Contoh SOP Franchisee Minimarket

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BUKU PANDUAN FRANCHISEE Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan. Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan Tujuan penulisan Buku ini adalah: •

Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari

•

Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai standar yang ditetapkan oleh franchisor

•

Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama dan istilah. Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel, namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks untuk memudahkan pencarian.

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.

1

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.

BAB IV - USAHA MINIMARKET Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan. Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi pemasaran yang diterapkan perusahaan. Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha minimarket untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.

2

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

II.. PP E EN ND DA AH HU UL LU UA AN N Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

R FFNIIL N RAO O RAU UHSSDA I..GPPKR AAH L H A PJE A ER NA PERUSAHAAN RIIIIN SA SEP A NA DA AT Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan nama …………………………………….. Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah singkat profil pengusaha) …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet / toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama (keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..… dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

3

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

IIIIII.. O RG GA AN NIISSA OR ASSII D DA AN NM MA AN NA AJJE EM ME EN N

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

Kepala Toko / Terwaralaba (Franchisee)

Supervisor Toko

Karyawan Toko

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN 1. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya.

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

4

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan manajemen e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area Tugas :

a.

Perencanaan ( planning )

b. Kontrol dan pengawasan c.

Anggaran dan Keuangan

d. Organizing e.

Pembinaan karyawan

f.

Tugas-tugas tambahan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

2. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap

seluruh operasi dan

kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan seluruh karyawannya b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha

5

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM e. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas :

a. Perencanaan dan kontrol b. Operasional c. Biaya-biaya operasional d. Evaluasi e. Pengelolaan karyawan Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Supervisor. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

3. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko.

Tanggung Jawab :

Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama, yaitu: a.

Melakukan kerja sama, komunikasi, dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko, Supervisor dan sesama karyawan)

b.

Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan

Area Tugas :

a.

Operasional toko

b.

Pengontrolan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

6

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM KEPEGAWAIAN

RECRUITMENT Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret, misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar.

PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan, apabila lamaran diterima

IIIIII.. U RA AN RK KE NC ET CH T HIISSE USSA EM AH MIIN HA A FFR NIIM MA AR KONSEP USAHA Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu (luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai, dsb.) Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan kelas tertentu, lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah, mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store. Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari, diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian, dan penduduk daerah akan memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka.

TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan dengan cara yang paling mudah. Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan operasional toko yang efisien dalam lingkungan yang bersahabat, disertai pelayanan yang baik

7

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi kebutuhan pokok mereka.

Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan), seperti: •

Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam)

•

Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian)

•

Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok (menyediakan hanya barang-barang pokok saja)

VISI Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan, lingkungan yang nyaman, bersih dan bersahabat, serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan barang-barang yang laku keras. MISI Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada, seperti : -

meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah per kotaan maupun pedesaan

-

menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik

KEUNIKAN (UNIQUENESS) Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki, karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini, yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain.

Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan, yang mengarah pada tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula dengan automatic replenishment. Selanjutnya di tingkat store, diadakan category management dengan sistem scanning untuk mengarah pada margin yang terbaik, dan dapat memonitor margin mix yang optimal secara

8

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM terus menerus. Untuk ini, bidang Research & Development harus terus mengikuti perkembangan, terutama dalam teknologi komputer. Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang ditawarkan oleh bidang usaha ini, misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko; lokasi yang mudah dijangkau; penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang relatif murah.

PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan di bisnis ritel, dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan usahanya. Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang terus meningkat. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di berbagai kota, akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen.

FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA 1.Keuntungan Kotor atau Gross Margin Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian produk / barang dagangan. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko Penerima Waralaba, sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat, akan meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu, misalnya: per bulan. 2.Pendapatan lain-lain Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif, dan jasa-jasa lain. Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya.

3.Beban Operasi Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya. Beban operasi dibagi dalam 2 kategori, yaitu : a. Biaya Pemasaran

:

seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan pada event-event promosi dan sebagainya,

b. Biaya Operasi

:

seperti gaji karyawan, biaya bank, dsb.

9

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4.Beban Depresiasi Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC, cash register, rak dsb., yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun. 5. Beban Bunga Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam). 6. Beban Biaya Disebabkan barang hilang, rusak karena kesalahan di gerai, akan mempengaruhi gross margin, karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat dijual. 7.Pengutilan, Pencurian, Perampokan

Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan paling sedikit seminggu sekali, agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan aktualnya (hasil penjualan). Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir), tentunya akan berakibat pula pada hasil akhir usaha toko.

GROSS MARGIN Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C.O.G.S.), dan hal ini ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan. Gross margin ini umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor / penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen. Bagi penyalur, imbalan tersebut merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran, mengingat masih ada biaya-biaya yang harus dikeluarkan, dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya. Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk untuk sampai pada pasar. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%, sedangkan sub-distributor memperoleh 8% sampai 9%.

10

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PROFITABILITY Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan toko; penambahan outlet; serta perluasan ruang/space toko. Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan, tetapi juga dari kemudahan yang diberikan, produk dengan mutu dan kwalitas baik, dan pelayanan serta lingkungan toko yang hangat dan bersih. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena sebuah logo atau lambang. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan kebijaksanaan perusahaan maupun produknya, mempunyai ciri khas tersendiri yang menggambarkan makna dari tujuan usahanya.

USAHA PENGEMBANGAN MELALUI SISTEM WARALABA Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik, dengan perhitungan keuntungan yang dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus meningkat. Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang kuat. Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba, akan membentuk jaringan penyaluran yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran.

Untuk menunjang pengembangannya, perlu dibentuk divisi: •

Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran

•

Divisi grosir, yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum.

Dalam divisi swalayan, perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal,seperti: • Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari • Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2 • Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya toko • POS, Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock, pemeriksaan kilat, dan untuk menekan kekurangan barang. Sistem ini akan dapat membantu perusahaan untuk

11

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif terhadap permintaan para pelanggan. • Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin. • Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko, misalnya: Laundry, photocopy, photo Processing, ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan.

Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah: •

Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce

•

Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”, setelah jaringan cukup kuat dan luas

•

Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand)

PROTOTYPE RUANG USAHA Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk type of market lain. Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko, dengan satu prototype tertentu, ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah, yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran kota. Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada. Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket, maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas, misalnya 1 ruko untuk lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah.

Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya antara 80m2 sampai 120m2, sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya. Untuk jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar :

TYPES OF MARKET

AREA (SQ METER)

1. Hyper Market

2,500 sampai 5,000

2. Super Market

500 sampai 2,500

3. Mini Market

180 sampai

500

12

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Convenience Store / Kios Modern ( ** )

80 sampai

180

5. Toko

50 sampai

80

6. Warung

20 sampai

50

( ** ) Convenience Store / Kios Modern

CLASS “A” CLASS “B” CLASS “C” 80 to 100 SQ Meter Items 1000 to 2000 Average 1600

100 to 120 SQ Meter Items 2000 to 2800 Average 2400

120 to 180 SQ Meter

Items 2500 to 3000

Prototype yang memanfaatkan ruang usaha, berkaitan dengan peningkatan kelompok item produk. Untuk pengembangan ruang usaha, jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai 5000 atau 6000 items. Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik, memanfaatkan luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk. Untuk jenis-jenis produk yang akan disediakan, perlu diadakan survey terlebih dahulu, jenisjenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan, mulai dari aluminium foil, makanan kering, 9 bahan pokok sampai pada minuman ringan, dll. Sedangkan produk-produk personal/health care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik perlu diperinci. Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat, dapat ditentukan komposisinya.

Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan, dukungan para supplier, segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini.

13

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Dengan demikian diharapkan prototype ini, dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik, akan terkristalisasi.

SS T R II SS A TA A SS II AN ND DA AR A. I D E N T I T A S / L O G O Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning). Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan warna, sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya, baik dalam produk, item-item promosi, dan atribut lain yang digunakan.

Contoh logo:

“one step to one stop ……”

Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan:

* Filosofi Deskripsi Bentuk Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana, lebih memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet, agar masyarakat lingkungan lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet, yang dimaksud outlet minimarket (swalayan), dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan.

* Tambahan tulisan pada logo Nama perusahaan diposisikan diatas garis, yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan bidang usaha minimarket. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian, dalam hal ini minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar, dapat pula ditambahkan dengan tulisan dan/atau kalimat lain, yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama perusahaan tersebut.

14

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

“one step to one stop ……..”, dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau, dan segala kebutuhan pokok terdapat di satu toko.

* Penggunaan dan panduan warna Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang, karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara umum. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi, yang menggunakan mesin cetak 4 warna. Arti warna logo

:

Ketentuan warna separasi

: Warna 1 – (prosentasi) Warna 2 – (prosentasi) Warna 3 – (prosentasi) Warna 4 – (prosentasi) (dst, sesuai warna yang terdapat pada logo).

BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan perubahan dan penyempurnaan logo, dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna. Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk, seperti: flyer, iklan majalah/koran, umbul-umbul, spanduk, kartu nama, tas belanja, topi , dan sebagainya. Logo 1

:

Logo 2

:

Signage 1

:

Signage 2 Dst.

:

15

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

B. S E R A G A M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya:

Seragam Karyawan

Seragam Karyawati

Seragam Karyawati Berjilbab

Seragam Karyawati Hamil

Seragam Show Room

Seragam Petugas Lapangan

Badge

Topi

Atribut lain

C. FORM & ATRIBUT STATIONNERY Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat, amplop, kartu nama, tas belanja, dll.

Disain Kop Surat

:

Disain amplop surat

:

Disain Kartu Nama

:

Disain Tas Belanja

:

Dsb.,dsb.

16

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

D. P E R I J I N A N U S A H A Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor & Franchisee): o

NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

o

Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat)

o

SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan)

o

STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba)

o

TDP (Tanda Daftar Perusahaan)

o

U.U.G. (Undang-Undang Gangguan)

E. P E M B A T A S A N

LOKASI

Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu, seperti misalnya: di areal perumahan, dimana untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual approach), dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan, diantaranya lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan. Batasan lain yang juga dapat ditentukan, misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan. (Strategi yang dipakai ini, agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu nama usaha minimarket, tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama).

M ME RC CH RA AN ER HA NG AN GD ND DA DIISSIIN AG GA AN NG NG GA G // B AN N BA AR Dengan bantuan dari merchandiser, toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan dari hubungan ini, dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik, memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen. Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah : 1. Makanan & minuman 2. Perawatan tubuh & Kecantikan 3. Perlatan rumah tangga 4. Minuman keras & rokok.

17

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution Centre). Pendistribusian ke toko berasal dari DC. Untuk meningkatkan level layanan ke toko, sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC. Ini sangat perlu mengingat logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS.

Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi mungkin, untuk menjaga kesegaran produk di toko, mengingat ruangan toko yang sangat terbatas. Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak. Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko, juga untuk memberikan keuntungan yang besar ke perusahaan. Seleksi dan pengembangan produk baru, kontrol pasar, dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers, sementara replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO, dan departemen logistik pada DC akan distok dengan baik.

Dengan demikian dalam merchandising policy, perusahaan tidak memposisikan diri sebagai distributor tunggal, tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas, seperti: discount, transportasi, suppliers credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen.

PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving), sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang.

Setiap produk mempunyai karakter

tersendiri dan berbeda dengan yang lain. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk, barang-barang yang diawetkan, barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable), pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang, pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. KATEGORI PRODUK Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha : Convenience Store & Minimarket

18

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM CONVENIENCE STORE Tujuan:

* Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk retailing * Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan konsumen.

Kategori Produk: 1. Makanan beku

a. Daging

dan yang didingin-

b. Kue dan sandwich range

kan (chilled)

c. Ice cream, dsb. d. Tib-bit range e. Drink range ( brewerage, softdrink, alcoholic drinks, dsb. )

2. Produk Makanan

a.

