14
Pembuatan Model Data & Desain Database "
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu kesatuan struktur dalam perusahaan seperti kegiatan bisnis perusahaan dan sumber-sumber fisik serta komponen lain yang ditransfomasikan dari data ekonomi menjadi informasi akuntansi yang bertujuan untuk memuaskan para pengguna informasi. Selain itu sistem Informasi Akuntansi juga bisa didefinisikan sebagai suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun diluar perusahaan.
SIA adalah satu-satunya CBIS (Computer Based Information System) yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi diluar perusahaan. SIA bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi bagi tiap-tiap elemen lingkungan kecuali untuk pesaing.
Penggunaan teknologi yang meluas digunakan dalam dunia bisnis adalah pada teknologi komunikasi & Informasi yang didalamnya didukung dengan alat utama yaitu komputer, sejalan dengan perkembangan teknologi dalam bidang tersebut yang sangat cepat sekarang dalam sistem modern, jurnal dan buku besar sudah berbentuk file komputer. Program komputer memindah bukukan entri dan menyiapkan laporan akuntansi. Akuntan mengontrol proses ini dengan memberikan input dan menentukan bagaimana program itu bekerja.
Didalam penerapannya dalam sistem informasi akuntansi diperlukan database untuk menjaga, mengelompokkan dan meyimpan banyak data akuntansi perusahaan, selain itu juga diperlukan modelling serta aplikasi yang bisa membantu pekerjaan akuntan dalam membuat atau menyusun informasi yang diperlukan oleh perusahaan.
Berikut ini beberapa keunggulan yang dimiliki oleh sistem informasi akuntansi yang didukung teknologi informasi (SIA berbasis komputer), yaitu:
Proses pengolahan data yang cepat
Memiliki tingkat akurasi informasi yang tinggi
Efesiensi sumberdaya manusia
Kemudahan akses informasi
Rumusan masalah
Bagaimanakah proses desain database ?
Apa itu diagram hubungan entitas (Entity Relationship) ?
Apa itu model data REA ?
Bagaimanakah pengimplementasian diagram REA dalam database-relasional ?
Bagaimanakah membangun diagram REA untuk satu siklus transaksi ?
Bagaimanakah penggunaan diagram REA ?
Tujuan Penulisan
Untuk mengetahui lebih lanjut apa itu proses desain database, bagaimana diagram hubungan entitas (Entity Relationship), untuk mengetahui pula model data REA, membangun diagram REA untuk satu siklus transaksi, pengimplementasian diagram REA dalam database relasional,memadukan serta menggunakan diagram REA.
Sistematika Penulisan
Makalah ini terdiri dari empat bab, yaitu bab pertama mengenai pendahuluan yang terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, metode penulisan, dan sistematika penulisan. Bab kedua berisikan pengertian-pengertian/teori-teori mengenai apa itu database, bab ketiga berisi mengenai pembahasan. Bab empat penutup yang terdiri dari kesimplan. Dan yang terakhir adalah daftar pustaka.
Metode Penulisan
Literature
Browsing internet
BAB II
LANDASAN TEORI
Pengertian Database (Basis Data)
Pengertian database dari berbagai ahli dan sumber adalah sebagai berikut:
Wikipedia
Pangkalan data atau basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Menurut Gordon C. Everest :
Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.
Menurut Toni Fabbri :
Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.
Jadi dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.
BAB III
PEMBAHASAN
Proses Desain Database
Dalam mendesain sebuah database agar menjadi database yang handal dan tangguh, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan. Langkah-langkah tersebut diantaranya :
Peran Akuntan Dalam Desain Database
Tahap Perencanaan
Akuntan menyediakan informasi yang digunakan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan, dan terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal tersebut.
Tahap analisis persyaratan dan tahap desain
Akuntan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai, mengembangkan skema logis, mendesain kamus data serta menentukan pengendalian.
Tahap pengkodean
Akuntan dengan keahlian SIA nya melakukan pengkodean.
Tahap implementasi
Akuntan membantu menguji keakuratan database yang baru dan program aplikasi yang akan digunakan.
Tahap operasional dan pemeliharaan
Akuntan menggunakan sistem database untuk memproses transaksi dan membantu mengelolanya.
