DESAIN DATABASE MENGGUNAKAN MODEL DATA REA
A. Pengertian Database Pengertian database menurut James James A Hall
Database adalah adanya pemahaman bahwa data perusahaan harus menunjang kebutuhan informasi informasi semua pengguna pengguna dalam organisasi tersebut. Karena itu satu aspek penting dalam pemodelan data adalah membuat suatu model yang diyakini mencerminkan realitas organisasi Pengertian Database menurut Romney dan Steinbart
Menurut Romney Romney dan Steinbart dan staibart database adalah program komputer khusus yang mengelola dan mengendalikan data serta peralatan lainnya, yaitu antara lain data program aplikasi. B. Proses Desain Database
Dalam sebuah sistem informasi akuntansi kita harus menyediakan database yang handal karena hal tersebut dapat dijadikan sebagai sebuah panduan yang penting untuk mencari informasi. Guna database yang relevan itu untuk analisis biaya dan perencanaan pajak yang dilakukan pada sebuah organisasi. Berikut adalah langkah-langkah untuk mendesain database seperti gambar di bawah ini :
Analisis sistem
Pemodelan Data terjadi di sini
Desain konseptual
Desain fisik
model data digunakan Implementasi
disini
dan konversi
Operasi dan pemeliharaan
Gambar : Proses Desain database
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa tahap-tahap proses desain database dimulai dari tahap analisis sistem, dimana pada tahap ini kita mulai dari perencanaan awal yang gunanya untuk untuk kebutuhan para pengguna (user) untuk merancang sistem yang baru. Tahap analisis sitem mempertimbangkan tentang kebutuhan pengguna, menjelaskan segala aspek mengenai sistem baru yang akan diajukan. Kemudian dalam analisis sistem diperlukan informasimengenai jumlah pengguna dan volume transaksi yang diharapkan yang dapat digukanan untuk pengambilan keputusan awal yang dapat digunakan untuk kebutuhan perangkat, baik perangkat keras atapun perangkat lunak.
Tahap kedua yaitu desain konseptual, mengembangkan uraian penalaran dari sistem
yang diusulkan untuk menentukan berbagai alternative pemenuhan kebutuhan pengguna sistem, mengembangkan skema logis untuk sistem yang baru pada tingkat konseptual. Agar tujuan sistem dapat tercapai batas-batas sistem baru harus komprehensif. Jika batas batas terlalu luas proyek pengembangan sistem akan menjadi sangat luas dan akibantya adalah pengimplementasian sistem baru sangat sulit diterapkkan. Adanya tim kerja yang mendesain batas-batas sistem dapat mengupayakan agar prosedur-prosedur sistem lamatidak terlalu banyak yang dirubah. Tahap ketiga yaitu, desain fisik. Pada tahap ini kita harus membuat secara jelas
mengenai desain sistem secara tertulis. Selain itu desain fisik itu dapat diartikan sebagai penentuan fisik dari komponen-komponen sebuah sistem informasi akuntansi. Desain fisik biasanya dapat berupa desain input desain file databasedesain inputdesain programdesain Prosedur Tahap keempat yaitu tahap implementasi dan konversi segala aktifitas yang terkait
dengan pentransferan data dari sistem yang sudah ada sebelumya ke sistem informasi akuntansi database yang baru, dari menguji sistem baru sampai pada melatih karyawan agar para pegawai mengerti menggunakannya. Kegiatan konversi itu dapat diartikan sebagai perubahan dari sistem yang lama ke sistem yang baru, biasanya konversi tersebut mencakup perangkat lunak, perangkat keras, file data,prosedur-prosedur. Tahap kelima yaitu operasi dan pemeliharaan, salah satu cara pengembangan sistem
adalah mengoperasikan dan memelihara sistem baru. Untuk memastikan agar sistem baru telah berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, tim kerja harus melakukan evaluasi. Selain itu melakukanpengawasan terhadap kinerja sistem dan kepuasan pengguna untuk menentukan kebutuhan untuk membuat peningkatan modifikasi sistem. Para akuntan diharapkan agar dapat berpartisipasi dalam setiap proses desain database dimana para akuntan tersebut dapat membatu dalam hal pengevaluasian proyek dan mengidentifikasi kebutuhan informasi para penguna. Selain itu para akuntan dibutuhkan untuk menguji ketepatan database yang baru. Sehubungan dengan itu para akuntan banyak yang menjadi pengguna regular dari database bahkan mereka memiliki tanggung jawab atas manajemennya yang di karenakan sering berpartisipasi.
