UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA SISTEMATIZACIÓN CONTABLE
INTEGRANTES
Calderón Parraga Rosa Baque Rodríguez Lina Intriago Rezabala María Macías Aguayo Cinthia Mendoza Vélez Lucciola Mera Anchundia José Mera Macías carolina Meza Mendoza Ericka Rivera Macías Andrea Velíz Solórzano Mónica
CURSO Séptimo “B” Auditoría CATEDRÁTICO Ing. Rosa Maricela Cedeño PERIODO Octubre 2014 – Febrero 2015
ANALISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES Dentro de este análisis existen diferentes metodologías para el análisis de cualquier sistema, así como por ejemplo: análisis estructurado, análisis orientado a objetivos y otras mitologías particulares. Un sistema de información contable comprende al menos los siguientes elementos
Hardware donde se procesa la información Software o programas Recursos Humanos Políticas y normas contables por la entidad
Uno de los objetivos principales es verificar que la información procesada por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa o sea a toda una filosofía que la empresa refleja en manuales, instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde se plasmen principalmente las políticas que de alguna forma pudieran afectar el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información contable.
PRINCIPALES OBJETIVOS DEL ANALISIS Uno de los objetivos principales del análisis de un sistema contable, es el de verificar que la información procesada por el sistema se esté efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Estos estándares son los que la empresa especifica en manuales, instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde se plasmen políticas de la empresa que pudieran afectar de alguna manera el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información contable. El análisis de un sistema contable debe estar enfocado principalmente hacia el logro de los siguientes objetivos: a) Asegurar la integridad de los datos. b) Asegurar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones. c) Presentar la información financiera en forma confiable. d) Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS Se refiera a que todas las transacciones que deben estar registradas, lo estén; para esto la empresa debe tener controles establecidos que garanticen que todas las transacciones se estén registrando e incluyendo en los registros financieros. Una de las causas más frecuentes de errores de inconsistencia en la información financiera es la falta de integridad de los datos contables. Una Empresa de estableces controles que aseguren que todas las transacciones se estén registrando e incluyendo en los registros financieros. Bibliografía
file:///C:/Users/pc/Downloads/Analisisdelossistemascontables.pdf
http://www.buenastareas.com/ensayos/An%C3%A1lisis-De-LosSistemas-Contables/1648570.html
file:///C:/Users/pc/Downloads/Analisisdelossistemascontables.pd
ADECUADO REGISTRO Y PROCEDIMIENTOS DE LAS OPERACIONES El segundo objetivo que debe cumplir que debe cumplir el análisis de un sistema contable se refiere al adecuado registro y procesamiento de las operaciones, esto significa que se efectúen de acuerdo con normas y procedimientos aprobados por la gerencia. Una empresa que tiene compras o adquisiciones frecuentes de activos fijos, debe fijar políticas o parámetros para el registro de los desembolsos por este concepto, a partir de que el monto y bajo qué condiciones puede considerarse un pago como capitalizable en el rubro de los activos fijos. Con frecuencia las empresas no poseen guías o pautas para este tipo de decisiones que son relativamente sencillas, y esto origina errores de inconsistencia en la información financiera por el riesgo que se corre si operaciones similares son tratadas en forma diferente. El proceso del registro de las operaciones contables puede dividirse en Tres de las fases que abarca el ciclo contable: A. Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes. B. Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa.
C. Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis, por el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas, esta recopilación permite elaborar una información contable de los estados financieros, que luego se ponen a disposición de todos los usuarios.
PRESENTAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN FORMA CONFIABLE El tercer objetivo de análisis se refiere a la confiablidad de la información financiera, y establece que los estados financieros deben tener un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, y que estas se encuentren razonablemente presentadas de acuerdo con principios de contabilidad. Por ejemplo un inversionista que desea comprar acciones de una determinada empresa basa parte de su decisión, en la confianza asignada a los estados financieros. Muchas de las grandes quiebras y descalabros financieros de las empresas han sucedido debido a una asignación de confianza a estados financieros que no reflejaban las cifras razonablemente correctas de una empresa. Para que una información sea fiable debe ser imparcial, objetiva, verificable, constituir una representación fiel de los hechos que pretenden ser puestos de manifiesto y prudente. Se debe considerar que los activos o ingresos no se sobrevaloren y que los pasivos exigibles o los gastos no se infravaloren es un principio conservador enfocado a la salvaguarda del patrimonio empresarial y garantizar su futuro.
