BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Analisis Sistem
Dalam membuat suatu program, tidak mungkin bisa lepas dari bagian analisis dan perancangan program tersebut. Karena dengan menganalisis program yang dibuat, maka dapat diketahui alur dari arus informasi yang dikelola oleh suatu program. Dan dengan merancang program terlebih dahulu, dapat diketahui gambaran kasar dari program yang dibuat, itu akan mudah atau menyulitkan user yang akan menggunakan program tersebut. Maka dari itu, ada beberapa tahapan untuk menggambarkan menggambarkan suatu sistem yang akan dirancang yaitu : 1. Pemb Pembua uatan tan desk deskrip ripsi si sist sistem em.. 2. Pembuatan requerment proses requerment proses : pembuatan diagram konteks, pembuatan DFD ( Data Data Flow Diagram ) 3. Peranc Perancang angan an Basis Basis Data Data : ERD, ERD, Kamu Kamuss Data Data
1.
Pembuatan deskripsi sistem
Sist Sistem em info inform rmas asii penj penjua uala lan n obat obat di apot apotik ik meru merupa paka kan n syst system em inform informasi asi yang yang berkai berkaitan tan dengan dengan proses proses transa transaksi ksi penjua penjualan lan obat obat dengan dengan kons konsum umen en seka sekali ligu guss pros proses es tran transa saks ksii pemb pembel elian ian obat obat kepa kepada da supp suppli lier. er. Keunggulan dari system informasi yang dibangun ini adalah :
-
Mempermudah proses penjualan dan pembelian obat
-
Memperrmudah dalam pencatatan proses penjualan dan penerimaan
obat
-
Mempermudah dalam pembuatan laporan persediaan obat
-
Mempermudah dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian
obat dalam kurun waktu periode tertentu Data Data yang yang dibu dibutu tuhk hkan an dala dalam m syst system em info inform rmas asii ini ini adala adalah h data data pegawai, pegawai, data konsumen konsumen,, data dokter, data supplier, supplier, data obat, data transaksi transaksi penjualan, data transaksi pembelian. Sedangkan informasi yang dapat diambil
adalah berupa laporan pegawai, laporan persediaan obat, laporan penjualan dan laporan pembelian. 2.
Pembuatan requerment proses
2.1 Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi. Diagram konteks yang merupakan gambaran dari sistem informasi Penjualan Apotik adalah sebagai berikut : PEGAWAI
SISTEM INFORMASI APOTIK
KON
Diagram 1.1 Diagram Konteks
Pada diagram konteks di atas terdapat tiga entitas
yaitu pegawai,
konsumen, dan kepala apotik. Pegawai memberikan data pembelian obat yang berisi nama obat, jumlah obat ke sistem kemudian sistem akan menghasilkan bukti pembayaran ke pembeli dan laporan pendapatan, laporan data obat yang terjual, laporan jumlah stock obat dan bukti pembayaran dari pembeli ke kepala apotik yang nantinya dapat digunakan untuk membuat kebijakan dalam mengelola apotik tersebut.
2.2 Diagram Alir Data ( Data Flow Diagram / DFD) Nota penjualan obat SUPPLIER
Data Obat yang dibeli Pembayaran pembelian Data obat yang retur
Data obat yang masuk
GUDANG
KONSUMEN
Data obat yang di terima Faktur Pembelian Nota Retur Pembelian
SISTEM INFORMASI APOTIK
Daftar Obat yang dibeli Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan retur pembelian Laporan stock obat
PI
Data obat habis Data obat keluar
DFD level 0 Sistem Informasi Apotik
Pada DFD level 0 berhubungan dengan 4 entitiy yaitu Supplier, konsumen, apoteker dan Gudang. Jika Apotek ingin melakukan pesanan obat maka akan dibuat surat pesanan yang berisi data obat yang akan dibeli dan diserahkan kepada supplier . Setelah diterima, supplier menyiapkan semua obat yang dipesan dan setelah itu obat akan dikirim. Pimpinan Apotek akan mendapatkan faktur pembelian dan obat yang dipesan. Setelah itu maka akan dilakukan pembayaran kepada supplier. Tetapi jika ditemukan kemasan yang rusak maka akan dilakukan retur sesuai dengan perjanjian yang telah dilakukan sebelumnya (biasanya obat yang datang langsung diperiksa dan jika ada yang tidak sesuai atau rusak maka akan dikembalikan pada saat itu juga). Setelah obat diterima maka sebagian akan dimasukkan kedalam
gudang. Dengan menggunakan sistem
informasi maka Apotek dapat menyimpan dan mengetahui data obat yang masuk, keluar dan habis dengan waktu yang cepat. Untuk proses penjualan, jika ada konsumen datang untuk membeli maka konsumen selain mendapatkan obat yang diinginkan dan konsumen mendapatkan
nota jual. Semua data-data ini nantinya diperlukan oleh pimpinan dari Apotek dari kegiatan operasional yang telah dilakukan.
