PENGAUDITAN INTERNAL CHAPTER 17 REPORTING INTERNAL AUDIT RESULTS
OLEH ANGGOTA KELOMPOK 1. FITRI MAU MAULANI LANI (1410531 (1410531033) 033) 2. NORFADILL NORFADILLA A
(1410531036 (1410531036) )
3. YULIA EFRINA EFRINA
(1410531 (1410531041) 041)
4. AL IRSYAD IRSYAD
(1410532 (141053205) 05)
FAKULTAS EKONOMI UNI!ERSITAS ANDALAS 2017
Reporting Internal Audit Results
Lapor Laporan an audi auditt meru merupa pakan kan dok dokum umen en form formal al di mana mana audit auditor or inte intern rnal al mera merang ngkum kum pekerjaannya dengan melaporkan observasi dan rekomendasi. Laporan audit merupakan produk akhir yang paling penting dari kegiatan audit internal bagi pengguna, baik di dalam dan di luar perusahaan. Laporan audit aud it memberikan bukti tentang karakter profesional kegiatan audit internal dan memungkinkan orang lain untuk mengevaluasi kontribusi ini. Laporan audit yang efektif, harus didukung oleh audit lapangan berkualitas tinggi. Penyusunan laporan yang jelas dan efektif harus menjadi perhatian utama bagi auditor internal di semua tingkatan. Pelapo Pelaporan ran audit audit intern internal al yang yang bagus bagus adalah adalah lebih lebih dari dari sekeda sekedarr lapora laporan n persia persiapan pan dan penampilan. Laporan-laporan audit harus mencerminkan filosofi dasar dari seluruh pendekatan audit internal suatu perusahaan, termasuk tujuan dasar dari review, mendukung strategi dan kebijakan utama, prosedur yang mencakup pekerjaan audit, dan kinerja profesional dari staf audit. Laporan audit adalah sarana utama berkomunikas berkomunikasi, i, komunikasi komunikasi auditor internal akan kurang efektif jika komunikasi mereka dengan perusahaan terbatas hanya untuk laporan yang dipublikasikan. 17.1 Purpose and Type of Internal Audit Report
Lapo Lapora ran n audi auditt inte intern rnal al memi memili liki ki tuju tujuan an dasar dasar untu untuk k meng menggam gambar barka kan n audi auditt yang yang direncanakan dan dijadwalkan serta menyampaikan hasil audit itu. Secara alamiah, laporan audit internal internal umumnya umumnya kritis kritis dan cenderung cenderung untuk menekankan hal-hal hal-hal seperti seperti mengidentif mengidentifikasi ikasi kelemahan pengendalian internal. Sementara itu tepat untuk melaporkan bahwa audit internal mereview beberapa daerah dan tidak menemukan masalah, jika departemen audit atau sejumlah indi indivi vidu du seca secara ra kons konsis iste ten n tida tidak k menem menemuk ukan an masa masala lah h dala dalam m sebag sebagia ian n besa besarr audi auditt yang yang dijadwalkan, mungkin perlu meninjau pendekatan penilaian risiko audit internal atau memeriksa kembali aktivitasnya. Semua laporan internal audit harus selalu memiliki empat tujuan dasar dan komponen, yaitu: 1. Tujuan, waktu, dan ruang lingkup review
Laporan audit harus mengikhtisarkan high-level objectives atas review, di mana review dilakukan, dan high-level scope audit internal. Pernyataan ruang lingkup,misalnya, mungkin
mengungkapkan bahwa audit itu dilakukan atas permintaan komite audit atau dimulai sebagai hasil dari ditemukannya penipuan. 2. Deskripsi atas teuan
erdasarkan kondisi yang diamati dan ditemukan selama review, laporan audit harus menjelaskan hasil audit. Seringkali bagian ini adalah di mana laporan itu menjelaskan apa, jika ada yang salah dengan kondisi yang ditemukan, serta mengapa itu salah. !stilah salah di sini meliputi kelemahan pengendalian internal, pelanggaran prosedur perusahaan, atau salah satu dari berbagai macam masalah audit internal lainnya. !. "aran untuk per#aikan
Laporan audit harus mencakup rekomendasi, berdasarkan temuan, untuk memperbaiki kondisi dan penyebabnya. "ujuan dari saran ini laporan meliputi laporan tentang perbaikan kondisib yang diamati serta rekomendasi untuk meningkatkan operasi. $. Dokuentasi atas peren%anaan dan klarifikasi atas pandangan auditee
#erupakan bagian di mana auditee dapat secara formal menanggapi temuan-temuan audit internal dan menyatakan rencana untuk tindakan perbaikan. $udit internal harus berusaha untuk membantu manajemen untuk melakukan pekerjaan yang lebih efektif, memahami bahwa untuk mengidentifikasi pengendalian internal dan merekomendasikan solusi yang berguna, maka dia harus bekerja sama secara penuh dan menjalin hubungan yang lebih erat dengan manajemen. $uditee, staf dan manajemen kelompok yang diaudit - akan termotivasi oleh kombinasi perusahaan dan kepentingan entitas lokal. #anajemen auditee langsung tahu bahwa kesejahteraan utamanya berkaitan erat dengan total keberhasilan perusahaan tetapi juga mengetahui bahwa penghargaan ini sangat ditentukan oleh kinerja sendiri. Persepsi kinerja ini adalah kombinasi dari hasil operasional yang dicapai dan bagaimana manajemen yang lebih senior berpikir manajer bertanggung jawab secara langsung benar-benar memberikan kontribusi. %alam istilah sehari-hari, manajemen lokal atau manajemen unit berusaha untuk terlihat baik oleh manajer tingkat atas.
