Antecedentes Generales

ANTECEDENTES GENERALES

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A. es una sociedad anónima abierta, cuyas actividades son: 

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La producción, envase y comercialización de bebidas analcohólicas y cervezas, el aprovechamiento de sus subproductos. La importación y exportación de tales artículos. La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y efectos de comercio.

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad anónima abierta propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile, Argentina y Paraguay. Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente, que contempla la exclusividad de fabricación y distribución de los productos de la marca, por períodos quinquenales renovables. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III, IV, XI y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).

1.- Estudio preliminar 1.1 Entrevista

1. ¿Cuando fue creada y como fueron los orígenes Coca-Cola? Fundada en 1971, Coca-Cola Polar se desarrolla como Fábrica de Concentrado para Bebidas Analcohólicas.

2. ¿Indique quiénes son sus principales Socios y su Representante Legal?

Está controlada por la familia Chadwick a través de Inversiones Los Aromos, y su representante legal es Javier Rodas F., actual Gerente Operaciones Polar Chile.

3. Señale la Estructura de la Empresa, realice un pequeño organigrama. VP Ejecutivo

Chile

Paraguay

Contraloría Gte. Planta COW

Comercial Mktg Operaciones Calidad RH

Gte. Planta ANF

Gte. Planta PUQ

Ventas

Ventas

Ventas

Mktg

Mktg

Mktg

Operaciones

Operaciones

Operaciones

Calidad

Calidad

Calidad

RH

RH

RH

LOG

LOG

LOG

Sistemas

Sistemas

Sistemas

Sistemas

A&F

Adm. A&F

LOGISTICA

Gestión

A&F.

A&F.

Argentina

4. ¿Tiene conocimiento respecto de la visión de la empresa? señale / indique. Somos una compañía que logra rentabilidad para sus accionistas en base a un crecimiento sustentable. Somos un gran lugar para trabajar para nuestros colaboradores y estimulamos el espíritu de superación de nuestra gente. Construimos una red de mutuo beneficio y lealtad con nuestros clientes y damos a nuestros consumidores un amplio portafolio de productos bebestibles que satisfacen y anticipan sus necesidades y deseos. Somos un ciudadano global responsable con el planeta en que habitamos.

5. ¿Tiene conocimiento respecto de la misión de la empresa? señale / indique.

Crear valor para nuestros accionistas operando eficientemente en la producción, comercialización y distribución de líquidos bebestibles valorados, en alineamiento con la compañía Coca-Cola y con orientación a satisfacer las necesidades de nuestros consumidores y clientes.

6. ¿Tiene sucursales la empresa? Mencione cuantas y lugar. La empresa se divide en tres plantas productivas ubicadas en Antofagasta, Coquimbo y Punta Arenas, y las oficinas centrales se ubican en Santiago. Cada planta tiene sucursales a cargo las que se distribuyen en: Antofagasta: Calama, Tocopilla y Tal-Tal. Coquimbo: Copiapó, Vallenar, Ovalle e Illapel. Punta Arenas: Coyhaique y Puerto Natales.

7. ¿Cuáles son los productos y/o servicios que ofrece? Los productos se dividen en las siguientes categorías: SSD: En esta categoría se ubican los productos como Coca-Cola, Fanta, Sprite, Quatro, Nordic y Taí. Aguas: En esta se ubican los productos tales como Vital, Benedictino, Dasani, Aquarius. Jugos: Los productos son Andina, Kapo y Hugo.

Nichos: En esta categoría entran los productos nuevos, tales como, Nestea, Powerade y Burn.

8. ¿Sabe cuántos empleados trabajan en Coca Cola Planta Coquimbo? Indique una estimación. El personal que presta servicios en la Planta de Coquimbo es de 406 trabajadores.

9. ¿Cuántos años lleva en el mercado Coca-Cola Polar? La embotelladora lleva 40 años entregando felicidad a la comunidad.

