El objeto del presente trabajo es, en su primera parte, realizar una presentación de la importancia del Ciclo Contable completo en una empresa y su complementación así como su estructura y como se forma, sus procedimientos, sus formulaciones y registros entre otros. En las actividades financieras de una empresa, desde el principio de un período contable hasta su culminación con la elaboración de los estados financieros. En él se identifican, el análisis de las transacciones, registros, elaboración de balances de prueba, hoja de trabajo, asientos de ajustes, efectos de los errores, elaboración de balances de comprobación, elaboración y auditoría de estados financieros y finalmente el cierre de los libros, para nuevamente comenzar con un nuevo período contable. El principal objetivo de esta parte está en dar un conocimiento general, de los pasos necesarios que atraviesa la contabilidad de una empresa en cada período, como estos conducen al resultado final del mismo. En segundo lugar nos dedicaremos a los ingresos ingresos por ventas su reconocimiento y medición y las ventas a crédito, para luego analizar, las cuentas por cobrar, provisiones que deben tomarse y uno de los puntos más importantes en nuestra República Dominicana actual que es la medición de cuentas incobrables y evaluación de las cuentas y efectos por cobrar. Finalmente, nuestro trabajo permitirá obtener información que ayuda a tomar decisiones relacionadas con la planeación corporativa, y a la planeación de nuevas estrategias de las ventas.
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A medida que qu e las empresas van creciendo estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados de una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera se necesita un conocimiento mayor del funcionamiento operativo como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo. Las rutinarias son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objeto de que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuación de todos los empleados. Los procedimientos son aplicables por lo general a las decisiones de tipo rutinaria. ru tinaria. Los procedimientos se estandarizan básicamente por las siguientes razones: 1. Consistencia en la actuación ante situaciones similares 2. Reglamentación de la actuación de los empleados 3. Seguridad de la eficiencia de todos los procesos dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se realizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos de procedimientos contables, son los siguientes: Recepción de inventarios Ventas de productos Fabricación de productos Registro de estimaciones Destrucción de inventarios Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro. En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes: Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corrientita Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Procedimiento para contratación de empleados Procedimiento para cambio de horario laborable Procedimiento para tramitar reclamos de clientes Es importante poder identificar cuáles son aquellos procedimientos que no afectan los registros contables y analizarlos bajo distintos puntos de vista. Por lo general, este análisis puede ser enfocado a través de las siguientes preguntas: quién realiza la actividad? En qué tiempo la realiza? cuál es el costo de la actividad? ¿existen redundancias en el proceso? dónde se puede reducir tiempo ocioso? cuál es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento? qué controles existen en los procedimientos que se consideran débiles, traban p crean cuellos de botella? El objetivo final de todo el análisis, debe ser el obtener el mayor grado de información para evaluar si los procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen las polí ticas y normas de la empresa.
El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender cómo suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas más comunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la empresa y se desconozca la forma en la cual realizaba sus actividades. Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa: o o o o o
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o
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Memorándums Instructivos Circulares Manuales Narrativos utilizados en las empresas son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aun cuando son mejores que los memorándums para documentar procedimientos, su carácter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales y específicos. comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos específicos y en forma puntual.
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documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables.
Dice el refranero popular que una gráfica expresa más que mil palabras, y el lo es cierto; ya que el aprendizaje visual es más rápido que la lectura de un largo y extenso texto. Existe una razón muy sencilla y es que la lectura de un texto requiere una inversión mayor de tiempo que el aplicado para entender una gráfica. Un es una herramienta y técnica para la representación de los procedimientos en forma gráfica. Podemos distinguirlossiguientes flujogramas:
Secuenciales Columnares Analíticos
se caracterizan porque los mismos no separan las personas y/o departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la información es presentado en forma totalmente secuencial de izquierda hacia la derecha.
son los más utilizados en las empresas y se diferencian de los secuenciales en la separación que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidades de personas y/o departamentos dentro de un procedimiento.
se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con llamadas en el cuerpo del flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que se desee destacar.
Estos lo hacen con el fin de que si algún empleado lo cancelan por algún motivo ellos tener bien claro la función que realizaba, por esto llevan a cabo lo que es la implantación de manuales de procedimientos. no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.
Para que una empresa
Procedimientos: método o modo de transmitir o ejecutar una cosa. 2. Procedimientos contables: como todos aquellos procesos, secuencia de pagos e instructivos que se realizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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3. Procedimientos no contables: En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los no afectan las cifras de los estados financieros. 1.
: 1- arqueos de caja chica 2- cuentas por pagar 3- cuentas por cobrar 4-elaboración de cheques 5- compra de mercancía. 2. : 1- reclutar personal para la empresa 2-elaborar los manuales de procedimientos 3-buscar estrategias que faciliten el trabajo a los empleados 4- buscar filtros para evitar los errores 5-supervision directos con los clientes cli entes cumplimiento de las normas sin que una afecte a la otra, para que haya más eficacia.
Llevar a cabo el
Es importante porque podemos llevar un manejo directo de las entradas y salidas de la empresa, ya sea del diario vivir, podemos tener claro lo que tenemos en activos, pasivo y patrimonio. Así como los ingresos, costos y gastos. Porque tener un trabajo organizado como es la producción, finanzas, mercadeo, personal y planificación se puede tener un control de todo. utilizados en las empresas son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. Instructivos Circulares Manuales Narrativos.
Memorándums
Para evitar situaciones complicadas al momento de que algún empleado tome la decisión de renunciar. Un es una herramienta y técnica para la representación de los procedimientos en forma gráfica. Sirve para mejor comprensión. c omprensión. Flujo de información, Rectángulo, Archivo temporal o permanente, permanente, Conector interno, Conector de columna y página, Decisión rombo. 1.
se caracterizan porque los mismos no separan las personas y/o departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la información es presentado en forma totalmente secuencial de izquierda hacia la derecha. 2. son los más utilizados en las empresas y se diferencian de los secuenciales en la separación que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidades de personas y/o departamentos dentro de un procedimiento. 3. se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con llamadas en el cuerpo del flujograma se realizan observaciones en una hoja adici onal Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Es imprescindible porque con la documentación de los procedimientos podemos tener un registro y filtro del desempeño de cada empleado, así también podemos tener un filtro para ver en que podemos mejorar y que método podemos seguir usando.