$udit internal seharusnya mencoba untuk membantu manajemen local melakukan pekerjaan lebih efektif, mengetahui bahwa dalam mengidentifikasi masalah pengendalian internal dan merekomendasikan solusi potensial, dan harus memiliki kerjasama dan hubungan partnership yang dekat diantara mereka. 17.2 Pu#lis&ed Audit Reports
%alam format apapun, sebuah laporan audit merupakan dokumen laporan resmi yang berisi kepentingan dan rekomendasi audit internal. %alam beberapa tahun terakhir, manajemen kadang mendapatkan kendala pada audit internal yang terbatas dalam menyiapkan laporan audit yang efektif. Pentingnya pelaporan audit telah berubah setelah S&'. %alam sidang kongres yang mengarah ke tindakan, kritik diarahkan pada komite audit yang kadang-kadang hanya menerima laporan yang diringkas tetapi tidak menerima tingkat detail mengenai temuan audit. %engan S&', anggota komite audit dan manajemen senior menerima salinan lengkap dari semua laporan audit. Sementara itu adalah hak mereka untuk meminta laporan diringkas juga, mereka masih bertanggung jawab untuk menerima dan memahami semua temuan audit yang dilaporkan. "emuan kontrol internal harus jelas diuraikan dalam laporan audit internal. 'a( Pendekatan untuk )ener#itkan *aporan Audit
Laporan audit merangkum review atas pengendalian internal yang mungkin disajikan secara berbeda dari laporan pengendalian kelangsungan bisnis atau salah satu prosedur investigasi kecurangan. $papun subyek audit internal harus selalu memenuhi format umum, dimulai dengan halaman sampul, deskripsi atas pekerjaan yang dilakukan, serta temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi audit internal. Laporan audit juga harus dimulai dengan halaman pendahuluan. (alaman pendahuluan harus mengandung elemen-elemen berikut: +udul laporan dan tujuan review )udul memberitahukan kepada pembaca apa yang terkandung dalam laporan audit
dan juga berguna untuk berbagai laporan ringkas. )elaporkan pi&ak yang dituju dan eneria salinan Laporan audit harus selalu ditujukan kepada salah satu personal tingkat senior yang bertanggung jawab atas temuan laporan. Penerima sterdiri dari manajer perusahaan,
anggota manajemen senior, dan personil lain yang terkait, seperti rekan. dalam audit eksternal Ruang lingkup audit dan tanggal pekerjaan lapangan *mumnya meliputi pernyataan tujuan audit yang merupakan informasi singkat atas ruang lingkup audit secara singkat dan tanggal perkiraan pekerjaan lapangan audit. *okasi yang dikunjungi Lokasi yang dikunjungi dan waktu audit. (alaman sampul laporan audit harus menyatakan secara jelas kapan pekerjaan lapangan audit dilaksanakan dan juga menyebutkan lokasi yang dikunjungi. Prosedur audit yang dilaksanakan !nformasi ini berguna jika audit internal telah melaksanakan beberapa prosedur pengujian khusus guna menentukan opini. #isalnya internal mungkin menyebutkan penggunaan sampling statistic. pini auditor #erdasarkan &asil review Laporan audit internal harus selalu memberikan penilaian yang adil atas kecukupan pengendalian secara keseluruhan atau masalah lain dalam area yang diriview.
+lemen kunci dari laporan audit internal haruslah temuan audit dan rekomendasi. Pendekatan alternative untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit meliputi: *aporan audit dengan lingkup -ensiklopedi eberapa laporan audit internal berusaha untuk menyajikan informasi tentang area
aktivitas yang diriview. "ujuannya untuk menyajikan sumber referensi yang mendalam
kepada pembaca laporan. !nformasinya dapat berupa historical nature atau situasi sekarang, yang dapat meliputi praktik dan hasil operasional atau untuk memutuskan informasi keuangan. Deskripsi prosedur audit yang dilaksanakan Laporan audit menyediakan banyak informasi tentang prosedur audit yang dilakukan. Langkah-langkah audit dideskripsikan dalam rincian, seperti ruang lingkup verifikasi dan pengujian. adang kala laporan audit menyatakan kembali hal-hal yang terkandung dalam standar audit dan annual prosedur. Penjelasan rin%i tentang teua audit Laporan audit harus memberikan informasi yang cukup dan dibutuhkan tentang temuan audit dan membiarkan pembaca untuk memahami isu rinci yang terkait. "e#ua& laporan yang sangat ringkas eberapa departemen audit internal menerbitkan laporan yang menyebutkan bahwa audit internal telah mereview beberapa area topic dan umumnya tidak menemukan pengecualian pengendalian. /erfokus pada &al yang signifikan ormat laporan audit yang umum, dan biasanya yang terbaik, merupakan laporan yang berfokus hanya pada hal-hal yang signifikan yang berhubungan secara potensial
dan
kelemahan
pengendalian
internal,
kebijakan,
pendekatan
operasional, peggunaan sumber daya, kinerja karyawan, dan hasil yang dicapai atau mungkin untuk dicapai. euntungan berfokus pada hal-hal yang signifikan adalah manajer senior bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkannya tanpa melewati rincian yang berlebihan. '/( 0leen *aporan Teuan Audit
Selama melakukan tinjauan, auditor internal ditugaskan untuk proyek yang mungkin menghadapi pengecualian atau kelemahan pengendalian internal di beberapa daerah yang ditinjau, seperti diuraikan dalam program audit yang telah ditetapkan.
