UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA FACULT ACULTAD DE CIENCIAS CIENCIA S EMPRESARI EMP RESARIALES ALES ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
MONOGRAFÍA: “CATALOGACIÓN, CODIFICACIÓN DE MATERIALES Y CÓDIGO DE BARRAS”
Presentado por: EDERICK AGUILAR ALVAREZ Asesor: Mg. L!. Ad"#n. Ad"#n. Rona$ %a$!edo Ca"pos MONOGRAFÍA CA&AMARCA ' PER( )*+,
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DEDICATORIA A nuestros padres, padres, por entender nuestras ganas de superarnos y por animarnos a seguir adelante. A nuestros profesores de la Facultad de Ciencias Empresariales, por compartir sus experiencias, enseñanzas enseñanzas y recomendaciones, recomendaciones, por hacer nuestra estadía de aprendizaje una experiencia única .
RESUMEN a catalogaci!n es la "ase de la identificaci!n de los artículos y facilita de mejor manera su ad#uisici!n. Con la catalogaci!n se pretende en sí, crear un lenguaje único #ue facilite todo el control administrati$o de los materiales y%o productos. Es sumamente importante en las empresas, por las l as diferentes $entajas #ue ofrecen a las empresas, por tanto de"e ser flexi"le y adapta"le a los futuros cam"ios en la organizaci!n y en el entorno& se dice #ue 'sin catalogaci!n no hay organizaci!n logística(. )ay #ue tener en cuenta #ue todas las $entajas #ue proporciona una "uena catalogaci!n de materiales inciden so"re los costos y utilidades de la empresa, es decir so"re sus resultados, lo cual hace #ue se le considere como muy necesario. *ara #ue la catalogaci!n represente un "eneficio para la empresa, se recomienda su real realiz izac aci! i!nn a tra$ tra$+s +s de las las sigu siguie ient ntes es cuat cuatro ro etap etapas as&& norm normal aliz izac aci! i!n, n, identificaci!n, clasificaci!n y codificaci!n. e"ido a la gran $ariedad de productos con los #ue se tra"aja en empresas, es fundamental tener una codificaci!n apropiada para la mercadería #ue se maneja, esto permite o"tener $entajas en lo #ue se refiere a las gestiones de compra, almacenamiento y control de stoc-s. *ara un sistema de control de almacenes, una codificaci!n completamente numeral y correlati$a es la ms recomenda"le, so"re todo para efectos de su "ús#ueda en el catlogo y su u"icaci!n en los archi$os del sistema. os c!digos de "arra son una herramienta importante dentro del almac+n pues permiten identificar artículos y registrar informaci!n sin errores y a grandes 2
$elocidades. /u $entaja principal radica en la economía de datos y la fia"ilidad de la lectura, con la precisi!n y rapidez, permitiendo o"tener informaci!n de un producto en cuesti!n cuesti!n de segundos. segundos. PALABRAS PALABRAS CLAVES.
In-entaros A$"a!n Cadena de dstr/0!#n
ÍNDICE *g. Caratula
0
edicatoria
1
2esumen%*ala"ras 2esumen%*ala"ras cla$es
3
4ndice
5
6ntroducci!n
7
CAPÍTULO I CATALOGACIÓN CATALOGACIÓN DE MAT M ATERIALES ERIALES 0.0
Concepto 8
0.1
efinici!n 8
0.3
9entajas :
Etapas de la catalogaci!n
;
*rocedimiento para catalogar materiales
01
Finalidad de la catalogaci!n
0<
Aspectos a tener en cuenta
0<
2esultados y "eneficios de la catalogaci!n
0<
6mportancia de un catlogo
07
3
CAPÍTULO II CODIFICACIÓN DE MATERIALES 2.1 Concepto 07 2.2 /istemas de codificaci!n 07 2.3 Características de un sistema de codificaci!n 08 2.4 9entajas del sistema de codificaci!n 0: 2.5 Formas de presentar el significado de c!digo de materiales 0: 2.6 Codificaci!n de u"icaciones 1= 2.7 /istemas de codificaci!n> C!digos de ?arra y /istemas E*C 10
CAPÍTULO III CÓDIGO DE BARRAS 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
3.7 3.8 3.9
)istoria Concepto efinici!n C!digo de "arras como sistemas Estndares de c!digo de "arras Estndar EA@ 3.7.0. C!digo EA@ 03 3.7.1. C!digo EA@ : 3.7.3. C!digo EA@ 05 3.7.5. C!digo EA@ 01: 9entajas 9e ntajas y des$entajas del c!digo de "arras *asos para o"tener un c!digo de "arras endencias endencias en el c!digo de "arras
11 15 15 1< 17 17 18 3= 3= 30 31 33 35
CB@C/6B@E/
37
?6?6BD2AF4A
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A@EB/
3:
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INTRODUCCIÓN a presente in$estigaci!n se refiere al tema de codificaci!n de c!digo de "arras y catalogaci!n de materiales, #ue se puede definir como el proceso de cuantificar y clasifica clasificarr los materiales materiales #ue ingresan ingresan y salen de la empresa. empresa. o primero #ue se tiene #ue hacer es catalogar, simplificar descripci!n detallada de cada artículoG, normalizar normas acerca del uso de materialesG y estandarizar poner estndares id+n id+nti tico coss peso peso,, medi medida dass y form format atos osGG los los prod produc ucto toss para para hace hacerr una una "uen "uenaa codificaci!n. a catalo catalogac gaci!n i!n de mater material iales es es un proce proceso so de suma suma import importanc ancia ia para para las empresas por#ue clasifica a los materiales en grupos de familias de similares características sin sin omitir ninguna, proporcionando proporcionando $entajas y afirmando afirmando tam"i+n #ue 'sin catalogaci!n no hay organizaci!n logística( por lo tanto re#uiere del apoyo de la gerencia general. Actualmente cuando los mercados son ms amplios y el comercio mundial se acentúa, las acti$idades logísticas co"ran mayor importancia para las empresas, es por ello #ue se de"e mantener un eficiente control en los materiales, mediante la catalogaci!n y la codificaci!n, logrando así competi$idad, reducci!n de costos, aumento de la producti$idad.
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El comercializar productos a tra$+s de distri"uidores, muchas $eces re#uiere la implementaci!n del llamado C!digo de ?arras. El c!digo de "arras es una representaci!n, a tra$+s de "arras y espacios paralelos #ue identifica a cada producto #ue se comercializa en el el mercado.
CAPÍTULO I CATALOGACIÓN CATALOGACIÓN DE MATERIALES @o se podría ha"lar de catalogaci!n, sin antes conocer el significado de 'catalogar(& se conoce como catalogar al proceso, acti$idad de apuntar, registrar o clasificar un o"jeto según normas de ordenaci!n.
1.1.
Co!"#$o% Consiste en asignar a cada material un único nom"re de manera #ue sea imposi imposi"le "le la existe existenci nciaa de difere diferente ntess denom denomina inacio cione ness para para un mismo mismo producto o elemento. En el proceso de catalogaci!n, por un lado se especific especifican an datos datos t+cnicos t+cnicos de dimensi!n, dimensi!n, calidad, estructura, estructura, etc., etc., #ue definen las características de los materiales considerados y se realiza la normalizaci!n de dichos, o sea se esta"lece un estndar #ue define cada uno de ellos. *ara catalogar se clasifican todas las existencias similares identificadas plenamente, de esta manera agrupando por características comunes comunes u homog+ne homog+neas, as, permitiend permitiendoo clasificar clasificar en clases clases y su"clase su"clases. s. Como todo proceso, la catalogaci!n consume recursos& por lo tanto, estos de"en ser cuidadosamente cuidadosamente utilizados. En principio, no se de"e catalogar catalogar todo todo lo #ue #ue una una orga organiz nizac aci! i!nn comp compra ra,, sino sino a#ue a#uell lloo #ue #ue se comp compra ra repetiti$amente, como materias primas, repuestos y materiales de oficina, entre otros& a#uello #ue se compra una sola $ez como terrenos, edificios o
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ma#ui ma#uinar narias ias grande grandes, s, no es necesa necesario rio catal cataloga ogarlo rlo,, pue puess se con consid sidera erann acti$os fijos. a cata catalo loga gaci ci!n !n es suma sumame ment ntee impo import rtan ante te en las las empr empres esas as,, por por las las diferentes $entajas #ue ofrecen a las empresas, por tanto de"e ser flexi"le y adapta"le a los futuros cam"ios en la organizaci!n y en el entorno& se dice #ue 'sin catalogaci!n no hay organizaci!n logística(.
1.2.
D"&''!'(% *roceso y%o acti$idad del rea de logística #ue consiste en la descripci!n, catalogaci!n, nominaci!n y numeraci!n de cada artículo con el fin de ser iden identif tific icad adoo medi median ante te un solo solo nom" nom"re re,, un solo solo núme número ro y una una sola sola descripci!n. a catalogaci!n es la "ase de la identificaci!n de los artículos y facilita de mejor manera su ad#uisici!n. Con la catalogaci!n se pretende en sí, crear un lenguaje único #ue facilite todo el control administrati$o de los materiales y%o productos.
1.3.
