PROJECT CHARTER
RANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA ALBERINDO GRAHA CEMERLANG
Disusun Oleh : 1211501075 – Christian Yonathan S. 1211501877 – Eddo Careera Iriyanto P. 1211503568 – Muhammad Kailani R.
UNIVERSITAS BUDI LUHUR 2015
PROJECT CHARTER
Judul Proyek
: Rancangan Sistem Informasi Persediaan
Barang
Pada Alberindo Graha Cemerlang Tanggal Mulai Proyek : 31 Maret 2015 Tanggal Akhir Proyek : 21 Juli 2015 Nomor Kontrak
:…
Informasi Anggaran : Perusahaan Alberindo Graha Cemerlang menganggarkan Rp. 155.000.000,-
untuk
proyek
ini.
biaya
teralokasi
untuk
pekerjaan manajer proyek sekitar 10 jam per minggu selama tiga bulan, staf internal lainnya 1@10 jam per minggu selama tiga bulan, dan untuk instalasi software pada perusahaan yang memberikan proyek. Manajer Proyek
: Christian Yonathan S.
Tujuan Proyek
: memberikan pemecahan terhadap masalah yang terdapat pada sistem persediaan barang yang belum terkomputerisasi di bagian Gudang Alberindo Graha Cemerlang.
Pendekatan
:
a. Melakukan pertemuan langsung dengan klien untuk mendapatkan kebutuhankebutuhan yang dibutuhkan dalam sistem informasi yang akan dibuat. b. Melakukan review terhadap tempalter internal maupun eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek. c. Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan kemudahan user dalam mengelola input. d. Mengembangkan sistem informasi dengan pendekatan iterative, mengumpulkan umpan balik dari user.
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB Name
Role
Position
Contact Information gmail/No.Telp
Christian Yonathan S.
Project Manager
Manager
[email protected] m 081212813269
Eddo Careera Iriyanto P.
Sponsor
CEO
[email protected] om 085695655963
M. Kailani Ridwan
Programmer
Team Project
[email protected] m 083876654234
Abdullah ‘Alim
Programmer
Team Project
[email protected] om 085284801388
Edi Sucipto
Designer
Team Project
[email protected] m 089676447552
1. Introduction/Background Alberindo Graha Cemerlang merupakan usaha keluarga yang bermula dari usaha kecil-kecilan, yaitu sebagai distributor barang-barang kebutuhan rumah tangga yang menyalurkan banrang dagangannya secara keliling ke toko-toko kecil yang ada di daerah sekitaran pulau Bangka, Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Alberindo Graha Cemerlang didirikan dengan maksud memenuhi kebutuhan masyarakat akan barang material bangunan dan sanitary. Maksud tersebut didukung dengan terpusatnya pembangunan dan perekonomian nasional di kota Jakarta, serta keadaan taraf ekonomi masyarakat yang tinggi, sehingga ruang lingkup pemasaran menjadi lebih luas.
2. Business Objective a. Jika stok barang sudah mencapai jumlah stok minimum, maka bagian administrasi gudang akan melakukan pemesanan ke pemasok. b. Data pemesanan dicatat ke dalam buku pemesanan. c. Pemasok datang membawa barang yang dipesan bersama surat jalan dan faktur. d. Bagian
gudang
melakukan
verifikasi
terhadap
barang
yang
datang
berdasarkan buku pemesanan, surat jalan, dan faktur. e. Jika verifikasi sukses, maka bagian gudang akan menerima barang dan membubuhi tanda terima ke surat jalan. f. Surat jalan tersebut kemudian dianggap sebagai bukti tanda terima barang. g. Bagian administrasi gudang melakukan entry bukti tanda terima barang beserta data yang terdapat di faktur ke dalam computer. h. Faktur yang telah entry ke computer diteruskan ke bagian akuntansi dan keuangan untuk diurus masalah pembayarannya, sedangkan bukti tanda terima barang diarsip. 3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement a. Sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data transaksi. b. Pengerjaan laporan sangat lambat dilakukan dan membutuhkan ketelitian yang tinggi. c. Tidak ada sarana untuk melakukan back-up data. 4. Critical Assumption and Constraints a. Adanya database yang lengkap dan up to date mengenai data Pemasok, Pemesanan, Tanda Terima Barang, Retur Pembelian, Retur Beli, Terima, Beli, Mitra Usaha, Faktur Penjualan, Barang, Jual, Kirim, Retur Jual, Retur Penjualan, Tanda Kirim Barang, Surat Jalan, Ekspedisi. b. Peningkatan kualitas pelayanan yang ada.
