CONTROL Y CONTABILIZACION DE LAS MATERIAS PRIMAS Se sujeta la contabilización de las materias primas a diversos trámites que hacen necesaria la utilización de varias formas que en cada caso se explicara y se ejemplificara mas adelante. A) SOLICITUD DE COMPRA El almacenista formulara la solicitud de compra al departamento respectivo, con la autorización del Superintendente, indicado con la mayor precisión posible que los materiales que se necesitan, en cantidad, calidad, precio y plazo. (Ver lamina iv-1). La aprobación del superintendente es importante ya que dicha persona quien controla la producción, y así, Almacenista, cuando vea que su existencia ha llegado al mínimo o le falta poco para ello, procurara recabar la aprobación para que surta con toda la oportunidad la mercancía, porque de lo contrario podría sobrevenir la paralización de la producción. La solicitud de compra deberá hacerse cuando menos a en tres tantos: a) El origen para el Departamento de Compras. b) Duplicado para el Departamento de Contabilidad. c) El triplicado para el propio Almacenista. Almacenista.
B) PEDIDO Al recibir el Departamento de compras la solicitud, procederá desde luego a formular el pedido correspondiente, presentando mayor atención a las solicitudes que vengan de carácter de urgente. El pedido se hará al proveedor que mejores precios y condiciones otorgue, considerando el factor puntualidad. El pedido puede formularse en los siguientes tantos: a) b) c) d)
Original al Proveedor. Duplicado al Almacenista. Triplicado para Contabilidad. Cuadruplicado para el propio Departamento de Compras.
No terminara la función del Departamento de Compras hasta que el pedido haya sido surtido; esto quiere decir que después de formulado y remitido, deberá insistir el jefe del Departamento de Compras hasta que el proveedor lo haya surtido. (Ver lamina IV.2) C) RECEPCION Esta función corresponde al almacenista, quien deberá cerciorarse de que los materiales que recibe del proveedor estén de acuerdo con lo solicitado, según el procedimiento siguiente: 1. Confrontando Confronta ndo las notas de remisión del proveedor con la copia del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa se ajusta a lo solicitado. 2. Deberá revisar r evisar físicamente que los materiales mate riales que se reciben correspondan a lo especificado en el pedido, en cuanto a calidad y cantidad. De encontrarse a satisfacción de la remesa del proveedor, al almacenista pondrá un sello con los siguientes datos: Fecha de recepción_________________________ No. de entrada _____________________________ Calidad ___________________________________ Observaciones _____________________________ Firma del almacenista _______________________
D) GUARDA Una vez recibida la mercancía a satisfacción, el almacenista deberá a proceder a su guarda, de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibándola, de tal manera que sea fácil su manejo y recuento El control de los materiales en existencia, según se dijo, podrá llevarse en la propia bodega a base de unidades en tarjetas u hojas sueltas, o también por etiquetas; y en contabilidad por medio de tarjetas u hojas sueltas, en unidades y valores. (Ver lamina IV-3). E) DEVOLUCIONES A PROVEEDORES PROVEEDO RES Estas se operan en diferente forma, según la época en que se hizo la devolución: a) Devoluciones Inmediatas Cuando al estarce recibiendo las materias primas, el almacenista rechaza desde luego aquellas que no reúnen las condiciones requeridas, en este caso, el almacenista hará la anotación en el original y copia de remisión del proveedor, haciendo que firme el representante de este recibo de la devolución en las propias remisiones. b) Devoluciones Posteriores Cuando después de haber considerado como buena la entrada de materiales, por diversas circunstancias y previa comunicación al proveedor, se acuerda la devolución de materiales, es conveniente formular una nota de devolución en cuatro tantos:
Original al proveedor. Duplicado para el Departamento de Compras. Triplicado para el Departamento de Contabilidad. Cuadriplicado para el mismo Almacén.