$uditor akan menghadapi sebagian besar dan berbagai pengecualian ini pada hampir semua ulasan. eberapa mungkin relatif penting-seperti penemuan bahwa sejumlah besar voucher diserahkan untuk kekurangan pembayaran persetujuan tanda tangan yang tepat. Lainnya mungkin relatif kecil-seperti penemuan seorang karyawan yang melaporkan /0,01 untuk biaya makan ketika kebijakan mengharuskan biaya tersebut harus kurang dari /0,11. $uditor internal harus menganalisis potongan-potongan informasi yang dikumpulkan selama tinjauan untuk memilih temuan dan rekomendasi untuk dimasukkan ke laporan akhir. "emuan laporan audit disajikan dalam format yang umum yang memungkinkan pembaca laporan memahami masalah audit dengan mudah. "idak peduli apa sifat pekerjaan atau temuan audit tersebut, pembaca harus dapat memindai temuan audit dan cepat memutuskan apa yang salah dan apa yang perlu diperbaiki. •
Pernyataan kondisi. alimat pertama dalam temuan laporan harus meringkas hasil
kajian audit internal dari bidang perhatian. contoh dari pernyataan kondisi laporan audit meliputi:
2Peralatan produksi *sang sedang dijual dengan harga murah dan dengan cara
yang tidak mengikuti kebijakan disposisi aset-tetap. 2 23encana cadangan dan kontinuitas untuk sistem penagihan pelanggan baru belum diuji dan tidak mengikuti standar keamanan perusahaan. 2 2divisi $4 persediaan barang dalam proses tidak dinilai dengan benar sesuai •
prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. 2 Apa yang diteukan "emuan ini harus mendiskusikan baik prosedur dan hasil prosedur tersebut. 4ontohnya dapat ditemukan dalam pameran laporan audit 56.7 sampel
•
"emuan. riteria audit internal untuk enyajikan teuan temuan audit harus selalu memiliki kriteria, atau pernyataan apa yang harus digunakan dalam menilai pernyataan kondisi. "anpa kriteria yang kuat, tidak mungkin ada temuan audit. riteria bervariasi sesuai dengan daerah yang diaudit dan tujuan audit. riteria mungkin mencakupi kebijakan, prosedur, dan standar suatu perusahaan. riteria ekstre. $udit internal kadang-kadang dapat menggunakan kasus ekstrim kinerja yang tidak memadai sebagai kriteria untuk temuan laporan. riteria %opara#les. Perbandingan dapat dibuat antara operasi serupa atau kegiatan, menentukan keberhasilan atau kurangnya keberhasilan mereka dan penyebab perbedaan. #eskipun tidak pernah baik untuk menyatakan secara khusus %epartemen yang $ adalah 89 lebih buruk dari %epartemen , laporan dapat membandingkan kondisi ditemukan dengan kondisi rata-rata atau khas di seluruh perusahaan. riteria dari unsur3unsur. %alam beberapa kasus, auditor internal tidak benar menyatakan kriteria kinerja mereka dengan arti luas sehingga tidak mungkin untuk mengevaluasi kondisi yang dilaporkan. riteria kea&lian. %alam beberapa kasus, audit internal mungkin menemukan kriteria ini berguna untuk mengandalkan para ahli lainnya untuk mengevaluasi
•
suatu kegiatan Pengaru& teuan yang dilaporkan $udit internal harus selalu mempertimbangkan Pertanyaan: Seberapa penting ketika memutuskan apakah akan menyertakan item dalam melaporkan audit. $udit internal
•
harus mempertimbangkan materialitas-jika temuan ini tidak signifikan, Penye#a# atau alasan untuk penyipangan audit. )awaban untuk pertanyaan: #engapa sangat penting untuk manajemen ketika membaca laporan audit. $lasan untuk
penyimpangan dari persyaratan, standar, atau kebijakan harus dijelaskan sesingkat •
mungkin. Rekoendasi audit internal. "emuan laporan audit harus disimpulkan dengan
merekomendasikan tindakan koreksi yang tepat. #eskipun deskripsi audit internal mengenai tujuan, prosedur pemeriksaan yang dilakukan, dan pendapat dari pengendalian sebagai hasil dari review semua elemen penting dalam laporan audit internal, anggota manajemen akan mengevaluasi kualitas laporan atas dasar temuan dan rekomendasi yang dilaporkan. )ika fakta-fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar, tidak peduli seberapa dekat dengan kebenaran sejati mereka, auditee sering menantang kredibilitas laporan audit secara keseluruhan. '4( esei#angan Pedoan Penyajian *aporan Audit
)ika tujuan audit internal adalah untuk mengevaluasi efisiensi, ekonomi, dan efektivitas yang mana manajemen telah berhasil mencapai tujuannya, maka audit internal memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan baik kondisi memuaskan dan tidak memuaskan yang ditemukan selama audit. eberapa teknik untuk memberikan keseimbangan laporan audit yang lebih baik adalah: •
)e#erikan laporan audit dengan perspektif.
