DCE 2401 / DCE 3303
PUSAT PENDIDIKAN JARAK JAUH TAPAK INTELEK, INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL
UNIT
TAJUK
1
KONSEP PENYELIAAN PERSONEL
2
FUNGSI PENYELIA PERSONEL
3
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
4
KEPERLUAN DAN MOTIVASI PEKERJA PERS PERSED EDIA IAAN AN MID-T MID-TER ERM M
5
KEPEMIMPINAN DANSTAIL PENGURUSAN
6
LATIHAN DAN PEMBANGUNAN
7
PENGURUSAN KONFLIK DAN TEKANAN
8
PENILAIAN PRESTASI KERJA PERS PERSED EDIA IAAN AN AKHI AKHIR R
TARIKH MING MINGGU GU PERT PERTAM AMA A PERTEMUAN
MIN MINGGU GGU KED EDU UA PERTEMUAN MING MINGGU GU KETI KETIGA GA PERTEMUAN MING MINGGU GU KEEM KEEMPA PAT T PERTEMUAN
MING MINGGU GU KELI KELIMA MA PERTEMUAN MING MINGGU GU KEEN KEENAM AM PERTEMUAN
SIAPAKAH ANDA DI DALAM ORGANISASI ?
UNIT 1 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
KONSEP PENYELIAAN PERSONEL
PENGENALAN ORGANISASI
Tujuan utk penuhi kehendak : sosial, perniagaan, perundangan, politik dsb
Didorong oleh VMO
Dipastikan ada pembahagian tugas, kecekapan, kuasa dan penggembelingan sumber
Hidup : baru ditubuhkan, alami pertumbuhan, tuju kematangan, dll
Dikenali melalui identiti , imej & reputasi tersendiri, bentuk nilai & budaya ikut keperluan, serta ada kekuatan/kelemahaan
7 elemen penting : sistem, stail, struktur, staf, kewangan, kemahiran, wawasan dan strategi (Rosli,UTP) perlu diurus dan diselia dengan cekap & berkesan utk hasilkan sesuatu yg terbaik
STAF
boleh jadi aset @ tanggungan dlm organisasi
2 BERKAITAN TEORI TEORI
PENULIS
ASAS TEORI
PRINSIP/GARIS PANDUAN
Gulick & Urwick
Pembahagian kerja di mana stp staf mpy peranan masing 2
Kecekapan maks datang dari pengkhususan dan susunan k/tgn mengikut hirarki
Griffiths, Tannebaum & Basil
Keperluan pihak pentadbiran @ pengurusan buat keputusan bkesan
Struktur & fungsi organisasi ditentukan oleh kedudukan & kewibawaan organisasi bergantung kpd mutu keputusan
PROSES SOSIAL
Homans, Scott, Getzels, Guba & Thelen
Organisasi sebagi satu sistem sosial
Peranan & personaliti, tanggapan dan hubungan ant k/tgn, konflik formal @ tidak
PROSES PERCANTUMAN
Bakke, Arsyris & Simon
Konflik keperluan ant individu & organisasi
Kepuasan individu & organisasi & proses sosialisasi serta personalisasi
HUBUNGAN MANUSIA
Taylor, maslow, Lewin, White & Hensey
Kepuasan kerja & komunikasi
Penggembelingan sumber manusia & keperluan pekerja utk kepuasan
McGregor
Authoritarianisma
Arahan & kawalan, buat andaian bhw manusia malas bekerja
FUNGSIAN
MEMBUAT KEPUTUSAN
X
2 BERKAITAN TEORI TEORI
PENULIS
ASAS TEORI
PRINSIP/GARIS PANDUAN
Y
McGregor
Dorongan
Berbeza teori X, manusia bkn malas ttp tiada matlamat yg jelas @ rangsangan, perlukan bimbingan
Z
Urwick
Pekerja sebagai pengeluar & pengguna
Beri tumpuan kpd kepimpinan, morole pekerja
Entiti yg kolektif
Pergantungan ant subsistem, kecekapan & keberkesanan sistem
Ada VMO
Perancangan yg bersepadu melibatkan keseluruhan k/tgn & prinsip demokrasi
SISTEM
PENGURUSAN DGN OBJEKTIF
Beckett, Nadler, Likert & Simon Drucker, Wilkstrom, Levinson & Hensey
HUBUNGAN ANT PENTADBIRAN, PENGURUSAN, PENYELIAAN & KEPEMIMPINAN PENTADBIRAN
Kolektif; terangkan individu di peringkat pengurusan atasan yg mempunyai tanggungjawab keseluruhan bg sesebuah organisasi
PENGURUSAN
