Buku Informasi UK 19_v.3.pdf

MENYUSUN MENY USUN RENC RENCANA ANA PENGELOLAAN KONTRAK Peng Pe ngad adaa aan n Ba Bara rang/ ng/Jas Jasa a

UK 19

Buku Informasi

Mengidentifikasi Titik Kritis dalam Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Menyusun Rencana Pengelolaan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

Direktorat Pelatihan Kompetensi 2016 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

PROFIL

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Editor

Seksi Materi Pelatihan LKPP Direktorat Pelatihan Kompetensi

Unit Kompetensi 19

M.749020.019.02 Versi. 2 31 Januari 2017

a d u M

PROFIL

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Buku Informasi Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Editor

Seksi Materi Pelatihan LKPP Direktorat Pelatihan Kompetensi

Unit Kompetensi 19

M.749020.019.02 Versi. 2 31 Januari 2017

a d u M

BUKU INFORMASI

Berdasarkan SKKNI 2016

menyusun rencana pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 2016

Materi SKKNI 2016

Unit Kompetensi 19 Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Disusun Oleh :

Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Direktorat Pelatihan Kompetensi Deputi Bidang Pengembangan Pembinaan Sumber Daya Manusia LKPP ISBN : Cetakan I : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2016 Cetakan II : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2017 Versi 1 : 31 Oktober 2016 Versi 2 : 31 Januari 2017 Hak Penerbitan pada LKPP Hak Cipta Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa LKPP Alamat Penerbit :

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Kuningan Jakarta Selatan 12940 Indonesia Telp : (021) 2991 2450 www.portalppsdm.lkpp.go.id www.lkpp.go.id

Kata Pengantar

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) , pada tahun 2016 telah menyusun materi pelatihan berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) 2016 untuk Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 29 Unit Kompetensi yang dikelompokan dalam 4 Fungsi Kunci, meliputi; 1) Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 6 unit kompetensi; 2) Memilih Penyedia Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit kompetensi; 3) Mengelola Kontrak dan Swakelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit kompetensi; 4) Mengelola Logistik, Kinerja dan Risiko sebanyak 5 unit kompetensi. Materi Pelatihan ini disusun untuk meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia di bidang Pengadaan Barang/Jasa baik pada sektor pemerintah maupun non pemerintah. Materi pelatihan ini juga dapat membantu para peserta, instruktur, penyelenggara pelatihan dalam melaksanakan kegiatan pelatihan, sehingga dapat berlangsung secara terencana, terarah, dan efektif. Semoga materi pelatihan ini dapat dipergunakan dan dimanfaatkan secara optimal oleh semua pihak terkait dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Dengan demikian kegiatan Pengadaan Barang/ Jasa dapat dilakukan oleh para SDM yang profesional dan menghasilkan Pengadaan Barang/Jasa yang efektif, esien dan akuntabel. Jakarta,

Oktober 2016

Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah AGUS PRABOWO

U n i t ko m p e t e n s i

Merumuskan Lingkungan & Organisasi PBJ UK 01 : Menelaah Lingkungan PBJ UK 02 : Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 03 : Merumuskan Organisasi PBJ

Merencanakan PBJ UK 04 : Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 05 : Menyusun Spesifikasi Teknis UK 06 : Menyusun Harga Perkiraan

MERENCANAKAN PENGADAAN BARANG JASA

Merencanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

MEMILIH PENYEDIA PENGADAAN BARANG JASA

UK UK UK UK

07 : Mengkaji Ulang Paket PBJ 08 : Memilih Penyedia Barang/Jasa 09 : Menyusun Rancangan Kontrak PBJ 10 : Menyusun Dokumen PBJ

Mengelola Penyedia Barang/Jasa UK 11 : Melakukan Kualifikasi PBJ UK 12 : Melakukan Evaluasi Kinerja PBJ

Melaksanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa UK 13 : Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ UK 14 : Mengevaluasi Dokumen PBJ UK 15 : Mengelola Sanggahan

Mempersiapkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa UK 16 : Melakukan Negosiasi UK 17 : Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ

Mengelola Kontrak Pengadaan Barang/Jasa UK UK UK UK UK

18 19 20 21 22

: : : : :

Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ Menyusum Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ Melakukan Penerimaan Hasil Kontrak PBJ

Melaksanakan PBJ Secara Swakelola

UK 23 : Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola UK 24 : Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola

Mengelola Logistik

MENGELOLA LOGISTIK, KINERJA DAN RISIKO

UK 25 : Mengelola Pengiriman UK 26 : mengelola Persediaan Uk 27 : Mengelola Penyimpanan

Mengelola Kinerja dan Risiko UK 28 : Mengelola Kinerja UK 29 : Mengelola Risiko

MENGELOLA KONTRAK DAN SWAKELOLA PBJ

BUKU INFORMASI MENYUSUN RENCANA PENGELOLAAN KONTRAK PENGADAAN BARANG/ JASA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul M.749020.019.02

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ----------------------------------------------------------------------------------------

2

DAFTAR GAMBAR ---------------------------------------------------------------------------------- 4 DAFTAR TABEL------------------------------------------------------------------------------------- 5

BAB I

PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------------------- 7 A. Tujuan Umum ---------------------------------------------------------------------- 7 B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------- 7 C. Gambaran Umum ------------------------------------------------------------------ 8

BAB II MENGIDENTIFIKASI TITIK KRITIS DALAM PELAKSANAAN KONTRAK PBJ --- 10 2.1 Syarat-Syarat Umum Kontrak --------------------------------------------------- 13 2.2 Syarat-Syarat Khusus Kontrak -------------------------------------------------- 16 2.3 Program Mutu Pekerjaan -------------------------------------------------------- 18 2.4 Mutual Check ----------------------------------------------------------------------- 35 2.5 Pengawasan Pekerjaan -----------------------------------------------------------

36

2.5.1 Tujuan Pengawasan --------------------------------------------------------- 37 2.5.2 Sasaran Pengawasan -------------------------------------------------------- 37 2.5.3 Ruang Lingkup ---------------------------------------------------------------- 38 2.6 Struktur dan Isi Kontrak ---------------------------------------------------------

38

2.7 Titik Kritis Pelaksanaan Kontrak ------------------------------------------------ 41 2.7.1 Pekerjaan yang Bersifat Strategis ----------------------------------------- 43 2.7.2 Pekerjaan/Kegiatan yang Berada Pada Lintasan – Lintasan Strategis ------------------------------------------------------------------------ 44 2.7.3 Sengketa Kontrak ------------------------------------------------------------ 52

BAB III MENYUSUN RENCANA PENGELOLAAN PELAKSANAAN KONTRAK PBJ -------- 55 3.1 Pengelolaan Jadwal Kontrak ---------------------------------------------------- 55 3.2 Rencana Biaya Pelaksanaan Kontrak ------------------------------------------ 56 3.3 Kualitas Pelaksanaan Kontrak --------------------------------------------------- 62 3.4 Pengelolaan Risiko Dalam Pengelolaan Kontrak ----------------------------Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017

67

Halaman: 2 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

3.4.1 Definisi Risiko Dalam Pengadaan Barang/Jasa ----------------------

67

3.4.2 Gejala Munculnya Risiko -------------------------------------------------- 70 3.4.3 Persiapan Pengelolaan Risiko --------------------------------------------

71

3.5 Jenis Risiko Jadwal Dalam Pelaksanaan Kontrak ----------------------------

76

3.5.1 Kelengkapan Spesifikasi dan Model Birokrasi dalam Penentuan Jadwal ------------------------------------------------------------------------ 76 3.5.2 Kejadian tak Terduga ----------------------------------------------------- 80 3.6 Pengelolaan Risiko Jadwal Pelaksanaan Kontrak ---------------------------- 81 3.6.1 Manajemen Risiko Awal --------------------------------------------------- 81 3.6.2 Solusi Tindakan Atas Risiko Jadwal ------------------------------------- 82 3.7 Jenis Risiko Biaya Dalam Pelaksanaan Kontrak ------------------------------ 82 3.7.1 Kenaikan Biaya Pengiriman ---------------------------------------------- 82 3.7.2 Pengurangan Nilai Tukar Mata Uang dan Inflasi --------------------- 83 3.7.3 Pajak ------------------------------------------------------------------------- 84 3.7.4 Biaya Tak Terduga ---------------------------------------------------------

85

3.8 Pengelolaan Risiko Biaya Pelaksanaan Kontrak ------------------------------ 86 3.9 Jenis Risiko Kualitas Dalam Pelaksanaan Kontrak --------------------------- 87 3.9.1 Spesifikasi yang Kurang Sesuai dan Pengujian yang Kurang Tepat ------------------------------------------------------------------------- 87 3.9.2 Kerusakan Barang --------------------------------------------------------3.10 Pengelolaan Risiko Atas Kualitas

88

-------------------------------------------- 89

3.10.1 Manajemen Risiko Kualitas ---------------------------------------------- 90 3.10.2 Solusi Tindakan Atas Risiko Kualitas ---------------------------------- 91 3.11 Dokumentasi Rencana Pengelolaan Kontrak -------------------------------- 92 3.11.1 Metode dan Instrumen Dokumentasi --------------------------------- 92 3.11.2 Mekanisme Dokumentasi ----------------------------------------------- 93 3.12 Klaim -------------------------------------------------------------------------------- 93 3.12.1 Pengertian Klaim ----------------------------------------------------------

93

3.12.2 Jenis Klaim ----------------------------------------------------------------- 94 3.12.3 Faktor-Faktor Penyebab Klaim ----------------------------------------- 95 3.12.4 Penyelesaian Klaim ------------------------------------------------------- 96

Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017

Halaman: 3 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

DAFTAR PUSTAKA --------------------------------------------------------------------------------- 98

LAMPIRAN -----------------------------------------------------------------------------------------

106

1. Contoh Berita Acara Show Cause Meeting (SCM) --------------------- 112 2. Contoh Berita Acara Pre Construction Meeting (PCM) ---------------- 108


Halaman: 4 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Contoh Bar Chart Schedule ------------------------------------------------------- 20 Gambar 2. Contoh Curva S Schedule ---------------------------------------------------------

20

Gambar 3. Prinsip Metode Penjadwalan Network Planning ------------------------------- 21 Gambar 4. Contoh Network Planning (NWP) ------------------------------------------------ 21 Gambar 5. Contoh Vektor Diagram ------------------------------------------------------------

22

Gambar 6. Contoh CPM (Critical Path Method) ----------------------------------------------

22

Gambar 7. Contoh Work Breakdown Structure (WBS) ------------------------------------- 23 Gambar 8. Contoh PDM (Precedence Diagram Method) ----------------------------------- 24 Gambar 9. Matriks Pendekatan PDCA ---------------------------------------------------------

30

Gambar 10. Siklus OHSAS 18001 -------------------------------------------------------------- 31 Gambar 11. Skema Tujuan Pengawasan Penyelenggaraan Pekerjaan Konstruksi----- 37 Gambar 12. Ruang Lingkup Pengawasan Penyelenggaraan Pekerejaan Konstruksi -- 38 Gambar 13. Critical Line pada diagram Network Planning (NWP) ----------------------- 42 Gambar 14. Tindakan Sebelum RPP/PCM ---------------------------------------------------- 46 Gambar 15. Proses STPP dan STAP ------------------------------------------------------------

51

Gambar 16. Metode Penjadwalan Pelaksanaan Pekerjaan -------------------------------- 56 Gambar 17. Pengadaan Barang dalam INCO ------------------------------------------------- 59 Gambar 18. Proses Pengelolaan Resiko ------------------------------------------------------ 68 Gambar 19. Jenis – Jenis Resiko --------------------------------------------------------------- 68 Gambar 20. Bagan Prinsip, Kerangka Kerja, dan Proses Manajemen Risiko ------------ 74 Gambar 21. Komponen Kerangka Kerja Manajemen Resiko ------------------------------- 75 Gambar 22. Komponen Proses Manajemen Risiko ------------------------------------------ 75 Gambar 23. Kurva Supply Positioning Model (SPM) ----------------------------------------- 77 Gambar 24. Supply Positioning Model (SPM) Pekerjaan Konstruksi ---------------------- 80 Gambar 25. Manajemen Risiko Kualitas dan Solusinya ------------------------------------- 91 Gambar 26. Jenis Klaim -------------------------------------------------------------------------- 95 Gambar 27. Penyebab Klaim -------------------------------------------------------------------- 96


Halaman: 5 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Titik Kritis Awal dan Kemungkinan Timbulnya Masalah ------------------------- 12 Tabel 2. Jenis-Jenis Perlakuan Risiko ---------------------------------------------------------

72

Tabel 3. Karakteristik Item Kuadran SPM ---------------------------------------------------- 79 Tabel 4. Solusi Tindakan Atas Risiko Jadwal ------------------------------------------------- 81 Tabel 5. Manajemen Risiko Biaya dan Solusi Tindakan ------------------------------------ 86 Tabel 6. Solusi Tindakan Atas Risiko Kualitas ------------------------------------------------ 91


Halaman: 6 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

BAB I PENDAHULUAN

A.

Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melakukan proses pengidentifikasian titik kritis dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa serta penyusunan rencana pengelolaan kontrak barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa.

B. Tujuan Khusus Pada modul ini, peserta akan mempelajari hal berikut : 1. Mengidentifikasi titik kritis dalam pelaksanaan kontrak PBJ yang meliputi kegiatan : •

mengidentifikasi syarat-syarat umum dan syarat-syarat khusus dalam kontrak pengadaan barang/ jasa,

•

memvalidasi program mutu secara cermat kesesuaiannya dengan dokumen kontrak pengadaan barang/jasa,

•

menetapkan kegiatan yang menjadi titik kritis dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/ jasa secara cermat.

2. Menyusun rencana pengelolaan pelaksanaan kontrak PBJ yang meliputi kegiatan: •

menyusun rencana pengelolaan jadwal, biaya dan kualitas dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/ jasa secara lengkap,

•

mengidentifikasi pengelolaan risiko terhadap jadwal, biaya, dan kualitas dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa secara lengkap,

•

mendokumentasikan rencana pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa secara lengkap.

C. Gambaran Umum Pengelolaan Kontrak merupakan kegiatan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan untuk setiap penyelenggaraan kontrak pengadaan barang/ jasa (termasuk didalamnya, kontrak Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017

Halaman: 7 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

pengadaan pekerjaan konstruksi, kontrak pengadaan barang, kontrak pengadaan jasa lainnya, dan kontrak pengadaan jasa konsultansi). Sedangkan Pengendalian Kontrak adalah proses penentuan tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai sesuai sasaran berdasarkan standard atau benchmark, pedoman pengelolaan kontrak, capaian kinerja, dan perbaikan terus-menerus. Pengelolaan kontrak (UK19) dibahas pada buku informasi ini, sedangkan pengendalian kontrak akan dibahas pada Buku Informasi UK-20.

Pengelolaan Kontrak yang dibahas pada modul in mencakup : 1. Pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa di lingkungan Pemerintah dan/atau Pemerintah Daerah. 2. Pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa di lingkungan Pelaku Bisnis (Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah/Badan Usaha Milik Swasta/Badan Usaha Asing yang bekerja dan beroperasi di Indonesia).

Setelah bab pendahuluan ini, pembahasan berikutnya adalah :

Bab II menjelaskan cara mengidentifikasi titik kritis dalam pelaksanaan kontrak PBJ. Bab ini akan membahas syarat umum dan syarat khusus kontrak sebagai acuan pelaksanaan dan pengelolaan kontrak, program mutu, pengawasan pekerjaan, sampai dengan lintasan strategis kegiatan pelaksanaan kontrak.

Bab III menjelaskan rencana pengelolaan pelaksanaan kontrak PBJ, termasuk pengelolaan berbagai jenis risiko dalam pelaksanaan kontrak (seperti biaya, jadwal, kualitas)

Buku Informai UK-19 ini merupakan bagian dari modul pembelajaran pengadaan barang/ jasa berdasarkan SKKNI No.70, Tahun 2016.

Sangat direkomendasikan

bagi para peserta untuk mempelajari kompetensi lain yang terkait dengan kontrak atau pengelolaan kontrak, seperti Buku Informasi UK 8, UK 18, UK 20, UK 21 dan UK 22 untuk mendapatkan pemahaman yang lebih lengkap. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017

Halaman: 8 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

Pada bagian akhir modul ini, tersedia : • Daftar Referensi yang berisikan rujukan literatur terkait • Glossary yang berisikan istilah yang digunakan dalam modul ini • Index untuk memudahkan pencarian topik tertentu


Halaman: 9 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

BAB II MENGIDENTIFIKASI TITIK KRITIS DALAM PELAKSANAAN KONTRAK PBJ

Di dalam setiap pelaksanaan kontrak, baik pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang, Kontrak Pengadaan Pekerjaan Konstruksi, Kontrak Pengadaan Jasa Lainnya, Kontrak Jasa Konsultansi, atau kontrak perikatan lainnya yang dibuat oleh para pihak, tunduk pada ketentuan hukum di Indonesia artinya, semua kontrak sepenuhnya tunduk pada Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH-Perdata 1842). Semua kontrak dibuat berdasarkan pada azas kebebasan berkontrak menurut ketentuan KUH-Perdata pasal 1320 tentang sahnya suatu kontrak, pasal 1337 KUHPerdata tentang dilarangnya kontrak menyimpang atau melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan pasal 1338 KUH-Perdata. Undang-undang tersebut menyatakan bahwa kontrak yang dibuat oleh para pihak berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka kontrak tersebut berlaku sebagai undangundang bagi pembuatnya. Demikian halnya untuk kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah ketentuan tersebut di atas juga menjadi dasar, di samping ketentuan peraturan perundangundangan yang diatur dalam Peraturan Presiden no. 54 tahun 2010. Sedangkan untuk kontrak pekerjaan konstruksi/jasa konstruksi (pelaksana konstruksi atau konsultan konstruksi) disamping tunduk kepada Peraturan Presiden no. 54 tahun 2010 beserta perubahannya juga secara khusus wajib tunduk kepada Undang-Undang no. 18 tahun 1999 tentang jasa kontruksi, yang dijabarkan ke dalam Peraturan Pemerintah no. 28 tahun 2000 beserta perubahannya tentang usaha dan peran masyarakat jasa konstruksi, Peraturan Pemerintah no. 29 tahun 2000 tentang penyelenggaraan jasa konstruksi beserta perubahannya dan Peraturan Pemerintah no. 30 tahun 2000 tentang penyelenggaraan pembinaan jasa konstruksi, serta secara teknis operasional mengikuti ketentuan-ketentuan dalam beberapa Peraturan Menteri Pekerjaan Umum/Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Untuk kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah menunjukkan adanya hubungan antara Pemilik/Pengguna dengan Penyedia Barang/Jasa. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017

Dalam ketentuan Peraturan Halaman: 10 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

Presiden no. 54 tahun 2010 beserta perubahannya pasal 86 ayat 1 diatur bahwa Pemilik atau Pengguna sebelum menandatangani kontrak perlu menyempurnakan rancangan kontrak, mengingat kontrak yang dibuat merujuk kepada standart dokumen pengadaan yang sudah ditetapkan oleh pemerintah. Maka dari itu dari hal-hal yang bersifat standart dengan adanya penyempurnaan rancangan kontrak akan menjadi ketentuan yang lebih bersifat operasional sesuai dengan kebutuhan hubungan kontraktual antara Pengguna dengan Penyedia Barang/Jasa. Dalam pelaksanaannya kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah harus dilihat sebagai satu kesatuan ketentuan hukum perikatan perdata yang wajib ditaati oleh para pihak. Dalam hal ini adalah Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa beserta organisasinya. Bahwa struktur kontrak merupakan satu kesatuan ketentuan hukum perikatan perdata yang terdiri dari dokumen-dokumen sebagai berikut : 1. Amandemen kontrak/surat perjanjian apabila sudah diterbitkan. 2. Kontrak atau surat perjanjian yang merupakan pokok-pokok dari perjanjian tersebut. 3. Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK). 4. Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK). 5. Surat penawaran dari Penyedia Barang/Jasa berikut penawaran harga (daftar kuantitas dan harga). 6. Spesifikasi khusus. 7. Spesifikasi umum. 8. Gambar perencanaan atau gambar-gambar. 9. Dokumen lain yang tidak terpisahkan yang ditentukan oleh Pengguna dan Penyedia

Barang/Jasa

sesuai

dengan

tingkat

kepentingan

hubungan

kontraktualnya. Dokumen nomor 1 sampai dengan nomor 9 tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan, ketentuan-ketentuan kekuatan hukum dari dokumen tersebut bersifat mengikat disesuaikan dengan urutannya. Dari uraian di atas maka ditetapkan bahwa yang paling berperan dalam mengatur pelaksanaan kontrak adalah ketentuan yang telah ditetapkan dalam Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK). SSUK dan SSKK sebagai pedoman

pelaksanaan

kontrak

yang

diharapkan


dapat

menjamin

keberhasilan

Halaman: 11 dari 122


Kode Modul M.749020.019.02

pelaksanaan kontrak tersebut. Kunci keberhasilan dari pelaksanaan kontrak tersebut dapat diperhatikan melalui pengelolaan program mutu pekerjaan, penentuan struktur beserta isi kontrak/surat perjanjian, dan pengelolaan terhadap titik-titik kritis yang akan menjadi faktor hambatan atau faktor risiko dalam pelaksanaan kontrak, sehingga perlu dilakukan identifikasi secara lebih sistematis. Untuk pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa non pemerintah juga harus tunduk pada ketentuan-ketentuan hukum keperdataan di Indonesia (KUH-Perdata), namun tidak diwajibkan mengikuti ketentuan dalam Perpres 54/2010 beserta perubahannya. Para Pemilik/Pengguna pekerjaan non pemerintah memiliki otoritas untuk mengatur sendiri pengelolaan kontrak sepanjang mengindahkan ketentuan dalam pasal 1337 KUH-Perdata dan tidak bertentangan dengan hukum lainnya. Jika dipertimbangkan menggunakan acuan pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah maka tidak akan timbul permasalahan, hanya perlu penyesuaian kondisi masing-masing perusahaan.

Tabel 1. Titik Kritis Awal dan Kemungkinan Timbulnya Masalah KEMUNGKINAN TIMBULNYA

TITIK KRITIS AWAL

MASALAH

1. Kontrak surat perjanjian yang 1. Definisi-definisi dari kontrak tidak jelas tidak

difinalisasi/disempurnakan 2. Perbedaan cara pandang, perbedaan

(bahasa hukum dalam dokumen

tafsir yang mengakibatkan sengketa

kontrak

para pihak

sesuai

kondisi

obyek

yang diperjanjikan)

3. Lemahnya keterikatan hukum antar para pihak karean tidak terdefinisi dengan baik 4. Anatomi dan struktur kontrak tidak kuat

2. Dokumen-dokumen yang menjadi 1. Para pihak akan melihat hanya sekedar satu-kesatuan

kontrak

tidak

sebagai pelengkap administrasi

diuraikan dengan baik (SSUK, 2. Para pihak tidak memahami apa yang SSKK,

Spec,

gambar

dan

dokumen lain yang ditetapkan

harus dilakukan dan/atau harus tidak dilakukan




Kode Modul M.749020.019.02

KEMUNGKINAN TIMBULNYA

TITIK KRITIS AWAL oleh para pihak)

MASALAH 3. Kontrak beserta dokumennya dianggap tidak mengikat 4. Perumusan tindakan bagi para pihak menjadi kabur 5. Tumpang tindih pemahaman terhadap klausul-klausul yang sebenarnya sudah ditetapkan 6. Para pihak tidak memahami apapun yang telah mereka tetapkan dalam dokumen kontrak. 7. Koordinasi dan komunikasi professional tidak terbangun

2.1 Syarat-Syarat Umum Kontrak (General Condition of Contract/General Term of Contract ) Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) merupakan ketentuan umum dalam pelaksanaan pengelolaan kontrak yang dimulai dari persiapan kontrak hingga penyerahan hasil pekerjaan. Dalam hal ini diperlukan pengaturan yang lebih rinci untuk menjabarkan apa yang dimaksudkan dalam ketentuan umum bagi Pengguna maupun Penyedia Barang/Jasa untuk dituangkan ke dalam Syarat-Syarat Khusus Kontrak. Hal ini disebabkan oleh karena kontrak bersifat setara bagi para pihak yang telah sepakat menandatangani kontrak tersebut. Dengan demikian perlu adanya satu langkah untuk mengidentifikasi dan menginventarisasi titik kritis yang akan menjadi hambatan bagi para pihak dalam melaksanakan kontrak, khususnya menjadi hambatan bagi Pemilik/Pengguna dalam pengelolaan kontrak. Bentuk hambatan yang dapat dikenali adalah : a) Sengketa kontrak (contract dispute ) b) Multitafsir terhadap ketentuan kontrak c) Kegagalan penjaminan mutu dari Penyedia Barang/Jasa




Kode Modul M.749020.019.02

d) Kegagalan penjaminan pencapaian fungsi dan manfaat dari Penyedia Barang/Jasa e) Kegagalan penyelesaian pekerjaan sesuai jangka waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan f) Terjadinya risiko hukum perikatan berupa sengketa perdata dan lebih khusus adalah hukum tidak pidana korupsi

Untuk meniadakan atau meminimalisir hambatan tersebut di atas maka perlu adanya identifikasi titik kritis terhadap ketentuan kontrak yang diatur dalam SyaratSyarat Umum Kontrak (SSUK). Ketentuan SSUK adalah sebagai berikut : 1) Penetapan definisi secara jelas 2) Penjelasan tentang asal material/bahan 3) Wakil sah yang ditunjuk oleh para pihak 4) Tata cara sub kontrak 5) Kerjasama operasional bagi Penyedia Barang/Jasa dengan Penyedia Barang/Jasa lain 6) Penetapan jadwal pelaksanaan pekerjaan 7) Penyerahan lokasi kerja 8) Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja/SPMK (Commencement of Work ) untuk kontrak pekerjaan kontruksi, jasa lainnya, dan jasa konsultansi atau Purchase Order /PO 9) Rapat persiapan pelaksanaan kontrak ( pre construction meeting untuk kontrak pekerjaan kontruksi, jasa lainnya, dan jasa konsultansi atau rapat persiapan pelaksanaan kontrak/RPP untuk kontrak pengadaan barang, jasa lainnya, dan jasa konsultansi non konstruksi ) 10)Pengawasan pelaksanaan pekerjaan 11)Prosedur persetujuan pengawas pekerjaan untuk penggunaan gambar rencana atau gambar-gambar acuan, gambar contoh barang sesuai yang ditawarkan, gambar lain yang diatur dalam kontrak dan gambar untuk pelaksanaan pekerjaan sementara.