GARANTIZAR LA OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN El cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la información, no menos importante que los anteriores, establece que la información debe ser generada y presentada oportunamente y ello por una sencilla razón: la información es una herramienta para tomar decisiones. Para que una decisión sea efectiva y eficaz, esta tiene que ser soportada necesariamente por la información que llegue en forma oportuna. Es obvio pensar entonces que la información debe ser recibida en el momento que se necesita para tomar una decisión. Este punto es muchas veces poco entendido tanto por personas gerenciales, como por personas a nivel supervisorio. Muchos sistemas de información tradicionalmente se han diseñado bajo el supuesto de que los datos incompletos constituyen el problema más crítico al que se enfrentan los gerentes. Esta suposición a menudo ha hecho que los diseñadores adopten una “estrategia de escopeta” muy poco efectiva, que consiste en bombardear a los gerentes con más información de la que pueden aprovechar. Lo que necesitan muchos gerentes actuales es información
concisa que resuma los datos pertinentes y haga resaltar las excepciones con respecto a las actividades normalmente planeadas.
Análisis Adecuado registro y procesamiento de las operaciones: Este es el segundo objetivo que debe cumplir el sistema de un análisis contable y este tiene relación en el aseguramiento de los datos. por lo tanto este objetivo requiere que todas las transacciones estén registradas. ya que uno de los principales errores y más frecuente es la falta de integridad de los datos contables. una empresa debe tener controles que le permitan observar si las transacciones se están registrando y los registro financieros también. (PONTE, 2009) Presentar la información financiera en forma contable: Este es el tercer objetivo del análisis se refiere a la confiabilidad de la información financiera, y este requiere que los estados financieros deben tener un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, y estas se encuentren debidamente presentadas de acuerdo con los principios de contabilidad. Garantizar la oportunidad en la presentación de la información: Este es el cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la información, pero por ser el cuarto no es el menos importante, y este requiere que la información sea generada y presentada oportunamente y ello por una sencilla razón: la información es una herramienta para tomar decisiones y que estás sean efectiva y eficaz, además de que tiene que ser soportada necesariamente por información que llegue en forma oportuna.
Bibliografía PONTE, E. (2009). CONTABILIDAD COMPUTARIZADA. EL CID EDITOR.
CATAGORA FERNANDO (2010). SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
http://www.buenastareas.com/ensayos/1-Proceso-Del-Registro-DeLas/1857019.html
ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES Dentro del funcionamiento de un sistema contable, deben siguientes áreas:
definirse las
Área tecnológica Programas y Software relacionados Políticas Contables. Estructura Organizacional Cada área de análisis debe ser tratada en forma individual y tomar en cuenta la relación que existe entre cada una de ellas. No debemos olvidar en ningún momento que toda operación registrada terminara reflejándose en las cifras de los estados financieros. Un ejemplo de Banking Investment Inc. es una banca de inversión nueva en el mercado financiero venezolano. Para empezar sus actividades, acaba de ordenar un estudio completo de lo que será sus operaciones desde el punto de vista administrativo y contable. Previo al análisis de las cuatro áreas nombradas, debe tener claro cuáles serán todas las operaciones llevadas a cabo por cada uno de los subsistemas que integran la compañía. El plasma en una gráfica el análisis de todas las operaciones contables, ayuda a tener una visión global del funcionamiento de la empresa. OPERACIONES SUBSISTEMAS SISTEMAS Compras de SERVICIOS suministros GENERALES Compra de activos fijos
Alargamiento de crédito Cobros a clientes Registro de interese Colocaciones en mesa de dinero Emisión de bonos Compra venta de divisas Pagos a empleados Pago de viáticos
CRÉDITO
TESORERÍA SISTEMAS CONTABLES
RECURSOS HUMANOS
Pago de honorarios Vacaciones Liquidaciones Retenciones Emisión de cuentas corrientes Emisión de cuentas de ahorro Participaciones Colaboraciones a largo plazo Captación de monedas extranjeras
CAPTACIONES
Una vez definidas todas las operaciones contables, podemos empezar a realizar el análisis del área tecnológica, los programas, las políticas, y la estructura. Debemos recordar que en mayor o menor medida cada uno de los elementos influirá en el funcionamiento y el rendimiento global del sistema. Es común en muchas empresas culpar a los sistemas por cualquier falla que se presente en la generación de información. En muchos casos, los problemas no se generan por los sistemas, sino por el mal uso de los mismos. Una posición y actitud objetiva, debe estar sustentada en el análisis previo de la situación o problema presentado.
El análisis de sistemas es el análisis de un problema que la institución tendrá de resolver mediante un sistema de información. Consiste en definir el problema, identificar sus causas, especificar la solución e identificar los requerimientos de información que deben ser cumplidos por una solución de sistemas. La clave para la construcción de un buen sistema de información es una comprensión profunda de la organización y el sistema existente. Para ello, el analista de sistemas crea mapa de carreteras de la institución y sus sistemas, identificando a los principales propietario y usuario de los datos de la institución, estos actores tienen un interés directo de la información afectada por el nuevo sistema, además de estos aspectos institucionales, el analista también describe brevemente el hardware y el software existentes que le sirven a la institución.
