CENTRO DE ESTUDIOS PROFESIONALES DEL GRIJALVA CEPROG \CAMPUS PALENQUE[
MATERIA
ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
MODALIDAD
SEMI ESCOLARIZADO
TEMA
2.2. CICLO DE COMPRAS 2.2.1. FUNCIONES DEL CICLO DE COMPRAS 2.2.2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS 2.2.3. IDENTIFICACION DE LOS OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO CON RIESGO DE NO CUMPLIEMITO 2.2.4. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS. 2.2.5. EVALUACION DE CONTROL INTERNO.
INTEGRANTES DE EQUIPO
GLORIA JOSELIN ZUMARRAGA BOND NURI MARIA DAMAS PEREZ ALEJANDRA ALEJANDRA LOPEZ SALVADOR SALVADOR GLADIS SANCHEZ CRUZ
CATEDRATICO
ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
INTRODUCCIÓN.
La presente investig ación se refiere al tema del ciclo de compr as, que se puede
definir como la adquisición de bienes, mer ca cancías y servicios. El pago de las adquisiciones anteriores.
lasificar, resumir e inf ormar lo que se adquiere y lo
que se paga. El ciclo de compr as contiene la adquisición y el pago de
,
Inventarios, Activos fijos, Servicios Externos, Suministr os o abastecimientos.
En este ciclo se clasifica la adquisición de los re cursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. Los objetivos principales de este ciclo de compr as son es la eficiencia oper ativa,
autorización,
segregación
de
funciones,
pr oc imientos oced imient
de
documentación. Inf ormación financier a confiable y oportuna, segregación de funciones,
registr os
contables
y
pr oc ocedimient os,
verificación
interna
independiente, ust odia de los activos.
abe mencionar los objetivos del ciclo de compr as los cuales han sido clasificados en cuatr o
clases la de autorización, de pr oc ocesamiento y
clasificación de tr ansacciones, de verificación y evaluación, de salvaguarda
f ísica. Al identifi car los objetivos y plantear las técnicas de contr ol ol que se deben efectuar par a el cumplimiento de los objetivos en el ciclo de compr as, puede existir
un riesgo de
no cumplimiento, al no ejecutar correctamente estas
técnicas ocasionando err ores potenciales.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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2.2. CICLO DE COMPRAS ebido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de compr a; se ha consider ado conveniente mostr ar separ adamente dichas funciones en dos guías, par a
f acilitar la revisión del contr ol interno del ciclo de egresos. El ciclo de compr as de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo par a:
La adquisición de bienes, mer cancías y servi cios.
El pago de las adquisiciones anteriores.
lasificar, resumir e inf ormar lo que se adquiere y lo que se paga.
El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
Inventarios.
Activos fijos.
Servicios Externos.
Suministr os o abastecimientos.
En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En vi rtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben consider a rse también como parte de este ciclo las cuentas p or pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de di chos recursos. Las funciones, asientos contables comunes, f ormas y documentos importantes,
etc., del ciclo de compr as que se describen más adelante, son aquellas que podr ían consider arse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir t an solo como una guía gener al que oriente al auditor cuándo lleve la revisión del contr ol interno, ya que la
identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, f ormas y documentos importantes etc., se deberán efectuar par a cada caso en particular.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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2.2.1. LAS FUNCIONES DEL CICLO DE COMPRA. Las funciones del ciclo de compr as podr ían ser :
Selección de pr oveedores.
Prepar ación de solicitudes de compr as.
unción específica de compr as.
ecepción de mer cancías y suministr os.
ontr ol de calidad de las mer cancías y servicios adquiridos.
egistr o y contr ol de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados.
esembolsos de efectivo.
entr o del ciclo de compr as podr íamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
ompr as.
esembolsos de efectivo.
Pagos anticipados.
Acumulaciones de pasivos.
Ajustes de compr as.
Ejemplos de f ormas y documentos importantes del ciclo de compr as podr ían ser :
equisi ciones de compr as.
rdenes de compr a y contr atos.
ocumentos de recepción de mer cancías.
actur as de pr oveedores.
otas de cargo y de crédito.
Solicitudes de cheques.
ecibos de servicios.
Póliza de cheque
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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Bases usuales de datos Las bases usuales de datos, están represent adas por ar chivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella inf ormación necesaria par a poder
pr ocesar las tr ansacciones dentr o de un ciclo o bien inf ormación que se pr oduce como resultado del pr oceso de las tr ansacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se le da, se pueden clasificar como sigue:
Bases de referencias.
epresentadas por inf ormación que se utiliza par a
el pr oceso de las tr ansacciones.