10. Indique algunas obras realizadas por la empresa. Algunas obras realizadas en los últimos años son apoyo a la educación y tecnología con donaciones a colegios a través del Proyecto Tavec “Tecnología Avanzada en Educación Científica”. Además, ha realizado obras como recuperación de áreas verdes en distintos lugares de Coquimbo y La Serena, y apoyo a la Fundación Las Rosas.

11. Señale cuáles son sus competidores en el rubro general y específico.

El principal competidor en el mercado de las bebidas gaseosas es CCU, en los jugos con la marca Watt’s, en las aguas con Cachantún y en los

productos revitalizantes Gatorade.

12. ¿Conocen realmente cómo se ven con respecto a la competencia?

Coca-Cola es una marca sólida en el mercado, en el área de bebidas chispeantes, ya que tiene un posicionamiento del 75% según el último estudio de Offshare Market.

13. ¿Existe coordinación entre las distintas áreas para la realización del trabajo?

Existe una gran coordinación entre todos los departamentos y áreas de trabajo, ya que para realizar un trabajo es necesario que todos estén conjuntamente organizados de manera tal que exista sinergia.

14. ¿De acuerdo al organigrama antes realizado, según conocimientos cual es el área que demuestra más problemas?

sus

El área mas problemática es la Bodega General, ya que es complejo llevar el control de las entradas y salidas de los materiales por el gran volumen que se mueve diariamente.

15. ¿Cuántas personas trabajan en esa área? En total son 7 trabajadores, distribuidos en Jefe de Bodega, Asistente de Bodega, y Bodegueros que se desempeñan por turnos.

16. ¿Existen procedimientos aplicados al control de movimientos de la bodega? Sí existe, el cual se da a conocer a los empleados de la empresa, especialmente a los encargados del área de bodega.

17. ¿Tiene conocimiento del procedimiento aplicado para la entrada y salida de los materiales en la bodega? Las recepciones o entradas se registran de acuerdo a los datos que se mencionen en las guías o facturas recibidas, mientras que los consumos o salidas con vale de consumo que entrega cada área solicitante.

18. ¿Todo material que se recibe con guía o factura se registra? No, sólo aquellos que cuenten con una orden de compra emitida por el área de adquisiciones, de lo contrario estos materiales quedan en una bodega especial como materiales en tránsito.

19. ¿Esos materiales en tránsito se ingresan en algún momento, qué ocurre con ellos? Se ingresan al momento de recibir copia de la orden de compra respectiva, de lo contrario se mantienen en la bodega de tránsito.

20. ¿El vale de consumo es un documento interno? Sí, es un documento que se utiliza como pedido interno de cada área y es el único instrumento con el cual se respalda la salida de bodega, aunque los envíos a otras plantas pueden ser registradas con las guías de despacho que se emitan.

21. ¿Quién emite las guías de despacho?

Los bodegueros son los responsables de emitir los documentos.

22. ¿Quién realiza y mantiene el registro de las recepciones y consumos? ¿Quién la valida? El asistente de bodega es quien debe realizar y mantener los registros diariamente y estos son validados por la jefatura de bodega.

23. ¿Se realizan inventarios? ¿Cuál es la frecuencia con la que se realizan? Si, y de acuerdo al procedimiento estos se deben realizar a fines de mes.

24. ¿Quién realiza el inventario? El inventario lo realiza personal de bodega en conjunto con personal del área contable.

25. ¿Cómo se realiza el inventario? ¿Qué registros se mantienen? El inventario se realiza separando los materiales por categorías como Materias Primas, Suministros o Repuestos, el registro es mediante una base de datos en excel la cual se envía al área contable para su validación. Durante el periodo que dura el inventario no se generan ingresos o salidas al sistema para no alterar los saldos a validar.

26. ¿Qué validación realiza el área contable? Revisan el stock físico versus el registro en los auxiliares, además, el valor que presenta contablemente.

27. ¿Qué ocurre con los materiales que se recepcionan durante el periodo de inventario? Estos se mantienen en la bodega de tránsito, y una vez finalizado el inventario se procede a realizar su revisión y registro de ingreso correspondiente al sistema.