Ya con este análisis organizacional, el analista de sistema detalla los problemas de los sistemas actuales. Al examinar documentos, papeles de trabajo y procedimientos, observa las operaciones de los sistemas y entrevistar a los usuarios clave de los sistemas, el analista puede identificar las áreas de problemas y los objetivos a ser alcanzados por una solución. Con frecuencia, la solución implica detallar un nuevo sistema de información o mejorar el ya existente. Además de recordar una solución, el análisis de sistemas implica un estudio de factibilidad para determinar que una solución sea posible o alcanzable dados los recursos y restricciones de la institución. Se debe estudiar tres áreas principales de factibilidad. 1. Factibilidad técnica.- Si la solución propuesta puede ser implantada con el software, hardware y recursos técnicos disponibles. 2. Factibilidad económica.- Si los beneficios de la solución propuesta son mayores que los costos. 3. Factibilidad operativa.-Si la solución propuesta es deseable con el marco administrativo y organizacional existente. El análisis de un sistema contable, es verificar que la información procesada por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Los principales objetivos del análisis son: Asegurar la integridad de los datos. Adecuar el registro y procesamiento de las operaciones. Presentar la información financiera en forma confiable. Garantizar la oportunidad en la presentación de la información. Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toma la mayoría de las decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema que reúne y presenta datos resumidos y detallados acerca de la actividad económica de una empresa. La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de la empresa como parea aquellos usuarios externos de la información. Entonces podemos decir que el análisis de los sistemas contables es un conjunto de proceso sistemático relacionados, por medio del cual se desarrollan actividades especiales que requieren abundancia de personas, recursos y conocimientos. Considerando que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamenta las decisiones gerenciales y por lo tanto las decisiones financieras, así como el
aplicar las técnicas y herramientas, reglas y procedimientos que nos permitan conocer y mejorar el estado económico y financiero de la empresa. La implementación de un sistema contable que permita proporcionar una información confiable al momento de llevar la contabilidad comprendida como medio de generación de datos, reportes, balances, etc., ya que ésta es considerara la columna vertebral en toda la empresa, y es la que se encarga de registrar de manera efectiva las finanzas de la organización. Bibliografía
London Kenneth C. y London Jane P. Administración de los Sistemas de Información. Organización y Tecnología. Tercera Edición. Año 1998. Prentice-Hall.
https://prezi.com/ah0hxttnn6f5/analisis-de-los-sistemas-contables/
http://hdl.handle.net/123456789/713Escuela de Contabilidad y Auditoria
AREA DE TECNOLOGIA Dentro de la profesión contable, existe una especialización denominada auditoria de sistemas, la cual tiene como objetivo principal, la evaluación de los controles internos en el área de PED(2). EL análisis de la tecnología debe estar enfocado a evaluar y determinar si la plataforma computacional está soportando satisfactoriamente los objetivos de procesamiento de la información financiera. Los adelantos tecnológicos del hardware tienen impacto considerable o influencia sobre el procesamiento de las transacciones. las tecnologías de información y comunicaciones describe procedimientos que los auditores deben utilizar para verificar el uso de los recursos tecnológicos, confidencialidad, confiabilidad, integridad, disponibilidad de la información procesada por los sistemas de información automatizados y apoyo en la automatización de los procesos operativos y administrativos de la entidad para llegar a medir los indicadores de gestión de eficiencia, efectividad y economía de las tecnologías de información y comunicaciones implementadas por la institución y presentar conclusiones y recomendaciones oportunas y acertadas que sirvan de guía para corregir las deficiencias que pueden llegar a existir y lograr mejorarlas. Normalmente el análisis tecnológico requiere de cierta experiencia en el área. El análisis de la tecnología puede estar enfocado hacia distintas plataformas computacionales: microcomputadoras, minicomputadoras, ambientes de redes, ambientes mainframe.
Cualquier tipo de análisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes de hardware, debe debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto de vista contable. Acceso a la información Procedimiento de los datos Emisión de informes
ACCESO A LA INFORMACION Existen en muchos casos diferencias de criterios acerca de que funcionario debe manejar la seguridad para el acceso a la información contable. Muchas organizaciones ven influidas su conducta en este sentido, por lo que piensa la alta gerencia respecto a quienes deben tener acceso y hasta que nivel dentro de la estructura organizativa. El análisis del sistema contable debe establecer cuáles serán los oficiales de seguridad, para la identificación de los perfiles de usuarios La información en contabilidad debe permitirles a los administradores del negocio identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar todas las operaciones y actividades de la organización. Las personas que tienen algún negocio en el cual presta servicios, tiene una empresa de producción o realiza cualquier actividad de comercio deben llevar un registro continuo de su actividad económica, es por ello que se hace necesario que se implemente un tipo de lineamiento que le permita tener la información necesaria para la evaluación de su entidad. La información contable debe servir esencialmente para: Conocer los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa. Apoyar a los usuarios de esta en la planeación, organización y administración de la actividad empresarial.