Confectioneries (dengan pemanas); Pastries, Pie, Rolls, Puff, dsb.

b. Sweets & Chocolates assortment c.

Canned & bottled food, including cooking oil, seasoning, dsb.

d. Dry food; kelompok sembako dan bumbu-bumbu e.

3. Produk

a.

Non-Makanan

Drinks; canned and bottled

Toileteries; tissue paper, detergent, washing powder, soap, cream, clear, cloths, dsb.

b.

Stationneries; surat kabar, majalah, alat tulis, kertas, battery,

c.

Rokok

d.

Photgraphic – films

e.

Barang-barang elektrikal; bola lampu, plug, socket, lampu senter, fuse, dsb.

MINIMARKET Kategori Produk

a. Alat dan keperluan rumah tangga

ditambah dengan :

b. Footwear c. Mainan – Toys d. Alat & bahan pembersih e. Embalage ( kertas pembungkus )

19

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM f.

Kosmetik personal care

g. Pakaian dalam wanita / pria h. Health care products

V V.. M RK RO OM KE MO OT MA ET T II O AR T II N ON N NG G & & PP R

PEMASARAN TUJUAN PEMASARAN •

Membentuk citra (image) usaha yang kuat, yang akan sangat berguna bagi operasional usaha jaringan ritel

•

Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor

Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik, melalui dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor, serta dimasa yang akan datang dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap pengusaha / franchisee.

Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0,5% dari penjualan. Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun, melalui brosur perusahaan, pendistribusian, misalnya, ke rumah-rumah terdekat, perkantoran terdekat dan di dalam toko. Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat. Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan penambahan toko yang dibuka, untuk tetap mengingatkan pelanggan.

Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui: •

Media Cetak, seperti: Koran, majalah bisnis, pos, serta flyer dan brosur

•

Media Elektronik, seperti: Radio & Televisi

•

Media Luar Ruang, seperti: Billboard, spanduk dan umbul-umbul

•

Kegiatan seminar/workshop & exhibition

20

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah. Untuk mencapai target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya, seperti: * Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan) * Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul * Harga barang yang terjangkau (relatif murah)

Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk memacu pencapaian target penjualan. Sistem yang diterapkan antara lain: •

Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari lokasi toko, dengan ketentuan nominal pembelanjaan

•

Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir)

•

Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak, maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian)

Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha untuk mencapai keberhasilan target usaha, begitu pula halnya dalam usaha Minimarket, kedua hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. Tanpa adanya kegiatan promosi dan pemasaran, maka keberadaan Minimarket dan produk-produk yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat. Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan, hingga mencapai target sasaran, yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha.

PROMOSI Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi, yaitu: o

Promosi Nasional (National Campaign), dan

o

Promosi Lokal (Local Campaign)

21

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. Perbedaan utama adalah pada ruang lingkup target promosi, yaitu masyarakat di lingkup nasional, dan masyarakat di lingkungan toko. 1. Promosi Nasional Rencana

Program

Promosi

Nasional

Tahunan

dibuat

dan

diselenggarakan

oleh

Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada masyarakat secara nasional. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket. 2. Promosi Lokal Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya sendiri. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko. Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada, Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan, untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen Franchisor. Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen. Untuk pelaksanaannya, segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen Franchisor, untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. Untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik, pihak manajemen Franchisor berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu, dan melihat apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri.

SALESMANSHIP PROGRAM - PELAYANAN KEPADA PELANGGAN (menyambut pelanggan, melayani pelanggan, menerima telepon, dll.) Sistem pemasaran dan promosi yang baik, sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti kemudahan bagi pelanggan, perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko, dengan usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan, yang mana merupakan salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan. Staf toko yang dimaksud disini adalah semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan, supervisor, dan Kepala Toko / Terwaralaba). Dengan pelayanan yang ramah dan bersahabat, akan menciptakan citra yang

22

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM baik bagi masyarakat, dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan usaha anda.

1. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket, dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan, seperti: “Selamat pagi / siang / malam, apa yang bisa kami bantu ?”, atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …..”, dengan menyebutkan nama pelanggan, apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya, dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan, seperti: “Nama perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas.

2. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya, baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya., mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri.

23

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan, terutama mengenai produk minimarket. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual, maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket.

3. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya, dan bagi toko pada khususnya. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: •

Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius

•

Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan

•

Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi

•

Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan, maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan

•

Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang, maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran.

V VII.. M R II N RO OL L NG G & MO & K KO ON ON NT N II T TR TO OR Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan monitoring. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh kedua belah pihak, Franchisor & Franchisee-nya. Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan sebagaimana mestinya, menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi. Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko. Disamping itu, pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko, meninjau penjualan, stock dari produk-produk, dan juga membantu membenahi kelayakan dan keserasian outlet. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri, sekiranya pihak Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan toko, dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya.

24

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

PPA AN ND DU UA AN N SSIISSTTEEM MK KO OM MPPU UTTEER R PERANGKAT KOMPUTER 1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee.

2. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).

SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.

Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai berikut: •

Melakukan pemesanan barang kepada supplier

•

Kontrol seluruh outlet/toko

•

Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu

Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk: •

Transaksi penjualan

•

Kontrol

•

Stock internal

•

Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:

•

Pemesanan barang ke bagian Logistik

25

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti: 1. Pembelian barang

Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet.

2. Peng-kode-an produk

Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian dikirimkan ke outlet.

3. Pengiriman Barang

Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru dikirimkan ke setiap outlet.

4. Penerimaan Barang

Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier

5. Penjualan

Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian

6. Kontrol stok barang:

Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.

Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk, Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.

A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Input Produk baru 2. Input Stock Awal 3. Input Barang Masuk 4. Input Pengeluaran Barang

B. Pada Menu Transaksi: 1. Input Penjualan 2. Input Retur Penjualan

26

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

C. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Laporan Penjualan 2. Laporan Stock 3. Daftar Barang

D. Pada Utility terdiri dari: 1. Password 2. Backup Data 3. Kirim Data

Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya.

PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor

memberikan

panduan

kepada

Franchisees-nya

mulai

dari

bagaimana

mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya., baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer, dengan panduan dari supervisor Franchisor, diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Contoh: Jenis masalah

Masalah yang umum terjadi

Masalah

Komputer Hang

Teknis

Komputer / Monitor tidak hidup

Cara Penangan

Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor

27

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Masalah

Salah entry

Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis

PPA AN ND DU UA AN N PPEEN NG GEELLO OLLA AA AN N K KEEU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan, agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan.

PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE -

Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian, dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian, dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor

-

Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan, yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee

-

Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor, dan dibayarkan setiap bulan

-

Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian, misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee, 45% untuk produk garmen, 40% untuk produk furniture, dsb.

MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) - Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target.

- Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja, hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya.

MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN - Pencatatan Keuangan (posting)

28

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. - Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan, mulai dari R/L, Neraca Percobaan, hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya, Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala, berupa: •

Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)

•

Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan

•

Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas

•

Laporan Stock Barang Konsinyasi

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya, Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

- Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan, disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.

29

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.

INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE A. Investasi Awal B. Biaya Lain-lain A. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. • Biaya Perijinan Usaha sbs.

Rp. _________ ( Notaris ) Rp. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha )

• Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs.

Rp. _________ (tergantung Franchisor) Rp. _________ (sewa / beli)

Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. • Security Deposit sbs.

Rp. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. ________ (tergantung situasi)

Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs.

* Biaya launching toko sbs. TOTAL BIAYA :

Rp. ________ ( Franchisor ) Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. ________ Rp. ________

30

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

B. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs.

Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or)

• Continuing Advertising,

Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan, saat Jumlah total income toko mencapai..…(tergantung dari F’or)

Intitutional &. Promotion Fee sbs

• Local Advertising sbs.

Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or)

• Transfer Fee sbs.

Rp. _________ Biaya untuk evaluasi, pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko)

• Renewal Fee sbs.

Rp. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise

(pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs.

Rp. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar

•Bunga & Biaya Kerugian sbs.

Rp. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum

*Biaya Audit sbs. (dilakukan oleh Franchisor)

•Biaya Refurbishing sbs.

(Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs.

Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah, bangunan dsb. Rp. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi

(perusahaan Asuransi kelas “A”)

PP EE LL A A TT II H HA AN N FF R RA AN NC CH H II SS EE EE Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti programprogram pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap karyawannya. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor, atau

31

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee. Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee).

BUKU PANDUAN USAHA OUTLET FRANCHISEE

Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor.

U USSA AH HA AM MIIN NIIM MA AR RK KEETT Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan, dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

BBEEN NTTU UK KU USSA AH HA A Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products), dikelola dalam suasana yang bersih dan pelayanan yang bersahabat. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan ketat, bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan. Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik produsen produk tersebut. Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian (Distribution Centre – DC). Dengan demikian menjamin kwalitas, harga, dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. Seluruh proses pemesanan barang dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. Setiap pemesanan barang dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD), yang kemudian memproses dan meneruskannya ke DC.

32

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

K KEEM MU UD DA AH HA AN N BBA AG GII PPEELLA AN NG GG GA AN N Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan, yang berupa kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan, dalam hal ini adalah: 1. Waktu operasi (12 sampai 14 jam) 2. Lokasi (mudah dijangkau, di daerah pemukiman dan keramaian) 3. Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan harga yang relatif murah.

Dengan kemudahan-kemudahan ini, minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa. Hal inilah yang dapat menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem waralaba.

K K EE BB II JJ A AK K SS A AN NA AA AN N Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba, berarti Terwaralaba Toko mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor, berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel, serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba.

Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk: Karyawan

: - Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba - Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba

Suplai Barang

: - Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC) dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor - Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat persetujuan tertulis manajemen Franchisor

Promosi

: - Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor - Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari manajemen Franchisor

33

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM IID DEEN NTTIITTA ASS // LLO OG GO O // SSIIG GN NA AG GEE Contoh Logo

:

Contoh signage & penempatan :

SS EE R RA AG GA AM M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya:

Seragam Karyawan

Seragam Karyawati

Seragam Karyawati Berjilbab

Seragam Karyawati Hamil

Seragam Show Room

Seragam Petugas Lapangan

Badge

Topi

Atribut lain

FFO OR RM M& &A ATTR RIIBBU UTT SSTTA ATTIIO ON NN NEER RY Y Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat, amplop, kartu nama, tas belanja, dll.

Contoh disain Kop Surat

:

Contoh disain amplop surat

:

Contoh disain Kartu Nama

:

Contoh disain Tas Belanja

:

Dsb.,dsb.

34

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

PPR RO OD DU UK K& & PPEEN NG GEETTA AH HU UA AN N PPR RO OD DU UK K Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving), sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang.

Setiap produk mempunyai karakter

tersendiri dan berbeda dengan yang lain. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk, barang-barang yang diawetkan, barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable), pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang, pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya.

PRODUK UNTUK MINIMARKET BERDASARKAN KATEGORI 1. Makanan beku

a. Daging

dan yang didingin-

b. Kue dan sandwich range

kan (chilled)

c. Ice cream, dsb. d. Tib-bit range e. Drink range ( brewerage, softdrink, alcoholic drinks, dsb. )

2. Produk Makanan

a. Confectioneries (dengan pemanas); Pastries, Pie, Rolls, Puff,dsb. b. Sweets & Chocolates assortment c. Canned & bottled food, including cooking oil, seasoning, dsb. d. Dry food; kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. Drinks; canned and bottled

3. Produk Non-Makanan

a. Toileteries; tissue paper, detergent, washing powder, soap, cream, clear, cloths, dsb. b. Stationneries; surat kabar, majalah, alat tulis, kertas, battery, c. Rokok d. Photgraphic – films e. Barang-barang elektrikal; bola lampu, plug, socket, lampu senter, fuse, dsb.

35

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

4. Produk lain

a. Alat dan keperluan rumah tangga b. Footwear c. Mainan – Toys d. Alat & bahan pembersih e. Embalage (kertas pembungkus) f.

