COSTOS DE SERVICIOS Todas las personas naturales y las empresas adquieren bienes y servicios para satisfacer sus necesidades particulares; acuden al mercado en donde encuentran una inmensa variedad de productos y servicios a diferentes precios de venta.
Empresas de Servicios. (Sector servicios o sector terciario). Es el sector económico que engloba todas aquellas actividades económicas que no producen bienes materiales de forma directa, sino servicios que se ofrecen para satisfacer las necesidades de la población. Se caracterizan por llevar a cabo relaciones e interacciones sin importar los atributos físicos. Los servicios son relación, negociación, comunicación. Un servicio es una idea, es una información o una asesoría. Aunque se lo considera un sector de la producción, propiamente su papel principal se encuentra en los dos pasos siguientes de la actividad económica: la distribución y el consumo. Estos además se pueden subdividir en sectores como: Comercio, transportes, comunicaciones, finanzas, turismo, hostelería, ocio, cultura, espectáculos, la administración y los denominados servicios públicos, los preste el Estado o la iniciativa privada (sanidad, educación, atención a la dependencia), etc. Características de las empresas de servicio.
Intangibles: No se pueden tocar. Heterogéneos: Varían porque se llevan a cabo por persona. Caducan: Se tienen que usar cuando están disponibles. Las empresas de servicio presentan un proceso de conversión o transformación, es decir, la concurrencia de insumos y una serie de pasos organizados para satisfacer necesidades, a través de un producto. Este último se caracteriza por ser intangible lo cual induce a su consumo inmediato, y a que el cliente esté presente en el proceso o al final del mismo (interacción) en la mayoría de los casos, a diferencia de las empresas manufactureras y comercializadoras. Debido a la intangibilidad del producto y a su consumo inmediato, la calidad del servicio es importante para el cliente, puesto que es percibida a posteriori, es decir, una vez consumido el servicio. Para reducir la incertidumbre el cliente busca signos de calidad, como material utilizado, personal, precios, lugar y otros.
Generalmente las empresas de servicio poseen una gran inversión en maquinarias, Equipos e instalaciones; por ejemplo una empresa de transporte aéreo, sin embargo los clientes no seleccionan a la compañía de este tipo por sus aviones, sino por otros aspectos como la puntualidad, atención a bordo, y otros.
¿Qué es el precio de venta? Es el ingreso del vendedor (lo que éste recibe por transferir la propiedad del producto o servicio). Es el costo del comprador (lo que éste paga por adquirir la propiedad del producto o servicio). Es el valor que se paga por la compra de bienes y servicios que tienen la característica de satisfacer las necesidades de quienes los adquieren. Sea cual fuere la forma que se utiliza para pagar la compra de un bien o servicio, ese pago tiene un valor expresado en dinero, el cual se asigna de acuerdo con los intereses particulares de quienes intervienen en el intercambio.
¿Cómo está compuesto el precio de venta de un producto o servicio? En calidad de comprador, visitas un almacén de gran formato, un pequeño supermercado o una tienda de barrio. En cada uno de estos establecimientos encuentras bienes y servicios que cumplen con tres características: 1. Una empresa (industrial, o de manufactura) los produjo. 2. Una empresa (comercializadora, o distribuidora) los vende. 3. Una empresa presta los servicios que están a tu alcance. De lo anterior se deduce que existen tres grandes grupos o clases de empresas: industriales, comerciales y de servicios. La fábrica del barrio que produce arepas o empanadas es la empresa productora o industrial; el supermercado o tienda que coloca estos productos al alcance de tu mano es el comercializador y la empresa que realiza las labores de limpieza, por ejemplo en el mismo supermercado o tienda, es la de servicios. No hay que olvidar que las empresas industriales transforman las materias primas en otros productos, mientras que las comerciales simplemente transfieren la propiedad del bien. Las
empresas de servicios pueden ejecutar esas dos actividades simultáneamente, aparte de elaborar productos intangibles. Cada una de estas empresas tiene un precio de venta por sus productos, el cual se compone de la siguiente manera:
En cada una de los tipos de empresas mencionadas utilizan diversos elementos para producir bienes, transferirlos o prestar servicios: La empresa industrial adquiere materias primas con el fin de transformarlas en nuevos productos, mediante un proceso de producción. Por ejemplo, la panadería compra materias primas como harinas, huevos, azúcar, leche, levadura, sabores, colores, entre otros, que transforma en bizcochos, tortas, panes o pasteles. La empresa distribuidora adquiere productos terminados, denominados mercancías, para revenderlos sin modificarlos. Por ejemplo, el supermercado o tienda compra licores, abarrotes, verduras, ropas, entre otros, para venderlos como tal. La empresa de servicios adquiere los insumos y servicios básicos de sus productos y, en cierta medida los transforma en nuevos servicios. Por ejemplo, la fotocopiadora compra papel, tintas, entre otros, que transforma en la fotocopia de un determinado documento. Costos y Gastos.