Al hacer la devolución, firmara, a la hora de entrega, de recibido, el representante del proveedor y, de entregado, el almacenista. (Ver lamina IV-4) F) VALUACION DE ENTRADAS DE MATERIALES AL ALMACEN El almacenista formulara diariamente un ³Resumen de Entradas al Almacén de Materiales´, con los siguientes tantos:
a) Original a Contabilidad, anexando las remisiones (copias) de los proveedores. b) Duplicado al Departamento de Compras para su consentimiento. c) Triplicado que quedara en poder del Almacenista, con el cual dará movimiento al auxiliar respectivo. La forma en cuestión será llenada por el Almacenista en lo relativo a unidades, dejando que Contabilidad llene las columnas correspondientes a valoresEjemplo de resumen de entradas de almacén de materiales: (Ver lámina IV-5 y 6). ASIENTO DE CONCENTRACION ALMACEN PROVEEDORES La Mexicana La Favorita
$ 150,040.00 $ 150,040.00 $ 150,000.00 $ 40.00
Resumen de Entradas de Almacén, correspondiente al _________________________
G) SUMINISTRO DE MATERIALES Este se efectuara contra valores o requisitos formulados por el jefe del departamento respectivo, y autorizados por el Superintendente o Jefe de Producción. Lo anterior quiere decir que toda salida de materiales deberá estar amparada por un vale o requisición, siendo responsabilidad del almacenista el entregar cualquier material sin este requisito. La requisición por lo menos se formulara por triplicado, para los usos siguientes: a) Original para Contabilidad. b) Duplicado para el Jefe de Producción o jefe de Departamento solicitante. c) Triplicado para el propio almacén, para hacer el movimiento en las tarjetas a base de unidades. El original del vale llega a Contabilidad sin los datos relativos a valores, y es en este departamento donde se hace la valuación, de acuerdo con la técnica que se tenga establecida. (Ver lamina IV-7). Como resumen de lo anterior, para objetivar, se presenta la lamina IV-8.
H)
VALUACION DE SALIDAS SALIDAS DE ALMACEN
Las técnicas más conocidas o adecuadas a nuestro medio para la ³Valuación de Salidas de Almacén´, son:
Precio Promedio Ultimas Entradas, Primeras Salidas. (UEPS) Primeras Entradas, Primeras Salidas. (PEPS) Precio Fijo o Estándar. Precio de Reposición o de Mercado.
a) Precio Promedio Consiste en dividir el valor final de la existencia entre la suma de unidades habidas, con que se obtiene un costo unitario promedio, o también se puede obtener sumando a la existencia anterior las entradas menos las salidas, y el resultado entre la suma de sus valores correspondientes. Ejemplo: ESPECIE Entradas Salidas Existencia 100 100 50 150 20 130 200 330 100 230 100 330 100 230
PRECIO UNITARIO VALORES Adquisición Promedio Deber Saldo Haber 10.00 1000.00 1000.00 12.00 10.66 600.00 1600.00 10.66 231.20 1386.80 11.00 10.87 2200.00 3586.80 10.87 1087.00 2499.80 10.00 10.60 1000.00 3499.80 10.60 1060.00 2439.80
Los precios promedio pueden ser constantes o periódicos. Son periódicos cuando el precio promedio se obtiene de tiempo en tiempo; y puede ser semanal, decenal, quincenal, etc. Son constantes cuando cada entrada origina la obtención inmediata del precio promedio. En el primero caso el objetivo que se persigue es lograr cierta rigidez de precio promedio para determinados periodos, estimándose que las fluctuaciones son de poca cuantía. Esta técnica no es recomendable en época de inflación.
b) Ultimas Entradas, Primeras Primeras Salidas. (UEPS) Esta técnica cosiste en valuar las salidas de almacén utilizando los precios de las últimas entradas, hasta agotar la existencia cuya entrada es mas reciente. Solo se refiere al registro, no al movimiento físico. Ejemplo: Entradas 1000 500 200
ESPECIE Salidas
850 200 500 150 50 200 50 150
Existencia 1000 1500 1700
PRECIO DE ADQUISICION 10.00 12.00 15.00
1500 1000 850 900
15.00 12.00 10.00 20.00
850 700
20.00 10.00
Debe 10000.00 6000.00 3000.00
VALORES Haber
Saldo 10000.00 16000.00 19000.00
3000.00 6000.00 1500.00
16000.00 10000.00 8500.00 9500.00
1000.00 1500.00
8500.00 7000.00
1000.00
De acuerdo con lo anterior las existencias quedan valuadas a los precios mas antiguos y concordando con el pensamiento conservador. Se recomienda esta técnica cuando los precios van hacia la alza, en el ciclo de prosperidad, inflación.
