Carta de cobranza La cobranza en redacción está constituida por una serie de cartas, diferentes en tono y conducentes a obtener el cheque que cancele una cuenta vencida./ Serie de cartas para lograr el cobro de un saldo pendiente.
-Sin embargo, dado que ya han disfrutado de una prórroga comercial considerable, les exigimos ahora nos hagan llegar su cheque hasta el día… a más tardar. -No podemos diferir por más tiempo el cobro, ya que debemos cumplir nuestros propios compromisos contraídos con proveedores. Ultimátum
Objetivos: 1- cobrar una cuenta vencida. 2- Preservar la simpatía, amistad y buena voluntad del cliente o deudor. Factores que aseguran el éxito: 1- Conocimiento amplio del cliente. (facilita la posibilidad de brindarle extensiones en su plazo de pago cuyo negocio ha sido afectado por un siniestro, o una baja en su r endimiento por circunstancias temporales.) temporales.) 2- Programa sistemático de cobranza. (serie de cartas que se envían periódicamente al cliente moroso. Los períodos pueden ser de 15 o de 20 días, que es el plazo normal para que se realicen las labores administrativas de correspondencia, trámites bancarios , y el tiempo que tomaría el servicio de correos). 3- Tono adecuado.(trato cordial porque se pretende mantener la buena voluntad del cliente. Etapas: 1- notificación amistosa (transcurridos los primeros días siguientes al vencimiento de una factura. Suponemos que pasó por alto su pago), 2- segunda notificación (tentativa de recordar al cliente su obligación vencida. Un poco de presión en el tono), 3-discusión (conseguir el cheque o romper el silencio del cliente. Solicitud imperiosa de explicación), 4-ultimátum (medida de fuerza. Tono imperativo; amenaza de acción legal en “Notificación amistosa”, generalmente se usa una tarjeta impresa, ya que el mensaje es breve y de naturaleza estrictamente recordatoria.; 2-carta circular: en la segunda notificación, la cobranza apela a una solicitud de pago y el mensaje es más amplio; 3- carta personal: las etapas de discusión y de ultimátum, requieren una carta personal que dará al lector la impresión de que se posee especial interés en ayudarlo a resolver su p roblema). Etapas propuesta por otro autor (3 (3 cartas): 1- recordar saldo saldo vencido (estado de cuenta), 2- reiterar notificación anterior. Solicitar pago. Ofrecer oportunidad de refinanciación. 3referirse a notificaciones previas. Otorgar último plazo para pagar. Anunciar acción judicial. FRASES MODELO
Primera notificación
-Por la presente hacemos/queremos recordar a Uds. el vencimiento de la factura N°…. del día... - Les rogamos verifiquen su estado de cuenta adjunto, dado que muestra un importe pendiente a nuestro favor de $...Agradecemos se sirvan cancelar este saldo a la brevedad. - Nos dirigimos a Uds. para recordarles que el día… les enviamos nuestra factura N°…, cuyo importe aún no ha sido saldado.
-Lamentamos dirigirnos a Uds. en última notificación para informarles que nuestra nuestra factura N°… del …sigue …sigue aún pendiente de pago a pesar de nuestros reiterados avisos. -Dado que la extensión de su crédito ya ha excedido toda regla de crédito otorgado a un cliente, han puesto en serio riesgo su prestigio crediticio. -Si bien es nuestro deseo preservar nuestra amistad comercial en la medida de lo posible, insistimos una vez más que… -…. de no recibir el pago dentro de las próximas 72 horas, nos veremos obligados a iniciar una a cción legal… -Esperamos contar con su cooperación para evitar tener que recurrir a medidas más drásticas en la protección de nuestros intereses. -Como nuestra buena disposición no ha sido correspondida por su empresa, nos vemos obligados a iniciar acciones pertinentes. -Pasaremos el asunto a un abogado, cargándoles a Uds. todos los gastos que se produzcan. Les rogamos que efectúen el pago hasta el… En caso caso contrario nos - Les veremos obligados a encargar la gestión del cobro a nuestro departamento jurídico para que actúe en la forma que estime procedente. -En su vista de su negativa a cumplir sus obligaciones de pago pendiente desde hace seis meses, no nos queda otra alternativa que recurrir a procedimientos procesales. Ejemplos: 1-Notificación amistosa. Un cordial saludo, señor Castillo: Nos agradaría contar con su puntualidad de costumbre para el envío de su cheque por su saldo vencido. Hasta entonces.