Proses bekerja dgn dan melalui orang lain utk mcapai objektif organisasi di dalam persekitaran yg sentiasa berubah dan asas proses ini adalah penggunaan sumber yg trbatas secara cekap dan berkesan (Kreitner,2000) Proses menyempurnakan sesuatu tugas dgn cekap & berkesan melalui individu lain (De Genzo, 2008) Cara yg cekap dan berkesan utk capai matlamat organisasi melalui proses perancangan, pengorganisasian, kepemimpinan & pengawalan sumber2 organisasi (Daft, 2007) Seni melakukan perkara-perkara tertentu melalui individu lain (Mary Parket Follet, 1933)
Proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal daya usaha anggota2 organisasi & menggunakan sumber2 organisasi dgn cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi yg ditetapkan
HUBUNGAN ANT PENTADBIRAN, PENGURUSAN, PENYELIAAN & KEPEMIMPINAN PENYELIAAN
Proses memastikan stp yang dirancang tercapai bersama & melalui org lian dgn membimbing & mdorong usaha mereka ke arah objektif yg sama (Haiman & Hilgert, 1982)
KEPEMIMPINAN
Proses memberi inspirasi, mempengaruhi & membimbing org lain utk terlibat @ turut serta dlm usaha yang sama (Kreitner, 2000) Kemampuan seseorg utk mempengaruhi pendapat, sikap & perlakuan org lain (Haiman & Hilgert, 1982)
PERSAMAAN Mempunyai elemen berorientasikan proses libatkan hubungan ant individu libatkan hasil yg sepakat
PERBEZAAN Dari segi fokus Penyeliaan - tugas Pengurusan - matlamat Kepemimpinan - proses
PEMERHATIAN/PANDANGAN PANDANGAN
PENERANGAN
Penerapan Penerapan Budaya Kualiti Kualiti Dalam Dalam Pekerjaan
Terdapat 3 kump individu yg mberi impak kpd kualiti output 1. Memastikan sesuatu perkara itu berlaku 2. Memerhatikan apa shj yg berlaku 3. Merasa hairan tentang sesuatu yg berlaku Sebagai penyelia, penekanan diberikan kpd pembentukan & pembangunan kump yg pertama spy sentiasa mencipta ke arah penyelesaian
Asas Asas Kualiti Kualiti
Terdapat 4 unsur yg boleh dijadikan asas kualiti yg menekankan : 1. Mesra pelanggan 2. Mempunyai komitmen & kepemimpinan yg tinggi 3. Beri penekanan kpd aspek kemajuan personal & profesional berterusan 4. Menumpukan kpd kerja berpasukan
Faktor Faktor Pengar Pengaruh uh Kualiti
Kualiti personel dipengaruhi oleh faktor : 1. Kualiti pengurusan/penyeliaan 2. Keberkesanan organisasi 3. Matlamat organisasi 4. Struktur organisasi 5. Sistem ganjaran 6. Hubungan antara anggota 7. Penglibatan /penyertaan staf dalam aktiviti
Faktor sampingan : 1. Iklim organisasi 2. Komunikasi 3. Ketrampilan kumpulan kerja 4. Kerjasama anggota 5. Motivasi dalaman 6. Keprihatinan thdp pekerja
PEMERHATIAN/PANDANGAN PANDANGAN
PENERANGAN
Membent Membentuk uk Budaya Budaya Kecemerlangan
Harus dipupuk & disemai serta dikekalkn dikekalk n bagi memastikan organisasi mberikan sumbangan berkualiti Antara budaya yg dpt dibentuk: budaya keilmuan, kecemerlangan, k ecemerlangan, inovasi & kreativiti, kesungguhan & semangat, memberi khidmat & mbentuk kelainan/keunikan
Membentuk Membentuk Pasukan Pasukan Kerja Berprestasi Berprestasi Tinggi
Diperlukan utk memastikan organisasi cemerlang, dgn melakukan bbrp perkara : Dapatkan sokongan & komitmen pengurusan atasan Tentukan keperluan pasukan ke tahap prestasi tinggi Libatkan semua staf di semua peringkat Buat pelaburan utk pembelajaran Ukur & pantau prestasi kerja Dapatkan sokongan utk prestasi tinggi
Anjakan Anjakan Paradigma Paradigma
