Unidad 3. Proceso de Auditoría Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Arepitas SUMAIZ S.A. Dirección: Calle del perpetuo socorro numero 56 Representante:Obdulio Gaviria Tel: 562-2290-09 Cargo:Gerente General Correo electrónico:
[email protected] De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad
[email protected] Para: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion Juan David Martínez Fecha: Abril 15 de 2014 OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Arepitas SUMAIZ S.A. , en los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos. Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Arepitas SUMAIZ S.A.
Criterios de Auditoria •
SGC de MRC
•
Política de Gestión Financiera.
•
Política de Logística y Servicio al Cliente
•
Manual de Procedimientos
•
Políticas Corporativa de MRC
Norma ISO 9001:2008
Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013
Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-005
Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de 2013
Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2013
Reunion de Apertura: 1 de noviembre de 2013 Hora 7:45 am Reunion de Cierre: 1 de noviembre de 2013 Hora 4:30 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de las documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción
Indicadores Cumplimiento en compras y ventas. Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno Responsable Área: Superintendencia de Logística Asistentes: • Gerencia General • Secretaria de Gerencia • Superintendencia de Logística • Supervisor de Logística • Oficina Asesora de Control interno
ASISTENTES Equipo Auditor de Gerencia de Calidad Iker Casillas
Experto Tecnico SGC
Juan Manuel Pelufo
Ana Maria Rubiks
Ingeniero de Procesos
firma
firma
Representante de Gerencia firma
AUDITADOS Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma
Martin Prieto
Coordinador de Analisis y Ensayos
Maritza Gomez
Analista Instrumental
Santiago Perea
Analista Fisicoquimico
firma
firma
firma
Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico
firma
Edwin Guillen
firma
Auxiliar Laboratorios
PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR FECHA
01-nov-13
PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Auditor Reunión de apertura
Cargo
HORA
Iker Casillas Representante Experto Técnico/Iker07:45 Casillas a.m.
Dirección del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, Ana6.1 MolinaresSecretaria General Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 María Cufiño Coordinador de Plantas Almuerzo
08:00 a.m. 10:00 a.m. 12:00 m
Administración del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2, Michelle 8.5.3Garzón Director GDRH
01:30 p.m.
Medición, Análisis y Mejora - Auditorias Internas.Juan 8.2.2, Manuel 8.5 Pelufo Ingeniería / Vicente de Proceso Waldron
03:00 p.m.
Reunión de cierre
04:30 p.m.
Iker Casillas Representante Experto Técnico
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
[email protected] Cualquier duda comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las areas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.
b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.
N° 1 2
Documento revisado Política de Logística Servicio al Cliente Política de Financiera
Observaciones del documento y
Última actualización 18 de julio 2011
Gestión Última actualización 5 de enero 20
Instructivos de desarrollo de I-EL-002 Ensayos de laboratorio Carpetas de Protocolos e Instructivos
3
Manual de Procedimientos. Cap. Compras y Logística. Última actualización 9 de febrero 2014 M-PC-002 Manual de Procedimientos de Versión Laboratorio
Marzo
Manual de Documentos de M-DR-005 Retención y Archivo del Libros de registro Laboratorio de Ensayos Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2014
de
de
2014
muestras
c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. La escucha activa. d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). • Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.
LISTA DE CHEQUEO Lista de Verificación:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
Manual de Calidad (Documentación nivel Si I)
copias controladas del manual de calidad
claramente señaladas en el manual de calidad Se encuentran documentadas las responsabilidades Si de cada puesto de trabajo? Se encuentran comunicadas las responsabilidadces Si a cada no hay unoevidencia de los empleados de la comunicación del laboratorio de Ensayos? Procedimientos operativos (Documentación nivel II) Existen manuales, instructuctivos, y/oSiprocedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?
Se da por entendido que cada uno Existe evidencia documentada del conocimiento No de manuales, conoce normas, sus funciones instructivos peroy no procedimientos se de laboratorio? documenta
Instrucciones de trabajo paso a paso Si (Documentación nivel III)
Tacitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de laboratorio Estan identificados los planes de trabajo No de cada uno de los miembros del area de control de calidad? estan ordenadas por los formatos solicitud de analisis de produccion
Existen registros de las acciones de trabajo Si asignadas? Formatos y registros (DocumentaciónSi de nivel IV) Se lleva una bitacora de analisis con sus Si respectivos registros? Existe una metodologia definida para el Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis? Documentación completa si Son los protocolos, manuales, instructivos Si y metodos vigentes La informacion y actuales? esta en desorden
Hay riesgo de perder informacion Esta debidamente almacenada, compilada No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion? debido al desorden
Respecto del servicio. Existen registros de las verificacionesNo o calibraciones realizadas? Estan definidas las pautas de actuación No cuando se observa que las medidas han sido erroneas? exhibición del proceso a auditar en lugar visible. Verbalmente conocen el procedimiento, pero no esta documentado. Existen definidos procesos para realizar Si el seguimiento, medición, analisis y mejora? Se emplean tecnicas estadisticas? No Satisfaccion del cliente. Existen indicadores adecuados para cada No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos? Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?
e. Generación de hallazgos de auditoría: Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013 Proceso auditado: compras N°
Evidencia de auditoría
Criterios de la auditoría
1 Procedimientos de costos en política de materiales en gestión financiera bodega y stand-by 2 formato único de Cap. Compras y despachos, Manual logística de procedimientos 3
Cambios organizacionales
Política de logística y servicio al cliente
Auditor(es): Oficina asesora de control interno. Auditado(s): Superintendencia de Logística. Hallazgos de la C NCM NCm auditoría Falta agregar implementación de procedimiento para X costos en materiales de bodega y stand-by No se tiene en cuenta el formato único de despachos X y recibo de mercancía en el procedimiento Falta actualización de la política de logística, cuya última actualización fue el 18 de julio X 2011 y no se han agregado los cambios organizacionales del año 2012
4 5 6 7 8 C: Conformidad
NCM: No Conformidad Mayor
f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
NCm: No Conformidad Menor
• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by. • Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos. • Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del año 2012. •
Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados. - Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado •
en uno solo. Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras. -Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras. -Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis. -Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora. -Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.
g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización. Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la auditoría interna al proceso organizacional”. No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3. Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.
Criterios de evaluación Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso de auditoría de calidad. Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y obtención de evidencias de la auditoría. Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido. Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.
