UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Escuela de Administración y Contaduría Auditoria II
MANTEX, S.A CICLO DE COMPRAS
INTRODUCCIÓN MANTEX, S.A es una empresa de inicios muy arraigados en Venezuela. Entre sus objetivos principales se encuentran, elaborar, manufacturar, comprar y celebrar toda clase de transacciones relativas a sustancias químicas. Siendo una de las corporaciones más relevantes del país, presenta un gran número de productos destinados a una gama variada de clientes, que le permiten colocarse en los primeros puestos de competitividad en Venezuela. Así mismo, un punto a su favor es la cultura y estructura organizacional, que estando bajo los lineamientos de la Superintendencia Nacional de Valores (antes Comisión Nacional de Valores) y cotiza sus acciones en la Bolsa de Valores de Caracas por lo que también se rige por la Ley de Mercado de Valores. Es por por ello ello que, que, a cont contin inua uaci ción ón,, se real realiz izar aráá un anál anális isis is de los los ries riesgo goss evidencia evidenciados dos en conjunto conjunto con las mitigaciones mitigaciones de los mismos, con la finalidad de determinar determinar las posibles áreas sensibles sensibles a riesgo riesgo y asi lograr lograr de forma razonable librar de posibles errores materiales los Estados Financieros Por consiguiente, se indagarán las principales acciones y estrategias a nivel operativo operativo de la Entidad se consideró, consideró, empleando empleando para ello informació información n y datos relevantes que se relacionen al entorno económico en diferentes ámbitos, para lograr correlacionarlos con la información financiera suministrada en los estados fina finan ncie cieros ros y sus resp respec ecttiva ivas notas otas,, con con el obje bjetiv tivo de pode poderr conc conclluir uir razonablemente el resultado de la gestión en virtud a los hechos y circunstancias que pudieron influir en sus actividades, y a partir de este punto, derivar los riesgos a los que se enfre frentan, sus fort fortaalezas y debilidades, enmarc marcaando las recomendaciones más adecuadas y oportunas para lograr el éxito en la sección operativa de su actividad productiva y comercial.
MANTEX, S.A. Conocimiento del entorno de la entidad Fundada en 1951 con el nombre de Celanese Venezolana, S.A.. En 1952 se convierte en empresa de capital abierto, al inscribirse en la Bolsa de Valores de Caracas, representadas también sus acciones en el mercado secundario de Nueva York a través de un programa de American Depositary Receipts (ADR´s), siendo el banco depositario The Bank of New York.. En 1982 cambia su nombre a MANTEX, S.A. Por más de 40 años, Mantex se desempeña con gran éxito en el sector industrial manufacturero, específicamente en el área química y textil. En 1983 inicia la fabricación y exportación de filtros de cigarrillos, y firma un Joint Venture con Rhodia Acetco y Petpack. A mediados de los años 90, Mantex, inicia un plan estratégico que le permita adecuarse a las realidades del momento, y de esta manera, aprovechando el gran potencial de terrenos del parque industrial de Valencia, desarrolla, una master plan para acometer su desarrollo. Así se crea Metropolis Valencia, Centro Comercial, inaugurado en una primera fase en Junio del 2001, y que cuenta con 3 etapas más de desarrollo, de las cuales se inauguró la segunda, el pasado año. A finales del 2005, ya con la solidez de su producto de Valencia, Mantex inicia un proceso de expansión, con el desarrollo de METROPOLIS BARQUISIMETO, el cual fue inaugurado en Marzo de este año, y que ya constituye una referencia obligada comercial en la ciudad de Barquisimeto y el Estado Lara. Conociendo el entorno de la entidad pudimos conocer que la misma es una empresa bien posicionada en el mercado pero que sin embargo las misma tiene un fuerte competidor que sería la constructora Sambil, cuya solida trayectoria hace que la misma tenga en sus haberes mas de 100 edificaciones y conjuntos residenciales, además de las obras comerciales entre las que destacan el Centro Lido y el centro comercial Sambil con sus distintas localidades. Por todo esto la constructora Sambil es considerada por muchos la compañía mas grande y solida del país.
Matriz DOFA DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
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Susceptibilidad ante cambios en la actividad económica, ya que ellos tiempo atrás realizaron un cambio de rama importante. El incremento del PIB ha sido estimulado por el aumento en el consumo del sector privado, el cual ha venido creciendo desde el año 2003.