)"$*+*,% a empresa #ue planea, prepara y pone en ejecuci!n un catlogo de materiales, o"tiene una serie de $entajas en relaci!n con los in$entarios y su admi adminis nistr trac aci! i!n, n, entr entree las las cual cuales es se cita citann a cont contin inua uaci ci!n !n las las ms ms importantes> 1 *re$enir la emisi!n de !rdenes de compra de materiales innecesarios so"re todo cuando estos existan en el almac+n con otras denominaciones, lo #ue e$itara el consiguiente gasto financiero #ue ello representa. 1 Bptimizar el uso del espacio físico en el almac+n, El tener el mismo material con $arios nom"res o"liga a almacenarlos separados de unos de otros, impidiendo su consolidaci!n y aumentando los esfuerzos para el control de stoc-s. 1 2educir la in$ersi!n en in$entarios, si en promedio un material tiene dos nom"res entonces el sistema logístico se multiplicara por dos& del mismo modo, el listado de in$entarios y, con ello, la necesidad de capital de tra"ajo para mantener este ni$el de in$entarios. 1 Capt Captar ar las las rela relaci cion ones es de inte interc rcam am"i "ial alida idadd #ue #ue exis existe tenn entr entree los los materia materiales les,, e$ita e$itando ndo así compra comprass innece innecesar sarias ias de materi material, al, ya #ue
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pueden existir en el almac+n otros #ue pueden cumplir la misma
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funci!n. Hejo Hejora rarr los los cic ciclos los de rota rotaci ci!!n en los los alma lmacene ceness, e$ita $itanndo o"solescencias, materiales sin uso o sin mo$imiento. Ello ser posi"le
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al tener los materiales plenamente identificados. Agil Ag iliz izar ar la gest gesti! i!nn de comp compra rass medi median ante te el esta esta"l "lec ecim imie ient ntoo de estndares y normas para los materiales. El no tener estandarizado los materiales o"liga a definir sus especificaciones cada $ez #ue se realiza
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la compra de estos. Enfocar al personal del rea de compras y almacenes en una $ariedad
1 1 1 1 1
menor de in$entarios, aumento así su eficiencia. )acer posi"le la identificaci!n y control de los artículos. Crear un lenguaje único en el m"ito de a"astecimiento. Facilitar la ad#uisici!n y controlarla. Facilita la gesti!n y administraci!n de los almacenes. /implificar los in$entarios, reduciendo el número de artículos y su
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$ariedad. B"tene B"tenerr un mejor mejor result resultad adoo result resultado ado en la adminis administra traci! ci!nn de los in$entarios por la reducci!n de la influencia del costo de posesi!n costo mantenimiento de in$entariosG
)ay #ue tener en cuenta #ue todas las $entajas #ue proporciona una "uena catalogaci!n de materiales inciden so"re los costos y utilidades de la empresa, es decir so"re sus resultados, lo cual hace #ue se le considere como muy necesario.
1.4. 1.4.
E$*# E$*#*, *, -" * !*$ !*$* *o/ o/*! *!'( '( % *ara #ue la catalogaci!n represente un "eneficio para la empresa, se recomienda su realizaci!n a tra$+s de las siguientes cuatro etapas, las cuales se descri"en a continuaci!n> No0*'*!'( Consiste en la selecci!n de a#uellas características fisico#uímicas, tales como tamaño, peso, densidad, textura, entre otras& #ue $an a regir las compras y la gesti!n de los mismos en el interior de la empresa., y #ue se adapten a esta& para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las #ue de"en ceñirse las existencias de los almacenes y las ad#uisiciones #ue se hagan, así como todas las personas #ue re#uieren y soliciten 8
materiales en la empresa. /e define a norma como el modelo #ue se ha esta"lecido y con el cual, cual#uier o"jeto puede ser comprado, el o"jeti$o o finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a pre$enir $ariaciones innecesarias en las especificaciones de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa. *or ejemplo, en la gesti!n de un almac+n se pueden normalizar los pallets estructuras de transporteG utilizados para el acomodo de los productos. Entre Entre las carac caracterí terísti sticas cas a normal normaliza izarr pue pueden den estar estar sus dimens dimension iones es externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado para su fa"ricaci!n, de manera #ue cada $ez #ue se solicite la compra de pallets no se de"an redefinir sus características. a tarea de normalizar o esta"lecer estndares re#uiere del uso de recursos de la organizaci!n, del personal de compras, de los almacenes, de los usuarios de los productos e inclusi$e del apoyo de los pro$eedores en el esta"lecimiento de la norma o estndar. *or ello se recomienda realizar la estandarizaci!n de a#uellos materiales #ue representen el mayor gasto en compras o de compra repetiti$a. @o es necesario esta"lecer normas para todos los materiales.
I-"$'&'!*!'( Consiste en esta"lecer la descripci!n o denominaci!n del artículo #ue se $a a utiliz utilizar ar en la empres empresa, a, permit permitien iendo do precis precisar ar las caract caracterí erísti stica cass particulares de cada artículo, en relaci!n con las generales, de manera de estar seguro de su naturaleza específica y de sus diferencias con otros artículos del mismo grupo. Huchas $eces una mala identificaci!n de un material ocasiona la existencia de distinto nom"res para el mismo artículo. a iden identif tific icac aci! i!nn de"e de"e conc conclu luir ir con con la ela" ela"or orac aci! i!nn de la fich fichaa de identificaci!n de los materiales. En esta ficha se registra la informaci!n relacionada con el producto. os elementos #ue conforman una ficha de identificaci!n son los siguientes> 1 escripci!n del material. 1 escripci!n corta o a"re$iada. 1 C!digo del producto. 1 nidad de despacho. 1 *roductos intercam"ia"les. 1 C!digo de la norma t+cnica #ue rige el material, si es #ue la tu$iera. 9
1 1 1
imensiones del material. Conjunto o su"conjunto del cual forma parte. Em"alajes y formas de almacenamiento.
C*,'&'!*!'( Consiste en la agrupaci!n de las existencias en "ase a sus características comunes, uso, naturaleza u origen. os diferentes grupos #ue ya estn clasifica clasificados dos de"en de"en contener contener artículos artículos lo suficient suficientemen emente te distintos distintos para e$ita e$itarr #ue #ue un artí artícu culo lo pued puedaa ser ser cons consid ider erad adoo en ms ms de dos dos grup grupos os diferentes, e$itando así la multiplicidad de denominaciones para un mismo artíc artícul ulo. o. a agru agrupa paci ci!n !n #ue #ue se haga haga pued puedee frac fracci cion onar arse se en clas clases es,, su"clases y secciones según la $ariedad #ue pueda presentarse en cada agrupaci!n #ue se haya efectuado& el número de grupos definidos, así como las di$isiones dentro de un mismo grupo depender de la $ariedad de artículos #ue se tenga en la empresa.
•
Co-'&'!*!'( lamada tam"i+n sim"olizaci!n, es la etapa final de la catalogaci!n de artículos y consiste en la asignaci!n de un c!digo formado por números o letras o un sím"olo #ue identificara al producto, distingui+ndolo por las características #ue le pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo, mental, tiempo y gastos& e e$itando errores y e#ui$ocaciones. El empleo de letras en la ela"oraci!n de un c!digo permite un mayor número de com"inaciones posi"les #ue los números. En cada espacio o posici!n del c!digo se pueden utilizar hasta 17 letras distintas, en comparaci!n de los 0= números posi"les, pero de"ido a #ue los e#uipos de c!mputo manejan los c!digos num+ricos con mayor facilidad, el uso de los números es ms frecuente #ue el de las letras. Entre los tipos de c!digo ms usados estn> C(-'/o, ",$0!$0*-o,% /on a#uel a#uellos los c!d c!digo igoss formad formados os por letras letras o números, agrupados por familias o clases según la etapa de clasificaci!n. Cada grupo de dígitos tiene un significado con respecto a su posici!n en el c!digo& por ejemplo> El c!digo 03I03;I731: las dos primeras pri meras posiciones 03G suelen representar la familias de artículos, las siguientes tres 03;G a una clase dentro de la familia 03 y las últimas cuatro posiciones 731:G al producto. El número 10
de elem elemen ento toss o posi posici cion ones es en un c!di c!digo go estr estruc uctu tura rado do de"e de"e esta estar r planificado de manera tal #ue se pueda incorporar futuros cam"ios, incrementos o ampliaciones en los grupos formados, sean estos familias •
y%o clases. C(-'/o, S"!"!'*",% /on c!digos relati$os utilizados en las facturas, guías de remisi!n, formularios, etc. Este tipo de c!digo facilita el conteo del total de documentos emitidos y por tanto su control.
1.5. 1.5.