Kaedah tradisional : keputusan melalui arahan bentuk pengikut setia pastikan staf ikut polisi & peraturan uruskan staf satu persatu bentuk kekuatan dlm unit sendiri laksana arahan dr atas ke bawah bantu staf jika diarah
Kaedah progresif : misi & visi unit & organisasi btk penggerak & libatkan semua staf btk pasukan berinteraksi berkomunikasi dgn baik btk kekuatan dlm unit btk inisiatif/idea & inovasi baru kukuhkan interpersonel
SOALAN PERBINCANGAN – UNIT 1 1. PERJELAS PERJELASKAN KAN PERSAMAAN PERSAMAAN DAN PERBE PERBEZAAN ZAAN DI ANTARA ANTARA PENGURUSAN, PENYELIAAN, PENTABIRAN DAN KEPEMIMPINAN ? 2. KENALP KENALPASTI ASTI ORGANI ORGANISASI SASI ANDA DENGAN DENGAN MENGAMBIL MENGAMBIL DUA @ LEBIH TEORI YANG YANG TERANGKAN SEBELUM INI. JELASKAN MENGAPA TEORI TERSEBUT DIAMBIL.
UNIT 2 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
FUNGSI PENYELIA PERSONEL
PENGENALAN menurut
Taylor & Fayol, terdapat 5 fungsi utama pengurusan : 1. buat ramalan ramalan & perancangan (meneliti (meneliti masa depan & btk btk rangka tindakan) 2. menyusun (btk struktur, bahan & sumber manusia yg terlibat dlm dlm aktiviti organisasi) 3. mengarah (myenggara aktiviti di kalangan kalangan personel) personel) 4. menyelaras (mgumpul, (mgumpul, myatu & mwujudkan harmoni dlm aktiviti) 5. Mengawal (buat (buat keputusan terhadap terhadap tindakan yg perlu perlu diambil apabila apabila wujud masalah)
menurut
John Dawson (1952), 3 aspek dalam fungsi penyeliaan : 1. pentabdiran (mgalak & mgekalkan piawaian piawaian kerja yg yg baik, myelaras amalan amalan dasar pentadbiran & pastikn perjalanan pengurusan yg cekap) 2. pendidikan (mbangunkn (mbangunkn pendidikan staf staf agar dpt mrealisasikn mrealisasikn potensi) 3. sokongan (memastikn hubungan kerja kerja yg harmoni & mbudayakan semangat setiakawan @ esprit de corps)
FUNGSI PENYELIA Berdasarkan Hawkin & Shohet (1989) beri ruang secara bterusan dgn menekankan kandungan & proses kerja (pendidikan berterusan) bentuk pengetahuan & kemahiran dlm kerja melalui proses pendidikan berterusan
terima maklumat & perspektif lain berhubung dgn kerja seseorg (perlu pendidikan & sokongan) terima maklumbalas drp segi kandungan & proses (perlu kandungan & sokongan) pastikan staf dilayan sebagai individu dgn diberikan sokongan pastikan staf tidak dibiarkan bersendirian hadapi permasalahan & cabaran yg sukar peruntukkan ruang utk meneroka & mluahkan tekanan melalui sistem pentadbiran yg mantap rancang & guna sumber peribadi & profesional dgn lebih baik melalui sistem pentadbiran proaktif melalui sistem pentadbiran yg mantap Kualiti kerja yg baik melalui pentadbiran & sokongan
DELEGASI AUTORITI
merupakan satu perkara yg perlu diambil perhatian
perlu serah kuasa kpd staf di tahap bawahnya agar tugas dalam batas-batas tertentu dpt berjalan
autoriti : kuasa utk mgarah org lain secara legal atau hak
beberapa komponen yg diberi perhatian : Membahagikan tugas kpd k/tgn bawahan Benarkan autoriti buat komitmen, gunakan sumber & ambil tindakan yg perlu Mendefinasikan batasan autoriti Pastikan keseragaman arahan Bentuk obligasi (tanggungjawab & akauntabliti)
Dibuat secara berpusat (sentralisasi) – terbatas dimana polisi & program utama ditentukan oleh pihak atasan @ nyahpusat (desentralisasi) (desentralisasi) – meluas autoriti yg diberikan.
