UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA
REPORTE III LOS SISTEMAS CONTABLES EN AMBIENTE PED PERESENTADO POR:
ANGELA MARTE
06-2200
ROSALVA RAMIREZ ADRIANA SAVIÑON DURAN
08-0707 08-0621
ISABEL LEONARDO H.
07-2255
ADIZA DIAZ
07-1426
INGRID NUÑEZ
07-3031
MISLEYDI BATISTA P.
07-1359
FACILITADOR:
JOSEFINA OLIVO
SANTIAGO DE LOS CABALLEROS, REPUBLICA DOMINICANA OCTUBRE 1 DEL 20011
INDICE
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TEMA III Los Sistemas Sistemas Contable Contable En Ambiente Ambiente PED PED
Introducción…………………………………………………………! 3.1 Aspectos tecnológicos………………………………………………4 3.1.1 Conceptos básicos………………………………………………...4 3.1.2 Arquitectura de computadores y dispositivos auxiliares………7 3.1.3 Comunicaciones y redes sociales……………………………….9 3.2 Control interno contable bajo ambiente PED……………………13 3.2.1 Objetivos de controles de PED. Necesidades de controles de PED. Contexto................... Contexto................................ ......................... ......................... .......................... ........................13 ...........13 3.2.2 Controles de acceso al sistema. Software y Hardware……...17 3.2.3 Controles sobre la información…………………………………20 3.2.4 Controles sobre la seguridad del sistema……………………..21 3.3 Los sistema contables mecanizados…………………………….22 3.3.1 Definición básica de parámetros. Definición de datos de la empresa. Creación de códigos………………………………………..22 3.3.2 Procesamiento para la captura de datos………………………25 Conclusión………………………………………………………...........32
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INTRODUCCION
A través de la evolución tecnológica debemos destacar la importancia que esta posee en el tiempo actual, tanto así, que la tecnología va cambiando y al mismo tiempo los seres humanos y entidades debemos ir adaptando a cierto cambio, ya que, esta de por si misma cambia constantemente.
El tema a tratar es Los Sistemas Contable en Ambiente De PED, en el cual se darán a conocer los susbtemas que de el se desprenden.
Dando a conocer los distintos controles interno de PED, controles sobre la información, y los controles de accesos ala sistema, entre otros. Este es un tema muy importante debido ha que donde no hay control no hay nada seguro o mejor dicho no hay un funcionamiento que dirija hacia el logro de los objetivos de una organización.
3.1 Aspectos tecnológicos
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En los aspectos tecnológicos debemos destacar la importancia y los avances que los sistemas de informática han representado para el ser humano, ahora no se precisa de tener un espacio físico grande para poder guardar mucha información por lo que gracias a los adelantos que hemos tenido podemos salvaguardar información en un CD o en un pen drive dispositivos de almacenamiento que no necesitan de mucho espacio ni fuerza para tenerlos a mano. Además de reducir el espacio físico y la facilidad del almacenamiento de la información. Las operaciones contables de procesamiento en lote o batch dieron paso al procesamiento interactivo para tratar la información. El poseer maquinas con mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento, no implica necesariamente la generación de la información oportuna, debido a varios factores, uno de los cuales esta representado por la falta de preparación del personal contable en el área de sistemas.
Uno de los ejemplos típicos y fuente de generación de problemas, lo constituyen por ejemplo, las interfases contables, que son programas que se elaboran para transferir información contable desde cualquier sistema hacia el sistema de contabilidad. Es común encontrarse con errores frecuentes en la generación y codificación de los comprobantes contables que son generados por las interfases.
3.1.1 Conceptos básicos
Computadoras
Son maquinas que se utilizan para almacenar y procesar información en forma electrónica mediante instrucciones previamente determinadas; es decir, se le debe decir el que, el como y con que hacerlo.
Errores atribuidos a las computadoras
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Son en realidad errores humanos, sencillamente porque los mismos están diseñados para hacer lo que las personas quieren que hagan.
Existen diversos componentes y elementos para un sistema de cómputo los cuales son de gran importancia conocer entre estos tenemos:
Desde el punto de vista del hardware:
Unidades de Entrada y Salida Son los dispositivos a través de los cuales un computador recibe o envía información desde o hacia el medio ambiente externo. Entre estos tenemos: terminales y teclado, discos magnéticos, unidades de discos compactos, pen drive, scanner, lectora de barras, entre otros.