Perspektif selalu ditambahkan ketika daftar dari efek moneter dari temuan serta nilai seluruh akun dikaji. Sebuah kesalahan senilai 5.111 terdengar jauh lebih parah ketika itu adalah bagian dari akun 511.111 daripada bagian dari akun 51 juta. Laporan temuan harus diungkapkan, sesuai total jumlah uang diaudit atau direkam dalam hubungan dengan nilai total kesalahan yang ditemui. •
*aporan prestasi auditee.
Prestasi auditee harus diungkapkan dalam laporan ringkasan ketika kesimpulan audit dapat dipengaruhi oleh signifikansi mereka dan dalam temuan ketika pengungkapan rinci dari prestasi yang diinginkan atau diperlukan.
•
Tapilkan tindakan yang diren%anakan. %alam situasi di mana auditee telah
mengambil, atau telah membuat perencanaan untuk mengambil tindakan korektif •
sebelum penyelesaian audit, laporan audit harus mengungkapkan fakta ini. *aporan yang eringankan keadaan. #eringankan keadaan umumnya terdiri dari faktor yang berkaitan dengan masalah atau kondisi yang dibahas dalam laporan audit dimana manajemen memiliki sedikit atau tidak
•
memiliki kontrol. Terasuk tanggapan peeriksaan se#agai #agian dari laporan audit.
"anggapan auditee terhadap temuan mungkin berisi informasi yang memberikan keseimbangan
tambahan
untuk
laporan
audit. Selain
tindakan korektif yang
direncanakan, auditee dapat menunjukkan prestasi terkait lainnya atau mengutip fakta •
tambahan dan keadaan lainnya. )eningkatkan laporan audit kualitas tonal. Laporan audit harus menghindari frase yang menunjukkan bahwa auditee 2gagal mencapai,22tidak melakukan,2 atau 2tidak memadai,2 dan harus menyatakan ide laporan audit yang positif dan cara yang konstruktif.
Pameran 56,; berisi beberapa contoh
laporan temuan audit yang positif dan negatif.
'D( 5orat Alternatif *aporan Audit
%engan teknologi saat ini, hasil audit dapat dilaporkan dalam format spektrum yang luas . eberapa alternatif yang kurang formal dan lebih singkat yang menjadi sarana bagi audit internal untuk dapat melaporkan hasil kerjanya yang meliputi: •
laporan lisan. %alam beberapa situasi, audit internal mungkin ingin melaporkan hasil kerja
dan setiap rekomendasi secara lisan. #odus pelaporan ini harus selalu terjadi, setidaknya
secara sementara, ketika di tempat tim audit laporanh asil kerjanya pada akhir konferensi pemeriksaan lapangan penutupan. di lainkasus, laporan lisan mungkin hasil dari kebutuhan tindakan darurat, dan presentasi lisan juga dapat menjadi awal dari laporan tertulis yang lebih formal. •
laporan interi atau eo inforal. %alam situasi di mana laporan ini
dipandang
sebagai kebijaksanaan untuk menginformasikan pengelolaan perkembangan yang signifikan selamaaudit, atau setidaknya sebelum rilis laporan reguler, audit internal mungkin ingin mempersiapkan beberapa jenis laporan tertulis interim. Laporan-laporan ini mungkin berhubungan untuk masalah terutama yang signifikan di mana ada kebutuhan tindakan korrektif yang cepat, atau laporan mungkin merupakan jenis dari laporan kemajuan. •
uesioner3jenis laporan audit. iasanya beberapa jenis laporan tertulis disiapkan pada
penyelesaian tugas audit individu. uesioner jenis laporan bisa menjadi ringkasan interim yang berguna untuk laporan audit resmi atau sebagai lampiran untuk dokumen laporan resmi. Pameran 56,0 adalah contohsebuah laporan audit kuesioner. •
laporan audit deskriptif #iasa. %alam penugasan audit paling, pekerjaan harusdisimpulkan
dengan persiapan laporan audit deskriptif formal. "epatmembentuk dan tentu saja isi dari laporan tertulis tersebut akan bervariasi,baik antara tugas audit individu dan antara audit internal individudepartemen. Laporan mungkin pendek atau panjang dan disajikan dalam berbagai berbedaformat, termasuk berbagai pendekatan untuk presentasi data kuantitatif atau keuangan.Seluruh ide adalah bahwa laporan audit merupakan rekor didokumentasikankerja audit internal pada tugas. Ringkasan dan peeriksaan teuan signifikan laporan. fungsi audit internal sering
mengeluarkan laporan tahunan
17.! "iklus Pelaporan Internal Audit