PEMERHATIAN/PANDANGAN
Perancangan – fungsi penting dlm penyeliaan krn ianya merupakan asas fungsi pengurusan
4 aspek perancangan yg perlu difahami : matlamat matlamat & objektif, kepentingan, ruang lingkup & kecekapan
Perancangan merupakan aktiviti yg dpt mngimbangi ketidakpastian & perubahan yg sering berlaku serta mjadikan objektif organisasi diberikan tumpuan
7 jenis perancangan yg perlu difahami oleh pengurus (Koontz et al, 1980) 1. Misi Misi @ tujuan tujuan : perlu perlu jelas, maka organisasi dpt beroperasi mgikut apa yg dirancang 2. Objekti Objektiff : natijah natijah yg dpt dicapai oleh organisasi, dibuat dgn teliti & bersepadu 3. Strate Strategi gi : rangka tindakan utk capai objektif, panduan utk menangani cabaran 2 4. Poli Polisi si : pernyataan pernyataan @ persefahaman yd dijadikan panduan utk idea & tindakan dlm mbuat sesuatu keputusan 5. Prosedur/t Prosedur/tataca atacara ra @ peraturan peraturan : kaedah kaedah pengendalian sesuatu aktiviti, panduan terperinci secara tertib bg sesuatu tindakan yg diambil utk hasilkan sesuatu yg tepat 6. Progr Program am : gabungan gabungan matlamat, polisi, prosedur, peraturan, tugasan, langkah2 yg diambil, sumber yg terlibat & elemen lain yg diperlukan utk laksanakan tindakan yg dirancang 7. Belanj Belanjawa awann : pernyataan pernyataan hasil yg diharapkn dlm btk numerikal (duit, jam bekerja dll)
PEMERHATIAN/PANDANGAN
8 langkah dlm merancang aktiviti utk capai misi & objektif organisasi (Koontz et al, 1980) 2 (kenalpasti kekuatan/kelemahan) 1. Mengenalpa Mengenalpasti sti peluang peluang
2. Membentuk objektif objektif (menyatakan hasil yg akan dicapai) dicapai) 2 3. Membentuk premis (btk andaian /ramalan)
4. Menentukan tindakan tindakan alternatif (mempunyai pilihan pilihan spy dpt diteruskan) 5. Menilai tindakan tindakan alternatif alternatif (memastikan tindakan yg diambil tercapai tercapai matlamat) 6. Memilih tindakan (bbrp tindakan tindakan akan akan dipilih) dipilih) 7. Membentuk perancangan sokongan (bagi (bagi menyokong/menguatkan menyokong/menguatkan perancangan) perancangan) 8. Membentuk belanjawan (perlu bermakna bermakna drp segi kewangan) kewangan)
SOALAN PERBINCANGAN – UNIT 2
BAGAIMANA UNTUK MEMASTIKAN BAHAWA SESEORANG PENYELIA AKAN BERFUNGSI DGN BAIK DALAM TUGAS PENYELIAANNYA ?
TERIMA KASIH
EN MOHAMMAD HADIL BERAHEM 012-6770276