Unidad Central del Proceso Se encarga como su nombre lo indica, del procesamiento de la información, para llevar a cabo esta tarea, el CPU emplea dos unidades principales a saber:
La unidad de control se encarga de controlar y coordinar la secuencia del juego de instrucciones que son elaboradas por un programa.
La unidad aritmética lógica se encarga de realizar comparaciones lógicas y cálculos de tipo matemático.
Unidad de Memoria Es la unidad donde se cargan y procesan los programas y datos, esta es de carácter volátil, es decir su contenido es almacenado en forma temporal.
Desde el punto de vista del software: 5
Programas de Fuente Es una serie de instrucciones que se le dan a un computador para que procese alguna información bajo un esquema lógico preestablecido.
Lenguajes de Programación Son una serie de instrucciones entendibles por el hombre y a traves de los cuales se le indica al computador la forma en que se requiere sea procesada la información.
Programas fuente Son instrucciones bajo un cierto orden que se le dan a la computadora para que realice algún tipo de tarea, las cuales pueden comprender: operaciones lógicas, de calculo, tratamiento de datos o una mezcla de algunos o todas las nombradas.
Programas Objetos Son las instrucciones compiladas del programa fuente. Un proceso de compilación es el proceso por medio del cual se traspasan instrucciones del programa fuente a instrucciones entendibles por la computadora y las cuales están formadas por una serie de ceros y unos, que constituyen el lenguaje de la maquina.
El lenguaje de la maquina Es una serie de instrucciones de ceros y unos, los cuales son entendibles, por el computador.
El lenguaje simbólico
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Es una serie de instrucciones de maquina que utilizan símbolos nemotécnicos para explicar al computador las acciones a seguir. 3.1.2 Arquitectura de computadores y dispositivos auxiliares El termino arquitectura del computador se refiere a la manera en que ha sido construido un computador para el almacenamiento y procesamiento de información. Cuando hablamos de arquitectura no podemos dejar de mencionar el término configuración, este se refiere al conjunto de dispositivos conectados con el computador. Dispositivos que debe poseer un computador: • • • •
Dispositivos de procesamiento. Dispositivos de almacenamiento. Dispositivos de entrada y salida. Dispositivos de comunicaciones.
Dispositivos de procesamiento. Todo computador debe disponer por lo menos de una unidad central de procesamiento o CPU. El avance de la tecnología ha permitido incorporar varios procesadores en un solo computador, esta tecnología se denomina multiprocesamiento. Dispositivos de almacenamiento. Como su nombre lo indica, su función principal es guardar información. Hay una gran variedad de dispositivos de almacenamiento que son utilizados por las computadoras, sin embargo podemos distinguir dos tipos fundamentales: Almacenamiento Principal: comúnmente conocida como memoria RAM(1), se puede entender como el dispositivo físico que contienen las instrucciones – programa- que va a ejecutar un computador, así como los datos sobre los cuales se va a operar y aquellos que se van obteniendo.
Almacenamiento Secundario: se utiliza para guardar grandes volúmenes de información – datos y programas- en forma no volátil en contraposición a la memoria RAM. Cuando esta información es requerida se lleva a la memoria principal para que sea utilizada por el computador CPU. El almacenamiento de datos a través de dispositivos de almacenamiento secundario, se lleva a cabo a través de archivos de datos.
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Los archivos de datos: son agrupaciones de campos correspondientes a un registro de información relacionada de alguna forma. Los archivos pueden ser: Secuenciales. Indexados. Directos. Por ejemplo, un archivo de datos del libro diario de contabilidad pudiera contener lo siguiente: • • • • • • • • •
Fecha del comprobante. Numero del comprobante. Descripción del comprobante. Código de la cuenta. Monto de la operación. Tipo de movimiento. Numero del asiento. Descripción del asiento. Código de la empresa.
Dispositivos de entrada y salida. Se utilizan para establecer la comunicación entre las computadoras y las personas u otros computadores. Los dispositivos de entrada y salida más comunes son: De entrada:
Teclados. Lectores ópticos. Lectores de caracteres en tinta magnética. Terminales para puntos de ventas y cajeros electrónicos, Sistemas de reconocimiento de voz.
De salida:
Monitores de video. Impresoras.
Dispositivos de comunicaciones. Los dispositivos de almacenamiento, procesamiento y entrada/salida no se encuentran aislados. Existen otros dispositivos que los unen, genéricamente llamados canales.