Evaluar la gestión de los administradores. Tomar decisiones de corto y largo plazo. Establecer las obligaciones con el estado. Fijar operaciones de control. Evaluar el impacto social de la empresa.
La información contable debe tener cierto tipo de cualidades que satisfagan las necesidades de los usuarios, esta debe ser comprensible, útil, clara, pertinente, confiable, oportuna, neutral, verificable, comparable y debe representar fielmente los hechos económicos de la empresa.
PROCESAMIENTO DE DATOS El sistema de información contable desempeña un papel fundamental en la medición de los resultados financieros. En cuanto al procesamiento de los datos contables, hoy en día está bastante automatizado en la mayor parte de las empresas. Huelga repetir el impacto que la informática ha supuesto en todos los aspectos de gestión de la contabilidad: diario, mayor, cuentas a cobrar y pagar, elaboración de la nómina, obtención estados contables como el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el cuadro de financiación o el estado de valor añadido proporcionan información contable cuantitativa. Debido a que la información cualitativa es más difícil de tratar con las tecnologías actuales, documentos como la memoria no están completamente automatizados. En el contexto corporativo, las conversaciones entre los contadores financieros y el personal de tecnología de información a menudo insinúa una división operativa básica en la cuestión sobre qué significativo es en realidad el procesamiento de datos. Para los contadores, el proceso implica la teneduría de libros, la revisión del diario de entrada y la preparación del balance de corporación, mientras que los profesionales de tecnología de la información lo ven a través del lente de la automatización y la rapidez tecnológica. El procesamiento de datos en un ambiente de microcomputadoras esta manejado y controlado por el usuario directo de la máquina. Para un análisis del procesamiento de la información, se deberá establecer si el objetivo del procesamiento es llevado a cabo por el usuario principal, o este es compartido entre varios empleados con acceso a la información contenida en el computador. El procesamiento de los datos bajo el ambiente de redes está centralizado en el servidor de la red de micros o en computadores individuales y compartidos, en este caso el análisis de la seguridad de los registros financieros debe estar enfocado a verificar que nivel de seguridad posee el servidor de la red, tanto desde el punto de vista físico como lógico. A medida que crece una organización, se hace necesario el parcelamiento de la información. En el área contable, los estados financieros deben tener un mínimo nivel de seguridad para el procesamiento de la información.
EMISION DE INFORMES En general todo sistema contable captura datos, los procesa y luego los emite. Los sistemas de información gerencial son sistemas que tienen como objetivo el suministrar información a todos los usuarios para la toma de decisiones. Cuando se está analizando un ambiente tecnológico de microcomputadoras, debe tenerse cuidado en evaluar la frecuencia con la cual son emitidos los listados, y que personas tienen acceso a esta. Para una secretaria del departamento de contabilidad, no es relevante por ejemplo que alguna cuenta de valuación del activo se encuentre subestimada, sin embargo, para un ejecutivo financiero, el asunto puede tener características de gravedad. Un ambiente de redes puede prestarse a que algunos usuarios tengan acceso a información no autorizada, debido a una definición errada en la autorización lógica para la emisión de informes. Algo tan sencillo como es la impresión de informes puede prestarse a riesgos a la seguridad de los datos. De esta forma, por ejemplo, una impresora que sea utilizada por el gerente de contabilidad, por el supervisor de contabilidad y por el analista y auxiliar contable puede generar inquietudes en estos, al querer saber que dice el reporte de uno u otro empleado. Un ambiente de minicomputadoras y mainframe presenta un mayor control en el acceso a la información contable, por lo que el énfasis de análisis deberá estar enfocado a evaluar el cumplimiento de los mismos. Bibliografía
bibliotecavirtual.olacefs.com/gsdl/.../ManualAuditoriaGestion
http://www.ehowenespanol.com/procesamiento-datos-contabilidadfinanciera-info_142381/
http://aulavirtual.afige.es/webafige/informacion-sobre-emisioninforme#
PROGRAMAS Y SOFTWARE RELACIONADOS Los análisis de los programas y software relacionados, varían si estos fueron adquiridos o desarrollados internamente por la empresa. Debe tomarse en cuenta que todo programa de aplicación en computadora, tiene que estar diseñado y desarrollado no solamente para estar elaborado con las ultimas herramientas tecnológicas en programación, sino para que sirva afectivamente al usuario final en el desarrollo de su trabajo.
Un nivel de visión, es el grado hasta el cual un usuario de la información tiene acceso. Existen diferentes niveles de visión entre los que percibe un usuario final, un usuario operativo y un programador. Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware. Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el llamado software de sistema, tal como el sistema operativo, que básicamente permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario.
