FORMULIR INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : KEPALA SUB BAGIAN UMUM 2. Kode Jabatan
:
3. Unit Organisasi : DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA Eselon I
:
Eselon II-a
:
Eselon II-b
: Kepala Dinas
Eselon III
: Sekretaris Dinas
Eselon IV
:
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :
Kepala Dinas
Sekretaris
Kasubbag Program
5. Ikhtisar Jabatan
Kasubbag umum
Kasubbag. Keuangan
: Memimpin dan mengelola pelayanan administsrasi Umum,
Kepegawaian dan perlengkapan tata laksana rumah tangga berdasarkan peraturan dan undang-undang yang berlaku untuk kelancaran tugas.
6. URAIAN TUGAS : (ditambah output nya) a. Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan TAHAPAN : 1) Mempelajari disposisi atasan
2) Mengumpulkan/menyiapkan data bahan yang berhubungan dengan disposisi atasan. 3) Menindak lanjuti disposisi atasan 4) Surat/Dokumen/kegiatan
b.
Memberi petunjuk membagi membagi tugas tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib. TAHAPAN : 1)
Mengumpulkan data
1. memanggil bawahan dan memberikan arahan arahan tentang tugas-tugas yang telah direncanakan. 2. Membagi tugas kepada bawahan. 3. Membentuk tim agar pelaksanaan tugas dapat tercapai secara maksimal 4. Mengevaluasi hasil kerja tahun sebelumnya dan membandingkan dengan tahun berjalan. 5. Laporan/kegiatan.
c.
Melaksanakan pengelolaan administrasi umum TAHAPAN 1. Menyiapkan buku agenda dan mengagendakan semua surat-surat 2. Menyiapkan lembar disposisi dan memparafkan kepada sekretaris 3. Mendistribusikan surat-surat. 4. Menyusun arsip 5. Mengevaluasi pelaksanaan admistrasi umum
d. Melaksanakan pengelolaan administrasi Kepegawaian TAHAPAN 1.
Menyiapkan data/bahan referensi seluruh pegawai, 2. Menyusun daftar urut kepangkatan pegawai
3. Menyusun./menyiapkan data/bahan dalam rangka pembinaan disiplin pegawai, pengembangan karir, mutasi dan pemberhentian pegawai. 4. Membuat usulan gaji berkala pegawai 5. Menyiapkan usulan pegawai yang akan naik pangkat, pensiun dan peninjauan masa kerja dan pemberian penghargaan, tugas/ijin belajar, pendidikan dan pelatihan dll. 6. Menyiapkan daftar urutan kepegawaian. 7. Melaporkan kepada atasan - Data DUK pegawai
-
Data Kehadiran pegawai Data pegawai yang memenuhi syarat untuk mengikuti pendidikan penjenjangan karir, diklat, mendapat penghargaan, penghargaan, pensiun dll. - Data pegawai yg memenuhi syarat untuk naik pangkat, berkala dll.