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Un canal puede consistir en cableado, en un bus de datos, un modem o también puede verse como el medio utilizado para la transmisión de información.
3.1.3 Comunicaciones y redes de proceso de datos Se pueden distinguir dos formas de procedimiento claramente definidas:
· centralizado · descentralizado
Típicamente el procedimiento centralizado esta representado por la existencia de un computador principal- generalmente mainframes- el cual centraliza las funciones de procedimiento de tareas/transacciones de la organización.
Por otra parte, también es posible que existan varios computadores conectados que se encarguen de manera simultánea y tengan la posibilidad de procesar información de manera individual.
El procesamiento descentralizado comenzó a despertar mayor interés en la década de los sesenta, cuando el esquema centralizado era el mas frecuente en las instalaciones de computo, en especial debido a la popularidad de las familias de computadoras IBM/ 360 e IBM/370.
Los sistemas descentralizados se implantan mediante redes de proceso de datos. Estas son simplemente conjuntos de computadoras interconectadas a través de uno o varios canales de comunicación para transmitir información entre ellas. Las más conocidas actualmente son las redes de área local –LAN-, aunque históricamente las redes de amplia cobertura –WAN- fueron las primeras en desarrollarse.
Como su nombre lo indica, las redes LAN están diseñadas para operar en una localidad física de alcance relativamente limitado, como es el caso de un edificio. Se han desarrollado estándares para el diseño de redes por diversos
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organismos, por ejemplo el instituto de ingenios Electricistas y Electrónicos de los Estados Unidos, siendo algunos de los más conocidos el estándar IEEE 802.3- redes ETHERNET- y el estándar IEEE802.5- redes TOKEN RING-. De igual manera ocurre para las redes de amplia cobertura, cuyo diseño permite la comunicación entre localidades distantes, por ejemplo ciudades separadas por cientos o miles de kilómetros, siendo X.25 uno de los estándares utilizados para la transmisión de información.
Paralelamente a la utilizaron de los esquemas descentralizados y a la disponibilidad de tecnología confiable y accesible para muchas organizaciones, ha surgido un paradigma dentro del área informática denominado downsizing.
Básicamente, este concepto plantea la descentralización de los esquemas de procesamiento
en
contraposición
con
la
utilización
de
una
entidad
centralizadora – computador central-. El downsizing tiene repercusiones importantes que van más allá de un cambio de equipos.
Bajo el esquema de procesamiento centralizado, se debe disponer de un equipo suficientemente poderoso para efectuar todas las operaciones de cómputo, típicamente un mini computador o un mainframe de organizaciones medianas o grandes respectivamente. Generalmente la utilización de estos equipos involucra la contratación de personal especializado en las áreas de operaciones, mantenimiento y desarrollo, lo cual se traduce en altos costos. En muchos casos, la organización estaba obligatoriamente ligada al proveedor del equipo cuando era necesario realizar una actualización de su plataforma. Con la introducción del dowsizing, el computador central es reemplazado por varias entidades de procesamiento, típicamente redes de computadores, estaciones inteligentes de trabajo o microcomputadoras, ya que los mismos reúnen una serie de características convenientes para las organizaciones: la amplia
utilización
de
microcomputadoras,
el
aumento
del
poder
de
procesamiento y de su capacidad de almacenamiento de información, así como la disminución de los costos de los mismos.
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Sin embargo, la descentralización del procesamiento también tiene sus desventajas, algunas de ellas tienen que ver principalmente con la seguridad de la información que se almacena y procesa, ya que las microcomputadoras suelen carecer de mecanismos efectivos de protección.
Conectividad/ compatibilidad
Uno de los aspectos mas importantes por considerar en los sistemas de comunicaciones y proceso de datos en el establecimiento de estándares.
Al principio de la era informática los fabricantes estaban mas interesados en producir mejores equipos. Las consideraciones sobre compatibilidad fueron muchas veces relegadas, por lo que era frecuente que equipos del mismo fabricante no pudieran conectarse entre si. El problema era aun mas serio en lo referente al software, ya que frecuentemente un programa podía ser ejecutado en una sola maquina. Probablemente el primer intento exitoso d equipos compatibles fue la familia IBM/360 de mainframes en la década de los sesenta.