Es importante identificar qué pagos realizados son costos y cuáles gastos, de manera que se conozca su valor individual y se pueda determinar su impacto en la Estructura del Precio de Venta de los productos elaborados, las mercancías distribuidas y los servicios prestados.
Qué diferencia hay entre costo y gasto?
El costo se presenta como consecuencia de producir un bien, prestar un servicio y comercializar un producto (labores de producción), mientras que el gasto se presenta por la ejecución de labores de administración y venta. El costo hace parte integrante del producto terminado, puede verse en dicho producto, mientras que el gasto no es percibido en el producto.
COSTOS El costo es una inversión en dinero que una persona natural o una empresa realiza, con el objetivo de efectuar labores de producir un producto, comercializar mercancías y/o prestar servicios. ¿Cómo se clasifican los costos? Los costos pueden ser directos e indirectos. Los costos directos representan el valor de aquellos recursos que se pueden identificar y cuantificar para cada unidad de producción, tales como la Materia Prima Directa (MPD) y la Mano de Obra Directa (MOD). Las materias primas directas corresponden a la fórmula (ficha técnica) del producto, mientras que la mano de obra directa es el valor de los salarios de los trabajadores (obreros u operarios) que interviene directamente en la elaboración de un producto o en la prestación de un servicio. A su vez, los costos se dividen en variables y fijos, y se definen de acuerdo con los volúmenes de producción, ventas o prestación de servicios. ¿Qué son los costos variables?
Los costos variables son aquellos que aumentan o disminuyen (en cantidad y valor) según el número de unidades producidas o vendidas. En una empresa de servicios, por ejemplo un colegio, en la medida en que el número de estudiantes lo ameriten, se contratarán profesores para dictar determinada materia. En caso
extremo en que no se disponga de alumnos, se suspenderá de inmediato la contratación de profesores o se ajustará la planta a las reales necesidades. El salario de la planta de profesores, es un costo variable.
¿Qué son los costos fijos? Los costos fijos se presentan sea cual fuere el volumen de producción, ventas o servicios prestados. Su valor no depende del número de unidades producidas o vendidas. Refiriéndonos al caso de un colegio. Se contrata un director de primaria con un salario mensual de $2.000.000. El número de estudiantes es 500. En caso de que el número de alumnos bajara repentinamente a 300, el director continuaría disfrutando de su salario mensual de $2.000.000.
¿Cuál es la razón para clasificar los costos en variables y fijos? La razón es que resulta más fácil controlar los costos variables, pues como ha quedado demostrado, cuando se producen, venden o prestan servicios, estos costos pueden ser ajustados rápidamente a los niveles de producción, ventas o prestación de servicios; mientras que los costos fijos, como la depreciación, el mantenimiento de máquinas y equipos, el arrendamiento y el salario de directores y supervisores, solo es factible ajustarlos, en el mediano y largo plazo.
COSTOS EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS En una empresa de servicio pueden presentarse situaciones diferentes respecto de los costos según se trate de la prestación de: Servicios puros: tiene escasa incorporación de bienes tangibles en la prestación (y en el costo). Los que se incorporen sólo tienen el carácter de accesorios. Ej: capacitación, comunicaciones, etc. Binomio producto-servicio: cuando la participación de bienes tangibles tiene la misma importancia que los componentes intangibles de la prestación (aquí el impacto en el costo es considerable). Ej: servicio de gastronomía, servicios de belleza, etc. En el caso de los servicios que tengan un componente tangible de consideración, los costos variables estarán basados principalmente en éste y el costo fijo deberá prorratearse de acuerdo a una cantidad de servicios que se estima se realizarán en el período considerado (igual en el comercio).