Kosmetik personal care

g. Pakaian dalam wanita / pria h.

Health care products

K K EE PP EE G GA AW WA A II A AN N

RECRUITMENT KARYAWAN Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret, misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar.

PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan, apabila lamaran diterima

TATA TERTIB Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya, dalam rangka memelihara keselarasan, keserasian, keseimbangan, dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan kerja demi kemajuan usaha toko.

Tata tertib tersebut mencakup: 1. Jam Kerja

36

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Yang dimaksud adalah pengoperasian toko dalam waktu, dari mulai toko buka sampai tutup toko. Waktu kerja karyawan diperhitungkan dengan pemberlakukan shift; shift pagi, shift malam, atau shift untuk waktu diantara keduanya (tergantung dari berapa jam toko buka). Akumulasi kekurangan ataupun kelebihan jam kerja akan diperhitungkan dengan hak cuti Tahunan karyawan tersebut.

2. Cuti Pengelompokkan cuti biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker yang berlaku, dan kebijaksanaan dari perusahaan, seperti: Cuti Tahunan, Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan, dsb.

3. Seragam Kerja Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun sesudahnya, yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. Model, warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor).

4. Kerapihan dan Kebersihan Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko, juga dalam penampilannya, untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan. Kebijakan lain seperti kerapihan rambut, sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya.

5. Rahasia Perusahaan Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan kerugian moril/materil, ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan perusahaan. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya.

6. Sikap & Pelayanan kepada pelanggan Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan, baik secara internal (sesama karyawan) maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. Sikap yang baik dan ramah,

37

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM memberikan kesan uluran tangan untuk membantu, dalam hal ini membantu pelanggan mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan. Selain penggunaan bahasa yang baik kepada pelanggan, penerapan sistem pelayanan “Tatap-Sapa-Senyum” adalah salah satu sistem yang dapat membantu meningkatkan hasil penjualan toko. Contoh-contoh ini dapat dilihat di beberapa toko yang telah menerapkan sistem ini kepada karyawannya.

a. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket, dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan, seperti: “Selamat pagi / siang / malam, apa yang bisa kami bantu ?”, atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …..”, dengan menyebutkan nama pelanggan, apabila pengungjung adalah pelanggan tetap

dan sudah dikenal staf toko. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya, dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan, seperti: “Nama perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas

38

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM b. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya, baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya., mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan, terutama mengenai produk minimarket. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual, maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket.

c. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya, dan bagi toko pada khususnya. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: * Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius * Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan, apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi * Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan, maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan * Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang, maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran.

7. Kebijakan Lain-lain Demi kelancaran jalannya pengoperasian toko, dalam hal ini demi kemajuan usaha toko, dan juga untuk terciptanya keserasian antar karyawan toko, perusahaan perlu menjalankan beberapa kebijaksanaan untuk karyawan mengenai Hak, Tanggung Jawab dan Laranganlarangan, seperti: * Hal penggunaan telpon untuk keperluan pribadi * Tata tertib dalam hal penerimaan tamu pribadi * Pengajuan ijin / absen untuk meninggalkan pekerjaan (sakit, keperluan pribadi, dll.) * Penemuan penyimpangan-penyimpangan dalam pekerjaan * Tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas

39

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Larangan-larangan secara umum * Teguran / Peringatan dan Penerbitan Surat Peringatan * Pemutusan Hubungan Kerja, dan * Perihal Pengunduran Diri Karyawan. STRUKTUR & FUNGSI ORGANISASI TOKO Dalam operasinya toko memiliki struktur organisasi yang terpisah dari perusahaan. Struktur organisasi toko yang mana setiap fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing, adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI TOKO: Kepala Toko / Terwaralaba Supervisor Toko

Karyawan Toko

TUGAS & TANGGUNG JAWAB FUNGSI 1. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya. Selain itu juga Terwaralaba terpacu untuk memajukan usahanya, sehingga harapan didirikannya minimarket “membantu masyarakat sehingga mampu memiliki jiwa usaha di bidang retail“ dapat tercapai.

Tanggung Jawab

a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan

40

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko & manajemen e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area

a. Perencanaan (planning)

Tugas :

* Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal

b. Kontrol dan Pengawasan * Kontrol dan pengawasan terhadap semua pengeluaran-pengeluaran keuangan * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal c.

Anggaran dan Keuangan * Mendistribusikan anggaran kepada unit operasional toko * Pengendalian overs tock dan stock out (termasuk Bad stock–BS) * Pengendalian penagihan pendapatan lain-lain (other income) dan penghasilan dari operasi toko

d.

Organizing * Menggerakkan dan memaksimalkan semua sumber daya yang ada guna pencapaian target kerja * Koordinasi dan pemeriksaan sistem informasi data * Melakukan kontrol inventaris

c.

Pembinaan Karyawan * Membina dan menciptakan hubungan antar individu dan antar bagian

41

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM disamping berusaha menempatkan orang pada fungsi yang tepat * Mengembangkan SDM yang ada sehingga akan bermanfaat secara pribadi dan organisasi * Melakukan efisiensi dan rasionalisasi karyawan * Melakukan pelatihan karyawan. d.

