Optimización de procesos e introducción a la metodología seis sigma
Integrantes: Robinson Contreras Andrea Domínguez Juan Carlos Escalante Gustavo Montalvo Catherine Ponce
Curso: D-33 Grupo: !"#
Optimización por procesos
$
%a gesti&n 'or 'rocesos es una manera de gestionar (ue tiene 'or ob)etivo el an*lisis 'eri&dico de la +orma en (ue se realizan las actividades , 'rocesos en una organizaci&n
Me)oramiento u o'timizaci&n contin.a de los resultados (ue se obtienen como 'roducto de dicha gesti&n
/odo ello sin 'erder de vista (ue ese 'roducto o resultado tiene como ob)etivo central el de satis+acer las e0'ectativas , necesidades del usuario
Estos constitu,en los elementos 'ara llegar al 'unto central1 (ue es el c&mo me)orar la gesti&n
¿Qué es optimización? 2'timizaci&n es la acci&n , e+ecto de o'timizar Este verbo hace re+erencia a buscar la me)or manera de realizar una actividad
¿Qué es proceso? n 'roceso es una secuencia de 'asos dis'uesta con alg.n ti'o de l&gica (ue se en+oca en lograr alg.n resultado es'ecí4co %os 'rocesos son mecanismos de com'ortamiento (ue dise5an los hombres 'ara me)orar la 'roductividad de algo1 'ara establecer un orden o eliminar alg.n ti'o de 'roblema Podemos de4nir un 'roceso como un con)unto de actividades interrelacionadas entre sí1 (ue a 'artir de una o varias entradas de materiales o in+ormaci&n1 dan lugar a una o varias salidas tambi6n de materiales o in+ormaci&n con valor a5adido Es decir1 un 'roceso com'rende una serie de actividades realizadas 'or di+erentes de'artamentos o +unciones de la organizaci&n1 (ue a5aden valor , (ue o+recen un 'roducto o servicio a su cliente
3
Adem*s de identi4car los 'rocesos clave de la organizaci&n1 es necesario establecer un sistema de gesti&n (ue 'ermita la me)ora continua de los mismos 7Membrado Martínez1 $$8
Durante la ejecución De
un
'roceso1
intervienen
'ersonas1
recursos
tecnol&gicos1
materiales1 tiem'o1 in+raestructura +ísica entre otros %a buena o mala utilizaci&n de estos recursos determina al 4nal el grado de satis+acci&n del cliente 4nal , como consecuencia la rentabilidad de la em'resa 9o, en día muchas em'resas se encuentran inmersas en 'ro,ectos de me)ora u o'timizaci&n de 'rocesos , automatizaci&n de estos1 con el 4n de lograr &'timos niveles de e4ciencia , e+ectividad al menor costo 'osible1 (ue les 'ermita ser com'etitivos1 rentables , se di+erencien de su com'etencia 'or su calidad de 'rocesos , servicio al cliente En consecuencia1 durante la e)ecuci&n de un 'roceso1 intervienen 'ersonas1 recursos tecnol&gicos1 materiales1 tiem'o1 in+raestructura +ísica entre otros %a buena o mala utilizaci&n de estos recursos determina al 4nal el grado de satis+acci&n del cliente 4nal , como consecuencia la rentabilidad de la em'resa Me)orar los 'rocesos en las em'resas1 estar* relacionado con uno o m*s de los siguientes as'ectos:
•
Eliminar la du'licidad de los 'rocesos , reducci&n de 'rocesos críticos1 disminu,endo o eliminando los errores1 de+ectos del 'roducto , servicio Así como las actividades (ue no generan
•
valor Reducci&n de tiem'os en 'rocesos1 o'timizando el tiem'o de
•
entrega de un Producto o ;ervicio al cliente 4nal Procesos documentados , e4ciencia organizacional
<
•
Me)orar la calidad del servicio 'ara incrementar la satis+acci&n del
•
cliente Me)orar la 'roductividad , e4ciencia de los colaboradores en sus
• •
actividades diarias Generar valor 'ara el cliente 'ara generar e0'eriencias .nicas 2'timizar los costos incurridos en la e)ecuci&n de un 'roceso , me)orar la rentabilidad
%ograr estas me)oras re(uiere1 no s&lo tener clara la intenci&n1 sino tambi6n utilizar herramientas metodol&gicas (ue 'ermitan un traba)o ordenado1 estandarizado , controlado de las me)oras e+ectuadas
Etapas en la gestión de procesos
=denti4caci&n
Descri'ci&n
An*lisis
=denti4caci&n de *reas 'roblema , sus soluciones
Redise5o
A'licaci&n>im'lementaci&n
Evaluaci&n
¿Cómo optimizar los procesos de tu empresa? ! 2'timizar nuestra gesti&n de 'rocesos1 dando igual (ue nuestra organizaci&n sea 'e(ue5a1 mediana o grande $ Evaluar correctamente , me)orar sus 'rocesos E) Muchas em'resas1 sobretodo !start-u's1 tienen demasiado traba)o 'ara evaluar 3 ?ortalecer la estrategia em'resarial < Alinearla con los ob)etivos @ 2'timizar nuestros recursos ! Start-ups: Puestas en marcha, arranque.
