CARACTERISTICILE CARACTERISTICILE UNUI PROIECT. CICLUL DE VIAŢĂ; TIPURI DE PROIECTE; FAZELE UNUI PROIECT; EVALUAREA UNUI PROIECT
I.0. I.0. Noţiunea de proiect Companiile dezvoltă proiecte ca părţi ale programelor , sau de sine stătătoare, având drept scop atingerea obiectivelor de dezvoltare economică identificate prin procesul propriu de planificare strategică.
Proi Proiec ecte tele le po pott fi ge gest stio iona nate te de co comp mpan anie ie sau sau co cont ntra ract ctat atee de la companie specializată în management de proiect. Din acest punct de vedere putem spune ca proiectele sunt demersuri unic un ice, e, ined inedit ite, e, cu o du dura rată tă de dete term rmin inat atăă care care vo vorr ad aduc ucee un be bene nefi fici ciuu companiei şi anume realizarea unui nou obiectiv de dezvoltare. Derularea lor comportă un grad de incertitudine şi risc. Un proiect este un mod de a lucra, de a organiza resurse (umane, materiale, financiare şi timp) şi activităţi pe o durată determinată având ca scop obţinerea unui rezultat final. S-au identificat următoarele definiţii pentru un proiect: 1
1. Demersul în care resursele umane, materiale şi financiare sunt
2.
3.
4.
5.
organizate într-un mod specific pentru realizarea unei lucrări dintrun domeniu de activitate, cu specificaţii date, cu restricţii de cost şi timp, urmând un ciclu de viaţă standard pentru a realiza schimbări benefice definite prin obiective cantitative şi calitative.(SR 13465: 2002) Organizaţie temporară, creată şi organizată într-un mod nou, pentru a executa procese de care depinde realizarea unor obiective cantitative şi calitative, prin controlul şi coordonarea resurselor umane, tehnice, logistice şi financiare, cu restricţii de cost şi timp, urmând un ciclu de viaţă standard. Ansamblu de activităţi cu caracter temporar realizate pentru îndeplinirea unui obiectiv bine precizat (PMBOK-Project Management Body of Knowledge) Combinaţie de resurse organizaţionale utilizate pentru obţinerea unor rezultate cu caracter de noutate care să susţină organizaţia (Cleland). Organizaţie temporară constituităîn scopul de a desfăşura procese unice, de complexitate ridicată, pentru obţinerea unor rezultate materiale/imaterială (Gareis).
Orice proiect se execută pentru cineva care poate fi o persoană individuală sau un grup de oameni. Aceştia sunt clienţii. Ei se caracterizează prin : ● Impun cerinţe referitoare la proiect ● Beneficiază de foloasele pe care le aduce proiectul, odată terminat. ● Au un rol în aprecierea reuşitei/succesului proiectului. Pentru majoritatea proiectelor clientul poate fi clasificat în mai multe categorii, fiecare având un interes în derularea proiectului, şi anume : ● Sponsorul sau titularul proiectului ● Finanţatorul ● Beneficiarul ● Utilizatorul final ● Clientul final ● Persoane cointeresate. Managerul de proiect, pentru a putea demara proiectul va studia cerinţele tuturor grupurilor menţionate, chiar şi numai la nivel informal. Exemple de proiecte: ● Crearea unui site pentru organizaţie ● Achiziţionarea/construirea unui nou sediu pentru organizaţie 2
● Campania de marketing pentru un nou produs ● Reamenajarea departamentului X din companie ● Înnoirea reţelei IT/telefonice din cadrul companiei ● Reorganizarea activităţii unui departament (inclusiv management) ● Construirea unei case ● Dezvoltarea unui sistem informatic
I.1 Caracteristicile unui proiect Scopul unui proiect este, în primul rând de a realiza un obiectiv care va duce la un câstig, la o situaţie dorită a fi satisfăcătoare. Pentru satisfacerea sa este necesară alegerea unei strategii care să utilizeze la maximum capacitatea unei echipe de experţi ce gestionează sau implementează proiectul. Toate proiectele trebuie să respecte un set de reguli de bază, cu toate că se confruntă, pe toată durata de viaţă cu evenimente aleatoare, care pot constitui factori de risc pentru realizarea acestora şi prin urmare necesită schimbări. Prin urmare caracteristicile unui proiect derivă din următoarele elemente fundamentale : data începerii proiectului ; data finalizării proiectului ; obiectivele acestuia ; bugetul alocat proiectului ; activităţile, în general unice, sau care se pot repeta pe o durată de timp limitată; cadrul de desfăşurare; ciclul de viaţă al proiectului. •