P0o!" P0o!"-' -''" '"$ $oo #*0 #*0** !*$ !*$*o *o/*0 /*0 *$" *$"0' 0'* *", ",%% D"$"0'*!'( -" *, o0*, /e considerara el esta"lecimiento de normas o estndares, como necesidad necesidad primordial en la confecci!n del catlogo, a fin de unificar los criterios de los usuarios y lograr reducciones aprecia"les en los stoc-s en a "ase a la simplificaci!n de las existencias catalogaci!nG. Esto es muy importante, en raz!n del criterio personal de cada usuario, al analizar sus necesidades y aferrarse en la mayoría de los casos a marcas, características, dimensiones, etc. etc.,, #ue #ue cons consid ider eraa indi indisp spen ensa sa"l "les es para para el func funcio iona nami mien ento to de su depen dependen dencia cia y por lo tanto tanto neg negnd ndose ose a cam"ia cam"iarla rlas. s. En estos estos casos casos,, medi median ante te el dial dialog ogoo con con los los usua usuari rios os,, el enca encarg rgad adoo o jefe jefe de la catalogaci!n hacia la normalizaci!n de"e con$encer de las $entajas #ue con ella o"tiene la empresa. I-"$'&'!*!'( -" !*-* *$"0'* Esta"lecido las normas y seleccionado el personal #ue de"e realizar la catalo catalogac gaci!n i!n,, se inicia iniciara ra la identi identific ficaci aci!n !n de los artícu artículos los en stoc-, stoc-, teniendo presente #ue de"e comenzarse por lo ms fcil, dejando los artículos difíciles de identificar para lo último. En esta forma se $an o"teniendo a$ances en la catalogaci!n, #ue permite apreciar resultados rpidamente. P0"#*0*!'( -" * !*,'&'!*!'( * "&"!$*0 Al efec efectu tuar ar la clas clasif ific icac aci! i!nn de mate materi rial ales es,, se han han sele selecc ccio iona nado do prcticamente de 1 a 5 dígitos del c!digo #ue se #uiere utilizar, según a"ar#ue dicha clasificaci!n solo clases o tam"i+n su"clases, #uedando únicamente lo relacionado con la identificaci!n del articulo y el número de dígito dígitoss necesa necesario rioss para para comple completar tar el c!d c!digo igo.. *ara *ara esta"l esta"lec ecer er cuanto cuantoss dígitos la identificaran plenamente el artículo, hay #ue analizar la mxima
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canti cantidad dad de artícu artículos los #ue corres correspon ponden den a una secci! secci!nn dentr dentroo de las existe existenc ncias ias de almac+ almac+nn y determ determina inarr enton entonce cess cuanto cuantoss eleme elemento ntoss se emplearan para completar el c!digo, teniendo presente, en estos casos, #ue la mxima flexi"ilidad posi"le para un "uen mantenimiento del catlogo se o"tiene con 5 elementos, ya #ue es impro"a"le #ue dentro de una secci!n puedan existir ms ms de diez mil artículos artículos diferentes.
O0-"*'"$o El ordenamiento de los artículos, dentro de cada secci!n del catlogo, puede hacerse hacerse con 3 formas> 1 Brden Alfa"+tico. 1 Brden @um+rico o por imensiones. 1 /egún el Catalogo del *roductor. J al emitir las instruccione instrucciones, s, se de"er esta"lece esta"lecerr #ue ordenamiento ordenamiento se empleara en cada clase de materiales y muchas $eces en cada su"clase. *ara ello de"er considerar lo siguiente> 0G El orden alfa"+tic alfa"+ticoo es con$enient con$enientee utilizarlo utilizarlo con artículos artículos #ue #ue carecen carecen de características dimensionales y en los #ue la descripci!n prima so"re cual#uier otra característica para su identificaci!n. A fin de dar flexi"ilidad al mantenimiento del catlogo con este tipo t ipo de orde ordena nami mien ento to,, es muy muy con$ con$en enie iente nte cons consid ider erar ar en el c!di c!digo go el e#ui$alente num+rico de las letras con #ue se inicia la descripci!n, de acuerdo a la ta"la de e#ui$alencias, #ue se muestra en el A@EB 6 de esta monografía. 1G El orden orden num+ri num+rico co o por dimens dimension iones, es, se utiliza utiliza general generalmen mente te con a#uellos artículos cuya característica principal en su dimensi!n, lo cual permite diferenciarlo de otros artículos similares. Es necesario tener en cuenta la existencia de artículos #ue tienen una sola dimensi!n, otros #ue tienen dos, tres, cuatro o ms dimensiones y en consecuencia esta"lecer ta"las de e#ui$alencia similares a las #ue se muestran en el A@EB 6 de esta monografía y elegir una de las dimensiones #ue primara en el ordenamiento ordenamiento para todos los los artículos. 3G El ordenam ordenamien iento to según según el catlo catlogo go del producto productor, r, se emplea emplea en las clases clases corres correspon pondie diente ntess a ma#uin ma#uinari arias as y e#u e#uipo ipos, s, sus sus repues repuestos tos,, accesorios y consiste en ordenar las secciones de acuerdo a como el
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producto de dicho material ha ordenado su catlogo. En esta forma se facilita la codificaci!n y el mantenimiento del catlogo de la empresa, sin utilizar el c!digo del productor, sal$o #ue sea facti"le hacerlo, lo cual se determinara mediante el anlisis correspondiente.
D',$0'!'( -" o, *$"0'*", Btro Btro aspe aspect ctoo #ue #ue norm normal alme mente nte se enco encont ntra rara ra en la empr empres esa, a, es lo concerniente a materiales #ue se piden para entrega directa al solicitante. Es con$eniente esta"lecer una clase para materiales #ue se denominaran 'Haterial solicitado para entrega directa al solicitante, sin detenci!n ni stoc- en el almac+n( y cuyas secciones correspondan a las dependencias #ue forman la empresa.
E"!!'( -" ,',$"* -" !*$*o/*!'( a preo preocu cupa paci ci!n !n prin princi cipa pall para para la depe depend nden enci ciaa de logí logíst stic icaa es #ue #ue dispon disponga ga de una "i"lio "i"liotec tecaa de catl catlogo ogoss de produ producto ctores res de e#u e#uipo ipos, s, ma#uinaria y materiales en uso, con la finalidad de #ue el personal #ue realice la identificaci!n tenga elementos de consulta para lle$arla a ca"o.
A,'/*!'( -" !(-'/o, /e recomienda #ue la codificaci!n de artículos nue$os se efectu+ so"re la re#uisici!n por materiales( especificaci!n de los materiales necesitados a comprarseG, en$iada al epartamento de Compras a iniciar la ad#uisici!n de esto estoss mate materia riale les. s. En esta esta form formaa se e$it e$itaa utili utiliza zarr clas clasif ific icac acio ione ness pro$isionales, por#ue a la llegada de los artículos nue$os, ya estos disponen de su respecti$o c!digo. /in em"argo, siempre es con$eniente disponer de una clase para 'Clasificaci!n pro$isional(, en raz!n de #ue nunca faltan compran urgentes #ue eluden el tramite o procedimiento de compras.
P0o!",*'"$o -" o, *$"0'*", '-"$'&'!*-o,
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na $ez realizada la asignaci!n a cada artículo, se recomienda #ue al finalizar cada mes se re$ise, a fin de trasladar a su clasificaci!n definiti$a.
1.6. 1.6.
F'* '*''-**- -" -" * * !*$* !*$*o o/* /*!' !'( (%% Esta"lecer una pauta o es#uema general #ue facilite la clasificaci!n de materiales, en la empresa.
1.7.
A,#"!$ A,#"!$o, o, * $"" $""00 " !"$* !"$* #*0* #*0* !o00 !o00"! "!$* $* !*$*o/ !*$*o/*!'( *!'(% % 1 /e analizaran los diferentes tipos de materiales y e#uipos #ue tenga la entidad seleccionndose a#uellas clases de la clasificaci!n general de materiales C.D.HG #ue puedan utilizarse. 1 *ara los materiales o e#uipos, típicos o propios de la empresa se emplearan las 5= últimas clases #ue normalmente estarn disponi"les. A@EB 66G 1 Al preparar el Hanual de Catalogaci!n, con las instrucciones #ue de"en tener en cuenta los #ue confeccionen el catlogo de la empresa, hay #ue indicar> 0G Fina Finalid lidad ad del del Han Hanua ual. l. 1G B"jeti jeti$$os. os. 3G 6nstruccio 6nstrucciones nes para catalogar catalogar materiales materiales.. 5G Clasifica Clasificaci!n ci!n de Hateria Hateriales, les, esta"le esta"lecien ciendo do las clases clases a utilizar utilizar y si es posi"le su"Iclases. person onal al #ue #ue lle$ lle$ee a ca"o ca"o la cata catalo loga gaci ci!n !n no de"e de"e ser ser muy muy 1 El pers numeroso, para e$itar en lo posi"le #ue la $ariedad de criterios puedan entorpecer y alargar la confecci!n del catlogo. 1 n clsico error es asignar c!digos a los materiales y tener listados de los materiales codificados y 'creer( #ue es disponer de un catlogo.
1.8. 1.8.
R", R",$ $**-o, o, " ""& "&'! '!'o, 'o, -" * !*$* !*$*o/ o/*! *!'( '(%% na $ez efectuado se pueden o"ser$ar los resultados a tra$+s del ahorro de costos, de"ido a #ue se simplifica los grupos de materiales, para e$itar gasto gastoss innece innecesar sarios ios de materi materiale aless ya existe existente ntes, s, pero pero #uiz #uizss con otro otro nom"re o misma funci!n.
1.9. 1.9.
I#o I#o0$ 0$* *!' !'** -" -" !*$ !*$o o/o /o " * *!$ *!$*' *'-* -*-% -% /e puede apreciar imgenes en los A@EB/ 666 J 69, en los #ue respecta a lo #ue se hace hoy en las organizaciones. Kepuraci!n, estructuraci!n o Administraci!n o mejoraL
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CAPÍTULO II CODIFICACIÓN DE MATERIALES @o se podría ha"lar de codificaci!n, sin antes conocer el significado de 'codificar(& se conoce como codificar al proceso, acti$idad de representar cada artículo por medio de un c!digo #ue contienen las informaciones necesarias y suficientes por medio de números y letras.