En el análisis y software relacionados debe abarcar los siguientes objetivos: Documentar los programas que procesan la información contable. Asegurar que el análisis y desarrollo de los programas se realizan bajo alguna metodología formalmente establecida. Verifica la existencia de pistas de auditoria que ayuden a detectar problemas en los programas y el procedimiento de la información. Comprobar la existencia de alguna metodología para la evaluación y selección de software administrativo. Comprobar la existencia de controles en los programas que nos permitan asegurar la integridad de la información. Verifica la existencia de políticas establecidas para los procedimientos de datos que sirvan para el entrenamiento de nuevos usuarios.
POLITICAS CONTABLES Desde el punto de vista gerencial, una política se refiere a todas acciones tomadas para el desarrollo, planificación, formulación y evaluación de las decisiones. Las políticas se establecen con la finalidad de fijas los objetivos y métodos generales de administración de los cuales se deben manejar las operaciones de cualquier organización. Podemos decir que las políticas contables en una empresa deben hacer referencia a los principios, bases, convenciones, reglas, procedimientos y prácticas específicas adoptadas por la administración para los efectos de la elaboración y presentación de sus estados financieros.
Las políticas contables son las reglas de juego de un negocio. La realidad económica de un negocio ese plasmada en su estructura financiera. La base de presentación de los estados financieros, NIC1 está en las políticas y estimaciones contables que debemos adoptar de acuerdo con la NIC8. Una política contable se establece con la finalidad de regular todo la actividad contable referente a los registros, tratamiento y presentación resumida de las transacciones financieras. ¿Quién define las Políticas Contables? No es solo de las áreas contable, los responsables de la información financiera son la administración, conformada por la Junta Directiva y su staff de primera línea. Las políticas contables se encuentran establecidas en manuales declarativos que por lo general son manejados por alta gerencia. Toda la actividad comercial de una empresa, requiere que el nivel directivo fije y dicte pautas para el procesamiento de la información financiera. De esta forma, una gran corporación requiere que sean establecidas políticas para el tratamiento y registro de las transacciones financieras. El análisis de este aspecto de un sistema contable, deberá estar enfocado a la verificación de la existencia formal o informal de políticas como por ejemplo.
Registro de los gastos y amortizaciones de los gastos pre-pagados. Capitalización de activos fijos. Depreciación y Amortización de activos fijos tangibles e intangibles. Métodos para valorar las inversiones. Políticas para el registro de prohibiciones para incobrables y de inventario. Políticas contables para la consolidación de los Estados Financieros. Políticas para el cálculo y registro de las acumulaciones y reservas.
Análisis Los programas y software relacionados son de vital importancia para el buen funcionamiento y marcha de la empresa, aunque estos varíen dependiendo del tipo de negocios que realicen; deben tener además de las herramientas tecnológicas en programación, su base fundamental es que debe servir para el usuario final en el desarrollo de su trabajo, es por ello que los tres niveles de visión deberían estar relacionados entre sí. Para establecer las políticas contables hay que estudiar los principios, bases, convenciones, reglas, procedimientos y prácticas específicas adoptadas por la administración para los efectos de la elaboración y presentación de
sus estados financieros, en conjunto con el personal de la Directiva y los miembros de la empresa, puesto son las reglas de juego de un negocio, lo que tiene como objetivo plasmado en su estructura financiera. Bibliografía
http://omenlaceglobal.com/politicas-contables/ http://es.wikipedia.org/wiki/Software
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Es la forma que adopta la empresa para llevar a cabo sus funciones, a medida que la organización crece, se hace necesaria la existencia de una diferenciación en el trabajo, como consecuencia de la especialización de las actividades. Al analizar la estructura organizativa del área contable, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos.
Existencia de un mínimo grado de especialización. Delimitación de la estructura organizativa Definición de funciones para cada una de las áreas Cumplimiento de los niveles jerárquicos establecidos Grado de conocimiento de la estructura y su significado por parte de los niveles operativos.
Se clasifican de la siguiente manera: De acuerdo con la actividad:
Empresas agropecuarias, mineras, industriales, comerciales y de servicios.
De acuerdo con el tamaño:
Pequeña, mediana y grande empresa.
De acuerdo con la procedencia del capital
Empresas privadas, oficiales o públicas, económicas mixtas.
De acuerdo con el número de propietarios
Empresas individuales, sociedades.
Independiente de la clasificación se debe aplicar a una empresa, los procesos contables a medida que aumenta la entidad. De esta manera encontramos las siguientes denominaciones a nivel de conocimiento contable.