12)Ketaatan

Penyedia

Barang/Jasa

Kode Modul M.749020.019.02

kepada

perintah

Pengguna

dalam

pelaksanaan kontrak 13)Pemeriksaan pekerjaan bersama ( joint inspection ) atau inspeksi pabrikasi untuk pengadaan barang 14)Jangka Waktu pelakasanaan pekerjaan dan perpanjangan waktu 15)Peringatan dini dari Penyedia Barang/Jasa 16)Rapat pengendalian pelaksanaan 17)Penyelesaian kontrak dan serah terima pekerjaan 18)Prosedur kerja Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP). Serta terdapat ketentuan bahwa PPHP bukan menerima pekerjaan tetapi memeriksa dan merekomendasi pekerjaan yang akan diserah terimakan dari Penyedia Barang/Jasa kepada Pengguna sesuai dengan ketentuan perikatan perdata 19)Pengambil alihan 20)Pedoman pengoperasian dan perawatan 21)Perubahan kontrak 22)Perubahan lingkup pekerjaan 23)Perubahan jadwal pekerjaan 24)Keputusan apabila terjadi keadaan kahar 25)Penghentian kontrak 26)Pemutusan kontrak 27)Tindakan Pengguna terhadap keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dan kontrak kritis melalui rapat pembuktian faktor penyebab keterlambatan (Show Cause Meeting /SCM) dan membuat kesepakatan metode untuk mengejar keterlambatan melalui tahapan uji coba (Test Case ) 28)Penanganan kontrak kritis 29)Hak dan kewajiban Penyedia Barang/Jasa 30)Penggunaan dokumen kontrak dan informasi 31)Tanggung jawab risiko 32)Perlindungan tenaga kerja 33)Pemeliharaan lingkungan 34) Asuransi 35)Laporan hasil pekerjaan Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

36)Kerjasama dengan sub Penyedia Barang/Jasa 37)Pelibatan usaha mikro, usaha kecil dan koprasi kecil (UMKK) 38)Program Rencana Keselamatan dan Kesehatan Kerja/RK3 (apabila diperlukan) 39)Denda keterlambatan 40)Jaminan pelaksanaan dan jaminan pemeliharaan dan/sertifikat garansi atau rentention of money 41)Penundaan pembayaran 42)Fasilitas dari Pengguna 43)Peristiwa kompensasi 44)Penetapan hasil kontrak 45)Personil inti dan peralatan yang digunakan oleh Penyedia Barang/Jasa 46)Harga kontrak (contract price ) 47)Tata cara pembayaran 48)Perhitungan akhir untuk pembayaran pekerjaan 49)Penangguhan pembayaran 50)Penyesuaian harga (eskalasi - de eskalasi untuk kontrak tahun jamak) 51)Pengawasan dan pemeriksaan rutin pelaksanaan pekerjaan dan hasil pekerjaan 52)Pengujian bahan/material atau hasil kerja 53)Kondisi cacat mutu dan perbaikan cacat mutu 54)Kegagalan konstruksi/kegagalan bangunan atau kegagalan barang atau kegagalan hasil pekerjaan serta kegagalan fungsi dan manfaat 55)Tata cara penyelesaian perselisihan antara para pihak

2.2 Syarat-Syarat Khusus Kontrak (Special Condition of Contract/Special Term of Contract ) Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK) adalah ketentuan-ketentuan khusus yang diperlukan untuk memberikan penjelasan tertentu yang belum tercantum dalam ketentuan Kontrak, Surat Perjanjian atau Syarat-Syarat Umum Kontrak. Ketentuan-ketentuan

yang

bersifat

khusus

tersebut

diperlukan

untuk

menjelaskan secara lebih terperinci dan lebih teknis maupun lebih spesifik dalam Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Syarat-Syarat Umum Kontrak. Apabila di dalam standart telah dibakukan konsep tentang Syarat-Syarat Khusus Kontrak tetapi dalam pelaksanaannya bakuan ketentuan tersebut masih dirasa kurang maka Pengguna dapat menambahkan klausul baru dalam Syarat-Syarat Khusus Kontrak sepanjang diperlukan dengan ketentuan tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan. Demikian pula sebaliknya jika klausul-klausul yang tertera dalam standart SSKK tidak diperlukan maka cukup diisi dengan kalimat “tidak digunakan/tidak diperlukan” atau

klausul standart tersebut dapat dihapus. Perlu diperhatikan apabila dicantumkan dalam SSKK yang menjabarkan secara lebih rinci dari apa yang diuraikan dalam SSUK maka Pengguna seharusnya menunjukkan klausul yang terkait yang ada di dalam SSUK. Identifikasi titik kritis dalam SSKK, meliputi : 1) Jenis kontrak yang digunakan dalam surat perjanjian baik cara pembayaran atau sifat pekerjaan, sumber pendanaan maupun jenis pekerjaan 2) Ketentuan tentang berlakunya masa pemeliharaan (maintenance period ) atau masa berlakunya sertifikat garansi (warranty certificate ) 3) Umur konstruksi, mengikuti ketentuan hukum tentang jasa konstruksi 4) Umur ekonomis barang atau jasa lainnya jika diatur dalam kontrak 5) Pedoman pengoperasian dan perawatan 6) Tata cara pembayaran tagihan atas prestasi kerja 7) Pelaksanaan pencarian jaminan 8) Tindakan Penyedia Barang/Jasa yang harus mendapat persetujuan dari Pengguna 9) Untuk

kontrak

pengadaan

barang/jasa

Pemerintah

harus

memahami masa daluwarsa dokumen kontrak dan hasil pelaksanaan kontrak. Menurut KUHP pasal 78 memuat kewenangan penuntutan pidana hapus karena daluwarsa sesudah 18 tahun. Alat bukti tersebut harus dijaga agar tidak hilang atau dimusnahkan sampai selama 18 tahun mengingat penuntutan pidana pengadaan barang/jasa maksimal adalah pidana kurungan seumur hidup. 10)Pemberian fasilitas oleh Pengguna kepada Penyedia Barang/Jasa 11) Asal sumber pembiayaan kontrak (sumber dana kontrak) Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

12)Tata cara pembayaran uang muka 13)Prosedur perhitungan prestasi kerja dan pembayaran prestasi kerja termasuk material on site 14)Penetapan indikator dan data variabel perhitungan penyesuaian harga 15)Bentuk pemberian peristiwa kompensasi dari Pengguna kepada Penyedia Barang/Jasa 16)Pengenaan denda dan ganti rugi 17)Pengenaan sanksi kepada Penyedia Barang/Jasa 18)Teknis penyelesaian perselisihan 19)Klaim dalam kontrak pengadaan barang/jasa 20)Klausa tambahan apabila diperlukan

2.3 Program Mutu Pekerjaan Program mutu dalam pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa harus diterapkan secara tepat oleh Pemilik/Pengguna barang/jasa kepada Penyedia Barang/Jasa dan harus diberlakukan untuk semua perikatan kontrak, baik kontrak Pemerintah dengan Swasta (Government to Business ) ataupun kontrak Swasta dengan Swasta (Business to Business ). Program mutu pekerjaan adalah sebuah program yang disusun oleh Penyedia Barang/Jasa dan harus mendapatkan persetujuan dari Pengguna. Program Mutu ini bertujuan untuk memberikan penjaminan mutu hasil pelaksanaan kontrak atau Quality Assurance Engineer (QAE) yang harus disampaikan pada saat Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (RPP). Draft program mutu harus sudah disusun oleh Penyedia Barang/Jasa sejak diterimanya Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa (SPPBJ) dan sudah harus menjadi draft final program mutu sebelum penandatanganan kontrak selambat-lambatnya 14 hari kalender atau tepat sebelum penandatanganan kontrak. Program mutu yang telah diuraikan di atas tidak terbatas pada hal-hal seperti di bawah ini : 1. Serah terima lapangan (lokasi kerja) diperuntukkan bagi pengadaan barang yang akan dipasang pada suatu lokasi, pekerjaan konstruksi, jasa lain yang akan dibuat di lokasi kerja atau jasa konsultan yang akan menggunakan lokasi Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

kerja. Contoh : pengadaan alat tulis kantor, layanan jasa pengiriman, jasa asuransi, pengadaan mobil, pengadaan pakaian security, pengadaan barangbarang elektronik yang tidak perlu dipasang yang hanya cukup disupply sampai kantor Pemilik/Pengguna. 2. Sasaran mutu (bagaimana dengan gagalnya mutu?) 3. Organisasi pelaksana pekerjaan 4. Jadwal pelaksanaan pekerjaan (S-Curve, NWP dan WBS) 5. Jadwal mobilisasi (tenaga kerja, alat dan bahan) 6. Request of work (ijin kerja) 7. Standar kerja, metode/prosedur kerja dan instruksi kerja 8. Design drawing, shop drawing dan as build drawing untuk pekerjaan konstruksi,

hal

ini

banyak

diabaikan

oleh

Penyedia

Barang/Jasa

atau

Pemilik/Pengguna 9. Detail penanganan pekerjaan yang sangat penting 10.Rencana direksi keet/basecamp/gudang khusus untuk pekerjaan konstruksi 11. Air kerja, penerangan dan keamanan 12.Rencana penggunaan material utama dan uji mutu 13.Pengendalian lingkungan dan K3 (jika diperlukan) 14.Control kualitas dan penolakan hasil kerja/rejected 15.Pengukuran hasil kerja dan tata cara pembayaran (Sertifikat Bulanan, Termin atau Bayar Sekaligus) 16.Provisional Hand Over (PHO) dan Final Hand Over (FHO) atau serah terima hasil pelaksanaan kontrak selain pekerjaan konstruksi Dalam proses penyusunan draft program mutu, Penyedia Barang/Jasa apabila diperlukan dapat melakukan komunikasi dan diskusi dengan Pemilik/Pengguna. Program mutu final harus sudah siap sebelum dilakukan rapat pra-pelaksanaan kontrak. Identifikasi titik kritis program mutu, meliputi : 1) Informasi terhadap perkejaan yang akan dilaksanakan 2) Pengorganisasian yang ditetapkan oleh Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan yang diusulkan dalam dokumen penawaran 3) Jadwal pelaksanaan pekerjaan yang akan digunakan : Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

a) Bar chart schedule

Gambar 1. Contoh Bar Chart Schedule

b) Curva S schedule

Gambar 2. Contoh Curva S Schedule




Kode Modul M.749020.019.02

c) Net Work Planning (NWP)

Gambar 3. Prinsip Metode Penjadwalan Network Planning

Gambar 4. Contoh Network Planning (NWP)




Kode Modul M.749020.019.02

d) Vector diagram

Diagram Rencana

Gambar 5. Contoh Vector Diagram

e) CPM (Critical Path Method )

Gambar 6. Contoh CPM (Critical Path Method)




Kode Modul M.749020.019.02

f) Work Breakdown Structure (WBS) (WBS)

WBS Proyek Fiber Optic




Kode Modul M.749020.019.02

Gambar 7. Contoh Work Breakdown Structure (WBS)

g) PDM (Precedence (Precedence Diagram Method )

Gambar 8. Contoh PDM (Precedence Diagram Method)

Dari masing-masing jadwal tersebut di atas, antara Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa dapat menyepakati metode yang akan digunakan baik secara tunggal maupun gabungan dari point a-g. Hal ini untuk menjamin ketepatan dan kemudahan Pemilik/Pengguna dalam monitoring kemajuan pelaksanaan pekerjaan oleh Penyedia Barang/Jasa, secara sistematis dari waktu ke waktu.

4) Prosedur memulai pelaksanaan pekerjaan dengan pengajuan ijin kerja : a) Persetujuan ijin kerja atau request of work b) Sop drawing/gambar kerja dan perhitungan rencana capaian volume atau diagram proses pembuatan/fabrikasi pembuatan/fabrikasi c) Rancangan kerja d) Data pendukung pengujian bahan Ijin kerja merupakan tahapan penting dalam pengelolaan kontrak dan akan menjadi titik kritis apabila tidak dikelola dengan benar untuk menjamin ketepatan arah dalam pelaksanaan pekerjaan. Setiap ijin kerja harus melalui pengajuan ijin kerja (request ( request ). ). Di bawah ini dijelaskan secara singkat bagaimana mengelola ijin kerja untuk pelaksanaan kontrak pekerjaan konstruksi (fisik) : a) Tujuan pengajuan ijin kerja (request ( request )




Kode Modul M.749020.019.02

Pemeriksaan terhadap Request yang diajukan oleh Penyedia bertujuan untuk memastikan kesiapan lapangan serta kesiapan Penyedia untuk melaksanakan pekerjaan yang diajukan. Melalui pemeriksaan terhadap Request, maka Wakil Pemilik/Pengguna dapat merencanakan penugasan Tim Supervisi yang diperlukan untuk itu. b) Ruang Lingkup Request Pemeriksaan yang dilakukan meliputi kesiapan lapangan, tenaga kerja, bahan dan peralatan yang dicantumkan pada Formulir Request beserta Data Pendukung yang diajukan oleh Penyedia. c) Acuan Request •

Dokumen Kontrak,

•

Berita Acara dan Risalah Pre Construction Construction Meeting,

•

Project Quality Plan Kontraktor yang telah disepakati pada Pre Construction Construction Meeting.

d) Definisi •

Agenda Request dan Validasi adalah buku tempat sekretaris mencatat masuk dan keluarnya suatu Request sejak Request diterima dari Penyedia sampai Request disimpan sebagai Arsip setelah hasil pelaksanaan divalidasi.

•

Lembar Kendali Request adalah tempat Supervision Engineer mencatat pergerakan data pendukung Request selama proses pemeriksaan pemeriksaan Request.

•

Formulir Pemeriksaan Request adalah tempat Chief Inspector dan Quality Engineer mencatat hasil pemeriksaan atas Data Pendukung Request. Request.

e) Ketentuan Umum •

Formulir Request beserta Data Pendukungnya diterima oleh Wakil

Pemilik/Pengguna

di

kantornya,

selambat-lambatnya

dalam waktu 2 x 24 jam jam sebelum Kontraktor memulai pelaksanaan di lapangan.




Segera

•

setelah

Pendukungnya,

Kode Modul M.749020.019.02

menerima Wakil

Formulir

Request

Pemilik/Pengguna

harus

dan

Data

memeriksa

kelengkapan berkas, kesiapan lapangan dan kesiapan Penyedia. Wakil Pemilik/Pengguna harus menyediakan waktu yang cukup

•

bagi Pemilik/Pengguna untuk pengambilan keputusan atas rekomendasi yang dibuat oleh Wakil Pemilik/Pengguna. •

Apabila pada tanggal rencana pelaksanaan pekerjaan belum ada keputusan

dari

Pemilik/Pengguna,

maka

Penyedia

dapat

memulai pekerjaan di bawah pengawasan Tim Supervisi, dan persetujuan untuk Request yang bersangkutan harus tetap diterbitkan oleh Pemilik/Pengguna •

Lembar Kendali Request dan Formulir Pemeriksaan Request tersedia di Kantor Wakil Pemilik/Pengguna.

•

Semua Rekaman Pemeriksaan Request disimpan di Kantor Wakil Pemilik/Pengguna di bawah pengendalian Supervision Engineer.

5) Tata cara penerbitan proseduk instruksi kerja oleh Pemilik/Pengguna kepada Penyedia Barang/Jasa yang dicantumkan dalam request of work /ijin kerja dan persetujuannya 6) Program mutu yang diajukan oleh Penyedia Barang/Jasa dan sudah disetujui oleh Pengguna dapat direvisi sesuai dengan kebutuhan berdasarkan kondisi lokasi pekerjaan/lokasi produksi/lokasi fabrikasi 7) Kewajiban Penyedia Barang/Jasa melakukan updating atau pemutakhiran program mutu apabila terjadi amandemen kontrak yang bersifat mendasar dan timbulnya peristiwa kompensasi.

Evaluasi Program Mutu Di bawah ini disajikan evaluasi program mutu yang dilakukan untuk pengelolaan kontrak konstruksi.

Sedang

untuk

pengelolaan

kontrak

pengadaan

barang,

pengadaan jasa lainnya atau pengadaan jasa konsultansi maka Pemilik/Pengguna dapat melakukan penyesuaian berdasarkan jenis kontrak masing-masing : 1. Batasan Evaluasi : a) Evaluasi dilakukan dengan metode komparatif hasil terhadap rencana Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

b) Dilakukan di tempat kerja c) Penanggung

jawab

program

mutu

harus

memeliki

pengetahuan,

keterampilan keterampilan dan sikap kerja yang dipersyaratkan dipersyaratkan d) Melakukan tindakan tindakan perbaiakn menjadi bagian yang pokok terhadap proses proses dan hasil pekerjaan

2. Penanggung jawab program mutu harus memilki Kompetensi terhadap Perikatan Kontrak dan Barang/Jasa terutama terhadap hal yang bersifat teknis dan kinerja dari barang/jasa tersebut. a) Pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan bagi penanggung jawab program mutu adalah memahami dengan baik pengetahuan tentang : i. Dokumen kontrak pengadaan barang/jasa; ii. Program manajemen mutu; iii. Sistem pengendalian pelaksanaan program manajemen mutu; iv. Sistem manajemen K3 dan lingkungan; v. Sistem manajemen sumber daya, termasuk SDM b) Penanggung

jawab

program

mutu

juga

dituntut

kemampuan

dan

ketrampilan ketrampilan dalam bentuk kemampuan bertindak yang meliputi : i. Memonitor perkembangan pelaksanaan program manajemen mutu, baik kegiatan maupun hasilnya; ii. Melakukan evaluasi efektivitas pelaksanaan program manajemen mutu beserta hambatan dan/atau penyimpangan yang mungkin terjadi; iii. Menganalisis faktor pendorong dan penghambat penghambat kelancaran pelaksanaan program manajemen mutu; iv. Mencari, memilih dan melaksanakan alternatif yang terbaik untuk mengatasi

hambatan/masalah

dan/atau

mendorong

kelancaran

pelaksanaan program manajemen mutu.

3. Aspek Kritis Kritis : Aspek kritis yang sangat menentukan keberhasilan keberhasilan pelaksanaan program mutu adalah kecermatan dan ketepatan dalam mengevaluasi dan menentukan efektifitas pelaksanaan pelaksanaan program mutu pekerjaan pengadaan barang/jasa. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Di bawah ini disajikan sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) yang dilakukan untuk pengelolaan kontrak konstruksi. konstruksi . Sedang untuk pengelolaan kontrak pengadaan barang, pengadaan jasa lainnya atau pengadaan jasa konsultansi maka Pemilik/Pengguna dapat melakukan penyesuaian berdasarkan jenis kontrak kontrak masing-masing. masing-masing. Pelatih atau assesor harus mengetahui tidak semua pengelolaan kontrak memerlukan sistem manajemen K3. Maka dari itu harus bisa dijelaskan bagi pengadaan barang/jasa yang bersifat sederhana, lingkup pekerjaannya kecil atau lingkup pekerjaan luas yang tidak memiliki risiko K3, tidak perlu diterapkan sistem manajemen K3. Sebagai contoh pekerjaan pemasangan lantai keramik, pekerjaan penanaman atau pembibitan pohon, pekerjaan pengadaan bahan habis pakai untuk keperluan kantor, pekerjaan pemasangan komponen elektronika, pekerjaan pengadaan meubelair dan yang sejenis. Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) wajib diterapkan oleh setiap manajemen perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja sebanyak 150 orang atau lebih. Hal ini juga berlaku, di mana dalam pekerjaannya dapat menimbulkan atau menyimpan potensi bahaya yang ditimbulkan oleh karakteristik proses pekerjaan atau bahan yang dapat mengakibatkan kecelakaan kerja seperti peledakan, kebakaran, pencemaran, dan penyakit akibat kerja. Berikut adalah beberapa alasan mengenai pentingnya penerapan Sistem Manajemen K3, yaitu : 1) Alasan manusiawi : Dengan membiarkan membiarkan terjadinya kecelakaan kerja, tanpa berusaha melakukan sesuatu untuk memperbaiki keadaan tersebut, merupakan suatu tindakan yang sangat tidak manusiawi. Kecelakaan kerja yang terjadi tidak hanya menimbulkan penderitaan bagi korbannya (misalnya kematian, cacat/luka berat, ataupun luka ringan), melainkan juga penderitaan bagi seluruh keluarganya. 2) Alasan UU dan Peraturan : UU dan peraturan dikeluarkan oleh pemerintah atau suatu organisasi bidang keselamatan kerja dengan pertimbangan bahwa masih banyak

kecelakaan

kerja

yang

mungkin

terjadi

walaupun

semakin

berkembangnya pembangunan dengan menggunakan teknologi modern.




Kode Modul M.749020.019.02

3) Alasan Ekonomi : Setiap kecelakaan kerja yang terjadi akan menimbulkan menimbulkan kerugian ekonomi, seperti kerusakan mesin, peralatan, bahan dan bangunan, biaya pengobatan, dan biaya untuk santunan kecelakaan. 4) Nama baik perusahaan/institusi : Suatu perusahaan yang mempunyai reputasi yang baik dapat meningkatkan kemampuannya dalam bersaing dengan perusahaan lain. Prestasi bagus dalam hal keselamatan kerja perusahaan akan mendukung reputasi dari perusahaan tersebut, sehingga akan memberikan keuntungan kepada perusahaan secara tidak langsung.

Keselamatan kerja adalah keselamatan yang berhubungan dengan mesin, pesawat pengangkat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, pengolahannya, tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan. Sedangkan kesehatan kerja merupakan suatu ilmu yang penerapannya dilakukan untuk meningkatkan kualitas hidup tenaga kerja melalui pemeriksaan kesehatan, pengobatan dan asupan makanan yang bergizi. Adapun syarat-syarat keselamatan kerja sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang No. 1 tahun 1970 Pasal 3 tentang keselamatan kerja, adalah sebagai berikut : 1) Mencegah dan mengurangi mengurangi kecelakaan; 2) Mencegah, mengurangi dan memadamkan memadamkan kebakaran; kebakaran; 3) Mencegah dan mengurangi mengurangi bahaya bahaya peledakan; peledakan; 4) Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri

pada waktu

kebakaran atau kejadian-kejadian lain yang berbahaya; 5) Memberi pertolongan pada kecelakaan; kecelakaan; 6) Memberi alat-alat perlindungan diri pada para pekerja; pekerja; 7) Mencegah dan mengendalikan timbul atau menyebar luasnya suhu, kelembaban, debu, kotoran, asap, uap, gas, hembusan angin, cuaca, sinar radiasi, suara dan getaran; 8) Mencegah dan mengendalikan mengendalikan timbulnya timbulnya penyakit akibat kerja baik fisik maupun psikis, keracunan, infeksi dan penularan. 9) Memperoleh penerangan penerangan yang yang cukup dan sesuai; sesuai; 10) Menyelenggarakan suhu dan lembab udara yang baik; 11) Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup; 12) Memelihara kebersihan, kesehatan dan ketertiban; Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

13) Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja, lingkungan, cara dan proses kerjanya; 14) Mengamankan

dan

memperlancar

pengangkutan

orang,

binatang,

tanaman atau barang; 15) Mengamankan dan memelihara segala jenis bangunan; 16) Mengamankan dan memperlancar pekerjaan bongkar muat, perlakuan dan penyimpanan barang; 17) Mencegah terkena aliran listrik yang berbahaya; 18) Menyesuaikan dan menyempurnakan pengamanan pada pekerjaan yang bahaya kecelakaannya menjadi bertambah tinggi.

Penerapan sistem manajemen K3 menurut pendekatan PDCA dapat dilihat pada matriks di bawah ini : Plan

Do

Rencanakan sistem manajemen K3

Tetapkan sistem manajemen K3

Check

Act

Evaluasi penerapannya

Tingkatkan sistem manajemen K3

Gambar 9. Matriks Pendekatan PDCA




Peningkatan berkelanjutan

17. Tinjauan Manajemen

Kode Modul M.749020.019.02

1. Kebi akan K3

Perencanaan 2. Identifikasi Bahaya, penilaian, dan pengendalian 3. Persyaratan lehal dan lainnya 4. Objektif dan program K3

ACT

Pemeriksaan 12. Pengukuran kinerja dan pemantauan. 13. Evaluasi pemenuhan. 14. Penyelidikan insiden, ketidaksesuaian, koreksi, dan pencegahan. 15. Pengendalian rekaman 16. Audit internal.