Data Flow Diagram level 1
Data obat yang di beli
KONSUMEN
PROSES PENJUALAN
Data obat yang keluar
Nota Penjualan Data penjualan
Data obat yang di jual
Data obat yang di jual Data obat habis Data obat keluar
GUDANG
Jumlah obat yang dibeli Jumlah obat yang di retur
Obat
Faktur pembelian Data obat yang di terima SUPPLIER
Data obat yang masuk
PROSES PEMBELIAN
Data supplier
Data supplier
Data obat yang dibeli Data obat yang diretur Pembayaran pembelian
Data pembelian Data obat yang diretur Tanggal retur Data obat yang pernah dibeli Faktur pembelian
Data obat habis Keputusan untuk membeli
PIMPINAN
Laporan penjualan pembelian Faktur pembelian stock obat data suplier Harga obat
Retur pembelian
Data sto
Data retur pembelian Data embelian
PROSES PEMBUATAN
DFD level 1 merupakan gambaran yang lebih rinci dari DFD level 0 yang menggambarkan 3 sistem utama yaitu sistem pembelian, penjualan dan pembuatan laporan dengan 4 entity yang terdiri dari Supplier, Konsumen, Gudang dan Pemilik. Supplier berhubungan langsung dengan sistem pembelian dan diperoleh data-data seperti data supplier, data obat yang sudah dipesan, data retur pembelian dan pembayaran yang dilakukan. Setelah obat datang maka akan dimasukkan kedalam gudang untuk
disimpan dan diperoleh data obat yang masuk dan keluar. Sedangkan konsumen berhubungan langsung dengan sistem penjualan dan diperoleh data penjualan dan obat yang terjual oleh Apotek. Dilain pihak, pemilik akan berhubungan langsung dengan sistem pembuatan laporan sehingga data yang didapat dari kegiatan operasional yang telah dilakukan dibutuhkan sebagai dokumentasi untuk membantu dalam membuat suatu keputusan yang akan dilakukan Data Flow Diagram level 2 Keputusan membeli SUPPLIER
Data obat yang dibeli
Obat yang di pesan ke supplier
Data obat yang habis
PIMPINAN
PROSES PEMESANAN OBAT pesanan Data supplier
Supplier
Data obat yang habis
GUDANG Data obat yang masuk
Data obat yang diterima
PROSES PEMBELIAN Data obat Data pembelian
obat
Data pembelian
Faktur pembelian
Pembayaran pembelian
PROSES PEMBUATAN LAPORAN Faktur pembelian Jumlah obat yang diretur Data obat yang pernah dibeli Data ob
PROSES
Pada DFD level 2 ini akan menggambarkan lebih detail sistem pembelian yang ada pada DFD level 1. DFD level 2 ini akan memiliki 4 sistem utama yang merupakan bagian dari proses pembelian yang dilakukan yaitu sistem proses pemesanan obat, proses penerimaan obat, proses pembayaran obat dan proses retur pembelian dengan 3 entity yaitu supplier, Gudang dan Pimpinan. Proses pemesanan dilakukan jika obat yang ada digudang telah mencapai stok minimum . Disini pimpinan akan melakukan pemesanan terlebih dahulu kepada supplier sesuai dengan catatan yang diberikan oleh petugas gudang. Pada saat melakukan pemesanan, Apotek memerlukan data supplier yang bersangkutan. Output dari pemesanan obat berupa data pemesanan yang nantinya digunakan dalam pembuatan laporan yang diperlukan oleh apoteker selaku pemilik Apotek. Langkah selanjutnya adalah Apotek memberikan data pemesanan obat yang diinginkan kepada supplier dan setelah itu Apotek akan menerima faktur pembelian beserta obat yang dipesan dari supplier dan terjadilah proses penerimaan obat. Setelah faktur pembelian diterima oleh Apotek maka proses selanjutnya adalah pembayaran kepada supplier. Tetapi sebelum supplier meninggalkan Apotek obat yang diterima akan dicek terlebih dahulu sehingga jika terdapat kemasan yang rusak maka dapat dilakukan retur dan obat yang diretur tentunya akan berkaitan dengan faktur pembelian yang telah dilakukan
Data Flow Diagram level 3 Data obat yang pernah di beli
Data obat yang dibeli
Faktur pembelian
Ob