FORTALEZAS •
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Poseen un sólido posicionamiento en el mercado venezolano. Alto conocimiento de la gerencia en cuanto a las mejores estratégicas del mercado.
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Los ingresos de la empresa anualizados experimentan un importante crecimiento del 163%.
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Su gran reconocimiento en Valencia y Barquisimeto, por la construcción de los centros comerciales metrópolis.
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AMENAZAS •
Volatilidad del ambiente operativo en Venezuela, es decir, la inseguridad económica que se vive actualmente en el país.
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El negocio inmobiliario en Venezuela, principalmente los arrendamientos, han sido objeto de diversas regulaciones a lo largo de la historia, tanto a nivel de requerimientos técnicos como a nivel de precios
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Su principal y fuerte competidor la constructora Sambil.
Fusión con la empresa Tunel GET, una empresa con gran experiencia en la construcción de centros comerciales. Los ingresos de la entidad provienen principalmente del arrendamiento de los locales comerciales, pero sin embargo también realizan la venta de algunos locales comerciales.
El estudio de la población que ellos realizan antes de proceder a hacer cualquier construcción.
Programa de auditoría para el ciclo de compras
Lo primero a evaluar debe ser el entorno de la entidad, esto para conocer el ambiente en el que se desenvuelve la misma. Luego se deben examinar los riesgos inherentes del negocio, entre ellos los de posibles fraudes. Muchos de estos riesgos provienen del propio negocio, logrando diseñar respuestas adecuadas ante los riesgos identificados y ante cualquier riesgo de error material. Posteriormente se deben evaluar el control interno que posee la entidad en los pasivos correspondientes a este ciclo: 1.
Conocer el control interno: básicamente en este momento se busca familiarizarse, entender y comprender los procedimientos bajo los cuales la entidad mantiene el control sobre los pasivos, verificando la correcta operatividad de los mismos. En este punto se observan e investigan la separación de las funciones de compras y de desembolsos de efectivo; se debe verificar que se lleven conciliaciones de estados de cuentas mensuales de los proveedores, examinar los desembolsos de efectivos y la realización de seguimientos de las variaciones en concordancia con las cantidades presupuestadas de desembolso.
2.
Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas de controles: se diseñaran de acuerdo a los niveles y controles para las afirmaciones referentes al ciclo de compras, la evaluación del control en conjunto con el riesgo servirá para planear la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de control.
3.
Diseñar más pruebas de controles : esto se realiza para asegurar o afianzar lo ya evaluado y diseñado anteriormente.
4.
Revaluar el riesgo de control: realizar una evaluación final sobre los riesgos de control ya identificados, aquí es donde se determina si el riesgo de control es bajo (esto quiere decir que la mayoría de los controles implementados por Mantex son cumplidos cabalmente) o alto (esto es cuando se descubre que Mantex no se encuentra operando bajo los controles que ellos mismos diseñaron).
Esquema del ciclo de compras de una empresa constructora
Riesgos y controles inherente al ciclo de compras, estudiado con la aseveración correspondiente Aseveración
Riesgo
Control
Integridad
Que las partidas no se encuentren contempladas en el presupuesto inicial. Que la mercancía recibida no concuerde con la orden de compra de Mantex.
Realizar un presupuesto mas acorde con la operatividad de la empresa evaluando las variables que se puedan controlar y las variables que no puedan ser controladas. Tener un área o departamento encargado exclusivamente de la verificación en cuanto a recepción de mercancía.
Corte
Las transacciones no se Poseer un monitoreo sobre encuentren registradas en el el registro oportuno de las periodo que lestransacciones en el periodo
corresponda.
correcto.
Exactitud
Que los montos de las transacciones se vean reflejados con montos que no correspondan al mismo.
El auditor debe evaluar que los saldos estén registrados acorde a los soportes de los mismos y se hayan realizado de manera apropiada.
Valuación
Cuando las compras se realicen en el exterior al momento del registro no se tome el tipo de cambio vigente a la fecha.
El auditor debe evaluar si las compras realizadas se han registrados por los montos apropiados, y que cualquier ajuste que podría darse esté registrados apropiadamente.
Existencia
Que la mercancía en físico Hacer un cotejo de la no concuerde con los saldos mercancía que posee la registrados. entidad contra los soportes, para verificar que lo registrado concuerde con lo que posee la entidad.