Tugas-tugas Tambahan * Sewa-menyewa area toko * Membina hubungan baik dengan mitra kerja yang mempengaruhi citra manajemen Franchisor di masyarakat * Memberi masukan kepada manajemen franchisor tentang kemungkinankemungkinan terbaik bagi operasional toko * Melakukan koordinasi event-event promosi

2. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan Jawab :

seluruh karyawannya b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha e. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan

Area Tugas :

a. Perencanaan dan kontrol * Membuat Action Plan manajemen stok barang * Membuat rencana pengelolaan SDM * Membuat rencana dan pengawasan terhadap target penjualan dan profit * Membuat rencana pengaturan kerja bawahan

42

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Melakukan kontrol kwalitas dan kwantitas barang * Melakukan pengecekkan faktur * Membuat analisa kompetitor b. Operasional * Memberikan modal ( uang receh ) kepada Kasir sebelum toko dibuka * Menerima uang hasil penjualan dari kasir * Meningkatkan penjualan dan keuntungan * Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan * Melakukan pengawasan penerimaan dan pengiriman barang * Meng-entry data barang masuk dan retur barang rusak dari supplier ke toko * Meng-identifikasi barang /menempelkan barcode kepada masing-masing item barang * Melakukan distribusi barang menurut kelompoknya * Menandatangani PO * Membuka dan menutup operasi toko setiap hari c. Biaya-biaya Operasional * Melakukan pembayaran dengan lampiran yang sah dengan batas nilai maksimum yang telah ditentukan * Membuat Laporan pengeluaran Kas Kecil * Meng-entry biaya-biaya yang dikeluarkan kedalam komputer * Melaksanakan prosedur penyetoran uang d. Evaluasi * Mengevaluasi Target vs. Realisasi * Mengevaluasi penjualan dan pembelian * Mengevaluasi penggunaan asset toko sebagaimana mestinya e. Pengelolaan karyawan * Melakukan pembinaan dan pelatihan * Mengontrol, menganalisa, membina dan memotivasi kinerja karyawan * Melakukan pengembangan prestasi kerja

3. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada

43

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko.

Tanggung Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama, yaitu: Jawab :

a.

Melakukan kerja sama, komunikasi, dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko, Supervisor dan sesama karyawan)

b. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas :

a. Operasional toko * Memberikan pelayanan TSS (Tatap, Senyum, Sapa) secara baik kepada Pelanggan * Menjaga kwalitas produk yang dijual * Mengatur floor display ( min. 1M dan max. 1,5M ) * Mengawasi pelanggan yang berbelanja * Menjelaskan product knowledge kepada pelanggan * Memberi label harga baik di barang dan juga di rak * Menjaga kebersihan area rak dan barang dagangan * Menertibkan lorong dari barang-barang dan kardus bekas * Memberi sign barang kosong & Menerima penitipan barang pelanggan * Menegur dengan sopan pelanggan yang tidak menitipkan barang * Menjaga kebersihan area toko (halaman, floor, toilet) * Memberikan hadiah sesuai prosedur * Mengadakan pengecekkan ulang transaksi untuk pengambilan hadiah * Memberikan pelayanan dalam pembungkusan kado * Menyediakan leaflet dari brosur promosi * Merawat peralatan sound system * Mengoperasikan sound system/menyediakan musik dengan baik * Melakukan pengecekkan retur barang * Melakukan pengecekkan kembali barang yang diterima * Mensortir barang / memeriksa kondisi barang * Meminta modal ( uang receh ) kepada Supervisor sebelum memulai bekerja * Menyiapkan perlengkapan transaksi penjualan dan merapikan/ Membersihkan tempat kerja sebelum mulai kerja * Melakukan transaksi penjualan dan penerimaan uang, serta

44

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM mengembalikan bila uang pelanggan lebih besar dari total belanja * Merapikan dan mengelompokkan nilai uang di tempat kasir * Pengecekkan kembali barang dalam setiap transaksi * Pada akhir tugas menyerahkan seluruh uang kepada Supervisor * Mengepak barang yang telah selesai ditransaksikan dan menyerahkan kepada konsumen * Menyediakan kantong plastik dan menghafalkan PLU barang yang laku terjual b. Pengontrolan * Mengecek stok barang di gondola dan rak umum * Kontrol display dengan sistem FIFO ( First In First Out ) * Mengatur kelancaran pemasukkan barang dari gudang * Mengatur barang BS * Mengadakan pengecekkan price card pada rak dan setiap barang

DISIPLIN HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN & CUSTOMER SERVICE Perusahaan Franchisor telah menetapkan berbagai uraian jabatan bagi berbagai tingkatan dan tanggung jawab personalia di toko. Walaupun uraian jabatan telah menentukan kewajiban dan fungsi, semua personalia di toko harus bekerja sebagai suatu tim. Tidak ada pemisah dalam “kerjasama tim total”, setiap karyawan toko berhubungan dan berkaitan satu sama lain dan menjadi suatu kesatuan. Setiap karyawan harus mempunyai disiplin kerja yang tinggi, masuk bertugas tepat pada waktunya dan selama bertugas di toko berperilaku positif dan ingin membantu guna mengembangkan hubungan yang baik dengan para pelanggan.

Menciptakan kesan pertama yang baik: •

Mengenakan seragam perusahaan

•

Berpenampilan rapih dan bersih

•

Bersikap sopan dan ramah pada pelanggan setiap saat

•

Berbicara dengan nada suara yang tepat

45

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Customer Service atau Pelayanan Pelanggan yang terbaik adalah memberi kepuasan berbelanja pada pelanggan dalam suasana yang menyenangkan dengan sapaan yang ramah dan membantu.

Masalah-masalah yang biasa ditemukan dalam pelayanan pada pelanggan di dalam toko: •

Pada pintu / area kasir

•

Kartu Keanggotaan, bila ada

•

Permintaan yang tidak seharusnya

•

Troli belanja / keranjang belanja

•

Mengganti atau menukar barang

•

Bermacam-macam situasi pelanggan yang menyulitkan

Beberapa cara agar sebuah toko dapat memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan: •

Area penjualan yang bersih

•

Barang di rak terisi dengan baik dan benar

•

Lorong antar rak selalu bersih

•

Troli tersedia dan bersih

•

Label harga selalu tepat dan mudah dibaca.

PENJUALAN, PELAYANAN DAN TEKNIK DISPLAY “Daerah penjualan dan pelayanan” adalah lokasi dimana pelanggan berhubungan dengan toko. Setiap pelanggan harus berada di daerah ini, karenanya ini merupakan daerah atau pusat mendapatkan masukan yang berharga dari pelanggan dan mengadakan dialog serta menjaga hubungan. Adalah sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kerapihan daerah ini, agar merefleksikan reputasi dan godwill (nama baik) dari toko. Susunan pemajangan (display) produk membawa konsekwensi pada penjualan dan pemanfaatan ruangan yang terbatas secara ekonomis. Produk dipajang menurut kelompok jenis dan penggunaannya, dan disusun dengan rapih agar memudahkan pelanggan memilih barang.

