Seminarski rad
AUTOMATIZACIJA AUTOMATIZACIJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA
1
UVOD Savrem Savremen enoo poslo poslovan vanje je je nezam nezamisl islivo ivo bez bez korišć korišćen enja ja računa računara. ra. Kao rezult rezultat at tehnološ tehnološke ke konv konverg ergenci encije je industrije, industrije, telekomun telekomunikaci ikacija, ja, računarst računarstva va i masovnih masovnih medija, medija, računar je postao univerzalna alatka primenljiva u svim područjima ljudske delatnosti: preduzeću, banci, osiguranju, turizmu, školi i akultetu, knjigovodstvu, medijima...!o medijima...!o se pre svega ogleda ogleda u administrativnim administrativnim poslovima. !ema ovog rada je da se sagledaju mogućnosti primene savremene inormacione tehnologije, kao integrisanog skupa komponenti za sakupljanje, snimanje, čuvanje, obradu i prenošenje velikog broja inormacija velikom brzinom, u administraciji konkretno u kancelarijskom kancelarijskom poslovanju. "ilj ovog rada je da sedemonstriraju velike prednosti automatizovane kancelarije u odnosu na stari konvencionalan način rada u kancelariji. # prvom delu deinisani deinisani su poslovi u kancelariji kao i komponente komponente inormacionog inormacionog sistema sistema $ %S & za podršku podršku kancelarijsk kancelarijskom om poslovanju. poslovanju. !ako' !ako'ee je dat prikaz potrebnog potrebnog kancelarijskog hardvera. Kad se ka(e kancelarijski hardver misli se na eikasno umre(ene personalne računare sa svojim periernim $ ulaznim i izlaznim & ure'ajima. !ako'e u kance kancelar larijs ijski ki hardve hardverr spada spadaju ju izičk izičkee kompon komponent entee mre(a mre(a i teleko telekomun munika ikacij cijaa , koje koje obezb obe zbe'u e'uju ju me'uso me'usobnu bnu komuni komunikac kaciju iju radnih radnih stanic stanicaa i server servera, a, kao kao i pov povez eziva ivanje nje na globalnu, internet mre(u. # drugom delu predstavljen je način na koji se uobičajeno %S koristi u poslovanju, odnosno deinisan je poslovni sotver. sotver. % to operativni sistem i sotver aplikacije. )perativni siste sistem m uprav upravlja lja hardve hardverom rom,, datote datotekam kamaa i drugim drugim resurs resursima ima sistem sistema, a, obe obezbe zbe'uj 'ujući ući sistemsko i konzistentno obavljanje zadataka i kontrolu računara, najčešće preko graičkog kori korisn snič ičko kogg inte inter rej ejsa sa.. Sotv Sotver er apli aplika kaci cije je su prog progra rami mi diza dizajn jnir iran anii za obav obavlj ljan anje je specijalizovanih specijalizovanih zadataka, u ovom slučaju kao paketi windows offis i open offis. *ad se završava poglavljem koje se odnosi na kadrove i procedure. )d vitalnog značaja za primenljivost inormacionog sistema u kancelarijskom poslovanju su radnici koji koji mora moraju ju biti biti dobr dobroo obuč obučen enii i ospo osposo sobl blje jeni ni za koriš korišće ćenj njee kapa kapaci ciite iteta ta %S. %S. +o +obr braa organ organiza izacij cijaa i jasno jasno propis propisane ane proced procedure ure za korišć korišćen enje, je, upravl upravljan janje je i odr(a odr(avan vanje je %S obezbe'uju zaštitu podataka i stabilnost sistema.