Derechos y obligaciones
Que la entidad registre una mercancía que se encuentra en tránsito y donde la empresa todavía no posee el derecho y uso de la mercancía. Por lo que todavía no es el momento de registrar ni la mercancía ni el pasivo.
El auditor deberá evaluar que Mantex efectivamente tiene el derecho sobre las compras y los pasivos asociados a la mismo.
Ocurrencia
El registro de mercancía o pasivos que no son propias de las operaciones de la entidad.
Evaluar que todas las transacciones registradas han ocurrido efectivamente y se atañen a la entidad.
1.
Presupuesto
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Políticas y pasos que sigue Mantex al momento de hacer el presupuesto
Principalmente lo que busca Mantex con la elaboración del presupuesto es la determinación de los ingresos que se obtendrán, así como de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. Mantex también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de
operación, es decir, determinar los ingresos que se esperan obtener, así como de los gastos que se esperan producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. El periodo conveniente para la elaboración de un presupuesto es un año La compañía Mantex realiza su presupuesto de manera anual pero a su vez el mismo se divide por meses. El mes constituye el periodo básico para ir comparando lo real y lo presupuestado. Dentro del presupuesto también existen otros factores como lo son la elaboración de informes de desempeño, que es un instrumento de control utilizado por la entidad, en el cual se clasificaran las areas de la empresa ya que el presupuesto debe estar estructurado de acuerdo a la organización, luego se evalúan las variables controlables y las no controlables, para asi observar como se pueden intervenir las variables controlables y como se pueden aprovechar las variables no controlables y por ultimo dicho informe debe ser oportuno para que sea útil a la entidad. Al momento de realizar el presupuesto Mantex debe tomar en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa, es decir, el presupuesto es una vista de la empresa como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las partes, creando por tanto confusión y error. El procedimiento para realizar el presupuesto de compras es el siguiente: ✔
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Primero se toman en cuenta los subperiodos (mensual, bimensual, trimestral, etc), en el caso de Mantex se realiza mensual. Luego se toma el Plan de ventas en unidades correspondiente a cada mes del año. Luego se evalúa el inventario final, el inventario final y el plan de compras (este de acuerdo a la política de lote económico de compras) Luego se toma el costo unitario presupuestado para cada periodo. Y por ultimo se multiplica el plan de compras por los costos unitarios para asi obtener el presupuesto de compras en unidades monetarias.
Riesgos
El riesgo mas latente es que la ejecución del presupuesto no es automática: necesitamos hacer que el elemento humano de la organización de Mantex comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos los integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados por el uso del presupuesto son
ellos, ya que de otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a cabo. En este momento el auditor debe evaluar el riesgo de que efectivamente cada departamento de la entidad tenga en cuenta que su ejecución no es automática y que todos los departamentos deben ir de la mano en su elaboración. Por lo que el primer control que debe considerar Mantex es tener un comité de presupuestos, el cual estará constituido por miembros de la gerencia. Este comité fijará las pautas generales que la organización deberá seguir y coordinará los presupuestos que por separado preparan las diversas unidades de la organización, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la consideración del director general y del consejo. Una vez determinado el periodo presupuestario, el comité de presupuestos se dedicará a la elaboración del instrumento. Solicitará formalmente a todos los otros integrantes de la organización que presenten sus objetivos y expectativas, haciendo hincapié en las ventajas que derivan de una buena elaboración presupuestal. Otro riesgo podría ser que la elaboración del presupuesto toma tiempo y costo, por lo que el auditor corre el riesgo de que tal vez la persona que realiza el presupuesto no es el personal mas ideneo para elaborarlo. Un riesgo de auditoría presente es que las estimaciones que se hagan no estén en concordancia con la realidad, por lo que el auditor debe evaluar muy bien lo antes mencionado. Otro riesgo que se considera que siempre esta presente es que el presupuesto es elaborado en estimaciones: esta limitación obliga a que la administración de Mantex trate de utilizar determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que estemos manejando. Este presupuesto a su vez debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan; esto significa que es una herramienta dinámica, pues si surge algún inconveniente que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera se perdería su sentido. Es necesario que Mantex elabore por escrito las políticas, los métodos y los procedimientos que regirán el presupuesto; esto se logra mediante la elaboración de un manual de presupuesto adecuado. Dicho manual debe contener los siguientes requisitos: ○
Los objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal, así como la responsabilidad que tendrá cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un área de responsabilidad presupuestal.