28. ¿Cuál es el periodo en el cual se hace más complejo realizar el inventario? Los meses de temporada alta, entre Septiembre y Febrero, la rotación de los materiales es alta y de difícil control, ya que algunas veces se deben realizar recepciones y entregas al mismo tiempo por la alta producción, y esto complica generar los registros a tiempo.

29. ¿Se emite algún informe final del inventario? No está definido por procedimiento la entrega de un reporte oficial, sin embargo, quedan los registros del inventario que se entregan al área contable como respaldo.

30. ¿En que momento se da por terminado el inventario? Una vez que el área contable valida la información proporcionada por bodega.

ANALISIS DE LA ENTREVISTA En la entrevista que hemos tenido con el responsable del área de Supply Chain, se ha logrado conocer el funcionamiento a nivel global de la Bodega General de la Compañía Embotelladora Coca Cola Polar Coquimbo, identificando los procesos mas complejos de la operación, siendo este, el control interno. Se menciona la existencia de una bodega de materiales en tránsito, la cual se entiende es para el manejo de materiales que necesitan una validación antes de su ingreso, sin embargo, no está claro que ocurre con los materiales que no cuentan con una orden de compra y cual es el destino final de estos. Están definidos los roles dentro del área, no obstante, el personal externo que realiza la toma de inventario es la misma que valida la información contablemente. Se nos señala que no existe un reporte final del inventario, y que los únicos registros son los informes que se entregan al área contable, por lo que deja entre ver que no se sabe si existieron diferencias entre el conteo físico y el stock registrado en el sistema. De acuerdo a este análisis nuestro objetivo de Auditoria estará enfocado al proceso de control de recepción, consumos y toma de inventario de los materiales. Con esto nos enfocaremos a conocer en profundidad los procedimientos de control interno para así poder emitir una opinión.

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.

FUENTE

CRITERIOS DE EVALUACION Almacenamiento de materiales e insumos a) Se deben almacenar por separado los productos corrosivos, combustibles y/o químicos peligrosos.

a) Norma Chilena 2120.Of 1998 Almacenaje Sustancias Peligrosas www.paritarios.cl

b) Condiciones de Almacenamiento Sustancias Peligrosas www.e-seia.cl

b) Los materiales e insumos que se almacenen en altura, no deben sobre pasar el peso máximo que permiten las estructuras, según certificación.

a) Norma Chilena de Diseño Estructural 427-cR76 b) Norma Antisísmica 2369-Of2003 c) Certificación Cesmec SGA-19986 del 26.09.2000.

CRITERIOS DE EVALUACION

FUENTE

Recepción de materiales e insumos a) Se deberá registrar en el sistema de inventarios todas las materias primas, insumos o materiales que ingresen a esta, provenientes de proveedores o devoluciones de las distintas áreas solicitantes.

a) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.A.

b) Todos los ingresos deberán estar respaldado con las facturas, guías de despacho y ordenes de entrada correspondientes.


c) La devolución a los proveedores de artículos dañados o en mal estado se debe realizar a más tardar dos días hábiles posteriores a la recepción.


CRITERIOS DE EVALUACION

FUENTE

Toma de Inventario a) Se debe realizar inventario físico general cada dos meses.

c) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.A.

b) La bodega debe tener actualizado el sistema de inventario a la fecha de cierre de movimientos, para ser comprobados con el resultado de los conteos de existencia física.


PROGRAMA DE AUDITORIA

Programa de auditoria para establecer la eficiencia en el registro de las recepciones de materiales e insumos durante el primer semestre del 2011. 

Examinar las facturas o guías de despacho archivadas como respaldo de las recepciones generadas.



Verificar el ingreso al sistema de los materiales detallados en las facturas o guías de despacho que respaldan las recepciones y que estos sean parte del inventario.



Identificar los materiales que se encuentran en calidad de productos en tránsito, de acuerdo a las facturas o guías de despacho que no se han registrado en el sistema.