1. Kan!e"ari#sk$ %$s"$&an#e i in'$rma!i$ne (e)n$"$*i#e -Kan -K ance cela lari rijs jsko ko
posl posloa oanj njee
obuh obuhva vata ta
:pri :prima manj nje, e,
otva otvara ranj nje, e,
preg pregle leda danj njee
i
raspore'ivanje pošte, zavo'enje akata, njihovo zdru(ivanje, dostavljanje u rad, otpremanje pošte, razvo'enje, klasiikacija i arhiviranje. !o su i poslovi vezani za prijem stranaka, upotrebu teleona, organizacijude(urstva, organizacijude(urstva, korišćenje radnih prostorija. 1 +a bi se obavio ovako obiman posao na stari konvencionalan način potreban je velik velikii broj broj admini administr strati ativni vnihh radnik radnika.) a.)vde vde se neizb neizbe(n e(noo pojavl pojavljuj jujuu još i mnogi mnogi drugi drugi problemi:
/iska produktivnost administrativnog rada, i do 0 puta manja od
produktivnosti industrijskog industrijskog rada
!rošk roškov ovii admi admini nist stra raci cije je mogu mogu biti biti viši viši od 203 203 ukup ukupni nihh troš troško kova va
organizacije
4roblemi sa izičkim čuvanjem dokumenata dokumenata
!roškovi za papirne medije
/emogućnost lakog lakog i brzog pretra(ivanja pretra(ivanja inormacija iz dokumenata. dokumenata.
*ešenje ovih problema treba tra(iti u primeni savremene inormacione tehnike i tehnologije u realizaciji administrativnih poslova. 5ahvaljujući razvoju inormacionih i telekomunikacionih tehnologija i njihovoj integraciji u sve sere ljudskoga delovanja, moguće je značajno unapre'enje privredne strukture.4relaskom na elektronsko poslovanje uvo'enjem inormacionih tehnologija posti(e se eikasniji rad preduzeća, dr(avnih organa i društvenih institucija. #vo'enjem %! za podršku kancelarijskom poslovanju značajno rasterećuje privredu i društvo u celini jer se posti(u mnogi ciljevi:
6eća produktivnost, i eikasnost kancelarijskog rada
7rza pouzdana i blagovremena komunikacija unutar jedne organizacije
8akše arhiviranje dokumenata i pristup njihovom sadr(aju
7olja iskorišćenost radnog vremena
9anji broj izvršilaca administrativnog posla
ikasnija organizacija rada
9anji troškovi.
1
;leksandar
=
Kancelarija koja je organizovana tako da ima 4S rašunare povezane rašunarskom mre(om u sistem, odgovarajući sotver kao i obučen i dobro uve(ban kadar zove se automatizovana automatizovana kancelarija $ office automation system-OAS ).
+. K$m%$nen(e IS ,a %$dr-k kan!e"ari#sk$m %$s"$&an# %majući %majući u vidu ovakvu deinicij deinicijuu automatizova automatizovane ne kancelarije kancelarije mo(emo mo(emo uočiti uočiti sledeće komponente %S za podršku kancelarijskom kancelarijskom poslovanju :
Kancelarijski hardver
Sotver
!elekomunikacije
Kadrovi i procedure.
+.1 Kan!e"ari#ski )ard&er Hardware ? gvo('urija & u >ardverski resursi ili materijalni resursi $ engl. Hardware
automatizovanoj kancelariji, su sve izičko tehničke komponente koje podr(avaju rad inormacionog sistema $%S&. )ni obuhvataju sve ure'aje %S koji se vide i mogu se dotaknuti a to su : 1. računari, . ulazne i izlazne komponente računara, računara, =. komponente računarskih mre(a.
+.1.1 Ra/nari Savr Savrem emen enii elek elektro trons nski ki raču računa nari ri sa svoj svojim im elek elektr trom omeh ehan anič ički kim m sklo sklopo povi vima ma $ hardver & i računskim programima $ sotver &, vrše obradu, čuvanje,zaštitu, prijem i prenos ogromne količine inormacija velikom brzinom. 4rema količini obra'enih podataka u jedinici vremena, odnosno snazi razlikujemo sledeće računare :
8ične računare $ 4S@ personal computer ),
*adne stanice $ server & & @ računari r ačunari veće snage,
6eliki računari $mainframe & ? računari najveće snage ? superačunari.
4rema prenosivosti razlikujemo :
Stone računare,
4renosne računare $ laptop , notebook &,
*učne računare ? 4+; $ palmtop &.
A
4otrebe kancelarijskog poslovanja iziskuju uglavnom 4S računare, stone i laptop, sa po jednim ili više servera. *adi većeg učinka i br(eg prenosa podataka računari računari se povezuju u računarske mre(e prema jednoj od poznatih tipologija kako je predstavljeno na slikama 1, , =, i A. 4rstenasta topologija mre(e
5vezdasta topologija mre(e
Slika br.
