Sistemas Contables Automatizados Importancia y uso de estos.
NARVÁEZ VILLAMIZAR, MARCO JOSE. C.I. 26407158. CONTADURÍA PÚBLICA. SECCIÓN “H”. EXP. 62466
Registro de la actividad financiera __________________________________________________________ 3 Clasificación de la información información ____________________________________ _____________________________________________________________ _________________________ 3 Resumen de la información información ______________________________________ _______________________________________________________________ _________________________ 3
SAP ___________________________________________________________ ___________________ _______________________________________________________________ _______________________ 6 A2 ____________________________________________________________ ____________________ _______________________________________________________________ _______________________ 8 MIX NET __________________________________ __________________________________________________________________________ ____________________________________________ ____ 13 SAINT CONTABLE CONTABLE ________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________ 17 GÁLAC _______________________________________________________________________________ 19 ACCASOFT ACCASOFT CONTABLE ___________________________________________________________________ 21 MICROSOFT EXCEL _______________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________ 23 Sistemas Contables Contables Automatizados Propios Propios ______________________________________ _________________________________________________ ___________ 25
INTRODUCCIÓN La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica más pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría pública altamente capacitados. La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. En la Actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena y se presenta la información contable. Esta integración se hace de forma global dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la producción, los inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen información contable necesaria no solo para tomar decisiones necesarias, sino también para la forma de operación diaria de la empresa. Los sistemas contables con el pasar del tiempo se han ido desarrollando de manera tal que conseguimos en el mercado desde grandes sistemas contables pre-desarrollados, hasta programas hechos a medida para cada empresa, e incluso, la utilización de hojas de cálculo de Excel para llevar contabilidades. De modo que, el presente trabajo contiene una visión introductoria en torno a la automatización de los procesos contables, así como su proceso, objetivos, importancia, entre otros aspectos relacionados con el tema.
1
IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS CONTABLES Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la información que se necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma, y en este sentido debemos destacar que los datos que recogen los sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la información legal, financiera y tributaria de la compañía. La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad dependerán de la manera con la cual sean empleados los mismos y este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen encontrarse dentro del esquema funcional de una entidad comercial. Si hablamos más específicamente de las características que poseen los sistemas de contabilidad debemos decir que las mismas se concentran en los objetivos para los cuales son empleados. El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto, los sistemas de contabilidad podrán llevar a cabo el análisis que hace referencia a la razón social, la actividad, la ubicación física, y los recursos totales que utilizará la empresa. En segundo lugar tiene como tarea la elaboración de un informe preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa, verificando la aplicación de las normas legales correspondientes e implementando diferentes metodologías para lograr una mejor y más eficiente recopilación de la información, buscando que la misma se acerque lo más que le sea posible a la realidad económica correspondiente a la empresa. El tercer y último objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas de contabilidad es la preparación de los informes pertinentes, como por ej emplo, aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran en los libros, elaborando informes financieros. El hecho de que implementar los sistemas contables más adecuados para la empresa representará un grado de confianza para la gerencia, siendo este uno de los puntos claves en la organización de una compañía comercial, ya que los mismos le permiten a la empresa que pueda evaluar el desenvolvimiento, el control y la gestión de la empresa
2
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa transnacional sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a
3
leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitará la información de ventas resumida por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.
4
CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular. La implementación de un sistema como este, conlleva diferentes cambios y fases para asegurarse que este sea el adecuado: Llevan a cabo cambios en 4 aspectos. 1.- Trabajo más inteligente. 2.- Cambio global en el concepto de industria. 3.- Ideas e información toman más importancia que el dinero. 4.- Las personas que trabajan con la información dominan la fuerza de trabajo.