La disciplina contable a sufrido cambios sustanciales desde que Fray Luca Paciolicreó la teoría contable del cargo y del abono, la cual ha permanecido sin mayores cambios. La contabilidad como disciplina del saber humano, ha evolucionado en las técnicas y procedimientos usados para el registro y control de las operaciones comerciales. El origen de lo que hoy es el conocimiento contable, datan aproximadamente desde la mitad del siglo XVI en donde aparece un sistema para la teneduría de libros y el manejo contable de las operaciones mercantiles. Los métodos de contabilidad usados en esta época, satisfacían las necesidades del comercio ya que llevaban un control sobre lo que tenía y debía el comerciante. Esta forma de llevar los registros hacia que se presentaran algunos problemas en el momento de elaborar la ``posición financiera´´ de la empresa de cada comerciante.Dichos problemas dieron paso a la creación de cuatro de los primeros principios que surgieron en razón a la necesidad de ``presentar razonablemente´´ las cifras financieras de una entidad.El presente capítulo trata la influencia que tienen los principios de contabilidad dentro de los procedimientos contables que se llevan a cabo en una empresa.
Existe una amplia y vasta literatura sobre los principios contables y su aplicabilidad a los estados financieros, pero ¿qué son realmente los principios contables? Estos se pueden definir como: aquellas normas y reglas de carácter general o específico emitidos por entidades de la profesión contable y que son aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad. La aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), surge como una necesidad de informar con mayor claridad la información financiera y los resultados de una entidad. Otra definición de lo que representan los principios de contabilidad dada por un cuerpo colegiado como lo es el Instituto Mexicano de Contadores Públicos es: ``Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros´´. Los principios de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la elaboración de los estados financieros. Cuando se habla de uniformar se debe tener presente que los estados financieros pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios, sean estos internos o externos a una entidad económica. 1. Uniformar los criterios contables. 2. Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas. 3. Orientar a los usuarios de los estados financieros. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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4. Sistematizar el conocimiento contable. Cada uno de ellos se materializa mediante la aplicación de los principios de contabilidad.
Una clasificación aplicable a los estados financieros se muestra a continuación:
Entidad, Realización, Partida doble, Unidad económica, Periodo, Uniformidad, Costo histórico, Negocio en marcha, Revelación suficiente, Importancia relativa, Consistencia, Conservatismo. Efectivo, Inversión, Cuentas por cobrar, Inventarios, Prepagados, Activos fijos, Activos tangibles, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y egresos. Cambios contables, Combinaciones de negocios, Consolidación de estados financieros, Información financiera a fechas intermedias, Operaciones en el extranjero y cambio extranjero, Cambio en el nivel general de precios. La clasificación de los principios contables antes mencionados, no incluye todos los procedimientos contables que pueden ser aplicados de acuerdo a los PCGA, sin embargo presentan los de mayor uso y práctica para la entidad. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Este principio establece que todo estado financiero debe referirse a una entidad donde el propietario o los accionistas son considerados como terceros. Una transacción económica debe ser registrada en los libros solo cuando se haya perfeccionado la operación que la origina. Los hechos económicos llevados a cabo por una entidad deben ser expresados por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos aspectos que envuelve toda la operación. La cuantificación monetaria y registro de las operaciones deben efectuarse al valor de adquisición o producción correspondiente. Este principio establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que una empresa que emita estados financieros, está en la capacidad de continuar sus operaciones por un periodo razonable de tiempo. Todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones. Solo se deben realizar aquellas partidas que puedan tener un efecto importante en los estados financieros. Los principios de contabilidad deben ser aplicados en forma uniforme de un periodo a otro, en caso que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los cambios.
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A veces conocido como conservadurismo o prudencia, establece que las partidas deberán ser registradas cuando se conozca o se estime cuando se van a producir, en tanto que las ganancias únicamente cuando estas se realicen.
Estos son solo algunos de los fundamentos o principios de contabilidad clasificados como básicos y que toda unidad debe cumplir con el objetivo de presentar las cifras financieras y de resultados de acuerdo con lo establecido por las normas de la profesión contable.
Los principios de contabilidad establecen las pautas de cómo debe realizarse el registro de las operaciones y el análisis y presentación de la información de los estados financieros. Un principio de contabilidad determina la forma en que deben tratarse las operaciones que se registren en los libros y su presentación en los estados financieros. De esta forma existirán ciertos y determinados registros contables que diferencien los tratamientos entre dos tipos de negocios. Por ejemplo, para el registro y tratamiento de las operaciones de contratos de construcciones a largo plazo, la principal fuente de pronunciamientos contables es el ARB-45. El ARB-45 establece los PCGA que se deben registrar para este tipo de operaciones. De acuerdo con este pronunciamiento existen dos tipos de tratamientos contables y como consecuencia, dos metodologías y procedimientos contables: 1. Método del porcentaje de terminación. 2. Método del contrato terminado. De acuerdo con este método los ingresos se registran en la medida en que la utilidad se considera realizada.La ventaja principal de este método consiste en que se muestran los trabajos que se han realizado en los contratos que no se han terminando, al mismo tiempo que las utilidades son reflejadas periódicamente de acuerdo con el principio contable de asociación de ingresos y egresos. El procedimiento para sus registros debe adecuarse al principio adoptado y debe efectuarse en forma periódica cada ejercicio económico. Bajo este método la utilidad se registra cuando se termina en contrato. Esto significa que a lo largo de la duración del contrato, no se reflejen utilidades en el estado de ganancias y pérdidas. Al final las utilidades se verán reflejadas en las facturaciones que haga la empresa.
El resultado final de todo ejercicio contable, de los principios aplicables y de los procedimientos de registro desarrollados, son los estados financieros en donde se registran los juicios y criterios que una gerencia tiene de una entidad. Los estados financieros deben reflejar razonablemente las cifras de la situación financiera y de resultados de una empresa con base en ellos tomar una serie de decisiones que son absolutamente cruciales para usuarios tanto internos como externos. Tres estados financieros son básicos para cualquier entidad: 1. Balance general. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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2. Estados de resultados. 3. Estado de movimiento del efectivo. Es el que muestra la situación financiera de una entidad a una fecha determinada. Este tiene dos secciones que contrapesan; primero: se listan los activos que representan los recursos con que cuenta la empresa para poder actuar, es decir, los bienes y derechos que posee la empresa. Por otro lado se listan los pasivos y el capital contable, que representan las obligaciones que tiene la empresa con terceros y con sus propietarios, es decir, los que poseen la empresa. Es el que refleja todos los ingresos, costos y gastos que corresponden a un periodo determinado. La utilidad neta o la pérdida neta del periodo se muestra en la últimalínea de este. Este también debe reflejar las operaciones realizadas durante un periodo conforme a los PCGA. Tiene el objetivo de proporcionar la información referente a los ingresos y desembolsos de efectivo relacionados a una entidad para un periodo determinado. Este estado segrega las operaciones de una empresa en tres tipos de actividades: operacionales, de financiamiento y de inversión.