Slika br.!
Stablo topologija mre(e
!opologija magistrale $sabirnice&
Sl Slika br."
Slika br.#
2
$rimer ve%e &A' sa (lobalnom mreom *+nternetom) *+nternetom)
+.1.+.a U"a,ni re0a#i )vi ure'aji omogućuju unos podataka za obradu. 4rimer ulaznih ure'aja koji mogu biti od koristi u kancelarijskim kancelarijskim poslovima su: su:
!astatura i miš,
Skener,
Beb@kamera i mikroon,
9onitor osetljiv na dodir $ touc screen &.
+.1.+. I,"a,ni re0a#i )mogućavaju pretvaranje rezultata obrade podataka u električni signal, skup razumljivih znakova prikazanih na ekranu monitora, odštampanih ili prikazanih na neki drugi način $govorna poruka&. %zlazni ure'aji se koriste za prikaz podataka. /ajčešće se koriste u ovu svrhu monitori, štampači, ploteri $koordinatni crtači& i terminali.
+.1.2 K$m%$nen(e ra/narski) mre3a +a bi računar mogao da razmenjuje podatke sa drugim računarima ili drugim periernim ure'ajima koji koji se priključuju na računar računar moraju da postoje postoje sledeće komponente: komponente: a&
Komunikacioni medijum,
b&
Komunikacioni ure'aji, ure'aji,
c&
Komunikacioni so sotver.
+.1.2.a K$mnika!i$ni medi#m slu(i za me'usobno i izičko povezivanje računara. Komunikacioni medijum mo(e biti u vidu kabla ili be(ični. Kada su u pitanju male razdaljine izme'u računara tada se primenjuje direktno povezivanje specijalnim kablovima i to: o
#predene parice $ #!4 unsielded twisted pair &, &,
o
Koaksijalni kabl i
o
)ptički kabl.
7e(ična komunikacija komunikacija izme'u računara i ure'aja obavlja se pomoću : o
Svetlosnih $inracrvenih odnosno laserskih zraka &,
o
+igitalnih signala,
o
lektromagnetnih ili radio talasa,
+.1.2. +.1.2. K$mnika!i$ni K$mnika!i$ni re0a#i re0a#i se koriste za sva povezivanja računara osim u slučaju direktne veze specijalnim kablom $ nulmodem kabl &. # ove ure'aje spadaju : o
9odemi, C
o
Kartice mre(nog adaptera i
o
Kartice 4" računara $ 4" card&.
2. S$'(&er 4 S$'(5ere 6 /akon instaliranja izičkih komponenti inormacionog sistema $ hardver & u kancelarijski prostor, prostor, potrebno je instalirati odgovarajući sotver koji obezbe'uje eikasno i lako korišćenje računara. Sotver se obično deli na dve šire shvaćene celine :
Sistemski ili operativni sotver $ operativni sistem & i
Sotver aplikacije.
2.1. O%era(i&ni sis(em )perativni sistem upravlja hardverom, datotekama i drugim resursima sistema. +akle unkcije operativnog sistema su :
#pravljanje procesima ,
#pravljanje memorijom ,
#pravljanje datotekama ,
#pravljanje ulaznim i izlaznim ure'ajima računara ,
Sigurnost i zaštita.
)perativni sistem je skup programa koji povezuju aplikativni sotver sa hardverom računara računara,, pru(ajući pru(ajući pri tome korisniku korisniku jednosta jednostavnu vnu komunika komunikaciju ciju sa računaro računarom. m. )va komunikacija se najčešće odvija preko graičkog interejsa.