@
# Eliminar o minimizar el riesgo de errores
Diferencias entre gestión de procesos y mejora continua de procesos %a gesti&n de 'rocesos es una estrategia em'resarial a trav6s de la cual logramos cohesionar a todas las 'ersonas1 colaboradores , e(ui'os de la organizaci&n 'ara me)orar la comunicaci&n cor'orativa , el en+o(ue hacia el cliente ;e trata de:
•
Eliminar barreras a trav6s de instrumentos metodol&gicos (ue 'ermitan identi4car
clari4car
nuestros
claramente
cu*les
niveles son
de
las
res'onsabilidad actividades
(ue
e le
corres'onde a cada de'artamento
Objetivo: er (ue todo en la com'a5ía est* organizado , todas las 'ersonas se necesitan entre ellas •
Me)orar continuamente los 'rocesos es m*s un com'lemento de la gesti&n 'or 'rocesos (ue est* orientado al incremento de la 'roductividad , la me)ora continua de la calidad de 'roductos , servicios ;e a'lica de +orma din*mica
Objetivo: Me)orar constantemente , 'romover (ue los mismos em'leados identi4(uen as'ectos de me)ora siem're en+ocados en la satis+acci&n , necesidades del cliente
Introducción a la metodología seis sigma Metodologías de procesos: ean y !eis sigma "#erramienta DM$%C&
#
amos a a'rovechar 'ara hacer menci&n a dos metodologías mu, conocidas de gesti&n de 'rocesos como son:
Sus siglas signifcan :Defne, Measure, nalize, Improve y !ontrol . Metodología Six Sigma "Defnir, Medir, nalizar, Me#orar y !ontrolar$. !erramienta "M#IC$
Desarrolla una cultura hacia una organización más efciente
Metodología Lean Implementa cambios de procesos
%ecolecta datos "sobre todo estad&sticos$ 'ue permite obtener me#ores resultados, y estos,minimizan los posibles riesgos.
Incrementa la velocidad de respuesta por medio de la reducción de desperdicios, costes y tiempos.
Seis sigma % metodología e implementación Es una metodología de me)ora de 'rocesos1 centrada en la reducci&n de la variabilidad de los mismos1 consiguiendo reducir o eliminar los de+ectos o +allos en la entrega de un 'roducto o servicio al cliente ;eis ;igma1 es un en+o(ue revolucionario de gesti&n (ue mide , me)ora la Calidad1 ha llegado a ser un m6todo de re+erencia 'ara1 al mismo tiem'o1 satis+acer las necesidades de los clientes , lograrlo con niveles 'r&0imos a la 'er+ecci&n Es un m6todo1 basado en datos1 'ara llevar la Calidad hasta niveles 'r&0imos a la 'er+ecci&n1 di+erente de otros en+o(ues ,a (ue tambi6n corrige
los
'roblemas
antes
de
(ue
se
'resenten
M*s
es'ecí4camente se trata de un es+uerzo disci'linado 'ara e0aminar los 'rocesos re'etitivos de las em'resas n tí'ico coste de no Calidad -errores1 de+ectos , '6rdidas en los 'rocesos- 'uede su'oner el $ & 3 'or ! de las ventas El cam'o es am'lio1 incluso sin llegar al nivel ;eis ;igma 731< errores o de+ectos
"
'or
mill&n
de
o'ortunidades81
las
'osibilidades
de
me)orar
signi4cativamente los resultados son ilimitadas ;olamente ser* necesario (ue la organizaci&n 'onga a dis'osici&n sus ca'acidades , 'roceda de manera consistente con sus recursos ;eis ;igma es un t6rmino acu5ado 'or Motorola 'ara denominar su iniciativa de reducci&n radical de de+ectos en 'roductos Renaci&1 hacia 4nales del siglo 'asado1 con un brioso im'ulso1 gracias a la seriedad con (ue General Electric la a'lic& en toda su organizaci&n 7+abricaci&n , servicios8 ,1 sobre todo1 a los es'ectaculares