En el caso de los servicios puros, lo conveniente será considerar al componente tangible como costo fijo, dado que será más difícil prorratearlo en la cantidad de prestaciones. De esta manera, el cálculo del costo unitario total se simplifica por ser la totalidad de los costos fijos. Cuando se trata de una empresa de servicio, lo usual es denominar costos solamente a los costos incurridos en la prestación del servicio. Estos costos están conformados por los siguientes elementos: Costos de Suministros diversos. Costos conformados por las compras que realiza la empresa para poder brindar dar el servicio. Costos de Mano de Obra por el servicio. Costos conformados por los sueldos de los trabajadores que ofrecen el servicio. Costos Indirectos. Costos conformados por elementos que intervienen indirectamente en la prestación del servicio, tales como: depreciación, energía, agua, teléfono, alquileres, mantenimiento, reparaciones, etc.
¿Cómo se obtiene el costo en una empresa de servicios? En una empresa de servicios el costo está representado por el valor de compra del servicio básico, más los insumos necesarios, más el valor de la mano de obra o del conocimiento, más el valor de otros recursos utilizados en la prestación del servicio. Por ejemplo: Supongamos que una persona natural o una empresa, decide montar un Café Internet. En este caso se presentan dos clases de negocios (claramente diferenciados) en uno solo: la venta de café y la prestación del servicio de llamadas y de conexión en la red e incluso los servicios de fotocopias, escaneo de documentos, impresión, entre otros. En la venta de café, por ejemplo, los costos serán iguales a la suma del costo de adquisición de las materias primas (café, azúcar, leche, chocolate, entre otros.), más el valor de compra de los insumos (vasos desechables, mezcladores plásticos, entre otros), más el valor del salario de las personas que preparan el café, más el costo de depreciación y mantenimiento de las máquinas utilizadas en la preparación del café. En el negocio de prestación de servicio de llamadas y de conexión a la red, fotocopiado, escaneo e impresión, por ejemplo, los costos serán iguales al valor de las facturas del servicio telefónico (fijo y celular), más el valor del salario de los trabajadores que atienden a los clientes o al público, más el valor de la depreciación y mantenimiento de los equipos (computadores) utilizados en la prestación del servicio, más el valor del papel y las tintas.
En la siguiente tabla, pueden observarse algunos tipos de empresas de servicios, con sus correspondientes costos:
En la actualidad las empresas de servicios tienen un gran auge e importancia y que ya no solo ofrecen servicios intangibles (como pólizas de seguros, cuentas corrientes, entre otros), sino
que pueden operar desarrollando diferentes actividades simultáneas de producción, comercialización y prestación de servicios propiamente dichos.
Determinación de los Costos en Empresas de Servicios. La determinación de los costos en las empresas de servicios es más compleja y diversa, ya que los procedimientos de cálculo dependen del tipo de actividad de la empresa. Así, por ejemplo, el proceso de determinación de los costos en una empresa de seguros es diferente al de una empresa de transporte o un banco. A la hora de determinar los costos, deben tomarse en consideración las características propias de cada empresa, aunque en términos generales, las empresas de servicios se caracterizan por lo siguiente:
Los servicios producidos no pueden ser inventariados para venderlos en el futuro, de manera que los sistemas de Contabilidad de Gestión de la mayoría de las organizaciones de servicios no tiene que preocuparse de elaborar periódicamente informes de valoración de inventarios, como lo hacen las empresas manufactureras.
Las normas tradicionales de elaboración de informes financieros limitan, de alguna manera, la estructura de los informes de costos en las organizaciones de servicios, por lo que éstas deben establecer sus propios modelos de informes.
La producción es difícil de medir ya que las unidades de medidas de los servicios son menos obvias que las empresas de fabricación, debiendo valerse de unidades mixtas, tales como metros cúbicos, kilómetros cuadrados/pacientes, días.
