PERANCANGAN PERANCANGAN DATABASE MENGGUNAKAN MODEL DATA REA Pertanyaan Diskusi 15.1
Mengapa tidak diperlukan model model kegiatan seperti mengirimkan faktur kepada pelanggan, dan mencatat faktur yang diterima dari pemasok sebagai suatu peristiwa dalam diagram REA?
Model data REA digunakan untuk mengembangkan database yang dapat memenuhi kebutuhan analisis manajemen maupun pemrosesan transaksi. Hanya peristiwa yang (1) secara langsung mengubah kuantitas sumber daya, (2) mewakili komitmen atas peristiwa pertukaran masa depan, atau (3) yang menyediakan informasi baru mengenai kegiatan yang manajemen ingin rencanakan, evaluasi, dan kendalikan, perlu dimasukkan dalam database tersebut. Sedangkan dalam kegiatan yang dicatat diatas tidak ada yang memenuhi persyaratan tersebut. Kegiatan pemrosesan data, seperti menyiapkan laporan atau menyalin data dari formulir, tidak secara eksplisit dimodelkan karena keduanya tidak mengubah informasi mengenai setiap sumber daya dan bukan pula kegiatan mendasar dimana manajemen ingin melakukan pengendalian. (pertimbangan : seberapa sering manajer memperhatikan mengenai berapa banyak laporan tercetak yang diberikan karyawan dalam satu hari?). memang, semua informasi yang dicakup dalam faktur vendor sudah ada dalam database pembelian perusahaan sebelum faktur vendor tiba: kuantitas yang dipesan diketahui ketika pesanan ditempatkan, seperti harga tercatat dan syarat pembayaran, serta kuantitas yang diterima dalam kondisi baik diketahui saat laporan penerimaan disimpan. Oleh karena itu, tidak diperlukan model kegiatan secara eksplisit seperti pengiriman atau pencatatan faktur sebagai peristiwa dalam model data REA. Dalam kenyataannya, banyak kegiatan pemrosesan data administatif bahkan tidak membutuhkan langkah-langkah dalam rantai nilai. Sebagai contoh, dengan adanya SIA yang canggih, khususnya system ERP, banyak perusahaan yang meminta pemasok mereka untuk tidak mengirimkan berbagai faktur kepada mereka. 15.2
Mengapa Gambar 15-6 15- 6 tidak mencakup kegiatan “memasukkan informasi mengenai pelanggan”? pela nggan”?
Karena memasukkan informasi pelanggan tidak mengubah informasi mengenai setiap sumber daya dan bukan pula kegiatan mendasar dimana manajemen harus melakukan pengendalian. Informasi pelanggan disimpan dalam barisan tabel data pelanggan dan pemasok disimpan dalam barisan tabel pemasok. Sebagian besar dari hal ini dimasukkan ketika awal pembuatan database serta tabel pemasok dan pelanggan dibuat dan diisi. Selanjutnya, baris baru akan dimasukkan dalam tabel ini sebagai produk sampingan peristiwa lainnya yang manajemen ingin rencanakan, evaluasi dan kendalikan – seperti panggilan penjualan, penerimaan pesanan dari pelanggan baru, atau penempatan pesanan awal dengan pemasok baru. Sehingga tidak diperlukan model kegiatan secara eksplisit mengenai memasukkan informasi mengenai pelanggan. 1
15.3
Bagaimana bisa diagram REA membantu seorang auditor memahami proses-proses bisnis kliennya?
Diagram REA menunjukkan sebuah model database perusahaan. Model tersebut mewakili seluruh tabel yang ada dalam database sebaik seluruh hubungan yang ada antara tabel dengan database. Tabel dan hubungan ini mencerminkan proses bisnis dan kegiatan bisnis suatu perusahaan. Sehingga, seorang auditor dapat menggunakan diagram REA untuk memahami kegiatan mana yang mempengaruhi sumber daya organisasi dan agen mana yang berpartisipasi dalam kegiatan tersebut. Informasi mengenai kardinalitas (hubungan antar entitas) dalam diagram REA menyediakan informasi yang berguna mengenai praktek bisnis suatu organisasi, seperti apakah kardinalitas tersebut mengijinkan pelanggan untuk melakukan pembayaran angsuran. Sehingga, seorang auditor dapat menggunakan diagram REA untuk merencanakan audit. Sebagai contoh, pemeriksaan diagram REA akan mengungkapkan apakah organisasi memberikan kredit pada pelanggannya, yang mana kemudian akan memerlukan audit piutang, atau hanya melakukan penjualan tunai. Sebagai tambahan, seorang auditor dapat menggunakan diagram REA untuk memeriksa proses bisnis kliennya agar sesuai dengan berbagai pengendalian yang telah dibuat kliennya tersebut. Sebagai contoh, auditor dapat merancang permintaan yang menghubungkan berbagai karyawan dengan kegiatan yang berbeda dengan tujuan untuk mengevaluasi apakah terdapat pemisahan tugas yang memadai. 15.4
Bagian mana dari Gambar 15-6 yang secara akurat menggambarkan hampir setiap siklus pendapatan organisasi? Bagian mana yang akan berubah?