Bases dinámicas. epresentadas p or inf ormación resultante del pr oceso
de las tr ansacciones y que como tal sé esta modificado constantemente.
Las bases usuales de datos par a compr as podr ían ser las siguientes:
Ar chivos de pr oveedores conteniendo, n ombre, dirección, pr oductos que ofrece, premios etc.
Ar chivos de cuentas p or p agar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados.
Los
pedidos a pr oveedores pendientes de surtir.
Enlace con otros ciclos Podr íamos distinguir los siguientes enlaces normales con otr os ciclos:
esembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorer ía.
ecepción de bienes, mer cancías y servicios que se enlazan con el ciclo de pr oducción.
esumen de actividad (pólizas de registr o contable) que se enlazan con el ciclo de inf orme financier o.
Objetivos Par a efecto de este ciclo se han identificado 8 objetivos específicos de contr ol interno, los cuales han sido clasificados en cuatr o clases como sigue:
e autorización.
e pr ocesamiento y clasificación de tr ansacciones.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
e verificación y evaluación.
e salvaguarda f ísica.
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Objetivos de autorización Los objetivos de autorización tr atan de todos aquellos contr oles que deben
establecerse par a asegur arse de que estén cumpliendo las p olíticas y criterios establecidos por la administr ación, estos objetivos par a este ciclo son:
Los pr oveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas
establecidas por la administr ación.
El precio y condiciones de los bienes, mer cancías y servicios que han de pr opor cionar los pr oveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administr ación.
Las distribuciones de cuentas y los a justes a los desembolsos de efectivo
y cuentas de los pr oveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas
establecidas por la administr ación
odos los pagos por bienes, mer cancías y servicios recibidos deben
efectuarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administr ación.
Los pr ocedimient os de pr oceso del ciclo de compr as deben de est ar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administr ación.
Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tr atan de todos aquellos contr oles que deben establecerse par a asegur arse del correcto reconocimiento, pr ocesamiento, clasificación, registr o e
inf orme de las tr ansacciones ocurridas en un a empresa, así como los a justes a éstas. Estos objetivos par a el ciclo de compr as son:
Solo deben apr obarse aquellas órdenes de compr a a pr oveedores por bienes, mer cancías o servicios que se a justen a las p olíticas establecida s por la administr ación.
Solo deben aceptarse mer cancías y servicios que se hayan solicitado.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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Los bienes, mer cancías y servicios recibidos, deben inf ormarse con
exactitud y en f orma oportuna.
Los m ontos adecuados a pr oveedores por bienes, mer cancías y servicio s
recibidos, así como la distribución contable de dichos adeudos debe calcularse con exactitud y registr arse como pasivo en f orma oportuna.
odos los pagos por bienes, mer cancías y servicios recibidos, deben
basarse en un pasivo reconocido y prepar arse con exactitud.
Los importes adeudados a pr oveedores y acreedores deben clasificarse, concentr arse e inf ormarse correcta y oportun amente.
Los pagos y los a justes relativos a compr as deben
clasificarse,
concentr arse e inf ormarse correcta y oportun amente.
Los pasivos in curridos, los pagos efectuados y los a justes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a la cuenta apr opiada de cada
pr oveedor y acreedor.
eben prepar arse asientos contables por las cantidade s adeudadas a pr oveedores y acreedores por los pagos efectuados y por los a justes relativos, en cada periodo contable.
Los asientos contables de las compr as deben concentr ar y clasificar las
tr ansacciones de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administr ación.
La inf ormación par a determinar bases de impuest os derivada de las actividades de compr as debe pr oducirse correcta y oportunamente.
Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tr atan de todos aquellos contr oles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se inf orman, así como de la integridad de los sistemas de pr ocesamiento. Estos objetivos par a el ciclo de compr as son:
eben verificarse y evaluarse en f orma periódica los saldos registr ados de cuentas por pagar y las actividades de tr ansacciones relativas.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tr atan de aquellos contr oles relativos al acceso a los activos, registr os, f ormas importantes, lugares de pr oceso y pr ocedimientos de pr oceso. Estos objetivos par a este ciclo son:
El acceso a los registr os de compr as, recepción y pagos, así como a las f ormas importantes, lugares y pr ocedimient os de pr oceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administr ación.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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2.2.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS. bjetivos del
ontr ol Interno
Eficiencia
Operativa:
Autorización,
segregación
de
funciones,
pr ocedimient os de documentación.
Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de
funciones, registr os contables y pr ocedimient os, verificación interna independiente.
Custodia de los Activos.
La función de
ompr as tiene como objetivos:
educir el nivel de inventario
ombinar lotes pequeños en compr a de lotes gr andes
Implantar contr ol de calidad en las compr as
Establecer políticas de adquisición y licitación
antener registr o de los pr oductos
Los principales indicadores del
epartamento de
ompr as son:
. Valor de compr as totales / Ventas totales compar adas con el año anterior 2.
otal de compr as/ úmero de compr as
3.
Por centa je de compr as rechazadas
4.
Por centa je de par alización de la pr oducción por f alta de materia prima
5.
Inventario/Ventas
6.
osto pr omedio de
rden de compr a
7.
iempo pr omedio de entrega de pedi dos
8.
úmer o de orden por mes en compar ación con el año anterior
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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Objetivo 1. Los pr oveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la gerencia.
Par a ello se debe analizar en los pr oveedores lo siguiente: La capacidad corriente y potencial y disposición par a pr opor cionar calidad y
cantidad, entregas oportunas y servi cio. Los precios de competencia consider ando los precios unitarios, descuentos
por volumen, costos de tr ansporte y condiciones de crédito .
Las restricciones legales
Las políticas de la entidad acer ca de las tr ansacciones con personas
vinculadas, conf licto de intereses, pagos delicados, etc.
Técnicas de Control 1.
Sólo se apr obarán los pr oveedores que ofrezcan descuentos por volumen
2. 3.
lar as exposiciones de criterios
.
anual de Políticas y/o Pr ocedimient os de
ompr as con normas
clar amente definidas. Ej: Bases de datos. Lista de pr oveedores apr obados o ar chivo maestr o de pr oveedores. Pr ocedimient os establecidos par a añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos. 4.
Estos pr ocedimient os deben incluir :
a.
na descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un pr oveedor potencial, y
b. Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los document os e inf ormación
Objetivo 2. Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mer cancía y
servicios deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia Par a ello se debe:
Especificar tipo de mer cancías y servicios que han de compr arse, incluso los estándares de calidad.
Aplicar métodos par a establecer las cantidades que se compr arán.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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Puntos par a ordenar de nuevo antidades par a la orden más económi ca
Plan apr obado de materiales que se necesitan Presupuesto de gastos capitalizables
Establecer precios que han de pagarse
El postor más ba jo Precio contr actual Lista de precios de pr oveedores
eterminar condiciones aceptables
letes
escuentos iempo mínimo par a prepar ación de entregas
Técnicas de Control 1.
Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales.
tr as órdenes deben ser apr obadas por el efe de
ompr as.
2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben pr oducir
inventarios que excedan los niveles establecidos. 3.
Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan apr obado de materiales que se necesitan.
4.
odos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe
determinado deben ser apr obados por el 5. La calidad
irectorio.
de la mer cancía ordenada debe cumplir las especificaciones de
ingenier ía expresadas. 6. Las
bases de datos de precios y condiciones de pr oveedores deben ser
apr obados. 7.
Ar chivo maestr o de inventario en almacenes con puntos par a ordenar de nuevo, cantidades par a la orden más económica, plan de materiales que se necesitan.
8. Pr ocedimientos establecidos par a añadir, cambiar, eliminar precios de la base de datos. 9.
onciliación de los contr oles de totales de compr obación sobre los precios
de los pr oveedores en el ar chivo maestr o.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP 10.
2
ompar aciones periódi cas de los precios de pr oveedores publicados con el ar chivo maestr o de precios.
11.
evisión periódi ca de los ar chivos maestr os por personal supervisor apr opiado.
12. Exposiciones
escritas de especificaciones aceptables de ingenier ía y de
calidades. 13. Pr ocedimientos
documentados y f orzosos par a revisar y apr obar los
contr atos a largo plazo de ministr os antes de su f ormalización. 14.
ompar ación periódica de los precios pagados a un pr oveedor con los
precios de mer cado o con los precios pagados a otr os pr oveedores por mer cancías y servicios semejantes. 15.
epartamento de compr as centr alizado par a contr olar la emisión de todas las órdenes a los pr oveedores por mer cancías o servicios.
Objetivo 3. Los a justes a los desembolsos de efectivo, cuentas de pr oveedores y
distribuciones de cuentas deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia. Par a ello se debe:
ontr olar el efectivo recibido de pr oveedores
ontr olar las
evoluciones de mer cancía a pr oveedores
Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contr a cuentas a cobr ar ontr olar
otas de débito y de crédito ( eba jas por volúmenes de
compr as, etc)
antener acuerdos de renegociación de pre cios
Efectuar liquidaciones de partidas en disputa.
antener pagos par ciales
antener pagos especiales
antener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos
de nuevo.
