1. CICLO DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Todo sistema contable nace a raíz de una necesidad (información) o que el mismo ya no responde a las necesidades y requerimientos de la entidad, posteriormente se implanta el mismo y con el transcurso del tiempo dicho sistema hay que ajustar (mantenimiento) en función del crecimiento, desarrollo y cambios que se suscitan en la entidad, hasta que llega un momento en que el sistema ya no se adecúa a las nuevas necesidades de la entidad; entonces hay que rediseñar el sistema contable.
Diagnóstico
Requerimientos Diseño o rediseño
Implantación
Mantenimiento
Diagnóstico
El ciclo de vida de los Sistemas Contables manuales y computarizados tiene las siguientes etapas:
Diagnóstico Requerimientos Diseño o rediseño Implantación o implementación Mantenimiento
2. RESPONSABLES DEL DISEÑO O REDISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE
Los profesionales involucrados de manera directa en el diseño o rediseño del sistema de contabilidad en una entidad son el contador, quien posee las habilidades y formación profesional en materia contable y de diseño de sistema de contabilidad y el analista de sistemas sobre quien recaerá el trabajo de programación. 3. DIAGNÓSTICO.
Ésta etapa del ciclo de vida del diseño de sistemas contables según otros autores también es conocido como "Análisis preliminar" (Catacora F. 1996). Esta etapa surge a raíz de un problema:
Existencia de necesidad de información de una determinada organización (diseño). Que el sistema contable no se adecúe a las necesidades de información de la entidad (rediseño).
El profesional especialista en diseño de sistemas contables tiene que evaluar la factibilidad o viabilidad del nuevo sistema contable; de justificarse uno de los dos problemas anteriormente mencionados, el usuario debe solicitar el diseño o rediseño del sistema contable. Para determinar la viabilidad o factibilidad del nuevo sistema contable hay que efectuar el diagnóstico aplicando una serie de cuestionarios y relevamiento de la información. Esta etapa comprende:
Diagnóstico. Aprobar el nuevo proyecto. Desechar el existente. Evaluar la factibilidad desde el punto de vista del costo/beneficio.
Los problemas que pueden dar lugar a diseñar o rediseñar un nuevo sistema contable pueden ser que:
No satisface necesidades de información. inoportunidad en el procesamiento y elaboración de la información. Ausencia de calidad de la información. El sistema no soporta las necesidades de la información contable. No integración de la información. Inoportunidad en su elaboración. Falta de confiabilidad. Limitaciones en cuanto a procesamiento de la información.
Limitaciones en el procesamiento de transacciones. Problemas de integración de módulos. Pérdida de información. 4. REQUERIMIENTOS.
En función objetivos que se persigan con el sistema a diseñar o implementar hay que desarrollar esta etapa, previa aprobación de la factibilidad. En esta etapa hay que determinar:
Necesidades. Objetivos.
Es importante sostener una serie de reuniones con todo el personal involucrado o que tendrá parte en el manejo y desarrollo del sistema a ser implantado o implementado para que se conozcan de manera profunda y en detalle cada una de las operaciones que se desarrolle en el sistema contable.
REQUERIMIENTOS DE DISEÑO Y/O REDISEÑO Unidad o departamento solicitante:
Fecha de reunión Día Mes
An
Responsable de la solicitud:
Personas participantes:
……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Descripción de la solicitud:
……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………… Resultados esperados:
……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Fecha de conclusión del diseño y/o rediseño:
……………………………………………………………………………………………… Fecha de implantación:
……………………………………………………………………………………………… Resultado: Se aprueba No se aprueba
Fecha de aprobación ( ) ( )
Día
Mes
Año
En esta etapa hay que evaluar y analizar toda la información y resultados obtenidos en la etapa anterior (diagnóstico). En esta etapa se utiliza la técnica de la entrevista. Las reuniones pueden ser:
Con el máximo ejecutivo. Jefe de finanzas yo Director administrativo. Contador. Analista.
A tiempo de establecer la necesidad de implementación de un nuevo sistema contable también es importante: Analizar el costo beneficio del mismo. Evaluar la factibilidad del nuevo sistema contable. 5. DISEÑO O REDISEÑO
Previamente hay que definir conceptualmente los términos diseño y rediseño: Diseño: Creación
Desarrollo de sistema Rediseño: Mejorar, transformar adecuar
Diseño de un sistema: Cuando las empresas no cuentan con un sistema contable debido a que es de reciente creación, necesariamente hablamos de un diseño de sistema contable.