c) Primeras Entradas, Primeras Primeras Salidas. (PEPS) Esta técnica es el reverso de la anterior, valuandose de las salidas de materiales a los precios de las primeras entradas hasta agotarlas, siguiendo con los precios de las entradas inmediatas que continúan, y así sucesivamente. Esta técnica se cita por lo conocida que es, mas no resulta aplicable al ciclo económico de inflación.
Entradas 200 500 1000
900
ESPECIE Salidas Existencia 200 700 1700 850 200 1500 500 1000 150 850 1750 800 950
PRECIO DE ADQUISICION 15.00 12.00 10.00 15.00 12.00 10.00 9.00 10.00
Debe 3000.00 6000.00 10000.00
VALORES Haber
3000.00 6000.00 1500.00 8100.00 80000.00
Saldo 3000.00 9000.00 19000.00 16000.00 10000.00 8500.00 16600.00 8600.00
700 50 650
900 250
10.00 9.00
500.00 5850.00
8100.00 2250.00
d) Precio Fijo o Estándar. Cuando las fluctuaciones en los precios de adquisición son mínimas, ya sea hacia arriba o hacia abajo, o bien que hay continuas diferencias, pero pequeñas, es recomendable utilizar para valuar las salidas del almacén de materiales, la técnica de precio fijo o estándar, para la cual se investiga el precio mas apegado a la realidad, a fin de aplicarlo. Esta operación tiene como ventaja la facilidad de su operación, y como desventaja, que obliga a efectuar un asiento al final del periodo, por la diferencia que resulta de ajustar la existencia final al precio fijo establecido, o que se vaya a establecer. Dicho ajuste origina un asiento a cargo o abono a una cuenta que se podría llamar ste de Existencia al Almacén, a Precio Fi j o, o, con cargo o abono al Almacén de Aju ste Materiales. La cuenta de ajustes se saldara contra el Costo de Producción, Costo de Producción de lo vendido, o por Pérdidas y Ganancias. Ejemplo: Se supone un precio fijo de $ 2.00 ENTRADAS 1. 100 unidades a $ 2.00 c/u 2. 150 unidades a $2.15 c/u 3. 200 unidades a $1.90 c/u Sumas
450 unidades
$ 200.00 322.50 380.00 $ 902.50
SALIDAS 1. 400 unidades a $ 2.00 c/u SALDOS
50 unidades
800.00 $ 102.50
Ajustando la existencia a precio fijo se tiene: 50 unidades a $ 2 .00 c/u De donde el ajuste es igual a
100.00 $ 2.50
-1AJUSTE DE EXISTENCIAS DE ALMACEN, A PRECIO FIJO
$ 2.50
ALMACEN DE MATERIALES
(2.50)
Ajuste al almacén de materias primas, por la Valuación de Inventario Final de Materias Primas, a Precio Fijo. Otro ejemplo Precio Fijo
$ 5.20
VALORES 1) 500.00 2) 2750.00 3) 1060.00 4310.00
ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS UNIDADES UNIDADES 100 300 500 50 200 180 800 530
VALORES 1560.00 (4 260.00 (5 936.00 (6 2756.00 150.00 (7 Ajuste*
PRODUCCION EN PROCESO
PROVEEDORES
4) 1560.00
500.00 (1 2750.00 (2
5)
260.00
1060.00 (3
6)
936.00
8
150. 150.00 00
AJUSTE DE EXISTENCIA DE ALMACEN, A PRECIO FIJO *4)
150.00
150.00 (8
*El ajuste al almacén por el precio fijo se obtiene de la siguiente forma: 800 Us. ± 530 Us. = 270 Us.