2.1
Co!"#$o% e"ido a la gran $ariedad de productos con los #ue se tra"aja en empresas, es fundamental tener una codificaci!n apropiada para la mercadería #ue se maneja, esto permite o"tener $entajas en lo #ue se refiere a las gestiones de compra, almacenamiento y control de stoc-s Ferrin, 1==3G. *ara un sistema de control de almacenes, una codificaci!n completamente numeral y correlati$a es la ms recomenda"le, so"re todo para efectos de su "ús#ueda en en el catlogo y su su u"icaci!n en los archi$os del sistema. sistema.
2.2
S',$"* "*, -" !o-'&'!*!'( *!'( % os sistemas de codificaci!n ms usados son los siguientes> aG /istema /istema Alfa"+ Alfa"+tico> tico> Codific Codificaa los materiale materialess con un conjunto conjunto de letras, letras, cada cada uno uno de las las cual cuales es iden identi tific ficaa dete determ rmin inad adas as cara caract cter erís ístic ticas as y especi especific ficaci aci!n. !n. Este Este limita limita el número número de artícu artículos los y es de difíci difícill memorizaci!n, raz!n por la cuales es un sistema poco utilizado. "G /istema Alfanum+rico> Es una com"inaci!n de letras y números, #ue a"arca un mayor número de artículos. as letras representan la clase de mate materi rial al y su grup grupoo en esta esta clas clase, e, mient ientra rass #ue #ue los los núme número ross representan el c!digo indicador del artículo, por ejemplo> CD2 M 8:< cG /ist /istem emaa @u @um m+ric +rico> o> Es el ms ms util utiliz izad adoo en las las empr empres esas as por por su simplicidad, facilidad de informaci!n e ilimitado número de artículos #ue a"arca. /e puede apreciar una ta"la de un sistema de codificaci!n "sico, en el A@EB 9
2.3 2.3
C*0* C* 0*!$ !$"0 "0, ,$' $'!* !*,, -" ,',$ ,',$" "** -" !o!o-'& '&'! '!*! *!'( '(% %
15
/egún /olís 1== 1 Uniforme: a Uniforme: a apariencia de"e ser la misma en todos los casos. 1 Conciso> Esto se refiere a reducir el c!digo al menor de número de dígitos posi"les. 1 Estructurado: os os dígi dígito toss del del c!di c!digo go de"e de"enn pose poseer er un cier cierto to significado para el usuario, de manera #ue, así sea un poco ms fcil de
1
recordarlo o relacionarlos. Único: Cada Único: Cada producto de"e tener un c!digo único y $ice$ersa, estos es muy importante ya #ue de no cumplirse, las consecuencias podrían ser
1
muy gra$es y generaría desorden en el almac+n. Universal: os Universal: os c!digos de"en poder ser aplica"les a la totalidad de
productos #ue se encuentran en el almac+n. 1 Permanente: os Permanente: os c!digos asignados, a cada producto, no de"en de ser cam"ia cam"iados dos,, en ningún ningún moment momento, o, mientr mientras as est+ est+ $igent $igentee el sistem sistemaa utilizado por el almac+n. Amiga"le> Esto se refiere a #ue se puedan usar y recordar fcilmente.
2.4 2.4
)"$*+ $*+*, *, -" ,',$ ,',$" "** -" -" !o!o-'& '&'! '!*! *!'( '(% % 1 *ermite acelerar las operaciones en caja disminuyendo la posi"ilidad 1
de error. *ermite extraer rpidamente el precio correspondiente a cada artículo
1
desde una "ase de datos. os comerc comercian iantes tes y distri" distri"uid uidore oress cuent cuentan an con con la posi"i posi"ilid lidad ad de introducir un sistema de gesti!n de stoc-s para controlar, producto a producto, el mo$imiento de sus mercaderías, facilitando facilitando la preparaci!n de los pedidos sin fallas.
2.5 2.5
Fo0 Fo0** -" #0" #0"," ,"$ $*0 *0 " ,'/ ,'/'& '&'! '!**-oo -" -" !(-' !(-'/o /o -" -" *$"0 *$"0'* '*", ",%% no de los aspectos #ue es necesario insistir es en el significado del c!digo, cuando se han dado las instrucciones para #ue el personal haga la catalogaci!n. *or ello es con$eniente adoptar una forma de presentaci!n de dicho significado, #ue facilite la comprensi!n por parte del personal de la empresa. na manera de hacerlo sería la siguiente> aG KNu KNu++ es un c!di c!digo go de de materi materiale alesL sL
16
n c!digo de materiales dentro de la empresa es el re#uisito indispensa"le para #ue el personal #ue re#uiere retirar el artículo del almac+n, pueda hacerlo sin tropiezos y con la seguridad de #ue le $an a entregar lo #ue +l desea desea.. *edir *edirlo lo por su descri descripci pci!n !n y caract caracterí erísti stica cass sería sería demasi demasiado ado engorroso y causaría p+rdida de tiempo y es por ello #ue cada artículo reci"e un c!digo, compuesto generalmente por números. ichos números se fijan de acuerdo con determinada cla$e, #ue por su estructura haga posi"le determinar en el acto a #u+ clase de material corresponde, dentro de la clase a #ue su"Iclase& #ue ordenamiento se ha seguido y en muchos casos algunas de sus características. El conocimiento de la construcci!n de la cla$e para asignar los c!digos nos es ningún secreto destinado a un reducido grupo de personas, sino #ue de"e ser ominado por todos a#uellos #ue tengan #ue utilizar materiales. Esto permite #ue los números #ue forman el c!digo no sean grupos de cifras sin $ida, sino elementos #ue permiten conocer la raz!n de su existencia y su significado. "G Elementos #ue forman forman el c!digo El c!digo de materiales se compone de ; cifras #ue se agrupa en el siguiente orden>
K*or #u+ cifras y por#ue agrupados en esa esa formaL 0. os os núme número ross de c!dig c!digoo se compo compone nenn todo todoss de ; dígi dígito tos, s, para para facilitar la conta"ilizaci!n mecanizada. Adems se simplifica con ello, ello, con consid sidera era"le "lemen mente, te, la con confec fecci! ci!nn y manip manipula ulaci! ci!nn de los documento relacionados con los materiales. 1. a manera manera como como se agrupan agrupan estos estos nueros nueros hace hace posi"le posi"le determ determinar inar a primera $ista de #ue material se trata, con "astante exactitud en lo relacionado a su naturaleza y uso. am"i+n puede esta"lecerse como se han agrupado los artículos en cada su"Iclase. c) Sign Signif ific icad adoo de los los gru grupo poss
0. Este Este primer primer grupo grupo formado formado por dos dígito dígitoss represen representa ta la Clase de Haterial a la cual pertenece el artículo codificado.
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/e util utiliz izan an dos dos dígi dígito toss a fin fin de dar dar al cat catlo logo go sufi sufici cien ente te flexi"ilidad para el mantenimiento futuro, dando la posi"ilidad de disponer de cien clases de diferentes materiales>
1. Este grupo grupo formad formadoo tam"i+n tam"i+n por dos dos dígitos, dígitos, signifi significa ca la su"Icla su"Iclase se #ue dentro de la clase contiene el artículo codificado. Como en el caso 0 al asignar dos dígitos a la su"Iclase, se est posi"ilitando el disponer de cien su"Iclases dentro de cada clase, facilitando así el mantenimiento futuro del catlogo.
3. Este Este grupo grupo compues compuesto to de un solo solo digito digito signific significaa el ordena ordenamie miento nto #ue tienen los artículos dentro de cada su"Iclase, pudiendo ser este alfa"+tico, num+rico o de acuerdo al catlogo del productor.
5. El cuarto cuarto grupo grupo se compo compone ne de cuatr cuatroo dígitos dígitos y es el número número del del artículo, #ue se fija según las características propias #ue este tenga o presente. *uede *uede utiliz utilizars arsee ta"las ta"las de e#u e#ui$a i$alen lencia ciass de las dimens dimension iones, es, características de colores, orden correlati$o, características propias, del artículo, etc., lo #ue facilita la identificaci!n plena del artículo por el personal #ue #ue usa o maneja maneja el material.
2.6
Co-' o-'&'!*!' *!'( -" -" ' '!*!'o *!'o ",% /egún /olís 1==
18
el ni$el o altura al #ue esta la u"icaci!n, como se puede ilustrar en la siguiente figura.
e"ido #ue, por lo general se tra"aja con productos muy distintos entre sí, no es con$eniente asignar a los productos u"icaciones de manera aleatoria sin seguir algunas normas "sicas pre$ias para un "uen almacenaje. Al respecto, Clamo 1==5G hace menci!n de los siguientes aspectos a tener en cuenta> Valor del Producto: Cuando Producto: Cuando se tra"aja con productos de gran $alor. *or ejemplo aretes, pulseras de oro, o elementos muy pe#ueños y de gran costo, cuya p+rdida podría $ol$erse significati$a para el almac+n de la empresa, en este caso se re#uiere u"icaciones altas, uso de montacargas para acceder acceder a la mercadería. Demanda: /i Demanda: /i se est tra"ajando con un producto de gran demanda, lo ms recomenda"le es #ue se u"i#ue una "uena parte del stoc- disponi"le en los ni$eles ms "ajos y accesi"les del almac+n, para e$itar perder tiempo "uscndolo. Configuración: Cada Configuración: Cada almac+n est di$idido por reas, las cuales han sido señaladas pensando en los riesgos #ue origina mantener cerca un producto de otro. El uno u"icar un producto en el rea señalada, para el mismo, no solo podría ocasionar un desorden, sino podría dañarlo y en lo peor de los casos a los #ue estn cerca de +l.