1. Implica claridad y orden ya que los PCGA son las normas por la que deben guiarse todas las operacione s contables y si no se hacen nuevos pronunciamientos se van quedando a tras porque todo va cambiando y como va avanzando la tecnología deben de adecuarse a los nuevos tiempos. Es considerado el padre de la contabilidad, fue el creador del método de la partida doble que es como es trabaja la contabilidad. Son aquellas normas y reglas de carácter general o específico emitidos por entidades de la profesión contable y que son aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad. Surge como una necesidad de informar con mayor claridad la información financiera y los resul tados de una entidad. Sus objetivos básicos son: 1. 2. 3. 4.
Uniformar los criterios contables. Establecer tratamientos especiales a operaciones especificas. Orientar a los usuarios de los estados financieros. Sistematizar el conocimiento contable.
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Están: 1. Los principios contables básicos. 2. Los aplicables a partidas especificas. 3. Los relativos a estados financieros Son los lineamientos que regulan la manera en que se cuantifica, trata y comunica la información financiera por parte de los profesionales de la contabilidad, se puede decir que, de alguna manera, constituyen la ley reglamentaria del contador.
El ARB-45 es el procedimiento contable y los procedimientos o métodos que se derivan de su aplicación son: 1. Método del porcentaje de terminación. 2. Método del contrato terminado.
1. El del porcentaje de terminación. 2. El del contrato terminado. En el método del porcentaje de terminación los ingresos se registran en la medida en que la utilidad se considera realizada mientras que en el método del contrato terminado la utilidad se registra cuando se termina en contrato.
Tres estados financieros son básicos para cualquier entidad: 1. Balance general. 2. Estados de resultados. 3. Estado de movimiento del efectivo.
es el que muestra la situación financiera de una entidad a una fecha determinada. Este tiene dos secciones que contrapesan; primero: se listan los activos que representan los recursos con que cuenta la empresa para poder actuar, es decir, los bienes y derechos que posee la empresa. Por otro lado
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se listan los pasivos y el capital contable, que representan las obligaciones que tiene la empresa con terceros y con sus propietarios, es decir, los que poseen la empresa.
es el que refleja todos los ingresos, costos y gastos que corresponden a un periodo determinado. La utilidad neta o la pérdida neta del periodo se muestra en la últimalínea de este. Este también debe reflejar las operaciones realizadas durante un periodo conforme a los PCGA.
Tiene el objetivo de proporcionar la información referente a los ingresos y desembolsos de efectivo relacionados a una entidad para un periodo determinado. Este estado segrega las operaciones de una empresa en tres tipos de actividades: operacionales, de financiamiento y de inversión.
Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan los empleados para poder responder entre otras las siguientes interrogantes: ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿con que frecuencia?, o ¿por autorización de quien? Se llevan a cabo los procesos. La necesidad de establecer manuales administrativos surge por varias razones y llevan a las organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los procedimientos que se siguen en el desarrollo del trabajo diario.Los manuales dentro de una empresa tienen una gran importancia como herramienta para el manejo y planificación de los recursos, organizacionales sean estos recursos humanos o materiales.
La necesidad de documentación surge como respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento organizacional. Mediante el proceso de documentación, todas las actividades son planeadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información. La documentación de los sistemas se realiza por las siguientes razones: Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización. Instituir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad. Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados. Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional. Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa. Normalizar el desarrollo de las tareas. Servir de guía para el entrenamiento del personal de reciente ingreso. Al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles delos manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organización ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluación, control y análisis de la empresa en términos, por ejemplo, de la eficiencia operacional. Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales: De desarrollo. De implantación. De mantenimiento. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Están representados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como: Planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar, tiempo adicional en que deban incurrir los empleados en sus horas laborales diarias para participar en el proyecto y cualquier costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de documentación. Están representados por todos aquellos cotos necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales y darles vigencia y uso a todos los niveles que apliquen en la organización.
Están representados por la actualizaciones periódicas que normalmente tienen los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por innovaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgación de leyes.
Dentro de las técnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada uno para un determinado fin. Una de la clasificación en el contexto de la organización es la siguiente:
De sistemas, métodos y procedimientos manuales. De sistemas computarizados.
Bajo este esquema podemos subdividir los manuales siguientes:
Manuales de técnicas. Manuales de actividades. Manuales de organización. Manuales de políticas. Manuales de normas y procedimientos. Son aquellos en los cuales se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica específica. Muestra todos los pasos a seguir en diferentes situaci ones de trabajo. Incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización desde un punto de vista formal.
Documenta todas las guías de acción generales que tiene una empresa en distintas áreas tales como: recursos humanos, mercadeo, finanzas, producción y otras. Las políticas se enuncian en forma declarativa y deben guiar la pauta de acción de los empleados para cada una de las áreas que se desee documentar.
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Detalla todos los procedimientos que se viene realizando en la empresa. Este tipo de manuales establece las pautas específicas acera de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización.
Documentan los sistemas que contemplan el uso significativo de un computador en un alto número de operaciones u procedimientos. Dentro de esta clasificación podemos encontrar manuales de:
Usuario. Operación. Documentación de sistemas.
Explica en forma general como funcionas un sistema mecanizado e instruye al usuario sobre la forma de interactuar con el sistema, es decir, le informa como puede utilizar y obtener del sistema la información que requiere. Son similares a los manuales de usuario, la diferencia radica en el mayor nivel de detalle que muestran los manuales de operación de sistemas. Este por lo general es por lo general utilizado por usuarios externos en el manejo de un sistema. Plasma todo el proceso de análisis y desarrollo de un sistema que forman parte del siclo de vida y desarrollo de los sistemas (CVDS). Estos sirven para efectuar modificaciones y mejoras en los sistemas y representan una de las herramientas críticas para ser usadas por los analistas y programadores. Estos a su vez se subdividen: estos especifican la forma en la cual están organizados los datos en el computador. estos muestran todos los aspectos referentes al procesamiento que se le dan a los datos de un sistema. muestran los reportes y como fueron diseñados, sean estos consultados por pantalla o sean reportes impresos.
Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal de departamento de contabilidad. Especialmente los manuales aplicables en el área contable son: o o o
De políticas contables. Del código contable o de cuentas contables. Del normas y procedimientos contables. Detallan todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con los PCGA y ello debe ser declarado en los manuales.
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Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el en el orden que son representadas las partidas en los estados financieros y a las que son asociadas. En los manuales de políticas de contabilidad, se establecen dos subdivisiones: Políticas generales de contabilidad. Políticas especificas de contabilidad. Son declaraciones que enuncian la aceptación de los PCGA, alguno de los cuales fueros explicados en el capitulo anterior, una entidad debe adoptarlos y declararlos.
Se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones y transacciones de partidas específicas de los estados financieros. Estas pueden ser enunciadas con base en el orden de presentación de las partidas en l os estados financieros.