2.+. S$'(&er a%"ika!i#e +a bi tehnička tehnička sredstva sredstva inormaci inormaciono@k ono@komun omunikac ikacionih ionih tehnolog tehnologija ija zadovolji zadovoljila la osnovni zadatak a to su usluge potrebno je integrisati programske celine u aplikativni sotver koji zadovoljava poslovne potrebe. ;plikativni sotver je namenski i realizuju ga programeri i sistem analitičari. ;plikativna platorma je sotversko rešenje za potrebe poslovanja jedne organizacije organizacije kojom se zadovoljavaju zadovoljavaju postavljeni ciljevi inormacionog sistema. /eke od mnogih klasiikacija aplikativnih platormi su : prema tipu podrške, prema korisnicima, prema vrstama usluga.! usluga.!ema ema ovog zadatka je tehnologija $platorma& za automatizaciju kancelarijskog poslovanja $ office automation tecnolo(i & );!, za podršku kancelarijskim radnicima. radnicima. ;utomatizovani ;utomatizovani sistemi za kancelarijsko kancelarijsko poslovanje imaju svoje podsisteme prema unkcijama poslovanja. /a primer poslovanje : pravosudnih organa, banaka i osiguranja, osiguranja, turizma i sporta, sporta, projektne organizacije organizacije i organizacije organizacije kulture. /o bez obzira o kojoj oblasti poslovanja se radi neke osnovne kancelarijske aktivnosti koje treba %S da podr(i su : D
)brada teksta,
Eaks@skeniranje Eaks@skeniranje teksta i ispis kopije,
lektronska pošta $ @mail &,
Flasovna pošta ? prenos glasovnih poruka i čuvanje u digitalnom obliku na
računaru,
6ideo tekst ? elektronsko publikovanje tekstualnih dokumenata,
lektronske konerencije sa audio i video zapisom više, me'usobno udaljenih ,
učesnika. vo nekih nekih programskih pakete za potrebe potrebe );S sistema :
9%"*)S)E! )EE%" 00D
S#/ 9%"*)S%S!9S 9%"*)S% S!9S )4/ )EE%" 4;K!
9%"*)S)E! )EE%" 00D 4;K! nudi ■
9icrosot Bord: obrada teksta
■
9icrosot 4oGer 4oint: prezentacije
■
9icrosot Hcel: izracunavanja i kalulacije (spreadsheei obradu&
■
9icr 9icros oso ott ;c ;cce cess ss:: sotv sotver er za upra upravl vlja janj njee baza bazama ma poda podata taka ka i izra izrada da
aplikacija za mala i srednja preduzeća sa ugra'enim programskim jezikom 6isual 6isual 7asic or ;pplication ■
9icrosot 9icrosot Froove: Froove: kreiranje kreiranje radnog prostora prostora za deljenje deljenje doku dokumena menata ta u
tims timsko kom m radu radu na neko nekom m proj projek ektu tu.. e sot sotve verr za sara saradn dnju ju koji koji poma pomaze ze timo timovi vima ma da dinamicno i eikasno rade zajedno, čak i ako članovi tima rade za različite organizacije, udaljeni su ili rade van mre(e. *ad u Froove radnim prostorima štedi vreme, povećava produktivnost i povećava kvalitet rezultata tima. )ice Froove 00D je samo jedan primer način načinaa na koji koji sistem sistem 9icros 9icrosot ot )ic )icee 00 00DD poma(e poma(e timovi timovima ma i orga organiz nizac acija ijama ma da eikasnije sara'uju. ■
9icrosot %no4ath: kreiranje $dizajniranje& dinamickih ormi $obrazaca&
prema poslovnim poslovnim potrebama poslovne poslovne organizacije organizacije $elektronski obrasci& obrasci& ■
9icrosot )utlook: elektronska posta, adresar i planer aktivnosti na nivou
dana, nedelje, meseca i godine ■
9icrosot 9icrosot )ne/ote: )ne/ote: prikupljan prikupljanje, je, deljenje deljenje i distribuc distribucija ija svih poslovni poslovnihh
poruka unutar 9icrosot )ice mre(e. # svom najjednostavnijem najjednostavnijem obliku, )ne/ote je elektronska verzija papirne bele(nice u koju se mogu da zapisuju beleske. 5a razliku od I
tradicionalnog ormata stranice u vidu dokumenta u drugim programima, poput programa za obradu teksta ili onih za unakrsne tabele, )ne/ote nudi slobodnu podlogu na kojoj na bilo kojem mestu i na bilo koji način se mo(e otkucati, napisati ili nacrtati beleške u vidu teksta, graike i slika. 5a razliku od bele(aka u papirnoj bele(nici, )ne/ote dozvoljava da se dodaje, premešta i briše sve sto se nalazi na njegovim stranicama i u njegovim odeljcima. . )ne/ote je lak za korišćenje i ne primorava sve da rade na isti način. ■
