UNIVERSIDAD NACIONAL “JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN” FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
MONOGRAFÍA: “CATALOGACIÓN, CODIFICACIÓN DE MATERIALES Y CÓDIGO DE BARRAS” Prese!"#$ %$r: APARICIO APARICIO ARAUJO& CARLA DE LA CRUZ MÉNDEZ& MILAGROS HUERTAS CASTILLEJOS& LIZET GALINDO RAMÍREZ& GERARDO ORTIZ NOLASCO& GIANMARCO Ases$r: M'( POLICARPO POLICARPO D( MÁR)UEZ MÁR)UEZ VALE VALENCIA NCIA MONOGRAFÍA PARA PARA EL CURSO DE LOGÍSTICA I HUACHO * PER+ ,-./
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ÍNDICE Pág. Caratula
1
Dedicatoria
2
Resumen/Palabras Resumen/Palabras claves
3
Índice
4
Introducción
CAPÍTULO I CATALOGACIÓN CATALOGACIÓN DE MAT M ATERIALES ERIALES 1.1
Conce!to "
1.2
De#inición "
1.3
$enta%as &
'ta!as de la catalogación
(
Procedimiento !ara catalogar materiales
12
)inalidad de la catalogación
1*
+s!ectos a tener en cuenta
1*
Resultados , bene#icios de la catalogación
1*
Im!ortancia de un catálogo
1
CAPÍTULO II CODIFICACIÓN DE MATERIALES 2.1 Conce!to 1 2.2 -istemas de codi#icación 1 2.3 Caractersticas de un sistema de codi#icación 1" 2.4 $e $enta%as nta%as del sistema de codi#icación codi#ica ción
1&
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ÍNDICE Pág. Caratula
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Dedicatoria
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Resumen/Palabras Resumen/Palabras claves
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Índice
4
Introducción
CAPÍTULO I CATALOGACIÓN CATALOGACIÓN DE MAT M ATERIALES ERIALES 1.1
Conce!to "
1.2
De#inición "
1.3
$enta%as &
'ta!as de la catalogación
(
Procedimiento !ara catalogar materiales
12
)inalidad de la catalogación
1*
+s!ectos a tener en cuenta
1*
Resultados , bene#icios de la catalogación
1*
Im!ortancia de un catálogo
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CAPÍTULO II CODIFICACIÓN DE MATERIALES 2.1 Conce!to 1 2.2 -istemas de codi#icación 1 2.3 Caractersticas de un sistema de codi#icación 1" 2.4 $e $enta%as nta%as del sistema de codi#icación codi#ica ción
1&
2
2.5 )ormas de !resentar el signi#icado de código de materiales 1& 2.6 Codi#icación de ubicaciones 2 2.7 -istemas de codi#icación0 Códigos de arra , -istemas 'PC 21
CAPÍTULO III CÓDIGO DE BARRAS 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
3.7 3.8 3.9
istoria Conce!to De#inición Código de barras como sistemas 'stándares de código de barras 'stándar '+ 3..1. Código '+ 13 3..2. Código '+ & 3..3. Código '+ 14 3..4. Código '+ 12& $enta%as $e nta%as , desventa%as del código de barras Pasos !ara obtener un código de barras endencias endencias en el código de barras
22 24 24 2* 2 2 2" 3 3 31 32 33 34
C5C67-I5'-
3
I6I58R+)Í+
3"
+'95-
3&
3
INTRODUCCIÓN 6a !resente investigación se re#iere al tema de codi#icación de código de barras , catalogación de materiales: ;ue se !uede de#inir como el !roceso de cuanti#icar , clasi#icar los materiales ;ue ingresan , salen de la em!resa. 6o !rimero ;ue se tiene ;ue
: normali?ar =normas acerca del uso de materiales> , estandari?ar =!oner estándares id@nticos !eso: medidas , #ormatos> los !roductos !ara
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CAPÍTULO I CATALOGACIÓN DE MATERIALES o se !odra
1.1.