A veces este tipo de manual también es denominado manual de codificación de cuentas, clasificador de cuentas o sencillamente manual de cuentas. Este manual detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debatan o se acreditan. Este tipo de manual es uno de lo que tiene mayor uso en el área contable y que ayudan a explicar los movimientos que se manejan por cada una de las cuentas. Los movimientos débitos y créditos, establecen la naturaleza final del saldo de cada cuenta.
Detalla todos y cada uno de los procedimientos contables. Este también puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un determinado procedimiento. Igualmente este tipo de manuales debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.
Porque mediante esta todas las actividades son planeadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información. 2) Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización. Instituir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad. Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados. Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional. Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa. Normalizar el desarrollo de las tareas. Servir de guía para el entrenamiento del personal de reciente ingreso. Al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles delos manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organización ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluación, control y Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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análisis de la empresa en términos, por ejemplo, de la eficiencia operacional. Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales: De desarrollo. De implantación. De mantenimiento. Están representados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como: Planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar, tiempo adicional en que deban incurrir los empleados en sus horas laborales diarias para participar en el proyecto y cualquier costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de documentación. Están representados por la actualización periódica que normalmente tienen los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por innovaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgación de leyes. El manual para conectar la impresora. Incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización desde un punto de vista formal.Para la elaboración de este se utilizan las siguientes herramientas gerenciales: organigramas y descripciones de cargos. Documenta todas las guías de acción generales que tiene una empresa en distintas áreas tales como: recursos humanos, mercadeo, finanzas, producción y otras.Las políticas se enuncian en forma declarativa y deben guiar la pauta de acción de los empleados para cada una de las áreas que se desee documentar. Documentan los sistemas que contemplan el uso significativo de un computador en un alto número de operaciones u procedimientos. Dentro de esta clasificación podemos encontrar manuales de: Usuario. Operación. Documentación de sistemas.
Estos debe ser descritos de acuerdo con el esquema responsable/acción, según se explico y cada procedimiento debe tener anexo su correspondiente flujograma, de tal forma que un usuario pueda comprender en forma gráfica cada procedimiento escrito bajo el esquema de responsable/acción. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal de departamento de contabilidad. Especialmente los manuales aplicables en el área contable son:
De políticas contables. Del código contable o de cuentas contables. Del normas y procedimientos contables.
Documentar todas las guías de acción generales que tiene una empresa en distintas áreas tales como: recursos humanos, mercadeo, finanzas, producción y otras. Este manual detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debatan o se acreditan. Este tipo de manual es uno de lo que tiene mayor uso en el área contable y que ayudan a explicar los movimientos que se manejan por cada una de las cuentas. Los movimientos débitos y créditos, establecen la naturaleza final del saldo de cada cuenta. 14) Detalla todos y cada uno de los procedimientos contables. Este también puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un determinado procedimiento. Igualmente este tipo de manuales debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.
Un sistema de información contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y no alguno de ellos aisladamente: Hardware donde se procesa la información Software propiamente dicho Recursos humanos Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.
La información contable es la base para tomar decisiones en distintas áreas.
Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un periodo determinado.
En un sistema contable se realiza a través de un comprobante de diario. Cada comprobante contiene dos o más registros, sean débitos o créditos. Los registros débitos o créditos se denominan asientos de diario. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: Manuales
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Mecanizados
un comprobante manual implica necesariamente que los registros en el realizado, sean conformados o validos a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos.
debe indicarse la fecha en que realmente se efectuaron o realizaron las transacciones o registros.
debe asignarse un número al documento, debe ser una secuencia para aquellos sistemas que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de operación contable. Es conveniente tener un al momento de ingresar los datos, ósea un concepto o descripción, deberá expresar en forma concisa a que se refieren los registros que detallan en el cuerpo del comprobante de diario
Esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes diario, sea diskette o cinta magnética.
Esta verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para el control de los datos desde el punto de vista de su consistencia. Un aspecto importante en todo sistema contable, es asegurar que no fallan los controles sobre la integridad de los datos. Siempre tener presente no cometer errores en las transacciones, ya que esto puede afectar los estados financieros.El control sobre los datos debe efectuarse en todas las etapas relacionadas con el tratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes. Todos los errores deben ser detectados en el momento de validación. Al tratar sobre la validación de los datos, debe ponerse énfasis no solo en el tipo de control, sino en la calidad de los procedimientos manuales que se establezcan para realizarlos.Un programa de validación debe estar en la capacidad de poder determinar si un comprobante no ha sido grabado en el sistema, para esto el programa debe verificar secuencia numérica de estos documentos. En la fase de la validación de los datos se producen , que son reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cu ales se tiene algún tipo de discrepancia u observación. La implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes de registros; es decir, al final del día.En lugar de actualizar la información asiento por asiento, todos los débitos y /o créditos son actualizados una vez acumulados una cierta cantidad de comprobantes. Un proceso de actualización de registros en un sistema contable, consiste en el traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de las cuentas de mayor. Previo a la actualización de los saldos del mayor, la información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras: Interactivamente En lote La actualización interactiva hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el operador está grabando en e l detalle de cada una de las transacciones. Debido a que la actualización interactiva es realizada en el momento en que el operador graba los movimientos, la información debe ser Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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validada totalmente en el momento que es capturada. Una actualización bajo este esquema requiere que se tengan controles fuertes sobre todo el proceso.
La emisión de reportes es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y actualizada. Respecto a la opción de generador de reportes, es conveniente realizar las siguientes observaciones: Cuadre de totales: los totales para las cuentes de detalle pueden ser generadas automáticamente por el computador, pero en algunos casos los totales pueden ser obtenidos tomando el código de una cuenta mayor hasta un nivel determinado, en estos casos si el usuario agrego un código de mayor al catálogo de cuentas y posee movimientos con saldo y no fue agregada a la estructura correspondiente en el generador de reportes, con toda seguridad que los totales de las cuentas de detalle no coincidirán con la sumatoria de los mismos, por lo que tal diferencia no puede ser atribuida al sistema, sino al usuario que no actualizo las definiciones correspondientes en la estructura del reporte.
debe tenerse cuidado en colocar títulos que realmente denoten o expresen la información contenida en el reporte financiero y las fechas para las cuales se está emitiendo el reporte.
es posible que debido a la cantidad de cifras o dígitos involucrados o por cualquier otra razón, se requiera presentar las cantidades o saldos en unidades de miles.