Jumlah obat yang rusak Jumlah obat yang diretur
PENCATATAN OBAT YANG RUSAK
SUPPLIER
Nota retur pembelian Tanggal retur PENGGANTIAN OBAT
Data obat yang diretur Tanggal retur
Proses retur pembelian yang terdapat dalam DFD level 2 akan dijelaskan lebih rinci lagi pada DFD level 3. Level ini menggambarkan 2 sistem utama dan 2 entity yang berperan. Sistem itu adalah pembuatan nota retur pembelian dan penggantian obat, sedangkan entity yang berperan adalah Supplier. Faktur pembelian yang didapat dari supplier merupakan data yang dibutuhkan dalam pembuatan nota retur pembelian karena didalam faktur pembelian, Apotek mengetahui obat yang baru dibeli. Setelah diketahui ada kemasan atau obat yang salah maka Apotek akan membuat catatan retur dan diserahkan kepada supplier. Setelah itu supplier akan memberikan nota retur beli kepada Apotek yang berisi obat yang diretur dan tanggal dilakukannya retur tersebut. Setelah itu semua data-data tersebut akan disimpan kedalam data yang khusus untuk bagian obat yang didalamnya terdapat data-data obat dibeli dan diretur. Setelah semua
proses dilakukan maka obat tersebut akan kembali ke gudang untuk disimpan. 3.
Perancangan Basis Data
Perancangan basis data merupakan salah satu tahap yang paling penting dalam proses pembuatan program aplikasi. Tujuan dirancangnya basis data adalah untuk mendefinisikan data-data yang ada dalam suatu file. File file ini berisi data yang mengalir baik yang masuk maupun yang keluar dari suatu sistem. Basis data yang digunakan oleh penulis adalah basis data yang dibuat melalui Sql Server .
ER_Diagram di atas terdiri dari 8 entity yaitu : Konsumen, Pegawai, Supplier, Nota Penjualan, Nota Pembelian, Nota Retur Pembelian, Obat dan Golongan Obat . Entity konsumen mempunyai 5 atribut yang terdiri dari Kode Konsumen, Nama Konsumen, Umur, No Telpon dan Alamat Konsumen. Attribut yang menjadi prymary key adalah Kode Obat . Entity Pegawai mempunyai 4 attribut yang terdiri dari Kode Pegawai, Nama Pegawai, Alamat dan Nomor Telpon Pegawai. Attribut yang menjadi primery key adalah Kode Pegawai . Entity Supplier mempunyai 5 attibut yang terdiri dari Kode Supplier, Nama Supplier, Nomor Telpon, Alamat da Kota Supplier. Attribut yang menjadi primery key adalah Kode Supplier . Entity Nota Penjualan mempunyai 5 attribut yang terdiri dari Nomor Penjualan, Kode Konsumen, Kode Pegawai, Tanggal Penjualan. Attribut yang menjadi primery key adalah Nomor Penjualan. Entity Nota Pembelian mempunyai 7 attribut yang terdiri dari Nomor Faktur Pembelian, Kode Supplier, Kode Pegawai, Tanggal Faktur, Total Pembelian, Pembayaran, Terutang. Attribut yang menjadi primary key adalah Nomor Faktur Pembelian. Entity Obat mempunyai 7 attribut yang terdiri dari Kode Obat, Kode Golongan Obat, Nama Obat, Jenis Obat, Satuan, Stock dan Harga Obat. Attribut yang menjadi primary key adalah Kode Obat . Entity Golongan Obat mempunyai 2 atribut yang terdiri dari Kode Golongan Obat dan Kode Obat. Attribut yang menjadi primary key adalah Kode Golongan Obat .
Entity Retur Pembelian mempunyai 5 attibur yang terdiri dari Nomor Retur, Kode Supplier, Tanggal, Total dan Keterangan. Attribut yang menjadi Primary key adalah Nomor Retur Pembelian.
Relasi yang terdapat pada ERD di atas terdiri dari 9 relasi yaitu :
-
Relasi “menerima” antara Nota Penjualan dan Konsumen
bersifat
1 : N artinya satu konsumen dapat menerima banyak
Nota Penjualan tetapi satu Nota Penjualan hanya bisa dimiliki oleh satu Konsumen.
-
Relasi “mencatat“ antara Nota Penjualan dengan pegawai
bersifat N : 1 artinya satu pegawai dapat mencatat banyak Nota Penjualan tetapi satu Nota Penjualan hanya dapat dicatat oleh satu pegawai.