Efectuar
eclasificaciones de cantidades distribuidas
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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eclasificación de una cuenta de gastos a una cuenta de inventario u otr o activo
eclasificación de un p ago
Técnicas de control 1.
Exposición clar a de criterios y políticas incluso políticas respecto a devolución de mer cancías, pagos par ciales, liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por pr onto pago, etc. Ej: Se tomarán descuentos por pr onto pago sobre todas las f actur as pagadas dentr o de un númer o determinado de días.
2. Se notificará a los pr oveedores dentr o de un númer o determinado de d ías,
toda devolución que se les haga y se cargará a la cuenta del pr oveedor la correspondiente nota de crédito. 3.
o se compensarán cuentas a pagar con cuentas a cobr ar sin la respectiva autorización
4.
Se emitirán órdenes de no pagar los cheques que perm anezcan sin cobr ar más de un númer o determinado de meses y las cuentas de efectivo serán a justadas por tales cheques.
5.
ormas prenumer adas estándar y contr oladas par a a justes con las
respectivas apr obaciones. 6.
Inf ormes regulares y análisis periódi cos de las tendencias en las cantidades y tipos de los a justes.
7.
Apr obación por escrito de t odos los a justes de distribución de cuentas p or un ejecutivo o supervisor determinado .
Objetivo 4. eben establecerse y mantenerse pr ocedimient os de pr oceso del ciclo de adquisición y pago de acuerdo con los criterios de la
Técnicas de Control : 1.
anuales de políticas anuales de pr ocedimient os
utinas de entrenamiento equisitos de supervisión
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erencia
ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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ocumentación de sistemas y pr ogr amas 2. 3.
lar as exposiciones de los pr ocedimientos
Verificación de las apr obaciones requeridas de la gerencia y usuarios p ar a nuevos sistemas y pr ocedimient os
4. 5.
ambios de sistemas, pr ocedimientos y pr ogr amas
Verificación periódi ca de las apr obaciones de supervisión que se requieren par a tr ansferir responsabilidades, cambios en las f ormas, sistemas de ar chivos, etc.
6.
Pruebas periódi cas de r azonabilidad Pr ocedimientos que requier an que todos los cambios a los pr ogr amas de computador a sean autorizados, revisados y apr obados por el gerente de
pr ocesamiento de datos y el efe del departamento de usuarios
Objetivos 5. Sólo deben apr obarse aquellas solicitudes a pr oveedores por mer cancías o servicios que se a justen a los criterios de la gerencia
Técnicas de Control: 1.
Pr ocedimientos d ocumentados p ar a iniciar, revisar y apr obar peticiones de mer cancías y servicios.
2.
ormas vitales prenumer adas (v.g., peticiones de compr as, órdenes de compr a, etc.) y la rendición de cuentas de tales f ormas (v.g., ho jas de
verificación numéri ca o punteo. 3.
Ar chivo de firmas autorizadas.
4.
Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de competencia en los ar chivos, precios según órdenes de compr a contr a listas de precios de pr oveedores, condiciones aceptadas contr a condiciones disponibles en los pr oveedores, etc .
5.
Sistema de contr ol de inventarios que pr oduce órdenes de compr a (v.g., con un registr o permanente de invent ario prepar ado con la computador a, las órdenes de compr a pueden crearse automáticamente cuando las cantidades en invent ario lleguen a un punto fijado par a ordenar de nuevo).
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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Objetivo 6. Sólo deben aceptarse mer cancías y servicios que se hayan solicitado
Técnicas de Control : 1. Lugares centr ales
de recepción estrictamente supervisados y separ ados de
las funciones de embarque, compr a y almacenamiento. 2.
ormas de órdenes de compr a que tengan impreso de antemano el lugar
de recepción y en que se instruya al pr oveedor a efectuar la entrega sólo en ese lugar. 3.
onteo de envases (y compar ación con el conocimiento de embarque) y observación de las apariencias de los envases en la plataf orma de
recepción. 4.
ompar ación detallada de las mer cancías re cibidas con una copia de la orden de compr a. ( ota: El uso eficaz de esta técnica requiere que los
embarques par a los que no existan orden en el ar chivo del lugar de recepción sean devueltos al pr oveedor o mantenidos en suspenso hasta que se recibe una orden.) 5.
evisión periódi ca de las órdenes de compr a pendientes en busca de posibles cancelaciones.