C. Pemodelan data
Pemodelan data menurut Romney dan Steinbart adalah : Proses menjelaskan sebuah database, sehingga ia dengan jujur merepresentasikan seluruh aspek organisasi, termasuk interaksinya dengan lingkungan eksternal D. Diagram Hubungan- Entitas
Menurut Romney dan Steinbart diagram hubungan-entitas (entity-relationship- E-R diagram) adalah : Sebuah teknik grafis untuk menggambarkan sebuah skema database. Menurut para ahli :
Brady dan Loonam (2010), diagram hubungan entitasadalah : Teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh sistem analisis dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan sistem. Whitten and Bentley (2007 : 271), diagram hubungan entitas adalah : sebuah diagram yang menggambarkan data dalam bentuk entitas-entitas beserta hubungan yang terbentuk antar data tersebut.
E. Pengertian Entitas
Entitas menurut Romney dan Steinbart adalah :apa pun mengenai apa yang organisasi ingin kumpulkan dan simpan mengenai informasi. Sedangkan entitas menurut kami adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data yang memiliki hubungan antar segmen data mengenai peristiwa bisnis. Sebagai contoh :penjualan ke pelanggan dan pengiriman dari pemasok. Biasanya dalam sebuah database relasional tabel- tabel terpisah akan dibuat untuk menyimpan informasi mengenai setiap entitas yang berbeda dalam diagram E-R biasanya entitas digambarkankan sebagai segi empat.
Berikut ini diagram E-R menurut nugroho wijayanto :
1
pemasok
M
memasok
barang
M
disimpan
M
lokasi
Diagram E-R
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa simbol segi empat dapat dikatakan sebagai entitas, dan simbol berlian dapat menunjukan hubungan. Simbol garis yang disertai dengan angka 1 menunjukan hubungan satu dan hurum M menunjukan hubungan banyak. Pada gambar diatas jelas bahwa setiap pemasok dapat memasok berbagai jenis barang (hubungan 1 dan M), dan berbagai jenis barang dapat di simpan berbagai lokasi (hubungan M dengan M).
F. Model data REA
Model data REA menurut Romney dan Steinbart adalah data yang digunakan untuk mendesain database SIA. Ia mengandung informasi mengenai tiga jenis entitas yang fundamental : sumber daya, peristiwa dan agen. Model data REA menurut James A Hall adalah sebuah framework akuntansi untuk memodelkan resources, events, dan agents yang penting dalam suatu organisasi dan membuat garis hubungan/keterkaitan diantara ketiganya.
G. Tiga Jenis Dasar Entitas
Sumber daya yang didapatkan dan digunakan organisasi, peristiwa (aktivitas bisnis) yang dijalankan organisasi, serta agen yang berpartisipasi dalam peristiwa ini adalah
tiga
kategori
yang
berbeda
dalam
pengklasifikasian
entitas,
dari
mengklasifikasikan entitas inilah yang dinamai Model data REA . 1. Sumber Daya (resources) menurut Romney dan Steinbart adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomis untuk organisasi. Sumber Daya (resources) menurut James A Hall adalah semua hal yang
memiliki nilai ekonomi terhadap perusahaan.
2. Peristiwa (event) menurut Romney dan Steinbart adalah berbagai aktivitas bisnis mengenai informasi apa yang manajemen ingin kumpulkan untuk perencanaan atau tujuan pengendalian. Peristiwa (event) menurut James Hall adalah fenomena yang mempengaruhi
perubahan (baik peningkatan atau penurunan) resources seperi disajikan dalam hubungan aliran persediaan (stock flow). 3. Agen (agents) menurut Romney dan Steinbart adalah orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam peristiwa dan mengenai bagi siapa informasi diperlukan bagi perencanaan, pengendalian dan tujuan evaluasi. Agen (agents) menurut James A Hall adalah orang-orang atau department yang
terlibat dalam economic events dan support events.
Menurut james hall diagram rancangan dasar sebuah diagram REA sebagai Berikut :
participate
External economic agent
Stock flow Economic event
Economic Resource
Internal economic agent
Duality
participate
Gambar : Basic REA model
Economic Resource
Yang dimaksud dengan peristiwa ekonomi adalah semua hal yang memiliki nilai ekonomi terhadap perusahaan. Secara definisi adalah semua objek baik yang langka maupun yang masih berada dalam kendali perusahaan.sumber
daya biasanya digunakan dalam pertukaran ekonomi
dengan para rekan bisnis entah mengalami kenaikan atau penurunan akibat pertukaran tersebut.
Economic Events.
Pemodelan REA mencakup dua peristiwa.. Yang dimaksud dengan peristiwa ekonomi adalah fenomena yang mempengaruhi perubahan (baik peningkatan atau penurunan) resources seperi dis ajikan dalam hubungan aliran persediaan (stock flow) pada gambar diatas . Hal itu disebabkan oleh berbagai macam aktivitas seperti penjualan produk ke pelanggan, penerimaan uang dari pelanggan, dan pembelian bahan baku dari vendor. Economic events adalah elemen sistem informasi yang sangat penting dan harus ditangkap secara terpilah atau serinci mungkin supaya memberikan suatu database yang lengkap. Support events mencakup pengendalian (control), perencanaan, dan
berbagai aktivitas manajemen yang terkait dengan economic events, tetapi tidak secara langsung memberi efek perubahan resources. Contoh support events adalah (1) menentukan ketersediaan inventori untuk pelanggan sebelum melakukan penjualan, (2) melakukan verifikasi terhadap informasi pendukung (dengan melakukan pencocokan tiga dokumen/three-way-match) sebelum melakukan pembayaran ke vendor, dan (3) melaukan pengecekan kartu kredit sebelum memproses penjualan.
