Proses Audit Kinerja A.
Pengantar Audit Kinerja Definisi
Definisi audit kinerja adalah suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif atas kinerja suatu organisasi, program, fungsi, atau aktivitas/kegiatan. Evaluasi dilakukan dilakukan terhadap tingkat ekonomi, efisiensi, dan keefektifan dalam mencapai taarget yang telah ditetapkan serta kepatuhannya terhadap kebijakan dan peraturan perundang-undangan yang disyaratkan, kemudian membandingkannya antara kinerja yang dihasilkan dengan kriteria yang ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Perbandingan Antara Audit Keuangan dan Audit Kinerja Audit Keuangan
Audit Kinerja
Obyek Audit : Laporan Keuangan
Obyek Audit : Organisasi, Program, Aktivitas/kegiatan, Fungsi
Menguji kewajaran laporan keuangan dari salah saji material dan kesesuaiannya dengan prinsip akuntansi berterima umum
Menguji tingkat ekonomi, efisien dan efektivitas dalam penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan
Lebih bersifat kuantatif-keuangan
Lebih bersifat kualitatif
Tidak terlalu analitis
Sangat analitis
Tidak menggunakan indikator kinerja, starndar, dan target kinerja
Membutuhkan indikator kinerja, starndar, dan target kinerja
Bisanya tidak mempertimbangkan analisis biaya manfaat
Bisanya mempertimbangkan analisis biaya manfaat
Waktu pelaksanaan audit : tertentu
Audit bisa dilakukan sewaktu-waktu
Audit dilakukan untuk peristiwa keuangan masa lali
Mempertimbangkan kinerja masa lalu, sekarang dan akan datang
Tidak dimaksudkan untuk membantu melakukan alokasi sumber daya secara optimal
Dimaksudkan untuk memperbaiki alokasi sumber daya secara optimal
1
Pentingnya Audit Kinerja dapat digambarkan dengan bagan alir sebagai berikut :
Manfaat Audit Kinerja Audit kinerja dalam pelaksanaannya dapat mengidentifikasi berbagai masalah yang menuntut adanya pemeriksaan lebih rinci antara lain :
Pengukuran standar atu penetapan penjabaran tujuan oleh manajemen dalam pengukuran hasil kerja, produktifitas, efisiensi, atau penggunaan barang/jasa yang kurang tepat. Tiadanya kejelasan prosedur tertulis atau prosedur berbelit-belit, sehingga bisa ditafsirkan salah atau tidak konsiten dan menambah pelayanan menjadi lama. Personil yang kurang cakap, sehingga menimbulkan kelambatan dan kekurangan lainnya, termasuk kegagalan menerima tanggung jawab yang besar Beberapa pekerjaan duplikasi atau tumpang tindih, sehingga terjadi pemborosan dan saling lempar tanggung jawab.
Anggaran yang dipakai tidak tepat sasaran
Pola pembiyaan yang terlalu mewah kurang bermanfaat tidak efisien.
Penggunaan pekerjaan tertangguh, menumpuk dan penyelesaian terlambat.
Banyak pekerja terlalu besar, koordinasi buruk dan personil banyak tidak punya tugas
2
Pengorganisasian terlau besar, koordinasi buruk dan personil banyak tidak punya tugas Pengadaan barang terlalu banyak dengan harga mahal persediaan menumpuk.
Proses audit kinerja secara umum dengan sistematika sebagai berikut :
B.
1. 2. 3.
B.1
Struktur Audit Kinerja Tahapan Audit Kinerja Kriteria atau Indikator yang menjadi tolak ukur audit kinerja
Struktur Audit Kinerja
Hal yang membedakan antara audit yang satu dengan yang lain yaitu terletak pada tugas-tugas spesifik pada masing-masing tahap audit yang menggambarkan kebutuhan dari masing-masing audit. Secara umum, struktur audit terdiri atas: 1. Tahap-tahap audit; 2. Elemen masing-masing tahap audit; 3. Tujuan umum masing-masing audit; dan 4. Tugas-tugas tertentu yang di perlukan untuk mencapai setiap tujuan. Audit kinerja merupakan perluasan dari audit keuangan dalam hal tujuan dan prosedurnya. Berdasarkan kerangka umum struktur audit diatas, dapat dikembangkan stuktur audit kinerja yang terdiri atas; 1. 2. 3. 4.
Tahap pengenalan dan perencanaan ( familiarization and planning phase) Tahap pengauditan (audit phase) Tahap pelaporan (reporting phase) Tahap penindaklanjutan ( follow-up phase).