Los costos indirectos de fabricación de las empresas que fabrican productos equivalen a los costos indirectos de producir servicios, en las empresas de servicios. Modelos de costos aplicables en las empresas de servicios.
Analizados los distintos Modelos de Costos, pasaremos a establecer cuáles de ellos pueden ser utilizados en las empresas de servicios. Es indudable que cualquiera de los Modelos planteados, ya sea en su forma pura o combinada puede ser aplicado en las mismas. Es habitual encontrar en los libros de textos la consideración que en las empresas de servicios resulta más oportuno trabajar con un Modelo de Acumulación por Ordenes, pero si tenemos en cuenta que muchos servicios se han automatizado y seriado, es posible que en los mismos se aplique también un Modelo de Costos por Procesos. Del mismo modo, también suele afirmarse que una de las características de los servicios es la heterogeneidad, lo que complica la aplicación de un Modelo Normalizado.
No obstante, en este trabajo se analizó que esta particularidad se ha ido diluyendo en muchos sectores terciarios. La automatización ha favorecido también la normalización de los procesos, motivo por el cual es posible tender a una estandarización de los costos. Para el cálculo de los costos en estas empresas, es necesario realizar una interpretación previa de las condiciones del proceso técnico-organizativo y a partir del mismo definir los Modelos de Costos que brindarán sustento a las técnicas de costeo específicas que se apliquen para el cálculo de los costos.
EJEMPLOS DE CÓMO CALCULAR EL COSTO DE SERVICIO. El precio de tus servicios. Una manera muy fácil y rápida para calcular el precio correcto de sus servicios, es con estos pasos: 1.- Sumar el costo total de la inversión. Ejemplo: costo total de la inversión: $30, 0000 2.- Calcular la vida útil del equipo, es decir el tiempo que este servirá antes de remplazarlo. Ejemplo: dos años. 3.- Especifique en cuanto tiempo planea recuperar su inversión. Ejemplo: Recuperación de la inversión: 1año. 4.- Ahora divida :el costo total de la inversión entre la vida útil del equipo, para saber cuánto es lo que se tiene que recuperar al año, enseguida el resultado dividirlo a su vez entre doce para saber la recuperación mensual u objetivo de recuperación mensual. Ejemplo: $ 30, 000/2= $15, 000 $15, 000/12=$1,250
5.- Al objetivo de recuperación mensual, se le suman los gastos fijos mensuales como: Agua, luz, teléfono, renta, sueldos, mantenimiento, etc.. Ejemplo 1,250 + 5,000(gastos fijos mensuales)= $6,250. 6.- Posteriormente tiene que definir cuantos servicios puede dar al mes. 7.- Ahora sume el objetivo de recuperación mensual más los gastos fijos y divídalos entre el No. de servicios al mes; el resultado obtenido será considerado el punto de equilibrio, es decir que hasta este momento usted no está perdiendo pero tampoco ganando. 1,250+5,000/20 servicios al mes=$312.15. 8.- Finalmente a este punto de equilibrio, se le suma lo que usted quiere ganar y el resultado serà el precio que cobrará por cada servicio que ofrezca. $312.15+ $200 =$ 512.15.
Veamos a continuación un ejemplo de cómo aplicar la contabilidad de costos en una empresa de servicios: Supongamos que en nuestro taller de reparación de autos nos piden reparar un auto que presenta un choque en el lado derecho, además de una rotura del faro, los costos son:
Faro: $50 Masilla: $5 Soldadura: $15 Mano de obra $25
¿Cuánto debemos cobrar por el servicio para poder ganar el 30%? Total costos $95 ($70 + $25) 30% utilidad $ 28.50 Precio de venta $123.50
Determina primero los costos: Renta del local Mantenimiento (limpieza, agua, luz y teléfono)) Materias primas (champo, loción, pintura, maquillaje, agua , etc.) Equipo: Sillas, sillones, tijeras, pinzas, rasuradora maquina.