%imulai pada langkah kerja awal dari audit internal, sering diinginkan untuk mengembangkan kerangka kerja untuk laporan akhir, mengisi sebanyak mungkin sepanjang langkah audit. Sebagai temuan audit yang dikembangkan dan diselesaikan, dapat dimasukkan dalam bagian yang tepat dari laporan, bersama dengan komentar awal oleh auditee. Proses Laporan audit dimulai dengan mengidentifikasi temuan, penyusunan draft laporan untuk mendiskusikan temuan-temuan dan rekomendasi terkait, diskusi tentang masalah audit yang diidentifikasi dengan manajemen bersama dengan penyajian laporan rancangan, penyelesaian tanggapan manajemen untuk mengaudit laporan temuan, dan p ublikasilaporan audit resmi yang meliputi daerah di bawah ulasan. Pameran 56,> menyarankan fase kritis dan langkah-langkah untuk persiapan laporan audit. Sebagai temuan yang telah dikembangkan, tim audit internal harus meninjau temuan tersebut dengan anggota
manajemen
auditee, meminta
perspektif mereka mengenai
perkembangan temuan audit.%alam beberapa kasus, personil perusahaan akan membantu dalam memperoleh informasi untuk mengembangkan temuan. 'A( *aporan Draft Audit
Setelah audit lapangan selesai dan auditor internal telah membahas temuan audit yang diusulkannya dengan auditee, sebuah laporan audit draf umumnya harus siap. %alam kebanyakan
kasus, audit internal harus menyiapkan draf laporan dengan temuan yang diusulkan dan rekomendasi
bersama
dengan
ruang
untuk
tanggapan
manajemen.
3ancangan
ini
kemudiandikirim ke manajer langsung bertanggung jawab untuk daerah yang telah diaudit. !ni adalahorang yang merespon dan menguraikan tindakan korektif yang harus diambil. $udit internalkemudian menggabungkan tanggapan auditee tersebut dengan halaman laporan sundulan asli danrancangan temuan dan rekomendasi untuk menghasilkan laporan audit akhir, seperti yang ditunjukkandalam pameran 56,6 contoh. draft laporan akhir ini biasanya disajikan sebagai lalu kesempatan bagi auditee untuk membaca dan memahami nada dan isi dari Laporan audit yang akan diterbitkan. #enutup pertemuan dan laporan rancangan merupakan langkah penting untuk memvalidasi kecukupan dan akurasi temuan yang dilaporkan dan kesehatan dari rekomendasi terkaitsebelum rilis laporan audit akhir. Sedangkan landasan utama untukvalidasi ini adalah pekerjaan audit yang dilakukan oleh staf audit internal, pekerjaan tersebutperlu dilengkapi oleh review dan konfirmasi dari personil auditee.#anfaat validasi tambahan ini ada dua. Pertama, ia menyediakan koreksi pada keakuratan, kelengkapan, dan kualitas pekerjaan audit. akta-fakta pentingmungkin telah diabaikan atau keliru ditafsirkan. #anfaat kedua adalah untukmembantu mempromosikan hubungan kemitraan dengan manajemen lokal yang akan membuat keduasemangat koperasi dan komitmen untuk bekerja keluar solusi yang memadai. )enis validasi harus pergi selama semua tahap review. Salah satucara yang paling penting ini dipengaruhi adalah melalui penyajian laporan drafuntuk auditee manajemen. "ergantung pada sifat dari tujuan audit dankompleksitas temuan audit, draft laporan dapat disajikan di penutupankonferensi
di
akhir
pekerjaan
lapangan,
hanya
sebelum
keberangkatan
lapanganpersonil audit, atau disampaikan kepada auditee setelah selesainya pekerjaan lapangan.Strategi untuk waktu pengiriman draft laporan meliputi:
Pada konferensi keluar. audit internal umumnya menemukan kesulitan untuk
memberikan laporan audit draf di akhir-of-lapangan konferensi keluar. anyak audit yangterlalu kompleks, dan mungkin ada terlalu banyak pertanyaan akhir atau klarifikasi, atau editing diperlukan untuk memungkinkan laporan draf audit yang akan disampaikan pada saatkonferensi keluar. #enyediakan draft laporan pada konferensi keluar biasanya bekerjahanya untuk kepatuhan-jenis audit lapangan atau cabang lokasi yang lebih kecil di manarekomendasi adalah untuk memperbaiki masalah kurang signifikan, seperti mispricedbarang di cabang ritel lokal.
"e#elu ke#erangkatan ti audit fiel.
erikut tim audit telah dibahas nyakeprihatinan
dengan manajemen lokal dalam konferensi keluar formal dan kemudian mempersiapkandraft laporan, termasuk komentar tambahan atau klarifikasi yang mungkinhasil dari konferensi itu. %alam kebanyakan situasi, pendekatan ini lebih realistisdari menyajikan draft laporan pada saat konferensi keluar. ?amun,tekanan untuk membungkus pekerjaan audit dan pulang dapat menyebabkan tim auditmengambil jalan pintas dalam keinginan mereka untuk menyelesaikan keterlibatan lapangan. Sekali lagi, iniStrategi terbaik dengan penugasan audit relatif sederhana.