Co!"#$o% Consiste en asignar a cada material un nico nombre de manera ;ue sea im!osible la eEistencia de di#erentes denominaciones !ara un mismo !roducto o elemento. 'n el !roceso de catalogación: !or un lado se es!eci#ican datos t@cnicos de dimensión: calidad: estructura: etc.: ;ue de#inen las caractersticas de los materiales considerados , se reali?a la normali?ación de dic
1.2.
D"&''!'(% Proceso ,/o actividad del área de logstica ;ue consiste en la descri!ción: catalogación: nominación , numeración de cada artculo con el #in de ser identi#icado mediante un solo nombre: un solo nmero , una sola 5
descri!ción. 6a catalogación es la base de la identi#icación de los artculos , #acilita de me%or manera su ad;uisición. Con la catalogación se !retende en s: crear un lengua%e nico ;ue #acilite todo el control administrativo de los materiales ,/o !roductos.
1.3.
)"$*+*,% 6a em!resa ;ue !lanea: !re!ara , !one en e%ecución un catálogo de materiales: obtiene una serie de venta%as en relación con los inventarios , su administración: entre las cuales se citan a continuación las más im!ortantes0 0 Prevenir la emisión de órdenes de com!ra de materiales innecesarios sobre todo cuando estos eEistan en el almac@n con otras denominaciones: lo ;ue evitara el consiguiente gasto #inanciero ;ue ello re!resenta. 0 5!timi?ar el uso del es!acio #sico en el almac@n: 'l tener el mismo material con varios nombres obliga a almacenarlos se!arados de unos de otros: im!idiendo su consolidación , aumentando los es#uer?os !ara el control de stocFs. 0 Reducir la inversión en inventarios: si en !romedio un material tiene dos nombres entonces el sistema logstico se multi!licara !or dos del mismo modo: el listado de inventarios ,: con ello: la necesidad de ca!ital de traba%o !ara mantener este nivel de inventarios. 0 Ca!tar las relaciones de intercambialidad ;ue eEisten entre los materiales: evitando as com!ras innecesarias de material: ,a ;ue !ueden eEistir en el almac@n otros ;ue !ueden cum!lir la misma #unción. 0 Ge%orar los ciclos de rotación en los almacenes: evitando obsolescencias: materiales sin uso o sin movimiento. 'llo será !osible al tener los materiales !lenamente identi#icados. 0 +gili?ar la gestión de com!ras mediante el establecimiento de estándares , normas !ara los materiales. 'l no tener estandari?ado los materiales obliga a de#inir sus es!eci#icaciones cada ve? ;ue se reali?a la com!ra de estos. 0 'n#ocar al !ersonal del área de com!ras , almacenes en una variedad menor de inventarios: aumento as su e#iciencia. 0 acer !osible la identi#icación , control de los artculos. 6
0 0 0 0
Crear un lengua%e nico en el ámbito de abastecimiento. )acilitar la ad;uisición , controlarla. )acilita la gestión , administración de los almacenes. -im!li#icar los inventarios: reduciendo el nmero de artculos , su
0
variedad. 5btener un me%or resultado resultado en la administración de los inventarios !or la reducción de la in#luencia del costo de !osesión =costo mantenimiento de inventarios>
a, ;ue tener en cuenta ;ue todas las venta%as ;ue !ro!orciona una buena catalogación de materiales inciden sobre los costos , utilidades de la em!resa: es decir sobre sus resultados: lo cual
1.4.