Agents .
Agen ekonomi adalah orang-orang atau department yang terlibat dalam economic events dan support events. Mereka adalah pihak-pihak baik di dalam maupun di luar organisasi yang memegang kebijaksanaan untuk memutuskan akan menggunakan atau menolak dalam transaksi economic resources. Masing-masing economic event terkait dengan setidaknya satu agent internal atau satu agent eksternal yang terlibat dalam pertukaran/transaksi tersebut. Peran masing-masing agent internal dan eksternal dengab pihak luar biasanya terlihat jelas. Contohnya, dalam transaksi penjualan, agent internal adalah para karyawan perusahaan dan eksternal agent adalah pelanggan. Namun, untuk transaksi yang terjadi internal dalam perusahaan, peran agent internal dan eksternal tidak begitu terlihat jelas. Kesepakatan atau konvensi dalam pemodelan REA adalah menganggap transaksi semacam itu adalah seperti transaksi penjualan. Contohnya, dalam proses pemindahan produk dari work-
in-process ke inventory barang jadi, maka karyawan bagian work-in-process dianggap sebagai agent yang menjual produk ke karyawan bagian inventory barang jadi. Jadi karyawan yang menyerahkan kendali dan mengurangi resources (dalam hal ini karyawan bagian work-in-process) adalah internal agent sedangkan karyawan yang baru memegang kendali dan menambah resource (dalam hal ini adalah karyawan bagian inventory barang jadi) adalah eksternal agent.
Agent internal dan eksternal juga terlibat dalam support events, namun
jenis pertukaran/transaksi yang terjadi adalah transaksi/pertukaran informasi dan bukan economic resources. Contohnya, pelanggan (agent eksternal ) yang mengecek harga produk menerima informasi dari karyawan penjualan (internal agent), yang menyerahkan informasi. Dengan mengaitkan agents internal dengan cara ini akan meningkatkan pengendalian dan memungkinkan organisasi menilai berbagai tindakan yang diambil oleh para kar yawannya. Dualitas. Fitur semantik REA diturunkan dari komponen-komponen dalam
transaksi ekonomi. Dasar pemikiran dibalik transaksi ekonomi adalah bahwa dua agents memberikan resource kepada yang lain dan dengan cara menukar resource yang lain sebagai gantinya. Dalam realitanya, pertukaran tersebut adalah sepasang economic events, yang disajikan melalui asosiasi dualitas.
H. Menyusun hubungan : Rancangan REA dasar
Pola dasar entitas ditentukan oleh sumber daya, peristiwa dan agen. Fitur-fitur esensial dasar dari pola tersebut adalah sebagai berikut : 1.
Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu sum ber daya yang ia pengaruhi
2.
Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu peristiwa lainnya
3.
Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya dua agen yang berpartisipasi.
pelaku Sumber daya
Arus masuk
A
Pelaku internal
Menerima sumber daya A pelaku
Pelaku eksternal
Dualitas ekonomi
pelaku Pelaku Sumber daya B
Arus
Memberi sumber
keluar
daya B
internal
pelaku
Pelaku internal
Gambar : rancangan REA standard
Pada gambar yang berbentuk wajik diatas menunjukkan penjelasan jenis hubungan, yang mana agen ikut serta dalam kejadian ini. Merefleksikan fakta dimana organisasi harus menyerahkan satu sumber daya seperti kas, dan untuk mendapatkan sumber daya lainnya seperti persediaan adalah hubungan dualisme ekonomi diantara peristiwa “mendapatkan” dan peristiwa “memberikan”. Merepresentasikan baik arus masuk dan arus keluar sumber daya merupakan hubungan alir stok antara sebuah peristiwa dan sebuah sumber daya.