•
•
•
•
•
•
Putem identifica urmatoarele caracteristici ale proiectelor : 1. Temporalitate. Presupune existenţa unei date de start şi a unei date de finalizare. Nu se pot constitui ca proiecte acţiunile care au o durată neprecizată (Ex: tranzacţiile în sistemul contabil). Această caracteristică a proiectelor duce uneori la existenţa unor constrângeri şi dă naştere la urgenţe. 2. Noutate Orice proiect este nou, chiar dacă există şi proiecte asemănătoare, vor exista în cadrul său evenimente şi circumstanţe noi. Această caracteristică dă naştere la integrarea proiectului în activitatea companiei. 3. Unicitate 3
Proiectele au caracter unic, livrabile (produse sau servicii) unice, personal unic şi circumstante unice. Unicitatea conduce la risc şi incertitudine, deoarece nu se poate prevedea cu exactitate natura produselor şi etapelor intermediare aceasta putând necesita eforturi suplimentare. Aceste trei caracteristici (temporalitate, noutate şi unicitate) cu impactul pe care-l produc (urgenţă, integritate şi incertitudine) presupun ca planificarea sa fie realizată riguros, planurile de proiect sa fie etapizate, flexibile şi orientate pe scopuri. Etapizarea ajută la gestionarea urgenţelor, oferă indicaţii clare privind progresele înregistrate până la realizarea produsului final. De asemenea ajută pentru a face faţă incertitudinii, deoarece incertitudine există şi în privinţa obiectivelor şi metodelor utilizate. Chiar dacă există posibilitatea de a nu se cunoaşte în totalitate, obiectivele pot fi măcar identificate. Altfel spus, nu orice efort întreprins este echivalent cu un proiect, caracteristicile unui proiect fiind aşadar: Limită de timp (dată de început şi de sfârşit bine stabilite) şi localizare bine delimitată în spaţiu Are anumite obiective bine definite şi un scop care trebuie îndeplinite ca răspuns la o problemă pe care ne-am propus să o rezolvăm. Are prevăzut un buget aprobat în limitele căruia trebuie să se încadreze Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare) Consumă resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la începutul activităţilor) Este o activitate complexă, care implică riscuri specifice Are un responsabil – leaderul de proiect, iar răspunderile fiecărui membru din echipa care participă la proiect sunt bine definite Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul să se realizeze în continuare Creează o valoare nouă – produs/serviciu/idee/structură – unică şi cu un grad ridicat de noutate Necesită o colaborare interdisciplinară în cadrul unei structuri organizatorice speciale. Proiectele pot dura câteva zile/luni/ani în funcţie de complexitatea lor. În cazul proiectelor mari, de anvergură, aceste vor fi divizate în componenete mai uşor de coordonat, numite subproiecte. •
•
•
•
•
• •
•
•
•
4
I.2 Ciclul de viaţă al proiectelor. Constă din mai multe etape succesive care au loc între începerea şi încheierea proiectului. Astfel, ciclul de viaţă al proiectelor sau mai bine zis viaţa proiectului (deoarece noţiunea de ciclu presupune reluarea proiectului) începe de la identificarea ideii proiectului, continuă cu iniţierea, formularea, concepţia şi evaluarea, mobilizarea echipei de proiect, execuţia, testarea, punerea în funcţiune şi predarea către beneficiar a produsului/serviciului şi în fine încheierea activităţii proiectului – evaluarea finală a proiectului. Eventual proiectul poate fi urmat de un alt proiect. Ciclul de viaţă al produsului/serviciului este o noţiune mult mai acoperitoare decât ciclul de viaţă al proiectului.