2.7 2.7
S',$ S',$" "*, *, -" -" !o-' !o-'&' &'!*! !*!'( '(.. C(-' C(-'/o, /o, -" -" *00 *00*, *, ,', ,',$" $"* *,, RFID RFIDEP EPC C os sistemas de codificaci!n tienen por o"jeti$o asignar un c!digo, ya sea formado por letras, números, "arras u otros caracteres, para identificar ine#uí ine#uí$oc $ocame amente nte un produc producto. to. e entre entre las distin distintas tas altern alternati ati$as $as de codificaci!n $amos a re$isar los sistemas "asados en "arras, de"ido a su uso extendido, y los sistemas "asados en radio frecuencia 2F6%E*CG, de"ido a las grandes $entajas #ue proporcionaría su utilizaci!n masi$a.
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CAPÍTULO III CÓDIGO DE BARRAS 3.1.
',$o0'*% a primera patente de c!digo de "arras #ue tenía forma circular, fue registrado en 0;<1 por los in$entores Ooseph Po Poodland, odland, Oordin Ooha Oohans nson on y ?ern ?ernar ardd /il$ /il$er er en Esta Estado doss nid n idos os.. a impl implem emen enta taci ci!n !n fue fue posi posi"l "lee gracias al tra"ajo de los ingenieros 2aymond Alexander y Fran- /tietz, el resultado de su tra"ajo fue un m+todo para identificar los $agones del ferrocarril utilizando un sistema automtico. /in em"argo, no fue hasta 0;;7 #ue el c!digo de "arras comenz! a utili ilizarse comercialmente y no tu$o un +xito comercial hasta 0;:=. os primeros c!digos de "arras se utilizaron en un supermercado en roy, B)6B, Estados nidosG, en 0;85 y los escneres #ue leyeron el c!digo de "arras se considera"an grandes, ruidosos e incomodos. El primer producto escaneado fue un pa#uete de gomas de mascar Ouicy Fruit Prigley, esto fue por casualidad, ya #ue el primer consumidor cuyo nom"re se perdi! en la historiaG, saco un pa#uete de goma de mascar de un estante. )ace )a ce ms ms de trei treint ntaa años años come comenz nz!! la era era del del deno denomi mina nado do C! C!di digo go ni$ersal de *roductos *C por su sigla en ingl+sG, o el c!digo de "arras. En ese momento, los sistemas de distri"uci!n y $enta de alimentos eran los pioneros al no tener #ue pegar eti#uetas de precios en cada Qproducto en la tienda de a"arrotes, se re#uiri! la cooperaci!n entre los fa"ricantes de alimentos y las cadenas de tiendas a fin de apoyar la ingeniera y tecnología necesarias para crear un sistema de re$isi!n automatizado, y los resultados fueron sorprendentes. Adems Adems de garantizar automticamente de #ue no se cometan errores en los precios, la automatizaci!n del proceso de pago ha eliminado completamente la necesidad de contar con un cajero en algunas tiendas de a"arrotes de productos para el hogar. El c!digo de "arras ha experiment experimentado ado considera considera"leme "lemente nte ha experimen experimentado tado un con considera sidera"le "le
20
efecto en las $entas minoristas, sistemas de fa"ricaci!n y distri"uci!n de productos en el mundo entero. Asimismo las pe#ueñas franjas "lancas y negras han permitido esta"lecer una "ase de datos computarizada para los h"itos de consumo, preferencia de $entas y preferencia de precios para los consumidores de todo el mundo. El c!digo de "arras ha aumentado las posi"ilidades de #ue un nue$o producto satisfaga las necesidades de la sociedad, y ha incrementado nota"lemente la precisi!n en los in$entarios.
P0","!'* " " P"0: Entre 0;:: y 0;:;, la flamante Asociaci!n de /upermercados y iendas por epartamento del *erú esta"lece conexi!n con EAH 6nternational, antecesora de D/0 ; asociaci!n sin fines de lucro con sede en ?ruselas, #ue agru agrupa pa"a "a a orga organi niza zaci cion ones es simi simila lare ress de ms ms de 01= 01= países. e esta esta conexi!n surgir la Asociaci!n *eruana de C!digos, #ue introduce el c!digo de "arras en el *erú . a in$estigaci!n de los re#uisitos y gestiones para su uso estu$o estu$o a cargo cargo del Estudio de A"ogados A"ogados /parroR. Hary Pong, gerente general adjunta de D/0 *erú precis! #ue la idea de traer el c!digo de "arras al *erú correspondi! al señor orenzo schudi Bechsle, fundador de la cadena Honterrey #ue agrupa"a a las tiendas Bechsle y Dalax. En 0;;=, el presidente de la naciente D/0 *erú ; Erasmo Pong, ng, inic inici! i! el uso uso del del c!di c!digo go de "arr "arras as en tres tres loca locale less de los los /upermercados Pong del !$alo Duti+rrez, de la a$enida 1 de Hayo y de imatam"o, en /an 6sidro <, con lo cual pro"! las $entajas y el +xito de dicha herramienta en el sistema comercial del retail peruano. a expansi!n de su uso en el m"ito local fue rpida . Harco /uarez, #uien fuera gerente de Har-e Har-etin tingg de /uperm /upermerc ercado adoss Pong, record record!! #ue al moment momentoo de implem implement entar ar el c!d c!digo igo de "arra "arrass ese ese retail retail tra"a tra"aja" ja"aa con una unass cajas cajas registradoras de marca Aster, traídas de Oap!n por el mismo Erasmo Pong. El +xito del c!digo de "arras en Pong hizo #ue otro retail en despegue, /anta 6sa"el, lo imitara. Así se inici! la expansi!n en nuestro país.
3.2.
Co!"#$o%
21
a codi codifi fica caci ci!n !n en "ase "ase a los los c!di c!digo goss de "arr "arra, a, es un sist sistem emaa de codifi codifica caci! ci!nn esta"l esta"leci ecido do por la organi organiza zaci! ci!nn EA@ Europ Europea eann Artic Article le @um"erG, se "asa en una representaci!n grfica, mediante "arras y espac espacios ios con carac caracter teres es num+ri num+ricos cos y alfan alfanum+ um+ric ricos, os, #ue permi permite te la identificaci!n de los productos. En los almacenes, el c!digo de "arra tienen una aplicaci!n extensa y se usan para identificar una amplia gama de elementos #ue forman parte de la • • • • •
acti$idad diaria del almac+n, tales como> os productos almacenados. almacenados. as u"icaciones del almac+n. os operadores. os e#uipos de manipulaci!n. os documentos del almac+n como las hojas de preparaci!n de pedidos, entre otros.
3.3.
D"&''!'(% El c!digo de "arras es un c!digo "asado en la representaci!n mediante un conjunto de líneas paralelas $erticales de distinto grosor y espaciado #ue en su conjunto contienen una determinada informaci!n, es decir las "arras y espacios del c!digo representan pe#ueñas cadenas de caracteres. e este modo, el c!digo de "arras permite reconocer en un punto de la cadena logística y así poder realizar in$entario o consultar sus características asociadas. os c!digos de "arras estn integrados en cada aspecto de nuestra $ida, se $en en el supermercado, farmacias y todo tipo de tiendas. Actualmente, el c!digo de "arras est implantado masi$amente de forma glo"al. ¿Cómo funciona el código de barras a lectura de estos c!digos se realiza mediante un escner o dispositi$os !pti !ptico cos, s, para para esto estoss la info inform rmac aci! i!nn del del prod produc ucto to de"e de"e ha"e ha"err sido sido pre$iamente gra"ada en en una "ase de datos o computadora. computadora. os sistemas de c!digo de "arra estn conformados por tres elementos> el c!digo en sí, los e#uipos de lectura y las impresoras de las eti#uetas con los c!digos de "arra. a lectura del c!digo de "arras se realiza proyectando un haz de luz so"re las "arras con el e#uipo de lectura. as reas o "arras oscuras del c!digo de "arras a"sor"ern el haz de luz y los espacios en "lanco reflejaran la luz. a a"sorci!n y la reflexi!n sern captadas por la lectora,
22
#ue leer el di"ujo reflejado y o"tendr la informaci!n guardada por el c!dig c!digoo de "arra "arra.. a inform informac aci!n i!n es leída leída por dispos dispositi iti$os $os !ptico !pticoss los cuales en$ían la informaci!n a una computadora como si la informaci!n hu"iese sido tecleada. na sim"ología es la forma en #ue se codifica la informaci!n en las "arras y espacios del sím"olo de c!digo de "arras.
3.4. 3.4.