Aturan 1: Setiap Entitas Peristiwa Harus Ditautkan ke Setidaknya Satu Entitas Sumber Daya
Wajib menghubungkan peristiwa setidaknya ke satu sumber daya yang dipengaruhi. Seperti yang terdapat pada gambar di atas dalam beberapa peristiwa yang dilabeli “Mendapatk an Sumber Daya A”, sebuah sumber daya yang ditingkatkan kualitasnya. Seperti dalam penerimaan pembayaran dari pelanggan yang meningkatkan jumlah kas dan penerimaan barang dari pemasok yang meningkatkan kualitas persediaan ditangan termasuk dari peristiwa “mendapatkan”. Dan dalam peristiwa lainnya secara lansung menurunkan kualitas sebuah sumber daya yang dilabeli “Memberikan Sumber Daya B”. seperti membayar pemasok dan menjual barang, yang menurunkan jumlah kas dan kualitas persediaan ditangan secara berurutan termasuk dari peristiwa “memberikan”. Hubungan alir stok yaitu menunjukkan baik arus masuk atau arus keluar sumber daya dan kadang disebut juga sebagai hubungan yang memengaruhi kualitas sumber daya. Meski demikian, kualitas sumber daya secara langsung tidak dapat diubah oleh setiap peristiwa yang ada. Seperti pemesanan ke pemasok yang memperlihatkan komitmen yang nanti menghasilkan pembelian persediaan berikutnya, sama seperti permintaan dar i pelanggan yang memperlihatkan komitmen yang nantinya menunjukkan penjualan barang dimasa yang akan datang. Tetapi dalam gambar diatas tidak terdapat peristiwa komitmen seperti itu. Meskipun organisasi perlu melacak pengaruh dari komitmen tersebut, baik dalam untuk tujuan perencanaan maupun dalam menyediakan jasa yang lebih baik. Misalnya, dalam permintaan pelanggan itu dapat menurunkan kualitas yang tersedia atas barang persediaan spesifik yang dipesannya. Para staf penjualan harus mengetahui peristiwa ini supaya dapat merespon dengan layak pertanyaan dari permintan pelanggan selanjutnya. Informasi mengenai pesanan/permintaan pelanggan untuk merencanakan produksi mungkin yang digunakan oleh perusahaan manufaktur.
Aturan 2: Setiap Entitas Peristiwa Harus Ditautkan ke Setidaknya Satu Entitas Peristiwa Lainnya
Pada gambar rancangan REA standard , memperlihatkan bahwa peristiwa Mendapatkan Sumber Daya A dihubungkan dengan peristiwa Memberi Sumber Daya B, terdapat hubungan dualisme ekonomi yang dilabeli. Hubungan dualisme dapat dijelaskan dengan siklus akuntansi dan biasanya beberapa peristiwa dikaitkan dengan peristiwa yang lainnya.
Aturan 3: setiap entitas peristiwa harus ditautkan ke setidaknya dua agen yang berpartisipasi
Untuk melacak tindakan para pegawai sebuah organisasi harus bersifat akuntabilitas agar dapat mengetahui perilaku pegawai. Jika pertukaran dualisme ekonomi dijalankan oleh pihak luar maka organisasi itu perlu mengawasi status komitmen pegawainya. Seperti tampak pada gambar rancangan REA standard yang mana sering ditautkannya entitas yang berpartisipasi. Pegawai yang bertanggung jawab atas sumber daya adalah agen internal sedangkan pegawai yang menerima penyimpanan atau dengan asumsi tanggung jawab adalah agen eksternal.
Memberi
Siklus pendapatan
Mendapatkan kas
persediaan
siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen
Siklus
Memberi kas
siklus pengeluaran
Mendapatkan persediaan
siklus ini menggambarkan peristiwa ekonomi seperti permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang dan peristiwa mendapatkan persediaan yang diminta.
Memberi kas
Siklus pengajian
Mendapatkan waktu pegawai
siklus ini menggambarkan kerlibatan pihak manajemen dalam melakukan pembayaran dengan cara memberi kas terhadap pegawai yang telah meberikan waktunya untuk melakukan suatu pekerjaan.
Siklus pembiayaan Mendapatkan kas
Memberikan kas
siklus ini biasanya melakukan peristiwa ekonomi pembiyaan yang dikeluarkan seperti membeli barang , dan seringkali tujuan akhirnya adalah mendapatkan kas.
Siklus produksi Memberi waktu pegawai
Mendapatkan Memberi bahan
persediaan
baku
Memberi mesin dan peralatan
siklus produksi memproses transaksi akuntansi yang mencatatperistiwa ekonomi diantaranya permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran. Dan akhir dari proses produksi tersebut adalah mendapatkan persediaan yangdigunakan dalam suatu proses produksi.
I. Mengembangkan Sebuah Diagram REA
Mengembangkan sebuah diagram REA bagi satu siklus bisnis spesifik terdiri atas tiga langkah berikut :
1. Mengidentifikasi peristiwa mengenai informasi apa yang ingin manajemen kumpulkan. 2. Mengidentifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh tiap peristiwa dan agen yang berpartisipasi dalam peristiwa tersebut. 3. Menemukan kardinalitas dari setiap hubungan.