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1.
El periodo que incluirá el presupuesto, como la periodicidad con que se generaron los informes de actuación. Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administración. Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas en que estará elaborado el presupuesto.
Compras
Políticas del Departamento de Compras de Mantex. ✔
Producir o comprar. Mantex debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa.
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Compras a instancias, ordenar pequeñas cantidades a intervalos frecuentes, esta política aplica cuando los precios de mercado cambian constantemente.
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Compras para más adelante, comprar cantidades mayores menos frecuentes. Esta política aplica cuando los precios de mercado se mantienen constantes.
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Compras por contrato. Acuerdo con el vendedor para proveer de materiales durante un período determinado, esta política aplica cuando exista alguna amenaza de escasez de algún rubro importante de materiales de construcción en el mercado.
Riesgos ✔
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Falta de inventarios de materiales para la producción, ya que esto podría disminuir una operación y ser extremadamente costosa en términos de retraso de producción.
Producir una obra con materiales de mala calidad, ya que el costo de reconstrucción o reparación será más elevado que el aparente ahorro obtenido en la compra. Sin mencionar al daño al prestigio de la empresa, esto es un riesgo muy importante para Mantex, ya que como se dedica a la construcción debe construir con materiales de alta calidad que perduren en el tiempo.
El principal objetivo del departamento de compras de Mantex, es la reducción de costos y obtención de utilidades y eficiencia en el servicio, en tal sentido los objetivos específicos del departamento de compras son los siguientes: 1. Formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa. 2. Crear y actualizar un registro de proveedores, estableciendo sus condiciones, precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias. 3. Coordinar el funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario. 4. Tramitar las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas. 5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación. 6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio. 7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra. 8. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto. 9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, almacén, etc. 10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución. 11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad.
12. Para efectos de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos. Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento
1. Existe un organigrama funcional del departamento compras, en el cual se define con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando. 2. Los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos y flujo de documentos están claramente establecidos. Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como los documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del departamento. 3. Los analistas de compras deben comprobar los precios, datos y calidad de la mercancía y servicios que nos ofrecen de forma periódica. 4. El jefe de compras conjuntamente con el gerente de administración, elabora el presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificación de cumplimiento de periodos anteriores. 5. Toda compra inferior o igual a 50 UT, debe ser autorizada por el Directivo encargado del departamento solicitante. 6. Toda compra entre 51 y 500 UT, será autorizada por el gerente de Administración y Gerente de Operaciones, previo estudio de la exposición de motivos de la necesidad. 7. Todas las compras superiores a 500 UT, serán remitidas al comité de Compras, el cual estará conformado por un miembro de la Junta Directiva de Mantex, los Gerentes de operaciones, Administración, Presupuesto y el Jefe de Compras. 8. Las requisiciones de materiales deben haber sido registradas en el sistema de pedidos, ya que el sistema lleva un registro único correlativo, las requisiciones no incluidas en el sistema no serán procesadas.
9. Los analistas de compras, procesan los requerimientos y de acuerdo al nivel de autorización que le corresponda, solicitan los presupuestos, e invitan a los proveedores a participar en el proceso, para que estos envíen la documentación solicitada y documentar el expediente de compras. 10.Una vez elegido el proveedor, se procede a la emisión de la orden de compra, la cual estará firmada de acuerdo a los mismos criterios de autorización establecidos en los puntos 5, 6 y 7. La misma es enviada al departamento de contabilidad, para realizar el registro contable correspondiente. 11.La orden de compra de Mantex deben contener lo siguiente: Fecha en que se colocó el pedido, Nombre del proveedor, Cantidad del material, Precio unitario, Valor total, Porcentaje de impuesto y su valor, Valor total con impuesto, Descripción de la forma de pago, Fecha de entrega. 12.El Jefe del departamento de compras debe darle seguimiento a la compra. Es conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los materiales. 13. Notificar
a través de un memorándum al departamento de recepción de materiales acerca de los materiales que van a llegar en el futuro, mas no se le debe dar información acerca de la cantidad que va a llegar.
14. Notificar
a través de un memorándum al departamento de presupuesto que se ha colocado el pedido.