După cum se vede în figură durata de viaţă a produsului include şi exploatarea produsului/ serviciului unui proiect, până la retragerea lui de pe piaţă. Analiza include : ideea de produs/serviciu, studiul fezabilităţii lui, definirea şi planificarea lui. Sinteza presupune realizarea lui. Exploatarea reprezintă implementarea, utilizarea şi întreţinerea. Retragerea presupune : scoatearea din uz sau înlocuirea sa. Între cele patru etape există elemente comune după cum se poate vedea şi din figură ele nu sunt independente unele de altele.
Ciclul de viaţă al proiectelor reprezintă succesiunea fazelor prin care va trece proiectul, de la concepţie la realizare, pentru atingerea obiectivelor stabilite.
5
Deoarece proiectele sunt compuse din activităţi foarte diverse şi complexe, putând avea şi durate de câţiva ani, organizaţiile care le implementează sunt nevoite să le împartă în mai multe etape, astfel încât acestea să poată fi mai uşor de administrat şi controlat. Etapele (fazele) în care este împărţit un proiect formează ciclul de viaţă al proiectului.
Ciclul de viaţă al unui proiect este reprezentat de succesiunea de etape (sau faze) prin care proiectul evoluează, fiecare dintre ele conţinând un set de activităţi ce urmează a fi realizate în cadrul proiectului. Realizarea fiecărei faze a unui proiect este marcată prin finalizarea unuia sau a mai multor produse rezultate. Un rezultat este un produs tangibil al proiectului: rezultat poate fi un studiu de fezabilitate, un proiect de ansamblu sau chiar un prototip. La finalul fiecărei faze se analizează performanţele obţinute, se ia decizia de continuare sau stopare a proiectului, se identifică eventualele erori şi se adoptă acţiunile corective ce se impun. Ciclul de viaţă al proiectului arată că: fiecare fază a proiectului va avea criterii clare prin care sunt adoptate deciziile şi criterii de evaluare a calităţii; fazele ce formează ciclul sunt legate unele de altele, astfel încât fiecare fază trebuie întâi să se finalizeze pentru a permite fazei următoare să înceapă. •
•
I.3 Tipuri de proiecte. Există o foarte mare varietate de proiecte. Orice încercare de epuizare a subiectului va avea totdeauna dezavantajul limitării. 6
Proiectele sunt de obicei clasificate astfel:
a. După amploarea lor: organizaţional; local (localitate, judeţe, grup de judeţe); naţional; regional (proiectul este de interes pentru mai multe judeţe din regiunea geografică respectivă); internaţional. • • • •
•
b. domeniul obiectivului şi activităţile proiectului : ● proiecte industriale; ● proiecte comerciale; ● proiecte culturale; ● proiecte ecologice; ● proiecte ştiinţifice; ● proiecte educaţionale; ● proiecte de management. Din punctul de vedere al relaţiei proiect - program, primul dintre aceste două elemente poate fi independent, sau poate fi inclus în cel de al doilea.
I.4 Fazele unui proiect. În general la toate proiectele identificăm patru faze : ● Concepţia; ● Planificarea; ● Realizarea; ● Încheierea. Faza de concepţie este definitorie pentru proiect şi are ca scop definirea elementelor caracteristice, a parametrilor proiectului în termeni clari care vor duce la decizia de începere sau abandonare a proiectului de către beneficiar. ● ● ● ●
În această fază se vor analiza : capacitatea companiei de a realiza proiectul cu încadrarea în timpul cerut ; costul proiectului, estimarea costului ; cheltuielile implicate ; bugetul proiectului ; 7
● specificaţiile proiectului (aspecte de calitate şi cerinţe de siguranţă) ; ● identificarea riscurilor / problemelor ; ● definirea activităţilor, estimarea costurilor şi a resurselor necesare .
