INFORMASI JABATAN 1. 2. 3. 4.
5.
Nama Jabatan Kode Jabatan Unit Organisasi Eselon I Eselon II.b Eselon III Eselon IV.a Eselon IV. b
: : : : : : : :
Kepala Sub Bagian TU UPT ....(Tulis Nama UPT) Dinas …. (Tulis Sesuai Nama Dinas ) Kepala Dinas (Tulis Sesuai Nama Dinas ) Kepala UPT.... (Tulis Nama UPT) -
Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :
Kepala Dinas...
Kepala UPT...
Kasubag TU
6.
Ikhtisar Jabatan : Merencanakan dan memimpin pelaksanaan teknis kegiatan Ketatausahaan, membagi tugas, membimbing dan memeriksa hasil kerja bawahan, mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Kasubag Tata Usaha UPT...(tulis sesuai nama UPT) yang meliputi pengelolaan dan pelayanan teknis administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, perencanaan, inventarisasi dan pelaporan serta memberikan laporan secara berkala maupun sewaktu-sewaktu kepada Kepala UPT berdasarkan tata naskah dinas dan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar terwujud tertib administrasi yang efektif dan efisien.
7.
Uraian Tugas : a. Menyusun rencana kegiatan UPT….(sesuai nama UPT yang dianalisis) berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas…sebagai pedoman pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. Tahapan : 1) Mempelajari rencana kegiatan tahun lalu. 2) Mensinkronisasi dengan rencana operasional Dinas… (tulis nama Dinas yang membawahi) 3) Menyusun konsep rencana kerja dan anggaran UPT… (sesuai nama UPT). 4) Mengkosultasikan konsep rencana kerja dan anggaran UPT…(sesuai nama UPT) dengan Kepala UPT. 5) Memfinalisasi rencana program kerja dan anggaran UPT… (sesuai nama UPT).
b. Membagi pelaksanaan tugas kepada bawahan yang meliputi pengelolaan dan pelayanan teknis administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, perencanaan, inventarisasi dan pelaporan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi agar dapat berjalan secara efektif dan efisien. Tahapan : 1) Mensikronisasikan program kerja Sub Bagian Tata Usaha dengan tugas pokok dan fungsi bawahan. 2) Menjelaskan tugas yang harus dilaksanakan kepada masing bawahan. 3) Menetapkan target waktu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. 4) Menugaskan kepada bawahan untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan administrasi sesuai tanggung jawab masing-masing. c.
Membimbing bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab berdasarkan rencana kerja dan petunjuk teknis yang telah ditetapkan agar hasil kerja dapat di capai tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan. Tahapan : 1) Melakukan pemanggilan terhadap bawahan baik secara berkala atau sewaktu-waktu guna memantau pelaksanaan tugas bawahan. 2) Mengidentifikasi permasalahan dan kesulitan yang dialami bawahan dalam pelaksanaan tugas. 3) Mengkonsultasikan permasalahan kepada Kepala UPT untuk menetapkan solusi terbaik. 4) Memberikan masukan, arahan serta motivasi kepada bawahan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan.
d. Memeriksa hasil kerja dan pelaksanaan tugas bawahan berdasarkan rincian tugas dan petunjuk teknis yang telah ditetapkan agar dapat dipertanggungjawabkan. Tahapan : 1) Mensinkronisasi hasil kerja bawahan dengan rincian tugas dan Juknis pelaksanaan tugas. 2) Menelaah, menilai dan mengoreksi hasil kerja pelaksanaan tugas bawahan. 3) Menyetujui dan memaraf hasil kerja bawahan untuk ditetapkan pimpinan. e.