Implementasi dan Operasi 5. Sumberdaya, peran, tanggung jawab, tanggung gugat, dan wewenang. 6. Kompetensi, pelatihan, dan kepedulian. 7. Komunikasi, partisipasi, dan konsultasi. 8. Dokumentasi. 9. Pengendalian Dokumen. 10. Pengendalian Operasi 11. Tanggap Darurat

Gambar 10. Siklus OHSAS 18001

OHSAS 18001 juga memberikan pedoman pengelolaan risiko yang lebih spesifik untuk bahaya K3 dengan pendekatan sebagai berikut : 1) Eliminasi 2) Substitusi 3) Pengendalian teknis (engineering control ) 4) Pengendalian administratif 5) Penggunaan alat pelindung diri (APD) Instruksi Kerja adalah bagian dari Sistem Manajemen Mutu. Instruksi Kerja berisi cara kerja atau petunjuk teknis dari suatu aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan penjaminan mutu konstruksi pada tingkat Unit Pelaksana. Setiap Pengguna wajib menetapkan suatu SOP Istruksi Kerja dengan cara menetapkan form dokumen instruksi kerja. Pada tahap instruksi kerja harus dilakukan check and balacies antara ketentuan dan syarat-syarat kerja, sesuai batasan spesifikasi dan gambar rencana . Terdapat pula acuan Instruksi Kerja, yaitu : 1) Spesifikasi Teknis baik yang bersifat umum atau yang bersifat khusus Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

2) Dokumen Rapat Pra Pelaksanaan Kontrak/PCM 3) Gambar rencana dan/atau Gambar Barang yang meruakan bagian dari kontrak 4) Dokumen Renca Mutu Kontrak, 5) Dokumen Mutual Check 6) Berita Acara rapat-rapat Teknis dan Notulen Rapat Teknis baik di Kantor atau di lokasi pekerjaan.

Instruksi Kerja minimal mencakup informasi tentang : pejabat yang membuat, memeriksa

dan

mengesahkan

instruksi

kerja;

termasuk

dokumen-dokumen

pelengkapnya. Dengan demikian terdiri dari satu set dokumen instruksi kerja harus dapat memberi informasi meliputi : 1) Riwayat perubahan instruksi kerja; 2) Daftar distribusi instruksi kerja; 3) Lingkup penerapan instruksi kerja; 4) Referensi atau acuan yang digunakan dalam instruksi kerja; 5) Tahapan proses, aktivitas, atau kegiatan sesuai instruksi kerja; 6) Daftar lampiran berupa format catatan mutu yang merupakan pencatatan dari pelaksanaan kegiatan sesuai instruksi kerja; 7) Alur kerja dari aktivitas; 8) Daftar peralatan yang dipergunakan 9) Daftar rincian kegiatan atau aktivitas 10)Daftar simak atau daftar periksa. 11)Catatan Mutu merupakan bukti-bukti dari hasil penerapan sistem manajemen mutu konstruksi dari ketiga tingkat hirarki.

Dokumen Sistem Manajemen Mutu (SMM) terdiri dari 3 (tiga) hirarki, tetapi batasan ini dapat disesuaikan berdasarkan kebijakan manajemen selaku pemilik anggaran dan/atau lingkup kontrak dan besarnya biaya kontrak, namun pada kondisi kontrak dengan nilai besar (di atas Rp. 2,5 milyar) setidak-tidaknya meliputi : 1) Hirarki 1 : Tingkat Pemilik berupa Pedoman Mutu 2) Hirarki 2 : Tingkat Pengguna berupa Manual Mutu dan Prosedur Mutu Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Manual Mutu dikembangkan berdasar Pedoman Mutu pada tingkat SKPD /Satker, terkait kekhususan masing-masing SKPD/Satker. Sedangkan Prosedur Mutu berisi petunjuk pelaksanaan kegiatan atau aktivitas yang berkaitan dengan penjaminan mutu konstruksi di lingkungan wilayah kerja Pemilik/Pengguna terkait, minimal mencakup mengenai : a) Pejabat yang membuat, memeriksa dan mengesahkan Prosedur Mutu; b) Riwayat perubahan Prosedur Mutu; c) Daftar distribusi Prosedur Mutu; d) Lingkup penerapan dari Prosedur Mutu; e) Referensi atau acuan yang digunakan dalam Prosedur Mutu; f) Tahapan proses, aktivasi, atau kegiatan dari Prosedur Mutu; g) Daftar lampiran berupa format Catatan Mutu yang merupakan pencatatan terhadap pelaksanaan kegiatan dari prosedur Mutu. h) Dalam rangka penerapan SMM konstruksi yang mengacu kepada standar SMM SNI 19.9001:2001 maka terdapat prosedur mutu yang minimal wajib dimiliki yaitu : i) Prosedur Audit Mutu Internal; j) Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data; k) Prosedur Pengendalian Produk yang tidak sesuai; l) Prosedur Tindakan Perbaikan; dan m) Prosedur Tindakan Pencegahan n) Rencana Mutu berisi rencana pelaksanaan kegiatan proyek dalam rangka penjaminan mutu konstruksi yang dihasilkan. o) Rencana Mutu harus mengidentifikasiksi : p) Pejabat yang membuat, memeriksa dan mengesahkan rencana Mutu; q) Riwayat perubahan rencana Mutu; r) Daftar distribusi Rencana mutu; s) Lingkup penerapan Rencana Mutu; dan t) Referensi atau acuan yang digunakan dalam Rencana Mutu.




Kode Modul M.749020.019.02

3) Hirarki 3 : Tingkat Tim Pelaksana berupa Rencana Mutu, termasuk Petunjuk Pelaksanaan dan Instruksi Kerja yang diperlukan Rencana Mutu terdapat 2 jenis, yaitu : a) Rencana Mutu Proyek (RMP)



Dokumen SMM konstruksi yang

disusun oleh Unit Pelaksana sebagai pengguna barang / jasa dalam rangka menjamin mutu konstruksi bidang Pekerjaan Umum. Dokumen RMP digunakan sebagai panduan pelaksanaan pemantauan dan peninjauan terhadap pelaksanaan kegiatan proyek dibandingkan dengan ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan sebelumnya dalam perencanaan program. RMP minimal mencakup : kebijakan proyek; informasi proyek; struktur organisasi proyek; lingkup kegiatan proyek; jadwal pelaksanaan kegiatan; daftar peralatan kerja; bagan alir pelaksanaan kegiatan; sistem manajemen mutu proyek; dan Daftar Simak.

b) Rencana Mutu Kontrak (RMK)



Dokumen SMM konstruksi yang

disusun oleh Penyedia Barang/Jasa barang/jasa untuk setiap kontrak pekerjaan, digunakan untuk menjamin bahwa spesifikasi teknis yang melekat pada kontrak antara Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa dengan Pengguna Barang/Jasa sebagai wakil dari Departemen Pekerjaan Umum dipenuhi sebagaimana mestinya. RMK

minimal

mencakup

:

Informasi

pengguna

dan

Penyedia

Barang/Jasa jasa; bagan organisasi pelaksana pekejaan termasuk organisasi pengguna barang / jasa serta konsultan pengawas; uraian tugas & tanggung jawab pelaksana pekerjaan; prosedur pelaksanaan pekerjaan; prosedur instruksi kerja; bagian alir kegiatan pokok; gambar kerja (shop drawing); daftar bahan; daftar peralatan; jadwal kegiatan; & jadwal inspeksi; jadwal mobilisasi bahan, peralatan utama dan personil inti; lembar kerja dan daftar simak.




Kode Modul M.749020.019.02

2.4 Mutual Check Di bawah ini disajikan program

mutual check yang dilakukan untuk

pengelolaan kontrak konstruksi. Sedang untuk pengelolaan kontrak pengadaan barang,

pengadaan

jasa

lainnya

atau

pengadaan

jasa

konsultansi

maka

Pemilik/Pengguna, pada umumnya tidak memerlukan program mutual check kecuali pengadaan barang yang bersifat operasi (contoh : alat kedokteran dengan teknologi tinggi yang memerlukan penempatan khusus, pengoperasian secara khusus dengan berbagai kelengkapan instalasi elektrikal dan/atau mechanical) dapat dilakukan penyesuaian. Mutual Check pada progress 0% disebut juga dengan MC-0 ( joint check ) adalah kegiatan pemeriksaan lapangan bersama sebelum serah terima lokasi pekerjaan. Jika hasil Mutual Check memerlukan penyesuaian volume sesuai kebutuhan lapangan atau penyesuaian desain, maka : 1. Dibuat perhitungan volume ulang, lengkap dengan back up data 2. Jika ada penyesuaian desain (review ), maka harus dibuat justifikasi teknis 3. Menerbitkan BA (Berita Acara) Penelitian Kontrak oleh Panitia Peneliti Kontrak yang digunakan sebagai dasar perubahan kontrak (amandemen kontrak) Panitia Peneliti Kontrak bertugas membahas perubahan kontrak, bersama : 1. Pemilik/Pengguna 2. Penyedia Barang/Jasa 3. Konsultan Pengawas 4. Pengawas Lapangan 5. Konsultan Perencanaan dan Tim Teknis lainnya yang terkait dengan pekerjaan. Hasil pembahasan Mutual Check dituangkan ke dalam BA MC-0%. Dasar dari Mutual Check yaitu Detail Engineering Design (DED) atau gambar desain dan hasil ukur ulang bersama di lapangan. Bagi DED yang dikerjakan pada tahun anggaran yang sama dan karena terbatasnya waktu serta tergesa-gesanya penyeleseian DED tidak jarang ditemui hasil DED terdapat beberapa bagian yang tidak cocok dengan kondisi lapangan. Pada kondisi tersebut perlu dilakukan pengukuran dan ploting ulang untuk selanjutnya ditangani melalui perhitungan kembali dalam proses perubahan kontrak. Hasilnya akan dituangkan di dalam Mutual Check.




Kode Modul M.749020.019.02

2.5 Pengawasan Pekerjaan Penyedia Barang/Jasaan sarana/infrastrukstur di berbagai bidang pekerjaan harus

melalui

proses

penyelenggaraan

kontrak

pekerjaan

meliputi

tahap

perencanaan pekerjaan termasuk pekerjaan konstruksi, pelaksanaan beserta pengawasan

pekerjaan

termasuk

pekerjaan

konstruksi,

dan

operasi

serta

pemeliharaan. Sebagai

contoh

Pemilik/Pengguna

dalam

penyelenggaraan menyediakan

pekerjaan

infrastruktur

konstruksi

bidang

oleh

sarana/prasarana

pekerjaan umum harus memenuhi ketentuan Undang-undang Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi dan Peraturan Pelaksanaannya. Ketentuan tersebut menyatakan bahwa penyelenggara pekerjaan konstruksi wajib mewujudkan hasil pekerjaan konstruksi yang handal dan bermanfaat dengan memenuhi ketentuan tertib penyelenggaraan pekerjaan konstruksi, meliputi : 1. Keteknikan, meliputi persyaratan keselamatan umum, konstruksi bangunan, mutu hasil pekerjaan, mutu bahan dan/atau komponen bangunan, dan mutu peralatan sesuai dengan standar atau norma yang berlaku; 2. Keamanan, keselamatan, dan kesehatan tempat kerja konstruksi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 3. Perlindungan sosial tenaga kerja dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Tata lingkungan setempat dan pengelolaan lingkungan hidup sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 5. Manfaat untuk masyarakat sesuai dengan perencanaan kelayakan.

Sebagai contoh bagi pelaksanaan kontrak pekerjaan konstruksi, pada saat menjamin tugas Satuan Kerja/Satuan Kerja Perangkat Daerah, wajib memenuhi tertib penyelenggaraan pekerjaan konstruksi. Hal tersebut memerlukan pedoman pelaksanaan pemeriksaan keteknikan konstruksi sebagai acuan pengawasan melekat. Pengawasan Penyelenggaraan Pekerjaan Konstruksi adalah pengawasan melekat oleh penyelenggara pekerjaan konstruksi terhadap penyelenggaraan pekerjaan konstruksi bidang sarana dan prasarana pekerjaan umum. Pada bidang tersebut, terdapat penekanan terhadap tertib penyelenggaraan dan hasil pekerjaan Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

konstruksi yang meliputi aspek perencanaan pekerjaan konstruksi, pengadaan, manajemen pengendalian, pelaksanaan kontrak.

2.5.1 Tujuan Pengawasan Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Tujuan dari pengawasan Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa dapat dilihat pada skema dibawah ini.

Pengawasan Penyelenggaraan Kontrak Barang/Jasa

Menjaga

Tercapainya Tertib Penyelenggaraan Output Hasil Pekerjaan Outcome

Memenuhi Aspek Perencanaan, pengadaan, manajemen pelaksanaan dan pengendalian kontrak.

Gambar 11. Skema Tujuan Pengawasan Penyelenggaraan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

2.5.2 Sasaran Pengawasan Sasaran pengawasan penyelenggaraan kontrak pengadaan barang/jasa untuk memastikan bahwa : 1. Proses perencanaan sudah dilakukan secara taat, lengkap dan benar sesuai ketentuan yang berlaku dengan analisis yang menghasilkan perencanaan yang tepat ( proper design ); 2. Proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa jasa sudah dilakukan secara taat, lengkap dan benar sehingga menghasilkan Penyedia Barang/Jasa jasa yang berkualifikasi sesuai kebutuhan paket yang diadakan; 3. Proses pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa sudah dilakukan secara taat, lengkap dan benar sehingga menghasilkan produk pekerjaan konstruksi yang berkualitas, hemat/ekonomis dan bermanfaat.




Kode Modul M.749020.019.02

2.5.3 Ruang Lingkup Ruang

lingkup

pengawasan

penyelenggaraan

kontrak

pengadaan

barang/jasa dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 12. Ruang Lingkup Pengawasan Penyelenggaraan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

2.6 Struktur Dan Isi Kontrak Dalam penyusunan kontrak perlu diketahui kelengkapan ketentuan dan isi Kontrak. Adapun ketentuan dan isi kontrak yang perlu diperhatikan sebagai berikut: 1. Pembukaan Pembukaan adalah ketentuan yang merupakan bagian dari surat perjanjian yang mencakup: a) Judul Kontrak i. Menjelaskan tentang judul kontrak yang akan ditandatangani. ii. Menjelaskan jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan (pekerjaan jasa pengadaan barang, jasa konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya). Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

b) Nomor Kontrak i. Menjelaskan nomor kontrak yang akan ditandatangani. ii. Apabila Kontrak berupa perubahan Kontrak maka nomor kontrak harus berurut sesuai dengan berapa kali mengalami perubahan. c) Tanggal Kontrak Menjelaskan hari, tanggal, bulan, dan tahun kontrak, ditandatangani oleh para pihak. d) Kalimat Pembuka Merupakan kalimat pembuka dalam kontrak yang menjelaskan, bahwa para pihak pada hari, tanggal, bulan dan tahun mereka membuat dan menandatangani kontrak. e) Para Pihak dalam Kontrak i. Menjelaskan identitas dari para pihak yang menandatangani kontrak. Identitas para pihak meliputi nama, jabatan, dan alamat serta kedudukan para pihak dalam kontrak tersebut, apakah sebagai pihak pertama atau pihak kedua. ii. Para pihak dalam kontrak terdiri dari dua pihak yaitu: Pihak pertama adalah pihak Pemilik/Pengguna. Pihak kedua adalah pihak Penyedia Barang/Jasa yang telah ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan. iii. Menjelaskan bahwa pihak-pihak tersebut bertindak untuk dan atas nama siapa dan dasar kewenangannya. iv. Apabila pihak kedua dalam kontrak merupakan suatu konsorsium, kerjasama atau bentuk lainnya, maka harus dijelaskan nama bentuk kerjasamanya, siapa saja anggotanya dan siapa yang memimpin dan mewakili kerjasama tersebut. f) Latar Belakang Bagian ini menjelaskan latar belakang ditandatanganinya kontrak yang meliputi informasi: i. Bahwa telah diadakan proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang telah sesuai dengan dokumen pemilihan.




Kode Modul M.749020.019.02

ii. Bahwa Pemilik/Pengguna telah menunjuk Penyedia Barang/Jasa yang menjadi pihak dalam kontrak ini melalui suatu Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa (SPPBJ).

2. Isi Kontrak a) Pernyataan bahwa para pihak telah sepakat atau setuju untuk mengadakan kontrak mengenai obyek yang dikontrakkan sesuai dengan jenis pekerjaannya. b) Pernyataan bahwa para pihak telah menyetujui besarnya harga kontrak. Harga kontrak harus ditulis dengan angka dan huruf serta rincian sumber pembiayaannya. c) Pernyataan

bahwa

ungkapan-ungkapan

dalam

perjanjian

harus

mempunyai arti dan makna yang sama seperti yang tercantum dalam kontrak. d) Pernyataan bahwa kontrak yang dibuat ini meliputi beberapa dokumen dan merupakan satu kesatuan yang disebut kontrak. e) Pernyataan bahwa apabila terjadi pertentangan antara ketentuan yang ada dalam dokumen-dokumen kontrak, maka urutannya lebih dahulu sesuai hirarkinya. f) Pernyataan mengenai persetujuan para pihak untuk melaksanakan kewajiban masing-masing. Kewajiban tersebut mencakup pihak pertama membayar yang tercantum dalam kontrak dan pihak kedua melaksanakan pekerjaan yaitu kapan dimulai dan diakhirinya pekerjaan tersebut. g) Pernyataan mengenai jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, yaitu kapan dimulai dan diakhirinya pekerjaan tersebut. h) Pernyataan mengenai kapan mulai efektif berlakunya kontrak.

3. Penutup Penutup surat perjanjian memuat: a) Pernyataan bahwa para pihak, dalam perjanjian ini telah menyetujui untuk melaksanakan perjanjian sesuai ketentuan peraturan perundangan yang




Kode Modul M.749020.019.02

berlaku di Indonesia pada hari dan tanggal penandatanganan perjanjian tersebut. b) Tanda tangan para pihak dalam Surat Perjanjian dengan dibubuhi materai. c) Kontrak ditandatangani setelah ada penunjukan Penyedia Barang/Jasa. Oleh karena itu tanggal penandatanganan kontrak tidak boleh mendahului tanggal SPPBJ.

2.7 Titik Kritis Pelaksanaan Kontrak Kritis adalah sebuah keadaan yang sangat krisis dan berada pada kondisi aspek waktu adalah yang paling menentukan. Aspek tersebut memiliki potensi masalah tingkat keburukan dan/atau kegagalan, kritis juga dapat disebut sebagai sesuatu keadaan yang sudah berada di ambang batas normal dalam pengelolaan kontrak. Sedangkan Titik Kritis adalah titik kejadian menurut alur proses pengelolaan kontrak yang harus mendapat perhatian khusus pada setiap proses, karena apabila diabaikan dapat menimbulkan masalah yang buruk dan/atau dapat menyebabkan terjadinya kegagalan dalam pengelolaan kontrak. Istilah Lintasan Kritis pada umumnya dikenal dalam pengendalian waktu pelaksanaan kegiatan/pekerjaan kontrak yang dalam penerapannya menggunakan instrument Net Work Planning (NWP). NWP khususnya diterapkan untuk pekerjaan konstruksi. Net Work Planning sendiri artinya adalah adalah sebuah jadwal kegiatan pekerjaan berbentuk lintasan kritis dan harus menggambarkan pekerjaan utama yang terletak pada lintasan kritis harus diprioritaskan pelaksanaannnya secara berurutan disusul pekerjaan utama berikutnya tanpa ada keterlambatan. Keterlambatan pekerjaan pada lintasan kritis akan berpengaruh pada kegiatan berikutnya yang juga akan berpotensi terlambatnya kontrak. Pada umumnya lintasan kritis pada diagram Net Work Planning (NWP) disebut sebagai Critical Line . Sebagai contohnya seperti pada gambar di bawah ini.




Kode Modul M.749020.019.02

Gambar 13. Critical Line pada diagram Net Work Planning (NWP)

Risiko

penyimpangan

(titik

kritis)

pengadaan

barang/jasa

oleh

Pemilik/Pengguna dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa, antara lain : a) Jadwal pelaksanaan pengadaan yang disusun tidak realistis. b) Tidak mengumumkan RUP secara terbuka c) Merekayasa sistem ITE, mengulur waktu pengumuman yang seharusnya sudah dilakukan selambat-lambatnya bulan april. d) Kekeliruan Pemilik dalam menetapkan penanggung jawab kontrak yang tidak kompeten. e) Membocorkan dokumen pengadaan dan/atau perincian HPS kepada rekanan yang akan dijagokan menjadi pemenang. f)

Menetapkan

persyaratan

lelang

yang

bersifat

diskriminatif

secara

berlebihan meskipun tidak berpengaruh pada output/hasil atau diluar yang diperlukan. Jika kontrak tersebut adalah kontrak pengadaan barang/jasa Pemerintah maka wajib menaati ketentuan dalam pasal 24 dan pasal 56 PERPRES no. 54/2010 beserta perubahannya, sehingga dalam pelaksanaan kontrak dapat dihindari potensi terjadinya berbagai macam risiko baik risiko kegagalan pekerjaan ataupun risiko penyimpangan serta penyelewengan lainnya yang dilakukan oleh para pihak. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Untuk mengetahui hubungan dan memahami titik kritis pekerjaan yang bersifat strategis dan yang berada pada lintasan strategis, maka titik kritis pekerjaan harus berada pada lintasan strategis. Bersifat Strategis adalah rencana tindakan atau tindakan yang disusun dan/atau dilakukan berdasarkan strategi (taktik/trick), yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai sasaran secara khusus, dengan mempertimbangkan biaya, waktu, tempat/lokasi, capaian, dan manfaat dari hasil yang akan dilakukan/diperbuat. Adapun Berada pada Lintasan Strategis yaitu merupakan perencanaan berdasarkan jangka waktu tertentu (jangka panjang/menegah) yang bersifat umum dan di dalamnya mencakup pengembangan visi dan misi organisasi, serta tujuantujuan pokok yang harus dicapai organisasi secara keseluruhan. Top Leader adalah yang bertanggung-jawab dan berkepentingan dengan perencanaan ini. Sedangkan Rencana Taktis merupakan rencana yang menjabarkan Rencana Strategik menjadi rencana dengan target-target spesifik yang harus dicapai oleh setiap divisi/bagian-bagian fungsi organisasi dan memuat tentang apa yang harus dilakukan yang dituangkan dalam Blue Print Rencana Opersional. Bagaimana cara melakukannya dan siapa yang bertanggungjawab pada setiap divisinya. Yang bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan tindakan-tindakan taktis spesifik yang harus disusun dalam Rencana taktis ini adalah Leader Tingkat Menengah yang membawahi divisi-divisi spesifik.

2.7.1 Pekerjaan yang Bersifat Strategis Pekerjaan yang bersifat strategis adalah suatu pekerjaan yang harus dilakukan berdasarkan rencana strategis dengan menggunakan cara-cara yang taktis, dan merupakan pekerjaan yang bersifat prioritas dibanding pekerjaan lain pada umumnya. Sasaran harus tercapai dengan tepat

sehingga dapat memberi

manfaat bagi penggunanya (public ). Titik kritis pada pekerjaan, bersifat strategis dalam menentukan keberhasilan pelaksanaan pekerjaan pengadaan secara keseluruhan, ketidak jelasan struktur, definisi-definisi, kriteria-kriteria, batasan-batasan, dan/atau kalimat hukum maupun kalimat teknis termasuk peristilahannya yang tidak jelas dan/atau yang seharusnya Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

disempurnakan (asas kebebasan berkontrak KUH-Perdata pasal 1320 dan pasal 1338). Pada kenyataannya hal tersebut tidak dilakukan sehingga hal-hal yang seharusnya dicantumkan justru tidak dicantumkan atau sebaliknya, dengan demikian penyempurnaan definisi adalah wajib, yang meliputi : 1. Surat Perjanjian 2. Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) 3. Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK) 4. Daftar kuantitas dan harga 5. Spesifikasi teknis 6. Gambar rencana atau desain 7. Dokumen-dokumen pelengkap lainnya yang telah disepakati dan ditetapkan menjadi bagian tak terpisahkan 8. Dokumen administrasi lain selama berlangsungnya pelaksanaan kontrak

2.7.2 Pekerjaan/Kegiatan yang Berada pada Lintasan-Lintasan Strategis Lintasan strategis dalam pelaksanaan pekerjaan/kegiatan kontrak adalah urutan kegiatan baik penunjang ataupun pokok dalam suatu pelaksanaan kontrak terutama bagi kontrak dengan kompleksitas yang tinggi dan bernilai besar. Setiap kegiatan akan terkait satu dengan kegiatan yang lain, sehingga apabila terjadi kesalahan koneksitas kegitan pekerjaan, bisa berdampak terhadap terlambatnya pekerjaan secara keseluruhan. Penetapan strategis pelaksanaan kegiatan secara nyata harus berdasar pada manajemen resiko terhadap potensi-potensi penyebab keterlambatan pekerjaan antara lain : 1. Keterlambatan terkait material 2. Keterlambatan terkait tenaga kerja 3. Keterlambatan terkait peralatan 4. Perencanaan yang tidak sesuai 5. Lemahnya kontrol waktu proyek 6. Keterlambatan Subkontraktor 7. Koordinasi yang lemah 8. Pengawasan yang tidak memadai Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

9. Metode pelaksanaan yang tidak sesuai 10.Kurangnya personil secara teknikal 11.Komunikasi yang lemah

Penjabaran pelaksanaan kegiatan/pekerjaan yang terletak pada lintasan strategis pada umumnya digambarkan dalam : 1. Penjadwalan pekerjaan pengadaan barang berupa barchart dan/atau Curve S untuk kontrak pengadaan barang 2. Penjadwalan pekerjaan konstruksi, kegiatan berupa barchart, curve S, Network Planing dengan menggunakan Microsoft Project, Precedence Diagram Methode, Critical Path Methode, Vector Diagram , dan dapat dilengkapi dengan Work Breakdown Structure.