$ 4310.00 - $ 2756.00 = $ 1554.00
270 Us. X $5.20 = $ 1404.00
$ 1554.00 - $ 1404.00 = $ 150.00
Aj. *
e) Precio de Reposición o de Mercado (Aplicable en época de inflación) Esta técnica consiste en valuar los cargos al coste de producción, por las salidas de almacén, a los precios de reposición de dichos materiales; lo cual lo obliga naturalmente a utilizar una cuenta que podría llamarse R eserva eserva para R eposición eposición de Inventarios, siendo de ³Obligaciones con los Accionistas´ (Capital Contable); por lo tanto, se presentara en el Estado de Posición Financiera (Balance) dentro de ese grupo; la diferencia entre la valuación de los abonos a la cuenta ³Almacén de Materias Primas´ y el cargo a los costos, se registra en la reserva mencionada. Esta técnica satisface los problemas de valuación de inventarios cuando los precios van en constante alza, porque permite la producción absorba costos actuales que son altos y, por lo mismo, dicha técnica va de acuerdo con la siguiente premisa de Principio del Periodo Contable: ³Aplicar los ingresos actuales sus costos Correspondientes´, y lo que es mas importante, va de acuerdo también con la premisa del Pensamiento Conservador: ³Valuar los inventarios a precio de lo costo o de mercado, el que sea inferior´. Fiscalmente esta técnica no es permitida, y por lo mismo, en las declaraciones se restara el importa de la ³reserva´, al ³costo de Producción de lo Vendido´. Ya que como es sabido, solo son aceptables para efectos fiscales las siguientes técnicas de valuación de inventarios:
Primeras entradas, primeras salidas. Ultimas entradas, primeras salidas. Precio promedio. Ejemplo: 1. 2. 3.
100 unidades a $ 10.00 c/u 200 unidades a $ 12.00 c/u 150 unidades a $ 15.00 c/u 450 SUMAS
$ 1000.00 2400.00 2250.00 $ 5650.00
Se utilizan 200 unidades, sabiendo que el precio de reposición es de $18.00. Se pagaron sueldos directos por $ 6000.00 y se hicieron gastos indirectos por $3000.00, se termina la producción y se vende toda en $ 17000.00 Se utilizaron 200 unidades a $ 18.00 c/u Valuación a precio de promedio 200 unidades DIFERENCIA
$ 12556 c/u
$ 3600.00 2511.11 $ 1088.89
ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS 1) 1000.00 2511.11 (4 2) 2400.00 3) 2250.00
PRODUCCION EN PROCESO 4) 3600.00 12600.00 (7 5) 6000.00 6) 3000.00
RESERVA PARA DEPOSICION DE INTERVALOS 1088.89 (4
PROVEEDORES 1000.00 (1 2400.00 (2 2250.00 (3
VARIAS CUENTAS 6000.00 (5 3000.00 (6
ALMACEN DE ARTICULOS TERMINADOS 7) 12600.00 12600.00 (8
COSTO DE PRODUCCION DE LO VENDIDO 8) 12600.00
CLIENTES 9) 17000.00
VENTAS 17000.00 (9
Al observar los Estados de Resultados Contable y Fiscal, se apreciara una gran diferencia: ESTADO DE RESULTADOS (Contable) VENTAS Menos: Costo de producción de lo vendido Materia Prima Directa Labor Directa Gastos Indirectos UTILIDAD BRUTA
$ 17000.00 $ 3600.00 6000.00 3000.00
12600.00 $ 4400.00
NOTA: Con esta técnica se adquiere o se pueden reponer 200 unidades de materiales, que son las utilizadas en la producción, a los precios actuales. VENTAS Menos: Costo de producción de lo vendido Materia Prima Directa Labor Directa Gastos Indirectos UTILIDAD BRUTA
$ 17000.00 $ 2511.11 6000.00 3000.00
11511.11 $ 5488.89
NOTA: Con esta técnica solo se pueden reponer 139.5 unidades de materiales; es decir, se esta disminuyendo el Capital de Trabajo, como se aprecia a continuación. 139.5 unidades x $ 18.00 = $ 2511.00
I)
INVENTARIOS
Se parte de la base de que se tienen implantado el Sistema de Inventarios Perpetuos o Constantes para el control de las mercancías, y por lo tanto, existen auxiliares en tarjetas, en donde se lleva la historia del movimiento de cada material, e incluso puede utilizarse control doble, o sea, que el Almacenista maneje un auxiliar a base de unidades y, Contabilidad otro con unidades y valores. En las condiciones anteriores, es recomendable efectuar verificaciones constantes, conformando las tarjetas contra las existencias físicas de determinado grupo de materiales, hasta lograr que en el trascurso del ejercicio puedan comprobarse, por este procedimiento, un gran volumen de existencias, sino es que todas. Es conveniente que al finalizar el ejercicio se haga un recuento físico (que puede traer como consecuencias la paralización de las actividades de la empresa); ese inventario deberá compararse con la existencia que refleja al auxiliar respectivo, originando naturalmente diferencias que provocaran ajustes. Desde luego, esos ajustes serán mínimos si durante el año se ha hecho la confrontación o verificación mencionada, incluso puede ser por pruebas selectivas.