E$*#*, -" * !*$*o/*!'(% Para ;ue la catalogación re!resente un bene#icio !ara la em!resa: se recomienda su reali?ación a trav@s de las siguientes cuatro eta!as: las cuales se describen a continuación0 No0*'*!'( Consiste en la selección de a;uellas caractersticas #isico;umicas: tales como tamaHo: !eso: densidad: teEtura: entre otras ;ue van a regir las com!ras , la gestión de los mismos en el interior de la em!resa.: , ;ue se ada!ten a esta !ara constituir con ellas las normas: usualmente escritas: a las ;ue deben ceHirse las eEistencias de los almacenes , las ad;uisiciones ;ue se utili?ados !ara el acomodo de los !roductos. 'ntre las caractersticas a normali?ar !ueden estar sus dimensiones eEternas: su resistencia , el ti!o de madera utili?ado !ara su #abricación:
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de manera ;ue cada ve? ;ue se solicite la com!ra de !allets no se deban rede#inir sus caractersticas. 6a tarea de normali?ar o establecer estándares re;uiere del uso de recursos de la organi?ación: del !ersonal de com!ras: de los almacenes: de los usuarios de los !roductos e inclusive del a!o,o de los !roveedores en el establecimiento de la norma o estándar. Por ello se recomienda reali?ar la estandari?ación de a;uellos materiales ;ue re!resenten el ma,or gasto en com!ras o de com!ra re!etitiva. o es necesario establecer normas !ara todos los materiales.
I-"$'&'!*!'( Consiste en establecer la descri!ción o denominación del artculo ;ue se va a utili?ar en la em!resa: !ermitiendo !recisar las caractersticas !articulares de cada artculo: en relación con las generales: de manera de estar seguro de su naturale?a es!ec#ica , de sus di#erencias con otros artculos del mismo gru!o. Guc
subclases , secciones segn la variedad ;ue !ueda !resentarse en cada agru!ación ;ue se
•
Co-'&'!*!'( 6lamada tambi@n simboli?ación: es la eta!a #inal de la catalogación de artculos , consiste en la asignación de un código #ormado !or nmeros o letras o un smbolo ;ue identi#icara al !roducto: distingui@ndolo !or las caractersticas ;ue le !ertenecen: de manera de re!resentarlos , a suelen re!resentar la #amilias de artculos: las siguientes tres =13(> a una clase dentro de la #amilia 13 , las ltimas cuatro !osiciones =32&>al !roducto. 'l nmero de elementos o !osiciones en un código estructurado debe estar !lani#icado de manera tal ;ue se !ueda incor!orar #uturos cambios: incrementos o
•
am!liaciones en los gru!os #ormados: sean estos #amilias ,/o clases. C(-'/o, S"!"!'*",% -on códigos relativos utili?ados en las #acturas: guas de remisión: #ormularios: etc. 'ste ti!o de código #acilita el conteo del total de documentos emitidos , !or tanto su control.
1.5.
P0o!"-''"$o #*0* !*$*o/*0 *$"0'*",% D"$"0'*!'( -" *, o0*, -e considerara el establecimiento de normas o estándares: como necesidad !rimordial en la con#ección del catálogo: a #in de uni#icar los criterios de 9
los usuarios , lograr reducciones a!reciables en los stocFs en a base a la sim!li#icación de las eEistencias =catalogación>. 'sto es mu, im!ortante: en ra?ón del criterio !ersonal de cada usuario: al anali?ar sus necesidades , a#errarse en la ma,ora de los casos a marcas: caractersticas: dimensiones: etc.: ;ue considera indis!ensables !ara el #uncionamiento de su de!endencia , !or lo tanto negándose a cambiarlas. 'n estos casos: mediante el dialogo con los usuarios: el encargado o %e#e de la catalogación
I-"$'&'!*!'( -" !*-* *$"0'* 'stablecido las normas , seleccionado el !ersonal ;ue debe reali?ar la catalogación: se iniciara la identi#icación de los artculos en stocF: teniendo !resente ;ue debe comen?arse !or lo más #ácil: de%ando los artculos di#ciles de identi#icar !ara lo ltimo. 'n esta #orma se van obteniendo avances en la catalogación: ;ue !ermite a!reciar resultados rá!idamente. P0"#*0*!'( -" * !*,'&'!*!'( * "&"!$*0 +l e#ectuar la clasi#icación de materiales: se