e. Membantu sekretaris dalam melaksanakan pengelolaan administrasi perlengkapan TAHAPAN 1. Menerima usulan barang-barang yang dibutuhkan bidang-bidang 2. Menyiapkan data/bahan referensi Barang kebutuhan kantor. 3. Menginventaris jumlah barang-barang kantor. 4. Mengidentifikasi barang-barang yang baik, rusak ringan, rusak berat. 5. Menyusun daftar service/perbaikan barang-barang. 6. Menyusun daftar rencana penghapusan barang-barang yang rusak berat. 7. Menyusun daftar pengadaan barang-barang. 8. Membuat kartu inventaris barang, kartu inventaris ruangan. 9. Membuat kode/meregistrasi barang-barang pengadaan baru 10. Menyiapkan berita acara penyerahan barang 11. Mengganti/memperbaharui kartu inventaris ruangan setiap tahun 12. Tersedianya - Laporan Inventaris Barang - Laporan Mutasi aset - Laporan Usulan Penghapusan Barang - Laporan service Barang-barang - Pendistribusian Barang Inventaris ke bidang-bidang. f. Menggandakan, menomori dan mendistribusikan surat masuk dan surat keluar. TAHAPAN. 1. Menerima dan mengagendakan surat keluar 2. Meneliti dan memeriksa surat-surat yang harus digandakan 3. Mendistribusikan ke bidang-bidang surat yg telah dinomori ataupun yang telah digandakan. 4. Membuat rekapitulasi dokumen yg telah digandakan 5. Melaporkan kepada atasan
g. Melaksanakan kebersihan lingkungan kantor dan bertanggung jawab atas keamanan kantor. TAHAPAN. 1) Menyiapkan kontrak kerja untuk petugas kebersihan kantor dan petugas keamanan kantor. 2) Menyiarpkan SOP tugas-tugas kebersihan kantor 3) Membuat rencana kerja tugas-tugas yang berhubungan dengan kebersihan ,kenyaman dan keindahan serta keamanan kantor. 4) Memberi arahan kepada petugas kebersihan dan keamanan tentang tugas yg harus dikerjakan dan kendala-kendala dalam melaksanakan tugas. 5) Menyediakan alat kebersihan yang diperlukan 6) Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan keamanan kantor. 7) Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan. 8) Terciptanya ruangan, halaman dan lingkungan kantor yang rapi dan bersih.
h. Merencanakan usulan kebutuhan alat tulis kantor dan kebutuhan barang lainnya TAHAPAN 1) Mengumpulkan data/bahan dari bidang-bidang untuk pengajuan usulan kebutuhan alat tulis kantor dan kebutuhan barang lainnya. 2) Membuat usulan kebutuhan alat tulis kantor dan kebutuhan barang lainnya. 3) Mendistribusikan kebidang-bidang kebutuhan ATK yg diperlukan dan membuat nota pengeluaran barang 4) Membuat rekapitulasi pengeluaran barang perbulan 5) Melaporkan kepada atasan 6) Adanya ATK Kantor i.
Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan kegiatan pelaksanaan tugas. TAHAPAN 1) Menyiapkan data/bahan untuk pelaksanaan kegiatan 2) Meneliti dan memeriksa semua program yang akan dilaksanakan. 3) Melaporkan kepada atasan semua kegiatan sebelum dilaksanakan 4) Kegiatan
j.
Menyusun laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. TAHAPAN 1) Menyiapkan data/bahan untuk laporan 2) Mengolah data/bahan untuk laporan 3) Laporan
k. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian sasaran kerja pegawai ( SKP ). TAHAPAN 1) Menyiapkan buku catatan bawahan 2) Mencatat setiap pelaksanaan tugas yang diberikan 3) Nilai l.
Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan. TAHAPAN 1) Menerima perintah tugas 2) Melaksanakan perintah tugas 3) Membuat laporan.
7.Bahan Kerja NO 1
Bahan Kerja Peraturan Perundang-undangan yg berlaku
Penggunaan Dalam Tugas Pedoman dalam pelaksanaan tugas
2.
Perbup, RKA, DPA dll
Pedoman dalam pelaksanaan tugas
3.
Tupoksi
Pedoman dalam pelaksanaan tugas
4.
Disposisi Atasan
Dasar dalam melaksamakan tugas
5.
Buku agenda/buku expedisi
Sarana pencatatan
6.
Tata naskah dinas
Pedoman dalam pelaksanaan tugas
7,
SOP
Dasar dalam pelaksanaan tugas
8.Perangkat/Alat Kerja NO Perangkat Kerja 1. ATK 2
Komputer
3
Printer
4
Stempel
5
Meja
6 7,
Kursi Lemari
Digunakan Untuk Tugas Tugas Sarana untuk kelancaran pelaksanaan tugas
9.Hasil Kerja(pada Kerja(pada satuan hasil tampilkan berapa jumlahnya) NO
Hasil Kerja
Satuan Hasil
1.
