Contoh SOP Franchisee Perlengkapan Bayi

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BUKU PANDUAN FRANCHISEE

Salah satu cara men-standarisasi usaha adalah dengan menetapkan Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam Buku Panduan. Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Usaha Operasional Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan Tujuan penulisan Buku ini adalah: •

Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari

•

Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralaba nya sesuai standard yang ditetapkan oleh franchisor

•

Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama dan istilah.

1

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel, namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang

ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks untuk memudahkan pencarian.

BAB III - FRANCHISE PERLENGKAPAN BAYI Penjelasan umum tentang definisi, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan. Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB IV - TUGAS SERTA TANGGUNG JAWAB JABATAN DALAM ORGANISASI TOKO DAN PROSEDUR KERJA Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya. Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Buku Panduan Usaha Franchisee Outlet .

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan untuk usaha ini, dan strategi pemasaran yang diterapkan perusahaan. Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL & MONITORING Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar yang diterapkan, untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.

BAB VII - PENUTUP

II.. PP EE N ND DA AH HU U LL U UA AN N 2


Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan perusahaan Franchisor, panduan tersebut diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

IIII.. PP R RO O FF II LL PP EE R RU U SS A AH HA AA AN N RINGKASAN SEJARAH DAN DATA PERUSAHAAN Perusahaan distribusi produk garmen ekslusif untuk perlengkapan bayi dan ibu hamil, berdiri tahun ………….. dengan nama perusahaan …………………………………….. Pengembangan usaha menjadi beberapa outlet/toko melalui sistem Waralaba, yang bukan hanya memfokuskan pada produk yang dijual, tetapi lebih mengarahkan kepada eksistensi dan pemasaran image (citra) atau merk produk dari nama perusahaan yang memproduksi barangbarang yang berkualitas tinggi dan di produksi didalam negeri.

Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah profil pengusaha sebagai proven track record)………………………………….…………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………….. Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………serta Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….…..

3

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

IIIIII.. O OR RG GA AN NIISSA ASSII D DA AN NM MA AN NA AJJEEM MEEN N

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

PEMILIK

KEPALA TOKO

Nnnnnn

ADM / CASHIER

OPERATIONAL

UMUM

SECURITY

SALES PROMOTION GIRL

FUNGSI BAGIAN / STRUKTUR DEPARTEMEN PERSONIL TUGAS & TANGGUNG JAWAB A. PEMILIK / 1. Menyediakan sarana, fasilitas dan dana untuk pengoperasian toko FRANCHISEE 2. Mengambil keputusan strategis tentang kelangsungan dan pengembangan outlet/toko B.

SUPERVISOR

1. Menata, mengatur seluruh kegiatan outlet 2. Merancang strategi pengembangan toko Untuk jangka waktu tertentu

4


C.

ADMINISTRASI

D.

OPERATIONAL (CSO, OfficeBoy, Satpam)

E.

CUSTOMER SERVICE OFFICER

F.

SECURITY

3. Mengatur penampilan / kapasitas outlet/toko secara keseluruhan, baik barang dagangan maupun perlengkapan toko 1. Mengatur keuangan toko dan seluruh Administrasi toko 2. Merancang model pelaporan keuangan dan administrasi toko 3. Menentukan jumlah stok barang dagangan dan vendor-vendor barang dagangan beserta tenggang waktu pembayarannya 1. Menjaga kebersihan toko secara keseluruhan dan melakukan pengiriman khusus kepada Customer 2. Menata barang kiriman ke Customer 3. Menjaga keamanan 1. Menjual barang dagang 2. Memberikan pelayanan yang prima kepada semua pengunjung toko 1. Menjaga dan memastikan keamanan toko, barang dagangan, dan karyawan 2. Mencatat semua pengunjung toko, termasuk Kendaraan

IIV V.. U USSA AH HA A FFR RA AN NC CH HIISSEE PPEER RLLEEN NG GK KA APPA AN N BBA AY YII KONSEP USAHA (MARKET PROFILE) Adalah distribusi produk garmen ekslusif untuk perlengkapan bayi dan ibu hamil. Konsep bukan hanya memfokuskan pada produk yang dijual, tetapi lebih mengarahkan kepada eksistensi dan pemasaran image (citra) atau merk produk dari nama perusahaan yang memproduksi, dalam hal ini yang memproduksi brang-barang yang berkwalitas tinggi khusus untuk keperluan bayi dan ibu hamil. Ditujukan baik kepada konsumen umum maupun calon pembeli usaha waralaba, dengan maksud agar citra usaha lebih dikenal masyarakat.

5

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Dalam pengembangannya, Franchisor selain memperhatikan image/citra usaha, juga memperhatikan kepentingan calon Franchisees-nya dalam pengembangan usahanya kelak. Mengacu pada konsep ini, diharapkan bidang usaha ini dapat membantu perekonomian, dalam hal ini dari segi pengembangan distribusi garmen lokal (dalam negeri).

MISI Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada, seperti: meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk produk perlengkapan bayi yang berkwalitas dan diproduksi didalam negeri.

KEMUDAHAN PELAYANAN DAN PRODUK Selain usaha dalam mengembangkan citra usaha, perlu kiranya tidak mengenyampingkan kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Untuk hal ini, selain batasan lokasi atau teritori yang memberikan akses kemudahan untuk dijangkau konsumen, pelayanan dan operasional toko juga perlu diperhatikan, seperti: •

Pelayanan yang ramah dan profesional

•

Lingkungan outlet/toko yang nyaman

•

Jaminan atas kwalitas unggul dari produk yang ditawarkan, dan jaminan atas harga yang pantas sesuai kwalitas produk

•

Jaminan atas pelayanan tambahan berupa penerimaan order untuk produk diluar standar yang ada dan pengantaran pesanan (delivery)

SS TT A AN ND DA AR R II SS A A SS II

A. IDENTITAS / LOGO Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan, tetapi juga dari kemudahan yang diberikan, produk dengan mutu dan kwalitas baik, dan pelayanan serta lingkungan toko yang hangat dan bersih. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena sebuah logo atau lambang. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan kebijaksanaan perusahaan maupun produknya, mempunyai ciri khas tersendiri yang menggambarkan makna dari tujuan usahanya.

6


Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning). Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan warna, sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya, baik dalam produk, item-item promosi, dan atribut lain yang digunakan.

Contoh logo:

☺

Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan:

* Filosofi Deskripsi Bentuk & panduan warna: Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar hewan yang lucu (misalnya: induk & anaknya), disenangi oleh anak-anak, yang memberi kesan ceria, dikombinasikan dengan warna-warna cerah dan/atau lembut disesuaikan dengan kehidupan anak yang selalu penuh keceriaan dan kecerahan dalam rangkulan seorang ibu yang penuh kehangatan dan kelembutan.

* Tambahan tulisan pada logo (dapat berupa nama perusahaan) yang dibuat menempel atau mendekat pada gambar selain dapat menampilkan nama perusahaan, juga kesan bahwa bentuk tampilan gambar adalah dominan dengan produk perlengkapan bayi dengan nama perusahaan itu. Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar, dapat pula ditambahkan dengan tulisan dan/atau kalimat lain, yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama perusahaan tersebut.

* Penggunaan dan panduan warna Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang, karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara

7

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM umum. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi, yang menggunakan mesin cetak 4 warna. Arti warna logo

:

Ketentuan warna separasi

: Warna 1 – (prosentasi) Warna 2 – (prosentasi) Warna 3 – (prosentasi) Warna 4 – (prosentasi) (dst, sesuai warna yang terdapat pada logo).

BERMACAM BENTUK LOGO Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan perubahan dan penyempurnaan Logo, dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna. Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk, seperti: flyer, iklan majalah/koran, umbul-umbul, spanduk, kartu nama, tas belanja, topi , dan sebagainya.

B. S E R A G A M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya:

Seragam Karyawan

Seragam Karyawati

Seragam Karyawati Berjilbab

Seragam Karyawati Hamil

Seragam Show Room

Seragam Petugas Lapangan

Badge

Topi

Atribut lain

8


C. FORM & ATRIBUT STATIONNERY Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat, amplop, kartu nama, tas belanja, dll.