9icr 9icros oso ott 4ubl 4ublis ishe her: r: krei kreira ranj nje, e, edit editir iran anje je i gene generi risa sanj njee elek elektro trons nski kihh
publikacija, kratkih reklamih poruka (flyer) i Beb sajtova S#/ 9%"*)SJS!9S )4/ )EE%" 4;K! nudi
O%enO''i!e.$r* je slobodan programski paket otvorenog koda za kancelarijsko poslovanje. poslovanje. Sadr(i program za obradu teksta, program za prezentacije, program za vektorsko crtanje, program za izradu i pristup bazama podataka i program za tabelarne proracune. 4ostoje verzije )pen)ice.org@a )pen)ice.org@a za razne operativne sisteme: 9icrosot BindoGs, 8inuH, 7S+, Solaris i 9ac )S . 4odr(ava medunarodni %S) standard za razmenu podataka )pen+ocument, kao i druge ormate, izme'u ostalih i one 9icrosot )ice@a. 4aket je prvobitno potekao od Star)ice@a, programskog paketa razvijenog od strane kompanije Star+ivision, koju je u avgustu 1LLL. godine kupio Sun 9icrosMstems. Kod je stavljen na raspolaganje javnosti jula 000. godine, sa ciljem da smanji dominantni tr(išni udeo 9icrosot )ice@a, pru(ajući besplatnu, kvalitetnu i otvorenu alternativu. Kasnije verzije Star)ice@a su zasnovane na paketu )pen)ice.org )pen)ice.org,, uz vlasničke dodatke. Openofis fis $)pen)ice&. 4ošto je taj termin 4rojek 4rojekat at i sotve sotverr se neorm neormaln alnoo naziv nazivaju aju Openo
registrovani zastitni znak u tu'em vlasnistvu, projekat je kao svoje zvanicno ime usvojio )pen)ice.org Komponente )pen )ice paketa su: =
=
•
Briter (Pisac) @ program za obradu teksta
•
+raG (Crtanje) @ program za vektorsko crtanje
•
7ase $7aza& @ program za baze podataka
•
"alc (Racun) @ program za tabelarne proračune
•
9ath (Matematika) @ program za zapis matematičkih ormula
•
%mpress (Prezentacija) @ program za prezentacije
http://sr.openoffice.org/lat/prosirenja.html
L
)vaj paket je skoro potpuno kompatibilan sa komponentama 9icrosot )icea $Bord, Hcel i 4oGer4oint a delimicno i sa ;ccessom&. 4osebnu va(nost u kancelarijskom poslovanju ima dokument i njemu programeri poklanjaju veliku veliku pa(nju prilikom projektovanja projektovanja sotver aplikacija. aplikacija. +ocument imaging sMstemsN je naziv za programski paket koji konvertuje sve vrste dokumenata u digitalnu ormu obezbe'ujući memorisanje i pristup dokumentima putem računara u realnom vremenu. !o je dakle znatno više od obrade teksta i desktop publishing@a koji se bave kreiranjem i prezentacijom dokumenata. dokumenata. Oednom, kada je workflow menad(ment $menad(ment radnim procesima&, dokument doku ment elektrons elektronski ki sačuvan, sačuvan, workflow
mo(e mo(e promen promeniti iti tradic tradicion ionaln alnee metod metodee rada rada sa dok dokume umenti ntima. ma. !ehn ehnolo ologij gijaa sniman snimanja ja $skeniranja& automatizuje procese kao sto su: slanje dokumenata na razlicite lokacije, osiguranje potvrda, pravljenje popisa i izvestaja. %ntegritet dokumenata @ zaštita protiv gubitka, uništenja ili nedozvoljenog pristupa @ mo(e se rešiti preko mehanizama zaštite (data (data backup)
i preko terminala iPili unosom sigurnosne identiikacije koja se dobija od
admin administ istrat ratora ora ova ovakvi kvihh sistem sistema. a. +vo +voje je ili vise vise ljudi ljudi mo(e mo(e raditi raditi simult simultan anoo na istim istim dokume dok umenti ntima ma,, omoguć omogućava avajuć jućii mnogo mnogo br(i br(i završe završetak tak posla posla.. N%magi N%magingN ngN siste sistemi mi bitno bitno smanjuju troškove arhiviranja, vreme obrade i pronala(enja dokumenata i kvalitet usluga. S$'(&er ,a in(erne( 7 8e /i(a/i9 %r$*rami ,a rad sa e"ek(r$nsk$m %$-($m... 4ostoje razni programi koji se koriste na internetu. /eki su neophodni za samo pristupanje a drugi su pomoćni alat. # osnovne programe spadaju Geb čitači i programi za rad sa elektronskom poštom. /aoznatiji Geb čitači su %nternet eHplorer i /etscape, a za rad sa elektronskom poštom najčešće se koristi )utlook eHpress.