Rediseño de un Sistema Contable Toda organización en el tiempo y espacio sufre transformaciones, por tanto sus diferentes sistemas y entre ellos el contable requieren de cambios y ajustes que se adecúen a los mismos; por tanto, estamos hablando de un rediseño.
Esta etapa del ciclo de vida de los sistemas contables se inicia luego de haberse establecido los requerimientos y los objetivos. Las tareas más importantes en esta etapa son:
Diseño del sistema.
Implantación y/o implementación.
Estas dos etapas tienen como objetivo señalar y especificar la forma lógica en que irá a funcionar el sistema diseñado, cumpliendo con estándares mínimos de calidad. Para el desarrollo de esta etapa se pueden utilizar las siguientes técnicas o herramientas:
Diagrama de flujo de información.
Diccionario de datos: procesos, flujos, entidades, almacenamientos.
Diagrama de acciones (miniespecificaciones).
Árboles de decisiones.
6. IMPLANTACIÓN O IMPLEMENTACIÓN.
Esta etapa consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema, a través de las siguientes acciones:
Prueba piloto.
Corrida en paralelo.
Instalación.
6.1.PRUEBA PILOTO
Consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema en una parte de la organización o
determinado número de transacciones, para constatar cómo funciona parcialmente el sistema y si se trata de una empresa corporativa, la prueba piloto se efectuará en una de las empresas. 6.2.CORRIDA EN PARALELO
Mediante éste trabajo se procesan por un determinado periodo transacciones y/o operaciones tanto en el nuevo sistema contable como en el anterior para tener la constancia de que el diseño a proponer va a satisfacer las nuevas necesidades y requerimientos; esta corrida en paralelo debe ser por un periodo de tiempo corto. 6.3.INSTALACIÓN
En esta parte hay que definir a partir de qué fecha se reemplazará el diseño contable existente y qué momento empezará a funcionar el nuevo sistema, para ello hay que tener plena seguridad del buen funcionamiento del nuevo diseño, así como de su consistencia evitando o minimizando posibles errores o fallas. Es posible que en esta etapa se tengan que realizar algunos ajustes del nuevo sistema diseñado o rediseñado, pero los mismos tendrán que ser mínimos y más de forma que de fondo para no traer perjuicios a la entidad. 7. MANTENIMIENTO
Esta etapa en el ciclo de vida consiste en ir actualizando y adecuando el nuevo sistema a cambios y nuevos requerimientos de procesamiento e integración de la información que requiere la organización en función de los cambios que se producen en ella:
En el tiempo, producción de nuevas líneas de productos, ampliación de mercados, incremento de volúmenes de producción, creación de nuevas unidades o áreas de la organización. En el espacio: crecimiento de la organización, ampliación de sucursales y/o oficinas, cambios tecnológicos, etc. Cuando el sistema se encuentra en etapa de madurez, pueden existir otros nuevos requerimientos tales como: Los tiempos de respuesta para la generación de información son razonablemente aceptables. El código de cuentas soporta y maneja todas las transacciones vigentes en la entidad. Los procesos computarizados de contabilización no generan problemas en la
codificación de movimientos.
El mantenimiento del sistema está enfocado a subsanar errores físicos de la información almacenada en el CPU. En los sistemas contables computarizados también como parte de mantenimiento hay que considerar (Catacora 1997): -
Si el Hardware responde a los nuevos requerimientos (parte física de los equipos) y si,
-
El Software se adecúa a los requerimientos del contador (programas o paquetes contables).
8. PERIODO DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Al igual que los procesos administrativos, los sistemas contables se repiten con la misma frecuencia y en forma cíclica (un año), así por ejemplo un Estado de Pérdidas y Ganancias, refleja el resultado de las operaciones para un periodo determinado, un Balance General presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, así por ejemplo: En una empresa Comercial: Inicio
Final
01-01-X
31-12-X
En una empresa Industrial: Inicio
Final
01-04-X
31-03-X
En una empresa Minera: Inicio
Final
01-10-X
30-09-X