15.Al recibir los materiales, el jefe de compras coteja contra la orden de compra el material recibido, si esta conforme, remite la nota de entrega al departamento de tesorería conjuntamente con la factura, para que se emita el pago. En caso de no conformidad, los materiales no son recibidos. 16.Tesorería emite el pago y remite el expediente del cheque a contabilidad para su respectivo registro y control.
1. Almacenamiento •
Políticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar el almacenamiento de las compras
Dentro de Mantex, el almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de producción, de solicitar al departamento de compras, materiales cuando estos llegan a su punto mínimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente serán utilizados en producción. ✔
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Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de producción, previamente autorizadas. Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de re-orden. Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales. Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para así evitar robos o extravíos, exposición a factores ambientales y deterioros en general. Recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarán al almacén Responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes. Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores. Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos. Entrega la mercadería a los almacenes. El documento principal que se prepara en el departamento de recepción es una guía de recepción. Generalmente esta guía contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condición del envío. Riesgos Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación, grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados, dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamaño, etc.
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Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes mencionados
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La guía de recepción es un documento básico para el sistema de control interno de Mantex. La copia que se envía al departamento de contabilidad general sirve para hacer una comparación entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. También se envían copias de la guía de recepción al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario) y al departamento de compras Es conveniente durante un ejercicio, hacer recuentos periódicos de existencias, hasta lograr que puedan comprobarse, un gran volumen de existencias, sino es que todas, y al fin del ejercicio se hará un recuento físico general (con paro de actividades de la empresa) tomándose ciertas medidas como las siguientes: Planeación de la toma de inventario físico. Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse. Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse. Listados con los nombres de materias primas, materiales y artículos terminados escritos a máquina, o en computadora. Separar las materias primas, materiales y artículos terminados a vistas, en depósito, en comisión, etc. No recibir materias primas, materiales y artículos terminados de proveedores, y en caso de hacerlo, integrarlos al inventario. No despachar materias primas, materiales y artículos terminados y en caso de hacerlo controlar su salida por medio de vales. Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios normalmente con tres secciones, una para el primer recuento, otra para el segundo recuento, una sección para el departamento de contabilidad.
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1. Departamento de Finanzas. •
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Políticas y pasos que debe seguir Mantex al momento de realizar los pagos Políticas del Departamento de Finanzas de Mantex. Posterior a la colocación del pedido de materiales, el departamento de compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que éste programe su pago. Los documentos que el departamento de Compras envía son generalmente Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fácil localización y contener la siguiente información: Fecha de la factura. ○
Cantidad. Precio unitario. ○ Valor total (multiplicación del precio unitario por cantidad). ○ Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo ○ hay) Porcentaje de impuesto y valor del mismo. ○ Descripción de cargos adicionales y su valor (si los hay) ○ Valor de la factura en número y letra. ○ Siempre de acuerdo con lo negociado, la factura se puede pagar de las siguientes formas: Al contado: El material o producto se entrega junto con la factura y en ese momento el comprador paga el importe de la misma. ○
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A crédito:
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Pago por anticipado:
El comprador paga al vendedor una parte o el total del valor del material (según negociación) antes de recibirlo. El vendedor entrega al comprador un recibo por el valor del monto anticipado. El vendedor entrega al comprador el material junto con la factura. Si falta algo de pagar, se sigue el procedimiento pactado al realizar la compra. Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer en la entidad, por si es necesario hacer una aclaración después de que se pagó. Se pueden archivar por: ✔ Proveedor. ✔ Fecha ✔ Material ✔ Cualquier forma que facilite su búsqueda. ✔ Los contra recibos y recibos que el proveedor devuelve a la empresa cuando se le paga, también deben ser archivados, porque desde el momento en que están de nuevo en manos de la empresa (comprador)
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El material o producto se entrega junto con la factura. El comprador entrega al vendedor un contra recibo. La factura queda en manos del comprador, pero no la paga. Vence la fecha de pago. El vendedor entrega al comprador el contra recibo, y se le paga el valor de la factura que ampara dicho contra recibo.
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constituyen una forma de controlar y comprobar que facturas están pagadas. Los contra recibos y recibos se pueden archivar junto con la factura a la cual amparan. copia de la orden de compra y original o copia de la factura.