Contabilidad gubernamental Contabilidad agrícola Contabilidad bancaria Contabilidad hotelera Contabilidad de petróleos y mina
Todas las organizaciones tienen una estructura o forma. La clasificación de Mintzberg, identifica 5 tipos de estructura organizacional. Los tipos de sistemas de información que se encuentran en una empresa de negocios y la naturaleza de los problemas con estos sistemas reflejan a menudo el tipo de estructura organizacional. En las pequeñas empresas es común encontrar sistemas mal diseñados que se desarrollan con prisa y a menudo se sobrepasa su utilidad con rapidez. En las enormes empresas con varias divisiones que operan en cientos de lugares, es común descubrir que no hay un solo sistema de información integrado sino que cada localidad o división tiene su propio conjunto de sistemas de información. Los conceptos sobre la organización de la empresa han evolucionado con el paso del tiempo. Al comienzo del siglo XX hay una perspectiva de racionalización del trabajo (Taylor), con el predominio de los principios de la función administrativa (Fayol), que contempla el principio de división del trabajo con una organización especializada por funciones, donde regían los principios de autoridad, jerarquía y disciplina que eran consustanciales con la unidad de mando y dirección. Posteriormente, se propugna un modelo de relaciones humanas, por cuanto que el punto central es el análisis de la conducta de los individuos con la organización, con el objetivo de maximizar la eficacia de la misma. Actualmente, el análisis de las organizaciones se hace combinando los principios de la psicología social y la empresa entendida como un sistema en el que tienen lugar procesos complejos de información. Ello conduce a que, frente al enfoque clásico, en el que el objetivo de la empresa es el objetivo de los empresarios, tienden a incluirse los intereses de otros agentes económicos (empleados, clientes, proveedores) directamente implicados en la actividad de la empresa, surgiendo así una coalición de objetivos. La estructura organizativa de la empresa se puede representar a través de un organigrama, en relación con el cual deben ser definidas las funciones de cada agente, el alcance de sus funciones y responsabilidades y relaciones con los demás agentes de la organización.
Las características del sistema de control de gestión implantado en una empresa dependen en gran medida de su estructura organizativa y de las responsabilidades asignadas a cada centro (Castelló y Lizcano, 1996). Principios básicos para el diseño o revisión de la estructura organizativa Hay dos supuestos básicos:
Deben establecerse con claridad los diferentes niveles divisionales relacionados con las acciones de dirección, gestión y ejecución para facilitar posteriormente la asignación de funciones y responsabilidades.
La estructura organizativa debe ser capaz de reflejar el proceso de creación de valor en la empresa.
Bibliografía:
Kenneth c. laudon; sistemas de información gerencial; organizaciones, administración y la empresa en red
Fernando catangora, análisis de los sistemas contables, primera parte: los sistemas
http://revistacontable.dev.nuatt.es/noticias_base/metodolog%c3%ada-para-eldise%c3%b1o-de-sistemas-de-control-de-gesti%c3%b3n-estructuraorganizativa-y-modelo-econ%c3%b3mico-parte-i#
LAS CORPORACIONES Y LA CONTABILIDAD Una corporación es una forma de organización empresarial que posee una personalidad jurídica separada de sus dueños. Es decir, existe aparte de sus accionistas, directores y oficiales, en contraste con una sociedad regular y un negocio individual; los cuales no pueden funcionar separados de sus dueños. Por tal razón, una corporación puede adquirir, transferir o disponer de sus propiedades, demandar y ser demandada en un tribunal, entre otras cosas. Las corporaciones pueden dedicarse a cualquier tipo de negocio, siempre que posean un propósito lícito y no exista una prohibición por disposición de ley. Los propietarios de una corporación son conocidos como accionistas, quienes adquieren su interés propietario por medio de la compra de acciones de capital. Generalmente, una entidad incorporada es administrada por una junta de directores escogida por los accionistas Los objetivos de una corporación difieren sustancialmente de los de una pequeña cadena de supermercados al igual que los de esta última con los de un pequeño abasto, el empresario contratara los servicios de una empresa para q procese la
contabilidad del pequeño negocio, en medida que el negocio vaya creciendo se hará necesaria una mayor cantidad de información y no solamente para el dueño sino para el uso de tercera personas. Luego para poder generar información contable para terceras personas, se hace necesario contar con una estructura organizativa que responda a las necesidades y nuevos En una primera parte cuando el negocio va creciendo se hace necesario definir las políticas requerimientos. Con el continuo crecimiento de los negocios, los procesos de hacen cada vez más complejos y ello requiere que se dicten pautas para el funcionamiento armónico del negocio. Surge entonces, la necesidad de elaborar un manual de cuentas en el área contable, esta necesidad surge en razón a que ya no es posible controlar las operaciones en forma personal poco a poco se va formando una compañía donde el control principal es a través de las normas políticas aplicables a todo un grupo de empresas La contabilidad es mucho más que unos libros y estados financieros que se tienen para presentárselos a las diferentes autoridades administrativas que lo pueden solicitar. Análisis La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocio; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera de una corporación. Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones, es necesario que a medida que crecen la necesidad de la corporación implantar normas en el área contable cubriendo todas las exigencias. La importancia de la contabilidad es reconocida y aceptada por cualquier entre privado o publica los cuales están plenamente convencidos que para obtener una mayor productividad y aprovechamiento de sus recursos, así como para cualquier información de carácter legal son imprescindibles los servicios prestados por la contabilidad. Bibliografía