Melaksanakan teknis kegiatan Ketatausahaan yang meliputi pengelolaan dan pelayanan teknis administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, perencanaan, inventarisasi dan pelaporan berdasarkan rencana kerja, petunjuk teknis, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai bentuk tanggungjawab pelaksanaan tugas. Tahapan : 1) Memberikan arahan kepada bawahan terkait pelaksanaan kegiatan Ketatausahaan dilingkungan UPT ….(tulis sesuai nama UPT). 2) Memimpin rapat terkait laporan perkembangan dan pelaksanaan kegiatan Ketatausahaan dilingkungan UPT ….(tulis sesuai nama UPT).).
3) Memberikan masukan dan pemecahan masalah yang di hadapi dalam pelaksanaan kegiatan Ketatausahaan dilingkungan UPT ….(tulis sesuai nama UPT). 4) Memutuskan tindak kerja yang harus dilakukan bawahan. 5) Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing f.
Mengendalikan tatalaksana administrasi dilingkungan UPT…(tulis sesuai nama UPT) berdasarkan peraturan tata naskah dinas agar terwujud tertib administrasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Tahapan : 1) 2) 3) 4)
g.
Meneliti konsep naskah dinas yang diberikan bawahan. Mengkoreksi konsep naskah dinas yang diberikan bawahan. Memaraf konsep naskah dinas yang telah yang dikoreksi dan diperbaiki. Mengajukan konsep naskah dinas yang telah diparaf kepada Kepala UPT untuk ditandatangani.
Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dilingkungan UPT…(tulis sesuai nama UPT) berdasarkan rencana kerja dan dan petunjuk teknis kegiatan sebagai bahan perbaikan kinerja. Tahapan: 1) Menganalisis hasil pelaksanaan kegiatan yang telah dicapai. 2) Menginventarisir permasalahan dan kesulitan dalam pelaksanaan tugas bersama bawahan. 3) Merumuskan langkah- langkah perbaikan dalam pelaksanaan tugas. 4) Mengkosultasikan rumusan langkah- langkah perbaikan dalam pelaksanaan tugas dengan atasan. 5) Menetapkan rumusan langkah- langkah perbaikan dalam pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha UPT…(tulis sesuai nama UPT)
h. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha UPT…(tulis sesuai nama UPT) sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai pertanggungjawaban. Tahapan : 1) Merekap hasil kerja bawahan sebagai bahan laporan. 2) Membahas bahan laporan dengan Kepala UPT. 3) Menyusun hasil akhir laporan pelaksanaan tugas. 4) Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas Sub Bagian Tata Usaha UPT…(tulis sesuai nama UPT) kepada Kepala UPT. 8.
Bahan Kerja No
: Bahan Kerja
1.
Program Kerja UPT
2.
Program kerja dan beban kerja Sub Bagian Tata Usaha
Penggunaan Dalam Tugas Penyusunan rencana kegiatan UPT….(sesuai nama UPT yang dianalisis) Pembagian tugas kepada bawahan yang meliputi pengelolaan dan
No
3.
9.
Bahan Kerja
Penggunaan Dalam Tugas pelayanan teknis administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, perencanaan, inventarisasi dan pelaporan Bimbingan pelaksanaan tugas.
4.
Informasi dan data permasalahan Hasil kerja bawahan.
5.
Rencana dan Jadwal Kegiatan
6.
Konsep Naskah Dinas
Pengendalian ketatalaksanaaan administrasi dilingkungan UPT…(tulis sesuai nama UPT)
7.
Laporan realisasi kinerja
8.
Bahan Laporan
Pelaksanaan evaluasi hasil pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dilingkungan UPT…(tulis sesuai nama UPT) Pelaporan hasil pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha UPT…(tulis sesuai nama UPT)
Pemeriksaan hasil kerja dan pelaksanaan tugas bawahan Melaksanakan teknis kegiatan Ketatausahaan
Perangkat/Alat Kerja : No
Perangkat Kerja
1.
Rencana Strategis dan program tahunan Dinas....
2.
SOTK dan Juknis
3.
SOP, lembar disposisi dan peraturan perundang-undangan
4.
Program Kerja dan Juknis
5.