Estimado cliente: Este es un simple aviso amistoso. Su cheque en pago de nuestra factura N°…… no ha llegado con la puntualidad de costumbre. Atentamente,
Estimados señores: Por la presente queremos recordar a Uds. el vencimiento de la factura N°… por $.... el día…. . Sin otro particular saludamos a Uds. muy atentamente,
Reiteración de requerimiento de pago
2-Segunda notificación.
-Nuevamente llamamos su atención al saldo de su cuenta con nosotros por la suma de $..., que venció el día… -Nos permitimos recordarles que aún sigue sin saldar en su cuenta el importe… -Les rogamos la pro nta cancelación de nuestra factura N°… de fecha.. -Les agradeceríamos, si no lo han hecho en el ínterin, el envío de un cheque por la cantidad correspondiente -Nos hemos dirigido a Uds. en dos ocasiones anteriores para solicitarles el pago de nuestra factu ra N°… de fecha…. -A pesar de la prórroga de pago que les hemos concedido, Uds. no han atendido el pago pendiente. Esta situación nos preocupa… - Esta - No No dudamos que esta situación sea ajena a su voluntad…
aReferencia saldo (recordar b- solicitud pago (solicitar envío cheque).
cuenta
Estimado señor Robles: Nos habría gustado recibir sus cuotas de enero y f ebrero con la puntualidad de costumbre. Por tanto, apreciaremos se sirva coop erar en este sentido para mantener su bien ganado prestigio comercial. Atentamente,
vencida)
4-
Estimado señor: Su cheque en pago a nuestra factura N° 8612 vencida hace 25 días, no ha llegado con la puntualidad de costumbre. En consecuencia, solicitamos nuevamente se sirva cooperar para regularizar su cuenta con nosotros. Atentamente,
Estimados señores: Nuevamente llamamos llamamos su atención at ención al saldo de su cuenta con nosotros por la suma de $... q ue venció el…. Les agradeceremos nos hagan llegar el ch eque a la brevedad posible. Saluda atentamente, atentamente,
Ultimátum
a-Referencia cartas b-Extensión prórroga d-Llamado cumplimiento.
c-Acción legal
Cordial saludo, señor Barrales: Pese a nuestros reiterados avisos amistosos, nuestra factura 3444 de febrero aún se encuentra pendiente pendiente de pago. Como quiera que la demora en su pago ha excedido cualquier término prudencial y justo, creemos importante recordarle que está poniendo en serio riesgo su prestigio crediticio. No obstante este hecho, aún estamos dispuestos a cooperar y le solicitamos se sirva enviarnos su cheque a más tardar hasta el 15 de abril. De no hacerlo, nos veremos obligados a transferir su cuenta al Departamento Legal. Nos gustaría contar con su cooperación, señor, Barrales, para evitar tener que acudir a tan desagradable procedimientos procedimientos en la protección de su propio crédito. Hasta entonces.