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J al emitir las instrucciones: se deberá establecer ;ue ordenamiento se em!leara en cada clase de materiales , muc 'l orden al#ab@tico es conveniente utili?arlo con artculos ;ue carecen de caractersticas dimensionales , en los ;ue la descri!ción !rima sobre cual;uier otra caracterstica !ara su identi#icación. + #in de dar #leEibilidad al mantenimiento del catálogo con este ti!o de ordenamiento: es mu, conveniente considerar en el código el e;uivalente num@rico de las letras con ;ue se inicia la descri!ción: de acuerdo a la tabla de e;uivalencias: ;ue se muestra en el +'95 I de esta monogra#a. 2> 'l orden num@rico o !or dimensiones: se utili?a generalmente con a;uellos artculos cu,a caracterstica !rinci!al en su dimensión: lo cual !ermite di#erenciarlo de otros artculos similares. 's necesario tener en cuenta la eEistencia de artculos ;ue tienen una sola dimensión: otros ;ue tienen dos: tres: cuatro o más dimensiones , en consecuencia establecer tablas de e;uivalencia similares a las ;ue se muestran en el +'95 I de esta monogra#a , elegir una de las dimensiones ;ue !rimara en el ordenamiento !ara todos los artculos. 3> 'l ordenamiento segn el catálogo del !roductor: se em!lea en las clases corres!ondientes a ma;uinarias , e;ui!os: sus re!uestos: accesorios , consiste en ordenar las secciones de acuerdo a como el !roducto de dic
D',$0'!'( -" o, *$"0'*", 5tro as!ecto ;ue normalmente se encontrara en la em!resa: es lo concerniente a materiales ;ue se !iden !ara entrega directa al solicitante. 's conveniente establecer una clase !ara materiales ;ue se denominaran AGaterial solicitado !ara entrega directa al solicitante: sin detención ni
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stocF en el almac@nB , cu,as secciones corres!ondan a las de!endencias ;ue #orman la em!resa.
E"!!'( -" ,',$"* -" !*$*o/*!'( 6a !reocu!ación !rinci!al !ara la de!endencia de logstica es ;ue dis!onga de una biblioteca de catálogos de !roductores de e;ui!os: ma;uinaria , materiales en uso: con la #inalidad de ;ue el !ersonal ;ue realice la identi#icación tenga elementos de consulta !ara llevarla a cabo.
A,'/*!'( -" !(-'/o, -e recomienda ;ue la codi#icación de artculos nuevos se e#ectu@ sobre la re;uisición !or materialesB =es!eci#icación de los materiales necesitados a com!rarse>: enviada al De!artamento de Com!ras a iniciar la ad;uisición de estos materiales. 'n esta #orma se evita utili?ar clasi#icaciones !rovisionales: !or;ue a la llegada de los artculos nuevos: ,a estos dis!onen de su res!ectivo código. -in embargo: siem!re es conveniente dis!oner de una clase !ara AClasi#icación !rovisionalB: en ra?ón de ;ue nunca #altan com!ran urgentes ;ue eluden el tramite o !rocedimiento de com!ras.
P0o!",*'"$o -" o, *$"0'*", '-"$'&'!*-o, 7na ve? reali?ada la asignación a cada artculo: se recomienda ;ue al #inali?ar cada mes se revise: a #in de trasladar a su clasi#icación de#initiva.
1.6.
F'*'-*- -" * !*$*o/*!'(% 'stablecer una !auta o es;uema general ;ue #acilite la clasi#icación de materiales: en la em!resa.
1.7.
A,#"!$o, * $""0 " !"$* #*0* !o00"!$* !*$*o/*!'(% 0 -e anali?aran los di#erentes ti!os de materiales , e;ui!os ;ue tenga la entidad seleccionándose a;uellas clases de la clasi#icación general de materiales =C.8.G> ;ue !uedan utili?arse.
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0
Para los materiales o e;ui!os: t!icos o !ro!ios de la em!resa se em!learan las 4 ltimas clases ;ue normalmente estarán dis!onibles.