Untuk tiap peran, kita harus bisa mengidentifikasi bagian database yang harus bisa diakses dan yang tidak bisa diakses, dan kita harus bisa mengambil langkah untuk memastikan bahwa aturan akses tersebut dilakukan. DBMS memberikan beberapa mekanisme untuk membantu langkah tersebut.
Model Basis Data
Model basis data adalah kumpulan dari konsepsi basis data yang biasanya mewakili struktur dan relasi data yang terdapat pada suatu basis data. Esensi sebuah model basis data adalah tempat di mana data atau suatu metodologi untuk menyimpan data. Kita tidak dapat melihat model basis data tetapi kita dapat melihat algoritma yang digunakan oleh model basis data tersebut.
Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data untuk manajemen data. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui sistem manajemen basis data (Database Management System-DBMS). DBMS adalah peranti lunak sistem khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya.
Ada 2 macam model basis data :
Model konseptual
Model konseptual terfokus kepada representasi basis data secara alam logika. Model ini lebih memperhatikan tetang apa yang disajikan dibanding dengan bagaimana cara menyajikannya.
Model Implementasi
Ditekankan pada Bagaimana cara data disajikan pada basis data atau bagaimana struktur data diimplementasikan.
Dari konsep Model basis data implementasi terdapat beberapa konsep basis data yang berkembang antara lain :
Model basis data hierarki (hierarchical database)
Sistem basis data hierarki merupakan konsep model basis data yang tertua, tidak ada kepastian kapan konsep ini mulai digunakan. Model ini berupa suatu pohon dengan relasi Parent Child Relationships dengan hubungan satu-banyak (1-N).
Model Basis data Relasional
Model basis data relasional merupakan model basis data yang dirancang agar memiliki konsistensi informasi dalam bentuk normalisasi database. Yang secara implementatif dan operasional dikendalikan oleh mesin Database Managemen System (DBMS).
Struktur dasar basis data relasional :
Relasional Database Management System beroperasi pada lingkungan logika manusia.
Basis data relasional diasumsikan sebagai sekumpulan tabel-tabel.
Setiap tabel terdiri dari serangkaian per-potongan baris/kolom.
Tabel-tabel (atau relasi) terhubung satu dengan lainnya menggunakan entitas tertentu yang digunakan secara bersama.
Tipe hubungan seringkali ditunjukkan dalam suatu skema.
Setiap tabel menghasilkan data yang lengkap dan kebebasan struktural
Keuntungan model data entity relationship :
Secara konseptual sangat sederhana.
Gambaran secara visual.
Alat bantu komunikasi lebih efektif.
Terintegrasi dengan model basis data relasional
Kerugian model entity relationship :
Gambaran aturan-aturan terbatas.
Gambaran relasi terbatas.
Tidak ada bahasa untuk memanipulasi data.
Kehilangan isi informasi
Diagram Hubungan Entitas (ERD-Entity Relationship Diagram)
Model Entity Relationship diperkenalkan pertama kali oleh P.P. Chen pada tahun 1976. Model ini dirancang untuk menggambarkan persepsi dari pemakai dan berisi obyek-obyek dasar yang disebut entity dan hubungan antar entity-entity tersebut yang disebut relationship. Pada model ER ini semesta data yang ada dalam dunia nyata ditransformasikan dengan memanfaatkan perangkat konseptual menjadik sebuah diagram, yaitu diagram ER ( Entity Relationship).
Diagram Entity-Relationship melengkapi penggambaran grafik dari struktur logika. Dengan kata lain Diagram E-R menggambarkan arti dari aspek data seperti bagaimana entity-entity, atribut-atribut dan relationship-relationshipdisajikan. Sebelum membuat Diagram E-R, tentunya kita harus memahami betul data yang diperlukan dan ruang lingkupnya. Di dalam pembuatan diagram E-R perlu diperhatikan penentuan sesuatu konsep apakah merupakan suatu entity, atribut atau relationship.
Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah Entity-Relationship Model (ERM) merupakan abstrak dan konseptual representasi data. Entity-Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down.
Diagram hubungan entitas merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut diagram E-R karena diagram tesebut menunjukkan berbagai macam entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar entitas tersebut. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Didalam diagram E-R, entitas muncul dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan antara entitas digambarkan dengan wajik.