Titik kritis pada pekerjaan yang berada pada lintasan-lintasan strategis dan memiliki dampak luas pada kelancaran dan keberhasilan pekerjaan adalah yang dinyatakan sebagai suatu titik lintasan dimana lintasan yang satu tidak dapat mendahului lintasan di depannya, meliputi : 1. Proses SPPBJ 2. Proses penyiapan dan penyerahan jaminan pelaksanaan 3. Proses penandatanganan kontrak 4. Proses penyerahan lokasi pekerjaan 5. Proses penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) 6. Proses pelaksanaan PCM/RPP Pemilik/Pengguna

sebagai

penanggung

jawab

pelaksanaan

dan

pengendalian kontrak harus sudah menyelenggarakan RPP/PCM paling lambat 7 hari kalender setelah SPMK, bersama dengan : a) Penyedia Barang/Jasa (untuk pekerjaan konstruksi berskala besar diwakili General Superintendent, sedang untuk pekerjaan konstruksi yang tidak berskala besar diwakili oleh Site Manager ), jika diperlukan Unsur staf Direksi dapat dihadirkan. b) Unsur Perencanaan (Konsultan Perencana) c) Unsur

Pengawasan

(Konsultan


Pengawas

dan/atau

Konsultan



Kode Modul M.749020.019.02

Manajemen Konstruksi) d) Tim pengawas lapangan Pemilik/Pengguna (bila Pemilik/Pengguna mengangkat Tim Pengawas Lapangan)

Pemilik/Pengguna harus melakukan beberapa hal sebelum RPP/PCM seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 14. Tindakan Sebelum RPP/PCM

7. Proses mutual check/joint check dan penerbitan berita acaranya 8. Proses penerbitan amandemen kontrak (apabila ada) 9. Proses pengendalian pelaksanaan 10.Proses mengatasi keterlambatan apabila terjadi kontrak kritis ( Show Cause Meeting /SCM)

Bila Penyedia Barang/Jasa terlambat melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal, maka Pemilik/Pengguna “harus Memberi Peringatan Tertulis , dan dikenakan ”

ketentuan kontrak kritis. Kontrak dinyatakan kritis apabila : a) Periode I : rencana pelaksanaan 0%-70%

 terlambat

b) Periode II : rencana pelaksanaan 70%-100%

> 10%

 terlambat

c) Periode III : rencana pelaksanaan 70%-100%

> 5%

 terlambat

< 5% sehingga

akan melampaui TA berjalan.




Kode Modul M.749020.019.02

Jika kontrak terlambat, maka penanganan dengan Rapat Pembuktian ( Show Cause Meeting /SCM), sedangkan bila dinyatakan kritis, maka direksi pekerjaan menerbitkan Surat Peringatan kepada Penyedia Barang/Jasa dan segera dilakukan Show Cause Meeting /Rapat Pembuktian Keterlambatan. Terdapat 3 uji coba ( Test Case ) dalam SCM ini, antara lain : a) Dalam SCM Tahap I, maka direksi pekerjaan, direksi teknis dan Penyedia Barang/Jasa membahas dan menyepakati terhadap pencapaian rencana prosentase kemajuan fisik yang wajib dipenuhi oleh Penyedia Barang/Jasa dalam periode waktu tertentu pada Test Case I dengan Berita Acara SCM Tahap I dan Test Case Critical Schedule 1. b) Jika Penyedia Barang/Jasa gagal pada Test Case I, maka harus dilakukan SCM Tahap II yang membahas dan menyepakati terhadap pencapaian rencana prosen kemajuan fisik yang wajib dipenuhi oleh Penyedia Barang/Jasa dalam periode waktu tertentu pada Test Case II dengan BA SCM Tahap II dan Test Case Critical Schedule 2. c) Jika Penyedia Barang/Jasa gagal pada Test Case II , maka harus dilakukan SCM Tahap III

 dibahas

dan disepakati capaian rencana kemajuan fisik

yang wajib dipenuhi oleh Penyedia Barang/Jasa dalam periode waktu tertentu pada Test Case (Uji Coba Usaha Atasi Keterlambatan), dengan BA – SCM Tahap III dan Test Case Critical Schedule 3.

Pada setiap uji coba yang gagal, Pemilik/Pengguna harus terbitkan Surat Peringatan kepada Penyedia Barang/Jasa atas keterlambatan pelaksanaan pekerjaan baik pada periode keterlambatan I, II atau III. Dalam hal terjadi keterlambatan pada periode keterlambatan III (rencana fisik 70%-100%), maka Pemilik/Pengguna setelah melakukan rapat, bersama atasan Pemilik/Pengguna sebelum TA berakhir dapat langsung memutuskan kontrak secara sepihak dengan mengesampingkan Pasal 1266 KUH-Perdata.

11.Proses perubahan kontrak Perubahan kontrak dapat dilaksanakan bila terdapat perubahan gambar dan spesifikasi serta disetujui oleh para pihak, meliputi : Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

a) Perubahan pekerjaan disebabkan oleh sesuatu hal yang dilakukan oleh para pihak dalam kontrak sehingga mengubah lingkup pekerjaan dalam kontrak; b) Perubahan harga kontrak akibat adanya perubahan pekerjaan dan/atau karena perubahan pelaksanaan pekerjaan. c) perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan akibat adanya perubahan pekerjaan. Kepentingan untuk perubahan kontrak, Pemilik/Pengguna akan menugaskan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak. Perubahan kontrak akibat perubahan signifikan seperti perubahan desain dan/atau spesifikasi teknis atau jenis pekerjaan serta dalam lingkup yang besar meskipun balance budget . Untuk dapat bisa dipertanggung jawabkan secara terukur baik teknis maupun

secara

kuantitas

maka

Pemilik/Pengguna,

Penyedia

Barang/Jasa/Kontraktor maupun Konsultan Pengawas harus menyusun : a) Alasan profesional b) Perhitungan struktur/teknis, dan dapat dibantu oleh Ahli/Tim Ahli c) Perhitungan kuantitas secara detail d) Gambar review design e) Semua dokumen tersebut dihimpun menjadi Dokumen Justifikasi Teknis untuk dimintakan Persetujuan kepada PA/KPA Semua proses wajib dituangkan dalam Berita Acara Review Design dan Justifikasi Teknis, sehingga dapat dipertanggung jawabkan

mengingat

kontrak ini menggunakan uang negara.

12.Proses perpanjangan waktu pelaksanaan Perpanjangan waktu pelaksanaan dapat diberikan oleh Pemilik/Pengguna, bila ada : a) Pekerjaan tambah b) Perubahan desain c) Keterlambatan yang disebabkan oleh Pemilik/Pengguna

 peristiwa

kompensasi d) Masalah yang timbul di luar kendali Penyedia Barang/Jasa Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

e) Keadaan kahar Keadaan kahar adalah keadaan terjadi di luar kehendak Para Pihak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya sehingga kewajiban kontrak tidak dapat dipenuhi. Contoh : Keadaan Kahar dalam Kontrak Pengadaan Barang/Jasa antara lain: Bencana Alam; Bencana Non Alam; Bencana Sosial; Pemogokan; Kebakaran; Gangguan Industri Lainnya, sebagaimana dinyatakan dengan SKB Menkeu dan Menteri Teknis terkait. Namun tidak terbatas hanya contoh di atas saja.

13.Peristiwa Kompensasi Peristiwa kompensasi yang dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa yaitu : a) Pemilik/Pengguna mengubah jadwal yang dapat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan; b) Terlambat membayat kepada Penyedia Barang/Jasa; c) Pemilik/Pengguna tidak memberikan gambar-gambar, spesifikasi atau instruksi, sesuai jadwal yang dibutuhkan; d) Penyedia Barang/Jasa belum bisa masuk ke lokasi pekerjaan sesua jadwal dalam kontrak; e) Pemilik/Pengguna perintahkan kepada Penyedia Barang/Jasa untuk melakukan pengujian tambahan, dan setelah dilaksanakan pengujian ternyata

tidak

ditemukan

kerusakan

atau

kegagalan

atau

penyimpangan; f) Pemilik/Pengguna perintahkan tunda pelaksanaan pekerjaan; g) Pemilik/Pengguna perintahkan untuk atasi kondisi tertentu yang tidak dapat diduga sebelumnya dan disebabkan oleh Pemilik/Pengguna; h) Ketentuan lain yang disebutkan dalam SSKK.




Kode Modul M.749020.019.02

Jika peristiwa kompensasi mengakibatkan pengeluaran tambahan dan/atau keterlambatan penyelesaian pekerjaan maka Pemilik/Pengguna wajib : a) Membayar ganti rugi (biasanya ada claim) dan/atau b) Memberikan perpanjangan waktu.

14.Proses pengendalian tahap lanjut dan ketaatan sistem pelaporan 15.Proses penerbitan, penyerahan jaminan pemeliharaan 16.Proses serah terima pekerjaan Untuk keperluan serah terima pekerjaan Pemilik/Pengguna menetapkan PPHP (Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan) : a) PPHP diangkat dan ditetapkan oleh Pemilik/Pengguna. b) SK pengangkatan dan penetapan harus dengan deskripsi tugas dan tanggung jawab yang jelas c) Pemilik/Pengguna

sebagai

penanggung

jawab

Instansi

wajib

menyediakan biaya pendukung dalam rangka proses serah terima pekerjaan. d) Apabila diperlukan Tim Teknis atau Tim Pendukung untuk membantu kerja PPHP maka honorarium dapat diberikan sesuai alokasi anggaran yang tersedia pada nomor 16 butir C tersebut di atas.

Adapun susunan PPHP terdiri dari ketua merangkap anggota, sekretaris merangkap anggota, dan para anggota lainnya. Tugas PPHP minimal meliputi : a) Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan sesuai ketentuan Kontrak; b) Menerima hasil pekerjaan setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan c) Membuat dan menandatangani BA Hasil Pemeriksaan Pekerjaan.

Penyedia Barang/Jasa mengajukan permintaan penyerahan pekerjaan selesai 100%

kepada

Pemilik/Pengguna.

Manajemen

Penanggungjawab

Manajemen

Penanggungjawab

Institusi Institusi

melalui menunjuk

Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) untuk menilai pekerjaan selesai 100% : Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

a) Bila masih terdapat kekurangan PPHP yang bersangkutan melalui Pemilik/Pengguna

perintahkan

Penyedia

Barang/Jasa

untuk

perbaiki/melengkapi b) PPHP yang bersangkutan menerima penyerahan pekerjaan setelah seluruh pekerjaan dilaksanakan sesuai kontrak.

Gambar 15. Proses STPP dan STAP

17.Penghentian Kontrak dan Pemutusan Kontrak Penghentian kontrak dapat dilakukan karena pekerjaan sudah selesai atau terjadi Keadaan Kahar. Bila kontrak dihentikan, maka Pemilik/Pengguna wajib membayar kepada Penyedia Barang/Jasa sesuai prestasi pekerjaan yang dicapai termasuk : a) Biaya langsung pengadaan Bahan dan Perlengkapan untuk pekerjaan tersebut. Bahan dan Perlengkapan harus diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada Pemilik/Pengguna, dan selanjutnya menjadi hak milik Pemilik/Pengguna; b) Biaya langsung pembongkaran dan demobilisasi Hasil Pekerjaan Sementara dan Peralatan; c) Biaya langsung demobilisasi Personil Pemutusan

Kontrak

mengesampingkan

dapat pasal

dilakukan 1266

dan

oleh 1267

pihak

Pemilik/Pengguna,

KUH-Perdata,

melalui

pemberitahuan tertulis, apabila : Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

a) Penyedia Barang/Jasa cidera janji melaksanakan kewajiban dan tidak memperbaiki dalam jangka waktu yang ditetapkan b) Penyedia Barang/Jasa tanpa persetujuan pengawas pekerjaan tidak memulai pelaksanaan pekerjaan. c) Penyedia Barang/Jasa menghentikan pekerjaan selama 28 hari, dan penghentian ini tidak dicantumkan dalam program mutu serta tanpa persetujuan Pengawas Pekerjaan d) Penyedia Barang/Jasa dalam keadaan pailit e) Penyedia Barang/Jasa selama masa kontrak gagal perbaiki cacat mutu dalam jangka waktu yang ditetapkan f) Penyedia Barang/Jasa tidak mempertahankan keberlakuan jaminan pelaksana g) Berdasarkan penelitian Pemilik/Pengguna, Penyedia Barang/Jasa tidak akan mampu menyelesaikan seluruh pekerjaan walaupun diberikan kesempatan s/d. 50 hari sejak masa pelaksanaan berakhir h) Penyedia Barang/Jasa tidak dapat menyelesaikan pekerjaan setelah diberikan kesempatan menyelesaikan pekerjaan s/d 50 hr sejak masa berakhirnya pelaksanaan pekerjaan ; i) Penyedia Barang/Jasa terbukti KKN, kecurangan dan atau pemalsuan dalam proses PB/J yang diputuskan oleh instansi berwenang j) Pengaduan

penyimpangan

prosedur,

dugaan

KKN,

dan

atau

pelanggaran pesaingan sehat dalam PB/J dinyatakan benar oleh instansi berwenang. 18.Proses penerbitan amandemen penutup pada akhir masa pelaksanaan untuk kontrak harga satuan atau kontrak gabungan lumpsum dan harga satuan.

2.7.3 Sengketa Kontrak Dalam melaksanakan suatu kontrak maka para pihak harus bertindak berdasarkan asas saling percaya dan saling mentaati terhadap ketentuan sesuai dengan kewajiban-kewajiban dan hak-hak para pihak masing-masing. Mengingat kontrak adalah perikatakan perdata dan merupakan Undang-Undang bagi para pembuatnya yaitu antara Pemilik/Pengguna dengan Penyedia Barang/Jasa. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Demikian pula para pihak telah setuju dan sepakat untuk melaksanakan kontrak/perjanjian dengan penuh kejujuran jujur tanpa menonjolkan kepentingan masing-masing pihak. Apabila selama pelaksanaan kontrak, salah satu pihak merasa dirugikan, maka diupayakan tindakan yang terbaik untuk mengatasi keadaan tersebut. Masing-masing pihak dalam Kontrak berkewajiban untuk bertindak dengan itikad baik sehubungan dengan hak-hak pihak lain, dan mengambil semua langkah yang diperlukan untuk memastikan terpenuhinya tujuan Kontrak ini. Meskipun demikian selama masa kontrak baik pada periode atau periode pemeliharaan/masa garansi tidak menutup kemungkinan terjadinya perselisihan kontrak/sengketa kontrak (contract dispute ). Banyak faktor yang dapat berpotensi menimbulkan terjadinya perselisihan kontrak/sengketa kontrak ( contract dispute ) sebagaimana dibahas dalam bagian yang ada dalam buku informasi pengeloaan kontrak ini. Terdapat beberapa pilihan cara penyelesaian perselisihan kontrak/sengketa kontrak (contract dispute ) : 1. Para Pihak yaitu Pemilik/Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa berkewajiban untuk berupaya sungguh-sungguh menyelesaikan secara damai semua perselisihan yang timbul dari atau berhubungan dengan kontrak ini. 2. Penyelesaian perselisihan atau sengketa antara para pihak dalam Kontrak dapat dilakukan melalui beberapa pilihan yaitu : a) Melalui cara diluar pengadilan umum (bersifat non litigasi dan non ajudikatif) terdapat beberapa pilihan sebagai berikut : i. Tidak memiliki kewenangan untuk memutuskan tetapi hanya saran dan/atau nasehat dan/atau rekomendasi penyelesaian perselisihan, yaitu melalui cara : •

Musyawarah

•

Mediasi

•

Konsiliasi

•

Penilai Ahli

ii. Memiliki kewenangan untuk memutuskan dalam penyelesaian perselisihan dan keputusan bersifat final and binding (final dan mengikat), yaitu melalui cara : Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



•

Kode Modul M.749020.019.02

Arbitrase, dengan menggunakan lembaga permanen atau cara arbitrase permanen

•

Arbitrase, dengan menggunakan lembaga ad hoc atau cara arbitrase ad hoc

b) Melalui lembaga peradilan umum pada umumnya melalui Pengadilan Negeri (PN) setempat (bersifat litigasi dan ajudikatif). Majelis hakim pada PN memiliki kewenangan untuk memutuskan suatu perkara dan sifat keputusan adalah keputusan hukum yang berkekuatan hukum tetap (inkracht van gewijsde). Bagi pihak terhukum, apabila pihak terhukum tidak bisa menerima keputusan hukuman tersebut masih terbuka upaya hukum ditingkat lebih tinggi baik melalui upaya banding di Pengadilan Tinggi, kasasi di Mahkamah Agung atau peninjauan kembali (PK) juga di Mahkamah Agung.

3. Setiap kesepakatan pilihan penyelesaian perselisihan kontrak harus ditulis secara jelas di dalam kontrak, artinya jika dipilih cara melalui Pengadilan maka penyelesaian perselisihan melalui cara di luar pengadilan ( Alternative Dispute

Resolution

/ ADR)

menjadi


tertutup,

demikian

sebaliknya.



Kode Modul M.749020.019.02

BAB III MENYUSUN RENCANA PENGELOLAAN PELAKSANAAN KONTRAK PBJ

3.1 Pengelolaan Jadwal Kontrak Pemilik/Pengguna wajib memahami cara penyusunan rencana pengelolaan jadwal pelaksanaan kontrak dan tidak tergantung dari layanan jasa konsultan. Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan kontrak Pemilik/Pengguna harus secara cermat mempertimbangkan : 1) Jenis pengadaan barang/jasa 2) Lingkup pekerjaan 3) Target kuantitas atau target volume yang harus dicapai 4) Metode dan/atau cara pelaksanaan pekerjaan 5) Tingkat kerumitan dalam melaksanakan pekerjaan 6) Ketersediaan tenaga kerja, bahan/material, peralatan yang diperlukan, dan/atau lokasi fabrikasi yang mudah menjangkau lokasi dimana barang atau jasa tersebut harus disediakan 7) Tingkat kemudahan mobilisasi 8) Kapasitas kerja per satuan waktu

 T

= V/C

9) Target yang harus dicapai per satuan waktu 10)Target kuantitas/volume yang harus dicapai

 QAE

Sehingga dengan mempertimbangkan kesepuluh variabel seperti tersebut di atas akan dapat dihitung jadwal waktu yang diperlukan. Dengan diperolehnya jadwal waktu yang diperlukan, maka Pemilik/Pengguna harus membandingkan dengan sisa waktu yang tersedia sehingga dapat diputuskan layak atau tidaknya sisa waktu tersebut. Alternatif lain, apabila secara linier sisa waktu yang ada tidak cukup, maka Pemilik/Pengguna dapat mengambil langkah dengan menentukan cara penanganan pelaksanaan pekerjaan dengan sistem fast track schedule atau mempercepat kinerjanya. Sistem tersebut dilakukan dengan cara memperbanyak tenaga kerja, Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

mobilisasi bahan dan peralatan yang memadai dan/atau menetapkan pabrikan atau vendor dari beberapa sumber tetapi tidak mengubah spesifikasi atau merk. Khusus untuk pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dapat ditetapkan metode penjadwalan pelaksanaan pekerjaan seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 16. Metode Penjadwalan Pelaksanaan Pekerjaan

3.2 Rencana Biaya Pelaksanaan Kontrak Pemilik/Pengguna dan/atau timnya harus memahami jenis pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, apakah pekerjaan tersebut termasuk jenis pengadaan barang/jasa lainnya; pengadaan pekerjaan konstruksi/jasa lainnya; pengadaan jasa konsultansi baik konsultan konstruksi maupun konsultan non konstruksi. Hal tersebut penting mengingat masing-masing kelompok jenis pekerjaan tersebut memiliki struktur komponen pembiayaan yang bisa sama atau bisa berbeda. Pada dasarnya struktur komponen biaya tersebut dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis komponen, antara lain :




Kode Modul M.749020.019.02

1) Komponen biaya tenaga kerja dalam bentuk biaya untuk upah kerja baik dalam satu-satuan waktu atau satu-satuan volume. 2) Biaya pengadaan bahan/material. 3) Biaya pengadaan barang-barang fabrikasi. 4) Biaya peralatan kerja (termasuk biaya bahan bakar, pelumas, dan operator) untuk pekerjaan konstruksi atau biaya proses untuk barang-barang fabrikasi untuk pengadaan barang. 5) Biaya tenaga ahli. 6) Biaya lainnya meliputi : a) Biaya packing untuk barang. b) Biaya transportasi untuk barang dan/atau bahan konstruksi fabrikasi. c) Biaya import apabila barang dan/atau bahan konstruksi fabrikasi berasal dari import. d) Biaya asuransi dalam pengangkutan barang dan/atau bahan kontruksi fabrikasi. e) Biaya asuransi pekerja untuk pekerjaan konstruksi. f) Biaya asuransi-asuransi lain di tempat kerja untuk pekerjaan konstruksi. g) Biaya asuransi kegagalan konstruksi (sesuai perintah Peraturan Pemerintah no. 29/2000 beserta perubahannya pasal 46) h) Biaya testing dan commissioning untuk pengadaan barang tertentu (barang dalam Penggunaannya diperlukan suatu proses operasional baik secara mechanical dan/atau electrical ) 7) Biaya overtime tenaga kerja 8) Profit atau keuntungan bagi Penyedia Barang/Jasa 9) Biaya sewa akomodasi atau pergudangan

Dari beberapa variabel biaya tersebut, maka Pemilik/Pengguna harus mampu menyusun rencana biaya pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Hal tersebut dituangkan ke dalam perhitungan yang dituangkan dalam dokumen harga perkiraan sendiri/HPS (Owner Estimate /OE). Penyedia Barang/Jasa juga harus mampu melakukan perhitungan secara profesional yang akan digunakan dalam pengajuan penawaran pada proses pemilihan yang dituangkan ke dalam dokumen yang disebut Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

dengan rencana anggaran biaya dalam bentuk daftar kuantitas dan harga ( Bill of Quantity ). Masing-masing pihak dalam melakukan perhitungan atau kalkulasi biaya secara keahlian pekerjaan dapat menggunakan beberapa data yang meliputi : 1) Harga

pasar

setempat

yaitu

harga

barang/jasa

dilokasi

barang/jasa

diproduksi/diserahkan/dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya Pengadaan Barang/Jasa yang dapat diperoleh dengan cara survey; 2) Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS) atau lembaga pemerintah lainnya; 3) Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggung jawabkan contohnya billing rate dari INKINDO untuk biaya tenaga ahli jasa konsultansi dan biaya lain yang terkait jasa konsultansi; 4) Daftar biaya/tarif Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal baik berasal dari dalam negeri maupun luar negeri yang dapat diakses secara terbuka; 5) Biaya

Kontrak

sebelumnya

atau

yang

sedang

berjalan

dengan

mempertimbangkan faktor perubahan biaya/penyesuaian biaya berdasarkan data indikator ekonomi dari BPS; 6) Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia atau data dari bank BUMN lainnya; 7) Hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain dengan mempertimbangkan faktor-faktor penyesuaian; 8) Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana berupa perhitungan Engineer Estimate (EE) dalam pekerjaan konstruksi; 9) Indeks harga sesuai yang tertera dalam data indikator ekonomi yang diterbitkan oleh BPS pada saat perhitungan biaya dan dikalkulasikan dengan menggunakan metode analisa percent value ; 10)Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan seperti SNI untuk analisa biaya pekerjaan konstruksi atau analisa harga satuan pekerjaan yang dapat dipertanggung jawabkan. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Sebagai contoh : 1) Untuk pekerjaan konstruksi komponen biaya terdiri dari a) Biaya upah tenaga kerja b) Biaya bahan/material c) Biaya peralatan 2) Untuk pengadaan barang, komponen biaya terdiri dari : a) Harga barang hasil fabrikasi baik produk dalam negeri ataupun harga import b) Biaya suku cadang c) Biaya instalasi dan pelatihan d) Biaya testing dan commissioning e) Biaya penanganan dan pengangkutan dimana bila barang tersebut berasal dari import harus memperhitungkan ketentuan dalam INCO (Incoterm). Untuk pengadaan barang di gambarkan sesuai ilustrasi di bawah ini

Gambar 17. Pengadaan Barang dalam INCO

i.

Kelompok E – Keberangkatan EXW EX Works (tempat yang ditentukan) o

Carriage /pengangkutan diatur oleh pembeli

o

Risiko dan biaya berpindah kepada pembeli pada saat barang sudah disediakan untuk pembeli

ii.

Kelompok F – Main carriage tidak dibayar penjual o

FCA (Free Carrier ) ▪

Carriage /pengangkutan diatur oleh pembeli atau penjual atas nama pembeli (sesuai opsi yang dipilih dan dicantumkan dalam kontrak)




▪

Kode Modul M.749020.019.02

Risiko dan biaya berpindah pada pembeli ketika barang telah diserahkan kepada carrier pada tempat yang ditentukan

o

FAS (Free Alongside Ship ) ▪

Carriage /pengangkutan diatur oleh pembeli

▪

Risiko dan biaya berpindah kepada pembeli pada saat barang telah ditempatkan disisi kapal

o

FOB (Free On Board ) ▪

Carriage /pengangkutan dibayar oleh pembeli

▪

Risiko dan biaya barang telah berpindah kepada pembeli ketika barang telah melewati pagar kapal

iii.

Kelompok C – Main carriage dibayar oleh penjual o

CFR (Cost and Freight ) ▪

Carriage /pengangkutan diatur oleh penjual

▪

Risiko berpindah ke pembeli ketika barang telah melewati pagar kapal

o

CIF (Cost, Insurance and Freight ) ▪

Carriage /pengangkutan dan asuransi diatur oleh penjual

▪

Risiko berpindah kepada pembeli ketika barang telah melewati pagar kapal

o

CPT (Carriage dibayarkan kepada….) ▪


▪

Risiko

berpindah

kepada

pembeli

ketika

barang

diserahkan kepada carrier o

CIP (Carriage dan asuransi dibayarkan kepada…) ▪


▪

Risiko

berpindah

kepada

pembeli

ketika

barang

diserahkan kepada carrier iv.