resultados (ue logr& ;i0 sigma utiliza herramientas estadísticas 'ara la caracterizaci&n , el estudio de los 'rocesos1 de ahí el nombre de la herramienta1 ,a (ue sigma es la desviaci&n tí'ica (ue da una idea de la variabilidad en un 'roceso , el ob)etivo de la metodología si0 sigma es reducir 6sta de modo (ue el 'roceso se encuentre siem're dentro de los límites establecidos 'or los re(uisitos del cliente %as 'osibilidades de me)ora , de ahorro de costes son enormes1 'ero el 'roceso ;eis ;igma re(uiere:
- a c i m & n o c e n & i s r e v n i 1 o t s e u ' u s r o ' 1 , a i c n e t s i s r e ' 1 n & i c a c i d e d 1 o t n e l a t 1 o ' m e i t e d o s i m o r ' m o C
Clasi'cación de la e'ciencia de un proceso con (ase en su ni)el de sigma
;e clasi4ca la e4ciencia de un 'roceso con base en su nivel de sigma:
! sigmaB #C- DPM2 B 3! de e4ciencia
$ sigmaB 3E-@3E DPM2 B #C de e4ciencia
@ sigmaB $33 DPM2 B CC1C"" de e4ciencia
< sigmaB #-$! DPM2 B CC13E de e4ciencia
3 sigmaB ##-E" DPM2 B C313 de e4ciencia
# sigmaB 31< DPM2 B CC1CCC## de e4ciencia
Porcenta)es obtenidos asumiendo una desviaci&n del valor nominal de !1@ sigma
El m6todo ;eis ;igma1 conocido como "M#MC1 consiste en la a'licaci&n1 'ro,ecto a 'ro,ecto1 de un 'roceso estructurado en cinco +ases1 (ue son: "e&nir' (ue
consiste en concretar el ob)etivo del 'roblema o de+ecto , validarlo1 a la vez (ue se de4nen los 'artici'antes del 'rograma
Medir' (ue consiste en entender el +uncionamiento actual del 'roblema o de+ecto
Mejorar' (ue
'ermite determinar las me)oras 'rocurando minimizar la inversi&n a realizar
#nalizar' (ue 'retende averiguar las causas reales del 'roblema o de+ecto-
*unciones y responsa(ilidades en seis sigma
Controlar' (ue se basa en tomar medidas con el 4n de garantizar la continuidad de la me)ora , valorarla en t6rminos econ&micos , de satis+acci&n del cliente-
%íderes e)ecutivos com'rometidos con ;eis ;igma , (ue 'romuevan en toda la organizaci&n sus actividades Para una e0itosa im'lementaci&n de ;eis sigma se deben seguir ciertas 'r*cticas de 'ersonal , metodología t6cnicaPara la im'lementaci&n de ;eis ;igma se deben seguir las siguientes 'r*cticas de 'ersonal:
%íderes (ue se a'ro'ien de los 'rocesos (ue deben me)orarse Ca'acitaci&n cor'orativa en los conce'tos , herramientas de ;i0 ;igma Determinaci&n de la di4cultad de los ob)etivos de me)oramiento
Re+uerzo continuo , estímulos
Estructura #umana del seis sigma "irector Seis
Sigma-
De4ne
los
ob)etivos
estrat6gicos
del
'rograma1 las res'onsabilidades1 selecciona el 'ro,ecto , los e(ui'os (ue +ormar*n 'arte de 6l de acuerdo con el ob)etivo /ambi6n comunica , di+unde el 'rograma
#ltos directivos C(ampions$)* ;on gerentes de de'artamento (ue est*n encargados de identi4car 'ro,ectos de me)ora basado en lo (ue es crítico 'ara el cliente , 'ara el negocioF su +unci&n es crítica en la im'lementaci&n de la iniciativa de ;eis ;igma ,a (ue son los (ue a'o,an a los Green elts en remover los obst*culos (ue 'ueden encontrar 'ara la realizaci&n de los 'ro,ectos de me)ora
Maestros Cinta +egra Master blac, belts$)* Es una 'ersona e0'erta en la metodología , en herramientas estadísticas (ue se encarga del entrenamiento de lacH elts , Green elts , asesora a los di+erentes niveles en el uso correcto de las herramientas estadísticas
!
