Bab 12 Proses Audit Kinerja B. Struktur Audit Kinerja -
Struktur audit baik audit keuangan, audit kepatuhan , audit manajemen , audit program dan audit jenis lainnya secara umum adalah sama. Hal yang membedakan membedakan pada masing – masing – masing masing tahap audit yang menggambarkan kebutuhan dari masing – masing audit. Struktur audit terdiri atas : 1. Tahap audit 2. Elemen masing – masing – masing masing tahap audit 3. Tujuan umum masing – masing – masing masing elemen 4. Tugas – Tugas – tugas tugas tertentu yang diperlukan untuk mencapai tujuan
-
Audit kinerja pada dasarnya merupakan perluasan dari audit keuangan dalam hal tujuan dan prosedurnya. Berdasarkan kerangka umum struktur audit diatas, dapat dikembangkan struktur audit kinerja yang terdiri atas: 1. Tahap pengenalan dan perencanaan 2. Tahap pengauditan 3. Tahap pelaporan 4. Tahap penindaklanjutan
Tabel 12.1 Struktur Audit Kinerja Tahap Tahap Pengenalan dan Perencanaan
Elemen -
Survei pendahuluan
-
Review Sistem Pengendalian Manajemen
Tahap Audit
Tahap Pelaporan
Tahap Follow Up
-
Review Hasil Program
-
Review Ekonomi
-
Review Kepatuhan
-
Persiapan Laporan
-
Review dan Revisi
-
Pengiriman dan Penyajian Laporan
-
Desain Follow Up
-
Investigasi
-
Pelaporan
Sumber: Malan, R. M. (1984) “Performance Auditing In Local Goverment” p.196
-
Sebelum melakukan audit, auditor terlebih dahulu harus memperoleh informasi umum organisasi guna mendapatkan pemahaman yang memadai tentang lingkungan organisasi yang diaudit, struktur organisasi, misi organisasi , proses kerja serta sistem informasi dan pelaporan.
-
Berdasarkan hasil analisis terhadap kelemahan dan kekuatan sistem pengendalian dan pemahaman mengenai keluasan, validitas dan realibilitas informasi kinerja yang dihasilkan oleh entitas/ organisasi, auditor kemudian menetapkan kriteria audit dan mengembangkan ukuran kinerja tepat
-
Berdasarkan rencana yang telah dibuat , auditor kemudian melakukan pengauditan, mengembangkan hasil temuan audit dan membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya
C. Tahap Pengenalan dan Perencanaan -
Tahap pengenalan dan perencanaan terdiri dari dua elemen yaitu survei pendahuluan dan review sistem pengendalian manajemen. Pekerjaan yang dilakukan pada masing – masing elemen bertujuan untuk menghasilkan rencana penelitian yang detail dan dapat membantu auditor dalam mengukur kinerja dan mengembangkan temuan berdasarkan perbandingan antara kinerja dan kriteria yang telah ditetapkan. a) Survei Pendahuluan
-
Auditor akan berupaya untuk memperoleh gambaran yang akurat tentang lingkungan organisasi yang diaudit terutama berkaitan dengan struktur dan operasi organisasi, lingkungan manajemen , kebijakan, standar dan prosedur kerja. Deskripsi yang akurat tentang lingkungan organisasi akan membantu auditor untuk menentukan tujuan audit dan rencana audit secara detail b) Review Sistem Pengendalian
-
Auditor memulai pekerjaan dengan melakukan review dan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern terutama berkaitan dengan prosedur akuntansi, sedangkan pada audit kinerja, auditor harus menelaah sistem pengendalian manajemen atau sistem pengendalian administratif dengan tujuan untuk menemukan kelemahan pengendalian yang siginifikan agar menjadi perhatian manajemen
-
Sistem Pengendalian Manajemen memberikan gambaran tentang metode dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mengendalikan kinerjanya. Pengendalian manajemen sendiri bertujuan untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dicapai secara ekonomis, efisien dan sesuai dengan hukum dan peraturan berlaku
-
Prosedur audit yang dilakukan pada tahap review sistem pengendalian secara garis besar terdiri dari 3 langkah, yaitu: 1. Menganalisis sistem manajemen organisasi 2. Membandingkanya dengan model yang ada 3. Mencatat dugaan terhadap setiap ketidakcocokan
Kriteria Pengendalian untuk Hasil-Hasil Program, Penilaian Ekonomi dan Efisien Kriteria yang digunakan untuk menilai reliabilitas data dibagi dalam 2 ar ea : 1. Proses pengumpulan, Perhitungan dan Pelaporan Data
Prosedur yang ada didesign untuk memastikan fairness, dependability, dan reliability data.