Diagram Hubungan Entitas Diagram E-R tidak hanya menunjukkan isi dari suatu database, tetapi juga secara grafis model suatu organisasi. Jadi diiagram E-R dapat dipergunakan tidak hanya mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses bisnis.
Enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database:
Identifikasi kebutuhan informasi para pemakai.
Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru.
Pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal dan internal
Penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut.
Mentransfer semua data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru.
Penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.
Model Data REA (Resource Event Agent)
Model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek sematik bisnis yang mendasari aktifitas rantai nilai suatu organisasi. Model REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara menidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.
REA adalah model bagaimana sebuah sistem akuntansi dapat kembali direkayasa oleh komputer. REA awalnya diusulkan pada tahun 1982 oleh William E. McCarthy sebagai model akuntansi umum, dan berisi konsep sumber daya, peristiwa dan agen.
REA merupakan model yang populer dalam sistem informasi akuntansi (SIA). Tapi ini jarang terjadi pada praktik bisnis, perusahaan tidak dapat dengan mudah membongkar sistem mereka untuk memenuhi tuntutan radikal REA. Dan juga model REA menghilangkan banyak objek akuntansi yang tidak diperlukan dalam komputer. Yang paling terlihat dari ini adalah debit dan kredit-double-entry pembukuan menghilang dalam sistem REA. Banyak buku besar umum juga menghilang, setidaknya sebagai obyek persisten, misalnya, piutang atau hutang. Komputer dapat menghasilkan akun tersebut secara real time menggunakan catatan sumber dokumen.
Model REA juga merupakan suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan entiti apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan relationship antara entiti dalam database SIA.
Tipe entity dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu:
Sumberdaya (resources)
Kegiatan (even)
Pelaku (agent)
Pengertian tiga entity di atas adalah :
Resources didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomisbagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah.
Events menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis, dimana manajemen ingin mengumpulkan informasi untuk tujuan perencanaan pengawasan. Sebagai contoh, aktivitas penjualan akan mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah jumlah kas. SIA harus dirancang untuk memperoleh dan menyimpan informasi aktivitas tersebut.
Agents adalah orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam aktivitas dan kepada siapa informasi diserahkan untuk tujuan perencanaan, pengawasan, dan pengevaluasian. Contoh agent adalah pengawai, pelanggan, dan pemasok.
D.1 Contoh diagram REA
Pola Dasar REA
D.2 Contoh Pola Dasar REA
Gambar D.2 di atas memperlihatkan bahwa pola dasar REA terdiri dari sepasang kegiatan, satu kegiatan meningkatkan beberapa sumber daya, dan kegiatan satunya menurunkan beberapa sumber daya. Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.
Jadi, Perancang database mulai menggambar diagram REA untuk siklus pendapatan perusahaan dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk w ajik.
D.3 Gambar Relationship
Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas. Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya, kolom tengah untuk kegiatan, dan kolom kanan untuk pelaku.
Kemudahan untuk membaca diagram dapat ditingkatkan apabila entitas kegiatan digambar dari atas ke bawah, sesuai dengan urutan kejadiannya. Jadi, perancang database mulai membuat Gambar D.2 dengan memperlihatkan entitas penjualan di atas entitas kegiatan tanda terima kas, di dalam kolom tengah kertasnya.
D.4 Diagram REA untuk siklus Pendapatan
Membangun Diagram REA
Membangun diagram REA untuk satu siklus transaksi terdiiri dari empat langkah :
Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar nomal- untuk menerima, dalam siklus tersebut.
Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Analisa setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi satu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi.
Tetapkan kardinalitas setiap hubungan Kardinal merupakan entitas yang mewakili kelas atau rangkaian objek. Contohnya entitas pelanggan mewakili seluruh pelanggan organisasi. Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya.
Kardinal terbagi menjadi 2, yaitu :
Kardinalitas Minimum menunjukkan apakah sebuah baris dalam tabel harus dihubungkan dengan paling tidak satu baris di dalam tabel yang letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut. Kardinalitas minimimun 0, memiliki arti bahwa semua baris baru dapat ditambahkan di tabel tersebut tanpa harus dihubungkan dengan baris tertentu dalam tabel yang letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut. Kardinalitas minimum 1, memiliki arti bahwa setiap baris dalam suatu tabel harus dihubungkan ke paling tidak satu baris dalam tabel lainnya dihubungan tersebut.
