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DEFICIENCIA (PROBLEMA) No existe una segregación clara de las funciones de los gerentes de la empresa lo cual crea confusión en el personal. Falta coordinación y concertación en las decisiones tomadas por cada departamento. En ocasiones se cambian los gerentes sin notificar al personal de planta, lo que evidencia falta de comunicación y origina confusiones
No existe un organigrama formal pero las funciones, están segregadas
El departamento de auditoria interna, depende del departamento de finanzas; y no del gerente general o presidente de directorio de la empresa
ÁREA DEFICITARIA
Organización
Comunicación
Comunicación
Organización
Planeación financiera
EFECTO
RECOMENDACIÓN
Las funciones de las tareas están juntadas, esto genera descoordinación de las funciones.
1. Definir las funciones que les competen al gerente para así evitar confusiones 2. Elaborar un Manual de Organización y funciones(MOF) Realizar y programar reuniones de actividades, y redactar informes de la situación de sus departamentos.
Desconocimiento de las decisiones que toman los diferentes departamentos y retraso al momento en los trámites. Con la inestabilidad de las funciones y responsabilidades de los diferentes niveles de la empresa, esto genera una confusión al personal de planta Hay superposición de funciones. Los empleados y obreros en ocasiones se encuentran confundidos porque no tienen un gestor. La auditoría interna como se encuentra inferior al directorio de la empresa. No hay un control interno, por falta de conexión constante con el gerente general.
Se debería comunicar a cada jefe de área del cambio de personal, para no tener ningún inconveniente al momento de desarrollar las actividades programadas
Se debería de formular un organigrama para la empresa. De forma se tendría estabilidad de las funciones y responsabilidades en cada nivel de la industria farmacéutica. El departamento de auditoria interna debería estar ligado junto al directorio de la empresa.
CRONOGRAMA APLICACIÓN DE RECOMENDACIÓN
INVESTIGACIONES ADICIONALES
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El departamento de auditoria interna invierte mucho tiempo en las visitas a las oficinas foráneas, descuidando áreas críticas como la de los inventarios que solo se hace una vez al año, el efectivo y la salva guarda de los activos de la compañía El departamento de auditoria interna realiza funciones que no le competen, tal como es la elaboración de la declaración de renta. No hay políticas, ni procedimientos claros para la realización de las distintas operaciones; si no que dependen de la opinión personal del gerente del área. No hay planes, ni metas claras, y cuando estás se fijan no se notifican al personal. Las ventas se canalizan a través de agentes vendedores, y la publicidad la realizan por medio de revistas medicas
Se elabora presupuesto anual y solo interviene el departamento de finanzas, esporádicamente se consulta a los jefes de los departamentos.
Planeación
Organización
Organización
Planeación
Comunicación
Planeación financiera
El departamento de auditoria se descuida con la fiscalización al departamento de almacén. Por manejo inadecuado con los inventarios, que solo lo realiza una vez al año.
El departamento de auditoria interna, para poder realizar mayor control a sus diferentes departamentos. Debe programar el tiempo que le dará a cada departamento establecido.
Por las malas asignaciones de las funciones. El departamento auditoria no debería realizar otras funciones como la declaración renta. El gerente general no establece políticas de procedimientos para la realización de las distintas operaciones.
Crear manuales de funciones y procedimientos administrativos para instruir a cada personal de trabajo.
No tener una meta establecida hacia donde se quiere llegar y el personal cumple su rol por obligación. No se cuenta con información que permita conocer el volumen de las ventas - No se conocen los costos de producción y venta
Elaborar, publicar y difundir la misión y visión de la empresa.
Como que no se da el presupuesto requerido mensual. Esto genera una desconformidad y ocasionado a no poder cumplir con sus
Cada área debe participar del presupuesto mensual presentando sus requerimientos necesarios
El gerente general debe poner políticas para el manejo de operaciones para diferentes áreas.
El área de ventas debería buscar otros mecanismos de venta para tener mayor producción y rentabilidad
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La información de los estados financieros no es oportuna debido a que los estados financieros se presentan veinte días después de haber terminado el mes No se presentan estados financieros mensuales comparativos
La información no es útil por lo que se incluyen todas las cuentas de los estados financieros en un legajo de 100 hojas, y por la gran cantidad de información presentada se pueden pasar fácilmente por alto cuentas de suma importancia para la compañía. Los estados financieros sólo se presentan al presidente de directorio de la compañía, y no son conocidos por los demás gerentes de área. La gran mayoría de la mano de obra no es calificada, y generalmente se le entrena dentro de la empresa, los trabajadores están sindicalizados n
Sistemas de información
Planificación financiera
Sistemas de información
Sistemas de información
Auditoria interna
objetivos y metas establecidas El retraso inoportuno de los EEFF al no entrega la información financiera a fin de mes; y esto genera una mala toma decisiones.
El gerente general debería de establecer que los estados financieros deberían ser entregados al día siguiente de concluir el mes
No hay balances Comparativos Mensuales, n existe comparación de los Estados financieros
Debería presentar los estados financieros mensuales para poder comparar y así poder saber si tenemos rentabilidad Dar un informe a cada área
Pasar por desapercibido información relevante que ayuda a la empresa a la toma de decisiones oportunas que definirán el futuro de la empresa.
1. Hacer una contrastación de los EE.FF 2. Elaborar los EE.FF con información relevante. 3. Presentar Los EE.FF mensualmente.
Al no compartir la información de los EEFF a todas áreas y esto generaría problemas con no cumplirían sus funciones y responsabilidades deseadas. No existe un Programa Selectivo de Contratación de Personal. Al no tener una mano de obra calificada por ende tendremos una mala producción
El gerente general debe compartir con la información de los EEFF a sus demás áreas.
Capacitar al personal de manera rotativa Para obtener una mayor producción
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