Estimado señor:
3-Aclaración 3-Aclaración (discusión) a-Referencia a-Referencia carta carta anteriores. anteriores. b- Valoración crédito. c- Ofrecimiento Ofrecimiento cooperación. d- Solicitud cheque-explicación Estimado señor Romero: Lo invitamos a dialogar nuevamente sobre el pago de nuestra factura 4567 del 15 de junio. Creemos que su crédito comercial es el mejor capital con que cuenta y que debiera conservarlo. Por eso, le pedimos que nos haga conocer las dificultades que han motivado la interrupción de sus pagos. Al recibo de su explicación, estudiaremos la posibilidad de fraccionar su deuda o de otorgarle alguna otra concesión dentro de un límite comercial justo. Mientras tanto, apreciaremos el envío de su cheque o de alguna explicación hasta el 15 de agosto. Cordialmente, Estimado señor Morales: Llamamos nuevamente nuevamente su atención por el pag o de la factura número 5644 y lo invitamos a dialogar sobre el particular. Creemos que usted deseará conservar su buen crédito comercial, comercial, y es por ello que le solicitamos se sirva hacernos conocer las dificultades o razones que le han hecho posponer sus pagos. Gustosos haremos un análisis de su situación financiera a efecto de otorgar un fraccionamiento de su deuda o cualquier otra concesión, dentro de un límite comercial justo. Mientras tanto, apreciaremos que nos haga llegar su cheque o una explicación de su demora a la brevedad posible. Atentamente,
Lamentamos acudir a usted en última notificación para informarle que nuestra factura del 15 de julio aún se encuentra pendiente pendiente de pago a pesar de nuestros reiterados avisos. Estará usted de acuerdo en admitir que la extensión de su pago ha excedido a toda regla de crédito otorgado a un cliente en ocasión alguna y, por lo tanto, creemos que ha puesto en serio riesgo su prestigio crediticio en nuestra compañía. Es nuestro deseo preservar nuestra amistad comercial en la medida de lo posible por eso le solicitamos nos haga llegar su pago lo antes posible. De no hacerlo, nos veremos obligados a transferir su cuenta al departamento legal. Esperamos contar con su cooperación y evitar que acudamos a medidas tan desagradables en la protección de nuestros intereses. Atentamente,
Estimados señores: Lamentamos tener que dirigirnos a Uds. en última notificación para informarles que nuestra factura del … aún se encuentra pendiente de pago a pesar de nuestros reiterados avisos. Dado que la extensión de su pago ya ha excedido a toda regla de crédito otorgado a un cliente, Uds. han puesto en serio riesgo su prestigio crediticio en nuestra compañía. Si bien es nuestro deseo p reservar nuestra amistad comercial en la medida de lo posible, insistimos una vez más que de no recibir el pago dentro de las 72 horas, nos veremos obligados a iniciar una acción legal. Esperamos contar con su cooperación y de esta manera evitar tener que recurrir a medidas más drásticas en la protección de nuestros intereses. Atentamente,
Ejercicios: 12-
Estimados señores: Nos hemos dirigido a Uds. en dos ocasiones anteriores para solicitarles el pago de nu estra factura N° ….Al no haber recibido respuesta alguna, estamos preocupados por esta situación y si bien no dudamos que la demora en hacernos llegar el pago sea debida a dificultades que está atravesando su firma, quisiéramos que nos informe acerca de las mismas. De esta forma forma sería posible, dada la larga larga amistad que nos une, de estudiar la forma en que eventualmente eventualmente podríamos cooperar con Uds.. Sin embargo, dado que ya han disfrutado de una prórroga comercial considerable, considerable, les exigimos ahora que nos hagan llegar su cheque o en su defecto una explicación de su demora hasta el… a más tardar. Saluda at entamente, entamente,
3-
Escribe una notificación amistosa, sin repetir las que aparecen en los ejemplos. Tecnomadera S.A. debe reclamar por tercera vez el pago de su factura 3425 vencida 4 semanas atrás por $42.500 a Tolex Ltda.., Cufré 2170, Dr. Santiago López, 12700 Montevideo. Se trata de un cliente de años con el cual nunca hubo problemas y del cual saben, que a raíz de un incendio tuvo que reequipar su oficina. Ya les fue informado que hasta no cobrar la totalidad del seguro no estarían en condiciones de pagar. El asunto del seguro está siendo litigado y puede extenderse extenderse a unos meses todavía. todavía. Escribir proponiendo proponiendo fraccionar el pago en tres cuotas para ir cobrando al menos algo. Urumadera Ltda.., Mercedes 1821, 11200 Montevideo se dirige a Centro Carpintero, Sr. Pedro Madera, Blanes 1021, 11200 Montevideo en última notificación , luego de no haber recibido respuesta alguna a sus tres cartas anteriores, reclamando el pago por US$ 1.800 correspondientes a la factura 2934 del 04.12… Se da un plazo de 48 horas a partir de la fecha antes de iniciar iniciar una acción legal.