Hubungan 1:N antara peristiwa dan pelanggan yang digambarkan dalam Gambar 15-6 akan berlaku pada setiap organisasi, karena hubungan ini selalu diperlukan untuk mengasosiasikan pesanan, penjualan dan penerimaan kas dengan pelanggan tertentu. Hubungan 1:N antara peristiwa tersebut dengan karyawan kemungkinan berlaku pada kebanyakan organisasi, tapi harus ada situasi dimana hubungannya akan menjadi M:N. sebagai contoh, sebuah perusahaan real estate mungkin ingin membagi komisi penjualan antara agen listing dengan agen pembelian. Hubungan M:N antara persediaan dan pengambilan pesanan pelanggan serta peristiwa penjualan umumnya terjadi dalam organisasi retail reta il yang berurusan b erurusan dalam barang-barang produksi masal. Walau bagaimanapun hubungan tersebut akan menjadi 1:N, untuk bisnis bisnis seperti galeri seni yang menjual produk unik. Hubungan 1:N antara kas dan peristiwa penerimaan kas berlaku secara universal, mencerminkan pengendalian internal terhadap kas. walau bagaimanapun, kardinalitas hubungan antara peristiwa-peristiwa akan berbeda dalam setiap organisasi tergantung pada kebijakan bisnis mereka. Sebagai contoh, jika sebuah organisasi tidak memperbolehkan pembayaran berangsur, maka kardinalitas maksimum dari kegiatan 2
penjualan dengan kegiatan penerimaan kas hanya ada satu, tidak ban yak. 15.5
Apakah hubungan antara hal-hal yang akan ditunjukkan sebagai sumber daya dalam diagram REA dan perbedaan kategori aset yang ditemukan dalam neraca suatu organisasi? (petunjuk: apakah terdapat aset yang tidak akan dimodelkan sebagai sember daya? Apakah terdapat sumber daya dalam diagram REA yang tidak didaftarkan sebagai aset dalam neraca?)
Terdapat kategori aset dalam neraca sebuah perusahaan yang tidak akan ditampilkan sebagai sumber daya dalam diagram REA. Yang paling dapat diperhatikan adalah piutang. Piutang hanya merupakan selisih antara jumlah yang telah dijual perusahaan pada pelanggan dan jumlah yang telah dibayarkan pelanggan untuk penjualan tersebut, sehingga, oleh karena itu, tidak membutuhkan model secara eksplisit sebagai sumber daya. Selain itu, juga terdapat sumber daya dalam model REA yang tidak ditampilkan dalam neraca organisasi sebagai aset. Satu contoh yang penting adalah keahlian karyawan. Keahlian yang dimiliki oleh karyawan secara pasti merupakan sumber daya ekonomi seuatu organisasi. Keahlian ini akan dicatat dalam database untuk memfasilitasi manajemen secara efektif, merencanakan kebutuhan pelatihan dan mempekerjakan di masa depan, dll. Berdasarkan GAAP, keahlian karyawan tidak dicatat sebagai aset dalam laporan keuangan. Ini tidak berarti keahlian karyawan tidak memiliki nilai ekonomi; malah, pasar saham tampaknya menempatkan pertimbangan yang cukup besar dalam hal tak berwujud seperti pengetahuan karyawan ketika menentukan nilai pasar suatu perusahaan.
PROBLEM 15.1
Joe’s adalah sebuah toko es krim kecil yang berlokasi dekat dengan lapangan baseball universitas lokal. Joe’s hanya melayani pelanggan yang lewat. Toko tersebut menawarkan 26 rasa es krim. Pelanggan dapat membeli cones, sundaes atau shakes. Ketika pelanggan membayar pembelian perorangan, transaksi penjualan biasanya hanya mencakup satu barang. Ketika pelanggan membayar pembelian kelompok atau keluarga, satu transaksi penjualan mencakup banyak barang yang berbeda. Semua penjualan harus dibayar pada saat es krim disajikan. Joe’s memiliki beberapa akun bank tapi mendepositkan seluruh penerimaan penjualan kedalam akun checking utama miliknya. Gambarkan diagram REA, lengkap dengan kardinalitas, untuk siklus pendapatan Joe’s.
3
Inventory
Sales
Employee
Customer
Cash
Receive Cash Employee
4