Kelompok D – Kedatangan o

DAF (Delivered at Frontier ) ▪


▪

Risiko dan biaya berpindah dari penjual kepada pembeli




ketika

Kode Modul M.749020.019.02

barang

telah

diserahkan

sampai

ke

perbatasan o

DES (Delivered Ex Ship ) ▪


▪

Risiko dan biaya berpindah dari penjual dan pembeli ketika barang telah tersedia bagi pembeli di atas kapal

o

DEQ (Delivered Ex Quay ) ▪


▪

Risiko dan biaya berpindah dari penjual kepada pembeli ketika barang disediakan kepada pembeli di tepi laut (quay )

o

DDU (Delivered Duty Unpaid ) ▪


▪

Risiko dan biaya transfer berpindah dari penjual kepada pembeli

ketika

barang

telah

disediakan

untuk

pembeli o

DDP (Delivered Duty Paid ) ▪


▪

Risiko dan biaya berpindah dari penjual kepada pembeli ketika barang telah disediakan untuk pembeli

3) Untuk jasa lainnya, komponen biaya terdiri dari : a) Kombinasi sebagian komponen biaya pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang b) Komponen biaya yang diluar tersebut pada butir a) di atas yang merupakan biaya profesi atas keterampilan tertentu c) Biaya yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu kegiatan dengan keterampilan

khusus,

misalkan

penyelenggaraan

perjalanan

wisata,

penterjemahan, survey pengumpulan data, pagelaran, cleaning service , security , dan lain-lain yang sejenis 4) Untuk jasa konsultan, komponen biaya terdiri dari : a) Biaya personil minimal 60% dari biaya keseluruhan meliputi : Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

i.

Gaji/penghasilan tenaga ahli tetap atau tidak tetap

ii.

Gaji/penghasilan tenaga terampil tetap atau tidak tetap

iii.

Gaji/penghasilan tenaga pendukung

b) Biaya non personil maximal 40% dari biaya keseluruhan, meliputi : i.

Biaya administrasi

ii.

Pengadaan bahan kerja

iii.

Peralatan penunjang

iv.

Akomodasi bagi tim konsultan

v.

Biaya penyusunan laporan dan produk dari konsultan

vi.

Biaya lain-lain yang tidak termasuk ke dalam biaya personil

Berlaku ketentuan apabila dalam pelaksanaan pekerjaan konsultan yang bersifat khusus dalam lingkup yang luas dan diperlukan peralatan kerja tertentu/spesifik, maka komponen biaya non personil diperkenankan dapat lebih besar dari 40% dari biaya keseluruhan.

3.3 Kualitas Pelaksanaan Kontrak Pada dasarnya kualitas pelaksanaan kontrak ditentukan oleh kinerja kedua belah pihak yaitu pihak Pengguna dan pihak Penyedia Barang/Jasa yang sesuai dengan struktur organisasi kerja masing-masing. Kualitas pelaksanaan kontrak terbagi menjadi beberapa, yaitu : 1. Kualitas pelaksanaan kontrak untuk pekerjaan konstruksi dan/atau pengadaan barang meliputi beberapa aspek sebagai berikut : a) Ditentukan oleh kinerja Pengguna 1) Tingkat kualitas perencanaan kebutuhan yang digunakan dalam pelaksanaan. Untuk pekerjaan konstruksi dipengaruhi oleh kualitas engineering design /perencanaan teknis yang baik. 2) Tingkat kualitas sumber daya manusia dalam penyiapan dokumen kontrak

yang

jelas

dan

dipahami

dalam

pelaksanaannya

serta

kemampuan dalam menerapkan manajemen kontrak. 3) Tingkat kualitas penyusunan spesifikasi teknis yang lengkap sebagai tolak ukur dalam manajemen pelaksanaan yang meliputi sistem pengawasan, dan pengendalian dalam keberhasilan pelaksanaan dan Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

pengukuran hasil kerja baik secara kuantitas, pencapaian sasaran fungsional dan sasaran manfaat. 4) Tingkat kualitas penerapan sistem manajemen mutu dan prosedur kerja. 5) Tingkat kualitas penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja serta lingkungan (K3L) bagi pekerjaan konstruksi dengan risiko sedang sampai tinggi. 6) Tingkat

kualitas

komunikasi

kerja

dengan

organisasi

Penyedia

Barang/Jasa. b) Ditentukan oleh kinerja Penyedia Barang/Jasa 1) Tingkat kemampuan pemahaman terhadap dokumen perencanaan yang disusun oleh Pengguna terutaman pemahaman terhadap engineering design . 2) Tingkat kualitas sumber daya manusia untuk melaksanakan semua ketentuan yang tertera dalam dokumen manajemen kontrak. 3) Tingkat kemampuan untuk memahami dan melaksanakan pekerjaan secara taat sesuai dengan ketentuan dalam dokumen spesifikasi teknis. 4) Tingkat kualitas penerapan sistem manajemen mutu dan prosedur kerja. 5) Tingkat kualitas penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja serta lingkungan (K3L) bagi pekerjaan konstruksi dengan risiko sedang sampai tinggi. 6) Tingkat kualitas komunikasi kerja dengan organisasi Pengguna. 7) Tingkat kemampuan terhadap pembiayaan dalam pelaksanaan kontrak dan kemampuan untuk memobilisasi tenaga kerja, bahan/material, serta peralatan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

2. Kualitas pelaksanaan kontrak untuk jasa lainnya ditentukan oleh kinerja Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa yang meliputi beberapa aspek berikut : a) Unsur kombinasi dari pekerjaan konstruksi dan/atau pengadaan barang. b) Tingkat keterampilan tenaga kerja tertentu yang menangani pekerjaanpekerjaan pokok dalam kontrak jasa lainnya.




Kode Modul M.749020.019.02

3. Kualitas pelaksanaan kontrak untuk jasa konsultansi meliputi beberapa aspek sebagai berikut : a) Ditentukan oleh kinerja Pengguna 1) Tingkat kualitas perencanaan kebutuhan layanan jasa konsultansi bagi Pengguna. 2) Tingkat kualitas sumber daya manusia dalam penyiapan dokumen kontrak

yang

jelas

dan

dipahami

dalam

pelaksanaannya

serta

kemampuan dalam menerapkan manajemen kontrak. 3) Tingkat kualitas penyusunan KAK yang lengkap sebagai tolok ukur dalam manajemen pelaksanaan yang meliputi sistem pengawasan, dan pengendalian dalam keberhasilan pelaksanaan dan pengukuran hasil kerja baik secara kuantitas, kualitas, pencapaian sasaran fungsional dan sasaran manfaat. 4) Tingkat kualitas penerapan sistem manajemen mutu dan prosedur kerja. 5) Tingkat

kualitas

komunikasi

kerja

dengan

organisasi

Penyedia

Barang/Jasa. 6) Tingkat kemampuan melakukan pengujian terhadap hasil kerja dan produknya bagi jasa konsultan perencana/studi sesuai kaidah keilmuan, khusus untuk pelaksanaan kontrak jasa konsultansi perencanaan/studi.

b) Ditentukan oleh kinerja Penyedia Barang/Jasa 1) Untuk konsultan pengawas/konsultan MK adalah kualitas pengawasan yang mampu mengendalikan pelaksanaan kontrak sesuai jadwal kerja, pengawasan terhadap kualitas dan kuantitas hasil kerja. Ketaatan konsultan pengawas memenuhi jadwal layanan yang disampaikan pada saat mengajukan penawaran. Mengingat jenis kontrak konsultan pengawas adalah time based 2) Untuk konsultan perencana/konsultan studi adalah kualitas produk jasa konsultan perencana/studi untuk memenuhi kebutuhan Pengguna (product DED/produk studi). Ketaatan konsultan perencana/konsultan studi untuk menyampaikan laporan tahapan penyusunan produk yang terdiri dari laporan pendahuluan, laporan antara, dan laporan akhir. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Mengingat jenis kontrak konsultan perencana/konsultan studi adalah output based. Untuk konsultan perencana/studi diwajibkan produk akhir dari perencanaan/studi dilengkapi dengan dokumen pendukung berupa data analisa dan perhitungan berdasarkan metodologi termasuk data primer atau sekunder serta data-data lain yang diperlukan yang disajikan secara ilmiah dan profesional berdasarkan kejujuran intelektual. Setiap kontrak jasa konsultan perencanaan/studi harus menyajikan produknya yang dapat dipertanggung jawabkan dan dapat diterapkan. Khusus untuk jasa konsultan perencanaan pekerjaan konstruksi yang produknya disebut dengan detail engineering design (DED) wajib bertanggung jawab secara profesional terhadap produk perencanaannya sampai dengan pekerjaan konstruksi tersebut selesai dilaksanakan.

Tahapan

prosedur

pekerjaan

untuk

pekerjaan

pelaksanaan

kontrak

pengadaan barang, pelaksanaan kontrak pekerjaan konstruksi, pelaksanaan kontrak jasa lainnya, dan pelaksanaan kontrak jasa konsultansi dilakukan oleh Pengguna dengan cara sebagai berikut : 1. Menerapkan pengendalian secara penuh tahapan-tahapan pelaksanaan kontrak sesuai dengan ketentuan yang ada dalam Syarat-Syarat Umum Kontrak dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak. 2. Melakukan pengujian secara check and balance hasil pelaksanaan terhadap ketentuan pada SSUK dan SSKK. 3. Menerapkan tindak turun tangan secara cepat dan tepat apabila terjadi permasalahan dan hambatan dalam pelaksanaan kontrak khususnya terhadap hal-hal yang menyangkut : a) Perubahan kontrak dengan review design atau review teknis b) Perpanjangan waktu pelaksanaan c) Keterlambatan pelaksanaan d) Pelaksanaan

kontrak

yang

tidak

dapat

diselesaikan

oleh

Penyedia

Barang/Jasa e) Pemberian kesempatan f) Pemutusan kontrak dan/atau pengenaan sanksi Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

g) Tindak lanjut terhadap pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan oleh Penyedia Barang/Jasa pada akhir masa pelaksanaan

Pengendalian atau kontrol terhadap mutu hasil kerja atau pengujian hasil kerja : 1. Pengguna melakukan pengendalian mutu atau pengujian mutu di setiap tahapan pelaksanaan mulai dari mutu bahan sampai dengan mutu hasil kerja menggunakan prosedur baku sebagaimana yang diatur dalam spesifikasi teknis baik secara langsung ataupun secara laboratorium. 2. Melakukan tindak turun tangan apabila terdapat kualitas bahan yang digunakan tidak sesuai dengan spesifikasi dan menyampaikan penolakan kepada Penyedia Barang/Jasa (rejected ). 3. Melakukan tindak turun tangan apabila terdapat kualitas hasil kerja yang dinyatakan cacat mutu kepada Penyedia Barang/Jasa untuk segera mengganti bagian pekerjaan yang mengalami cacat mutu. 4. Khusus untuk pelaksanaan kontrak jasa konsultansi/MK apabila didapati penempatan personil yang tidak sesuai, maka segera memerintahkan untuk dilakukan penggantian. Dalam hal ini personil telah sesuai tetapi kualitas pengawasannya tidak sesuai standart yang ditentukan dalam SSUK, SSKK, dan KAK Pengguna segera memberikan peringatan tertulis. 5. Khusus pelaksanaan kontrak jasa konsultansi pengawasan/MK Pengguna harus melakukan pemotongan pembayaran apabila personil yang ditempatkan tidak ada atau bertugas tidak sesuai jadwal mengingat pembayarannya dilakukan dengan kontrak time based . 6. Khusus pelaksanaan kontrak jasa konsultansi perencanaan/studi apabila produk yang dihasilkan tidak sesuai dan menyimpang dari kaidah keilmuan dan kejujuran intelektual. Pengguna dapat menolak dan mengembalikan produk tersebut untuk diperbaiki sesuai dengan ketentuan yang ada dalam SSUK, SSKK, KAK, kaidah keilmuan, dan kejujuran intelektual. 7. Pengendalian mutu termasuk mengendalikan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dan Pengguna wajib melakukan denda terhadap keterlambatan pelaksanaan kontrak. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

3.4 Pengelolaan Risiko Dalam Pengelolaan Kontrak

3.4.1 Definisi risiko dalam pengadaan barang/jasa Dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah, risiko kontrak adalah setiap

kemungkinan

yang

dapat

terjadi

dan

berakibat

timbulnya kerugian materiil atau non materiil. Akibat lain dari risiko adalah terhambatnya pencapaian tujuan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pemerint ah. Beberapa sifat risiko, antara lain: 1. Langsung, misalnya: risiko berupa kerusakan atau hilangnya suatu benda.

2. Tidak langsung, misalnya: dalam hal suatu pelaksanaan kontrak fasilitas untuk penanganan pekerjaan ataupun gudang bahan agi Penyedia Barang/Jasa mengalami kebakaran.

3. Tanggung gugat, misalnya: dalam hal perusahaan beton siap pakai salah dalam melakukan mixing dan tidak sesuainya spesifikasi, maka produsen akan mengalami gugatan dari Penyedia Barang/Jasa yang membeli produk beton campuran tersebut, sedangkan Penyedia Barang/Jasa akan dapat terkena gugatan dari Pengguna atau Pengguna akan menolak pekerjaan yang sudah dihasilkan oleh Penyedia Barang/Jasa berdasarkan hubungan hubungan kontraktual.

4. Risiko yang ditimbulkan dari pihak lain, misalnya: jika seorang kontraktor tidak menyelesaikan suatu proyek, maka dapat menimbulkan suatu kerugian terhadap tenaga kerja yang dipekerjakan, terhadap subkontraktor sebagai mitra kerja dan/atau bisa juga terhadap vendor sebgai sub Penyedia Barang/Jasa yang telah memasok barang secara benar tetapi Penyedia Barang/Jasa menurunkan kualitas dari apa yang telah ditentukan oleh Pengguna.




Kode Modul M.749020.019.02

Gambar 18. Proses Pengelolaan Risiko

Gambar 19. Jenis-Jenis Risiko




Kode Modul M.749020.019.02

Jenis-jenis risiko dapat dibedakan dengan berbagai cara (Djojosoedarso, 2003) antara lain : 1. Risiko yang tidak disengaja (resiko murni) yaitu risiko yang apabila terjadi menimbulkan kerugian dan terjadi tanpa sengaja misalnya resiko terjadinya kebakaran, bencana alam, pencurian, penggelapan, pengacauan dsb 2. Risiko yang disengaja (Risiko spekulatif) yaitu risiko yang sengaja ditimbulkan

oleh

yang

bersangkutan

agar

terjadinya

ketidakpastian

memberikan keuntungan kepadanya, misalnya risiko utang piutang, perjudian, perdagangan berjangka (hedging) dsb 3. Risiko fundamental adalah rIsiko yang penyebabnya tidak dapat dilimpahkan kepada seseorang dan yang menderita tidak hanya seseorang tetapi banyak orang misalnya banjir, angin topan dsb. 4. Risiko khusus adalah risiko yang bersumber pada peristiwa yang mandiri dan umumnya mudah diketahui penyebabanya seperti kapal kandas, pesawat jatuh, tabrakan mobil dsb. 5. Risiko Dinamis adalah risiko yang timbul akibat perkembangan dan kemajuan (dinamika)

masyarakat

dibidang

ilmu

pengetahuan

dan

teknologi

kebalikannya disebut risiko statis seperti kematian dan hari tua.

Jenis risiko dilihat dari sisi sumber/penyebab risiko dapat dibedakan ke dalam 2 bagian, yaitu : 1. Risiko intern yaitu risiko yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri, seperti kesalahan kerja, korupsi, kesalahan manajemen dsb. 2. Risiko Ekstern risiko yang berasal dari luar perusahaan seperti risiko pencurian, penipuan, persaingan, fluktuasi harga, perubahan kebijakan pemerintah dsb.

Jenis risiko yang dapat tidaknya risiko tersebut dialihkan ke pihak lain, antara lain : 1. Risiko yang dapat dialihkan ke pihak lain dengan mempertanggungkan suatu objek yang terkena risiko kepada perusahaan asuransi dengan membayar




Kode Modul M.749020.019.02

sejumlah premi asuransi sehingga kerugian menjadi tanggungan (pindah) ke pihak perusahaan asuransi. 2. Risiko yang tidak dapat dialihkan ke pihak lain (tidak dapat diasuransikan), umumnya meliputi semua jenis risiko spekulatif.

3.4.2 Gejala munculnya risiko Gejala yang memungkinkan munculnya risiko dalam pengelolaan kontrak adalah sebagai berikut : 1. Konsolidasi Konsolidasi yang lemah antara kedua belah pihak yaitu Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa 2. Globalisasi Pasar bebas yang berpengaruh terhadap tingkat persaingan antar Penyedia Barang/Jasa sehingga menyebabkan terjadinya persaingan tidak sehat yang akan menjadi penyebabnya munculnya risiko 3. Kompleksitas Kompleksitas dan tingkat kerumitan suatu pekerjaan pengadaan barang/jasa (misalkan pengadaan barang yang memerlukan teknologi khusus yang belum dikenali baik oleh Penyedia Barang/Jasa maupun Pengguna, atau pekerjaan konstruksi dengan metodologi baru yang belum umum diterapkan) 4. Langkanya personil Langkanya personil berkualitas dari sisi Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa 5. Evolusi teknologi Teknologi informasi yang terus berkembang, sehingga belum begitu dikuasi antar kedua belah pihak 6. Diferensiasi pekerjaan Adanya sifat pekerjaan dalam kontrak yang dapat menimbulkan risiko karena adanya perbedaan karakter dari jenis pekerjaan yang sangat besar (misalkan antara bagian pekerjaan mechanical dengan bagian pekerjaan sipil, antara pekerjaan pengadaan barang dengan instalasi barang tersebut yang akan digunakan)




Kode Modul M.749020.019.02

7. Penawaran terlalu rendah Karena penawaran yang tidak responsible sehingga harga tidak realistis (terlalu rendah) 8. Regulasi Regulasi pemerintah yang semakin ketat termasuk salah satu hambatan dalam pengelolaan kontrak (misalkan pengadaan barang yang memerlukan barang import, barang tersebut kesulitan untuk masuk ke dalam negeri dikarenakan regulasi pemerintah yang ketat).

Meskipun risiko pengelolaan kontrak tersebut belum terjadi namun tetap harus dilakukan penanganan (mitigasi) dengan cara menurunkan level risiko dari level tinggi sa mpai pada level terendah sehingga risiko tersebut dapat diterima oleh kedua belah pihak yaitu Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa. Pilihan tindakan yang dapat dilakukan berdasarkan hasil mitigasi risiko adalah: 1. Menerima risiko 2. Menghindari risiko 3. Menurunkan dampak risiko 4. Mengurangi kemungkinan terjadinya risiko 5. Membagi atau mentransfer risiko 6. Mengalihkan risiko Dengan pertimbangan bahwa penanganan risiko harus dilakukan dengan cara yang efisien, maka tidak semua risiko harus ditangani. Risiko yang berada dalam batas toleransi (dapat diterima) oleh kedua belah pihak dapat dibiarkan saja (misalkan terjadinya pengeluaran biaya leb ih tetapi masih d alam batas, akibat

kehilangan

pembiayaan

akibat

material/tercecernya lembur

untuk

material

mengejar

atau

kelebihan

keterlambatan,

stok, tingkat

pengamanan yang minimal, dan yang sejenis).

3.4.3 Persiapan pengelolaan risiko Sebelum menyiapkan pengelolaan risiko dalam pengelolaan kontrak maka terlebih dahulu dapat memposisikan jenis-jenis pelakuan risiko. Jenis-jenis tersebut sesuai yang dijelaskan pada tabel di bawah ini. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Tabel 2. Jenis-Jenis Perlakuan Risiko

JENIS-JENIS PERLAKUAN RISIKO MENGHINDARI

•

Dilakukan dengan tidak melakukan aktivitas yang dapat menimbulkan risiko

•

Risiko jauh melebihi manfaat dari aktivitas, atau risiko sulit diukur

•

Organisasi mempunyai opsi untuk menghindar

•

Menghindari dari risiko seringkali menghilangkan kesempatan

BERBAGI

•

Memecah proses menjadi tahapan yang ditangani oleh institusi lain dan masing-masing bertanggung

(SHARING )

jawab atas tahapan kerjanya •

Melakukan joint financing , joint venture

•

Harus dianalisa untuk menentukan apakah risiko dapat dibagi

TRANSFER

•

Membeli asuransi, reasuransi, melakukan hedging

•

Memastikan

apakah

risiko

telah

benar-benar

ditransfer (tanpa recourse ) •

Mentrasfer risiko menimbulkan risiko baru bahwa pihak yang menerima transfer (transferfree) tidak melaksanakan kewajiban sesuai kesepakatan

MENGURANGI

•

Mengurangi kemungkinan terjadinya risiko melalui pembuatan prosedur dan pengawasan internal,

ATAU MEMITIGASI

pelatihan, sosialisasi internal

RISIKO •

Mengurangi dampak atas terjadinya risiko melalui contingency

plan ,

Penyedia

Barang/Jasaan

cadangan dana, meningkatkan public relation

MENERIMA

•

Risiko tidak dapat dihindari atau dikurangi karena sudah merupakan bagian integral dari lingkup kerja

RISIKO

organisasi •

Sudah diamanatkan oleh undang-undang




Kode Modul M.749020.019.02

Beberapa penerapan opsi seperti yang tertera tabel di atas adalah sebagai berikut: 1. Opsi menghindari, terdiri dari : a) Hanya dapat dilakukan bila risiko tersebut belum terjadi atau timbul dari suatu operasi tertentu yang dapat dihindari oleh organisasi b) Bila risiko tersebut sudah lama ada, umumnya tidak dapat dihindari karena sudah merupakan bagian dari bisnis c) Perlu dianalisa berapa manfaat yang hilang dengan menghindari risiko tersebut d) Menghindari satu risiko dapat mendatangkan risiko lain, no action is an action 2. Opsi risk sharing /transfer, terdiri dari : a) Efektifitasnya tergantung dari : 1) Jenis risiko yang ditransfer/share , misalnya risiko kebakaran dapat ditransfer dengan mudah, tetapi risiko fraud sangat sulit 2) Tergantung dari perjanjian : kekurang hati-hatian dalam menyusun perjanjian dapat mengakibatkan suatu risiko tidak tertransfer sesuai rencana 3) Segala jenis risiko saat ditransfer akan berubah menjadi risiko counterparty b) Biaya adalah pertimbangan. Besaran biaya tergantung dari besarnya risiko yang di transfer/share dan berapa besar kemungkinan risiko tersebut terjadi 3. Opsi mitigasi a) Opsi mitigasi adalah opsi yang paling banyak digunakan untuk mengelola beragam jenis risiko b) Opsi ini perlu diperhitungkan dengan matang

cost benefit serta

kebutuhan sumber daya dan waktunya c) Biaya dan upaya harus dibandingkan dengan hasil yang terbentuk besaran penurunan tingkat kegawatan risiko d) Risiko harus diprioritaskan terutama yang berada di zona merah. Seringkali keterbatasan sumber daya serta anggaran memungkinkan Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

pengelolaan atas beberapa risiko tertentu saja e) Diupayakan metode kombo di mana satu treatment dapat mengelola beberapa risiko sekaligus 4. Opsi menerima a) Risiko yang tidak dapat dimitigasi sama sekali karena memang sudah merupakan bagian bisnis dari organisasi b) Upaya untuk memitigasi akan sangat mahal atau sukar dilaksanakan c) Opsi diterima HANYA dapat diambil bila benar-benar risiko ini dipikirkan untuk treatment dengan berbagai cara namun tidak memungkinkan d) Harus ada alasan kuat sebelum memutuskan sebuah risiko harus diterima e) Risiko ini seringkali signifikan namun tidak bisa ditreat.

Dari jenis perlakuan risiko maka selanjutnya ditetapkan manajemen pengelolaan risiko secara berkelanjutan dalam pelaksanaan kontrak, terdiri dari : 1. Hubungan antara prinsip, kerangka kerja dan proses manajemen risiko sebagaimana digambarkan pada diagram di bawah ini.

Gambar 20. Bagan Prinsip, Kerangka Kerja, dan Proses Manajemen Risiko Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

2. Komponen-komponen kerangka kerja manajemen risiko, sebagaimana digambarkan pada diagram di bawah ini.

Gambar 21. Komponen Kerangka Kerja Manajemen Risiko

3. Komponen-komponen proses manajemen risiko, sebagaimana digambarkan pada diagram di bawah ini.

Gambar 22. Komponen Proses Manajemen Risiko Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

note : kerangka tersebut diambil dari sistem manajemen risiko ISO 31000 dan nomor clause yang tertera dalam skema adalah mengikuti ISO 31000.

Pelaksanaan penanganan risiko harus memperhatikan petunjuk penanganan sebagai berikut : 1. Pihak yang terlibat dalam penangan risiko harus memahami proses pelaksanaan kontrak . 2. Penyusunan rencana penanganan risiko melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan dengan risiko. 3. Rencana penanganan risiko harus SMART. S M A R T y a i t u : a) Specific, Pentingnya menetapkan target yang spesifik; benar-benar spesifik. Hindari target yang terlalu umum atau kurang mendetail. Target tidak boleh ambigu, harus jelas, dan dipaparkan dengan bahasa yang lugas.

b) Measurable (terukur) , Pentingnya kriteria yang digunakan untuk mengukur besarnya kemajuan yang dibuat dalam mencapai target.

c) Achievable, Tetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai. d) Realistic, membuat tujuan yang relevant. e) Time bound , membuat dan menetapkan tenggat waktu. 4. Memperhatikan dan dialamatkan pada penyebab yang menimbulkan risiko. 5. Memperhatikan biaya dan manfaat. 6. Bukan untuk mengurangi jumlah risiko tetapi hanya untuk menurunkan level risiko. 7. Rencana penanganan risiko yang telah disusun harus dijalankan.