Disain Kop Surat

:

Disain amplop surat

:

Disain Kartu Nama

:

Disain Tas Belanja

:

Dsb.,dsb.

D. BENTUK FIXTURE Keseragaman dalam penampilan ruang outlet/toko dan display sebaiknya sesuai dengan identitas usaha yang dijalankan, maka bentuk fixture dan alat peraga display juga dibakukan standarisasinya. Bentuk fixture dapat merupakan keunikan dari bidang usaha ini yang juga dapat membawa image (citra) dari nama perusahaan Franchisor .

Layout Ruang Pamer

Bentuk Pilar

Display tool produk

Display produk

Rak Susun

List dinding

Meja Special Order (SO)

Meja Kasir

Lemari/Baby Box/Baby

(showroom)

9

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Tafel dsb.

E. MUSIK DAN LAMPU Outlet dapat dikatakan sebagai butik yang menyediakan produk-produk ekslusif perlengkapan bayi dan ibu hamil, maka interior ruang dan dekorasi biasanya disesuaikan dengan produk yang ditawarkan. Musik yang disajikan biasanya musik-musik lembut atau lagu anak-anak berbahasa Inggris. Untuk panduan lampu dibuat sedemikian rupa hingga menampilkan kesan lembut tanpa mengenyampingkan tampilan produknya, seperti: mengarahkan lampu sorot ke produkproduk, pemasangan table-lamp di kamar bayi, lampu display, dsb. F. DISPLAY BARANG DAGANGAN Memperhatikan penampilan setiap ruang pamer (showroom) dengan menyusun display produk dengan bantuan alat peraga (display tool), agar memiliki kesamaan yang seirama dan mencerminkan identitas perusahaan maupun produk. Ketentuan yang sama juga berlaku untuk furniture maupun alat peraga display. Penataan barang dagangan disesuaikan dengan pengelompokkan barang di rak-rak yang telah ditentukan, misalnya: •

Berdasarkan kelompok usia, seperti: 0 s/d 12 bulan, atau 2 s/d 5 tahun

•

Berdasarkan jenisnya, seperti: sepatu berdekatan dengan kaos kaki, barang-barang keperluan mandi, dsb.

G. PERIJINAN USAHA Dokumen-dokumen yang harus diperhatikan kelengkapannya,

untuk dijadikan standard bagi

Pemberi (Franchisor)maupun Penerima Waralaba (Franchisee): •

NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pajak )

•

Surat Keterangan Domisili ( Ijin Tempat )

•

SIUP ( Surat Ijin Usaha Perdagangan )

•

STPUW ( Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba )

•

TDP ( Tanda Daftar Perusahaan )

10

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM •

U.U.G. ( Undang-Undang Gangguan )

H. PEMBATASAN LOKASI Penetapan lokasi untuk perencanaan pembukaan suatu outlet, sangat perlu perhatian, disesuaikan dengan tujuan usahanya yang lebih mengkonsentrasikan kepada citra dan nama merk usaha, lokasi outlet sebaiknya di areal yang mudah terlihat, namun sebisanya tidak terlalu bercampur lokasi dengan nama atau merk produk lainnya. Idealnya, lokasi untuk suatu outlet berada diantara dua sisi dari pusat pertokoan (shopping centre / mall), namun tidak di dalam area pertokoan itu sendiri. Terletak di pinggir jalan raya, dan mudah dijangkau dari dua arah yang berlawanan.

Dalam keadaan tertentu, memungkinkan lokasi outlet berada diluar batasan wilayah yang ditetapkan, selama itu masih mudah dijangkau dengan akses transportasi (jalan raya dengan dua arah berlawanan). Misalnya di dekat Rumah Sakit Bersalin, atau didekat Praktek Dokter Anak. Juga memungkinkan di daerah pemukiman baru yang terpandang dengan tingkat hunian yang umumnya ditujukan kepada pasangan muda. Pemilihan lokasi juga perlu didasarkan atas data dan analisa populasi, tingkat pendapatan dan kebiasaan (perilaku belanja) dari suatu masyarakat perkotaan yang diperkirakan akan menjadi konsumen outlet/toko

V V.. PP R RO OM MO O SS II D DA AN N PP EE M MA A SS A AR RA AN N

PEMASARAN A. TUJUAN KEGIATAN Tujuan kegiatan pemasaran adalah untuk mengembangkan sarana distribusi merk/produk usaha Franchisor, untuk skala nasional maupun internasional, melalui suatu penjualan hak Ekslusif terhadap pengelolaan rantai distribusi (chain-store) gerai/outlet, kepada pihak lain (individu dan perusahaan) dalam bentuk franchise. Perluasan pangsa pasar akan dapat lebih dikembangkan dengan menjalankan sistem Waralaba, yang merupakan sistem strategi pemasaran yang tidak terlampau mengandalkan dana dan SDM sendiri.

11


B. PENUNJANG PROGRAM Untuk mendukung efektifitas komunikasi pemasaran Waralaba, pemanfaatan media informasi dilakukan secara intensif dan konsisten, yang mencakup antara lain: • Iklan dan Adventorial pada Majalah dan Koran skala nasional • Lips Advertising pada FM Radio di beberapa kota besar • Business Release (dan Presentasi Penjualan/Pemasaran) • Press Conference

C. MENJUAL WARALABA Aktifitas pemasaran untuk kepentingan menjual waralaba diarahkan pada pendekatan yang bersifat individu (personal approach), khususnya bagi para calon peminat waralaba (Franchisee), diantaranya dengan: • Memberikan respon positif kepada setiap peminat (calon Franchisee) • Memberikan informasi yang jelas kepada setiap peminat (calon Franchisee) • Segera melakukan follow-up atas setiap pengajuan aplikasi Franchisee maupun segala inquire dari peminat (calon Franchisee) • Mengamankan seluruh bentuk data dan informasi calon Franchisee dari penggunaan yang tidak bertanggung jawab • Memberikan layanan yang profesional kepada setiap Franchisee ataupun calon Franchisee

D. DUKUNGAN UNTUK PENJUALAN FRANCHISEE Aktifitas pemasaran dalam mendukung penjualan Franchisee yang dimaksudkan adalah berupa program-program komunikasi pemasaran yang dikelola oleh Franchisor untuk menarik minat-beli masyarakat konsumen (end-user) guna menunjang penjualan Franchisee, seperti: • Melakukan kegiatan promosi/periklanan (publikasi) terhadap aktifitas program penjualan Franchisee • Menyusun Paket Sales Promotion Program yang dilaksanakan secara terpusat (serentak bersamaan) • Menjamin kelancaran dan ketersediaan pasokan barang dagangan • Mengendalikan tingkat keamanan penyerahan barang dagangan

12

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM • Memperkuat posisi Franchisee sebagai standard image produk-produk Franchisor

PROMOSI

A. KEUNIKAN (UNIQUENESS) Sebagai salah satu hal yang dapat dipromosikan adalah dikalangan masyarakat bisnis adalah Keunikan Usaha (Uniqueness). Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa, produk dan citra) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. Adanya orisinalitas usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki, dan tidak mudah disaingi. Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini, yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain (misalnya: bentuk fixture, dan produk ekslusif berkwalitas tinggi buatan dalam negeri).

B. PROGRAM PROMOSI Program-program pemasaran akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan, hingga mencapai target sasaran, yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha. Hal yang terpenting yang perlu diperhatikan dalam menjalankan program promosi adalah mengukur efektifitas dari kegiatan promosi itu sendiri. Setiap kegiatan promosi mempunyai metoda untuk mengukur eksistensinya dengan mengadakan studi perbandingan antara pengeluaran biaya promosi dan hasil (pemasukkan) yang akan dicapai dengan target pasar yang dituju.