Pr$*rami ,a i,rad 8e %re,en(a!i#a 5a izradu prezentacija na internetu postoji posebni programi. /eki su jednostavniji za korišćenje dok drugi zahtevaju više znanja i vremena. +anas se koriste >!98, 4>4 zatim programi koji omogućavaju lakše l akše internet programiranje Eront 4age, +ream vieG@er itd. )va vrsta programa je u stalnom razvoju tako da kao značajno poboljšanje u
pogledu dinamičnosti
prezentacija donosi Elash 9 C.0 od irme 9acromedia.
Pr$na"a3en#e in'$rma!i#a na in(erne( 7 Ma-ine ,a %re(ra3i&an#e /a internetu se nalazi stotinu miliona korisnika sa svojim Geb prezentacijama u kojim je sadr(ano mnoštvo podataka. Količina inormacija dostupnih korisnicima iz dana u dan sve se više povećava, što postaje na neki način i problem za korisnike mre(e. 4otrebno je izdvojiti prave iz mnoštva inormacija, a da se pri tom ne utroši previše vremena. )snovni zahtevi koji se postavljaju pri pretra(ivanju su:
4retra(ivanje treba da omogući dobijanje relevantnih dokumenata na bazi upita.
10
4retra(ivanje treba da bude eikasno
4retra(ivanje treba da bude jednostavno za korisnike
Specija Specijalizo lizova vani ni servis servisii namenj namenjeni eni pretra( pretra(iva ivanju nju inorm inormaci acija ja na mre(i, mre(i,
relati relativno vno su
jednostavni za upotrebu i gotovo gotovo svi su besplatni.+anas besplatni.+anas se najčešće koriste dva tipa pretra(ivanja:
+irektan pristup i
4retra(ivanje putem opštih servisa $ Krstarica, Foogle, Jahoo, Jahoo, ;lta6ista...& ;lta6ista...&
+irektan pristup pretra(ivanja se koristi kada je poznata adresa računara na kome se nalaze podaci a realizuju se unosom unosom kompletne adrese servera . +rugi način pretra(ivanja vrši se pomoću namenskih servera za pretra(ivanje koji se često nazivaju mašine za traganje ili krstarice. 4ostupak pretra(ivanje je izuzetno jednostavan i svodi se na to da se u polje za pretra(ivanje unese ključna reč, jedna ili više njih, a po završetku pretra(ivanja kao rezultat se dobija spisak stranica koje zadovoljavaju upit. %z datog spiska korisnik mo(e birati stranicu za nastavak pretra(ivanja.
:. L#dski resrsi 4kadri&i6 i %r$!edre )rganizaciono@kadrovski )rganizaciono@kadrovski resursi neophodni za uspešno unkcionisanje %S odnose se na normativno regulisanje poslova i zadataka u njegovom radu i deinisanje kadrovske politike. +einisanje +einisanje kadrovske politike omogućava i utvr'ivanje utvr'ivanje potrebnog broja broja radnika u radu %S. Ključni element obezbe'ivanja uspešnog i pouzdanog rada %S je čovek. 5načajno je obezbediti: obezbediti:
adekvatan izbor i pravilno raspore'ivanje kadrova, podsticanje motivisanosti motivisanosti slu(benika za za rad i mogućnost stalnog stručnog usavršavanja. usavršavanja.