Rincón, Carlos; Lasso, Geovanny; Parrado Alvarado. Contabilidad Computarizada siglo XXI. Segunda Edición. 2012.EcoeEdiciones
Catagora Fernando. Sistemas de procedimientos contables. Decima Segunda Edición 2000. Editorial Mc Graw Hill
http://books.google.com.ec/books?id=RNyYV5rJsU0C&printsec=frontcover&d q=las+corporaciones+y+la+contabilidad&hl=es&sa=X&ei=_cFeVKmOBIOjyAT RnoKwDg&ved=0CB0Q6AEwAA#v=onepage&q&f=false
ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LOS SISTEMAS Y LA CONTABILIDAD La base de todo negocio exitoso u organización es un sistema de contabilidad que funciona bien. Los sistemas de contabilidad proporcionan un método informatizado de registro y seguimiento de operaciones financieras diarias, mensuales y anuales de una empresa. Además, las empresas pequeñas y grandes utilizan sistemas de contabilidad para generar datos que les permita tomar decisiones acertadas. Sin embargo, sí un sistema contable trabaja para satisfacer estos objetivos depende de un número de factores. Un sistema es una serie de elementos relacionados entre sí y con ciertos atributos. Los sistemas de contabilidad son sistemas que ayudan en el procesamiento de todas las operaciones mercantiles y en ausencia de ellos, los estados financieros, jamás estarían al día o razonablemente al día. Algunas empresas que están sujetas a regulaciones de tipo legal, por lo general cumple con la presencia de los estados financieros en forma oportuna a las correspondientes autoridades reguladoras. Normalmente la mayoría de las empresas que están sujetas a regulaciones de tipo legal, tratan de establecer sistemas tanto mensuales como mecanizados que permiten cumplir con las obligaciones en las cuales están sujetas. El mundo actual de los negocios, requiere que los gerentes establezcan sistemas enfocados a la generación de información financiera oportuna. Es común encontrar empresas con atrasos en la información contable de cuatro a más meses, lo cual se podrían subsanar mediante el desarrollo de sistemas de información contables eficientes. Análisis En el momento actual, los sistemas y tecnologías de la información constituyen un elemento clave para las empresas, facilitando nuevos diseños organizativos, al tiempo que dan un lugar a nuevos procedimientos de gestión, nuevas estrategias y nuevos valores, y pueden convertirse en el verdadero motor del cambio y principal fuente de ventajas competitivas La verdadera importancia de estos un nuevos sistemas no resisten tecnologías en sí mismas, si no en la aplicación que se hace de ellas. Por ello y refiriéndonos al ámbito de las organizaciones, es preciso conseguir una integración adecuada con los distintos aspectos de los que depende el éxito de estas: sus estrategias como la correcta realización de los procesos, el adecuado desarrollo e integración de las personas, etc. Bibliografía
London Kenneth C. y London Jane P. Administración de los Sistemas de Información. Organización y Tecnología. Tercera Edición. Año 1998. PrenticeHall.
Álvaro Gómez Vieites y Carlos Suarez rey. Sistemas de información (herramientas prácticas para la gestión 3era edición)
http://www.ehowenespanol.com/factores-influyen-sistemas-contabilidadinfo_234892/
SERVICIOS EXTERNOS DE CONTABILIDAD Los servicios externos de contabilidad son empresas que se dedican al procesamiento de la información contable de terceras empresas por las cuales son contratadas. Con frecuencia, algunas empresas recurren a este tipo de servicios externos de procesamiento de la información contable. En estos casos, el mayor cuidado que se debe poner en la contratación del servicio externo, está en la calidad del mismo, como por ejemplo, los tiempos de respuesta para la entrega de la información. Los servicios de contabilidad están diseñados para que se constituyan en un verdadero soporte administrativo, sobre el cual el empresario o comerciante pueda realizar netamente su actividad productiva, con la confianza que cuenta con una empresa de especialistas que se encargará de hacer las tareas contables oportunamente y dentro de las disposiciones legales vigentes.
Actualización contable: Elaboración anual de la contabilidad para empresas inactivas o de pocos movimientos en el año, para cumplir con la presentación de los Estados Financieros a las entidades de control.
Elaboración de la contabilidad mensualmente: de empresas y negocios que necesiten el servicio contable externo, entregando mes a mes los reportes contables básicos como información adicional que el cliente requiera.
Revisión de procesos e información contable y tributaria: Brindamos el servicio de revisión de procesos e información, para detectar posibles errores para su depuración, con la finalidad de que los directivos de la empresa tengan la seguridad de que el trabajo contable se enmarque dentro de las leyes y normas y así evitar futuras observaciones o sanciones.
Asesoría permanente: Podemos asesorarlo oportunamente con visitas, telefónicamente o enviándole información necesaria en un tiempo real de atención.