-
Relasi “diterima” antara Nota Pembelian dan Supplier bersifat
1 : N artinya satu Supplier dapat menerima banyak Nota Pembelian tetapi satu Nota Pembelian hanya bisa dimiliki oleh satu Supplier.
-
Relasi “dicatat“ antara Nota Pembelian dengan Pegawai
bersifat N : 1 artinya satu pegawai dapat mencatat banyak Nota pembelian tetapi satu Nota Pembelian hanya dapat dicatat oleh satu pegawai.
-
Relasi “ada J” antara Nota Penjualan dengan Obat bersifat M :
N artinya satu jenis obat dapat ada pada banyak Nota Penjualan dan Satu Nota Penjualan memiliki banyak jenis obat.
-
Relasi “ada B” antara Nota Pembelian dengan Obat bersifat M :
N artinya satu jenis obat dapat ada pada banyak Nota Pembelian dan Satu Nota Pembelian memiliki banyak jenis obat.
-
Relasi “di catat pada” antara Nota Pembelian dengan Nota
Retur Pembelian bersifat 1 : N artinya Satu Nota Pembelian banyak memiliki Nota Retur Pembelian tetapi Nota Retur Pembelian tidak dimiliki satu Nota Retur Pembelian tidak dimiliki oleh banyak Nota Pembelian.
-
Relasi “mempunyai” antara Obat dengan Nota Retur Pembelian
bersifat M : N artinya Satu Nota Retur Pembelian dapat memiliki banyak obat dan satu jenis obat memiliki banyak Nota Retur Pembelian.
-
Relasi “memiliki” antara Obat dengan Golongan Obat bersifat
artinya satu jenis obat dapat memiliki banyak Golongan Obat tetapi Golongan Obat dapat dimiliki oleh satu jenis Obat.
3.2
Kamus Data
Dari ERD di atas Basis Data yang dapat kami buat untuk Sistem Informasi Apotik adalah terdiri dari 8 tabel, yaitu : 1. Tabel Konsumen Field Type KD_KONS Text NM_KONS Text UMUR Text NOTELP Text ALMT Text Primary key : KD_KONS
Size 4 30 3 15 50
Keterangan Kode Konsumen Nama Konsumen Umur Konsumen Nomor Telpon Konsumen Alamat Konsumen
2. Tabel Pegawai Field Type KD_PEG Text NM_PEG Text ALMT Text NOTELP Text Primary key: KD_PEG
Size 7
Keterangan Kode Pegawai 30 Nama Pegawai 30 Alamat Pegawai 15 Nomor Telpon Pegawai
3. Tabel Supplier Field Type KD_SUPL Text NM_SUPL Text NOTELP Text ALMT Text KOTA Text Primary key: KD_SUPL
Size 4 30 15 50 25
Keterangan Kode Supplier Nama Supplier Nomor Telpon Supplier Alamat Supplier Kota Supplier
Size 11 4
Keterangan Nomor Penjualan Kode Konsumen
4. Tabel Nota Penjualan Field NO_JUAL KD_KONS
Type Text Text
KD_PEG Text TGLJUAL Date TOTAL Integer Primary key: NO_JUAL
7 Date Time Integer
Kode Pegawai Tanggal Penjualan Total Penjualan
5. Tabel Nota Pembelian Field Type NO_FAKTUR Text KD_SUPL Text KD_PEG Text TGL_FAKTUR Date TOTAL Integer BAYAR Integer TERUTANG Integer Primary key: NO_FAKTUR
Size Keterangan 11 Nomor Faktur Pembelian 4 Kode Suplier 7 Kode Pegawai Date Time Tanggal Faktur Integer Total Pembelian Integer Pembayaran Pembelian Integer Utang Pembelian
6. Tabel Obat Field Type KD_OBT Text KD_GOL Text NM_OBAT Text JENIS Text SATUAN Text STOK Integer HRG_SATUAN Integer Primary key: KD_OBAT
Size 5 3
Keterangan Kode Obat Kode Golongan Obat 30 Nama Obat 30 Jenis Obat 15 Satuan Obat Integer Jumlah Stok Obat Integer Harga Satuan
7. Tabel Nota Retur Pemnbelian Field Type NO_RTR Text KD_SUPL Text TGL Date TOTAL Integer KET Text Primary key: NO_RTR
Size Keterangan 4 Nomor Retur Pembelian 4 Kode Supplier Date Time Tanggal Retur Integer Total Retur 50 Keterangan Retur
8. Tabel Golongan Obat Field KD_GOL NM_GOL
Type Text Text
Size 3
Keterangan Kode Golongan 5 Nama Golongan
Primary key: KD_GOL