Terlaksananya petunjuk/arahan sesuai dengan disposisi atasan ( surat,kegiatan, l )
4 Keg.
Waktu Penyelesaian 300 menit
2.
Terlaksananya Terlaksa nanya pembagian tugas , pembinaan anggota
10 Keg
72.000 menit
3.
Terlaksana pengelolaan administrasi umum
2,400 Surat
72.000 menit
(surat masuk dan surat keluar)
4.
Terlaksananya pengelolaan administrasi kepegawaian
Dokumen
2340 menit
5.
Terlaksananya pengelolaan administrasi
Dokumen
1.500 menit
Perlengkapan. ( Pengusulan ATK, laporan Pemakaian ATK, Laporanpersediaan barang pakai habis, PengadaanBarang, Registerbarang, Perbaikanalat-alat Kantor, Buku Inventaris Barang, Kartu Barang, Kartu
Dokumen
Inventaris ruangan dll) 6.
Terlaksananya penggandaan, penomoran dan
Dokumen
900 menit
Kegiatan
60
Dokumen
60
Dokumen
30
Dokumen
120
Dokumen
120
Kegiatan
120
pendistribusian surat masuk dan keluar 7.
8.
9.
10.
11.
12.
Terlaksananya kebersihan lingkungan kantor dan keamanan kantor. Usulan kebutuhan alat tulis kantor dan kebutuhan barang lainnya Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan kegiatan pelaksanaan tugas. Laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian sasaran kerja pegawai ( SKP ). Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
10. Tanggung Jawab :(disesuaikan dengan kata kunci) a. Terlaksananya kelancaraan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian perlengkapan b. Terjaganya kerahasian data/dokumen kantor c. Terciptanya ketepatan data pegawai d. Terciptanya kerapihan, keamanan, keindahan dan keharmonisan lingkungan kantor.
11. wewenang ;(ditambahkan lagi dan sesuai dengan kata kunci) a. Menolak untuk memberikan informasi tentang kerahasian jabatan. b. Memotivasi kinerja bawahan c. Menegur kesalahan bawahan d. Memberikan penilaian kepada bawahan
12. Korelasi Jabatan. NO JABATAN 1. Kepala Dinas 2 Sekretaris 3 Kasubbag. Keuangan 4 Kasubbag Program
UNIT KERJA/INSTANSI
DALAM HAL Pelaksanaan tugas Pelaksanaan tugas Pelaksanaan tugas
dan
Staf 13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA NO ASPEK 1 Tempat Kerja
FAKTOR Dalam ruangan
2
Suhu
Tidak panas dan juga tidak dingin
3
Udara
Kering
4
Keadaan Ruangan
Hangat
5
Letak
Di dataran rendah
6
Penerangan
Terang
7
Suara
Senyap
8
Keadaan tempat kerja
Bersih
9
Getaran
-
14. RESIKO BAHAYA NO FISIK/MENTAL 1. Kelelahan pada otot kaki
PENYEBAB Terlalu banyak berjalan
2.
Kelelahan pada otot mata
Terlalu banyak melihat komputer
3
Kelelahan pada otot pinggang
Terlalu banyak duduk
Stress
Tekanan pekerjaan
15. SYARAT JABATAN a. Pangkat./Gol. Pangkat./Gol. Ruang Ruang : Penata Muda Tk. Tk. I (III/b) b.Pendidikan : S – 1 diutamakan jurusan managemen c.Kursus/Diklat : 1. Penjenjangan 2. Teknis
: Diklat Kepemimpinan : Diklat Tata Arsip, Kepegawaian, Pengadaan Barang
d. Pengalaman Kerja : 1 Tahun bekerja pada subbag. Umum e. Pengetahuan Kerja : - Memiliki pengetahuan IT - Memiliki pengetahuan pengetahuan Pengadaan Pengadaan Barang a- Memiliki pengetahuan Tata Arsip - Memiliki pengetahuan Kepegawaian - Memiliki pengetahuan tentang Peraturan dan undang -undang
f. Keterampilan Kerja
: - Mampu menggerakan menggerakan orang lain/Kepemimpinan - Mampu mengoperasikan mengoperasikan komputer - Mampu menyusun Program
g. Bakat Kerja
: - G : Intelegensia - V : Verbal - Q : Ketelitian
h. Temperamen Kerja :(ditambah dan desesuaikan dengan PERKA) -
D
= Kemampuanmenyesuaikandirimenerimatanggungjawab untukkegiatanmemimpin, untukkegiatanmemimpi n, mengendalikanatau merencanakan.
