PROJECT CHARTER PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS XY
Nama Nama Proyek
:
Pengembangan Sistem Informasi Universitas XY
Sponsor
:
Badan Pelaksana Yayasan Pendidikan XY
Tanggal Pelaksanaan Pelaksanaan Proyek
:
10 Oktober 2006 – 10 Oktober 2009
Manajer Manajer Proyek
:
Agus (Infrastruktur), Septi (Aplikasi)
An gg ot a
:
Infrastruktur – Agung, Roni, Togos Aplikasi – Icun, Dadang, Dadang, Purnama
Latar Belakang Proyek Dewasa ini, tingkat persaingan diantara perguruan tinggi semakin meningkat. Sehingga mendorong Universitas XY untuk berupaya melakukan perbaikan diri, agar bisa tampil lebih berbobot, berkualitas, dan mampu bertahan di tengah persaingan yang semakin meningkat. Universitas XY sebagai salah satu Perguruan Tinggi Swasta di Bandung dengan bentuk organisasi nirlaba (non profit atau not for profit organization), juga mempunyai misi, tujuan, kebijakan, program, anggaran, prosedur, serta menghadapi tantangan dari luar dan keterbatasan sumber daya dari dalam. Universitas XY mempunyai pelanggan,
menghadapi
persaingan,
dan
harus
mempertahankan
hidup
serta
mengusahakan perkembangan dan pertumbuhan, oleh karena itu Universitas XY sangat memerlukan pengembangan sistem informasi yang yang terintegrasi untuk mempertahankan mempertahankan kehidupannya dan mengembangkan misinya.
Tujuan Proyek Kondisi sistem informasi Universitas XY saat ini belum terintegrasi secara keseluruhan sehingga menyebabkan kurang efisien dan efektifnya aktivitas yang terjadi di beberapa unit kerja dan pelayanan yang diberikan baik kepada civitas akademik maupun kepada mahasiswa masih belum memuaskan. Tujuan proyek ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi manajemen dan jaringan komunikasi online diseluruh unit kerja yang ada, sehingga diharapkan pengembangan sistem informasi ini akan memberikan manfaat :
Mempermudah civitas akademika dan mahasiswa Universitas XY dalam menjalankan proses pembelajaran dan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
Manajemen Universitas XY dapat bekerja lebih efisien, lebih terukur dalam pencapaian
kinerja, sehingga Universitas XY mampu menghadapi persaingan yang semakin ketat untuk masa mendatang.
Ruang Lin gkup Proyek Agar proyek pengembangan sistem informasi Universitas XY dapat terarah dan dianalisis dengan baik, maka perlu dilakukan pembatasan ruang lingkup proyek sebagai berikut :
Pengembangan
sistem
informasi
dilakukan
pada
permasalahan
sekitar
pengelolaan proses bisnis Universitas XY terutama yang berhubungan dengan memberikan layanan informasi bagi seluruh civitas akademik dan mahasiswa.
Pengembangan fasilitas online dilakukan pada pengembangan situs Universitas XY hanya sebatas memberikan informasi kepada mahasiswa yang berhubungan dengan proses pembelajaran seperi layanan nilai online, jadwal kuliah online, kurikulum online dan sebagainya.
Perancangan sistem informasi dilakukan atas dasar sistem yang sedang berjalan.
Hasil Proyek Proyek pengembangan sistem informasi ini diharapkan akan memberikan hasil berupa layanan online Universitas XY yang dapat dimanfaatkan untuk proses-proses akademik melalui jaringan komunikasi berbasis web. Layanan ini ditujukan baik untuk mahasiswa maupun dosen Universitas XY agar proses akademik menjadi lebih efektif dan efisien. Tabel di bawah ini menunjukkan rencana hasil proyek pengembangan sistem informasi yang diharapkan. NO
FASILITAS
AKSES
1
Website Universitas XY http://www.unixy.ac.id/
2
Jadwal Kuliah Online
http://jadkul.unixy.ac.id/
3
Nilai Online
http://nilaionline.unixy.ac.id/
4
Abstrak online
http://abstrak.unixy.ac.id/
5
Perpustakaan Online
http://lib.unixy.ac.id/
6
Kurikulum Online
http://kur.unixy.ac.id/
KETERANGAN Untuk mengetahui aktifitas, fasilitas, akademik, dll di Universitas XY Untuk mengetahui jadwal kuliah, ruang kuliah dan waktu ujian tiap semester Informasi nilai lewat internet Informasi Tugas Akhir, Skripsi dan Penelitian di Universitas XY Informasi Perpustakaan Universitas XY lewat internet Informasi kurikulum setiap jurusan dan program studi yang ada di Universitas XY yang dilengkapi
1
dengan silabus dan SAP masingmasing matakuliah.
Pelaksanaan Proy ek Pelaksanaan proyek dibagi dalam beberapa lan gkah pengembangan sistem informasi sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi proses bisnis Universitas XY saat ini. 2. Memetakan proses bisnis yang telah dan yang belum terdokumentasi. 3. Mengidentifikasikan proses bisnis yang kritikal (yang kurang efisien). 4. Menyusun proses bisnis “baru” Universitas XY. 5. Menyusun pengembangan program aplikasi layanan online yang akan diberikan baik kepada civitas akademika maupun kepada mahasiswa Universitas XY. 6. Menyusun job description, job qualification requirement, dan standard operating procedure.
7. Memperbaiki dan mengembangkan sistem informasi di setiap unit kerja agar sesuai dengan proses bisnis “baru” dan dapat meningkatkan produktivitas Universitas XY. 8. Mengintegrasikan seluruh sistem informasi di setiap unit kerja melalui jaringan Local Area Network dan jaringan komunikasi online.
Budget Proyek Proyek pengembangan sistem informasi berbasis web di Universitas XY ini diperkirakan membutuhkan budget sebesar Rp. 900.000.000,-
Tim Proyek Berikut ini adalah beberapa orang yang terlibat dalam tim proyek pengembangan sistem informasi di Universitas XY. Nama DR. H. Saefuddin Prof. Ahmad Dahlan H. Dadan H.I, Drs,, Msi.
Posisi Ketua BP-YPI UNIVERSITAS XY Rektor UNIVERSITAS XY PR II UNIVERSITAS XY
Agus
Manajer Proyek Infrastruktur
Roni
Manajer Proyek Aplikasi
Tanggung Jawab Memantau Proyek Memantau Proyek Realisasi Dana Proyek Merencanakan & Mengimplementasika Proyek (Infrastruktur) Merencanakan & Mengimplementasi Proyek (Aplikasi)
2
Disetujui Oleh:
__________________________________ Ketua BP-YPI Universitas XY
_____________________ Tanggal
__________________________________ Rektor Universitas XY
_____________________ Tanggal
__________________________________ Pembantu Rektor II Universitas XY
_____________________ Tanggal
__________________________________ Manajer Proyek (Infrastruktur)
_____________________ Tanggal
__________________________________ Manajer Proyek (Aplikasi)
_____________________ Tanggal
3