Kardinalitas Maksimum menunjukkan apakah suatu baris dalam tabel dapat dihubungkan ke lebih dari satu baris tabel lainnya. Kardinalitas maksimum 1, memiliki arti bahwa setiap baris di dalam tabel dapat dihubungkan ke, paling banyak, hanya satu baris dalam tabel lainnya.
Tiga jenis hubungan dalam kardinalitas maksimum :
Hubungan satu ke satu (one-to-one-relationship)
Hubungan satu ke banyak (one-to-many relationship)
Hubungan banyak ke banyak (many-to-many relationship)
Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional
Diagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik.
Bahkan, membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah nomaly pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete).
Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu :
Membuat sebuah tabel untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyak.
Memberikan atribut ke tabel yang tepat.
Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu dan hubungan satu-ke-banyak
D.5 Diagram REA Parsial Untuk Siklus Pengeluaran
Menetapkan Atribut untuk Setiap Tabel
Menetapkan Kunci Utama
Setiap tabel di dalam database relasional harus memiliki sebuah kunci utama, yang terdiri dari sebuah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik mengidentifikasi setiap baris dalam tabel tersebut.
Other Attributes
Atribut tambahan selain kunci utama dimasukkan dalam setiap tabel untuk memenuhi persyaratan pemrosesan transaksi dan kebutuhan informasi manajemen.
Atribut non kunci (nonkey attribute)
Dalam Tabel Hubungm M:N, penempatan atribut yang bukan berupa kunci dalam setiap inbel M:N, untuk melihat alasan mengapa mereka harus disimpan dalam tabel-tabel. tersebut.
Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak
Hubungan Satu ke Satu
Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya. Tidak ada contohnya hubugnan 1:1 dalam diagram contoh Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak
Hubungan Satu ke Banyak
Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci luar. Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum N menjadi kunci luar dalam entitas dengan kardinal maksimum 1.
Contoh: Nomor pegawai dan nomor pemasok adalah kunci luar dalam kegiatan pembelian dan kegiatan pengeluaran kas.
Memadukan Diagram REA Antar-Siklus
Seperti yang telah disebutkan, untuk mendesain SIA yang dapat berfungsi untuk PERUSAHAAN, Perancang database harus mengembangkan diagram REA untuk siklus tambahan dan kemudian memadukan diagram-diagram tersebut.
Perancang database kemudian menggabungkan diagram siklus pendapatan dan pengeluaran agar Manajemen mendapat gambaran umum tingkat tinggi mengenai hal-hal yang akan dimasukkan dalam SIA mereka.
Pengambilan Informasi dari SIA
Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuk yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA.
Permintaan data dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar serta menyiapkan laporan manajerial dan menghasilkan informasi laporan keuangan lainnya dari database rasional yang dibuat dengan menggunakan model REA.
BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
Mendesain sebuah database agar menjadi database yang handal dan tangguh terdiri dari 5 langkah yang harus dilakukan yaitu Tahap Perencanaan, tahap analisis persyaratan dan tahap desain, Tahap pengkodean, Tahap implementasi, Tahap operasional dan pemeliharaan. Model database dibagi menjadi dua yaitu Model konseptual dan model implementasi. Sedangkan konsep yang digunakan dalam model database adalah Model basis data hierarki (hierarchical database) dan Model Basis data Relasional. Dalam model data entity terdapat beberapa keuntungan dan kerugian.
Entity-Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. Dalam entity relationship ada enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database.
Tipe model entity relationship dibagi kedalam 3 kategori yaitu Sumberdaya (resources), Kegiatan (even) dan Pelaku (agent). Jadi, Perancang database mulai menggambar diagram REA untuk siklus pendapatan perusahaan dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik. Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuk yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA.
DAFTAR PUSTAKA
Modul sistem informasi akuntansi semester 7
Sumber Lain:
ilmuakuntansi.web.id
www.omegaakuntansi.com
eprints.upnjatim.ac.id
karinputrs.blogspo t.com
rumah-akuntansi.blogspot.com
http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sistem-informasi-akuntansi/pembuatan-model-data-dan-desain-database/
http://materipendidikankuliah.wordpress.com/2014/04/28/pengertian-data-model-e-r-dan-normalisasi-menurut-para-ahli/
