BAB III ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1. Analisis Analisis Organisas Organisasii
Toko Toko Buku Buku Anuger Anugerah ah Aceh Aceh merupa merupakan kan salah salah satu satu perusa perusahaa haan n yang yang bergerak di bidang pembelian dan penjualan berbagai jenis buku, selain itu Toko Buku ini didirikan didirikan dengan tujuan untuk mencerdaskan mencerdaskan anak bangsa. bangsa. Toko Buku ini berdiri pada tanggal 28 September 1998 dan didirikan oleh Bpk. Anugerah. Perusahaan ini berkedudukan di Kota Banda Aceh yang memiliki banyak perwakilan cabang di Provinsi Aceh seperti di Sabang, Lhokseumawe, Langsa, dan Meulab Meulaboh. oh. Sehing Sehingga ga perusa perusahaa haan n ini dapat dapat menamp menampung ung banyak banyak pekerj pekerjaa (karya (karyawan wan), ), mulai mulai dari dari bagian bagian Keuang Keuangan/ an/SDM SDM,, Admini Administr strasi asi Umum, Umum, hingga hingga Marketing/S Marketing/Sales. ales. Semua pekerja pekerja saling berinteraksi berinteraksi antara satu sama lainnya. Pencatatan Pencatatan data buku di perusahaan perusahaan ini dilakukan dilakukan oleh bagian Staf Administras Administrasi, i, dan untuk pembayarannya dilakukan oleh Kasir. Toko ini dipimpin dan dikoordinasi oleh seorang manajer.
Manajer
Staf bag. Keuangan &
Staf bag. Administrasi
Staf bag. Marketing/Sales
Gambar 5. Struktur Organisasi Toko Buku Anugerah Aceh
19
20
Dalam uraian tugas perkerjaannya dapat dijelaskan sebagai berikut : a.
Manajer, bertugas menjalankan wewenangnya sebagai pemimpin perusahaan, memberikan motivasi dan bimbingan kepada setiap karyawan, mengadakan kerjasama dengan organisasi/instansi terkait serta bertanggung jawab atas segala permasalahan yang ada pada perusahaan tersebut.
b.
Staf bag. Keuangan dan SDM, bertugas mengatur baik itu uang masuk maupun uang keluar, mengatur pembayaran gaji karyawan dan menanggani permasalahaan para karyawan.
c.
Staf bag. Administrasi Umum, bertugas memberikan pelayanan di bidang administrasi.
d.
Staf bag. Marketing dan Sales, bertugas mengatur proses pembelian dan penjualan serta melayani pembeli.
3.2. Analisis Masalah
Adapun masalah yang sering dihadapi dalam sistem penjualan pada Toko Buku Anugerah Aceh adalah sebagai berikut : a.
Pelayanan yang kurang efisien Pelayanannya masih secara konvensional yaitu pelanggan harus mendatangi toko ini untuk membeli produk. Sewaktu-waktu ada banyak pelanggan yang datang sehingga terjadinya antrian sehingga pelayanan menjadi kurang efisien.
21
b.
Transaksi penjualan yang tidak mengalami peningkatan. Berdasarkan statistik penjualan setiap tahunnya diperoleh bahwa transaksi penjualan tidak mengalami peningkatan yang signifikan, terkadang-kadang cenderung menurun. Jika setiap tahun berlanjut seperti ini terus maka usaha pada toko ini tidak mengalami perkembangan dan bisa jadi akan mengalami kerugian.
c.
Informasi produk sangat terbatas. Informasi produk yang diberikan hanya terdapat pada toko dan disebarkan ke beberapa media cetak. Penyebaran pada media cetak masih kurang terjangkau oleh pelanggan yang tinggal dengan jarak yang jauh.
1.3
Analisis Masukan
Data masukkan yang digunakan pada sistem informasi penjualan pada Toko Buku Anugerah Aceh adalah sebagai berikut : a.
Data buku, datanya tediri dari : kode buku, judul buku,
pengarang, penerbit, jumlah, dan harga. b.
Data order pelanggan, datanya terdiri dari : nomor order,
tanggal order, nama pelanggan, alamat, telepon, judul buku, nama pengarang, dan jumlah order.
1.2 Analisis Keluaran
Dalam proses pembuatan laporan daftar buku yang terdaftar menurut data yang buku tersebut secara manual yaitu dengan mengetik kembali semua data
22
buku, sebanyak rangkap dua. Data tersebut
akan diberikan kepada manajer
sebagai laporan harian, dengan lampirannya adalah sebagai berikut : a.
Faktur, berisi tentang bukti pembayaran yang akan diberikan untuk pelanggan,
b.
Laporan order penjualan, berisi tentang laporan pembelian buku dari supplier,
c.
Laporan Penjualan, berisi tentang laporan penjualan buku dari pesanan pelanggan.