5
SISTEMAS AUTOMATIZADOS MAS FRECUENTES EN EL MERCADO
SAP Business Suite es un conjunto de programas que permiten a las empresas ejecutar y optimizar distintos aspectos como los sistemas de ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras, fabricación, inventarios y relaciones con los clientes. Ofrece la posibilidad de realizar procesos específicos de la empresa o crear módulos independientes para funcionar con otro software de SAP o de otros proveedores. SAP está basado en una plataforma de tecnología integrada llamada NetWeaver. La suite puede soportar sistemas operativos, bases de datos, aplicaciones y componentes de hardware de casi cualquier proveedor. Actualmente, proporciona soporte para las siguientes áreas empresariales:
Finanzas
Fabricación
Aprovisionamiento
Desarrollo de productos
Marketing
Ventas
Servicios
Recursos Humanos
Gestión de la cadena de suministro
Gestión de tecnologías de la información
Una de las razones principales por las que las compañías eligen SAP es porque requiere muy poca programación "a medida" a la hora de implementarlo en el modelo de negocio de una compañía en particular. La gran mayoría de los procesos organizativos y de negocio de una empresa pueden ser reflejados en un sistema SAP sin necesidad de meterse en código de programación. El sistema SAP se adapta al modelo de empresa a través de lo que se llama parametrización. Digamos que SAP tiene un lugar designado donde se guardan miles y miles de procesos empresariales tipo, pues bien, los consultores acceden a ese lugar, deciden qué procesos se adaptan mejor a la empresa en particular y configuran estos (sin necesidad de programar nada) hasta que el encaje es perfecto. Básicamente, esa es la idea cuando decimos "parametrizar".
6
A pesar de que otros ERP también están diseñados con esta premisa de ‘evitar meterse a código’, SAP destaca por su nivel de customización y adaptabilidad, además de ser mucho más intuitivo que otros sistemas. SAP, en su estándar, tiene más de 10.000 tablas de Bases de Datos para contener todos los procesos de negocio tipo y sus posibles parametrizaciones, lo que explica el vastísimo rango de configuraciones que un sistema SAP puede ofrecer. Usted puede diferenciar a SAP Business One de otros sistemas contable porque este software contable:
Mejora la eficacia de los reportes: centraliza e integra todos sus datos empresariales de ventas, inventarios, compras, operaciones y finanzas; en un único sistema. Facilidad de uso: este software contable ha sido diseñado con el usuario final en mente; es fácil de usar con pantallas intuitivas y que contribuyen el aprendizaje. Tomar decisiones más inteligentes y más rápidas: porque reúne la información de su empresa en una única fuente de datos, de manera que puede desglosar la información completa y actualizada inmediatamente. Dar soporte a sus necesidades en constante cambio: este sistema puede adaptarse al entorno y ampliarse de forma flexible para cumplir con las necesidades específicas de su empresa.
Es importante usar SAP para hacer procesos contables porque facilita.
Funciones e informes necesarios para las operaciones contables y financieras de la empresa. Manejo de múltiples monedas, respetando el diferencial cambiario de la moneda local del cliente Configuración de asientos contables recurrentes que le apoyaran a no olvidar imputaciones contables mes a mes Tener control sobre el flujo de caja de la organización, considerando sus deudas con terceros y la estimación de lo que puede recabar le permitirán tomar decisiones estratégicas Múltiples dimensiones para el análisis de la información vía centros de costos, de beneficios y normas de reparto.
SAP es conocido por ser utilizado con mayor frecuencia dentro de lo que son los organismos públicos, una de las empresas que usa SAP es “CORPOELECT”.
7
A2 es por mucho, uno de los sistemas contables más populares que se encuentran en el mercado, y es que diversas empresas, desde pequeñas a grandes, usan este sistema por sus varias características. -
Permite el manejo de Múltiples Empresas.
-
Interfaz gráfica (Windows) amigable al usuario.
-
Políticas y configuraciones del Menú de la aplicación.
A2 tiene una interfaz y una programación ampliamente desarrolladas para las empresas venezolanas, por lo que podemos encontrar. 1.
Principios de Contabilidad Generales Aceptados en Venezuela (VEN-NIF)
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela (VEN-NIF), se clasifican en dos (2) grupos: 1. VEN-NIF GE, correspondientes a los principios de contabilidad aplicables a las Grandes Entidades y están conformados por los Boletines de Aplicación de los VEN-NIF (BA VEN-NIF), que deben ser aplicados conjuntamente con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF completas). La aplicación de los VEN-NIF GE es obligatoria en las Grandes Entidades, para los ejercicios económicos que se iniciaron a partir del 01 de enero de 2008. 2. VEN-NIF PYME, correspondientes a los principios de contabilidad aplicables a las Pequeñas y Medianas Entidades, conformados por los Boletines de Aplicación de los VENNIF (BA VEN-NIF), que deben ser aplicados conjuntamente con la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES), emit ida por el IASB en el año 2009. La aplicación de los VEN-NIF PYME es obligatoria en las Pequeñas y Medianas Entidades, para los ejercicios económicos que se iniciaron a partir del 01 de enero de 2011.