Program promosi biasanya juga didukung oleh program lain, seperti Baby Fair ataupun Seminar mengenai Anak & Ibu Hamil, yang bertujuan untuk: 1. Memperkenalkan / memberi petunjuk atas kehadiran outlet/toko kepada masyarakat lingkungan 2. Meningkatkan penjualan toko (baik secara berkala, maupun dalam situasi-situasi khusus) 3. Meningkatkan citra usaha

Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen kantor pusat Franchisor. Untuk pelaksanaannya, segala atribut yang dipakai juga harus mendapat

13


persetujuan dari pihak manajemen, untuk menjamin standarisasi desain dan bahan (seperti: spanduk, umbul-umbul, brosur, dll.). Selain menggunakan standard barang promosi yang sudah ada, desain barang cetakan lain dapat dipergunakan dengan sepengetahuan dan persetujuan Franchisor. Beberapa atribut promosi

membutuhkan

waktu

yang

lama

dalam

pengerjaannya,

disarankan

agar

memperhitungkan waktunya dengan sebaiknya, agar barang promosi tersebut dapat dipakai pada waktunya.

Pemasangan atribut promosi di jalan raya dan tempat umum biasanya dikenakan biaya pajak oleh Pemda., yang pengurusannya biasanya juga dapat dilakukan oleh agen pembuat barang promosi tersebut.

Pihak manajemen berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilama perlu, untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik, dan tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri. Biasanya terdapat 2 kegiatan Promosi, yaitu: 1) Promosi Nasional dan 2)Promosi Lokal. Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. Perbedaan utama adalah pada ruang lingkup target promosi, yaitu masyarakat di lingkup bisnis, dan masyarakat di lingkungan toko. 1. PROMOSI NASIONAL Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisor berikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan outlet/toko kepada masyarakat. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh outlet/toko (Franchisee).

Jadwal Program Promosi: -

Pada saat Soft Opening outlet/toko (berkisar antara 1 – 3 bulan)

-

Pada saat Grand Opening outlet/toko (dimana toko sudah benar-benar siap untuk beroperasi)

14

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Pada saat ini operasional penjualan juga melakukan kegiatan-kegiatan promosi toko, seperti: •

Program Diskon

•

Pemasangan spanduk & umbul-umbul

•

Menyebarkan brosur

•

Memasang iklan di media cetak

•

Memberikan gift / cendera mata

Promosi Program Diskon Program Diskon merupakan salah satu daya tarik lain bersifat promosi dan dapat dilakukan pada batasan-batasan tertentu: •

Pemberian Diskon Khusus untuk produk-produk yang kurang laku terjual

•

Pemberian diskon untuk semua jenis produk pada event tertentu, seperti: Hari Raya, Natal, selama beberapa hari yang telah ditentukan.

2. PROMOSI LOKAL Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh outlet/toko (Franchisee) dilingkungannya sendiri. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko. Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada, Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan, untuk diajukan kepada manajemen perusahaan Franchisor untuk mendapatkan persetujuan. Promosi lokal dilaksanakan, misalnya dalam rangka ulang tahun toko atau memperkenalkan toko baru, dalam bentuk: -

Penyebaran brosur dan pemasangan spanduk

-

Memberikan cindera mata / souvenir / gift untuk pembelian pada jumlah nominal atau kelipatan tertentu

-

Pemasangan iklan di Media cetak

-

Program iklan di Radio

-

Program Diskon (Informasikan program ke Franchisor untuk mendapatkan persetujuan, dan apabila memungkinkan, mendapatkan dukungan promosi seperti kontribusi tambahan diskon maupun program bersama untuk seluruh outlet/toko.

PROMOSI LOKAL JUGA DILAKUKAN SECARA INTERNAL DI DALAM TOKO, dengan tujuan: -

Memberikan informasi mengenai ketersediaan jasa dan produk di dalam outlet/toko yang perlu diketahui oleh pelanggan

15

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM -

Memotivasi pengunjung untuk melakukan impuls buying, yaitu melakukan pembelian produk yang belum direncanakan

-

Secara umum meningkatkan penjualan saat pelanggan berada di dalam toko, dengan memasang atribut promosi di dalam maupun disekitar toko, seperti: pemasangan spanduk di teras toko, umbul-umbul di areal parkir, hanging mobile, hanging paper banner, poster, penyebaran flyer, leaflet di meja Kasir serta POP (Point Of Purchase).

CATATAN: Yang perlu diperhatikan dalam penempatan produk POP (Point Of Purchase): - Signage POP di dekat barang yang di promosikan - Di sudut yang mudah terlihat (tidak terlalu tinggi/maupun terlalu rendah) - Warna materi promosi sesuai dengan tata cara warna dan standarisasi identitas toko

SALESMANSHIP PROGRAM (menyambut pelanggan, melayani pelanggan, menerima telepon, dll.) •

Kedatangan seorang pengunjung (atau seorang pelanggan) patut mendapat ucapan/salam yang sopan, mis.: “Selamat Pagi, Siang/Sore”, bahkan kepada pelanggan yang sudah sering datang bisa disambut dengan: “Apa kabar Bapak/Ibu….?”, menyebut nama pelanggan, akan membuat pelanggan merasa lebih diperhatikan.

•

Kedatangan pengunjung/pelanggan merupakan peluang bagi CSO untuk memberikan pelayanan yang baik, menawarkan jasa bantuan, seperti: “Apa yang bisa kami bantu Bapak/Ibu …..?” CSO dapat memberikan penjelasan yang lengkap selain informasi yang memang dibutuhkan oleh pelanggan

•

Berusaha menawarkan produk lainnya dalam upaya untuk meningkatkan penjualan toko

•

Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan, seperti: “Nama perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas

16


PENGIRIMAN BARANG KEPADA PELANGGAN Beberapa jenis barang yang dibeli pelanggan, seringkali tidak mungkin untuk dibawa pulang langsung oleh pelanggan, baik karena ukurannya maupun karena tidak adanya stock barang. Barang yang dipesan dicatat dengan lengkap untuk dikirimkan

kemudian. Menelpon

pelanggan untuk memberi kabar bahwa barang pesanan akan dikirimkan. EVENT PENJUALAN KHUSUS Beberapa event penjualan khusus dapat dilakukan, misalnya pada saat launching desain produk baru, atau dihubungkan dengan kegiatan program diskon. Untuk event ini Franchisee perlu melakukan koordinasi dengan Franchisor, agar tidak terbentur dengan program Franchisor yang sudah dijadwalkan.

V VII.. M MO ON N II TT O OR R II N NG G & & K KO ON N TT R RO O LL Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan monitoring. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh kedua belah pihak, Franchisor & Franchisee-nya. Monitoring dilaksanakan dengan maksud: •

Melakukan investigasi dan menjaga agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan sebagaimana mestinya

•

menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi.

•

Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko.

•

Membuat analisa dari data-data laporan Franchisee

•

Menjaga dan memperhatikan agar program komputer dan sistem aplikasi di outlet tetap berjalan dengan baik

17


SSIISSTTEEM MR REEC CR RU UIITTM MEEN NTT K KA AR RY YA AW WA AN N FFR RA AN NC CH HIISSEEEE

Analisa Kebutuhan Karyawan

Persetujuan Pemilik / Kepala Toko

Pengumuman Lowongan Kerja (Koran, relasi, dsb.)