0
=+'95 II> +l !re!arar el Ganual de Catalogación: con las instrucciones ;ue deben tener en cuenta los ;ue con#eccionen el catálogo de la em!resa: )inalidad del Ganual. 2> 5b%etivos. 3> Instrucciones !ara catalogar materiales. 4> Clasi#icación de Gateriales: estableciendo las clases a utili?ar , si
0
es !osible subclases. 'l !ersonal ;ue lleve a cabo la catalogación no debe ser mu, numeroso: !ara evitar en lo !osible ;ue la variedad de criterios !uedan
0
entor!ecer , alargar la con#ección del catálogo. 7n clásico error es asignar códigos a los materiales , tener listados de los materiales codi#icados , AcreerB ;ue es dis!oner de un catálogo.
1.8.
R",$*-o, ""&'!'o, -" * !*$*o/*!'(% 7na ve? e#ectuado se !ueden observar los resultados a trav@s del a
1.9.
I#o0$*!'* -" !*$o/o " * *!$*'-*-% -e !uede a!reciar imágenes en los +'95- III J I$: en los ;ue res!ecta a lo ;ue se
CAPÍTULO II CODIFICACIÓN DE MATERIALES o se !odra
2.1
Co!"#$o%
13
Debido a la gran variedad de !roductos con los ;ue se traba%a en em!resas: es #undamental tener una codi#icación a!ro!iada !ara la mercadera ;ue se mane%a: esto !ermite obtener venta%as en lo ;ue se re#iere a las gestiones de com!ra: almacenamiento , control de stocFs =)errin: 23>. Para un sistema de control de almacenes: una codi#icación com!letamente numeral , correlativa es la más recomendable: sobre todo !ara e#ectos de su bs;ueda en el catálogo , su ubicación en los arc
2.2
S',$"*, -" !o-'&'!*!'(% 6os sistemas de codi#icación más usados son los siguientes0 a> -istema +l#ab@tico0 Codi#ica los materiales con un con%unto de letras: cada uno de las cuales identi#ica determinadas caractersticas , es!eci#icación. 'ste limita el nmero de artculos , es de di#cil memori?ación: ra?ón !or la cuales es un sistema !oco utili?ado. b> -istema +l#anum@rico0's una combinación de letras , nmeros: ;ue abarca un ma,or nmero de artculos. 6as letras re!resentan la clase de material , su gru!o en esta clase: mientras ;ue los nmeros re!resentan el código indicador del artculo: !or e%em!lo0 C8R M "&* c> -istema um@rico0 's el más utili?ado en las em!resas !or su sim!licidad: #acilidad de in#ormación e ilimitado nmero de artculos ;ue abarca. -e !uede a!reciar una tabla de un sistema de codi#icación básico: en el +'95 $
2.3
C*0*!$"0,$'!*, -" ,',$"* -" !o-'&'!*!'(% -egn -ols =2*>: un sistema de codi#icación debe cum!lir ciertas caractersticas: !ara ;ue se garantice su traba%o de manera e#iciente: estas son0 0 Uniforme: 6a a!ariencia debe ser la misma en todos los casos. 0 Conciso0 'sto se re#iere a reducir el código al menor de nmero de dgitos !osibles. 0 Estructurado: 6os dgitos del código deben !oseer un cierto signi#icado !ara el usuario: de manera ;ue: as sea un !oco más #ácil de recordarlo o relacionarlos. 0 Único: Cada !roducto debe tener un código nico , viceversa: estos es mu, im!ortante ,a ;ue de no cum!lirse: las consecuencias !odran ser mu, graves , generara desorden en el almac@n. 14
0
Universal: 6os códigos deben !oder ser a!licables a la totalidad de
!roductos ;ue se encuentran en el almac@n. 0 Permanente: 6os códigos asignados: a cada !roducto: no deben de ser cambiados: en ningn momento: mientras est@ vigente el sistema utili?ado !or el almac@n. +migable0 'sto se re#iere a ;ue se !uedan usar , recordar #ácilmente.