# tom cilju cilju uputno uputno je je izraditi izraditi plan plan obuke obuke koji bi bi obav obavezno ezno morao morao obuhvat obuhvatiti: iti: metodologiju obuk , raspored obuke, sadrzaj svakog od kurseva obuke i sredstva potrebna za odvi odvija janj njee obuk obuke. e.4l 4lan anom om obuk obukee se obav obavez ezno no mora mora obuh obuhva vati titi ti i biti biti pril prilag agod oden en zaposlenima:
sa upravljackim unkcijama u preduzecu
na poslovima pisarnice
na poslovima poslovnih sekretara
ostalim zaposlenima koji ucestvuju u procesima kreiranja i administrativno
tehnicke obrade dokumenata
administratori dokumenata, sistema i baza podataka.
11
4lanom obuke posebno moraju biti obuhvaceni i oni zaposleni zaduzeni za pruzanje podrske na strani korisnika korisnika sistema. %zrada detaljne programske programske i korisnicke dokumentacija dokumentacija $ proc proced edur uree i prot protok okol olii &, tako tako'e 'e
se smatra smatra obave obavezo zom m izvo izvo'a 'ača ča u orm ormii koja koja je
najprikladnija za korisnika. /a posletku dokumentacija inormacionog sistema sadr(i i proceduru zaštite %S. 8icenciranje sotvera i pravna zaštita pru(aju odre'enu sigurnost korisniku.
ZAKLJU;AK 8ako je zaključiti da se primenom inormacione tehnologije u oblast kancelarijskog poslovanja ostvaruju mnoge prednosti i uštede. )vo se pre svega odnosi na smanjenje troš troško kova va za papi papirn rnii medi medijj i pove poveća ćanj njee brzi brzine ne obra obrade de,, pret pretra ra(i (iva vanj njee i arhi arhivi vira ranj njee dokumenata. )dmah da naglasimo, stampanje dokumenata na laserskim stampacima je i dalje prisutno a vidi se iz broja prodatih laserskih stampaca da nema stagnacije niti pada prodaje. 9edutim, svojom voljom odlucujemo sta i kada stampamo tako da kancelarijsko poslovanje potpomognuto savremenim aplikativnim platormama ipak reducira potrenu umnozavanja umnozavanja papirne dokumentacije. *ealizacija programa ;)S, ;)S, koju sprovodi tim stručnjaka, odvija se u više aza aza : 4laniranje, razvoj, analiza i dizajn %S, zatim implementacija, unkcionisanje, odr(avanje, kontrola i zaštita. zaštita. )vom prilikom se mora računati na ulaganja za kancelarijski kancelarijski hardver, hardver, sistemski sotver, sotver za rad sa bazama podataka, sotver aplikacije za automatizaciju kancelarijskog kancelarijskog poslovanja i rad na internetu kao i obuku kadrova. %skust %skustva va u oblast oblastii organ organizo izovan vanja ja i unkci unkcioni onisan sanja ja kan kance celar larijs ijskog kog i arhivs arhivskog kog poslovanja na terenu, ukazuju da u toj oblasti jos nije ormiran neki novi, zaokruzen, pre svega zakonodavni model iz koga bi se mogla izvoditi resenja koja pomiruju zahteve svih ucesnika u upravljanju dokumentima, onako kako to predvida %S) 12AIL. +akle, to ukazuje da je neophodno ormirati svest o potrebi jasnog deinisanja zahteva kod svih subjekata koji uvode racunarsku podrsku u arhivsko i kancelarijsko poslovanje. 4omenuti standard, u torm slučaju, predstavlja korektiv koji je potrebno konsultovati i koristiti u oblikovanju računarskih sistema. %skustva govore, da je potrebno delovanje u oba pravca i prema korisnicima i prema proizvo'ačma, i to u ekspertskoj, konsultantskoj unkciji u azi ormulisanja zahteva iPili zadatka. videntno je da računarska podrška ima itekako smisla i da je neophodna, ali u jednoj osetljivoj oblasti kao sto je vo'enje kancelarijskog i arhivskog poslovanja, gde korisnik nije jedina zainteresovana strana, već tu imaju jak 1
interes i obaveze arhivske institucije, sve skupa je potrebno dovesti u takav sklad koji donosi i osigurava koristi svim učesnicima. učesnicima.
1=