Plan de Cuenta VEN-NIF: La homologación del plan de cuentas, puede concebirse como el proceso de consolidar diferentes estructuras de planes de cuentas, con la posibilidad de integrar
Notas Aclaratorias: Las notas adjuntas son parte integrante de estos estados financieros es una frase que se ve en la parte inferior de los estados financieros.
Reclasificación de Plan de Cuentas a Cuentas VEN-NIF.
8
Clasificación de Activos, Pasivos y Patrimonios en el Plan de Cuenta para efectos de las Normas Internacionales de Información (VEN-NIF).
Comprobante Contable con cuentas VEN-NIF: Dentro del módulo de Comprobantes Contables se incluyó la opción de poder manejar las cuentas VEN-NIF y así poder realizar los comprobantes adaptados a las Normas.
Inclusión de las cuentas VEN-NIF en las plantillas del Plan Contable.
Cuenta de Utilidad y Pérdidas VEN-NIF: Dentro de la ventana de Empresas, se incluyó una nueva pestaña que contiene las cuentas de utilidad y pérdida Ven-Nif para efectos de cierre de ejercicio. Otras de las características generales importantes de A2 son:
•
Mes Trece: En versiones anteriores cuando el sistema a2 Contabilidad realizaba el
cierre de ejercicio, automáticamente emitía un comprobante en el cual mostraba las cuentas de utilidad y pérdida cerradas contra la cuenta configurada en empresas, ahora es posible hacer una consulta en los informes caja diario, balance de comprobación, libro mayor y diario legal por medio de la opción “Mes trece”, y detallar las cuentas de resultado contra la cuenta de ingresos y/o gastos. •
Visor de Boletines Contables: El Visor de boletines contables, permitirá cargar
archivos .pdf referentes a las normas internacionales de información financiera (NIIF) adaptadas a Venezuela (VEN-NIF). •
Balance de Comprobación: El informe contendrá aparte de las columnas habituales
una nueva llamada “Saldo Bs.F” que es la reexpresión de la columna “Saldo Actual”, es importante destacar que los montos totales de esta nueva columna es producto de la sumatoria de los montos reexpresados de las cuentas de movimiento. •
Balance General: El informe reporte contendrá una nueva columna llamada “Saldo
Actual Bs.F” que es la reexpresión de la columna “Saldo Actual” sin embargo los montos totales de esta nueva columna es producto de la sumatoria de los montos reexpresados de las cuentas de movimiento. •
Estado de Ganancias y Pérdidas: El informe contendrá una nueva columna llamada
“Saldo Bs.F” que es la reexpresión de la columna “Saldo” y sin embargo los montos totales de esta nueva columna es producto de la sumatoria de los montos reexpresados de las cuentas de movimiento. •
Importación Selectiva de Cuentas.
9
•
Elaboración de Gráficos.
•
Exportación de los reportes en formatos ASCII, doc, Excel, HTML ó a2visor.
•
Inclusión del tercero y centro de costo por código.
•
Mayor analítico con terceros.
•
Consolidación de terceros.
•
Cierre de Terceros que permite hacer el cruce de una cuenta ó un grupo de cuentas
de un tercero en particular contra otra cuenta, elaborando el comprobante respectivo y haciendo su saldo cero. •
Centros de Costos: La presentación de los centros de costo se maneja de forma
arbolar (al igual que el plan de cuentas), de esta forma podrá hacerse un desglose más detallado de los mismos. Permitiendo así la generación de balances con centros de costos y cuentas. •
Precierre.
•
Activación Histórica: Una vez hecho un cierre, este pasa a ser un ejercicio histórico,
que puede ser consultado en cualquier momento. •
Impresión de Retenciones: La aplicación cuenta con un editor de formatos de
impresión que permite con la misma versatilidad de a2 Herramienta Administrativa Configurable el diseño de las retenciones. De manera que las mismas pueden ser elaboradas a gusto del usuario. •
Auditoria de Documentos: Mediante esta opción, se pueden controlar las
transacciones con documentos, evitando el error de introducir una transacción más de una vez. •
Consolidación de Empresas: Consiste en agrupar las cuentas de dos ó más empresas
en una sola, según el criterio de cada usuario. En a2 Contabilidad se pueden implementar varias empresas consolidadoras. Para la consolidación no importa que las empresas a consolidar posean un plan de cuentas distintas entre si. •
Índices Financieros: Estos nos informan sobre aspectos financieros y administrativos
de la empresa en un momento determinado. En el módulo de índices financieros, se dispone de un editor de fórmulas que permitirá crear ó modificar una fórmula.