6.
ancelación automática de las órdenes de compr a pendientes después de las fechas de entrega especificadas.
Supervisión estri cta del personal de recepción.
Objetivo 7. Las mer cancías y servi cios aceptados deben inf ormarse con exactitud y
pr ontamente.
Técnicas de Control: 1.
ocumentos de re cepción prenumer ados y contr olados de los que
posteriormente se rinde cuenta de haberse enviado a, o recibido por, una función de verificación de órdenes o de cuentas a pagar. 2.
antenimient o de un registr o cr onológico de recepción en que se anote por
su orden cada documento de recepción. ( ota: Este registr o puede usarse
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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posteriormente par a llevar cuenta de los documentos de recepción prenumer ados.
n sistema de anotación de una vez puede utilizarse par a
pr oducir simultáneamente el registr o y el documento de recepción. 3.
Pr ocedimientos documentados par a los cortes del cuarto de recepción (diarios y de fin de periodo).
otales de contr ol e identificación de fechas, encabezamientos, etc. en los
inf ormes
Objetivo 8. Las cantidades adeudadas a pr oveedores por
mer cancías y servicio s
aceptados y la distribu ción contable de esas cantidades deben calcularse con
exactitud y reconocerse como pasivos pr ontamente.
Técnicas de Control : 1.
Verificación de las cantidades, precios y condiciones f actur ados mediante referencia a la orden de compr a e inf orme de recepción y verificación de la documentación.
2. Verificación y documentación de las multiplicaciones y sumas de las
f actur as. ( ota: Esto puede hacerse por pruebas.) 3.
Pr ocedimientos estándares par a acumulaciones al final del periodo de f actur as no pr ocesadas, embarques recibidos per o no la f actur a, etc.
4.
Análisis de diferenci as entre los inventarios f ísicos y los registr os permanentes.
5.
istribución de diarios de compr as o distribuciones de gastos a los supervisores de departamentos par a su revisión y análisis.
6.
evisión de los estados de cuenta de los pr oveedores (no las f actur as) par a observar partidas atr asadas vencidas.
7. Listados
previos a prepar ar los compr obantes par a establecer contr ol
inmediato sobre las f actur as de los pr oveedores antes de que se unan a los inf ormes de recepción y a las órdenes de compr a que completan el compr obante a pagar que se prepar a.
Balanceo por lotes y técnicas de registr o cr onológico par a contr olar las f actur as con sus compr obantes a pagar
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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2.2.3 IDENTIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO CON RIESGO DE NO CUMPLIMIENTO. Al identifi car los objetivos y plantear las técnicas de contr ol que se deben efectuar par a el cumplimient o de los objetivos en el ciclo de compr as, puede existir
un riesgo de
no cumplimiento, al no ejecutar correctamente estas
técnicas ocasionando err ores p otenciales como:
ompr a: bienes o servicios contabilizados per o no recibidos,
no
autorizados, recibidas, per o no contabilizadas, f actur a contabilizada
incorrectamente.
Pagos: contabilizados, per o no efectuados o viceversa, contabilizados en per íodo indebido, pagos no autorizados.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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2.2.4. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Pruebas de cumplimiento: son aquellas pruebas que diseña el auditor con el objeto de conseguir eviden cia que permita tener una seguridad r azonable de
que los contr oles internos establecidos por la empresa auditada están siendo aplicados
correctamente
y son efectivas. El conjunto
de métodos o
pr ocedimient os asegur ar son:
Pr otección de activos
egistr os
ontables fidedignos
Actividad eficaz
Según directrices de la dirección
Las pruebas de cumplimiento represent an pr ocedimientos de auditoria
diseñados p ar a verificar si el sistema de contr ol interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la maner a en que se le describió al auditor y de acuerdo a la intención de la geren cia. Si, después de la compr obación, los contr oles del cliente parecen estar oper ando efectivamente, el audi tor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los contr oles del cliente:
La
frecuencia con que los pr ocedimient os de contr ol nec esarios fuer on
llevados
a
efecto.
Par a
reducir las
pruebas
sustantivas,
los
pr ocedimient os prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose consistentemente.
18
ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP La calidad con
2
que se ejecutan los pr ocedimientos de contr ol. Los
pr ocedimient os de contr ol se deben ejecutar en f orma apr opiada. La calidad de su ejecución puede ser pr obada mediante discusiones sobre el criterio seguido par a tomar ciertas decisiones.