1.3 Analisis Proses
Proses yang dilakukan oleh Toko Buku Anugerah Aceh pada saat ini dilakukan secara manual. Data-data penjualan buku dibuat secara sederhana, ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan manusia dan alat yang digunakan masih menggunakan alat bantu kalkulator dan tulisan tangan. Dalam mengontrol buku-buku yang ada, setiap harinya karyawan selalu menggunakan buku stok, guna melihat buku-buku yang masih ada dan yang perlu penambahan. Dengan begitu pimpinan dapat mengetahui buku-buku mana yang akan dipesan pada supplier.
23
Agar lebih jelas tentang proses pengolahan data transaksi penjualan buku tersebut dapat dijelaskan dalam diagram konteks berikut ini :
Dt_Buku Supplier 0 Sistem Informasi Penjualan Buku
Faktur
Lap. Order Penjualan, Lap. Penjualan Brg.
Manajer
Order_Plg Pelanggan
Gambar 6. Diagram konteks sistem berjalan
Berdasarkan diagram konteks (Gambar 6) di atas dapat di jelaskan bahwa sistem penjualan toko tersebut mempunyai tiga kesatuan luar / eksternal entity yaitu pelanggan, supplier dan manajer. Pelanggan memesan buku ke toko tersebut dengan memberikan order berupa data buku yang dipesan. Sehingga terjadilah transaksi yang mana pelanggan akan menerima data faktur dan buku yang dipesan. Toko buku ini menyediakan buku dari beberapa penerbit yang dipesan dari dalam maupun luar daerah melalui supplier. Supplier tersebut akan mengirim buku yang sesuai dengan permintaan toko bersamaan dengan data bukunya dan
24
data penerbit bersangkutan. Dari sistem penjualan ini akan menghasilkan berupa laporan yang seperti laporan order penjualan, laporan penjualan barang dan faktur. Setelah diagram konteks (Gambar 6) kita peroleh, maka kita dapat melihat proses yang terjadi pada pengolahan data manual di dalam diagram berjenjang berikut ini.
0 Sistem Informasi Penjualan Buku
1.0P
2.0
Penerimaan data
Pencatatan data
4.0P 3.0P Memproses order Pelanggan
2.1P
2.2P
Pencatatan data Buku
Pencatatan order Pelanggan
Gambar 7. Diagram berjenjang
Pembuatan laporan
25
Dari diagram berjenjang (Gambar 7) diatas dapat di jelaskan bahwa terdapat beberapa proses dalam sistem penjualan buku tersebut, yaitu penerimaan data, pencatatan data, memproses order pelanggan dan pembuatan laporan. Data yang diterima akan dicatat berdasarkan data yang bersangkutan. Pencatatan order pelanggan dicatat berdasarkan data buku yang dipesan dan pencatatan data buku akan dicatat berdasarkan data buku yang masuk seperti judul buku. Kemudian sistem penjualan ini akan memproses order dari pelanggan untuk mengadakan transaksi penjualan. Akhirnya sistem akan membuat beberapa laporan sebagai output dari sistem. Dengan adanya diagram berjenjang (Gambar 7) dalam sistem penjualan, kita dapat melihat proses yang terjadi dalam sistem yang sedang berjalan sehingga nantinya dapat diperoleh sistem yang baru. Sistem tersebut diharapkan dapat membantu sistem yang telah berjalan. Proses pada diagram berjenjang dapat kita pecahkan lagi menjadi proses yang terkecil, pada jenjang diagram arus data level 0 sistem informasi penjualan buku, seperti terlihat pada gambar 8.
26
1.0P Dt. Buku Supplier
Order Plg.
Penerimaan data
Dt. Buku Order Plg. 2.0
D1 F. Buku
Dt. Buku
Pencatatan data Order Plg.
D2 F. Order Pelanggan
Pelanggan 3.0P Order Plg. Memproses order pelanggan
Faktur
Dt. Buku
Order Pjl. D3 F. Order Penjualan 4.0P Pembuatan laporan
Manajer
Order Pjl.
Lap. Order Penjualan, Lap. Penjualan Brg.
Gambar 8. Diagram Arus Data level 0
Berdasarkan diagram arus data level 0 (Gambar 8) dapat dijelaskan bahwa sistem penjualan ini akan memesan buku kepada supplier dan supplier tersebut akan mengirim buku sesuai permintaan bersama dengan data supplier dan data
27
buku yang dipesan. Kemudian data buku dari supplier tersebut akan dicatat dan disimpan ke dalam file buku. Pelanggan akan memesan buku sesuai keinginannya kepada toko tersebut dengan mengirimkan order buku yang dipesan. Data order akan diterima, dicatat dan disimpan dalam file order pelanggan. Terjadilah transaksi pembayaran antara pelanggan dengan kasir, si pelanggan akan memberikan uang dan menerima buku yang diminta serta faktur. Ada 3 laporan yang akan di buat yaitu laporan order penjualan, laporan penjualan barang dan faktur. Diagram arus data level proses nomor 2 berikut ini menggambarkan proses pencatatan data yang diterima seperti data buku, dan data order pelanggan. Berikut adalah diagram arus data tersebut.