otra opción que incluyen los programas de contabilidad es la opción de índices financieros, que se calculan con base en los saldos que presenten las cuentas de mayor a una fecha determinada. Algunos de los índices más comunes son: Índice de solvencia Prueba del acido Rotación de cuentas por cobrar Rotación de inventarios Capital de trabajo Margen de utilidad bruta Rendimiento sobre la inversión Días de ventas en los inventarios Rotación de cuentas por pagar Días de gastos Promedio diario de compras Promedio diario de ventas
Índices financieros calculados por un sistema contable deben efectuarse las siguientes observaciones:
aun cuando formalmente, desde el punto de vista de la literatura contable el cálculo de índices financieros está claramente definido, se pueden presentar algunas situaciones en las cuales, el cálculo de un índice requiere ser modificado por criterios específicos aplicados por una empresa. En este caso no se podrán modificar los índices, sino en forma manual e indicar en una nota los criterios utilizados para su cálculo.
a veces se piensa que la generación de información errada es culpa del sistemas, realmente esto no es así ya que si la data es adecuadamente validada es casi imposible que
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un computador desde el punto de vista de hardware, modifique algo ya previamente almacenado o que haga algo que no se le haya instruido. Desde el punto de vista del software, el computador lleva a cabo las instrucciones que a él se le dan y no más allá de eso.
una alternativa para un software contable, es la emisión de gráficos de barras, de línea, de puntos y otros. Cabe destacar que en este caso, es conveniente explicar claramente el contenido de los gráficos, unidades de representación y periodo o periodos que abarcan.
Una de las ventajas que brinda un computador, es la alta capacidad de cálculo y tratamiento de los datos en grandes volúmenes. El procesamiento de la información consiste en realizar las siguientes operaciones en un sistema: Operaciones de entrada Operaciones de procesamiento Operaciones de almacenamiento de datos Operaciones de salida Operaciones de mantenimiento de los datos Cuando se están evaluando las operaciones de entrada de información al sistema contable, debemos tomar en cuentas las dos modalidades de ingreso de datos y sus ventajas y desventajas. Estas formas de procesar datos las podemos clasificar en: procesamiento en lote y procesamiento interactivo.
También conocido como , se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para su posterior tratamiento y/o procesamiento.
Es una forma de procesar la información en un sistema de cómputo que consiste en actualizar la información de forma inmediata en los archivos de datos. La mayor ventaja de un sistema interactivo es la rápida capacidad de respuestas que tiene el sistema ante el ingreso de un dato específico. Cuando la información de un sistema contable es procesada en forma interactiva en el momento que se afecta una cuenta, en ese instante el saldo del mayor se actualiza. Los sistemas interactivos, son llamados sistemas on-line o sistemas en línea.
cuando la planta o almacenes reciben la materia prima.
cuando el departamento de producción necesita materias primas para la iniciación, continuación o terminación de un producto. cuando producción finaliza algún lote de inventarios para la venta. Un sistema interactivo registra y actualiza las operaciones en el momento en que se realizan, por lo que la mayor ventaja es el tiempo de respuesta que tiene en comparación con l os sistemas en lote.
Dentro de todo el proceso de mecanización de las operaciones mercantiles, los sistemas administrativos han venido a satisfacer una gran cantidad de requerimientos de información a todos los niveles. Un sistema que es bueno o funciona bien en una empresa, lo será en otras. El mercado de sistemas computarizados le ofrece a las compañías, muchas alternativas a elegir entre distintos sistemas contables con disimiles características.
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La primera forma como se procesó la información financiera fue a través de sistemas que no tenían algún tipo de transferencia automática de información, esto se debía entre otras razones a la poca capacidad de procesamiento y almacenamiento de las primeras computadoras. Un se caracteriza por procesar la información en forma individual y no compartir y/o transferir información con otros sistemas.
cada módulo independiente debe generar al cierre de cada mes, un listado resumen de la información a ser transferida al sistema contable, para el caso del módulo de cuentas por cobrar el sistema deberá generar resúmenes o totales. el registro contable no varía, la diferencia se presenta debido a que el medio por el cual se los datos es, por lo general un diskette o cinta magnética.
transfieren
2.
Hardware donde se procesa la información Software propiamente dicho Recursos humanos Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.
Sí, porque estos procedimientos no han sido eliminados totalmente en los procesos contables, así como manualmente, ya que solo es que estos facilitan el trabajo más rápido, pero también se necesita que estén bien hechos y tener una seguridad de ser guardado correctamente. actualización de registros y emisión de reportes.
de comprobantes iguales.
Ingresos de datos, validación de datos,
Es de no permitir grabar información con fechas de operación y números
Mecanizados y manuales. debe identificarse la fecha en que realmente se efectuaron o realizaron las
transacciones. debe asignarse un número al documento, el cual deberá ser consecutivo para aquellos sistemas que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de operación contable. 7.
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No
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Consiste en que se puede tener un registro y llevar el control de las cuentas en diversos tipos de moneda ya sea extranjera o de curso. Las Partidas o Comprobantes de Diario tienen como propósito registrar cada operación que se realiza en una empresa o negocio, ya sea de carácter comercial, industrial o de servicio. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: manuales y mecanizados. Son reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se tiene algún tipo de discrepancia u observación. De dos formas: hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones. los datos se acumulan, se validan y luego son actualizados Listado de comprobantes- Análisis de cuentas - Balance de comprobación- Estado de ganancias y pérdidasBalance general- Estado de flujo de efectivo. Algunas veces un gerente contable o gerente de presupuesto, requiere que al información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad, un software debe tener incorporada la opción en la que el usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa para un gerente de presupuesto ya que le permitirá presentar la información contenida en la base de datos contable, de acuerdo con el nivel de detalle que requiera. En todo caso esta opción consiste en generar un reporte que ayude a los gerentes a la toma de decisiones o a la comparación de funciones entre actividades o departamentos.
Índice de solvencia, prueba del ácido, rotación de cuentas por cobrar, rotación de inventarios, capital de trabajo, margen de utilidad bruta, rendimiento sobre la inversión, días de ventas en los inventarios, rotación de cuentas por pagar, días de gastos, promedio diario de compras, promedio diario de ventas. En la contabilidad funciona la organización, desde un diario general hasta los estado financieros, ósea clasificar adecuadamente las cuentas da buenos resultados, su importancia es que facilidad la claridad ordenada y muestra la secuencia de cada una de las cuentas. Es más fácil de entender para los usuarios. El se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para su posterior tratamiento y/o almacenamiento.Encambio el es una forma de procesa la información en un sistema de cómputo que consiste en actualizar la información de forma inmediata en los archivos de datos. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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La ventaja que brinda un computador, es la alta capacidad de cálculo y tratamiento de los datos en grandes volúmenes. Al almacenar puede corregir cualquier error y modificarlo, pero su desventaja es que no se actualizan ahí mismos, sino que tienen que almacenarse y luego ir actualizándola, ose quita tiempo. Sus ventajas es que no almacena, sino que actualiza inmediatamente, es más rápido, pero sus desventajas es que por causar de actualizar inmediatamente se pueden cometer errores y no percatarse de ellos. Sistema independiente procesa la información en forma individual y no comparte y/o transfiere información con otros sistemas. En cambio los integrados procesan la información en forma dependiente.
Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable sería imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de algunas formas. Un computador únicamente puede identificar y operar los datos si estos han sido previamente almacenados bajo un esquema lógico de organización. Los factores a considerar para la selección de un determinado método de codificación son: el sistema elegido debe cumplir con los requerimientos de procesamiento de información y en segundo término, prever si los códigos serán procesados manualmente o a través de un computador.
1.
significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto.
2.
que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa. Un código conciso establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión. para que un código se considere significativo, el mismo debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que se están modificando. De esta forma, se podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando. La operatividad de un sistema de codificación implica que los códigos definidos pueden ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operatividad.
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consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un número predeterminado.
Ventaja: Útil en listas cortas Desventaja: No se pueden formar grupos para clasificar los elementos.
representa una derivación del secuenciar ya que bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos que identifiquen una característica del elemento a codificar.
Ventaja Útil en el procesamiento de listas cortas. Desventajas Pueden presentarse problemas de flexibilidad. otra derivación de la codificación secuencial y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o características homogéneas. Ventajas Facilidad de expansión Rapidez en el procesamiento de los datos
Desventajas Si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden presentarse problemas de expansibilidad y confusión en su uso. se asigna un código alfabético tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la lista.
Ventaja Útil en el procesamiento de listas cortas Desventajas Pueden presentarse de expansibilidad si la estructura del código no es adecuadamente definida.
Consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado, por el computador, ello para asegurar la validez de los datos que ingresan al sistema. Nace a raíz de los errores que pueden producirse en el ingreso de los datos.
Transcripción. El error consiste en escribir un carácter equivocado al transcribir el código en la posición del carácter correcto. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Transposición simple o doble: consiste en la inversión de dos dígitos adyacentes. Error al azar: es una combinación de los dos errores explicados anteriormente.
consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra. No se debe suprimir la primera letra, sea esta una consonante o una vocal.
Ventajas Facilidad en su aplicación. Desventajas Uso limitado Requiere conocimiento del método para que tenga significado.
es un método que codifica los nombres de los elementos de acuerdos con su sonido. También es conocido como “método soundex”. Debe mant enerse la primera letra de la palabra, sea vocal o consonante.
Ventaja Útil para una búsqueda alfabética en una lista Desventaja Aplicable a situaciones muy específicas.
consiste en la asignación de unas líneas y espacios de distintos anchos que son impresos a un producto. La aplicación práctica más evidente está representada por el control que puede tenerse sobre los inventarios, lo cual permite fácilmente controlar mejor tales activos a través de la identificación óptica del producto.
Todo código contable debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa y, además, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que pueden presentarse. Un principio que debe tenerse en cuenta para diseñar un código de cuentas, es la sencillez del mismo, sin perder de vista en sentido común.
que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios.
Es un sistema internacional de normas para homogeneizar la numeración de todos los productos de gran consumo.
Identifica la unidad del producto en forma biunívoca Permite una identificación válida internacionalmente. Por su configuración es capaz de generar información instantánea en el punto de vista.
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Indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión. La situación ideal u objetivo de todo sistema contable desde el punto de vista de la clasificación que deben recibir las partidas en los estados financieros es la de elaborar estos en forma directa a partir de las cuentas que conforman las cifras en un balance de comprobación.
La jerarquización de un código contable debe establecer sub divisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido.
Uno de los aspectos importantes para el diseño del código de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza. Generalmente los sistemas de contabilidad mecanizados proveen el suficiente espacio de posiciones para las descripciones o denominaciones de las cuentas.
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Consiste en unir tales conocimientos básicos con toda la teoría contable, a fin de diseñar correctamente el código de cuentas. Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancias y pérdidas. Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas. Una vez realizado el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el código contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría contable y las necesidades de información de la empresa.
Los métodos de codificación permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad comprenden una serie de elementos que funcionan en forma coordinada, desde la simple aplicación del principio de partida doble, hasta la automatización de las operaciones financieras en una empresa. Características que identifican y/o definen a la contabilidad: Clasificación, registro, resumen, sistematización, estructuración, análisis, interpretación. Todas estas acciones son llevadas a cabo para que un sistema contable mecanizado pueda producir información organizada de acuerdo con los requerimientos de los usuarios. Antes de registrarse, toda transacción debe ser clasificada para poder ordenarse; previamente, debe haberse definido cuál o cuáles serán los métodos de codificación que se utilizaran en el proceso de clasificación. Otras de las características de la labor contable es la , lo cual significa que las transacciones deben estar organizadas de tal forma que su acceso y procesamiento no se dificulte, sino sea de rápida interacción y respuesta para el usuario.
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En este capítulo trata de la importancia que tiene los métodos de codificación para el procesamiento de las transacciones y operaciones que se puede manejar una Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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compañía. El grado actual de sistematización requiere que el contador efectué definiciones previas la instalación de un software contable. Permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad comprenden una serie de elementos que funcionan en forma coordinada, desde la simple aplicación del principio de partida doble, hasta la total automatización de las operaciones financieras en una empresa.
Son muy útiles al momento que se realizan las transacciones en una entidad económica y ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados al tomar las decisiones en relación condicha entidad económica. Primer objetivo es estudiar los distintos sistemas de codificación existentes y aplicables a las operaciones contables y financieras.Segundo objetivo es unir la aplicación de los métodos de codificación con la teoría contable, a través de la adecuada clasificación de las operaciones reflejadas en lo que representa la columna vertebral del sistema contable: EL CODIGO DE CUENTAS. ¿
significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa. Un código conciso establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión. Para que un código se considere significativo, el mismo debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que se están modificando. De esta forma, se podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando. La operatividad de un sistema de codificación implica que los códigos definidos pueden ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operatividad.
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consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un número predeterminado.
Ej: código nombre del elemento 01. Cuentas por cobrar Eduardo Díaz 02. Cuentas por cobrar Raúl Castro 03. Cuentas por cobrar Adriana García 04. Cuentas por cobrar Víctor Bolívar.
representa una derivación del secuenciar ya que bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos que identifiquen una característica del elemento a codificar.
Ej: código nombre del elemento explicación 01. Televisor 12 01 al 06 02. Televisor 16 televisores otra derivación de la codificación secuencial y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o características homogéneas. Ej: código nombre del elemento 02-000-000-000 pasivo 02-001-000-000- pasivo circulante 02-001-001-000 cuentas por pagar proveedores 02-001-001-001- cuentas por pagar Ferretería el Clavo
se asigna un código alfabético tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la lista.