La
persona que ejecuta el pr ocedimiento. La persona responsable de los
pr ocedimient os de contr ol, debe ser independiente de fun ciones incompatibles par a que el contr ol sea efectivo.
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es pr opor cionar al contador público una seguridad r azonable de que los pr ocedimientos relativos a los contr oles interno s contables están siendo aplicados tal como fuer on establecidos. Estas pruebas son ne cesarias si se va a confiar en los pr ocedimient os descritos. Sin embargo, el contador público puede decidir no confiar en los mismos si ha llegado a la conclusión de que:
a) Los pr ocedimient os no son satisf actorios par a este pr opósito.
b) E l tr aba jo necesario par a compr obar el cumplimiento de los pr ocedimient os descritos es mayor que el tr aba jo que se realizar ía en el caso de no confiar en dichos
pr ocedimient os.
Esta
últim a
conclusión
puede
resultar
de
consider aciones relativas a la natur aleza o númer o de las tr ansacciones o
saldos involucr ados, los métodos de pr ocedimient o de datos que se estén usando y los pr ocedimientos de auditor ía que puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas.
La natur aleza de los pr ocedimientos de contr ol interno contable y la evidencia
disponible sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la natur aleza de las pruebas de cumplimiento e inf luyen obre el momento de ejecución y
extensión de t ales pruebas.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
2
Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con las
pruebas sustantivas y, en la práctica, los pr ocedimientos de auditor ía suministr an, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los pr ocedimient os de contr ol interno contable, así como la eviden cia requerida de las pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento, que tr atan de obtener evidencia de que se están cumpliendo y aplicando correctamente los pr ocedimient os de contr ol interno
existentes.
na prueba de cumplimiento, es el examen de la evidencia
disponible de que una o más técnicas de contr ol interno están en oper ación o actuando dur ante el per íodo auditado. Estas pruebas tr atan de obtener
evidencia de que los pr ocedimient os de contr ol interno, en l os que el auditor basa su confianza en el sistema, se aplican en la f orma establecida.
PRUEBAS SUSTANTIVAS Pruebas Sustantivas: son aquellas pruebas que diseña el auditor como el objeto de conseguir eviden cia que permita opinar sobre la integridad,
r azonabilidad y validez de los datos pr oducidos por el sistema contable de la empresa auditada. Las pruebas llevadas a cabo par a compr obar que el sistema del contr ol interno funciona correctamente se las denomina pruebas o pr ocedimient os de cumplimiento. El con tr ol interno comprende el Plan de organización del conjunto de métodos y pr ocedimientos que asegur an que los activos están debidamente pr otegidos, que los registr os contables son
fidedignos y que la actividad de la entidad se desarr olla eficazmente y se cumple según las directrices mar cadas por la dirección
na prueba sustantiva es un pr ocedimient o diseñado par a pr obar el valor monetario de saldos o la inexisten cia de err ores monetarios que afecten la presentación de los estados financier os.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
2
ichos err o res (normalmente conocidos como err ores monetarios) son una clar a indicación de que los saldos de las cuentas pueden est ar desvirtuados. La
única duda que el auditor debe resolver, es de sí estos err ores son suficientemente importantes como par a requerir a juste o su divulgación en los estados financier os. eben ejecutarse par a determinar si los err ores monetarios han ocurrido realmente.
En resumen ayudarán a compr obar si la inf ormación ha sido corr ompida comparándola con otr a fuente o revisando los documentos de entr ada de datos
y las tr ansacciones que se han ejecutado.
na vez valor ados los resultados de las pruebas se obtienen conclus iones que serán comentadas y discutidas con los responsables directos de las áreas afectadas con el fin de corr obor ar los resultados. Por último, el auditor deberá
emitir una serie de comentarios donde se describa la situación, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerirá la posible solución. Esta será la técnica a utilizar par a auditor el entorno gener al de un sistema de bases de datos, tanto en su desarr ollo como dur ante la explotación. Los pr ocedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la
inf ormación que gener an los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades ref lejadas en los estados financier os. Estas pruebas sustantivas se orientan a obtener evidencia de la siguiente maner a:
Evidencia f ísica. Permite identificar la existencia f ísica de activos (diner o, efectos por cobr ar, existencias, inmovilizados, etc.), cuantificar las unidades en poder de la empresa y especificar la calidad de los activos.
Evidencia
documental. La
verificación
de
documentos
(f actur as,
nóminas, contr atos, talones, etc.) ha ido decreciendo en importancia.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQ IP
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Evidencia por medio de registr os contables. Los registr os contables constituyen una evidencia válida e importante, resumen todo el pr oceso
de contabiliz ación de las oper aciones realizadas por la compañía. Son elementos
imprescindibles
par a
la
prepar ación
de
los
estados
financier os.