TAHAP familiarization and planning phase
ELEMEN ♫ survei pendahuluan ♫ Review SPM
audit phase
♫ ♫ ♫
Review hasil-hasil program Review ekonomi Review kepatuhan
reporting phase
♫ ♫ ♫
Persiapan laporan Review dan revisi Pengiriman dan penyajian laporan
follow-up phase
♫ ♫ ♫
Desain follow up Investigasi Pelaporan
3
B.2
Tahapan Audit Kinerja
TAHAP PENGENALAN DAN PERENCANAAN Tahap pengenalan dan perencanaan terdiri dari dua elemen yaitu survei pendahuluan dan review sistem pengendalian manajemen. a). Survei Pendahuluan ( Preliminary survey) Pada tahap survei pendahuluan auditor akan berupaya untuk memperoleh gambaran yang akurat tentang lingkungan organisasi yang diaudit, terutama berkaitan dengan struktur dan operasi organisasi, lingkungan manajemen, kebijakan ,standar prosedur kerja. b). Review Sistem Pengendalian (Control System Review) Pada audit keuangan, auditor memulai pekerjaan dengan melakukan review dan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern (SPI) terutama yang berkaitan dengan prosedur akuntansi, sedangkan pada audit kinerja, auditor harus menelaah sistem pengendalian manajemen atau sistem pengendalian administratif dengan tujuan untuk menemukan kelemahan pengendalian yang signifikan agar menjadi perhatian manajemen dan untuk menemukan luas, sifat, dan waktu pekerjaan pemeriksaan berikutnya. Prelimi nary Sur vey
Auditor akan berupaya utk memperoleh gambaran yg akurat tentang lingkungan organisasi yg diaudit, terutama berkaitan dengan 1. struktur & operasi organisasi 2. lingkungan manajemen 3. kebijakan, standar & prosedur kerja Deskripsi tersebut akan membantu auditor utk : 1. menentukan tujuan audit & rencana audit secara detail 2. memanfaatkan sumber daya yang ada untuk hal-hal yg sifatnya material 3. mendisain tugas secara efisien & menghindari kesalahan Cont r ol System Review
1. Pada audit keuangan, audit dimulai dengan review & evaluasi terhadap SPI terutama yg berkaitan dengan prosedur akuntansinya 2. Pada audit kinerja, auditor harus menelaah SPM untuk menemukan kelemahan pengendalian yang signifikan agar menjadi perhatian manajemen & untuk menentukan luas, sifat & waktu pekerjaan pemeriksaan berikutnya 3. SPM memberikan gambaran tentang metoda & prosedur yg digunakan oleh organisasi utk mengendalikan kinerjanya
4
4. Pengendalian manajemen bertujuan untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dicapai secara ekonomis, efisien, & sesuai dengan hukum & peraturan yang berlaku. Tiga langkah prosedur audit yang dilakukan pada review sistem pengendalian:
1. Menganalisis sistem manajemen organisasi 2. Membandingkannya dengan model yg ada. 3. Mencatat dugaan terhadap setiap ketidakcocokan/ketidaksesuaian
1.
2. 3. 4.
Pertanyaan yang diajukan auditor pada tahapan ini: Apakah organisasi membuat perencanaan yang cukup ? Apakah strategi utk mencapai tujuan telah ditetapkan? Apakah standar pencapaian tujuan juga telah ditetapkan? Apakah organisasi sudah terstruktur dengan baik untuk menjalankan aktivitasnya? Apakah sumber daya sudah tersedia dan terdistribusi dengan baik? Apakah rencana sudah dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk melaksanakan? Apakah kinerja telah dimonitor dengan menggunakan dasar/kriteria yang pasti? Apakah penyimpangan dari rencana semula diidentifikasi dan dianalisis dengan hatihati? Apakah tindakan koreksi yang tepat waktu telah dilaksanakan? Kriteria penilaian reliabilitas data dibagi dalam dua area, yaitu:
1. Proses pengumpulan, perhitungan, dan pelaporan data: a. Prosedur yang ada didisain untuk memastikan fairness, dependability, & reliability data. b. Terdapat pengendalian dalam proses pengumpulan dan penghitungan data untuk memastikan integritas data. c. Pengendalian yang telah ditetapkan sudah dijalankan. d. Terdapat dokumentasi yang memadai untuk menentukan integritas data. 2. Kecukupan pelaporan data: a. Data yang dikumpulkan dan dihitung, dibuat dengan dasar yang konsisten dengan tahun sebelumnya b. Kewajaran dan reliabilitas data disajikan dengan kriteria tertentu Pekerja audit pada tahap pengenalan mempersiapkan dua buah dokumen yaitu:
dan
perencanaan
diharapkan
mampu
5
1. Memorandum analitis (analitical memorandum), berisi identifikasi kelemahan yang material dalam sistem pengendalian manajemen dan pembuatan rekomendasi untuk perbaikan atas kelemahan tersebut. 2. Memorandum perencanaan ( planning memorandum), dibuat berdasarkan hasil review sistem pengendalian untuk menentukan sifat, luas, dan waktu untuk pekerjaan audit berikutnya. untuk kepatuhan, ekonomi dan efisiensi, serta hasil-hasil Analitical memorandum program memiliki format umum yang sama,tetapi berbeda dalam hal kriteria yang digunakan.Pengendalian manajemen fokus evaluasinya adalah kecukupan, perencanaan, struktur organisasi yang memadai, dan efektivatas kepemimpinan manajemen. Fokus evaluasi kepatuhan adalah memastikan apakah entitas sudah mengikuti peraturan, hukum, dan kebijakan-kebijakanyang telah ditetapkan. Ekonomi dan efisiensi fokus evaluasinya adalah penentuan apakah entitas menggunakan sumber daya yang dimilikinya secara ekonomis dan efisien. Hasil-hasil program fokus evaluasinya adalah apakah hasil yang diinginkan telah tercapai, apakah tujuan ditetapkan olah pihak yang berwenang dan apakah entitas telah mempertimbangkan alternatif yang memberikan hasil yang diinginkan dengan biaya yang lebih rendah. Pemakaian indikator/kriteria kinerja oleh organisasi sektor publik akan membantu pemakaian laporan dalam menilai kinerja yang dilaporkan oleh organisasi mengingat audit ekonomi, efisiensi, dan efektivitas selain berkaitan dengan hal-hal yang bersifat kuantitatif dan kualitatif, dan sulit diukur secara pasti .
TAHAPAN PENGAUDITAN Tahapan dalam audit kinerja terdiri dari tiga elemen yaitu:
1.Telaah hasil-hasil program ( program results review) 2.Telaah ekonomi dan efisiensi (economy and efficiency review) 3.Telaah kepatuhan (compliance review) Secara lebih terinci, komponen audit terdiri dari: a). Identifikasi lingkungan manajemen, b). Perencanaan dan tujuan, c). Struktur organisasi, d). Kebijakan dan praktik, d). Sistem dan prosedur, e). Pengendalian dan metode pengendalian, f). Sumber daya manusia dan lingkungan fisik, g). Praktek pengelolaan staf, h). Analisis fiskal,
6
i). Area khusus investigasi ( special areas of investigation) Identifikasi Lingkungan Manajemen Auditor harus familiar dengan lingkungan manajemen klien untuk memahami keterbatasan-keterbatasan yang dihadapi organisasi. Auditor mengumpulkan informasisehubungan dengan; persyaratan hukum dan kinerja,gambaran organisasi, sistem informasi dan pengendalian, pemahaman karyawan atas kebutuhan dan harapan. Perencanaan dan Tujuan Komponen ini berkaitan dengan review atas proses penetepan rencana dan tujuan organisasi. Struktur Organisasi Kompomem ini berkaian dengan bagaimana sebuah unit diatur dan sumber daya yang dialokasikan untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem dan Prosedur Sistem dan prosedur merupakan rangkaian kegiatan atau aktivitas untuk menelaah stuktur pengendalian, efektivitas, ketepatan, logika dan kebutuhan suatu irganisasi. Pengendalian dan Metode Pengendalian Komponen ini berhubungan dengan pengendalian intern terutama accounting control dan administrative control . Pengendalian akuntansi diperlukan untuk menyusun rencana, metode, dan prosedur organisasi untuk menjaga kekayaan perusahaan dan reabilitas data keuangan. Pengendalian administratif terdiri dari rencana, metode, dan prosedur organisasi yang berfokus pada efisiensi,efektifitas organisasi, dan kepatuhan terhadap kebijakan pemerintah serta ketentuan yang berlaku. Sumber Daya Manusia dan Lingkungan Fisik Komponen ini berkaitan dengan sikap karyawan, dokumen tentang berbagai aktifitas, dan kondisi fisik pekerjaan. Praktek Penempatan Karyawan (staff in g practices ) Komponen ini mengacu pada: metode dan prosedur yang digunakan untuk melindungi sumber daya manusia yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi, untuk mengatur penggajian,untuk menilai kinerja karyawan, kebijakan dan prosedur pelatihan karyawan, dan affirmative action plan, yaitu rencana-rencana tindakan yang di setujui oleh pihak-pihak tertentu.