Langkah 1 : mengidentifikasi peristiwa yang relevan
Mengidentifikasi peristiwa yang menarik bagi manajemen merupakan siklus tunggal yang digunakan unutk menggembangkan model REA. Dalam model REA merepresentasikan pertukaran ekonomi dasar memberi-untuk-mendapatkan. Mengidentifikasi peristiwa mana yang mengandung hubungan dualisme ekonomi dasar memberi-untuk-mendapatkan merupakan sebuah pemahaman yang solid atas aktivitas-aktivitas yang dijalankan dalam setiap siklus bisnis. Sebagai contoh siklus pendapatan, ada 4 aktivitas-aktivitas yang saling berurutan seperti mengambil pesanan pelanggan, maksudnya adalah dia
tidak melibatkan akuisisi
sumber daya dari atau provisi sumber daya ke seorang pihak eksternal. mengisi pesananan pesanan pelanggan, pihak eksternal biasanya menerima stok sumber daya organisasi yang memiliki nilai ekonomis yang bertujuan untuk pengurangan sumber daya. menagih pelanggan, biasanya pada tahap ini sering dilakukannya pertukaran informasi yang dapat mengakan peningkatan atau penurunan kuantitas sumber daya ekonomi, dan mengumpulkan pembayaran dari pelanggan. Tidak ada peristiwa entri data, karena dalam model REA digunakan untuk mendesign database pemrosesan transakasi. Apa yang dimodelkan dalam REA adalah peristiwa bisnis (missal transaksi dan penjualan) dan fakta bahwa manajemen ingin mengumpulkan informasi mengenai peristiwa itu, bukan entri dari data tersebut.
Langkah 2 : mengidentifikasi sumber daya dan agen
Sumber daya yang dipengaruhi peristiwa perlu diidentifikasikan, untuk dapat menjawab pertanyaan: a) Sumber daya ekonomi apa yang dikurangi dari peristiwa b) Sumber daya apa yang didapatan dari peristiwa c) Sumber daya apa yang dipengaruhi sebuah peristiwa komitmen
Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut diperlukan pemahaman yang baik atas siklus bisnis proses. Untuk dapat mengidentifikasi sumber daya yang terkait dalam peristiwa, perlu juga untuk mengidentifikasi agen yang terlibat. Setidaknya akan selalu ada satu agen internal dan dalam beberapa kasus seorang agen eksternal yang berpartisipasi dalam setiap peristiwa.Didalam diagram REA sering terjadi peristiwa pertukaran ekonomi yang melibatkan pihak eksternal dan pihak internal organisasi.
Langkah 3 : Menentukan Kardinalitas Hubungan . Kardinalitas menurut Romney dan Steinbart
adalah menjelaskan sifat dari sebuah
hubungan database yang mengindikasikan jumlah jumlah keterjadian satu entitas yang mungkin diasosiasikan dengan sebuah peristiwa tunggal dari entitas lain. Terdapat empat kombinasi yang mungkin dari kardinalitas. Kardinalitas minimum dapat bernilai 1 atau 0 tergantung apakah pada hubungan kedua entitas adalah keharusan atau opsional. Kardinalitas maksimum dapat bernilai satu atau banyak tergantung pada apakah tiap contoh entitas A dapat ditautkan ke setidaknya satu contoh atau secara potensial dapat ke banyak contoh entitas B. Diagram REA sering merepresentasikan sebuah set pada tiap- tiap entitas. Seperti bagian atau set penjualan merepresntasikan transaksi penjualan contoh yang lebih spesifik adalah tiap-tiap baris dalam tabel pelanggan akan menyimpan informasi mengenai seorang pelanggan tersebut yang biasanya ada pada sebuah database relasional. Dibawah ini merupakan simbol dari kardnalitas : Satu dan hanya Satu
Satu atau lebih
Tidak ada atau lebih
Tidak ada atau satu
Terdapat 3 (tiga) hubungan utama antara satu entitas dengan entitas lainnya. yaitu: Menurut Romney dan Steinbart :
Hubungan satu-ke-satu (1:1)
Sebuah hubungan antara dua entitas saat kardanalitas maksimum untuk tiap entitas adalah 1.
Hubungan satu ke banyak (1:N)
Sebuah hubungan antara dua entitas ketika kardanalitas maksimum bagi satu entitas adalah satu, tetapi entitas lain memiliki kardanalitas maksimum yang banyak.
Hubungan banyak-ke- banyak (M:N)
Sebuah hubungan antara dua entitas saat maksimum kardanalitas kedua entitas adalah banyak. Menurut Romney dan Steinbart Sebuah diagram REA bagi satu siklus bisnis
spesifik memiliki 3 langkah seperti yang disebutkan diatas, tetapi menurut James Hall pada pemodelan sebuah diagram REA individual memiliki 4 (empat) langkah yaitu:
Identifikasi entitas-entitas event
Identifikasi entitas-entitas resource
Identifikasi entitas-entitas agent
Menentukan asosiasi dan kardinalitas antar entitas
Prosedur tersebut dilakukan pada setiap fungsi organisasi yang sedang dimodelkan. Hasilnya adalah kumpulan dari diagram REA individu. Proses pemodelan kemudian selesai setelah fase integrasi pandangan dimana semua model individu disatukan ke dalam satu model global tunggal.