2.4
)"$*+*, -" ,',$"* -" !o-'&'!*!'(% 0 Permite acelerar las o!eraciones en ca%a disminu,endo la !osibilidad de error. 0 Permite eEtraer rá!idamente el !recio corres!ondiente a cada artculo desde una base de datos. 0 6os comerciantes , distribuidores cuentan con la !osibilidad de introducir un sistema de gestión de stocFs !ara controlar: !roducto a !roducto: el movimiento de sus mercaderas: #acilitando la !re!aración de los !edidos sin #allas.
2.5
Fo0* -" #0","$*0 " ,'/'&'!*-o -" !(-'/o -" *$"0'*",% 7no de los as!ectos ;ue es necesario insistir es en el signi#icado del código: cuando se KNu@ es un código de materialesL 7n código de materiales dentro de la em!resa es el re;uisito indis!ensable !ara ;ue el !ersonal ;ue re;uiere retirar el artculo del almac@n: !ueda
debe ser ominado !or todos a;uellos ;ue tengan ;ue utili?ar materiales. 'sto !ermite ;ue los nmeros ;ue #orman el código no sean gru!os de ci#ras sin vida: sino elementos ;ue !ermiten conocer la ra?ón de su eEistencia , su signi#icado. b> 'lementos ;ue #orman el código 'l código de materiales se com!one de ( ci#ras ;ue se agru!a en el siguiente orden0
KPor ;u@ ci#ras , !or;ue agru!ados en esa #ormaL 1. 6os nmeros de código se com!onen todos de ( dgitos: !ara #acilitar la contabili?ación mecani?ada. +demás se sim!li#ica con ello: considerablemente: la con#ección , mani!ulación de los documento relacionados con los materiales. 2. 6a manera como se agru!an estos nueros
1. 'ste !rimer gru!o #ormado !or dos dgitos re!resenta la Clase de Gaterial a la cual !ertenece el artculo codi#icado. -e utili?an dos dgitos a #in de dar al catálogo su#iciente #leEibilidad !ara el mantenimiento #uturo: dando la !osibilidad de dis!oner de cien clases de di#erentes materiales0
2. 'ste gru!o #ormado tambi@n !or dos dgitos: signi#ica la subclase ;ue dentro de la clase contiene el artculo codi#icado. Como en el caso 1 al asignar dos dgitos a la subclase: se está !osibilitando el dis!oner de cien subclases dentro de cada clase: #acilitando as el mantenimiento #uturo del catálogo.
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3. 'ste gru!o com!uesto de un solo digito signi#ica el ordenamiento ;ue tienen los artculos dentro de cada subclase: !udiendo ser este al#ab@tico: num@rico o de acuerdo al catálogo del !roductor.
4. 'l cuarto gru!o se com!one de cuatro dgitos , es el nmero del artculo: ;ue se #i%a segn las caractersticas !ro!ias ;ue este tenga o !resente. Puede utili?arse tablas de e;uivalencias de las dimensiones: caractersticas de colores: orden correlativo: caractersticas !ro!ias: del artculo: etc.: lo ;ue #acilita la identi#icación !lena del artculo !or el !ersonal ;ue usa o mane%a el material.
2.6
Co-'&'!*!'( -" '!*!'o",% -egn -ols =2*>: de la misma manera ;ue los !roductos son codi#icados en un moderno sistema de almacenes tambi@n se debe codi#icar las ubicaciones. 'n estos casos si se recomienda usar códigos al#anum@ricos: los cuales sirven !ara identi#icar la ?ona =área> a la cual !ertenecen: luego les siguen las #ilas en las ;ue se encuentran la columna dentro de esa #ila , el nivel o altura al ;ue esta la ubicación: como se !uede ilustrar en la siguiente #igura.
Debido ;ue: !or lo general se traba%a con !roductos mu, distintos entre s: no es conveniente asignar a los !roductos ubicaciones de manera aleatoria sin seguir algunas normas básicas !revias !ara un buen almacena%e. +l res!ecto: Cálamo =24>