Ej: cuando lo representa las placas de los carros. XEH 301
combinación de números y letras para identificar por varias características cada uno de los elementos.
Ej: código nombre del elemento. NT670151 Neumático tabular tamaño 670*15 banda blanca
Consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado, por el computador, ello para asegurar la validez de los datos que ingresan al sistema. Nace a raíz de los errores que pueden producirse en el ingreso de los datos. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Transcripción. El error consiste en escribir un carácter equivocado al transcribir el código en la posición del carácter correcto. Transposición simple o doble: consiste en la inversión de dos dígitos adyacentes. es una combinación de los dos errores explicados anteriormente.
consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra. No se debe suprimir la primera letra, sea esta una consonante o una vocal.
Ej: código nombre del elemento. PRZ PEREZ GDG CODIGO ALFR ALFARO
es un método que codifica los nombres de los elementos de acuerdos con su sonido. También es conocido como “método soundex”. Debe mantenerse la primera letra de la palabra, sea
vocal o consonante. Ej: código nombre del elemento. 1. JA-0202 2. KLO-5896 De barras: consiste en la asignación de unas líneas y espacios de distintos anchos que son impresos a un producto. La aplicación práctica más evidente está representada por el control que puede tenerse sobre los inventarios, lo cual permite fácilmente controlar mejor tales activos a través de la identificación óptica del producto. o
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Ventaja: Útil en listas cortas Desventaja: No se pueden formar grupos para clasificar los elementos. Ventaja Útil en el procesamiento de listas cortas. Desventajas Pueden presentarse problemas de flexibilidad.
Ventajas Facilidad de expansión y rapidez en el procesamiento de los datos Desventajas o Si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden presentarse problemas de expansibilidad y confusión en su uso. o
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Ventaja Útil en el procesamiento de listas cortas Desventajas Pueden presentarse de expansibilidad si la estructura del código no es adecuadamente definida. Ventajas Facilidad en su aplicación. Desventajas Uso limitado requiere conocimiento del método para que tenga significado. Ventaja Útil para una búsqueda alfabética en una lista Desventaja Aplicable a situaciones muy específicas. Es un código que debe estar diseñado de tal forma que cumplan con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa y, además cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. clasificación, jerarquizado, claridad en las descripciones.
Flexibilidad, adecuada
es un bien que la empresa posee y que puede convenirse en dinero u otros medios líquidos equivalentes. consiste en las deudas que la empresa posee, recogidas en el balance de situación, y comprende las obligaciones actuales de la compañía que tienen origen en transacciones financieras pasadas. El patrimonio es el conjunto de bienes y derechos, cargas y obligaciones, pertenecientes a una persona, física o jurídica. son uno de los instrumentos que utiliza la Contabilidad para clasificar los elementos u operaciones que realiza una empresa y que no modifican su estructura financiera. Se utilizan generalmente para registrar un movimiento de valores cuando este no afecte a los estados financieros de la entidad. Son todos los aumentos brutos del patrimonio originados directamente en el desarrollo del objeto social del ente, distintos de los aumentos en los aportes de los propietarios. Expresión usada en el contexto de la administración, organización de la Empresa, negocios y gestión. Son las erogaciones que están directamente relacionadas con la operación de ventas. Como ejemplo se citan: fletes, sueldos y Comisiones de vendedores. hace referencia al dinero desembolsado por una empresa u organización en el desarrollo de sus actividades. Los gastos operativos son los salarios, el alquiler de locales, la compra de suministros y otros. : pueden consistir en gastos o inversiones. Cualquier partida u operación que afecte los resultados de una empresa aumentando las utilidades o disminuyendo las pérdidas.
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es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.
: En este concepto se encuentra clasificado la parte del Activo que dispone la Empresa para ser utilizados inmediatamente para hacer frente a sus obligaciones de pago. Comprende valores que se convertirán en dinero en breve plazo y créditos que no producen directamente rendimientos, sino que entraron al negocio o se establecieron en virtud de las transacciones mercantiles. Elementos del activo de una empresa, susceptibles de hacerse líquidos en el corto plazo. Lo más habitual es referirse con este término a todas aquellas deudas que los clientes y los deudores de la empresa mantienen con ella. Está integrado por valores cuya recuperabilidad está condicionada generalmente, por el transcurso del tiempo, es el caso de inversiones realizadas por el negocio y que en un lapso se convertirán en gastos. Así, se pueden mencionar los gastos de instalación, las primas de seguro, etc. es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no puede convertirse en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta. Son ejemplos de activos fijos: bienes inmuebles, maquinaria, material de oficina, etc es definido por su propio nombre, es decir, no es tangible, no puede ser percibido físicamente. El activo intangible es, por tanto, de naturaleza inmaterial. Por ejemplo, el valor de una marca, que no puede ser medido de manera física. Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. Comprende aquellos bienes para los cuales no se mantiene una cuenta individual y no es posible clasificarlos dentro de las cuentas de activo claramente definidas en el presente plan, tales como: antigüedades, pinturas, objetos de arte.