J. Makna Bisnis Kardinalitas
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa tidaklah semaunya pilihan atas kardinalitas tersebut, namun menunjukkan bukti nyata tentang praktik bisnis dan organisasi yang dimodelkan. Penjelasan ini diambil selama tahap analisis sistem dan desain konseptual database dari proses desain database.
Mengambil Pesanan Pelanggan
Pegawai
Pelanggan
Persediaan
Penjualan
Pegawai
Kas
Menerima Kas Pelanggan
Sebagian diagram REA untuk siklus pendapatan
Pada gambar di atas dapat kita lihat bahwa melihat apa yang diungkapkan mengenai siklus pendapatan pada sebuah perusahaan. Pertama, mengingat apabila seluruh agen peristiwa adalah 1:N, yaitu ciri dari sebagian besar organisasi. Seorang agen lah yang sering berpartisipasi dalam sebuah peristiwa. Misalnya, sebuah perusahaan yang mengharapkan semakin lama seorang pegawai untuk mengulangi dalam menjalankan sebuah tugas tertentu. Perusahaaan juga mengharapkan para pelanggannya agar membuat pesanan dan pembelian berulang, sama seperti waktu mereka biasanya menempatkan pesanan dengan pemasok yang sama. Namun, untuk tujuan akuntabilitas, biasanya peristiwa dikaitkan kepada seorang agen internal tertentu dan seorang agen eksternal tertentu. Dengan begitu, kardianlitas maksimum pada sisi agen atas hubungan agen peristiwa dalam gambar diatas selalu 1. Tetapi sebuah peristiwa maksimum pada sisi agen hubungan tersebut akan banyak.
Pada gambar tersebut juga merefleksikan proses bisnis tipikal yang diikuti oleh sebagian besar perusahaan dalam kardinalitas minimum yang diasosiasikan dengan hubungan agen peristiwa. Hal ini juga menunjukkan bahwa dari setiap peristiwa harus ditautkan ke seorang agen atau dalam penjualan harus berhubungan dengan seorang pelanggan, dan pembayaran berasal dari seorang pelanggan. Maka kardinalitas minimum 1 pada sisi agen hubungan tersebut. Sebaliknya, gambar tersebut menunjukkan bahwa kardinalitas minimum pada sisi peristiwa atas hubungan agen peristiwa yaitu 0. Beberapa alasan kenapa salah seorang agen dalam segala peristiwa tidak perlu berpartisipasi. Perusahaan tersebut mungkin mengharapkan dalam menyimpan informasi tentang pelanggan potensial dan mengganti pemasok yang ia belum menjalankan urusan apapun. Didalam database terdapat informasi mengenai para pegawai yang baru dipekerjakan sebelum hari pertama mereka bekerja. Lalu, terdapat perbedaan fundamental pada sifat entitas agen dan entitas peristiwa. Perusahaan mengharuskan untuk mengurus informasi tentang agen tanpa batasan, tapi menyimpan informasi hanya tentang peristiwa yang telah terjadi selama tahun fiscal terkini. Jadi, entitas agen selaras dengan berkas induk, sementara entitas peristiwa selaras dengan berkas transaksi. Isi dari entitas peristiwa biasanya diarsipkan pada akhir tahun fiscal, dan ditahun berikutnya dimulai tanpa contoh atas peristiwa tersebut. Dalam diagram REA untuk siklus pendapatan juga menggambarkan hubungan M:N
antara
sumber
daya
persediaan
dengan
berbagai
peristiwa
yang
memengaruhinya. Hal ini merupakan situasi tipikal bagi organisasi. Sebagian besar organisasi dapat mencari persediaan tersebut dengan sebuah pengidentifikasi seperti nomor suku cadang, nomor barang, atau nomor stock-keeping unit (SKU) dan tidak berusaha untuk mencari setiap contoh fisik atas produk tersebut. Ketika terjadi sebuah penjualan, sistem tersebut dapat mencatat nomor produk yang terjual. Jika akhir pekan, para pelanggan yang berbeda dapat memesan satu lokomotif, maka sistem tersebut dapat menghubungkan nomor produk kepada masing-masing peristiwa penjualan yang berbeda. Maka, kardinalitas maksimum pada sisi peristiwa atas hubungan tersebut banyak. Tetapi, bagaimana jika perusahaan menjual barang unik atau antic dan hanya satu-satunya? Dalam hal seperti itu persediaan barang yang langka dapat dijual satu waktu. Yang menyebabkan kardinalitas maksimum pada sisi persediaan-penjualan
tersebut akan 1. Kardinalitas maksimum pada sisi persediaan atas hubungan tersebut akan tetap banyak, tetapi karena sebagian besar perusahaan akan senang bila menjual sebanyak mugnkin satu barang satu-satunya yang berbeda yang diinginkan pelanggan untuk membelinya. Kini, mempertimbangkan hubungan antara peristiwa menerima kas dan sumber day kas. Gambar diatas menggambarkan sebagai hubungan 1:N, yang merefleksikan prakti terbaik yang diikuti oleh sebagain besar organisasi dengan pengendalian internal terbaik. Setiap tanda penerimaan kas dari pelanggan disetorkan dalam satu rekenign kas, biasanya akun pengecekan umum organisasi tersebut. Lalu bendahara mentransfer uang dari rekening itu ke rekening kas lainnya seperti penggajian, pengecekan, dan investasi. Setiap pembayaran pelanggan harus disetorkan kedalam rekening, karena kardinalitas minimum adalah 1 pada sisi sumber daya atas hubungan tersebut begitu juga sebaliknya.