2.1P Pencatatan
Dt. Buku
data Buku
D1 F. Buku
2.2P Pencatatan Order Pelanggan
Order D2 F.Order Pelanggan
Gambar 9. Diagram Arus Data level 1 proses nomor 2
Pada gambar 9. diatas dapat dijelaskan bahwa setelah data diterima, lalu data tersebut dicatat oleh kasir. Data yang dicatat itu adalah data buku, dan data
28
order pelanggan. Data itu akan disimpan ke masing-masing file dengan nama file supplier, file buku, dan file order pelanggan.
Tabel Kamus Data No 1
Nama Arus Data Dt. Buku
Sumber Data Supplier
Tujuan Staf Bag.
Frekuensi
Penjelasan
Setiap pendataan baru
Data Buku
Setiap pendataan baru
Order Pelanggan
Administrasi
2
Order Plg.
Pelanggan
Staf Bag. Marketing/ Sales
Order Penjualan 3
Order Pjl.
Staf bag.
Staf bag.
Setiap ada order
Administrasi
Keuangan &
penjualan dari
SDM
pelanggan Faktur
4
Faktur
Staf bag.
Pelanggan
Administrasi
Setiap ada transaksi
Pembayaran
penjualan Laporan Order
5
Lap. Order
Staf bag.
Penjualan
Keuangan &
Manajer
Setiap satu bulan
Penjualan
SDM Laporan 6
Lap. Penjualan
Staf bag.
Brg
Keuangan &
Manajer
Setiap satu bulan
penjualan Barang
SDM
1.6
Analisis Waktu
Adapun waktu yang diperlukan untuk memproses transaksi penjualan buku pada Toko Buku Anugerah Aceh umumnya masih memakan waktu yang lama, karena waktu rata-rata untuk menyelesaikan 1 unit kegiatan adalah 7 menit dan
29
waktu penyesuaian selama 3 menit, dengan volume rata-rata kegiatan seperti pencatatan data, memproses order penjualan dan pembuatan laporan dalam 1 hari adalah sebanyak 30 kegiatan. Jadi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu macam kegiatan dalam satu hari adalah :
t = (tr + tp) x vr
Keterangan : t = waktu yang untuk menyelesaikan satu macam kegiatan dalam periode waktu 1 hari tr = waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan satu unit kegiatan tp = waktu penyesuaian untuk pencatatan data buku vr = volume rata-rata pekerjaan dalam periode waktu 1 hari
t = (tr + tp) x vr = (7+3) x 30 = 300 menit = 5 jam
1.7 Analisis Tenaga Kerja
Dalam menangani penjualan buku pada Toko Buku Anugerah Aceh selama ini dilakukan oleh 2 orang tenaga kerja, yaitu kedua karyawan tersebut
30
bekerja secara bersama-sama untuk mengerjakan kegiatan penjualan buku berdasarkan tugas-tugasnya masing-masing. Adapun tugas masing-masing karyawan tersebut adalah sebagai berikut : a.
Satu orang bagian administrasi Bertugas melayani pelanggan yang mengorder barang.
b.
Satu orang bagian keuangan Bertugas menyiapkan laporan-laporan penjualan dan keuangan.
1.8. Analisis Biaya
Untuk terlaksananya suatu pekerjaan dengan sempurna tidak terlepas dari pengaruh faktor biaya. Dalam menanggani proses pendataan buku pada Toko Anugerah Aceh yang berjalan selama ini membutuhkan biaya rincian seperti pada tabel berikut : Tabel Rincian Biaya
No
1 2
Bahan peralatan
PC IBM Core 2 Duo Biaya perawatan
Jumlah
Satuan
@ Rp
2
unit
6.000.000
Sifat Pengadaan / Total Biaya Setiap Triwulan Setahun Pengadaan sekali
Bulan
Rp.
Rp.
12.000.00 0
Rp.
Rp.
-
-
-
2
unit
100.000
-
-
200.000
800.000
3
komputer Printer canon ip 1880
1
buah
500.000
500.000
-
-
-
4
Tinta printer
1
kotak
40.000
-
-
-
40.000
5
Alat tulis/pulpen
4
Buah
3.000
-
-
-
12.000
6
Stip Ex
2
kotak
10.000
-
-
-
10.000
7
Kertas HVS A4
2
Rem
80.000
-
-
-
80.000
-
200.000
942.000
jumlah
12.733.000
12.500.00 0
31
Dari tabel diatas sudah jelas bahwa toal rincian biaya yang diperlukan adalah : a. Untuk pengadaan pertama PC IBM core 2Duo adalah Rp 12.000.000 b. Untuk biaya perawatan komputer selama 2 bulan Rp 200.000 c. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp 200.000 d. Untuk pengadaan 1 tahun dengan total biaya Rp 942.000