El costo principal de una empresa de servicios sera siempre el sueldo Lo determinas asi: Renta mensual 2,000.00 Mantenimiento (1,000.00) al mes Materias primas (1,000.00) al mes Equipo (500.00), el gasto anual es de 6,000.00 entre doce meses. Sumas 4,500.00 de costos al mes Si ya sabes que al mes puedes atender a 200 personas, solo debes de hacer esto: Formula: Costo + % de utilidad __________________= precio por servicio No. de servicios Sustituyendo: 4,500.00 + 50 % ______________ 200 4,500 + 2.250 ___________ = 200 6,750.00 ________= 33.75 200
Otros elementos a tener en cuenta para el cálculo de los costos y gastos.
Para complementar el estudio de los costos y los gastos, es conveniente revisar y analizar algunos temas importantes dentro del ámbito de las empresas. Estos temas son: los inventarios, los activos fijos y las obligaciones laborales cuyo manejo financiero impacta el precio de venta de un producto. ¿Qué son los inventarios? El inventario es un conteo que permite identificar plenamente las cantidades y valores (al costo) de todos los elementos de que dispone la empresa para elaborar sus productos, vender mercancías y prestar servicios. El inventario permite hacer seguimiento y control a la situación en que se encuentran dichos elementos, como por ejemplo, la ubicación, su estado (bueno, malo o regular), si está a la moda, si está adecuadamente balanceado, entre otros. De acuerdo con la actividad desarrollada por cada empresa, existen diversas clases de inventarios:
Los inventarios deben ser valorizados al costo de adquisición y deben estar adecuadamente controlados para evitar pérdidas por robo, obsolescencia, daños ambientales, entre otros. Un control y seguimiento adecuado de los inventarios implica efectuar conteos físicos mensuales o semestrales, en forma total o por muestreo. Como la empresa debe adquirir materias primas, mercancías e insumos para desarrollar su objetivo social, el valor de los inventarios de estos elementos debe liquidarse al precio de
compra, con el fin de establecer las sumas que la empresa ha invertido en ellos y, además, porque al utilizarlos, se realiza el costo dentro del precio de venta. Recuerda que los inventarios no pueden valorizarse al precio de venta, porque eso significaría anticipar utilidades. Costos de producción y estados financieros.
Tampoco puede hablarse de inventarios de materia prima o de insumos en las empresas de servicio, no es apropiado por cuanto no la transforman en producto tangible. La mayoría de las empresas de servicio tienen almacenados algunos insumos para prestar el servicio, como las peluquerías (cosméticos, y otros), laboratorios de estudios médicos (compuestos químicos, inyectadoras, y otros), éstos insumos disponibles para ser usados suelen presentarse como gastos pagados por anticipado, puesto que generalmente se consumen durante un ejercicio económico. Otras empresas de servicio también comercializan con productos tangibles, como el caso de las peluquerías que distribuyen cosméticos o de las estaciones de servicio que distribuyen gasolina, otros combustibles y repuestos para vehículos; en estos casos la empresa funciona también como una comercializadora, que valora inventarios y determina el costos de los productos vendidos. Partiendo de la clasificación primaria de los costos todos los desembolsos o acumulaciones pueden tratarse de tres formas. Considerarse gastos y compararse con los ingresos en el momento de incurrirse (gastos operativos o costos del período); capitalizarse y clasificarse como un activo fijo, como gastos pagados por anticipado o cargos diferidos, y más tarde ser depreciado, agotado, amortizado o consumido; por último pueden inventariarse como parte de los costos de los productos que se elaboran y venden, y compararse con los ingresos en el estado de resultados cuando sean vendidos. De acuerdo a la clasificación anterior, las empresas de servicio sólo incurren en costos capitalizables (activos fijos, cargos diferidos y gastos pagados por anticipado), y en “gastos”, puesto que la intangibilidad de los servicios conlleva a que no puedan almacenarse. contablemente no existen inventarios, tampoco costos del producto; es decir, todos los costos incurridos durante un período económico, para prestar un servicio, requieren ser presentados en el estado de resultados como costos del período, porque generan beneficios (ingresos) inmediatos para la empresa, por tanto no existen inventarios de productos terminados e inventarios de productos en proceso. “ El costo del servicio, que se presta, es llevado como costo del período, en el momento de proveer el servicio (...)” (p.460). Así se cumple el Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado, en cuanto a realización y período contable, en su artificio de realizar cortes convencionales en el tiempo, lo cual implica “(...) que al realizarse un ingreso se reconozcan