10
•
Reportes Comparativos: Con la activación de los ejercicios históricos, pueden
generar reportes comparativos de los Estados Financieros, hasta con 7 ejercicios. •
Ajuste por Inflación.
•
Ajuste Inicial y Regular.
•
Configuración Principal de Ajustes por Inflación.
•
Manejo de Índice de Precios al Consumidor (IPC).
•
Reajuste regular de activos y pasivos.
•
Configuración de Cuentas de Resultado Ajustadas por Inflación.
•
Comprobante de Ajuste por Inflación.
•
Activos Ajustados por Inflación.
•
Reporte del 3% Activos Fijos.
•
Detalle por renglón de Ajuste de Inventarios.
•
Ajuste del Patrimonio.
•
Incremento y disminuciones patrimoniales.
•
Reporte de Cambios en el Patrimonio.
•
Incrementos y disminuciones patrimoniales.
•
Verificación de consistencia de los datos en casos de data corrupta (comprobantes),
centros de costos, terceros y cuentas). •
Consultas Gráficas de los saldos de cada uno de los terceros por cada una de las
cuentas, detallando el movimiento en débitos y créditos de cada uno de los períodos. •
Posibilidad de bloquear y desbloquear períodos durante un ejercicio contable.
•
Comprobante de cierre: Al cerrar un ejercicio se genera un reporte de comprobante
de cierre que puede ser visualizado ó impreso. •
Gestión de activos (incluye depreciación y desincorporación).
•
Configuración del Balance General, se permite incluir al balance general máscaras
del tipo: 99.99.99, es decir de dos dígitos para el nivel 1 del código contable.
11
•
Dos cuentas para cada grupo del Balance General.
•
Manejo de partidas presupuestarias.
•
Permite el manejo de Presupuesto mensual para cada cuenta.
•
Importación del plan de cuentas por defecto ó de cualquier empresa con posibilidad
de modificación de saldos iniciales durante la creación de esta. •
No hay límites para el número de comprobantes ni para el número de movimientos
por comprobantes, sin embargo pueden establecerse límites por medio de políticas. •
Posibilidad de utilizar comprobante modelo.
•
Factor de cambio. (Histórico de tasas por moneda).
•
Privacidad del comprobante: Característica que permite que las transacciones no
sean manejadas por todos los usuarios, protegiendo así, información confidencial. •
Configuración del código contable según la necesidad de cada empresa. Puede tener
un máximo de 30 caracteres con facilidad de manejar hasta 15 niveles (se puede seleccionar el separador de grupo). •
Ajuste del ancho de los códigos contables.
•
Manejo de hasta 2 dígitos para el nivel de código contable para empresas españolas.
•
Ajuste por Inflación: Incorpora las modificaciones en materia de Ajustes por Inflación
Fiscal, en la Ley de Impuesto sobre la Renta del 28 de diciembre del 2001.La reforma del Dic 2001, modificó prácticamente todas las disposiciones existentes en la Ley de 1999 sobre Ajuste por inflación. A2 contable es de los programas más reconocidos del mercado, es por ello que se encuentra en varias empresas como “El Mundo de las Pilas, C.A.” “Joyería la Francia, C.A,”, “Joyería Narváez C.A. Sucursal Sambil”, “Xic Xoc”, entre otras varias tiendas.