3.5 Jenis Risiko Jadwal Dalam Pelaksanaan Kontrak 3.5.1 Kelengkapan spesifikasi dan model birokrasi dalam penentuan jadwal Menurut Supply Positioning Model (SPM) bahwa perlu menentukan skala prioritas atas Penggunaan spesifikasi yang jelas,

serta biaya dan jenis

barang/jasa yang akan diadakan. Melalui penentuan skala prioritas ini dapat dikenali apakah diperlukan waktu proses pengadaan yang panjang atau tidak. Penetapan jadwal harus mempertimbangkan panjang pendeknya rantai pasok (produk dalam negeri atau produk impor) dan proses instalasi, testing dan Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

commissioning, pelatihan dan proses administrasinya. Hal ini dikecualikan bagi barang habis pakai yang dapat disediakan cepat. Membuat strategi penetapan jadwal berdasarkan hubungan antara spesifikasi, jenis barang/jasa, dan lamanya proses untuk

mengenali dan

menetapkan tingkat risiko yang akan terjadi. Model birokrasi diperlukan karena model birokrasi akan termasuk menjadi faktor yang berpengaruh terhadap penetapan jadwal dan termasuk sebagai faktor risiko atas terhambatnya proses. Supply Positioning Model (SPM) dapat digambarkan seperti pada kurva di bawah ini.

Gambar 23. Kurva Supply Positioning Model (SPM)

1. Posisi dari pengadaan barang/jasa a) Routine (Rutin) Barang/Jasa yang bernilai rendah, sederhana, dibutuhkan secara berulang

namun

jika

tidak

tersedia,

hal

tersebut

tidak

begitu

mengganggu fungsi organisasi dalam pelayanan kepada publik, sangat banyak tersedia di pasar. Contoh : Pengadaan kertas, alat tulis kantor, alkes habis pakai, jasa kebersihan, pengadaan jasa pelatihan, pengadaan makanan ternak.




Kode Modul M.749020.019.02

b) Leverage (Umum) Barang/Jasa yang bernilai tinggi, lingkup luas/jumlah banyak, tersedia di pasar, bersifat standar atau barang/jasa pada umumnya dan jika kebutuhannya dipenuhi akan meningkatkan kinerja organisasi secara signifikan. Contoh :

Pengadaan

truk

sampah,

pengadaan

alat

kesehatan

thermometer, gedung puskesmas, pengadaan obat bersifat umum, dan makanan pasien dll

c) Bottleneck (Khusus) Barang/Jasa yang bernilai rendah dengan risiko tinggi, bersifat sangat spesifik atau memilki kekhususan sehingga Penyedia Barang/Jasanya tidak banyak dan apabila tidak tersedia sangat mempengaruhi kinerja organisasi Pemilik/Pengguna. Contoh : Pengadaan tong sampah, amroll, pengadaan bangunan TPA sampah, USG, jarum suntik, kaporit untuk air bersih, konstruksi bangunan RSUD Tipe C, dll

d) Critical (Kritikal) Barang/jasa dengan sifat : 1) Nilai tinggi dan risiko tinggi, 2) Lingkup yang luas, 3) Jarang dibutuhkan, 4) Sangat jarang tersedia di pasar, 5) Jika saat dibutuhkan harus mempertimbangkan banyak faktor yang bersifat sangat spesifik atau karakter tertentu.

Contoh : pengadaan alat khusus (pengadaan power plant turbin gas, alat kedokteran hitech : RMI, CT Scan, CPBM, atau alat-alat berat).




Kode Modul M.749020.019.02

Adapun karakteristik item di setiap kuadran seperti pada tabel di bawah ini. Tabel 3. Karakteristik Item Kuadran SPM

KETERANGAN

ROUTINE

LEVERAGE

BOTTLENECK

CRITICAL

Risiko Pengadaan terhadap Instansi

Rendah

Rendah

Tinggi

Tinggi

Jenis barang/jasa

Standart

Standart

Variatif (tidak standart)

Jumlah Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa Jumlah nilai pembelian Daya tarik Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa

Sangat banyak

Banyak

Sedikit

Variatif (tidak standart) Sedikit

Rendah

Tinggi

Rendah

Tinggi

Rendah

Tinggi

Rendah

Tinggi

kemampuan

Pengguna

jadwal

memperkirakan

Peran

dan

menetapkan

dan

sebagai

faktor

risiko

penting

dalam

akan

terjadi.

yang

Selanjutnya merencanakan daftar kebutuhan dan jadwal pengadaan barang/jasa di instansi masing-masing sesuai kategori item : 1) Routine 2) Leverage 3) Bottlenect 4) Critical

Penetapan paket-paket pengadaan barang/jasa Selanjutnya dibuat dokumen pengadaan barang/jasa berdasarkan pada RUP dan RPP

2. Posisi dari pekerjaan konstruksi Supply Posisitioning Model (SPM) pada Pekerjaan Konstruksi dapat digambarkan seperti pada kurva di bawah ini.




N A A J R E K E P O K I S I R n a d S A T I S K E L P M O K

• •

•

▪ ▪ ▪

Organisasi : Tenaga Teknis banyak. Pemeriksaan Pekerjaan : jenis pemeriksaan banyak, jumlah pemeriksaan sedikit. Dibutuhkan Intensitas periodic dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan.

Organisasi : Tenaga Teknis sedikit. Pemeriksaan Pekerjaan : jenis dan jumlah pemeriksaan sedikit. Dibutuhkan Intensitas rendah dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan.

Kode Modul M.749020.019.02

• •

•

Organisasi : Tenaga Teknis banyak Pemeriksaan Pekerjaan : jenis dan jumlah pemeriksaan banyak. Dibutuhkan Intensitas tinggi dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan.

▪ ▪ ▪

Organisasi : Tenaga Teknis sedikit. Pemeriksaan Pekerjaan : jenis pemeriks sedikit, jumlah pemeriksaan banyak. Dibutuhkan Intensitas periodik dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan pekerjaan.

BIAYA PEKERJAAN Gambar 24. Supply Positioning Model (SPM) Pekerjaan Konstruksi

3.5.2 Kejadian tak terduga Identifikasi mengenali faktor-faktor penyebab risiko jadwal, yaitu : 1. Tingkat dan sifat spesifikasi barang/jasa (tinggi, sedang atau rendah) 2. Lama proses (produk dalam negeri atau import) 3. Kesiapan vendor untuk barang/jasa import dan panjang rantai pasok 4. Volume barang/jasa 5. Karakter teknis barang/jasa (langsung dipakai/habis dipakai/tidak habis dipakai atau harus diinstalasi lebih dahulu termasuk pengujian dan pelatihan bagi operatornya) 6. Tingkat dan sifat birokrasi setempat 7. Menetapkan risiko terduga atau tidak terduga terhadap jadwal pelaksanaan secara keseluruhan Adapun jenis-jenis risiko jadwal dalam pelaksanaan kontrak, antara lain : 1. Keterlambatan dan diputusnya kontrak 2. Keterlambatan tetapi tidak diputus kontrak 3. Kegagalan dalam memenuhi sasaran Penggunaan barang/jasa bagi Pengguna, karena kontrak diputus pada posisi belum dapat diselesaikan oleh Penyedia Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Barang/Jasa 4. Sengketa kontrak bila jadwal disusun tidak realistis dan proses pengadaan menggunakan waktu yang minimal, dapat berdampak terjadinya kegagalan baik pada tahap proses pengadaan, tahap pelaksanaan kontrak, tahap akhir masa pelaksanaan atau pada tahap pemanfaatan 5. Risiko kerugian keuangan atau risiko ekonomi.

3.6 Pengelolaan Risiko Jadwal Pelaksanaan Kontrak

3.6.1 Manajemen risiko jadwal Mengelola risiko artinya adalah menentukan tindakan yang harus diambil sebelum terjadinya risiko atas menggunakan jadwal. Adapun cara-cara untuk mengelola risiko jadwal, yaitu : 1. Menetapkan sifat barang/jasa yang akan diadakan 2. Menetapkan volume dan membuat forecast tentang kemampuan Penyedia Barang/Jasa 3. Mempertimbangkan ketersediaan waktu secara tepat terutama untuk kontrak tahun tunggal 4. Mengenali dan mengukur secara merata kapasitas kemampuan dan permasalahan Penyedia Barang/Jasa berdasarkan pelaksanaan kontrak yang sebelumnya pernah dilaksanakan 5. Menjabarkan kegiatan dan mengelompokkan bagian yang kritis dan yang tidak kristis dari setiap satu-satuan pengadaan. 6. Memilih metode penetapan jadwal secara benar dan terukur khusunya bagi pekerjaan konstruksi dan merumuskan secara logis jadwal yang digunakan, dan tidak memaksakan jadwal yang seharusnya tidak cukup 7. Mengelola penetapan penganggaran dengan jadwal secara tepat terutama bagi

Pemilik/Pengguna

dan

berusaha

mengelola

pada

pengadaan

barang/jasa yang berbiaya besar tidak dipaksakan menggunakan anggaran perubahan.




Kode Modul M.749020.019.02

3.6.2 Solusi tindakan atas risiko jadwal Tabel 4. Solusi Tindakan Atas Risiko Jadwal

PERISTIWA

FAKTOR PENYEBAB

SOLUSI

1. Kontrak terlambat karena kesalahan Penyedia Barang/Jasa 2. Kontrak terlambat karena kesalahan Pengguna 3. Kontrak terlambat dan gagal manfaat akibat Penyedia Barang/Jasa tidak segera memulai pelaksanaan kontrak 4. Kontrak terlambat akibat kondisi lapangan tidak sesuai dokumen teknis (gambar dan spesifikasi)

Kemampuan Penyedia Barang/Jasa kurang memadai Kemampuan Pengguna kurang memadai

Menggunakan tenaga ahli yang profesional

Penyedia Barang/Jasa terlalu sibuk dan fokus pada pekerjaan yang lain

Menggunakan batuan tenaga ahli yang profesional dalam bidangnya

Gambar dan spesifikasi lapangan tidak diuraikan dengan jelas dan terperinci

Menggunakan tenaga ahli yang dapat membuat gambar dan spesifikasi lapangan secara terperinci

5. Kontrak terlambat akibat keadaan kahar atau kejadian luar biasa

Terjadinya bencana alam

6. Kontrak terlambat dan pekerjaan selesei namun tidak memenuhi ketentuan kontrak

Para pihak kurang menguasai isi atau ketentuan dalam kontrak

Mempersiapkan dan melakukan training pasca kejadian luar biasa atau bencana alam Kedua pihak harus menguasai dan mempelajari isi dan ketentuan kontrak

Menggunakan tenaga ahli yang profesional

3.7 Jenis Risiko Biaya Dalam Pelaksanaan Kontrak 3.7.1 Kenaikan biaya pengiriman Risiko akibat kenaikan biaya dalam pengiriman barang/jasa sangat mungkin terjadi apabila kondisi ekonomi nasional tidak stabil atau kondisi ekonomi global yang fluaktuatif. Kondisi ini akan dirasakan terutama untuk barang/jasa yang berasal dari import. Langkah yang harus dilakukan adalah bahwa pada saat Pengguna mengkalkulasikan perkiraan biaya atau Harga Perkiraan Sendiri (HPS) diharuskan untuk menghitung dengan kecermatan dan pengetahuan yang luas terutama terkait dengan perkembangan ekonomi pada Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

saat HPS dibuat. Adapun beberapa pertimbangan yang harus digunakan oleh Pengguna pada saat menghitung HPS, yaitu : 1. Teliti jenis pengadaan barang/jasa berdasarkan SPM 2. Perhitungkan semua komponen biaya yang mungkin timbul selama kontrak berlangsung. 3. Komponen biaya yang dimaksudkan adalah : a) Harga langsung barang/jasa (apabila barang/jasa berasal dari hasil fabrikasi), dengan menggunakan data harga pasar. b) Harga untuk menanganinya (handling cost ) meliputi : biaya packing, pengangkutan (Model E-F-C-D) dan biaya pabean c) Hitung biaya : instalasi, testing-commissioning dan pelatihan (jika diperlukan) d) Hitung biaya penyimpanan jika barang harus distock e) Perkirakan terjadinya perubahan nilai tukar mata uang f) Biaya packing g) Biaya akibat perluasan rantai pasok h) Biaya keagenan i) Biaya bank bila barang/jasa bersifat spesifik dan harganya tinggi j) Biaya asuransi yang timbul selama pengangkutan k) Pajak-pajak 4. Pengguna harus melihat perkembangan harga dengan menggunakan indikator ekonomi yang terbit secara periodik dari BPS untuk membuat forecasting indek harga.

3.7.2 Pengurangan nilai tukar mata uang dan Inflasi Pengurangan nilai tukar mata uang akan berpengaruh dalam keberhasilan kontrak. Apabila nilai tukar tidak diperhitungkan dimungkinkan akan terjadi beberapa risiko, antara lain : 1. Penyedia Barang/Jasa tidak berminat sehingga proses pemilihan dapat gagal, kebutuhan gagal dan tertundanya sebagian tupoksi Pemilik/Pengguna 2. Apabila

pemilihan

sudah

terlaksana

dan

ditetapkan

pemenangnya,

kemungkin Penyedia Barang/Jasa akan tidak bersedia menandatangani Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

kontrak, lebih baik diblack list daripada rugi finasial 3. Dalam hal kontrak sudah terjadi maka Penyedia Barang/Jasa akan berusaha mencari barang yang kemungkinan tidak memenuhi spec , jika Pengguna tidak memahami spec atau sifat barang/jasa yang dibutuhkan 4. Dalam hal kontrak sudah terjadi ternyata Penyedia Barang/Jasa tidak dapat memperoleh barang/jasa karena HPS terlalu rendah kemungkinan Penyedia Barang/Jasa akan ingkar dan tidak melaksanakan kontrak, meskipun harus menerima sanksi putus kontrak. Tetapi Pengguna akan menghadapi masalah baru yang diakibatkan oleh gagalnya kontrak, yaitu tertundanya kebutuhan untuk pelayanan publik. Pengguna dalam mengkalkulasikan biaya dalam HPS atau Penyedia Barang/Jasa harus memiliki kemampuan mem-forecast (peramalan) pergerakan nilai tukar untuk periode kedepan pada saat kontrak ditanda tangani menggunakan analisa regresi atau present value .

3.7.3 Pajak Perhitungan beban biaya perpajakan secara akurat akan mengurangi terjadinya risiko. Perhitungan biaya pajak bagi barang/jasa terbagi dalam 2 jenis, yaitu dalam negeri dan import atau dari luar negeri. 1. Perhitungan biaya pajak bagi barang/jasa dalam negeri sesuai dengan regulasi yang berlaku, meliputi : a) Pajak Pertambahan Nilai (PPN) b) Pajak Penghasilan (PPh) c) Pajak-pajak daerah yang dikenakan mengingat

diberlakukannya

otonomi daerah seperti pajak bahan galian C untuk pekerjaan konstruksi d) Pajak-pajak lain yang mungkin timbul 2. Perhitungan biaya pajak bagi barang/jasa import atau dari luar negeri sesuai regulasi dalam negeri dan kemungkinan regulasi negara produsen, meliputi : a) Pajak dalam negeri 1) Pajak Pertambahan Nilai (PPN) 2) Pajak Penghasilan (PPh) Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

3) Pajak-pajak daerah yang dikenakan mengingat diberlakukannya otonomi daerah seperti pajak bahan galian C untuk pekerjaan konstruksi 4) Pajak import atau pajak bea masuk dan biaya pabean lainnya. 5) Pajak-pajak lain yang mungkin timbul b) Pajak negara produsen 1) Pajak sesuai yang berlaku di negara produsen 2) Pajak transaksi barang-export impor 3) Pajak gudang sebelum barang/diangkut (sesuai lead time) 4) Pajak-pajak lainnya.

Dampak risiko terhadap total biaya apabila tidak memperhitungkan pajak, antara lain : 1. HPS tidak akurat, tetapi dalam peraturan pengadaan barang/jasa pemerintah sudah diberikan pembatasan bahwa biaya untuk overhead dan profit sebesar 10% dan untuk pekerjaan konstruksi maksimal overhead dan profit adalah 15%, angka presentase ini yang sering dipakai APH atau Auditor untuk menyatakan markup atau tidak. 2. Perlu dilakukan kalkulasi ulang apabila ada peraturan baru di bidang perpajakan 3. HPS atau harga penawran yang tidak memperhitungkan beban pajak akan menjadikan HPS atau penawaran biaya tidak akurat dan berdampak pengurangan mutu untuk menutup biaya beban pajak tersebut.

3.7.4 Biaya tak terduga Disamping

biaya-biaya

yang

sudah

dapat

diperhitungkan

dalam

pembahasan sebelumnya, maka yang tidak kalah penting adalah Penyedia Barang/Jasa. Penyedia Barang/Jasa perlu menghitung biaya tak terduga yang mungkin terjadi selama proses berlangsungnya kontrak. Agar tidak menjadi risiko akibat biaya terbut timbul tetapi pos penganggarannya tidak disiapkan. Sedangkan Pengguna dalam hal pengadaan barang/jasa pemerintah dilarang menetapkan secara tersendiri biaya tak terduga. Hal ini harus sudah termasuk Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

dalam harga satuan pekerjaan yang tidak boleh muncul dalam analisa harga satuan. Khusus untuk Pengguna dalam mengkalkulasikan biaya tidak terduga tersebut harus sudah diperhitungkan termasuk dalam biaya satuan pekerjaan atau biaya satuan upah, bahan dan peralatan. Beberapa komponen biaya tak terduga yang dimungkinkan muncul dalam pelaksanaan kontrak, yaitu : 1. Biaya bongkar muat barang 2. Biaya koordinasi 3. Biaya keamanan lingkungan masyarakat 4. Biaya kehilangan akibat tercecernya material/spare parts 5. Biaya lain-lain sebagai bentuk kepedulian lingkungan. Untuk menghindari risiko kegagalan biaya terutama bagi Penyedia Barang/Jasa, Penyedia Barang/Jasa tersebut harus memiliki seorang cost estimator yang handal sehingga dapat memperhitungkan biaya-biaya tak terduga yang muncul dari pengalaman sebelumnya. Hal ini untuk menghindari terjadi risiko biaya dalam penawaran agar harga yang ditawarkan layak dari berbagai segi, guna menghindari terjadinya kegagalan pelaksanaan kontrak. Disamping itu agar Penyedia Barang/Jasa dalam mengajukan penawaran pada saat tender adalah harga yang realistis, bukan harga penawaran yang asal rendah dan menang.

3.8 Pengelolaan Risiko Biaya Pelaksanaan Kontrak Manajemen risiko biaya dan solusi tindakan terhadap risiko biaya dapat terlihat pada tabel di bawah ini. Tabel 5. Manajemen Risiko Biaya dan Solusi Tindakan

PERISTIWA 1. Harga kontrak di bawah harga pasar saat pelaksanaan pekerjaan. Penyedia Barang/Jasa berindikasi mengalami kerugian

FAKTOR PENYEBAB 1. Kondisi ekonomi nasional tidak stabil atau kondisi ekonomi global yang fluaktuatif 2. Kenaikan biaya dalam pengiriman barang/jasa


SOLUSI 1. Pengguna harus mengkalkulasikan HPS dan menghitung dengan kecermatan dan pengetahuan yang luas terutama terkait dengan perkembangan ekonomi pada saat HPS dibuat 2. Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran yang realistis Halaman: 86 dari 122


1. Dalam pelelangan tidak ada peminat

1. Lelang dan lelang ulang gagal

Kode Modul M.749020.019.02

1. Pengguna ataupun Penyedia Barang/Jasa tidak memiliki kemampuan untuk memforecast nilai tukar mata uang ke depan 2. Melemahnya nilai tukar mata uang dan inflasi HPS tidak akurat, karena tidak ada perhitungan beban biaya perpajakan

Menggunakan tenaga ahli yang memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai memforecast nilai tukar mata uang

Perlu dilakukan kalkulasi ulang pada bidang perpajakan dalam menghitung HPS

3.9 Jenis Risiko Kualitas Dalam Pelaksanaan Kontrak 3.9.1 Spesifikasi yang kurang sesuai dan Pengujian yang kurang tepat Risiko Kualitas dalam Pelaksanaan Kontrak, adalah tingkat kemungkinan terjadinya kondisi antara hasil dalam pelaksanaan kontrak dibawah spesifikasi yang ditentukan dalam kontrak yang dipersyaratkan, baik teknis maupun capaian fungsi.

Pada

umumnya

secara

teknis

disebut

dengan

“ under

specification ”, akibat dari “under specification ” tersebut adalah sebagai beriku t : 1. Spesifikasi Teknis yang ditetapkan tidak sesuai atau tidak jelas kriterianya, hal ini disebabkan oleh faktor terbatasnya kemampuan Pengguna, tim teknis penyusun spesifikasi yang tidak handal atau konsultan perencana teknis yang tidak menguasai bidang pekerjaannya. 2. Pelaksanaan pengujian hasil pelaksanaan kontrak oleh Pengguna tidak akurat dan/atau dilakukan dengan cara yang kurang tepat yang disebabkan kurang profesionalnya tenaga ahli yang membidangi pengujian tersebut. 3. Kurangnya dukungan anggaran bagi Pengguna dalam kegiatan pengujian, baik pengujian bahan, pengujian hasil kerja dan/atau pengujian fungsi melalui cara pengujian internal atau oleh lembaga pengujian yang terakreditasi. 4. Tidak mampunyai Pengguna yang mengenali lebih dini terjadinya hasil pelaksanaan kontrak yang kualitasnya dibawah spesifikasi, baru setelah kontrak terselesaikan dan diaudit kegagalan kualitas tersebut diketahui




Kode Modul M.749020.019.02

oleh Auditor atau aparat penegak hukum yang berakibat terjadinya permasalahan hukum. 5. Pengguna tidak segera memperbaharui dan/atau memperbaiki kondisi yang tidak mendukung tersebut berupa kegagalan spesifikasi atau kegagalan cara pengujian. Pengguna harus segera mengambil langkah secara kontraktual.

3.9.2 Kerusakan barang Kerusakan barang pada saat pelaksanaan kontrak sering terjadi. Barang yang didatangkan dari dalam negeri ataupun luar negeri/import dapat berisiko mengalami kerusakan. Adapun faktor penyebab risiko kerusakan barang baik sebagian atau keseluruhan komponen, yaitu : 1. Sistem asembling yang tidak ditetapkan secara baik dalam kontrak. 2. Cara pengepakan yang tidak diuraikan dengan jelas 3. Tidak adanya sistem penjaminan kondisi barang melalui pertanggungan asuransi yang diwajibkan bagi Penyedia Barang/Jasa 4. Buruknya penanganan barang pada saat forwarding 5. Tidak profesionalnya tenaga Penyedia Barang/Jasa yang menangani forwarding dan delivery barang 6. Tidak dimilikinya standar penanganan yang ditetapkan oleh Pengguna dan yang wajib dilaksakan oleh Penyedia Barang/Jasa 7. Pengguna tidak memiliki siatem monitoring terhadap barang yang diadakan. 8. Dalam hal-hal kerusakan barang yang disebabkan oleh fungsi operasi barang maka hal ini banyak disebakan oleh berbagai faktor anatara lain : a) Tidak tepatnya spesifiaksi barang dengan beban kerja b) Kualitas barang yang dipasok oleh Penyedia Barang/Jasa termasuk barang dengan merk yang tidak direkomdasi atau tidak umum di pasaran c) Dukungan teknisi, workshop, dan suku cadang dari peneydia yang tidak siap setiap saat.




Kode Modul M.749020.019.02

d) Proses testing dan commissioning yang dilakukan oleh Pengguna atau timnya tidak akurat dan hanya sebatas untuk memenuhi formalitas penerbitan sertfikat layak fungsi. e) Pengguna tidak menguasai barang seperti apa yang dibutuhkan tetapi hanya berorientasi menghabiskan anggaran.

Risiko spesifikasi yang kurang sesuai, cara pengujian yang tidak tepat, serta kerusakan barang dalam pelaksanaan kontrak akan menimbulkan beberapa akibat. Akibat yang akan timbul oleh beberapa hal tersebut antara lain : 1. Akan menjadi faktor penyebab masalah pada saat dilakukan audit. 2. Akan menjadi potensi risiko hukum pidana bagi Pengguna maupun Penyedia Barang/Jasa, apabila ada laporan dari masyarakat yang menggunakan haknya dalam pengawasan publik. 3. Berpotensi terjadinya kegagalan fungsi dan kegagalan manfaat serta tidak dapat dicapainya umur ekonomi dari barang yang diadakan (bagi pengadaan barang). 4. Potensi terjadinya kegagalan bangunan dan/atau gagal manfaat bangunan akibat tidak dapat dicapainya umur pertanggungan jawaban atas kegagalan bangunan (bagi pekerjaan konstruksi). 5. Pemborosan anggaran dan bila pengadaan/kontrak dibiayai dari anggaran pemerintah maka berindikasi sangat kuat terjadinya kerugian keuangan negara. 6. Tidak tercapainya target kinerja minimal bagi Pengguna barang/jasa yang telah menandatangani kontrak. 7. Tertundanya fungsi pelayanan kepada masyarakat.

3.10 Pengelolaan Risiko Atas Kualitas Terdapat langkah untuk mengatasi kegagalan kualitas akibat dari risiko digunakannya spesifikasi yang kurang sesuai, pengujian yang kurang tepat dan/atau kerusakan barang. Langkah tersebut adalah memanajemen risiko kualitas dan mencari solusi tindakan atas risiko kualitas.




Kode Modul M.749020.019.02

3.10.1 Manajemen risiko kualitas Tindakan awal persiapan pengadaan barang/jasa oleh Pengguna berupa : 1. Menyusun dan menetapkan spesifikasi secara akurat, dan apabila Pengguna tidak mampu dapat menyerahkan kepada Tim Ahli. 2. Mencari referensi Spesifikasi sebanyak mungkin untuk barang/jasa yang sama dan yang akan diadakan, serta menyusun matriks perbandingannya dari beberapa spesifikasi tersebut. 3. Menetapakan cara pengujian sesuai yang dibutuhkan dalam pengadaan barang/jasa yang dimulai sejak pengujian bahan, proses pembuatan dan hasil kerja. 4. Menyiapkan dokumen pengadaan secara lengkap dan mengatur jadwal baik jadwal pengadaan dan jadwal kontrak secara realistis sehingga Penyedia Barang/Jasa memiliki kesempatan cukup untuk menyiapkan penawarannya dan melaksakan kontraknya bila ditetapkan sebagai pemenenang. 5. Melakukan semua tahapan kontrak sesuai ketentuan tanpa adanya proses yang dilewati/dilompati untuk menghindarai ditemukannya risiko pada saat barang/jasa sudah dibayar.