46

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Signage display (papan petunjuk) dan P.O.P. materials (promosi / informasi produk) harus terlihat dengan jelas agar memandu pelanggan dan semua produk terpajang dengan baik, eye cathcing (menarik untuk dilihat) dan mudah diambil oleh pelanggan.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan: a.

Jangan menyusun barang terlampau tinggi di rak sebelah atas

b.

Memaksimalkan penggunaan daerah penjualan dan display termasuk penyusunan di floor dan tempat-tempat lain

c.

Pastikan semua rak dan shelves diisi dengan produk

d.

Harus dijaga agar tata penyusunan barang dilakukan dengan benar, rapih dan cantik

e.

Usahakan secara khusus bahwa semua display menarik bagi pelanggan (eye catching)

f.

Semua barang harus mempunyai label harga

g.

Semua produk yang dipajang harus bersih dan tersusun pada bagian mukanya dan tidak terbalik.

Penelitian dari P & G suatu display yang baik bisa meningkatkan penjualan sampai 220% atau 2,2 kali.

Teknik Display dan Produk: Selain hal pelayanan dan penjalan, karyawan toko harus mempunyai cukup pengetahuan mengenai produk, menguasai pengetahuan teknis dari produk, pembatasan-pembatasannya, cara pemakaian dan nilai, agar dapat menangani pertanyaan-pertanyaan dari langganan dan memberi jawaban yang profesional. (lihat Produk dan Pengetahuan Produk) Produk-produk yang di display biasanya terdiri dari: •

Barang-barang peralatan rumah tangga (home appliances)

•

Peralatan tulis (stationneries)

•

Barang-barang kebutuhan kantor

•

Aksesoris dan perlengkapan

•

Tas dan barang kulit

•

Footware ( berkenaan dengan kaki, misal: kaos kaki )

•

Barang kalengan dan botol

•

Minuman

47

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM •

Susu

•

Makanan kecil, permen & coklat

•

Barang kebutuhan pokok

•

Rokok

•

Makanan kering

•

Barang-barang kebutuhan pribadi sehari-hari

•

Mainan

•

Kebutuhan bayi

•

Produk-produk bahan pembersih (cleaner)

PERAWATAN BANGUNAN DAN PERALATAN 1. Menjaga dan merawat toko dan peralatan. Toko dan peralatan merupakan asset atau kekayaan dari Penerima Waralaba. Pemakaian yang benar dan perawatan yang baik adalah Penting guna menjaga service ability (kemampuan pelayanan) pada setiap saat. Penanganan dan pemakaian yang salah bukan saja merusak peralatan tetapi mungkin pula membahayakan manusia. Persediaan yang ada di toko adalah untuk penjualan ritel, dan jika terjadi kerusakan selama penyimpanan maka kerugian akan menjadi beban dari pemilik toko atau Penerima Waralaba. 2. Adalah sangat penting agar operasi toko diselenggarakan secara efektif dan efisien dan ditekankan pada beberapa hal: a. Semua peralatan harus dirawat secara teratur b. Bangunan harus ditinjau dan diperiksa secara berkala dan terus menerus c. Dinding bangunan harus dirapikan dan di cat ulang, jika terdapat keretakan, kehilangan warna atau ditumbuhi lumut, dsb. d. Pintu-pintu, jendela-jendela dan tempat keluar masuk harus mempunyai kunci dan atau gembok. Sekiranya ada yang hilang atau tidak berfungsi harus segera diperbaiki. e. Plafon dari bangunan harus terpasang dengan baik dan kuat, untuk mengamankan toko dari kemungkinan pencurian. f. Lampu-lampu dan lampu darurat harus setiap saat bisa dipakai; jika bola lampu atau lampu neon tidak berfungsi ( mati ) maka harus diganti. g. Rak-rak dan shelving dalam toko dan di gudang toko harus dirawat dan dibersihkan secara teratur; jika berkarat atau rusak maka harus segera diperbaiki dan di cat ulang

48

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM h. AC di toko harus di service dan dibersihkan paling sedikit sebulan sekali. Filternya harus dibersihkan setiap minggu. i.

Lantai dan ubin toko harus disapu dan di pel paling sedikit 2 (dua) kali sehari. Jika ada ubin yang rusak atau patah, beritahukan pada Supervisor dan atau Kepala Toko untuk diambil tindakan.

3. Saluran air di sekitar bangunan, di kamar kecil dan kamar mandi harus dijaga dan dibersihkan setiap hari. Harus dijaga jangan sampai saluran menjadi tersumbat, sehingga menimbulkan bau yang tidak sedap dan air tidak bisa mengalir. Karyawan harus memperhatikan hal ini.

4. Bila ada peralatan-peralatan yang lain seperti: Peralatan cleaning (kebersihan) / Showcase (lemari pajang atau lemari pendingin) / Microwave (alat pemanas) / Juice dispenser (alat pembuat minuman) / Dispenser minuman / Kaca / Stainless Steel / Lampu-lampu penerangan (neon, tubes, dll) / Peralatan / Hardware yang lain / Pintu gudang , harus dirawat dan dijaga dengan baik agar setiap saat bisa berfungsi.