Terdapat pengendalian dalam proses pengumpulan dan perhitungan data untuk memastikan integritas data
Pengendalian yang telah ditetapkan sudah dijalankan
Terdapat dokumentasi yang memadai untuk menentukan integritas data
2. Kecukupan Pelaporan Data
Data yang dikumpulkan dan dihitung, dibuat dengan dasar yang konsisten dengan tahun sebelumnya
-
Kewajaran dan reliabilitas data disajikan dengan kriteria tertentu
Pekerjaan audit pada tahap pengenalan dan perencanaan diharapkan mampu mempersiapkan dua buah dokumen yaitu: a. Memorandum analitis, berisi identifikasi kelemaha yang material dalam sistem pengendalian manajemen dan pembuatan rekomendasi untuk perbaikan atas kelemahan b. Memorandum perencanaan, dibuat berdasarkan hasil review sistem pengendalian untuk menentukan sifat, luas dan waktu untuk pekerjaan audit berikutnya.
-
Analitcal memorandum untuk kepatuhan, ekonomi dan efisiensi serta hasil program memiliki format umum yang sama, tetapi berbeda dalam hal kriteria yang digunakan. Pengendalian manajemen fokus evaluasinya adalah kecukupan, perencanaan, struktur organisasi yang memadai, dan efektivitas kepemimpinan manajemen. Fokus evaluasi kepatuhan adalah memastikan apakah entitas sudah mengikuti peraturan, hukum dan kebijakan ditetapkan.
-
Pemakaian kriteria kinerja oleh organisasi sektor publik akan membantu pemakai laporan dalam menilai kinerja yang dilaporkan oleh organisasi mengingat audit ekonomi, efisiensi dan efektivitas selain berkaitan dengan hal-hal yang bersifat kuantitatif juga berkaitan dengan hal-hal yang sifatnya kualitatif dan sulit diukur secara pasti
-
Berikut contoh kriteria audit dan standar evaluasi yang digunakan auditor: Tabel 12.2 Contoh Kriteria Audit
Kriteria 1. Penetapan Tujuan
Kriteria Audit Tujuan masing-masing unit organisasi yang menggambarkan kontribusi dari masing-masing unit terhadap organisasi secara keseluruhan harus ditetapkan konsisten
2. Penetapan Strategi
Strategi untuk mencapai tujuan harus ditetapkan dan program-program disusun berdasarkan strategi
3. Kelengkapan dan Keseimbangan Pengendalian
Rentang pengendalian dalam sebuah organisasi harus lengkap dan seimbang
diantara aktivitas-aktivitas organisasi yang banyak jumlahnya dan sangat kompleks 4. Kualifikasi Manajemen
Orang-orang yang duduk diposisi manajemen harus mempunyai kemampuan cukup untuk melaksanakan tugas
5. Job Descriptions
Dikembangkan untuk seluruh posisi dalam organisasi untuk memudahkan komunikasi, koordinasi dan memastikan tanggung jawab posisi
6. Perencanaan
Harus menetapkan hasil yang ingin dicapai
7. Evaluasi Kinerja Karyawan
Seluruh karyan dievaluasi secara periodik dan diinformasikan hasil pekerjaan mereka
8. Sistem Pengendalian Manajemen
-
dan Profuktivitas
Indikator untuk mengukut produktivitas masing-masing departemen
-
Perbandingan antara kinerja yang dicapai dengan standar telah ditetapkan
9. Garis Wewenang dan Tanggung
-
Jawab 10. Pelaksanaan dan Pengendalian Kegiatan
Harus ditetapkan dengan jelas , tidak terduplikasi dan ditetapkan secara logis
-
Pelaksanaan, koordinasi dan pembatasan tindakan disesuaikan dengan rencana ditetapkan