Desde aquella época hasta el presente se han realizado enormes esfuerzos para mejorar la conectividad del hardware y la transportabilidad del software. Se ha introducido diversos estándares, de los cuales se nombraron algunos, con el fin de establecer un punto común entre los diferentes productos que los fabricantes ofrecen en el mercado. De esta manera se introduce el concepto de sistemas abiertos.
Un sistema abierto se puede definir como un conjunto de recursos de hardware y software, que han sido diseñados bajo ciertos estándares para operar cooperativamente con otros recursos-hardware y software también de manera transparente. La idea fundamental detrás del concepto de sistemas abiertos es aprovechar la tecnología existente y conectar sistemas prescindiendo de los detalles de funcionamiento interno de los mismos.
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Diseñado inicialmente con fines experimentales, actualmente se utiliza en una amplia variedad de equipos, desde microcomputadoras hasta mainfane. Desde el punto de vista comercial esto constituye una enorme ventaja, además de que el software de aplicación escrito para tales sistemas puede ejecutar en una gran variedad de equipos.
Intercambio electrónico de datos
Mediante el intercambio electrónico de datos se pretende reemplazar las actividades tradicionales de envió de documentos, por ejemplo, para pedidos, facturas, cheques, u otros documentos mediante la comunicación directa entre computadoras, la cual suele ser mas rápida, exacta y económica . Dentro del concepto de EDI se incluyen aspectos relativos a las transmisiones electrónicas que reemplazan al papel, como las normas que rigen tales operaciones.
Algunas de las ventajas de la utilización del EDI incluyen:
· mejora del servicio a los clientes · Reducción de costos · niveles mínimos de inventario · obtener descuentos · mejorar el intercambio de información · Eliminación de transacciones repetidas.
Por otra parte, es necesario implantar los mecanismos de control interno en la utilización de EDI, ya que el acceso no autorizado al procesamiento de transacciones o la modificación de la información representa un riesgo importante para la organización.
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3.2 Control interno contable bajo ambientes de PED
El procesamiento electrónico de datos ha invadido casi todas las actividades que son realizadas por las empresas. El control interno en un ambiente de PED, requiere de personal responsable para su implantación y evaluación, amplios conocimientos de la teoría de controles, del funcionamiento de los equipos de computación, y del hardware mismo. Los sistemas utilizados para el procesamiento de información financiera deben tener inherente un sistema de control que les otorgue un mínimo grado de confianza.
Cuando se están evaluando los controles de un sistema contable, se debe lograr un mínimo de conocimiento del flujo de la información a través del sistema, ello debido a que existen procesos que se ven afectados por controles; estos controles pueden ser ejecutados por una persona, en cuyo caso se denominan controles manuales, o por el computador que constituyen los controles de PED.
3.2.1 Objetivos de controles de PED. Necesidades de controles de PED. Contexto. Objetivos de los controles de PED. Entre las distintas categorías de controles que una organización puede implementar, tenemos aquellas que se relacionan directamente con las aplicaciones que generan información a través de un computador. El objetivo para la implementación de controles dentro de la función de PED es el reducir el riesgo asociado en este ambiente. EL riesgo de PED se refiere a la posibilidad de que la información no cumpla con alguna de sus características básicas, o que pueden verse comprometido por el acceso de personas no autorizadas. El control interno de PED debe ser implantado para la totalidad de los sistemas de información que una organización posee. Un sistema de información que soporte los procesos de un sistema administrativo esta conformado por varios elementos, a saber: -
Hardware. Software o programas, entres los cuales podemos distinguir varios tipos: De aplicación. Del sistema. Utilitario. • • •
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-
Manuales de los sistemas Personal, entre los cuales se pueden distinguir: * Programadores del sistema. * Operadores del sistema. * Soporte del sistema.
- Controles del sistema.
Necesidades de controles de PED. La creciente tecnología, tanto de hardware como de software, ha permitido a las organizaciones mecanizar los diversos sistemas de información y de manera especial, el sistema de información contable. Este fenómeno requiere tomar en cuenta factores que derivan de la naturaleza de las funciones propia de PED.
Aunque los procedimientos de control utilizados en los sistemas manuales no pierde totalmente su vigencia
con la implantación de sistemas
mecanizados, estos son insuficientes o inclusos, llegan a ser inadecuado dentro del contexto PED.