Los beneficios potenciales de contratar servicios externos incluyen la reducción de costos, acceso a mejores habilidades y experiencia, así como un crecimiento eficiente de las actividades de la empresa. SERVICIOS EXTERNOS DE CONTABILIDAD
Los beneficios que se obtienen al contratar nuestros servicios externos de contabilidad son:
Perfección del enfoque en el negocio: Permite a la administración de las empresas dedicarse a los puntos clave de su actividad.
Disminución en los gastos de administración: Al no tener que contratar personal contable, se ELIMINAN los costos relacionados con el pago de capacitación, prestaciones laborales y de las aportaciones de seguridad social de los mismos.
Obtención de un servicio especializado: Permite a la administración del negocio obtener un servicio personalizado y ALTAMENTE ESPECIALIZADO, ya que nuestros colaboradores se mantienen en constante capacitación
PROBLEMAS CON EL SOFTWARE CONTABLE Los problemas con el contable, se deben a una inadecuada evaluación inicial que se efectúa sobre los programas de computación que se desarrollan o compran para la empresa. Muchos problemas son consecuencia directa de la falta de visión contable y de sistemas que en algunos casos tiene el personal encargado de diseñar los programas contables. Las fallas que se presentan, con frecuencia hace que el trabajo de los empleados de contabilidad se duplique en muchos casos. Contadores públicos que en este sentido ejercen la profesión en el área de sistemas, con frecuencia encuentran observaciones. observación Los usuarios de los sistemas no tienen la documentación que explica el manejo de la operación del sistema contable, la cual es una ayuda básica para manejar un sistema administrativo No se realiza un entrenamiento formal para la operación del sistema contable
consecuencia Los usuarios desconocen cómo funcionan los sistemas y ello aumenta el riesgo de cometer errores
Hay dependencia de las personas con mayor experiencia en el uso de los sistemas administrativos Los totales de débitos y créditos no son Demoras en la transcripción de los mostrados al momento de capturar los comprobantes por error en diferencias movimientos
PERSONAL NO CAPACITADO Las causas de personal no capacitado pueden presentarse por dos razones:
Evaluación inadecuada al momento del ingreso Deficiencia en la capacitación del personal activo
La evaluación inadecuada al momento del ingreso de un personal puede generar problemas posteriores que pueden pasar inadvertidos en el momento de su
contratación, por lo que un reclutamiento riguroso y el diseño de planes de carrera para el personal contable jara que estos riesgos se minimicen.
bibliografía
libro/Edición 10 Sistema de información gerencial/Kenneth c. Laudon_Jane P. Laudon
libro/Edición 6 Sistema de información gerencial/Kenneth c. Laudon_Jane P. Laudon
https://rsetool.com/la-importancia-de-capacitar-al-personal-de-una-empresa/
AUSENCIA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS Las normas y los procedimientos indican el camino a seguir y es responsabilidad de la gerencia el brindarlas, son métodos para la correcta ejecución del trabajo y buen funcionamiento de las operaciones es decir para lograr que el trabajo realizado se desempeñe debidamente bajo ciertos parámetros ya establecidos. Un ejemplo puede ser que un sistema de control de pagos se puede llevar de forma mecanizada o manual si existen las pautas necesarias para su control. Los efectos que ha tenido el avance tecnológico en la contabilidad ha generado que estén estrechamente ligadas y que el futuro de la contabilidad sea el desarrollo de sistemas contables y su impacto en la forma como se procesan las transacciones u operaciones financieras. Bibliografía
London Kenneth C. y London Jane P. Administración de los Sistemas de Información. Organización y Tecnología. Tercera Edición. Año 1998. PrenticeHall.
Catagora Fernando. Sistemas de procedimientos contables. Decima Segunda Edición 2000. Editorial Mc Graw Hill
http://www.monografias.com/trabajos88/manual-organizacion-normas-yprocedimientos-ipsaunexpo/manual-organizacion-normas-y-procedimientosipsaunexpo.shtml
RESUMEN El análisis de un sistema contable puede efectuarse bajo distintas miradas o enfoques, su principal objetivo es el de analizar un sistema contable, verificar que la información procesada este conforme los procedimientos establecidos por la empresa y que estos están especificados en manuales, instructivos comunicaciones, etc. Que logre como fin la emisión de los estados financieros. Otros de los objetivos son :
Asegurar la integridad de los datos Adecuado registro y procedimiento de las operaciones Presentar la información financiera en forma confiable Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
Debemos recordar que la contabilidad representa el lenguaje de los negocios y al implantar un sistema contable debe analizarse cada área, realizar un inventario de las operaciones para que el sistema pueda plasmarlo y no genere errores. La información contable le sirve a muchos usuarios entre estos los dueños del negocio y de acuerdo a como vaya creciendo aumentará la demanda de información hacia otros usuarios. Muchos de los problemas que pueden presentar los sistemas contables pueden deberse a:
Personal no capacitado Procesamiento de la información se realice por servicios externos Problemas con el software Ausencia de normas y procedimientos.