Faza de planificare Dacă proiectul este aprobat de către finanţator începe faza de planificare care constă în : ● stabilirea etapelor de execuţie şi momentul execuţiei acestora; ● resursele necesare şi când acestea vor fi necesare ; ● bugetul. Deci, se va face o planificare a activităţilor, a resurselor şi a bugetului. Planificarea în timp a activitatilor presupune: - descrierea activităţilor; - se vor stabili dependenţele dintre activităţi; - se estimează durata fiecărei activităţi şi resursele necesare; - se calculează drumul critic (ruta de finalizare a proiectului). Planificarea resurselor umane (durata necesara unui om de a realiza o activitate) şi materiale (echipamente, utilaje) pentru fiecare activitate identificată în proiect în funcţie de priorităţile proiectului (performanţă, costuri, timp). Planificarea bugetului presupune estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate, estimarea surselor de venituri, identificarea eventualelor crize de lichidităţi şi a posibilitatilor de rezolvarea a acestora. Ca rezultat al acestei faze, pentru a avea o privire de ansamblu a etapelor şi activităţilor proiectului se utilizează diagramele Gantt. Faza de realizare Faza de realizare constă în execuţia efectivă a activităţilor în vederea executării produsului final / serviciului. Managerul de proiect va monitoriza permanent costurile şi progresul realizat, încadrarea în termenele stabilite şi va interveni în timp util pentru a reduce eventualele neconcordanţe ivite.
Faza de terminare Faza de terminare presupune evaluarea proiectului, analizarea succesului proiectului din punct de vedere al metodelor utilizate, performanţele echipei de proiect, încadrarea în termenele şi bugetul
8
proiectului, calitatea produsului / serviciului, în general dacă au fost atinse obiectivele proiectului şi performanţa dorită. I.5. Evaluarea unui proiect Prin evaluare se înţelege emiterea de judecăţi privind progresul înregistrat pentru atingerea obiectivelor propuse. Evaluarea proiectului este un proces complex, repetitiv, plictisitor si mare consumator de resurse - dar este un proces inevitabil, absolut necesar, pentru că este singura metoda eficace de a măsura succesul implementării unui proiect. Metodele prin care se va face evaluarea succesului unui proiect trebuie determinate înainte de implementarea lui (încă din faza de planificare). Trebuie să fie descrise instrumentele şi procedurile de evaluare, prin care se determină dacă au fost sau nu îndeplinite obiectivele şi dacă metodele au fost cele adecvate. Prin evaluare se întelege “a estima mărimea, valoarea şi calitatea unui lucru”. Prin evaluare se compară stadiile de realizare faţă de cele stabilite iniţial, fiind un proces continuu dar şi post-proiect . Evaluarea permanentă urmăreşte încadrarea în termenele şi resursele stabilite iniţial precum şi desfăşurarea activităţilor planificate, informaţiile obţinute fiind utilizate de către managerul de proiect în conducerea proiectului. Evaluarea finală a proiectului urmăreşte finalizarea la termen cu succes a proiectului. Evaluarea vizează patru aspecte: ● resursele investite ● activităţile desfăşurate ● rezultatele obţinute ● stadiul realizărilor De asemenea, evaluarea va furniza informaţii cu privire la următoarele aspecte: ● dacă proiectul şi-a atins obiectivele; ● dacă activităţile au fost bine realizate ● dacă resursele au fost utilizate eficient ● dacă au ramas aspecte nerezolvate Pentru ca evaluarea să fie bine realizată sunt necesare etape intermediare de analiză, monitorizare a proiectului, precum şi stabilirea de indicator şi standarde de performanţă. 9
Schema de evaluare şi monitorizare se stabileşte în faza de planificarea a proiectului şi ea trebuie inclusă atât în planificarea activităţilor cât şi a costurilor. Etapele evaluării unui proiect sunt identificarea obiectivelor/ identificarea nivelului rezultatelor (beneficiilor) brute/separarea “masei inerţiale” (a efectelor care ar fi apărut oricum) şi a efectelor de dislocare şi de multiplicare, pentru a obţine beneficii nete adăugate/analiza efectelor indirecte. Scopurile evăluarii unui proiect sunt de mai multe feluri: scopuri declarate: vizează în principal controlul asupra derulării proiectului: Este proiectul implementat în modul autorizat? Îşi atinge obiectivele? Sunt beneficiarii şi publicul satisfăcuţi? Cum se situează proiectul în raport cu alte mijloace alternative de atingere a obiectivelor? Care sunt efectele nescontate, mai ales cele negative? perfecţionarea implementării proiectului acumularea de experienţă în managementul proiectelor (impact pe termen lung) şi diseminarea/perpetuarea bunelor practici scopuri ascunse: promovarea unei imagini mai bune decât în realitate a proiectului. •
o
o
•
o
10