12
Otro de los programas bastante reconocidos por el público en general y que presenta una amplia gama de características. -
MIX NET es Administración y Finanzas
Es una herramienta de trabajo diario que permite el manejo administrativo de la pequeña y mediana empresa por medio de una acertada toma de decisiones basada en los múltiple s y variados informes que se emiten en las diferentes aplicaciones del sistema. -
MIX NET es Adaptable y Completo
Permite que el cliente seleccione el grupo de aplicaciones apropiado a las necesidades de su empresa. Esto sin limitar la posibilidad de adquirir otra versión superior en el momento que lo requiera y sin pérdida de la información almacenada. MIX NET, contiene las aplicaciones: Contabilidad, Indices Financieros, Compras y Cuentas por Pagar, Ventas y Cuentas por Cobrar, Caja y Bancos, Almacén, Generador de Reportes y Otros Programas. -
MIX NET es Autocodificable
En la definición del Plan de Cuentas Contables, el sistema permite generar en forma automática el código contable. Sólo, es necesario escribir con un procesador de palabras la descripción de cada cuenta con la identificación que normalmente se utiliza: cada nivel de totalización debe estar indentado un espacio más adentro del nivel anterior. Luego de generado el Plan de Cuentas puede ser editado o generado nuevamente. -
MIX NET es Comparativo
Mediante técnicas especiales de graficación del programa, el usuario puede realizar análisis de ventas, ingresos, etc. Dentro del período de fechas indicado. El usuario puede comparar gráficamente el ingreso por ventas de un artículo determinado en un mes o período de fechas indicado en el presente ejercicio económico con el ingreso obtenido en el ejercicio anterior. -
MIX NET es Confiable
El sistema está desarrollado con óptimas técnicas de programación por un equipo de profesionales altamente calificados y con amplia experiencia. Es un producto probado, fruto
13
de la amplia experiencia obtenida con el desarrollo de programas adecuados a los requerimientos de las empresas latinoamericanas.
-
MIX NET es Definible
La forma de modificar y estructurar los planes de cuentas es completamente flexible y adaptable a diferentes empresas. El usuario define tanto los códigos contables como los códigos de los clientes, proveedores, artículos, servicios, etc. Además, el sistema le permite definir los formatos de facturas, cotizaciones, órdenes de compra, etc.; las claves de acceso y puntos de trabajo de cada operador del sistema. -
MIX NET es de Estructura Abierta
Por características propias de Clipper, el usuario puede utilizar la información almacenada en todas las bases de datos generadas por el sistema. Esto además, permite el desarrollo de programas específicos adicionales al sistema, utilizando dBASE IV o Clipper. En algunas de las bases de datos, la información es encriptada por el programa, para evitar ser leída fácilmente. -
MIX NET es Ilimitado
Solamente la configuración física del microcomputador y características del lenguaje de programación utilizado, Clipper, puede limitar el volumen de información a manejar y almacenar. Las bases de datos tienen un límite de 1000 millones de registros, cantidad altamente aceptable para un volumen muy alto de datos. -
MIX NET es Integrado
Cada aplicación puede ser trabajada aisladamente del resto o puede ser manejada de manera integrada permitiendo el paso automático de los datos de una a otra aplicación. Una factura puede ser emitida sin hacer referencia a códigos contables. O también, se pueden facturar artículos que serán rebajados del inventario y que a su vez los montos serán llevados a las diferentes cuentas de inventario, ventas, cuentas por cobrar, etc.; de acuerdo a la definición de los caminos de interacción. Al emitir una factura en efectivo, su importe es llevado a Caja. Si la factura es pagada con un depósito, el importe y descripción del depósito es llevado a Bancos. Si la factura es a crédito, se generan los documentos en Cuentas por Cobrar. Todos estos movimientos se integrarán a la Contabilidad de la manera como lo defina e l usuario.