Penerimaan & Seleksi lamaran kerja

Panggilan wawancara

Wawancara

Psikotest

Penentuan Lulus

Pelatihan

KEPALA TOKO

PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN a. ANALISA KEBUTUHAN SDM UNTUK TOKO: 1. Mengadakan penelitian tentang tugas dan fungsi serta tanggung jawab jabatan 2. Mengkalkulasi biaya-biaya atas pengadaan karyawan 3. Memastikan jumlah SDM yang akan diperlukan dengan cara: a. memperhatikan sistem waktu kerja (shift atau Non-shift) b. biaya dan kemampuan keuangan perusahaan c. memperhatikan dan mendasarkan pada struktur yang sudah ada d. memperhatikan efektifitas dan efisiensi dengan cara mengoptimalkan semua potensi SDM e. menentukan job description & job specification SDM yang akan direkrut 4. Menjalankan prosedur perekrutan sesuai standar 5. Meminta persetujuan/paraf pemilik toko secara tertulis atau perekrutan karyawan dengan mengisi form permintaan karyawan

18

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM b. PROSES PENGIKLANAN UNTUK MENGUMUMKAN LOWONGAN: 1. Melalui koran atau majalah atau internet 2. Menentukan kata-kata iklan yang akan ditampilkan di koran secara singkat, tepat dan mudah dipahami 3. Supaya lebih murah mengutamakan mencari informasi secara perorangan atau memasang selebaran di toko atau tempat umum.

c. PROSES PENERIMAAN DAN SELEKSI LAMARAN: 1. Setelah pengumuman/iklan maka selanjutnya akan ada lamaran yang masuk melalui pos maupun yang diantar langsung 2. Menyeleksi lamaran yang masuk disesuaikan dengan job specification yang sudah ditentukan 3. Menyusun dan membuat peringkat lamaran yang masuk berdasarkan tingkat pemenuhan spesifikasi job sampai dengan peringkat tertentu 4. Melakukan panggilan wawancara

d. PROSES PANGGILAN TEST WAWANCARA: 1. Panggilan dilakukan melalui surat (Pos atau diberikan langsung kepada karyawan) 2. Panggilan melalui telepon (HP, telepon rumah atau kantor), dengan menginformasikan secara jelas tujuan panggilan, tempat dan waktu wawancara. 3. Panggilan melalui orang lain untuk undangan wawancara, dan mengkonfirmasikan ulang bahwa pesan undangan sudah disampaikan kepada calon karyawan

e. PROSES WAWANCARA CALON KARYAWAN: 1. Menyediakan tempat khusus 2. Memastikan pada saat wawancara tidak akan diganggu oleh permasalahan sehari-hari 3. Menyamakan aplikasi dengan keterangan langsung dari pelamar pada saat wawancara 4. Meminta calon karyawan untuk mengisi formulir lamaran kerja karyawan 5. Setelah wawancara selesai, mengkonfirmasikan kepada calon karyawan bahwa penerimaan atau penolakan akan diberitahukan lebih lanjut.

f. PROSES PENERIMAAN / PENOLAKAN KARYAWAN: 1. Menyamakan kembali aplikasi pelamar dengan informasi langsung yang didapat saat wawancara, dan menyesuaikan dengan spesifikasi job yang dibutuhkan

19

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Memeriksa kembali isian data calon pelamar 3. Menentukan gaji karyawan sesuai dengan spesifikasi dan deskripsi job 4. Pengiriman berita mengenai konfirmasi penerimaan atau penolakan pelamar 5. Memberikan pelatihan bagi pelamar yang diterima

SSIISSTTEEM MK KO OM MPPU UTTEER R PERANGKAT KOMPUTER 1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee.

2. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). SISTEM APLIKASI KOMPUTER Pengenalan Sistem Sebaiknya digunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai berikut: •

Melakukan pemesanan barang kepada supplier

•

Kontrol seluruh outlet/toko

•

Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu

Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk: •

Transaksi penjualan

•

Kontrol

20


Stock internal

•

Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:

•

Pemesanan barang ke bagian Logistik

Penjelasan Sistem Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti: 1. Pembelian barang

Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet.

2. Peng-kode-an produk

Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian dikirimkan ke outlet.

3. Pengiriman Barang

Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru dikirimkan ke setiap outlet.

4. Penerimaan Barang

Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier

5. Penjualan

Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian

6. Kontrol stok barang:

Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.

Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk, Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.

A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Input Produk baru 2. Input Stock Awal 3. Input Barang Masuk 4. Input Pengeluaran Barang

21

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. Pada Menu Transaksi: 1. Input Penjualan 2. Input Retur Penjualan C. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Laporan Penjualan 2. Laporan Stock 3. Daftar Barang D. Pada Utility terdiri dari: 1. Password 2. Backup Data 3. Kirim Data

Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor

memberikan

panduan

kepada

Franchisees-nya

mulai

dari

bagaimana

mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya., baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer, panduan Franchisor juga diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Contoh: Jenis masalah

Masalah yang umum terjadi

Masalah

Komputer Hang

Teknis

Komputer / Monitor tidak hidup

Cara Penangan

Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah

Salah entry

Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis

22


SSIISSTTEEM M PPEEN NG GEELLO OLLA AA AN NK KEEU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan, agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan.

PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE -

Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian, dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian, dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor

-

Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan, yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee

-

Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor, dan dibayarkan setiap bulan -

Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian, misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee, 45% untuk produk garmen, 40% untuk produk furniture, dsb.

MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) -

Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target.

-

Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja, hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya.

MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN -

Pencatatan Keuangan (posting) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh

23


Franchisee (khususnya dalam hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. -

Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan, mulai dari R/L, Neraca Percobaan, hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya, Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala, berupa: •

Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)

•

Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan

•

Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas

•

Laporan Stock Barang Konsinyasi

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya, Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

-

Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan,

disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan

mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.

24

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE A. Investasi Awal B. Biaya Lain-lain

A. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. • Biaya Perijinan Usaha sbs. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs.

Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : • Franchise Fee sbs. • Security Deposit sbs.

Rp. ____________ ( Notaris ) Rp. ____________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. ____________ (tergantung Franchisor) Rp. ____________ (sewa / beli)

Rp. ____________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. ____________ (tergantung situasi)

Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs.

* Biaya launching toko sbs. TOTAL BIAYA :

Rp. _____________ ( Franchisor ) Rp. _____________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk ) Rp. _____________ Rp. _____________

25


B. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs.

Rp. ____________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari Franchisor)

• Continuing Advertising,

Intitutional & Promotion Fee sbs. Rp. _____________ Perhitungan dengan prosentase dari gross ( per bulan ) income toko per bulan, saat Jumlah total income toko mencapai……. ( tergantung dari Franchisor ) • Local Advertising sbs.

Rp. _____________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan Franchisor )

• Transfer Fee sbs.

Rp. _____________ Biaya untuk evaluasi, pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko)

• Renewal Fee sbs.

Rp. _____________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise

(pada masa Perpanjangan kontrak) • Biaya Pelatihan sbs.

Rp. _____________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar

•Bunga & Biaya Kerugian sbs.

Rp. _____________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi berdasarkan hukum.

(Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) •Biaya Audit sbs.

(dilakukan oleh Franchisor)

• Biaya Refurbishing sbs.

(Atas permintaan tertulis F’or)

• Biaya Premium Asuransi sbs.

(perusahaan Asuransi kelas “A”)

Rp. ______________ Kekurangan jumlah gross sales yang ter jadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai+ bunga sesuai hukum. Ditam bah biaya audit apabila kekurangan mele bihi 10% dari pelaporan. Rp. ______________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah,bangunan dsb. Rp. ______________ Ongkos dan pengluaran atas kebijakan asuransi

26


SS II SS TT EE M M PP EE LL A A TT II H HA AN N FF R RA AN NC CH H II SS EE EE Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti programprogram pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap karyawannya. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor, atau lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cumacuma oleh Franchisor kepada Franchisee. Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee).

Bentuk Pelatihan:

27


BUKU PANDUAN USAHA OUTLET FRANCHISEE

Setiap toko akan memiliki Buku Panduan Operasional Toko, yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu pada panduan dalam Sistem dan Prosedur yang telah ditetapkan oleh Franchisor. Sebagai yang menjalankan sistem Waralaba, berarti Terwaralaba outlet/toko mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor, berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel, serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba.

SSTTR RU UK KTTU UR RO OR RG GA AN NIISSA ASSII TTO OK KO O

PEMILIK

KEPALA TOKO

Nnnnnn

ADM / CASHIER

OPERATIONAL

UMUM

SECURITY

SALES PROMOTION GIRL

28

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM A. FUNGSI BAGIAN / STRUKTUR DEPARTEMEN

A.

PERSONIL SUPERVISOR

B.

ADMINISTRASI

C.

OPERATIONAL (CSO, OfficeBoy, Satpam)

D.

CUSTOMER SERVICE OFFICER

E.