C(-'/o C(-' /o -" *00 *00*, *, !o !oo ,', ,',$" $"* *,% ,% os c!digos de "arras pueden ser de uso cerrado, para la identificaci!n interna de productos de una empresa& o a"iertos para el uso de $arias empresas. ¿!u" tipo de código debo utili#ar *rimero pregunt+monos si lo #ue $amos a identificar es solo para controlar el flujo de cosas dentro de nuestro espacio, y de ser así ha"lamos de un sistema cerrado de informaci!n. /i por el contrario nuestras cosas #ue $amos a identificar con un c!digo de "arras $an a salir de nuestro espacio para ser identificados fuera, entonces sería un sistema a"ierto de informaci!n.
3.5. 3.5.
E,$ E,$-*0 *0", ", -" !(-' !(-'/o /o -" *00 *00*, *,%% Existen dos estndares reconocidos a ni$el mundial> el estndar *C ni$ersal *roduct CodeG, utilizado en Estados nidos y Canad, y el EA@ EA@ Eur Europ opea eann Articl rticlee @u @um" m"er erin ingG gG,, usad usadoo en el rest restoo del del mund mundo, o, incluyendo *erú. En el *erú, la organizaci!n D/0 *erú, fundada en 0;::, es la entidad pri$ada #ue se encarga de difundir y administrar estndares glo"al glo"ales es a"iert a"iertos os y multis multisect ectori oriale ales. s. Entre Entre sus muchas muchas acti$i acti$idad dades es se 23
encuentran la gesti!n y administraci!n de los c!digos de "arra EA@, los cuales pueden ser solicitados para cual#uier empresa.
3.6. 3.6.
E,$ E,$-*0 *0 EAN EAN =E =E0o 0o#" #"* * A0$'! 0$'!"" N N"0 "0' '/< /<%% Es un estndar internacional creado en Europa y de aceptaci!n mundial, identifica a los productos comerciales por intermedio del c!digo de "arras, indicado paísIempresaIproducto, este estndar EA@ asigna un número a cada producto para #ue lo identifi#ue en cual#uier parte del mundo, sin la posi"ilidad de confundirse con otro producto. Es un estndar a"ierto, ya #ue cual#uier empresa puede solicitar los c!digos para sus productos. Es el estndar usado en *erú. E,$-*0", $''*-o, " *, '-*-", -" !o,o Este ni$el corresponde a a#uellos productos #ue compra el consumidor final. ichas unidades de consumo se codifican con c!digos EA@ 03 o EA@ :. Estos estndares pueden ser utilizados tanto en los almacenes de las empresas #ue participan en la distri"uci!n de productos terminados como fa"ricantes, distri"uidores y minoristas, así como en los puntos de $enta al consumidor final. C0'$"0'o, #*0* !o-'&'!*0 #0o-!$o, " " '>" '> " '-*-", -" !o,o En general cuando un producto tiene presentaciones distintas, tales como tamaño, sa"or, aroma, contenido, etc., cada una de estas de"e tener un nue$o c!digo EA@. as promociones de los productos tam"i+n de"en tene tenerr un nue$ nue$oo c!di c!digo go EA@, EA@, siem siempr pree y cuan cuando do exis exista ta un cam" cam"io io significati$o para el consumidor. *or último, los cam"ios de precios de los productos en ningún ningún caso de"en de"en originar un nue$o nue$o c!digo EA@. 3.6. 3.6.1. 1. C( C(-' -'/o /o EAN EAN 13% 13% El EAN?13 es la $ersi!n ms difundida del sistema EA@, tam"i+n la ms usada en el *erú, ya #ue puede o"ser$arse en la mayoría de productos, este c!digo consta de 03 dígitos uno ms #ue el *CG en la #ue sus tres primeros dígitos representan al país, los siguientes cuatro a la empresa, los cinco cinco restan restantes tes al produc producto to y por ultimo ultimo un digito digito $erific $erificado ador. r. Estos Estos c!digos se utilizan en las unidades de consumo. ada su estructura, permiten codificar te!ricamente en 0=== países a 0= === industrias distintas y, en cada una de ellas, a 0== === productos o formas distintas de presentaci!n de los mismos, lo cual representa una enorme cantidad de posi"les com"inaciones. com"inaciones. 24
El c!digo EA@ 03 es adecuado para> 1 6dentificar unidades de producto cuyo destino es el punto de $enta. 1 6den 6denti tific ficar ar artí artícu culo loss con con el fin de pode poderr incl incluir uir este este c!di c!digo go en
1
documentos tales como facturas, "oletas, pedidos, etc. 6dentificar artículos cuyo destino no es el punto de $enta minorista, es decir un almac+n o mayorista.
Cada c!digo de "arras EA@S03 est formado por> n marg margen en,, un di"u di"ujo jo norm normal aliz izad adoo de sepa separa raci ci!n !n,, un di"u di"ujo jo #ue #ue repres represent entaa direct directame amente nte,, seis seis dígito dígitoss e indirec indirectam tament entee un s+pti s+ptimo, mo, un di"ujo central de separaci!n, un di"ujo de "arras y espacios #ue representa directamente seis dígitos, un di"ujo normalizado de separaci!n, un margen como se ilustra a continuaci!n>
E,$0!$0* -" !(-'/o EAN 13%
25
-
Código de pa$s os os tres tres prim primer eros os dígi dígito toss en en algu alguno noss caso casoss 1G de la iz#u iz#uie ierd rdaa representan al país, los cuales son llamados '"andera(. En el caso de
-
*erú, el c!digo de país es 88<. Código de empresa os siguientes cuatro dígitos representan a la empresa solicitante del c!digo. Estos dígitos identifican a la empresa creadora del producto, entendi+ndose por ello a la empresa #ue decide la apariencia final del producto ante el consumidor final, y definiendo características como
-
marca, presentaci!n, etc. Código de producto os siguientes cinco dígitos corresponden al producto. /e utiliza un c!digo distinto para cada presentaci!n del producto, dependiendo de
talla, color, sa"or, modelo, empa#ue, etc. - Digito verificador lam lamad adoo digi digito to de cont contro rol, l, se calc calcul ulaa en func funci! i!nn a los los dígi dígito toss ante anteri rior ores es.. /u uso uso li"e li"era ra a la empr empres esaa de posi posi"l "les es erro errore ress en la impresi!n del c!digo al momento de ser leído el c!digo. *or ejemplo, si tenemos un c!digo EA@ 03 con la siguiente estructura> C!digo de país> 013 C!digo de empresa> 0135 C!digo de producto> 0135< El clculo del digito $erificador se realiza de la siguiente manera> se multiplica cada digito del c!digo EA@ 03 por 0 y 3 intercaladamente empe empeza zand ndoo desd desdee la iz#u iz#uie ierd rda, a, lueg luegoo de lo se suma sumann todo todoss los los productos. 26
C*!o -" -'/'$o >"0'&'!*-o0 CT6DB EA@ 03 Factor *roducto
0
1
3
0
1
3
5
0
1
3
5
<
0 0
3 7
0 3
3 3
0 1
3 ;
0 5
3 3
0 1
3 ;
0 5
3 0< 0<
s a suma de los productos es> 70 El resultado de la suma se di$ide por 0= y se toma el residuo. En nuestro caso> 0 El digito $erificador es el resultado de restar 0= M residuo U 0= M 0 U ; *ara el ejemplo anterior, el digito $erificador es ;, con lo #ue el c!digo EA@ 03 completo es> 013 0135 0135< 9
3.6. 3.6.2. 2. C(-' C(-'/o /o EAN EAN 8% Este c!digo es utilizado únicamente cuando la forma o geometría del en$ase no permite usar un c!digo EA@ 03 por tener este demasiados caracteres 03G. En estos casos, se utiliza un c!digo mucho ms corto> el EA@ :, compuesto de ocho dígitos, en el #ue se omite el c!digo de la empresa solicitante, por lo cual su aplicaci!n es mucho ms restringida, de"iendo ser autorizado por la Asociaci!n *eruana de C!digos D/0 *erúG y tiene un número limitado de posi"ilidades. El c!digo EA@ : tiene la siguiente estructura> C!digo de país> 3 dígitos C!digo de producto> 5 dígitos igito $erificador> 0 digito
27
E,$-*0", $''*-o, " '-*-", -" "#*@" o -",#*!o as unidades de empa#ue son a#uellos cuya manipulaci!n se realiza en puntos de almacenamiento #ue no corresponden corresponden al punto de $enta final& es decir, almacenes almacenes de los fa"ricantes, distri"uidores y minoristas. /e utilizan dos tipos de estndares> el EA@ 05 y el EA@ 01:. 3.6. 3.6.3. 3. C(-' C(-'/o /o EAN EAN 14% 14% os c!digos EA@ 05 se forman en "ase al c!digo EA@ 03, tomando de estos últimos el c!digo de país, empresa y producto. Adicionalmente se incorpora el concepto de la $aria"le logística. Esta $aria"le se sitúa a la iz#uierda del c!digo EA@ 03 de la unidad de consumo, el cual indica el ni$el de agrupamiento de las unidades de consumo dentro de la unidad de empa#ue. a $aria"le logística consta de un digito y puede tomar cual#uier $alor entre 0 y ;. *or ejemplo, si la $aria"le logística toma el $alor de 0, esto puede significar 'caja conteniendo 15 unidades de consumo(& si toma el $alor de 3, puede significar ms "ien 'caja conteniendo 5: unidades de consumo( El significado de cada $alor de la $aria"le logística de"e ser definido por el productor o creador del producto, así como es su responsa"ilidad comunicar a sus clientes o posi"les usuarios el $alor de cada $aria"le. /i el $alor de la $aria"le logística es cero, entonces el c!digo EA@ 05 se con$ierte en un c!digo EA@ 03, por lo #ue no de"e usarse este $alor. Finalmente, se recalcula el $alor del digito de $erificaci!n siguiendo las reglas señaladas en el EA@ 03. Estos c!digos son muy usados en las cajas o empa#ues #ue agrupan $arias unidades de consumo
28
.