c. Terciptanya komunikasi dua arah (interaksi) antara pihak Alberindo dengan pihak yang lain. 5. Analysis of Options and Recommendation a. Tidak ada layanan sistem informasi untuk bagian gudang. b. Penggunaan non perangkat lunak haruslah dikurangi untuk mengurangi kesalahn. c. Melakukan
perancangan
dan
implementasi
dari
layanan
ini
dengan
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada. 6. Preliminary Project Requirements a. Adanya fasilitas untuk menyimpan, mengubah, menghapus, dan mencari data sesuai kebutuhan. b. Disediakan layanan untuk mencetak data transaksi dan laporan. c. Disediakan fasilitas untuk mem-back up dan pencarian data. 7. Budget Estimate and Financial Analysis No.
Nama Hardware
Harga
Jumlah
(dalam
Total Harga (dalam Rp.)
Rp.) 1.
Processor Pentium III 850 1.300.000 3 buah
3.900.000
MHz 2.
Memory SDRAM 512 MB
730.000
3 buah
2.190.000
3.
Monitor 17”
900.000
3 buah
2.700.000
4.
Printer EPSON L-350
2.350.000 1 buah
2.350.000
5.
Harddisk 50 GB SCSI
2.500.000 3 buah
7.500.000
6.
Peralatan Jaringan/LAN
2.500.000 -
2.500.000
7.
Perlengkapan
standar 3.000.000 -
3.000.000
(keyboard,
mouse,
VGA
Card, Motherboard, dll) Jumlah No.
Nama Software
24.140.000
Harga
Jumlah
(dalam
Total Harga (dalam Rp.)
Rp.) 1.
Database MySql
2.000.000
1 buah
2.000.000
2.
Netbeans Min V.7.4
4.000.000
1 buah
4.000.000
3.
Sistem
Operasi 7.500.000
1 buah
7.500.000
Operasi 9.600.000
1 buah
9.600.000
Windows XP 4.
Sistem Windows
2003
Server Jumlah No.
23.100.000
Nama Perlengkapan
Harga
Jumlah
Total
(dalam
Harga
Rp.)
(dalam Rp.)
1.
Kertas A4
40.000
1 rim
40.000
2.
Flashdisk 4 GB
150.000
1 buah
150.000
3.
Penggaris
10.000
1 buah
10.000
4.
Kalkulator
250.000
1 buah
250.000
Jumlah No.
Tenaga Ahli
450.000 Honor
Total Honor (dalam
(dalam
Rp.)
Rp.) 1.
Project
Manager
Documentator
:
+ 45.000.000 45.000.000 1
Orang 2.
System Analyst
30.000.000 30.000.000
3.
Programmer : 1 Orang
17.000.000 17.000.000
Jumlah No.
92.000.000
Nama User Training
Honor
Lama
Total
(dalam
(Hari)
Honor
Rp.)
(dalam Rp.)
1.
User
training
dan 2.500.000 2
5.000.000
transport untuk 2 orang Jumlah
No.
Item
5.000.000
Harga
Paket
Total Biaya
Satuan 1.
Hardware
3.500.000
1 bulan
3.500.000
2.
Software
3.500.000
1 bulan
3.500.000
Jumlah No.
Jenis Anggaran
7.000.000 Biaya Anggaran
1.
Anggaran Biaya Hardware
24.100.000
2.
Anggaran Biaya Software
23.100.000
3.
Anggaran Biaya Perlengkapan
450.000
4.
Anggaran Biaya Tenaga Ahli
92.000.000
5.
Anggaran
Biaya
Pelatihan 5.000.000
User 6.
Anggaran Biaya Maintenance
7.000.000
Jumlah
151.650.000
8. Schedule Estimate User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu tiga bulan, tapi terdapat beberapa fleksibilitas dalam jadwal. 9. Potential Risks Terdapat beberapa resiko pada proyek ini. resiko terbesar adalah kesalahn dalam memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi ke dalam sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi terbaru, misalkan : a. Salah dalam menginputkan barang. b. Salah memberikan laporan barang. c. Salah dalam penghitungan jumlah barang yang tersedia. 10. Exhibits No Kegiatan 1 Mulai Proyek 2
Perencanaan
3
Pelaksanaan 3.1 Analisa Sistem 3.2 Design Database 3.3 Design UI 3.4 Testing Aplikasi 3.5 Instalasi Software 3.6 Pelatihan
4
Pengawasan
5
Penutupan Proyek
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
