberdaya manusia. Corporate intranet ini dikenal dengan Nestle Intranet Kit Assistant (NIKITA).NIKITA ini merupakan software yang dikembangkan oleh Nestle sendiri dan menjadi blueprint bagi pengembangan proyek intranet selanjutnya. Sistem ini digunakan lebih dari 80.000 karyawan Nestle di seluruh dunia. Email merupakan sarana interaksi yang fundamental di Nestle dan sudah menjadi budaya kerja di Nestle untuk berinteraksi antar departemen dengan hanya menggunakan email. Pemberitahuan, berita-berita penting, instruksi, dan komunikasi bisnis biasa menggunakan media email. Oleh karena itu intranet dan email merupakan kebutuhan pokok Nestle dan membuat komunikasi menjadi lebih cepat dan efisien. Dengan makin ketatnya persaingan di industri bisnis makanan, maka Nestle membutuhkan dukungan teknologi informasi yang bisa menyatukan semua bisnis unit Nestle di seluruh dunia dan mengaplikasikan proses bisnis yang efisien dan efektif. Oleh karena itu pada tahun 2000, Nestle meluncurkan proyek GLOBE (Global Business Excellence)yang merupakan proyek terbesar Nestle selama 135 tahun berdirinya perusahaan ini. Tujuan dari proyek GLOBE adalah meningkatkan kinerja dan efisiensi bisnis Nestle di seluruh dunia. Proyek GLOBE ini merupakan sistem ERP (enterprise resource planning) yang menggunakan software SAP. Implementasi mySAP.com termasuk Workplace, SAP R/3, BW, APO, CRM, EBP dan Knowledge Warehouse. Proyek ini terbagi menjadi empat kegiatan pokok, yaitu Business Excellence, Data Standard&Data Management, Information Technology dan Global Template. Proyek ini menggunakan konsultan dari PwC. Proyek GLOBE di Nestle Indonesia Proyek penerapan proyek GLOBE di Nestle Indonesia dimulai pada tahun 2003. Strategi penerapan yang dipakai adalah Phasing Strategi, yaitu penerapan secara bertahap sampai tahun 2006. Proyek ini pertama kali diterapkan di Head Office Jakarta dan Kejayan Factory, Pasuruan, Jawa Timur, yang merupakan pabrik pengolahan susu sapi terbesar di Indonesia. Pada tahun 2005, proyek GLOBE mulai diaplikasikan di Panjang Factory, Lampung dan Cikupa Factory, Tangerang, Jawa Barat. Secara pertahap proyek GLOBE ini diaplikasikan di masing-masing departemen. Proyek GLOBE memang sudah tepat dicanangkan Nestle karena ERP sistem sekarang sudah menjadi kebutuhan perusahaan-perusahaan global yang ingin tetap kompetitif di persaingan bisnis global. Dengan ERP sistem ini maka perusahaan bisa mensinergikan keseluruhan proses bisnis yang ada di perusahaan tersebut sehingga dicapai proses bisnis yang efisien dan efektif, serta memberikan kemudahan terjadinya “sharing knowledge” antar masing-masing bagian. Terkait dengan penerapan sistem ini di Nestle Indonesia, ada kebingungan yang amat sangat dari karyawan operasional di level supervisor ke bawah. Mereka yang harus dibiasakan untuk input data terkadang merasa cangggung dengan tampilan sistem baru.
Dari beberapa pengalaman ahli yang menjadi supervisor di RSCM Departemen di Kejayan Factory, terlihat adanya “culture shock” yang dialami operator karena harus input data ke komputer padahal mereka terbiasa menggunakan kertas. Terdapat berbagai kesulitan yang mereka hadapi mulai dengan ketidak-familier-an mereka menggunakan komputer. Dari sini saja sudah timbul masalah karena dalam ERP sistem jika satu bagian tidak menginput data maka akan membuat bagian yang lain terhenti. Dengan beban input data ini sempat mengganggu proses kegiatan produksi yang sedang berjalan, karena mereka harus berbagi konsentrasi antara input data dan pekerjaan operasional. Kesulitan lainnya adalah adanya perbedaan tampilan di software baru ini dibandingkan dengan software lama. Terkesan bahwa aplikasi SAP yang diterapkan secara “vanilla” (istilah penerapan SAP di NIBCO yang secara apa adanya tanpa customization). Berbagai kesalahan input sering dilakukan dan sering sekali hal tersebut menimbulkan masalah dan butuh dikonsultasikan dengan tim IT. Bahkan beberapa teman sejawat selevel supervisor yang sampai stress karena bingung mengoperasikan sistem baru yang tampilannya sangat berbeda dengan sistem lama. Tidak ditemukan seorang “project champion” yang di taruh di masing-masing shift kerja yang bisa membantu pengoperasian SAP ini. “Project champion” ini hanya ada satu untuk satu departemen sehingga kerjanya tidak optimal. Oleh karena itu proses pembelajaran semua karyawan menjadi sangat lamban. Seharusnya terdapat sebuah “champion team” di tingkat departemen dan 1 orang project champion di masing-masing tim. Dengan begitu proses pembelajaran ke sistem baru akan efektif dan cepat. Pada awal penerapan sistem baru, terdapat banyak sekali kesalahan input data sehingga sempat membuat proses record file terganggu. Waktu itu untuk menyelesaikan problem ini, ditunjuklah 1 orang karyawan yang khusus input data di masing-masing tim. Seharusnya hal tersebut tidak dilakukan, karena