K. Keunikan Diagram REA
Dalam pembahasan sebelumnya mengindikasikan bahwa setiap organisasi memiliki diagram REA yang unik. Karena praktik bisnis berbeda antar perusahaan begitu juga dengan kardinalitas hubungan. Kenyataannya, sebuah diagram REA untuk sebuah organisasi harus berubah untuk merefleksikan perubahan pada praktik bisnis. Seperti sebuah perusahaan yang memutuskan untuk memulai membuat sebagian pengiriman untuk mengisi pesanan pelanggan. Lalu pada gambar diagram REA untuk siklus pendapatan harus dirubah untuk menunjukkan hubungan antar peristiwa Mengambil Pesanan Pelanggan dan Penjualan sebagai 1:N, bukan hubungan 1:1 yang digambarkan seperti diatas. Sama dengan jika sebuah perusahaan tersebut juga memutuskan untuk mengadopsi sebuah kebijakan penggabungan sebagai pesanan dari satu pelanggan dalam pengiriman besar, kemudian gambar tersebut harus digabungkan untuk menggambarkan hubungan antara dua peristiwa sebagai M:N. Kadang perbedaan dalam praktik bisnis dapat menghasilkan entitas yang dimodelkan berbeda. Meskipun, perkembangan diagram REA bagi siklus pendapatan sebuah perusahaan tersebut mungkin nampaknya secara relative langsung dan intuitif, pemodelan data yang biasanya adalah sebuah proses yang berulang serta rumit. Maka, sering para pemodel mengembangkan sebuah diagram REA awal yang mengembangkan pemahaman mereka atas proses bisnis organisasi, tetapi untuk mempelajari kapan
ditunjukkannya kepada para pengguna yang dikehendaki yang mereka telah mengabaikan dimensi kunci atau salah pemahaman dalam beberapa prosedur peroperasian. Jadi, tidak mudah untuk menghapus dan menggambarkan ulang bagian dari diagram REA berulang kali sebelum menghasilkan sebuah model yang dapat diterima. Salah satu sumber umum dari salah paham adalah penggunaan terminology yang berbeda oleh berbagai subset kelompok pengguna yang ditunjuk. Dalam proses pemodelan data menjadi penting untuk melibatkan pengguna sistem tersebuts sehingga terminology tersebut konsisten.
Pembahasan Jurnal Jurnal 1 yang berjudul Perancangan Database Sistem Informasi Akuntansi Menggunakan Kombinasi Rea Model, Erd, Dan Normalisasi Data yang di teliti oleh Michael lskandar, Ghristian C. Henry, AsdiAulia tahun 2011
Setelah diujicoba menggunakan sebuah studi kasus, maka akhirnya dapat disimpulkan bahwa metode kombinasi REA Model, ERD, dan normalisasi data memang dapat dipergunakan untuk membuat rancangan logical database yang benar. Sejumlah temuan yang didapat selama uji coba tersebut dapat dipergunakan untuk menyempurnakan metode ini, yaitu: a. Value Sysfem REA Model dan Value Chain REA Model meskipun dapat membantu dalam pengembangan Eusrness Process REA Model, ternyata tidak mutlak diperlukan karena keterikatan antara dua model pertama dengan yang terakhir agak renggang alias tidak terkait secara erat. Oleh karena itu pengguna dapat langsung mengadaptasi REA Model (Diagram Kotak) ke dalam bentuk Business Process REA Model tanpa menghadapi risiko bahwa database yang dirancangnya menjadi tidak benar. b. Analisis yang efektif dapat dilakukan langsung atas kalimat-kalimat dalam contoh kasus, tanpa perlu menyusun Busrness Process REA Model dalam bentuk Diagram Kotak. Caranya adalah dengan memecah setiap kalimat menjadi komponenkomponen R - E - A - nya. Hal ini membantu dalam pemahaman, meskipun kebingungan masih mungkin terjadi dalam membedakan "data" dengan "proses". Kebingungan ini terutama dirasa saat ada kalimat mengenai proses yang tidak melibatkan data. c. Berbeda dengan ERD klasik, di mana baik entities maupun relationships dapat memiliki atribut, serta kedua-duanya adalah kandidat untuk dijadikan tabel dalam logical database, maka ternyata dengan menggunakan metode ini dapat dipastikan bahwa semua tabel pasti berasal dari entities. Demikian pula, semua atribut pasti terdapat pada entities dan tidak pernah terdapat pada relationshtps. Jadi retationshrps tidak akan pernah menjadi tabel dan tidak akan pernah mengandung atribut. Dengan