D. Tahapan Audit Tahapan audit dalam audit kinerja terdiri dari tiga elemen yaitu: 1. Telaah hasil-hasil program 2. Telaah ekonomi dan efisiensi 3. Telaah kepatuhan -
Tahapan dalam audit kinerja disusun untuk membantu auditor dalam mencapai tujuan audit kinerja, Review hasil program akan membantu auditor untuk mengetahui apakah entitas telah melakukan sesuatu yang benar. Review kepatuhan akan membantu auditor untuk menentukan apakah entitas telah melakukan segala sesuatu dengan cara yang benar, sesuai dengan peraturan dan hukum berlaku. Dalam menjalankan elemen-elemen tersebut auditor juga harus mempertimbangkan masalah biaya (cost). Atas dasar pertimbangan tersebut disarankan elemen dijalankan secara terpisah.
Komponen Audit terdiri dari Identifikasi Lingkungan Manajemen -
Auditor harus familiar dengan lingkungan manajemen klien untuk memahami keterbatasan yang dihadapi organisasi. Untuk itu auditor harus mengetahui dengan saksama dan akurat gambaran menyeluruh organisasi dari perspektif hukum, organisasi dan karyawan. Auditor mengumpulkan informasi sehubungan dengan 1. Persyaratan hukum dan kinerja 2. Gambaran organisasi 3. Sistem informasi dan pengendalian 4. Pemahaman karyawan atas kebutuhan dan harapan
Perencanaan Tujuan -
Berkaitan dengan review atas proses penetapan rencana dan tujuan organisasi. Auditor
menguji
keberadaan
tujuan
yang
ditetapkan
secara
jelas
dan
rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut Struktur Organisasi -
Komponen ini berkaitan dengan bagaimana sebuah unit diatur dan sumber daya dialokasikan dengan mencapai tujuan organisasi
Kebijakan dan Praktik -
Komponen ini mengacu pada kebijakan yang berlaku umum yang merupakan kesepakatan yang dirumuskan oleh masyrakat yang diwakili oleh lembaga legislatif
Sistem dan Prosedur -
Merupakan rangkaian kegiatan untuk menelaah struktur pengendalian, efektifitas, ketepatan, logika dan kbuthan organisasi
Pengendalian dan Metode Pengendalian -
Berhubungan dengan pengendalian intern terutama accounting control dan administrative control. Pengendalian akuntansi diperlukan untuk menyusun rencana, metode, dan prosedur organisasi untuk menjaga kekayaan perusahaan dan reliabilitas data keuangan.
Praktik Penempatan Karyawan -
Komponen ini mengacu pada 1. Metode dan prosedur yang digunakan untuk melindungi sumber daya manusia yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi 2. Metode dan prosedur untuk mengatur administrasi penggajian 3. Kebijakan dan prosedur pelatihan karyawan 4. Affirmative action plans, yaitu mengevaluasi agar tidak bertentangan dengan hukum berlaku dan pelaksanaan rencana berjalan secara efektif
Analisis Fiskal -
Diperlukan untuk menganalisis informasi keuangan secara langsung atau tidak langsung dapat digunakan untuk mengindikasikan efisiensi operasi, ekonomis dan efektivitas unit organisasi yang dievaluasi
Investigasi khusus -
Jika dibandingkan dengan analisis pengendalian manajemen, investigasi khusus sifatnya lebih spesifik. Investigasi ini lebih diarahkan pada usaha untuk mengevaluasi solusi alternatif yang didesain untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi sebuah fungsi organisasi.