salah satu prinsip dalam proses pembelajaran adalah “show the brutal facts” (Jim Collins, dalam bukunya Good to Great). Dengan prinsip “show the brutal facts” maka kesalahan yang ada diangkat dan ditunjukkan untuk dilakukan langkah-langkah koreksi. Dengan menaruh orang yang khusus input data di masing-masing tim dan membiarkan anggota tim lain tidak melakukan input data maka tidak ada pembelajaran yang benar dari hakekat penerapan sistem baru tersebut. Terlebih hal ini juga menambah biaya produksi karena menambah 1 karyawan yang berfungsi untuk input data. Dengan proses transformasi step by step terlihat bahwa proses peralihan ke sistem baru berjalan lambat dan tingkat kesuksesannya tidak maksimal. Lain halnya jika dicoba di satu factory atau satu unit bisnis, diterapkan pendekatan “big bang”, mungkin hasilnya akan lebih baik dan lebih efisien. Adapun dampak positif dari penerapan ERP ini ialah dapat mempercepat proses manufaktur dengan mengotomatisasi proses dan alur kerja, dan sebagai hasilnya, juga mengurangi kebutuhan untuk membeli persediaan dalam jumlah besar karena kita sudah
bisa memplaningkan berapa besar bahan baku yang diperlukan untuk mencapai target yang ditentukan. Selain itu ERP ini mampu menyatukan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem computer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi. Dapat juga menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardwork dan menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial,dan peran kerja yang lebih fleksibel. Source : Santy Wijaya,Analisa SWOT Nestle,25 Juli 2013,https://www.scribd.com/doc/155881262/Nestle-analisa-swot Aro Papyrus, Pengalaman Penerapan ERP Sistem di Nestle Indonesia,10 Januari 2009,http://aro-papyrus.co.id/pengalaman-penerapan-erp-sistem-di.html,25 Maret 2016
4. PT SINAR SOSRO PT. Sinar Sosro adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang bergerak dibidang agribisnis. PT. Sinar Sosro berdiri pada tahun 1974, PT SINAR SOSRO merupakan perusahaan minuman teh siap minum dalam kemasan botol yang pertama di Indonesia dan di dunia. Dasar atau Filosofi PT. Sinar Sosro adalah Niat Baik yang di jabarkan dalam 3K dan RL yakni : Peduli terhadap kualitas, peduli terhadap keamanan, peduli terhadap kesehatan, serta ramah lingkungan. Penggunaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro PT. Sinar Sosro menggunakan SAP sebagai ERP program. SAP yang dikenal pada saat ini adalah sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Berikut ruang lingkup sistem ERP pada SAP :
Gambar Systems Application and Products in Data Processing R/3 Sistem ini menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Sistem ini membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia. Fungsi SAP tersebut diantaranya : (1)
mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa
melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik, (2) menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, (3) penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk, menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan. Keuntungan yg bisa diukur antara lain, penurunan inventori, penurunan tenaga kerja secara total, peningkatan service level, peningkatan kontrol keuangan, dan penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi. Salah satu program yang digunakan oleh bagian human resource untuk seluruh karyawan adalah absensi online dengan menggunakan fingerscan yang digunakan sebagai basis pengganjian, perhitungan cuti dan benefit lainnya yang berkaitan dengan absensi. Selain itu fungsi utama dari program ini adalah perhitungan penggajian, jamsostek dan asuransi. Kebijakan intranet di PT. Sinar Sosro mencakup aplikasi penggunaan intranet di dalam perusahaan, dimana aplikasinya dapat dilihat dalam dua aspek sebagai berikut: 1
Komunikasi dan Kolaborasi
Intranet yang dikembangkan di PT. Sinar Sosro memungkinkan terjadinya electronic
collaboration
system
diantara
pengguna
intranet
sehingga
memungkinkan karyawan dapat menggunakan PC atau NC workstation untuk mengirim dan menerima e-mail serta fax. Dengan demikian, penggunaan intranet membuat komunikasi di perusahaan menjadi lebih efektif sehingga bisa memungkinkan terjadinya transfer knowledge antar karyawan. Dari sisi biaya, penggunaan intranet untuk komunikasi juga membuat biaya yang dikeluarkan perusahaan menjadi lebih kecil. 2
Operasi Bisnis dan Manajemen Kebijakan intranet di PT. Sinar Sosro dikembangkan lebih jauh lagi sehingga bisa mendukung operasi bisnis dan manajemen perusahaan. Dukungan tersebut dimungkinkan karena perusahaan mengembangkan aplikasi bisnis berupa order processing application, sales management dan supply chain management. Dengan demikan, intranet di PT. Sinar Sosro bukan hanya sebagai media komunikasi dan kolaborasi akan tetapi juga sebagai alat yang membantu pengambilan keputusan.