3.6. 3.6.4. 4. C(-' C(-'/o /o EAN EAN 128 128%% Es una herramienta #ue sir$e para facilitar el flujo de mercancías e informaci!n, y hace posi"le #ue las empresas puedan utilizarlo tanto en aplicaciones internas como en el entorno glo"al& añade $ersatilidad en los intercam"ios interempresariales en los #ue las fechas de $encimiento, la identificaci!n de número de lote, las unidades de expedici!n específicas, la codifi codifica caci! ci!nn de los pun puntos tos ope operac racion ionale aless y de medid medidas, as, dimens dimension iones es $aria"les, así como otras informaciones o atri"utos #uedan perfectamente tratados. Este c!digo utiliza el concepto de identificadores de aplicaci!n, #ue indica la informaci!n contenida en el c!digo. *or ejemplo, en el c!digo =0G 0 88< 0135 0135< 3 00G ;8=<10, el identificador =0G indica a #ue a continuaci!n se muestra un c!digo EA@ 05. el otro lado, el identif identifica icador dor 00G 00G indica indica #ue a conti continua nuaci! ci!nn se muestr muestraa la fecha fecha de fa"ricaci!n del producto. Este tipo de c!digos es muy utilizado en los pallets de productos productos
1
6dentificador de Aplicaci!n, #ue indica #ue el c!digo #ue
29
3.7. 3.7.
17751234123453
$iene a continuaci!n es un D6@ I05. C!digo D6@ I05 de las nidades de espacho #ue se
11 11521
encuentran en la *aleta. 6dentificador de Aplicaci!n, Aplicaci!n, #ue indica la fecha de fa"ricaci!n. Fecha de Fa"ricaci!n del producto contenido en la *aleta.
)"$*+ $*+*, *, D", D",>" >"$* $*+* +*,, -" -" ,o ,o -" !(!(-'/o '/o -" -" *00 *00*, *,%% 1 Hane Hanejo jo efic eficie ient ntee de mate materia riale less en un alma almac+ c+nn al incr increm emen enta tarr la $elocidad a la cual se identifican y registran las acti$idades, con lo cual se mantiene un ele$ado ni$el de precisi!n. 1 Aumenta la precisi!n en la preparaci!n de pedidos, con lo #ue se reducen los errores de en$ío y recepci!n e incrementa la producti$idad, se puede apreciar un cuadro de comparaci!n de ingreso de datos en el A@EB 96. 1 En los minoristas o detallistas, los c!digos estndar permiten una atenci!n ms rpida en los puntos de caja, mejorando su ni$el de ser$icio al cliente. 1 El flujo de informaci!n en toda la cadena de distri"uci!n es ms rpido y preciso, se controla mejor la oferta de productos y el impacto de las promociones, con lo cual cual se ajusta mejor la oferta a las necesidades necesidades del cliente y se reducen los stoc-s en toda la cadena de distri"uci!n. 1 Esta"lecimiento de un lenguaje común con sus pro$eedores gracias a un c!digo estndar. 1 isminuye la posi"ilidad del error humano. 1 *recisi!n y confia"ilidad en la informaci!n. 1 /e mejora la competi$idad. D",>"$*+*, -" ,o -" !(-'/o -" *00*,% 1
Eti#uetas dañadas& los lectores de c!digos de "arras no pueden leer
1
eti#uetas #ue est+n arrugadas, sucias o manchadas. *ro" *ro"le lema mass de prec precio ios& s& pued pueden en apar aparec ecer er las las disc discre repa panc ncia iass en la colocaci!n de precios si los empleados de una tienda ol$idan colocar el
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c!digo de li#uidaci!n en un artículo. Costo inicial& los negocios #ue toda$ía no tienen c!digos de "arras e$itan implementarlos de"ido al costo inicial del e#uipo necesario.
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1
Entrenamiento& otra de las des$entajas cuando se comienzan a usar los c!digos de "arra es el entrenamiento de los empleados, #ue puede ser un pro"lema significati$o si el negocio es grande.
3.8. 3.8.
P*,o P*,o,, #*0* #*0* o$ o$" ""0 "0 C( C(-' -'/o /o,, -" *00 *00*, *,%% 0G %filiarse a &S' Per(: *ara Per(: *ara o"tener un D6@ I Dlo"al rade 6tem @um"erI, c!digo estndar #ue le permitir identificar de manera única a ni$el mundial sus productos, su empresa de"e asociarse a D/0 *erú, representante en el *erú de la l a oficina glo"al con sede en ?ruselas. D/0 *erú es la única organizaci!n en el país #ue administra y otorga los derechos de utilizaci!n del estndar de codificaci!n D/0 EA@%CCG a las empresas. /e de"e adjuntar los siguientes documentos> Copia de 2C de la empresa, copia de @6 del representante legal, copia de partida registral solo personas jurídicasG, copia de última declaraci!n anual de impuesto a la renta. El costo para inscri"ir una nue$a empresa $aría según el tamaño ya sea, micro, pe#ueña. mediana o empresa grande. icro: <== icro: <== soles M *eriodo de contrato 1 años Pe*ue+a: 8<= Pe*ue+a: 8<= soles M *eriodo de contrato 0 año ediana: 0 ediana: 0 1== soles M *eriodo de contrato 0 año año &rande: 1 &rande: 1 5== soles M *eriodo de contrato 0 año 1G 2ealiz 2ealizar ar el pago por por tipo de c!digo c!digo #ue #ue re#uier re#uieree EA@ 03, 03, EA@ :, u adicionalesG EA@%CC M 03> 3< soles V 6D9 M *eriodo de 0 año EA@%CC M :> ;< soles V 6D9 M *eriodo de 0 año EA@%CC M 05> /6@ CB/B M *eriodo de 0 año C!digo de localizaci!n> 3< soles V 6D9 6 D9 3G En$iar En$iar los c!digo c!digoss asignado asignadoss a la imprenta imprenta para para su impresi! impresi!nn en los empa#ues o stic-ers correspondientes. /i la imprenta elegida para la impresi!n de los c!digos necesita el diseño de las ?arras archi$o E*/G de"ern solicitarlo llenar formatoG. El archi$o E*/ es entregado en un C. 5G *ago por por cuota anual> anual> 31= 31= soles, soles, este pago pago se efectúa efectúa en Enero Enero de cada año. s> /e realiza realiza en el mes de Enero Enero de cada cada año y corresponde al total de productos inscritos, de acuerdo al tipo de c!digo estndar. 7G efinir efinir un plan plan de calidad calidad,, asesoría asesoría por por parte parte de D/0. D/0. 31
8G Hs informac informaci!n i!n so"re so"re c!digo c!digo de "arras "arras $isite> $isite> http>%%RRR.gs0pe.org
3.9. 3.9.
T"-" -"!' !'*, *, " " !(-' !(-'/o /o -" -" *0 *00* 0*,% ,% S',$"*, RFIDEPC a identificaci!n por radiofrecuencia I 2F6 es un m+todo para identificar productos de manera ine#uí$oca utilizando las frecuencias de radio para identificar y transportar datos de dichos artículos comerciales a lo largo de toda la cadena de a"astecimiento en tiempo real. a gran $entaja en relaci!n con la tecnología del c!digo de "arras, es #ue los rayos lser de"en $er el c!digo de "arras para leerlo. En cam"io, las ondas de radio no re#uieren esta línea de lectura y pueden ser captados a tra$+s de di$ersos materiales o elementos, tales como el cart!n corrugado, plstico e incluso el metal y los lí#uidos. 6ncrementa la producti$idad de la mano de o"ra al no ser necesario exponer cada producto al haz de luz, como si lo re#uiere el c!digo de "arra. En un sistema 2F6 las eti#uetas o 'transponders( se aplican a los o"jetos. Cada eti#ueta puede transportar un enorme conjunto de informaci!n, como número de serie, número de modelo, número de lote, color o u"icaci!n a principal des$entaja del sistema 2F6%E*C se encuentra en el alto costo de las eti#uetas y de los e#uipos 2F6, lo cual de alguna manera ha frenado su utilizaci!n masi$a. as aplicaciones ms conocidas de los sistemas 2F6%E*C se encuentran en el sector alimenticio y farmac+utico, pues su uso permite conocer en todo momento si el producto ha sido tratado y%o conser$ado dentro de las condi condicio cione ness de calor calor o frio #ue re#uie re#uiere re su adecu adecuada ada preser preser$ac $aci!n i!n.. Adem Ad ems s,, dicha dicha info inform rmac aci! i!nn se alma almace cena na en el tag , con lo cual est disponi"le en todo momento. C(-'/o D*$*M*$0' o C(-'/o, R% atamatrix es un c!digo de "arras de matriz 1 o "idimensionalG #ue puede ser impreso impreso como un sím"olo sím"olo cuadrado o rectangular compuesto compuesto por puntos indi$iduales indi$iduales o cuadrados. cuadrados. Es fcil de imprimir y puede puede inclusi$e ser ser incrustado dentro del metal. Es permitido por D/0 para usar en partes directas de marcaci!n y en aplicaciones del sector de la salud, pero como tal, no es utilizado en retail de"ido a #ue re#uiere un scanner "asado en cmara cmarass en $ez de los común comúnme mente nte "asado "asadoss en lser lser.. /u utiliz utilizaci aci!n !n 32
tam"i+ tam"i+nn se pue puede de dar en dispo dispositi siti$os $os m!$ile m!$iles, s, captura capturando ndo el c!dig c!digoo datamatrix, le permite poder acceder a informaci!n.