Al mecanizar, los procedimientos contables, es indispensable implantar procedimientos de control que tomen en cuenta la naturaleza de flujo de información, esto obedece a la necesidad de identificar la manera en la cual la información puede y es almacenada o modificada en los registros de computadoras, para así determinar la naturaleza de los controles a implantar.
Es necesario aclarar que la implantación de controles de PED no elimina, sino reduce el riesgo asociado derivado de los ambiente PED. Siempre existirá la posibilidad de que la información manejada por el sistema no llegue
a cumplir
con algunas
de sus características básicas (calidad,
oportunidad, cantidad, y revelación) o que su confidencialidad puede verse de alguna manera afectada. La eliminación del riesgo no se ha logrado, fundamentalmente debido a tres razones:
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•
La información depende del ser humano, el mismo no se comporta de una manera absoluta
en el sentido que sus
acciones no son totalmente previsibles. •
Las empresas se apoyan en la tecnología para almacenar y procesar información.
•
La implantación de controles significa usualmente
un
aumento de costo y en algunas organizaciones, los costos pueden llegar a ser prohibido.
Podemos identificar
distintos tipos de controles internos de PED,
específicamente, podemos enunciar los siguientes:
•
Aplicables a la organización y procesamiento de la información.
Se refieren a aquellos
controles que garantizan la rápida ubicación de la
información y su adecuado procesamiento.
•
Aplicables al desarrollo y documentación de los sistemas.
Están representados por todos aquellos controles que aseguran la adecuada documentación de estos a lo largo de su CVDS, y deben considerar los siguientes aspectos:
* Los cambios importantes deberían adherirse a las políticas establecidas en cuanto al ciclo de vida de un sistema.
* El control de desarrollo de sistemas y cambios de programas debe estar basado en el control de acceso y la organización de bibliotecas.
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*Se debe establecer normas para obtener
un sistema eficaz de
mantenimiento y cambio a programas. •
Aplicable al acceso de la información.
Los controles a la información restringen el uso indiscriminado o no autorizado de la información, debe contemplar lo siguiente:
* Debe considerarse que los programas que procesan información contable estén protegido de cambio no autorizado.
* Deben ser accesados los programas, solo por usuarios con necesidades legitimas.
* Deben establecerse controles de accesos a las bibliotecas.
*
Deben definirse los perfiles
de programadores y operadores,
especialmente los relativos al programador, debido a que frecuentemente no se considera que deben tener acceso restringido.
Contexto
El control interno contable de PED forma parte del ambiente de control interno de los sistemas de información de la organización. El mismo, debe implantarse tomando en consideración
la naturaleza de los sistemas de información,
incluyendo el grado de mecanización del procedimiento de la transacción, la complejidad de la tecnología utilizada y el grado en que la información contable generada depende de PED.
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3.2.2 Controles de acceso al sistema
Los controles de acceso son aquellos que aseguran el uso autorizado de los recursos de PED. Su objetivo es restringir la disponibilidad de los recursos del sistema tanto de hardware como software para que tales recursos, solo sean utilizados por los usuarios autorizados, y por otra parte, que estos puedan acceder aquellas funciones para las cuales han sido autorizados.
Para establecer un esquema de control de acceso, es necesario precisar el significado de algunos términos utilizados anteriormente.
Usuario o sujeto: es toda entidad que intenta realizar alguna actividad dentro del sistema considerando por ejemplo, personas, programas, y dispositivos.
Recurso u objeto: Es todo aquello susceptibles de ser accedido o utilizado, tales como programas, archivos o dispositivos.
Nivel de acceso: Es el conjunto de capacidades que tiene un usuario para realizar una función especifica con un recurso dado.
Una política
de
control de acceso, consiste en establecer los niveles de
acceso que tendrán los diferentes recursos y relacionados con los usuarios, por lo que independientemente de la manera en que se formule, debe responder las siguientes interrogantes:
¿Quién será el usuario de los recursos del sistema, y quien no lo será? ¿Cuales son los recursos a los cuales tendrá acceso, y a cuales no? ¿Qué nivel de acceso le será otorgado a un usuario específico para determinado recurso?
Estas consideraciones deben ser tomadas en cuenta de manera independiente de la instalación, en cuanto al tamaño, tecnología utilizada y otros aspectos relacionados.
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Controles de acceso mediante software
Una vez definida la política de control de acceso, la protección del software se ha realizado tradicionalmente mediante la utilización de calves de acceso y de perfiles asociados a las misma.