SOP, Juknis dan peraturan perundang-undangan
Digunakan Untuk Tugas Menyusun rencana kegiatan UPT….(sesuai nama UPT yang dianalisis) Membagi pelaksanaan tugas kepada bawahan yang meliputi pengelolaan dan pelayanan teknis administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, perencanaan, inventarisasi dan pelaporan Membimbing bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab Memeriksa hasil kerja dan pelaksanaan tugas bawahan Melaksanakan teknis kegiatan Ketatausahaan yang meliputi pengelolaan dan pelayanan teknis administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, perencanaan, inventarisasi
No
Perangkat Kerja
Digunakan Untuk Tugas dan pelaporan
6.
Peraturan mengenai Tata Naskah Dinas
Mengendalikan tatalaksana administrasi dilingkungan UPT… (tulis sesuai nama UPT)
7.
Rencana Kerja dan Petunjuk Teknis Kegiatan
8.
Juknis dan Peraturan Perundang-undangan
Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dilingkungan UPT… (tulis sesuai nama UPT) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha UPT… (tulis sesuai nama UPT)
10. Hasil Kerja
:
No
Hasil Kerja
Satuan Hasil
1.
Rencana kerja strategis dan program kerja
Dokumen
2.
Tugas
Kegiatan
3.
Petunjuk/arahan pelaksanaan tugas
Berkas
4.
Draft Kebijakan dan Konsep Naskah Dinas
5.
Pengelolaan dan pelayanan teknis administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, perencanaan, inventarisasi dan pelaporan
6.
Surat Keluar
7.
Data permasalahan dan rekomendasi perbaikan
8.
Laporan Kinerja Sekretariat
11. Tanggung Jawab : 1. Keakuratan Rumusan Rencana kerja UPT. 2. Kelancaran pelaksanaan program kerja. 3. Optimalisasi kinerja Pegawai. 4. Terarahnya tindak kerja bawahan. 5. Kelancaran pengelolaan administrasi di UPT. 6. Keakuratan hasil evaluasi kinerja. 7. Keakuratan laporan kinerja Subag Tata Usaha.
Dokumen Kegiatan
Berkas Dokumen Dokumen
12.
Wewenang : 1. Melakukan pembagian tugas. 2. Menegur, memotivasi dan menilai kinerja pegawai. 3. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan. 4. Meminta laporan perkembangan kinera Sub Bagian Tata Usaha.
13. Korelasi Jabatan : 1.
Kepala UPT….
Unit Kerja/ Instansi UPT …..
2.
Kabid terkait.
Dinas …..
4.
Kepala UPT terkait
UPT di lingkungan Dinas..... Pemkab. Padang Pariaman
No
Jabatan
14. Kondisi Lingkungan Kerja : No Aspek 1. Tempat kerja 2. Suhu 3. Udara 4. Keadaan Ruangan 5. Letak 6. Penerangan 7. Suara 8. Keadaan tempat kerja 9. Getaran 15. Resiko Bahaya : No Fisik/Mental 1 Tidak ada
Dalam Hal Perintah/petunjuk pelaksanaan tugas, laporan dan pertanggungjawaban Koordinasi kerjasama.
dan
Koordinasi Kerjasama
dan
Faktor Dalam Ruangan Sedang dengan perubahan Sejuk Luas Di tempat terlindung Terang Tenang Bersih Penyebab ---
16. Syarat jabatan : a. Pangkat/Gol. Ruang b. Pendidikan c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan 2) Teknis d. Pengalaman kerja e. Pengetahuan kerja f. g. h. i. j. k. l.
Keterampilan kerja Bakat Kerja Temperamen Kerja Minat Kerja Upaya Fisik Kondisi Fisik Fungsi Pekerja
: : : : : : : : : : : : : :
17. Prestasi Kerja yang Diharapkan : Jumlah Hasil No. Satuan Hasil (Dalam 1 Tahun) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 18.
Butir Informasi Lain:
Waktu Penyelesaian