Pengguna harus melakukan tindakan terhadap Penyedia Barang/Jasa berupa : 1. Menerapkan manajemen risiko secara ketat dan terus menerus selama jangka waktu kontrak termasuk manajemen pelaksanaan kontrak, manajemen

pengendalian,

dan

manajemen

mutu

sejak

kontrak

ditandatangani 2. Menetapkan solusi apabila kondisi nomer 1 sudah diterapkan ternyata tetap saja terjadi risiko spesifikasi, risiko pengujian atau risiko kerusakan.




Kode Modul M.749020.019.02

Akibat Spesifikasi Tidak Sesuai

PENGGUNA

RISIKO KUALITAS

KONTRAK

Dikendalikan: 1. Manajemen Risiko 2. Solusi Terhadap Terjadinya Risiko

Akibat Pengujian Kurang Tepat

Akibat Kerusakan Barang

PENYEDIA BARANG/JASA

Gambar 25. Manajemen Risiko Kualitas dan Solusinya

3.10.2 Solusi tindakan atas risiko kualitas Tabel 6. Solusi Tindakan Atas Risiko Kualitas

PERISTIWA 1. Hasil pekerjaan di

FAKTOR PENYEBAB 1. Terbatasnya

SOLUSI 1. Menggunakan

bawah standart

kemampuan

tenaga ahli yang

spesifikasi secara

Pengguna, tim teknis

profesional yang

nasional berdasarkan

penyusun spesifikasi

memiliki

SNI

yang tidak handal

kemampuan dan

atau konsultan

pengetahuan

perencana teknis

tentang penyusunan

yang tidak

spesifikasi tersebut.

menguasai bidang pekerjaannya 2. Spesifikasi kontrak

2. Memiliki referensi spesifikasi 3. Studi pustaka

tidak sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan SNI 2. Pengujian yang

Ketidakmampuan atau

Sebelum menunjuk

kurang tepat saat

tidak professional

tenaga ahli, terlebih

pelaksanaannya

tenaga ahli yang

dahulu tenaga ahli




PERISTIWA

Kode Modul M.749020.019.02

FAKTOR PENYEBAB ditunjuk

SOLUSI tersebut harus lolos uji oleh Pengguna.

3. Kerusakan barang

1. Pengepakan barang

1. Cara pengepakan

saat pengiriman baik

yang tidak sesuai

dan pengiriman

dari dalam negeri

standart

barang harus

maupun luar negeri/import

2. Menurut Pengguna, Sistem pengangkutan menyalahi kontrak.

diuraikan dengan jelas dan terperinci dalam kontrak 2. Sebelum mengirim

Tetapi ketentuan

Penyedia

teknis pengepakan

Barang/Jasa harus

dalam kontrak tidak

ajukan SOP

diuraikan secara

pengiriman dan

jelas

meminta ijin kepada Pengguna

3.11 Dokumentasi Rencana Pengelolaan Kontrak 3.11.1 Metode dan Instrumen Dokumentasi Dokumentasi asal katanya adalah dokumen yang berarti barang tertulis. Dalam melaksanakan metode dokumentasi, kedua belah pihak yaitu Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa menyelidiki benda-benda tertulis seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan, notulen rapat catatan harian dan sebagainya. Metode dokumentasi dapat dilaksanakan dengan : 1. Pedoman Dokumentasi yang memuat garis besar atau kategori yang akan dicari datanya 2. Check List , yaitu daftar variabel yang akan dikumpulkan datanya. Delam hal ini peneliti membbubuhkan tanda atau tally setiap pemunculan data yang dimaksud.




Kode Modul M.749020.019.02

3.11.2 Mekanisme Dokumentasi Pendokumentasian adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan organisasi/unit organisasi. Hal ini guna membantu Pemilik/Pengguna juga bagi Penyedia Barang/Jasa apabila pada suatu saat terdapat permintaan informasi yang umumnya dari pihak auditor atau pihak manajemen puncak. Tahapan dalam pendokumentasian meliputi : 1. Setiap satuan organisasi/unit organisasi membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi. 2. Verifikasi Informasi : setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya. 3. Otentikasi Informasi : dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan organisai/unit organisasi. 4. Pengkodean Informasi : dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masingmasing satuan organisasi/unit organisasi. 5. Penataan dan Penyimpanan Informasi : dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis. 6. Klasifikasi dokumen : administrasi, visual, gambar-gambar, foto-foto, sample-sample dan dokumen lainsesuai dengan ketentuan kontrak.

3.12 Klaim (Claim ) 3.12.1 Pengertian Klaim Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, klaim berarti tuntutan pengakuan atas suatu fakta bahwa seseorang berhak (memiliki atau mempunyai) atas sesuatu. Pada umumnya dalam praktik kontrak konstruksi sering dijumpai terjadinya "klaim" atau tuntutan dimana terdapat ketidak cocokan atas apa yang telah disepakati dalam kontrak yang telah dibuat yang dapat menimbulkan sengketa antara para pihak (dispute ). Ketidak cocokan baik terhadap hasil pekerjaan, waktu, kualitas dan hal-hal yang berhubungan dalam kesepakatan yang telah dibuat oleh pihak-pihak dalam penyelenggaraan konstruksi (Pemilik/Pengguna, Konsultan ataupun Penyedia Barang/Jasa). Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

Klaim konstruksi adalah klaim yang timbul dari pelaksanaan suatu pekerjaan jasa konstruksi antara pengguna jasa dan Penyedia Barang/Jasa jasa atau antara Penyedia Barang/Jasa jasa utama dengan sub Penyedia Barang/Jasa jasa atau pemasok bahan atau antara pihak luar dengan pengguna/Penyedia Barang/Jasa jasa yang biasanya mengenai permintaan tambahan waktu, biaya, atau kompensasi lain.

3.12.2 Jenis Klaim Menurut Tela dan Saleh (2007), klaim terbagi dalam 4 jenis, antara lain : 1. Klaim tambahan biaya dan waktu Klaim jenis ini biasanya mengenai permintaan tambahan waktu dan tambahan biaya. Diantara beberapa jenis klaim, dua jenis klaim ini yang sering timbul akibat keterlambatan penyelesaian pekerjaan. 2. Klaim biaya tak langsung (overhead ) Penyedia Barang/Jasa jasa yang terlambat menyelesaikan suatu pekerjaan karena sebab-sebab dari pengguna jasa, meminta tambahan biaya overhead dengan alasan biaya ini bertambah karena pekerjaan belum selesai. 3. Klaim tambahan waktu Penyedia Barang/Jasa jasa hanya diberikan tambahan waktu pelaksanaan tanpa tambahan biaya karena lasan-alasan tertentu. 4. Klaim kompensasi lain Dalam beberapa kondisi, Penyedia Barang/Jasa jasa selain mendapatkan tambahan waktu juga mendapatkan kompensasi lain.




Kode Modul M.749020.019.02

Menurut Berry et al. (1990), klaim terbagi dalam 4 (empat) kategori utama, yaitu :

Gambar 26. Jenis Klaim

3.12.3 Faktor-Faktor Penyebab Klaim Tidak dapat dipungkiri dan dihindari bahwa dalam penyelenggaraan proyek konstruksi sangat besar potensi terjadinya perselisihan dan persengkataan. Untuk mengetahui secara umum penyebab terjadinya klaim pada usaha jasa konstruksi khususnya antara pihak Pemberi Tugas dan Pelaksana, maka dapat diidentifikasi sesuai pada gambar di bawah ini.




Kode Modul M.749020.019.02

Gambar 27. Penyebab Klaim

Mitropoulos dan Howell (2001) menjelaskan terdapat tiga permasalahan penyebab persengkataan dalam proyek penyelenggaraan proyek konstruksi, yaitu: 1. Adanya faktor ketidakpastian dalam setiap proyek konstruksi 2. Masalah yang berhubungan dengan kontrak konstruksi 3. Perilaku oportunis dari pihak yang terlibat dalam suatu proyek konstruksi.

3.12.4 Penyelesaian Klaim Menurut Eilen dan Imelda, terdapat 6 (enam) metode-metode penyelesaian yang sering digunakan dalam industri konstruksi, antara lain : 1. Negosiasi Pihak-pihak yang berselisih mencari penyelesaian perselisihan tanpa campur tangan pihak lain. 2. Mediasi Pihak-pihak yang berselisih menggunakan mediator (pihak ketiga) untuk menyelesaikan perselisihan dimana pihak ketiga ini bersifat netral. Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

3. Arbitrasi 4. Litigasi Perselisihan akan dibawa ke pengadilan, dimana masing- masing pihak akan diwakili oleh pengacaranya. Sebelum itu, diberikan waktu bagi para pihak yang bertikai untuk menganalisa situasi dan menyiapkan kasusnya. 5. Dispute Review Boards (Majelis Penyelesaian Sengketa sesuai dengan ketentuan yang berlaku)

Contoh dokumentasi rencana pengelolaan kontrak terlampir




Kode Modul M.749020.019.02

DAFTAR PUSTAKA

1. Buku Hansen, S., 2015, Manajemen Kontrak Konstruksi, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Hardjomuljadi, S., 2016, Alternatif Penyelesaian Sengketa Konstruksi di Indonesia, Logoz, Bandung. Hardjomuljadi, S., Abdulkadir, A., Sarwono, S., Hardjawinata, K., Sudirman, W. B., 2010, Kontrak Ringkas – FIDIC, ISBN 978 – 979 – 8230 – 16 – 5. Hardjomuljadi, S., Abdulkadir, A., Sarwono, S., Siregar, P., Sudirman, W. B., 2008, Persyaratan Kontrak – FIDIC, ISBN 978 – 979 – 26 – 5739 – 5. Hardjomuljadi, S., Abdulkadir, A., Takei, M., 2006, Strategi Klaim Konstruksi Berdasarkan FIDIC Conditions of Contract, Pola Grade. Hernoko, A. Y., 2010, Hukum Perjanjian, Prenada Media Group, Jakarta. Hunsen, A., 2011, Manajemen Proyek, Andi Offset, Yogyakarta. Kasidi, 2014, Manajemen Risiko, Ghalia Indonesia, Bogor. Rajaguguk, E., 2000, Arbitrase dalam putusan pengadilan, Chandra Pratama, Jakarta. Ramli, S., 2010, Pedoman Praktis Manajemen Risiko dalam Perspektif K3 OHS Risk Management, Dian Rakyat, Jakarta. Ramli, S., 2010, Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja OHSAS 18001, Dian Rakyat, Jakarta. Yasin, N., 2009, Administrasi Proyek, Mediatama Saptakarya, Jakarta.

2. Perundang-Undangan/Perpres/Keputusan Menteri Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2016 Tentang Penetapan standar kompetensi kerja nasional Indonesia dengan kategori jasa profesional, ilmiah dan teknis golongan pokok jasa profesional, ilmiah dan teknis lainnya bidang pengadaan barang/jasa. Peraturan Presiden Nomor. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah beserta Perubahannya. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2014 Tentang Perdagangan. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2014 Tentang Perindustrian.




Kode Modul M.749020.019.02

3. Bahan Lainnya Bahan-Bahan Pelatihan ISP3, Australian AID dan LKPP Jakarta. Pedoman Penyelenggaraan Kontrak Konstruksi Kementrian PU, 2004.




Kode Modul M.749020.019.02

GLOSSARY Business to business contract

Kontrak pihak penyedia barang/jasa swasta dengan pihak penyedia barang/jasa swasta

Commencement of Work Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) Contract Dispute

Sengketa kontrak

Contract Price

Harga kontrak

Dispute Review Boards

Majelis Penyelesaian Sengketa sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Final Hand Over (FHO)

proses serah terima kedua pekerjaan dari Penyedia Barang/Jasa kepada Pemilik/Pengguna atas penyelesaian masa pemeliharaan sesuai kontrak kerja. Dalam kontrak Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tim yang menangani FHO disebut dengan Panitia PHO/FHO atau Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP). Sedangkan untuk pengadaan barang atau pengadaan jasa lainnya serta jasa konsultansi proses FHO tidak selalu ada kecuali jika diatur dalam kontrak sesuai dengan kesepakatan para pihak.

Government to business contract

Kontrak atau perjanjian antara organisasi Pemerintah dengan pihak swasta penyedia barang/ jasa

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

suatu perkiraan harga kepemilikan barang/jasa yang dibutuhkan melalui proses pengadaan dan disusun oleh Pemilik/Pengguna melalui perhitungan atau kalkulasi secara keahlian berdasarkan data yang dapat dipertanggung jawabkan. Dalam pekerjaan konstruksi dan jasa konsultan konstruksi juga disebut sebagai Owner Estimated (OE) Hasil akhir perhitungan HPS/OE adalah harga yang wajar sesuai ko ndisi pasar dan tidak berindikasi dengan hasil perhitungan yang melebihi harga dari yang berlaku di pasar (markup ).

Joint Check

Kegiatan pemeriksaan lapangan bersama sebelum serah terima lokasi pekerjaan; nama lain dari mutual check

Joint inspection

Pemeriksaan pekerjaan secara bersama-sama

Keadaan kahar

Force majeure. Keadaan terjadi di luar kehendak Para Pihak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya sehingga menyebabkan kewajiban kontrak tidak dapat dipenuhi.

Kontrak atau perjanjian

kesepakatan antara dua pihak atau lebih yang berisi prestasi; meliputi hak dan kewajiban. Dalam modul ini kontrak bersifat komersial k arena ada sesuatu yang dinilai dengan uang dan jumlah yang diikat m enjadi bagian substansial. Ikatan kontrak yang dibiayai dari anggaran Pemerintah dengan Penyedia Barang/Jasa, ditanda tangani oleh PA/KPA/PPK dengan pihak Penyedia Barang/Jasa (Government to Business Contract ). Ikatan kontrak yang dibiayai dari anggaran institusi selain Pemerintah (non




Kode Modul M.749020.019.02

APBN/non APBD) dengan Penyedia Barang/Jasa, ditanda tangani oleh Direksi/Direktur/Pimpinan Perusahaan/Kepala dengan pihak Penyedia Barang/Jasa (Business to Business Contract ). Maintenance Period

Ketentuan tentang berlakunya masa pemeliharaan, hal ini ada di dalam proses identifikasi titik kritis SSKK

Manajemen Penanggungjawab Institusi

pejabat yang diberi kewenangan sebagai penanggungjawab pada institusi yang dipimpinnya. Dalam hal kontrak yang dibiayai dari anggaran Pemerintah (APBN/APBD) atau sumber biaya yang sejenis maka Manajemen Penanggungjawab Institusi adalah Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). Sedangkan untuk kontrak yang dibiayai oleh institusi selain Pemerintah (non APBN/non APBD) baik anggaran BUMN/BUMD/Swasta, maka Manajemen Penanggungjawab Institusi adalah Direksi/Direktur/Pimpinan Perusahaan/Kepala yang diberi kewenangan dalam menggunakan anggaran.

Markup

Hasil perhitungan yang melebihi harga yang berlaku di pasar

Mutual Check

Kegiatan pemeriksaan lapangan bersama sebelum serah terima lokasi pekerjaan

Notice to Proceed

Surat dari pemilik atau principal kepada kontraktor yang menyebutkan tanggal dimana kontraktor dapat memulai pekerjaan sesuai dengan spesifikasi dan kondisi pada kontrak.

Owner Estimated (OE)

adalah suatu perkiraan harga kepemilikan barang/jasa yang dibutuhkan melalui proses pengadaan dan disusun oleh Pemilik/Pengguna melalui perhitungan atau kalkulasi secara keahlian berdasarkan data yang dapat dipertanggung jawabkan sehingga hasil akhir perhitungan HPS/OE adalah harga yang wajar sesuai kondisi pasar dan tidak berindikasi dengan hasil perhitungan yang melebihkan harga dari yang berlaku di pasar (markup ).

Pemilik/Pengguna

pejabat yang diberi kewenangan memiliki atau menggunakan barang/jasa hasil pelaksanaan kontrak dan sekaligus bertanggung jawab untuk menandatangani kontrak mewakili perusahaan/institusi. Untuk kontrak yang dibiayai dari anggaran Pemerintah (APBN/APBD) atau sumber biaya yang sejenis maka Pemilik/Pengguna adalah disebut Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Sedang untuk kontrak yang dibiayai oleh institusi selain P emerintah (non APBN/non APBD) baik anggaran BUMN/BUMD/Swasta maka Pemilik/Pengguna adalah pejabat yang ditunjuk oleh Direksi/Direktur/Pimpinan Perusahaan/Kepala yang diberi kewenangan untuk menandatangani kontrak mewakili perusahaan/institusi.

Penyedia Barang/Jasa

badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Jasa meliputi penyediaan barang, penyediaan pekerjaan konstruksi, penyediaan jasa konsultansi atau penyediaan jasa lainnya.

Pre Construction Meeting rapat bersama yang harus dilaksanakan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari (PCM) kalender setelah diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) atau Commencement of Work (COW) oleh Pemilik/Pengguna dengan pihak Penyedia Barang/Jasa (khusus untuk pengadaan pekerjaan konstruksi/jasa Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

konsultansi konstruksi). Hal ini bertujuan untuk penyamaan persepsi tentang semua ketentuan ketentuan kontrak, di dalam PCM hal pokok yang dibahas adalah program mutu yang terdiri dari : informasi mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan, ➢ organisasi kerja Penyedia, ➢ jadwal pelaksanaan pekerjaan, ➢ tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan, ➢ prosedur instruksi kerja, ➢ jadwal pengadaan bahan, ➢ mobilisasi alat dan tenaga, ➢ penyusunan rencana ➢ pelaksanaan pemeriksaan lokasi pekerjaan. ➢ Pemilik/Pengguna dapat mengundang semua unsur yang terlibat dalam organisasi kerja misalnya konsultan perencana, konsultan pengawas, sub Penyedia spesialis, pengawas lapangan, tim teknis, PPHP dan pihak lain yang dianggap penting.

Provisional Hand Over (PHO)

proses serah terima pertama pekerjaan dari Penyedia Barang/Jasa kepada Pemilik/Pengguna atas penyelesaian pekerjaan yang telah mencapai 100% sesuai kontrak kerja. Dalam kontrak Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tim yang menangani PHO disebut dengan Panitia PHO/FHO atau Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).

Quality Assurance Engineer (QAE)

penjaminan mutu secara teknis yang dalam penerapannya dilakukan melalui manajemen QAE yang menjadi sebuah lingkup pekerjaan yang menetapkan langkah demi langkah melaksanakan kontrak, untuk menghasilkan pekerjaan yang memiliki kepastian mutu. Kepastian mutu tersebut memiliki sasaran minimal yaitu sesuai ketentuan kontrak mencakup tahapan administrasi kontrak, administrasi pelaksanaan, administrasi pengelolaan dan pengendalian pelaksanaan. Tim QAE selalu dipimpin oleh engineer

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (RPP)

Risk Sharing

rapat bersama yang harus dilaksanakan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) atau Notice to Proceed (NTP) oleh Pemilik/Pengguna dengan pihak Penyedia Barang/Jasa (khusus untuk pengadaan barang/jasa lainnya/jasa konsultansi non konstruksi) yang bertujuan untuk penyamaan persepsi tentang semua ketentuan-ketentuan kontrak, di dalam RPP hal pokok yang dibahas adalah program mutu, organisasi kerja, tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan, penyusunan rencana dan pelaksanaan pemeriksaan l okasi pekerjaan (apabila ada) serta rincian pengiriman dan rencana pabrikasi barang/jasa lainnya. Apabila barang/jasa lainnya yang akan diadakan memerlukan program mutu, pemilik/pengguna dapat mengundang semua unsur yang terlibat dalam organisasi kerja misalnya konsultan perencana, konsultan pengawas, sub Penyedia spesialis, pengawas lapangan, tim teknis, PPHP dan pihak lain yang dianggap penting. Resiko yang ditransfer, hal ini adalah salah satu o psi dalam hal jenis-jenis perlakuan resiko.




Kode Modul M.749020.019.02

Show Cause Meeting

Rapat Pembuktian yang dilakukan sebagai proses mengatasi keterlambatan apabila terjadi kontrak kritis

Special Condition of Contract

Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK)

Test Case

Uji coba dalam Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting /SCM)

Time Based

Waktu merupakan tolak ukur/ menjadi dasar dalam aspek yang dikaji.

Warranty Certificate

Masa berlaku sertifikat garansi, hal ini ada di dalam ketentuan proses identifikasi titik kritis SSKK

Work Breakdown structure

suatu daftar yang bersifat top down dan secara hierarki m enerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan dengannya.




Kode Modul M.749020.019.02

INDEX

A

I

ADR · 53 Alternative Dispute Resolution · 53 amandemen penutup · 51

INCO · 5, 58 Incoterm · 58 inkracht van gewijsde · 53 Instrumen Dokumentasi · 3, 92

B K Bar Chart Schedule · 5, 20 Bottleneck (Khusus) · 76

Keadaan Kahar · 48, 50 Kuadran SPM · 6, 77 KUHP pasal 78 memuat · 17

C CFR (Cost and Freight ) · 59 CIF (Cost, Insurance and Freight ) · 59 CIP (Carriage dan asuransi dibayarkan kepada…) · 59 Commencement of Work (COW) · 100 commissioning · 56, 58, 75, 82, 88 contract dispute · 13, 52 counterparty · 71 CPM (Critical Path Method) · 5, 22 CPT (Carriage dibayarkan kepada….) · 59 Critical (Kritikal) · 77 Critical Line · 5, 41 Curva S Schedule · 5, 20

L

D

N

DAF (Delivered at Frontier ) · 59 DDP (Delivered Duty Paid ) · 60 DDU (Delivered Duty Unpaid ) · 60 DED · 35, 63 DEQ (Delivered Ex Quay ) · 60 DES (Delivered Ex Ship ) · 59 Dispute Review Boards · 96

Network Planning (NWP) · 5, 21 Notice to Proceed (NTP) · 101 NWP · 5, 19, 20, 21, 41

F FAS (Free Alongside Ship ) · 58 FCA (Free Carrier ) · 58 Final Hand Over (FHO) · 19 FOB (Free On Board ) · 59 forecasting · 82

H

Leverage (Umum) · 76 lumpsum · 51

M maintenance period · 17 Mekanisme Dokumentasi · 3, 92 mitigasi risiko · 69 Mutual Check · 2, 32, 34, 35

P Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP). · 15, 99, 101 PBJ · 2, 7, 10, 54 PDCA · 5, 30 PDM (Precedence Diagram Method) · 5, 23, 24 Pekerjaan yang Bersifat Strategis · 2, 43 Pengelolaan Kontrak · 2, 3, 7, 8, 36, 65, 92 Pengendalian Kontrak · 8 Penjadwalan Network Planning · 5, 21 penyimpangan prosedur · 51 PHO · 19, 99, 101, 107 PPHP · 15, 49, 50, 99, 100, 101 Pre Construction Meeting (PCM) · 4

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) · 82

Q QAE · 18, 54, 101 Quality Assurance Engineer (QAE) · 18 Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



R Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (RPP) · 18 Rencana Keselamatan dan Kesehatan Kerja · 15 Rencana Mutu Kontrak · 34 Rencana Mutu Proyek (RMP) · 33 rentention of money · 16 Request · 19, 24, 25, 26 Request of work (ijin kerja) · 19 resiko murni · 67 Risiko Biaya · 3, 6, 81, 85 Risiko Dinamis · 67 Risiko fundamental · 67 Risiko Jadwal · 3, 6, 75, 80 Risiko khusus · 67 Risiko Kualitas · 3, 5, 6, 87, 90 Risiko spekulatif · 67 RK3 · 15 RMK · 34 RMP · 33, 34 Routine (Rutin) · 76 RPP · 5, 14, 18, 45, 101, 111, 112, 113

Kode Modul M.749020.019.02

SSKK · 11, 12, 16, 17, 43, 49, 64, 65 SSUK · 11, 13, 14, 43 Supply Positioning Model (SPM) · 5, 75, 76, 79 Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) · 45, 100, 101 Syarat-Syarat Khusus Kontrak · 2, 11, 13, 16, 43, 64 Syarat-Syarat Umum Kontrak · 2, 11, 13, 14, 16, 43, 64

T Tanggung gugat · 65 time based · 63, 65 Time bound · 75

U under specification · 87

V Vektor Diagram · 5

S W Sengketa Kontrak · 2, 51 Show Cause Meeting (SCM) · 4 Siklus OHSAS · 5, 31 Sistem Manajemen Mutu (SMM) · 32 SMART · 74

warranty certificate · 17 WBS · 5, 19, 22, 23 Work Breakdown Structure (WBS) · 5, 22, 23




Kode Modul M.749020.019.02

LAMPIRAN 1. Contoh Berita Acara SCM Untuk Kontrak Pemerintah SIMBOL

PEMERINTAH .................................... [ SKPD/SATKER] ................................................. [alamat SKPD/SATKER] ……………………………..