La clave consiste en la utilización de una identificación de usuario y una contraseña o clave con la identificación del usuario. El objetivo de la clave de acceso es:
* Identificar el usuario. * Obtener una confirmación de que la identificación utilizada corresponde realmente al usuario que intenta acceder a un recurso dado.
Control de claves de acceso mediante la aplicación
Las claves de acceso se utilizan para proteger los recursos. Existen ciertos aspectos relativos a su implantación que contribuyen con su eficiencia y que se relacionan con su administración, los cuales se presentan a continuación:
Intervalo de duración: basado en la experiencias, se ha comprobado que la seguridad de las claves de acceso disminuyen con el transcurrir del tiempo, es decir, el riesgo de que ellas sean descubierta o adivinadas, aumenta considerablemente a medida que pasa el tiempo.
Longitud mínima: El propósito de establecer una longitud mínima para las claves de acceso se basa en que
mientras mas largas son, resultan más
difíciles para las personas mas autorizadas adivinar o duplicar la clave de otro usuario.
Sintaxis: se puede reforzar la seguridad de las claves si se obliga al usuario a incluir en sus clave caracteres especiales, o una mezcla de números y caracteres alfabéticos.
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Encriptación: las claves de acceso pueden ser encriptadas para aumentar su confidencialidad.
Restricción del número de intentos fallidos: Mediante este mecanismo se fijan un número máximo de intentos infructuosos de un usuario para acceder a los recursos del sistema.
Las matrices de acceso son herramientas utilizadas para establecer el nivel de acceso de los usuarios a los recursos del sistema.
Control de acceso mediante hardware
Adicionalmente a los controles de software, existen algunos mecanismo adicionales de control relacionados con le hardware, especialmente con los terminales. Algunos de ellos son:
Bloqueo de terminales. El bloqueo de terminales se produce cuando un usuario trata de acceder infructuosamente a los recursos del sistema, ingresando incorrectamente su identificación y clave, en este caso, se desactiva su Terminal.
Cerraduras o dispositivo similares. Las cerraduras o dispositivos similares consisten en dispositivos físicos que bloquean el acceso a un determinado recurso.
Confirmación de localidades. La confirmación de localidades, implantada mediante
el retrodiscado, se
emplea para asegurar que el usuario accede al sistema desde una localidad autorizada.
Circuitos de identificación. Los circuitos de identificación consisten e dispositivos electrónicos que son utilizados para verificar el nivel de acceso
a un equipo o software. Estos
dispositivos pueden ser circuitos o llaves electrónicas. 19
3.2.3 Controles sobre la información del sistema
Sistema de Información Efectivo Un sistema de información bien diseñado debe ofrecer: •
Control: Un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
•
Por ejemplo, la mayor parte de las compañías ejercen controles estrictos sobre los desembolsos efectivos para evitar robos mediante pagos no autorizados. También el mantener registros exactos de las cuentas por cobrar es la única forma de asegurar que los clientes se les facture y que reciban los cobros a tiempo. El sistema de contabilidad controla los activos en grados diferentes. Por lo general el control sobre el efectivo es más estricto que el control sobre los suministros y los gastos pagados por adelantado, debido a que el efectivo es más susceptible de robos.
En la mayor parte de las organizaciones es raro que se cambie por completo los sistemas. Por ejemplo puede ponerse en práctica un año un sistema para el control del efectivo y al año siguiente un sistema para el control de los inventarios. En la mayor parte de las organizaciones es raro que se cambie por completo los sistemas. Por ejemplo puede ponerse en práctica un año un sistema para el control del efectivo y al año siguiente un sistema para el control de los inventarios. En un sistema de contabilidad se puede obtener control, compatibilidad y flexibilidad pero eso cuesta dinero. En algún punto el costo del sistema supera sus beneficios.
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El propósito de un sistema de información contable es elaborar los estados financieros y los demás informes usados por los gerentes, acreedores y personas interesadas en evaluar los negocios. Las compañías usan las computadoras para suplir necesidades específicas.