Evidencia por medio de compar aciones y r atios: Es un medio de localizar cambios significativos que deberán ser exp licados al auditor
Evidencia por medio de cálculos: realización de cálculos y pruebas globales par a verificar la precisión aritméti ca de saldos, registr os y documentos
Evidencia verbal: por medio de preguntas a empleados y ejecutivos
El contr ol interno como evidencia: es un medio de obtener evidencia sustantiva y al mismo tiempo de determinar el alcance e intensidad con el que se deben aplicar los otr os tipos de evidencia indicados
Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en
busca de evidencias compr obatorias. Ejemplo, un arqueo de ca ja chica, cir culación de saldos de los clientes, etc.
Las pruebas sustantivas tr atan de obtener esa evidencia referida a la
inf ormación financier a auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la inf ormación financier a auditada.
Si el auditor consider a que el sistema de contr ol interno no ofrece gar antías, se verá obligado a enf ocar todo su tr aba jo mediante la aplicación de pruebas sustantivas
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2.2.5. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Una
vez entendido el f lujo de inf ormación contable se identifiquen los posibles
err ores que pueden surgir cada vez que los datos se tr asladan de un soporte a otr o. Si el auditor los ha detectado todos, entonces estará en con diciones de
determinar si la empresa ha establecido contr oles efectivos par a prevenir los y detectar los.
Se compone de los siguientes pasos detallados:
Comprender el flujo de información contable.
Consiste
en conocer desde la captur a hasta la inf ormación, los saldos, del
mayor. o se puede realizar una auditoria si no se tiene conocimiento de las actividades y pr ocedimient os del cliente. Esto comprende el estudio de su contr ol interno.
Se conocen varias f ormas de realizar este estudio ya sea por medio de cuestionarios, métodos descriptivos y f lujogr ama; siendo los mas útiles los d os
últimos.
Identificar
los
departamentos
involucrados
y
analizar
la
segregación de funciones Comprendido
el ciclo de inf ormación contable y haber identificado los medios
que contienen la inf ormación contable así como también los pr ocesos que lo gener an.
ebemos también identificar las personas dentr o de dichos
departamentos que la gener an. Esto se hace par a identificar las funciones e identificar aquellas que sean incompatibles.
Explicitar los objetivos del control
El departamentos tiene función de compr ar y esto termina en un a orden de compr a. Los inter cambios debían cumplir con:
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exista y se encuentre autorizado
se registre el inter cambio
los activos obtenidos le
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pertenezcan al ente
tenga obligación por los pasivos
sea correcta la cantidad registr ada
sea correcto el precio
sea correcta la descripción
sea correcto la otr a parte del inter cambio (ter cer o)
se registre en e l periodo contable correcto.
La orden de compr a deberá cumplir con los objetivos de contr ol
Se encuentren autorizadas
Sea correcta la cantidad registr ada
Sea correcto el precio registr ado
Sea correcta la descripción
Sea correcta la otr a parte interesada del inter cambio
Listar los posibles errores de autorización integridad y exactitud ,
Se identifican cada uno de los compr obantes
y
medios magnéticos
involucr ados y sus objetivos de contr ol correspondiente y la totalidad de los err ores que podr ían ocurrir, par a luego en un paso posterior analizar los contr oles que el ente ha establecido par a prevenir y detectar. Si f allamos en la
detección de err ores, entonces mal podremos evaluar la eficiencia de los contr oles.
Existen err ores de: y
Exactitud /C no autorizada /C autorizada por personas no autorizadas /C autorizada por persona autorizadas per o que no respeta limites.
y
Integridad /C no prenumer ada /C perdida
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQUIP
y
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Exactitud esigual de cantidad con la cantidad solicitada en la esigual calidad con la calidad solicitada en la
/C
/C
o corresponde con precios pactada o corresponde con condiciones de pre cio pactadas o corresponde con fecha de entrega pactada ales err ores tienen impacto sobre la efici encia de la empresa per o no sobre la
integridad y exactitud de sus est ados contables Entonces el auditor tanto externo como interno solo debe poner atención en los err ores que pueden tener inf luencia sobre el objetivo de su tr aba jo.
Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar errores de autorización integridad y exactitud.
Listado los err ores de autorización, integridad y exactitud corresponde relevar
el sistema con el pr opósito de identificar aquellos contr oles existentes que permitirán prevenir o detectar posibles err ores determinados.