SECURITY

TUGAS & TANGGUNG JAWAB 1. Menata, mengatur seluruh kegiatan outlet/toko 2. Merancang strategi pengembangan toko untuk jangka waktu tertentu 3. Mengatur penampilan / kapasitas outlet/toko secara keseluruhan, baik barang dagangan maupun perlengkapan toko 1. Mengatur keuangan toko dan seluruh administrasi toko 2. Merancang model pelaporan keuangan dan administrasi toko 3. Menentukan jumlah stok barang dagangan dan vendor-vendor barang dagangan beserta tenggang waktu pembayarannya 1. Menjaga kebersihan toko secara keseluruhan dan melakukan pengiriman khusus kepada Customer 2. Menata barang kiriman ke Customer 3. Menjaga keamanan 1. Menjual barang dagang 2. Memberikan pelayanan yang prima kepada semua pengunjung toko 1. Menjaga dan memastikan keamanan toko, barang dagang, karyawan 2. Mencatat semua pengunjung toko, termasuk kendaraan

B. MEREKRUT KARYAWAN TOKO Supervisor membuat analisa untuk kebutuhan SDM untuk toko, yang meliputi: 1. Mengadakan penelitian tentang tugas dan fungsi serta tanggung jawab jabatan 2. Mengkalkulasi biaya-biaya atas penambahan pengadaan karyawan 3. Memastikan jumlah SDM yang diperlukan dengan cara: -

Memperhatikan sistem waktu kerja

-

Biaya dan kemampuan keuangan perusahaan

-

Memperhatikan dan mendasarkan pada struktur yang sudah ada

-

Memperhatikan efektifitas dan efisiensi dengan cara mengoptimalkan semua potensi SDM

-

Menentukan Jobs specification dan Jobs description SDM yang akan direkrut.

4. Menjalankan prosedur perekrutan sesuai standar perusahaan 5. Meminta persetujuan/paraf pemilik toko secara tertulis atas perekrutan karyawan dengan mengisi form kebutuhan tenaga kerja/permintaan karyawan

29

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 6. Prosedur selanjutnya akan dijalankan oleh HRD/Pemilik Toko

TT A A TT A A

TT EE R R TT II BB

Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya, dalam rangka memelihara keselarasan, keserasian, keseimbangan, dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan kerja demi kemajuan usaha toko. (Segala Tata Tertib yang juga berhubungan dengan hak dan tanggung jawab karyawan dapat ditemukan dalam Buku Panduan ini)

A. PENANGGUNG JAWAB TOKO Penanggung jawab toko adalah Pemilik Toko (Franchisee). Bila pemilik toko tidak berada di tempat untuk jangka waktu tertentu, maka pemilik toko dapat mendelegasikan tanggung jawabnya kepada pimpinan Administrasi toko sesuai ketentuan yang sudah ditetapkan, dan memberitahukan hal ini kepada Franchisor secara tertulis. Urutan-urutan yang ditetapkan adalah sebagai berikut: 1. Pemilik Toko (Franchisee) 2. Pimpinan Administrasi Toko 3. Penyelia (Supervisor) Toko

4. SPG (Sales Promotion Girl) atau CSO (Customer Service Officer): untuk mencerminkan dan menekankan pada standard “layanan pada konsumen” 5. Office Boy 6. Satpam

B. INSTRUKSI DARI FRANCHISOR Seluruh Karyawan toko Franchisee wajib menanggapi dan mematuhi segala ketentuan maupun instruksi yang telah ditetapkan oleh Franchisor.

Instruksi yang diterbitkan dan dikeluarkan oleh Franchisor, seperti antara lain: •

Tidak melakukan pembelian langsung tanpa ijin resmi dari kantor pusat (Franchisor)

•

Tidak melakukan program Diskon (Discount) tanpa ijin kantor pusat (Franchisor)

30


Wajib menjalankan kebijaksanaan dan ketentuan serta ketetapan standard perusahaan yang diterbitkan dan dikeluarkan oleh kantor pusat (Franchisor)

Rahasia Perusahaan Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan kerugian moril/materil, ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan perusahaan. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya.

C. JAM OPERASI TOKO

Jam operasi toko Ditetapkan secara baku, yaitu dari mulai jam buka toko sampai waktu tutup toko, misalnya: jam 09.00 – 20.00 waktu setempat.

Hari Libur Ketentuan dan kebijaksanaan dari kantor pusat untuk penentuan jam operasional toko pada saat hari Libur Nasional (penanggalan merah) maupun hari Minggu. Hal ini dapat disesuaikan dengan kebijakan Pemerintah yang ada.

D. K A R Y A W A N

Kerapihan dan Kebersihan Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko, juga dalam penampilannya, untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan. Kebijakan lain seperti kerapihan rambut, sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya.

Sikap & Pelayanan kepada pelanggan Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan, baik secara internal (sesama karyawan) maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. Sikap yang baik dan ramah, memberikan kesan uluran tangan untuk membantu, dalam hal ini membantu pelanggan mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan.

31


Jam kerja Karyawan Jam operasional toko juga berpengaruh untuk jam kerja karyawan (SPG/CSO), biasanya akan diberlakukan jam kerja dengan beberapa shift apabila jam operasional toko berlaku dari pagi hingga malam hari. Pemberlakukan shift kerja disesuaikan dengan jumlah karyawan yang bekerja di outlet/toko. Untuk kelebihan jam kerja karyawan akan diperhitungkan oleh Supervisor dan diajukan kepada Kepala Toko untuk mendapatkan persetujuan, atau sesuai dengan kebijaksanaan lain yang diberikan Kepala Toko.

Cuti karyawan Biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker. yang berlaku, dan kebijaksanaan dari perusahaan, seperti: Cuti Tahunan, Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan, dan sebagainya.

E. PAKAIAN SERAGAM Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun sesudahnya, yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat.

Seragam sebaiknya disesuaikan dengan penggunaanya, misalnya: karyawan toko, karyawati hamil, berjilbab, karyawan kantor, petugas show room maupun petugas lapangan. Dengan berseragam, bukan hanya indentitas perusahaan tampil secara utuh dan baik, tetapi kerapihan dan kebersihan penampilan karyawan dapat mewakili perusahaan secara profesional. Pakaian seragam karyawan mungkin akan mengalami perubahan secara berkala, tergantung dari kebutuhan. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. Model, warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor).

Seragam Showroom

Seragam Karyawati Hamil

Seragam Karyawati Berjilbab

32


F. PENGGUNAAN TOKO UNTUK TUJUAN YANG BENAR Outlet/toko adalah ujung tombak perusahaan dalam memberikan pelayanan bagi para pelanggan (customer) maupun pembeli (buyer) yang datang. Sesuai dengan jenis usaha dan produk yang diperdagangkan oleh perusahaan, maka setiap outlet/toko wajib dipergunakan untuk menjual keperluan dan perlengkapan bayi sesuai dengan dengan Perjanjian antara Franchisee dan Franchisor. Ditetapkan pula adanya larangan bahwa outlet/toko tidak boleh dipergunakan untuk tujuan yang bertentangan dengan usaha perdagangan produk-produk dari Franchisor.

G. MELAKUKAN PARTISIPASI DALAM KEGIATAN SOSIAL Kehadiran perusahaan di tengah masyarakat tentunya perlu didukung dengan berbagai peran serta kegiatan kemasyarakatan dan sosial untuk menjalin hubungan baik dengan komunitas setempat (community relations). Untuk itu ditetapkan bahwa perusahaan dan/atau toko wajib berperan serta/partisipasi melalui: •

sumbangan bulanan untuk keperluan Kas RT, keamanan dan kebersihan setempat

•

sumbangan untuk keperluan perayaan 17 Agustus maupun pembangunan sarana ibadah.