a) Preparación del Inventario Físico Es conveniente, y en muchos casos indispensable, procurar ciertas medidas antes de dirigirse al recuento físico de los inventarios; entre otras se sugieren las siguientes: 1. Planeación de la ³Toma de Inventario Físico´ 2. Que no existan entradas a almacén almacén pendientes de registrarse. registrarse. 3. Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse. 4. Se acomodaran las existencias de tal manera que los materiales de cierto tipo o clase estén en un solo lugar. 5. Si es posible se prepararan listas con los nombre de los materiales escritos a maquina, en original y dos copias, una de las copias servirá para que por parejas se anoten los resultados físicos, una persona contando, midiendo o pesando, y otra anotando. 6. Los borradores de inventario se pasaran a originales con la mayor claridad evitando tachaduras. 7. Se pondrán separados, separados, y deberán inventarse en igual forma los materiales materiales a vistas, en deposito, comisión, etc., las existencias que no sean propiedad de la empresa 8. Se procurara no recibir en época de inventario algún material de los proveedores, y si se recibiere no integrarlo al mismo. 9. No se despachara material en época de inventario, inventario, y en caso de hacerlo controlar la salida. 10. Las hojas de inventarios contendrán básicamente lo sig.: fecha, numero de articulo, nombre, unidades, cantidad cont., cantidad según tarjetas, diferencia de mas y de menos según inventario, precio valor, valor según auxiliar, valor de inventario, diferencia de mas o de menos según inventario. (Ver lamina IV-9).
ASIENTOS DE AJUSTE Analítico ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS COSTO DE PRODUCCION COSTO DE PRODUCCION ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS
$ 300.00 $ (300.00) $ 1050.00 $ 1050.00 Simplificado
COSTO DE PRODUCCION 750.00 ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS $ 750.00 Redacción: ajuste de las cuentas anteriores con motivo del inventario físico, practicando en ³x´ fecha. El recuentro de existencias y comparación con los auxiliares correspondientes, permite hacer una clasificación del inventario respecto al grado de aprovechamiento o utilización en la producción, clasificando dicho recuento en los grupos siguientes: a) Material de movimiento constante b) Material de movimiento lento c) Material inmovilizado La clasificación es básica para la evaluación de los inventarios, ya que no pueden tener igual valor aquellas materias primas inmovilizadas en el ejercicio, que las de movimiento constante, puesto que las del tercer grupo.
b) Rotación de Inventarios Se suma el inventario inicial con el inventario inicial con el final de materias primas y se divide entre dos, con lo que se obtiene un inventario promedio, la cifra anterior sirve como denominador de la suma total de materiales empleados en el periodo, y el cociente representara las veces que el inventario promedio ha sido utilizado en ese lapso. Ejemplo: Inventario Inicial de Materia Prima Inventario final de Materia Prima Inventario Promedio =
$ 20000.00 30000.00 $50000.00 2
=
$ 50000.00 $ 25000.00