CAPÍTULO 10 - FORMULARIO Y REGISTRO DE CONTABILIDAD
Imaginar por un momento el volumen de papeles que genera una empresa que tenga 10 empleados comparada con una de 3000 empleados. Como puede suponer, en la primera empresa la complicación de controlar la formación no representa mayores inconvenientes; sin embargo, en la segunda ello no resulta trivial. Esta comparación nos hace reflexionar acerca de la necesidad que tiene toda empresa de implantar un plan para controlar los formularios y la información en ellos contenida. Existen algunas señales que indican la necesidad de plantar el control de los formularios, estas son las siguientes: Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora. Autorizaciones en el cuerpo de formulario que no se entienden. Omisión de detalles importantes para proceder la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Falta de pre numeración. Formularios con espacios reducidos o inadecuados. Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos. Formularios no codificados. Poca estética en el diseño de las formas. Formularios en el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde. Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas, veamos primero las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables para cada una de ellas. o o o o
o o o o o o o o
Área de efectivo Área de compras e inventarios Área de personal Área de distribución y comercialización El manejo del efectivo y las transacciones con las realizadas y todo el proceso que se debe llevar a cabo para su disposición, requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de operaciones: los queestán constituidos por todos los montos que recibe una empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y cualquier cantidad de dinero que reciba por sus operaciones y los constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar al personal, pago de deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general.Debemos tener presente que al implantar controles, el costo de estos no puede superar el beneficio que se espera de los mismos. Algunos de los formularios comúnmente usados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son lo s siguientes: Vales de caja Recibos de caja chica Reposición de fondo fijo Orden de pago Arqueo de fondos fijos Planillas de deposito Avisos de cheques devueltos Movimiento diario de caja
La segunda función que podemos identificar para el control de los formularios, es el .la empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cuánto, cuando, a quien y en qué condiciones se deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e inventarios, deben ser los siguientes: o Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere. Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso. o o Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios, son los siguientes: Requisición de materiales o Órdenes de compra o Entradas al almacén o Salidas del almacén o Tarjetas de inventario o o Notas de entrega de mercancía
Otra de las áreas que podemos identificar como objetivo para ser documentada es el área del personal. Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de recursos humanos o de personal, son los siguientes: Recopilar toda la información referente a los datos del personal. Procesar los ingresos y egresos del personal. Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal. Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño de carrera de personal. En el proceso de manejo y control del personal, se pueden identificar entre otros los siguientes tipos de formularios:
Solicitud de empleo Ficha del trabajador Recibo de pago Planificación de vacaciones Contrato de trabajo Evaluación del personal Requisición de personal Liquidación de prestaciones Control de asistencia Tarjeta de tiempo
Otra área en la cual podemos identificar formularios aplicables a cada uno de los procesos, está relacionada con todo el proceso de ventas y lo que implica las actividades previas y posteriores a la misma. Los formularios que se diseñan para el deben cumplir con los siguientes objetivos: 1. Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas. 2. Controlar el proceso de facturación 3. Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes 4. Cumplir con el manejo de las políticas de inventario Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el manejo de los inventarios, los controles que se plasmen en los formularios deben hacer énfasis en la custodia y protección de tales activos. A continuación nombraremos algunos formularios que deben ser llevados en esta área: Nota de entrega de mercancías Factura Orden de pedido Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Transferencia entre almacenes Cotizaciones Reporte de vendedores Arqueo de facturas
Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al diseño de formularios. Esta sección, se expondrá una serie de herramientas que ayudan a mejorar el proceso para diseñar estos formularios. Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será mejor que el sentido común que se debe aplicar a la elaboración y confección de tales herramientas. Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo a las necesidades de cada negocio. Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes: Sencillez en su diseño Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico. El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en el cual se generan los datos. Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatible.
Cuando una organización crece, se hace sumamente indispensable e importante, el llevar a cabo un plan para el diseño de un sistema de formularios. Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y región que rigen todo el manejo de la información escrita, a través de los documentos en la organización. Para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas: Inventario de formularios Análisis de formularios Clasificación de formularios Codificación de formularios
Los formularios pueden ser clasificados: o o
Simples Compuestos son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta correspondiente. Las cartas son membrete de una empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.
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poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos: De bloques Talonarios Juego listo o snapout Formas continuas Para originar una acción Para registrar una acción Para informar una acción
Una vez que las formas son clasificadas, estas deben ser codificadas con base en los métodos estudiados. Los métodos más utilizados para codificar los formularios son: Método nemotécnico Método de bloques Método alfanumérico Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estén utilizándose de una manera formal o informal, debe procederse a evaluar su utilización. Un formulario consta de dos parte desde el punto de vista de la información que posee: Información impresa o fija. Información variable o para rellenar. El primer paso para diseñar un sistema de formularios en una organización, es el elaborar una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista de formularios deberá tanto los que se encuentran diseñados formalmente, como aquellos que sean hechos de manera informal. En este momento, no procederá una evaluación acerca de la continuación de uno a otro formulario, sino únicamente deberán relacionarse para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificación: Por áreas o secciones Por tamaños Por cualquier característica física Formales e informales
Registros contables Efectuar solicitudes Comunicar ordenes Análisis Elaboración de informes Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Registrar operaciones diferentes a las operaciones contables. Existen algunas señales que indican la necesidad de plantar el control de los formularios, estas son las siguientes: Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora. Autorizaciones en el cuerpo de formulario que no se entienden. Omisión de detalles importantes para proceder la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones. Falta de pre numeración. Formularios con espacios reducidos o inadecuados. Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos. Formularios no codificados. Poca estética en el diseño de las formas. Formularios en el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde. Área del efectivo Área de compras e inventarios Área de personal Área de distribución y comercialización Reposición de fondo fijo Orden de pago Arqueo de fondos fijos Planillas de deposito Sencillez en su diseño Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico. El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en el cual se generan los datos. Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatible. Simples documentos que están representado por una sola forma. Compuestos documentos que están representado en una sola hoja, elaborado bajo un formato. Facilidad para su relleno Reducción de las posibilidades de error Estética Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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Reducción de costos Si
Si se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorar con métodos y procedimientos más adecuados. tiene dos componentes. Sistema de información conjunto u ordenación de elementos organizados para llevar a cabo algún método, procedimiento o control mediante el proceso de información. es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistemas. especifica las características del producto terminado. El primer paso para diseñar un sistema de formularios en unaorganización, es el elaborar una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista de formularios deberá tanto los que se encuentran diseñados formalmente, como aquellos que sean hechos de manera informal. En este momento, no procederá una evaluación acerca de la continuación de uno a otro formulario, sino únicamente deberán relacionarse para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificación: Por áreas o secciones Por tamaños Por cualquier característica física Formales e informales Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estén utilizándose de una manera formal o informal, debe procederse a evaluar su utilización. Un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la información que posee: Información impresa o fija. Información variable o para rellenar.
De la misma manera que otros materiales y productos, los papeles también requieren normas que establezcan características y dimensiones racionales, definiciones sistemáticas y métodos estables de recepción. En argentina, tenemos la norma IRAM 3001, disponible desde hace un cuarto de siglo, y es el mejor instrumento para eliminar los perjuicios de ocasiona la profusión desordenada de tamaños arbitrarios de papeles. Sus formatos concuerdan con las recomendaciones del organismo internacional de normalización ISO, que se siguen casi universalmente y no hay otra norma utilizable. Sorangel Feliz Henriquez 1144236
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: Reducción considerable del desperdicio de papel. Disminución considerable de la inversión en existencias de papel, por reducir la diversidad irracional de sus tamaños a una mínima normalizado. Normalización de los elementos dependientes: sobres, carpetas, etc. Simplificación de las compras. Reemplazo del control aleatorio del exceso de tamaño imprecisos por reglas de recepción sencillas y terminantes. Simplificación del manejo de los papeles y el archivo sistemáticos.
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Sistemas y Procedimientos Contables; Fernando Catacora Carpio.
El Centro de Tesis, Documentos, Publicaciones y Recursos Educativos más amplio de la Red. Monografias.com S.A. disponible en: http://www.monografias.com/trabajos42/pasivos-superavit/pasivossuperavit2.shtml#ixzz3rBYIFUT9.
Razón social
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