H. INFORMASI DAN IJIN FRANCHISOR Mengacu pada perjanjian dan kesepakatan antara Franchisee dan Franchisor, maka beberapa ketentuan berikut merupakan ketentuan baku yang harus dilakukan: •

Menginformasikan dan mengalihkan penawaran dari pemasok (supplier) ke kantor pusat (Franchisor)

•

Menginformasikan kepada kantor pusat (Franchisor) melalui Kepala Toko (Franchisee), apabila ada pesaing (competitor) baru di wilayah outlet, dengan maksud untuk mengimbangi pertumbuhan pasar

•

Menginformasikan kepada kantor pusat (Franchisor) melalui Kepala Toko (Franchisee), apabila menemukan / mengetahui adanya penjiplakan dan/atau penyamaan atas produk perusahaan

•

Menginformasikan terlebih dahulu untuk mendapatkan ijin Franchisor untuk penggunaan sistem, pelaksanaan program promosi lokal, ataupun ketentuan lain diluar ketentuan baku yang telah ditetapkan Franchisor.

33


O O PP EE R RA A SS II O ON NA A LL

TT O OK KO O

A. PERSIAPAN PEMBUKAAN TOKO BARU Persiapan dimulainya sebuah toko baru secara fisik memerlukan beberapa persiapan, selain untuk gedung/bangunan.

TAHAP PERSIAPAN Dalam tahap persiapan ini outlet akan dibantu oleh bagian Franchise Service dari perusahaan Franchisor, dalam menangani: •

Men-disain outlet dan memenuhi perlengkapan outlet

•

Mengadakan barang dagangan dan atribut outlet, termasuk pemesanan stock awal, pengadaan seleksi produk dan melakukan repeat-order

Beberapa hal yang perlu dicermati dan mendapatkan perhatian Franchisee di tahap persiapan adalah: •

Nuansa warna standar outlet/toko

•

Kelengkapan dekorasi di dalam maupun diluar outlet sesuai standar (seperti: warna awning atau pilar, jika ada)

•

Billboard atau neon box dengan logo perusahaan

•

Kelengkapan peralatan didalam outlet/toko (seperti: AC, listrik, sound system & komputer)

•

Kamar bayi yang didekor sesuai standar dari Franchisor

•

Perbedaan dominan warna, apabila ditentukan perbedaan showroom kamar bayi lakilaki dan perempuan

•

Kelengkapan alat peraga & furniture

Melakukan pemeriksaan ulang (double-check) untuk tahap persiapan yang meliputi: •

Kelengkapan rak-rak sesuai denah penempatan yang telah disepakati dan ditandatangani manajemen Franchisor

•

Semua barang dagangan sudah di display sesuai pada tempat dan pengelompokkan produknya, termasuk label kode barang dan harga

•

Kelengkapan alat tulis administrasi dan shopping bag

34


Kesiapan CSO dalam menguasai aspek setiap produk (test produk knowledge diperlukan)

•

Kesiapan Office boy dan Satpam yang sudah mengetahui segala tugas dan tanggung jawabnya.

•

Penempatan furniture lain-lain sesuai denah yang disepakati

•

Pemasangan materi promosi pada tempatnya masing-masing (seperti: spanduk, umbulumbul, dll.)

LAUNCHING PRODUK Bagian Franchise Service juga akan mendukung outlet Franchisee dalam melaksanakan program launching produk baru, seperti: •

Pembuatan brosur produk baru

•

Pemesanan set produk baru

•

Pemasangan signage POP & hanging mobile di sekitar produk baru yang akan ditawarkan

•

Penyusunan produk baru di outlet (windows display)

B. PEMESANAN BARANG DAGANGAN Proses pemesanan dilakukan oleh CSO ke bagian Logistik di kantor pusat Franchisor, dengan mengadakan persiapan terlebih dahulu, seperti: •

Mengecek data penjualan harian di komputer

•

Membuat daftar barang yang sudah terjual dan mengirimkannya ke bagian Logistik Kantor Pusat berikut daftar pemesanan barang dagangan (proses +/- 1 minggu)

C. PENERIMAAN BARANG DAGANGAN Pada saat penerimaan barang pesanan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan: •

Memeriksa jumlah dan keadaan barang yang dikirim (keutuhan/cacat, waktu kadaluwarsa, kemasan, dsb.)

•

Apabila barang yang diterima sudah diperiksa, memenuhi syarat dan sesuai dengan surat pengantar, CSO menyerahkan Surat pengantar barang (delivery order) kepada Supervisor toko untuk diperiksa ulang, dan ditandatangani

35


Meminta pengantar barang untuk menandatangi Delivery Order (DO), apabila ada selisih barang dengan faktur (proses pengisian form Retur menyusul)

•

Menyerahkan faktur kepada Administrasi toko untuk dilakukan input Penerimaan Barang di komputer (Pencatatan atau stock barang)

•

Supervisor menyerahkan kembali barang dagangan kepada CSO untuk dipasang label kode barang dan harga

•

CSO men-display barang dagangan yang baru diterima sesuai dengan pengelompokkannya (sesuai panduan display)

D. DISPLAY BARANG Penataan barang dagangan dilakukan oleh CSO sesuai dengan pengelompokkan barang di rakrak yang telah ditentukan, misalnya: •

Berdasarkan kelompok usia, seperti: 0 s/d 12 bulan, atau 2 s/d 5 tahun

•

Berdasarkan jenisnya, seperti: sepatu berdekatan dengan kaos kaki, barang-barang keperluan mandi, dsb.

E. MENGHITUNG PERSEDIAAN (STOCK) BARANG DAGANGAN Agar persediaan barang dagangan selalu terjaga dengan baik, maka setiap akhir bulan dilakukan stock opname oleh Supervisor dan CSO, dan diawasi oleh Pimpinan / Administrasi toko. Hal ini dilakukan agar toko tidak sampai mengalami kelangkaan atau kehilangan barang dagangan, serta mudah untuk memonitor apabila ada kehilangan barang. Menghitung persediaan barang dagangan secara harian pada Stock Card (contoh terlampir), membandingkan penjualan harian dengan barang yang masih tersedia dan pencocokan dengan stock awal barang dagangan. F. PEMESANAN KEMBALI (REPEAT ORDER) Supervisor dan/atau CSO dapat melakukan pemesanan barang kembali (repeat order) berdasarkan analisa penjualan mingguan maupun harian. Surat Pemesanan barang yang sudah ditandatangani oleh Supervisor toko dikirim ke bagian Logistik kantor pusat, dengan menginformasikannya terlebih dahulu melalui fax dan telepon. Franchisee yang melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan jeda waktu kekosongan barang dagangan di toko dan lamanya pengiriman pesanan barang, sehingga tidak akan terjadi kekosongan pada rak display barang.

36


G. RETUR BARANG DAGANGAN Proses Retur Barang dilakukan pada saat toko menemukan barang rusak atau tidak sesuai pesanan pada saat pengiriman barang. Pengisian form Retur Barang dan ditandatangani oleh Supervisor toko. Form berikut barang yang dikembalikan dapat dikirimkan kembali ke bagian Logistik pada saat bersamaan dengan penerimaan barang, atau saat pengiriman barang berikutnya. Proses yang sama juga dapat dilakukan untuk barang-barang konsinyasi dan supplier, untuk ditukar dengan barang yang baru. Selalu mencantumkan tanggal dan kode barang pada saat retur. (contoh form terlampir)

H. STOCK BARANG KONSINYASI Stock Opname juga dilakukan pada akhir bulan untuk barang-barang konsinyasi, yang dilakukan oleh pemilik barang (supplier) didampingi oleh CSO. Hasil pemeriksaan stock kemudian ditandatangani oleh pemilik barang, CSO dan sepengetahuan Supervisor. Satu copy disimpan untuk arsip toko.