14
-
MIX NET es Multiusuario
A través de una red de microcomputadores, diferentes operadores pueden trabajar en línea con las diferentes aplicaciones del Sistema. En un momento dado, dos o más operadores pueden estar simultáneamente facturando o introduciendo asientos contables en una misma empresa. -
MIX NET es Multiempresa
Un solo programa permite el manejo administrativo y financiero de diversas empresas que pueden tener planes de cuentas contables completamente diferentes y que se pueden consolidar o agrupar en cuentas financieras definibles por el usuario. -
MIX NET es Natural
El sistema ofrece al usuario constante información para su operación y sugiere la respuesta o selección adecuada para el correcto funcionamiento de las opciones seleccionadas. El usuario además, es advertido al presentarse un error, un proceso en ejecución o un detalle importante de destacar. La operación se realiza en forma fluida y con sugerencias "inteligentes" dadas por el propio sistema. -
MIX NET es Sencillo de Operar
El operador requiere sólo de presionar las teclas de dirección para navegar sobre el menú del sistema, y luego presionar la tecla de entrada para seleccionar la opción donde se encuentra ubicado el cursor. Si el equipo tiene instalado un Mouse o ratón, la selección es aún más sencilla. El sistema ofrece un único menú con sus correspondientes opciones y subopciones de acuerdo a la aplicación seleccionada. La edición de información se realiza con una ventana standard con idéntica operación en las diferentes aplicaciones. Así mismo, la emisión de informes dispone de un conjunto de ventanas standard para establecer criterios de selección de los datos a imprimir y las características de la impresión. -
MIX NET es Garantía
El respaldo empresarial de DataMax, C.A., hacen que el producto posea una garantía máxima en cuanto a calidad, efectividad, soporte técnico y profesional, tanto en el área de computación como en las áreas de administración. -
MIX NET es Seguro
15
El operador principal o gerente del sistema puede definir la clave de acceso y las opciones con las cuales podrá trabajar cada usuario. Además, el sistema permite indicar la ruta de entrada de cada operador al definir su mapa de seguridad. Se podrá definir que un usuario al introducir su clave entre directamente a la pantalla de facturación de una determinada compañía sin poder seleccionar otra opción que no sea la salida del sistema. La información confidencial que maneja el sistema sólo podrá ser vista por los usuarios que así se indiquen a través de las claves de seguridad. -
MODULO DE CONTABILIDAD
Esta es la Aplicación o módulo principal del Sistema, ya que en él se recopila toda la información generada en las demás gestiones para producir los reportes contables (Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, Mayor General, etc.) Dentro de las empresas que usan MIX NET contable encontramos “RIPILIKA C.A ” Y “TIENDA BARBIE”, ambas ubicadas en el Centro Comercial SAMBIL, Sc.
16
Es un programa que se adapta a cualquier empresa, sea grande o pequeña, ya que su base de datos, menú y módulos son configurables, donde el usuario puede añadir o eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa. El programa Saint controla las operaciones contables de una o varias empresas co n reportes adecuados a las exigencias de compañías manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institución financiera. Cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar la información desde el punto de vista comercial, es un sistema de clasificación de asientos que se denomina tipos de asiento haciendo más fácil la agrupación de la información contable al momento de generar un comprobante contable. CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO: -
Genera automáticamente todos los asientos y formularios requeridos por la
normativa legal y fiscal -
Control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
-
Manejo de retención de impuestos.
-
Planificación de cobranzas (por cobrador o por zona o área geográfica configurable).
-
Ajuste de inventario.
Ventajas e importancia de los diferentes subsistemas Subsistema de Información Financiera: Ventajas: -
Tiene normas de registros
-
Criterios de contabilización
-
Formas de presentación
-
Proporciona información útil y segura Es importante el subsistema de información financiera ya sirve para que formulen
sus conclusiones sobre el desempeño financiero de la entidad. Por medio de esta
17
información y otros elementos de juicio el usuario general podrá evaluar el futuro de la empresa y tomar decisiones de carácter económico sobre la misma.
Subsistema de Información Administrativa: Ventajas: -
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir
-
Facilita las funciones administrativas de planeación y control
-
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa
-
Evita la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Importancia: Es importante ya que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información Subsistema de información fiscal: Ventajas: -
Está organizada para generar información requerida por una entidad específica: el
gobierno. -
Genera información de eventos transcurridos en el pasado, por ello se dice que son
esencialmente históricas -
Se encuentra regulada por los preceptos contenidos en las leyes fiscales
Importancia: Es importante ya que está diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico: El fisco. Saint es comúnmente utilizado por pequeños establecimientos que no tienen los recursos económicos ni las necesidades técnicas de contar con un sistema contable ampliamente desarrollado, entre las empresas que lo usan podemos encontrar, “Cesar Sport, C.A.” y “Momentos Especiales C.A.”