De los controles identificados analizar la efectividad de dichos controles identificar los efectivos y efectuar la evaluación general. ,
En esta etapa de evaluación, consiste en identificar los contr oles existentes en la empresa, identificar los entonces con un sentido específico de contr ol y con
un err or posible determinado. eterminar así si el contr ol tiene capacidad par a cumplir con su objetivo o si este esta bien diseñado. Per o los err ores d e autorización, exactitud e integridad pueden ocurrir de todos modos. Por lo tanto una vez analizado y estudiado, con el resultado de tener confianza en e l contr ol, se debe realizar la prueba de contr ol con p osterioridad.
ambién
se debe analizar la segreg ación de funciones, donde los contr oles no deben estar efectuados por personas que realizan las tareas respectivas en el ente que es objeto de contr ol.
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ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 2.2. CICLO DE COMPRAS EQUIP
La
2
evaluación individual de cada contr ol nos permitirá efectuar una
extr apolación par a evaluar la efectividad de todo el ciclo en su conjunto. Per o estamos analizando un contr ol en una determinada etapa, lo cual dependemos que los err ores de exactitud e integridad no hayan sucedido en etapas anteriores.
e t al evaluación decidimos si podemos tener confianza en e llos o no sobre la integridad y exactitud gener ada por el f lujo de inf ormación contable la cual se materializa en la exactitud e integridad de los saldos de las cuentas del mayor gener al.
Si la evaluación es positiva entonces pasamos al siguiente paso, si no lo fuer a pasaremos a aplicar el enf oque de auditoria basado íntegr amente en los pr ocedimient os de revisión de saldos.
ebemos reevaluar los tr aba jos de
auditoria realizados y determinar si es posible el ente de auditarse. La r azón de esto es porque si los contr oles de captur a f allan. Es sistema
interno no puede asegur ar que la totalidad de las tr ansacciones realizadas p or los funcionarios del ente están ref lejadas en los documentos o medios
magnéticos establecidos. Si de ser así será imposible detectar lo que no ha sido registr ado.
De los controles efectivos según 10. Identificar los que serán probados y diseñar las pruebas de cumplimiento de los controles a probar.
La
prueba de los contr oles la realizamos mediante las pruebas de
cumplimiento .
al pr opósito es obtener una r azonable seguridad de que los
pr ocedimient os de contr ol interno sean aplicados de acuerdo con lo determinado por la
erencia y que funcionen eficazmente.
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El resultado de la prueba de cumplimiento es SI (se cumple e l contr ol)
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(no
se cumple el contr ol) a los efecto de validar la confianza teórica a los sistemas de contr ol con el objeto de determinar natur aleza, alcance y oportunidad de los pr ocedimient os.
Analizar de ser aplicable los controles de custodia. Efectuar su ,
,
evaluación. Todo
inter cambio tendrá como consecuencia la captur a y pr ocesamiento de la
inf ormación. Los contr oles de custodia tienen que ver ex clusivamente con aquellos
inter cambios en los cuales hay entr ada y salida de bienes. Tales contr oles
evitan que los bienes se dañen, se venzan, sean r obados y
pr opor cionar así r azonabilidad en la existen cia y cantidad según los registr os. A los efectos que los estados contables ref lejen la realidad. Cabe aclar ar
que con un recuento f ísico, se logr an a justar las diferenc ias, per o
estos no nos podrán inf ormar sobre err ores en la custodia de los bienes. Entonces los err ores de custodia comprenden los contr oles de entr ada , salida, mantenimient o en existencia. Los contr oles de existencias son pr ocedimientos de recuento y co mpar ación de existen cia.
Efectuar Las Pruebas De Cumplimiento
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CONCLUSIÓN
En conclusión podemos decir, que la importancia que está adquiriendo el contr ol interno en los últimos tiempos, a causa de numer osos pr oblema s
pr oducidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembr os de lo s consejos
de
administr ación
asumier an
de
f orma
efectiva,
unas
responsabilidades que hasta ahor a se habían dejado en manos de las pr opias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administr ación
tenga clar o en qué consiste el contr ol interno par a que pueda actuar al momento de su implantación. El contr ol interno no tiene el mismo significado par a todas las personas, lo cual causa confusión entre empresarios y pr ofesionales, legisladore s, etc. En consecuencia, se originan pr oblemas de comuni cación y diversid ad de expectativas, lo cual da origen a pr oblemas
dentr o de las empresas.
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BIBLIOGRAFÍA.
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