I. LAPORAN KEGIATAN OPERASIONAL PERIODIK Untuk kepentingan usaha Franchisee sendiri, perluSECARA dibuat laporan sebagai berikut:

1. LAPORAN PENJUALAN Dilakukan secara harian dan rekapitulasinya secara bulanan, meliputi antara lain: -

Jumlah uang hasil transaksi penjualan harian

-

Jumlah barang hasil transaksi penjualan

-

Item/jenis barang barang yang laku terjual

-

Tanggal penjualan

-

Nama pembuat laporan dan Supervisor jaga

-

Tanggal pembuatan laporan

2. LAPORAN STATUS BARANG DAGANGAN Yaitu pembuatan laporan mengenai situasi dan kondisi barang dagangan secara periodik, yang meliputi antara lain: -

Jenis barang dagangan yang ada

-

Jumlah barang dagangan yang ada

37


Kondisi barang dagangan (mis.: rusak atau masih baik)

-

Tanggal datang barang dagangan (umur barang)

-

Nama pembuat laporan dan Supervisor

-

Tanggal pembuatan laporan

LAPORAN KEPADA FRANCHISOR Franchisor biasanya memantau berbagai kegiatan dan hasil kerja di seluruh jaringan, maka Franchisee diwajibkan untuk membuat laporan Keuangan kepada Franchisor secara berkala, seperti: •

Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan

•


•

Laporan Analisa Penjualan Bulanan

•

Laporan Stok Barang Konsinyasi

Terlampir dibawah contoh prosedur CSO dalam membuat Laporan Penjualan pada akhir sessi pembelian oleh customer: CUSTOMER SERVICE OFFICER (CSO)

KASSA

START Pembeli membuat kesepakatan pembelian CSO membuat Nota Penjualan Transfer Produk Dan Bon

Menerima produk pilihan pembeli disertai dengan Bon Penjualan Melakukan transaksi pembayaran dengan pembeli Mengambil barcode bawah dari price list dengan melakukan sobekan pada proporasi yang tersedia Mengumpulkan hasil sobekan

38


FINISH DI AKHIR SESI PENJUALAN

DI AKHIR SESI PENJUALAN

Mengambil sobekan barcode dari Proporsi yang terkumpul

Mengumpulkan dan menyerahkan hasil sobekan

Mengambil kumpulan barcode hasil penjualan lalu lekatkan pada form Laporan Penjualan (pastikan form tidak kusut/terlipat)

KEUNGGULAN: Setiap proporasi yang tersobek sesuai dengan produk yang terjual KELEMAHAN: Prosedur tidak bersifat mandiri tetapi melibatkan personel lain (yg berarti melakukan kesepakatan kerja dengan pihak diluar perusahaan)

J. PESANAN KHUSUS (SPECIAL ORDER) Adakalanya pelanggan memesan barang-barang yang diluar ukuran standard yang sudah ada. Maka outlet akan menjalankan prosedur special order untuk dikirimkan ke bagian Logistik kantor pusat.

Barang-barang yang dapat dijadikan special order adalah: -

Barang-barang untuk perlengkapan box bayi / accessories box seperti: sprei, bantal guling + sarung, bumper, selimut, canopy, valence, kelambu + pengait tempat popok, tempat tissue, dsb.

-

Furniture, seperti: lemari, baby box, baby tafel, dsb.

PROSEDUR PEMBAYARAN SPECIAL ORDER Pembayaran langsung atau pemberian DP 50% dari total pemesanan, sisa pembayaran harus dibayarkan sebelum pengiriman. Barang pesanan dikirim ke rumah pelanggan. Memberitahukan kepada pelanggan lama waktu pemesanan sesuai dengan prosedur yang berlaku. (contoh form special order terlampir)

39

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM K. PANDUAN MUSIK & LAMPU Outlet ini dapat dikatakan sebagai butik yang menyediakan produk-produk ekslusif perlengkapan bayi dan ibu hamil, maka interior ruang dan dekorasi biasanya disesuaikan dengan produk yang ditawarkan. Musik yang disajikan biasanya musik-musik lembut atau lagu anak-anak berbahasa Inggris. Untuk panduan lampu dibuat sedemikian rupa hingga menampilkan kesan lembut tanpa mengenyampingkan tampilan produknya, seperti: mengarahkan lampu sorot ke produkproduk, pemasangan table-lamp di kamar bayi, lampu display, dsb.

PPEER RA AW WA ATTA AN ND DA AN N PPEEM MEELLIIH HA AR RA AA AN N TTO OK KO O MEMBERSIHKAN TOKO Kebersihan merupakan hal penting untuk menjaga keserasian suasana kerja di toko dan untuk menjaga keinginan pelanggan kembali ke toko. Pembagian tugasnya adalah sebagai berikut: •

Office Boy/Helper bertugas menyapu halaman, menyiram tanaman, membersihkan kaca, lantai, rak, fixture, ruangan kasir, kamar mandi, meja special order (S.O.) maupun furniture (mebel)

•

CSO bertugas membersihkan/merapikan/menata barang/men-display ulang barang yang berada di dalam toko, meja kasir dan meja S.O.

MELAKUKAN PENYIMPANAN PERALATAN TUMAH TANGGA TOKO Berbagai peralatan dan perlengkapan kerja maupun keperluan lain di toko, tidak hanya ditata didalam ruangan toko itu sendiri. Beberapa diantaranya harus disimpan dengan rapi didalam gudang toko. Supervisor toko bertanggung jawab terhadap jumlah barang perlengkapan untuk jangan sampai terjadi kehilangan

40


SSIISSTTEEM M PPEEN NG GEELLO OLLA AA AN NK KEEU UA AN NG GA AN N

A. MEMPERSIAPKAN MODAL HARIAN Yang diperlukan adalah, sebagai berikut: 1. Menyiapkan uang tunai sejumlah nominal tertentu (misalnya Rp.200.000,-) yang terdiri dari uang recehan 2. Menyiapkan Buku Petty Cash (PC) 3. Semua transaksi harian dicatat didalam buku PC untuk perhitungan pengeluaran harian 4. Saldo harian tidak boleh melebihi modal awal harian (contoh buku PC terlampir)

B. MENYIMPAN HASIL PENJUALAN HARIAN Bank Masuk Contoh: Penjualan tanggal ……………TOTAL: Rp. 10.000.000,- Sales Tunai

Rp. 3.000.000,-

- Debit Card

Rp. 2.000.000,-

- Credit Card

Rp. 5.000.000,-

TOTAL:

Rp.10.000.000,-

Sales Tunai 09.00 s/d 13.00 langsung disetor ke Bank Sales Tunai diatas jam 13.00 disetor keesokan paginya. Hasil Penjualan tidak boleh disimpan lebih dari 1 hari, harus disetorkan setiap hari ke Bank.

C. PEMBUKUAN & LAPORAN KEUANGAN PENCATATAN KEUANGAN (POSTING) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin.

41

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM LAPORAN BULANAN Franchisee akan membuat Laporan Keuangan kepada Franchisor secara berkala, berupa: •

Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)

•


•

Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas

•

Laporan Stock Barang Konsinyasi

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya, Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE) KEUANGAN Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan, disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.

ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.

42


PP EE M MA A SS A AR RA AN N D DA AN N PP R RO OM MO O SS II

PEMASARAN

A. TUJUAN KEGIATAN Tujuan kegiatan pemasaran adalah untuk mengembangkan sarana distribusi merk/produk usaha Franchisor, untuk skala nasional maupun internasional, melalui suatu penjualan hak Ekslusif terhadap pengelolaan rantai distribusi (chain-store) gerai/outlet, kepada pihak lain (individu dan perusahaan) dalam bentuk franchise. Perluasan pangsa pasar akan dapat lebih dikembangkan dengan menjalankan sistem Waralaba, yang merupakan sistem strategi pemasaran yang tidak terlampau mengandalkan dana dan SDM sendiri.

B. PENUNJANG PROGRAM Untuk mendukung efektifitas komunikasi pemasaran Waralaba, pemanfaatan media informasi dilakukan secara intensif dan konsisten, yang mencakup antara lain: • Iklan dan Adventorial pada Majalah dan Koran skala nasional • Lips Advertising pada FM Radio di beberapa kota besar • Business Release (dan Presentasi Penjualan/Pemasaran) • Press Conference

PROMOSI

A. KEUNIKAN (UNIQUENESS) Sebagai salah satu hal yang dapat dipromosikan adalah dikalangan masyarakat bisnis adalah Keunikan Usaha (Uniqueness). Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa, produk dan citra) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. Adanya orisinalitas usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki, dan tidak mudah disaingi. Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini, yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain (misalnya: bentuk fixture, dan produk ekslusif berkwalitas tinggi buatan dalam negeri).