Analisis Fiskal
7
Analisis fiskal digunakan untuk menganalisis informasi keuangan yang secara langsung maupun tidak langsung dapat digunakan untuk mengidentifikasi efisiensi operasi, ekonomis, dan efektivitas unit organisasi yang dievaluasi. Investigasi Khusus Investigasi ini lebih diarahkan pada usaha untuk mengevaluasi solusi alternatif yang didesain untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi atau meningkatkan nilai ekonomis sebuah fungsi organisasi.
TAHAPAN PELAPORAN Laporan tertulis bersifat permanen dan sangat penting untuk akuntabilitas publik. Hal terpenting bahwa laporan tersebut dapat dipahami oleh pihak-pihak yang menerima dan membutuhkan.
Tiga langkah pengembangan laporan audit, yaitu: 1. preparation 2. review 3. transmission
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan laporan adalah: 1. 2. 3. 4.
Laporan audit kinerja harus ditulis secara objektif Auditor tidak boleh overstate Informasi yang disajikan harus disertai suatu bukti yang kompeten Auditor hendaknya menulis laporan secara konstruktif, memberikan pengakuan terhadap kinerja yang baik maupun yang buruk 5. Auditor hendaknya mengakomodasi usaha-usaha yang dilakukan oleh manajemen untuk memperbaiki kinerjanya Keahlian yang perlu dimiliki dan dikembangkan oleh auditor agar menghasilkan laporan yang efektif adalah: 1.Keahlian teknis Keahlian yang dibutuhkan untuk mengorganisasikan atau menyusun informasi audit menjadi sebuah laporan yang koheren 2. Keahlian manajerial Keahlian yang dibutuhkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengendalikan masing-masing tahap audit untuk memastikan hasil akhir yang berkualitas dan tepat waktu. 3. Keahlian interpersonal
8
Keahlian untuk menjaga hubungan baik dengan auditee, kemampuan untuk menyampaikan temuan-temuan negatif menjadi kesempatan-kesempatan positif sehingga mampu meyakinkan manajemen atas potensi-potensi yang ada. Kekhususan laporan audit kinerja terletak pada rekomendasi untuk perbaikan Sistematika laporan audit kinerja, terdiri atas: I. a. b. c. d. e. II. a. b. 1) 2) 3) c. III. a. b. c. d. e.
Pendahuluan Umum Surat pengiriman atau memorandum Laporan ringkasan Daftar isi laporan secara keseluruhan Daftar tabel dan gambar Teks Pendahuluan Body atau badan, mencakup: Pengantar masalah (jika perlu) Temuan-temuan Kesimpulan dan rekomendasi Komentar auditee Referensi Masalah Footnotes Lampiran Bibliografi Komentar auditee (jika tidak dimasukkan ke dalam teks) Bahan referensi
Langkah-langkah dalam mengembangkan sebuah laporan audit adalah:
1. Menyiapkan temuan-temuan secara individual 2. Mengumpulkan semua referensi yang diperlukan untuk mendukung teks 3. Menyiapkan teks 4. Menyiapkan laporan inti 5. Menyiapkan memorandum pengiriman laporan Temuan audit merupakan buildin g blocks laporan audit, maksudnya bahwa temuan audit akan disajikan secara tertulis sesuai dengan permasalahan yang relevan dan material yang ditemukan selama audit, yang mencakup argumen yang logis & komplit dan didukung oleh bukti-bukti yang cukup.
9
TAHAPAN PENINDAKLANJUTAN (FOLLOW UP ) Tindak lanjut didisain untuk memastikan/memberikan pendapat apakah rekomendasi auditor sudah diimplementasikan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap penindaklanjutan dari sisi auditor adalah: 1. Dasar untuk melakukan follow up adalah perencanaan yang dilakukan oleh pihak manajemen 2. Pelaksanaan review follow up 3. Batasan review follow up 4. Implementasi rekomendasi a. Implementasi oleh unit kerja b. Implementasi oleh eksekutif c. Peranan auditor dalam implementasi rekomendasi audit Auditor hanya berperan sebagai pendukung d. Peranan legislatif dalam implementasi rekomendasi audit Merupakan otoritas tingkat akhir yang dapat mengambil tindakan implementasi rekomendasi secara formal dengan mengadopsi peraturan, mosi, dsb. Beberapa pendekatan implementasi rekomendasi oleh legislatif yaitu : 1.Tindakan legislatif secara formal 2.Tindakan legislatif secara informal 3.Tindakan legislatif melalui anggaran
5. Pemeriksaan kembali secara periodik
B.3
Kriteria atau Indikator
yang menjadi tolak ukur audit kinerja
Berikut ini contoh kriteria / indikator yang menjadi tolak ukur kinerja pada perusahaan :
10
11
12