Programa de auditoria para analizar la eficacia en la toma de inventario durante el año 2011. 

Confirmar que la de ejecución de toma de inventario se haya realizado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento.



Comparar los registros generados en la toma de inventario y los saldos registrados en el sistema en cada periodo.

La Serena, 08 de Noviembre de 2011.

Señor Marcelo Olivares C. Gerente Área de Logística y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S.A Coquimbo Estimado Mediante la presente hacemos llegar a vuestra empresa el programa de auditoria que tiene como objetivo Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo. La auditoría incluye la evaluación de la eficiencia y cumplimiento del procedimiento de control de los materiales e insumos, desde el proceso de recepción y registro, y la toma de inventario. Para la revisión se considerará información correspondiente a los meses Febrero, Abril y Junio del presente año, con el fin de emitir una opinión respecto al cumplimiento de mencionada materia. Esta auditoria tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepción de sistema), al sistema contable y así determinar la veracidad mediante un inventario. Los tiempos de ejecución del proceso de auditoria será el siguiente: Inicio Auditoria (Planta) : Termino Auditoria : Entrega del Informe de Auditoría :

5 de Noviembre de 2011. 29 de Noviembre de 2011. 15 de Diciembre de 2011.

Los honorarios de la auditoria corresponderán a 2.5UF por hora, los cuales cubrirán el tiempo de trabajo del personal y los gastos directos de ejecución.

Así mismo, debido al carácter dinámico del proceso de auditoría, resulta imposible incluir en esta carta de requerimientos todos los antecedentes necesarios para llevar a cabo nuestro trabajo. Por lo cual requerimos, de acuerdo a las circunstancias, antecedentes adicionales, los cuales serán solicitados con la anticipación que sea posible. Desde ya agradecemos vuestra gentileza para ayudarnos a obtener esta información para la fecha de inicio.

Quedamos a su disposición para aclarar y/o comentar el contenido de la presente.

Sin otro particular, saludamos muy atentamente a usted,

Daniel Díaz G.

Juan Severino A.

Auditor Senior

Auditor Senior

Katherine Llaiquen A. Jefe Auditor

La Serena, 13 de Diciembre de 2011.

Señor Marcelo Olivares C. Gerente Área de Logística y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S.A Coquimbo De nuestra consideración Hacemos llegar a usted, Informe de Auditoría de Gestión, por la evaluación de la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo. Ha sido muy grato para nosotros trabajar en este informe y le agradecemos la disposición y buena acogida, por parte de usted y los funcionarios del área. Cualquier consulta le rogaría hacerla llegar por escrito al mail [email protected], ó telefónicamente al 51-203534 ó al 07-6838284. Quedando a su disposición, se despide cordialmente

Daniel Díaz G.

Juan Severino A.

Auditor Senior

Auditor Senior

Katherine Llaiquen A. Jefe Auditor

ANTECEDENTES GENERALES

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad anónima abierta, su caza matriz se encuentra ubicada en Avda. Nueva Tajamar N° 408 Piso 2, Torre Sur World Trade Center, Las Condes. Su representante legal es Sr. Javier Rodas F., rut 7.424.653-2. Coca-Cola Polar es propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile, Argentina y Paraguay, cuyas actividades son: 





La producción, envase y comercialización de bebidas analcohólicas y cervezas, el aprovechamiento de sus subproductos. La importación y exportación de tales artículos. La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y efectos de comercio.

Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente, que contempla la exclusividad de fabricación y distribución de los productos de la marca, por períodos quinquenales renovables. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III, IV, XI y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA

De acuerdo a lo encomendado por el mandante el objetivo que se desarrolló en esta revisión es la siguiente: Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.