3.2.4 Controles sobre la seguridad del sistema Se entiende por seguridad de la información a todas aquellas medidas preventivas y reactivas del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e Integridad de la misma. El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya que este último sólo se encarga de la seguridad en el medio informático, pudiendo encontrar información en diferentes medios o formas. Para el hombre como individuo, la seguridad de la información tiene un efecto significativo respecto a su privacidad, la que puede cobrar distintas dimensiones dependiendo de la cultura del mismo. En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: la información está centralizada y puede tener un alto valor. Puede ser divulgada, mal utilizada, ser robada, borrada o saboteada. Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo. La información es poder, y según las posibilidades estratégicas que ofrece tener a acceso a cierta información, ésta se clasifica como: Crítica: Es indispensable para la operación de la empresa. Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso. Sensible: Debe de ser conocida por las personas autorizadas
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Existen dos palabras muy importantes que son riesgo y seguridad: Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las empresas. Los riesgos más perjudiciales son a las tecnologías de información y comunicaciones. Seguridad: Es una forma de protección contra los riesgos. La seguridad de la información comprende diversos aspectos entre ellos la disponibilidad, comunicación, identificación de problemas, análisis de riesgos, la integridad, confidencialidad, recuperación de los riesgos.
3.3 Los sistemas contables mecanizados
El Sistema Mecanizado es el uso de máquinas porteadoras de contabilidad, las que mediante un procesamiento mecánico podían ejecutar diferentes tipos de registro en hojas cartulinizadas como auxiliares y mayores, los de balance eran totalmente manuales.
El
sistema Mecanizado es
el
precursor
de los
modernos
sistemas
computacionales. En la actualidad está en total obsolescencia y absoluto desuso.
3.3.1 Parámetros de los sistemas
Es una información que determina el funcionamiento de un programa. También se conoce como argumento. Los parámetros pueden tener valores de todo tipo. Por ejemplo: números y texto.
Sirven para definir los datos a operar indicador de las tareas precisas que debe realizar un programa.
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Los parámetros de los sistemas son: •
Entrada o insumo o impulso: es la fuerza de arranque del sistema, que
provee el material o la energía para la operación del sistema. •
Salida o producto o resultado: es la finalidad para la cual se reunieron
elementos y relaciones del sistema. •
Procesamiento o procesador o transformador: es el fenómeno que
produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. •
Retroacción o retroalimentación o retroinformación: es la función de
retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio. •
Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en
constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas.
Base de datos
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular Características Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar: •
Independencia lógica y física de los datos.
•
Redundancia mínima.
•
Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
•
Integridad de los datos.
•
Consultas complejas optimizadas.
•
Seguridad de acceso y auditoría.
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•
•
Respaldo y recuperación. Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
Código contable
El cuadro de cuentas puede operar hasta con 14 números en parejas o con otra estructura, la cual debe ser definida antes de iniciar la instalación de los mismos. Adjunto encontrará la propuesta hecha por nosotros para un cuadro de cuentas básico, en un nivel de cuentas de control o de mayor. Las cuentas auxiliares o de detalle quedan para ser identificadas por cada empresa de acuerdo con sus necesidades.
0 | 00 | 00 | 00 00 00 00 | A continuación definimos la estructura del Cuadro o Catálogo de Cuentas para cualquier tipo de empresa, bajo los siguientes parámetros: Nivel 1 | Descriptivas | 1 dígito 1-5 | Nivel 2 | Generales o de Actividad | 1 dígito 0-9 | Nivel 3 | Cuentas de Resumen o departamentales | 1 dígito 0-9 | Nivel 4 | Cuentas de Mayor o de Control | 2 dígitos 0 - 99 | Nivel 5 | Subcuentas | 2 dígitos 0 - 99 | Nivel 6 | Cuentas Auxiliares o de detalle | 2 dígitos 0 - 99 |
El primer nivel define las partidas fundamentales de la teoría contable bajo los siguientes parámetros. 1
ACTIVO TOTAL
2
PASIVO TOTAL
3
PATRIMONIO
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INGRESOS O PRODUCTOS 5 COSTOS
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6 GASTOS
El segundo nivel es dependiente del primero, opera con un digito para definir las cuentas por orden de liquidez o de importancia en cada una de las actividades
1 Activo total 1.1 activo circulante 1.2 activo fijo 1.3 otros activos circulante
2 Pasivo total 2.1 pasivo circulante 2.2 pasivo fijo 2.3 otros pasivos
3.3.2 Procesos para la captura de datos
Todo sistema debe estar en la capacidad de permitir grabar los datos de las transacciones que serán procesadas para generar la información requerida por los usuarios. Para capturar la información contable, SISCON la cual es ejecutada mediante la opción Contabilidad/Elaboración de Comprobantes. Al igual que otros sistemas contables, SISCON requiere que se ingrese la información básica para identificar las transacciones 1. Fecha del comprobante 2. Numero del comprobante(generado automáticamente por el sistema) 3. Descripción del comprobante
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la informacion almacenada en el sistema contable tiene mayor utilidada, debido a que se puede emitir reportes contables bajo un esquema y enfoque mas estructurado. Si se requiere listar un lote de comprobantes correspondientes a los pagos realizados a proveedores por un periodo determinado. Se podra realizar sin mayores inconvenientes. Una vez que se grabe la informacion basica, que correspondan a los datos referentes al mismo:
1. Código de la cuenta contable afectada 2. Descripción del asiento 3. Referencia del documento 4. Número de documento (cheque,depósito,factura) 5. Monto de la transacción,débito o crédito
El sitema SISCON posee un sistema avanzado de busqueda para el usuario, de forma que si, al momento de tipear el codigo contable, el usuario no recuerda la cuenta, se puede en el campo de codigo tipear el nombre parcial de la descripcion que corresponde a esa cuenta, y el sistema automaticamente mostrara las cuentas relacionadas a la descripcion que se suministro.