"etela& selesai kerja lapangan
%engan strategi ini, tim audit memiliki nyae'it conference
tetapi kembali ke kantor untuk menyusun laporan audit atasselanjutnya beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu. anyak perusahaan audit internal menemukan pendekatan iniyang terbaik. $udit manajemen memiliki kesempatan untuk meninjau lapangan timbekerja dan untuk melakukan penyesuaian, yang sesuai, dengan draft laporan audit. !turisiko di sini adalah bahwa tim audit internal bertanggung jawab untuk meninjau akan ditarikdi arah lain dan tidak akan menyelesaikan draf laporan audit tepat waktumode.
$udit e'it atau penutupan konferensi harus mencakup anggota tim audit dan manajemen lokal yang bertanggung jawab untuk wilayah *lasan. %alam konferensi tersebut, besar temuan dan rekomendasi yang diusulkan review, dan, sejauh bahwaPerjanjian telah tercapai antara audit dan perusahaan lokal pada khusus nyahal, kesempatan diberikan untuk menginformasikan manajemen yang bertanggung jawab di daerah*lasan dan mengamankan persetujuan lebih lanjut temuan audit dan rekomendasi.
%alam banyak situasi, draft laporan diteruskan ke manajemen lokal untukmereka review dan tindakan korektif komentar sebelum finalisasi formal atau laporan terakhir. manajemen lokal dan auditee yang sebenarnya biasanya diberikan terbatasjumlah waktu untuk meninjau draft laporan ini, untuk menyarankan perubahan nada keseluruhan atau temuan yang spesifik, dan untuk mempersiapkan tanggapan audit mereka. audit
internal
harus
meminta
tanggapan
formal
dalam
mungkin
5;
hari
setelahditerimanya rancangan laporan.aik audit internal dan manajemen auditee harus mencoba untuk beroperasi disama kerangka waktu umum. $rtinya, jika audit internal menghabiskan jumlah yang banyak sekaliwaktu mempersiapkan draft laporan, manajemen auditee harus diberikan lebih besarjumlah waktu untuk mempersiapkan tanggapan laporan auditnya. Pengajuan rancangan laporan ke auditee manajemen pada tahap berikutnya memiliki manfaatmelalui demonstrasi audit internal untuk pertimbangan yang tulus untuk auditee.?amun, audit internal harus bekerja dengan manajemen auditee untuk menghindari berlebihanmenunda finalisasi laporan. Sebagian besar efektivitas laporan adalahsejauh mana itu dikeluarkan segera. '/( *aporan Audit6 5ollow3p dan Ringkasan
Setelah manajemen menyampaikan tanggapanatas laporan auditnya, auditor internal harusmenggabungkan
tanggapan
dengan
rancangan
temuan
dan
rekomendasi
untuk
mengeluarkanlaporan audit akhir. Laporan ini ditujukan kepada manajemen setidaknya satu tingkatdiatasmanajemen auditee, dengan tembusan kepada komite audit di perusahaan. Setelah laporan akhir audit telah dikeluarkan, audit internal harus menjadwalkan 3eview tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang diperlukan diambil berdasarkan audit yang sebenarnya . %alam beberapa kasus, manajemen dapat meminta prosedur ini. Sementara keinginan tersebutdari tindak lanjut aksi itu sendiri sangat jelas, pertanyaan dapat diajukan apakah ini adalah"anggung jawab yang tepat dari audit internal, dan apakah tindakan oleh audit internal tersebutakanmelemahkan tanggung jawab dasar dari manajer yang bertanggung jawab atas kegiatan tertentu. .
Peran spesifik yang terbatas untuk auditor internal setelah laporan audit seperti membuat
sendiri jawaban atas pertanyaan, dan meninjau kembali situasi pada saat penjadwalan audit berikutnya. "indakan korektif kemudian diprakarsai oleh manajer staf, tapi respon yang dibuat untukkoordinasi kelompok. )ika ada penundaan yang tidak semestinya yang berurusan dengan rekomendasi, kantor koordinasi dapat mengeluarkantindak lanjut status laporan.
$udit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang dapat dibaca, dimengerti, dan persuasif. "ujuannya memerintahkan agar rmanajer memiliki perhatian serta tanggung jawab untuk berbagai kegiatan operasional dan untuk mendorong mereka untuk mengambil tindakan koreksi yang tepat. $udit internal menerima hasil akhir berupa pengetahuan tentang tindakan yang diambil olehauditee berdasarkan rekomendasi laporan audit internal. ombinasiketerampilan teknisaudit internal dan kemampuan untuk mengkomunikasikan hasil kepada orang-orangdengan cara yang terbaik akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif adalah elemen daripelaporan audit yang baik. 4$+ harus aktif terlibat dalam proses laporan audit, dan semua tingkatan staf audit internalharus
berpikir
dalam
hal
kebutuhan
laporan
akhir.