demikian, adalah kurang relevan untuk memberi nama pada relationships sehingga relationships tidak perlu diberi nama. d. Pengguna harus memahami saat menyatukan dua atau lebih entitas yang memiliki relasi 1-1, yaitu entitas mana yang "dilebur" ke dalam lntitas yang lainnya. Misalnya pada kasus yang telah dibahas, perlu dipahami mengapa Customer Order yang dilebur ke dalam Sales Order dan bukan sebaliknya. e. Kasus yang telah dibahas juga menunjukkan keunggulan ERD atas normalisasi Oata yang belum disebut dalam Tabel 6. Hal ini berkenaan dengan entitas Kuitansi yang tadinya terhubung dengan entitas Pelanggan (lihat Gambar 7) namun pada logical database hubungan itu-iudah tidak ada lagi, melainkan terjadi melalui tabel so_utama (lihat Gambar 10) Jika Kuitansi dinormalisasi tanpa meiihat ke ERD, maka masih akan terdapat field KodePlg di tabel Kuitansi. Namun dengan adanya ERD, maka tampak bahwa Kode Plg tidak dibutuhkan lagi di tabel Kuitansi, dan justru penambahan field itu akan menimbulkan risiko inkonsistensi antara KodePlg di tabel SO-Utama dengan KodePlg di tabel Kuitansi.
Jurnal 2 yang berjudul Perancangan Database Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan Dengan Menggunakan Model Rea (Studi Kasus Pada Pt Yudi Putra, Medan) yang di teliti oleh Evayani, Ulfah Utamy tahun 2016
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut: 1) Perancangan database sistem informasi akuntansi siklus penjualan pada PT Yudi Putra menghasilkan dua aplikasi sistem database yaitu aplikasi penjualan dan aplikasi akuntansi yang masing-masing dijalankan oleh karyawan secara fungsional. 2) Perancangan database sistem informasi akuntansi siklus penjualan pada PT Yudi Putra menghasilkan delapan entitas pada aplikasi penjualan, yaitu customer, sales, EMKL,order , kemasan, shipping instruction, packing list , dan invoice. 3) Model REA dalam perancangan database sistem informasi akuntansi siklus penjualan telah menghasilkan informasi yang cepat, akurat, lengkap, dan dapat dipercaya. 4) Hasil dari penerapan model REA dalam perancangan database sistem informasi akuntansi siklus penjualan dapat mengurangi kegiatan manual sehingga penyimpanan data lebih aman, mudah diakses, dan tersimpan dengan baik.
KESIMPULAN
Komponen dasar sistem informasi organisasi yang lebih besar adalah sebuah sistem database. Siklus hidup aplikasi database memiliki hubungan yang erat dengan siklus hidup sistem informasi. Dalam perancangan desain database, seorang akuntan memiliki peranan yang berbeda-beda pada setiap tahapan. Peranan akuntan ini akan memberikan dampak yang positif terhadap proses bisnis di perusahaan tersebut. Pembuatan model data adalah proses menyusun database, agar database benar-benar mewakili seluruh aspek organisasi. Akuntan dapat menyumbangkan nilai yang besar bagi perusahaannya dengan cara bertanggungjawab atas pembuatan model data. Dua alat penting yang digunakan oleh akuntan untuk memungkinkan keterlibatan dalam pembuatan model data adalah Diagram Entity Relationship dan Model Data REA ( Resource, Event , and Agent). Model data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasi entitas apa saja yang seharusnya dimasukkan dalam database Sistem Informasi Akuntansi dan dengan menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut, sehingga informasi yang akan dihasilkan akan lebih relevan dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
Evayani, dan Ulfah Utamy. 2016. Perancangan Database Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan Dengan Menggunakan Model REA (Studi Kasus Pada PT Yudi Putra, Medan). Jurnal Ilmiah Mahasiswa Ekonomi Akuntansi (JIMEKA). Vol. 1, No. 2, Halaman 16 – 29, (http://etd.unsyiah.ac.id/index.php?p=show_detail&id=25111, diakses 11 April 2016). James, A. Hall. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketujuh, Jakarta: Salemba Empat. Marshall B. Romney dan Steinbart , Paul john steinbart. 2014. Sistem Informasi
Akuntansi.
Edisi 13. Jakarta: Salemba Empat. Michael lskandar, Ghristian C. Henry, AsdiAulia. 2011. Perancangan Database Sistem Informasi Akuntansi Menggunakan Kombinasi REA Model, ERD, dan Normalisasi Data. Bina Ekonomi Majalah llmiah Fakultas Ekonomi Unpar . Volume 15, Nomor 2, (http://journal.unpar.ac.id/index.php/BinaEkonomi/article/download/782/766. diakses 11 April 2016) Nugroho Wijayanto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