R= P= i. Minat Kerja
: (Disesuaikan dengan PERKA) - Kemauan, keinginan dan kemampuan untuk melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan benda-benda, orang dan bersifat rutin , kongkrit dan teratur.
j. Upaya fisik
: (Ditambah dan disesuaikan dengan PERKA) - Berdiri - Duduk - Mengatur - Berjalan
k. Kondisi Fisik
: - Jenis Kelamin : Laki-laki/ Perempuan - Umur : relatif - Tinggi Badan : ideal - Berat Badan : ideal - Postur Badan : ideal - Penampilan : rapi
l. Fungsi Jabatan
: (Ditambah dan disesuaikan dengan PERKA) - Do,D1,D2,D3,D4,D5 - Memadukan, Menganalisa, Menyusun, Menghitung, Membandingkan, Menyalin,
Prestasi Kerja Yang diharapkan(sesuai diharapkan(sesuai dengan hasil kerja)
NO 1
Dokumen
JUMLAH HASIL DALAM 1 TAHUN 60 menit
2
Dokumen
60 menit
3
Dokumen
20 menit/1000
4
Dokumen
2340 menit
5
Kegiatan
260 menit
6
Dokumen
150 menit
7
Kegiatan Kebersihan Kantor
900 menit
8
Dokumen
60
9
Dokumen
60
Dokumen
30
Dokumen
120
Kegiatan
120
10 11 12
SATUAN HASIL
*)SatuanHasillihatnomor *)SatuanHasillihatnomor 9 kolom 2
16.
ButirInformasiLain
: Kalaubisa kami mohonkan mendapatkanremunerasiseperti mendapatkanremuneras iseperti PNS Pusat.
LubukPakam, MengetahuiAtasanLangsung MengetahuiAtasanLangsung SekretarisDinasInfokom Deli Serdang,
Drs. BAMBANG HARIADI NIP.196310261993031004
PNS
Daerah
Oktober 2015
Yang Membuat,
NUR ALMENA, SS NIP. 196203031986022005
6. melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat; 7. melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Umum; 8. melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian; 9. melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja dan pemberian penghargaan, serta tugas/ijin belajar, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan/Struktural, fungsional dan teknis ; 10. melaksanakan penyusunan/ penyiapan bahan pembinaan disiplin pegawai, pengembangan karier dan mutasi serta pemberhentian pegawai; 11. melaksanakan pengusulan gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan pegawai dan jabatan di lingkungan dinas; 12. melaksanakan pembinaan tenaga fungsional; 13. melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan kepada unit di lingkungan dinas; 14. melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perundang-undangan; 15. rnelaksanakan adrninistrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian, surat-surat, naskah dinas dan arsip; 16. melaksanakan penggandaan naskah dinas; 17. melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat-rapat; 18. melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum, pelayanan minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan barang tidak bergerak; 19. melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana pengurusan rumah tangga, pemeliharaan perawatan lingkungan kantor, kenderaan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan keamanan dan layanan kantor; 20. melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub Bagian Umum; 21. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan; 22. melaksanakan penyerasian ketikan naskah Dinas; 23. melaksanakan pengelolaan kepegawaian pada Unit Pelaksana Teknis Dinas; 24. melaksanakan pembinaan kearsipan dinas dan Unit Pelaksana Teknis Dinas; 25. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
26. melaksanakan tugas lain, sesuai dengan tugasnya.
