AGENDA DE TRABAJO TRABAJO PARA PARA LA SOLUCION SOLUCION DE CONFLICTOS CONFLICTOS
Autores MAYERLY JOHANA GARCIA LOAIZA
Instructor NIDIA CORTES CUBILLOS
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA VIRTUAL Bogotá
INTRODUCCION
Se analizan la situación en la organización sobre los conflictos conf lictos que están generando cuellos de botellas y no están permitiendo que se llegue a un acuerdo entre los jefes de las áreas del almacén, jefe de compras, jefe de costos y jefe de presupuestos, esto está ocasionando que la organización este dividida en intereses propios y no el de un solo objetivo, es por eso que en este trabajo se realiza una agenda de trabajo con el fin de dar solución a los conflictos que se están presentando, es normal que todas la organizaciones tengan desacuerdos, aunque son estos una oportunidad para que cada una pueda demostrar su potencial y habilidad para dan solución a la situación, esto debe ser una discusión de no violencia, sino una discusión de creatividad, de dinamismo, de proactividad para generar estrategias que le den a la organización lo mejor de cada uno y mejorar los procesos y tiempo de entrega para la satisfacción del cliente.
Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área.
Se realiza un análisis del conflicto confli cto que se está generando en la organización, el cual surge por un desacuerdo entre gerentes que debaten el mejoramiento de los procesos de la cadena logística, en la situación de conflicto conflicto están involucrados el jefe del almacén, almacén, el jefe de compras, compras, el jefe de costos y el jefe jefe de presupuestos, presupuestos, el desacuerdo que se presenta es por el incumplimientos que se vienen presentando en las entregas de los pedidos a los clientes. Durante Duran te este esta semana se realizara un agenda de trabajo, en el cual nos reuniremos reuni remos para debatir el conflicto confl icto que hay en la organización por el incumplimiento a los cliente, nos reuniremos el día lunes a las 7am. Donde se revisara la situación y daremos solución sol ución a cada uno de los conflictos. Agendamiento de trabajo organizativo Lunes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es: a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados .
Hoy lunes se tomara en análisis de la responsabilidad que tiene el jefe de compras para que el almacén cuente con la materia prima necesaria. Investigaremos porque el jefe de compras se demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados, la materia prima porque esta tan demorada en llegar, pensamos que los procesos de compras son muy importantes importante s realizarlos de una manera eficiente para que se eficaz, además de eso tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la empresa seleccionar los mejores proveedores, es bueno pensar en los tiempos de entrega, si nuestro proveedor se está demorando 10 días en entregarnos la materia prima, preguntemos porque ?,¡ que es lo que está pasando?. Nuestro proveedor responde a la organización que la demora demor a en los pedidos ha sido porque tiene demasiados pedidos acumulados, pensaremos que la selección de proveedores no es fácil, pero ya que nuestro proveedor no está cumpliendo con nuestros requerimientos, es necesario cambiarlo de manera inmediata. Ahora pensaremos cuales métodos utilizaremos para medir la calidad de nuestro nuevo proveedor, y tener un sistema de evaluación para evaluar su desempeño que satisfagan las necesidades de la organización, los criterios que tendremos en cuenta a escoger el nuevo proveedor, la calidad, la responsabilidad, los tiempo de entrega, los precios, los costos, el servicio al cliente, gestión de reclamos, compromisos, referencias empresariales, todos estos criterios se deben establecer para que nuestro nuevo proveedor sea mucho más eficiente en sus tiempos de entrega y la operación no tenga que parar porque el proveedor no está cumpliendo. Recuerden gerentes que nuestro objetivo en la empresa es encontrar la solución a procesos que nos generan cuellos de botella y no permiten que siga la continuidad en nuestra producción, el conflicto intergrupal que está generando el no darnos
cuenta que el trabajo debe ser un trabajo de equipo, un trabajo colaborativo, el conflicto se debe tomar como algo positivo para la empresa porque nos deja entrever, en que situaciones de malos procedimientos estamos fallando, y nos ayuda a un mejoramiento continuo en la trayectoria o durante el tiempo que estemos en la organización. Es por eso que hoy tomaremos en reflexión de afrontar los conflictos de una manera más proactiva, indagadora, cooperativa, para encontrar la solución. Martes 7am: se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.
Hoy es nuestro segundo día de agendamiento en la solución de conflictos que suceden en la organización, daremos paso al análisis de la siguiente situación: b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al manejo de los inventarios.
Tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la organización los presupuestos en costos, y una de las misiones de la organización es simplificar los costos para tener muchos más beneficios, pensemos en cómo estamos trabajando, de acuerdo a la oferta y demanda del mercado, se debe seguir buscando estrategias para seguir realizando las metas que tiene la organización en bajar los costos, y buscar más oportunidades de mejoras sin dejar decaer nuestros inventarios, también el presupuesto de nuestros inventarios deben ser de acuerdo a la demanda, no tendremos producto guardado demasiado tiempo sin utilizarlo hay que bajar costos y para ello el trabajo debe ser colaborativo, jefe compras debe trabajar de la mano con jefe de presupuesto para que así nuestro inventarios tenga la capacidad que necesita para cumplir los procesos de producción. Y así cumplir con las entregas del cliente. Miércoles 7am se revisaran los criterios del jefe de compras Hoy es nuestro tercer día de agendamiento para la solución del conflicto generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de compras:
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es: a. Del jefe de presupuesto por que no apropia las partidas presupuestales suficientes para realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen buenos precios y poder tener capacidad de negociación.
Bueno como hablamos anteriormente manejar grandes volúmenes de compras en el almacén puede ser algo positivo en cuestión de negociación, pero también puede ser algo negativo para la empresa en costos de la organización, nos colocaremos en la tarea, el jefe de almacenamiento, realizara un inventario extremo del almacén, y el jefe de presupuestos realizara un análisis de la demanda que tenemos en pedidos de los cliente, ya con la información se debatirá la situación de compra en
grandes volúmenes y poner manejar buenos precios, realizaremos antes de tomar cualquier decisión una matriz dofa donde verificaremos las debilidades, las fortaleza, oportunidades, y amenazas, que nos pueden ayudar a la toma de decisión para mirar si comprar grandes cantidades de materia prima pueden ayudar a tener mejor negociaciones a unos precios más bajos, o también podría generarle a la organización un sobre costo en los inventarios. Jueves 7am Criterios del jefe de compras Hoy es nuestro cuarto día de agendamiento para la solución del conflicto generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de compras: b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna los faltantes de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso de compras.
El jefe de inventarios debe entregar a tiempo la información de inventarios en el tiempo que es, hay que respetar el trabajo de los demás ya que hay que pensar los que los procesos dependen de otros procesos en la logística para poder avanzar, si en el transcurso de la operación no hay un buen flujo de información pues los procedimientos van a estar mal, y las consecuencias son un caos en la organización. Según nuestro plan de trabajo y con los nuevos inventarios sabremos cuales son los faltantes, jefe de compras debes evaluar cuáles serán las compras cruzando con el inventario, jefe de d e presupuesto, debes de ver estrategias de mejora mej ora para que los costos sean los mejores y así poder cumplir con el cliente. Viernes 7am Criterios del Jefe costos y presupuestos Hoy es nuestro quinto día de agendamiento para la solución del conflicto generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe costos y presupuestos.
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es: a. Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios para poder realizar una adecuada programación de pedidos.
El nuevo agendamiento, será entregar los inventarios a tiempo, y solucionar rápidamente la información que otras áreas dependan de nuestro trabajo, de ahora en adelante se realizaran inventarios semanales mientras, se normaliza la situación, y entregamos los pedidos a tiempo de los clientes. b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de proveedores.
El jefe de compras tendrá el trabajo de escoger un buen proveedor utilizando sistemas de evaluación que cumplan con un excelente tiempo de entregas,
Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.
AREAS Jefe de Almacén
ACTIVIDADES ACTIVIDADES A DESARROLLAR DESARROLLAR Se realizar inventarios semanales. Reorganización en el almacén. Entregar los inventarios a tiempo
Jefe de compras
Realizar cambio de proveedores, realizar sistemas de evaluación para que el proveedor sea el mejor. Trabajo colaborativo
Jefe de costos Jefe de presupuesto
Analizara la demanda del mercado Organizará el organización. Análisis dofa estrategias.
presupuesto para
ver
de
la
posibles
Conclusiones El trabajo se realizara en equipo, donde se tomara como solución a todos los conflictos, el aporte de cada uno en su respectiva área de trabajo, los jefe se compromete a buscar soluciones en los procesos de la organización, con la cooperación de cada uno se encuentra la solución a los cuellos de botella qu e están estancando la operación, se crean estrategias de mejoramiento, para que podamos cumplir con los pedidos del cliente, se trabaja con un solo objetivo, comunicación necesaria con las tecnologías de información para que los procesos sean rápido y agiles en respuesta inmediata a nuestros clientes.