%alam
hubungan
ini,
masalahpengembangan laporan juga harus diberikan perhatian yang tepat dalam pelatihan program audit internal. '4( *aporan Audit dan ertas kerja Retensi
Laporan formal audit internal dan kertas kerja pendukungnya adalah dokumen penting yang mendukung kegiatan audit internal. Prosedur harus dilaksanakan untukmempertahankan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai bagian dari catatan perusahaan serta prosedur penyimpanan. Sementara penyimpanan catatan ini pernah diperlakukan lebih informalsebagai keputusan fungsi upaya audit internal terbaik, aturan S&' telah mengubah halhal. Pemusnahan dokumen audit eksternal, aturan S&' mengharuskan semua catatan terkait auditharus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh tahun. Semua laporan audit berbasis kertas dan kertas kerja pendukung harus disetorkan di fasilitas penyimpanan arsip perusahaan aman. #ateri audit laptop komputer harus dibakar ke 4% atau disk %@% atau lainnya yang lebih permanen perangkat penyimpanan. *ntuk bahan audit internal yang terletak pada server perusahaan atau warisansistem, audit internal harus membuat perjanjian dengan perusahaan sistem informasi untuk men-download dan menyimpan catatan audit internal mengikuti prosedur yang sama digunakan untuk sistem terpusat lainnya. Laporan audit internal dan bahan pendukung kertas kerja dapat mendukung dalam proses pengadilan atau bahkan pemerintah tindakan hukum. Suatu perusahaan mungkin perlu menghasilkan catatan pekerjaan audit internal untuk membuktikan, di pengadilan, )uga, perintah pengadilan mungkin mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan yang mendukung beberapa materi. "he S&' tujuh tahun retensi rekamanmengatakan bahwa perusahaan harus
berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua pendukungcatatan yang meliputi banyak bidang. 17,$ Audit ounikasi Peluang internal 0fektif
omunikasi merupakan elemen penting dari setiap tahap kegiatan audit internal.auditor internal berkomunikasi melalui laporan audit formal, tatap mukapertemuan selama kerja lapangan audit atau pertemuan, dan melalui berbagai lainnyakomunikasi formal dan informal. $uditor internal harus selalu diingat bahwa komunikasi adalahbahan dasar setiap kegiatan audit dan harus bekerja untuk meningkatkankomunikasi ini dan mengurangi konflik organisasi. omunikasi yang efektif baik secara orang-ke-orang dan dengan yang lebih besarkelompok
adalah
komponen
kunci
keberhasilan
audit
internal. !nternal auditor
harusmemiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang terkait dengan komunikasi yang efektifdan bagaimana untuk mengatasi mereka. "ermasuk memberikan instruksi lisan kepada auditor staf, membahas masalah operasionalselama pertemuan audit, konseling bawahan, mewawancarai calonkaryawan, atau melakukan review kinerja staf. Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadiberbeda tetapi terdiri dari aliran dua arah pesan.$uditor internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasijenis masalah yang dapat mendistorsi atau benar benar mencegah komunikasi yang efektif.#asalah-masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi dan meliputi: Tidak
e#erikan
perti#angan
yang
tepat
untuk
&u#ungan
kekuatan
pesanpengiri dan peneria. omunikasi dengan atasan garis sering berbedadari yang
dengan seorang perwira senior. )enga#aikan stres eosional seentara ole& #aik pengiri atau peneria. Pertemuan $udit terakhirsering berubah menjadi situasi yang penuh dengan konflik dan streskecuali internal komunikator pemeriksaan membutuhkan waktu peduli untuk mempertimbangkan potensi inimasalah emosional. •
8agal untuk #enar engevaluasi kapasitas peneria untuk eneria dan ea&ai pesan. )ika audit internal menemukan masalah kontrol yang parahdi daerah
teknis dalam proses kerjanya, isu-isu tersebut harus dikomunikasikantepat. Penggunaan
kata3kata
yang
dapat
eiliki
#e#erapa
arti
atau
dapat
enyapaikan tidak diinginkanakna. ami telah membahas masalah ini ketika
mempersiapkan laporan audit, tapiini semua lebih penting dalam komunikasi verbal.
tergesa dala transisi pesan yang elea&kan kejelasandan 9 atau kredi#ilitas.