ALCANCE Y LIMITACIONES

El alcance de ésta auditoría tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepción de sistema), al sistema contable y así determinar la veracidad de los saldos mediante un inventario, en los periodos de Febrero, Abril y Junio del presente año. Fue puesta a nuestra disposición casi la totalidad de la documentación solicitada que se hizo llegar a los ejecutores vía correo electrónico o en forma manual. Por otra parte, se logró acceder a todas las dependencia de la planta de Coquimbo y entrevistar a todas las personas que se requirieron. Las limitaciones de la auditoría estuvieron dadas por la restricción en el acceso al sistema informático para una revisión más completa del proceso.

METODOLOGÍA

Para la obtención de la información fue necesario aplicar entrevistas, revisar documentación y solicitar informes al Jefe de Bodega Sr. Darío Rojas. A continuación explicamos en detalle cuáles fueron los procedimientos utilizados para la revisión del sistema de toma de inventario.

Algunas consideraciones metodológicas de las entrevistas: 1. Se entrevistaron a diversos funcionarios, para obtener conocimiento acerca del funcionamiento de la bodega general y los procedimientos que se aplican. Estos fueron la señorita Jocelyn Salas, los señores Leonardo Araya, Yuri Carrizo y Sergio Castro. 2. Las preguntas fueron del tipo abiertas, en base a una pauta preestablecida con libre tiempo para expresar las respuestas y aclaraciones. 3. Los respaldos de las entrevistas se encuentran en los papeles de trabajo

CONCIDERACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO

De acuerdo a las entrevistas realizadas se detectaron las siguientes situaciones:

Fortalezas: a) Existe una estructura y descripción formal de los cargos y funciones del personal que se desempeña en la bodega general.

b) El personal conoce el procedimiento aplicado al control y manejo de materiales y toma de inventarios.

Debilidades: a) El procedimiento se encuentra actualizado al 30 de Mayo de 2008.

b) El personal de bodega desconoce las Normas Chilenas establecidas sobre Almacenaje de Sustancias Peligrosas.

HALLAZGOS

Según el programa de auditoria establecido, se constató que: 1) El Parte de Entrada N° 11328 de fecha 14 de Febrero, se encuentra respaldado con la guía de despacho N° 1135748 de Inyecal por 24.000 unidades de tapas plásticas 320, sin embargo, en el sistema sólo se registraron 22.000. 2) El Parte de Entrada N° 14875 por ingreso de 500 sacos de azúcar de Iansagro, no cuenta con documento de respaldo. 3) La Guía de Despacho N° 18456743 emitida por devolución de 125.000 Etiquetas Fanta 250cc, el 18 de Marzo a Edelpa S.A., no se encuentra ingresada en el sistema. 4) Los documentos de recepción generados el día 23 de Abril y que se encuentran en archivo, se encuentran sin V° B° del Jefe de Bodega. 5) En bodega de tránsito se encontraron materiales los cuales no fueron justificados, se desconoce su procedencia y fecha de recepción. 6) El informe de inventario realizado en el mes de Junio, arrojó diferencias en las siguientes materias primas, los cuales no fueron ajustadas al cierre del periodo: 

32.554 unidades de Preforma Verde 28 grs.

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2.000 unidades de Tapas Plásticas 320



125.000 unidades de Etiq. Fanta 250cc

RECOMENDACIONES

De acuerdo a los antecedentes recopilados y analizados en la auditoría realizada, se recomienda a la administración: 1) Capacitar al personal de bodega sobre control, manejo y almacenaje de sustancias peligrosas, ya que debido al desconocimiento de las Normas Chilenas aplicadas a esta operación, existe un riesgo hacia la integridad del personal y las mismas dependencias ante un siniestro.

2) Realizar un levantamiento de los procesos realizados en bodega general, con el fin de actualizar el procedimiento actualmente establecido.

3) Realizar la toma de inventario de forma mensual, ya que al existir diferencias que se ajustan de forma desfasada y que se arrastran por meses, puede generar error en la toma de decisión respecto a las necesidades reales para la producción.

4) Realizar inventario de los materiales que se encuentran en la bodega de tránsito y verificar su procedencia, para proceder a ingresarlos al sistema y controlar.

Antecedentes Generales

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