KEAMANAN - Shoplifting (pencurian pada jam buka toko) Mempelajari ciri-ciri dan prilaku umum pengutil, pencegahan dan penanganan secara bijaksana - Pilferage (Kerusakan), penanganan yang baik dalam penyimpanan dan pemindahan produkproduk

yang mudah rusak / pecah, dan antisipasi terhadap kerusakan dari pihak pelanggan

- Pengadaan staf Keamanan - Pemasangan Sistem Keamanan (Alarm) SISTEM KONTROL Dalam menjalankan suatu usaha, sistem kontrol adalah bagian yang penting dan tidak dapat diabaikan, karena akan membantu memperbaiki kinerja secara keseluruhan dari usaha itu. Dalam bidang usaha ritel, minimarket menerapkan sistem kontrol yang cukup ketat, guna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian akibat hilangnya barang dagangan, kesalahan informasi, dan hal-hal lain yang dapat menimbulkan kerugian baik secara materi maupun

49

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM moral. Kerugian moral yang dibahas disini berbentuk turunnya semangat kerja dan loyalitas karyawan. Dalam hal ini penerapan sistem kontrol tersebut dapat dibagi menjadi: • Kontrol Internal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap kinerja seluruh karyawan toko ( termasuk Supervisor ), dan pelaksanaan dari sistem operasi yang dijalankan dalam organisasi toko. • Kontrol Eksternal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap faktor-faktor eksternal organisasi toko yang memiliki kemungkinan untuk menimbulkan kerugian, seperti pengawasan terhadap kwalitas barang, pencurian, dan lain-lain.

Pelaksanaan sistem kontrol ini merupakan tanggung jawab dari Kepala toko dibantu oleh Supervisor dan karyawan toko, namun untuk sistem kontrol internal merupakan tanggung jawab dari Kepala toko sendiri. Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang dilakukan oleh staf toko dan juga untuk membantu manajemen

mengevaluasi sistem yang telah ada, sehingga akan tercipta pengembangan dari sistem operasi yang diterapkan di toko berorientasikan perkembangan yang terjadi di lapangan. Dalam pelaksanaannya sistem kontrol ini telah diaplikasikan langsung dalam tugas-tugas seluruh staf toko dalam kegiatan operasional sehari-hari. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem kontrol ini Anda dapat melihatnya di Lampiran _____ pada rincian tugastugas dan rincian Sistem Prosedur.

SS II SS TT EE M M

K KO OM M PP U U TT EE R R

PERANGKAT KOMPUTER 1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee.

50

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).

SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.

Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai berikut: •

Melakukan pemesanan barang kepada supplier

•

Kontrol seluruh outlet/toko

•

Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu

Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk: •

Transaksi penjualan

•

Kontrol

•

Stock internal

•

Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:

•

Pemesanan barang ke bagian Logistik

PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti: 1. Pembelian barang

Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet.

51

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Peng-kode-an produk

Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian dikirimkan ke outlet.

3. Pengiriman Barang

Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru dikirimkan ke setiap outlet.

4. Penerimaan Barang

Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier

5. Penjualan

Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian

6. Kontrol stok barang:

Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.

Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk, Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.

A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Input Produk baru 2. Input Stock Awal 3. Input Barang Masuk 4. Input Pengeluaran Barang

B. Pada Menu Transaksi: 1. Input Penjualan 2. Input Retur Penjualan

C. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Laporan Penjualan 2. Laporan Stock 3. Daftar Barang

D. Pada Utility terdiri dari: 1. Password 2. Backup Data

52

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 3. Kirim Data

Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya.

PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor

memberikan

panduan

kepada

Franchisees-nya

mulai

dari

bagaimana

mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya., baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer, dengan panduan dari supervisor Franchisor, diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Contoh: Jenis masalah

Masalah yang umum terjadi

Masalah

Komputer Hang

Teknis

Komputer / Monitor tidak hidup

Cara Penangan

Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah

Salah entry

Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis

SS II SS TT EE M M K K EE U UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan, agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan.

53

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE -

Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian, dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian, dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor

-

Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan, yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee

-

Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian, misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee, 45% untuk produk garmen, 40% untuk produk furniture, dsb.

MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) - Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target.

- Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja, hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya.

MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN - Pencatatan Keuangan (posting) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. - Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan, mulai dari R/L, Neraca Percobaan, hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya, Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

54

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala, berupa: •

Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)

•

Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan

•

Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas

•

Laporan Stock Barang Konsinyasi

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya, Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

- Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan, disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.

ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.

INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE a. Investasi Awal b. Biaya Lain-lain

55

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

A. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. • Biaya Perijinan Usaha sbs.

Rp. _________ ( Notaris ) Rp. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha )

• Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs.

Rp. _________ (tergantung Franchisor) Rp. _________ (sewa / beli)

Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. • Security Deposit sbs.

Rp. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. ________ (tergantung situasi)

Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs.

* Biaya launching toko sbs. TOTAL BIAYA :

Rp. ________ ( Franchisor ) Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. ________ Rp. ________

B. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs.

Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or)

• Continuing Advertising,

Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan, saat Jumlah total income toko mencapai..…(tergantung dari F’or)

Intitutional &. Promotion Fee sbs

• Local Advertising sbs.

Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or)

• Transfer Fee sbs.

Rp. _________ Biaya untuk evaluasi, pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko)

• Renewal Fee sbs.

Rp. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise

(pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs.

Rp. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar

•Bunga & Biaya Kerugian sbs.

Rp. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum

*Biaya Audit sbs. (dilakukan oleh Franchisor)

•Biaya Refurbishing sbs.

(Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs.

Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah, bangunan dsb. Rp. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi

(perusahaan Asuransi kelas “A”)

56

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko, dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

a.

Tujuan

b.

Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab

c.

Operasional Sisdur

d.

Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada)

e.

Flow chart

Sistem dan produser dimaksud mencakup: -

Pembukaan dan Penutupan Toko

-

Pengadaan Barang Dagang Toko

-

Penukaran Kemasan Khusus

-

Penitipan Barang di Depositor

-

Sistem Pemesanan Barang dari DC ke Toko

-

Penataan Barang di Display Area

-

Inventarisasi dengan kartu Inventaris Toko

-

Sistem Pencatatan Display Barang

-

Transaksi Penjualan

-

Instruksi Perubahan Harga

-

Transaksi Retur (Pengembalian Barang)

-

Sistem Pencatatan Penjualan

-

Penyimpanan Uang Hasil Penjualan

-

Pengembalian Barang dari Toko ke DC (Retur)

-

Laporan Keluhan

-

Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC)

-

Laporan Keuangan

-

Laporan ke Franchisor

57