Pesan sering perlu dikomunikasikan secara perlahan sehingga semuapihak akan mengerti. Persepsi #a&wa pengiri ingin eenu&i ke#utu&an pri#adi, se&ingga enginduksiresistensi eosional dan #lok. Seringkali orang lain melihat auditor
internal sebagaiorang yang memiliki agenda pribadi. Lainnya cepat menyadari hal ini, dan komunikasimungkin tersumbat. egagalan untuk e#angun fondasi yang diperlukan untuk pesan inti dan terkait #urukwaktu. kekhawatiran audit internal tidak efektif dikomunikasikan ketika
merekahanya dibuang di pangkuan auditee. urangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk enye#a#kan peneriaketidakpuasan. Sementara auditor internal harus membangun sebuah kasus
untuk menggambarkan perhatianmeyakinkan, auditor tidak harus berbasa-basi untuk menghindari menggambarkansituasi masalah tetapi harus selalu berkomunikasi dengan jelas kekhawatiran kontrol. Dapak dari tindakan nonver#al, seperti nada suara, ekspresi waja&,dan %ara kounikasi. Sebagai contoh, di beberapa bagian dunia,leg menyeberang dengan telapak
kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagaipenghinaan ekstrim. Tidak e#erikan perti#angan kepada persepsi dan perasaan
terkait
daripeneria. $uditor harus mencoba untuk memahami bagaimana pesan akan
diterimadan diterjemahkan oleh penerima mereka. Semua masalah ini adalah bagian dari kebutuhan yang lebih besar untuk auditor internal untuk menempatkan sendiri dalam perspektif penerima dan untuk mempertimbangkan bagaimana pesan mereka akan diterima. etika pesan audit internal dikomunikasikan dengan beberapa empati,hasilnya harus efektif percakapan dua arah. edua belah pihak dalam komunikasi-khususnya utama penggerak-belajar dari pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi serangkaian pesan.!ni disebut umpan balik. agian dari komunikasi dua arah yang efektif adalah untuk mendorong umpan baliksehingga auditor internal yang memiliki dasar terbaik untuk menentukan apakah tujuan manajerial tercapai. pendekatan yang berbeda mungkin diperlukan untuk menginduksi dan memanfaatkan umpan balik yang baik ini. erbagai kebutuhan orang berhubungan dengan kompetisi, konflik, dan kerja sama. ila konflik diberikan dengan benar, konflik dapat berguna dalam mencapai kesejahteraan organisasi. $uditor sering menemukan diri mereka dalam konflik dengan berbagai elemen dari perusahaan.
$uditor dapat menyebabkan auditee kehilangan tingkat kompetitif dalam perusahaan mereka, dan auditee mungkin tidak setuju dengan audit internal hanya pada dasar itu. konflik sering terjadi, dan auditor yang efektif harus menggunakankonflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan meyakinkan untuk mengambil tindakantindakan. ?amun, auditor internal yang efektif perlu memahami bagaimana mengontrol konflik. &rang perlu memahami bahwa bagaimana seseorang menang lebih penting daripada faktakemenangan!dealnya, konflikseharusnya tidak diperbolehkan untuk mengembangkan ke titik di mana langsung ini lebih dramatistindakan yang diperlukan. #enemukan keseimbangan yang tepat antara stabilitas membutuhkan perubahan yang sulit karena faktor yang terlibat biasanya sulit untuk menganalisis dan mengukur. Salah satu kendala untuk berubah adalah bahwa perusahaan sering menjadi terbiasa dengan kebijakan dan prosedur yang ada dan cenderung menjadi bias menguntungkan mereka, sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap kebutuhan untuk perubahan. audit internal seringpertemuan kendala ini ketika merekomendasikan kebijakan atau prosedur perubahan melalui audit laporan. Pada tingkat tertinggi, kebutuhan untuk perubahan mungkin melibatkan strategi baru, usaha bisnis baru, perubahan produk, atau kebijakan pendukung baru. Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru, relokasi pabrik, produksi baruproses, atau perubahan orang, tetapi auditor internal sering tidak membuat rekomendasiuntuk perubahan di tingkat itu. etika membuat rekomendasi mereka, auditor internal harus memahami bagaimana perusahaan akan menghadapi perubahan. agaimana audit internal mencapai perubahan dengan cara yang terbaik dan akan melayani kesejahteraan perusahaan-tingkat yang lebih tinggi . arena semua manajer bertanggung jawab untuk pengendalian internal dan pada saat yang sama tunduk kepada mereka, dampak dari merekomendasikan perbaikan pengendalian pada orang harus dipertimbangkan secara hati-hati. 17,: *aporan Audit dan )ea&ai rang3orang di Internal Audit
#enciptakan laporan audit internal yang efektif berfokus pada kepentingansemua auditor internal sehubungan dengan hubungan mereka dengan audit merekakomite, manajemen senior, dan satu sama lain. Sementara semua ini adalah kepentinganuntuk auditor internal sebagai bagian dari review dan analisis pengendalian internal mereka,juga harus menarik bagi 4$+ dan komite audit. eberapa yang unik danmasalah khusus menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka, termasuk gambarmasalah, karena auditor sering dianggap sebagai fokus
berlebihan pada rincikepatuhan atau masalah kontrol dan dipandang oleh banyak orang sebagai mengancam. $uditor internal harus peduli dengan jumlah kesejahteraan usaha di semua tingkat dan dalam kaitannya dengan kegiatan-kegiatannya. %alam semua aspek, komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yangselalu bergerak maju. eberhasilan audit internal dalam memenuhi tantangan yang menyediakan salah satu peluang terbesar yang tersedia untuk melayani perusahaan dan untuk mencapai kemakmuran. ami telah menekankan auditor internal tema 4& seluruh buku ini. !tukemampuan untuk menggambarkan pekerjaan audit internal dan untuk membuat rekomendasi audit internal yang efektif adalah persyaratan audit yang 4& intern kunci. ?amun, melampauitugas menyiapkan dan menyampaikan rekomendasi audit internal yang efektif dan laporan,semua auditor internal harus berjuang untuk menjadi komunikator yang sangat baik untuk dan dengan tim audit internal sesama dan semua anggota perusahaan mereka secara keseluruhan.