18
El sistema de Contabilidad de Gálac Software es el programa más completo para llevar tu contabilidad con máxima rapidez y exactitud. Está adaptado a la normativa contable vigente en Venezuela. Además, con solo vaciar la información de su plan de cuentas y de los comprobantes contables del periodo usted obtendrá todos los informes asociados de manera automática: balances generales, mayores analíticos, balance de comprobación, listado de cuentas, entre muchos otros informes que facilitarán de manera importante su trabajo diario. Maneje centros de costo, auxiliares, activos fijos y trabaje simultáneamente en varios periodos contables si así lo requiere. Permite también llevar el análisis de estructura de costos (Ley Orgánica de Precios Justos – LOPJ) según la normativa vigente de una manera rápida, fácil y efectiva. Beneficios -
Permite comenzar a producir desde el momento de la instalación del sistema gracias
a las empresas modelo y a los sencillos asientos de apertura. -
Reduce el esfuerzo, ahorra tiempo y dinero, ya que el Sistema de Contabilidad Gálac
Software se comunica con la familia de programas Gálac Software: Administrativo, IVA, Ajuste por Inflación y Declaración Electrónica. -
Permite adaptarse rápida y fácilmente a los requerimientos de la Ley Orgánica de
Precios Justos (LOPJ) a través de la definición de estructuras de costos de sus productos y servicios, a partir de su información contable. Características -
Permite definir estructuras de costos de sus productos y servicios, a partir de su
información contable para adaptarse rápida y fácilmente a los requerimientos de la Ley Orgánica de Precios Justos (LOPJ). -
Adaptado a los principios de contabilidad general
-
Permite usar catálogos de cuenta predefinidos o crearlos con código de hasta 20
dígitos. -
Importa catálogos de cuentas y comprobantes contables.
-
Trabaja con múltiples períodos contables simultáneamente.
19
-
Genera fácilmente el comprobante de apertura, de cierre de inventario, de cierre de
ejercicio (o periodo contable), depreciación mensual o anual de activos fijos y reserva legal. -
Maneja centros de costos, auxiliares y activos fijos.
-
Permite reabrir periodos cerrados y además hacer cierres mensuales.
-
Imprime en archivos Excel (.xls) o Acrobat PDF, los reportes del tipo Balance General,
Balance de comprobación, Estado de Resultados, Estado de Resultados por Centro de Costos, Catalogo de Cuentas y Saldos Iniciales. -
Imprime en impresoras de conexión local o en red.
-
Permite realizar respaldos en cualquier unidad lógica.
-
Permite realizar Conciliación contable. Una de las empresas que usan Gálac contables como su principal asesor contable y
financiero es “Agropica C.A.”.
20
Accasoft cuenta con un módulo contable que le permite importar y generar la información de los módulos administrativos como compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, gastos, nómina y otros para generar automáticamente los asientos contables teniendo la facilidad de solo parametrizar el modulo contable con los administrativos esto le permite a la empresa no depender de auxiliares contables ya que su contador se encargara de dejar todo configurado permitiendo al accasoft contable generar los asientos al momento de usar los módulos administrativos, también cuenta con la ventaja de exportar y archivos de excel de otros software contables, genera el xml para el pre validador para los medios magnéticos o información exógena, cuenta con las normas internaciones o NIF ya 100% funcionando en Venezuela. Características -
Permite parametrizar el Plan de Cuentas para el manejo de sus respectivas auxiliares
al nivel que se desee, y así mismo activar terceros y/o centro de costos. -
Genera comprobantes de egreso con un control específico para el manejo de bancos
y la respectiva impresión de cheques. -
Crea comprobantes automáticos como lo son el cierre contable de fin de año y las
depreciaciones mensuales de activos fijos, controlando el valor real de cada activo. -
Configura tablas de Retefuente, Reteiva y Reteica, parametrizando diferentes bases
y porcentajes aplicables en el momento de la transacción de acuerdo al tercero. Para así poder generar los respectivos certificados. -
Almacena un presupuesto generado por cuenta y/o centro de costos, donde puede
reportar variaciones porcentuales y económicas de lo presupuestado contra lo ejecutado. -
Copia comprobantes repetitivos (nóminas, Reembolsos de caja, etc.) en diferentes
fechas. -
El sub-módulo de Cuentas x Pagar, permite informarnos de las deudas adquiridas
por la empresa de una forma específica, mostrándonos las facturas y los respectivos abonos, y el movimiento de cada proveedor. -
Genera reportes auxiliares por comprobante, por tercero y por cuenta.
21
-
Numera las hojas para los respectivos libros oficiales.
-
Libros oficiales y Estados Financieros filtrados por terceros y/o centro de costos.
-
Diseñador de informes para mayor comodidad de presentación.
-
Crea todos los reportes para impresión en cualquier tipo de impresora, Excel o
archivo plano. -
Configura responsables de la empresa que firman cada reporte oficial de la
compañía. -
Unifica terceros y cuentas para corregir la creación de datos erróneos.