Manfaat Penggunaan Enterprise Resource Planning Pada PT. Sinar Sosro Melihat benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP dalam manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di berbagai tipe perusahaan, termasuk diantaranya PT. Sinar Sosro. Bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP. Pada awal kemunculanya PT. Sinar Sosro sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem komputernya sejak tahun 1999. Semula ada dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang terpisah. IT kedua unit itu sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut demerger. Saat ini PT. Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh unit kerja perusahaan itu. PT. Sinar Sosro mempunyai delapan pabrik sembilan kantor cabang besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga perlu mengintegrasikan komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda. Dalam waktu dekat, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang terintegrasi menggunakan
database dan aplikasi yang disediakan oleh SAP. Meskipun proses integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, namun manajemen sudah mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-masing jalur. Ketika awal kemunculanya PT. Sinar Sosro, perlu waktu yang sangat lama untuk mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock barang atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. Di pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi. Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang per kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh komputer. Penggunaan ERP
telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan.
Kesalahan manusia (human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk bidang kerja yang lain. Walaupun belum bisa paperless, tetapi pasti sudah less paper dalam manajemen perusahaan. Karena penyebaran unit kerja PT. Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut.
Source : Dhanimara Purnama, Penerapan Enterprise Resource Planning , 5 Juni 2013, https://www.scribd.com/doc/145805881/Penerapan-Enterprise-Resource-Planning, 25 Maret 2016
5. Perusahaan Emas Matahari Terbit
Matahari Terbit berawal dari sebuah toko emas kecil dengan 20 karyawan di Bandung. Usaha keluarga ini berdiri sejak tahun 1958. Saat ini Matahari Terbit telah memiliki 500 orang karyawan, dan usahanya telah berkembang sampai ke mancanegara. Matahari Terbit mampu memberikan kontribusi ekspor emas sebesar 15-20% dari omsetnya sampai ke Dubai, Malaysia, Singapura, USA dan Hongkong. Sedangkan di Indonesia, produk perhiasan Matahari Terbit banyak dipesan oleh toko-toko emas di Jakarta, Surabaya, dan Semarang. Selama sepuluh tahun terakhir sejak tahun 2000 sampai awal 2009, Matahari Terbit mengalami pasang surut. Sistem informasi yang digunakan usaha ini pada saat itu adalah home made software. Terdapat beberapa kendala yang cukup kompleks dengan sistem tersebut, diantaranya repotnya dalam membuat laporan profit, costing per product dan lain-lain, tidak tercapainya akurasi data dan not just in time. Kesulitan pada integrasi sistem dan data yang dihadapi oleh Matahari Terbit, sehingga mendorong perusahaan tersebut untuk mencari solusi melalui ERP. Setelah melalui tahap hunting dan penyeleksian dari beberapa merk ERP, dan sampai pada kesepakatan untuk mengimplementasikan ERP Oracle e-Business Suite Release 12 melalui PT. Mitra Integrasi Informatika yang merupakan anak perusahaan dari kelompok usaha METRODATA dan selama 8 tahun telah berhasil mengimplementasikan sistem tersebut pada berbagai industri serta memiliki konsultan-konsultan yang handal dan tersertifikasi. Modul yang digunakan adalah modul Financials dan Accounting, Inventory Management, Order Management (sales), Purchasing dan Discreate Manufacturing. Diketahui bahwa ERP Oracle telah teruji secara global, khususnya bagi industry manufacturing. Sistem tersebut dapat diimplementasikan dalam jangka waktu yang cepat, dari segi harga serta pengaplikasiannya bersifat lebih fleksibel. Berkat kerjasama yang baik antara pihak Oracle, MII dan Matahari Terbit, solusi dari permasalah yang dihadapi Matahari Terbit dapat teratasi dalam waktu yang relative singkat dan on schedule seperti yang diharapkan. Dimulai dari proses Capture bisnis, blue print sampai go live termasuk pelatihan yang intensif. Dapat dikatakan implementasi Oracle pada perusahaan tersebut hampir 100% tepat dan sesuai yang diinginkan. Kondisi yang terjadi sebelum dan setelah perusahaan emas Matahari Terbit mengimplementasikan ERP Oracle e-Business Suite Release 12 : Kondisi sebelum • Sistem tidak terintegrasi • Kecepatan dan akurasi data lemah • Sering terjadi ketidak sesuaian data barang yang terjual dengan catatan atau bukti yang ada • Masih ada pengolahan data dengan manual
Kondisi sesudah • Sistem terintegrasi • Data yang diproses lebih cepat dan akurat • Laporan harian maupun bulanan dapat diketahui dengan cepat • Request order dapat dilakukan tepat waktu (just in time) Matahari Terbit kini terus berupaya memaksimalkan penggunaan aplikasi ERP yang baru. Bahkan Matahari Terbit kini mampu membuat strategi-strategi baru seperti membuat analisa sendiri berdasarkan data dari aplikasi ERP tersebut. Source : https://www.metrodata.co.id/web/images/magazinePdf/2012-08-10-151603.pdf
