Departamentos que intervienen para el control de la materia prima
En un método de costos completos existe el control de los materiales en cualquiera de los aspectos citados; por ahora se van a estudiar los materiales como materia prima en el almacén correspondiente. El control de las materias primas requiere de la intervención, cuando menos, de los siguientes departamentos. * De compras * De almacén de materiales * De producción * De contabilidad A) Departamento de compras. En tal virtud deber! estar organi"ado pa ra conocer las #uentes de abastecimiento. Es importante la e#iciente intervención de este departamento, por que dé él depende en cierta #orma que la #abricación no su#ra pa rali"aciones o demoras. $) Departamento de almacén de materiales. este departamento se encarga de la guarda % custodia de los materiales, que normalmente representa una inversión cuantiosa que requiere un personal tan responsable como lo puede ser el ca&ero de la empresa, %, adem!s, conocedor de los materiales que est!n a su cuidado, para evitar errores en la suministración de los mismos, que puedan per&udicar la producción. ') Departamento de producción. es aquel departamento que realiza las operaciones de transformación.Si el departamento de producción es el que efectúa las operaciones productivas, y si uno de sus importantes importantes elementos es la materia prima, entonces intervendrá en procurar su mejor aprovechamiento y transformación para el máximo rendimiento.
D) Departamento de contailidad.! este departamento representa la parte controladora, re"istradora, e informativa del movimiento de la empresa, y en particular de las materias primas en todas sus fases. #ara el control de la materia prima se requieren re"istros o auxiliares que permiten el oportuno asiento del movimiento de esos art$culos. %l control contale de las diferentes etapas y por las cuales pasan los materiales, se llevan a trav&s de las si"uientes cuentas' ( lmac&n de materias primas ( #roducción en proceso* tami&n conocida con otros nomres como manufactura en proceso, o, simplemente, producción. ( lmac&n de productos terminados ( lmac&n de productos semiterminados, o semielaorados.
+ontailización de la materia prima ) Solicitud de compra %l almacenista formula la solicitud de compra al departamento respectivo, con la autorización del superintendente, indicando con la mayor precisión posile los materiales que se necesitan, en cantidad, calidad, precio, y plazo. a aproación del súper intendente es importante, ya que dicha persona es quien controla la producción, y as$, el almacenista, cuando vea que su existencia ha lle"ado al m$nimo o le falta poco para ello, procurara recaar la aproación para que se surta con toda la oportunidad la mercanc$a, porque de lo contrario podrá sorevenir la paralización de la producción.
a solicitud de compra deerá hacerse cuando menos en tres tantos' a) %l ori"inal para el departamento de compras ) %l duplicado para el departamento de contailidad. c) %l triplicado para el propio almacenista. -) #edido l reciir el departamento de compras la solicitud, procederá a formular el pedido correspondiente, presentando, mayor atención a las solicitudes que ven"an con carácter de ur"ente. %l pedido se hará al proveedor que mejores precios y condiciones otor"ue, considerando el factor puntualidad. %l pedido puede formularse en los si"uientes tantos. a) ri"inal al proveedor ) Duplicado al almacenista c) /riplicado para contailidad d) +uadruplicado para el propio departamento de compras. 0o terminara la función del departamento de compras hasta que el pedido haya sido surtido* esto quiere decir que despu&s de formulado y remitido, deerá insistir el jefe del departamento de compras hasta que el proveedor lo haya surtido. +) 1ecepción %sta función corresponde al almacenista, quien de erá cerciorarse de que los materiales que recie del proveedor est&n de acuerdo con lo solicitado, se"ún el procedimiento si"uiente' 2. +onfrontando las notas de remisión del proveedor con la copia del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa se ajusta a lo solicitado. 3. Deerá revisar f$sicamente que los materiales que se recien corresponden a lo especificado en el periodo, en cuando a calidad y cantidad. De encontrarse a satisfacción la remesa del proveedor, al almacenista pondrá un sello con los si"uientes datos'
D) 4uarda 5na vez reciida la mercanc$a a satisfacción, el almacenista deerá proceder a su "uarda, de
acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estiándola, de tal manera que sea fácil su manejo y recuento. %) Devoluciones %stas operan en diferente forma, se"ún la &poca en que se hizo la devolución a) Devoluciones inmediatas +uando al estarse reciiendo las materias primas, el almacenista rechaza desde lue"o aquellas que no reúnen las condiciones requeridas, en este caso, el almacenista hará la anotación en el ori"inal y copia de remisión del proveedor, haciendo que firme el representante de este, recio de la devolución en las propias remisiones. ) Devoluciones posteriores +uando despu&s de haer considerado como uena la entrada de materiales, por diversas circunstancias y previa comunicación al proveedor, se acuerde la devolución de materiales, es conveniente formular una nota de devolución en cuatro tantos' l hacer la devolución, firmara, a la hora de la entre"a, de reciido, el representante del proveedor y, de entre"ado, el almacenista. 6) 7aluación de entradas de materiales al almac&n %l almacenista formulara diariamente un resumen de entradas al almac&n de materiales, con los si"uientes datos' a) ri"inal a contailidad, anexando las remisiones 8copias) de los proveedores. ) Duplicado al departamento de compras para su conocimiento c) /riplicado, que quedara en poder del almacenista, con el cual dará movimiento al auxiliar respectivo. a forma en cuestión será llenada por el almacenista en lo relativo a unidades, dejando que contailidad llene las columnas correspondientes a valores.