Riesgos Los Inadecuados niveles de Autorización y segregación de funciones, así como el registro contable erróneo de los pasivos asociados a las compras, son algunos de los riesgos que enfrenta Mantex en este nivel de operaciones. •
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Controles que debe llevar Mantex para mitigar los riesgos antes mencionados
Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje y consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas, debidamente autorizadas por un funcionario responsable. Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia. Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada. Debe poderse determinar fácilmente la clase y cantidad de material usado en la producción. Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general. Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales, para evitar fraudes o robos, excepto en un caso de colusión entre ambas
CONCLUSION A manera de conclusión es importante destacar que al verificar los gastos por medio de pruebas de detalle, siempre será deseable que obtengamos la evidencia que se genera de manera externa que la que se genera internamente. Deberemos, por lo tanto, solicitar ver la factura del proveedor para cada partida de gastos que deseamos probar. Cuando se presenta dicha factura del proveedor, deberá examinarse para satisfacernos de que el gasto se incurrió válidamente en beneficio del cliente. Resulta difícil precisar las circunstancias en las cuales una partida de gasto pudiera no ser válida Cuando se identifica alguno de dichos asuntos, se deberá comunicar a la persona encargada de la gerencia de campo. Puede suceder que exista una explicación inocente. Las Guías de Auditoría no requieren que establezcamos la autenticidad de los documentos originales, pero deberemos probarlos adicionalmente para determinar si la partida es un gasto incurrido genuinamente en beneficio del cliente. La validez, el registro, la valuación y el corte son aseveraciones importantes a ser identificadas y probadas en la auditoria pues demuestran y nos permiten confirmar el posible riesgo de determinada área específicamente en el ciclo de compras. MANTEX, S.A., presenta ciertas prioridades a resolver, más sin embargo los indicadores que los representan son adecuados y aún más se le añade el mérito de desenvolverse en un ambiente , íntimamente relacionado a la probable estatización, con una economía en evidente deterioro con el crecimiento inflacionario y la inseguridad jurídica que cierra cada vez más el mercado de inversión.
MATEX, S.A, han sabido mantenerse en el mercado a niveles competitivos, obteniendo por los momentos un nivel de ingresos adecuado con su estructura de costos, logrando alcanzar ganancias, aun cuando se enfrentan a fuertes competidores en diversos niveles. Sin embargo, hay que destacar que los puntos álgidos que presenta, específicamente en sus compras que mantienen un alto posicionamiento y solo una gran competidora a nivel Nacional. Por ende Productos MANTEX, S.A., es una empresa que se ha destacado en el período en estudio en su gestión operativa, a pesar de que las acciones políticas y económicas de las autoridades ejecutivas nacionales favorezcan la inestabilidad industrial y comercial, influyendo en el incremento de los costos de producción y gastos operativos necesarios para lograr mantener un óptimo nivel de calidad y seguir prestando una adecuada gestión en virtud de las grandes expropiaciones, en conjunto con políticas y medidas relacionadas con las propiedades, arrendamientos e inmuebles que afectan de manera significativa a MANTEX, S.A.
RECOMENDACIONES Lo siguiente son sugerencias para la persona encargada del trabajo en cuanto a la manera en que deberemos proceder: 1.
Si existe falta de evidencia de soporte, deberemos acercarnos al alto directivo de la gerencia del cliente que no haya estado involucrado en el procesamiento o la aprobación del gasto y pedirle que investigue.
2.
Si la factura se paga con cheque, deberemos preguntar si el cliente tiene el “cheque pagado” para respaldar el pago. Si el cliente destruyó el “cheque pagado” o no puede encontrarlo, el problema debe ser comunicado al gerente. Si el cliente no obtiene los cheques pagados de sus banqueros, deberemos solicitar al cliente que escriba al banco y le pida que nos envíe directamente el cheque relevante.
Si, como parte de nuestra verificación de los gastos, decidimos examinar los cheques pagados, deberemos: ✔
✔ ✔
1.
Asegurar que el monto y el beneficiario corresponden a los detalles registrados en los registros contables. Asegurar que las firmas aparentan ser las registradas en el banco. Investigar cualquier alteración aparente y endosos inusuales (por ejemplo, partes relacionadas tales como directores, empleados, compañías del grupo). Las debilidades en los sistemas del cliente deberán observarse de tal manera que puedan incluirse en nuestro informe a la gerencia. También necesitaremos reconsiderar cualquier confianza que depositemos en el sistema de control del cliente sobre los gastos.