-
Configura y reporta los terceros para la generación de archivos planos para Medios
magnéticos. -
Imprime los formularios para el pago de impuestos de IVA, Retefuente, Ica y Renta.
-
Importa documentos desde Excel o desde archivo plano.
Accasoft contable es usado por pequeñas empresas como “Héroes, C.A.” y “Mariposas, C.A.”.
22
Añade una contabilidad eficiente y profesional a tu equipo sin tener que dedicar otro cubículo o espacio de oficina con Microsoft Excel. Aunque Excel no compartirá noticias refrescantes cada día, sí ofrece herramientas esenciales para completar muchas de las funciones de contabilidad, incluyendo la facturación y la realización cálculos. Si quieres añadir simplemente herramientas para ayudar a tu personal de contabilidad actual o implementar software que pueda aliviar la carga de algunos procesos fiscales, puedes confiar en Excel para que te ayude a manejar los números. Ventajas La principal ventaja de Excel es su objetivo central: realizar cálculos. ¿Por qué esto representa una ventaja? Pues mira, piensa en las siguientes tareas que probablemente necesites realizar en tu empresa o negocio:
Ingreso de facturas (se calcula el subtotal, el IVA, los descuentos, etc.)
Control de inventarios (se calculan los saldos de e xistencias, entradas y salidas)
Control de nómina (se calculan los sueldos, aportes al Seguro Social y descuentos)
Llevar la Contabilidad de la empresa. Este, definitivamente, es el uso más común que se le da a Excel. Como vez, en la gran mayoría de tareas que necesites automatizar o controlar en tu negocio, se necesita realizar cálculos de algún tipo. ¡Y en eso Excel se presta de lo lindo!
Otras ventajas que puedes encontrar en Excel son las siguientes:
Económico: Tu equipo ya tiene Office instalado, casi es seguro.
Versátil: Su flexibilidad le permite adaptarse a casi cualquier escenario que pueda presentarse en tu empresa.
Intuitivo: El usuario se siente más cómodo trabajando con una interfaz que ya conoce.
Potente: La capacidad de utilizar código de programación (VBA) hace que la potencia que ya posee Excel, crezca exponencialmente.
23
Puedes generar reportes: Con la misma herramienta y sin tener conocimientos muy avanzados, puedes generar tu propia plantilla de reportes para observar la situación de tu empresa en un gráfico resumen.
De entre las empresas encuestadas ninguna contaba con Microsoft Excel com o su programa contable automatizado, pero certeramente es una opción a considerar.
24
Otra de las opciones para las empresas hoy día, es la de contar con su propio programa contable para la realización de los procesos contables de la empresa, entre muchas otras cosas, ya que con la ayuda de un programador adaptan las necesidades de la empresa a un programa capaz de expandirse conforma lo vaya haciendo esta. “Tecni ciencia Libros” y “Librería Nacho” son un par de tantas empresas que hacen uso de sistemas contables automatizados propios.
25
CONCLUSIÓN La utilización de un sistema contable automatizado facilita tanto la clasificación, como el proceso de análisis y resumen de los procesos y transacciones económicas, o no, que suceden en determinada empresa. Son capaces de realizar por si mismos el trabajo de un asistente contable, siendo entonces el principal punto de apoyo de un contador para con la empresa. La utilización de un programa contable permite tomar en cuenta todos aquellos aspectos necesarios para el análisis y la toma de decisiones gerenciales de manera eficiente y oportuna. De acuerdo a cada tipo de empresa, el programa automatizado contable se desarrolla a la medida, pudiendo comprender con más exactitud los procesos que suceden dentro de esta. Existen diversos tipos de sistemas contables automatizados que han sido creados para satisfacer ciertas funciones, y van desde sistemas contables automatizados complejos e interconectados como toda la suite SAP, hasta sistemas contables automatizados básicos, hechos a medida de la pequeña y mediana empresa. El precio de un sistema contable a otro varía según el tamaño y programación de este. Generalmente el sistema automatizado contable va de la mano con la empresa que lo usa, ya que para implementarlo se debe hacer un estudio previo de las capacidades y necesidades de cada cual. Se encontraron sistemas contables grandes creados para empresas grandes como CORPOELECT, y otros sistemas más básicos creados principalmente para las pequeñas empresas como RIPILIKA.
26