Reportes financieros básicos
La información generada en un sistema, no tiene valor si esta no es mostrada de la forma en que el usuario la necesite, a los efectos de que sea utilizada como una base para la toma de decisiones. SISCON permite la generación de información financiera bajo diferentes parámetros, de tal forma que sea utilizada de acuerdo con las necesidades del usuario.
Listado de comprobantes: es un reporte que muestra todos los registros contables que fueron grabados cronológicamente para un periodo, y ordenados
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bajo algún criterio de selección. El criterio mas utilizado para emitir un listado de comprobantes es el cronológico, es decir de acuerdo a las fechas en que fueron grabados los movimientos.
Consultas de cuentas: El cual señala todos los movimientos de una cuenta especifica para un periodo o fecha solicitada, m ostrando el saldo inicial, débitos y créditos del periodo y el saldo final. Una consulta de cuenta es un reporte que permite analizar todo el movimiento de un cliente, proveedor, empleado o en general, la cuenta que se desee. Debido a la naturaleza cronológica de los registros contables.
Mayor analítico: también llamado diario mayor analítico, el cual muestra en forma detallada los saldos iníciales, finales y los movimientos para todas las cuentas del código contable. Un mayor analítico se caracteriza por ser uno de los reportes que muestra en forma pormenorizada todo el movimiento de las cuentas definidas en el código de cuentas.
Balance de comprobación: Este muestra los saldos de todas las cuentas, pero sin movimiento detallado para cada cuenta.
Balance general: En este se muestra la situación financiera a una fecha determinada para una entidad. En un balance general debe mostrarse las distintas partidas que componen el activo, pasivo y el patrimonio.
Estado de ganancias y pérdidas: muestra el resultado de las operaciones para un periodo determinado. Según las fechas en que sean requeridas por el usuario.
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CONCLUSION
En este tema se ha podido captar la importancia acerca de los avances que los sistemas de informática han representado para el ser humano, ahora no se precisa de tener un espacio físico grande para poder guardar mucha información por lo que gracias a los adelantos que hemos tenido podemos salvaguardar información en un CD o en un pen drive dispositivos de almacenamiento que no necesitan de mucho espacio ni fuerza para tenerlos a mano.
Entre las distintas categorías
de controles que una organización puede
implementar, tenemos aquellas que se relacionan
directamente con las
aplicaciones que generan información a través de un computador. El objetivo para la implementación de controles dentro de la función de PED es el reducir el riesgo asociado en este ambiente. 28
Podemos
identificar
distintos
tipos
de
controles
internos
de
PED,
específicamente, podemos enunciar los siguientes: Aplicables a la organización y procesamiento de la información: Se refieren a aquellos
controles que
garantizan la rápida ubicación de la información y su adecuado procesamiento. Aplicables al desarrollo y documentación de los sistemas. Están representados por todos aquellos controles que aseguran la adecuada documentación de estos a lo largo de su CVDS y Aplicable al acceso de la información. Los controles a la información restringen el uso indiscriminado o no autorizado de la información
Es importante mencionar que la cantidad de controles a implantar en una organización deben estar relacionados directamente con la importancia que se desea realmente controlar
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