CONCLUSIONES 0. a cataloga catalogaci! ci!nn permit permitee la identifi identificac caci!n i!n correct correctaa de los materia materiales les comprados y%o almacenados en una empresa. Entre sus "eneficios se encuentran> la agilizaci!n del proceso de compras, la reducci!n de la $ariedad de ítems o referencias, el mejoramiento de la rotaci!n de in$entarios y la optimizaci!n del uso del espacio en el almac+n. 1. *ara un sistema de control rol de almacenes, una codificaci!n completamente numeral y correlati$a es la ms recomenda"le, so"re todo para efectos de su "ús#ueda en el catlogo y su u"icaci!n en los archi$os del sistema. 3. a codi codifi fica caci ci!n !n es una una cons consec ecue uenc ncia ia de la cata catalo loga gaci ci!n !n de los los materiales, codificar significar representar cada artículo por medio de número y letras. 5. os c!dig c!digos os de "arra "arra hacen hacen eficien eficiente te el manejo manejo de materia materiales les en un almac+n al incrementar la $elocidad a la cual se identifican y registran las acti$idades, con lo cual se mantiene un ele$ado ni$el de precisi!n. <. a utilizaci utilizaci!n !n de estnd estndares, ares, tanto tanto para para los c!digos c!digos de de "arra como como para para los sistem sistemas as 2F6%E 2F6%E*C, *C, permit permitee adem ademss de una rpida rpida y precis precisaa identificaci!n, facilitar el flujo de informaci!n entre las empresas #ue participan en la cadena cadena de distri"uci!n distri"uci!n del producto.
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BIBLIOGRAFÍA Anaya ejero, Oulio Ouan 1===G 'ogística 6ntegral, la Desti!n Bperati$a de la Empresa( Ediciones E/6C. España. ?allao ?allaouu 2on 2onald ald,, 1==5 1==5G, G, 'ogís 'ogístic tica. a. Ad Admin minist istrac raci!n i!n de la Cadena Cadena de /uministro(. Ediciones *earson *rentice )all. Nuinta edici!nI H+xico Casano$as August y Cuatrecasas uís. 1==3G 'ogística Empresarial( Ediciones Desti!n 1===. España. Carreño /olís, Adolfo 1=00G. ogística de la A a la W. Fondo Editorial de la *ontificia ni$ersidad Cat!lica del *erú. ima I *erú Harthans Darro, Cesar A. 0;;1G 'Enciclopedia 'Enciclopedia de ogística Empresarial( Empresarial( Ediciones ?uho. España. 9aldez *alacios, Armando. 0;;=G 'Administraci!n logística( Ediciones /AD/A. *erú.
BIBLIOGRAFÍA )IRTUAL RRR.nno$asupplychain.pe RRR.gs0pe.org RR.codigode"arras.com RRR.codigode"arras.pe% RRR.procesosdealmacn."logspot.com%1=00%=5%clasificacionIyI codificacionIdeIlos.html RRR.es.scri"d.com%do RRR.es.scri"d.com%doc%0;73;511%CB6DBIE c%0;73;511%CB6DBIEI?A22A/ I?A22A/ RRR.es.scri"d.com%do RRR.es.scri"d.com%doc%850;::7%Codigo c%850;::7%CodigoIdeI?arras IdeI?arras
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ANEOS .ANEO 1
TABLA TABLA DE EUI)A E UI)ALENCIAS LENCIAS =T** =T** E+"#o< E +"#o< F'*'-*-% Facilitar la codificaci!n de los artículos ordenados alfa"+ticamente y dar flexi"ilidad al catlogo, posi"ilitando su mejoramiento. etras @úmeros etras @úmeros etras @úmeros A =0 O 0= / 0; ? =1 X 00 1= C =3 01 10 =5 H 03 9 11 E =< @ 05 P 13 F =3 B 0< 15 D =8 * 07 J 1< ) =: N 08 W 17 6 =; 2 0: E#"o% entro de cada su"Iclase, cuando el ordenamiento es alfa"+tico se utilizara esta ta"la para codificar los 1 primeros dígitos del artículo e indicar #ue la descripci!n del artículo comienza por la letra e#ui$alente al número utilizado. /e o"tiene así la seguridad de #ue no se mezclaran las pala"ras #ue designa el o los artículos, ni se producirn confusiones durante la utilizaci!n y mantenimiento del catlogo.
O0-"*'"$o ,"/: -'",'o", =E+"#o< F'*'-*-% Co Codi difi fica carr los los artí artícu culo los, s, repr repres esen enta tand ndoo la dime dimens nsi! i!nn por por su e#ui$alencia. imens. E#ui$. imens. E#ui$. imens. E#ui$. imens. E#ui$. 0%75 =0 08%75 08 33%75 33 5;%75 5; 0%31 =1 ;%31 0: 08%31 35 1<%31 <= 3%75 =3 0;%75 0; 3<%75 3< <0%75 <0 0%07 =5 <%07 1= ;%07 37 03%07 <1 <%75 =< 10%75 10 38%75 38 <3%75 <3 Empleo> entro de las su"clases cuando se ordenan artículos #ue tienen una dime dimens nsi! i!nn y esta esta es meno menorr de una una pulg pulgad ada, a, se empl emplea eara ra esta esta ta"l ta"laa para para codificarlos. En esta forma se est reemplazando la dimensi!n del artículo por su e#ui$alencia, empleando empleando generalmente para ello los dos últimos dígitos del c!digo #ue se esta"lezca.
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ANEO 2 CLASIFICACIÓN GENERAL DE MATERIALES =T** E+"#o< C(-'/o =0 =1 =3 =5 =< =7 =8 =: =; 0= 1= 10 3= 30 31 33 35 3< 37 38 3: 3;
D",!0'#!'( -" * C*," Haterial considerado fuera de uso Haterial solicitado para entrega directa al solicitante Hateria rial de fer ferretería ría en general )err )e rram amie ient ntaa de Hano Hano y *ort *ortt til iles es M 2epu 2epues esto toss y Acc Acces esor orio ioss Ha#u Ha#uin inas as M )er )erra ram mient ientas as y sus sus repu repues esto tos. s. Acces ccesor orio ioss *roductos "sicos de Hetal /oldaduras, e#uipos para soldar Haterial pa para Empa#uetaduras Artículos pa para rasmisi!n 2odam odamie ienntos tos, sus sus rep repues uestos tos y acc accesori sorioos 9ehícu hículo loss aut autom om!$ !$il iles es M rep repue uest stos os y acc acces esor orio ioss E#ui E#uipo poss de de tran transp spor orte te y man manip ipul ulac aci! i!nn de de mat mater eria iale less Hedicinas *roductos Nu Nuímicos Hate Hateri rial al y e#u e#uip ipoo fot fotog ogr rfi fico co,, rep repue uest stos os y acc acces esor orio ioss Haterial y e#uipo para oficina Ytil Ytiles es de aseo aseo y limp limpie ieza za,, e#ui e#uipo poss para para limp limpie ieza za Hate Hateri riaal y e#uip #uipoo para ara en$as $asar y em"a em"ala lar r Alimentos y "e"idas Hate Hateria riall par paraa ser ser$i $ici cioo de de com comed edor or y coc cocin ina, a, e#ui e#uipo poss y acce acceso sori rios os 2opa 6nst 6nstru rum mento entoss de de pre preci cisi si!n !n,, rep repue uest stos os y acc acces esor orio ioss ANEO 3 DEPURACIÓN
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ANEO 4
ANEO 5 SISTEMA BSICO DE CODIFICACIÓN A24CB
2EFE2E@C6A
CAE2@B <= )BOA/ CA26CAB
013
CAE2@B 0== )BOA/ CA26CAB
01<
CAE2@B <= )BOA/ FE22BCA226
018
*2BCB
CA/6F6CAC6T@
CB6F6CAC6T@
CAE2@B
D2*B
0
CA26CAB
/?D2*B
0=0
<= )BOA/
2EFE2E@C6A
0=0013
ANEO 6 C*-0o )"o!'-*- I/0",o D*$o, Comparaciones en ingreso de datos, suponiendo un campo de 01 caracteres eclado ectura !ptica de C!digos de "arras caracteres ZG 9elocidad 7 segundos 5 segundos =,3 a 1 segundos T*,* T*,* -" "00o0 0 error de carcter 0 error de carcter 0 error de carcter por 0< por 3== caracteres caracteres por 0= === === a 37 "illones de ingresados caracteres caracteres ingresados. ingresados
37
