Auditorías Internas Módulo: 6 Bloque: 1 Unidad: 5
1. OBJETIVOS
Ser capaz de enumerar las fases que componen el proceso de auditoría. Conocer las responsabilidades del equipo auditor durante y a la finalización de la auditoría. Conocer los registros que se deben cumplimentar en el desarrollo y la Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001. Rev. 1. Marzo 2014
finalización de la auditoría.
“Una auditoría es un proceso de verificación, sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente evidencias para determinar si el Sistema de Gestión Ambiental de una organización se ajusta a los criterios de auditoría marcados por la organización.”
1
Auditorías Internas Módulo: 6 Bloque: 1 Unidad: 5
a.
Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001. Rev. 1. Marzo 2014
2. CONTENIDO
EL PROCESO DE AUDITORÍA
A continuación se muestra un diagrama de flujo en el que se refleja el proceso de ejecución de una auditoría.
Programa de Auditoría
Plan de Auditoría
Informe de auditoría
Corrección de desviaciones
Fin No
Planificación
Realización Auditoría
Desviaciones
Análisis de causas
No
Fin
Si
Eficaces
Seguimiento y cierre
Si
Responsables y plazos
Si
Acciones correctoras
No
Informe de acciones correctoras
Fin
2
Auditorías Internas Módulo: 6 Bloque: 1 Unidad: 5
b.
EL PLAN DE AUDITORÍA
El Plan de auditorías internas trata ciertas partes del negocio, por departamentos o por procesos, mientras que los planes de auditorías externas se ocupan de las organizaciones, de los contratos o de los proyectos. El Plan de auditoría define el objeto, la localización y la fecha de la auditoría y pueden identificar el nombre del auditor o del auditor jefe. Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001. Rev. 1. Marzo 2014
El Plan de auditoría tienen una duración limitada, en ese sentido lo más habitual es que se planifique al menos una auditoría al año de todo el Sistema de Gestión Ambiental. El Plan de auditoría lo prepara la organización auditora y no el auditor, a menos que ambos coincidan en la misma persona. c.
PROGRAMAR Y ORGANIZAR LA AUDITORÍA
Cada auditoría contenida en el plan de auditorías debería definirse mediante un resumen de la auditoría, preparado por la organización auditora. El auditor jefe es nombrado por la organización auditora, y ésta le proporciona el resumen de la auditoría. Además es el responsable de programar y de organizar la auditoría y mantener el contacto con la misma. El equipo de auditoría debería ser seleccionado por su capacidad y experiencia en el sector empresarial que se va a auditar. Así de esta forma el auditor elegido deberá de tener conocimiento del sector a auditar, de la organización específica o de otras similares así como del los aspectos que le sean de aplicación por sus características concretas. Puede ser necesaria la realización de visitas previas a la auditoría para recoger la información que se precisa, con el fin de programar la auditoría. Son visitas obligatorias en las auditorías de certificación o externas, no así en auditoría interna.
3
Auditorías Internas Módulo: 6 Bloque: 1 Unidad: 5
Las valoraciones preliminares se llevan a cabo para determinar que la organización está preparada para una valoración formal. Es necesario examinar la documentación del sistema de gestión ambiental para programar la auditoría, así como para verificar el cumplimiento con los estándares. Si la auditoría de documentación se realiza varios meses antes que la auditoría de implementación, se le puede pedir a la compañía que corrija la Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001. Rev. 1. Marzo 2014
documentación, antes de llevar a cabo la auditoría de implementación. El calendario de la auditoría define qué áreas de la empresa se van a auditar, qué auditor lo hará y en qué fechas. Las listas de comprobación de la auditoría indican lo que harán los auditores y cuándo en cada área, y son guías para ayudar a los auditores a cubrir el ámbito y la profundidad que se requieren. El auditor jefe debe informar de manera sucinta a los auditores, antes de llegar a la sede de la empresa. d.
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
Se entrega y examina la documentación del sistema de gestión ambiental antes de acometer la auditoría de implementación, que puede llevarse a cabo fuera o dentro de la sede de la empresa.
La auditoría de implementación comienza con una reunión de apertura entre los auditores y la dirección, para acordar el propósito, el ámbito y la dirección de la auditoría. La auditoría de implementación tiene lugar a través de entrevistas con el personal que realiza las actividades que afectan al desempeño ambiental de la organización. La prueba objetiva se obtiene a partir de muestras representativas de las actividades que se llevan a cabo y de la documentación que se utiliza tanto
4
Auditorías Internas Módulo: 6 Bloque: 1 Unidad: 5
para realizar dichas actividades como para registrar los resultados de las mismas. Durante la auditoría, se confirma la prueba objetiva con los representantes de la organización. La prueba objetiva se analiza y se adoptan decisiones sobre si la documentación y/o las actividades muestreadas cumplen los requerimientos especificados. Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001. Rev. 1. Marzo 2014
Se valoran las desviaciones respecto de los requerimientos, para determinar su efecto sobre el impacto medioambiental y el desempeño de las actividades con influencia medioambiental. e.
INFORMAR SOBRE LA AUDITORÍA
El auditor informa de sus hallazgos verbalmente durante la auditoría. Se documentan los resultados de la auditoría por medio de un informe que detalla las conformidades y las no conformidades con el estándar prescrito, junto con otras observaciones que significan oportunidades para mejorar. De los resultados y conclusiones de la auditoría se informa en la reunión de clausura a la que asisten los auditores y la dirección. Se acuerdan las propuestas de acción correctiva que oferta la organización y se establece un calendario para evaluar su efectividad. f.
LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
Se entregan las propuestas de acción correctiva al auditor para que las evalúe y acepte. El auditor evalúa la acción propuesta e indica su aceptación o rechazo. Si las acepta, la organización implementa las acciones propuestas. Si las rechaza, se presentan propuestas revisadas hasta que las acepte. El auditor comprueba la implementación de las acciones acordadas, bien por correspondencia o repitiendo la auditoría en la propia sede, para verificar que se ha resuelto efectivamente la no conformidad.
5
Auditorías Internas Módulo: 6 Bloque: 1 Unidad: 5
g.
COMPLETAR LOS REGISTROS DE AUDITORÍA
El auditor realiza un seguimiento del proceso de finalización de las acciones correctivas y mantiene la coordinación con la organización. Cuando todas las acciones se han completado satisfactoriamente, se clausura
Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001. Rev. 1. Marzo 2014
la auditoría, y el informe se actualiza y archiva. Se emiten los certificados relevantes, cuando procede. Se establecen las fechas para efectuar las auditorías de vigilancia, en base a los resultados de la auditoría anterior y a la respuesta de la organización.
6
Auditorías Internas Módulo: 6 Bloque: 1 Unidad: 5
3.
RESUMEN
El proceso de auditoría se desarrolla en el siguiente esquema:
PLANIFICACIÓN AUDITORÍA
Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001. Rev. 1. Marzo 2014
PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN DESIGNACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR
REALIZACIÓN AUDITORÍA
INFORME DE AUDITORÍA SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA
7