43

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. PROGRAM PROMOSI Program-program pemasaran akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan, hingga mencapai target sasaran, yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha. Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen kantor pusat Franchisor.

Program promosi biasanya juga didukung oleh program lain, seperti Baby Fair ataupun Seminar mengenai Anak & Ibu Hamil, yang bertujuan untuk: 1. Memperkenalkan / memberi petunjuk atas kehadiran outlet/toko kepada masyarakat lingkungan 2. Meningkatkan penjualan toko (baik secara berkala, maupun dalam situasi-situasi khusus) 3. Meningkatkan citra usaha

Contoh Atribut untuk promosi : 1. PROMOSI NASIONAL Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisor berikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan outlet/toko kepada masyarakat. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh outlet/toko (Franchisee).

Jadwal Program Promosi: -

Pada saat Soft Opening outlet/toko (berkisar antara 1 – 3 bulan)

-

Pada saat Grand Opening outlet/toko (dimana toko sudah benar-benar siap untuk beroperasi)

Pada saat ini operasional penjualan juga melakukan kegiatan-kegiatan promosi toko, seperti: •

Program Diskon

•

Pemasangan spanduk & umbul-umbul

•

Menyebarkan brosur

44


Memasang iklan di media cetak

•

Memberikan gift / cendera mata

Promosi Program Diskon Program Diskon merupakan salah satu daya tarik lain bersifat promosi dan dapat dilakukan pada batasan-batasan tertentu: •

Pemberian Diskon Khusus untuk produk-produk yang kurang laku terjual

•

Pemberian diskon untuk semua jenis produk pada event tertentu, seperti: Hari Raya, Natal, selama beberapa hari yang telah ditentukan.

2. PROMOSI LOKAL Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh outlet/toko (Franchisee) dilingkungannya sendiri. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko. Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada, Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan, untuk diajukan kepada manajemen perusahaan Franchisor untuk mendapatkan persetujuan.

Promosi lokal dilaksanakan, misalnya dalam rangka ulang tahun toko atau memperkenalkan toko baru, dalam bentuk: -

Penyebaran brosur dan pemasangan spanduk

-

Memberikan cindera mata / souvenir / gift untuk pembelian pada jumlah nominal atau kelipatan tertentu

-

Pemasangan iklan di Media cetak

-

Program iklan di Radio

-

Program Diskon (Informasikan program ke Franchisor untuk mendapatkan persetujuan, dan apabila memungkinkan, mendapatkan dukungan promosi seperti kontribusi tambahan diskon maupun program bersama untuk seluruh outlet/toko.

PROMOSI LOKAL YANG DILAKUKAN SECARA INTERNAL DI DALAM TOKO, dengan tujuan: -

Memberikan informasi mengenai ketersediaan jasa dan produk di dalam outlet/toko yang perlu diketahui oleh pelanggan

-

Memotivasi pengunjung untuk melakukan impuls buying, yaitu melakukan pembelian produk yang belum direncanakan

45


Secara umum meningkatkan penjualan saat pelanggan berada di dalam toko, dengan memasang atribut promosi di dalam maupun disekitar toko, seperti: pemasangan spanduk di teras toko, umbul-umbul di areal parkir, hanging mobile, hanging paper banner, poster, penyebaran flyer, leaflet di meja Kasir serta POP (Point Of Purchase).

CATATAN: Yang perlu diperhatikan dalam penempatan produk POP (Point Of Purchase): - Signage POP di dekat barang yang di promosikan - Di sudut yang mudah terlihat (tidak terlalu tinggi/maupun terlalu rendah) - Warna materi promosi sesuai dengan tata cara warna dan standarisasi identitas toko

SALESMANSHIP PROGRAM (menyambut pelanggan, melayani pelanggan, menerima telepon, dll.) •

Kedatangan seorang pengunjung (atau seorang pelanggan) patut mendapat ucapan/salam yang sopan, mis.: “Selamat Pagi, Siang/Sore”, bahkan kepada pelanggan yang sudah sering datang bisa disambut dengan: “Apa kabar Bapak/Ibu….?”, menyebut nama pelanggan, akan membuat pelanggan merasa lebih diperhatikan.

•

Kedatangan pengunjung/pelanggan merupakan peluang bagi CSO untuk memberikan pelayanan yang baik, menawarkan jasa bantuan, seperti: “Apa yang bisa kami bantu Bapak/Ibu …..?” CSO dapat memberikan penjelasan yang lengkap selain informasi yang memang dibutuhkan oleh pelanggan

•

Berusaha menawarkan produk lainnya dalam upaya untuk meningkatkan penjualan toko

•

Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan, seperti: “Nama perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas

46

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENGIRIMAN BARANG KEPADA PELANGGAN Beberapa jenis barang yang dibeli pelanggan, seringkali tidak mungkin untuk dibawa pulang langsung oleh pelanggan, baik karena ukurannya maupun karena tidak adanya stock barang. Barang yang dipesan dicatat dengan lengkap untuk dikirimkan

kemudian. Menelpon

pelanggan untuk memberi kabar bahwa barang pesanan akan dikirimkan. EVENT PENJUALAN KHUSUS Beberapa event penjualan khusus dapat dilakukan, misalnya pada saat launching desain produk baru, atau dihubungkan dengan kegiatan program diskon. Untuk event ini Franchisee perlu melakukan koordinasi dengan Franchisor, agar tidak terbentur dengan program Franchisor yang sudah dijadwalkan.

PPA AN ND DU UA AN N SSIISSTTEEM M & & K KO OM MPPU UTTEER R PERANGKAT KOMPUTER 1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee.

2. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).

SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Sebaiknya digunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai berikut: •

Melakukan pemesanan barang kepada supplier

•

Kontrol seluruh outlet/toko

47


Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu

Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk: •

Transaksi penjualan

•

Kontrol

•

Stock internal

•

Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:

•

Pemesanan barang ke bagian Logistik

Penjelasan Sistem Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti: 1. Pembelian barang

Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet.

2. Peng-kode-an produk

Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian dikirimkan ke outlet.

3. Pengiriman Barang

Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru dikirimkan ke setiap outlet.

4. Penerimaan Barang

Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier

5. Penjualan

Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian

6. Kontrol stok barang:

Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.

Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk, Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.

A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari:

48

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 5. Input Produk baru 6. Input Stock Awal 7. Input Barang Masuk 8. Input Pengeluaran Barang B. Pada Menu Transaksi: 3. Input Penjualan 4. Input Retur Penjualan

C. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Laporan Penjualan 2. Laporan Stock 3. Daftar Barang D. Pada Utility terdiri dari: 1. Password 2. Backup Data 3. Kirim Data

Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor

memberikan

panduan

kepada

Franchisees-nya

mulai

dari

bagaimana

mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya., baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer, panduan Franchisor juga diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Contoh: Jenis masalah

Masalah yang umum terjadi

Masalah

Komputer Hang

Teknis

Komputer / Monitor tidak hidup

Cara Penangan

49

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah

Salah entry

Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis

Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko, dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

a.

Tujuan

b.

Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab

c.

Operasional Sisdur

d.

Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada)

e.

Flow chart

Sistem dan produser dimaksud mencakup: -

Pemesanan Barang Dagangan

-

Penerimaan Barang Dagangan

-

Pencatatan & Penyimpanan Stok Barang Dagangan

-

Penghitungan Persediaan Barang Dagangan (Inventarisasi)

-

Melakukan Pemesanan Barang Kembali (Repeat Order)

-

Seleksi dan Retur Barang

-

Penataan Barang di Display Area

-

Membuat Laporan dan Status Barang Dagangan

-

Transaksi Penjualan

-

Transaksi Penerimaan & Pengembalian Barang Konsinyasi

-

Penyediaan Stok Tunai (Mempersiapkan Modal Harian)

-

Sistem Pencatatan Penjualan

-

Penyimpanan Uang Hasil Penjualan

-

Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC)

-

Laporan Keuangan Bulanan

-

Laporan ke Franchisor

-

Permintaan Kebutuhan Karyawan

50


Penerimaan Karyawan

-

dsb.

51

Contoh SOP Franchisee Perlengkapan Bayi

Recommend Documents