Cintas +egra -lac, belts$)* Es una 'ersona dedicada ! a 'ro,ectos de me)ora continua1 esta 'ersona recibe un entrenamiento m*s e0tenso en herramientas estadísticas
Cintas .erde Green belts$)* Es una 'ersona entrenada en la metodología , la a'licaci&n de herramientas estadísticas 'ara la im'lementaci&n de 'ro,ectos de me)ora1 los 'ro,ectos son una actividad adicional a sus actividades
os resultados Conce'tualmente los resultados de los 'ro,ectos ;eis ;igma se obtienen 'or dos caminos %os 'ro,ectos consiguen1 'or un lado1 me)orar las características del 'roducto o servicio1 'ermitiendo conseguir ma,ores ingresos ,1 'or otro1 el ahorro de costes (ue se deriva de la disminuci&n de +allos o errores , de los menores tiem'os de ciclo en los 'rocesos
Consejos para implementar una mejora continua de procesos ;e ha escrito mucho sobre la me)ora continua de 'rocesos ,1 a continuaci&n1 (ueremos 'resentarte
algunos conse)os sobre c&mo
im'lementar una estrategia de me)ora continua de 'rocesos:
/) "e&nir correctamente los objetivos: Para ello es +undamental 'oder medir con datos ob)etivos el estado actual1 identi4car las o'ortunidades de me)ora , determinar los recursos (ue ser*n necesarios
'ara
alcanzar
las
metas
%as
em'resas
,
los
de'artamentos dis'onen de recursos limitados 'or lo (ue es +undamental 'riorizar los 'ro,ectos , em'ezar a traba)ar a(uellos (ue son críticos 'ara los clientes1 'ara la estrategia de ventas etc
0) "ise1ar el pro2ecto: na vez de4nida la o'ortunidad de me)ora debes I'onerte en marcha
3) "ise1ar el proceso document*ndolo todo 'ara (ue el e(ui'o involucrado tenga claro lo (u6 se est* 'ersiguiendo Adem*s1
!!
dis'ondr*s así de un material +ormativo 'ara las nuevas incor'oraciones
•
4scoger los recursos tecnológicos (ue te 'ermitir*n llevar a cabo los 'rocesos1 así como controlar su buen desarrollo1 medir los resultados etc
"e&nir 0timings 2 respetarlos
•
Implicar al e5uipo) E0'lica1 comunica , solicita el 3+eedbacH del
e(ui'o
involucrado
en
el
'roceso
en
su
+ase
de
elaboraci&n %uego hazlo de +orma regular en reuniones e4caces Es im'ortante (ue se'as lo (ue cada uno est* haciendo , c&mo lo hace Adem*s esto 'ermite (ue todo el mundo est6 no s&lo in+ormado de lo (ue se 'retende alcanzar sino alienado en la misma direcci&n ;e debe +omentar una com'etencia sana , hacer 'artíci'e a todo el mundo del 'ro,ecto %a im'licaci&n , motivaci&n de las 'ersonas es vital , +omenta un buen entorno laboral
6) #nalizar los primeros resultados: na vez m*s1 es mu, im'ortante 'ermitan
dis'oner obtener
de
herramientas
datos
ob)etivos
tecnol&gicas Debes
(ue
'oder
te
medir
regularmente los resultados cuantitativamente , cualitativamente1 analizarlos1 determinar si e0isten desviaciones res'ecto a los ob)etivos inicialmente de4nidos , ser ca'az de im'lementar cambios 'ara me)orar continuamente Cual(uier cambio se debe documentar
,
comunicar
'ara
correctamente in+ormado , alineado
$ Timings: momento, sincronización.
3 Feedback: Comentario, respuesta.
(ue
todo
el
e(ui'o
est6
!$
7) Controlar regularmente: Midiendo , midiendo otra vez ;6 Ke0ible 'or(ue a lo largo del tiem'o los ob)etivos 'ueden variar ;i tienes claro cu*l eran tus ob)etivos iniciales1 si sabes cuales son ahora1 si1 adem*s1 tienes bien documentado tus 'rocesos , si has conseguido establecer en tu organizaci&n una cultura de me)ora continua de 'ro,ectos entonces tendr* una ca'acidad de ada'taci&n , res'uesta +rente a los cambios &'tima %a me)ora continua de 'rocesos se inscribe dentro de un cambio cultural de toda la organizaci&n , se convierte a la larga en los valores de la misma1 valores basados en la calidad , la e4ciencia
Conclusión !omo indica un proverbio, a'uel 'ue se hace preguntas, no puede evitar las respuestas y 'ue la calidad de la vida de una persona depende de la calidad de las preguntas 'ue se hace, entonces el camino hacia el per(eccionamiento depende de la capacidad para cuestionar los procesos y (ormas en las 'ue llevamos a cabo las actividades en nuestras organizaciones. )as metodolog&as como )ean y Seis Sigma o(recen herramientas para llevar a cabo procesos de me#oramiento 'ue si se llevan a cabo de manera disciplinada y consiente derivan en altos niveles de calidad en la o(erta de valor de nuestras organizaciones. *na de las principales barreras para la implementación adecuada de procesos de me#ora continua radica en la costumbre de hacer o seguir haciendo lo mismo, entonces este tipo de metodolog&as deben trascender y llegar a ser floso(&as 'ue invadan a todos los colaboradores de una organización 'uienes no deben de rendirse ante la difcultad aparente.
+i(liografía
!3
+utirrez -ulido, ./ De la 0ara Salazar, %. !ontrol 1stad&stico de !alidad y Seis Sigma. M2ico: Mc +ra3 ill.
1scalante 0áz'uez, 1. Seis 4 Sigma Metodolog&a y tcnicas. M2ico: )imusa.