SATUAN KERJA

BERITA ACARA

SHOW CAUSE MEETING (SCM)

NOMOR

: PW.03.01/BA/Br /

Tanggal

: 19 Juli 2011

------------------------------------------[nama pekerjaan)

NOMOR KONTRAK TANGGAL KONTRAK NILAI KONTRAK SUMBER DANA TAHUN ANGGARAN

: KU.08.08/PJNW-II/01/APBN/2011 : 28 Maret 2011 : Rp. 20.525.096.000,: APBN Murni. : 2011

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK) (____________________Nama Pekerjaan___________________)

PELAKSANA :

PT. ARKINDO KONSULTAN SUPERVISI:




Kode Modul M.749020.019.02

BERITA ACARA RAPAT PEMBUKTIAN KETERLAMBATAN ( SHOW CAUSE MEETING )

.................................... [SKPD/SATKER] ................................................. [alamat SKPD/satker] .................................... [Paket Pekerjaan] NOMOR : PW.03.01/BA/Br/

KONTRAK PAKET : PENINGKATAN KAPASITAS JALAN BATAS KOTA TAPAKTUAN - BAKONGAN (BATU HITAM) NO. PAKET : WIL. II - 12 A PPK : Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)-12 (Batas Kota Tapaktuan – Bakongan) PENYEDIA BARANG/JASA JASA : PT. ARKINDO KONSULTAN : PT. ANUGERAH KRIDAPRADANA TANGGAL : 19 Juli 2011 Pada hari ini ................... tanggal.................. bulan ..............i tahun ................, telah dilakukan Tim Rapat Pembuktian Keterlambatan (Show Cause Meeting) .................... atas keterlambatan paket ...................Nomor Paket : .................Kontrak Nomor : ...............tanggal ………………… 28 Maret 2011.

Bertempat di :.......................Waktu : ................................ Jam 13. 30 Wib s/d Selesai

I. RAPAT DIHADIRI OLEH : 1. 2. 3. 4. 5. II. PENJELASAN UMUM Rapat dibuka oleh ..............................................dengan penjelasan sebagai berikut : 1. Data Kontrak : 1. Nama Paket 2. Nomor Paket 3. Nomor Kontrak 4. Tanggal Kontrak 5. Nilai Kontrak 6. Sumber Dana

: : : : : :

Wil. II – 12 A KU.08.08/PJNW-II/01/APBN/2011 28 Maret 2011 Rp. 20.525.096.000,-




7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Tanggal SPMK Waktu Kontrak Awal Waktu Pemeliharaan Serah Terima Pertama (PHO) Serah Terima Terakhir (FHO) Kontraktor Konsultan Waktu yang Telah Terpakai Sisa Waktu Pelaksanaan

Kode Modul M.749020.019.02

: : 240 Hari Kalender (4 April - 29 November 2011) : 180 Hari Kalender (30 November 2011 s.d 27 Mei 2012) : 29 November 2011 : 27 Juni 2012 : PT. ARKINDO : PT. ANUGERAH KRIDAPRADANA : 108 Hari Kalender (= 42 % dari Waktu Pelaksanaan) : 132 Hari Kalender (= 52 % dari Waktu Pelaksanaan)

2. Data Teknik: 1. 2. 3.

…………….. …………….. .....................

. III. TUJUAN RAPAT Membahas keterlambatan pelaksanaan pekerjaan paket ............................ status sampai minggu ke .............................. atau berdasarkan laporan tanggal................................., dimana realisasi fisik sebesar ......................% dari rencana sebesar ................%. sehingga terjadi deviasi minus (-) sebesar .................%32 IV. DASAR RAPAT 1. 2. 3. 4. 5.

Surat Perjanjian Kontrak Nomor : ...............K tanggal .................. 28 Maret 2011 Dokumen Kontrak terdiri dari...................katan Kapasitas Ruas Jalan BataPaket : WIL. II - 12 A Undangan Rapat dari …….I Nomor ………… tanggal………….. Surat Peringatan Keterlambatan Nomor……tanggal……… …………………………………… 14 Juli 2011.

V. PERMASALAHAN DAN FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN : Sebab-sebab terjadinya keterlambatan secara umum adalah sebagai berikut: 1. …………………… 2. …………………… 3. …………………… 4. …………………… Dari permasalahan tersebut di atas, menyebabkan terjadinya keterlambatan pekerjaan hingga minggu ke ……………. Bulan……………….dengan deviasi minus ( -) 32,777 % sebagaimana tersebut di atas, dan hasil progres yang telah dicapai hingga saat ini selengkapnya sebagaimana tercantum dalam Laporan Mingguan (hasil pekerjaan yang telah dicapai) terlampir.




Kode Modul M.749020.019.02

VI. PEMBAHASAN Rapat Show Cause Meeting ini diadakan sebagai tindak lanjut dari hasil monitoring ………….. pada dan ……………………perihal Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan Paket Peningkatan Kapasitas dimana Pihak Penyedia Barang/Jasa Jasa belum dapat melaksanakan seluruh pekerjaan secara optimal sesuai dengan rencana Schedule Pelaksanaan. 1. Kepala ....................(Pemimpin Rapat) - Menyampaikan bahwa keterlambatan masuk kategori ‘kritis’, dan Show Cause Meeting ini merupakan yang ke dua kalinya setelah satu kali Show Cause Meeting sebelumnya test case gagal dicapai. Kondisi seperti ini tidak dinginkan dan bila mana Show Cause Meeting ke dua ini gagal maka selanjutnya akan ditempuh pilihan Three Parties Agreement (diserahkan pelaksanaannya kepada pihak ketiga) atau Pemutusan Kontrak; - Kepada Kontraktor akan diberikan test case selama 30 hari untuk program percepatan guna perbaikan kemajuan pelaksanaan pekerjaan. Selanjutnya diminta kepada Kontraktor untuk menjelaskan hasil pelaksanaan yang telah dicapai dan kendala-kendala yang dihadapi serta program kerja kedepan; - Kepada Site Engineer PT. ABC diminta untuk menanggapi dan evaluasi setiap permasalahan yang berhubungan dan pengaruh terhadap kinerja kontraktor di lapangan, dan sekaligus disertakan saran – saran / rekomendasi terhadap pelaksanaan di lapangan dan percepatan pekerjaan. - Kepada masing-masing pihak diminta laporan dari setiap permasalahan yang muncul untuk dibahas secara tuntas.

2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) - Melaporkan hasil pelaksanaan pekerjaan yang telah dicapai oleh Kontraktor Pelaksana PT. DEF berdasarkan hasil laporan kemajuan pekerjaan per tanggal 18 Juli 2011 dimana rencana sebesar 40,201 % sedangkan realisasi sebesar 7,424 % sehingga keterlambatan pelaksanaan pekerjaan telah mencapai – 32,777 %; - 2 unit Dump Truck. -

.

3. Kontraktor Pelaksana (Penyedia Barang/Jasa Jasa) PT. DEF Menjelaskan hasil pelaksanaan yang telah dicapai, dan kendala - kendala yang dihadapi selama pelaksanaan serta program kerjanya sebagai berikut : - Breaker type 330 BL sebanyak 1 unit paling lambat tanggal 21 juli 2011; Alat Vibro sebanyak 1 unit paling lambat tanggal 25 Juli 2011, I unit Loader dan Stone Cruser tanggal Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



VII. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kode Modul M.749020.019.02

DATA/DOKUMEN TEST CASE YANG DILAMPIRAKAN Jadwal test case sesuai barchart untuk masa .......minggu Program penambahan tenaga kerja Program pendatangan alat tambahan dan percepatan stock bahan konstruksi fabrikasi Program pendatangan alat tambahan dan percepatan stock bahan bangunan Dll yang disepakati Surat pernyataan untuk bersedia diputus kontrak apabila gagal test case ke............ (bila diperlukan)

VIII. KESIMPULAN Dari hasil pembahasan terhadap pelaksanaan Show Cause Meeting Paket Pekerjaan XYZ, peserta rapat berkesimpulan dan menyarankan beberapa hal untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang lebih optimal dan demi kemajuan pelaksanaan pekerjaan, adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Nama tempat, tanggal seperti tersebut di atas Kontraktor Pelaksana PT/CV PT. ARKINDO

Hendra Hendarmulya, ST General Superintendent/Project Manager

Pejabat Pembuat Komitmen (Batas Kota Tapaktuan – Bakongan)

yauqi Kamal, ST. MT. NIP. 110 053 932

Konsultan Pengawas PT……

(…………………………….)


Panitia Pemeriksa/Penerima Hasil

(…………………………………..)



Kode Modul M.749020.019.02

Mengetahui : Kepala Satuan Kerja Pelaksanaan Jalan Nasional Wilayah II Provinsi Aceh Ir. M. Hilal, MT NIP. 19660815 199703 1 002




Kode Modul M.749020.019.02

2. Contoh Berita Acara PCM Untuk Kontrak Pemerintah Simbol Pemerintah

PEMERINTAH KABUPATEN/KOTA……………. .................................... [SKPD] .................................................. [alamat satker]

BERITA ACARA PRE CONSTRUCTION MEETING/RAPAT PELAKSANAAN KONTRAK *) Nomor : ………………………. Dasar dalam Pre Construction Meting/Rapat Pra Pelaksanaan : 1. ……………………………………. 2. …………………………………… 3. …………………………………… Pada

hari

ini,

…………………

tanggal,

…………………,

berdasarkan

Surat Undangan

dari PPK …………………Nomor …………………, telah diadakan Pra Persiapan Pelaksanaan (Pre Construction Meeting)/RPP*)

antara PPK pada ……………… dengan Penyedia

Barang/Jasa Jasa yang ditetapkan sebagai ……………………………dengan proses rapat sebagai berikut : A. HADIR DALAM RAPAT : 1. …………………………. 2. ………………………… 3. ………………………….. B. POKOK PEMBAHASAN : 1. …………………….. 2. …………………….. C. TANGGAPAN : 1. ……………….. 2. ……………….. D. KEPUTUSAN PPK : 1. ……………………… 2. …………………….. 3. …………………….. E. KESEPAKATAN : Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

1. ………………………….. 2. ……………………………… Rapat PCM/RPP dinyatakan selesai/dischors*) dan diilanjutakan lagi pada hari………. Tanggal……..sesuai kesepakatan bersama dengan ketentuan semua pihak telah menyiapkan seluruh dokumen-dokumen yang telah disempurnakan sesuai hasil pembahasan dalam rapat seperti tersebut diatas. Demikian Berita Acara ini dibuat digunakan sebagaiman mestinya.

Penyedia Barang/Jasa Jasa,

Pejabat Pembuat Komtmen

PT/CV,...........................

(.................................................)

(.........................................) NIP

*) Pilih sesuai kondisi




Kode Modul M.749020.019.02

PEMERINTAH KABUPATEN/KOTA………….. .................................... [SKPD] ............................................... [alamat satker]

DAFTAR SIMAK PELAKSANAAN PRE CONSTRUCTION MEETING/RPP*)

Nama Kegiatan

:_____________________

Nama Pekerjaan

:_____________________

Nilai Pekerjaan

:_____________________

Nama Penyedia Barang/Jasa Jasa Tahun Anggaran

:_____________________

:_____________________

NO

URAIAN

1

Penjelasan umum oleh PPKom.

2

Penjelasan Struktur Organisasi Kegiatan

3

Penjelasan materi pembahasan.

4

Penjelasan tugas dan tanggungjawab

5

Penjelasan Administrasi Proyek

6

PEMENUHAN PERSYARATAN SUDAH

BELUM

ACUAN

Penjelasan Struktur Organisasi Penyedia Barang/Jasa Jasa

7

Penjelasan Rencana Mobilisasi.

8

Penjelasan Rencana Kerja/Jadual Pelaksanaan

9

Penjelasan Metode Pelaksanaan Penjelasan Rencana Pengendalian Program Mutu

10

oleh Konsultan, Penyedia Barang/Jasa Jasa dan PPKom.

11 12

Penjelasan rencana bagian pekerjaan yang akan di sub kontrakkan Penjelasan Struktur Organisasi Konsultan




NO

13

14

PEMENUHAN PERSYARATAN SUDAH BELUM ACUAN

URAIAN Penjelasan Penjelasan tugas tug as dan tanggungjawab personil konsultan Penjelasan Penjelasan sistem pelaporan dan format- format laporan

15

Kesimpulan Rapat

16

Penyusunan Berita Acara rapat

17

Pengesahan Berita Acara rapat

18

Penjelasan asuransi

19

Pengaturan lalu lintas (bila ada)

20

Penjelasan Penjelasan K3

21

Penjelasan Penjelasan Lingkungan Hidup dan sosial.

22

Rapat Keterlambatan Keterlambatan atau SCM oleh PPK

23

Kode Modul M.749020.019.02

Perpanjangan waktu pelaksanaan dan peristiwa kompensasi

24

Pemutusan kontrak sepihak oleh PPK

25

Denda keterlambatan keterlambatan

26

Klaim kontrak

Kota…………………………………

Calon Penyedia Barang/Jasa Jasa,

Pejabat Pembuat Komtmen

PT/CV,...........................

(............................. (.......................................... ....................) .......)

(............................. (.........................................) ............) NIP




Kode Modul M.749020.019.02

CONTOH Dokumentasi Rencana Pengelolaan Kontrak Nama : Pengguna Akhir Nama : PPK Nama Kontrak : Sinopsis : Disiapkan oleh : < Penulis> Pe nulis> Disahkan oleh : < Nama/Jabatan>

DAFTAR ISI 1. Gambaran Umum a. Maksud dan Tujuan Dokumen.................................................................. b. Dokumen Pendukung................................................................................ c. Pemeliharaan Dokumen Rencana Pengelolaan Kontrak......................... 2. Ruang Lingkup Kontrak Pengadaan Barang/Jasa ............................................... a. Tujuan Pemilik Pekerjaan............................. P ekerjaan....................................................................... .......................................... b. Kriteria sukses......................................................................................... sukses......................................................................................... c. Definisi dari Ruang Lingkup Kontrak Pengadaan Barang/Jasa .............. 3. Metode Pengelolaan Kontrak.................................. Kontrak............................................................................. ........................................... a. Proses Kontrak Pengadaan P engadaan Barang/Jasa................................................. Barang/Jasa................................................. b. Proses Pengelolaan Kontrak..................................................................... c. Organisasi Pengelolaan Kontrak............................... Kontrak.............................................................. ............................... 4. Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup................................................................ a. Rencana Pekerjaan................................................................................. b. Work Breakdowns Structure (WBS) ........................................................ ........................................................ c. Sumberdaya manusia, bahan dan alat........................................... alat..................................................... .......... 5. Rencana Pengelolaan Jadwal................................................................................ Judul Modul: Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan B/J Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



Kode Modul M.749020.019.02

a. Skedule Pelaksanaan Kontrak.............. K ontrak.................................................................. .................................................... b. Pengawasan dan Pengendalian Skedule Pelaksanaan Kontrak............... 6. Rencana Pengelolaan Biaya.................................................................................. a. Rencana Biaya Anggaran Pelaksanaan P elaksanaan Kontrak....................................... Kontrak....................................... b. Pengawasan dan Pengendalian Biaya Selama Pelaksanaan Kontrak...... 7. Rencana Pengelolaan Kualitas............................................................................ a. Dokumen Rencana Kualitas................................................ Kualitas..................................................................... ..................... b. Pelaksanaan Pejmaninan Kualitas (Quality Assurance)........................... c. Pelaksanaan Pengendalian Kualitas (Quality ( Quality Control)............................. Control)............................. 8. Rencana Pengelolaan Risiko............................................................................... a. Identifikasi Risiko, Analisa Risiko Risiko kualitatif & kuantititatif kuantititatif dan Evaluasi Risiko ............................................................................................................................ b. Penanganan Risiko............................. Risiko........................................................................................... .............................................................. c. Pengawasan dan Pengendalian Risiko............................................................ 9. Rencana Komunikasi........................... Komunikasi.................................................................................................... ......................................................................... a. Daftar Para Pihak dalam pelaksanaan Kontrak............................................. b. Metode dan Distribusi informasi pelaksanaan kontrak................................. 10. Rencana Pengawasan dan Pengendalian .................................................................. a. Pengawasn dan Pengendalian terintegrasi dari lingkup, jadwal dan biaya ... b. Metode Perubahan dan Pengesahan tambahan Kontrak............................... 11. Indikator Penerimaan................................................................................................. a. Indikator Kinerja............................................... K inerja............................................................................................ ............................................. b. Indikator penerimaan pelaksanaan Kontrak.................................................. c. Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa ..............................................

12. Penutup.................................................................................................................... 13. Referensi...................................................................................................................




Kode Modul M.749020.019.02

Contoh Dokumentasi Rencana Pengelolaan Kontrak 1. Gambaran Umum a. Maksud dan Tujuan Dokumen Menjelaskan maksud dan tujuan dari dokumen rencana pengelolaan kontrak. Sebagai contoh, dokumen dimaksudkan sebagai langkah awal rencana pengelolaan kontrak, atau final rencan pengelolaan kontrak. Dapat dijelaskan juga tentang fase-fase kontrak. b. Dokumen Pendukung Deskripsikan apa saja dokumen terkait dengan dokumen yang anda buat ini. c. Pemeliharaan Dokumen Rencana Pengelolaan Kontrak Deskripsikan bagaimana dokumen ini akan dimuktahirkan . Bagaimana proses pemuktahiran dan siapa saja yang berhak melakukan dan mengesahkan. Serta distribusi yang diperlukan

2. Ruang Lingkup Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Bagian ini menjelaskan secara detil tentang apa definisi pekerjaan atau pemasokan yang akan dilakukan terkait dengan tujuan dari pemilik pekerjaan yang perlu dilakukan penyedia a. Tujuan Pemilik Pekerjaan Jelaskan apa tujuan dari pemilik pekerjaan dan tentang apa ruang lingkup dari kontrak. Mengapa kontrak perlu dilakukan dan seberapa penting bagi pemilik pekerjaan Apa kaitan kontrak dengan aktifitas organisasi pemilik pekerjaan sekarang. b. Kriteria sukses Apa indikator sukses yang harus dicapai dan bagaimana pemilik pekerjaan akan melakukan pengukuran terhadap hasil yang dilakukan oleh penyedia. c. Definisi dari Ruang Lingkup Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Definisikan dengan jelas tentang ruang lingkup pengadaan barang /jasa yang akan dipasok oleh penyedia untuk memenuhi maksud dan tujuan serta mencapai sukses yang diharapkan oleh pemilik pekerjaan




Kode Modul M.749020.019.02

3. Metode Pengelolaan Kontrak a. Proses Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Menjelaskan secara keseluruhan tentang proses pengadaan barang/jasa yang harus dilakukan untuk memenuhi permintaan dari pembeli/pemilik pekerjaan. b. Proses Pengelolaan Kontrak Sebagai bagian dari pengadaan, Menjelaskan bagaimana proses pengelolaan kontrak antara pemilik pekerjaan dan penyedia akan dilakukan

c. Organisasi Pengelolaan Kontrak Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan kontrak dan bagaimana hirarki susunan anggota dalam organisasi.

4. Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup Kontrak a. Rencana Pekerjaan Menjelaskan tentang pekerjaan-pekerjaan atau aktifitas utama yang terdapat dalam kontrak. b. Work Breakdowns Structure (WBS) Pekerjaan-pekerjaan utama kemudian dibuat dalam bentuk paket-paket dan dijabarkan dalam struktur seperti diagram organisasi y ang memungkinkan untuk membuat satu paket dipecah menjadi bagian yang lebih kecil c. Sumberdaya manusia, bahan dan alat Menjelaskan apa saja sumberdaya manusia, bahan dan perlatan yang diperlukan untuk menyelesaikan ruang lingkup pekerjaan.

5. Rencana Pengelolaan Jadwal a. Skedule Pelaksanaan Kontrak Skedule pelaksanaan kontrak disusun dengan cermat setelah mendefinisikan tiap aktifitas pekerjaan, mengurutkan setiap aktifitias, memperkirakan sumberdaya dan memperkirakan durasi setiap pekerjaan. Bentuk skedule pelaksanaan dapat berupa metode jalur lintasan kritis (Critical Path Method) atau bar chart

b.

Pengawasan dan Pengendalian Skedule Pelaksanaan Kontrak Menjelaskan bagaiman skedule yang sudah dibuat akan dikendalikan dan pengawasan yang perlu dilakukan untuk menjaga skedule sesuai dengan rencana




Kode Modul M.749020.019.02

6. Rencana Pengelolaan Biaya a. Rencana Biaya Anggaran Pelaksanaan Kontrak Berdasarkan aktifitas tiap pekerjaan, biatya diestimasi. Kemudian, biaya biaya seluruh aktifitas dijumlahkan, maka akan dihasilkan anggaran dari keseluruhan pelaksanaan kontrak b. Pengawasan dan Pengendalian Biaya Selama Pelaksanaan Kontrak Menjelaskan bagaiman biaya akan dikendalikan dan diawasi dalam pelaksanaan kontrak. Dengan melakukan pengukuran antara aktual biaya dan rencana biaya. Berapa besar variasi antara aktual dengan re ncana. Melakukan evaluasi apakah terjadi kekurangan atau kelebihan antara rencana dan aktual. Menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.

7. Rencana Pengelolaan Kualitas a. Dokumen Rencana Kualitas Menjelaskan tentang standar dan apa rencana yang akan dilakukan untuk mengelola kualitas. Rencana pengelolaan kualitas memuat : standar praktis yang akan diberlakukan untuk pengelolaan kontrak, siapa yang akan terlibat, pertemuan untuk membahas kualitas, laporan yang diperlukan dan ukuran yang akan digunakan. b. Pelaksanaan Penjaminan Kualitas (Quality Assurance) Menjelaskan bagaimana penjaminan kualitas akan dilakukan. Apakah pengelolaan kontrak telah mengikuti prosedur yang direncanakan dan apa saja tindakan yang diperlukan untuk melakukan peningkatan cara kerja dalam pengelolaan kontrak.

c. Pelaksanaan Pengendalian Kualitas (Quality Control) Menjelaskan proses bagaimana pengukuran terhadap kualitas dari hasil pekerjaan/pemasokan barang dalam pelaksanaan kontrak akan dilakukan. Pengendalian kualitas lebih menekankan kepada pengukuran produk atau jasa yang diserahkan oleh penyedia, apakah sudah memenuhi standar sesuai dengan yang ditetapkan dalam rencana kualitas.

8. Rencana Pengelolaan Risiko a. Identifikasi Risiko, Analisa Risiko kualitatif & kuantititatif dan Evaluasi Risiko Menjelaskan proses asesmen yang dilakukan terhadap rencana pengelolaan kontrak, meliputi : identifikasi risiko (metode apa yang dipakai), analisa kualitatif (menentukan tingkat risiko tinggi, sedang, rendah dan kemungkinan terjadinya). Menganalisa secara kuantitatif risiko dengan metode nilai moneter yang




Kode Modul M.749020.019.02

diharapkan (expected monetary value) atau pohon keputusan dan lain-lain. Mengevaluasi risiko berdasarkan rangkingnya . b. Penanganan Risiko Berdasarkan evaluasi risiko, kemudian diputuskan penanganan risiko yang diambil seperti : menghindar, memindahkan, membagi dan menerima. c. Pengawasan dan Pengendalian Risiko Membuat rencana Pengawasan dan Pengendalian risiko yang akan dilakukan secara terus menerus. Secara berkala melakukan pemutakhiran terhadap laporan status risiko. Menutup risiko yang sudah tidak aktif lagi.

9. Rencana Komunikasi a. Daftar Para Pihak dalam pelaksanaan Kontrak Membuat daftar para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kontrak baik yang mempunyai dampak dan pengaruh yang signifikan sampai dengan terendah. Mengelola ekpektasi dari semua pihak dan berusaha memuaskan kebutuhannya. b. Metode dan Distribusi informasi pelaksanaan kontrak Metode dan distribusi Informasi pelaksanaan kontrak direncanakan. Apa saja jenis informasi yang harus didistribusikan dan kepada siapa saja serta seber apa tinggi frekuensinya.

10. Rencana Pengawasan dan Pengendalian a. Pengawasn dan Pengendalian terintegrasi dari lingkup, jadwal dan biaya Menjelaskan rencana pengawasan dan pengendalian secara terintegrasi dari lingkup, jadwal dan biaya. Sehingga dapat diketahui kemajuan pelaksanaan kontrak setiap saat. Laporan dapat diberikan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. b. Metode Perubahan dan Pengesahan tambahan Kontrak Menjelaskan mekanisme apabila terjadi perubahan yang harus dilakukan terhadap kontrak. Membuat suatu pengaturan bagaimana perubahan dapat dilakukan melalui pengesahan sehingga tidak terjadi kesalahpahaman diantara pihak-pihak yang melakukan kontrak yang dapat menyebabkan kegagalan kontrak.




Kode Modul M.749020.019.02

11. Indikator Penerimaan a. Indikator Kinerja Menjelaskan bagaimana mekanisme pengukuran kinerja akan dan juga intrumen yang akan digunakan. Sehingga pihak-pihak yang melakukan kontrak dapat mencapai hasil yang diinginkan dalam pelaksanaan kontrak b. Indikator penerimaan pelaksanaan Kontrak Indikator penerimaan pelaksanaan kontrak dijelaskan secara terperinci baik yang berupa pekerjaan,barang atau kinerja produk yang diharapkan. c. Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa Menjelaskan bagaimana mekanisme penerimaan hasil pengadaan barang/jasa hasil pelaksanaan kontrak dilakukan untuk membuat Berita Acara Serah Terima.

12. Penutup Menjelaskan penutup dari dokumen rencana pelaksanaan kontrak. Hal hal apa saja y ang perlu mendapatkan perhatian dan harapan dari pelaksanaan kontrak

13. Referensi Memberikan daftar referensi yang bisa dijadikan sebagai panduan bagi pengguna dokumen ini.



Pengarah: Agus Prabowo Salusra Widya Pemimpin Umum: Dharma Nursani Tatang R Wiraatmadja Tim Penulis :

Tim Editor :

Sonny Sumarsono

Wisnu Setyo Wijoyo

Khairul Rizal

Heldi Yudiyatna

Praditya Kesuma

Hartono Zhuang

Ferry Firmansyah

Hestri Rokayah

Burhanudin

Erika Ms

Fatimah

Dwi Kartika Susanti

Win Sukardi

Novita Amelia

Samidi

M Rizal Fauzi

Tri Putranto Vindi

Rezki Kurnia

Sinta Posmaria Kurnianto Noeradhi Iskandar Yanuar Djamaludin Abubakar Aldy Turman Ririh Sudirahardja Muntiyono Deni Danasenjaya

Buku Informasi UK 19_v.3.pdf

Recommend Documents