paralelamente los costos y gastos que le sean inherentes, independientemente de cuando se liquiden” (Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1999: 5). Respecto a la estructuración del estado de resultados, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (Boletín – 3), se pronuncian claramente e indica que, considerando el giro de cada entidad dentro de la descripción de las operaciones se deben especificar los ingresos, el costo de lo vendido y los gastos de operaciones. Dentro del costo de ventas las empresas de servicio deben presentar sólo los “... costos identificables razonablemente en forma directa, con la prestación de servicios” (Instituto mexicano de contadores Públicos, 1999: 5). En cambio las empresas comerciales y manufactureras muestran el costo de adquisición o elaboración de los productos vendidos, que generaron los ingresos en el mismo período económico. Las empresas de servicio, generalmente presentan altos niveles de costos indirectos, es decir, costos no asociados fácilmente con los servicios prestados, como depreciaciones, Arrendamientos, servicio de mantenimiento técnico, suministros y otros, dado los altos niveles de propiedad planta y equipo presentes en su estructura de inversión. Para llevar a cabo una unificación en el criterio de costes, tenemos que proceder a clasificar las empresas de servicios en función de los tipos de actividades que realizan en el desarrollo de su actividad. A partir de esta clasificación, podremos identificar mejor qué criterio para fijar nuestros precios puede ser más idóneo. La clasificación a realizar es la siguiente: Empresas de servicios con actividades uniformes en el tiempo, alto consumo de mano de obra y costes de producción de porcentaje poco relevante. Destaquemos por ejemplo, empresas de mantenimiento de instalaciones, como limpieza, ascensores, prestaciones de servicios profesionales como asesorías… También encuadraremos en esta clasificación tipos de empresas con una infraestructura en inmovilizado importante o aquellas que asumen un volumen de gasto fijo muy superior a los precios medios de venta de sus artículos, como por ejemplo una peluquería. El criterio más recomendable para fijar los precios en este tipo de empresas es proceder a fijar los precios mediante el cálculo de la productividad máxima de nuestra empresa. Empresas de servicios que se rigen por la gestión de proyectos, como por ejemplo programación web, consultoría, procesos de selección de personal… Son todos los servicios que incluyen un servicio puntual y definido, con una duración temporal media – larga de desarrollo del proyecto y no garantizan la vuelta del cliente por obligación contractual fuera de las condiciones previamente pactadas. Los clientes no tienen una demanda periódica de nuestros servicios, y la forma de fijar precios más recomendable es a partir de colocar un objetivo de ingresos, repercutiéndolo en nuestros clientes. La particularidad de este tipo de empresas, destaca por la gran disparidad de precios que podemos encontrar entre los distintos clientes, dado que el propio precio va a venir marcado por el proyecto concreto que tengamos que llevar a cabo. Empresas de servicios combinadas con venta de productos; como por ejemplo servicios de hostelería, servicios de reparaciones al hogar, servicios funerarios… En este tipo de empresas, eel cálculo de costes como la fijación de precios es un proceso bastante farragoso, y eel procedimiento a seguir consiste en realizar el cálculo estimado de la productividad máxima y
adaptar nuestros precios mediante el criterio de fijación de precios por la clasificación de mis clientes. Este sistema implica, que tenga predefinido inicialmente, cual va a ser mi segmento de clientes objetivo, orientar totalmente mi empresa a mi público objetivo y a partir de sus tendencias y posibilidades de gasto, fijaremos ls precios de nuestros servicios. Para comprenderlo mejor, pensemos en dos restaurantes; En el primero se venden menús a diario y se encuentra cerca de zonas industriales, y el segundo ofrece platos a la carta localizado cerca de las zonas turísticas de nuestra ciudad. Públicos distintos, negocios distintos. Tal como hemos visto anteriormente, la contabilidad de costos no tiene un método o sistema estándar, sino que la empresa adapta el método o sistema que más le convenga de acuerdo a sus necesidades u objetivos.
